JP2008123251A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】保存されている各文書間の関連検索時に参照した文書及び参照された文書の双方から関連を検索することができる文書管理装置を提供する。
【解決手段】ユーザがある文書の関連登録を指示すると、参照対象ファイルの一覧情報を表示し、ファイルが選択されると、選択されたファイルの一つを抽出し、関連付けするファイルの関連インデックス情報に抽出されたファイルを「参照」として登録するとともに、抽出されたファイルの関連インデックス情報に関連付けするファイルを「被参照」として登録する（ステップ101〜106）。次に、選択された全てのファイルについて、関連を登録したか否かを判定し、関連を登録していない選択ファイルが残っている場合、次のファイルの関連を登録し、選択されたすべてのファイルについて関連を登録すると、関連登録プログラムを終了する。
【選択図】図９

Description

本発明は、文書管理装置、特に、保存されている各文書間の関連を管理情報として記憶する機能を備えた文書管理装置に関する。

近時、オフィスなどにおいて、ファクシミリシステムが普及してきており、データ通信上有益な役割を果たしている。このようなシステムは、例えば、ＬＡＮなどの通信ネットワークにより、デジタル複合機や端末装置いわゆるクライアントパソコンなどを接続して構成されており、デジタル複合機は、ファクシミリ受信したデータをクライアントパソコンに転送したり、クライアントパソコンから転送先を指定したデータを受信すると、受信したデータを指定された転送先に送信するようになっている。

このようなデジタル複合機の中には、ウェブサーバ機能を有するネットワークボードを備え、ファックスやメールを受信した場合に、受信文書を配信設定に従ってネットワークボード内の各ユーザの個人フォルダや共有フォルダに保存したり、あるいは、スキャン文書やその他の文書を保存し、ユーザがクライアントパソコンからネットワークボードの格納場所にアクセスして各種の保存文書を取りだせるようにしたものがある（例えば、特許文献１参照）。
特開２００２−３１８７６０号公報

上記のように、ファクシミリシステムでデジタル複合機内に文書を保存する場合、ユーザのクライアントパソコンに保存文書のアーカイブ情報の一覧を表示したり、保存文書の分類設定ができるようにしているが、各文書間の関連については登録しておらず、ある文書に関連のある文書を探し出すためには、文書の一覧表示を行って探すしか方法がなかった。

このような文書の関連を示すため、ＨＴＭＬでは、文書のある部分から関連するほかの文書や場所へ直接ジャンプし、関心を持ったトピックに文書の枠を超えて次々に渡り歩くことができるように、起点となる部分にリンク先のＵＲＬ、例えば、同じディレクトリにあるファイル名を付加することにより、文書中のある文書からほかの文書にリンクを張ることができるようになっている。

しかしながら、上記のＨＴＭＬでの関連付けでは、参照した側からしか関連する文書を知ることができず、参照された側の文書側には参照されたことが登録されていないので、相互に関連する文書がわからず、関連のある文書の検索等を実行することができない。

本発明は、上記の問題に鑑みてなされたもので、保存されている各文書間の関連検索時に参照した文書及び参照された文書の双方から関連を検索することができる文書管理装置を提供することを目的とする。

上述の目的を達成するため、請求項１に係る発明の文書管理装置は、文書を記憶する文書記憶手段と、上記文書記憶手段に記憶されている文書の管理情報を記憶する管理情報記憶手段と、上記各記憶手段への文書及び管理情報の記憶を制御する制御手段とを備えた文書管理装置であって、ある文書から他の文書への関連付けが行われた場合、上記制御手段が、参照した側及び参照された側の双方の文書の管理情報に関連情報を登録することを特徴とする。

また、請求項２に係る発明の文書管理装置は、請求項１に記載された文書管理装置において、上記文書記憶手段に記憶された文書の関連文書の検索時、上記制御手段が参照、被参照の両面で関連情報を検索することを特徴とし、
請求項３に係る発明の文書管理装置は、請求項２に記載された文書管理装置において、関連文書の検索時、上記制御手段が、複数段の検索深度で検索を実行することを特徴とする。

本発明の請求項１、請求項２に係る文書管理装置によれば、ある文書から他の文書への関連付けが行われた場合、参照した側及び参照された側の双方の文書の管理情報に関連情報が登録されるので、関連文書の検索時、参照した文書及び参照された文書の双方を関連する文書として検索することができ、各文書の関連を容易に把握することができる。

また、本発明の請求項３に係る文書管理装置によれば、文書の関連情報の検索時、複数段の検索深度で関連文書の検索が実行されるので、例えば、ある文書に参照されている文書がさらに別の文書を参照していた場合には、その別の文書も検索することが可能となる。

以下、本発明の文書管理装置をデジタル複合機に適用した実施例について、図面を用いて説明する。図１はデジタル複合機を備えたシステムのネットワーク構成例を示す図であり、図２はデジタル複合機のハードウェア構成を示すブロック図である。

図１に示すネットワーク構成図において、１はデジタル複合機、２、３、４・・・はパソコン、５は公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）、６はＬＡＮ（Local Area Network）、７はインターネット網である。デジタル複合機１はコピーモード、プリンタモード、ファックスモードの各機能を備えるとともに、メール送信機能も備え、ＰＳＴＮ５及びＬＡＮ６に接続されており、このＬＡＮ６に端末装置として複数のパソコン２、３、４・・・が接続されている。また、このＬＡＮ６はインターネット網７にも接続されており、デジタル複合機１はこのインターネット網７を介してメールの送受信を行うことが可能である。

図２はデジタル複合機１の制御系の構成を示す概略ブロック図であり、図に示すように、デジタル複合機１はＣＰＵ１１、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３、表示・操作部１４、読取部１５、画像メモリ１６、記録部１７、コーデック１８、モデム１９、ネットワーク制御ユニットＮＣＵ２０、ネットワークボード２１及びＬＡＮインターフェース（Ｉ／Ｆ）２２から構成され、各部がバス２３を介して接続されている。

ＣＰＵ１１はバス２３を介してデジタル複合機１のハードウェア各部を制御するとともに、ＲＯＭ１２に記憶されたプログラムに基づいて各種のプログラムを実行し、ＲＯＭ１２はデジタル複合機の動作に必要な種々のプログラムや操作メッセージ等を予め記憶している。
また、ＲＡＭ１３はＳＲＡＭ等で構成され、プログラムの実行時に発生する一時的なデータを記憶するとともに、ファックスやメールを受信した場合の配信先の設定を記憶する配信設定テーブル２４の記憶領域を備えている。

この配信設定テーブル２４は、送信元のファックス番号や電子メールの情報から配信先を決定するためのテーブルである。
すなわち、ファックスを受信した場合、通常、送信宛先のユーザを特定することは困難である。また、電子メールは所定のフッダ情報と本文とから構成されており、フッダ情報には、電子メールの発信日時を示す“Data”、電子メールの宛先を示す“To”、電子メールの発信者を示す“From”、電子メールの題名等の付加的情報を示す“Subject”等が含まれているが、デジタル複合機１で電子メールを受信する場合、“To”フィールドにはデジタル複合機1専用の電子メールアドレスが記載されているため、送信宛先のユーザを特定することができない。
このため、送信元のファックス番号や電子メールの“From”フィールドや“Subject”フィールド、あるいは本文に記載された内容から配信先を決定するための情報を配信設定テーブル２４に記憶するようにしている。

図３は上記の配信設定テーブル２４の一例を示すものであり、図に示すように、送信元のファックス番号の最初が“０３３５”であれば、プリント出力と共有フォルダへの保存を行い、送信元のファックス番号の最初が“０６６１”であれば、プリント出力のみを行う。また、メールヘッダの“From”フィールドに「ＡＢＣ」の記載が含まれていればUSER1のフォルダに保存、本文に「企画書」の語句があれば、プリント出力を行うとともに、USER4のフォルダに保存、というような配信設定が記憶されている。
なお、この配信設定テーブル２４の設定は表示・操作部１４に表示される設定登録画面あるいはパソコン２、３、４等のモニタの設定入力画面からユーザが入力することにより、それぞれの設定を配信設定テーブル２４に登録することが可能である。

表示・操作部１４は、デジタル複合機の動作状態を表示したり、種々の機能の操作画面の表示を行う表示部と、デジタル複合機を操作するための多数の操作キーとから構成されている。読取部１５はオートドキュメントフィーダー（ＡＤＦ）やフラットベッドスキャナ（ＦＢＳ）等の読取り用原稿載置台を備え、ＣＣＤ等を利用したスキャナで原稿を読み取り、ドットイメージデータを出力する。

また、画像メモリ１６は、ＤＲＡＭ等を用いて構成され、送信すべきイメージデータまたは受信したイメージデータあるいは読取部１５で読み取ったイメージデータを記憶し、記録部１７は電子写真方式等のプリンタ装置を備え、受信したデータ、コピー原稿データあるいは外部のパソコンから送信されたプリントデータをプリントアウトする。

コーデック１８は所定のプロトコルに対応して符号化・復号するものであり、読み取った原稿の画像データを送信するためにＭＨ、ＭＲまたはＭＭＲ方式により符号化し、外部から受信した画像データを復号するとともに、電子メールに添付可能なファイルとして一般的に利用される画像フォーマットであるＴＩＦＦ方式等にも対応して符号化、復号する。

モデム１９はバス２３に接続されており、ファクシミリ通信が可能なファックスモデムとしての機能を有し、このモデム１９は同様にバス２３に接続されたＮＣＵ２０と接続されている。ＮＣＵ２０はアナログ回線の閉結及び開放の動作を行うハードウェアであり、必要に応じてモデム１９をＰＳＴＮ５に接続する。

また、ネットワークボード２１は図４の機能ブロック図に示すように、ＴＣＰ／ＩＰプロトコル制御部３１、ＨＴＴＰＤ制御部３２、ホームページ管理部３３、文書保存部３４及び文書情報管理部３５からなり、これらの各部は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等のメモリ、磁気ディスク（ハードディスク）記憶装置等により構成されている。

ＴＣＰ／ＩＰプロトコル制御部３１はＴＣＰ（Transmission Control Protocol）／ＩＰ（Internet Protocol）を制御し、ＨＴＴＰＤ制御部３２は、ＴＣＰ／ＩＰプロトコル制御部３１によるデータストリーム転送機能を用いてＨＴＴＰＤ（Hyper Text Transfer Protocol Deamon）機能に対する処理を実行し、パソコン２、３、４等のＷＷＷ（World Wide Web）ブラウザからの要求を処理する。
なお、ＨＴＴＰＤはＨＴＴＰサーバの機能を提供するデーモンで、ＵＮＩＸ（登録商標）オペレーティング・システム上でウェブサーバを運用する際に使われるものである。

また、ホームページ管理部３３は、ＨＴＴＰＤ制御部３２からのホームページ要求に対応してホームページファイルをＨＴＴＰＤ制御部３２に出力し、文書保存部３４はデジタル複合機１本体からの操作によるスキャン文書、ファックス／メール受信の配信文書、パソコン２、３、４等から送信された文書等を記憶・保存する。
さらに、文書情報管理部３５には、文書の検索用インデックス、例えば、番号、文書分類、文書名、作成者名、日付等や、参照、被参照の関連付け情報が保存される。この文書情報管理部３５は、ＨＴＴＰＤ制御部３２からの要求に応じて保存文書の一覧情報をＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）形式のファイルに変換してＨＴＴＰＤ制御部３２に出力し、かつ、ＨＴＴＰＤ制御部３２から入力された情報を解析して、保存文書の削除、関連付け、検索等の処理を行う。

図５は文書保存部３４の概念図であり、図に示すように、共有フォルダ４１及び各ユーザのフォルダ４２、４３・・・から構成され、保存すべきファックスやメールを受信した場合、あるいは、パソコン２、３、４等から文書の保存を要求された場合、それぞれのフォルダに文書が保存される。
そして、各フォルダに文書が保存された場合、図６に示すように、その文書の検索用インデックス、例えば、番号、文書分類、文書名、作成者名、作成日付等が、フォルダ毎に文書情報管理部３５に保存され、例えば、文書名を文書保存部３４内の文書の保存箇所とリンクさせるようにする。
さらに、この文書情報管理部３５には、図７に示すように、保存されている文書ファイル毎に関連インデックス情報が格納されるテーブルが設けられており、関連付けが行われた場合、相手側ファイル名、及び、「参照」、「被参照」の参照方向が記憶される。

一方、ＬＡＮインターフェース２２はＬＡＮ６に接続され、外部のパソコンからのデータあるいはインターネット網７からの信号をＬＡＮ６を介して受信する一方、ＬＡＮ６に対して信号やデータを送信するものであり、信号変換やプロトコル変換などのインターフェース処理を実行する。

デジタル複合機１は上記のような構成を備えており、ファクシミリ送信時には、原稿の画像データが読取部１５で読み取られ、コーデック１８で圧縮されて画像メモリ１６に蓄積される。この圧縮された画像データが画像メモリ１６から読み出されてモデム１９で変調され、ＮＣＵ２０からＰＳＴＮ５を通して通信相手先に送信される。
また、ファクシミリ受信時やメール受信時には、受信した画像データが配信設定テーブル２４の設定に基づいて文書保存部３４の各フォルダに保存されるか、あるいは、記録部１７により印刷される。

一方、文書保存部３４の各フォルダに保存された文書をパソコン２、３、４等から見る場合、ユーザがＷＷＷブラウザを起動し、例えば、パソコン２のモニタ画面に表示されたＷＷＷブラウザ画面において、デジタル複合機１のＩＰアドレスを指定してアクセスを行うと、ネットワークボード２１のＨＴＴＰＤ制御部３２がこれを検知し、ホームページ管理部３３からＨＴＭＬで記述されたホームページファイルを読み出し、ＴＣＰ／ＩＰプロトコル制御部３１、ＬＡＮインターフェース２２、ＬＡＮ６を介してパソコン２に転送する。

ユーザがこのホームページから文書の一覧表示を選択して指示すると、この一覧表示指示情報がＬＡＮ６を介してデジタル複合機１に転送され、ネットワークボード２１のＨＴＴＰＤ制御部３２がこれを検知する。これにより、ＨＴＴＰＤ制御部３２が文書情報管理部３５に文書一覧転送を指示し、文書情報管理部３５が該当するユーザの保存文書の一覧情報をＨＴＭＬ形式のファイルに変換してパソコン２に転送する。
これにより、パソコン２のモニタ画面に図８に示す文書一覧リスト表示画面が表示される。

図８に示すように、この文書一覧リスト表示画面の上部に、スキャン画像、送信文書、受信文書、設計書、企画書、注文書等の切替タブと、「表示」、「転送」、「送信」、「プリント」、「削除」、「関連登録」、「関連削除」、「関連検索」等の機能選択ボタンが表示されている。また、文書一覧リスト表示画面の下部には、上記切替タブで選択されている文書の文書名が表示される。
この画面で文書の切替タブを選択することにより所望の文書分類を選択することができ、また、表示された文書を指定した後、機能選択ボタンのいずれかをクリックすることにより、表示、送信、プリント等の処理を行うことが可能である。

次に、上記の文書一覧リスト表示画面で、ユーザがある文書を選択した後、「関連登録」のボタンをクリックし、他の文書に関連付けを行う場合のデジタル複合機１の作用を図９のフローチャートにより説明する。
ユーザがパソコン２のモニタ画面に表示された、図８の文書一覧リスト表示画面で、例えば、「機器Ａ詳細設計書」を選択した後、「関連登録」のボタンをクリックすると、デジタル複合機１のネットワークボード２１のＨＴＴＰＤ制御部３２は、当該文書分類の「機器Ａ詳細設計書」以外の保存文書の一覧情報を転送し、パソコン２のモニタ画面に図１０に示すように、選択された文書以外の残りの文書が参照対象ファイルとして表示されるとともに、「ＯＫ」ボタン、「中止」ボタンが表示される関連登録画面を表示する（ステップ１０１）。なお、この関連登録画面で上部に表示された切替タブが押下された場合には、指示された文書分類の一覧情報が参照対象ファイルとして表示される。

参照対象ファイルを表示した後、ＨＴＴＰＤ制御部３２は、ユーザがファイルを選択したか否かを判定し（ステップ１０２）、ユーザがファイルを選択していないと判定した場合、ユーザが「中止」ボタンを押下したか否かを判断することにより、関連登録を中止するか否かを判定する（ステップ１０３）。
そして、ユーザが「中止」ボタンを押下したと判断した場合、関連登録を中止して図８の文書一覧リスト表示画面に戻り、ユーザが「中止」ボタンを押下していないと判断した場合、ステップ１０２に戻ってユーザがファイルを選択したか否かを判定する。

そして、ユーザが関連登録画面でファイルを選択して「ＯＫ」ボタンを押下した場合、ＨＴＴＰＤ制御部３２は、選択されたファイルの一つを抽出した（ステップ１０４）後、関連付けするファイルの関連インデックス情報に抽出されたファイルを「参照」として登録する（ステップ１０５）とともに、抽出されたファイルの関連インデックス情報に関連付けするファイルを「被参照」として登録する（ステップ１０６）。

次に、ＨＴＴＰＤ制御部３２は、ステップ１０２で選択された全てのファイルについて、関連を登録したか否かを判定し（ステップ１０７）、関連を登録していない選択ファイルが残っていると判定した場合、ステップ１０４に戻って次のファイルの関連を登録し、選択されたすべてのファイルについて関連を登録したと判定した場合、関連登録プログラムを終了し、図８の文書一覧リスト表示画面に戻る。

以上のようにして関連登録が行われるので、例えば、図１０の関連登録画面でユーザが「機器Ａ設計書」及び「機器Ｂ設計書」を選択して「ＯＫ」ボタンを押した場合、図１１に示すように、文書情報管理部３５の関連情報格納テーブルの「機器Ａ詳細設計書」の関連インデックス情報として、「機器Ａ設計書」と「機器Ｂ設計書」が「参照」として登録され、「機器Ａ設計書」及び「機器Ｂ設計書」の関連インデックス情報として、「機器Ａ詳細設計書」が「被参照」として登録される。

次に、文書一覧リスト表示画面で、ユーザがある文書を選択した後、「関連削除」のボタンをクリックし、関連インデックス情報を削除する場合のデジタル複合機１の作用を図１２のフローチャートにより説明する。
ユーザが図８の文書一覧リスト表示画面でファイル、例えば、「機器Ａ詳細設計書」を選択した後、「関連削除」のボタンをクリックすると、ネットワークボード２１のＨＴＴＰＤ制御部３２は、「機器Ａ詳細設計書」の関連インデックス情報を転送し、パソコン２のモニタ画面に図１３に示すように、「機器Ａ詳細設計書」の関連インデックス情報に含まれる文書名及び「ＯＫ」ボタン、「中止」ボタンよりなる関連削除画面を表示する（ステップ２０１）。
なお、「機器Ａ詳細設計書」の関連インデックス情報に関連情報が登録されていない場合は、パソコン２のモニタ画面に、例えば、「関連情報はありません」等の表示を行って、関連削除プログラムを終了する。

「機器Ａ詳細設計書」の関連削除画面を転送した後、ＨＴＴＰＤ制御部３２は、ユーザが「ＯＫ」ボタンを押下したか否かを判断することにより、ユーザがファイルを選択したか否かを判定し（ステップ２０２）、ユーザがファイルを選択していないと判定した場合、ユーザが「中止」ボタンを押下したか否かを判断することにより、関連削除を中止するか否かを判定する（ステップ２０３）。そして、ユーザが「中止」ボタンを押下したと判断した場合、関連削除を中止して図８の文書一覧リスト表示画面に戻り、ユーザが「中止」ボタンを押下していないと判断した場合、ステップ２０２に戻ってユーザがファイルを選択したか否かを判定する。

そして、ユーザが関連削除画面でファイルを選択して「ＯＫ」ボタンを押下した場合、ＨＴＴＰＤ制御部３２は、選択されたファイルの一つを抽出した（ステップ２０４）後、文書情報管理部３５の抽出されたファイルの関連インデックス情報から関連削除ファイルの情報を削除する（ステップ２０５）とともに、関連削除ファイルの関連インデックス情報から抽出されたファイルの情報を削除する（ステップ２０６）。

この後、ＨＴＴＰＤ制御部３２はステップ２０２で選択された全てのファイルについて関連を削除したか否かを判定し（ステップ２０７）、関連を削除していない選択ファイルが残っていると判定した場合、ステップ２０４に戻って次のファイルの関連を削除し、選択された全てのファイルについて関連を削除したと判定した場合、関連削除プログラムを終了し、図８の文書一覧リスト表示画面に戻る。

これにより、ユーザが図１３の関連削除画面で、例えば、「機器Ａ設計書」を選択して「ＯＫ」ボタンを押した場合、図１１の関連情報格納テーブルにおいて、「機器Ａ設計書」の関連インデックス情報から「機器Ａ詳細設計書」に関する「被参照」情報が削除されるとともに、「機器Ａ詳細設計書」の関連インデックス情報から「機器Ａ設計書」に関する「参照」情報が削除される。

一方、保存文書を削除する場合には、その文書の関連情報も削除する必要があり、以下、文書一覧リスト表示画面で削除するファイルを選択した後、「削除」のボタンをクリックし、保存文書を削除する場合のデジタル複合機１の作用を図１４のフローチャートにより説明する。
ユーザが図８の文書一覧リスト表示画面で、例えば「機器Ａ詳細設計書」を選択した後、「削除」のボタンをクリックすると、ネットワークボード２１のＨＴＴＰＤ制御部３２は、文書情報管理部３５の関連情報格納テーブル内の「機器Ａ詳細設計書」の関連インデックス情報に関連情報が登録されているか否かを判定し（ステップ３０１）、「機器Ａ詳細設計書」に関連情報が登録されていないと判定した場合、「機器Ａ詳細設計書」のファイルを削除した（ステップ３０２）後、文書削除プログラムを終了し、図８の文書一覧リスト表示画面に戻る。

一方、「機器Ａ詳細設計書」に関連情報が登録されていると判定した場合、ＨＴＴＰＤ制御部３２は、関連インデックス情報に登録されているファイルを一つ抽出した（ステップ３０３）後、文書情報管理部３５の抽出されたファイルの関連インデックス情報から削除ファイルの情報を削除する（ステップ３０４）とともに、削除ファイルの関連インデックス情報から抽出されたファイルの情報を削除する（ステップ３０５）。

次に、ＨＴＴＰＤ制御部３２は、削除ファイルの関連インデックス情報に関連情報が残っているか否かを判定し（ステップ３０６）、削除ファイルの関連インデックス情報に関連情報が残っていると判定した場合、ステップ３０３に戻って、次の関連インデックス情報のファイルについての関連情報の削除を実行し、削除ファイルの関連インデックス情報に関連情報が残っていないと判定した場合、「機器Ａ詳細設計書」のファイルを削除した（ステップ３０２）後、文書削除プログラムを終了し、図８の文書一覧リスト表示画面に戻る。

これにより、例えば、「機器Ａ詳細設計書」の関連インデックス情報が図１１に示すような状態であった場合、「機器Ａ設計書」及び「機器Ｂ設計書」の関連インデックス情報から「機器Ａ詳細設計書」の情報が削除されるとともに、「機器Ａ詳細設計書」の関連インデックス情報から「機器Ａ設計書」、「機器Ｂ設計書」の情報が削除された後、「機器Ａ詳細設計書」のファイルが削除される。

次に、文書一覧リスト表示画面で、ユーザがある文書を選択した後、「関連検索」のボタンをクリックして関連のある文書を検索する場合のデジタル複合機１の作用を図１５のフローチャートにより説明する。
ユーザが図８の文書一覧リスト表示画面で、例えば、「機器Ａ設計書」を選択した後、「関連検索」のボタンをクリックすると、ネットワークボード２１のＨＴＴＰＤ制御部３２は、文書情報管理部３５の関連情報格納テーブル内の「機器Ａ設計書」の関連インデックス情報に関連情報が登録されているか否かを判定する（ステップ４０１）。

「機器Ａ設計書」の関連インデックス情報に関連情報が登録されていると判定した場合、ＨＴＴＰＤ制御部３２は、検索深度（初期値０）を１増加した（ステップ４０２）後、前深度の検索で登録したファイルの一つを注目ファイルに指定する（ステップ４０３）。
なお、深度１では注目ファイルとして検索対象ファイル、すなわち、「機器Ａ設計書」を注目ファイルに指定する。

次に、ＨＴＴＰＤ制御部３２は、注目ファイルの関連インデックス情報に含まれているファイルを検索結果に登録する（ステップ４０４）。このとき、すでに検索結果に登録されているファイル及び関連検索の実行の対象となったファイルは除去することにより、検索結果の重複を防止する。
この後、前深度の検索で登録した全てのファイルをチェックしたか否かを判定し（ステップ４０５）、前深度の検索で登録したファイルに未チェックのものが残っていると判定した場合、ステップ４０３に戻って前深度の検索で登録した他のファイルの一つを注目ファイルに指定した後、そのファイルの関連ファイルを検索する。

一方、ステップ４０５で前深度の検索で登録した全てのファイルをチェックしたと判定した場合、ＨＴＴＰＤ制御部３２は、指定検索深度、例えば深度３まで検索したか否かを判定し（ステップ４０６）、指定検索深度まで検索を終了していないと判定した場合、ステップ４０２に戻って検索深度を１増加し、次の深度の検索を実行する。
また、ステップ４０６で指定検索深度まで検索したと判定した場合、ＨＴＴＰＤ制御部３２は、関連検索結果を表示する（ステップ４０７）。

これにより、例えば、図１６に示すように関連インデックス情報が登録されている場合に、「機器Ａ設計書」の関連検索を実行すると、深度１の検索で「機器Ａ詳細設計書」が登録され、深度２の検索で「機器Ｂ設計書」が登録されるので、パソコン２のモニタ画面に、図１７に示すような関連検索結果が表示される。
なお、ステップ４０１で「機器Ａ設計書」の関連インデックス情報に関連情報が登録されてないと判定した場合、ＨＴＴＰＤ制御部３２は、例えば、「関連文書はありません」等の関連検索結果の表示を行う。

関連検索結果を表示した後、ＨＴＴＰＤ制御部３２は、図１７の関連検索結果の表示画面で「ＯＫ」ボタンが押下されたか否かを判断することにより、関連検索プログラムを終了するか否かを判定し（ステップ４０８）、「ＯＫ」ボタンが押下された場合、関連検索プログラムを終了し、図８の文書一覧リスト表示画面に戻る。

以上のようにして関連検索が行われるので、例えば、ファイルＡ〜Ｈに図１８（ａ）に示すような関連付けが行われている場合、ファイルＢの関連検索を行うと、図１８（ｂ）に示すように、検索深度１でファイルＡ、ファイルＣ、ファイルＦが検索結果に登録され、検索深度２でファイルＤ、ファイルＥ、ファイルＧが検索結果に登録され、検索深度３でファイルＨが検索結果に登録される。

また、各ファイルに図１９（ａ）に示すような関連付けが行われている場合、ファイルＨの関連検索を行うと、図１９（ｂ）に示すように、検索深度１でファイルＧが検索結果に登録され、検索深度２でファイルＦが検索結果に登録され、検索深度３でファイルＡ、ファイルＢ、ファイルＣが検索結果に登録される。

以上のように、ある文書から他の文書への関連付けが行われた場合、参照した文書及び参照された文書の双方の関連インデックス情報に関連情報が登録されるので、関連文書の検索時、参照した文書及び参照された文書の双方を関連する文書として検索することができ、各文書の関連を容易に把握することができる。
また、文書の関連情報の検索時、複数段の検索深度で検索が実行されるので、検索出力された文書にさらに別の文書が関連付けされている場合には、それらの文書も検索出力することができる。

なお、上記の実施例では、既に保存されている文書に関連付けを行うようにしたが、ユーザが新たに文書を追加した場合に、追加した文書に関連する文書を登録できるようにすることもでき、また、上記の実施例では、検索深度の段数を３に設定したが、検索深度の段数はユーザが任意に設定変更できるようにしてもよく、そのようにすれば、ユーザの要望に応じた関連検索を実行することができる。

また、図１３の関連削除画面及び図１７の関連検索結果の表示画面ではファイル名のみを表示したが、ファイル名とともに、「参照」または「被参照」の参照方向を表示することもでき、さらに、関連検索結果の表示画面では当該ファイルが抽出された検索深度の段数も表示するようにしてもよい。

さらに、上記の実施例では、本発明の文書管理装置をデジタル複合機に適用し、デジタル複合機のネットワークボードに文書管理のサーバ機能を持たせたが、本発明の文書管理装置は文書サーバ等の様々な装置に適用することができ、例えば、図２０に示すように、ＬＡＮ６にサーバ８を別途設け、このサーバ８に文書及びインデックス情報を保存し、パソコン２、３等からこのサーバ８に対して文書登録や関連検索等を実行させるようにすることも可能である。

本発明の文書管理装置を適用したデジタル複合機を備えたシステムのネットワーク構成例を示す図である。 デジタル複合機のハードウェア構成を示すブロック図である。 配信設定テーブルの一例を示す図ある。 デジタル複合機内のネットワークボードの機能ブロック図である。 ネットワークボード内の文書保存部の概念を示す図である。 文書の検索用インデックスの一例である。 関連インデックス情報の格納テーブルである。 文書一覧リスト表示画面の一例を示す図である。 他の文書に関連付けを行う場合の作用を示すフローチャートである。 関連登録画面の一例を示す図である。 関連情報格納テーブルに登録される関連インデックス情報の一例である。 関連インデックス情報を削除する場合の作用を示すフローチャートである。 関連削除画面の一例を示す図である。 保存文書を削除する場合の作用を示すフローチャートである。 関連文書を検索する場合の作用を示すフローチャートである。 関連情報格納テーブルに登録される関連インデックス情報の一例である。 関連検索結果の表示画面の一例を示す図である。 ファイルの関連付け及び検索深度ごとの検索結果の一例である。 ファイルの関連付け及び検索深度ごとの検索結果の他の例である。 本発明の文書管理装置を適用したサーバを備えたシステムのネットワーク構成例を示す図である。

符号の説明

１ デジタル複合機
２、３、４ パソコン
５ ＰＳＴＮ
６ ＬＡＮ
７ インターネット網
８ サーバ
１１ ＣＰＵ
１２ ＲＯＭ
１３ ＲＡＭ
１４ 表示・操作部
１５ 読取部
１６ 画像メモリ
１７ 記録部
１８ コーデック
１９ モデム
２０ ＮＣＵ
２１ ネットワークボード
２２ ＬＡＮ Ｉ／Ｆ
２３ バス
３１ ＴＣＰ／ＩＰプロトコル制御部
３２ ＨＴＴＰＤ制御部
３３ ホームページ管理部
３４ 文書保存部
３５ 文書情報管理部

Claims (3)

1. 文書を記憶する文書記憶手段と、上記文書記憶手段に記憶されている文書の管理情報を記憶する管理情報記憶手段と、上記各記憶手段への文書及び管理情報の記憶を制御する制御手段とを備えた文書管理装置であって、
   ある文書から他の文書への関連付けが行われた場合、上記制御手段が、参照した側及び参照された側の双方の文書の管理情報に関連情報を登録することを特徴とする文書管理装置。
2. 請求項１に記載された文書管理装置において、
   上記文書記憶手段に記憶された文書の関連文書の検索時、上記制御手段が参照、被参照の両面で関連情報を検索することを特徴とする文書管理装置。
3. 請求項２に記載された文書管理装置において、
   関連文書の検索時、上記制御手段が、複数段の検索深度で検索を実行することを特徴とする文書管理装置。

Images