JP2007179510A - 文書管理装置及び文書管理システム、並びに文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】プリントされた紙文書の不正持ち出しを防止し、文書の一元的な管理が行える文書管理装置、文書管理システム及び文書管理プログラムを提供する。
【解決手段】文書情報がタグ１１に書き込まれた紙文書１０が持ち出される時に、タグ読取装置２を介して文書情報を取得する一方、認証装置５を介してユーザ情報を取得する。取得した文書情報とユーザ情報に基づいて、紙文書１０の持ち出しが許可されたユーザか否かが判別され、判別結果に応じて持出状況が管理手段２１により管理される。
【選択図】 図１

Description

この発明は、多機能複合機であるＭＦＰ（Multi Function Peripherals)などの画像形成装置に適用可能な文書管理装置及び文書管理システム、並びに文書管理装置における文書管理処理をコンピュータに実行させるための文書管理プログラムに関する。

ＭＦＰは、スキャナ、プリンタ、ファクシミリ（ＦＡＸ）など多機能を有する画像形成装置であるが、最近では、大容量のＨＤＤを搭載したＭＦＰが開発されるに伴って、このＭＦＰを文書管理装置として活用することが多くなってきている。

このＭＦＰにおける文書管理機能としては、データを区分けして記憶可能な記憶領域であるボックス（ＢＯＸ）に電子文書を保存しておき、あとでその電子文書を活用する方法や、ユーザの権限に応じたジョブを実行させる方法など、種々提案されている。

一方、オフィスなどでは、従来から、ＭＦＰを使用する文書管理、例えばコピー枚数の制約などが行われているものの、プリントされた機密文書の不正な持ち出しなどに対する厳密な対策が講じられておらず、最近になって、機密文書の厳密な管理の強化が望まれているのが現状である。

ところで、図書館や商品の持ち出し管理として、従来、商品識別表示をした標識体に磁力保持・磁力消去変換可能な磁気記録媒体を組み合わせて、商品の不正持ち出しを検知する検知体を構成し、この検知体を商品に取り付けておくようにした技術が知られている（例えば、特許文献１参照）。

また、用紙等の記録媒体に実装されたＩＣチップの格納情報を読み取り、この読み取られた格納情報を、各記録媒体とＩＣチップとの対応関係を記憶したデータベースで照合して記録媒体を特定し、その特定された記録媒体について、予め設定されている管理内内容に応じた処理、例えば廃棄処理を行うようする技術が知られている（例えば、特許文献２参照）。
特開２０００−２２２６５０号公報 特開２００４−６６５７２号公報

ところが、上記前者の公知技術では、商品が正規に購入されていない場合に、その商品を単に持ち出せないようにしているだけであり、これでは、権限のないユーザに対する紙文書の不正持ち出しを規制することができない。

また、後者の公知技術では、特定された記録媒体を、例えば廃棄処理したりすることができるものの、ユーザ毎に媒体の持ち出しの許可／不許可を自動的に判別することができないうえ、文書の持ち出しや破棄などに伴う管理データの総合的管理ができないという問題がある。

この発明は、このような実状に鑑みてなされたものであり、プリントされた紙文書の不正持ち出しを防止し、文書の一元的な管理が行える文書管理装置、文書管理システム及び、文書管理装置のコンピュータに文書管理処理を実行させるための文書管理プログラムを提供することを課題とする。

上記課題は、以下の手段によって解決される。

（１）記憶素子からなるタグが付着された紙文書であって、ユーザが指示した電子文書のプリント時に前記タグに文書情報が書き込まれた管理対象の紙文書が、所定の空間から持ち出される時に、前記タグに書き込まれた文書情報を読み取るタグ読取装置を介して文書情報を取得する文書情報取得手段と、前記プリントされた紙文書を持ち出すユーザの情報を、認証装置を介して取得するユーザ情報取得手段と、電子文書毎に、持ち出し権限を含む管理データを変更可能に記憶する記憶手段と、前記取得した文書情報及びユーザ情報に基づいて、前記持ち出される紙文書が持ち出し許可されたユーザか否かを判別する判別手段と、前記判別結果に応じて、前記紙文書の持ち出し状況を管理する管理手段と、を備えていることを特徴とする文書管理装置。

（２）前記管理手段は、持ち出される紙文書が許可されたユーザであれば、前記記憶手段における管理データの紙文書持ち出し状況に関する内容を変更し、非許可のユーザであれば、持ち出しを阻止するための制御を行う前項１に記載の文書管理装置。

（３）前記管理手段は、紙文書の持ち出し可能なユーザを追加及び／又は削除する機能と、前記紙文書を持ち出し可能なユーザについての権限を変更する機能とを備えている前項１に記載の文書管理装置。

（４）前記プリント総数を管理対象の紙文書総数として入力する手段を有し、前記管理手段は、プリント時に、管理対象となった紙文書の個数管理を行う前項１に記載の文書管理装置。

（５）前記文書情報取得手段は、複数のタグ読取装置でそれぞれ読み取られた文書情報を取得可能である前項１に記載の文書管理装置。

（６）複数のタグ読取装置のうちの一つが紙文書破棄装置に設けられており、前記文書情報取得手段は、管理対象の紙文書が前記紙文書破棄装置で破棄される際に、前記紙文書破棄装置のタグ読取装置により読み取られた文書情報を取得する前項５に記載の文書管理装置。

（７）記憶素子からなるタグが付着された紙文書であって、ユーザが指示した電子文書のプリント時に前記タグに文書情報が書き込まれた管理対象の紙文書が、所定の空間から持ち出される時に、前記タグに書き込まれた文書情報読み取るタグ読取装置と、前記プリントされた紙文書を持ち出すユーザの情報を取得する認証装置と、文書管理装置とを備え、前記文書管理装置は、前記タグ読取装置から送られてきた文書情報を取得する文書情報取得手段と、前記認証手段から送られてきたユーザ情報を取得するユーザ情報取得手段と、電子文書毎に、持ち出し権限を含む管理データを変更可能に記憶する記憶手段と、前記取得した文書情報及びユーザ情報に基づいて、前記持ち出される紙文書が持ち出し許可されたユーザか否かを判別する判別手段と、前記判別結果に応じて、前記紙文書の持ち出し状況を管理する管理手段と、を備えたことを特徴とする文書管理システム。

（８）前記文書管理装置の管理手段は、持ち出される紙文書が許可されたユーザであれば、前記記憶手段における管理データの紙文書持ち出し状況に関する内容を変更し、非許可のユーザであれば、持ち出しを阻止するための制御を行う前項７に記載の文書管理システム。

（９）前記文書管理装置の管理手段は、紙文書の持ち出し可能なユーザを追加及び／又は削除する機能と、前記紙文書を持ち出し可能なユーザについての権限を変更する機能とを備えている前項７に記載の文書管理システム。

（１０）前記文書管理装置は、プリント総数を管理対象の紙文書総数として入力する手段を有し、前記管理手段は、プリント時に、管理対象となった紙文書の個数管理を行う前項７に記載の文書管理システム。

（１１）タグ読取装置が複数個設けられ、前記文書管理装置の文書情報取得手段は、前記複数のタグ読取装置でそれぞれ読み取られた文書情報を取得可能である前項７に記載の文書管理システム。

（１２）複数のタグ読取装置のうちの一つが紙文書破棄装置に設けられており、前記文書管理装置の文書情報取得手段は、管理対象の紙文書が前記紙文書破棄装置で破棄される際に、前記紙文書破棄装置のタグ読取装置により読み取られた文書情報を取得する前項１１に記載の文書管理システム。

（１３）記憶素子からなるタグが付着された紙文書であって、ユーザが指示した電子文書のプリント時に前記タグに文書情報が書き込まれた管理対象の紙文書が、所定の空間から持ち出される時に、前記タグを読み取るタグ読取装置を介して文書情報を取得するステップと、前記プリントされた紙文書を持ち出すユーザのユーザ情報を、認証装置を介して取得するステップと、前記取得した文書情報及びユーザ情報に基づいて、前記持ち出される紙文書が持ち出し許可されたユーザか否かを判別するステップと、判別結果に応じて、前記紙文書の持ち出し状況を管理するステップと、をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。

前項（１）に記載の発明によれば、ユーザが指示した電子文書がプリントされて管理対象となった紙文書が持ち出される時に、紙文書におけるタグから文書情報が読取装置を介して読み取られ、この読み取られた文書情報が文書情報取得手段で取得される。一方、前記紙文書を持ち出すユーザの情報が認証装置を介してユーザ情報取得手段で取得される。そして、取得された文書情報とユーザ情報に基づいて、そのユーザによる紙文書の持ち出し許可／不許可が判別され、判別結果に応じて、前記紙文書の持ち出し状況が管理される。これにより、電子文書の一元的な管理を厳密に行うことができるとともに、紙文書の不正な持ち出しを防止できる。

前項（２）に記載の発明によれば、持ち出し許可のユーザであれば、管理手段により、記憶手段に記憶されている当該電子文書の管理データにおける紙文書持ち出し状況に関する内容が変更されるから、電子文書の一元的な管理を確実に行うことができる。逆に、持ち出し不許可のユーザであれば、管理手段が持ち出しを阻止するための制御を行うから、紙文書の不正な持ち出しを確実に防止できる。

前項（３）に記載の発明によれば、紙文書の持ち出し可能なユーザを、例えば操作パネル部から追加したり削除することができ、また、そのユーザの権限も例えば操作パネル部から変更することができる。

前項（４）に記載の発明によれば、管理対象の紙文書の総数が入力されていれば、ユーザが電子文書をプリントする度に、紙文書の個数管理が自動的に行われる。

前項（５）に記載の発明によれば、複数のタグ読取装置からの文書情報を取得することにより、文書の管理データの管理項目を増やすことができ、さらに細かい文書管理を行うことができる。

前項（６）に記載の発明によれば、紙文書破棄装置で紙文書が破棄されると、破棄された文書の情報を取得できるから、それに応じた文書の破棄管理を行うことができる。

前項（７）に記載の発明によれば、電子文書の一元的な管理を厳密に行うことができるとともに、紙文書の不正な持ち出しを有効に防止できる文書管理システムとなしうる。

前項（８）に記載の発明によれば、持ち出し許可のユーザであれば、管理手段により、記憶手段に記憶されている当該電子文書の管理データにおける紙文書持ち出し状況に関する内容が変更されるから、電子文書の一元的な管理を確実に行うことができる。逆に、持ち出し不許可のユーザであれば、管理手段が持ち出しを阻止するための制御を行うから、紙文書の不正な持ち出しを確実に防止できる。

前項（９）に記載の発明によれば、紙文書の持ち出し可能なユーザを、例えば操作パネル部から追加したり削除することができ、また、そのユーザの権限も例えば操作パネル部から変更することができる。

前項（１０）に記載の発明によれば、管理対象の紙文書の総数が入力されていれば、ユーザが電子文書をプリントする度に、紙文書の個数管理が自動的に行われる。

前項（１１）に記載の発明によれば、複数のタグ読取装置からの文書情報を取得することにより、文書の管理データの管理項目を増やすことができ、さらに細かい文書管理を行うことができる。

前項（１２）に記載の発明によれば、紙文書破棄装置で紙文書が破棄されると、破棄された文書の情報を取得できるから、それに応じた文書の破棄管理を行うことができる。

前項（１３）に記載の発明によれば、コンピュータが文書管理プログラムを実行することにより、電子文書の一元的な管理を厳密に行うことができるとともに、紙文書の不正な持ち出しを有効に防止できる。

以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。

図１は、この発明の一実施形態に係る文書管理装置を用いた文書管理システムの概略構成図である。

図１に示す文書管理システムにおいて、管理される紙文書１０は、図２に示すように、用紙１０Ａに記憶素子からなるタグ１１（例えばＩＣタグ）が埋設されたものであり、このタグ１１には、電子文書がプリントされる際に、文書を識別するための文書情報（以下、文書ＩＤという）が書き込まれるようになっている。

なお、ここでの紙文書１０は、その用紙材質が紙に限られるものではなく、電子文書のプリントや表示が可能なすべての材質を含む概念である。

この文書管理システムは、文書管理室５０内に配置された文書管理装置としてのＭＦＰ１と、第１のタグ読取装置２と、第２のタグ読取装置３と、文書管理室５０の出入口ドア５１の近傍に設けられたユーザ認証装置５とを備えている。

前記ＭＦＰ１は、コピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能、スキャン機能等を有する多機能複合機からなる画像形成装置であり、ユーザが電子文書をタグ付き用紙１０Ａにプリントする際に指示操作を行う操作パネル部６を有している。さらに、ＭＦＰ１は、プリントされて管理対象となった紙文書１０が持ち出し権限のないユーザに持ち出されないように管理する機能を有している。

また、ＭＦＰ１は、第１および第２のタグ読取装置２，３、さらには、認証装置５からの信号を受信する受信部７などを備えている。

なお、このＭＦＰ１は、図示しないユーザ端末などの外部装置とネットワークを介して接続されている。

ところで、このＭＦＰ１が、文書管理を行わせる機器として導入される理由は、以下の通りである。
（Ａ）紙文書１０を管理するためには、タグ１１が埋設された用紙１０Ａに電子文書をプリントする際に、タグ１１に情報を入力する必要があるが、ローカルプリンタでは、そのような機能を持たせるのが難しい。
（Ｂ）また、普通の用紙に印字後、タグ１１を取り付けることも考えられるが、タグ１１の部分のみ切り離されるおそれがあり、望ましくない。
（Ｃ）さらに、プリントされた紙文書１０の持出し権限をユーザ毎に判定する必要があるが、そのためにはユーザ情報を保持している装置として、従来よりＭＦＰ１を使用している場合が多い。
（Ｄ）ＭＦＰ１では印刷部数を管理する機能を搭載している機種が比較的多く、部数管理を行う時に、それらの機能を応用することにより、初期の目的を達成しやすい利点がある。

前記第１のタグ読取装置２は、文書管理室５０の入り口のドア５１付近に設けられており、タグ付きの紙文書１０を所有したユーザが文書管理室５０を出る時に、その紙文書１のタグ１１を無線等の非接触で読み取り、読み取った文書情報の信号を無線あるいは有線でＭＦＰ１に送信するようになっている。

また、第２のタグ読取装置３は、例えば文書管理室５０内に設置されているシュレッダー４に設けられており、ユーザが紙文書１０をシュレッダー４で破棄する際にその紙文書１０のタグ１１を無線等の非接触で読み取り、破棄する紙文書１０の文書ＩＤの信号をＭＦＰ１に無線あるいは有線で送信するようになっている。

前記ユーザ認証装置５は、文書管理室５０の出入口ドア５１を開口するためにユーザが認証を行うためのものであり、例えば指紋認証装置から構成され、前記文書管理室５０の出入口ドア５１付近に設けられている。そして、管理対象となった紙文書１０を所持したユーザが文書管理室５０を出て行く時に指紋認証を行うことにより得られた、ユーザを識別するためのユーザ情報（以下、ユーザＩＤという）の信号を、ＭＦＰ１に無線あるいは有線で送信するようになっている。

勿論、指紋認証に限らず、虹彩認証や静脈認証などの他の生体認証を利用するものであっても良いし、生体認証以外の認証方法を用いた認証装置であってもよい。

図３は、前記ＭＦＰ１の電気的構成を示すブロック図である。

このＭＦＰ１は、ＣＰＵ２１のバス２０に、ＲＯＭ２２およびＲＡＭ２３が接続され、さらに、ネットワークインターフェース（Ｉ／Ｆ）部２４と、操作パネル部６と、記憶部２５と、受信部７と、プリンタ部２６と、タグ書込部２７を備えている。

前記ＣＰＵ２１は、ＭＦＰ１の全体を統括制御する他に、前記タグ読取装置２、３から送信される文書ＩＤを受信部７を介して取得する文書ＩＤ取得手段、及び前記ユーザ認証装置５から送信されるユーザＩＤを受信部７を介して取得するユーザＩＤ取得手段として機能する。さらに、前記受信部７で取得した文書ＩＤとユーザＩＤとから、前記紙文書１０を持ち出そうとしているユーザが、持ち出し許可されたユーザか否かを判別する判別機能等をも有している。

また、ＣＰＵ２１は文書管理機能をも有する。具体的には、紙文書１０を持ち出そうとしているユーザが持ち出しを許可されたユーザであれば、ドア５１を開口させるように制御し、記憶部２５に記憶されている管理データ（以下、ステータスデータともいう）を変更し、非許可のユーザであれば、ドア５１の開口を阻止するように制御し、あるいはブザーなどの動作により、持ち出されようとしていることを報知する。

さらに、ＣＰＵ１は、操作パネル部６における表示部６Ｂの画面を制御する他に、操作パネル部６からの操作を受け付けて、管理対象の紙文書１０の持ち出し可能なユーザの追加／削除を行ったり、持ち出し可能なユーザの権限を変更する機能を有している。

前記ＲＯＭ２２は、ＣＰＵ２１の動作用プログラムを格納するものであり、ＲＡＭ２３はＣＰＵ２１が動作するときの作業領域を提供するものである。

前記ネットワークインターフェース（Ｉ／Ｆ）部２４は、ユーザ端末等の外部装置との間でデータの送受を行う通信手段として機能する。

前記操作パネル部６は、キーボードやタッチパネルなどの操作部６Ａと、液晶素子などからなる表示部６Ｂとを備えている。操作部６Ａは、プリント総数を管理対象の紙文書総数として入力する入力手段としても機能する。

前記記憶部２５は、例えばハードディスクなどからなり、ジョブデータの他に、電子文書およびその電子文書のステータスデータなどを記憶している。

前記プリンタ部２６は、ジョブを実行して、画像データをタグ付き用紙１０Ａにプリントするものである。

前記タグ書込部２７は、電子文書をタグ付用紙１０Ａにプリントするときに、プリントされる電子文書の文書ＩＤをタグ１１に書き込むものである。

ＭＦＰ１の文書管理機能を使用するには、操作パネル部６の表示部６Ｂに表示される基本画面において、図４のような「応用設定」ボタンを押下する。すると、図４に示す選択画面が表示される。この画面では、プリント機能の一つとして、「ページ編集」、「連写／リピート」、「小冊子」、「カラー編集」、「とじ代」、「枠消し」、「画像の収め方」、「管理文書」の各選択ボタンが表示されている。

図４の画面において「管理文書」ボタンが選択されると、図５に示すような電子文書の一覧画面が表示される。

図５の電子文書の一覧画面には、例えば「ＫＭ社契約書.pdf」、「機能説明書.doc」、「就業規則マニュアル.xls」の３つの電子文書が表示されており、「機能説明書.doc」の電子文書が管理中であることが表示されている。

これら「ＫＭ社契約書.pdf」、「機能説明書.doc」、「就業規則マニュアル.xls」の管理文書に関して、前記記憶部２５には、図１０に示すように、文書名毎に、「管理部数」や「コピー権限」などの管理データがテーブル化されて記憶されている。

例えば、文書名「機能説明書.doc」では、「管理部数：１」、「コピー権限：許可する」、「文書破棄時：なにもしない」、「持ち出し権限：（赤星，鳥谷・・）」、文書ＩＤが「０００００１」、作成者が「岡田」となっている。

なお、必要に応じてＥ−Ｍａｉｌの通知先なども記憶される。

図５の電子文書の一覧画面で管理したい文書（例えば機能説明書.doc）が選択されると、図６に示すような「管理文書機能設定」の画面が表示される。

図６の画面には、「管理部数」、「コピー権限」、「文書破棄時」、「持ち出し権限」、「管理期間」、「プリント権限」、「管理外持出」、「自動終了」、「文書変更」「ステータス確認」、「Ｅ−Ｍａｉｌ通知」などの項目ボタンが表示されている。各項目ボタンを押下することにより、図１０の管理データにおける設定値を変更することができる。

「管理部数」はプリントできる最大数の設定項目であり、紙文書として存在できる数を規定する。この実施形態では、管理部数は「５」に設定されており、プリント後の紙文書は５つだけ存在することになる。管理部数を「１」に設定し、「文書変更」機能を「許可しない」に設定することにより、唯一存在する文書１０は、電子デ−タと同一内容であることが保証されるため、契約書などの管理に使用することができる。

図６では、５部以上はプリントできず、現状２部プリントされて残りは３部だけプリントできることが示されている。

「コピー権限」はコピ−を許可するか否かの権限についての設定項目であり、「許可しない」「部数を増加して許可」「機能制限して許可」等の設定が可能である。管理文書のコピーを必要とする場合に、動作を規定しておく。例えばコピー文書は管理対象外となるが、機能制限としてモノクロ印刷に限定するといった使い方ができる。また、Ｅ−Ｍａｉｌ通知機能を使用して、コピ−されたことを電子文書の作成者等に通知したり、認証と組み合わせてコピー権限を有するユーザのみにコピーを許可するという使い方もできる。

「文書破棄時」は、シュレッダー４で紙文書１０を破棄処分した時に、残り部数を増やすか否かについての設定項目である。「管理部数」の機能と「文書変更」の機能とを組み合わせることが想定される。従来であれば、紙文書１０を破棄した時、破棄されたことを手動で入力する必要があった。それを自動化したことにより、「管理部数」において残り部数に余裕があり、かつ「文書変更」が「許可する」の設定になっている場合には、電子データ編集許可状態となり、文書破棄後、すぐに文書の編集を行うことができるようになる。

「持ち出し権限」は、持ち出せるユーザについての設定項目である。図６の例では、「正社員」という身分一括により設定した場合を示しているが、個別のユーザについての設定も可能である。紙文書１０の盗難を防止するために使われるのが主な使い方となる。「管理外持出」と組合わせて、動作が確定される。また、「管理部数」と組み合わせて、紙文書１０を持ち出した時に、残り部数のカウントを「１」減算するようにすると、部署内にはかならず１部は、紙文書１０として存在するという状態を作り出すことができる。

「管理期間」は、自動管理をいつまで続けるかについての設定項目である。電子文書の管理期間を定めて、有効期限を設定することができる。「文書破棄時」や「自動終了」との組合せで、管理期間を、日付ではなく、条件で終了させることも可能となる。

「プリント権限」は、勝手にプリントアウトされるのを防止するため、プリントできるユーザを設定するものである。身分一括による設定もユーザ個別の設定も可能である。いくらコピーを禁止しても、元となる電子データからプリントされてしまうことがある。プリント可能なユーザを設定し、第三者のプリントを禁止する。

「管理外持出」は、持出し権限を有していないユーザが紙文書１０を持ち出した時に実行させる所定動作についての設定項目である。所定動作とは、例えば「ドア５１を開けない」「ブザー通知」「メール通知」「管理データにおけるステータス（状態）の変更のみ」、などの設定が可能である。持ち出したときの動作を規定することで、文書の盗難を防止できるとともに、部署内における紙文書１０の存在を確実なものとすることができる。持ち出しだけでなく、持ち込みに関しても、同様の使用方法が可能であり、紙文書１０の返却時における動作の規定を行うことも可能である。

「自動終了」は、管理期間が到来しなくても、管理を終了するかどうかについての設定項目である。ＯＮの時に終了条件を入力する。この実施形態では、紙文書１０が５部全部が破棄されたときに管理を終了する。「管理期間」と関連して、管理終了条件を規定するものである。「文書破棄時」を「部数を増やさない」に設定することにより、管理すべき文書が紙媒体で存在しなくなった時に、管理を終了させることができる。

「文書変更」は、オリジナルの電子データの変更を許可するか否かについての設定項目であり、「許可する」「プリント未出力のときのみ許可する」「許可しない」などの設定が可能である。

紙文書１０と電子文書の内容を同一にしたいとき、この機能を使用する。また、Ｅ−ｍａｉｌ通知機能を組み合わせることにより、電子文書を変更した時に、「文書を所持しているユーザに対して通知を行う」という使い方も可能である。

以上のような設定項目を文書単位で設定可能である。また、紙文書１０の持ち出し状況がどのようになっているかは、図７に示す「ステータス確認」の画面から確認することができる。この画面は、図６の「ステータス確認」ボタンを押下することにより表示される。

図７の「ステータス確認」の画面においては、部数が５（１〜５）であるため、管理文書数も５部となる。それぞれのプリント物に対し、現状がどのような状態か、誰がプリントしたか、あるいは持ち出したかを表示する。すでに紙文書１０が破棄されていた場合は、その旨も表示する。ステータスの変更履歴も表示可能に構成してもよい。

つぎに、紙文書１０の持ち出し状況の管理方法について説明する。

紙文書１０のステータス（状態）が変化することを検知したときに、ステータス変更要因がＭＦＰ１に送られる。ＣＰＵ２１では、管理データにおけるステータスを変更させるとともに、それに応じた制御を行う。
（Ａ）「文書をプリントする時」
１．ユーザがＭＦＰ１に対し、ユーザＩＤを入力してログインする。

２．プリントする電子文書を選択する。

３．プリントが許可されている状態ならば、「タグつきの用紙をセットしてください」とのメッセージを操作パネル部６にの表示部６Ｂに表示し、用紙１０Ａがセットされた後、プリントを開始する。プリントが許可されていないときは、プリントできない旨を表示する。

４．プリント後、ステータスは「プリント保持」となり、プリント指示したユーザと時刻などがステータスとして記録される。
（Ｂ）「紙文書１０を持ち出す時」
１．ユーザが紙文書１０を持って文書管理室５０から出る際、ドア５１付近のタグ読取装置２により、紙文書１０のタグ１１を読み取り、ＭＦＰ１に文書ＩＤの信号を送信する。

２．ユーザは前記ドア５１付近の指紋認証装置５により証認を行うと、ユーザＩＤの信号がＭＦＰ１に送信される。

３．ＭＦＰ１のＣＰＵ２１は、紙文書１０の持ち出し許可のリストから、そのユーザが持ち出す許可の権限を与えられているか否かを判断する。

具体的には、前述したように、紙文書１０に埋設されたタグ１１には文書ＩＤが書き込まれており、タグ読取装置２がその紙文書１０のタグ１１から文書ＩＤを読み取る一方、ユーザがドア５１を開けて管理対象となる紙文書１０を持ち出す時に、ユーザ認証装置５が持ち出そうとするユーザを特定する。

例えば図９の表１に示すように、タグ読取装置２から文書ＩＤ「０００００１」等が送られ、指紋認証装置５から「金本」が送られた場合、「０００００１」の中に、「金本」が含まれるので、「持ち出し許可」と判別する。一方、タグ読取装置２から文書ＩＤ「０００００２」が送られ、認証装置５から「今岡」が送られてくると、「０００００２」の文書の持ち出し可能ユーザに「今岡」が含まれていないので、「持ち出し不許可」となる。

４．持出しが許可されたユーザであれば、ＣＰＵ２１はドア５１を開口させ、管理データのステータスを「プリント保持」から「持ち出し中」に変更する。持出しが禁止されていたユーザであれば、ドアの開口を阻止したりブザーを鳴らすなどの動作を行う。
（Ｃ）「紙文書１０を破棄する時」
１．ユーザが紙文書１０をシュレッダー４に挿入して破棄する操作を行うと、タグ読取装置３が紙文書１０のタグ１１から文書ＩＤを読み取る。

２．読み取った文書ＩＤをＭＦＰ１に送信し、ＣＰＵ２１がステータスを「破棄済み」とする。

なお、拡張機能として、破棄を禁止するような紙文書１０であれば、誤って紙文書１０を破棄しないように、シュレッダー４の動作を停止させることも可能である。
（Ｄ）「Ｅ−ｍａｉｌ通知機能」との連携
前述のとおり、「Ｅ−ｍａｉｌ通知機能」と組み合わせることによって、機能を拡張することができる。具体的な設定画面を図８に示す。この画面は、図６の「Ｅ−Ｍａｉｌ通知」ボタンを押下することにより表示される。

図８では、例えば「文書持ち出し時」、「文書変更時」、「文書印刷時」、「管理終了時」、「文書破棄時」の５つの状態変化を想定してあり、それぞれの状態変化が発生した時の動作を規定してある。

個別に通知先を指定することがあり得るので、その場合、「通知先個別指定」のキーの押し下げにより、Ｅ−Ｍａｉｌアドレスの一覧が表示され、そこから通知したいアドレスを選択するようにすればよい。

以上のように、紙文書１０を管理したい箇所に配置されたタグ読取装置２（３）により、ＭＦＰ１が紙文書１０のタグ１１から文書ＩＤを取得し、さらに、ＭＦＰ１が指紋認証装置５からのユーザＩＤを取得すると、文書ＩＤ及びユーザＩＤから持ち出し許可／不許可のユーザが判別され、持ち出し許可のユーザであれば、ＣＰＵ２１によって電子文書の管理データが自動的に変更される。これにより、電子文書の一元的な管理を厳密に行えることになる。逆に、持ち出し不許可のユーザであれば、ブザー音などで報知したり、ドア５１を開けないから、紙文書の不正な持ち出しが有効に防止される。

また、紙文書１０の持ち出し可能なユーザを、例えば操作パネル部６上から追加したり、削除することができ、また、そのユーザの権限も操作パネル部６から変更することができることにより、使い勝手がよくなる。

次に、図１に示した文書管理システムによって行われる文書管理処理を、図１１〜図１３に示すフローチャートを参照して説明する。

図１１は、ＭＦＰ１で電子文書がタグ付き用紙１０Ａにプリントされるまでの処理を示すものである。この処理は、ＭＦＰ１のＣＰＵ２１がＲＯＭ２２に格納されているプログラムに従って動作することにより実行される。

処理に先立ち、ユーザが管理対象の電子文書を追加したい場合には、電子文書を記憶部２５に追加記憶させる。また、文書の管理者等は、図４〜６の設定画面を用いて、各設定項目についての設定処理を予め行っておく。

図１１において、ステップＳ１０１では、プリントしたいユーザのログインを受け付け、ステップＳ１０２では、電子文書が選択されたかどうかを判断する。選択されていなければ（ステップＳ１０２でＮＯ）、選択されるまで待つ。

文書が選択されると（ステップＳ１０２でＹＥＳ）、ステップＳ１０３で、その文書をプリント対象文書として特定し、ステップＳ１０４で、そのユーザがその文書をプリント許可されているかどうかを判断する。

ユーザがプリント許可されていなければ（ステップＳ１０４でＮＯ）、プリントを実行することなく本処理を終了する。この場合、操作パネル部６の表示部６Ｂに、「プリントが許可されていない」旨を表示させても良い。

ユーザがプリント許可されていれば（ステップＳ１０４でＹＥＳ）、ステップＳ５で、タグ付用紙１０Ａが給紙部にセットされたかどうかを判断し、セットされていなければ（ステップＳ１０５でＮＯ）、セットされるのを待つ。

タグ付用紙１０Ａがセットされると（ステップＳ１０５でＹＥＳ）、ステップＳ１０６で、前記選択された電子文書をタグ付用紙１０Ａにプリントし、ステップＳ１０７で、プリントした電子文書の文書ＩＤを、その用紙のタグ１１に書き込んだ後、ステップＳ１０８で、排紙トレーに排紙する。

こうして作成された紙文書１０を、ユーザが持ち出す際の処理を図１２及び図１３に示すフローチャートを参照して説明する。図１２Ａは、第１のタグ読取装置２で実行される処理を示し、図１２Ｂは、認証装置５で実行される処理を示し、図１３はＭＦＰ１のＣＰＵ２１がＲＯＭ２２に格納されたプログラムに従って動作することにより実行される処理を示す。

ユーザが紙文書１０を持って、文書管理室５０を出るためにドア５１の近くまで来たとする。タグ読取装置２は紙文書１０が無線による読み取り範囲内に進入すると、図１２ＡのステップＳ２０１で、タグ１１に書き込まれた文書ＩＤを読み取り、ステップＳ２０２で、読み取った文書ＩＤをＭＦＰ１に送信する。

一方、ユーザがドア５１を開けるために、認証装置５により認証行うと、認証装置５は図１２ＢのステップＳ３０１で、認証を実行してユーザＩＤを特定し、ステップＳ３０２で、得られたユーザＩＤをＭＦＰ１に送信する。

一方、ＭＦＰ１のＣＰＵ２１は、図１３のステップＳ４０１で、タグ読取装置２から文書ＩＤが送信されてきたかどうか（受信したかどうか）を調べる。送信されてくると（ステップＳ４０１でＹＥＳ）、ステップＳ４０２で、認証装置５からユーザＩＤが送信されてきたかどうか（受信したかどうか）を調べる。送信されてくると（ステップＳ４０２でＹＥＳ）、ステップＳ４０３に進む。なお、文書ＩＤやユーザＩＤが送信されて来なければ（ステップＳ４０１でＮＯ、ステップＳ４０２でＮＯ）、いずれも処理を終了する。

ステップＳ４０３では、受信したユーザＩＤと文書ＩＤから、図９に示す表１を用いて、紙文書１０の持ち出しの許可ユーザかどうかを判断する。

紙文書１０の持ち出し許可ユーザである場合には（ステップＳ４０３でＹＥＳ）、ステップＳ４０４で、ＣＰＵ２１は、ドア５１を開けるなど、許可に応じた制御を行ったのち、ステップＳ４０５で、文書のステータスを「持ち出し中」に変更し、ステップＳ４０７に進む。

一方、紙文書１０の持ち出し許可ユーザでない場合には（ステップＳ４０３でＮＯ）、ステップＳ４０６で、ブザーを鳴らす、ドア５１の開口を阻止する等の不許可に応じた制御を行ったのち、ステップＳ４０７に進む。

ステップＳ４０７では、Ｅ−ｍａｉｌによる通知設定がなされているかどうかを判断し、なされていれば（ステップＳ４０７でＹＥＳ）、設定に応じて所定の通知先にＥ−ｍａｉｌでの通知を行ったのち、処理を終了する。Ｅ−ｍａｉｌによる通知設定がなされていないときは（ステップＳ４０７でＮＯ）、そのまま処理を終了する。

この発明の一実施形態に係る文書管理装置が用いられた文書管理システムを示す構成図である。 タグ付用紙に電子文書が印刷された紙文書を示す斜視図である。 文書管理装置としてのＭＦＰの電気的構成を示すブロック図である。 ＭＦＰにおける「応用設定」画面を示す図である。 ＭＦＰにおける「管理文書選択」画面を示す図である。 ＭＦＰにおける「管理文書機能設定」画面を示す図である。 ＭＦＰにおける「ステータス確認」画面を示す図である。 ＭＦＰにおける「Ｅ−Ｍａｉｌ通知」画面を示す図である。 記憶部に記憶された、文書と持ち出し許可あるいは不許可ユーザの対応関係を示す表である。 記憶部に記憶された、管理文書の設定値の一例を示す表である。 ＭＦＰ１で電子文書がタグ付き用紙１０にプリントされるまでの処理を示すフローチャートである。 図１２Ａは第１のタグ読取装置２で実行される処理を示し、図１２Ｂは認証装置５で実行される処理を示すフローチャートである。 紙文書をユーザが持ち出す際に、ＭＦＰで行われる処理を示すフローチャートである。

符号の説明

１ ＭＦＰ（文書管理装置）
２，３ タグ読取装置
４ シュレッダー（紙文書破棄装置）
５ 認証装置
６ 操作パネル部
６Ａ 操作部（入力手段）
６Ｂ 表示部
７ 受信部
１０ 紙文書
１１ タグ
２１ ＣＰＵ（文書情報取得手段、ユーザ情報取得手段、判別手段、管理手段）
２５ 記憶部

Claims (13)

1. 記憶素子からなるタグが付着された紙文書であって、ユーザが指示した電子文書のプリント時に前記タグに文書情報が書き込まれた管理対象の紙文書が、所定の空間から持ち出される時に、前記タグに書き込まれた文書情報を読み取るタグ読取装置を介して文書情報を取得する文書情報取得手段と、
   前記プリントされた紙文書を持ち出すユーザの情報を、認証装置を介して取得するユーザ情報取得手段と、
   電子文書毎に、持ち出し権限を含む管理データを変更可能に記憶する記憶手段と、
   前記取得した文書情報及びユーザ情報に基づいて、前記持ち出される紙文書が持ち出し許可されたユーザか否かを判別する判別手段と、
   前記判別結果に応じて、前記紙文書の持ち出し状況を管理する管理手段と、
   を備えていることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記管理手段は、持ち出される紙文書が許可されたユーザであれば、前記記憶手段における管理データの紙文書持ち出し状況に関する内容を変更し、非許可のユーザであれば、持ち出しを阻止するための制御を行う請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記管理手段は、
   紙文書の持ち出し可能なユーザを追加及び／又は削除する機能と、前記紙文書を持ち出し可能なユーザについての権限を変更する機能とを備えている請求項１に記載の文書管理装置。
4. 前記プリント総数を管理対象の紙文書総数として入力する手段を有し、
   前記管理手段は、プリント時に、管理対象となった紙文書の個数管理を行う請求項１に記載の文書管理装置。
5. 前記文書情報取得手段は、複数のタグ読取装置でそれぞれ読み取られた文書情報を取得可能である請求項１に記載の文書管理装置。
6. 複数のタグ読取装置のうちの一つが紙文書破棄装置に設けられており、
   前記文書情報取得手段は、管理対象の紙文書が前記紙文書破棄装置で破棄される際に、前記紙文書破棄装置のタグ読取装置により読み取られた文書情報を取得する請求項５に記載の文書管理装置。
7. 記憶素子からなるタグが付着された紙文書であって、ユーザが指示した電子文書のプリント時に前記タグに文書情報が書き込まれた管理対象の紙文書が、所定の空間から持ち出される時に、前記タグに書き込まれた文書情報を読み取るタグ読取装置と、
   前記プリントされた紙文書を持ち出すユーザの情報を取得する認証装置と、
   文書管理装置とを備え、
   前記文書管理装置は、
   前記タグ読取装置から送られてきた文書情報を取得する文書情報取得手段と、
   前記認証装置から送られてきたユーザ情報を取得するユーザ情報取得手段と、
   電子文書毎に、持ち出し権限を含む管理データを変更可能に記憶する記憶手段と、
   前記取得した文書情報及びユーザ情報に基づいて、前記持ち出される紙文書が持ち出し許可されたユーザか否かを判別する判別手段と、
   前記判別結果に応じて、前記紙文書の持ち出し状況を管理する管理手段と、
   を備えたことを特徴とする文書管理システム。
8. 前記文書管理装置の管理手段は、持ち出される紙文書が許可されたユーザであれば、前記記憶手段における管理データの紙文書持ち出し状況に関する内容を変更し、非許可のユーザであれば、持ち出しを阻止するための制御を行う請求項７に記載の文書管理システム。
9. 前記文書管理装置の管理手段は、紙文書の持ち出し可能なユーザを追加及び／又は削除する機能と、前記紙文書を持ち出し可能なユーザについての権限を変更する機能とを備えている請求項７に記載の文書管理システム。
10. 前記文書管理装置は、プリント総数を管理対象の紙文書総数として入力する手段を有し、前記管理手段は、プリント時に、管理対象となった紙文書の個数管理を行う請求項７に記載の文書管理システム。
11. タグ読取装置が複数個設けられ、
    前記文書管理装置の文書情報取得手段は、前記複数のタグ読取装置でそれぞれ読み取られた文書情報を取得可能である請求項７に記載の文書管理システム。
12. 複数のタグ読取装置のうちの一つが紙文書破棄装置に設けられており、
    前記文書管理装置の文書情報取得手段は、管理対象の紙文書が前記紙文書破棄装置で破棄される際に、前記紙文書破棄装置のタグ読取装置により読み取られた文書情報を取得する請求項１１に記載の文書管理システム。
13. 記憶素子からなるタグが付着された紙文書であって、ユーザが指示した電子文書のプリント時に前記タグに文書情報が書き込まれた管理対象の紙文書が、所定の空間から持ち出される時に、前記タグに書き込まれた文書情報を読み取るタグ読取装置を介して文書情報を取得するステップと、
    前記プリントされた紙文書を持ち出すユーザの情報を、認証装置を介して取得するステップと、
    前記取得した文書情報及びユーザ情報に基づいて、前記持ち出される紙文書が持ち出し許可されたユーザか否かを判別するステップと、
    判別結果に応じて、前記紙文書の持ち出し状況を管理するステップと、
    をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
    

Images