CEP G
Centre d'Éducation Populaire
André Genot
Te c h n i q u e s
de réunion
OUTILOUTIL PÉDAGOGIQUE
PÉDAGOGIQUE
Octobre 2007
Rédaction :
Anne-Marie Andrusyszyn
Editeur responsable :
Annick THyré N CEPAG asbl
rue de namur 47 N 5000 Beez
Techniques de réunion
Introduction
Dans la vie syndicale et associative, conduire des réunions est affaire
fréquente. Amener les groupes, quelles qu’en soient leurs composantes
(groupe femmes, mixte, travailleurs sans emploi, immigrés, militants,
délégués), à travailler collectivement, se mettre d'accord, prendre des
décisions, résoudre des conflits, susciter et entretenir la participation
est essentiel mais pas toujours évident.
Ces différentes fonctions relèvent de l'animation de groupe et
permettent de mener une réunion dans de bonnes conditions.
Cette brochure présentera différents éléments pour organiser vos
réunions et vous permettre d’atteindre vos objectifs avec efficacité.
Les techniques et conseils proposés constituent une batterie
d’informations utiles à connaître comme animateurs mais ne
constituent pas un listing obligatoire.
Cette brochure ne reprend pas toutes les techniques d’animation, elle
balise seulement les dispositifs minima nécessaires au bon déroulement
des réunions.
.2
Conduire une réunion implique
l a c a p a c i t é d ' animer un groupe,
c’est-à-dire motiver des relations humaines
et établir une communication-écoute
1. Qu’est-ce qu’une réunion ?
Par définition, une réunion est le regroupement d’un certain nombre
de personnes ayant la volonté d’atteindre certains objectifs.
Nous retiendrons ici 3 grands types de réunions :
réunion d'information ;
décision ;
réunion de
réunion discussion/débat.
Il faut noter que vous pouvez rencontrer d’autres types de réunions :
réunion de négociation, réunion panel, assemblée du personnel…
Ce type de réunion relève de techniques particulières que nous
n’aborderons pas ici.
Chaque réunion s’organise autour d’objectifs .
Une réunion sans objectif est une réunion qui a de forte chance de ne
pas atteindre de résultats.
Les participants doivent savoir pourquoi ils sont réunis et quelles seront
leurs missions (recevoir ou donner des informations, rechercher des
solutions, construire un projet…). Les objectifs transparaîtront dans
l’ordre du jour.
Si nous prenons les trois types de réunions qui nous intéressent, réunion
d'information, de décision et de débat, quels objectifs pourrions-nous
dégager ?
3.
Exemples d'objectifs
S'informer.
Réunion Informer.
Fournir des avis
d ’ information
sur la question.
Débattre.
Informer.
Réunion Débattre.
Solutionner.
de décision
Décider.
Evaluer + solutionner.
S’informer.
Approcher les différents
Réunion points de vue.
Evaluer ces points de vue.
discussion/débat
Dégager une synthèse
commune.
Etc.
La réalité demande à l'animateur/trice de décomposer la réunion en
plusieurs étapes, chacune correspondant à 1 ou 2 objectifs. A titre
d’exemple on pourra démarrer par une information venant des
participants, d’une personne ressource ou de l’animateur, poursuivre
par un débat et conclure par une synthèse des avis donnés par les
participants.
Ce qui importe, c'est de bien distinguer les différentes étapes et leurs
objectifs et d'y adapter les moyens adéquats, ceci en vue de permettre
à chaque participant de s’y intégrer et d’adhérer aux objectifs qu’elle
souscrit.
.4
2. Les styles d’animation
Le rôle de l'animateur/trice intervient à deux niveaux, le contenu
et la méthode que nous appelons aussi processus pédagogique.
Le contenu est le thème, l’information que l'on va aborder
pendant la réunion, en quelque sorte c'est l'élément de départ.
La méthode est la manière avec laquelle on va travailler
l'information.
Comment l'animateur/trice va engager son groupe vers la réalisation
des objectifs et la participation ? Comment il/elle va gérer le climat
de celui-ci, quel type de communication va-t-il/elle engager ? Quels
outils va-t-il/elle utiliser ? Quelle relation inter-membres va-t-
il/elle privilégier ?
C'est à ce niveau que se dégage le savoir-faire et le savoir-être de
l’animateur/trice et son champ de responsabilité.
Au-delà de l’information donnée, c’est le processus et la méthode
mis en place qui vont permettre de développer le type
d’engagement et de motivation des participants.
Les processus pédagogiques sont étroitement liés aux styles
d’animation induits par l’animateur. Synthétiquement, on compare
deux grands modes d’intervention : l’animation ascendante et
l’animation descendante.
- L’animation ascendante se caractérise par une démarche dont
l’information vient des participants. C’est le brainstorming, le
tour de table demandant les positionnements et les réflexions sur
la thématique de la réunion qui va organiser le contenu et la
progression de celui-ci.
L’animateur interview les participants et est en phase avec leurs
objectifs, leurs besoins. C’est la méthode privilégiée de
l’animation démocratique.
5.
- L’animation descendante se caractérise par un contact minimum
avec les participants. L’animateur est le conférencier, le dispositif
méthodologique n’est pas adaptable aux besoins des participants.
L’animateur décide. Les possibilités de discussions existent mais
l’animateur reste le seul décideur, c’est la méthode privilégiée de
l’animation autoritaire.
On distingue habituellement 3 styles d'animation :
autocratique/directive ;
démocratique ;
laissez-faire.
Ces attitudes sont quelques fois combinatoires en fonction des
objectifs, de l’évolution du groupe et de la progression des réunions.
Dans l’animation autocratique o u directive
- l’animateur est dirigiste ;
- l’animateur impose sur le contenu et le processus ;
- l’animateur organise tout pour le groupe ;
- l’animateur donne son avis / impose son point de vue.
Ce type d'animation génère souvent un climat de compétition avec
le risque de conflits.
La dépendance à l’animateur est très forte dans un premier temps
mais peut progresser vers une opposition marquée et conflictuelle.
La motivation et l’engagement des participants sont mineurs voire
absents. Le groupe est soumis et s’ennuie.
Dans l’animation laissez-faire
- l’animateur est laxiste sur le fond et la forme ;
- l’animateur n'intervient jamais ou rarement ;
- l’animateur laisse le groupe se gérer seul ;
- l'animateur est absent / ne propose aucune méthode de travail.
Ce type de réunion donne peu de production mais beaucoup
d'insatisfaction.
Des conflits peuvent naître par l'émergence de leaders qui ne sont
pas canalisés. Le groupe se fragmente en sous-groupes.
.6
La motivation et l’engagement des participants sont mineurs, le
groupe s’effrite vite.
Il faut cependant noter que l’animateur peut opter pour un style
« laissez-faire » pour mesurer la capacité d’autogestion des
participants, mais ce processus ne peut, sauf exception, se faire en
début de réunion. Les participants doivent se connaître depuis un
certain temps pour s’auto-organiser.
Dans l’animation démocratique
- l’animateur est coopérant ;
- l’animateur gère le processus méthodologique en le négociant et
l’expliquant ;
- l’animateur aide le groupe à produire, implique les participants,
les rends actifs dans le déroulement de la réunion ;
- l’animateur intervient dans les relations en permettant à chacun
de participer (aide à la prise de parole, à l’écoute…) ;
- l’animateur tient compte de l'avis de chacun ;
- l’animateur est attentif à l'évolution des membres ;
- l’animateur accepte la critique sans renoncer à ses
responsabilités d'animateur.
Ce style d'animation est le plus productif et génère le plus de
satisfaction. Il permet d'intervenir efficacement sur les conflits.
C’est aussi l’animation la plus difficile car elle demande une
maîtrise de l’animation, une capacité d’écoute et une capacité
d’observation. L’animateur qui arrive à mettre en œuvre ce style
démocratique y gagnera sur le climat positif du groupe, la
production et la coopération entre les membres.
7.
Les conséquences de ces types d'attitudes au sein des groupes sont
reprises ci-dessous :
Style
Laissez-
Autoritaire Démocratique faire
Rendement
vis-à-vis de la Bon Bon Mauvais
tâche
Capacité Dépendance Motivation
Passivité
d’autonomie Soumission élevée
Evolution du Agressivité Cohésion
Clans
groupe Entraide
Satisfaction Mitigés
des Sécurisés Satisfaits Indiscipline
participants Apathiques
Rappelons que l’animation est un travail d’équipe (animateur et
participants). C’est la discussion, les échanges, le débat, l’expression
des idées et l’écoute qui favorisent un travail collectif où chaque
adulte a l’occasion de s’investir, de se responsabiliser et de participer.
Le style démocratique soutient cette démarche mais l’approche plus
autoritaire permet parfois au groupe d’évoluer vers une dynamique plus
démocratique en sachant que cette approche autoritaire n’est que
passagère et très limitée dans le temps.
Le dispositif démocratique présuppose une grande capacité de
l’animateur à l’écoute et à la gestion des débats.
Quand les participants se sentent intégrés, car compris et entendus par
l’animateur et les autres membres du groupe, ils participent alors
amplement aux réunions en leur donnant sens et responsabilité.
.8
Les participants qui ne sont ni écoutés, ni intégrés dans le processus de
la réunion, se sentent vite rejetés et la frustration monte engendrant
le renoncement à la participation et les remises en question de
l’animateur dans sa fonction et son statut, et l’utilité de ses réunions.
3. Les fonctions principales
de l’animation
On distingue 3 grandes fonctions :
Production
Facilitation
Régulation
Production
Tout ce qui va être dit et fait par le groupe en fonction des
objectifs de la réunion.
Tout ce qui va permettre au groupe de réaliser la tâche : fournir ou
demander des informations, fournir ou demander une suggestion,
ces informations peuvent être fournies par les participants,
l’animateur ou une personne ressource.
Facilitation
C'est permettre à chacun et à l'ensemble de produire au mieux et
avec le moins de difficultés. Exemples : préparer la réunion, le
matériel, le local, le respect du timing, etc.
C'est aussi définir les objectifs, le plan, le déroulement de la
réunion.
C'est poser les conditions maximales pour que le groupe puisse
réaliser les objectifs.
C’est également synthétiser, reformuler, prendre des notes, définir
les termes employés, articuler les idées entre elles, suggérer des
alternatives, donner des exemples, etc.
C’est la recherche des moyens pour atteindre un résultat collectif.
9.
Concrètement c’est :
- proposer l’objectif ;
- proposer une méthode de travail ;
- synthétiser les points de vue ;
- reformuler les questions, les propositions des participants ;
- cadrer la discussion ;
- permettre l’expression et l’écoute ;
- permettre les décisions ;
- etc.
Régulation
C’est permettre au groupe de conserver sa capacité à produire et à
progresser.
C’est faire extérioriser les émotions négatives.
C’est dépouiller les interventions à charge affective, gérer les
conflits.
Concrètement c’est :
- expliquer les interventions ;
- gérer les conflits ou les tensions ;
- établir un climat de confiance ;
- établir la cohésion dans le groupe ;
- garder l’intérêt et la motivation des participants ;
- contrôler les leaderships ;
- etc.
Les activités de régulation concernent la vie de la réunion, les rapports
entre les personnes. Elles consistent à faire prendre conscience au
groupe de ce qui se passe, des difficultés qu'il rencontre, du pourquoi
de ces difficultés, etc.
Fonctions de facilitation et de régulation sont complémentaires.
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Les 3 fonctions de l’animation reposent sur des techniques
d’animation. En voici quelques-unes :
1. Le tour de table :
- facilite l’expression de tous ;
- permet de repérer les besoins, les préoccupations, les
intérêts face à la réunion, l’adhésion aux objectifs.
2. La discussion :
- permet les échanges d’idées et d’opinions ;
- facilite la cohésion et oblige la participation.
Attention : ne pas réunir trop de participants. Au-delà de 12,
voire 15 personnes, les échanges, les régulations et
l’implication de tous les participants deviennent très difficiles,
voire impossibles. On bascule alors dans la gestion des réunions
des grands groupes, ce qui n’est pas le propos de cette
brochure.
3. La disposition de la salle :
permettre à chacun de se voir et de s’entendre pour aider à la
discussion, l’intégration et la régulation.
4. Le travail en sous-groupe :
- se fait sous la conduite d’un animateur où le groupe peut
rester autonome dans la gestion ;
- le travail en sous-groupe peut avoir une durée variable en
fonction du travail qui est attendu. Dans les réunions, il est
programmé en tant que groupe de travail parallèle qui doit
remettre des propositions et/ou avis au groupe entier, lors
des réunions suivantes. Le travail en sous-groupe ne se fait
pas durant la réunion ;
- il est utile que le groupe désigne un rapporteur qui fera la
synthèse des productions du sous-groupe en plénière ;
- ne jamais faire travailler en sous-groupe sans retour d’un
rapport en plénière.
11.
RÔLES DE L’ANIMATEUR/TRICE DE RÉUNION
AVANT
PENDANT 1. PRÉPARER PENDANT
▪ La convocation.
▪ Le type de 3. OBSERVER
2. LA RÉUNION réunion, c’est-à- Le verbal
dire les objectifs. et
▪ Faire produire.
▪ Le matériel / la le non-verbal.
▪ Proposer des salle.
procédures.
▪ Le timing.
▪ Aider à
l’expression
(répartir la PENDANT
parole, c
écouter, 4. TIMING
encourager...).
▪ Exploiter et
d e Gérer et
dynamiser les faire générer
ressources du le temps.
groupe.
▪ Gérer les
conflits. ANIMATEUR/TRICE f
g APRÈS
h i
PENDANT 7. GARANTIR
& APRÈS LE SUIVI
▪ Rapport ou
5. ÉVALUER PENDANT
compte-rendu.
▪ La procédure. & APRÈS ▪ Informer qui de
▪ Le suivi. droit.
6. FORMER ▪ Concrétiser les
L’INDIVIDU décisions prises,
ET LE GROUPE les actions.
▪ Stimuler la
réflexion.
▪ Aider à
structurer la
pensée.
.12
4. Comment préparer une réunion
1. Estimer les 1 ères motivations
et opportunités
Définir les objectifs.
AVANT Préparer le plan méthodologique.
2. Invitation des membres
Convocation.
3. Déroulement
Démarrage.
PENDANT Discussion / tâche.
Conclusion / synthèse.
Evaluation du groupe.
4. Evaluation de l’animateur.
APRÈS 5. Compte-rendu.
6. Programmer une nouvelle réunion.
L’avant-réunion
Il s'agit de déterminer si la réunion est opportune et à quoi elle va
servir.
1. Connaître les motifs de la réunion. Convoquer une réunion
uniquement parce que celle-ci « doit » se tenir pour une question de
principe démotive les participants.
Une réunion doit toujours avoir du sens et être motivée.
2. Fixer les résultats concrets que l'on veut atteindre.
13.
3. Limiter les sujets traités, ne pas surcharger l’ordre du jour.
4. Estimer les données à rassembler au préalable, envoyer les
documents dans des délais raisonnables pour en permettre une
lecture préalable.
5. Préparer le plan : bien définir la situation de départ, le problème à
poser, préparer quelques questions, réfléchir sur le type
d'information à donner au groupe, rassembler la documentation,
envisager le type de matériel à utiliser.
6. Choisir une salle adaptée.
La convocation
Ne pas l’envoyer trop tard.
Elle comportera :
- la date ;
- l’heure, si possible préciser l’heure de fin de réunion ;
- le lieu (si nécessaire plan d’accès, étage et n° du bureau) ;
- les documents à préparer (si nécessaire joindre à la convocation
les documents préparatoires dont les participants pourront
prendre connaissance avant la réunion) ;
- l’ordre du jour qui sera respecté, c'est aussi un garde-fou qui
empêche de dévier, ne pas aborder dans une même réunion trop
de points, classer les points par ordre de priorité du plus
important vers le moins important. Commencer par
l’approbation du procès-verbal et terminer par un point divers ;
- si vous invitez une personne ressource, indiquez le nom, les
fonctions et les motivations de la présence de cette personne.
La convocation est un élément préliminaire à toute réunion, elle doit
être concise, mais suffisamment précise pour ne pas prêter à une
interprétation erronée.
C’est aussi le lien entre l'animateur et les participants, c'est un projet
de contrat qui doit être respecté s'il ne veut pas être contesté.
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Pour rédiger la convocation ne pas oublier de répondre aux questions :
Où ? Pourquoi ? Quand ? De quoi ? Qui ?
Lieu Objectifs Horaire Ordre du jour Pour qui ?
Pendant la réunion
1. L’ouverture
Ouvrir c’est introduire la réunion ; c’est l'échauffement des
participants, c’est permettre au groupe de se mettre en situation.
1. Accueillir.
2. Présentation (noter les excusés et les absents) / tour de table si les
personnes ne se connaissent pas où s’il y a des nouveaux.
3. Présenter le rapporteur / secrétaire (ou demander un volontaire).
4. Lecture et commentaire succinct de l'ordre du jour avec
approbation du compte-rendu de la réunion précédente.
5. Rappeler éventuellement quelques règles pour la bonne conduite
de la réunion : l'écoute, être concis, GSM...
2. Déroulement proprement dit
Entamer la discussion, le débat, avec les informations et/ou les
documents jugés nécessaires, en posant des questions, en demandant
des points de vue, des éléments de réflexion...
15.
Rester souple et en contact avec le groupe :
reformuler ;
approfondir certaines données, poser des questions, chercher des
éléments parmi les participants ;
demander d'éclaircir des propos ;
faire des synthèses partielles ;
etc.
Ne pas oublier les fonctions de production/facilitation et de régulation.
Ne jamais oublier de proposer sous forme d'une synthèse les conclusions
de la réunion.
Repréciser éventuellement l'objectif de départ et le cheminement du
travail durant la réunion.
L’après-réunion
Votre év aluation : porter un regard critique sur votre travail,
que pouvez-vous améliorer ? (relation aux participants, choix de la
méthode, documents ou outils utilisés...).
Qu elqu es qu estion s à se poser :
- La réunion a-t-elle été suffisamment préparée ?
- Estimez-vous l'objectif principal assez clairement défini ?
- Avez-vous respecté le plan et le timing ?
- Les synthèses partielles ont-elles facilité votre travail ?
- La synthèse finale a-t-elle été faite et a-t-elle été concluante
pour le groupe ?
- Avez-vous écouté, reformulé et fait exprimer toutes les
opinions ?
- Tous les membres ont-ils pris part à la discussion ? Et comment ?
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- Quelle a été votre capacité d'adaptation aux situations
nouvelles ?
- Avez-vous été capable d’intégrer les avis contradictoires au
cours de la discussion ?
- Le procès-verbal de la réunion a-t-il été élaboré afin qu’il serve
d’aide-mémoire au groupe et lui permette de progresser dans ses
réflexions et son travail ? Le procès-verbal doit être, en
principe, envoyé avec la convocation de la réunion qui suit.
- Le procès-verbal a-t-il été réalisé objectivement et en fonction
des éléments donnés et discutés par les participants ? C’est la
mémoire de la réunion. Il doit reprendre :
- le nom des participants ;
- le nom des excusés et des absents ;
- les différents points traités et pour chaque point relater ce
qui a été dit et/ou décidé ;
- il peut rappeler la date de la réunion suivante mais ne fait
pas office de convocation ;
- il doit être archivé par l’animateur et approuvé par
l’ensemble des participants.
17.
5. Aide-mémoire pour la réalisation
de vos réunions
1. Définir les objectifs.
2. Définir les points de l’ordre du jour.
3. Organiser le déroulement de la réunion.
4. Définir le lieu, la date, la durée (vérifier la disponibilité des
participants).
5. Rédiger la convocation.
6. Envoyer la convocation.
7. Préparer le dispositif matériel.
!!! Ne pas oublier !!!
Une réunion doit impliquer les participants.
Elle doit déboucher sur des résultats.
Elle doit remplir une fonction sociale.
Quelques éléments qui vous permettront
de structurer au mieux vos réunions
- N’oubliez pas qu’animer relève de la gestion des relations
humaines, de la communication et de l’organisation matérielle.
- Une bonne réunion efficace se déroule dans de bonnes conditions
matérielles et relationnelles.
- Vous trouverez ci-après une grille qui vous permettra d’évaluer
vos réunions et par conséquent de les améliorer.
.18
6. Grille d’évaluation
pour la conduite de réunions
1. L’objectif a-t-il été expliqué par l’animateur en début de réunion ?
2. Par qui la méthodologie a-t-elle été proposée aux participants ? A-
t-elle été adaptée en fonction des éventuelles remarques
pertinentes ?
3. Le plan a-t-il été respecté jusqu’au bout ?
4. Le plan a-t-il été remis en question ? Si oui, pourquoi ?
5. La discussion a-t-elle suivi un ordre logique ? (Recueil des
informations, confrontation des idées, choix d’une solution.)
6. L’animateur a-t-il beaucoup parlé ? Monopolisé la parole ?
7. Les moyens matériels ont-ils été utilisés correctement ?
a. la salle,
b. disposition des participants,
c. place de l’animateur,
d. tableau,
e. moyens techniques adaptés.
8. Quel rôle l’animateur a-t-il développé durant l’animation ?
9. Des résumés partiels ont-ils été faits ?
a. Quand ?
b. A quelle fréquence ?
c. Comment ?
10. L’animateur a-t-il permis de confronter les opinions ?
11. Y a-t-il eu des gens qui monopolisaient la parole ?
12. Quel fut le climat de réunion ?
13. Quelle était la structure de la communication ? Centralisée autour
de l’animateur, du leader, répartition entre les participants.
14. Divers.
19.
Sommaire
I N T R O D U C T I O N ............................................................. 2
1. Qu’est-ce qu’une réunion ? ............................................ 3
2. Les styles d’animation .................................................. 5
3. Les fonctions principales de l’animation ............................. 9
4. Comment préparer une réunion ? .................................... 13
5. Aide-mémoire pour la réalisation de vos réunions ................ 18
6. Grille d’évaluation pour la conduite de réunions .................. 19
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