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La réunion : préparation, animation et participation
Les différents types de réunions
Chaque réunion comporte en général des phases différentes qui se succèdent (information, expression et résolution de
problème) mais l'une d'entre elle domine souvent largement et détermine le type de la réunion.
1 - LA REUNION D'INFORMATION
La réunion d'information présente des avantages par rapport à l'information écrite ou individuelle : certains répugnent
à lire ; l'ensemble du groupe entend à peu près la même chose en même temps.
Objectifs prioritaires
Faire passer un message
Il peut s'agir des informations sur les résultats du travail de la semaine, sur les objectifs à atteindre, sur de nouvelles
dispositions réglementaires, sur un projet d'implantation de machine ou de répartition du travail...
Vérifier que ce message a été compris
Certains facteurs parasites peuvent jouer sur la qualité de la communication : bruits, langage, absence de disponibilité,
manque d'intérêt du message...
Motiver à l'action
Rôle de l'animateur
clarifier le message, faire comprendre aux participants de quoi il s'agit,
situer l'information dans son contexte et la relier à la motivation, des participants
susciter questions et réponses,
motiver les participants à agir en examinant avec eux comment utiliser cette information.
2 - LA REUNION D'EXPRESSION
La réunion d'expression doit permettre de recueillir un maximum d'informations pour mieux résoudre les problèmes.
Chacun s'y exprimera sur son travail, donnera son avis sur des points précis fixés à l'ordre du jour. Ce type de réunion
joue un rôle important dans l'intégration des personnes au sein d'une équipe.
Objectifs prioritaires
Connaître les points de vue des membres du groupe et si possible, de tous les membres du groupe.
Favoriser la cohésion du groupe, rechercher une meilleure compréhension, une adhésion à un projet.
Susciter l'adhésion.
Rôle de l'animateur
Dans ce type de réunion, l'animateur doit aider chacun :
à réfléchir, à clarifier son avis, à prendre conscience que plusieurs positions sont possibles sur un même sujet,
à donner son avis, prendre la parole,
à être le plus précis possible dans son expression (forme et langage).
3 - LA REUNION D'ANALYSE ET DE RESOLUTION DE PROBLEMES
Son but est de faire connaître l'existence de problèmes, d'exprimer les idées que chacun peut avoir sur les causes de
ceux-ci et les solutions possibles.
Objectifs prioritaires
Rechercher efficacement une solution à un problème vécu par la majorité du groupe.
Créer les conditions pour que les solutions proposées aient l'adhésion du groupe et que leur mise en oeuvre
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soit réelle et bien suivie (si les choix des solutions sont bien discutés, il est possible d'envisager plus facilement un
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consensus).
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Rôle de l'animateur
Ce type de réunion se déroule suivant quatre étapes au cours desquelles le rôle de l'animateur change.
1ère étape : il présente le problème et motive le groupe sur un objectif commun (établir un diagnostic ou prendre une décision). Il
aide le groupe à se doter d'un cadre et d'une méthodologie.
2ème étape : il fait s'exprimer, écoute, facilite les échanges.
3ème étape : il fait réfléchir, aide les personnes à clarifier leurs arguments, apporte des outils.
4ème étape : il suscite des synthèses et fait décider.
L'activité du groupe
Elle inclut principalement trois types d'opérations dans ce genre de réunion.
1. les opérations de représentation :
aligner les éléments et préciser ce qui caractérise la situation,
rapprocher les faits, ce qui les rend semblables ou différents,
ranger par ordre et par critères.
2. les opérations de mise en problème :
recueillir les points de vue des différents acteurs concernés,
mettre en évidence les contradictions (qui est contre qui ? qu'est-ce qui exclut quoi ?)
situer dans l'espace et dans le temps (qu'est-ce qui fait problème, où et quand ?)
3. les opérations de relation :
examiner les causes et les conséquences,
repérer ce qu'il y a de constant dans la relation entre les faits observés.
Les fonctions de l’animateur
1 - LA FONCTION D'ORGANISATION
L'animateur fait en sorte que le groupe s'organise.
Il s'agit de préciser avant la réunion et en fonction du sujet et de l'objectif de celle-ci :
quels seront les participants, à quelle heure et dans quelle salle se tiendra la réunion, combien de temps, qui prévenir et
quels documents apporter ?
le statut, le rôle et les responsabilités de chacun au sein de l'équipe.
L'animateur fait en sorte que le travail de d'équipe ou du groupe s'organise. Il fixe, propose ou fait valider les
objectifs et la méthode de travail adoptée.
2 - LA FONCTION DE PRODUCTION
Sauf dans le cas particulier des réunions d'information, c'est rarement l'animateur qui produit, qui donne son avis, son
analyse, ses solutions. Il doit faire produire le groupe.
La production, c'est-à-dire le résultat de l'activité du groupe, devra en permanence s'appuyer sur le consensus le plus large.
3 - LA FONCTION DE FACILITATION (de l'activité du groupe)
Cette fonction consiste à aider le groupe et chacun à franchir les étapes pour que l'objectif soit atteint.
L'animateur s'appliquera à
doser l'information nécessaire au démarrage de la discussion
proposer des méthodes
donner la parole (reformuler, éviter les apartés)
demander l'avis et l'accord du groupe
faire respecter les procédures de travail (plan et méthode de travail, prise de décision).
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Le rôle de facilitateur de l'animateur inclut également toutes les activités liées à la clarification des échanges
(fonction de décodage) :
faire préciser dans la discussion les éléments obscurs, contradictoires, non argumentés ou les a priori entre les
personnes,
reformuler chaque intervention pour vérifier l'accord de tous,
proposer des synthèses partielles suivant l'avancée des travaux du groupe pour vérifier l'accord de tous sur la manière
de formuler un problème, un avis, une solution,
proposer un système de classement des idées, des faits, des solutions ainsi que des critères permettant de hiérarchiser,
de fixer des priorités, de choisir.
4 - LA FONCTION DE REGULATION (du processus du groupe)
L'animateur devra
adapter son style d'animation en fonction des interlocuteurs et des objectifs,
réguler les échanges et favoriser l'expression de chacun (faire participer les "timides" et les "passifs", canaliser les
"bavards" et les "leaders" positifs ou négatifs),
donner des signes de reconnaissance favorables au bon fonctionnement du groupe,
faire respecter le contrat de fonctionnement du groupe,
analyser les interactions,
anticiper et désamorcer les tensions,
faire face aux silences ou à l'agressivité des participants,
gérer les conflits (permettre aux personnes en conflit d'exprimer leurs différents arguments, mettre en évidence
les points de divergence et d'accord et surtout ne pas laisser un climat de conflit s'installer qui empêcherait la
progression des travaux).
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Style Caractéristiques Avantages Inconvénients
L'animation est - Favorise la position de leader - Conduit à la dépendance ou à
Autocratique
directive. L'animateur (dans certaines limites - la rebellion.
donne des ordres et contestation). - Pas de communication
n'engage pas le feed- - Utile lorsque la situation ascendante. Le relationnel est
back ni les interactions nécessite de prendre des faible.
entre les membres du dispositions rapides. - Décourage les gens qui sont
groupe. - Marche bien avec les subor- motivés et savent ce qu'ils ont à
donnés qui ont besoin de lignes faire.
directrices, de structures ou d'une
définition précise de leur travail.
Démocratique Relations interactives -Favorise la cohésion du groupe - N'apporte pas toujours la
entre tous les membres (ambiance et réflexion) structure nécessaire à tous.
du groupe. - Les gens sont encouragés à - Nécessite que les gens aient la
Décision de groupe. donner leur point de vue et sont compétence technique.
Recherche du concernés par les objectifs. - Pas forcément opportun en
consensus. cas d'urgence.
Ce style encourage la
réflexion des membres.
Bienveillant
Animateur davantage - Favorise la position de leader - Peut paraître trop protecteur
orienté vers les - Favorable pour les gens qui ont et interventionniste.
personnes. Il est impor- besoin d'attention, - Non accepté par les
tant que les personnes d'encouragement. personnes très centrées sur la
se sentent bien. - Les gens se connaissent bien, le tâche, l'objectif.
Encourage relationnel est favorisé.
l'appartenance (autour
de lui).
Laisser-Faire Moins directif encore - Très utile avec les gens - Faible en terme de leadership,
que le style autonomes, favorise la créativité surtout en situation critique.
démocratique, et la responsabilité. - N'apporte pas la structure
l'animateur s'appuie sur - Ce style n'est pas pesant en nécessaire aux personnes du
l'expertise de terme d'autorité. groupe (maturité du groupe).
chacun,invite à assumer Peu utile dans le cas d'un
ses responsabilités. groupe important.
Les styles d’animation
d'après Taïbi Khaler
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Les participants
Les participants ont un ou plusieurs objectifs à atteindre sur le plan pratique : analyser une situation, examiner un dossier,
prendre une décision...
En outre, chacun recherche un bénéfice personnel et psychologique dans la relation qu'il engage avec les autres. Plusieurs
rôles permettent d’obtenir de tels bénéfices. L’animateur doit en avoir conscience et s’appuyer sur les aspects positifs de
chacun pour dynamiser le groupe. Les rôles que nous allons évoquer décrivent les principaux comportements que l'on peut
trouver en réunion.
Type Manifestations Que faire ?
Discute avec ses voisins. Eviter de le regarder dans
Monopolise la parole. les yeux (pas d’incitation à
Intarissable sur n’importe quel la parole).
Le bavard
sujet. Ramener aux objectifs et au
C'est souvent un faux timide. temps.
Le stress le pousse à parler. S’il faut le questionner,
Il n'est pas susceptible car utiliser des questions
depuis toujours on lui dit qu'il fermées.
parle trop, mais sur certains Faire silence sans le
sujets, il peut être le plus regarder.
compétent.
C'est celui qui voudrait être L'animateur doit garder son
animateur à la place de rôle de régulateur et écouter
l'animateur. le leader négatif.
Le leader négatif
Il profite du rôle de régulateur Il doit s'appuyer sur le
qui interdit à l'animateur groupe pour l'intégrer ou, le
d'intervenir trop sur le fond cas échéant, l'isoler.
pour imposer autoritairement Après avoir reformulé ce
ses idées et ses méthodes. qu'a dit le leader négatif,
Il s'adresse à l'ensemble du l'animateur souligne qu'il
groupe. s'agit d'une opinion
Il se place généralement en personnelle de Monsieur X
face de l'animateur, au milieu et le remercie. Mais chacun
des participants dans le groupe a le droit
afin de matérialiser deux clans. d'exprimer ses opinions
aussi il peut poser la
question : « quelqu'un
pense-t-il différemment ? »
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Type Manifestations Que faire ?
Parle peu ou de façon
embarrassée. L'animateur doit rassurer le
Le passif
Il est souvent inhibé, timide. passif. Il doit lui poser des
Il peut être "ailleurs". questions faciles, le
Il est souvent égocentrique. revaloriser à ses yeux et aux
Il regarde très peu l'animateur yeux du groupe, ne pas le
ou le groupe. blesser ou le provoquer.
Il est souvent susceptible.
Il a la volonté d'être L'animateur doit s'appuyer
animateur, donc de prendre le sur lui et en faire son
pouvoir sur le groupe mais il assistant. Cependant il doit
Le leader positif
est positif, donc il n'impose veiller à ce que le
pas ses opinions mais cherche comportement du leader
plutôt à dynamiser le groupe. positif ne rende pas le
Il regarde les participants et groupe trop passif.
s'adresse à eux.
Il est intéressé par le sujet, L'animateur doit bien sûr le
motivé, actif, prêt à agir, à faire participer. Ce sont les
L'actif positif
innover. actifs positifs qui permettent
Il est le ciment du groupe. vraiment au groupe de se
réguler.
Quand l'animateur a repéré
L'actif négatif
un actif négatif, il faut le
Il est déviant vis-à-vis du
questionner au début de la
groupe et de son objectif.
réunion : « quelle est votre
Il cherche à entraîner le opinion ? ». S'il n'en a pas,
groupe hors sujet. dire : « je prends note que
Sa tactique préférée c'est de se vous n'avez pas d'opinion
taire, puis, à la fin de la sur ce sujet ». Ainsi il ne
réunion, il détruit : pourra plus critiquer
il va s'appuyer sur les opinions ultérieurement les opinions
des autres pour dire : « je vais du groupe.
me faire l'avocat du diable... » S'il exprime une opinion,
Son moteur c'est la résistance dire : « c'est important ce
au changement. C'est un aigri. que vient de dire Monsieur
X ». Il faut le rassurer sur ses
capacités à faire changer les
choses ainsi il peut passer
dans le camp des actifs
positifs.
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Etablir un ordre du jour
Pour s’assurer que les participants connaissent l’objet de la réunion, la meilleure méthode consiste à leur transmettre à
l’avance un ordre du jour clair et précis.
Un ordre du jour de réunion est une liste de points ou de problèmes à soulever et à discuter. Il doit être succinct,
simple et clair.
Il doit être distribué, si possible à l’avance, à tous les participants. Dans l’idéal, les participants devraient avoir la possibilité
de travailler à son élaboration avant la réunion.
L’ordre du jour doit indiquer la date, l’heure, le lieu et l’objet de la réunion. Il doit être communiqué bien avant la réunion.
Il doit indiquer aussi précisément que possible le but essentiel de la réunion.
Tous les participants doivent savoir exactement quelle sera leur contribution.
Le temps accordé à chaque point doit être lié à son importance.
Lorsque vous évaluez la durée de la réunion, prévoyez toujours large.
Dressez soigneusement la liste des personnes auxquelles il convient d’envoyer des copies de l’ordre du jour de la réunion.
Faites le distinguo entre ceux pour qui il ne constitue qu’une information et ceux dont vous attendez la présence effective
et la participation à la réunion.
Prenez les cinq premières minutes de la réunion pour rappeler l’ordre du jour.
Si de nouveaux points à débattre se font jour au cours de la discussion, vous les ajouterez à l’ordre du jour en les
intercalant, par ordre de priorité, avec les points existants.
Exemple d’ordre du jour
5 mars 2004 - 9 h
Salle de réunion de la Direction Départementale
9 h 00 - Ouverture de la séance – Raison de la réunion, objectifs, durée.
9 h 30 - Problèmes soumis à la discussion.
10 h 20 - Trouver des solutions alternatives
11 h 00 - PAUSE
11 h 30 - Choix parmi les solutions possibles.
12 h 00 - PAUSE DEJEUNER
13 h 30 - Définir un plan pour résoudre le problème.
14 h 30 - Assigner les tâches pour mettre le plan en œuvre/suivi
15 h 30 - Questions diverses
16 h 00 - PAUSE
16 h 30 - Résumé. Fin de la réunion.
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Check liste rapide
pour conduire des réunions efficaces
1. Clarifier l’objet de la réunion.
2. Choisissez les moyens techniques et la disposition de la salle appropriés à la réunion.
3. Optez pour un style d’animation adapté.
4. Recherchez l’accord des participants sur l’ordre du jour, l’heure de la réunion, les objectifs, les règles du jeu.
5. Ne permettez pas au groupe d’aller trop vite et de sauter aux conclusions. Attendez avant de décider et explorez
les autres possibilités.
6. Tirez parti des situations de conflits pour une expression complète des idées, des sentiments, avant d’essayer de les
concilier.
7. Travailler à parvenir à un consensus quand les connaissances sont réparties sur plusieurs personnes et que les
décisions prises doivent être soutenues par tous.
8. Faites appel à l’interaction quand les sentiments et la conduite des participants ne sont pas en cohérence, quand les
opinions ne sont pas données spontanément ou que la réunion semble inefficace.
9. Insistez pour que l’on s’engage sur une action bien précise en termes de ce qui doit être fait, le suivi et la
responsabilité.
10. Evaluez chaque réunion avec l’intention d’en tirer des enseignements pouvant améliorer les sessions
ultérieures.
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