UNIVERSIDA TEGNOLOGICA DE SANTIAGO
RECINTO DAJABON
MATERIA
PRINCIPIO DE ADMINISTRACIÓN
TEMA
LOS PRINCIPIOS, PREMISAS Y PRONÓSTICOS DE LA PLANIFICACIÓN
PROFESOR
AURELIO DE JESÚS ESPINAL SANTANA
ESTUDIANTE
YENIFER FORTUNA BELLIARD
MATRICULA
1-20-9605
FECHA
14/10/2020
Introducción al proceso funcional básico de la administración
El proceso administrativo
Un proceso es el conjunto de gestiones, pasos o etapas necesarias para ejecutar una
actividad.
La administración comprende varias etapas, fases o funciones,
dicho conocimiento exhaustivo es imprescindible a fin de utilizar el método,
los principios y las metodologías de esta disciplina, correctamente.
En su concepto más sencillo se puede precisar el proceso administrativo como la
administración en acción, o como el conjunto de fases o etapas continuas a través de las que
se efectúa la administración, las mismas que se interrelacionan y forman un proceso
sistémico.
Cuando se dirige cualquier empresa, existen dos períodos: uno estructural, en la que a
partir de uno o más fines se establece la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la
que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo determinado durante el
periodo de organización.
A estas fases se les nombra:
Mecánica y dinámica de la administración. Para el autor de la teoría,
la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo
que se debe hacer, y la dinámica se representa a cómo manejar el organismo social.
Así mismo indica que la Administración es un arte cuando actúa los conocimientos
empíricos. Sin embargo, cuando se utiliza conocimiento establecido, y se sustenta la
práctica con técnicas, se llama Ciencia.
Las técnicas son sustancialmente los modos de hacer las cosas, métodos para lograr un
determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.
A partir de estos conceptos surge el Proceso Administrativo, con elementos de
la función de Administración que Fayol determinara en su tiempo como: Prever, Organizar,
Comandar, Coordinar y Controlar. En esta línea propuesta por Fayol, los autores Clásicos y
neoclásicos acogen el Proceso Administrativo como eje de su teoría; con sus Cuatro
Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.
Concepto y naturaleza de la planificación
Se puede ver a la planeación como la función principal de la administración. Aunque este
planteamiento no permite captar la magnitud de la importancia de la planeación en la
administración. Sin planes, los administradores no pueden saber cómo organizar a la gente
y los recursos; puede que no tengan ni siquiera la idea clara de qué es lo que necesitan
organizar. Sin un plan, no pueden dirigir con confianza o esperar que otros los sigan. Y sin
un plan, los administradores y sus seguidores tienen muy pocas probabilidades de lograr sus
metas o de saber cuándo y dónde se están desviando de su camino. El control se convierte
en un ejercicio fútil. Con frecuencia, los planes erróneos afectan la salud de toda la
organización.
La naturaleza de la Planeación.
La naturaleza esencial de la Planeación se resalta al examinar sus cuatro aspectos
principales:
La contribución de la Planeación a los propósitos y objetivos.-Cada plan y todos
sus planes de apoyo deben contribuir al logro del propósito y los objetivos de la
empresa.
La supremacía de la Planeación.- Puesto que las operaciones administrativas en la
Organización, Integración de personal, Dirección y Control se han diseñado para
respaldar el logro de los objetivos de la empresa, es lógico que la Planeación
preceda a la ejecución de todas las otras funciones administrativas.
Generalización de la Planeación.- La Planeación es una función de todos los jefes,
desde los presidentes hasta los supervisores, todos hacen planes. Aunque los altos
ejecutivos elaboran los planes para la dirección general de la empresa, los jefes de
todos los niveles tienen que preparar los suyos para que contribuyan a las metas
globales de la organización.
La Eficiencia de los Planes.- Los planes son eficientes si logran su propósito a un
costo razonable, cuando éste se mide no solo en términos de tiempo, dinero o
producción, sino también por el grado de satisfacción grupal o individual. Algunos
intentos de instalar programas de evaluación y desarrollo administrativo han
fracasado debido al resentimiento del grupo contra los métodos usados.
Tipos de Planes.
Un plan abarca cualquier curso de acción futura. Son clasificados como:
Propósitos. Los propósitos de una empresa son su papel primario, por ejemplo: El
propósito de cualquier hospital es proporcionar servicios de salud.
Misión. La misión de una empresa es su finalidad específica, por ejemplo: La misión del
Departamento Académico de ICE es la formación de Ingenieros en Comunicaciones y
Electrónica.
Objetivos. Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad, por ejemplo: Una empresa
puede fijarse como objetivo, aumentar su producción en un 55%.
Estrategias. Son el patrón de respuesta de la organización a su ambiente. La estrategia
pone los Recursos Humanos y Materiales en juego frente a los problemas y riesgos que
plantea el mundo exterior. Por ejemplo: La difícil situación económica de un país puede
requerir que muchas empresas adopten una estrategia de supervivencia.
Procedimientos. Son planes que establecen un método obligatorio para realizar las
actividades futuras. Son series cronológicas de acciones requeridas. Por ejemplo: El
procedimiento que deberá seguirse para la contratación de personal.
Reglas. Describen con claridad las acciones específicas requeridas o las que no se deben
llevar a cabo. Por ejemplo: La regla de no salir de la empresa durante la jornada de trabajo
sin un permiso firmado por el Jefe de Departamento respectivo.
Programas. Son un conjunto de objetivos, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones
de tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y otros procesos necesarios para llevar a cabo
un determinado
Curso de acción. Por ejemplo: El programa para lanzar un nuevo producto al mercado.
Pasos en la Planeación.
Los pasos en la planeación son de aplicación general. Sin embargo, en la practica, los
administradores deben estudiar la factibilidad de los posibles cursos de acción de cada
etapa. Por ejemplo, al establecer objetivos es necesario tener alguna idea sobre las premisas
en que se fundamentan los planes.
Los pasos en la planeación son los siguientes:
- Detección de la Oportunidad. Consiste en la detección de las oportunidades tanto en el
ambiente externo como interno de la organización, es el verdadero punto de partida de la
Planeación. Conviene hacer un examen preliminar de las posibles oportunidades futuras y
verlas con claridad y de manera completa comprender qué problemas se desea resolver y
por qué , así como saber lo que se espera ganar. El establecimiento de objetivos factibles
depende de este conocimiento.
- Establecimiento de Objetivos. Consiste en establecer objetivos para toda la organización y
después para cada unidad de trabajo subordinada, lo cual debe realizarse tanto para el largo
como para el corto plazo.
-Desarrollo de Premisas. Consiste en establecer, difundir y obtener consenso para utilizar
premisas críticas de Planeación tales como los pronósticos, las políticas básicas y los planes
ya existentes de la compañía. Estas son suposiciones sobre el ambiente en que el plan ha de
ejecutarse.
- Identificación de Alternativas. Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas
razonables y, con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor.
- Evaluación de Alternativas. Consiste en examinar sus puntos fuertes y débiles,
ponderándolos a la luz de las premisas y las metas previamente fijadas.
- Elección de una Alternativa. Es el punto en el cual se adopta un plan.
- Elaboración de planes de Apoyo. Por lo general se necesitan planes derivados para
respaldar el plan básico
- Elaboración de Presupuestos. Pueden establecerse por ejemplo: Presupuestos anuales de
costos e ingresos, de mano de obra, de capital, de inversión, etc.
El Proceso de Planeación.
El proceso de planeación indica el avance de la empresa (mas ventas, mayores utilidades,
menores costos, etc.) y el tiempo transcurrido para el logro de los objetivos esperados; o sea
el proceso de planeación señala en donde se está y adonde se quiere llegar en determinada
fecha futura.
A menudo no se cuenta con toda la información, pero de todas formas se inicia la
planeación. Si el futuro fuera absolutamente cioerto, sería relativamente facil iniciar el
proceso, sin embargo, en la realidad un sin número de factores puede alejarnos de la meta
deseada o avanzar hacia ella.
El Proceso de Planeación comprende los siguientes aspectos:
Período de Planeación. Pueden ser planes de corto o de largo plazo según que involucren o
no modificaciones en la capacidad productiva.
Principio de Compromiso. Se deben usar algunos criterios para seleccionar el período de
Planeación de la empresa. La clave para ello se encuentra en este principio: "La Planeación
lógica abarca un período futuro necesario para cumplir, a través de una serie de acciones,
los compromisos asumidos como parte de las decisiones tomadas hoy".
El administrador sagaz debe reconocer la utilidad de ajustar las consideraciones a largo
plazo a las decisiones actuales. Hacer otra cosa sería ignorar la naturaleza básica tanto de la
Planeación como de la Toma de Decisiones.
Coordinación de Planes a Corto y Largo Plazo. Los Planes de corto plazo deben contribuir
al logro de los planes a largo plazo y no obstaculizarlos. Se deben instruir regularmente a
los gerentes de niveles inferiores sobre los planes a largo plazo de la empresa con el fin de
que tomen decisiones coherentes con las metas a largo plazo.
Principios esenciales de la planificación
Los principios de la planeación administrativa son puntos que deben ser recordados para
asegurarse que la administración pueda trabajar correctamente. Son universales, pueden
cambiar con el tiempo, pero incluso estos cambios serán universales.
Los principios de la planeación son muy importantes para manejar exitosamente una
institución o una organización. También funcionan como guías que ayudan a los gestores a
simplificar el proceso de administración.
Estos principios deben relacionar y complementar las operaciones, planes u órdenes; deben
proveer información de instrucciones que cubran la logística y el apoyo administrativo de la
operación.
En una organización se debe seguir un proceso que desarrolle y mantenga un ambiente en
el cual los individuos, trabajando en grupos, puedan cumplir metas específicas.
Principios más importantes de la planeación administrativa
- Principio de flexibilidad
Se refiere a que un sistema debería ser capaz de adaptarse a los cambios en la compañía
basados en sus necesidades, operaciones y gerencia. De acuerdo con este principio, debe
haber una flexibilidad en los planes.
Esto es importante porque la flexibilidad permite que los planes se adapten a las
contingencias que se puedan desarrollar en el futuro.
De esta manera, los planes deberían ser ajustados para que puedan adaptarse a los cambios
que puedan desarrollarse después de que los planes hayan sido formulados.
Sin embargo, existe cierto grado de peligro asociado con la flexibilidad: los encargados
deben ser conscientes de que los cambios pueden influenciar decisiones tomadas
previamente.
Por ese motivo, los encargados deben comparar el costo de realizar cambios en contra de
los beneficios provistos por la flexibilidad.
Ejemplo
El cambio momentáneo en la dirección de grupo debido a que la líder está cumpliendo una
baja por maternidad.
Principio de universalidad
El proceso de planeación debe tener una cantidad de elementos necesarios (como tiempo,
personal, presupuesto, materia prima, etc.) para que al diseñar el plan, todo pueda
unificarse. Todos estos elementos van a influir en el proceso.
De esta manera, cuando se termine dicho proceso de planeación, la administración puede
ponerse en marcha enseguida.
Ejemplo
Si se quisiera desarrollar un proyecto de contabilidad de un cliente se requiere de los
recursos humanos (contables, estadísticos…) y técnicos (facturas, excel, etc.) para ponerlo
en marcha.
- Principio de racionalidad
La racionalidad es el proceso de entendimiento de un problema, seguido por el
establecimiento y evaluación de los criterios de formulación de planes, la formulación de
alternativas y su implementación.
Todas las decisiones deben estar basadas en la razón y la lógica, con poco o ningún énfasis
en los valores y emociones.
El encargado debe aprender de la experiencia para definir el método correcto o
procedimiento a seguir para obtener el resultado correcto.
Ejemplo
Una empresa desea emprenderse en un proyecto muy ambicioso pero inseguro. Los
encargados deben decidir si quieren iniciarlo a partir de valorar criterios lógicos como el
económico, evitando a su vez dejarse llevar por las emociones o el entusiasmo.
- Principio de precisión
La precisión es el alma de la planeación. Esto provee al planeamiento de un significado
exacto, definitivo y apropiado en su contenido y magnitud.
Cualquier error en la planeación afecta las otras funciones de la administración. Por lo
tanto, la precisión es la importancia última de cada clase de planeamiento.
Por ese motivo, todos los planes deben ser precisos. Mientras las metas se fijen con mayor
precisión, habrá una mayor probabilidad de lograrlas con éxito. Según este principio, los
planes nunca deberían realizarse con afirmaciones vagas.
Ejemplo
Una administración tiene el encargo de elaborar un informe sobre la viabilidad de
desarrollar los Juegos Olímpicos de una ciudad. En este caso, precisar la fecha de entrega
del informe se hace crucial para los intereses federativos y estatales.
- Principio de la unidad
Este principio se refiere a que todos los individuos que tienen el mismo objetivo deben ser
dirigidos hacia el logro de una meta común.
En una organización debe haber solo un plan para cada función. Estos planes deben estar
conectados e integrados, por lo que al final debe haber solo un plan principal.
Gracias a este principio se puede lograr eficientemente un objetivo organizacional, habrá
una mejor coordinación y los esfuerzos estarán dirigidos a lograr la meta de la mejor
manera posible.
Ejemplo
Los departamentos de marketing tienen una idea sobre cómo gestionar los recursos muy
diferentes a los del departamento de finanzas. Si no llegan a un acuerdo, las opciones de
éxito se verán muy reducidas.
- Principio de factibilidad
La planeación debe estar basada en hechos y en la experiencia. Por lo tanto, debe ser
realista por naturaleza. Debe representar un programa que sea posible ejecutar con más o
menos los recursos existentes.
La planeación siempre debe de estar basada en lo que se puede lograr de manera realista.
No se pueden realizar planes que no se puedan lograr a partir de los medios que se tienen
disponibles.
Ejemplo
Una empresa con recursos para desarrollar tres proyectos distintos a la vez no debería
involucrarse en realizar ninguno más, ya que las posibilidades de que fracasen todos es alta.
