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1 Introducción y generalidades
Toda empresa, con o sin ánimo de lucro, está siempre
interesada en conseguir un fin determinado por unas metas y
unos objetivos. Para poner en claro estos objetivos y metas se
desarrollaron unas mecánicas, unas técnicas y unos
fundamentos que integrados en una sola cosa dieron por
resultado lo que se conoce como Presupuestos.
Hay quienes desdeñan esta herramienta utilizada en el manejo
de la administración empresarial argumentando que depende del
pronóstico de acontecimientos futuros que no pueden preverse
con exactitud, pero la mayoría de los administradores modernos
consideran los presupuestos como una de las principales armas
con que cuentan para el manejo eficaz de sus negocios
El interés creciente en sistemas de presupuestación
modernos se explica en parte por los cambios constantes
que se dan en las situaciones políticas y económicas
nacionales y mundiales. Una manera segura de disminuir el
riesgo generado en lo anterior, es utilizar programas de
planeación y control de utilidades (presupuestos)
formalmente establecidos.
Un plan presupuestal bien establecido proporciona a las
administraciones programas eficientes basados en los
estudios de toda la organización.
PRESUPUESTO
“La presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o
estrategia”
“Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la
administración de la empresa en un período, con la adopción de las estrategias
necesarias para lograrlos”
El presupuesto es un plan de operaciones para un lapso de tiempo determinado, el
cual se debe preparar de manera cuidadosa.
El presupuesto es una herramienta administrativa de planeación y control financiero
que presenta ordenadamente y en términos monetarios, los resultados previstos de un
plan, un proyecto, una estrategia
Un presupuesto es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que
necesita gastarse para conseguir tus actividades planificadas (gasto) y dinero que
necesita generarse para cubrir los costes de finalización del trabajo (ingresos).
Consiste en una estimación o en conjeturas hechas con fundamento sobre las
necesidades en términos monetarios para realizar tu trabajo.
GENERALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS
TIPOS DE PRESUPUESTOS
SEGÚN EL SECTOR
SEGÚN EL TIEMPO
SEGÚN EL COMPORTAMIENTO O FORMA
SEGÚN EL AREA
¿TODOS LOS NEGOCIOS NECESITAN PRESUPUESTOS?
IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTO
Debido a su naturaleza, el área de presupuesto
esta relacionada en la empresa con las Finanzas,
Administración de personal, Ventas,
Mercadotecnia y Producción. Es decir, se
relaciona con todas la áreas de una empresa.
Metodología para la elaboración del
presupuesto
Etapas de la preparación del presupuesto.
Para elaborar los presupuestos se deben considerar las
etapas siguientes en su preparación.
1. Pre iniciación
2. Elaboración del presupuesto
3. Ejecución
4. Control
5. Evaluación
1. En la etapa de pre iniciación se evalúan los resultados
obtenidos en vigencias anteriores, se analizan las tendencias
de los principales indicadores empleados para calificar la
gestión gerencial ( Ventas, costos, precios de las acciones en
el mercado márgenes de utilidad, rentabilidad, participación
en el mercado y otros), se efectúa la evaluación de los
factores ambientales no controlados por la dirección y se
estudia el comportamiento de la empresa.
Este diagnóstico contribuye a establecer los fundamentos de
la planeación, las estrategias y lo operacional.
2. En la segunda etapa, la elaboración de los presupuestos.
Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional
por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual
estos planes adquieren dimensión monetaria en términos
presupuestales. Para tal fin se establecen las siguientes
pautas:
a. En el campo de las ventas, su valor dependerá de las
perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de
los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos
mercantiles, se tomaran decisiones inherentes a los medios
de distribución, los canales promocionales y la politica
crediticia.
b. En el área de producción, se programarán las cantidades a fabricar o
ensamblar, según los estimativos de ventas y las políticas de los
inventarios de productos terminados.
c. Las compras se calculan en términos cuantitativos y monetarios, con
base en los programas de producción y en las políticas que regulan los
niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes.
d. La jefatura de relaciones industriales o de talento humano, debe
preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos
y operativos. Esto lo lleva a cabo con base en los requerimientos de
personal planteados por cada jefe de área y de acuerdo con los criterios
de remuneración y las disposiciones de gobierno, frente a los cambios
salariales o reajustes anuales y la garantía que se establece de reajuste
salarial en convenciones o pactos colectivos con los trabajadores.
3. Una tercera etapa es la EJECUCION.
La ejecución es la puesta en marcha de los planes, con el consecuente
interés de alcanzar los objetivos trazados. El Comité de presupuestos se
debe constituir como el principal impulsor, buscando el empleo eficiente de
los recursos físicos, financieros y humanos, con la finalidad de alcanzar las
metas preestablecidas.
4. La cuarta Etapa es denominada el CONTROL.
El presupuesto es una especie de medidor en la ejecución de todas y cada
una de las actividades empresariales. El control consiste en realizar un
monitoreo, un seguimiento y acompañamiento en tiempo real. Se comparan
los pronósticos con la realidad.
5. y la última etapa es la EVALUACION.
Al finalizar el periodo para el cual se elaboró el presupuesto, se prepara un
informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las
variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones
empresariales. Es necesario analizar las fallas en cada una de las etapas
iniciales y reconocer los logros. Esta retroalimentación es muy importante
para las áreas, así se logrará mayor conciencia de su desempeño y tomar
las medidas correctivas necesarias. Debemos recordar que los
presupuestos deben ser comparados con la ejecución real en forma
periódica, de tal forma que se establezca aquellos cambios drásticos o
estructurales que pueden hacer que estos sufran ajustes en el tiempo.
Ventajas y Desventajas de los Presupuestos
Ventajas:
Planear los resultados de la empresa en dinero y volúmenes.
Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
Coordina y relaciona las actividades de la empresa.
Logra resultados de las operaciones periódicas.
Desventajas:
• Que no existe un sistema contable que genere confianza y
credibilidad.
• Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la
presupuestación.
• Cuando solo se estudian las cifras convencionales y las operaciones
demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las
causas de los resultados.
• Cuando existe una mala comunicación y control de los directivos.
