FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Plan de Dirección del Proyecto

González Angie Katherine, Ladino Gutiérrez Sandra Patricia, Medina Londoño Jenny
Paola, Mendivelso Franco Danna y López Chaparro Ingrid Lizeth

Facultad de Negocios, Gestión y Sostenibilidad

Escuela de Contabilidad Internacional
Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano
Gerencia de Proyectos

Edson Jerley Rincón Gutiérrez

20 de agosto 2024

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TABLA DE CONTENIDO

1. Acta de Constitución Del Proyecto ………………………………………………3

1.1Propósito y justificación del proyecto (dentro de la información presentada debe
visibilizarse si se selecciona el proyecto desde el punto de vista estratégico,
financiero o social y por qué).
1.2 Descripción del proyecto y entregables………………………………………...3
1.3 Requerimientos de alto nivel del proyecto y requerimientos de alto nivel del
producto…………………………………………………………………………5
1.4 Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito asociado
(alcance/tiempo/costo) ……………………………………………………….…7
1.5 Supuestos y restricciones………………………………………………………9
1.6 Riesgos iniciales de alto nivel…………………………………………………9
1.7 Cronograma de hitos principales………………………………………………9
1.8 Presupuesto estimado………………………………………………………...11
1.9 Lista de interesados (stakeholders)
…………………………………………...11
1.10 Requisitos de aprobación del
proyecto……………………………………..11
1.11 Asignación del gerente del proyecto y nivel de autoridad.
1.12 Personal y recursos preasignados.
1.13 Aprobaciones.

2. Plan Integrado De Cambios

2.1 Ciclo de vida del proyecto…………………………………………………….15
2.2 Proceso sobre cómo se llevará a cabo el control integrado de cambios……...16
2.3 Plantilla base para realizar solicitudes de cambio…………………………….18
2.4 Formato de cambios aprobados……………………………………………….19
2.5 Acciones por ejecutar para evaluar el impacto de los cambios solicitados (con
énfasis en alcance, cronograma, costos y calidad)……………………………..20

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3. Plan de gestión de los Interesados

3.1. Registro de interesados (incluye personas, grupos u organizaciones que pueden afectar,
verse afectados o percibirse a sí mismos como afectados por una decisión, actividad o
resultado de un portafolio, programa o proyecto, así como el tipo de interesado (interno-
externo/ partidario-neutral-reticente), sus intereses y etapa del proyecto en la cual se espera
mayor influencia)…………………………………………………………………………..21

3.2. Involucramiento de los Interesados

(incluye la presentación de la matriz de impacto e influencia para utilizar en el proyecto, así
como una matriz de gestión de cada interesado que contenga: (a) Interesado; (b) Tipo de
interesado; (c) Nivel de interés; (d) Nivel de influencia; (e) Acciones posibles de parte del
interesado tanto de impacto positivo como de impacto negativo; (f) Estrategias para la
gestión del interesado; (g) Qué tipo de información y con qué frecuencia se enviará esta al
interesado para mantenerlo informado sobre la ejecución del proyecto)
…………………………………………………………………………………...22

4. Plan de gestión del alcance…………………………………………………………..26

4.1. Enunciado del alcance.

4.2. Entregables.
4.3. Criterios de aceptación de los entregables.
4.4. Exclusiones del proyecto.
4.5. Restricciones.
4.6. Supuestos.
4.7. WBS del proyecto (utilizando la técnica de descomposición, donde se evidencien con
claridad los paquetes de trabajo).
4.8. Diccionario de la WBS.
4.9. Proceso para validar y controlar el alcance.

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1.1 Propósito y justificación del proyecto

De acuerdo a los constantes cambios Socioeconómicos que se están presentando a nivel
global y por mantener en el mundo de los negocios y la competitividad, que se hacen
cada día, más exigentes, las empresas se ven en la obligación de hacer un constante y
oportuno estudio de mercado, en cuanta en cómo va la empresa con respecto a sus
competidores, en la nuevas tecnologías, en las nuevas etapas del consumidor, como es que
ese consumidor o prospecto de cliente, está esperando en el mercado un producto que le
supla sus expectativas. Primero que sea bueno, en el caso de los alimentos, que no tenga
muchos conservantes, que sus componentes sean altamente saludables, pero al mismo
tiempo que esté al alcance de muchas personas, para que represente ganancias para todos,
como el que lo hace, lo distribuye, lo vende y el que lo consume.
De acuerdo a este taller y con consecución de los anteriores encontraremos un análisis
detallado de las diferentes matrices para analizar los factores que intervienen en el
segmento de mercado de la producción, comercialización y venta de productos alimenticios
de Alpina, para ello requerimos analizar los factores internos, factores externos, el acta de
constitución del proyecto, el plan integrado de cambio, requisitos de aprobación, donde nos
permitirá desarrollar y verificar la situación actual analizar las nuevas herramientas que está
utilizando con respecto a los nuevos problemas y de qué modo pueden dar solución o
subsanar estos retos que le van a permitir a la empresa la sostenibilidad en cuanto a la
liquidez económica en el tiempo.

1.2. Descripción del proyecto

Características de la Empresa Objeto de Estudio
Empresa Objeto de Estudio - Alpina

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Fuente: Alpina
Razón social.
Alpina Multinacional Productora de alimentos. (Colombia -1945).
El objeto social
“La compañía tiene como objeto social la fabricación, venta, comercialización,
exportación e importación de productos alimenticios, insumos y materias primas utilizadas
para la industria de alimentos”. (Alpina 1945).
La misión
“Ser líderes en la satisfacción de las necesidades del consumidor con alimentos y
bebidas saludables, con atributos de confianza, cercanía y valor agregado; con
responsabilidad frente a los accionistas, colaboradores, clientes, medio ambiente y la
sociedad” (Alpina 1945).
La visión
“Compañía reconocida por su liderazgo, competitividad e innovación cuyos
productos y servicios son la misma opción preferida del consumidor colombiano,
con participación destacada en la comunidad andina y presencia en otros mercados”
(Alpina 1945).
Los objetivos corporativos
“Por medio de la Comercialización de nuestros productos aumentaremos las
utilidades en la organización, lo que a su vez nos proporciona una mayor
rentabilidad”
“Conocer el entorno y como se desenvuelve la competencia para poder
obtener mayor ventaja co0mpetitiva en el mercado”
“A través de la adquisición de nuevas tecnologías ofreceremos una mayor
productividad y eficiencia en nuestros procesos; lo cual también permite una mejor
atención al cliente” (Alpina 1945).
El portafolio de productos.
Bebidas lácteas, leches, bebidas refrescantes, Quesos, Baby todo, servicios
especiales entre otros. (Alpina 1945).
Cómo se investigó en el portal web de noticias de Alpina la multinacional le apuesta a la
innovación y a la productividad ya que esto refleja las buenas ventas y el crecimiento de la
compañía; Adicional que ALPINA S.A es una organización inteligente que logra
prosperidad colectiva de manera persistente y crea un espacio de aporte e ideas interno
como compromiso sostenible, pero también lo crea dentro de la cultura Alpinista lo cual lo

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convierte en un motivador y recolector de ideas creativas e innovadoras que están

beneficiando a la compañía, como se evidencia a continuación;

Alpina continúa consolidándose como una de las empresas con mejor reputación en el país,
manteniéndose en el top 3 según la calificadora MERCO

Con el reconocimiento como “Empresa Inspiradora” otorgado por la Fundación ANDI la

compañía se sigue consolidando como una organización comprometida con el desarrollo
del país. Como resultado de que ALPINA generará este espacio para la creatividad e
innovación, la empresa obtuvo nuevas ideas y se enfocó en ofrecer productos
diferenciadores e innovadores y en impulsar la productividad en toda su cadena.
● Lanzamientos exitosos: Quesito Alpina
● Expansión de Producto (nuevo sabor): Bon Yurt con Barquillos
● Por otro lado, la innovación es uno de los cuatro ejes estratégicos de Alpina, entre los que
se encuentran: 1. Excelencia operacional (operando de forma excepcional en todos sus
procesos operativos con estándares de talla mundial); 2. Sostenibilidad (asegurando un
impacto positivo en lo económico, social y ambiental a cada uno de los múltiples grupos de
interés); 3.Cliente/Consumidor (Desarrollando un sello distintivo en la capacidad de
sorprender a clientes y consumidores); 4. Innovación (Profundizando en la evolución de su
modelo organizacional, procesos, tecnologías, productos y mercados). La innovación es una
capacidad transversal en Alpina, cuya presencia está en todos los procesos de la cadena de
valor (innovación y desarrollo, mercadeo, aprovisionamiento, manufactura, ventas,
logística, servicio al cliente y en toda la infraestructura de soporte de la organización)
(Fernández, 2013). Para Alpina, las fuentes de innovación de los productos son:
Crecimiento de Producto: Leche Marca Alpina Así mismo, Alpina se posiciona como la
empresa de alimentos y bebidas número uno en la gestión de redes sociales y haciendo
parte de top 10 de ranking general, según reporte del Invamer y revista Dinero; siendo hoy
un referente exitoso en el ámbito digital. (Vallejo, 2021)

Monitoreo del entorno: Investigación de tendencias de consumo, asistencia a ferias, visitas

a diferentes geografías, revisiones macroeconómicas y análisis de industria.
● Consumidor: Investigación de hábitos y necesidades de los consumidores, paneles de
expertos.
● Contacto directo con nuestros consumidores.
● Ciencia y tecnología: Investigación cooperación, vigilancia y prospectiva tecnológica. Se
puede concluir que para la compañía Alpina es muy importante la estrategia de la
creatividad e innovación ya que su constante Investigación, conocimiento científico,
competitividad y tecnología de punta, ha logrado incrementar la efectividad y la
rentabilidad

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1.3. Requerimientos de alto nivel del proyecto:

 Políticos. “según las disposiciones del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
bajo el régimen de libertad regulada (todas las personas naturales o jurídicas que
adquieran leche cruda con fines industriales o comerciales deben aplicar el sistema
de pago establecido por el Gobierno Nacional)”. (Industria y Comercio, 2020) ,
normatividad relacionada con medidas sanitarias y protección del medio ambiente
que afecta el funcionamiento de la empresa ya que es de obligatorio cumplimiento.
 Económicos. Capacidad económica de los clientes para consumir leche, la inflación
porque disminuye las ventas, las tasas de interés y los impuestos.
 Tecnológicos. El avance acelerado de la tecnología hace que la empresa Alpina se
vea obligada actuar de la misma manera e implemente estrategias como lo es por
ejemplo el comercio electrónico.
 Sociales. La tendencia a la vida saludable, productos sin grasas, la tendencia a las
compras en línea y el crecimiento poblacional.
 Ambiental. El calentamiento global y los escases de los recursos obligan a las
empresas a trabajar de manera sostenible. Cambios climáticos y fenómenos
naturales.
 La competencia. Alpina, compite el liderato del mercado con la empresa,
alquería, Parmalac, Colanta, entre otras, sin embargo, se presentan casos como
empresas que, según la ANALAC, están usando técnicas como el rendimiento que
se le está dando a la leche con otros productos con el fin de abaratar sus costos, por
otro lado, con la oferta de productos lácteos que no son derivados de la vaca.
 Suministro eléctrico a la planta mediante energía automotriz.
 Cumplimiento de los estándares de calidad de plantas desalinizadoras.
 Abastecimiento de agua potable a toda la población habana.
 Supondrá un beneficio económico a la empresa superior de un 25%
 Tecnológicos. Alpina, cuenta con tecnología avanzada que lo hace más competitiva.
Para 2018 en su informe de gestión informan que “Mantuvimos el liderazgo en
América Latina con la red de frío en finca más amplia, con un total de 7.900 tanques
y 4.556 tanques activos” (Alpina 2017). Además de apoyar con tecnologías a las
fincas productoras de leche para aumentar la calidad de esta.
 Capacidad competitiva. Con una participación de 24,6% en el mercado es líder, y
hacer a la competencia con calidad a precios accesibles e infraestructura.
 Innovación. Alpina, se encuentra en constante innovación, como es el caso de la
leche, del yogurt con propiedades para subir las defensas, yogurt cero hambres,
Yogur Griego con Cereal y arándanos; y el relanzamiento del yogur entero y light
con el cambio de imagen. (Alpina 2015).

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 Producción. Cumple 70 años alimentando a los colombianos, cuenta con 6 plantas

en Colombia y a lo largo del país (Caloto, Facatativá, Sopó, Chinchiná, Entrerríos y
Popayán), oficinas en Ecuador, Venezuela y Estados Unidos y atención al mercado
centroamericano; además tiene dos plantas más modernas del mercado. 12 centros
de distribución, 23 puntos de venta y el edificio administrativo Sopó. (Alpina
Colombia 2014).
 Talento humano. La empresa busca codueños, que aportan conocimiento y
experiencia.
 Materia prima. La leche alta calidad, proveniente de productores que son socios de
la empresa ya que es una cooperativa, lo que segura la producción de leche
constante y de calidad.
 Capacidad financiera. ALPINA ha invertido cerca de $9.000.000.000 millones de
pesos en proyectos que buscan la perdurabilidad de Alpina y del modelo
cooperativo en el país y en el tiempo. (Alpina 1995). lo anterior demuestra que la
empresa es estable financieramente.

1.4 Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito asociado.

Tabla 1.
FACTORES DETERMINANTES DE POND. VALOR PONDERA
ÉXITO IMPOR CIÓN
OPORTUNIDADES
1. Crecimiento de la comercialización de leche 0,04 4 0,16
en 9,59%.
2. El beneficio tributario de renta del 20% por 0,02 1 0,02
ser cooperativa
3. Nuevos o mejores productos que abarquen 0.09 3 0,27
nuevos clientes y fidelicen los ya existentes
4.Crecimiento del mercado internacional a 0,08 1 0,08
través del TLC
5.implementacion de tecnologías en la 0,08 3 0,24
industrialización
6. Apertura de mercados Regionales 0,04 3 0,12
7. Aumento de la calidad de procesos y 0,06 4 0,24

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productos.
8. Ampliación de la red de proveedores en un 0,03 4 0,12
3%
9. Avances a la sostenibilidad en un 2% 0,05 2 0,10
AMENAZAS
10. Crecimiento de la importación de leche en 0,06 3 0,18
el país de 29,8%.
11. ingresos de nuevos competidores en la 0,09 4 0,36
modalidad de cooperativas.
12. incremento del más del 15 % en el ingreso 0,06 2 0,12
de lacto sueros al país.
13. La informalidad en ventas de leche en el 0,07 3 0,21
país.
14. incrementos del 8 % del precio base del 0,09 4 0,20
litro de la leche cruda pagada al productor
15.Economias de escala 0,01 3 0,03
16.Migracion de proveedores 0,01 4 0,03
17. Imposición de leyes sanitarias a nivel local 0,05 3 0,15
e internacional.
18. Fenómeno del niño baja la producción en 0,03 2 0,06
un 8.8%
1.0 2,69
Nota. Elaboración propia, datos tomados de www.agregocios.co.
Según los resultados Alpina, está considerada como una de las empresas de producción de
leche y derivados de la leche mas fuerte a nivel nacional (interno), porque es un producto
colombiano que apoya el desarrollo socioeconómico y sostenible de la región campesina en
diferentes departamentos del país, como también a todo aquel que quiera ser parte de la
cooperativa y contribuir a su sostenibilidad a través del tiempo.
Por esto, es que Alpina es un claro ejemplo de Innovación y superación, en la actualidad la
empresa tiene como objeto principal continuar creciendo y optimizar los recursos, como,
mejorar los procesos de producción.

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1.5 Supuestos y restricciones

Supuestos
Alpina participará a lo largo del desarrollo del proyecto.
Alpina asumirá los costos de desarrollo e implementación de los estudios de mercado
La compañía posee los recursos necesarios para la planificación e implementación de las Estrategias de Mercado y
Formulas para nuevos Productos.
El personal de la empresa Alpina SAS, está capacitado y cuenta con talento humano idoneo , para encargarse del llevar
acabo el desarrollo del proyecto
Restricciones
Se seguirán las especificaciones proporcionadas por el Project Management Institute, de acuerdo a los consignado en su
Guía del PMBok6.
El presupuesto proyectado, es el presupuesto total para el proyecto, por tanto, se debe realizar todo el proyecto dentro
de estos valores.
El tiempo destinado para el proyecto, es el adecuado, por tanto, se espera que se finalice dentro de los parámetros de
tiempo asignados.

1.6 Riesgos iniciales de alto nivel.

Los riesgos de alto nivel son importantes para realizar estrategias de mitigación específicas
para cada uno de ellos, asegurando así su capacidad para adaptarse y responder
efectivamente a los desafíos que puedan surgir en el entorno operativo y competitivo de la
organización.
1. Riesgos económicos: Variaciones significativas en los mercados financieros globales,
podrían afectar la capacidad de empresa Alpina para acceder a financiamiento o aumentar
los costos de capital.
2. Volatilidad en los precios de las materias primas: Fluctuaciones en los precios de
ingredientes clave como la leche y otros insumos pueden impactar los márgenes de
ganancia de Alpina.
3. Cambios en las preferencias del consumidor: Cambios repentinos en las preferencias
de los consumidores frente a los productos más saludables o alternativas veganas podrían
afectar la demanda de los productos tradicionales.
4. Competencia intensa: La entrada de nuevos competidores o el fortalecimiento de
competidores existentes en el mercado de lácteos y alimentos saludables podría erosionar la
participación de mercado.

5. Regulaciones y cumplimiento: Cambios en las regulaciones gubernamentales

relacionadas con la seguridad alimentaria, etiquetado nutricional o prácticas de producción
podrían requerir inversiones adicionales en cumplimiento y afectar la operación.
6. Riesgos climáticos y de cadena de suministro: Eventos climáticos extremos u otros
desafíos en la cadena de suministro (como interrupciones en el transporte o problemas con

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proveedores) podrían afectar la disponibilidad de materias primas y la distribución de

productos.
7. Innovación tecnológica: La falta de inversión adecuada en innovación y tecnología
podría dejar a Alpina rezagada en términos de eficiencia operativa y capacidad para lanzar
nuevos productos al mercado.
8. Reputación y crisis de marca: Incidentes de seguridad alimentaria, problemas de
calidad del producto o controversias públicas podrían dañar la reputación de Alpina y
afectar la lealtad de los consumidores.
1.7 Cronograma hitos principales
Tabla 2.

CRONOGRAMA HITOS PRINCIPALES

FECHA DE
TAREA INICIO DURACION FECHA FINAL
Proyecto de perfeccionamiento e innovación de
productos alpina 23/07/2024 39 31/08/2024
Acta de constitución de perfeccionamiento e
innovación de productos alpina 23/07/2024 2 25/07/2024
Plan de proyecto de perfeccionamiento e innovación
de productos alpina 23/07/2024 5 28/07/2024
Estructura de tiempo y costo de perfeccionamiento e
innovación de productos alpina 25/07/2024 8 2/08/2024
Cierre de perfeccionamiento e innovación de
productos alpina 2/08/2024 2 4/08/2024
Formulación del propósito de perfeccionamiento e
innovación de productos alpina 30/07/2024 6 5/08/2024
Diseño general de la propuesta de perfeccionamiento
e innovación de productos alpina 1/08/2024 8 9/08/2024
Diseño de objetivos de perfeccionamiento e
innovación de productos alpina 3/08/2024 7 10/08/2024
Transformación de objetivos a mensajes 9/08/2024 2 11/08/2024
Establecimiento de productos a perfeccionar e
innovar 9/08/2024 4 13/08/2024
Orientación a nivel visibilidad de productos a
perfeccionar e innovar 10/08/2024 5 15/08/2024
Orientación nivel de formación en productos a
perfeccionar e innovar 10/08/2024 6 16/08/2024
Implementación de la estrategia de comunicación de 10/08/2024 7 17/08/2024
los productos alpina a perfeccionar y las búsquedas

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de nuevas alternativas innovadoras

Proceso de capacitación de la fabricación de
productos a perfeccionar e innovar 17/08/2024 8 25/08/2024
Proceso de empoderamiento de productos a
perfeccionar e innovar 15/08/2024 10 25/08/2024
Retroalimentación de las estrategias 25/08/2024 6 31/08/2024
Entrega de estrategias implementadas 25/08/2024 6 31/08/2024

Gráfico 1.
1.8 Presupuesto estimado
Tabla 2.

ACTIVIDAD PRESUPUESTO
Nuevos diseños de etiquetas 50.000.000
Creación de nuevos productos con la misma maquinaria 70.000.000
Capacitación de personal 20.000.000
Implementación de nuevos procesos 15.000.000
Certificado de sanidad, permitir distribución de los productos 25.000.000
Establecer publicidad de los nuevos productos 12.000.000
Utilización de recursos para innovar 10.000.000
Fabricación de cantidad de productos adicionales 80.000.000
TOTAL, PRESUPUESTO DEL PROYECTO 282.000.000

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1.9 Lista de interesados (stakeholders)

 Stakeholders internos
1. Inversionistas
2. Gerente del proyecto
3. Mesa directiva
4. Asesor interno
 Stakeholder externos
1. Proveedores
2. Clientes
1.10 Requisitos de aprobación del proyecto
Técnicos: lograr que los nuevos productos de innovación o perfeccionamiento de Alpina
sean factibles diseñarlos con los mismos recursos de maquinaria y equipos que se tienen.
De calidad: cumplir con los parámetros mínimos exigidos nutricionales, envasado,
rotulación para entre otros.
Administrativos: La aprobación de los Inversionistas, el gerente, Mesa Directiva y Asesor
interno según corresponda.
Comerciales: Cumplir con los acuerdos de todos los contratos con terceros.
Sociales: Cumplir con las normas de sanidad, ambientales y de seguridad industrial en pro
de la preservación del medio ambiente y el cuidado del ser Humano.

1.11 Asignación del Gerente del Proyecto y Nivel de Autoridad

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1.12 Personal y recursos preasignados

Los recursos y personal preasignados reflejan las capacidades y estructura organizativa de Alpina,
fundamentales para la ejecución eficiente de sus operaciones y el cumplimiento de sus objetivos
estratégicos.

Grafico 2

1.3 las aprobaciones

Las aprobaciones son procesos formales mediante los cuales las partes interesadas de este
revisan y dan su consentimiento para poder avanzar en el mismo. Estas aprobaciones son
importantes porque aseguran que cada una de las etapas de este cumplan con los estándares
de calidad y con los requisitos que se establecen por la empresa, dentro del proyecto del
sistema de gestión documental de la empresa ALPINA S.A se establecen las siguientes
aprobaciones con las personas responsables:

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 Aprobación del acta de constitución del proyecto. Responsables: Alpina., director

del proyecto.
 Aprobación del Plan del Proyecto. Responsables: Alpina., Comité de dirección de
proyectos
 Aprobación de los requisitos del proyecto. Responsables: Alpina, director del
proyecto
 Aprobación de los diseños y personalizaciones del sistema. Responsables: Equipo
de desarrollo, departamento de Marketin , Alpina
 Aprobación del plan de capacitaciones. Responsables: Recursos humanos, equipo
de capacitación.

2. Plan integrado de cambios

2.1. Ciclo de vida del proyecto.

Alpina entrando en la búsqueda de nuevos mercados y asumiendo resultados superiores en

ventas, donde se ve la oportunidad de satisfacer demandas exigentes y de gran tamaño
(ahorrando costes de distribución y comercialización) tal como lo son en países de primer
mundo como EE. UU o Reino unido, se hace imprescindible llevar a cabo el proyecto que
consiste en la asociación de la Transformación Digital y diversificación Internacional
dividido en las siguientes fases:

CICLO ETAPAS ALPINA

DE VIDA
Alpina se ha convertido en un ícono del mercado
Inicio colombiano. Con más de 70 años de trayectoria, su
Orientado al posicionamiento en el sector de los lácteos le ha
mercado local e permitido buscar horizontes más lejanos a partir del
Internacional desarrollo de un conjunto de capacidades digitales en
innovación, productividad y nuevas culturas.

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Alpina le apuesta penetrar mercados con un perfil

Planeació similar al mercado nacional, mediante una estructura
n matricial alcanzando la instalación de fábricas propias
de producción.
Alcance y
Diagnostico interno considerando diferentes recursos:
diversificación
datos, tecnología, conocimiento en los procesos
a nuevos
actuales (recurso humano, presupuesto, cronograma y
mercados
riesgos asociados a la operación) identificando como
resultado innumerables oportunidades en las diferentes
áreas de la organización.

Implementación del modelo digital en la distribución y

Ejecución comercialización a través de plataformas e-commerce
creando así un mayor impacto en el consumidor local e
Sinergia para la
internacional.
Transformación
Digital –
Optimización de los procesos y revisión constante a los
diversificación
canales de ventas con base a la percepción de que los
internacional
clientes prefieran productos lácteos y alimenticios a
través de herramientas de fácil acceso hacia un entorno
digital.
Coordinación y seguimiento a los equipos de la
Garantizar la organización involucrados en la atención y respuesta
satisfacción de inmediata a las necesidades de nuestros stakeholders
Monitoreo los stakeholders Cumplimiento en calidad, costo y tiempo en nuestros
y Control en servicios de ventas online, optimizando los procesos
cumplimiento y Core y preparar a la compañía para el aprovechamiento
calidad de las herramientas Digitales.

Evaluación y análisis de resultado que permite este

Evaluación y proyecto conectar todos los procesos de la compañía,
Cierre resultados con el propósito de ser más productivos, trabajar de
exitosos manera colaborativa y siempre estar pensando en
innovar para aumentar la cadena de valor.
Fuente: Elaboración propia a partir del modelo de Ciclo de Vida de Empresas de
alimentos en LATAM y gestión de proyectos organizacional.

2.2. Proceso sobre cómo se llevará a cabo el control integrado de cambios.

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En la consecución de este proyecto y teniendo claro la dimensión y alcance que es la

Transformación digital y diversificación internacional de los productos alimenticios a hoy
producidos, distribuidos y comercializados por ALPINA, se hace necesario llevar de forma
adecuada el control integrado de cambios que consistirá en revisar todas aquellas y
actividades de gestión que permita aprobar o desaprobar lo cambios a cada teniendo en
cuenta:

Gráfico 2.
Evaluación del impacto, analizar y aprobar todas las solicitudes de cambio
en el menor tiempo, cuando el proyecto este puesto en marcha.
Búsqueda de alternativas - Mejores decisiones, mejores oportunidades.

Aprobación por el comité de proyectos

Mantener la línea base implementando el plan de dirección del proyecto y

las líneas bases soportados en los documentos aprobados
Gestionar el proyecto de acuerdo con el nuevo plan, coordinando y
evaluando los cambios implementados.

ETAPAS PROCESO CONTROL DE CAMBIOS – ALPINA

2.2.1 Entradas

 Plan de dirección del proyecto

- Nombre del proyecto: Transformación Digital y diversificación Internacional

- Fecha: 23 julio 2024
- Descripción de la solicitud: Ajuste de plataformas en la consecución de los
sistemas de información y atención a stakeholders (servidores)
- Solicitante: Área gestión operativa y experiencia TI
- Encargado del cambio: TI Gerencia Tecnológica
- Prioridad: Alta
- Impacto del cambio: Etapa de planeación y ejecución
- Plazo: 1 mes

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- Comentarios: Reunión comité en toma de decisión de gestión de cambios en la

fase 2 y 3 del proyecto

 Evaluación del cambio

Se evalúa la opción de ajuste del proyecto si es viable hacerlo con IA y/o herramienta
TI corporativa para la implementación de la plataforma digital que apoyara los procesos
de comercialización de nuestros productos en latam y países de primer mundo como
EE.UU, ya que dependemos de clúster (servidores en estaciones locales) y se hace
propicio migrar a la nube los sistemas de información que mitigue bajas de red
repentinas para atención y satisfacción en servicio a nuestros stakeholders en la
adquisición de productos.

2.2.2 Herramientas

 Búsqueda de alternativas

Se hace preciso verificar y analizar con nuestro recurso humano de desarrolladores y

externos que proveen el soporte a nuestros servidores si es viable el cambio a realizar,
se realiza un análisis de pros y contras en cuanto a costos de operación, financiación de
nuevos desarrollos TI y cronograma de actividades paralelas con otros equipos de la
organización que no interfieran en la consecución del proyecto en su etapa de ejecución,
llegando así a consensos y trabajo colaborativo entre los equipos funcionales del
proyecto.

2.2.3 Salidas

 Aprobación del comité

Se llega a la decisión de hacer el ajuste en gestión de cambios analizado y requerido por

el equipo funcional y se da acta de aprobación con visto bueno por cada uno de los
participantes. (firma acta documento gestión de cambios)

 Líneas base e implementación de cambio de la dirección del proyecto

La implementación de los cambios se alineará en la fase 3 de ejecución (Sinergia
para la Transformación Digital – diversificación internacional) se realiza el
cambio de cronograma de entrega de parciales y final a todo el equipo, se comparte
la información y alcance del cambio evitando disminución en la productividad de
las pruebas puestas en marcha.
 Cierre
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Se documenta la solicitud, los registros de los cambios y se comunica dejando estos

soportes almacenados al que se pueda acceder en el futuro, finalizando así las tareas
relacionadas y trabajar mancomunadamente para el éxito del proyecto.

2.3. Plantilla base para realizar solicitudes de cambio.

De acuerdo con la información anterior puesta en conocimiento y descrita se establece en

estas plantillas en cuanto a Gestión control de cambios:

Fuente: secretaria de Bogotá

2.4. Formato de cambios aprobados.

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FORMATO DE PLAN DE GESTION DE CAMBIOS

I. Datos del Proyecto

Nombre Sigla
Proyecto <Codificación con la
<Nombre del proyecto>
cual se identificará el
Datos ficha Nombre Cargo Dependencia Fecha (dd/mm/aaaa)
<Nombre completo de la <Dependencia a la
<Cargo de la persona <Fecha en la cual se
Elaborado por: persona que elabora el que pertenece la
que elabora el formato> elabora el formato>
formato> persona que elabora el
<Dependencia a la
<Nombre completo de la
<Cargo de la persona que pertenece la <Fecha en la cual se
Revisado por: persona que revisa el
que revisa el formato> persona que revisa el revisa el formato>
formato>
formato>
<Dependencia a la
<Nombre completo de la
<Cargo de la persona que pertenece la <Fecha en la cual se
Aprobado por persona que aprueba el
que aprueba el formato> persona que aprueba aprueba el formato>
formato>
lel formato>
Registro Modificaciones Versión Descripción Autor Fecha (dd/mm/aaaa)
<Nombre de quien
<Breve descripción de
<Consecutivo de intervino en la <Fecha de publicación
<Número de la versión del los cambios más
modificación del realización de esa de la versión del
documento> generales que hayan
documento> versión de la documento>
ocurrido en esa versión>
documentación >

Como herramientas para el diligenciamiento del presente formato tenga en cuenta:

Plan de proyecto, plan de gestión del alcance, plan de gestión de las comunicaciones, contratos asociados, procedimientos,
lecciones aprendidas.
Como herramientas y técnicas: Juicio de expertos, herramientas para la gestión de la configuración y reuniones.

II. Roles de la Gestión del cambio

Nombre
Persona asignada Responsabilidad Nivel autoridad
Rol

III.Tipos de cambio

Tipo acción (Preventiva, Descripción

<Indicar el plan que es objeto de <Se describe como se va a gestionar el cambio para cada el plan de gestion correspondiente>

IV.Descripción procedimiento gestión de cambios

<Qué, quién, cómo, cuándo y dónde>

V.Plan de contingencia ante solicitudes de cambios urgentes

<Describir el mecanismo por el cual se aprobaria un cambio urgente>

Fuente: Los autores

2.5 Acciones por ejecutar para evaluar el impacto de los cambios solicitados
(con énfasis en alcance, cronograma, costos y calidad).

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De acuerdo con el proyecto planteado es importante revisar la documentación de los

cambios documentados, identificando la descripción de los cambios, justificación y
el impacto. Con el fin de clasificar la naturaleza del cambio, por algún concepto por
alcance, cronograma, costo y/o calidad.

Realizar el análisis a los cronogramas validando las actividades o tareas para

conocer el impacto que genera afectación en la secuencia de tareas, con el fin de
determinar el tiempo del cumplimiento de actividades y análisis de ruta crítica.

Un punto importante es el análisis costos donde evaluamos el presupuesto respecto

a los costos directos o indirectos además de los costos fijos teniendo en cuenta
recursos humanos, materiales prima y otros gastos. Para conocer el impacto de
financiación en la compañía sin afectar el fujo de caja.

Revisión de calidad y criterios los posibles riesgos de calidad y las pruebas

adicionales que se pueda incluir. La disponibilidad de recursos humanos,
comunicaciones y riesgos generarles del proyecto.
La documentación para presentar y la revisiones y aprobaciones que la mesa de
proyectos debe generar planes respecto a gestión de tiempos y costos o impletar
algún otro si es necesario

Plan de la gestión de tiempo.

Las actividades propuestas en el cronograma se desarrollarán en los tiempos propuestos en
el diagrama de Gantt, semanalmente se propone reuniones con el equipo de trabajo, es
decir con todos los integrantes del grupo en donde se modificará el diagrama de Gantt de
acuerdo con el avance de las actividades, el objetivo de esta metodología es realizar un
seguimiento que permita cumplir con la entrega del proyecto en el tiempo estipulado.

Plan de la gestión de costos.

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Con el alcance del proyecto ya definido y con las sesiones de recopilación de información
con el cliente se llega a un acuerdo de confidencialidad de costos y plazos de entrega,
donde se establece un plan financiero acorde a los requerimientos ya tratados en
los puntos anteriores. Donde a continuación se detalla los costos iniciales y se
debe evitar los inconvenientes que pueden suceder en el transcurso de la ejecución del
proyecto. Con la siguiente tabla podemos tener en cuenta las áreas de
dirección del proyecto en cuanto a los procesos a realizar.

3 . Plan de gestión de los interesados

3.1. Registro de Interesados.

De acuerdo con el planteamiento del proyecto en el desarrollo de la estrategia la
Transformación Digital y diversificación Internacional, es evidente que cualquier toma de
decisiones podría percibirse a sí mismo como un evento positivo o negativo al alcance que
tiene dicho proyecto por lo cual y entendiendo la importancia del mismo se identifica:

3.1.1 Stackeholders Internos.

Áreas de gestión y operatividad (equipo de trabajo), de acuerdo con la nueva estructura
matricial y al objetivo de llegar a nuevos mercados no tengan el total dominio en el
control de calidad, debido a que se debería incurrir en equipos aliados que no se
encuentren vinculados al 100% en la operatividad y como resultado no se cumpla con el
objetivo de penetrar mercados con un perfil similar al mercado nacional.

Área de transformación digital y Ti (equipo de trabajo), de acuerdo a la implementación

del nuevo modelo digital en la distribución y comercialización a través de plataformas e-
commerce creando así un mayor impacto en el consumidor local e internacional, se
asocien riesgos de ejecución por no contar con los recursos presupuestales y gestión
asociada a la operación, pues frenaría la consecución del proyecto con plazos no
determinados y como resultado no obtendríamos oportunidades de negocio requeridas
por la organización.

3.1.2 Stakeholders Externos.

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Clientes y consumidores potenciales, pues la desaceleración e inhibiciones en la entrega

del proyecto no permita ver otros factores de alcance con base a la percepción de
nuestros clientes y por ello prefieran productos de la competencia a través de
herramientas que suplan la adquisición de nuestros servicios y productos con fácil
acceso.

Así bien, es importante tener en cuenta que desde la planeación y ejecución del proyecto
podrán surgir interrogantes tales como:

1. ¿Desde la dirección financiera se contempló el presupuesto utilizado a la ejecución del

proyecto?

2. ¿Porque la herramienta de gestión no permite tener una visual del proyecto?

3. ¿Por qué no se contempló esa funcionalidad en la documentación de requisitos?
4. ¿Por qué nadie expuso inicialmente esa necesidad durante las reuniones de toma de
requisitos?
Por lo cual es importante evaluar la factibilidad y validación en primera instancia desde la
constitución del acta, pasando por el plan de dirección del proyecto, creando las
herramientas necesarias de gestión para finalmente en caso de que haya lugar documentar
las solicitudes del cambio que darán las nuevas premisas de validación y reglas de negocio

3.2. Involucramiento de los interesados

Para la instalación del proyecto es imprescindible involucrar a los Interesados en la gestión

de comunicación y trabajo con los interesados para satisfacer las necesidades y
expectativas, abordando los incidentes y fomentar la participación de los interesados de la
siguiente manera:

MATRIZ DE IMPACTO E INFLUENCIA

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Fuente: https://giosyst3m.net/es/blog/matriz-de-impacto-y-esfuerzo-tecnica-excelente-para-
priorizar

3 Oportunidad: Relación de nuestros stakeholders internos y externos

(empleados, proveedores, clientes) para Implementación del modelo digital
en la distribución y comercialización a través de plataformas e-commerce
creando así un mayor impacto en el consumidor local e internacional.

4 Ganancia Rápida: Aplicación de la plataforma digital, para optimizar los

procesos y revisión constante a los canales de ventas dentro del aplicativo,
con base a la percepción de nuestros clientes en la navegación y fácil acceso
en nuestro nuevo entorno digital.

5 Menor Ganancia: Creacion alterna de una página o portal portal web, puesto
que los servicios brindados serán auto gestionables por nuestros usuarios y

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estos no tendrán que navegar desde el portal, sino desde nuestra plataforma
digital que es un sistema de integración tecnológico no se hace
imprescindible la apertura o navegación desde una página que solo brindara
información general a nuestros usuarios.

6 Descartar: Entendimiento y conexión con diferentes redes comerciales como

Marketplace, mercado libre etc. Puesto que en la estrategia implementada se
pretende llegar a usuarios y clientes potenciales desde nuestra plataforma
digital que brindara todas las opciones de compra al alcance de su mano sin
entrar en trámites y reprocesos por terceros.

7 Descartar: Entendimiento y conexión con diferentes redes comerciales como

Marketplace, mercado libre etc. Puesto que en la estrategia implementada se
pretende llegar a usuarios y clientes potenciales desde nuestra plataforma
digital que brindara todas las opciones de compra al alcance de su mano sin
entrar en trámites y reprocesos por terceros.

MATRIZ GESTION DEL INTERESADO

Fuente: https://pmi-levante.org/gestion-interesados/

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 Involucrar (Promotores): Nuestros promotores y stakeholders

identificados son nuestras áreas internas (Comité de gerencia, Ti,
operaciones y financiera) quienes se encuentran en un alto nivel de poder e
interés de sacar adelante nuestro proyecto y toman las decisiones
pensadas en pro de la organización (beneficios, oportunidades de negocio)
restringiéndose y/o dando luz verde de acuerdo con los cronogramas de
gestión y cumplimiento y siempre apoyadas en los riesgos asociados a la
operación.

 Informar (Latentes): Se identifica que nuestro grupo organizacional latente

tienen un alto nivel de poder pero bajo interés en que nuestro proyecto sea
efectivo, entre estos los stakeholders identificados son nuestros
proveedores externos del sector tecnológico y de desarrollos web, puesto
que tendremos que llegar a negociar si vamos dando alcances por
entregables parciales y esto se deberá informar en las mesas técnicas de
trabajo desde la constitución del acta para no incurrir en supuestos y darles
tiempo en su gestión para que no se vea nuestro proyecto afectado.

 Reportar (Defensores): El grupo de ejecución de nuestro proyecto se

identifica con alto nivel de interés pero bajo poder de influencia en las
decisiones a tomar para la implementación de nuestro proyecto, en este
caso se identifican (Área comercial y de gestión de ventas, b2b y
comercios físicos y digitales), puesto que son los principales interesados en
el cumplimiento de metas y proyecciones de ingresos y por ende es
importante comunicar de manera unidireccional el estado del proyecto y
aunque no sea necesario tomar sus opiniones al caso si es importante
mantenerlos en constante conocimiento del trabajo realizado.

 Monitorizar (Apáticos): La gestión de monitorizar es importante y de alto

impacto en cualquier proyecto, aunque en este caso y por ultimo cuadrante
de nuestra matriz nos muestra el bajo poder e interés de nuestros
identificados como lo son (Clientes internos y externos ocasionales y áreas
de la organización como administrativa y/o bienestar organizacional) no se
hace necesario realizar ninguna Gestion especifica en el seguimiento del
proyecto, puesto que no se les eleva consultas y/o opiniones que cambien
el rumbo del mismo, al igual que la comunicación es nula.

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Plan de gestión del alcance

4.1. Enunciado del alcance.
El proyecto generará un Plan de creación, mejoramiento y perfeccionamiento de
cada producto Alpina,
tomando como punto de partida un diagnóstico de los productos de más consumo
a los que poco tienen salida así se podrían buscar alternativas de que se siga
consumiendo en gran medida los productos como innovar con nuevas referencias
teniendo en cuenta la accesibilidad al consumidor en tanto costo, al mismo tiempo
se pretende generar un plan de choque que a corto plazo, donde se disminuya la
cantidad de productos generados de menos consumo evitando la perdida
acelerada de productos.

El proyecto busca en gran medida aumentar las alternativas de consumo de los

productos Alpina, en presentación, tamaño y precio, adicional verificar que
productos son menos consumidos y buscar nuevos productos que suplan estos
productos para evitar pérdidas por la producción acelerada de productos de bajo
consumo.

4.2. Entregables y criterio de 4.3 Aceptación de los entregables

ENTREGABLES CRITERIOS DE ACEPTACION

Permite identificar con exactitud las

Plan de la gestión del alcance
características propias del proyecto

Representa los niveles de las etapas funcionales

EDT que tendrá el proyecto representando los
entregables que deberá tener el mismo.
Proporciona información detallada sobre
entregables, actividades y programación sobre
Diccionario de la EDT
cada componente en la estructura de desglose
del trabajo

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El entregable deberá contener la lista de

Estudio de los productos Alpina, productos que fabrica Alpina, su grado de
consumo, costo y cantidades de consumo, costo y cantidades que se fabrican
fabricación semanalmente Vs. su consumo y generación de
ingresos por cada producto
El entregable deberá dar fechas de inicio, fin y
Plan de la gestión de tiempo duración, así como establecer actividades
predecesoras para cada una de las fases

Muestra el listado de Actividades necesarias

Listado detallado de actividades
para realizar el proyecto

Permite visualizar las tareas y principales e hitos

Diagrama de Gantt del proyecto
de una forma práctica.

Muestra el listado de tareas necesarias para

Cronograma del proyecto
realizar el proyecto en orden cronológico

Permite calcular, presupuestar y gestionar los

Plan de la gestión de costos
costos del proyecto de manera efectiva

proyecta el comportamiento de los recursos para

Flujo neto de efectivo
todo el proyecto

Incluye instrucciones y métodos para alcanzar

Plan de la gestión de calidad
resultados aceptables

Proporciona una representación visual de las

Diagramas de casos de usos diferentes maneras y posibles escenarios de
mejorar e innovar en los productos

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Presenta de forma gráfica el diseño de datos del

Modelo entidad - relación
negocio para el proceso

Ayuda a gestionar todos los aspectos

Plan de la gestión de recursos humanos
relacionados con el capital humano

Permite identificar diferentes roles que cumplen

Perfiles de los roles para el proyecto funciones determinantes para llevar a cabo el
proyecto

Define estrategias y pautas a seguir para la

Estrategia de conciliación dentro del
conciliación empresarial en presencia de alguna
proyecto
discrepancia de opiniones.

Permite identificar, analizar, evaluar, medir y

Plan de la gestión de riesgos supervisar los riesgos y amenazas para la
finalización del proyecto

Crea pautas para que la organización esté lista

Plan de contingencia para los riesgos para responder de manera efectiva en caso de
que se materialice el escenario del riesgo
Propone acciones que, al ser implementadas,
mejorarán las oportunidades y reducirán el
Plan de mitigación para los riesgos
impacto negativo o la probabilidad de ocurrencia
de un evento en particular
Muestra de forma gráfica las métricas
Gráficas del comportamiento de los
apropiadas para la toma de decisiones en los
riesgos
procesos de reducción de los riesgos

Aceptación de los productos en cuanto a calidad,

Productos finales presentados al
cumplimiento de normas y precios de
publico
accesibilidad

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4.4. Exclusiones del proyecto

Podemos considerar que los elementos claves para la ejecución del proyecto
corresponderían a la información de la situación real de la empresa Alpina, así se
convierte en un recurso esencial para la toma decisiones y asumir riesgos
buscando resultados superiores permanentemente, es por esto que a lo largo del
proyecto, desde el 2016 vienen ejecutando una estrategia de transformación
digital que propone mejorar la productividad, competitividad y crecimiento de forma
sostenible de la compañía, a partir del desarrollo de un conjunto de capacidades
digitales tales como e-commerce, innovación, productividad, mercadeo y cultura.
A medida que el proyecto avanza, el equipo puede necesitar referirse a este
documento para resolver disputas de lo que realmente estaba planeado para
decidir si un cambio solicitado está realmente dentro del alcance del proyecto,
aprovechando las últimas tendencias tecnológicas tales como machine learning,
artificial intelligence e Internet ofthings, Alpina quiere llegar a un segundo nivel,
para esto buscará la optimización de los procesos, la creación de nuevos canales
para llevar los productos, la ampliación de la base de conocimiento de nuestros
clientes y el desarrollo de nuevas y mejores opciones que permitirá que la
compañía abra su mente hacia lo nuevo y hacia un entorno digital.
Este proceso garantiza que todos los interesados estén de acuerdo con lo que se
ha establecido y permite que el proyecto se desarrolle con un claro entendimiento
de los límites y expectativas.

Por ello, después de finalizado y entregado el proyecto no tendrá recurso humano

especializado disponible para modificaciones o adicionales se tendrá que acudir a
realizar una nueva solicitud de servicios. El personal de análisis de calidad y
control de cambios, por cambios o mejoras al proyecto en curso; no se dispondrá
de la totalidad del recurso humano al realizar pruebas ya que desde el inicio no se
estipularon mejoras al proyecto; no se destinarán recursos humanos por
movilización de costos de productos para personal a capacitar estos van por parte
del cliente beneficiario.
Las futuras actualizaciones y licencias serán aportadas por parte del beneficiario;
el cliente tomará la decisión de cuál va a hacer su agente de seguridad más
adecuado a sus intereses comerciales por parte del proyecto se brindará una serie
de recomendaciones.
https://alpina.com/contenidos/post/productividad-e-innovacion-las-grandes-
apuestas-de-alpina

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https://alpina.com/contenidos/post/alpina-presenta-su-proyecto-de-transformacion-digital

4.5 Restricciones del Proyecto

Dentro de las restricciones que podríamos considerar pueden ser las personas
involucradas dentro de las diferentes áreas de Alpina, tanto de leche, quesos,
yogures etc., el no despacho de la materia prima o que no se utilice las
herramientas para visualizar las unidades o referencias solicitadas para su
ejecución.
Concientización y capacitación del proyecto a todos los interesados para fomentar
una cultura de usos responsable de la información.
Equipos de trabajo con falta de entendimiento del valor y uso de la información.
Cambios en medio de la marcha en el proyecto ya sean por agentes externos o
por mejoras por parte del cliente ya que afectará directamente al alcance.
Los usuarios interioricen e interactúen con las herramientas de visualización de
datos intuitivas y personalizables, herramientas relevantes en sus roles y
responsabilidades.
Monitoreos y mejora continua por parte del cliente hacia el proyecto o mejoras que
desvían el alcance.
Perdida de datos relacionados a errores humanos, problemas técnicos.
Requerimientos de compatibilidad con sistemas heredados o existentes en la
empresa.
Rechazo por parte de los colaboradores del cliente para adoptar nuevos procesos
o tecnologías de gestión de datos.
Limitaciones de presupuesto para la implementación y mantenimiento del
proyecto.
Disponibilidad limitada de recursos humanos calificados para llevar a cabo el
proyecto.
Restricciones tecnológicas, no conocimiento del software usado en nube;
normativas legales y regulaciones de privacidad de datos que deben cumplirse.
Limitaciones en los plazos de entrega del proyecto debido a restricciones no
contempladas en el plan de trabajo y matriz de riesgos.

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Las pruebas de funcionamiento van ligadas a la cantidad redireccionamiento del

proyecto.
Alpina toma decisiones y asume riesgos buscando resultados superiores
permanentemente, es por esto por lo que desde el 2016 vienen ejecutando una
estrategia de transformación digital que propone mejorar la productividad,
competitividad y crecimiento de forma sostenible de la compañía.
COSTO
Influyen el presupuesto completo y cualquier aspecto de valor financiero requerido
para el proyecto:
Ø Costo del proyecto
Ø Costo de las instalaciones
Ø Costos de mejora y capacitación de personal
TIEMPO
Tener en cuenta la planificación del proyecto y la consecuencia en plazos largos,
debido a las restricciones que se enfrentan en cada etapa
Ø Cronograma general del proyecto
Ø Metas y calendarios internos
Ø Tiempo de planificación y cantidad de etapas del proyecto.

https://fastercapital.com/es/palabra-clave/exclusiones-proyectos.html

4.6 Supuestos
Contamos con la totalidad del recurso humano proporcionado por el cliente para
levantamiento de datos.
Autoconsumo de la información por parte de los Stakeholders.
Existencia de una plataforma beta al cliente para extraer información.
Los programas cuentan con licencias para uso en la nube y apps móviles,
reuniones cronológicas, entrada de reportes, revisión y aprobación de documentos
con los interesados.
Tiempos de acople con migración al proyecto dirigido a los colaboradores y sus
nuevos roles.

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El personal de la empresa estará disponible y dispuesto a colaborar en la

implementación y mantenimiento del proyecto
Los recursos financieros y tecnológicos necesarios estarán disponibles según lo
presupuestado.
La seguridad de los datos se mantendrá siempre intacto, se contará con
proveedores y socios comerciales que trabajan en colaboración con la
organización.
Se llevará a cabo con un equipo de monitoreo un control de seguimiento de
cronograma del proyecto por parte del cliente.
No habrá cambios después de la aprobación del proyecto ya que los agentes del
monitoreo y control dieron su aprobación escrita.
En este sentido, identificado que los supuestos son vitales en la etapa de
planificación para tener una buena ejecución con el proyecto de mejora de
ALPINA se tiene definido los supuestos que nos permite anticipar, enfrentar o
atenuar.

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4.7 WBS para la empresa Alpina, la cual es reconocida por sus productos lácteos y
alimenticios, podemos dividir su estructura de trabajo en diversos niveles implementando la
técnica de descomposición.
Este WBS puede ser aplicado para el desarrollo de un nuevo producto o la optimización de
la cadena de suministro de la empresa.
Proyecto Alpina
Desarrollo de nuevo producto
 Investigación y Desarrollo
 Análisis de mercado y tendencias
 Desarrollo de la fórmula del producto
 Pruebas de calidad y seguridad alimentaria
Diseño de empaque
 Diseño gráfico del empaque
 Pruebas de material y sostenibilidad
 Aprobación del diseño final
Planificación de producción
 Selección de proveedores de materias primas
 Ajuste y configuración de líneas de producción
 Capacitación del personal de producción
 Lanzamiento del producto
 Campaña de marketing
 Distribución a puntos de venta
Control de inventario y logística
 Optimización de la cadena de suministro
 Análisis de la cadena de suministro actual
 Evaluación de proveedores
 Mapeo de procesos logísticos

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 Identificación de cuellos de botella

 Implementación de mejoras
Selección de nuevos proveedores
 Optimización del transporte y distribución
 Automatización de procesos
 Monitoreo y evaluación
Seguimiento de KPIs
 Evaluación de ahorros y eficiencias
 Informe de resultados y ajustes
 Estrategia de expansión
Expansión geográfica
 Análisis de nuevos mercados
 Registro de productos en mercados internacionales
 Establecimiento de puntos de distribución
Diversificación de productos
 Investigación de nuevos segmentos de mercado
 Desarrollo de líneas de productos alternativos
 Pruebas de mercado y ajuste de productos
 Gestión de la sostenibilidad
Reducción de impacto ambiental
 Implementación de prácticas de producción sostenible
 Uso de empaques reciclables
 Reducción de emisiones en la cadena logística
 Programas de responsabilidad social
 Iniciativas de apoyo a la comunidad
 Programas educativos y de salud

35
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 Colaboración con ONGs y entidades locales

Se debe tener en consideración los diferentes niveles del WBS permiten descomponer el
trabajo en tareas manejables, donde cada nivel ofrece más detalle y claridad con esto, el
WBS debe ser flexible y adaptarse según el tipo específico de proyecto que se lleve a cabo,
con unos entregables concretos, como productos finales, procesos optimizados o estrategias
implementadas, este serve como guía general y ser personalizado según las necesidades
específicas del proyecto a desarrollar.
4.8
Proceso Descripción Criterio Responsable Tiempo
estimado
Análisis de Investigación para identificar Informe Equipo de 4
mercado y tendencias actuales y futuras en detallado con Mercado semanas
tendencias el mercado de alimentos, insights de
necesidades de los mercado,
consumidores y análisis tendencias y
competitivo oportunidades
identificadas
Desarrollo de la Creación de la fórmula Fórmula Departamento 8
fórmula del específica para el nuevos aprobada por el de semanas
producto productos, incluyendo selección departamento Investigación
de ingredientes, pruebas de de I+D y y Desarrollo
sabor, y cumplimiento de conforme a
normativas regulaciones de
seguridad
alimentaria
Pruebas de Pruebas exhaustivas para Certificación Departamento 6
calidad y asegurar que el producto de calidad y de Control de semanas.
seguridad cumple con los estándares de seguridad Calidad.
alimentaria calidad y regulaciones de alimentaria
seguridad alimentaria obtenida
Diseño de Creación del diseño visual del Aprobación del Equipo de 4
empaque empaque, asegurando que sea diseño por el Diseño semanas
atractivo para el consumidor y equipo de Gráfico.
conforme a la identidad de marketing y
marca diseño

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Pruebas de Selección y pruebas de Material Departamento 3

material y materiales de empaque que sean aprobado que de semanas
sostenibilidad sostenibles y cumplan con las cumple con ostenibilidad y
normas de protección del criterios de Compras.
producto sostenibilidad y
funcionalidad
Aprobación del Validación y aprobación del Aprobación Comité de 1 semana
diseño final diseño y material final del final de todos Proyecto
empaque para la producción. los
stakeholders
involucrados.
Planificación de Identificación y selección de Contratos Departamento 6
producción proveedores que puedan firmados con de Compras semanas.
suministrar los ingredientes proveedores
necesarios con la calidad aprobados
requerida
Ajuste y Configuración de maquinaria y Líneas de Departamento 5
configuración ajuste de procesos en las líneas producción de semanas.
de líneas de de producción para fabricar el operativas y Producción.
producción nuevo producto. con resultados
de prueba
satisfactorios.
Capacitación Formación del personal en los Personal Departamento 2
del personal de nuevos procesos y capacitado y de Recursossemanas
producción procedimientos específicos para validado para Humanos y
la producción del nuevo operar las Producción
producto líneas de
producción.
Lanzamiento Desarrollo e implementación de Lanzamiento Departamento 6
del producto una campaña de marketing para de la campaña de Marketing semanas.
introducir el nuevo producto al con todos los
mercado canales de
comunicación
activados.
Distribución a Planificación y ejecución de la Producto Departamento 4
puntos de venta distribución del producto a los disponible ende Logística. semanas
los puntos de
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puntos de venta clave. venta

seleccionados
Control deGestión del inventario y la Sistema de Departamento Continuo
inventario ylogística para asegurar la inventario y de Logística y
logística disponibilidad del producto en logística Control de
las tiendas operando Inventario.
eficientemente
con niveles
óptimos de
stock.
Optimización Evaluar el desempeño y la Departamento 4
de la cadena de fiabilidad de los proveedores de Compras semanas
suministro actuales, considerando calidad,
(Evaluación de costos y tiempos de entrega
proveedores)
Mapeo de Documentación detallada de los Mapa de Departamento 3
procesos procesos logísticos desde la procesos de Logística semanas.
logísticos adquisición de materias primas completo y
hasta la entrega del producto validado.
final.
Implementación Identificación y contratación Nuevos Departamento 6
de mejoras de nuevos proveedores que contratos de Compras semanas.
puedan mejorar la eficiencia y firmados y
reducir costos. proveedores
incorporados en
la cadena de
suministro.
Monitoreo y Monitoreo constante de Informe regular Departamento Continuo
evaluación indicadores clave de de KPIs con de
(Seguimiento de desempeño para evaluar la análisis de Operaciones
KPIs) eficiencia y efectividad de la desempeño. y Logística
cadena de suministro.
Evaluación de Evaluar el impacto de las Informe de Finanzas y3
ahorros ymejoras implementadas en evaluación con Operaciones semanas.
eficiencias términos de ahorros de costos y resultados
aumento de eficiencia. cuantificados.

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Informe de Elaboración de un informe Informe Comité de 2

resultados yfinal que detalle los resultados aprobado por la Proyecto semanas
ajustes de la optimización y dirección y plan
propuestas para futuros de ajustes
ajustes. acordado.

Bibliografía

Nuñez, E. (2007). Archivos y normas ISO. Gijon: Trea.

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