KR20100055322A

KR20100055322A - 전자 파일 관리 시스템 및 단말 장치

Info

Publication number: KR20100055322A
Application number: KR1020090100790A
Authority: KR
Inventors: 노리유키 마츠이; 미사코 다나베
Original assignee: 후지쯔 가부시끼가이샤
Priority date: 2008-11-17
Filing date: 2009-10-22
Publication date: 2010-05-26
Anticipated expiration: 2029-10-22
Also published as: JP5169761B2; US20100125587A1; JP2010122720A; CN101739444B; KR101081621B1; CN101739444A

Abstract

본 발명은 전자 파일의 보존 조작에 있어서 인적 조작 미스의 발생을 확실하게 억지하여 정보 시큐리티를 확보하면서, 전자 파일의 일괄 관리를 가능하게 한다.

단말(10)은 전자 파일의 송신처가 관리 장치였던 경우, 상기 전자 파일을 기억부(11)로부터 소거하는 소거부(15)를 구비하고 있다. 또한, 관리 장치는 단말(10)로부터 송신된 전자 파일을 수신하는 수신부와, 이 수신부에 의해 수신된 전자 파일을 보존하는 보존부를 구비하고 있다.

Description

전자 파일 관리 시스템 및 단말 장치{ELECTRONIC FILE MANAGEMENT SYSTEM AND TERMINAL UNIT}

본 발명은, 예컨대, 기업 등에서 개인 정보나 기밀 정보 등을 포함하는 전자 파일을 관리하는 기술에 관한 것이다.

최근, 개인 정보나 기밀 정보를 전자 데이터의 형태로 취급하는 기회가 많아져 오고 있다. 또한, 기업 등에서, 전자 데이터는 개인 정보나 기밀 정보의 유무를 막론하고, 각 사원 등의 이용자에게 할당된 퍼스널 컴퓨터(이하, 「PC」라고 함)에 보존되는 경우가 많다. 그리고, 그 보존 방법은 PC로부터의 정보 누설에 따른 사회적 책임이 크다는 이야기가 돌고 있음에도 불구하고, 이용자 개인의 책임에 맡겨져 있어, PC에 보존된 전자 데이터는 정보 누설의 위기에 노출되어 있다.

예컨대, 이용자가 기밀 정보를 포함한 전자 메일 혹은 전자 파일을 수신한 경우, 현상에서는, 이하와 같은 보존 대처가 행해지고 있다. 즉, 이용자는 전자 메일이나 전자 파일의 내용을 참조하고, 그 내용에 기밀 정보를 포함한 전자 메일이나 전자 파일에 대해서는, 수동 조작에 의해 메일 소프트웨어 내에 특별한 폴더를 작성하고 나서 그 폴더에 보존한다. 혹은, 이용자는 기밀 정보를 포함한 전자 메일 이나 전자 파일을 다른 서버 등에 수동 조작에 의해 이동시킨 뒤에, 자신의 PC의 메일 소프트웨어 내의 전자 메일이나 전자 파일을 수동 조작에 의해 삭제한다.

[특허문헌 1] 일본 특허 공개 제2004-179866호 공보

[특허문헌 2] 일본 특허 공개 제2006-227898호 공보

전술한 바와 같이, 개인 정보나 기밀 정보를 포함한 전자 데이터, 예컨대 전자 파일에 대한 보존 관리에 관한 조작은, 전부 이용자의 수동 조작으로 행해지고 있다. 이러한 수동 조작에 의한 보존 관리에서는, 이용자에 의한 복수 단계에 걸친 수동 조작을 행할 필요가 있기 때문에, 이용자 개인의 레벨이나 의식에 의해, 인적 조작 미스가 발생할 가능성이 높다. 인적 조작 미스로서는, 예컨대, 보존하여야 할 전자 파일을 보존하는 것을 잊거나, 전자 파일의 보존처가 틀리거나, 전자 파일을 소거하는 것을 잊어버림으로써 전자 파일을 다중 보존하여 버리거나 하는 일이 발생한다. 이러한 인적 조작 미스가 발생하면, 전자 파일에 포함되는 개인 정보나 기밀 정보 등이 누설될 가능성이 높아져, 시큐리티를 확보할 수 없게 될 우려가 있다.

본건의 목적의 하나는, 전자 파일의 보존 조작에 있어서 인적 조작 미스의 발생을 확실하게 억지하여 정보 시큐리티를 확보하면서, 전자 파일의 일괄 관리를 가능하게 하는 것이다.

또한, 상기 목적에 한하지 않고, 후술하는 발명의 실시를 위한 구체적인 내용에 나타내는 각 구성에 의해 유도되는 작용 효과로서, 종래의 기술에 의해서는 얻을 수 없는 작용 효과를 나타내는 것도 본 발명의 다른 목적의 하나로서 평가할 수 있다.

본 전자 파일 관리 시스템은, 기억부에 유지된 전자 파일을 송신하는 송신부를 갖는 단말 장치와, 상기 단말 장치와 통신 가능하게 접속되는 관리 장치를 구비하고 있다. 그리고, 상기 단말 장치는, 상기 전자 파일의 송신처가 상기 관리 장치였던 경우, 상기 전자 파일을 상기 기억부로부터 소거하는 소거부를 구비하고 있다. 또한, 상기 관리 장치는, 상기 단말 장치로부터 송신된 상기 전자 파일을 수신하는 수신부와, 상기 수신부에 의해 수신된 상기 전자 파일을 보존하는 보존부를 구비하고 있다.

본 단말 장치는 기억부에 유지된 전자 파일을 송신하는 송신부와, 전술한 소거부를 구비하고 있다.

본 전자 파일 관리 프로그램은, 기억부에 유지된 전자 파일을 송신하는 송신부를 갖는 컴퓨터를, 상기 전자 파일의 송신처가 관리 장치였던 경우, 상기 전자 파일을 상기 기억부로부터 소거하는 소거부로서 기능시킨다.

개시된 기술에 따르면, 단말 장치의 이용자는 전자 파일을 관리 장치에 송신하는 조작을 행할 뿐이고, 해당 전자 파일은 관리 장치측에서 보존 관리/분류 관리되며, 소거 지시를 명시적으로 행하는 일 없이 자동으로 단말 장치로부터 소거된다. 이에 따라, 전자 파일의 보존 조작에 있어서 인적 조작 미스의 발생을 확실하게 억지하여 정보 시큐리티를 확보하면서, 전자 파일의 일괄 관리를 실현할 수 있어, 개인 정보나 기밀 정보를 포함하는 전자 파일의 안전한 관리가 실현된다.

이하, 도면을 참조하여 본 발명의 실시형태를 설명한다.

〔1〕본 실시형태의 구성

도 1은 일실시형태의 전자 파일 관리 시스템(1)의 구성 및 동시스템(1)을 구성하는 단말 장치(10) 및 관리 장치(20)의 기능 구성을 나타내는 블록도이다. 이 도 1에 나타내는 전자 파일 관리 시스템(1)은, 예컨대, 기업 등의 사내 시스템으로서 구축된 것으로, 복수의 단말 장치(10)와, 관리 장치(20)가 인트라넷(30)을 통해 상호 통신 가능하게 접속되어 있다. 또한, 각 단말 장치(10)나 관리 장치(20)는 방어벽(40)을 통해 인터넷(50)에 대한 액세스도 가능하게 되어 있다. 또한, 이하의 설명에서는 「단말 장치」는 단순히 「단말」이라고 표기하며, 「관리 장치」는 「관리 서버」라고 표기한다.

단말(10)은 도 1에 나타내는 바와 같이, 메일 기능(10a), 데이터 송신 기능(10b) 및 메일/데이터 소거 기능(10c)을 가지고 있다.

메일 기능(10a)은 전자 메일을 송수신하는 기능이며, 데이터 송신 기능(10b)은 전자 파일을 전자 메일에 첨부하여 데이터로서 송신하는 기능이고, 이들 기능은 도 2를 참조하면서 후술하는 송수신부(12)나 지시부(13) 등에 의해 실현된다. 메일/데이터 소거 기능(10c)은 단말(10)에서의 메일이나 전자 파일 등의 데이터를 삭제하여 소거하는 기능이며, 도 2를 참조하면서 후술하는 소거부(15) 등에 의해 실현된다.

관리 서버(20)는 도 1에 나타내는 바와 같이, 메일 서버 기능(20a), 데이터 서버 기능(20b), 백업 기능(20c) 및 분류 기능(20d)을 가지고 있다.

메일 서버 기능(20a)은 관리 서버(20)를 상기 사내 시스템에서의 전용 메일 서버로서 기능시키는 것이며, 도 3을 참조하면서 후술하는 송수신부(21)로서의 기능 등도 제공한다.

데이터 서버 기능(20b)은 관리 서버(20)에서 보존되는 전자 파일 등의 데이터를 관리하고, 관리 서버(20)를 상기 사내 시스템에서의 데이터 서버로서 기능시키는 것이다. 이 데이터 서버 기능(20b)은 도 3을 참조하면서 후술하는 인증부(24), 허가/거부부(25), 로그 기록부(26)로서의 기능을 제공하는 것이다.

백업 기능(20c)은 관리 서버(20)에서 보존되는 전자 파일 등의 데이터를 백업하는 기능이며, 도 3이나 도 7을 참조하면서 후술하는 미러 보존부(23a) 등을 이용하여 실현된다.

분류 기능(20d)은 관리 서버(20)의 메일 서버 기능(20a)에 의해 수신된 전자 메일을 해당 폴더에 분류하여 보존시키는 기능이며, 도 3, 도 5, 도 6을 참조하면서 후술하는 분류부(22)로서의 기능을 완수하는 것이다.

도 2는 도 1에 나타내는 단말(10)의 구체적인 기능 구성을 나타내는 블록도이다. 이 도 2에 나타내는 각 단말(10)은, 예컨대, 기업 등의 사내 시스템에서 각 사원 등의 이용자에 의해 사용되는, 일반적 기능 구성을 갖는 PC이며, 기억부(11), 송수신부(12), 지시부(13), 판단부(14) 및 소거부(15)를 구비하여 구성되어 있다.

기억부(11)는 RAM(Random Access Memory), 하드디스크 등에 의해 구성되며, 각종 데이터를 기억한다. 특히, 본 실시형태의 기억부(11)에서는, 이용자에 의해 작성된 전자 파일이나, 전자 메일의 첨부 파일로서 수신된 전자 파일이 유지된다.

송수신부(12)는 일반적인 PC에 구비되는 것이며, 예컨대 단말(10)을 이루는 CPU(Central Processing Unit) 등의 처리부가 메일 소프트웨어를 실행함으로써 실현되는, 전자 메일을 송수신하는 메일 기능(10a)을 완수하는 것이다. 특히, 본 실시형태의 송수신부(12)는 후술하는 지시부(13)로부터의 지시에 따라, 이 지시부(13)에 의해 지시된 메일 어드레스를 수신처로 하는 전자 메일에, 기억부(11)에 유지된 전자 파일을 첨부하여 관리 서버(20)에 송신하는 송신부로서 기능한다. 또한, 전자 메일에 첨부하여야 할 전자 파일도 지시부(13)로부터 지시된다.

지시부(13)는 이용자에 의해 조작되는 키보드, 마우스 등의 입력 기기와, 단말(10)의 상기 처리부가 소정 프로그램을 실행함으로써 실현되며, 상기 입력 기기로부터의 지시 신호를 처리하여 단말(10)에 수취하는 입력 인터페이스 기능으로 구성된다. 특히, 본 실시형태의 지시부(13)는 송수신부(12)에 의해 송신되는 전자 메일에 첨부되어야 할 전자 파일을 기억부(11) 중에서 선택하여 송수신부(12)에 지시하는 기능을 완수한다. 또한, 본 실시형태의 지시부(13)는 상기 전자 메일의 송신처, 즉 첨부되는 전자 파일의 송신처를 송수신부(12)에 지시하는 기능도 완수한다.

이때, 이용자가 특정 전자 파일을 관리 서버(20)에 의한 일괄 관리 하에 두는 것을 원하는 경우, 그 특정 파일을 지시부(13)에 의해 지정하여 전자 메일에 첨부하여 송신하도록 송수신부(12)에 지시한다. 또한, 이용자는 지시부(13)에 의해, 전자 메일 즉 전자 파일의 송신처로서, 관리 서버(20)의 메일 서버 기능(20a)에 따른 메일 어드레스(예컨대 del@aaaa.com)를 송수신부(12)에 지시한다.

판단부(14)는 도 4를 참조하면서 후술하는 바와 같이 전자 파일을 첨부한 전 자 메일의 수신 완료 통지를 관리 서버(20)로부터 수신하면, 송수신을 완료한 전자 파일의 송신처가 관리 서버(20)인지 여부를 판단하는 것이다. 특히, 본 실시형태의 판단부(14)는 지시부(13)에 의해 지시된 메일 어드레스에 기초하여, 전자 파일의 송신처가 관리 서버(20)인지 여부를 판단한다. 즉, 판단부(14)는 전자 메일의 송신처 메일 어드레스가 관리 서버(20)의 메일 서버 기능(20a)에 따른 메일 어드레스이면, 전자 파일의 송신처가 관리 서버(20)라고 판단한다. 이 판단부(14)로서의 기능은 단말(10)의 상기 처리부가 소정 프로그램을 실행함으로써 실현된다.

소거부(15)는, 판단부(14)가 전자 파일의 송신처가 관리 서버(20)라고 판단하면, 즉 해당 전자 파일이 관리 서버(20)에 의한 관리 하에 놓여졌다고 판단하면, 해당 전자 파일을 기억부(11), 즉 단말(10) 상으로부터 삭제하여 소거하는 것이다. 본 실시형태의 소거부(15)는 도 4를 참조하면서 후술하는 바와 같이, 해당 전자 파일을 소거하며, 해당 전자 파일이 첨부된 전자 메일 본체도 삭제하여 소거하는 것이 가능하게 구성되어 있다. 이 소거부(15)로서의 기능도 단말(10)의 상기 처리부가 소정 프로그램을 실행함으로써 실현된다.

또한, 소거부(15)가 전자 메일 본체의 삭제/소거를 행할지 여부에 대해서는, 예컨대 관리자 혹은 이용자에 의해 소거부(15)에 미리 설정되어 있는 것으로 한다. 단, 첨부의 전자 파일이 개인 정보나 기밀 정보 등을 포함하는 경우, 전자 메일의 본문(본체)에도 동일한 정보가 포함될 가능성이 있기 때문에, 항상 전자 메일 본체의 삭제/소거를 행하도록 설정하는 것이 바람직하다.

도 3은 도 1에 나타내는 관리 서버(20)의 구체적인 기능 구성을 나타내는 블 록도이다. 이 도 3에 나타내는 관리 서버(20)는, 예컨대, 일반적 기능 구성을 갖는 PC 등의 정보 처리 장치에 의해 구성되며, 송수신부(21), 분류부(22), 데이터 보존부(23), 미러 보존부(23a), 인증부(24), 허가/거부부(25) 및 로그 기록부(26)를 구비하여 구성되어 있다.

송수신부(21)는, 전술한 메일 서버 기능(20a)에 의해 제공되는 것이며, 본 실시형태에서는, 단말(10)로부터 송신된 전자 메일이나 이 전자 메일에 첨부된 전자 파일을 수신하는 수신부로서 기능한다. 이 송수신부(21)로서의 기능은 메일 서버 기능(20a)과 함께 관리 서버(20)를 이루는 CPU 등의 처리부가 소정 프로그램을 실행함으로써 실현된다.

분류부(22)는, 전자 메일에 첨부된 전자 파일을, 데이터 보존부(23)에서의 복수의 폴더 중 하나에 분류하여 보존시키는 것이다. 이 분류부(22)는 도 5나 도 6을 참조하면서 후술하는 바와 같이, 예컨대, 해당 전자 파일의 파일명이나, 해당 전자 파일이 첨부된 전자 메일의 제목이나, 전자 메일의 수신처/송신처로서의 메일 어드레스 중 적어도 하나에 기초하여 분류를 행한다.

이 분류부(22)에 의한 분류를 행할지 여부에 대해서는, 본 시스템(1)의 관리자 등이 미리 선택하여 관리 서버(20)에 설정하여도 좋고, 전자 파일의 송신을 행하는 이용자가 전자 파일마다 설정하여도 좋다. 또한, 상기 복수의 폴더는 본 시스템(1)의 관리자 등에 의해 미리 데이터 보존부(23)에 설정된다. 이 분류부(22)로서의 기능은 관리 서버(20)의 상기 처리부가 소정 프로그램을 실행함으로써 실현된다.

데이터 보존부(23)는 RAM, 하드디스크 등에 의해 구성된다. 이 데이터 보존부(23)에는, 전술한 바와 같은 복수의 폴더나, 분류부(22)에 의한 분류를 행하지 않는 설정이 선택되어 있는 경우에 이용되는 기본 폴더가 설정되어 있고, 이들 폴더 중 어느 하나에, 송수신부(21)에 의해 전자 메일의 첨부 파일로서 수신된 상기 전자 파일이 보존된다.

미러 보존부(23a)는, 데이터 보존부(23)에 보존된 전자 파일을 백업하는 것이며, 관리 서버(20)에서는, 백업 기능(20c)에 의해, 송수신부(21)에 의해 수신된 전자 파일은 도 7에 나타내는 바와 같이, 데이터 보존부(23)에 보존되며 미러 보존부(23a)에 의해 미러 보존되어 백업된다. 또한, 도 7은 도 3에 나타내는 관리 장치(20)에서의 데이터 보존 방법을 설명하기 위한 도면이다. 또한, 미러 보존부(23a)에 의한 백업 동작은 데이터 보존부(23)에 신규 전자 파일이 보존되거나 전자 파일 갱신이 실행될 때마다 행하여도 좋고, 소정 기간마다 통합하여 행하여도 좋다.

인증부(24)는 사원 등의 이용자에 의해 입력된 인증 정보에 기초하여, 해당 이용자가 미리 등록된 정당한 이용자인 것을 인증하는 것이다. 인증 정보로서는, 예컨대, 식별 번호(ID)와, 패스워드 혹은 지문, 장문(掌紋), 홍채, 정맥 화상 등의 생체 정보가 입력된다. 이 인증 정보는, 예컨대, 사원 등의 이용자가 데이터 보존부(23)에 보존된 전자 파일에 액세스하기 위해 관리 서버(20)에 로그인할 때에, 이용자에 의해, 단말(10)로부터 인트라넷(30)을 통해 입력되거나, 관리 서버(20)로부터 직접 입력된다.

또한, 관리 서버(20)측에서는 식별 번호에 대응하는 정규 이용자의 등록 패스워드 혹은 등록 생체 정보가 등록 정보로서 해당 식별 번호에 대응지어져 기억부 등에 미리 등록 보존되어 있다.

그리고, 인증부(24)는 이용자에 의해 인증 정보가 입력되면, 입력된 인증 정보에서의 식별 번호에 대응지어진 등록 정보를 판독하고, 판독된 등록 정보와 입력된 인증 정보에서의 패스워드 혹은 생체 정보와의 비교 대조를 행한다. 이 비교 대조의 결과, 등록 정보와 입력 정보가 일치하는 경우, 인증부(24)는 해당 이용자가 미리 등록된 정당한 이용자인 것을 인증한다. 한편, 상기 비교 대조의 결과, 등록 정보와 입력 정보가 일치하지 않는 경우, 인증부(24)는 해당 이용자가 미리 등록된 정당한 이용자인 것을 인증하지 않는다.

허가/거부부(25)는 인증부(24)에 의해 해당 이용자가 정당한 이용자인 것이 인증된 경우, 해당 이용자의 관리 서버(20)에의 로그인, 즉 데이터 보존부(23)에서의 전자 파일에 대한 액세스를 허가하는 것이다. 한편, 허가/거부부(25)는 인증부(24)에 의해 해당 이용자가 정당한 이용자인 것이 인증되지 않은 경우, 해당 이용자의 관리 서버(20)에의 로그인, 즉 데이터 보존부(23)에서의 전자 파일에 대한 액세스를 거부하도록 되어 있다.

이들 인증부(24) 및 허가/거부부(25)로서의 기능도 관리 서버(20)의 상기 처리부가 소정 프로그램을 실행함으로써 실현된다.

로그 기록부(26)는 인증부(24)에 의한 인증 결과 및 허가/거부부(25)에 의해 허가된 액세스의 내용을 액세스 로그로서 기록 보존하는 것이다. 이 로그 기록 부(26)로서의 기능도 관리 서버(20)의 상기 처리부가 소정 프로그램을 실행함으로써 실현된다.

〔2〕본 실시형태의 동작

다음에, 전술한 바와 같이 구성된 전자 파일 관리 시스템(1)의 동작, 즉 단말(10) 및 관리 서버(20)의 동작에 대해서, 도 4∼도 7을 참조하면서 설명한다.

우선, 도 4에 나타내는 흐름도에 따라, 도 1에 나타내는 시스템(1)의 동작에 대해서 설명한다.

이용자가, 자신이 이용하는 단말(10)에 개인 정보나 기밀 정보를 포함하는 전자 파일을 보유하고 있는 것을 인식하고, 그 전자 파일을 관리 서버(20)에 의한 일괄 관리 하에 두는 경우, 지시부(13)로서의 상기 입력 기기를 조작하여 이하의 지시를 송수신부(12)에 대하여 행한다. 즉, 이용자는 단말(10)에서, 지시부(13)에 의해 그 전자 파일을 지정하며 소정 메일 어드레스(여기서는 del@aaaa.com)를 지정하고, 그 전자 파일을 전자 메일에 첨부하여 관리 서버(20)에 송신하도록 송수신부(12)에 지시한다. 이러한 지시를 받은 송수신부(12)는 그 지시에 따라, 지정된 전자 파일을 전자 메일에 첨부하여 소정 메일 어드레스 del@aaaa.com, 즉 관리 서버(20)에 송신하는 송신 처리를 행한다(도 4의 단계 S11).

송신처의 관리 서버(20)는 전자 파일을 첨부한 전자 메일의 수신을 완료하면, 수신 완료 통지를 송신원의 단말(10)에 대하여 송신한다(도 4의 단계 S21).

단말(10)이 관리 서버(20)로부터의 수신 완료 통지를 수신하면, 판단부(14)에 의해, 송수신을 완료한 전자 파일의 송신처가 관리 서버(20)인지 여부가 판단된 다(도 4의 단계 S12). 구체적으로는, 판단부(14)는 전자 메일의 송신처 메일 어드레스가 관리 서버(20)의 메일 서버 기능(20a)에 따른 메일 어드레스 del@aaaa.com이면 전자 파일의 송신처가 관리 서버(20)라고 판단한다.

판단부(14)에 의해, 전자 메일의 송신처 메일 어드레스가 "del@aaaa.com"이 아니며 전자 파일의 송신처가 관리 서버(20)가 아니라고 판단된 경우(단계 S12의 NO 루트), 단말(10)은 처리를 종료한다.

한편, 판단부(14)에 의해, 전자 메일의 송신처 메일 어드레스가 del@aaaa.com이며 전자 파일의 송신처가 관리 서버(20)라고 판단된 경우(단계 S12의 YES 루트), 소거부(15)는 이하와 같이 동작한다(도 4의 단계 S13∼S15).

즉, 전자 메일 본체의 삭제 설정이 이루어져 있는 경우(단계 S13의 YES 루트), 소거부(15)는 이번 단계 S11에서 관리 서버(20)에 송신된 전자 메일의 본체를 기억부(11)로부터 삭제하여 단말(10) 상으로부터 소거한다(단계 S14). 그리고, 소거부(15)는 단계 S14에서 소거된 전자 메일에 첨부된 전자 파일을 기억부(11), 즉 단말(10) 상으로부터 삭제하여 소거한다(단계 S15). 이에 따라, 해당 전자 파일은 관리 서버(20)의 관리 하에 놓이게 된다.

한편, 전자 메일 본체의 삭제 설정이 이루져 있지 않은 경우(단계 S13의 NO 루트), 소거부(15)는 전자 메일 본체의 삭제를 행하는 일 없이, 첨부 파일의 삭제/소거만을 행한다(단계 S15).

또한, 단계 S11에서의 송신 처리 후에 소정 시간 경과하여도 관리 서버(20)로부터 수신 완료 통지가 송신되어 오지 않은 경우, 단말(10)에서는, 이용자에 대 하여 그 취지의 통지가 행하여지고, 단계 S12∼S15의 처리는 실행되지 않는다.

또한, 소거부(15)에 의한 삭제에서는, 삭제 대상의 메일 본체나 전자 파일을, 일단, 삭제 폴더로 이동시키고 나서, 단계 S11∼S15의 일련의 처리의 종료 시, 즉 소정 프로그램의 실행 종료 시에 삭제 폴더 내의 데이터를 삭제하도록 하여도 좋다.

단계 S21에서 단말(10)로부터 전자 파일을 수신한 관리 서버(20)에서는, 도 5 혹은 도 6을 참조하면서 설명하는 옵션 처리로서, 전자 파일의 자동 분류 처리나 백업 처리가 실행된다(단계 S22).

도 5는 도 1에 나타내는 관리 장치(20)의 분류 기능(20d)의 제1 예, 즉 도 3에 나타내는 관리 장치(20)의 분류부(22)의 동작의 제1 예를 설명하기 위한 흐름도이다.

이 도 5에 나타내는 제1 예에서는, 각종 키워드에 대응하는 폴더를 보존부(23)에 미리 설정해 둔다. 그리고, 이용자가 전자 메일의 제목 또는 전자 파일의 파일명에 키워드를 미리 기입하고 파일 송신을 행하는 것을 전제로 하여, 관리 서버(20)는 이하의 처리를 행한다.

즉, 관리 서버(20)는 전자 파일이 첨부된 전자 메일을 수신하면 우선, 분류를 행하는 설정이 되어 있는지 여부를 판단한다(단계 S221).

분류를 행하는 설정이 선택되어 있는 경우(단계 S221의 YES 루트), 분류부(22)에 의해, 전자 메일의 제목 또는 전자 파일의 파일명에 키워드가 기입되어 있는지 여부가 체크된다(단계 S222). 그 체크 결과, 제목 또는 파일명에 폴더에 대 응하여 설정된 키워드가 기입되어 있는 경우(단계 S223의 YES 루트), 분류부(22)는 그 키워드에 대응하는 폴더에 전자 파일을 저장한다(단계 S224). 이 후, 관리 서버(20)는 저장한 전자 파일에 대해서, 미러 보존부(23a)에 의한 백업 보존을 행한다(단계 S226; 도 7 참조).

제목 또는 파일명에 키워드가 기입되어 있지 않은 경우(단계 S223의 NO 루트)나, 분류를 행하는 설정이 되어 있지 않은 경우(단계 S221의 NO 루트), 관리 서버(20)는 분류부(22)에 의한 분류를 행하는 일 없이 첨부 파일을 보존부(23)의 기본 폴더에 저장한다(단계 S225). 이 후, 관리 서버(20)는 저장한 전자 파일에 대해서, 미러 보존부(23a)에 의한 백업 보존을 행한다(단계 S226; 도 7참조).

도 6은 도 1에 나타내는 관리 장치의 분류 기능의 제2 예, 즉 도 3에 나타내는 관리 장치(20)의 분류부(22)의 동작의 제2 예를 설명하기 위한 흐름도이다.

이 도 6에 나타내는 제2 예에서는, 관리 서버(20)앞의 복수의 분류용 메일 어드레스를 설정하며 각 메일 어드레스에 대응하는 폴더를 보존부(23)에 설정해 둔다. 그리고, 이용자가 관리 서버(20)에서 저장하고 싶은 폴더에 대응하는 메일 어드레스를 선택하여 송신처로 지정하는 것을 전제로 하여, 관리 서버(20)는 이하의 처리를 행한다.

분류를 행하는 설정이 선택되어 있는 경우(단계 S221의 YES 루트), 분류부(22)에 의해, 전자 메일의 송신처/수신처 메일 어드레스가 분류용의 것인지 여부 가 체크된다(단계 S222a). 그 체크 결과, 분류용의 것인 경우(단계 S223a의 YES 루트), 분류부(22)는 그 메일 어드레스에 대응하는 폴더에 전자 파일을 저장한다(단계 S224a). 이 후, 관리 서버(20)는 저장한 전자 파일에 대해서, 미러 보존부(23a)에 의한 백업 보존을 행한다(단계 S226; 도 7 참조).

전자 메일의 송신처/수신처 메일 어드레스가 분류용의 것이 아닌 경우(단계 S223a의 NO 루트)나, 분류를 행하는 설정이 되어 있지 않은 경우(단계 S221의 NO 루트), 관리 서버(20)는 분류부(22)에 의한 분류를 행하는 일 없이 첨부 파일을 보존부(23)의 기본 폴더에 저장한다(단계 S225). 이 후, 관리 서버(20)는 저장한 전자 파일에 대해서, 미러 보존부(23a)에 의한 백업 보존을 행한다(단계 S226; 도 7 참조).

전술한 바와 같이 하여, 본 실시형태에서는, 전용 메일 서버로서 기능하는 관리 서버(20) 자체가, 전자 파일의 보존 시스템으로서도 기능하는 것이 된다. 그리고, 이용자에 의해 지정되어 관리 서버(20)에 송신된 전자 파일은 관리 서버(20)에 의해 보존되고 일괄 관리되게 된다.

그리고, 관리 서버(20)에 보존된 전자 파일은 이하와 같은 시큐리티 관리의 하에서, 이용자, 예컨대 기업 등 내의 사원에 의해 공유화된다.

즉, 이용자가 관리 서버(20)에 보존된 전자 파일에 액세스할 때에는, 이용자의 단말(10)로부터 인트라넷(30)을 통해 관리 서버(20)에 로그인한다. 이 로그인에 있어서, 이용자는 인증 정보로서, 식별 번호 및 패스워드를 입력한다. 또한, 패스워드 대신에 이용자의 생체 정보를 이용하여도 좋다.

식별 번호 및 패스워드가 입력되면 관리 서버(20)에서는, 인증부(24)에 의해, 입력된 식별 번호에 대응지어진 등록 패스워드가 판독되고, 판독된 등록 패스워드와 입력된 패스워드가 비교 대조된다.

그 비교 대조의 결과, 등록 패스워드와 입력 패스워드가 일치하는 경우, 인증부(24)에 의해, 해당 이용자가 미리 등록된 정당한 이용자인 것이 인증되고, 허가/거부부(25)에 의해, 보존부(23)에서의 전자 파일에 대한 액세스가 이용자에게 허가된다. 한편, 상기 비교 대조의 결과, 등록 패스워드와 입력 패스워드가 일치하지 않는 경우, 인증부(24)에 의해, 해당 이용자가 미리 등록된 정당한 이용자인 것이 인증되지 않고, 보존부(23)에서의 전자 파일에 대한 액세스가 거부된다.

이와 같이 하여, 관리 서버(20)는 액세스 제한을 구비한 시큐리티 기능을 갖는 공유 파일 서버로서 이용된다. 즉, 데이터 보존부(23)에 보존된 전자 파일은 관리 서버(20)에 의해 일괄 관리되는 동시에, 관리 서버(20) 상에서 시큐리티를 확보하면서, 사원 등의 정당한 이용자에 의해 공유된다.

또한, 이때, 인증부(24)에 의한 인증 결과 및 허가/거부부(25)에 의해 허가된 액세스의 내용은, 로그 기록부(26)에 의해, 액세스 로그로서 기록 보존된다.

〔3〕본 실시형태의 효과

이와 같이, 본 실시형태에 따르면, 단말(10)의 이용자는 전자 파일을 관리 서버(20)에 송신한다고 하는 조작을 행할 뿐이고, 해당 전자 파일은 관리 서버(20)측에서 보존 관리/분류 관리되며, 소거 지시를 명시적으로 행하는 일 없이 자동으로 이용자 개인의 단말(10)로부터 삭제되고 소거된다. 이에 따라, 전자 파일의 보 존 조작에 있어서 인적 조작 미스의 발생이 확실하게 억지되어 정보 시큐리티를 확보하면서, 전자 파일의 일괄 관리를 실현할 수 있어, 개인 정보나 기밀 정보를 포함하는 전자 파일의 안전한 관리가 실현된다.

또한, 전자 파일을 관리 서버(20)에 보존할 때에는, 전술한 바와 같이, 전자 메일의 제목/전자 파일의 파일명에 기입된 키워드나, 전자 메일의 송신처로서 지정된 분류용 메일 어드레스를 이용하여, 전자 파일을 원하는 폴더에서 보존 관리할 수 있다. 따라서, 전자 파일을 관리 서버(20)에 보존한 후, 이 관리 서버(20)에 로그인하여 전자 파일을 이용할 때에, 전자 파일의 보존처를 특정하기 쉬워져, 이용자의 편리성을 높일 수 있다.

또한, 인증부(24)에 의한 인증 결과 및 허가/거부부(25)에 의해 허가된 액세스의 내용은, 로그 기록부(26)에 의해, 액세스 로그로서 기록 보존되기 때문에, 보다 높은 시큐리티 시스템을 구축하는 것이 가능해진다. 만일, 관리 서버(20)에 보존된 전자 파일에 대하여 무엇인가 부정 액세스가 있었던 경우에는, 로그 기록부(26)에 의한 기록 내용에 기초하여, 그 부정 액세스에 대해서 해석·해명하는 것이 가능해진다.

〔4〕변형예

도 1∼도 7을 참조하면서 전술한 실시형태에서는, 전용 메일 서버로서 기능하는 관리 서버(20) 자체가 전자 파일의 보존 시스템으로서도 기능하는 예에 대해서 설명하였지만, 도 8에 나타내는 바와 같이, 전자 파일을 보존하도록 구성하여도 좋다. 여기서, 도 8은 도 1에 나타내는 시스템(1)에서의 데이터 보존 방법의 변형 예를 설명하기 위한 도면이다.

이 도 8에 나타내는 변형예에서는, 관리 서버(20)와는 별도로, 전자 파일을 보존하는 전용 데이터 보존 장치(60)가 구비되어 있고, 관리 서버(20)는 직접 혹은 인트라넷(30)을 통해, 이 전용 데이터 보존 장치(60)와 통신 가능하게 접속되어 있다. 그리고, 관리 서버(20)에는 전송부(27) 및 소거 기능(20e)이 더 구비되어 있다.

여기서, 전송부(27)는 데이터 보존부(23)에 보존된 전자 파일을 전용 데이터 보존 장치(60)에 전송하는 것이다. 또한, 소거 기능(20e)은 전송부(27)에 의한 전자 파일의 전용 데이터 보존 장치(60)에의 전송을 완료하면 그 전자 파일을 데이터 보존부(23)로부터 삭제하여 소거하는 기능이다. 이 경우, 관리 서버(20)에서, 도 3이나 도 7에 나타내는 미러 보존부(23a)는 생략된다. 또한, 전송부(27)로서의 기능은 백업 기능(20c)에 포함된다.

또한, 전용 데이터 보존 장치(60)는 데이터 보존부(61) 및 미러 보존부(61a)를 구비하여 구성되어 있다. 이들 데이터 보존부(61) 및 미러 보존부(61a)는 각각 전술한 데이터 보존부(23) 및 미러 보존부(23a)와 동일한 것이다.

즉, 데이터 보존부(61)는 하드디스크 등에 의해 구성되며, 전송부(27)에 의해 전송되어 온 전자 파일을 보존한다. 이 데이터 보존부(61)에도 필요에 따라 전술한 바와 같은 분류용의 복수의 폴더 외에 기본 폴더가 미리 설정되어 있다.

미러 보존부(61a)는 데이터 보존부(61)에 보존된 전자 파일을 백업하는 것이다. 전용 데이터 보존 장치(60)에서, 전송부(27)에 의해 전송되어 온 전자 파일은 도 8에 나타내는 바와 같이, 데이터 보존부(61)에 보존되며 미러 보존부(61a)에 의해 미러 보존되고 백업된다.

이때, 전송부(27)는, 관리 서버(20)가 단말(10)로부터 전자 파일을 수신할 때마다, 그 전자 파일을 전용 데이터 보존 장치(60)에 전송하여도 좋다. 이 경우, 관리 서버(20)에서의 데이터 보존부(23)도 생략 가능하다. 또한, 전송부(27)는 소정 기간마다 전자 파일을 통합하여 전용 데이터 보존 장치(60)에 전송하여도 좋다.

전술한 바와 같이, 도 8에 나타내는 변형예에서는, 전송부(27)에 의해 전용 데이터 보존 장치(60)에 전송된 전자 파일은, 소거 기능(20e)에 의해 관리 서버(20) 상으로부터 소거된다. 따라서, 단말(10)로부터 관리 서버(20)앞으로 보내어진 전자 메일은 시스템(1) 내에서 전용 데이터 보존 장치(60)에만 보존되며, 일괄 관리되게 되기 때문에, 전술한 실시형태와 동일한 작용 효과를 얻을 수 있다.

또한, 이용자가 전용 데이터 보존 장치(60)에 보존된 전자 파일을 이용할 때에는, 전술한 것과 마찬가지로, 관리 서버(20)에 인증 정보를 입력하여 로그인을 행하고 나서, 이 관리 서버(20)를 통해 전용 데이터 보존 장치(60)로부터 전자 파일을 판독하여 이용하게 된다.

도 9는 본 전자 파일 관리 시스템(1)의 변형예의 구성을 나타내는 블록도이다.

이 도 9에 나타내는 변형예에서는, 단말(10)과 관리 서버(20) 사이에, 단말(10)로부터 관리 서버(20)에 송신되는 상기 전자 파일을 중계하기 위해 일시적으로 보관하는 일시 보관 중계 장치(70)가 개재되어 있다.

이 일시 보존 중계 장치(70)는 적어도 메일 서버 기능(70a) 및 소거 기능(70b)을 가지고 있다.

이 경우, 단말(10)의 지시부(13)는 일시 보관 중계 장치(70)의 메일 서버 기능(70a)에 따른 관리 서버(20)의 메일 어드레스를 전자 파일의 송신처로서 지시하게 된다. 그리고, 단말(10)의 송수신부(12)는 지시부(13)에 의해 지시된 메일 어드레스를 수신처로 하는 전자 메일에 전자 파일을 첨부하여 일시 보관 중계 장치(70) 경유로 관리 서버(20)에 송신한다.

또한, 일시 보관 중계 장치(70)의 소거 기능(70b)은 관리 서버(20)에의 전자 파일의 중계를 완료하면, 그 전자 파일을 일시 보관 중계 장치(70)로부터 삭제하여 소거하는 기능이다.

이러한 도 9에 나타내는 변형예에서는, 단말(10)로부터 일시 보관 중계 장치(70)에 의해 중계되어 관리 서버(20)에 전송된 전자 파일은, 소거 기능(70b)에 의해 일시 보관 중계 장치(70) 상으로부터 소거된다. 따라서, 단말(10)로부터 관리 서버(20)앞으로 보내어진 전자 메일은 시스템(1) 내에서 관리 서버(20)에만 보존되며, 일괄 관리되게 되기 때문에, 전술한 실시형태와 동일한 작용 효과를 얻을 수 있다.

〔5〕기타

또한, 본 발명은 전술한 실시형태에 한정되는 것이 아니며, 본 발명의 취지를 일탈하지 않는 범위에서 여러가지 변형하여 실시할 수 있다.

전술한 송수신부(12), 지시부(13), 판단부(14), 소거부(15), 송수신부(21), 분류부(22), 보존부(23, 23a), 인증부(24), 허가/거부부(25), 로그 기록부(26) 및 전송부(27)로서의 기능의 전부 혹은 일부는, CPU, 정보 처리 장치, 각종 단말을 포함하는 컴퓨터가 소정 애플리케이션 프로그램을 실행함으로써 실현된다.

그 프로그램은, 예컨대 플렉서블 디스크, CD(CD-ROM, CD-R, CD-RW 등), DVD(DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R, DVD-RW, DVD+R, DVD+RW, 블루레이 디스크 등) 등의 컴퓨터 판독 가능한 기록 매체에 기록된 형태로 제공된다. 이 경우, 컴퓨터는 그 기록 매체로부터 프로그램을 판독하여 내부 기억 장치 또는 외부 기억 장치에 전송하고 저장하여 이용한다. 또한, 그 프로그램을, 예컨대 자기 디스크, 광 디스크, 광자기 디스크 등의 기억 장치(기록 매체)에 기록해 두고, 그 기억 장치로부터 통신 회선을 통해 컴퓨터에 제공하도록 하여도 좋다.

여기서, 컴퓨터란, 하드웨어와 OS(Operating System)를 포함하는 개념이며, OS의 제어 하에서 동작하는 하드웨어를 의미하고 있다. 또한, OS가 불필요하며 애플리케이션 프로그램 단독으로 하드웨어를 동작시키는 경우에는, 그 하드웨어 자체가 컴퓨터에 상당한다. 하드 웨어는, 적어도, CPU 등의 마이크로 프로세서와, 기록 매체에 기록된 컴퓨터 프로그램을 판독하기 위한 수단을 구비하고 있다. 상기 프로그램은 전술한 바와 같이 컴퓨터에 송수신부(12), 지시부(13), 판단부(14), 소거부(15), 송수신부(21), 분류부(22), 보존부(23, 23a), 인증부(24), 허가/거부부(25), 로그 기록부(26) 및 전송부(27)로서의 기능을 실현시키는 프로그램 코드를 포함하고 있다. 또한, 그 기능의 일부는 애플리케이션 프로그램이 아니라 OS에 의해 실현되어도 좋다.

〔6〕부기

이상의 본 실시형태를 포함하는 실시형태에 관하여, 이하의 부기를 더 개시한다.

(부기 1)

기억부에 유지된 전자 파일을 송신하는 송신부를 갖는 단말 장치와,

상기 단말 장치와 통신 가능하게 접속되는 관리 장치를 구비하고,

상기 단말 장치는,

상기 전자 파일의 송신처가 상기 관리 장치였던 경우, 상기 전자 파일을 상기 기억부로부터 소거하는 소거부를 구비하며,

상기 관리 장치는,

상기 단말 장치로부터 송신된 상기 전자 파일을 수신하는 수신부와,

상기 수신부에 의해 수신된 상기 전자 파일을 보존하는 보존부를 구비하는 것을 특징으로 하는, 전자 파일 관리 시스템.

(부기 2)

상기 관리 장치는 메일 서버 기능을 가지고,

상기 소거부는 상기 관리 장치를 경유한 메일 송신을 행한 메일에 첨부되는 상기 전자 파일을 상기 기억부로부터 소거하는 것을 특징으로 하는, 부기 1에 기재된 전자 파일 관리 시스템.

(부기 3)

상기 단말 장치와 상기 관리 장치 사이에, 상기 단말 장치로부터 상기 관리 장치에 송신되는 상기 전자 파일을 중계하기 위해 일시적으로 보관하는 일시 보관 중계 장치가 개재되고,

상기 일시 보관 중계 장치는 상기 전자 파일의 중계를 완료하면 상기 전자 파일을 상기 일시 보관 중계 장치로부터 소거하는 기능을 가지고 있는 것을 특징으로 하는, 부기 1에 기재된 전자 파일 관리 시스템.

(부기 4)

상기 일시 보관 중계 장치는 메일 서버 기능을 가지고,

상기 단말 장치의 상기 지시부는 상기 일시 보관 중계 장치의 상기 메일 서버 기능에 따른 상기 관리 장치의 메일 어드레스를 전자 파일의 송신처로서 지시하며,

상기 단말 장치의 상기 송신부는 상기 지시부에 의해 지시된 상기 메일 어드레스를 수신처로 하는 전자 메일에 상기 전자 파일을 첨부하여 상기 일시 보관 중계 장치 경유로 상기 관리 장치에 송신하는 것을 특징으로 하는, 부기 3에 기재된 전자 파일 관리 시스템.

(부기 5)

상기 관리 장치는,

상기 전자 파일의 파일명, 상기 전자 파일이 첨부된 상기 전자 메일의 제목, 상기 전자 메일의 수신처로서의 상기 메일 어드레스 중 적어도 하나에 기초하여, 상기 전자 파일을 상기 보존부에서의 복수의 폴더 중 하나에 분류하여 보존시키는 분류부를 더 구비하는 것을 특징으로 하는, 부기 2에 기재된 전자 파일 관리 시스 템.

(부기 6)

상기 관리 장치는,

이용자가 상기 보존부에 보존된 상기 전자 파일에 액세스하기 위해 상기 이용자에 의해 입력된 인증 정보에 기초하여, 상기 이용자가 미리 등록된 정당한 이용자인 것을 인증하는 인증부와,

상기 인증부에 의해 상기 이용자가 정당한 이용자인 것이 인증된 경우에 상기 이용자의 상기 전자 파일에 대한 액세스를 허가하는 한편, 상기 인증부에 의해 상기 이용자가 정당한 이용자인 것이 인증되지 않은 경우에 상기 이용자의 상기 전자 파일에 대한 액세스를 거부하는 허가/거부부를 더 구비하여 구성되어 있는 것을 특징으로 하는, 부기 1∼부기 5 중 어느 한 항에 기재된 전자 파일 관리 시스템.

(부기 7)

상기 관리 장치는,

상기 인증부에 의한 인증 결과 및 상기 허가/거부부에 의해 허가된 액세스 내용 중 적어도 한쪽을 로그로서 기록 보존하는 로그 기록부를 더 구비하여 구성되어 있는 것을 특징으로 하는, 부기 6에 기재된 전자 파일 관리 시스템.

(부기 8)

상기 관리 장치는,

상기 보존부에 보존된 상기 전자 파일을 백업하는 미러 보존부를 더 구비하여 구성되고,

상기 관리 장치에서, 상기 수신부에 의해 수신된 상기 전자 파일은 상기 보존부 및 상기 미러 보존부에 보존되는 것을 특징으로 하는, 부기 1∼부기 7 중 어느 한 항에 기재된 전자 파일 관리 시스템.

(부기 9)

상기 전자 파일을 보존하는 전용 데이터 보존 장치를 더 구비하고,

상기 관리 장치는,

상기 보존부에 보존된 상기 전자 파일을 상기 전용 데이터 보존 장치에 전송하는 전송부를 더 구비하여 구성되어 있는 것을 특징으로 하는, 부기 1∼부기 8 중 어느 한 항에 기재된 전자 파일 관리 시스템.

(부기 10)

상기 관리 장치는,

상기 전송부에 의한 상기 전자 파일의 상기 전용 데이터 보존 장치에의 전송을 완료하면 상기 전자 파일을 상기 보존부로부터 소거하는 기능을 가지고 있는 것을 특징으로 하는, 부기 9에 기재된 전자 파일 관리 시스템.

(부기 11)

기억부에 유지된 전자 파일을 송신하는 송신부와,

상기 전자 파일의 송신처가 관리 장치였던 경우, 상기 전자 파일을 상기 기억부로부터 소거하는 소거부를 구비하는 것을 특징으로 하는, 단말 장치.

(부기 12)

상기 소거부는 상기 관리 장치를 경유한 메일 송신을 행한 메일에 첨부된 상 기 전자 파일을 상기 기억부로부터 소거하는 것을 특징으로 하는, 부기 11에 기재된 단말 장치.

도 1은 일실시형태의 전자 파일 관리 시스템의 구성 및 동시스템을 구성하는 단말 장치 및 관리 장치의 기능 구성을 나타내는 블록도이다.

도 2는 도 1에 나타내는 단말 장치의 구체적인 기능 구성을 나타내는 블록도이다.

도 3은 도 1에 나타내는 관리 장치의 구체적인 기능 구성을 나타내는 블록도이다.

도 4는 도 1에 나타내는 시스템의 동작을 설명하기 위한 흐름도이다.

도 5는 도 1에 나타내는 관리 장치의 분류 기능의 제1 예를 설명하기 위한 흐름도이다.

도 6은 도 1에 나타내는 관리 장치의 분류 기능의 제2 예를 설명하기 위한 흐름도이다.

도 7은 도 3에 나타내는 관리 장치에서의 데이터 보존 방법을 설명하기 위한 도면이다.

도 8은 도 1에 나타내는 시스템에서의 데이터 보존 방법의 변형예를 설명하기 위한 도면이다.

도 9는 본 전자 파일 관리 시스템의 변형예의 구성을 나타내는 블록도이다.

<부호의 설명>

1: 전자 파일 관리 시스템 10: 단말(단말 장치)

10a: 메일 기능 10b: 데이터 송신 기능

10c: 메일/데이터 소거 기능 11: 기억부

12: 송수신부(송신부) 13: 지시부

14: 판단부 15: 소거부

20: 관리 서버(관리 장치, 전용 메일 서버) 20a: 메일 서버 기능

20b: 데이터 서버 기능 20c: 백업 기능

20d: 분류 기능 20e: 소거 기능

21: 송수신부(수신부) 22: 분류부

23: 데이터 보존부(보존부) 23a: 미러 보존부

24: 인증부 25: 허가/거부부

26: 로그 기록부 27: 전송부

30: 인트라넷 40: 방화벽

50: 인터넷 60: 전용 데이터 보존 장치

61: 데이터 보존부(보존부) 61a: 미러 보존부

70: 일시 보존 중계 장치 70a: 메일 서버 기능

70b: 소거 기능

Claims

기억부에 유지된 전자 파일을 송신하는 송신부를 갖는 단말 장치와,

상기 단말 장치와 통신 가능하게 접속되는 관리 장치

를 구비하고,

상기 단말 장치는,

상기 전자 파일의 송신처가 상기 관리 장치였던 경우, 상기 전자 파일을 상기 기억부로부터 소거하는 소거부를 구비하며,

상기 관리 장치는,

상기 단말 장치로부터 송신된 상기 전자 파일을 수신하는 수신부와,

상기 수신부에 의해 수신된 상기 전자 파일을 보존하는 보존부

를 구비하고 있는 것을 특징으로 하는 전자 파일 관리 시스템.
제1항에 있어서,

상기 관리 장치는 메일 서버 기능을 가지고,

상기 소거부는, 상기 관리 장치를 경유한 메일 송신을 행한 메일에 첨부되는 상기 전자 파일을 상기 기억부로부터 소거하는 것을 특징으로 하는 전자 파일 관리 시스템.
제2항에 있어서,

상기 관리 장치는,

상기 전자 파일의 파일명, 상기 전자 파일이 첨부된 전자 메일의 제목, 상기 전자 메일의 수신처로서의 메일 어드레스 중 하나 이상에 기초하여, 상기 전자 파일을 상기 보존부에서의 복수의 폴더 중 하나에 분류하여 보존시키는 분류부를 더 구비하고 있는 것을 특징으로 하는 전자 파일 관리 시스템.
기억부에 유지된 전자 파일을 송신하는 송신부와,

상기 전자 파일의 송신처가 관리 장치였던 경우, 상기 전자 파일을 상기 기억부로부터 소거하는 소거부

를 구비하는 것을 특징으로 하는 단말 장치.
제4항에 있어서,

상기 소거부는, 상기 관리 장치를 경유한 메일 송신을 행한 메일에 첨부된 상기 전자 파일을 상기 기억부로부터 소거하는 것을 특징으로 하는 단말 장치.