COMPAÑÍA INDUSTRIAL DEL CASTILLO S.
A
CARTA DE CONTROL INTERNO
NUEVO CHIMBOTE, 20 DE OCTUBRE DE 2017
CARTA N° 01 – 2018 AV S.C
SEÑOR : ORLANDO ROJAS DAMIAN
Gerente General de la Compañía Industrial del Castillo S.A.
ASUNTO : COMUNICACIÓN DE DEBILIDADES DEL CONTROL INTERNO – AREA DE
TESORERÍA
REF. : AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS DURANTE EL PERIODO
2016
Me es grato dirigirme a Ud. para comunicarle que con relación a la Auditoria
realizada a los Estados Financieros de la Compañía Industrial del Castillo S.A., con cifras
al 31 de Diciembre del 2016, hemos evaluado la estructura del control interno de la
Entidad, únicamente hasta el grado que consideremos necesario para tener una base
sobre la cual determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos
de auditoría que serán aplicados en el desarrollo de nuestro examen a los Estados
Financieros. El examen se llevó a cabo con el propósito de rendir una opinión
profesional sobre los estados financieros, por lo tanto, no necesariamente revela todas
las deficiencias en el sistema de control interno, debido a que está basado en pruebas
selectivas de los registros contables y de la información que le es relativa.
Consecutivamente a los antes expuestos, nos permitimos presentar las quince
observaciones de carácter final, que han sido detectadas hasta la fecha y que
contienen sugerencias y/o recomendaciones, tanto correctivas como preventivas, las
cuales pueden coadyuvar en el alcance de las metas y objetivos de la entidad. La
presente carta contiene información relativa a la Auditoría en la que se comunica las
DEFICIENCIAS SIGNIFICATIVAS DE AUDITORIA. Es necesario que se tome nota de su
contenido; así como también se efectúen las acciones pertinentes para la superación
de las observaciones presentes en el área.
Atentamente.
xyz
Auditor Responsable
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CARTA DE CONTROL INTERNO
INTRODUCCIÓN
Se ha evidenciado debilidades de control por acciones y omisiones. Tal es así que
estos se han determinado por medio de la aplicación del cuestionario de control
interno. La comisión de Auditoría ha efectuado el estudio y evaluación del Control
Interno en sus ocho componentes, aplicando técnicas al área de tesorería para el
periodo 2016. El examen esta realizado de conformidad con las Normas
Internacionales de Auditoria, la cual dispone efectuar una apropiada evaluación de
la estructura de control interno en el área examinada, a efectos de formarse una
opinión sobre la efectividad de controles implementados y determinar el riesgo de
control, esto para poder tomar medidas de corrección sobre estas y próximamente
decisiones en la entidad.
DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO
ÁREA DE TESORERÍA
DEBILIDAD Nº 01
EL PERSONAL DEL AREA NO TIENE CONOCIMIENTO DEL MOF
CONDICION:
Como resultado de haber realizado una evaluación al área de tesorería, se ha
evidenciado a través de la aplicación del Cuestionario que no se ha dado a
conocer el Manual de Organización y Funciones a todo el personal del Área del
área.
CRITERIO:
Política relativa al desempeño de funciones: El personal realizara sus
actividades de acuerdo al Manual de Organización y Funciones.
CAUSA:
Falta de aprobación del Manual de Organización y Funciones por parte de los
funcionarios de la Compañía Industrial del Castillo.
EFECTO:
Desorden en el desarrollo de funciones por parte del personal del área de
tesorería.
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CARTA DE CONTROL INTERNO
RECOMENDACIÓN:
A los funcionarios de la entidad, aprobar el Manual de Organización y
Funciones y dar a conocer por escrito a todo el personal del área ya que esta
sirve de guía para el desarrollo de funciones.
DEBILIDAD Nº 02
FALTA DE IDENTIFICACION DE RIESGOS PARA LA CUSTODIA DE DINERO
CONDICION:
En la evaluación del control interno se ha determinado que en el área de
tesorería no se han identificado riesgos relacionados a la custodia del dinero de
tal manera que se evidencia la falta de un sistema de seguridad que brinde las
garantías necesarias para la prevención de posibles eventos negativos.
CRITERIO:
La municipalidad cuenta con sistema para la seguridad y resguardo del efectivo
como política de empresa la cual es la seguridad y monitoreo de dicho
elemento
CAUSA:
Falta de compromiso del personal responsable y desconocimiento de la
importancia de identificar riesgos dentro del área y en especial con respecto a
la custodia del dinero.
EFECTO:
Posibles pérdidas y desvíos del dinero por no tomar las medidas necesarias
para su resguardo y falta de liquidez para cubrir las obligaciones menores.
RECOMENDACIÓN:
A los funcionarios y responsable de la identificación de riesgos se les
recomienda que se tome en cuenta la importancia de identificar eventos, de
esta manera prever futuras contingencias relacionadas al dinero en caja.
DEBILIDAD Nº 03
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NO SE HA IMPLEMENTADO MEDIDAS PARA LA REDUCCIÓN DE RIESGOS DENTRO
DEL ÁREA
CONDICION:
Tras aplicar el instrumento del cuestionario Se determinó que el área de
tesorería no dispone de medidas necesarias para hacer frente a eventos que
pudieran suceder dentro de la misma.
CRITERIO:
Como parte de la política de la empresa es contar con un seguro contra todo
tipo de riesgo dentro de la entidad.
CAUSA:
Falta de capacitación del personal designado a la evaluación de riesgos dentro
del área de tesorería.
EFECTO:
Retraso en la misión de la empresa debido a eventos ocurridos por falta de un
seguro que prevenga todo tipo de riesgo
RECOMENDACIÓN:
A los funcionarios y gerentes de la entidad, que en forma general la empresa
capacite a su personal, principalmente al encargado de la evaluación de riesgos
así mismo se cuente con un seguro que cubra todo tipo de eventos negativos
que puedan perjudicar el logro de los objetivos
DEBILIDAD Nº 04
NO SE CUENTA CON SEGUROS PARA CUALQUIER TIPO DE INCIDENTE DENTRO DEL
ÁREA
CONDICION:
Al aplicar el cuestionario se determinó que la empresa no dispone de un seguro
el cual le proteja de los riesgos a los que está expuesto el área de tesorería y
toda la empresa.
CRITERIO:
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La entidad cuenta con un seguro contra todo tipo de riesgo para cubrir eventos
adversos en las distintas áreas administrativas
CAUSA:
Una mala organización por parte del personal competente que no toma en
cuenta los eventos negativos a los que está expuesto el área
EFECTO:
El personal se ve expuesto a riesgos que pueden atentar contra su integridad al
igual que la empresa al verse afectada a sanciones
RECOMENDACIÓN:
Una recomendación seria que la empresa cuente con un seguro en en el área
de tesorería y en toda la empresa que le permita compartir el riesgo.
DEBILIDAD Nº 5
NO SE REALIZAN ARQUEOS DE CAJA PERIODICAMENTE
CONDICION:
Aplicando el instrumento del cuestionario se determinó que la empresa no está
haciendo un control interno de efectivo en el cual se verifica la administración
de todo el dinero que la empresa, así como por las salidas de éste con un
programa adecuado para cancelar proveedores de bienes y servicios
CRITERIO:
Se cuenta con un adecuado control del efectivo el cual sirve para gestionar todo
el dinero que se recibe producto los ingresos que percibe la empresa
CAUSA:
La mala implementación y un inadecuado control del efectivo van a generar un
mal conteo de los ingresos que se recibe
EFECTO:
Una demora y desorden en el área producto de no implementar un control
para el conteo y administración de los ingresos.
RECOMENDACIÓN:
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La empresa tiene que realizar e implementar un arqueo de caja que le permita
tener un control sobre los ingresos del efectivo.
DEBILIDAD Nº 6
NO SE CUENTA CON UNA CAJA DE SEGURIDAD PARA LA CUSTODIA DE FONDOS Y
VALORES
CONDICION:
Tras el cuestionario aplicado se puede afirmar que la empresa no puede
resguardar y proteger el dinero que se encuentra expuesto a posibles robos
dentro del área de tesorería con una caja fuerte
CRITERIO:
Ley Nº 27445 Ley del Procedimiento Administrativo General para el resguardo y
recaudo del dinero.
CAUSA:
El hecho de que la entidad no cuente una adecuada seguridad para el
resguardo del efectivo puede ocasionar posibles robos en el área de tesorería
EFECTO:
Al no contar con las respectivas medidas de seguridad debida el dinero
destinado al pago que se efectúa a corto plazo puede ocasionar que la entidad
tenga que recurrir a otras instancias y eso retrasar los pagos y movimiento que
se realiza
RECOMENDACIÓN:
Se recomienda la gerencia que implemente un sistema de seguridad para
resguardar el efectivo y fondos de suma importancia ya que no pueden estar
expuestos.
DEBILIDAD Nº 7
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NO SE MIDE EL RENDIMIENTO DE LOS CONTROLES EJECUTADOS EN EL AREA
CONDICION:
En la evaluación del control interno se observó que no se mide el rendimiento
de los controles ejecutados en el área, por lo que no se está determinando el
efecto que generan la implementación de estos.
CRITERIO:
La entidad evaluará constantemente los controles implementados en las
distintas áreas con el fin de determinar la eficacia de estos.
CAUSA:
Desconocimiento y falta de capacitación al personal encargado con respecto a
la evaluación del control interno propio del área de tesorería.
EFECTO:
No se identifican las deficiencias y/o debilidades presentes en el control interno
implementado, lo que demuestra que la entidad está expuesta a estos pero no
se emplean medidas estratégicas para reducir las debilidades.
RECOMENDACIÓN:
A la gerencia y/o funcionarios de la entidad, que se capacite al personal
encargado para la medición del rendimiento de los controles ejecutados en el
área de tesorería.
DEBILIDAD Nº 8
NO SE HA EVALUADO Y VALORADO LOS RIESGOS INTERNOS Y EXTERNOS CON
RESPECTO A LA CUSTODIA DE DINERO EN EFECTIVO
CONDICION:
La empresa no considera necesario valorar aquellos eventos que pudieran
ocurrir dentro y fuera de la empresa respecto a resguardar debidamente el
efectivo y los riesgos que conllevaría a no hacerlo debidamente
CRITERIO:
Ley N° 27783, Art. 40° Los gobiernos locales gozan de autonomía política,
económica y administrativa en los asuntos de su competencia
CAUSA:
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Falta de compromiso e interés por parte de los jefes competentes al no tomar
en cuenta las consecuencias que llevaría al no valorar los riesgos han las que
están expuesto el efectivo
EFECTO:
La perdida y desvió de dinero son una de los problemas a los que se ve
sometido la entidad
RECOMENDACIÓN:
Una de las recomendaciones es que se tiene que valorar el hecho que el
efectivo tiene que ser no solo resguardado sino también monitoreado
generado esto que se pueda perder dinero y complicando financieramente a la
entidad
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DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO
ÁREA DE COBRANZAS
DEBILIDAD Nº 01
EL ÁREA NO CUENTA CON UN REGISTRO AUXILIAR PARA LAS CUENTAS POR
COBRAR
CONDICION:
Tras aplicar el cuestionario se puede afirmar que la empresa no lleva un
registro auxiliar donde se detallen los saldos que tiene por cobrar
CRITERIO:
La entidad cuenta con un registro auxiliar que sirve respaldo tras posible
pérdida o hurto del registro original.
CAUSA:
Desconocimiento por parte del personal encargado de que la empresa debe
llevar un registro auxiliar.
EFECTO:
Ante cualquier perdida del registro original se llega a perder toda información
de manera total.
RECOMENDACIÓN:
Se recomienda a la gerencia implementar la política interna de llevar un registro
auxiliar de sus cobranzas.
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DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO
ÁREA DE COBRANZAS
DEBILIDAD Nº 02
NO SE CUENTA CON LÍNEAS DE COMUNICACIÓN, PARA DIFUNDIR LOS
PROGRAMAS, METAS Y OBJETIVOS
CONDICION:
Como resultado de haber realizado una evaluación al are de cobranzas se pudo
determinar que la entidad no tiene implementada líneas de comunicación entre el
área de cobranzas y la gerencia
CRITERIO:
Política de difusión de metas y objetivos: sistema de comunicación interna para la
difusión de programas
CAUSA:
Desconocimiento por parte del personal encargado del área de un sistema de
comunicación que ayude a difundir los programas y metas dentro del área
EFECTO:
Retraso en los objetivos y metas de la empresa debido a que estos no llegan al
personal que labora dentro de las áreas
RECOMENDACIÓN:
.Se recomienda a la gerencia implementar un sistema de comunicación entre la
gerencia y el área de cobranzas para hacer de conocimiento los programas, metas y
objetivos
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DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO
INMUEBLE MAQUINARIA Y EQUIPO
DEBILIDAD Nº 01
NO SE TIENE CONOCIMIENTO ACERCA DE LA MISIÓN Y VISIÓN DE LA ENTIDAD
CONDICION:
En la evaluación del control interno se observó que el personal del área no tiene
conocimiento alguno sobre la misión y visión de la entidad
CRITERIO:
Política de difusión de misión y visión: hacer de conocimiento la visión y visión de la
entidad a sus colaboradores
CAUSA:
Desconocimiento del personal a cargo del área la difusión de la misión y visión de
los colaboradores
EFECTO:
Ligero retraso en el loro de los objetivos de la entidad
RECOMENDACIÓN:
Se recomienda a la gerencia realizar encuestas con el fin de poder saber si los
trabajadores tienen conocimiento de la misión y visión
