JP2009049865A - ネットワークファクシミリ装置 - Google Patents

Abstract

【課題】送信する電子メールの内容に応じて開封確認要求を設定できるネットワークファクシミリ装置を提供することを課題とする。
【解決手段】ユーザがＩ−ＦＡＸの送信先情報および送信証メールの送信先情報を設定する（ステップＳ１１）。Ｉ−ＦＡＸ部１５は、原稿データを添付ファイルとしたＦＡＸメールを作成する（ステップＳ１３）。開封確認設定部１１３は、ＦＡＸメールのヘッダに開封確認要求を記述する（ステップＳ１４）。Ｉ−ＦＡＸ部１５は、開封確認要求が設定されたＦＡＸメールを送信する（ステップＳ１５）。送信したＦＡＸメールに対応する開封確認メールをＩ−ＦＡＸ部１５が受信した（ステップＳ１６においてＹｅｓ）場合、送信証メールが作成される（ステップＳ１７）。開封確認設定部１１３が送信証メールに開封確認要求を設定しないことを確認した後（ステップＳ１８）で、送信証メールが送信される（ステップＳ１９）。
【選択図】図３

Description

本発明は、電子メールの送受信機能を有するネットワークファクシミリ装置に関する。

近年、ネットワークの普及に伴い、インターネットを使用して画像データを送信するインターネットファクシミリ（インターネットＦＡＸ）装置が用いられている。インターネットＦＡＸ装置は、公衆回線網を使用して画像データを送信する通常のファクシミリ（ＦＡＸ）装置と同様に、画像データの送信結果をユーザに知らせる送信証を印刷する機能を有する。

ＦＡＸ装置は、送信先の通信装置とのファクシミリ通信が正常に終了した場合、送信証を作成して印刷する。一方、インターネットＦＡＸ装置は、Ｍｅｓｓａｇｅ Ｄｉｓｐｏｓｉｔｉｏｎ Ｎｏｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ（ＭＤＮ）を利用して送信証を作成する。具体的には、インターネットＦＡＸ装置は、送信する電子メールのヘッダにＭＤＮに基づく開封確認を要求する設定（以下、開封確認要求という）を記述する。これにより、送信先の通信装置は、電子メールを処理する際に開封確認要求があることを確認し、送信元のインターネットＦＡＸ装置に開封確認メールを送信する。インターネットＦＡＸ装置は、受信した開封確認メールを送信証として印刷する。

このように、ＦＡＸ装置およびインターネットＦＡＸ装置は、送信証を印刷して出力することが一般的であった。これに対し、送信証をメールで送信するデータ伝送システムが特許文献１に開示されている。

特許文献１が開示するデータ伝送システムにおいて、ファクシミリサーバが、デジタル複合機から送信された電子メールを受信して、公衆回線網を用いて電子メールに添付された画像データをファクシミリ送信する。画像データの送信が終了した後で、ファクシミリサーバが、送信結果を示す通知メールをデジタル複合機に送信する。

特開２００３−３１９１２８号公報

上述のように、特許文献１が開示するデータ伝送システムは、通常のファクシミリ通信に適用される。同様に、従来のインターネットＦＡＸ装置は、特許文献１が開示するデータ伝送システムを適用することで、開封確認メールに基づいて送信証を作成して、電子メールで送信することができる。これにより、従来のＦＡＸ装置およびインターネットＦＡＸ装置は、送信証を電子メールで送信することによってペーパレス化を実現できる。

ところで、従来のインターネットＦＡＸ装置は、開封確認要求を設定するかどうかを設定できる。開封確認要求が設定された場合、従来のインターネットＦＡＸ装置は、送信する全ての電子メールのヘッダに開封確認要求を記述する。また、従来のインターネットＦＡＸ装置は、受信した開封確認メールを一律に印刷する。

したがって、開封確認要求の必要がない電子メールのヘッダにも開封確認要求が記述されることがある。この結果、インターネットＦＡＸ装置は、開封確認メールを受信した際に、印刷する必要のない開封確認メールを印刷するという問題があった。同様の問題が、電子メール送信機能を有し、開封確認要求の有無を設定できるＦＡＸ装置でも発生する。

そこで、本発明は前記問題点に鑑み、送信する電子メールの内容に応じて開封確認要求を設定できるネットワークファクシミリ装置を提供することを目的とする。

上記課題を解決するため、請求項１記載の発明は、送信原稿に対応する画像データを外部の通信装置に送信する通信部と、前記画像データの送信結果に応じた送信証を作成し、予め設定された送信先情報に基づいて、前記送信証を含む電子メールを作成する送信証作成部と、送信する電子メールの内容に応じて、電子メールに開封確認要求を設定する開封確認設定部と、を備え、前記開封確認設定部は、送信する電子メールに前記送信証が含まれている場合、送信する電子メールに前記開封確認要求を設定しないことを特徴とする。

請求項２記載の発明は、請求項１に記載の通信装置において、前記通信部は、前記画像データを添付した電子メールを前記外部の通信装置に送信するネットワーク通信部であり、前記開封確認設定部は、前記画像データを添付した電子メールを送信する場合、前記画像データを添付した電子メールに前記開封確認要求を設定し、前記送信証作成部は、前記画像データを添付した電子メールに対応する開封確認メールを受信した場合、前記送信証を作成することを特徴とする。

請求項３記載の発明は、請求項２の記載の通信装置において、前記送信証作成部は、前記開封確認メールを前記送信証として、前記設定された送信先情報に基づいて転送することを特徴とする。

請求項４記載の発明は、請求項１に記載の通信装置において、前記通信部は、公衆回線網を介して前記画像データを前記外部の通信装置に送信するファクシミリ通信部であり、前記送信証作成部は、前記画像データの送信が正常に終了したことを前記ファクシミリ通信部から通知された場合、前記送信証を作成することを特徴とする。

請求項５記載の発明は、自装置に関する情報に基づいた通知メッセージを作成し、予め設定された送信先情報に基づいて、前記通知メッセージを含む電子メールを作成する電子メール作成部と、送信する電子メールの内容に応じて、電子メールに開封確認要求を設定する開封確認設定部と、を備え、前記開封確認設定部は、送信する電子メールに前記通知メッセージが含まれている場合、送信する電子メールに前記開封確認要求を設定しないことを特徴とする。

本発明に係るネットワークファクシミリ装置は、通信部が画像データを外部の通信装置に送信した後で、送信証作成部が画像データの送信結果に基づいて送信証を作成し、作成した送信証を電子メールで送信する。このとき、開封確認設定部は、送信する電子メールに送信証が含まれている場合、送信する電子メールに開封確認要求を設定しない。このように、開封確認設定部が送信する電子メールの内容に応じて開封確認要求を設定するかどうかを決定する。このため、本発明に係るネットワークファクシミリ装置は、受信する開封確認メールの数を削減することができ、ペーパレス化を実現することができる。

また、通信部が画像データを添付した電子メールを送信するネットワーク通信部である場合、開封確認設定部は、画像データを添付した電子メールに対して開封確認要求を設定する。送信証作成部は、開封確認要求に対応する開封確認メールを受信して、送信証を作成する。また、通信部がファクシミリ通信部である場合、送信証作成部は、画像データの送信処理の終了通知をファクシミリ通信部から受けることによって、送信証を作成する。このように、本発明に係るネットワークファクシミリ装置は、インターネットＦＡＸ装置およびＦＡＸ装置に対して適用することができる。

また、本発明に係るネットワークファクシミリ装置は、自装置の状態を通知するための通知メッセージを含む電子メールを送信する場合、送信する電子メールに開封確認要求を設定しない。これにより、受信する開封確認メールの数を削減することができ、ペーパレス化を実現することができる。

｛第１の実施の形態｝
以下、図面を参照しつつ本発明の第１の実施の形態について説明する。ここでは、ネットワークファクシミリ装置の一例として、ネットワーク複合機を例にして説明する。図１は、本実施の形態における、ネットワーク複合機１の構成を含むネットワークシステムの構成図である。

図１に示すネットワークシステムは、ネットワーク複合機１と、複数のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）２，２・・・とがローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）３に接続された構成となっている。ＬＡＮ３には、インターネットに接続するためのルータなどのゲートウェイ（図示省略）が設置されている。

まず、ネットワーク複合機１の構成について説明する。ネットワーク複合機１は、制御部１１と、操作部１２と、タッチパネル式ディスプレイ１３と、スキャナ部１４と、インターネットファクシミリ（Ｉ−ＦＡＸ）部１５と、ファクシミリ（ＦＡＸ）部１６と、プリンタ部１７と、通信部１８とを備える。なお、図１に示すネットワーク複合機１では、本実施の形態の説明で必要な機能部のみを示しており、コピー部などの表示を省略している。

制御部１１は、マイクロプロセッサ、メインメモリ（ＲＡＭ）などを含み、ネットワーク複合機１の全体制御を行う。また、制御部１１は、ユーザ情報管理部１１１と、送信証作成部１１２と、開封確認設定部１１３とを有する。

操作部１２は、ネットワーク複合機１に対する各種の指示を入力するためのハードウェアキーなどで構成される。タッチパネル式ディスプレイ１３は、ネットワーク複合機１に関する情報、および各種の操作メニューを表示する。ユーザは、操作部１２およびタッチパネル式ディスプレイ１３（以下、「本体操作部」という）を利用して、ネットワーク複合機１の各種操作をすることが可能である。

スキャナ部１４は、オートドキュメントフィーダ（図示省略）等にセットされた原稿を読み取り、画像データとして出力する。

Ｉ−ＦＡＸ部１５は、インターネットを介してインターネットファクシミリ通信を行う。つまり、Ｉ−ＦＡＸ部１５は、スキャナ部１４が出力した画像データを添付ファイルとした電子メールを作成し、指定された送信先へ通信部１８を介して送信する。以下、インターネットファクシミリ通信によって送受信される電子メールを、ＦＡＸメールと呼ぶ。また、Ｉ−ＦＡＸ部１５は、通信部１８を介してＦＡＸメールを受信した場合、受信したＦＡＸメールに添付された画像データをプリンタ部１７に印刷させる。

また、Ｉ−ＦＡＸ部１５は、ＦＡＸメール以外の電子メールの送受信機能を有する。たとえば、Ｉ−ＦＡＸ部１５は、送信証作成部１１２が作成した電子メール（送信証メール）を、通信部１８を介して送信する。Ｉ−ＦＡＸ部１５は、送信済みのＦＡＸメールに対応する開封確認メールを、通信部１８を介して受信する。

ＦＡＸ部１６は、公衆回線網を介してファクシミリ通信を行う。また、ＦＡＸ部１６は、網制御装置（ＮＣＵ、図示省略）を有している。ＮＣＵは、制御部１１からの制御信号に基づいて、公衆回線網を用いた通信をファクシミリ通信および音声通信のいずれかに切り替える。

プリンタ部１７は、受信したＦＡＸメールに添付された画像データを印刷するとともに、ネットワークプリンタとして機能する。つまり、プリンタ部１７は、ＰＣ２，２・・・から送信された印刷ジョブを処理して、印刷文書を出力する。

通信部１８は、ＬＡＮ３あるいはインターネットに接続された各コンピュータとの間で、ＴＣＰ／ＩＰなどのプロトコルを利用してデータの送受信を行う。

次に、制御部１１が有する各機能部について説明する。ユーザ情報管理部１１１は、ネットワーク複合機１を使用するユーザを認証するためのユーザ管理情報を保持する。図２は、ユーザ管理情報の一例を示す図である。図２に示すように、ユーザ管理情報には、各ユーザのユーザＩＤ、パスワード、およびメールアドレスが記録されている。たとえば、ユーザが本体操作部を操作してネットワーク複合機１を使用する場合に、ユーザ情報管理部１１１は、ユーザにユーザＩＤおよびパスワード（認証情報）の入力を要求する。これにより、ユーザ情報管理部１１１は、ネットワーク複合機１を使用するユーザを管理することができる。

送信証作成部１１２は、電子メールを作成する機能を有する。送信証作成部１１２は、Ｉ−ＦＡＸ部１５の指示に基づいて、ユーザにＦＡＸメールの送信結果を通知するための送信証を作成する。そして、送信証作成部１１２は、送信証をテキストメッセージとして記載した電子メール（以下、「送信証メール」という）を作成する。送信証メールの送信先となるメールアドレスは、ユーザが原稿を送信する際に指定される。なお、送信証メールは、画像データとして作成された送信証が添付された電子メールであってもよい。

開封確認設定部１１３は、Ｉ−ＦＡＸ部１５が送信する電子メールの種別に応じて、電子メールに開封確認要求を設定する。具体的には、Ｉ−ＦＡＸ部１５が送信する電子メールがＦＡＸメールである場合、開封確認設定部１１３は、ＦＡＸメールのヘッダに開封確認要求を記述する。一方、Ｉ−ＦＡＸ部１５が送信する電子メールが送信証メールである場合、開封確認設定部１１３は、送信証メールのヘッダに開封確認要求を記述しない。

次に、ＰＣ２，２・・・について説明する。ＰＣ２，２・・・は、ユーザが使用する端末装置である。ＰＣ２，２・・・には、それぞれメールソフトウェアがインストールされている。ユーザは、ネットワーク複合機１が送信した送信証メールを、ＰＣ２などから確認する。

以下、図１に示す構成を有するネットワーク複合機１における、電子メールの送信時の動作について、図３を用いて説明する。図３は、インターネットＦＡＸ送信時のネットワーク複合機１の動作を示すフローチャートである。なお、以下の説明において、ネットワーク複合機１は、送信する電子メールに開封確認要求を設定すると仮定する。

まず、ユーザがネットワーク複合機１の本体操作部を操作して認証情報を入力することによって、ネットワーク複合機１にログインする。ユーザは、スキャナ部１４のオートドキュメントフィーダ（図示省略）に送信原稿をセットする。ユーザが、インターネットＦＡＸの送信先情報および送信証メールの送信先情報を設定する（ステップＳ１１）。

ユーザが送信証メールの送信先情報を設定する際、Ｉ−ＦＡＸ部１５は、図２に示すユーザ管理情報をタッチパネル式ディスプレイ１３に表示させる。たとえば、ユーザＡおよびユーザＣが選択されることによって、送信証作成部１１２は、ユーザＡおよびユーザＣのメールドレスをユーザ管理情報から取得する。このように、複数のメールアドレスを送信証メールの送信先情報として指定することができる。

インターネットＦＡＸの送信先情報が設定された後でユーザが送信開始の操作を行うことにより、スキャナ部１４が送信原稿を読み取り、送信原稿の画像データ（原稿データ）を作成する（ステップＳ１２）。

Ｉ−ＦＡＸ部１５は、スキャナ部１４が作成した原稿データを添付ファイルとしたＦＡＸメールを作成する（ステップＳ１３）。Ｉ−ＦＡＸ部１５は、ネットワーク複合機１のメールアドレスを管理しており、ＦＡＸメールにおける送信元のメールアドレスをネットワーク複合機１のメールアドレスに設定する。

次に、開封確認設定部１１３は、Ｉ−ＦＡＸ部１５が送信する電子メールがＦＡＸメールであることを確認し、ＦＡＸメールのヘッダに開封確認要求を記述する（ステップＳ１４）。Ｉ−ＦＡＸ部１５は、開封確認要求が設定されたＦＡＸメールを、通信部１８を介して送信する（ステップＳ１５）。

ＦＡＸメールの送信先の通信装置は、ネットワーク複合機１が送信したＦＡＸメールを受信して、受信したＦＡＸメールの印刷処理を実行する。送信先の通信装置は、ＦＡＸメールのヘッダに開封確認要求が記述されていることを確認する。送信先の通信装置は、開封確認要求に基づいて、受信したＦＡＸメールの送信元であるネットワーク複合機１に開封確認メールを送信する。

送信したＦＡＸメールに対応する開封確認メールをＩ−ＦＡＸ部１５が受信する（ステップＳ１６においてＹｅｓ）ことにより、送信証作成部１１２は、送信証メールを作成する（ステップＳ１７）。具体的には、Ｉ−ＦＡＸ部１５が、受信した開封確認メールに基づいた送信証メールの作成を送信証作成部１１２に指示する。送信証作成部１１２は、開封確認メールおよびＩ−ＦＡＸ部１５が記録したログに基づいて、送信証を作成する。送信証には、ＦＡＸメールの送信先のメールアドレス、送信モード、送信開始時刻および開封確認メールの受信時刻などが記載される。次に、送信証作成部１１２は、送信証と送信証メールの送信先情報とから送信証メールを作成する。

開封確認設定部１１３は、Ｉ−ＦＡＸ部１５が送信する電子メールが送信証メールであり、送信証メールに開封確認要求を設定する必要がないことを確認する（ステップＳ１８）。Ｉ−ＦＡＸ部１５は、開封確認要求を設定しない状態で送信証メールを、通信部１８を介して送信する（ステップＳ１９）。送信証メールの送信後、開封確認メールは削除される。

このように、本実施の形態に係るネットワーク複合機は、開封確認メールを用いた処理が必要なＦＡＸメールのヘッダに開封確認要求を記述し、ユーザへの通知のみを目的とする送信証メールのヘッダに開封確認要求を記述しない。これにより、ネットワーク複合機において、送信する電子メールに開封確認を要求する設定となっていても、開封確認設定部１１３が、送信する電子メールの種別に応じて、ヘッダに開封確認要求を記述するか否かを決定する。したがって、本実施の形態に係るネットワーク複合機は、受信する開封確認メールの数を削減することができるため、ペーパレス化を実現することができる。

なお、本実施の形態において、送信証作成部１１２が受信した開封確認メールに基づいて送信証メールを作成する場合を例として説明したが、これに限られない。たとえば、送信証作成部１１２は、受信した開封確認メールをそのまま送信証メールとしてもよい。つまり、ネットワーク複合機１は、受信した開封確認メールを送信証メールとして転送してもよい。また、送信証作成部１１２は、開封確認メールを受信したことを通知する通知メールを作成し、設定されたメールアドレスに送信してもよい。

｛第２の実施の形態｝
次に、本発明の第２の実施の形態に係るネットワーク複合機について説明する。第２の実施の形態に係るネットワーク複合機の構成は、図１に示すネットワーク複合機１の構成と同じであるため、各構成の説明を省略する。

本実施の形態に係るネットワーク複合機が上記実施の形態に係るネットワーク複合機と異なる点は、原稿データをＩ−ＦＡＸ部１５が送信するのではなく、ＦＡＸ部１６が送信する点である。以下、図４を用いて、本実施の形態に係るネットワーク複合機の動作を、上記実施の形態に係るネットワーク複合機の動作と異なる点を中心に説明する。

図４は、本実施の形態に係るネットワーク複合機のＦＡＸ送信時の動作を示すフローチャートである。

ユーザがネットワーク複合機１にログインした後で、ＦＡＸの送信先の電話番号および送信証メールの送信先情報を設定する（ステップＳ２１）。そして、ユーザが送信開始の操作を行うことにより、スキャナ部１４が送信原稿を読み取り、原稿データを作成する（ステップＳ２２）。ＦＡＸ部１６は、作成した原稿データの送信を開始する（ステップＳ２３）。

ＦＡＸ部１６は、送信エラーなどにより、原稿データの送信が正常に終了しなかった場合（ステップＳ２４においてＮｏ）、原稿データを再送するためにステップＳ２３に示す処理に戻る。

一方、ＦＡＸ部１６は、原稿データの送信が正常に終了した場合（ステップＳ２４においてＹｅｓ）、送信証作成部１１２は、ＦＡＸ部１６の指示に基づいて送信証メールを作成する（ステップＳ２５）。開封確認設定部１１３は、送信する電子メールが送信証メールであり、送信証メールに開封確認要求を設定する必要がないことを確認する（ステップＳ２６）。Ｉ−ＦＡＸ部１５は、通信部１８を介して、開封確認要求を設定しない状態で送信証メールを送信する（ステップＳ２７）。なお、ステップＳ２５からステップＳ２７に示す処理は、ステップＳ１７からステップＳ１９（図３参照）に示す処理に対応する。

このように、本実施の形態に係るネットワーク複合機は、第１の実施の形態に係るネットワーク複合機と同様に、送信する電子メールの種別に応じてＭＤＮに基づく開封確認要求を設定するか否かを決定する。したがって、本実施の形態に係るネットワーク複合機は、受信する開封確認メールの数を削減することができるため、ペーパレス化を実現することができる。

なお、上記各実施の形態において、送信証メールの送信先のメールアドレスが指定されなかった場合、送信証作成部１１２は、ネットワーク複合機１にログインしたユーザのメールアドレスを、送信証メールの送信先としてもよい。

また、上記各実施の形態において、開封確認要求の設定が必要ない電子メールの例として、送信証メールについて説明したが、これに限られない。たとえば、ＭＤＮに基づく開封確認要求をヘッダに記述しない電子メールの他の例として、ネットワーク複合機１が動作ログを管理者に連絡するための電子メールが挙げられる。この他にも、ネットワーク複合機１のエラー情報などの動作状態、ユーザの使用状況などを示す管理情報、あるいは消耗品発注票などのように、ネットワーク複合機１の状態を管理者に通知するための電子メールが挙げられる。このように、ユーザへの連絡を目的とした電子メールをネットワーク複合機１が送信する場合、開封確認設定部１１３は、電子メールのヘッダに開封確認要求を記述しなくてもよい。

第１の実施の形態に係るネットワーク複合機の構成を含むネットワークシステムの構成図である。 ユーザ管理情報の一例を示す図である。 第１の実施の形態に係るネットワーク複合機の電子メール送信時の動作を示すフローチャートである。 第２の実施の形態に係るネットワーク複合機のＦＡＸ送信時の動作を示すフローチャートである。

符号の説明

１ ネットワーク複合機
１１ 制御部
１２ 操作部
１３ タッチパネル式ディスプレイ
１４ スキャナ部
１５ インターネットファクシミリ（Ｉ−ＦＡＸ）部
１６ ファクシミリ（ＦＡＸ）部
１１１ ユーザ情報管理部
１１２ 送信証作成部
１１３ 開封確認設定部

Claims (5)

1. 送信原稿に対応する画像データを外部の通信装置に送信する通信部と、
   前記画像データの送信結果に応じた送信証を作成し、予め設定された送信先情報に基づいて、前記送信証を含む電子メールを作成する送信証作成部と、
   送信する電子メールの内容に応じて、電子メールに開封確認要求を設定する開封確認設定部と、
   を備え、
   前記開封確認設定部は、送信する電子メールに前記送信証が含まれている場合、送信する電子メールに前記開封確認要求を設定しないことを特徴とするネットワークファクシミリ装置。
2. 請求項１に記載の通信装置において、
   前記通信部は、前記画像データを添付した電子メールを前記外部の通信装置に送信するネットワーク通信部であり、
   前記開封確認設定部は、前記画像データを添付した電子メールを送信する場合、前記画像データを添付した電子メールに前記開封確認要求を設定し、
   前記送信証作成部は、前記画像データを添付した電子メールに対応する開封確認メールを受信した場合、前記送信証を作成することを特徴とするネットワークファクシミリ装置。
3. 請求項２の記載の通信装置において、
   前記送信証作成部は、前記開封確認メールを前記送信証として、前記設定された送信先情報に基づいて転送することを特徴とするネットワークファクシミリ装置。
4. 請求項１に記載の通信装置において、
   前記通信部は、公衆回線網を介して前記画像データを前記外部の通信装置に送信するファクシミリ通信部であり、
   前記送信証作成部は、前記画像データの送信が正常に終了したことを前記ファクシミリ通信部から通知された場合、前記送信証を作成することを特徴とするネットワークファクシミリ装置。
5. 自装置に関する情報に基づいた通知メッセージを作成し、予め設定された送信先情報に基づいて、前記通知メッセージを含む電子メールを作成する電子メール作成部と、
   送信する電子メールの内容に応じて、電子メールに開封確認要求を設定する開封確認設定部と、
   を備え、
   前記開封確認設定部は、送信する電子メールに前記通知メッセージが含まれている場合、送信する電子メールに前記開封確認要求を設定しないことを特徴とするネットワークファクシミリ装置。

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