JP4278501B2 - 電子黒板及び電子黒板システム - Google Patents

Description

本発明は電子黒板に書かれた情報の配布に関し、より特定すると該情報を複写機経由で配布・配信を可能にした電子黒板及び電子黒板システムに関する。

従来から電子黒板として、黒板面に書かれた情報を電子化した後、このデータを用いて紙媒体に情報を記録するものが実用化され、企業や職場において行われる会議、打合せ等に利用されている。
黒板面に書かれた情報は、会議、打合せ等の内容を周知するため、会議、打合せ終了後、その場で出力できるように、電子黒板にプリンタを装備し、これにより紙出力されるのが普通の方式である。このような場合、通常、出力は一枚の用紙に行われるだけであるから、会議に出席した人全員に配布するためには、複写機により電子黒板の出力のコピーを出席者の人数分作成する必要がある。このような紙出力を必須とする配布方法によると、正式な書類として後日、電子化された議事録を電子メールなどで配布する場合を考えると、紙資源の浪費という側面が生じることが避けられない。
また、会議の欠席者への配布を含め、電子化された議事録を電子メールなどで配布する場合には、従来、メールへ添付するデータという扱いで、電子黒板で紙出力したものを原稿にスキャナ読み取りをし、その画像データを添付データとして使用している。この場合には、用紙に出力した画像をわざわざスキャナで読み込むという手間が発生するとともに、ここでも紙資源の浪費という側面が生じる。

そこで、このような紙出力を必要条件とする配布方法の改善をはかるべく、下記特許文献１，２に示す従来例が提案された。
特許文献１においては、電子メールの通信を可能とするクライアント／サーバシステムのネットワークに電子黒板を接続し、メールサーバが管理するクライアント端末に電子黒板上に記載されたイメージデータをメール送信する配布方法について示されている。この従来例では、メールサーバが管理する宛て先（クライアント端末）一覧から電子黒板側で配布先を選択する操作を行う必要がある。
また、特許文献２においては、筆記シート（黒板面に相当）に記入された画像を読み取って得た画像データをもとに文字認識処理を行い、会議参加者や議事録配布先等のキーワードの抽出とそれに続く人名を認識結果として得、人名によって個人電子メールアドレス情報を参照して、電子メールにより電子黒板に記入された画像データを配布することを可能にした電子黒板システムが記載されている。
特開平9-46370号公報 特開2000-184113号公報

しかしながら、特許文献１，２のいずれも紙出力については全く考慮していないので、紙出力が必要な場合にはプリンタを必要とするし、プリンタに対して受け取ったメールに添付された電子黒板のイメージデータの出力要求をするための操作をしなければならず、紙出力を必須とする場合があるときへの適応が十分とはいえない。
その上、特許文献１では、電子黒板情報を配布するためのメールシステムを一元的に管理するメールサーバを独自に構築する必要がある。また、特許文献２では、画像データをもとに宛て先（人名）を文字認識処理の認識結果として得ることにより自動配信を可能にするものであるから、新たに文字認識処理を行うための手段を要するし、電子黒板自動配信は便利な反面、制約条件が加わるもので、必要な配布先を充分にカバーしきれない面がある。
本発明は、上記した従来技術の問題点に鑑み、これを解決するためになされたもので、その解決課題は、電子黒板の電子化情報の配布を可能とする電子黒板及び電子黒板システムにおいて、電子黒板の情報をメール送信するために新たにサーバを構築したり、自動配信を可能にする文字認識処理を行う必要が無く、簡単に装置（システム）を構成することができ、かつ紙出力を必要条件とする場合にも適応することができるようにすることにある。

請求項１の発明は、電子黒板であって、黒板面に書かれた情報を画像データとして読み取る手段と、読み取った画像データを、保存及び転送機能を持った送信先の複写機で扱うことが可能なデータ形式に処理するデータ処理手段と、送信先情報を入力する手段と、入力された送信先情報を前記データ処理手段により処理して作成した画像ファイルに付加し、複写機に送信する画像ファイル送信手段と、複写機に対し、当該複写機が保存した送信先情報を付加した前記画像ファイルのうち特定の画像ファイルへのリンク情報を、当該画像ファイルに付加されている前記送信先情報によって示される送信先を宛先にして送信することを要求する手段と、を備えたことを特徴とするものである。
請求項２の発明は、請求項１に記載された電子黒板において、送信先情報と関連付けて管理されているこれまでに送信した複写機から前記入力された送信先情報と関連する複写機を画像ファイルの送信先として検索する手段と、検索された複写機を前記画像ファイルの送信先として指定する手段を備えたことを特徴とするものである。
請求項３の発明は、請求項１又は２に記載された電子黒板において、前記送信先情報を入力する手段が記録媒体に書き込まれた送信先情報を読み取る手段であることを特徴とするものである。

請求項４の発明は、請求項１乃至３のいずれかに記載された電子黒板において、前記複写機に対し、前記画像ファイルへのリンク情報の送信要求を行う手段によってリンク情報の送信要求を行わない送信先に画像ファイルの参照を許可するために当該画像ファイルにパスワードの設定を指示する手段を備えたことを特徴とするものである。

請求項５の発明は、請求項１乃至４のいずれかに記載された電子黒板にネットワーク接続可能な複写機であって、電子黒板から送信されてくる画像ファイル、画像ファイルへのリンク情報の送信要求及び画像ファイルへのパスワードの設定指示を受信する手段と、受信した画像ファイルを処理する手段と、処理した画像ファイルを保存する手段と、保存した画像ファイルへのリンク情報の送信要求に応じ、保存した画像ファイルのうち特定の画像ファイルへのリンク情報を、当該画像ファイルに付加されている前記送信先情報によって示される送信先を宛先にしてネットワークを介して送信する手段と、受信した画像ファイルへのパスワードの設定指示に応じ、当該画像ファイルにパスワードを設定し、当該画像ファイルの参照要求に対し設定したパスワードによる確認を条件に参照を許可する手段を有することを特徴とするものである。
請求項６の発明は、請求項５に記載された複写機において、複写機に保存した前記画像ファイルが保存から所定の時間を経過したことを予め定めたタイミングで自動的にチェックし、経過が確認された画像ファイルを削除する手段を備えたことを特徴とするものである。

請求項１，５の発明によると、電子黒板面の画像情報をネットワーク接続した複写機に保存し、保存した情報を利用して、複写機により紙出力をしたり、ネットワーク上のＰＣ等により参照したり、ファイルの取得ができるので、紙出力を必要としない場合には紙資源の節約になり、必要とする場合にも適切な対応が可能になり、電子黒板システムとしてのパフォーマンスが向上する。また、従来技術のように電子黒板の情報をメール送信するために新たにサーバを構築したり、自動配信を可能にするための文字認識処理を行う必要が無く、簡単に装置（システム）を構成することが可能になる。また、複写機に保存した画像情報へのリンクを送ることにより、電子メールの容量を減らすことが可能になり、通信の効率化が可能になる。
請求項２，５の発明によると、電子黒板システムに対応している複写機の検索結果から、電子黒板から読み取った画像を送信する相手先の複写機を選択するだけで良く、設定操作などの手間を省くことが可能になる。
請求項３，５の発明によると、メモリカード等のリムーバブルな記録媒体に記録されている利用者情報（氏名、電子メールアドレスなど）を読み取り、電子黒板面の情報と共に複写機に保存することにより、情報の送信先情報を容易に得、情報を転送することが出来、会議のメンバーへの配布を効率化することが可能になる。

請求項４，５の発明によると、複写機に保存した画像情報をネットワーク上のＰＣ等により参照する場合に、利用者を制限することにより、関係者以外が重要な会議内容を参照することを防ぐことができ、機密性を確保することが可能になる。
請求項６の発明によると、削除時間を設定することにより複写機に保存した画像情報が自動的に削除されるため、複写機の限られた容量の記憶部を有効に使用することができ、また、利用者が保存に要する記憶部の容量を管理する必要がなくなる。

本発明に係わる電子黒板及び電子黒板システムを添付する図面とともに示す以下の実施形態に基づき説明する。
図１は、本実施形態の電子黒板システムの基本構成を示す。図１に示すシステムは、ＬＡＮ等のネットワークにより相互に接続された電子黒板と複写機を要素として構成する。なお、図示では、電子黒板(1)１_１，電子黒板(2)１_２と複写機(1)２_１，複写機(2)２_２として、それぞれ２台で構成する例を示したが、それぞれが１台以上有れば、システムが構成可能である。
図２は、図1のシステムを構成する電子黒板の概略図を示す。
図２に示すように電子黒板は、筆記した文字や図面を記録する黒板の記録面１１、記録面１１を移動させる駆動部１５、記録面１１に記載された文字や図面等の情報を読み取るスキャナ部１３、入力操作に必要な情報を表示する表示器を有し、キー等の操作により入力を行う操作部１７、メモリカード、ＩＣカード等を読み取るカード読み取り部１６、ネットワークを介し送信先と接続するための処理・操作を行うネットワーク制御部１９を備える。
この電子黒板において、黒板の記録面１１の情報を画像データとして読み取るときには、操作部１７からのキー操作によりその動作を開始し、駆動部１５により記録面１１を移動させる。記録面１１の移動により画像情報の記載面をスキャナ部１３が走査し、記録面上の画像情報を光電変換することにより読み取り結果としての画像信号を得る。また、読み取った画像信号に対し画像再生に利用可能なデータへの変換処理、変換後の画像データのファイル化を行う。この場合、ネットワーク経由でデータを受け取る複写機において扱うことが可能なデータとして処理し、電子黒板側で印刷を行う場合にはこれに対応する処理を行う。このような電子黒板の画像情報に対する一連の処理に必要な回路をスキャナ部１３に設ける。作成された画像ファイルはネットワーク経由で複写機に送るようにするので、このための処理・操作をネットワーク制御部１９が行う。また、カード読み取り部１６は、電子黒板の利用者情報の入力手段で、作成された上記画像ファイルに会議の出席者等の利用者情報（氏名、電子メールアドレスなど）を付加するために用いる。

図３は、電子黒板の制御システムの概略構成を示すブロック図である。
図３において、ＣＰＵ１０１は、搭載された制御プログラムを実行することにより電子黒板全体の制御を司る制御部として機能する。
制御部として機能するＣＰＵ１０１は、本実施形態の電子黒板を構成するところの、スキャナ部１３、駆動部１５、操作部１７、カード読み取り部１６、ネットワーク制御部１９、データ送信部１８の各要素部に対し、上述の記録面１１の読み取り、読取画像信号の処理、画像ファイル化、画像ファイルの複写機への送信等の動作を行わせるために必要な指令やデータをメインバス経由で与える。また、図３中のＲＯＭ１０２及びＲＡＭ１０３は、ＣＰＵ１０１の動作に用いるプログラムやＣＰＵ１０１による処理に必要な各種のデータを記憶するメモリである。
なお、図３中のデータ送信部は、ネットワーク経由で画像データ（ファイル）や送信先である複写機への画像データ（ファイル）に関連する指令等の送信データを作成し、送出するための機能を担う。従って、ここでは、送信先情報としてカード読み取り部１６で読み取った利用者情報（氏名、電子メールアドレスなど）を画像データに付加する処理、送信先への画像データや画像データのリンクを送信する要求、画像データ参照時のパスワードの設定指示等に係わるデータを処理する。

図1のシステムを構成する複写機は、複写原稿をスキャナ読み取りし、読み取った画像データをもとにコピー用紙に複写画像を作成する一連の処理を行うために複写機が一般的に装備する要素を備える。なお、本実施形態における複写機は、デジタル複写機であり、この機種の大部分が装備するように、記憶容量の大きい不揮発性の記憶手段を用いたファイル蓄積装置を備え、スキャナ等により入力された画像データをファイル化し，ここに蓄積する。ファイル蓄積装置に蓄積されたファイルは、保存、管理され、必要に応じて取り出されて利用に供される。
また、上記デジタル複写機が一般的に備える要素以外に、ネットワーク対応の機能を備える。この機能は、電子黒板とネットワーク接続し、画像ファイルを受信すること、又、電子黒板側からの要求に応じて画像ファイルや画像ファイルへのリンクを転送先にメール送信することを可能にし、このための処理・操作を行う。さらに、電子黒板からの画像ファイルを管理する機能に画像ファイルの参照を特定の利用者に制限する機能を含み、画像ファイルの秘密性を確保する。

図４は、複写機の制御システムの概略構成を示すブロック図である。
図４において、ＣＰＵ２０１は、搭載された制御プログラムを実行することにより複写機全体の制御を司るメイン制御部として機能する。
メイン制御部として機能するＣＰＵ２０１は、本実施形態の複写機を構成する、システムコントローラ２０５、データ送受信部２０６、利用者認証部２０７、メール送信部２０８、操作部(表示部)２０９、ネットワーク制御部２１０、スキャナ２１１、プロッタ２１２の各要素部に対し、通常の複写動作に加えて、本実施形態により付加する機能である電子黒板から入力される画像ファイルに関するデータの転送動作等を行わせるために必要な指令やデータをメインバス経由で与える。なお、図４中のＲＯＭ２０２及びＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の動作に用いるプログラムやＣＰＵ２０１による処理に必要な各種のデータを記憶するメモリであり、又記録部２０４は、記憶容量の大きい不揮発性の記憶手段（例えば、ＨＤＤ、ＳＤカード等）を用い、ここを画像ファイルの蓄積装置として利用する。
通常の複写動作については、デジタル複写機に採用される既存の技術によっており、スキャナ２１１による複写原稿の読み取り、システムコントローラ２０５による読取画像信号の処理、画像ファイル化、及び記録部２０４への画像ファイル蓄積、プロッタ２１２による画像データを用いた用紙への作像処理といったコピー作成に必要な動作を行わせる。

電子黒板から送信されてくる画像ファイルに関するデータの転送動作等としては、電子黒板から受信した画像ファイル（黒板情報）の保存処理と、保存した画像ファイルに係わるメール送信処理があり、それぞれの処理に必要な動作を行わせる。
画像ファイル（黒板情報）の保存処理では、電子黒板から受信したデータからデータ送受信部２０６で画像ファイルを取り出し、画像データとそこに添付された他の管理情報（ここでは、電子黒板の利用者情報（氏名、電子メールアドレスなど）が含まれる）を記録部２０４に保存し、管理する。
保存した画像ファイルに係わるメール送信処理では、データ送受信部２０６で受けた電子黒板からの要求に応じて、記録部２０４に保存した画像ファイル（黒板情報）及び該画像ファイルへのリンクを転送先（ファイルに付加された）にメール送信するために、メール送信部２０８にその処理を行わせる。
また、電子黒板からの画像ファイルの機密性を確保するために、画像ファイル（黒板情報）のメール送信やコピー出力を含めてファイルが参照される場合に、ファイルを特定の利用者に制限する機能を備える。この機能は、ファイルのリンクを利用する方法、或いは参照時にパスワード（例えば、画像ファイルに添付された利用者情報を用いる）を用いてチェックする方法等により実施する。
なお、上記した電子黒板からの画像ファイル受信や複写機からの電子メール送信をネットワーク経由で行うために、ネットワーク制御部２１０がその処理・操作を行う。

次に、上記のように構成する電子黒板システムの動作フローについて図５に示すフローチャートを参照して説明する。
会議で電子黒板を使用し、黒板の記録面１１に記載された情報を電子データとして利用する場合、操作部１７のキーを押して装置を起動し、先ず、会議の出席者の確認と出席者（利用者）情報を得る（Ｓ１０１）。このために、各人が所持する利用者情報（個人が識別できる情報であり、ここでは、電子メールのアドレスに繋がる情報として、氏名やメールアドレスそのものが望ましい）を記録したカードをカード読み取り部１６に差し込み、情報を読み取らせ、予め登録された情報によって個人認証ができれば、この会議の出席者情報（利用者情報）として保存する。なお、新規の場合、新たに登録しても良い。
この間に、黒板の記録面１１をスキャナ部１３により読み取り、黒板面に記載された情報を画像データとし、又このデータを受け取るデジタル複写機において扱うことが可能な形式でファイル化処理を行う（Ｓ１０２）。ファイル化処理の一環として、上記でカード読み取り部１６から入力された利用者情報を画像ファイルに付加する。
次いで、作成した画像ファイルを送信するために必要な送信データ処理を行い、ネットワーク制御部１９を通して複写機に送信する（Ｓ１０３）。
この送信の際、オペレータは相手先の複写機を操作部１７からの入力により指定する必要がある。この指定操作を複写機が個々に持つマシンＩＤの入力によって行うといった方法をとると、大変手間の掛かる作業になる。特に複数の複写機が対応している場合にはなおさらである。そこで、ここでは、電子黒板にネットワークを介して接続され、黒板システムに対応している複写機を自動的に検索し、その検索結果を一覧として電子黒板の操作部に表示可能とし、その中から、電子黒板から読み取った画像を送信する相手先の複写機を選択する方法を採用する。黒板システムに対応している複写機の検索は、例えば、これまでに送信した相手先のデータを利用者情報と関連付けて管理しておき、利用者と結ぶことができる複写機を検索するといった方法によることが可能である。

ネットワークを介して送信されてくる画像ファイルを受け取る複写機では、その画像ファイルを複写機のHDD、ＳＤカードなどの記憶容量の大きい不揮発性の記憶手段よりなる記録部２０４内に保存する（Ｓ１０４）。複写機の記録部２０４に画像ファイルを保存するようにしたので、保存した画像ファイルを用いて、複写機により印刷出力をしたり、後述するようにネットワーク上のＰＣ等により参照したり、ファイルを取得できるようになり、利用目的に応じた対応が可能になる。
画像ファイルを記録部２０４内に保存した後、保存ファイルを利用者により参照・取得できるようにするための処理動作を行う。本システムでは、記録部２０４内に保存した画像ファイルを複写機にネットワーク接続されたＰＣから参照・取得することを可能にする。また、ここではＰＣから画像ファイルの参照・取得を可能にするための条件として、電子黒板からの操作で複写機に対しファイルの送信要求を行い、その要求に従って、複写機に保存されている画像ファイルのリンクを電子メールにて送信するという方法をとる。複写機が電子メールにより送信する宛先は、上記した電子黒板側でカード入力され、ファイルに付加した利用者情報の電子メールアドレスを使用する。なお、このとき、カードに記録されている利用者情報が氏名である場合には、複写機のメール送信部が持つアドレス帳から氏名に対応する電子メールアドレスを検索して得る。電子メールを送信された会議の出席者は、そのリンクから複写機に保存されている画像ファイルを参照したり、その画像をファイルとして取得したりすることが可能になる。

ところで、電子黒板に記載された情報は機密性を確保することが必要な場合が少なくない。そこで、会議の出席者等、特定の利用者のみ記録部２０４内に保存した画像ファイルを参照できるようにし、機密性を確保する。
上記したように、画像ファイルのリンクを利用者情報により特定した人にメール送信するという方法を採用する場合には、リンク先からしか参照させないような条件設定を行うことにより、ファイルの取得はメール送信を受けた特定の人に制限されるので、機密性が確保される。
他方、画像ファイルのリンクの送信が行われていないファイルについては、機密性を確保することができないので、このようなファイルに対してはパスワードを設定できるようにして、パスワードの入力を条件としてファイルの参照を許可するという方法により対応できるようにする。
なお、参照を制限するための上記したリンクを用いる方法とパスワードを用いる方法のいずれの場合も、その設定は電子黒板からの操作で行うようにする。

図５の動作フローでは、上記した画像ファイルの参照・取得動作を以下のように行う。
即ち、複写機では、電子黒板からの要求が電子メール送信であるか否かを確認し（Ｓ１０５）、電子メール送信の要求である場合には、送信先のメールアドレスを取得する（Ｓ１０６）。メールアドレスは、記録部２０４内に保存した画像ファイルの中から送信要求された画像ファイルを検索し、そこに付加されているメールアドレスを取り出す。
次いで、送信先のメールアドレスに当該画像ファイルのリンクをメール送信する（Ｓ１０７）。その後、メール送信したリンクから画像ファイルの参照・取得の要求があれば、その要求に応じて画像ファイルを送信する（Ｓ１０８）。
他方、電子黒板から電子メール送信を要求してこない、即ちリンクを送信しない場合には、本実施形態では無条件にパスワードを設定するようにし（Ｓ１０９）、当該画像ファイルに対する機密性を確保する。その後、パスワードを設定した画像ファイルについては、パスワードの入力を条件とし（Ｓ１１０）、参照・取得の要求時にパスワードの入力を確認して、画像ファイルの参照・取得を許容する（Ｓ１１１）。
また、動作フローの中で画像ファイルの削除処理を行う（Ｓ１１２）。画像ファイルの保存期間を例えば、１週間、1ヶ月といった所定の期間として、その期間が過ぎた画像ファイルを削除することにより、複写機の限られた記憶容量を有効に使用できるようにする。期間の管理は、普通保存時の時間が記録されているので、例えば、複写機の電源ＯＮ時といった複写機側の条件或いは電子黒板が起動され電子黒板から画像ファイルが送信されてきた時といった電子黒板側の条件等の適当な条件で決めたタイミングで各画像ファイルの保存期間をチェックし、期間経過したファイルを記録部２０４から削除する。なお、保存期間の設定は電子黒板の操作部１７より行うことができるようにする。

本発明に係わる電子黒板システムの基本構成を示す。 本発明に係わる電子黒板システムを構成する電子黒板を示す。 図１に示す電子黒板の制御システムの概略構成を示すブロック図である。 図１に示す複写機の制御システムの概略構成を示すブロック図である。 図１に示す電子黒板システムの動作フローを示す。

符号の説明

１_１，１_２・・・電子黒板、 ２_１，２_２・・・複写機、
１１・・・記録面、 １３・・・スキャナ部、
１５・・・駆動部、 １６・・・カード読み取り部、
１７・・・操作部、 １８・・・データ送信部、
１９・・・ネットワーク制御部、 ２０４・・・記録部、
２０５・・・システムコントローラ、 ２０６・・・データ送受信部、
２０７・・・利用者認証部、 ２０８・・・メール送信部、
２０９・・・操作部、 ２１０・・・ネットワーク制御部、
２１１・・・スキャナ、 ２１２・・・プロッタ。

Claims (6)

1. 黒板面に書かれた情報を画像データとして読み取る手段と、読み取った画像データを、保存及び転送機能を持った送信先の複写機で扱うことが可能なデータ形式に処理するデータ処理手段と、送信先情報を入力する手段と、入力された送信先情報を前記データ処理手段により処理して作成した画像ファイルに付加し、複写機に送信する画像ファイル送信手段と、複写機に対し、当該複写機が保存した送信先情報を付加した前記画像ファイルのうち特定の画像ファイルへのリンク情報を、当該画像ファイルに付加されている前記送信先情報によって示される送信先を宛先にして送信することを要求する手段と、
   を備えたことを特徴とする電子黒板。
2. 請求項１に記載された電子黒板において、送信先情報と関連付けて管理されているこれまでに送信した複写機から前記入力された送信先情報と関連する複写機を画像ファイルの送信先として検索する手段と、検索された複写機を前記画像ファイルの送信先として指定する手段を備えたことを特徴とする電子黒板。
3. 請求項１又は２に記載された電子黒板において、前記送信先情報を入力する手段が記録媒体に書き込まれた送信先情報を読み取る手段であることを特徴とする電子黒板。
4. 請求項１乃至３のいずれかに記載された電子黒板において、前記複写機に対し、前記画像ファイルへのリンク情報の送信要求を行う手段によってリンク情報の送信要求を行わない送信先に画像ファイルの参照を許可するために当該画像ファイルにパスワードの設定を指示する手段を備えたことを特徴とする電子黒板。
5. 請求項１乃至４のいずれかに記載された電子黒板にネットワーク接続可能な複写機であって、電子黒板から送信されてくる画像ファイル、画像ファイルへのリンク情報の送信要求及び画像ファイルへのパスワードの設定指示を受信する手段と、受信した画像ファイルを処理する手段と、処理した画像ファイルを保存する手段と、保存した画像ファイルへのリンク情報の送信要求に応じ、保存した画像ファイルのうち特定の画像ファイルへのリンク情報を、当該画像ファイルに付加されている前記送信先情報によって示される送信先を宛先にしてネットワークを介して送信する手段と、受信した画像ファイルへのパスワードの設定指示に応じ、当該画像ファイルにパスワードを設定し、当該画像ファイルの参照要求に対し設定したパスワードによる確認を条件に参照を許可する手段を有することを特徴とする複写機。
6. 請求項５に記載された複写機において、複写機に保存した前記画像ファイルが保存から所定の時間を経過したことを予め定めたタイミングで自動的にチェックし、経過が確認された画像ファイルを削除する手段を備えたことを特徴とする複写機。

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