UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA
CUCEI
Logística y Cadena de Suministro
CASO 4.- EL DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR PAGAR.
Presionada por la fuerte competencia japonesa, la gigantesca Ford Motor
Company tenía un serio problema: tenía mucha grasa que cortar. En su
departamento de cuentas por pagar (DCP), cerca de quinientos empleados se
involucraban con un mar de papeles para solucionar problemas y pagar a los
proveedores. Un total de 14 puntos dé una variedad de fuentes (registros de
recepción, órdenes de compra, facturas, etcétera) deberían conferirse y coincidir
entre sí. Un simple retraso de cualquier documento significaba horas y horas para
encontrar la información correcta, retrasos en los pagos y proveedores molestos.
El proceso era convencional. El departamento de compras (DC) enviaba un pedido
de compra (PC) al proveedor, con copia para el DCP. Cuando el material que
enviaba el proveedor Regaba a la recepción de Ford, un empleado llenaba el
formularia describiendo el material recibido y lo enviaba al DCP.
Mientras tanto, el proveedor enviaba al DCP la factura correspondiente. A partir de
entonces, el DCP tenía qué conciliar tres documentos: el PC, el formulario de
recepción y la factura del proveedor. En el 80% de los casos, la conciliación era
posible y el DCP emitía el pago al proveedor. Pero en 20% de los casos
proporcionaban verdadera confusión que tomaba el tiempo de todos. La Ford
decidió implantar un sofisticado y caro sistema computarizado para agilizar el
proceso y obtuvo una reducción de 20% en el personal. La euforia duró hasta que
los administradores de Ford visitaron Mazda japonesa, de la cual la Ford estaba
adquiriendo parte del capital. Impresionante: Mazda tenía únicamente 5 empleados
en el departamento de cuentas por pagar. Todo en ese Jugar fluía tranquilamente.
Ford decidió entonces hacer una reingeniería de todo el proceso de pagos a los
proveedores.
Con la reingeniería todo cambió. La factura y los tres documentos se eliminaron. El
papeleo se sustituyó por un proceso ágil, simple y rápido en que la verificación y el
control se hacen directamente en la computadora. La computadora de DC emite un
pedido al proveedor e informa en un banco de datos on line. Al recibir el material,
la recepción verifica la compra pendiente en el banco de datos. Si corresponde, se
presiona una tecla para informar la llegada del material y la computadora emitirá
automáticamente el cheque al proveedor en el plazo previsto. Si no corresponde, la
recepción devuelve el material al proveedor. En verdad, el rediseño del proceso
casi eliminó la necesidad del DCP. Ese departamento conservó únicamente 5%
del personal que tenía anteriormente
Preguntas
1. ¿Cómo era el departamento de cuentas por pagar antes de la
reingeniería?
R- El departamento se atascaba con muchos papeles para solucionar y pagar
a proveedores, además de tener un proceso de pago convencional, en el
cual, el mínimo error llevaba un sin fin de procesos de papeleos, lo que hacía
que el proceso fuera más largo y tuviera retrasos. En otras palabras Ford
tenía un exceso de normas, trámites y papeleo que dificultan y retrasan la
solución de los asuntos.
2. ¿Cómo se quedó después, desde el punto de vista logístico?
R- Después de implantar el sistema, se logró reducir costos y tener una mejor
satisfacción con los proveedores, esto al quedar sistematizado y organizado,
logrando agilizar el proceso que anteriormente era tardado y con algunas
fallas.
3. En su opinión, ¿qué es ingeniería logística?
R- Es la logística aplicada al estudio de los procesos buscando tener un
desarrollo más óptimo y eficiente en los procesos estudiados.
4. ¿Cuál es su opinión sobre la necesidad de papeles y documentos?
R- En la actualidad, con todas las tecnologías que se cuentan, los papeles son casi
innecesarios, y digo casi, porque hay algunos papeles que son fundamentales
tenerlos, ya que en ellos pueden quedar las constancias o firmas que se hicieron
en algún momento, pero a excepción de esos, hay muchos papeles que se sabe
que en un futuro son innecesarios y se pueden eliminar.
5. ¿Cuáles serían otras alternativas para agilizar los aspectos logísticos de
una empresa?
R- Reevaluar algunos procesos, identificando acciones que se pueden eliminar,
además de implementación de tecnologías (si es que no las tienen) pues con ellas
se agiliza y se minimizan errores. También implementar mejores reglamentos,
competencias técnicas y supervisión en la funciones ejercidas.
