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Gerencia de proyectos 2.

Estructuración de una nueva unidad de negocio para la producción de un portafolio a

base de material plástico de reciclaje en la empresa Ecoacacías en Acacias, Meta.

Leonel Alberto hormaza Betancourt código 1521981304.

Luis Miguel Clavijo Suárez código 1922010361.

Marlon Brandon Ruiz Gutiérrez código 1922010416.

Katherine Johana Luna Sánchez código 1421980387.

Wilderman Vergara Vanegas código 1521020036.

Tutor del programa.

Jair Galvis.

Institución Universitaria Politécnico Gran Colombiano.

Facultad de Negocios, Gestión y Sostenibilidad, Programa Especialización en

Gerencia de Proyectos en inteligencia de negocios.

Posgrados Virtuales.

Contenido
 2

Plan de gestión de los recursos humanos. 3

Roles y responsabilidades..................................................................................................3
Organigrama.........................................................................................................................5
Perfil y Matriz RACI..............................................................................................................5
Perfil...................................................................................................................................5
Matriz de Asignación de Responsabilidades (RACI)..................................................9
Plan para la gestión del personal....................................................................................11
Adquisición del personal...............................................................................................11
Calendario de recursos.................................................................................................11
Plan de liberación del personal....................................................................................11
Necesidades de capacitación......................................................................................12
Reconocimientos y recompensas................................................................................12
Plan de gestión de las comunicaciones. 12
Habitantes del municipio...............................................................................................13
Gremio de recicladores.................................................................................................13
Gerente de asociación Eco acacias............................................................................13
Empresa de servicios públicos....................................................................................13
Proveedores....................................................................................................................13
Patrocinador....................................................................................................................13
Roles en las comunicaciones del proyecto....................................................................13
Proceso de escalamiento..................................................................................................14
Directorio del equipo de proyecto y de los principales stakeholders del proyecto.. 14
Reglas básicas para las reuniones.................................................................................14
Antes de las reuniones..................................................................................................15
Durante la reunión..........................................................................................................15
Al finalizar la reunión.....................................................................................................15
Después de la reunión..................................................................................................15
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Plan de gestión de los recursos humanos.

Roles y responsabilidades.
Rol. Nombre. Autoridad. Responsabilidades. Competencias. Habilidades.
Jefe logística. Wilderman Coordinador. * Definir y coordinar los * Resolución de * Capacidad
Vergara requisitos de embalaje y conflictos. analítica.
Vanegas. transporte. * Planificación y * Adaptabilidad.
* Supervisión de las ejecución. * Flexibilidad.
actividades de logística. * Desarrollo de * Visión.
* Preparación de procesos. * Liderazgo.
albaranes. *Certificación de * Comunicación.
* Coordinación de las gestión de * Aprendizaje
fechas y condiciones de transporte. continuo.
entrega con el jefe de * Tecnología de
obra. gestión de
almacén.
Jefe de Katherine Negociador * Contacto con * Ser empático. * Análisis previo.
adquisiciones. Johanna Luna líder. proveedores. * Escuchar de * Capacidad de
Sáenz. * Coordinar las forma activa. análisis.
actividades en la fase de * Control de las * Identificación de
petición de oferta. emociones. necesidades.
* Negociar y ejecutar los * Respeto a los * Comunicación.
pedidos. demás. * Flexibilidad.
* Verificación del material * Autoconfianza. * Saber escuchar.
y servicios contratados. * Proactivo. * Actualización
* Coordinar y controlar el * Innovador. constante.
envío de materiales y * Responsabilidad. * Ética.
servicios. * Desarrollo de * Organización.
*Informar al gestor del talento.
proyecto del estado de
las compras.
Jefe división de Leonel Alberto Coordinador. * Planificar los recursos * Ser claro. * Coherencia en
producción. Hormaza necesarios para la * Transparente. sus decisiones.
Betancourt. ejecución. * Tener *Dirección y
* Preparar la descripción perspectiva. supervisión.
técnica. * Ser ejemplo con * Gestión del
* Supervisar la revisión y sus actos. tiempo.
aprobación de los planos. * Reconocer. * Flexibilidad.
* Coordinar los trabajos * Tener humildad. * Analítico.
de legalización del * Inducir un buen * Liderazgo.
proyecto. clima.
Supervisor de Marlon Brandon Supervisor. * Monitorización y control * Formación * Habilidades de
calidad. Ruiz Gutiérrez. de calidad. técnica. estadística.
* Realización de * Discreto. * Habilidades
inspecciones internas y * Preciso. interpersonales.
externas. * Metódico. * Liderazgo.
* Seguimiento de las * Planificación. * Conciliador.
PQRS quejas del cliente * Objetividad. *Conocimiento de
y proveedores. * Agilidad. la normatividad.
* Capacidad de
síntesis.
Gerente del Luis Miguel Gerente. * Representa nuestra * Delegar con * Capacidad de
proyecto. Clavijo Suárez. empresa frente al cliente. eficacia. liderazgo.
* Lidera y organiza el * Comunicación * Interpersonales.
equipo del proyecto. eficaz. * Solución de
* Prepara los informes * Gestionar el problemas.
periódicos internos y cambio. * Para organizar.
externos. * Trabajo en * Confrontación.
*Realiza seguimiento y equipo. * Credibilidad.
revisión periódica del * Creatividad. * Visibilidad.
proyecto. * Paciencia. * Claridad.
* Define e implementa la * Persistencia. * Compromiso.
estrategia del proyecto. * Motivación. * Buena
* Rendimiento. comunicación.
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Organigrama.

Perfil y Matriz RACI.

Perfil.
Tipo de Fecha de
documento: elaboración:
Ficha 12/07/2020
Código: Fecha de ÚLTIMA
M-DO-001- modificación:
FC-5-3 12/07/2020
Versión: 1 Página: 4
DISEÑO Y PERFIL DEL
CARGO
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO.
CARGO: Gerente de proyectos.
TIPO DE CARGO: Gerencial – Administrativo. ADSCRITO A LA Proyectos.
DIRECCIÓN:
CARGO DE SUPERIORES INMEDIATOS.
DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. DE DIRECCIÓN FUNCIONAL.
Sponsor del proyecto. Sponsor del proyecto.
CARGOS BAJO SU DEPENDENCIA.
DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. DE DIRECCIÓN FUNCIONAL.
Negociador líder. Coordinadores Supervisores.
OBJETIVO DEL CARGO.
 Garantizar los oportunos y eficaces trámites administrativos y documentales, relacionados con la gestión general
del proyecto, encabezar el desarrollo de las actividades productivas cumpliendo con el alcance del proyecto.

REQUISITOS DE EDUCACIÓN, EXPERIENCIA Y FORMACIÓN.

REQUISI PESO NIVELES. DESCRIPCIÓN DEL MÍNIMO %
TO. . REQUERIDO.
EDUCACIÓN Primaria/Secunda Bachiller académico. 20
ria %
35 Técnica/Tecnolog Tecnólogo en contabilidad, costos, 70
% ía administración financiera o afines. %
 5

Estudiante de último semestre en

Pregrado 80
adelante de Contaduría, Administración de %
Empresas, Ing. de sistemas, Ing. industrial o
carreras afines.
Postgrado
Gerencia de proyectos, Inteligencia de 10
(Especializaci
negocios. 0
ón o %
Maestría)
Sin Experiencia 0
%
Menor a 1 año Apoyo administrativo 40
EXPERIENCIA 65 %
% Auxiliar de proyectos.
Entre 1 y 3 años 70
%
Entre 3 y 5 años Gerente de proyectos 10
0
%
COMPETENCIAS.
COMPETENCIAS CORPORATIVAS
FACTOR DESCRIPCI
ÓN
Participar activamente en la consecución de una meta común, incluso cuando la
TRABAJO EN colaboración conduce a una meta que no está directamente relacionada con el interés propio.
EQUIPO

ORIENTACIÓN AL Interés y preocupación permanente por conocer y solucionar las necesidades del cliente interno y
SERVICIO externo, satisfaciéndolo de forma eficiente y superando sus expectativas oportunamente y al
menor costo. ATENCION AL CLIENTE.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO.

CARGO: Supervisor de calidad.
TIPO DE CARGO: Supervisor. ADSCRITO A LA Proyectos.
DIRECCIÓN:
CARGO DE SUPERIORES INMEDIATOS
DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. DE DIRECCIÓN FUNCIONAL.
Gerente del proyecto. Gerente del proyecto.
CARGOS BAJO SU DEPENDENCIA.
DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. DE DIRECCIÓN FUNCIONAL.
OBJETIVO DEL CARGO
 Analizar e interpretar la información pertinente del proyecto para determinar las especificaciones.
 Llevar a cabo las inspecciones requeridas, pruebas o mediciones de los materiales, productos o instalaciones, y
comprobar si se cumplen las especificaciones.
 Calificar los productos inspeccionados con detalles como por ejemplo clase y estado del rechazo.
 Observar y monitorizar las operaciones y las herramientas de producción para garantizar el cumplimiento de las
especificaciones.
 Determinar la causa de los problemas o los defectos.
REQUISITOS DE EDUCACIÓN, EXPERIENCIA Y FORMACIÓN.
REQUISI PESO NIVELES. DESCRIPCIÓN DEL MÍNIMO %
TO. . REQUERIDO.
Primaria/Secunda Bachiller académico. 20
ria %
EDUCACIÓN 20 Técnica/Tecnolog Tecnólogo en calidad y/o Gestión. 50
ía %
 6

% Estudiante de último semestre en adelante de

Pregrado 90
Contaduría, Administración de Empresas, Ing. %
de sistemas, Ing. industrial o carreras afines.
Postgrado
Gerencia de proyectos, Inteligencia de 10
(Especializaci
negocios. 0
ón o %
Maestría)
Sin Experiencia 0
%
Menor a 1 año Apoyo administrativo 50
EXPERIENCIA 80 %
% Apoyo de gestión de calidad.
Entre 1 y 3 años 70
%
Entre 3 y 5 años Supervisor de calidad en proyectos 10
0
%
COMPETENCIAS.
COMPETENCIAS CORPORATIVAS.
FACTOR. DESCRIPCI
ÓN.
Brindar un aporte esencial para implementar con éxito un sistema de gestión, sea éste de calidad,
TRABAJO EN medio ambiente, salud y seguridad ocupacional, inocuidad alimentaria, etc., ya que permite
EQUIPO. alcanzar la participación y el compromiso de los miembros de la organización en el logro de los
objetivos planteados.

ORIENTACIÓN AL Solucionar las necesidades de los interesados con todo lo relacionado con la calidad del proyecto.
SERVICIO.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO.

CARGO: Jefe de división de producción.
TIPO DE CARGO: Coordinador. ADSCRITO A LA Proyectos.
DIRECCIÓN:
CARGO DE SUPERIORES INMEDIATOS.
DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. DE DIRECCIÓN FUNCIONAL.
Gerente del proyecto Gerente del proyecto
CARGOS BAJO SU DEPENDENCIA.
DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. DE DIRECCIÓN FUNCIONAL.
OBJETIVO DEL CARGO.
 Planificar, supervisar y controlar los procesos y actividades, cumpliendo los procedimientos establecidos,
controlando los parámetros del proceso, y siguiendo los estándares de calidad, seguridad, salud y medioambiente,
a fin de asegurar los objetivos de producción.
REQUISITOS DE EDUCACIÓN, EXPERIENCIA Y FORMACIÓN.
REQUISI PESO NIVELES. DESCRIPCIÓN DEL MÍNIMO %
TO. . REQUERIDO.
Primaria/Secunda Bachiller académico. 10
ria %
EDUCACIÓN 15 Técnica/Tecnolog Tecnólogo Costos, Administración Financiera 60
% ía o afines. %
Estudiante de último semestre en adelante de
Pregrado 70
Contaduría, Administración de Empresas, Ing. %
de sistemas, Ing. industrial o carreras afines.
Postgrado
Gerencia de proyectos, Inteligencia de 10
(Especializaci
negocios. 0
ón o %
Maestría)
 7

Sin Experiencia 0
%
Menor a 1 año Apoyo industrial. 40
EXPERIENCIA 85 %
% Auxiliar de proyectos.
Entre 1 y 3 años 70
%
Entre 3 y 5 años Jefe de producción. 10
0
%
COMPETENCIAS.
COMPETENCIAS CORPORATIVAS.
FACTOR. DESCRIPCI
ÓN.
Proporcionar las herramientas necesarias al equipo de trabajo del proyecto para que los niveles
TRABAJO EN de producción sean efectivo.
EQUIPO.

Cumplir con los estándares de producción necesarios para el funcionamiento y puesta en marcha
ORIENTACIÓN AL del proyecto.
SERVICIO.
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO.
CARGO: Jefe de adquisiciones.
TIPO DE CARGO: Negociador líder. ADSCRITO A LA Proyectos.
DIRECCIÓN:
CARGO DE SUPERIORES INMEDIATOS.
DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. DE DIRECCIÓN FUNCIONAL.
Gerente del proyecto. Gerente del proyecto.
CARGOS BAJO SU DEPENDENCIA.
DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DE DIRECCIÓN FUNCIONAL
OBJETIVO DEL CARGO
 Tiene la responsabilidad de planificar y gestionar su funcionamiento en base a un presupuesto.
 Es quien debe definir los distintos puestos de trabajo.
 Es quien asignará a cada miembro de su equipo las tareas que debe realizar.
REQUISITOS DE EDUCACIÓN, EXPERIENCIA Y FORMACIÓN.
REQUISI PESO NIVELES. DESCRIPCIÓN DEL MÍNIMO %
TO. . REQUERIDO.
Primaria/Secunda Bachiller académico. 30
ria %
EDUCACIÓN 30 Técnica/Tecnolog Tecnólogo en Contabilidad, 50
% ía Costos, Administración %
Financiera o afines.
Estudiante de último
Pregrado 90
semestre en %
Adelante de Contaduría, Administración de
Empresas, Ing. de sistemas, Ing. industrial o
carreras afines.
Postgrado
Gerencia de proyectos, Inteligencia de 10
(Especializaci
negocios. 0
ón o %
Maestría)
Sin Experiencia 10
%
Menor a 1 año Apoyo de compras. 60
EXPERIENCIA 70 %
% Líder negociador.
Entre 1 y 3 años 70
 8

%
Entre 3 y 5 años Jefe de compras. 10
0
%
COMPETENCIAS.
COMPETENCIAS CORPORATIVAS.
FACTOR. DESCRIPCI
ÓN.
Participar activamente en la consecución de una meta común, incluso cuando la
TRABAJO EN colaboración conduce a una meta que no está directamente relacionada con el interés propio.
EQUIPO
Persona encargada de abastecer las necesidades internas del equipo del proyecto cumpliendo con
ORIENTACIÓN AL las especificaciones técnicas y el presupuesto estipulado.
SERVICIO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO.

CARGO: Jefe logística.
TIPO DE CARGO: Coordinador. ADSCRITO A LA Proyectos.
DIRECCIÓN:
CARGO DE SUPERIORES INMEDIATOS.
DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DE DIRECCIÓN FUNCIONAL.
Gerente del proyecto. Gerente del proyecto.
CARGOS BAJO SU DEPENDENCIA.
DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. DE DIRECCIÓN FUNCIONAL.

N/A N/A
OBJETIVO DEL CARGO.
 Responsable de lograr el adecuado desarrollo de las políticas de la administración de recursos materiales y
abastecimiento de bienes y servicios, dentro de los estándares de calidad de los procesos y de los productos, para
el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, así como promover el cuidado del medio ambiente en las
actividades, productos y servicios que desarrolla la Empresa.
REQUISITOS DE EDUCACIÓN, EXPERIENCIA Y FORMACIÓN.
REQUISI PESO NIVELES. DESCRIPCIÓN DEL MÍNIMO %
TO. . REQUERIDO.
Primaria/Secunda Bachiller académico. 20
ria %
EDUCACIÓN 40 Técnica/Tecnolog Tecnólogo en logística o Administración de 70
% ía empresas. %
Estudiante de último
Pregrado 80
semestre en %
Adelante de Logística, Administración de
Empresas, Ing. de sistemas, Ing. industrial o
carreras afines.
Postgrado
Gerencia de proyectos, Inteligencia de 10
(Especializaci
negocios. 0
ón o %
Maestría)
Sin Experiencia 30
%
Menor a 1 año Apoyo logístico. 70
EXPERIENCIA 60 %
% Auxiliar de proyectos.
Entre 1 y 3 años 70
%
Entre 3 y 5 años Coordinador logístico. 10
0
 9

%
COMPETENCIAS.
COMPETENCIAS CORPORATIVAS.
FACTOR. DESCRIPCI
ÓN.
Compromiso y ética en el desarrollo del proyecto.
TRABAJO EN
EQUIPO
Cumplir con los estándares de producción necesarios para el funcionamiento y puesta en marcha
ORIENTACIÓN AL del proyecto.
SERVICIO

Matriz de Asignación de Responsabilidades (RACI)

Roles / Responsabilidades: R: Responsable, A: Aprobador, C: Consultado, I: Informado.
Actividad.   Roles / Responsabilidades.

ID Luis Marlon Leonel Katherine

Actividad.   Miguel Brandon Alberto Johanna Wilderman
Actividad.
Clavijo Ruiz Hormaza Luna Vergara
Suárez. Gutiérrez. Betancourt. Sáenz. Vanegas.
* Levantamiento de
información en cuanto a la
1.1.1.1 A R I C I
protección del medio
ambiente.
* Consolidación de
información en cuanto a la
1.1.1.2 A R I C I
protección del medio
ambiente.
* Identificación de soluciones
del problema y sensibilización
1.1.1.3 A R I C C
a la comunidad sobre las
problemáticas ambientales.
* Elaboración de formatos
internos para presentar cifras
1.1.1.4 A R I C C
y estadísticas recolectadas.

* Levantamiento de
1.1.1.5 información en cuanto al I R C I A
marco legislativo y legal.

* Consolidación de
información en cuanto al
1.1.1.6 I R C I A
marco legislativo y legal.

*Identificación y selección de
1.1.1.7 stakeholders del proyecto. R R C I A

* Evaluación de los criterios y

1.1.2.1 seguimientos planificados en R R C I A
la ejecución del proyecto.

* Segmentación para
detección de pros y contras
1.1.2.2 I I R C A
en el comienzo de la primera
fase.
*Elaboración de planes de
trabajo para el diseño del
1.2.1.1 nuevo portafolio de productos I I R C A
a base de material plástico
reciclado.
*Realización de moldes de
acuerdo a especificaciones
1.2.1.2 I C R I R
técnicas de los clientes.
 10

* Identificación de beneficios
1.2.1.3 sociales y ambientales del I I A C R
proyecto en marcha.
*Realización de planes de
contingencias ante posibles
1.2.1.4 I I A C R
quejas de clientes y
proveedores.
* Seguimiento y revisión
1.2.2.1 periódica del estado de los I I A I R
flujos de trabajo del proyecto.

*Definición e implementación
1.2.2.2 de estrategias para el I C R C R
proyecto.
* Realización del diagrama de
1.2.2.3 Gantt para estimar tiempos y I I R I R
costos en la línea del tiempo.

* Elaboración de los informes

y entregables, alcance tiempo
1.2.2.4 I I R C A
y costos del proyecto.

* Análisis de caminos críticos

1.2.2.5 I C R C R
del proyecto.
* Supervisión de la parte
logística, coordinación y
1.2.2.6 condiciones de entrega sobre R I R I R
el avance de las etapas del
proyecto.
* Planificación los recursos
1.2.2.7 necesarios para la ejecución R C A C R
del proyecto.
* Adquisición de materiales
necesarios para la producción
1.3.1.1 R I C R I
del portafolio a base de
material plástico reciclado.
* Cumplimiento de las leyes y
normas que se aplican y que
1.3.1.2 R I C R C
tengan alguna restricción para
dar avance al proyecto.
* Elaboración de planos de
1.3.2.1 infraestructura del proyecto. A I C R C

* Adquisición de bienes y
servicios necesarios para la
1.3.2.2 A I C R I
ejecución del proyecto.

* Elaboración de prueba y
1.3.2.3 ajustes de maquinaria de A C C R I
producción.
* Verificación de los informes
contables, administrativos,
1.4.1.1 R C I A A
legales y de ejecución del
proyecto.
* Elaboración del acta de
cierre junto con la verificación
de cada uno de los
1.4.2.1 R A I C C
entregables del proyecto por
parte del Director y el equipo
de trabajo involucrado.
* Revisión final de toda la
gestión de principio a fin de la
1.4.2.2 R C A C C
gestión por fases.

Plan para la gestión del personal.

La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan,
gestionan y conducen al equipo del proyecto. Si bien se asignan roles y responsabilidades
 11

específicos a cada miembro del equipo del proyecto, la participación de todos los miembros en
la toma de decisiones es vital para el éxito del mismo.
Adquisición del personal.
Se debe contratar personal calificado para desarrollar las actividades de análisis de
información e interpretación de resultados, deben tener experticia en desarrollo de proyectos
relacionados con la sostenibilidad y medio ambiente.
Además se debe contratar al personal de forma directa y se hará por medio de contrato por
obra o labor, el proceso de selección será por medio de páginas de empleo como
computrabajo, elempleo.com y/o LinkedIn.
No habrá contrataciones adicionales para el desarrollo de las actividades dentro del
proyecto.
Calendario de recursos.
De acuerdo con el cronograma de actividades se establece el calendario para la ejecución
de cada una de las fases en los tiempos establecidos.
Los calendarios de recursos identifican los momentos en que los miembros del equipo del
proyecto deben participar en las actividades de desarrollo del equipo, se programarán las
fechas de inicio y finalización del reclutamiento del personal externo que será vinculado al
proyecto.
Según se cumpla o no este calendario sirve para las constantes actualizaciones en el plan
para la dirección del proyecto.
Plan de liberación del personal.
Teniendo en cuenta el ciclo de vida del proyecto y el cronograma de actividades se diseña el
plan de liberación del personal.
No habrá personal sin ocupaciones ni actividades pendientes, todos los miembros del
equipo de proyecto trabajarán a la par para tener sus respectivos entregables.
La puesta en marcha de cada una de las actividades requiere personal especializado en
cada una de las etapas del proyecto, la liberación de personal se realizará hasta la etapa de
cierre del proyecto.
Necesidades de capacitación.
Se programarán actividades encaminadas en capacitar al personal que conformará el
equipo del proyecto para lograr potencializar las competencias de los miembros del equipo del
proyecto, se harán cursos de carácter obligatorio para el personal directivo, administrativo y
operativo.
Reconocimientos y recompensas.
Para los integrantes del equipo del proyecto tiene un programa de reconocimientos y
recompensas de acuerdo al porcentaje de cumplimiento de cada uno de los entregables
propuestos en el cronograma de actividades; si el entregable está listo en su totalidad por lo
menos 5 días antes de su entrega y se logra obtener el APROBADO con satisfacción el
integrante del grupo obtendrá un día de salario remunerado.

Plan de gestión de las comunicaciones.

Requisitos de comunicación de los stakeholders.

Audiencia Percepciones

Mensajes
Comunicación
Evaluación

Canales
Capacitación
 12

Salidas.
Entradas.
* Herramientas y técnicas.
* Plan para la dirección del
* Análisis de requerimiento de las
proyecto.
comunicaciones.
*Registro de interesados. * Plan de gestión de las
* Métodos de comunicación.
* Factores ambientales del comunicaciones.
* Tecnología de las
proyecto. * Actualización a los
comunicaciones.
* Actividades de los procesos documentos del proyecto.
* Reuniones.
de la organización.

Mediante este proceso se desarrolla un enfoque y un plan adecuado para la comunicación

del proyecto sobre la base de las necesidades y los requisitos de información de los
interesados. Contempla como requisitos de comunicación transmitir frecuentemente pequeñas
cantidades de información, buscando que el receptor reciba y asimile dicha información y de
esta manera lograr su vinculación al proyecto “reflexión interna” que en medio de una
comunicación pueden distraernos del tema, por eso es vital estar atentos, la postura y la
percepción marcaran los pasos para tener una excelente comunicación con los interesados,
como equipo debemos estar preparados, dedicar tiempo a pensar con quien nos reunimos,
nuestro objetivo y los objetivos de los interesados, por ello es fundamental escuchar
activamente conocer cuál es la posición consciente que adaptamos frente a los stakeholders

Habitantes del municipio.

Grado de avance del proyecto e Hitos alcanzables.
Realizaremos dimensiones de comunicación de manera verbal y no verbal. Se llevarán a
cabo programas radiales y charlas comunicativas, con el objetivo de mitigar efectos de la
organización, generar pertinencia y obtener apoyo en general.
Gremio de recicladores.
Aprobación, capacitación, validación y crecimiento.
Se llevará a cabo una comunicación interna con el fin de obtener claridad, unidad,
coherencia, innovación y creatividad. Se implementarán programas de capacitación que
fomenten el beneficio ambiental, social y económico del reciclaje.
Gerente de asociación Eco acacias.
Sostenibilidad, rentabilidad y recursos.
Es necesario mantener un enlace formal ya que se busca satisfacer las necesidades,
deseos y expectativas del patrocinador y demás interesados.
Empresa de servicios públicos.
Planes de mejora y cumplimiento de normatividad y reglas.
Implementar dimensiones verticales es decir “entre colegas”, para Determinar en qué
medida la relación de la empresa con el proyecto puede suponer una oportunidad o una
amenaza para el desarrollo futuro del proyecto.
 13

Proveedores.
Costo, alcance, calidad y satisfacción.
Debe llevarse a cabo una comunicación formal con el fin de planificar y desarrollar políticas y
actuaciones proactivas que contribuyan a la alineación de los intereses del proyecto,
aprovechando las oportunidades y minimizando las amenazas de este.
Patrocinador.
Posicionamiento y muestra de resultados:
Se mantendrá una relación constante en todas las dimensiones posibles. La influencia e
importancia del patrocinador es importante ya que supone que un colectivo heterogéneo trabaje
hacia la misma dirección y con el mismo propósito en general.

Roles en las comunicaciones del proyecto.

Responsabilidades de
Roles. Observación.
comunicación.
La comunicación solo será interna con
Jefe logística:
los miembros del equipo del proyecto.

La comunicación solo será interna con

Jefe de adquisiciones: El gerente del proyecto será la persona
los miembros del equipo del proyecto.
que se encargara de divulgar
La comunicación solo será interna con información confidencial en caso de
Jefe división de producción: ser requerida por alguno de los
los miembros del equipo del proyecto.
stakeholders
La comunicación solo será interna con
Supervisor de calidad:
los miembros del equipo del proyecto.
Hará la comunicación a todos los
Gerente del proyecto:
stakeholders que involucre el proyecto.

Comunicación ascendente.
Dirección general y clientes.

Comunicación
Comunicación lateral derecha.
Gerente del proyecto.
lateral izquierda. Oficinas del
Colegas, grupos proyecto y
sociales (out directores (In
Proceso de escalamiento.
company) company)
La siguiente gráfica describe el proceso de escalamiento de incidentes dentro del
plan de gestión de las comunicaciones, en casodescendente.
Comunicación de no poder ser resuelvas por el rol en
donde fue presentada la novedad. Miembros del equipo del proyecto y
proveedores
Los plazos de respuesta se manejarán bajo un semáforo donde una vez identificado
el incidente, identificado el nivel de prioridad e impacto, se deberá comunicar de forma
inmediata al nivel superior, quien deberá dar respuesta de acuerdo a los siguientes
tiempos:
 Semáforo rojo: Nivel de prioridad alto / Importancia alta / Alto impacto /
Reacción inmediata para definir acciones a seguir.
 Semáforo naranja Nivel de prioridad medio / Importancia media / Impacto medio
/ Reacción máxima de 24 horas después e haber comunicado/recibido el
incidente.
Alcaldía (Sponsor.)
Gerencia Ecoacacias.

Gerencia del proyecto.

 14

Jefe logística. Jefe de adquisiciones. Jefe producción. Supervisor de calidad.

Directorio del equipo de proyecto y de los principales stakeholders del proyecto.

Directorio del equipo de proyectos y de los principales stakeholders del proyecto.

Datos de contacto.
Persona de contacto. Rol.
Celular. Email.

Luis Miguel Clavijo Suárez. Gerente del proyecto. 3134693992 luismiguelclavijosuarez@gmail.com

Marlon Brandon Ruiz Gutiérrez. Supervisor de calidad. 3156037737 marlonbrandon24@gmail.com
Leonel Alberto Hormaza
Betancourt. Jefe división de producción. 3118876781 leonel.hormaza@finanzauto.com.co
Katherine Johanna Luna Sáenz. Jefe de adquisiciones. 3185526825 luna.sanz91@gmail.com
Wilderman Vergara Vanegas. Jefe logística. 3156307119 wilder11.v@gmail.com
Lina Mariana Diaz Rivera. Gerente Ecoacacías. 3115226996 asociacionegoacacias@gmail.com
Eduardo cortes Trujillo Alcalde Acacías. (8)6569939 alcaldia@acacias.gov.vo

Reglas básicas para las reuniones.

El marco de la comunicación, uno de los pilares fundamentales para el proyecto y su
crecimiento, estas reuniones son de vital importancia cuando se establece un contexto
compartido, los objetivos del encuentro y los factores externos que influyen sobre el estado de
ánimo de los participantes, es ahí donde se crea el clima propicio para tratar con efectividad los
temas relevantes, también es importante incluir espacios de escucha respetuosa al iniciar y
terminar las reuniones estas retroalimentaciones brinda la oportunidad a los participantes de
decir lo que piensan generando mayor confianza.

* Organizar la reunión. *Reconocer la diversidad.

* Asignar un líder. *Pedir consentimiento para tomar fotografías.
* Establecer el tiempo de duración. *Escuchar de forma activa.
* Promover la participación. *Gestionar los acuerdos de forma constructiva
* Respetar la palabra. *Definir el tema central.
* Tener el sitio ideal para llevar a cabo la reunión.
Antes de las reuniones.
 Es importante prepararlas con tiempo suficiente.
 Seleccionar adecuadamente los participantes: solo debemos escoger aquellas
personas cuya presencia sea necesaria.
 Realizar un planning de la reunión: con este documento se explicará el motivo de la
reunión, los objetivos a conseguir, los temas que se trataran y los tiempos que se
dedicaran a cada tema.
 Convocar con antelación suficiente: con el fin de que los participantes tengan tiempo
de preparar sus intervenciones.
 Enviar el planning a todos los participantes.
Durante la reunión.
 Comenzar en el tiempo estipulado: la puntualidad es importante, debemos tratar de
comenzar y terminar a la hora indicada.
 Dedicar los primeros minutos a los temas fundamentales: se expondrá la importancia
de los temas que se van a tocar, el motivo principal, los objetivos que se buscan y se
proponer el método de trabajo y las normas de participación e intervención.
 15

 Seguir el desarrollo previsto: se dará continuidad al curso, dando a cada uno de los
puntos el tiempo indicado y evitando tratar temas no relevantes.
 El gerente se centrará en dirigir el proceso de debates: velará por el avance y
progresión en desarrollo y buscará la participación de los asistentes.
 No permitir que alguien se imponga y obstruya la reunión: con el fin de evitar
afectaciones en la comunicación y cooperación que debemos tratar de crear y
sostener.
Al finalizar la reunión.
 Dejar un tiempo al final: esto con el fin de aclarar las dudas e inquietudes de los
participantes, sugerencias, comentarios…
 Sintetizar: es importante enfocarse en las conclusiones esenciales de la reunión.
 Resumir: Hacer énfasis en las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y
acuerdos adoptados.
 Agradecimientos: es fundamental terminar la reunión dando las gracias a todos los
participantes.
Después de la reunión.
 Confeccionar un sumario de la reunión. Este sumario se enviará a todos los
participantes durante los siguientes días, debe contemplar si se ha conseguido cumplir
los objetivos previamente marcados, las tareas que se hayan encomendado, el tiempo
que disponen para llevarlas a cabo y las conclusiones más primordiales.

Matriz de comunicaciones.
Nombre del proyecto
“Estructuración de una nueva unidad de negocio para la producción de un portafolio a base de material plástico de reciclaje.”
Responsable de Metodología Frecuencia de
Información. Contenido. Formato. Receptor. Medio.
comunicar. o tecnología. comunicación.

Reunión
Inicio del Acta de Word - Acta Gerente del Todos los
Plantilla. presencial Solo una vez.
proyecto. Constitución. de Reunión. proyecto. interesados.
y radio.

Interesados
Documento Reunión
Línea base del Word - Acta Gerente del claves y
Planificación. digital e presencial Solo una vez.
alcance . de Reunión. proyecto. equipo de
impreso. y Email.
trabajo.
Documento
Compromiso por la Gerente del Equipo de Reunión
Planificación. Ficha. digital e Solo una vez.
Dirección. proyecto. trabajo. presencial.
impreso.
Interesados Solo una vez
Reunión
Planificación Word - Acta Gerente del claves y (posteriormente
Plan de Dirección. Plantilla. presencial
. de Reunión. proyecto. equipo de se comunican
Y Email.
trabajo. cambios).
Pronostico de
Interesados Documento Reunión
Estado del tiempo y costo, Informe de Gerente del
claves y digital e presencial Semanal.
proyecto. problemas y performance. proyecto.
sponsor. impreso. Y Email.
pendientes.
Reunión
Avance del Datos de Gerente del Equipo de Cumplimiento
Ficha. presencial Diario.
proyecto. desempeño. proyecto. trabajo. formulario.
Y Email.
Avance del Informe de Acta de Gerente del Reunión
Sponsor. Plantilla. Mensual.
proyecto. seguimiento. Reunión. proyecto. presencial.
 16

Interesados
Plan de Dirección
Gerente del claves y Cumplimiento Reunión
Cambios. de proyecto Ficha. Semanal.
proyecto. equipo de formulario. presencial.
actualizado.
trabajo.
Datos y
Interesados Reunión
Cierre del comunicación Cierre del Gerente del Documento
claves y presencial Solo una vez.
proyecto. sobre el cierre del proyecto. proyecto. digital (PDF).
sponsor. Y Email.
proyecto.