JP3737578B2 - 媒体文書管理システムおよび媒体文書管理方法 - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は，媒体文書管理システムおよび媒体文書管理方法に関し，より詳細には，文書が記録された紙（媒体文書）を媒体として，人間とコンピューター環境との関わり合い（ＨＣＩ：Human-Computer-Interaction）の向上を図った媒体文書管理システムおよび媒体文書管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年，コンピューター関連技術・マンマシンインタフェースの発達や，ネットワーク環境の整備によって文書の電子化が進み，これによってオフィスのペーパーレス化が促進されている。
【０００３】
具体的には，各種書類や文書等をパソコン・ワークステーションの画面上で作成（電子化）し，電子化した文書（以下，電子文書と記載する）の編集，コピー，転送，共有，ファイリング，校正，検索等がコンピューターの中（デジタルの世界または仮想現実）で行えるようになっている。特に，ネットワークの発展によって，電子文書をプリンター等で出力することなく，そのまま個人宛に配布（転送）することができるため，さらにオフィスのペーパーレス化が進みつつある。
【０００４】
また，電子文書は，コンピューター中に構築された文書情報管理システムによって自動的・体系的に管理することが可能であるため，保存文書の分類作業や，参照したい文書の検索作業が容易となり，さらに文書の共有化による全体の文書量の低減，パスワード等の設定による機密文書のセキュリティの向上，各文書間の情報の関連付け等を図れるという利点を有している。
【０００５】
ところが，電子文書には多くの利点があるものの，実際の記録紙に出力された文書（以下，紙の文書と記載する）と比較した場合に，読みやすさ，持ち運びの利便性，扱いやすさ，利用可能な環境条件，実務作業との連続性等において種々の制限が存在するため，電子文書を現実作業において使用する場合には，一旦，プリンター等で記録紙に出力した後，紙の文書として使用した方が効率の良いことも多い。したがって，これからのオフィス環境では，作業の目的に応じて紙の文書と電子文書が共存する状況になる。
【０００６】
また，一般に，文書作成者は，パソコン等で作成した文書をプリンターで記録紙にプリントアウトして関係者に配布する他に，文書データ（電子文書）として，パソコンのハードディスクや，フロッピーディスク，パソコンに接続されたサーバー等の記憶手段に保管して，文書番号等の形式でその保管場所を記憶している。したがって，文書作成者が，後日，その文書を利用して新しい文書を作成したい場合や，文書の内容を修正・更新したい場合には，該当する文書番号の電子文書を読み出して作業を行うことができる。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら，上記従来の技術によれば，デジタルの世界に構築された文書情報管理システムで電子文書の管理を行っている場合でも，一旦，電子文書を紙の文書として出力すると，電子文書の有する関連情報，例えば，文書情報管理システム内におけるアドレス情報，パスワード等のセキュリティ情報，他の文書との連結情報等が消失するため，紙の文書は文書情報管理システムから出力された単なるアウトプットとしての価値しか持たないという問題点があった。
【０００８】
換言すれば，現実の作業において紙の文書と電子文書が共存する状況にも関わらず，従来の文書情報管理システムでは，作成した文書を電子文書としてデジタルの世界のみで管理することを前提としており，出力された紙の文書を直接的に電子文書に連結させる情報および手段が構築されていないため，紙の文書および電子文書を含めた文書の管理および再利用において，作業効率・利便性が悪いという問題点があった。
【０００９】
具体的には，プリントされた紙の文書またはそのコピーを配布された人は，通常，この紙の文書に対応した電子文書を再利用することができなかったため，必要に応じて，再度文字等をキーボードを使って再入力するか，ＯＣＲを使って文字を読み取り，電子文書化したりして利用していたが，大変な労力がかかり，効率が悪いという不具合があった。さらにこの場合には，ＯＣＲが高価な機器であり，また読み取り精度が必ずしも充分でないという不具合もあった。
【００１０】
また，文書作成者であっても，複数頁からなる紙の文書の１頁または一部の頁しか保管していない場合には，オリジナルの電子文書がどこに保管されているか検索することが容易でないという問題点や，文書を作成してから時間が経過した場合や，文書番号（保管場所）を忘れてしまった場合には，同様にオリジナルの電子文書がどこに保管されているか検索することが容易でないという不具合があった。
【００１１】
本発明は上記に鑑みてなされたものであって，出力された紙の文書からオリジナルの電子文書にアクセス可能とすることにより，紙の文書および電子文書を含めた文書の管理および再利用を容易にし，作業効率・利便性の向上を図ることを目的とする。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために，請求項１に係る媒体文書管理システムは，作成された文書の電子情報を電子文書として保管した少なくとも一つの文書データベースと，前記作成された文書および該文書に対応する電子文書の保管場所を管理するための文書管理情報が記載された少なくとも一枚の記録紙からなる媒体文書と，前記媒体文書から前記文書管理情報を読み取る読取手段と，前記読取手段で読み取った文書管理情報に基づいて，前記文書データベースから対応する電子文書を検索する検索手段と，少なくとも表示部および操作入力部を含むコンピュータと，前記検索手段によって検索した電子文書を前記コンピュータの表示部に出力する第１の出力手段と，前記コンピュータの操作入力部を介して出力指定された前記電子文書および前記電子文書に対応する文書管理情報を記録紙上に記録して媒体文書として出力する第２の出力手段と，前記検索手段によって検索した電子文書の出力を制御する出力制御手段と，前記電子文書中に記載されている配布先の個人名またはグループ名に対して，自動的に当該電子文書へのアクセスを許可し，あらかじめ電子文書毎にアクセスを許可されたアクセス権限者として前記文書データベースに登録するアクセス権自動登録手段とを備え，前記文書データベースには，アクセス権限者の情報が登録されており，前記出力制御手段は，前記コンピュータの操作入力部を介して入力されたユーザーＩＤに基づいて，前記文書データベースを参照してアクセス権限者であるか否かを判定し，アクセス権限者である場合には，前記第１の出力手段および第２の出力手段への出力を許可し，アクセス権限者でない場合には，前記第１の出力手段および第２の出力手段への出力を禁止すること，を特徴とする。
【００１７】
また，請求項２に係る媒体文書管理システムは，請求項１記載の媒体文書管理システムにおいて，さらに，前記電子文書毎に，任意の個人またはグループに対して前記電子文書へのアクセスを許可し，アクセス権限者として前記文書データベースに登録するアクセス権登録手段を備えたものである。
【００１８】
また，請求項３に係る媒体文書管理システムは，請求項２記載の媒体文書管理システムにおいて，前記アクセス権登録手段を用いて，前記電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグループに対して，前記電子文書の各頁へのアクセスの許可および禁止を設定可能であるものである。
【００３２】
また，請求項４に係る媒体文書管理方法は，作成された文書の電子情報を電子文書として文書データベースに格納する第１の工程と，前記作成された文書および該文書に対応する前記電子文書の保管場所を管理するための文書管理情報を記録した記録紙を媒体文書として出力する第２の工程と，前記媒体文書から前記文書管理情報を読み取る第３の工程と，前記第３の工程で読み取った文書管理情報に基づいて，前記文書データベースから対応する電子文書を検索する第４の工程と，前記第４の工程によって検索した電子文書の出力許可を判定する第５の工程と，前記第５の工程によって出力許可された電子文書をコンピュータの表示部に出力する第６の工程と，前記電子文書中に記載されている配布先の個人名またはグループ名に対して，自動的に当該電子文書へのアクセスを許可し，あらかじめ電子文書毎にアクセスを許可されたアクセス権限者として前記文書データベースに登録する第７の工程とを含み，前記第５の工程では，コンピュータを介して入力されたユーザーＩＤに基づいて，前記文書データベースを参照してアクセス権限者であるか否かを判定し，アクセス権限者である場合には，該当する電子文書の出力を許可し，アクセス権限者でない場合には，該当する電子文書の出力を禁止するものである。
【００３４】
また，請求項５に係る媒体文書管理方法は，請求項４記載の媒体文書管理方法において，前記文書データベースに登録されているアクセス権限者の情報は，前記電子文書毎に，任意の個人またはグループがアクセス権限者として登録された情報であるものである。
【００３５】
また，請求項６に係る媒体文書管理方法は，請求項４記載の媒体文書管理方法において，前記文書データベースに登録されているアクセス権限者の情報は，前記電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグループがアクセス権限者として登録された情報であるものである。
【００３６】
また，請求項７に係る媒体文書管理方法は，請求項４〜６のいずれか一つに記載の媒体文書管理方法において，前記文書管理情報が，前記電子文書のバージョンを示すバージョン情報を含み，前記第４の工程が，前記第３の工程で読み取った文書管理情報に基づいて，前記文書データベースから対応するバージョンの電子文書を検索するものである。
【００３７】
また，請求項８に係る媒体文書管理方法は，請求項４〜７のいずれか一つに記載の媒体文書管理方法において，前記媒体文書が編集されている場合でも，前記第３の工程で前記文書管理情報が読み取れる場合には，前記第４の工程が，前記第３の工程で読み取った文書管理情報に基づいて，前記文書データベースから対応する電子文書を検索して，オリジナルの電子文書を出力するものである。
【００３８】
また，請求項９に係る媒体文書管理方法は，請求項８記載の媒体文書管理方法において，前記編集は，拡大コピー，縮小コピー，複数頁を一枚に集約したコピーまたは両面コピーであるものである。
【００３９】
また，請求項１０に係る媒体文書管理方法は，請求項６記載の媒体文書管理方法において，前記第５の工程が，前記電子文書の各頁毎のアクセス権限者の情報に基づいて，前記第４の工程によって検索した電子文書中のアクセスが許可された頁のみを出力許可するものである。
【００４０】
【発明の実施の形態】
以下，本発明の媒体文書管理システムおよび媒体文書管理方法について，〔実施の形態１〕，〔実施の形態２〕，〔実施の形態３〕の順で，図面を参照して詳細に説明する。
【００４１】
〔実施の形態１〕
図１は，実施の形態１の媒体文書管理システムの概略構成図を示し，作成された文書の電子情報を電子文書として保管した少なくとも一つの文書データベース１０１と，作成された文書および該文書に対応する電子文書の保管場所を管理するための文書管理情報１０２ａ（図２参照）が記載された少なくとも一枚の記録紙からなる媒体文書１０２と，媒体文書１０２から文書管理情報１０２ａを読み取る読取手段としてのスキャナー１０３と，少なくとも表示部としてのディスプレイ１０４ａおよび操作入力部としてのキーボード１０４ｂを含むと共に，スキャナー１０３で読み取った文書管理情報１０２ａに基づいて，文書データベース１０１から対応する電子文書を検索する検索手段および該検索した電子文書をディスプレイ１０４ａに出力する第１の出力手段としての役割を果たすコンピュータ１０４と，コンピュータ１０４のキーボード１０４ｂを介して出力指定された電子文書および該電子文書に対応する文書管理情報１０２ａを記録紙上に記録して媒体文書１０２として出力する第２の出力手段としてのプリンター１０５と，から構成される。
【００４２】
図２は，媒体文書１０２の出力例を示す説明図である。媒体文書１０２は，前述したように記録紙上に，文書と該文書に対応する文書管理情報１０２ａを記録したものである。換言すれば，コンピュータ１０４で作成した文書をプリンター１０５でプリントアウトした記録紙上に，さらにプリントアウトされている文書に対応する電子文書の保管場所を管理するための文書管理情報１０２ａを記録したものである。
【００４３】
文書管理情報１０２ａには，文書データベース１０１を特定するための文書データベース名と，文書データベース名によって特定された文書データベース１０１中の電子文書を特定するための文書番号と，電子文書のバージョンを示すバージョン情報と，媒体文書１０２が複数枚の記録紙からなる場合に媒体文書１０２に対応する電子文書中の頁を示す頁情報とが記載されている。
【００４４】
なお，図２では，媒体文書１０２に記載されている文書として，文字のみで構成された文書（通達文）の例を示すが，特に限定するものではなく，文字の他に，絵や，写真，図，グラフ等を含んでいても良いのは勿論である。また，図中において，１０２ｂは媒体文書１０２を配布する配布先の個人名またはグループ名を示す。
【００４５】
図３は，作成したオリジナルの電子文書が複数の頁からなり，プリントアウトした際に複数枚の媒体文書１０２として出力された場合を示す。すなわち，一つの書類が複数の媒体文書１０２からなる場合を示し，このような場合には，図示の如く，媒体文書１０２の各頁に頁番号を記録されていると共に，各頁の媒体文書１０２に，それぞれ文書管理情報１０２ａが記録されている。なお，前述したように文書管理情報１０２ａは頁情報を含むので，各頁の媒体文書１０２の文書管理情報１０２ａから，一つの書類（文書）の何頁目であるか（換言すれば，一つの電子文書中の何頁目であるか）を特定することができる。
【００４６】
図４は，文書管理情報１０２ａから特定の電子文書を検索する具体的な例を示す。例えば，文書管理情報１０２ａが｛文書データベース名，文書番号，バージョン情報，頁情報｝の順で以下のように設定されているとする。
文書データベース名：ＤＢ０１
文書番号 ：ＢＭ９６０００１
バージョン情報 ：Ｖｅｒ１
頁情報 ：Ｐ３
【００４７】
先ず，文書データベース名：ＤＢ０１によって，図示の如く，該当する文書データベース１０１を特定する。これによって文書データベース１０１が複数ある場合でも，該当する文書データベース１０１を特定することができる。
【００４８】
次に，文書番号：ＢＭ９６０００１を用いて，文書データベース１０１中に保管されている複数の電子文書の中から該当する電子文書（ＢＭ９６０００１）を特定する。さらに，該当する電子文書（ＢＭ９６０００１）に複数のバージョンがある場合には，バージョン情報：Ｖｅｒ１を用いて該当するバージョンの電子文書を特定することができ，また，該当する電子文書（ＢＭ９６０００１）が複数の頁からなる場合には，頁情報：Ｐ３を用いて該当する頁を特定することができる。
【００４９】
以上の構成において，図５（ａ），（ｂ）の概略フローチャートを参照して，媒体文書管理システムの使用方法およびその動作について説明する。
【００５０】
先ず，コンピュータ１０４で作成した文書の電子情報を電子文書として文書データベースに格納する（Ｓ５０１）。このとき，コンピュータ１０４が，文書管理情報１０２ａを生成して電子文書と共に格納先の文書データベース１０１中に格納する。
【００５１】
次に，コンピュータ１０４は，作成された文書および該文書に対応する文書管理情報１０２ａをプリンター１０５を介して記録紙に記録し，媒体文書１０２として出力する（Ｓ５０２）。
【００５２】
このようにして作成した媒体文書１０２を，任意の個人またはグループに配布し，通常の印刷書類と同様に利用することができる。
【００５３】
その後，文書作成者または媒体文書１０２を配布された人が，その文書を利用して新しい文書を作成したい場合や，文書の内容を修正・変更したい場合には，同図（ｂ）の手順で，手持ちの媒体文書１０２を用いて，文書データベース１０１に保存されている電子文書を検索して更新し，新しい媒体文書１０２を出力することができる。
【００５４】
先ず，更新したい媒体文書１０２をスキャナー１０３に載置して，文書管理情報１０２ａを読み取ると（Ｓ５０３），コンピュータ１０４が，読み取った文書管理情報１０２ａに基づいて，該当する文書データベース１０１から対応する電子文書を検索し（Ｓ５０４），検索した電子文書をコンピュータ１０４のディスプレイ１０４ａに表示する（Ｓ５０５）。なお，ここで，媒体文書１０２のいずれか１頁の文書管理情報１０２ａを読み取ると，読み取った文書管理情報１０２ａの文書番号およびバージョン情報に基づいて，対応するバージョンの電子文書の全ての頁を検索する。したがって，ディスプレイ１０４ａで該当する電子文書の全ての頁を表示することができる。
【００５５】
ディスプレイ１０４ａに表示された電子文書の文書内容を更新し（Ｓ５０６），更新した文書の電子情報を新しく作成された電子文書として文書データベース１０１に格納する（Ｓ５０７）。この際，格納した文書データベース１０１の文書データベース名，文書番号，新しいバージョン，頁数に基づいて，文書管理情報１０２ａを生成する。また，ここで特に修正等を行う必要がない場合には，ステップＳ５０６，Ｓ５０７を飛ばしてそのまま次のステップＳ５０８へ進むこともできる。
【００５６】
次に，更新した文書および文書管理情報１０２ａを，プリンター１０５を介して記録紙を記録して新しい媒体文書１０２を出力する（Ｓ５０８）。このとき，コンピュータ１０４のキーボード１０４ｂを用いて，ディスプレイ１０４ａに表示された電子文書の中から媒体文書として出力する特定の頁を選択し，選択された特定の頁および文書管理情報を記録紙上に記録して，該当する頁のみを媒体文書１０２として出力することもできる。また，特に修正等を行う必要がない場合には，オリジナルの電子文書をそのまま媒体文書１０２として出力することもできる。
【００５７】
このようにして更新した媒体文書１０２を，任意の個人またはグループに配布し，通常の印刷書類と同様に利用することができる。
【００５８】
なお，例えば，上記ステップＳ５０３で読み取った媒体文書１０２が，白黒コピーで複写されることにより，記載されている文書が白黒画像となった場合でも文書データベース１０１に保管されている電子文書がカラー画像であれば，上記ステップＳ５０５や，Ｓ５０８において，ディスプレイ１０４ａまたはプリンター１０５を介して，オリジナルの電子文書のカラー画像を出力する。
【００５９】
また，図６に示すように，同図（ａ）のオリジナルの媒体文書１０２が同図（ｂ）〜（ｅ）のように編集されている場合でも，スキャナー１０３で文書管理情報１０２ａを読み取ることができる場合には，スキャナー１０３で読み取った文書管理情報１０２ａに基づいて，上記ステップＳ５０３〜Ｓ５０８を実行して，文書データベース１０１から対応する電子文書を検索して，オリジナルの電子文書を出力する。
【００６０】
具体的には，同図（ｂ）に示すように，Ａ４サイズをＢ５サイズに縮小コピーした媒体文書や，同図（ｃ）に示すように，２枚の記録紙を１枚の記録紙に集約コピー（いわゆる，２ｉｎ１）した媒体文書，同図（ｄ）に示すように，記録紙の両面にそれぞれ媒体文書を両面コピーした媒体文書，同図（ｅ）に示すように，オリジナルの媒体文書を他の文書の一部として合成した編集コピーによる媒体文書（但し，この場合はその一部が媒体文書である）等を読み取って，オリジナルの媒体文書を検索することができる。
【００６１】
前述したように実施の形態１によれば，出力された紙の文書である媒体文書１０２をスキャナー１０３で読み取らせることにより，文書データベース１０１に保管されているオリジナルの電子文書にアクセスできるので，媒体文書１０２および電子文書を含めた文書の管理および再利用が容易になり，作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【００６２】
なお，実施の形態１では，媒体文書１０２のいずれか１頁の文書管理情報１０２ａを読み取ると，読み取った文書管理情報１０２ａに対応する電子文書の全ての頁，換言すれば，文書管理情報１０２ａ中の文書番号とバージョン情報が一致する電子文書の全ての頁を出力したが，頁情報を用いて，文書管理情報１０２ａ中の文書番号，バージョン情報，頁情報が一致する特定の電子文書の頁のみを出力するようにしても良い。
【００６３】
〔実施の形態２〕
実施の形態２の媒体文書管理システムおよび媒体文書管理方法は，基本的に実施の形態１と同様の構成であるため，ここでは異なる部分のみを説明する。
【００６４】
実施の形態２では，実施の形態１の構成および動作に加えて，コンピュータ１０４が，さらに検索した電子文書の出力を制御する出力制御手段，電子文書中に記載されている配布先の個人名またはグループ名に対して，自動的に当該電子文書へのアクセスを許可し，アクセス権限者として文書データベース１０１に登録するアクセス権自動登録手段および電子文書毎に任意の個人またはグループに対して電子文書へのアクセスを許可し，アクセス権限者として文書データベース１０１に登録するアクセス権登録手段としての役割を果たす。
【００６５】
また，文書データベース１０１には，後述する方法によって，あらかじめ電子文書毎にアクセスを許可されたアクセス権限者の情報が登録されているものである。
【００６６】
ここで，コンピュータ１０４（出力制御手段）は，キーボード１０４ｂを介して入力されたユーザーＩＤに基づいて，文書データベース１０１を参照してアクセス権限者であるか否かを判定し，アクセス権限者である場合には，ディスプレイ１０４ａおよびプリンター１０５への出力を許可し，アクセス権限者でない場合には，ディスプレイ１０４ａおよびプリンター１０５への出力を禁止する。また，文書管理情報１０２ａ中の頁情報に基づいて，電子文書中の該当する頁のみを出力する。
【００６７】
また，コンピュータ１０４（出力制御手段）は，ユーザーがアクセス権限者である場合に，文書管理情報１０２ａ中の文書番号に基づいて検索した電子文書中の全ての頁を出力する。
【００６８】
また，コンピュータ１０４（アクセス権登録手段）は，電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグループに対して，電子文書の各頁へのアクセスの許可および禁止を設定可能であり，電子文書の頁毎にアクセスの許可および禁止が設定されている場合には，コンピュータ１０４（出力制御手段）は，文書管理情報１０２ａ中の文書番号および文書データベース中のアクセス権限者の情報に基づいて，検索した電子文書中のアクセスが許可された頁のみを出力する。
【００６９】
以上の構成において，図７および図８の概略フローチャートを参照して，媒体文書管理システムの使用方法およびその動作について説明する。
【００７０】
先ず，コンピュータ１０４で作成した文書の電子情報を電子文書として文書データベースに格納する（Ｓ７０１）。このとき，コンピュータ１０４が，文書管理情報１０２ａを生成して電子文書と共に格納先の文書データベース１０１中に格納する。
【００７１】
次に，コンピュータ１０４が，アクセス権限者の自動設定処理を実行して，電子文書中に記載されている配布先の個人名またはグループ名（図２の１０２ｂに相当する）に対して自動的にアクセス権を設定し，アクセス権限者として文書データベース１０１に登録する（Ｓ７０２）。ここでのアクセス権の設定は，電子文書の全ての頁に対するアクセスを許可するものであり，図９（ａ）に示すように，電子文書の文書番号毎にアクセス権限者が登録される。
【００７２】
続いて，ステップＳ７０２で自動的に設定されたアクセス権限者の変更や，さらに配布先以外の任意の個人またはグループをアクセス権限者として追加登録するためのアクセス権限者の変更処理を実行する（Ｓ７０３）。具体的には，コンピュータ１０４を用いて，図９（ａ）の文書番号：ＢＭ９６０００１のアクセス権限者からＢ氏およびＣ氏を削除したり，新たにＤ氏を追加したりすることができる。さらに，電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグループに対してアクセス権を設定することも可能であり，例えば，図９（ｂ）に示すように，Ａ氏に対してのみ全頁のアクセス権を設定し，Ｂ氏に対しては１頁目のみアクセス権を設定し，Ｃ氏に対しては１頁と２頁のアクセス権を設定することも可能である。
【００７３】
次に，コンピュータ１０４は，作成された文書および該文書に対応する文書管理情報１０２ａをプリンター１０５を介して記録紙に記録し，媒体文書１０２として出力する（Ｓ７０４）。
【００７４】
このようにして作成した媒体文書１０２を，任意の個人またはグループに配布し，通常の印刷書類と同様に利用することができる。
【００７５】
その後，文書作成者または媒体文書１０２を配布された人で，かつ，アクセス権限者として登録されている人が，その文書を利用して新しい文書を作成したい場合や，文書の内容を修正・変更したい場合には，図８の手順で，手持ちの媒体文書１０２を用いて，文書データベース１０１に保存されている電子文書を検索して更新し，新しい媒体文書１０２を出力することができる。
【００７６】
先ず，更新したい媒体文書１０２をスキャナー１０３に載置して，文書管理情報１０２ａを読み取ると（Ｓ８０１），コンピュータ１０４が，読み取った文書管理情報１０２ａに基づいて，該当する文書データベース１０１から対応する電子文書を検索する（Ｓ８０２）。
【００７７】
次に，コンピュータ１０４が，ステップＳ８０２で検索した電子文書に対するアクセス権の設定状況をチェックし，電子文書の出力許可を判定する（Ｓ８０３）。具体的には，ディスプレイ１０４ａを用いてユーザに対してユーザーＩＤの入力を促し，キーボード１０４ｂを介してユーザーＩＤが入力されると，文書データベース１０１中に登録されている該当する電子文書のアクセス権限者を参照し，入力されたユーザーＩＤに対してアクセスが許可されているか否かをチェックし，該当する電子文書の文書番号に対してアクセス権限者として登録されている場合には，電子文書の全ての頁の出力を許可し，該当する電子文書の頁単位でアクセス権限者として登録されている場合には，登録されている頁のみの出力を許可する。
【００７８】
続いて，出力が許可された頁をコンピュータ１０４のディスプレイ１０４ａに表示する（Ｓ８０４）。
【００７９】
次に，ディスプレイ１０４ａに表示された電子文書の文書内容を更新し（Ｓ８０５），更新した文書の電子情報を新しく作成された電子文書として文書データベース１０１に格納する（Ｓ８０６）。この際，格納した文書データベース１０１の文書データベース名，文書番号，新しいバージョン，頁数に基づいて，文書管理情報１０２ａを生成する。
【００８０】
その後，コンピュータ１０４が，図７のステップＳ７０２と同様に，アクセス権限者の自動設定処理を実行して，電子文書中に記載されている配布先の個人名またはグループ名に対して自動的にアクセス権を設定し，アクセス権限者として文書データベース１０１に登録する（Ｓ８０７）。続いて，ステップＳ８０７で自動的に設定されたアクセス権限者の変更や，さらに配布先以外の任意の個人またはグループをアクセス権限者として追加登録するためのアクセス権限者の変更処理を実行する（Ｓ８０８）。また，ステップＳ８０５で特に修正等を行う必要がない場合には，ステップＳ８０５〜Ｓ８０８を飛ばしてそのまま次のステップＳ８０９へ進むこともできる。
【００８１】
次に，更新した文書および文書管理情報１０２ａを，プリンター１０５を介して記録紙を記録して新しい媒体文書１０２を出力する（Ｓ８０９）。このとき，コンピュータ１０４のキーボード１０４ｂを用いて，ディスプレイ１０４ａに表示された電子文書の中から媒体文書として出力したい特定の頁を選択し，選択された特定の頁および文書管理情報を記録紙上に記録して，該当する頁のみを媒体文書１０２として出力することもできる。
【００８２】
このようにして更新した媒体文書１０２を，任意の個人またはグループに配布し，通常の印刷書類と同様に利用することができる。
【００８３】
前述したように実施の形態２によれば，文書データベース１０１を参照してアクセス権限者であるか否かを判定し，アクセス権限者である場合には，ディスプレイ１０４ａおよびプリンター１０５への出力を許可し，アクセス権限者でない場合には，ディスプレイ１０４ａおよびプリンター１０５への出力を禁止するため，文書データベース１０１中に保管されている電子文書の機密保護を確実に行うことができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【００８４】
また，媒体文書１０２の配布先の人に当該電子文書のアクセスを許可して，それ以外の人が当該電子文書をアクセスできないように，電子文書の機密保護を管理することができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【００８５】
さらに，電子文書毎に，任意の個人またはグループに対して電子文書へのアクセスを許可し，アクセス権限者として文書データベースに登録することが可能であるため，文書作成者が自由にアクセス権限者を設定して，よりきめ細かな機密保護を行うことができる。また，電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグループに対して，電子文書の各頁へのアクセスの許可および禁止を設定可能であるため，限定した頁に限りアクセスを許可して，よりきめ細かな機密保護を行うことができる。
【００８６】
なお，実施の形態２では，コンピュータ１０４側でユーザーＩＤを入力させてユーザーを確認し，文書データベース１０１中に登録されているアクセス権限者であるか否かを判定する構成としてが，特にこれに限定するものではなく，例えば，媒体文書１０２上にユーザーＩＤを記載して，文書管理情報１０２ａと同時にスキャナー１０３で読み取るように構成しても良い。
【００８７】
〔実施の形態３〕
実施の形態３は，実施の形態１および実施の形態２の媒体文書管理システムをネットワーク化した例を示す。基本的な構成は実施の形態１または実施の形態２と同様であるため，ここでは異なる部分のみを説明する。
【００８８】
図１０は，実施の形態３の媒体文書管理システムの概略構成図を示し，ネットワーク１００１上に複数の文書データベース１０１や，複数のコンピュータ１０４を配置し，それぞれのコンピュータ１０４にスキャナー１０３およびプリンター１０５を接続したものである。
【００８９】
このような構成とすることにより，ネットワーク１００１上に接続されたコンピュータ１０４（スキャナー１０３およびプリンター１０５を含む）が配置された場所から，媒体文書１０２を用いて文書データベース１０１中の電子文書を確実に検索することが可能となる。
【００９０】
なお，上記実施の形態１および実施の形態２では，コンピュータ１０４が，本発明の検索手段，第１の出力手段，出力制御手段，アクセス権自動登録手段およびアクセス権登録手段としての役割を果たしているが，特にこれに限定するものではなく，例えば，ネットワーク１００１上にサーバー１００２を配置して，サーバー１００２が上記各手段の一部または全部を担うように構成しても良い。
【００９１】
【発明の効果】
以上説明したように，本発明の媒体文書管理システム（請求項１）は，読取手段で，媒体文書から文書管理情報を読み取り，検索手段で，文書管理情報に基づいて，文書データベースから対応する電子文書を検索し，第１の出力手段で，検索した電子文書をコンピュータの表示部に出力すると共に，第２の出力手段で，コンピュータの操作入力部を介して出力指定された電子文書および文書管理情報を記録紙上に記録して媒体文書として出力するため，出力された紙の文書である媒体文書からオリジナルの電子文書にアクセス可能とすることにより，紙の文書および電子文書を含めた文書の管理および再利用を容易にし，作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【００９４】
また，本発明の媒体文書管理システム（請求項１）は，文書データベースを参照してアクセス権限者であるか否かを判定し，アクセス権限者である場合には，第１の出力手段および第２の出力手段への出力を許可し，アクセス権限者でない場合には，第１の出力手段および第２の出力手段への出力を禁止するため，文書データベース中に保管されている電子文書の機密保護を確実に行うことができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【００９５】
また，本発明の媒体文書管理システム（請求項１）は，さらに，電子文書中に記載されている配布先の個人名またはグループ名に対して，自動的に当該電子文書へのアクセスを許可し，アクセス権限者として文書データベースに登録するアクセス権自動登録手段を備えたため，媒体文書の配布先の人に当該電子文書のアクセスを許可して，それ以外の人が当該電子文書をアクセスできないように，電子文書の機密保護を管理することができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【００９６】
また，本発明の媒体文書管理システム（請求項２）は，請求項１記載の媒体文書管理システムにおいて，さらに，電子文書毎に，任意の個人またはグループに対して電子文書へのアクセスを許可し，アクセス権限者として文書データベースに登録するアクセス権登録手段を備えたため，文書作成者が自由にアクセス権限者を設定して，よりきめ細かな機密保護を行うことができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【００９７】
また，本発明の媒体文書管理システム（請求項３）は，請求項２記載の媒体文書管理システムにおいて，アクセス権登録手段を用いて，電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグループに対して，電子文書の各頁へのアクセスの許可および禁止を設定可能であるため，限定した頁に限りアクセスを許可して，よりきめ細かな機密保護を行うことができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【０１１１】
また，本発明の媒体文書管理方法（請求項４）は，作成された文書の電子情報を電子文書として文書データベースに格納する第１の工程と，前記作成された文書および該文書に対応する前記電子文書の保管場所を管理するための文書管理情報を記録した記録紙を媒体文書として出力する第２の工程と，前記媒体文書から前記文書管理情報を読み取る第３の工程と，前記第３の工程で読み取った文書管理情報に基づいて，前記文書データベースから対応する電子文書を検索する第４の工程と，前記第４の工程によって検索した電子文書の出力許可を判定する第５の工程と，前記第５の工程によって出力許可された電子文書をコンピュータの表示部に出力する第６の工程と，前記電子文書中に記載されている配布先の個人名またはグループ名に対して，自動的に当該電子文書へのアクセスを許可し，あらかじめ電子文書毎にアクセスを許可されたアクセス権限者として前記文書データベースに登録する第７の工程とを含み，前記第５の工程では，コンピュータを介して入力されたユーザーＩＤに基づいて，前記文書データベースを参照してアクセス権限者であるか否かを判定し，アクセス権限者である場合には，該当する電子文書の出力を許可し，アクセス権限者でない場合には，該当する電子文書の出力を禁止するため，文書データベース中に保管されている電子文書の機密保護を確実に行うことができる。また、媒体文書の配布先の人に当該電子文書のアクセスを許可して，それ以外の人に当該電子文書がアクセスできないように，電子文書の機密保護を管理することができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【０１１３】
また，本発明の媒体文書管理方法（請求項５）は，請求項４記載の媒体文書管理方法において，文書データベースに登録されているアクセス権限者の情報は，電子文書毎に，任意の個人またはグループがアクセス権限者として登録された情報であるため，文書作成者が自由にアクセス権限者を設定して，よりきめ細かな機密保護を行うことができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【０１１４】
また，本発明の媒体文書管理方法（請求項６）は，請求項４記載の媒体文書管理方法において，文書データベースに登録されているアクセス権限者の情報は，電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグループがアクセス権限者として登録された情報であるため，限定した頁に限りアクセスを許可して，よりきめ細かな機密保護を行うことができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【０１１５】
また，本発明の媒体文書管理方法（請求項７）は，請求項４〜６のいずれか一つに記載の媒体文書管理方法において，文書管理情報が，電子文書のバージョンを示すバージョン情報を含み，第４の工程が，第３の工程で読み取った文書管理情報に基づいて，文書データベースから対応するバージョンの電子文書を検索するため，媒体文書から電子文書のバージョンを管理することが可能となり，さらに不要なバージョンの検索や，出力を回避することができる。したがって，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【０１１６】
また，本発明の媒体文書管理方法（請求項８）は，請求項４〜７のいずれか一つに記載の媒体文書管理方法において，媒体文書が編集されている場合でも，第３の工程で文書管理情報が読み取れる場合には，第４の工程が，第３の工程で読み取った文書管理情報に基づいて，文書データベースから対応する電子文書を検索して，オリジナルの電子文書を出力するため，媒体文書のオリジナルがない場合でも，対応する電子文書を検索して出力することができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【０１１７】
また，本発明の媒体文書管理方法（請求項９）は，請求項８記載の媒体文書管理方法において，編集は，拡大コピー，縮小コピー，複数頁を一枚に集約したコピーまたは両面コピーであるため，一般的に複写機を用いて編集を行っても，オリジナルの電子文書を検索して出力することができ，さらに作業効率・利便性の向上を図ることができる。
【０１１８】
また，本発明の媒体文書管理方法（請求項１０）は，請求項６記載の媒体文書管理方法において，第５の工程が，電子文書の各頁毎のアクセス権限者の情報に基づいて，第４の工程によって検索した電子文書中のアクセスが許可された頁のみを出力許可するため，アクセスが許可されているか否かを全ての頁に対して確認する必要がなく，効率的にアクセスの許可された頁を取り出すことができる。また，アクセスが許可されていない頁の機密保護を確実に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施の形態１の媒体文書管理システムの概略構成図である。
【図２】実施の形態１の媒体文書の出力例を示す説明図である。
【図３】実施の形態１において，作成したオリジナルの電子文書が複数の頁からなり，プリントアウトした際に複数枚の媒体文書として出力された場合を示す説明図である。
【図４】実施の形態１において文書管理情報から特定の電子文書を検索する具体的な例を示す説明図である。
【図５】実施の形態１の概略フローチャートである。
【図６】オリジナルの媒体文書を編集した具体例を示す説明図である。
【図７】実施の形態２の概略フローチャートである。
【図８】実施の形態２の概略フローチャートである。
【図９】実施の形態２におけるアクセス権の設定方法を示す説明図である。
【図１０】実施の形態３の媒体文書管理システムの概略構成図である。
【符号の説明】
１０１ 文書データベース
１０２ 媒体文書
１０２ａ 文書管理情報
１０３ スキャナー（読取手段）
１０４ コンピュータ（検索手段，第１の出力手段）
１０４ａ ディスプレイュータ（表示部）
１０４ｂ キーボード（操作入力部）
１０５ プリンター（第２の出力手段）
１００１ ネットワーク
１００２ サーバー

Claims (10)

1. 作成された文書の電子情報を電子文書として保管した少なくとも一つの文書データベースと，
   前記作成された文書および該文書に対応する電子文書の保管場所を管理するための文書管理情報が記載された少なくとも一枚の記録紙からなる媒体文書と，
   前記媒体文書から前記文書管理情報を読み取る読取手段と，
   前記読取手段で読み取った文書管理情報に基づいて，前記文書データベースから対応する電子文書を検索する検索手段と，
   少なくとも表示部および操作入力部を含むコンピュータと，
   前記検索手段によって検索した電子文書を前記コンピュータの表示部に出力する第１の出力手段と，
   前記コンピュータの操作入力部を介して出力指定された前記電子文書および前記電子文書に対応する文書管理情報を記録紙上に記録して媒体文書として出力する第２の出力手段と，
   前記検索手段によって検索した電子文書の出力を制御する出力制御手段と，
   前記電子文書中に記載されている配布先の個人名またはグループ名に対して，自動的に当該電子文書へのアクセスを許可し，あらかじめ電子文書毎にアクセスを許可されたアクセス権限者として前記文書データベースに登録するアクセス権自動登録手段とを備え，
   前記文書データベースには，アクセス権限者の情報が登録されており，
   前記出力制御手段は，前記コンピュータの操作入力部を介して入力されたユーザーＩＤに基づいて，前記文書データベースを参照してアクセス権限者であるか否かを判定し，アクセス権限者である場合には，前記第１の出力手段および第２の出力手段への出力を許可し，アクセス権限者でない場合には，前記第１の出力手段および第２の出力手段への出力を禁止すること，
   を特徴とする媒体文書管理システム。
2. さらに，前記電子文書毎に，任意の個人またはグループに対して前記電子文書へのアクセスを許可し，アクセス権限者として前記文書データベースに登録するアクセス権登録手段を備えたことを特徴とする請求項１記載の媒体文書管理システム。
3. 前記アクセス権登録手段を用いて，前記電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグループに対して，前記電子文書の各頁へのアクセスの許可および禁止を設定可能であることを特徴とする請求項２記載の媒体文書管理システム。
4. 作成された文書の電子情報を電子文書として文書データベースに格納する第１の工程と，
   前記作成された文書および該文書に対応する前記電子文書の保管場所を管理するための文書管理情報を記録した記録紙を媒体文書として出力する第２の工程と，
   前記媒体文書から前記文書管理情報を読み取る第３の工程と，
   前記第３の工程で読み取った文書管理情報に基づいて，前記文書データベースから対応する電子文書を検索する第４の工程と，
   前記第４の工程によって検索した電子文書の出力許可を判定する第５の工程と，
   前記第５の工程によって出力許可された電子文書をコンピュータの表示部に出力する第６の工程と，
   前記電子文書中に記載されている配布先の個人名またはグループ名に対して，自動的に当該電子文書へのアクセスを許可し，あらかじめ電子文書毎にアクセスを許可されたアクセス権限者として前記文書データベースに登録する第７の工程とを含み，
   前記第５の工程では，コンピュータを介して入力されたユーザーＩＤに基づいて，前記文書データベースを参照してアクセス権限者であるか否かを判定し，アクセス権限者である場合には，該当する電子文書の出力を許可し，アクセス権限者でない場合には，該当する電子文書の出力を禁止することを特徴とする媒体文書管理方法。
5. 前記文書データベースに登録されているアクセス権限者の情報は，前記電子文書毎に，任意の個人またはグループがアクセス権限者として登録された情報であることを特徴とする請求項４記載の媒体文書管理方法。
6. 前記文書データベースに登録されているアクセス権限者の情報は，前記電子文書の各頁毎に，任意の個人またはグループがアクセス権限者として登録された情報であることを特徴とする請求項４記載の媒体文書管理方法。
7. 前記文書管理情報が，前記電子文書のバージョンを示すバージョン情報を含み，前記第４の工程が，前記第３の工程で読み取った文書管理情報に基づいて，前記文書データベースから対応するバージョンの電子文書を検索することを特徴とする請求項４〜６のいずれか一つに記載の媒体文書管理方法。
8. 前記媒体文書が編集されている場合でも，前記第３の工程で前記文書管理情報が読み取れる場合には，前記第４の工程が，前記第３の工程で読み取った文書管理情報に基づいて，前記文書データベースから対応する電子文書を検索して，オリジナルの電子文書を出力することを特徴とする請求項４〜７のいずれか一つに記載の媒体文書管理方法。
9. 前記編集は，拡大コピー，縮小コピー，複数頁を一枚に集約したコピーまたは両面コピーであることを特徴とする請求項８記載の媒体文書管理方法。
10. 前記第５の工程が，前記電子文書の各頁毎のアクセス権限者の情報に基づいて，前記第４の工程によって検索した電子文書中のアクセスが許可された頁のみを出力許可することを特徴とする請求項６記載の媒体文書管理方法。

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