JP6171682B2 - 情報出力装置、情報出力システム、情報出力方法、及び情報出力プログラム - Google Patents

Description

本発明は、情報出力装置、情報出力システム、情報出力方法、及び情報出力プログラムに関する。

画像形成装置等、オフィスにおいて利用される機器は、一般的に、一定期間ごとに置き換え（リプレース）が行われる。新しい機器に置き換えられることで、ユーザは、機器による成果物（例えば、画像形成装置であれば印刷結果等）の品質の向上や、業務効率の向上等を期待することができる。

しかしながら、用途を同じくする機器であっても、多数のモデルが存在し、ユーザの利用状況に適した機器を選択するのは困難である。低価格であることを優先してリプレースを行えば、機器の利便性が低下する可能性が有る。一方、高性能であることを優先してリプレースを行えば、ユーザにとってオーバースペックな機器が導入される可能性が有る。

本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであって、機器の置き換えを支援することを目的とする。

そこで上記課題を解決するため、情報出力装置は、機器の置き換えごとに、置き換え前の機器の利用状況を示す情報と置き換え後の機器を示す情報を対応付けて記憶する置換情報記憶部と、ネットワークを介して受信される、複数の機器のそれぞれの利用状況を示す情報を記憶する利用状況記憶部と、機器の置き換え要求に応じ、置き換え要求に係る機器に関して前記利用状況記憶部が記憶する利用状況を示す情報に基づいて、前記置換情報記憶部が情報を記憶する置き換えの中からいずれかの置き換えを選択する選択部と、選択された置き換えに関して前記置換情報記憶部に記憶されている、置き換え後の機器を示す情報を出力する出力部とを有する。

機器の置き換えを支援することができる。

本発明の実施の形態における機器管理システムのネットワーク構成例を示す図である。 本発明の実施の形態における情報管理装置のハードウェア構成例を示す図である。 本発明の実施の形態における各装置の機能構成例を示す図である。 置き換えレポートの生成処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。 レポート条件入力画面の表示例を示す図である。 機器情報蓄積部の構成例を示す図である。 対象サイトにおける機器の利用状況の集計結果の一例を示す図である。 参考情報記憶部の構成例を示す図である。 合致度の一例を示す図である。 モデル名がＭＰ４００である機器に関する合致度を示す図である。 コスト情報記憶部の構成例を示す図である。 置き換えレポートの表示例を示す図である。 参考情報の生成処理の一例を説明するためのフローチャートである。 置換実績記憶部の構成例を示す図である。 置き換え前の機器の過去１ヶ月の利用状況の集計結果の一例を示す図である。

以下、図面に基づいて本発明の実施の形態を説明する。図１は、本発明の実施の形態における機器管理システムの構成例を示す図である。図１において、機器管理システム１は、ユーザ環境Ｅａ〜Ｅｄ等の複数のユーザ環境Ｅ、遠隔管理装置２０、情報管理装置１０、及びクライアント端末５０等を含む。

各ユーザ環境Ｅは、機器４０のユーザ（例えば、企業ユーザ）におけるシステム環境である。本実施の形態では、便宜上、各ユーザ環境Ｅは、相互に異なる企業におけるシステム環境であるとする。但し、ユーザ環境Ｅが対応する組織は、企業単位に限られない。一つの企業内における部門又は部署等が、ユーザ環境Ｅに対応付けられてもよい。

各ユーザ環境Ｅは、１以上の機器４０と、必要に応じて機器管理装置３０とを含む。機器４０は、例えば、複合機等の画像形成装置であり、機器管理装置３０又は遠隔管理装置２０に対して、機器情報を送信する機器である。すなわち、機器４０は、機器管理システム１において管理対象とされている機器である。

機器管理装置３０は、当該機器管理装置３０が属するユーザ環境Ｅおける各機器４０からの機器情報の収集や、収集された機器情報の遠隔管理装置２０へのアップロード等を行うコンピュータである。すなわち、機器管理装置３０は、同じユーザ環境Ｅに属する各機器４０と、ＬＡＮ（Local Area Network）又はＷＡＮ（Wide Area Network）等のネットワークを介して接続されている。また、機器管理装置３０は、遠隔管理装置２０と、ＷＡＮ（Wide Area Network）等のネットワークを介して接続されている。但し、ユーザ環境Ｅａにおける機器４０ａ５のように、遠隔管理装置２０と直接的に通信可能な機器４０が存在してもよい。このような機器４０の機器情報は、機器管理装置３０を経由せずに、遠隔管理装置２０にアップロードされてもよい。なお、本実施の形態において、機器情報とは、主として機器４０の利用状況を示す情報である。但し、機器情報には、機器４０の属性情報、機器４０の状態を示す情報、又は機器４０に対する設定情報等が含まれてもよい。

一方、遠隔管理装置２０及び情報管理装置１０は、例えば、機器４０の保守を担当する組織によって運用される。

遠隔管理装置２０は、複数のユーザ環境Ｅの機器管理装置３０又は機器４０よりアップロードされる機器情報等を一元的に受信するコンピュータである。なお、機器情報のアップロードのタイミングとしては、例えば、ユーザ環境Ｅにおける機器構成が変化した時や、いずれかの機器４０の機器情報が変化した時等が挙げられる。また、例えば、定期的等、他のタイミングによって機器情報のアップロードが行われてもよい。

情報管理装置１０は、遠隔管理装置２０によって受信された機器情報を管理し、当該機器情報を利用して、所定の処理を実行するコンピュータである。本実施の形態において、情報管理装置１０は、ユーザ環境Ｅにおける機器４０の置き換え（リプレース）を支援するための処理を実行する。置き換えの支援とは、主に、置き換え先の機器４０の選択の支援をいう。

なお、遠隔管理装置２０及び情報管理装置１０は、例えば、ＬＡＮ又はＷＡＮ等のネットワークによって接続されている。但し、遠隔管理装置２０及び情報管理装置１０は、一台のコンピュータによって実現されてもよい。また、遠隔管理装置２０及び情報管理装置１０のそれぞれは、複数のコンピュータによって構成されるコンピュータシステムであってもよい。

クライアント端末５０は、例えば、ユーザ環境Ｅにおける機器４０の保守作業者等が利用する端末であり、情報管理装置１０に対するユーザインタフェースとして機能する。クライアント端末５０は、例えば、ＰＣ（Personal Computer）、スマートフォン、タブレット型端末、又は携帯電話等である。

図２は、本発明の実施の形態における情報管理装置のハードウェア構成例を示す図である。図２の情報管理装置１０は、それぞれバスＢで相互に接続されているドライブ装置１００、補助記憶装置１０２、メモリ装置１０３、ＣＰＵ１０４、及びインタフェース装置１０５等を有する。

情報管理装置１０での処理を実現するプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体１０１によって提供される。プログラムを記憶した記録媒体１０１がドライブ装置１００にセットされると、プログラムが記録媒体１０１からドライブ装置１００を介して補助記憶装置１０２にインストールされる。但し、プログラムのインストールは必ずしも記録媒体１０１より行う必要はなく、ネットワークを介して他のコンピュータよりダウンロードするようにしてもよい。補助記憶装置１０２は、インストールされたプログラムを格納すると共に、必要なファイルやデータ等を格納する。

メモリ装置１０３は、プログラムの起動指示があった場合に、補助記憶装置１０２からプログラムを読み出して格納する。ＣＰＵ１０４は、メモリ装置１０３に格納されたプログラムに従って情報管理装置１０に係る機能を実行する。インタフェース装置１０５は、ネットワークに接続するためのインタフェースとして用いられる。

なお、機器管理装置３０や遠隔管理装置２０についても、同様のハードウェア構成を有していてもよい。

図３は、本発明の実施の形態における各装置の機能構成例を示す図である。図３において、機器管理装置３０は、機器情報収集部３１及び機器情報送信部３２等を有する。これら各部は、機器管理装置３０にインストールされたプログラムが、機器管理装置３０のＣＰＵに実行させる処理によって実現される。機器管理装置３０は、また、機器情報記憶部３３を利用する。機器情報記憶部３３は、機器管理装置３０が有する記憶装置、又は機器管理装置３０にネットワークを介して接続される記憶装置等を用いて実現可能である。

機器情報収集部３１は、該機器管理装置３０と同じユーザ環境Ｅに属する各機器４０より機器情報を収集する。機器情報収集部３１によって収集された機器情報は、機器情報記憶部３３に記憶される。機器情報送信部３２は、機器情報記憶部３３に記憶されている機器情報を、遠隔管理装置２０に送信（アップロード）する。

遠隔管理装置２０は、機器情報転送部２１を有する。機器情報転送部２１は、遠隔管理装置２０にインストールされたプログラムが、遠隔管理装置２０のＣＰＵに実行させる処理により実現される。

機器情報転送部２１は、機器管理装置３０より送信（アップロード）される機器情報を、情報管理装置１０に転送する。

情報管理装置１０は、機器情報受信部１１、要求受付部１２、利用状況集計部１３、選択部１４、条件判定部１５、レポート生成部１６、出力部１７、及び参考情報生成部１８等を有する。これら各部は、情報管理装置１０にインストールされたプログラムが、ＣＰＵ１０４に実行させる処理により実現される。情報管理装置１０は、また、機器情報蓄積部１１１、構成情報記憶部１１２、コスト情報記憶部１１３、置換実績記憶部１１４、及び参考情報記憶部１１５等を利用する。これら各記憶部は、補助記憶装置１０２、又は情報管理装置１０にネットワークを介して接続される記憶装置等を用いて実現可能である。

機器情報受信部１１は、遠隔管理装置２０によって転送される機器情報を受信する。機器情報受信部１１によって受信された機器情報は、機器情報蓄積部１１１に記憶される。したがって、機器情報蓄積部１１１には、複数のユーザ環境Ｅにおける機器４０の機器情報が蓄積される。

要求受付部１２は、クライアント端末５０からの要求等を受信する。例えば、要求受付部１２は、置き換えレポートの生成要求や、置き換えが行われた際の実績情報等を、クライアント端末５０より受信する。置き換えレポートとは、機器４０の置き換えについて、推奨される形態を示す提案情報である。

利用状況集計部１３は、置き換えレポートの生成要求に応じ、機器情報蓄積部１１１に蓄積されている機器情報を利用して、置き換えのレポートの生成対象のユーザ環境Ｅにおける機器４０の利用状況を集計する。

選択部１４は、利用状況集計部１３による集計結果に基づいて、参考情報記憶部１１５が記憶する参考情報の中から、いずれかの参考情報を選択又は抽出する。参考情報とは、過去に機器４０の置き換えが行われたユーザ環境Ｅごとに、置き換え前の機器４０の利用状況を示す情報や、置き換え前の機器４０を示す情報、置き換え後の機器４０を示す情報等が対応付けられた情報であり、新たな置き換えの際に参考とされる。

条件判定部１５は、置き換えレポートの生成対象のユーザ環境Ｅについて、選択部１４によって選択された参考情報に基づく機器４０の置き換えが、所定の条件を満たすか否かを判定する。

レポート生成部１６は、条件判定部１５によって所定の条件が満たされると判定された参考情報に基づいて、置き換えレポートを生成する。出力部１７は、レポート生成部１６によって生成された置き換えレポートを出力する。参考情報生成部１８は、置換実績記憶部１１４が記憶する情報と、聞き情報蓄積部が記憶する機器情報とに基づいて、参考情報を生成する。生成された参考情報は、参考情報記憶部１１５に記憶される。

置換実績記憶部１１４は、置き換えの実績ごとに、置き換えの内容を示す情報を記憶する。構成情報記憶部１１２は、ユーザ環境Ｅごとに、機器４０の構成を示す情報（どのモデル（機種）の機器４０を何台所有しているかを示す情報）を記憶する。

コスト情報記憶部１１３は、機器４０のモデルごとに、当該モデルの維持コストを算出するためのパラメータを記憶する。

以下、情報管理装置１０が実行する処理手順について説明する。図４は、置き換えレポートの生成処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。

ステップＳ１０１において、要求受付部１２は、置き換えレポートの生成要求をクライアント端末５０から受信する。当該生成要求には、例えば、クライアント端末５０において表示されるレポート条件入力画面に対して、保守作業者等によって入力されるレポート条件が指定される。

図５は、レポート条件入力画面の表示例を示す図である。図５において、レポート条件入力画面５１０は、ユーザ名及び置き換え条件等の入力が可能とされている。ユーザ名は、ユーザ環境Ｅごと（例えば、顧客ごと）の識別情報である。置き換え条件は、機器４０の置き換えに対する条件である。図５では、「現状の機器の利便性を確保する」こと（以下「条件１」という。）と、「機器の維持コストをＮ以上削減」すること（以下、「条件２」という。）とが、置き換え条件を構成する候補とされている。図５では、条件１及び条件２の双方が満たされることが、置き換え条件として指定された例が示されている。置き換え条件は、適宜別の条件に置き換えられてもよいし、新たな条件が追加されてもよい。なお、レポート条件は、ユーザ名と置き換え条件とを含む概念である。

ユーザ名の入力及び置き換え条件の選択が行われ、実行ボタン５２０が押下されると、クライアント端末５０は、レポート条件が指定された置き換えレポートの生成要求を情報管理装置１０に送信する。当該生成要求が、ステップＳ１０１において受信される。

続いて、利用状況集計部１３は、置き換えレポートの生成要求に指定されたレポート条件に含まれているユーザ名に係るユーザ環境Ｅ（以下、「対象サイト」という。）における、置き換え前の（すなわち、現在利用されている）機器４０の利用状況を集計する（Ｓ１０２）。なお、本実施の形態では、便宜上、対象サイトにおける全ての機器４０が置き換え対象であるとする。但し、対象サイトの一部の機器４０が置き換え対象とされてもよい。その場合、当該一部の機器４０を示す情報が、レポート条件に指定されればよい。

機器４０の利用状況の集計は、機器情報蓄積部１１１に記憶されている機器情報を利用して実行される。

図６は、機器情報蓄積部の構成例を示す図である。図６において、機器情報蓄積部１１１は、機器情報受信部１１によって受信された機器情報の履歴を記憶する。図６において、機器情報は、ユーザ名、日付、機器名、利用枚数、印刷枚数、及びスキャナ枚数等を含む。

ユーザ名は、機器情報の送信元の機器管理装置３０が設置されているユーザ環境Ｅに対するユーザ名である。日付は、機器情報が機器情報蓄積部１１１に記憶された日付である。モデル名は、ユーザ名に係るユーザ環境Ｅにおいて利用されている機器４０のモデル（機種）の識別名である。

利用枚数、印刷枚数、及びスキャン枚数は、機器４０の利用状況を示す情報の一例である。すなわち、利用枚数は、ユーザ名に係るユーザ環境Ｅにおいて、印刷又はスキャンが行われた枚数の１日分の合計である。すなわち、本実施の形態では、毎日定刻に、各ユーザ環境Ｅの機器管理装置３０から、機器情報がアップロードされることとする。印刷枚数は、印刷が行われた枚数である。スキャン枚数は、スキャンが行われた枚数である。ここで、スキャンとは、スキャンされた画像データがファイルに保存される処理をいう。したがって、スキャンの場合、印刷用紙やトナー又はインク等は消費されない。

なお、図６における１レコードは、一つのユーザ環境Ｅに属する機器４０の機器情報について、モデル名が共通する単位での集計結果であるとする。したがって、例えば、ユーザ名が「Ａ」であり、モデル名が「ＭＰ３００」であるレコードにおける利用枚数、印刷枚数、及びスキャン枚数は、ユーザ名が「Ａ」であるユーザ環境Ｅに属し、モデル名が「ＭＰ３００」である各機器４０における、一日分の利用枚数、印刷枚数、及びスキャン枚数の総和である。

ステップＳ１０２において、利用状況集計部１３は、対象サイトのユーザ名を含むレコードであって、例えば、日付が過去１ヶ月に含まれるレコードを、機器情報蓄積部１１１より抽出する。利用状況集計部１３は、抽出されたレコード印刷枚数及びスキャン枚数を、モデル名が共通する単位で集計し、集計結果を、１台あたりの値に換算する。すなわち、各モデルに関する集計結果は、当該モデルに属する機器４０の台数によって除される。各ユーザ環境Ｅにおける、各モデルの機器４０の設置台数は、予め構成情報記憶部１１２に記憶されている。なお、日付が過去Ｎヶ月（Ｎ＞１）に含まれるレコードが、機器情報蓄積部１１１より抽出され、当該Ｎヶ月間における、１ヶ月分の平均値が、集計結果として算出されてもよい。すなわち、集計結果は、直近の１ヶ月に関する値でなくてもよい。

図７は、対象サイトにおける機器の利用状況の集計結果の一例を示す図である。図７に示される利用状況の集計結果は、対象サイトに属する機器４０のモデル単位で、モデル名、台数、１台あたりの印刷枚数、及び１台あたりのスキャン枚数等を含む。なお、印刷枚数及びスキャン枚数は、１ヶ月間の枚数である。

続いて、選択部１４は、対象サイトにおける機器４０の利用状況の集計結果に基づいて、参考情報記憶部１１５が記憶する参考情報の中から、今回の置き換えレポートの参考とする参考情報を選択する。

図８は、参考情報記憶部の構成例を示す図である。図８において、参考情報記憶部１１５は、いずれかのユーザ環境Ｅにおける過去の機器４０の置き換えの実績（以下、「
置き換えケース」という。）に関して、ケースＩＤ、置換前モデル名、利用枚数、印刷枚数、スキャン枚数、及び置換後モデル名等を含む参考情報を記憶する。

ケースＩＤは、置き換え実績（置き換えケース）ごとの識別情報である。なお、各置き換えケースでは、当該置き換えケースに係るユーザ環境Ｅにおける全ての機器４０について、置き換えが行われたこととする。したがって、置き換え台数は、省略されている。置き換え台数は、構成情報記憶部１１２に基づいて特定可能であるからである。置き換え対象が全ての機器４０でない場合、置き換え台数が、各参考情報に含まれてもよい。置換前モデル名は、置き換え前の各機器４０のモデル名である。利用枚数、印刷枚数、スキャン枚数は、置き換え前における１台あたりの１ヶ月間の利用枚数の平均値、印刷枚数の平均値、スキャン枚数の平均値である。すなわち、利用枚数は、印刷枚数、スキャン枚数は、置き換え前の利用状況を示す情報の一例である。置換後モデル名は、置き換え後（置き換え先）の各機器４０のモデル名である。なお、本実施の形態では、置き換え前の全ての機器４０と置き換え後の全ての機器４０とのそれぞれごとに、モデル名が共通である例が示されているが、置き換え前の全ての機器４０のモデル名が共通でなくてもよい。また、置き換え後の全ての機器４０のモデル名が共通でなくてもよい。

ステップＳ１０３では、参考情報記憶部１１５が記憶する参考情報の中から、置換前モデル名が、対象サイトにおける機器４０のモデル名に一致し、利用状況を示す情報（すなわち、印刷枚数及びスキャン枚数）が、対象サイトにおける機器４０の利用状況の集計結果（図７）に類似する参考情報が選択される。

図７に示されるように、本実施の形態において、対象サイトにおいて置き換え対象とされる機器４０は、モデル名が「ＭＰ３００」である機器と、モデル名が「ＭＰ４００」である機器である。モデル名が「ＭＰ３００」は、図８に示される参考情報のうち、ケース１、ケース２、及びケース３の置換前モデル名に合致する。そこで、モデル名「ＭＰ３００」については、ケース１〜３の中で、利用状況を示す情報が、対象サイトにおける機器４０の利用状況の集計結果に最も類似するケースはいずれであるかが判定される。

本実施の形態において、利用状況を示す情報の類似性は、比較対象の合致の程度を示す値である「合致度」と呼ばれる指標値に基づいて判定される。合致度は、利用状況を示す情報を構成するパラメータごとに、比較された値の差分の割合に応じて割り当てられる値である。

図９は、合致度の一例を示す図である。図９では、差分範囲が１０％未満、１５％未満、及び１５％以上に区分され、それぞれの差分範囲には、合致度として、５、２、０が割り当てられる例が示されている。差分範囲の区分の仕方や、各差分範囲に対する合致度の値は、適宜変更されてもよい。また、差分範囲と合致度との関係は、ＣＰＵ１０４を選択部１４として機能させるプログラムのロジック内において定義されていてもよいし、当該プログラムの外部情報として、補助記憶装置１０２等に記憶されていてもよい。

モデル名が「ＭＰ３００」である機器４０について、対象サイトにおける利用状況は、図７に示されるように、印刷枚数が、１０００、スキャン枚数が、１０である。ケース１における利用状況は、図８に示されるように、印刷枚数が、１００、スキャン枚数が、０である。しがたがって、印刷枚数の差分の割合、スキャン枚数の差分の割合は、以下の通りである。

印刷枚数の差分の割合＝（１０００−１０００）÷１０００×１００＝０％
スキャン枚数の差分の割合＝（１０−０）÷１０×１００＝１００％
したがって、ケース１との印刷枚数の合致度は５、スキャン枚数の合致度は０となる。

また、ケース２における利用状況は、図８に示されるように、印刷枚数が、１００００、スキャン枚数が、１１である。したがって、印刷枚数の差分の割合、スキャン枚数の差分の割合は、以下の通りである。

印刷枚数の差分の割合＝（１０００−１００００）÷１０００×１００＝−９００％
スキャン枚数の差分の割合＝（１０−１１）÷１０×１００＝−１０％
したがって、ケース２との印刷枚数の合致度は０、スキャン枚数の合致度は２となる。

また、ケース３における利用状況は、図８に示されるように、印刷枚数が、９００、スキャン枚数が２である。したがって、印刷枚数の差分の割合、スキャン枚数の差分の割合は、以下の通りである。

印刷枚数の差分の割合＝（１０００−９００）÷１０００×１００＝１０％
スキャン枚数の差分の割合＝（１０−１０）÷１０×１００＝０％
したがって、ケース３との印刷枚数の合致度は２、スキャン枚数の合致度は５となる。

印刷枚数の合致度とスキャン枚数の合致度の合計は、ケース１が５、ケース２が２、ケース３が７となる。合致度が大きい方が、類似の程度は高いため、ケース３の参考情報が選択される。

モデル名が「ＭＰ４００」である機器４０についても同様の演算を行うことにより、ケース４〜６との合致度は、図１０に示されるように算出される。

図１０は、モデル名がＭＰ４００である機器に関する合致度を示す図である。図９において、合致度の合計が最大なのは、ケース４である。したがって、ケース４の参考情報が選択される。

なお、モデル名の一致は、参考情報の選択条件から除外されてもよい。参考情報の選択に関して、機器４０の利用状況が類似していることが優先されてもよい。この場合、モデル名による絞り込みは行われずに、利用状況を示す情報の合致度に基づいて、参考情報が選択されてもよい。

続いて、条件判定部１５は、選択された参考情報が、置き換え条件を満たすか否かを判定する（Ｓ１０４）。まず、条件１「現状の機器の利便性を確保する」については、合致度に基づいて参考情報が選択されているために、満たされていると考えることができる。利用状況が類似しているということは、利便性の確保が可能である可能性が高いと考えられるからである。但し、選択された参考情報における置換後モデル名が有する機能と、対象サイトにおいて置換対象の機器４０が有する機能との共通性が高いか否かによって条件１の充足の有無が判定されてもよい。この場合、モデル名ごとに、当該モデルが有する機能を示す情報が、例えば、補助記憶装置１０２等に記憶されていてもよい。

条件２「機器の維持コストをＮ以上削減」については、現状の維持コストと、参考情報に基づいて置き換えを行った場合の維持コストとを算出し、両者を比較することで、その充足の有無が判定される。

本実施の形態において、機器４０の１ヶ月の維持コストは、以下の式（１）によって算出される。

機器４０の１ヶ月の維持コスト＝機器４０の台数×（１ヶ月の印刷枚数×１枚あたりの印刷コスト＋１ヶ月の１台あたりの電気料金＋１ヶ月の１台あたりの保守料金） ・・・（１）
ここで、機器４０の各モデルの、１枚あたりの印刷コスト、１ヶ月の１台あたりの電気料金、及び１ヶ月の１台あたりの保守料金の参考値又は基準値は、コスト情報記憶部１１３に記憶されている。

図１１は、コスト情報記憶部の構成例を示す図である。図１１に示されるように、コスト情報記憶部１１３は、各モデル名に対応付けて、１枚あたりの印刷コスト、１ヶ月の１台あたりの電気料金、及び１ヶ月の１台あたりの保守料金等を記憶する。電気料金については、１ヶ月の１台あたりの消費電力量に基づいて算出されてもよい。

図１１及び図７に基づいて、対象サイトに関して、現状の機器４０の維持コストを算出すると、次のようになる。

１０×（３０×１０００＋２０００＋５０００）＋１０×（３０×５００＋３０００＋１００００）＝３７００００＋２８００００＝６５００００（円）
なお、３７００００（円）は、ＭＰ３００に関する維持コストであり、２８００００（円）は、ＭＰ４００に関する維持コストである。また、スキャンは、印刷コストがかからないため、スキャン枚数は、維持コストに寄与しない。

一方、選択されたケース３の参考情報によれば、ＭＰ３００は、ＭＰ２００に置き換えられることになる。また、選択されたケース４の参考情報によれば、ＭＰ４００は、ＭＰ３００に置き換えられることになる。このように置き換えられたと仮定した場合の維持コストは、式（１）に基づいて、次のように算出される。

１０×（２０×１０００＋１０００＋５０００）＋１０×（３０×５００＋２０００＋５０００）＝２６００００＋２２００００＝４８００００（円）
なお、２６００００（円）は、ＭＰ２００に関する維持コストであり、２２００００（円）は、ＭＰ３００に関する維持コストである。

したがって、参考情報３及び４に従った置き換えによる維持コストの削減割合は、以下の通りである。

（６５００００−４８００００）÷６５００００×１００≒２６．２（％）
したがって、条件２は満たされている。

条件判定部１５によって、条件１及び条件２の双方が満たされていると判定された場合（Ｓ１０４でＹｅｓ）、レポート生成部１６は、参考情報３及び４に従った置き換えレポートを生成する（Ｓ１０５）。続いて、出力部１７は、レポート生成部１６によって生成された置き換えレポートを出力する（Ｓ１０６）。出力形態の一例として、クライアント端末５０への置き換えレポートの送信が挙げられる。クライアント端末５０は、例えば、受信した置き換えレポートを表示させる。

図１２は、置き換えレポートの表示例を示す図である。図１２では、クライアント端末５０に表示された画面５２０に置き換えレポートが表示された例が示されている。図１２に示される置き換えレポートでは、モデル名が「ＭＰ３００」である機器４０を、モデル名が「ＭＰ２００」の機器に置き換えることが提案され、及び当該置き換えを行った場合の維持コストが示されている。また、モデル名が「ＭＰ３００」である機器４０を、モデル名が「ＭＰ３００」の機器に置き換えることが提案され、及び当該置き換えを行った場合の維持コストが示されている。更に、現状のトータルコストと、置き換え後のトータルコストとが示されている。

ユーザ（保守担当者等）は、このような置き換えレポートを参照して、ユーザ環境Ｅにおける機器４０の置き換え案等を作成することができる。なお、置き換えレポートの出力形態は、クライアント端末５０への表示に限られない。例えば、所定のメールアドレスへの送信であってもよいし、所定のプリンタへの出力であってもよい。

一方、条件判定部１５によって、条件１及び条件２の少なくともいずれか一方が満たされていないと判定された場合（Ｓ１０４でＮｏ）、出力部１７は、置き換え案が見つからなかったことを示す情報を、クライアント端末５０に返信する（Ｓ１０７）。

続いて、参考情報記憶部１１５が記憶する参考情報の生成処理について説明する。図１３は、参考情報の生成処理の一例を説明するためのフローチャートである。

例えば、或るユーザ環境Ｅにおいて機器４０の置き換えが行われると、情報管理装置１０の要求受付部１２は、当該置き換えに関する情報（以下、「置換実績情報」という。）の入力を受け付ける（Ｓ２０１）。置換実績情報は、例えば、クライアント端末５０において入力され、クライアント端末５０から情報管理装置１０に送信されてもよい。続いて、要求受付部１２は、置換実機情報を、置換実績記憶部１１４に記憶する（Ｓ２０２）。

図１４は、置換実績記憶部の構成例を示す図である。図１４において、置換実績記憶部１１４は、置き換えの実績ごとに、ケースＩＤ、日付、置換前モデル名、置換後モデル名、及びユーザ名等を記憶する。ケースＩＤは、置き換え実績（置き換えケース）ごとの識別情報であり、置換情報が、置換実績記憶部１１４に記憶される際に割り当てられる。日付は、置き換えが行われた日付である。置換前モデル名は、置き換え前の各機器４０のモデル名である。置換後モデル名は、置き換え後（置き換え先）の各機器４０のモデル名である。ユーザ名は、置き換えが行われたユーザ環境Ｅの識別情報である。

ステップＳ２０２では、置換実績記憶部１１４に新たなレコードが生成され、当該レコードに対して、ステップＳ２０１において受け付けられた置換情報が記憶される。

続いて、参考情報生成部１８は、置き換えに係るユーザ環境Ｅにおける、置き換え前の機器４０の１ヶ月あたりの利用状況を集計する（Ｓ２０３）。斯かる集計は、機器情報蓄積部１１１を用いて、図７において示した集計結果と同様の方法で算出されてもよい。

図１５は、置き換え前の機器の過去１ヶ月の利用状況の集計結果の一例を示す図である。図１５では、ユーザ名ごとに、モデル名、１台あたりの１ヶ月の利用枚数、１台あたりの１ヶ月の印刷枚数、及び１台あたりの１ヶ月のスキャン枚数等が示されている。

なお、図１５では、複数のユーザ名に関する集計結果が示されているが、ステップＳ２０３では、今回の置き換えに係るユーザ名に関して、利用状況の集計が行われればよい。

続いて、参考情報生成部１８は、今回の置き換えに係るユーザ名に係る置換実績情報の一部と、当該ユーザ名に係る利用状況の集計結果とを対応付けて、参考情報記憶部１１５（図８）に記憶する（Ｓ２０４）。すなわち、置換実績情報（図１４）より、ケースＩＤ、置換前モデル名、置換後モデル名が抽出され、利用状況の集計結果（図１５）より、印刷枚数及び利用枚数が抽出されて、抽出された情報が対応付けられて参考情報記憶部１１５に記憶される。

上述したように、本実施の形態によれば、過去におけるいずれかのユーザ環境Ｅにおいて行われた置き換え実績の中で、置き換えの提案対象のユーザ環境Ｅに機器４０の利用状況が類似している置き換え実績を参考にして、置き換えレポート（置き換え案）を生成することができる。すなわち、実績に裏付けされた置き換え案を作成することができる。その結果、提案先のユーザ環境Ｅに適した機器４０の置き換え案を提示することができる。よって、機器４０の置き換えを支援することができる。

なお、本実施の形態は、プロジェクタ、テレビ会議用の機器、又はデジタルカメラ等、画像形成装置以外の機器に対して適用されてもよい。

なお、本実施の形態において、情報管理装置１０は、情報出力装置及び情報出力システムの一例である。置き換えレポートの生成要求は、機器の置き換え要求の一例である。参考情報記憶部１１５は、置換情報記憶部の一例である。機器情報蓄積部１１１は、利用状況記憶部の一例である。参考情報生成部１８は、置換情報生成部の一例である。機器４０の維持コストは、第一の費用及び第二の費用の一例である。

以上、本発明の実施例について詳述したが、本発明は斯かる特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。

１ 機器管理システム
１０ 情報管理装置
１１ 機器情報受信部
１２ 要求受付部
１３ 利用状況集計部
１４ 選択部
１５ 条件判定部
１６ レポート生成部
１７ 出力部
１８ 参考情報生成部
２０ 遠隔管理装置
２１ 機器情報転送部
３０ 機器管理装置
３１ 機器情報収集部
３２ 機器情報送信部
３３ 機器情報記憶部
４０ 機器
５０ クライアント端末
１００ ドライブ装置
１０１ 記録媒体
１０２ 補助記憶装置
１０３ メモリ装置
１０４ ＣＰＵ
１０５ インタフェース装置
１１１ 機器情報蓄積部
１１２ 構成情報記憶部
１１３ コスト情報記憶部
１１４ 置換実績記憶部
１１５ 参考情報記憶部
Ｂ バス

特開２００８−１６５６０２号公報

Claims (8)

1. 機器の置き換えごとに、置き換え前の機器の利用状況を示す情報と置き換え後の機器を示す情報を対応付けて記憶する置換情報記憶部と、
   ネットワークを介して受信される、複数の機器のそれぞれの利用状況を示す情報を記憶する利用状況記憶部と、
   機器の置き換え要求に応じ、置き換え要求に係る機器に関して前記利用状況記憶部が記憶する利用状況を示す情報に基づいて、前記置換情報記憶部が情報を記憶する置き換えの中からいずれかの置き換えを選択する選択部と、
   選択された置き換えに関して前記置換情報記憶部に記憶されている、置き換え後の機器を示す情報を出力する出力部とを有する情報出力装置。
2. 機器の置き換えに応じて入力される置き換え前の機器を示す情報に関して前記利用状況記憶部が記憶する利用状況を示す情報を、当該置き換えに応じて入力される置き換え後の機器を示す情報に対応付けて前記置換情報記憶部に記憶する置換情報生成部を有する請求項１記載の情報出力装置。
3. 前記選択部は、前記置き換え要求に係る機器に関して前記利用状況記憶部が記憶する利用状況を示す情報と、前記置換情報記憶部が記憶する機器の利用状況を示す情報との合致の程度を示す値を算出し、該値に基づいて、前記いずれかの置き換えを選択する請求項１又は２記載の情報出力装置。
4. 前記選択部は、前記置き換え要求に係る機器に関して前記利用状況記憶部が記憶する利用状況を示す情報に基づく第一の費用を算出し、選択された置き換えに係る置き換え後の機器について当該利用状況を示す情報に基づく第二の費用を算出し、
   前記出力部は、前記第一の費用と前記第二の費用とが所定の条件を満たす場合に、選択された置き換えに関して前記置換情報記憶部に記憶されている、置き換え後の機器を示す情報を出力する請求項１乃至３いずれか一項記載の情報出力装置。
5. 前記出力部は、前記第一の費用を示す情報及び前記第二の費用を示す情報を更に出力する請求項４記載の情報出力装置。
6. 一以上のコンピュータを含む情報出力システムであって、
   機器の置き換えごとに、置き換え前の機器の利用状況を示す情報と置き換え後の機器を示す情報を対応付けて記憶する置換情報記憶部と、
   ネットワークを介して受信される、複数の機器のそれぞれの利用状況を示す情報を記憶する利用状況記憶部と、
   機器の置き換え要求に応じ、置き換え要求に係る機器に関して前記利用状況記憶部が記憶する利用状況を示す情報に基づいて、前記置換情報記憶部が情報を記憶する置き換えの中からいずれかの置き換えを選択する選択部と、
   選択された置き換えに関して前記置換情報記憶部に記憶されている、置き換え後の機器を示す情報を出力する出力部とを有する情報出力システム。
7. 一以上のコンピュータを含み、
   機器の置き換えごとに、置き換え前の機器の利用状況を示す情報と置き換え後の機器を示す情報を対応付けて記憶する置換情報記憶部と、
   ネットワークを介して受信される、複数の機器のそれぞれの利用状況を示す情報を記憶する利用状況記憶部と、
   を有する情報出力システムが、
   機器の置き換え要求に応じ、置き換え要求に係る機器に関して前記利用状況記憶部が記憶する利用状況を示す情報に基づいて、前記置換情報記憶部が情報を記憶する置き換えの中からいずれかの置き換えを選択する選択手順と、
   選択された置き換えに関して前記置換情報記憶部に記憶されている、置き換え後の機器を示す情報を出力する出力手順とを実行する情報出力方法。
8. 機器の置き換えごとに、置き換え前の機器の利用状況を示す情報と置き換え後の機器を示す情報を対応付けて記憶する置換情報記憶部と、
   ネットワークを介して受信される、複数の機器のそれぞれの利用状況を示す情報を記憶する利用状況記憶部と、
   を有するコンピュータに、
   機器の置き換え要求に応じ、置き換え要求に係る機器に関して前記利用状況記憶部が記憶する利用状況を示す情報に基づいて、前記置換情報記憶部が情報を記憶する置き換えの中からいずれかの置き換えを選択する選択手順と、
   選択された置き換えに関して前記置換情報記憶部に記憶されている、置き換え後の機器を示す情報を出力する出力手順とを実行させる情報出力プログラム。

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