GESTIONA TUS INCAPACIDADES
EN
De acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo Capitulo IX Artículo 38, todo trabajador dentro del
mismo día en que se sienta enfermo deberá comunicarlo al empleador, a fin de que el Médico
certifique si puede continuar o no en el trabajo y determine su incapacidad, y el trabajador
deberá reportar la Incapacidad dentro del mismo día.
Ten presente las siguientes indicaciones al momento de cargar tus incapacidades
en nuestro portal Coonectados (Campus Virtual en Transferencia de Conocimiento – Biblioteca –
Catálogo – Registrar Incapacidades):
• Todos los soportes deberán consolidarse y ser cargados en 1
solo archivo, una sola vez, el formato debe ser P DF .
• Archivo no mayor a 2 M b
• Nombrar el archivo PDF con el número de la
cédula, seguido de la fecha inicio de la
incapacidad y la EPS. Ejemplo: 66777222-
31072020-epssaludtotal.
• Si la incapacidad o historia clínica es emitida por
CEM, se debe asegurar que el documento esté
desprotegido.
Si tienes dificultades para consolidar los documentos en un solo PDF o para
desprotegerlos,puedes buscar herramientas en Internet que te faciliten el
proceso o solicitar a soporte de tecnología que te indique como hacerlo.
Requisitos mínimos del certificado de incapacidad
Según el Decreto 1427 del 29 de julio 2022, Artículo 2.2.3.3.2 Certificado de
incapacidad debe contener como mínimo:
• 1. Razón social o apellidos y nombres del prestador de servicios de salud que
atendió al paciente
• 2. NIT del prestador de servicios de salud
• 3. Código del prestador de servicios de salud asignado en el Registro Especial
de Prestadores de Servicios de Salud (REPS)
• 4. Nombre de la entidad promotora de salud o entidad adaptada
• 5. Lugar y fecha de expedición
• 6. Nombre del afiliado, tipo y número de su documento de identidad.
• 7.Grupo de servicios: Consulta externa, Apoyo diagnóstico clínico y
complementación terapéutica, Internación, Quirúrgico, Atención inmediata
• 8.Modalidad de la prestación del servicio: Intramural, Extramural unidad móvil,
Extramural domiciliaria, Extramural jornada de salud, Telemedicina interactiva,
Telemedicina no interactiva, Telemedicina telexperticia, Telemedicina
telemonitoreo
• 9.Código de diagnóstico principal, utilizando la Clasificación Internacional de
Enfermedades -CIE, vigente
• 10. Código de diagnóstico relacionado, utilizando la Clasificación Internacional
de Enfermedades -CIE vigente
• 11. Presunto origen de la incapacidad (común o laboral)
• 12. Causa que motiva la atención. Se registra de acuerdo con el presunto
origen común o laboral
• 13. Fecha de inicio y terminación de la incapacidad;
• 14.Prorroga: Si o No
• 15.Incapacidad retroactiva: Urgencias o internación del paciente, Trastorno de
memoria, confusión mental, desorientación en persona tiempo y lugar, otras
alteraciones de la esfera psíquica, orgánica o funcional según criterio médico u
odontólogo, Evento catastrófico y terrorista.
• 16. Nombres y apellidos, tipo y número de identificación y firma del médico u
odontólogo que lo expide.
La Incapacidad expedida por el médico u odontólogo No Adscrito a la Red
Prestadora de la EPS o SOAT, su presentación para validación en la EPS se
debe realizar dentro de los quince (15) días siguientes a su expedición.
(Artículo 2.2.3.3.3 Expedición de certificado de Incapacidad de origen
común) y la EPICRISIS de la atención.
Es indispensable que el certificado de incapacidad sea
original y totalmente legible
Si la incapacidad se genera por atención en el servicio de
Medicina Prepagada y Servicios de Emergencias Médicas
Domiciliarias es indispensable adjuntar copia del carnet o
certificado de afiliación.
Gestión Humana debe validar que los colaboradores que presenten
incapacidades, tengan firmado el CO-FT-1193 Consentimiento
Informado para Manejo de Historia Clínica en Gestión de
Incapacidades. Para los colaboradores nuevos el consentimiento
mencionado será firmado por única vez al momento de la
contratación.
•Licencia de Maternidad: copia de la epicrisis legible con semanas de
gestación, fecha probable de parto y tipo de parto, copia de registro civil y
certificado nacido vivo.
•Consideraciones especiales algunas EPS:
•EPS Sura Ecografía trimestral.
•EPS Sanitas en el caso de las licencias de maternidad piden una carta
donde la colaboradora indique si se tomó o no la Pre licencia materna, si hay
pre licencia deben enviarla con la licencia.
•EPS Comfenalco exige para la licencia de maternidad anexar la historia
clínica donde especifique las semanas de gestación, sexo, talla y peso del
bebé, adicional una carta donde la empresa indique si la colaboradora se toma
o no la Pre Licencia materna.
•Soportes Requeridos para Pre Licencia o Licencia de Maternidad
por Anticipo (pre licencia materna)
1. Certificado original de solicitud de Licencia de maternidad por
anticipo expedido por el médico tratante, donde se especifique la fecha
de inicio, fecha de posible parto y si fue tomada por una (1) o dos (2)
semanas, 2. Copia de la Historia clínica o epicrisis de la atención del
parto donde conste la edad gestacional y el tipo de parto.
•Soportes Requeridos para Licencia de Adopción Maternidad y
Paternidad
1. Carta de solicitud emitida por los padres del menor, 2. Registro Civil
del menor adoptado, 3. Copia del acta de entrega del niño, niña o
adolescente por parte del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
(ICBF) o institución autorizada por el mismo.
•Soportes Requeridos para Licencia Parental Compartida (LPC)
1. Ambos padres deberán realizar un acuerdo escrito de distribución de
las semanas y presentarlo al empleador máximo hasta el día 30
posterior al nacimiento del bebé, 2. Certificado médico que debe
contener la fecha probable de parto o constancia de nacimiento, 3.
Aval del acuerdo por parte del médico tratante, indicando las fechas de
inicio de la licencia de cada uno, 4. Copia de la cedula del padre,
•Soportes Requeridos para Licencia Flexible de Tiempo Parcial
1. Certificado médico que indique la fecha de inicio de la licencia
correspondiente, 2. Fecha probable de parto o constancia de
nacimiento del bebe. 3. La solicitud debe ser presentada al empleador
dentro de los 30 días siguientes al nacimiento y el empleador debe dar
respuesta, aprobando o negando la solicitud, dentro de los 5 días
hábiles siguientes a su presentación.
No podrán Optar por la licencia compartida la madre y el padre
condenados por delitos contra la libertad, formación sexual y
contra la familia
•Licencia de Paternidad: copia de registro civil, cédula del padre
y epicrísis con semanas de gestación, fecha probable de parto y tipo
de parto y certificado nacido vivo.
•Incapacidad con origen por Accidente Laboral (AL) y
Enfermedad Laboral (EL): Incapacidad original escaneada legible en
formato PDF, debe especificar el diagnóstico en código CIE, sea Accidente de
traba jo o enfermedad profesional debe tener el reporte que emite la ARL
según sea AL o EL (solicitar reporte a Gestión Humana), epicrisis, copia de
cedula del colaborador.
•Accidente de Tránsito: Incapacidad original escaneada legible
en formato PDF, Epicrisis, Copia de la cedula del colaborador,
Reporte del accidente y Copia del SOAT.
En caso de no tener el reporte policial o de tránsito o
FURITS debe tener la carta ampliando los hechos
autenticada en notaría o la declaración juramentada en
notaria.
Requisitos específicos solicitados por entidades
Consideraciones especiales Incapacidad Enfermedad general en
algunas entidades EPS:
•EPS Salud Total: Lumbagos, esguinces, fracturas, luxaciones,
cervicalgias, celulitis, dorsalgias, desgarros, contusiones, hernias discales,
tendinitis, accidente de tránsito, túnel carpiano (adjuntar Proforma).
• EPS SOS: Toda incapacidad debe ser expedida en un certificado de
incapacidad es decir (No es válido que el documento diga
Fórmula médica, Recetario médico, Autorización de
servicios), solo será recibido aquel documento que en su encabezado
contenga la palabra Incapacidad.
Para las siguientes entidades es necesario que se envíe el original y
copia del certificado de incapacidad y copia de la historia clínica:
• ADRES
En algunos diagnósticos por enfermedad general, se requiere anexar el
formato de investigación del accidente, donde se amplié la
información. La EPS Salud Total lo está solicitando para determinar si
es un posible accidente laboral.
Para las entidades del Caribe deben anexar siempre cédula del
colaborador.
