UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

V SEMESTRE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

PROTOCOLO INDIVIDUAL

MODULO: PRESUPUESTO.
TEMA: METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
PROTOCOLANTE: WILSON ALBERTO PÉREZ MORALES.
FECHA: 05 DE SEPTIEMBRE DE 2017.
HORA: 4:00 PM
TIEMPO DEDICADO A LA ACTIVIDAD: 2 HORAS.
TEMAS:

1. ASPECTOS GENERALES DEL PRESUPUESTO.

2. DETERMINACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS EMPRESARIALES.
3. EVALUACIÓN DEL ENTORNO.
4. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO PRESUPUESTAL.
5. ETAPAS DE LA PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO.
6. ÁREAS DEL CONOCIMIENTO EMPLEADAS AL PRESUPUESTAR.
7. ÁREAS CRÍTICAS DEL PRESUPUESTO.
8. CASO DE PLANEACIÓN DE UTILIDADES A CORTO PLAZO.
9. DIAGNOSTICO ESTRATÉGICO EMPRESARIAL.
10. DEFINICIÓN DE LA VISIÓN Y MISIÓN.
11. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS GENERALES.
12. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y ESTRATEGIAS.
13. INSTAURACIÓN DE POLÍTICAS.
14. INFORMACIÓN ADICIONAL A CONSULTAR EN LOS PRONÓSTICOS.
15. SOLUCIÓN AL MODELO DE PLANEACIÓN DE PRESUPUESTO.
 Desarrollo de la actividad

El día 05 de Septiembre de 2017 siendo aproximadamente las 4:00 PM, y después

de haber leído y analizado todo y cada uno de los materiales investigados en
redes sociales y en libros acerca de la temática a desarrollar, pude construir el
presente protocolo.

1. ASPECTOS GENERALES DEL PRESUPUESTO.

El presupuesto está fuertemente unido a la política económica estatal, erigiéndose

como un instrumento de planificación y asignación eficiente de recursos y no sólo
como un cálculo matemático o un mero ejercicio contable. Contiene, por lo tanto,
una definición de necesidades y gastos que responden a los objetivos y metas
previamente formulados, ordenando o priorizando el gasto en base a tales
objetivos y disponiendo consecuentemente los recursos o ingresos que se prevea
obtener. En este sentido, el Presupuesto no es una estimación de ingresos y
gastos arbitrariamente definidos, sino que ordenados en torno a ciertos objetivos o
metas, constituyéndose en una eficaz herramienta en el planeamiento de una
política de desarrollo económico, en cuanto permite orientar financieramente la
acción necesaria para su consecución.

2. DETERMINACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS EMPRESARIALES.

“El diagnóstico interno representa un factor fundamental del planeamiento, el cual

adquiere expresión monetaria mediante el presupuesto.

SITUACIÓN FINANCIERA

 El estado financiero de las empresas con respecto al endeudamiento, la

liquidez, la valoración de los títulos de propiedad y los índices de la lucratividad,
repercuten sobre las posibilidades de captar capitales, conseguir créditos o
gestionar la concesión de plazos por parte de los proveedores de bienes o
servicios.
 Sin duda la situación financiera permite ilustrar las posibilidades reales del
progreso y, por tanto, sentará las bases para establecer si las estrategias
competitivas se sustentarán en el crecimiento de las operaciones o en la simple
supervivencia FINANCIERA.

EFICIENCIA & PRODUCTIVIDAD

 La eficiencia comprende las acciones puestas en práctica para minimizar el

tiempo invertido entre la adquisición de insumos y la comercialización de
productos.
Por otro lado, la productividad se expresa como la producción por hora-hombre
u hora máquina, es decir, el rendimiento dentro de la empresa

 Los índices de eficiencia, que guardan estrecha relación con el sistema logístico
y la naturaleza de los procedimientos administrativos, y los coeficientes de
productividad, tienen influencia notable sobre los costos y, por ende, sobre la
fijación de los precios. En este contexto, las variables citadas inciden en los
presupuestos empresariales.

ACTUALIZACIÓN TECNOLÓGICA

 En virtud de los efectos ejercidos por la modernización industrial sobre los

costos, la intensidad del reproceso y la calidad de los productos, es
comprensible su influencia en los presupuestos comerciales, sujetos a la
competitividad en precios y calidades.

POLÍTICAS GENERALES

 Las políticas influyen en los diversos canales de financiación y en los

inventarios, y esto se refleja en los presupuestos de compras y producción” 1.

1
Conceptos tomados de http://metodologiadepresupuesto.blogspot.com.co/2010/01/determinacion-de-
las-caracteristicas.html
 3. EVALUACIÓN DEL ENTORNO.

“En los planes y presupuestos se debe tener en cuenta aspecto del entorno. Las
expectativas se centran para enfrentar las compañías rivales y por tanto, se
impone la evaluación de parámetros como la imagen de marca, los gustos y las
preferencias de los consumidores y las tendencias de participación en el mercado
donde se actúa.

Dentro del marco externo, hay que distinguir entre el entorno general y el entorno
específico ya que no son completamente iguales:

Entorno general: se refiere al marco global o conjunto de factores que afectan de

la misma manera a todas las empresas de una determinada sociedad o ámbito
geográfico.

Entorno específico: se refiere únicamente a aquellos factores que influyen sobre

un grupo específico de empresas, que tienen unas características comunes y que
concurren en un mismo sector de actividad.

El entorno general se caracteriza por un extenso conjunto de factores que

delimitan el marco en el que actúan las empresas y establecen las circunstancias
en que las empresas se van a tener que desenvolver.

Entre estos factores, no podemos olvidar que existen:

Factores económicos: son todos los que tienen que ver con la economía y
desarrollo de la empresa. Algunos tienen un carácter más temporal, como las
crisis y las subidas de tipos, mientras que otros tienen un carácter permanente,
como el grado de desarrollo económico del país y las infraestructuras disponibles.

Factores socioculturales: son las diversas formas de interactuar con la sociedad.

Factores político-legales: son aquellas medidas que toman las empresas para
desarrollar su actividad de acuerdo con las leyes del ámbito geográfico.

Factores tecnológicos: se refiere a un entorno donde todo lo que lo rodea es

tecnología.

Factores medioambientales: en el último la empresa vela por un buen

cumplimiento de los estándares de seguridad para conservar el ambiente.

Todos estos factores afectan a la demanda de las grandes empresas, que se ven
obligadas a reaccionar adaptándose a los cambios si quieren garantizar su
supervivencia”2.

4. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO PRESUPUESTAL.

“Para asegurar la elaboración del presupuesto en el tiempo establecido y

garantizar la intervención de los diferentes niveles organizacionales deben
definirse las actividades por asignar a los participantes en dicha labor.

En Empresas Pequeñas y Medianas: cuando las operaciones empresariales no

son complejas y son de tamaño reducido, el trabajo presupuestal es
responsabilidad de un departamento de contabilidad, en cuyo caso la jefatura
asume lo siguiente:

Reuniones con la dirección general y las jefaturas de cada departamento para

conocer el pensar de cada uno de ellos.
Revisar el sistema de contabilidad de costo.

Difundir la técnica de presupuestos, en los niveles operativo y administrativo.

2
Conceptos tomados de http://www4.ujaen.es/~cruiz/diplot-2.pdf
Preparar informes sobre las tendencias de ventas y costos para la dirección
general.

Presentar informes periódicos que permitan cotejar los resultados previstos y los
reales.

En Empresas Grandes: Si la empresa maneja operaciones comerciales grandes

proporciones nacional e internacionalmente y posee capacidad económica, se
sugiere que el comité de presupuestos que asuma las siguientes funciones:

 Recibir los presupuestos parciales de cada departamento, analizarlos y plantear

las observaciones necesarias.
 Aprobar el presupuesto general.
 Considerar y aprobar cambios al presupuesto.
 Recibir y estudiar los informes sobre los presupuestos previstos y ejecutados” 3.

5. ETAPAS DE LA PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO.

“Etapas de la Preparación del Presupuesto:

Si se busca que el empresario recurra al presupuesto como herramienta de

planeamiento y control, debe considerarse las etapas siguientes en su
preparación.

Preiniciación: en esta etapa se evalúan los resultados obtenidos, se analizan las

tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión
gerencial, se efectua la evaluación de los factores ambientales y se estudia el
comportamiento de la empresa.

3
Conceptos tomados de https://www. /Informes-de-Libros/ORGANIZACI%C3%93N-DEL-TRABAJO
RESUPUESTAL/3194288.html
La escogencia de las estrategias competitivas interpreta la naturaleza de los
objetivos generales y específicos determinados por la dirección.

Elaboración del Presupuesto: con base en los planes aprobados por parte de la
gerencia, entonces se procede según las siguientes pautas:

En el campo de ventas, su valor dependerá de las perspectivas de los volúmenes

a comercializar previstos y a los precios.

En lo productivo se programaran las cantidades a fabricar según los estimativos

de ventas.

Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los
niveles de inventarios de materia prima, se calculan las compras en términos
cuantitativos y monetarios.

Es competencia de los encargados de la función presupuestal recopilar la

información de la operación normal y los programas que ameriten inversiones
adicionales.

Ejecución: en el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la puesta en

marcha de los planes, y el interés de alcanzar los objetivos trazados.

En esta etapa el director de presupuestos tiene la responsabilidad de prestar

colaboración a las jefaturas con el fin de asegurar el logro de los objetivos
consagrados al planear.

Control, Monitoreo, Seguimiento y Acompañamiento en tiempo real: Para un mejor

desenvolvimiento de los resultados y fijar los objetivos y los a l hora de
presupuestar utilizando base económicas y estadísticas para suministrar
instrumentos de pura valía para los concepto de planificación con la coordinación
de actividades y los flujos de aplicación de la información.

Evaluación: al culminar el proceso para el cual fue hecho el presupuesto, se

prepara un informe de los resultados obtenidos. Será necesario analizar las fallas
y reconocer los éxitos del mismo”4.

6. ÁREAS DEL CONOCIMIENTO EMPLEADAS AL PRESUPUESTAR.

Son diversas las herramientas utilizadas en la confección de presupuestos, y su

valor radica en facilitar los cálculos que, a su vez, propiciarán la correcta ejecución
y el debido control del sistema presupuestario. Entre las principales pueden
mencionarse la economía, la estadística, la administración, la contabilidad y las
finanzas.
“La Economía: La economía es trascendental por cuanto el análisis de factores
como la inflación, la devaluación y las tasas de interés desempeñan un papel
determinante en las proyecciones. De igual modo el profundo conocimiento de los
mercados de capitales nacionales e internacionales contribuye a tomar decisiones
acerca del financiamiento y la inversión.

La Estadística y la Administración: La estadística proporciona instrumentos de

suma valía, como los métodos de cálculo de pronósticos, los números índices, las
series cronológicas y otros que son claves para reducir el grado de incertidumbre.

La administración suministra fundamentalmente conceptos vinculados al

planeamiento, la coordinación de actividades y los flujos de información,
destacándose en este punto herramientas como la ruta crítica y el Gantt, que son
cruciales para el control.

4
Conceptos tomados de http://rincondeluniversitario.blogspot.com.co/2010/01/el-presupuesto.html
Contabilidad y Finanzas: La contabilidad, al representar la expresión monetaria de
las decisiones gerenciales, sirve de soporte al sistema por cuanto el presupuesto
se ha definido como "la contabilidad hacia el futuro".

Las finanzas, además de fomentar el análisis global y sectorial del sistema,

promueven la evaluación objetiva de las mejores alternativas puestas a
consideración del cuerpo directivo. La gestión financiera es preponderante porque
actúa en todas las etapas del planeamiento, en la escogencía de las fuentes de
financiación, en el análisis de las inversiones temporales o permanentes y en la
fijación de niveles de inventarios que reducen los costos” 5.

7. ÁREAS CRÍTICAS DEL PRESUPUESTO.

“De una manera dinámica, la relación entre el marco de la planeación estratégica y
los presupuestos se observa en la figura 2.4. A partir de la definición de la misión,
la visión, el diagnostico, las estrategias y los objetivos de la organización,
apoyados en el estudio y análisis de los mercados, se procede a hacer un
pronóstico de ventas que sirve para elaborar el presupuesto de ingresos
operacionales. Con base en el pronóstico de unidades a vender, se calcula las
unidades a producir y el pronóstico de inventarios, lo cual a su vez servirá para
elaborar el presupuesto de producción. Éste tiene aspectos fundamentales, como
el presupuesto de compra y consumo de materiales, el presupuesto de utilización
de mano de obra y el de costos indirectos de fabricación. A partir de lo anterior, se
podrá establecer el presupuesto de costo de producción y del costo de los
productos. De otra parte, el presupuesto de ventas e ingresos operacionales
permite hacer el presupuesto de gastos de comercialización, administración y
gastos operacionales.

Al reunir el presupuesto de ventas e ingresos operacionales, el de costos de

producción y el de gastos operacionales de comercialización y administración, se
podrá elaborar la proyección del estado de resultados y se llega a la utilidad
operacional.
5
Conceptos tomados de https://sites.google.com/site/elpresupuestotv/5-areas-del-conocimiento-
empleadas-al-presupuestar
Con base en los resultados obtenidos a través de los presupuestos mencionados,
se procede a elaborar los presupuestos financieros, dentro de los cuales se
incluyen los presupuestos de capital, de efectivo, de otros ingresos y de otros
egresos no operacionales y la proyección fiscal.

Es importante destacar que el balance o estado de la situación financiera se va

obteniendo a medida que se desarrollan cada una de las cédulas presupuestales.

Como la actividad reflejada en los presupuestos es dinámica, todo lo anterior se

verá influenciado por las necesidades de investigación y desarrollo en nuevos
proyectos traducidos en requerimientos presupuestales. El conjunto de
presupuestos elaborados bajo diferentes escenarios se somete a la aprobación de
la alta gerencia y, después de los ajustes necesarios, se divulgan a todas las
instancias de la organización.

Las cédulas presupuestales se deben elaborar conjuntamente con los usuarios de

la información de presupuestos; se determinan no sólo las cantidades y valores
sino también los indicadores de gestión. La explicación y el desarrollo detallados
de cada uno de los procesos se podrán estudiar más detenidamente en la
presentación de cada una de las cédulas correspondientes” 6.

8. CASO DE PLANEACIÓN DE UTILIDADES A CORTO PLAZO.

La planificación financiera a largo plazo define el ritmo de crecimiento de los
activos, determina las condiciones de equilibrio financiero y asegura las utilidades
de la empresa.

Para una adecuada realización de este proceso se requiere poner en práctica lo

presupuestado, ejecutarlo y controlarlo. Éstas serán las tareas de la planificación
financiera a corto plazo.

Este modelo de corto plazo tiene como origen la situación histórica de la empresa
que se utiliza para proyectar el futuro financiero inmediato. Al usar este modelo se

6
Concepto tomado de https://catedrafinancierags.files.wordpress.com/2015/03/burbano-presupuestos-
enfoque-de-gestic3b3n.pdf
nos presenta una imagen fiel de la situación económica de la empresa con una
periodicidad mensual.

La situación financiera que guarda la empresa al final del año base es el punto de
partida de la planificación. A estos datos se le aplican unas proyecciones para el
primer año para determinar las necesidades monetarias de la empresa y la forma
de cubrirlas.

9. DIAGNOSTICO ESTRATÉGICO EMPRESARIAL.

“En el Diagnóstico Estratégico se alimentan de todas las reflexiones que se hacen

en torno a las debilidades oportunidades, fortalezas y amenazas que surgen
dentro y fuera de la unidad empresarial. Lograr identificar estos factores y
prepararse para enfrentar y minimizar los efectos negativos o utilizarlos para
maximizar sus efectos, es la finalidad.

El diagnóstico estratégico se divide en dos grandes diagnósticos: el diagnostico

interno y el diagnostico externo.

¿Qué es el diagnóstico interno?

El diagnostico interno o análisis interno se orienta a precisar las Fortalezas y

Debilidades de los cinco recursos fundamentales de la empresa: humanos,
financieros, tecnológicos, productivos y comerciales. Para lograr un análisis
interno confiable se utiliza una herramienta llamada Perfil de Capacidad interna o
matriz de PCI.

¿Cómo se utiliza la matriz PCI?

El perfil de capacidad interna es un medio para evaluar las fortalezas y debilidades

presentadas en la parte interna de la unidad empresarial en relación con las
oportunidades y amenazas que se presentan en el medio externo de la misma. Así
se puede hacer un diagnóstico estratégico involucrando todas las categorías de
capacidad que contiene la empresa sobre la que influyen los factores de una
forma u otra.
¿Qué es el diagnóstico Externo?

El diagnóstico externo o análisis externo o auditoria externa se orienta a precisar

las oportunidades y amenazas que afectan las capacidades o recursos
fundamentales externos con las que se puede apoyar la empresa para enfrentar
competitivamente su medio. Esos recursos o capacidades pueden ser:
Tecnológicos, económicos, geográficos, productivos y comerciales. Para lograr un
análisis externo confiable se utiliza una herramienta llamada Perfil de las
oportunidades y amenazas en el medio o matriz POAM” 7.

10. DEFINICIÓN DE LA VISIÓN Y MISIÓN.

Misión

La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una

empresa u organización porque define: 1) lo que pretende cumplir en su entorno o
sistema social en el que actúa, 2) lo que pretende hacer, y 3) el para quién lo va a
hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la
historia de la organización, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios,
los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades
distintivas.

Visión
La visión se define como el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y
sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento
junto a las de competitividad.

11. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS GENERALES.

7
Concepto tomado de
ttps://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/institution/semillas/621121_1_VIRTUAL/Contenido/
“Los objetivos se formulan de forma operativa o como expresión concreta de lo
que el empresario desea para lograr esos fines tanto a corto como a largo plazo.
En otras palabras, los objetivos son decisiones tomadas para determinar qué es lo
que se desea conseguir en el futuro. Los objetivos se materializan en las
categorías y programas formulados por la empresa para un periodo dado.

La formulación de los objetivos serán diferentes según la clase de empresa de que

se trate así por ejemplo en una empresa privada procurara maximizar su
excedente económico, la gran empresa tendrá a maximizar su crecimiento a
medio y largo calzo, la pequeña empresa procurara de supervivir, ciertas
empresas publicas tendrán a mejorar las prestaciones de servicios públicos.

Para Que Los Objetivos Deban Cumplir Su Misión Es Necesario Que Cumpla Con
Los Siguientes Requisitos:
 Expresados en términos cuantificables, no necesariamente monetarios.
 Divulgados asegurando su conocimiento y comprensión
 Deben estar coordinados a nivel jerárquicos b teniendo en cuenta los distintos
niveles de la organización y temporal estableciendo plazos en lo que cada
objeto debe ser alcanzado.
 Preserva los beneficios positivas del estado presente.
 Apropiadamente contextualizado para armonizar con su entorno” 8.

12. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y ESTRATEGIAS.

Los objetivos específicos son los resultados y beneficios cuantificables esperados

cuando se lleva a cabo una estrategia. Responden a la pregunta: Qué va a lograr
cada Estrategia?

8
Concepto tomado de http://www.monografias.com/trabajos68/formulacion-objetivos-
trabajo/formulacion-objetivos-trabajo.shtml
Deben cumplir los siguientes requisitos:

 Medibles, que permitan su seguimiento y evaluación.

 Apropiados, a los problemas, objetivos generales y estrategias.
 Temporales, con un período de tiempo específico para alcanzarlos
 Específicos, para evitar diferentes interpretaciones.
 Realistas, es decir, alcanzables, con sentido, desafiantes.

13. INSTAURACIÓN DE POLÍTICAS.

La política empresarial es una de las vías para hacer operativa la estrategia.

Suponen un compromiso de la empresa; al desplegarla a través de los niveles
jerárquicos de la empresa, se refuerza el compromiso y la participación del
personal.

La política empresarial suele afectar a más de un área funcional, contribuyendo a

cohesionar verticalmente la organización para el cumplimiento de los objetivos
estratégicos.

Al igual que la estrategia, la política empresarial proporciona la orientación precisa

para que los ejecutivos y mandos intermedios elaboren planes concretos de
acción que permitan alcanzar los objetivos.

14. INFORMACIÓN ADICIONAL A CONSULTAR EN LOS PRONÓSTICOS.

“Pronóstico es el proceso de estimación en situaciones de incertidumbre. El

término predicción es similar, pero más general, y usualmente se refiere a la
estimación de series temporales o datos instantáneos. El pronóstico ha
evolucionado hacia la práctica del plan de demanda en el pronóstico diario de los
negocios. La práctica del plan de demanda también se refiere al pronóstico de la
cadena de suministros.
Entonces tenemos que los pronósticos son procesos críticos y continuos que se
necesitan para obtener buenos resultados durante la planificación, de un proyecto.
Si los clasificamos respecto al tiempo que abarcan, se puede clasificar en:

1. Pronósticos a corto plazo: En las empresas modernas, este tipo de pronóstico

se efectúa cada mes o menos, y su tiempo de planeación tiene vigencia de un
año. Se utiliza para programas de abastecimiento, producción, asignación de
mano de obra a las plantillas de trabajadores, y planificación de los departamentos
de fabricación.

2. Pronósticos a mediano plazo: Abarca un lapso de seis meses a tres años. Este
se utiliza para estimar planes de ventas, producción, flujos de efectivo y
elaboración de presupuestos.

3. Pronósticos a largo plazo: Este tipo de pronóstico se utiliza en la planificación

de nuevas inversiones, lanzamiento de nuevos productos y tendencias
tecnológicas de materiales, procesos y productos, así como en la preparación de
proyectos. El tiempo de duración es de tres años o más” 9.

15. SOLUCIÓN AL MODELO DE PLANEACIÓN DE PRESUPUESTO.

Los procesos de Planificación, Elaboración de Presupuestos y Forecasting (PBF)
deben apoyar al negocio a entender cómo contribuyen sus actividades a
materializar su estrategia a largo plazo. Esta será la base para asignar recursos
escasos en consonancia con el propósito estratégico del negocio y planificar
acciones que ayuden a alcanzar sus objetivos estratégicos en un entorno
cambiante de mercado. Sin embargo, dado el aumento de la complejidad del
entorno empresarial, este estudio indica que el proceso actual de PBF presenta
fallos, y muchas empresas siguen invirtiendo una cantidad significativa de tiempo
en procesos que no son óptimos y no satisfacen las necesidades estratégicas u
operativas del negocio.
9
Conceptos tomados de http://www.monografias.com/trabajos35/pronostico-financiero/pronostico-
financiero.shtml