1. Discutir sobre la importancia de la administración de proyectos.

¿Cuáles son las fases

de una administración de proyectos? Mencione ejemplos donde se puede aplicar la
administración de proyectos.
La administración de proyectos es importante porque se aprovecha de mejor manera
los recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad.
Además, con ello se garantizar que los objetivos de la empresa se cumplan, siempre y
cuando se tome en serio el ciclo de vida del proyecto.
No importa cuál sea la actividad que se desarrolle, siempre va a ser necesario
planificar, diseñar, implementar y optimizar una y otra vez, aunque no siempre se haga
en este orden. Una empresa no podría llegar tan lejos si no se hacen cambios, o si los
cambios hechos no son los que realmente necesita.

El Project Management Institute (PMI), establece 5 etapas de la administración de

proyectos:
Inicio. Análisis de riesgos, de recursos necesarios y del alcance del proyecto, para
determinar su viabilidad.
Planeación. Obtenemos en esta fase la ruta de trabajo óptima para alcanzar el objetivo
del proyecto.
Ejecución. Se detallan las sub-tareas y se pasa a la acción. El equipo debe contar con
las herramientas necesarias para poder desarrollar su trabajo lo mejor posible.
Monitoreo y control. El seguimiento de proyectos continuo se hace imprescindibles
cuando hablamos de administración de proyectos.
Cierre. En esta fase se verifica si las necesidades del cliente se han cumplido y si hemos
alcanzado el objetivo propuesto.

La administración por proyectos se aplica en las empresas públicas, privadas y del

sector social, cuando se tiene una tarea o proceso específico a realizar. En ocasiones se
contrata a terceros para realizar tareas que las empresas por sus características
propias no desean realizar.

2. Discutir sobre los problemas éticos en la administración de proyectos. ¿Se presentan

en Honduras este tipo de problemas? ¿Cómo se pueden solucionar los problemas
éticos en la administración de proyectos?
La ética debe estar sustentada mínimamente por los valores de respeto,
responsabilidad, equidad y honestidad. Cada uno de estos atributos deben respaldarse
con normas de cumplimiento obligatorio para el director de proyectos. Si bien, hay
principios éticos que van más allá de estos valores, y que deben ser comunes a todo
profesional de la Dirección de Proyectos. Los problemas éticos en la administración de
proyectos consisten en no tomar las mejores decisiones posibles relacionadas con las
personas, los recursos y aun con el medio ambiente.

¿Cómo se pueden solucionar los problemas éticos en la administración de proyectos?

Considero que la mejor forma es hacer lo que el PMI presenta, un proceso que se lleva
a cabo mediante las siguientes acciones:
 Identificación del conflicto.
 Recolectar toda la información al respecto.
 Evaluar las opciones de solución.
  Tomar una decisión.

Y de forma concreta, se recomienda seguir los siguientes pasos:

 Evaluación. Cerciorarse de tener toda la información acerca del dilema ético.

 Alternativas. Considerar las alternativas de decisión. En esta fase hay que preguntarse:
¿Ha listado las posibles opciones? ¿Ha considerado las ventajas y desventajas para
cada una de las posibles opciones?
 Análisis. Identificar la decisión preferida y probar su validez.
 Aplicación. Aplicar los principios éticos a la decisión preferida.
 Acción. Tomar una decisión. Supone plantearse las siguientes cuestiones: ¿Está
dispuesto a aceptar la responsabilidad de su decisión? ¿Podría hacer pública su
decisión y sentirse bien al respecto? ¿Está listo para actuar

3. ¿Cuál de los métodos de administración de proyectos es mejor? ¿Gantt o PERT/CPM?

Bueno eso depende porque el método de Gantt es una herramienta práctica, ya que
no sólo es económica y fácil de aplicar, sino que provee mucha información, donde el
administrador puede descubrir de inmediato cuáles actividades van adelantadas en la
programación y cuáles están atrasadas, pero tiene la desventaja que no indican cuáles
actividades pueden retardarse o dilatarse sin que se afecte la duración del proyecto.
Y en el caso de PERT y el CPM pueden ser herramientas valiosas en la planeación y el
control de proyectos, pero no son adecuadas para todo tipo de proyecto. El proyecto
debe consistir en una serie de actividades bien definidas, cada una de las cuales puede
comenzar y detenerse independientemente de las otras.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un Software de administración de proyectos sobre

hacerlo de forma tradicional?

Mejor control y reducción de plazos

Mejora de la colaboración entre los miembros del equipo.
Mejorar el archivo y la compartición de documentos.
Facilitan la generación de informes y pronósticos.
Mejorar la calidad de la información y la toma de decisiones
Administración de proyectos: fases, objetivos y ejemplos

La administración de proyectos es cumplir con el ejercicio del inicio, planificación, ejecución,

control y cierre del trabajo de un equipo para así satisfacer razones concretas de éxito y
alcanzar objetivos específicos en el momento señalado. Por tanto, es la aplicación de
habilidades, técnicas, conocimientos y herramientas para programar actividades que
satisfagan los requisitos de un proyecto.

Un proyecto es un trabajo transitorio diseñado para generar un resultado, servicio o producto

único, con un comienzo y una terminación definidos, que se emprende para lograr objetivos y
metas notables, para conseguir generalmente un valor agregado o un cambio beneficioso.

Fuente: pixabay.com

La cualidad temporal de los proyectos discrepa con las operaciones rutinarias del negocio, que
son actividades sencillas iterativas, semipermanentes o permanentes, para producir servicios o
productos.

No tener un proceso para administrar los proyectos puede resultar en pérdida de tiempo,
pérdida de dinero y un rendimiento deficiente.

Índice [Mostrar]

Herramienta poderosa

La administración de proyectos es una poderosa herramienta de negocios que puede ofrecer

muchas ventajas a empresas de todos los tamaños. Brinda procesos, pautas y también técnicas
repetibles para ayudar a administrar las personas y el trabajo involucrado en los proyectos.
Puede aumentar las posibilidades de éxito y ayuda a entregar proyectos de manera
consistente, eficiente, a tiempo y dentro del presupuesto.

Al implementar estrategias básicas de administración de proyectos, se alcanzarán los objetivos

deseados y se lograrán esos objetivos dentro de un ámbito específico de tiempo y costo.

El resultado final es que todos saldrán ganando, lo que podría ser por tanto el mejor beneficio
de todos para la administración de proyectos.

Fases

Iniciación

La fase de iniciación determina la naturaleza y el alcance del proyecto. Se necesita entender el

entorno empresarial y también asegurar que los controles necesarios estén incorporados en el
proyecto.

Los documentos de iniciación del proyecto son una serie de escritos que se utilizan para crear
una normativa durante la duración del proyecto. Estos incluyen:

– Propuesta del proyecto: idea detrás del proyecto, objetivo general, duración.

– Alcance del proyecto: dirección y seguimiento del proyecto.

– Estructura desglosada del trabajo: una escala del trabajo a realizar, hasta las tareas diarias.

– Matriz de asignación de responsabilidades: roles y responsabilidades alineados con los

resultados.

– Análisis de las necesidades y requerimientos del negocio frente a objetivos medibles.

– Revisión de las operaciones actuales.

– Carta del proyecto, incluyendo costos, tareas, entregables y cronogramas.

Planificación

El objetivo principal es planificar de forma apropiada el tiempo, los costos y los recursos para
estimar el trabajo necesario y así gestionar eficazmente el riesgo durante la ejecución del
proyecto. Consiste en determinar la metodología a seguir de administración de proyectos.

– Identificar los entregables y crear las estructuras desglosadas del trabajo.

– Identificar las actividades necesarias para completar esos entregables y así conectar esas
actividades con una secuencia lógica.

– Estimar el requerimiento de recursos para las actividades.

– Estimar el tiempo y costo de las actividades.

– Desarrollo del cronograma y presupuesto.

– Planificación de riesgos.

– Obtener la aprobación formal para comenzar a trabajar.

Ejecución

Durante la ejecución, se debe saber cuáles son los plazos planificados que se deben ejecutar.
La fase de ejecución garantiza que los entregables del plan de administración del proyecto se
hagan en consecuencia.

Esta fase implica la asignación, coordinación y gestión adecuadas de los recursos humanos y
cualquier otro recurso, como materiales y presupuestos. El resultado de esta fase son los
entregables del proyecto.

Documentación del proyecto

Para mantener el presupuesto, el alcance, la eficacia y también el ritmo, un proyecto debe

tener documentos físicos relacionados con cada tarea específica.
Con la documentación correcta, es fácil ver si se cumplen o no los requerimientos de un
proyecto. La documentación proporciona información sobre lo que ya se ha completado para
ese proyecto.

Si se realiza correctamente, la documentación puede ser la columna vertebral del éxito de un

proyecto.

Monitoreo y control

Consiste en los procesos que se realizan para observar la ejecución del proyecto, de modo de
poder identificar problemas potenciales de manera oportuna y se puedan tomar medidas
correctivas cuando sea necesario, para controlar la ejecución del proyecto.

Se observa y se mide el desempeño del proyecto para identificar variaciones en el plan de

gestión del proyecto.

También proporciona retroalimentación entre las diferentes fases del proyecto, con el objeto
de implementar acciones preventivas o correctivas para que se cumpla con el plan de
administración del proyecto.

Cierre

Contiene la finalización formal del proyecto y su aceptación. Las actividades administrativas

incluyen la documentación de las lecciones aprendidas. Consiste en finalizar todas las
actividades de todo el conjunto de procesos para cerrar formalmente el proyecto.

También se incluye en esta fase la revisión posterior a la ejecución. Esta es una fase vital para
que el equipo del proyecto aprenda de las experiencias y lo aplique en proyectos futuros.

Se deben observar en el proyecto las cosas que funcionaron bien y analizar las cosas que no
funcionaron para así generar lecciones aprendidas.

Objetivos

El objetivo de la administración de proyectos es realizar un proyecto cabal que satisfaga los

objetivos del cliente.

Desarrollar exitosamente las fases del proyecto

Un proyecto, independientemente de su tamaño, generalmente involucra cinco fases
distintivas de igual importancia: Iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control, cierre.

El desarrollo y ejecución sin problemas y sin interrupciones de todas las fases anteriores
garantizan el éxito de un proyecto.

Comunicar eficientemente

Siempre se debe tener en cuenta que el éxito o el fracaso de un proyecto depende en gran
medida del trabajo en equipo. Por tanto, la clave del éxito siempre está en la colaboración.

Para este fin, establecer una buena comunicación es de gran importancia. Por un lado, la
información se debe articular de manera clara y completa, para que todo el mundo la entienda
totalmente. Por otro lado, se debe tener la capacidad de escuchar y recibir comentarios
constructivos.

Lograr el objetivo principal del proyecto

Se debe completar el objetivo principal del proyecto dentro del tiempo estimado, con la
calidad esperada y dentro del presupuesto considerado.

Optimizar los insumos necesarios asignados y su aplicación para cumplir con los objetivos
predefinidos del proyecto es un asunto donde siempre hay espacio de mejora.

Se pueden reformar y actualizar todos los procesos y procedimientos para mejorar la

sostenibilidad de un proyecto y también para dirigir al equipo a través del proceso de cambio
estratégico.

Producir un proyecto que siga los objetivos del cliente

Esto podría significar que se necesite atender y reformar la visión del cliente, o negociar con
ellos en relación con los objetivos del proyecto, para convertirlos en metas factibles.

Satisfacer las expectativas del cliente y mantenerlo feliz no solo conduce a una colaboración
exitosa, que puede ayudar a eliminar sorpresas durante la ejecución del proyecto, sino que
también garantiza la sostenibilidad en el futuro.

Beneficios
La principal ventaja de la administración de proyectos es que ayuda a gestionar los proyectos
de manera eficaz. Esto permite resolver problemas más rápidamente.

Mayor eficiencia en la prestación de servicios

La administración de proyectos proporciona una hoja de ruta que se sigue fácilmente y lleva a
la finalización del proyecto. Después de que se sabe dónde evitar los baches, es lógico pensar
que se va a trabajar de manera más inteligente y eficiente.

Satisfacción del cliente

Siempre que se termine un proyecto a tiempo y por debajo del presupuesto, el cliente se va
contento. Y un cliente feliz es alguien que se verá de nuevo.

La administración inteligente de proyectos proporciona las herramientas que permiten que

continúe esta relación cliente/administrador.

Mayor efectividad en la prestación de servicios

Las mismas estrategias que permitieron completar con éxito un proyecto también servirán
muchas veces para otros proyectos.

Mejora el crecimiento y desarrollo dentro del equipo

Los resultados positivos no solo generan respeto, sino que a menudo inspiran al equipo de
proyectos a continuar buscando formas de rendir de manera más eficiente.

Mayor flexibilidad

Quizás uno de los mayores beneficios de la administración de proyectos es que permite la

flexibilidad. Una administración segura del proyecto permite trazar la estrategia que se desea
llevar a cabo para que el proyecto se complete.

Sin embargo, la belleza de tal organización es que si se descubre una trayectoria más
inteligente para tomar, se puede tomar. Para muchas empresas pequeñas y medianas, solo
esto vale el precio de admisión.

Aumento de la evaluación de riesgos

Cuando todos los jugadores están alineados y la estrategia está en su lugar, saltarán los riesgos
potenciales para dar una bofetada.

La administración de proyectos proporciona una bandera roja en el momento adecuado: antes

de comenzar a trabajar en la finalización del proyecto.

Ejemplos

American Airlines

La fusión de American Airlines con US Airways creó una superposición en tecnología y

programas. Sabían que las hojas de cálculo no eran suficientes para administrar los recursos y
proyectos complejos.

Para ganar visibilidad en las prioridades más amplias divisionales y globales, comenzaron a
utilizar la administración de proyectos para la entrada de personal, la gestión de recursos y la
planificación de la capacidad.

Como resultado, la aerolínea pasó de capitalizar su trabajo en tecnología de información de

10% a 20%. Esto equivale a un impacto positivo neto de varios millones de dólares en su
balance general.

Ahora, tienen acceso a datos más confiables y mejores para tomar decisiones críticas sobre
proyectos y recursos.

Royal Bank

El Royal Bank de Escocia necesitaba implantar datos consistentes y confiables para informar
decisiones financieras y de recursos. Por tanto, eligieron la administración de proyectos para
impulsar esta consistencia. Así retiraron 35 sistemas heredados, más de 50 herramientas
desarrolladas por los usuarios y cientos de hojas de cálculo.

Con los datos en diferentes formatos y cientos de proyectos gestionados por diferentes
sistemas, querían controlar sus datos para ver su cartera de clientes total con mayor claridad.

En doce meses pudieron cumplir con su caso de negocio y lograr un retorno de la inversión. A
lo largo del camino, han mejorado así la transparencia y reducido los costos en cada unidad de
negocios.
Referencias

Wikipedia, the free encyclopedia (2019). Project management. Tomado de: en.wikipedia.org.

Project Management Institute (2019). What is Project Management? Tomado de: pmi.org.

Clarizen (2018). What Are the Objectives of Project Management? Tomado de: clarizen.com.

NI Business (2019). Advantages of project management. Tomado de: nibusinessinfo.co.uk.

Gary Picariello (2019). The Top 10 Benefits of Project Management. Bright Hub Project
Management. Tomado de: brighthubpm.com.

Leyna O’Quinn (2018). 5 Real-World Successful Project Management Examples. Planview Blog.
Tomado de: blog.planview.com.

Helmut Sy Corvo

Ingeniero en Computación y Máster en Ingeniería Industrial. Especializado en sistemas de

información, administración financiera, costos y gestión de proyectos. Gerente de informática,
logística y operaciones en diferentes tipos de industrias. Más de 30 años de experiencia
laboral. Profesor universitario de pregrado y postgrado. Director de Sytec 2000. Amante del
cine, rock progresivo y literatura. Jugador de tenis.