Una de tus responsabilidades como colaborador de la UAO es el notificar y enviar por
correo electrónico a tu jefe inmediato y a la unidad de Gestión de Nómina, el certificado
de incapacidad, o la licencia de maternidad o paternidad, según corresponda, a más
tardar el día siguiente a su expedición, teniendo en cuenta los siguientes puntos:
• Si tu incapacidad es igual o inferior a dos días, envíala escaneada, legible y en
formato PDF, al correo electrónico novedadesnomina@uao.edu.co, con copia a
tu jefe inmediato.
• Si tu incapacidad es superior a tres días, o es una prórroga, envíala escaneada,
legible y en formato PDF, al correo electrónico novedadesnomina@uao.edu.co,
con copia a tu jefe inmediato, adjuntando además la historia clínica y la copia
del carné de medicina prepagada, en caso de haber sido atendido por este
servicio.
• Si tu incapacidad es originada por otras causas, como licencia de maternidad
o paternidad, accidente de trabajo o accidente de tránsito, consulta los
documentos adicionales requeridos.
• En caso de hospitalización de larga estancia, donde tu incapacidad solo es
emitida hasta el egreso, solicita a la clínica una constancia de la hospitalización
y envíala al correo electrónico novedadesnomina@uao.edu.co, con copia a tu
jefe inmediato.
Es importante que cuando te entreguen la incapacidad revises que
cumpla con los siguientes requisitos:
• Certificado en formato membretado y en original.
• Nombre de la entidad.
• Nombre del médico u odontólogo tratante.
• Lugar y fecha de expedición.
• Nombre del afiliado y número de documento de identidad.
• Diagnóstico clínico.
• Fecha de inicio, fecha de fin y duración de la incapacidad.
• Número de registro medico del profesional, cédula de ciudadanía y firma del
médico u odontólogo que expide la incapacidad.
De esta manera contribuyes a disminuir las causales de devolución de las incapacidades
por parte de las EPS. Recuerda que para nosotros es importante tu salud y tu
tranquilidad, por eso la Universidad te otorga como beneficio, el reconocimiento del
100% de tu salario durante un evento de incapacidad.
Igualmente, ten en cuenta los siguientes documentos que debes adjuntar de acuerdo al
tipo de incapacidad:
Tipo de incapacidad Requisitos
Incapacidad de uno o dos días 1. Certificado original de incapacidad.
1. Certificado original de incapacidad.
2. Historia clínica del día de la atención donde se originó la
Incapacidad mayor a dos días o prórrogas
incapacidad.
de incapacidad
3. Copia del carné de medicina prepagada, si la atención fue por
este medio.
1. Certificado original de licencia de maternidad.
2. Historia clínica o epicrisis del día del parto, donde conste la edad
gestacional al momento del parto.
Licencia de maternidad 3. Registro civil de nacimiento.
4. Certificado de nacido vivo.
5. En caso de adopción, fotocopia del acta de entrega del menor del
ICBF o de la institución autorizada por el mismo.
1. Registro civil de nacimiento.
2. Copia de la historia clínica del día del parto, donde informe el
número de semanas de gestación al momento del parto.
Licencia de paternidad 5. En caso de adopción, fotocopia del acta de entrega del menor del
ICBF o de la institución autorizada por el mismo.
Nota: el reporte de este tipo de incapacidad debe ser inmediato,
teniendo en cuenta que el empleador solo cuenta con 30 días para
solicitar el reconocimiento.
Incapacidad por accidente de tránsito 1. certificado original de incapacidad.
2. Historia clínica del día de la atención donde se originó la incapacidad.
3. Reporte de accidente de tránsito (croquis). Lo expide la autoridad
de tránsito.
4. Copia del seguro del vehículo causante de la colisión (SOAT).
5. Copia de la cédula del tomador del SOAT.
6. Extra juicio o declaración ante notaria donde narre los hechos (si el
accidente no fue causado por un tercero. Ejemplo caída por evitar un
hueco, perros, entre otros).
Incapacidad por accidente de trabajo 1. Certificado original de incapacidad.
2. Historia clínica del día de la atención donde se originó la incapacidad.
