PROPUESTA DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS OPERATIVOS PARA EL
BANCO COLOMBIANO EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
AUTORES:
ADRIANA AREVALO VALDES - CÓDIGO 100167073.
DAYHANA BLANDON CANO - Cod 100097862.
DIANA CAROLINA PACHON PEÑA – CÓDIGO 100110055.
LAURA NOREIDY HERERA ROMERO - CÓDIGO 100058591.
LILIANA MARCELA CORTES PULIDO CÓDIGO 100065762.
ASESOR: MSC. GIOVANNY ALEXANDER BAQUERO VILLAMIL
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
FACULTAD DE INGENIERÍA, DISEÑO E INNOVACIÓN
ESCUELA DE OPTIMIZACIÓN PRODUCCIÓN INFRAESTRUCTURA Y
AUTOMATIZACIÓN
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS EN INTELIGENCIA DE
NEGOCIOS
BOGOTÁ, D.C. 2022
1. PLAN INTEGRADO DE CAMBIOS
1.1. Ciclo de vida del proyecto
Fuente: Elaboración Propia
Identificación de procesos a intervenir: en este primer nivel del ciclo de vida,
TCS procederá a identificar qué procesos se pueden automatizar, que sustituyan
las actividades repetitivas que generan costos innecesarios y adicionales al
Banco Colombiano. Como resultado de este, se tendrá el documento con la
consolidación de los procesos, su ponderación y la decisión de cuáles procesos
se automatizarán.
Levantamiento de la información de cada proceso: en este nivel, TCS
procederá al levantamiento de la información específica de cada proceso a
intervenir en el área de Recursos Humanos del Banco Colombiano, de manera
tal que esta data nos sirva para continuar con el siguiente nivel de este ciclo.
Como resultado de este, se contará con la información muy específica de la
manera como se ejecutan cada uno de los procesos. Se consultará si existen
mapas de procesos, manual de funciones y demás información pertinente para
este, también se harán entrevistas, se observará la ejecución de los procesos,
con el fin de recopilar información de primera mano.
Elaboración y documentación de la viabilidad del proceso a desarrollar:
TCS procede a documentar y a diagramar cada proceso a intervenir con la
información recolectada en los dos primeros niveles. Aquí obtendrá el esquema
del paso a paso de cada proceso, el objetivo, resultado e intervención humana
que se aplica y que podría aplicarse en caso dado que se requiera, de tal
manera que se tenga relación con el RPA a implementar e interactúe
correctamente con la herramienta informática a utilizar.
Presentación de la propuesta: TCS presentará al Banco Colombiano el
documento con la propuesta de qué procesos se intervendrán, así como la
diagramación de cada proceso al que se tendrá injerencia con el fin de verificar
que todos los paso a paso de estos se hayan incluido en la propuesta realizada.
Ajustes o modificaciones pertinentes a la propuesta: una vez se haya
presentado la propuesta al Banco Colombiano, a esta, se realizarán los ajustes
que la entidad crea conveniente respecto al flujo de los procesos propuestos,
nombre, o demás información. Asimismo, se realizarán las modificaciones
correspondientes respecto a los procesos identificados si la entidad indica que
hay que dar prioridad a otros que no se identificaron en el estudio o que no es de
su interés automatizar por el momento. Como soporte de las solicitudes
realizadas por el Banco Colombiano, se tendrá un acta por cada reunión que se
haya ejecutado y donde se relacione lo requerido por ellos.
Aprobación de la propuesta: en este nivel final, una vez TCS realice los
ajustes o modificaciones solicitadas, se procederá a presentar la versión final del
documento con la propuesta, para ser aprobada. Aquí se relacionará la
documentación referente a: Tablas de análisis y evaluación de datos,
levantamiento de información, estimación de riesgos iniciales, observaciones
especificas acerca del desarrollo del levantamiento de la información, diagramas
de procesos, recomendaciones y sugerencias. Una vez se cuente con el visto
bueno, se procederá a realizar la firma del documento, con el fin de tener un
soporte de que esta fue validada y aprobada por el Banco Colombiano.
1.2. Proceso sobre cómo se llevará a cabo el control integrado de cambios
Fuente: elaboración propia
1.3. Plantilla base para realizar solicitudes de cambio y Formato de cambios aprobados
-
Fuente Elaboración Propia
1.4. Acciones por ejecutar para evaluar el impacto de los cambios solicitados (con
énfasis en alcance, cronograma, costos y calidad)
Acciones ejecutadas
Analizar y comparar con el plan de dirección del proyecto y la línea base de
costo (presupuesto).
Evaluar si los cambios afectan el acta de constitución del proyecto que se
asocien con el alcance.
Analizar la línea base del alcance a lo largo del proyecto.
Revisar posibles alternativas.
Invitar expertos con los conocimientos de acuerdo con la solicitud de cambio.
Evaluar riesgos y a que nos conlleva (impactos) esta solicitud de cambio.
Cumplir con los tiempos pactados en la plantilla de solicitud de cambio.
2. PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE
2.1. Enunciado del alcance
El objeto es contar con un modelo ágil y confiable para habilitar asistentes en procesos
que apalanquen el servicio, el control del riesgo y la eficiencia de los procesos de la
organización, a través de implementaciones de usuario final.
El alcance de los servicios consistirá en proveer 9 horas de servicio fijo y por demanda,
ofreciendo al cliente el desarrollo y soporte completo de bots en el área de recursos
humanos y nómina, llevando a cabo la automatización completa de los procesos
repetitivos que realiza el área. El proyecto RPA prestará el servicio de consultoría,
desarrollo, ejecución, soporte y mantenimiento con base a los asistentes
implementados bajo la herramienta de trabajo Automation Anywhere como matriz del
proceso, además se apoyará de otras como SQL server, Oracle, .Net y Java si el
cliente o el proceso así lo requiere, especificación realizada en base a lo que necesita
el Banco Colombiano para la mejora e innovación de sus procesos.
Para efectos de coordinación y seguimiento, todas las comunicaciones serán
analizadas por el gerente de proyecto de TCS-RPA, con la persona que el cliente
designe como responsable para canalizar los requerimientos.
El servicio tendrá las siguientes actividades:
Consultoría, identificación y levantamiento de la información pertinente para una
buena base del desarrollo.
El software funcionando antes que el exceso de documentación.
Soporte y mantenimiento de los asistentes.
Marco ágil que permita trabajar a la velocidad que requiere el negocio.
Trabajo colaborativo, entendiendo prioridades e identificando oportunidades.
Gestión, seguimiento y atención de casos pertinentes de los usuarios.
Repositorios de la información y recuperación de los sistemas operativos.
La capacidad de respuesta ante el cambio frente a un plan de trabajo
previamente establecido.
2.2. Entregables
PROCESO ENTREGABLE
Documento estructurado en formato PDF donde se deberá
exponer cada punto crítico, viable y ejecutable, cada ítem
para tener en cuenta de acuerdo con el análisis previo que se
realizó en la identificación del proceso o área a intervenir.
Identificación de procesos a
intervenir Acta de reunión donde se estipula todo lo conversado en
dicho levantamiento, donde se documentará además las
personas que asistieron, que temas se tocaron, que
pendientes quedan y los compromisos.
Acta formal de los procesos identificados para desarrollar.
Documento de diseño por cada proceso identificado,
Levantamiento de la información de
compuesto por flujogramas que dan un panorama más
cada proceso
extenso de la implementación
Estudio evaluado y certificado por los lideres de cada área
(Configuración, arquitectura y certificación) en cuanto a la
viabilidad de implementación de cada proceso estudiado y
analizado previamente. En este documento deberán estar
estipulados casos pruebas, márgenes de error, posibles
Elaboración y documentación de la cambios, posibles imprevistos validos no percibidos en el
viabilidad del proceso a desarrollar momento, casos exitosos, tiempo estimado de entrega,
estimado de personal necesario para su ejecución, costo y
utilidad del caso, entre otros ítems.
Documento firmado por Delivery mánager y Project mánager
Documento en PDF con la propuesta de implementación en
draft, lo que deberá contener el servicio detallado a ofrecer
con sus respectivas actividades, el alcance de los servicios,
Presentación de la propuesta
entregables de los servicios, plazos, duración, acuerdos de
niveles de servicio, tarifas y condiciones de pago,
penalidades, garantías, etc.
Documento en PDF con la propuesta de implementación de
Ajustes o modificaciones
los servicios actualizada con sus respectivos ajustes. Esta
pertinentes a la propuesta
deberá estar firmada por el gerente del proyecto.
Se procederá con la creación del contrato marco y sus
respectivos anexos los cuales deberán estar firmados por el
Aprobación de la propuesta
representante legal y el gerente de proyecto por ambas partes
tanto cliente como proveedor.
Fuente: elaboración propia
2.3. Criterios de aceptación de los entregables
Entregables Criterios
La identificación de procesos debe tener
Identificación de procesos a
una viabilidad de implementación del
intervenir
90%
El levantamiento de la información debe
Levantamiento de la información estar construida bajo los parámetros de
de cada proceso buenas prácticas del cliente, 100%
verídica y detallada.
Elaboración y documentación La viabilidad debe haber sido probada en
de la viabilidad del proceso a laboratorios previos a la presentación del
desarrollar cliente, con un margen de éxito del 90%
La propuesta debe realizarla el Project
Presentación de la propuesta mánager, un arquitecto y un configurador
con perfil senior
Ajustes o modificaciones
Margen de error en los ajustes del 5%
pertinentes a la propuesta
Firma por ambas partes aceptando lo
Aprobación de la propuesta
planteado en la propuesta comercial
Fuente: elaboración propia
2.4. Exclusiones del proyecto
A continuación, se exponen una serie de elementos los cuales se consideran fuera del
alcance del proyecto:
2.4.1. La propuesta de automatización de procesos operativos para el Banco
Colombiano no incluye el desarrollo.
2.4.2. No se incluirá ningún otro software que no se haya descrito en el alcance de la
propuesta.
2.4.3. En el caso de ser actualizada la versión oficial realizada por TCS no se dará el
respectivo soporte a la misma.
2.4.4. De realizarse una personalización del Bot RPA de TCS no se dará soporte a la
misma.
2.5. Restricciones
2.5.1. Los Bots RPA se entregarán únicamente a personal autorizado que haya
quedado estipulado en el contrato.
2.5.2. La información suministrada por Banco Colombiano será confidencial y de
acceso a personal directo del proyecto.
2.5.3. Se debe cumplir al pie de la letra las buenas prácticas de gestión del cliente.
2.5.4. El presupuesto estimado para el proyecto solamente podrá sufrir un incremento
máximo en un 25%
2.5.5. El tiempo para desarrollar la propuesta de automatización de procesos
operativos no puede superar un mes.
2.5.6. No se podrá incrementar el número de personas que intervienen en el
desarrollo de la propuesta de automatización, lo anterior para no afectar el presupuesto
original establecido y sobre costear el mismo.
2.5.7. El alcance de la propuesta debe cumplir con el propósito señalado el cual es la
automatización de procesos operativos que son repetitivos y desmejoran la actividad
del personal que lo desarrolla.
2.6. Supuestos
2.6.1. Los Bots RPA implementados serán debidamente justificados, mostrando
resultados favorables para la compañía.
2.6.2. El grupo de trabajo que se ha delegado para la propuesta de automatización de
procesos operativos del banco colombiano permanecerá durante todo el desarrollo de
este.
2.6.3. El software que se utilizara para la propuesta de automatización cumple con los
lineamientos de seguridad que han sido establecidos por el Departamento de TIC para
este tipo de aplicaciones.
2.7. WBS del proyecto (utilizando la técnica de descomposición, donde se evidencien
con claridad los paquetes de trabajo) Liliana
Fuente: Elaboración Propia
2.8. Diccionario de la WBS
1.0 PROPUESTA DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS OPERATIVOS PARA EL
BANCO COLOMBIANO EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
1.1 DIRECCIÓN DEL PROYECTO
Se establecen las pautas y los lineamientos a
1.1.1 Planificación seguir para la automatización de procesos
operativos para el Banco.
Se realizarán reuniones periódicas no mayores a
1.1.2 Reuniones 15 días para poder definir y determinar los
puntos a seguir de la planificación establecida
Se elaboran acuerdos para poder observar cómo
va el funcionamiento de la propuesta de
1.1.3 Seguimiento
automatización en la marcha para poder tomar
decisiones oportunas.
Se estima un costo que conlleva la propuesta
para poder mejorar los procesos operativos del
banco, donde de acuerdo con el cronograma y al
1.1.4 Presupuesto
personal idóneo requerido, y capacitaciones las
cuales se presupuesta el alcance y desarrollo
eficaz para su mejora.
1.2 ESTRATEGIAS
Se revisa el presupuesto y se estima las
capacitaciones que se pueden implementar para
que el personal adquiera nuevos conocimientos
1.2.1 Capacitaciones
y la nueva actualización se plantee de forma
eficaz sin mayores dificultades que esto puede
traer.
Determinar mecanismos y tendencias
tecnológicas donde el cliente - proveedor puedan
interactuar de una manera más directa y así ir en
1.2.2 Accesos e insumos cliente-
una línea segura tanto en la automatización que
proveedor.
se está proponiendo como en el requerimiento
del cliente que facilite su aprobación en buenos
términos.
1.3 REQUERIMIENTOS
Tener conocimiento de los documentos previos
de cómo y de qué manera se deben implementar
1.3.1 Documentación los procesos adecuados para poder llevar a
cabo, como son estudios anteriores que se
puedan tener de base.
1.3.2 Alcance Tener claro el alcance y requerimientos del
cliente puntos clave de que se va a obtener en
cuanto a los procesos operativos a implementar
de acuerdo con la propuesta.
1.4 IMPLEMENTACIÓN Y PRUEBAS
Por ser un tema de automatización y de
tecnologías nuevas, se corre el riesgo de
1.4.1 Riesgos reprocesos durante la implementación, sin
embargó se deben evaluar y tener en cuenta en
el presupuesto estimado.
De acuerdo con las pruebas realizadas y la
nueva implementación, se ajustará o replanteará
1.4.2 Ajustes o modificaciones la forma de mejorar los procesos operativos,
donde se modificará y quedará registrado para
tener una debida trazabilidad.
1.5 ENTREGA
Con el seguimiento y la relación directa con el
1.5.1 Aprobación
cliente, se agiliza el proceso de aprobación.
Se finaliza con un documento sobre la propuesta
1.5.2 Propuesta de
de automatización de procesos durante el
Implementación
estudio realizado.
Fuente: Elaboración Propia
2.9. Proceso para validar y controlar el alcance
Proceso para validar
Formalizaciones entregables del proyecto
Fuente: Elaboración propia
Proceso controlar el alcance
Monitoreo y/o control del estado del alcance del proyecto.
Internamente se realizará seguimiento de proyecto, mediante un Plan de trabajo para
conocer cómo va el avance y variaciones presentadas en el alcance y que tipo de
acciones tomar en el caso de desviaciones.
Como Objetivo:
Información de desempeño donde se evidencia visualmente el avance planeado
vs el real.
Monitorear estado del alcance del proyecto
Gestionar cambios en la línea base alcance, si se identifican
Actualización para mejora continua
Seguimiento Solicitudes de Cambio que pueden surgir durante el seguimiento
del proyecto
Determinar causa de desviaciones y efectuar acciones preventivas, correctivas
y/o de mejora.
Fuente: Elaboración propia
