Instrucciones para el diligenciamiento de los instrumentos del Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral para los servidores

públicos de
carrera administrativa
Los formatos que se presentan a continuación, son los aprobados por la Comisión Nacional del Servicio Civil para el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral (EDL), con fundamento en lo establecido en el Acuerdo
137 de 2010, y su aplicación deberá efectuarse en cumplimiento de las directrices y mecanismos establecidos. De acuerdo a las sugerencias recibidas de las diferentes entidades, se unificaron las hojas de Información
General y Compromisos; Fijación de Compromisos Comportamentales primer y segundo semestre; y se desprotegieron las hojas para que sean ajustadas según la necesidad de cada entidad.

Hoja 2 - Sistema Tipo de EDL -

INFORMACIÓN GENERAL Y ACUERDO DE COMPROMISOS LABORALES
En esta hoja se consignará la siguiente información, si desea coloque el logo de la entidad en la parte superior derecha de la hoja.
1. Entidad. Digite el nombre de la entidad.
2. Período de Evaluación. Seleccione día, mes y año del periodo anual de evaluación, tanto del inicio como el de finalización.
3. Fecha de Diligenciamiento. Seleccione día, mes y año en que se diligencia el formato.
4. Evaluación Inicial. Seleccione X si corresponde a la evaluación anual ordinaria.
5. Evaluación por Ajustes. Seleccione la causal de ajustes de compromisos laborales. Se debe diligenciar este formato cada vez que se realice un ajuste a los compromisos laborales.
6. Intervinientes en el proceso de Evaluación. Digite los nombres completos del evaluado, Jefe Inmediato, Funcionario de Libre Nombramiento y Remoción en caso de constituir Comisión Evaluadora. Número de los documentos de
identidad, sin puntos ni comas, del evaluado, Jefe Inmediato, Funcionario de Libre Nombramiento y Remoción en caso de constituir Comisión Evaluadora. Información del Empleo, compuesta por nivel jerárquico, denominación del
empleo, el código y el grado salarial del evaluado, Jefe Inmediato, Funcionario de Libre Nombramiento y Remoción en caso de constituir Comisión Evaluadora. Información de la dependencia o área funcional en la que se encuentra
ubicado el empleo.

7. Propósito del Empleo u objeto principal. Digite el establecido en el Manual de Funciones.

8. Compromisos Laborales. Para la fijación de los compromisos laborales se deben diligenciar las siguientes columnas:
8.1 Metas institucionales o de la dependencia. Registre la meta o metas para la cual contribuirán los compromisos del evaluado.
8.2 Compromisos Laborales. Digite los compromisos laborales pactados y al mismo tiempo establezca las condiciones de resultado. (artículo 4 Acuerdo 137 de 2010).
8.3 Evidencias o Soportes. Registrar las evidencias o soportes que serán tenidos en cuenta por el Jefe Inmediato y/o el Funcionario de Libre Nombramiento y Remoción, en caso de constituirse una Comisión Evaluadora, para verificar el
avance o cumplimiento de los compromisos fijados.
8.4 Porcentaje de Cumplimiento Pactado para cada Compromiso. Establezca para cada compromiso pactado el porcentaje de cumplimiento, el cual debe estar entre 1% y 100%, y la sumatoria vertical de los mismos debe ser igual a 100%.
8.5 Evaluaciones Semestrales. Registre el porcentaje de avance durante cada período a evaluar, donde la sumatoria horizontal por cada compromiso debe ser igual o inferior al porcentaje de cumplimiento pactado.
8.6. Imprima el formato y firme en los campos blancos establecidos para el Evaluado, Jefe Inmediato y/o el Funcionario de Libre Nombramiento y Remoción en caso de constituirse una Comisión Evaluadora.
8.7 En caso de existir renuencia por parte del evaluado en la firma del formulario, solicite la firma de un testigo de la misma área en que está ubicado el evaluado y si no lo hubiere, a un servidor de una dependencia relacionada o cercana,
donde deberá diligenciar el nombre y la fecha del hecho. (artículo 9 Acuedo 137 de 2010).
8.8 Para reclamación por inconformidad del evaluado en los compromisos establecidos, registre en los campos en blanco los datos del oficio que soporta dicha reclamación (Número de Radicación y Fecha).
8.9 Escriba la decisión adoptada en única instancia por la Comisión de Personal, junto con la motivación de la decisión.
Si necesita mas hojas, adiciónelas.

Hoja 3 - Sistema Tipo de EDL -

FIJACION DE COMPROMISOS COMPORTAMENTALES
Si la entidad tiene Competencias Propias, regístrelas de acuerdo al desarrollo de las mismas, de lo contrario:
1. Tipo de Competencia. Seleccione el tipo de competencia adoptado en el Manual de Funciones para el cargo, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 2539 de 2005.
2. Competencia. Describa la competencia a la cual se le hará seguimiento durante todo el periodo de evaluación.
3. Conducta Asociada. Describa brevemente la conducta asociada a la competencia.
4. Seguimiento, Fortalezas, Debilidades. Describa el resultado del seguimiento para la competencia seleccionada, durante el primer y segundo semestre.
5. Acciones de Mejoramiento. Describa brevemente las acciones de mejoramiento que debe ejecutar el Servidor Público para mejorar su desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio
definidos, para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad.
Imprima el formato y firme en los campos blancos establecidos para el Evaluado, Jefe Inmediato y/o el Funcionario de Libre Nombramiento y Remoción en caso de constituirse una Comisión Evaluadora.
6. En caso de existir renuencia por parte del evaluado en la firma del formulario, solicite la firma de un testigo de la misma área en que está ubicado el evaluado y si no lo hubiere a un servidor de una dependencia relacionada o cercana,
donde deberá diligenciar el nombre y la fecha del hecho.
Si necesita mas hojas, adiciónelas.
 Hoja 4 - Sistema Tipo de EDL -
PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS
En esta hoja se registran las evidencias que permitan verificar el avance o cumplimiento de cada compromiso:
1. Compromiso Laboral al que apunta la Evidencia. La hoja de cálculo trae el compromiso fijado en la Hoja de Información General, si lo prefiere digite nuevamente el compromiso.
2. Descripción de la Evidencia. Realice una breve descripción de la clase de evidencia que se aportará para este compromiso;
3. Fecha de inclusión. Escriba la fecha en la cual se incorpora la evidencia.
4. Observaciones. Escriba las observaciones tales como el lugar donde reposa la evidencia, el objeto a que hace referencia (Ej. CD, Backups, Archivo de Gestión, etc.), teniendo en cuenta las tablas de
retención documental. Se recuerda que en esta hoja se hace una compilación de las evidencias producto del avance o cumplimiento de los compromisos y se señala su ubicación, no deben anexarse a
este formato.
5. Evidencia aportada Por. Registre quien de los actores del proceso de evaluación de desempeño laboral aporta la evidencia, recuerde que el evaluador es el principal responsable de las evidencias,
no quiere decir lo anterior, que el evaluado o un tercero, definido previamente, no puedan aportar evidencias.
6. Firmas. Imprima y firme el documento.
NOTA: Si requiere adicionar más hojas, anéxelas.

Hoja 5 - Sistema Tipo de EDL -

CONSOLIDACION DE RESULTADOS
La información a registrar en esta Hoja corresponde a:
1. Si hubo evaluaciones parciales eventuales en el primer semestre, súmelas (Anexo 1), y digite el acumulado en la casilla correspondiente; lo mismo para el segundo semestre y la calificación anual
definitiva.
2. De acuerdo a los factores definidos por la Entidad para el periodo de evaluación, señale si el evaluado cumple o no cumple con estos factores para acceder al nivel sobresaliente.
Recuerde que debe realizar los cálculos dependiendo de las evaluaciones parciales eventuales que se presenten en el periodo de evaluación.

Hoja 6 - Sistema Tipo de EDL -

Anexo No. 1: EVALUACIONES PARCIALES EVENTUALES
En caso de que se de alguna de las causales contempladas en la normatividad se debe utilizar esta hoja, así:
1. Especificar el periodo correspondiente a la evaluación parcial eventual, inicio y fin.
2. Calcular el número de días de dicho periodo eventual.
3. Calcular el porcentaje correspondiente a cada compromiso fijado para el periodo a evaluar.
4. Evaluar con base en el nuevo cálculo el porcentaje de avance de cumplimiento del compromiso.
5. Registrar en la celda de Consolidado de Evaluaciones Parciales, el correspondiente a ese periodo. Lo anterior con el fin de tener un registro de las evaluaciones que faciliten el cálculo de la evaluación final.
6. Imprimir y firmar de acuerdo a las instrucciones.
NOTA. Cada vez que se genere una evaluación parcial eventual, debe volver a diligenciar la hoja 2 Información General y Compromisos Laborales, dado que estos varían por el periodo calificado parcial.

Hoja 7 - Sistema Tipo de EDL -

Anexo No.2: EVALUACIÓN EXTRAORDINARIA
1. La Hoja de Cálculo trae los compromisos fijados inicialmente, al igual que los porcentajes pactados para cada uno.
2. Registre el estado de cumplimiento de cada compromiso y las evidencias que dan cuenta de este resultado.
3. Registre el porcentaje de cumplimiento de cada uno de los compromisos cuya sumatoria será el resultado de la calificación definitiva.
4. Registre la motivación de la Evaluación Extraordinaria, así como la fecha de realización y la firma del Evaluador.
5. Notifique al evaluado de la calificación definitiva.
6. Registre la información correspondencia en caso de que el evaluado interponga recursos.

NOTAS ADICIONALES
Tenga presente que los formatos que conforman el instrumento de evaluación del desempeño se encuentran en una versión de Excel 2003.
En caso de encontrar problemas, dudas y/o observaciones con los formatos, infórmelas al Equipo de EDL para orientarlo de la mejor manera posible y buscar la actualización constante del instrumento del Sistema Tipo de Evaluación del
Desempeño Laboral. Correo electrónico: lparias@cnsc.gov.co; 3259700 Extensiones: 1016, 1012, 1029.
 COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

INFORMACIÓN GENERAL Y ACUERDO DE COMPROMISOS LABORALES

PROCESO: EVALUACIÓN DEL CÓDIGO: EDL - FT - 07
DESEMPEÑO LABORAL FECHA EMISIÓN: Versión: 4,0
ENTIDAD
DIA MES AÑO DIA MES AÑO DIA MES AÑO
PERÍODO DE EVALUACIÓN al FECHA DE DILIGENCIAMIENTO

EVALUACIÓN INICIAL EVALUACIÓN POR AJUSTES

EVALUADOR
EVALUADOR
IDENTIFICACIÓN EVALUADO (Funcionario de Libre Nombramiento y Remoción en caso de
(Jefe Inmediato)
constituir Comisión Evaluadora)
INTERVINIENTES

Nombre Completo

Documento de Identidad

Nivel Jerárquico y
Denominacion del Empleo

Dependencia o Área
Funcional
PROPÓSITO PRINCIPAL DEL EMPLEO OBJETO DE LA EVALUACIÓN

COMPROMISOS LABORALES
I II
Porcentaje de
Metas de la Dependencia a las cuales contribuye Compromisos Laborales Pactados con sus Condiciones de Cumplimiento % de Avance % de Avance
Evidencias o Soportes durante el durante el TOTAL
el empleo Resultado Pactado
(Entre 1% y 100%) Semestre Semestre

CANTIDAD DE COMPROMISOS LABORALES

PACTADOS
0 TOTAL 0%

FIRMA DEL FUNCIONARIO DE LIBRE FECHA

FIRMA DEL EVALUADO FIRMA DEL JEFE INMEDIATO NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN NOMBRE DEL TESTIGO FIRMA DEL TESTIGO
(dd/mm/aa)
Renuencia del Evaluado para
firmar el formulario

RECLAMACIÓN EN ÚNICA INSTANCIA ANTE LA COMISIÓN DE PERSONAL

DECISIÓN DE LA COMISIÓN DE PERSONAL MOTIVACIÓN DE LA DECISIÓN
(Num 5.8 Art. 5 Acuerdo 137 de 2010)
Número de Radicado
Fecha Reclamación (dd/mm/aa)

HOJA 2- SISTEMA TIPO - EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL PERÌODO ANUAL U ORDINARIA
 COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

FIJACION DE COMPROMISOS COMPORTAMENTALES

PROCESO:
EVALUACIÓN DEL CÓDIGO: EDL - FT - 07
DESEMPEÑO FECHA EMISIÓN: Mayo 18 de 2011 Versión: 4,0
LABORAL
COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES SEGUIMIENTO
I SEMESTRE II SEMESTRE
Tipo de
Competencia
Competencia Conducta Asociada Aspectos a
Fortalezas Fortalezas Aspectos a Corregir
Corregir

ACCIONES DE MEJORAMIENTO PROPUESTAS

Acción de Mejoramiento Seguimiento Observaciones Fecha

FIRMA DEL FUNCIONARIO

DE LIBRE
FIRMA DEL JEFE NOMBRAMIENTO Y Renuencia del
FIRMA DEL EVALUADO NOMBRE Y FIRMA DEL TESTIGO
INMEDIATO REMOCIÓN EN CASO DE Evaluado para
CONSTITUIR COMISIÓN firmar el
EVALUADORA formulario
HOJA 3 - SISTEMA TIPO - EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL PERÍODO ANUAL U ORDINARIO-
 COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS
CÓDIGO: EDL - RG - 02
PROCESO: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
FECHA EMISIÓN Mayo 18 de 2011
LABORAL
Versión 4.0
Nombre Completo 0 Documento de Identidad 0
Nivel Jerarquico y De 0 Dependencia o Area Funcional 0

EVIDENCIAS
Fecha de Inclusión en el
Compromiso Laboral al que apunta la Evidencia Descripción de la Evidencia Portafolio Observaciones Evidencia Aportada por
(dd/mm/aa)

FIRMA DEL EVALUADOR FIRMA DEL EVALUADO

HOJA 4 SISTEMA TIPO - EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL EN PERÍODO ANUAL U ORDINARIO
 COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

CONSOLIDACIÓN DE RESULTADOS EVALUACIÓN PERÍODO ANUAL U ORDINARIO

CÓDIGO: EDL - RG - 02
PROCESO: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL FECHA EMISIÓN Mayo 18 de 2011
Versión 4.0

EVALUADO
Nombre Completo 0 Documento de Identidad 0
Nivel Jerarquico y
Dependencia o Area
Denominación 0 0
EVALUAD

Inmediato Documento de Identidad

Jefe

Nombre Completo
OR

Nivel Jerarquico y
Dependencia o Area
Denominación
Nombrami

Remoción
EVALUAD

Documento de Identidad
ento y

Nombre Completo
Libre
OR

Nivel Jerarquico y
Dependencia o Area
Denominación
CONSOLIDACIÓN DE LAS EVALUACIONES
EVALUACIÓN DEL PRIMER SEMESTRE - COMUNICACIÓN - EVALUACIÓN DEL SEGUNDO SEMESTRE- COMUNICACIÓN -

Fecha de la Evaluación Fecha de la Evaluación

% Avance Evaluación % Avance Evaluación
DIA MES AÑO DIA MES AÑO
1er Semestre 2º Semestre

Firma del Servidor Público Evaluado Firma del Servidor Público Evaluado

Firma del Jefe Inmediato Firma del Jefe Inmediato

Firma del Funcionario de Libre Nombramiento y Firma del Funcionario de Libre

Remoción en caso de constituir Comisión Nombramiento y Remoción en caso de
Evaluadora constituir Comisión Evaluadora

CALIFICACIÓN DEFINITIVA - NOTIFICACIÓN - CALIFICACIÓN DEL NIVEL SOBRESALIENTE

Fecha de la Notificación
Calificación ¿Es posible acceder a la calificación en el
Definitiva
DIA MES AÑO
Nivel Sobresaliente? NO

FACTORES DEL NIVEL SOBRESALIENTE CUMPLIMIENTO

Evaluación de la Gestión por Dependencias
Por calidad y oportunidad CUMPLE
Por aportes, propuestas o iniciativas adicionales CUMPLE
Firma del Servidor Público Evaluado
Por iniciativas tendientes a acciones proactivas en las actividades que cumplió

Por participación y aprovechamiento de capacitación relacionada con las actividades

propias del empleo y que genere un valor agregado para la entidad o la dependencia
Por participación en grupos o en actividades que requieren de disposición voluntaria
Firma del Jefe Inmediato
 CANTIDAD DE FACTORES DEL NIVEL SOBRESALIENTE CUMPLIDOS 0
MOTIVACIÓN DE LA CALIFICACIÓN DEFINITIVA INTERPONE RECURSOS
SI NO

FECHA Y NUMERO DE RADICACIÓN DEL RECURSO

RECURSOS
PRIMERA INSTANCIA SEGUNDA INSTANCIA
MOTIVACIÓN MOTIVACIÓN
CONFIRMA CONFIRMA

MODIFICA (dd/mm/aa) MODIFICA (dd/mm/aa)

REVOCA REVOCA

NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO

NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO NOTIFICADO
NOTIFICADO
FIRMA DEL SERVIDOR PÚBLICO
FIRMA DEL SERVIDOR PÚBLICO NOTIFICADO
NOTIFICADO

NOMBRE DEL NOTIFICADOR NOMBRE DEL NOTIFICADOR

FIRMA DEL NOTIFICADOR FIRMA DEL NOTIFICADOR

CALIFICACIÓN DEFINITIVA

CALIFICACIÓN DEFINITIVA EN FIRME FIRMA DEL NOTIFICADO FIRMA DEL NOTIFICADOR

CALIFICACIÓN DEFINITIVA 0% Y 0 FACTORES DE CUMPLIMIENTO.

 COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

ANEXO 1: EVALUACIONES PARCIALES EVENTUALES

CÓDIGO: EDL - RG - 02
PROCESO: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL FECHA EMISIÓN Mayo 18 de 2011
Versión 4.0
EVALUADO

0
Nombre Completo Documento de Identidad 0
Nivel Jerarquico y
Denominación 0 Dependencia o Area Funcional 0
CIRCUNSTANCIA DE LA EVALUACIÓN
EVALUAD

Inmediato

Nombre Completo Documento de Identidad

Jefe
OR

Nivel Jerarquico y
Denominación Dependencia o Area Funcional
Nombrami
EVALUAD

Remoción
ento y

Nombre Completo Documento de Identidad

Libre
OR

Nivel Jerarquico y
Denominación Dependencia o Area Funcional
Período Evaluado DIA MES AÑO al DIA MES AÑO

EVALUACIÓN PARCIAL EVENTUAL

Porcentaje de Porcentaje de
No. Porcentaje de
Cumplimiento Pactado Cumplimiento
Compromisos Laborales Pactados Estado de Avance de los Compromisos por Semestre
De Días Cumplimiento por
Efectivamente
A evaluar Días Laborados
(Entre 1% y 100%) Alcanzado
0
0% 0.00%
0 0% 0 0.00%
0 0% 0 0.00%
0 0% 0 0.00%
0% 0 0.00%
0 0% 0 0.00%
Ajuste el Porcentaje Esperado
No se realiza
TOTAL para que el total sea 100%
parcial eventual 0% 0%

COMUNICACIÓN DE LA EVALUACIÓN PARCIAL EVENTUAL Consolidado Ev. Parciales Eventuales

EVALUACIÓN PARCIAL EVENTUAL EFECTUADA EN EL 1er.PERÍODO EVALUACIÓN PARCIAL EVENTUAL EFECTUADA EN EL 2do. PERÍODO Ev. Parcial Eventual # Días % Alcanzado
1
2

Semestre
Primer
Fecha de la Evaluación Fecha de la Evaluación 3
DIA MES AÑO DIA MES AÑO 4
5
6
7
Firma del Servidor Público Evaluado Firma del Servidor Público Evaluado 8

Semestre
Segundo
9
10
Firma del Jefe Inmediato Firma del Jefe Inmediato 11
12

Firma del Funcionario de Libre Firma del Funcionario de Libre

Nombramiento y Remoción en caso de Nombramiento y Remoción en caso de TOTAL 0%
constituir Comisión Evaluadora constituir Comisión Evaluadora

PODRÁ ADICIONARSE EL NÚMERO DE FORMATOS QUE SEAN REQUERIDOS

HOJA 6 ANEXO 1 - SISTEMA TIPO - EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL-EVALUACIONES PARCIALES EVENTUALES
 COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

ANEXO 2: EVALUACIÓN EXTRAORDINARIA

CÓDIGO: EDL - RG - 02
PROCESO: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL FECHA EMISIÓN Mayo 18 de 2011

EVALUAD
Versión 4.0
Nombre Completo
O
0 Documento de Identidad 0
Nivel Jerarquico y
Denominación 0 Dependencia o Area Funcional
Inmediat
EVALUA

Nombre Completo Documento de Identidad

DOR
Jefe

Nivel Jerarquico y
Denominación
Dependencia o Area Funcional
Nombra

Remoci

Nombre Completo Documento de Identidad

EVALU

miento
ADOR
Libre

ón
y

Nivel Jerarquico y
Denominación
Dependencia o Area Funcional

Porcentaje de
Compromisos Laborales Pactados con sus Estado de Cumplimiento de los Porcentaje Obtenido
Evidencias Cumplimiento Pactado
Condiciones de Resultado Compromisos (Entre 1% y 100%)
(Entre 1% y 100%)

0 0 0%
0 0 0%
0 0 0%
0 0 0%
0 0 0%
0 0 0%
TOTAL 0%
MOTIVACIÓN DE LA CALIFICACIÓN EXTRAORDINARIA DEFINITIVA Firma del Evaluador y Fecha de la
Evaluación Extraordinaria

DIA MES AÑO

NOTIFICACIÓN
RECURSO
Nombre del Evaluado Nombre del Jefe Inmediato SI
NO

Firma del Servidor Público Evaluado Firma del Jefe Inmediato

FECHA Y NUMERO DE RADICACIÓN DEL
RECURSO

RECURSOS
PRIMERA INSTANCIA SEGUNDA INSTANCIA
MOTIVACIÓN MOTIVACIÓN
CONFIRMA CONFIRMA

MODIFICA (dd/mm/aa) MODIFICA (dd/mm/aa)

REVOCA REVOCA

NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO NOTIFICADO NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO NOTIFICADO

FIRMA DEL SERVIDOR PÚBLICO NOTIFICADO FIRMA DEL SERVIDOR PÚBLICO NOTIFICADO

NOMBRE DEL NOTIFICADOR NOMBRE DEL NOTIFICADOR

FIRMA DEL NOTIFICADOR FIRMA DEL NOTIFICADOR

CALIFICACIÓN DEFINITIVA

CALIFICACIÓN DEFINITIVA EN FIRME FIRMA DEL NOTIFICADO FIRMA DEL NOTIFICADOR

HOJA 7 ANEXO 2 - SISTEMA TIPO - EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL- EVALUACIÓN EXTRAORDINARIA