JP2010122720A - 電子ファイル管理システム，端末装置および電子ファイル管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子ファイルの保存操作に際し人的操作ミスの発生を確実に抑止して情報セキュリティを確保しつつ、電子ファイルの一元管理を可能にする。
【解決手段】端末１０は、電子ファイルの送信先が管理装置であった場合、該電子ファイルを記憶部１１から消去する消去部１５を備えている。また、管理装置は、端末１０から送信された電子ファイルを受信する受信部と、この受信部によって受信された電子ファイルを保存する保存部とを備えている。
【選択図】図２

Description

本発明は、例えば、企業等において個人情報や機密情報などを含む電子ファイルを管理する技術に関する。

近年、個人情報や機密情報を電子データの形で取り扱う機会が多くなってきている。また、企業等において、電子データは、個人情報や機密情報の有無を問わず、各社員等の利用者に割り当てられたパーソナルコンピュータ（以下、「パソコン」もしくは「ＰＣ」という）に保存される場合が多い。そして、その保存方法は、パソコンからの情報漏洩による社会的責任の大きさが取り沙汰されているにもかかわらず、利用者個人の責任にまかされており、パソコンに保存された電子データは情報漏洩の危機にさらされている。

例えば、利用者が機密情報を含んだ電子メールもしくは電子ファイルを受信した場合、現状では、以下のような保存対処が行なわれている。つまり、利用者は、電子メールや電子ファイルの内容を参照し、その内容に機密情報を含んだ電子メールや電子ファイルについては、手動操作によってメールソフト内に特別なフォルダを作成してからそのフォルダに保存する。あるいは、利用者は、機密情報を含んだ電子メールや電子ファイルを他サーバ等に手動操作によって移動させた上で、自分のパソコンのメールソフト内の電子メールや電子ファイルを手動操作によって削除する。
特開２００４−１７９８６６号公報 特開２００６−２２７８９８号公報

上述のように、個人情報や機密情報を含んだ電子データ、例えば電子ファイルについての保存管理に係る操作は、全て利用者の手動操作で行なわれている。このような手動操作による保存管理では、利用者による複数段階に亘る手動操作を行なう必要があるため、利用者個人のレベルや意識によって、人的操作ミスが発生する可能性が高い。人的操作ミスとしては、例えば、保存すべき電子ファイルを保存し忘れたり、電子ファイルの保存先を誤ったり、電子ファイルを消去し忘れることによって電子ファイルを多重保存してしまったり、といったことが発生する。このような人的操作ミスが発生すると、電子ファイルに含まれる個人情報や機密情報などが漏洩する可能性が高くなり、セキュリティを確保できなくなるおそれがある。

本件の目的の一つは、電子ファイルの保存操作に際し人的操作ミスの発生を確実に抑止して情報セキュリティを確保しつつ、電子ファイルの一元管理を可能にすることである。
なお、前記目的に限らず、後述する発明を実施するための最良の形態に示す各構成により導かれる作用効果であって、従来の技術によっては得られない作用効果を奏することも本発明の他の目的の一つとして位置付けることができる。

本電子ファイル管理システムは、記憶部に保持された電子ファイルを送信する送信部を有する端末装置と、該端末装置と通信可能に接続される管理装置とを備えている。そして、該端末装置は、該電子ファイルの送信先が該管理装置であった場合、該電子ファイルを該記憶部から消去する消去部を備えている。また、該管理装置は、該端末装置から送信された該電子ファイルを受信する受信部と、該受信部によって受信された該電子ファイルを保存する保存部とを備えている。

本端末装置は、記憶部に保持された電子ファイルを送信する送信部と、上述した消去部を備えている。
本電子ファイル管理プログラムは、記憶部に保持された電子ファイルを送信する送信部を有するコンピュータを、該電子ファイルの送信先が管理装置であった場合、該電子ファイルを該記憶部から消去する消去部として機能させる。

開示の技術によれば、端末装置の利用者は電子ファイルを管理装置に送信する操作を行なうだけで、当該電子ファイルは、管理装置側で保存管理／分類管理されるとともに、消去指示を明示的に行なうことなく自動的に端末装置から消去される。これにより、電子ファイルの保存操作に際し人的操作ミスの発生を確実に抑止して情報セキュリティを確保しつつ、電子ファイルの一元管理を実現することができ、個人情報や機密情報を含む電子ファイルの安全な管理が実現される。

以下、図面を参照して本発明の実施の形態を説明する。
〔１〕本実施形態の構成
図１は一実施形態の電子ファイル管理システム１の構成並びに同システム１を構成する端末装置１０および管理装置２０の機能構成を示すブロック図である。この図１に示す電子ファイル管理システム１は、例えば、企業等の社内システムとして構築されたもので、複数の端末装置１０と、管理装置２０とがイントラネット３０を介して相互に通信可能に接続されている。また、各端末装置１０や管理装置２０は、ファイアウォール４０を介してインターネット５０に対するアクセスも可能になっている。なお、以下の説明では、「端末装置」は単に「端末」と表記するとともに、「管理装置」は「管理サーバ」と表記する。

端末１０は、図１に示すように、メール機能１０ａ，データ送信機能１０ｂおよびメール／データ消去機能１０ｃを有している。
メール機能１０ａは、電子メールを送受信する機能であり、データ送信機能１０ｂは、電子ファイルを電子メールに添付しデータとして送信する機能であり、これらの機能は、図２を参照しながら後述する送受信部１２や指示部１３などによって実現される。メール／データ消去機能１０ｃは、端末１０におけるメールや電子ファイル等のデータを削除し消去する機能で、図２を参照しながら後述する消去部１５などによって実現される。

管理サーバ２０は、図１に示すように、メールサーバ機能２０ａ，データサーバ機能２０ｂ，バックアップ機能２０ｃおよび分類機能２０ｄを有している。
メールサーバ機能２０ａは、管理サーバ２０を上記社内システムにおける専用メールサーバとして機能させるもので、図３を参照しながら後述する送受信部２１としての機能なども提供する。

データサーバ機能２０ｂは、管理サーバ２０において保存される電子ファイル等のデータを管理し、管理サーバ２０を上記社内システムにおけるデータサーバとして機能させるものである。このデータサーバ機能２０ｂは、図３を参照しながら後述する認証部２４，許否部２５，ログ記録部２６としての機能を提供するものである。

バックアップ機能２０ｃは、管理サーバ２０において保存される電子ファイル等のデータをバックアップする機能で、図３や図７を参照しながら後述するミラー保存部２３ａなどを用いて実現される。
分類機能２０ｄは、管理サーバ２０のメールサーバ機能２０ｃによって受信された電子メールを該当フォルダに分類して保存させる機能で、図３，図５，図６を参照しながら後述する分類部２２としての機能を果たすものである。

図２は図１に示す端末１０の具体的な機能構成を示すブロック図である。この図２に示す各端末１０は、例えば、企業等の社内システムにおいて各社員等の利用者によって使用される、一般的機能構成を有するＰＣで、記憶部１１，送受信部１２，指示部１３，判断部１４および消去部１５をそなえて構成されている。

記憶部１１は、ＲＡＭ（Random Access Memory），ハードディスクなどによって構成され、各種データを記憶する。特に、本実施形態の記憶部１１では、利用者によって作成された電子ファイルや、電子メールの添付ファイルとして受信された電子ファイルが保持される。

送受信部１２は、一般的なＰＣにそなえられるもので、例えば端末１０を成すＣＰＵ（Central Processing Unit）等の処理部がメールソフトを実行することによって実現される、電子メールを送受信するメール機能１０ａを果たすものである。特に、本実施形態の送受信部１２は、後述する指示部１３からの指示に従って、この指示部１３によって指示されたメールアドレスを宛先とする電子メールに、記憶部１１に保持された電子ファイルを添付して管理サーバ２０へ送信する送信部として機能する。なお、電子メールに添付すべき電子ファイルも、指示部１３から指示される。

指示部１３は、利用者によって操作されるキーボード，マウスなどの入力機器と、端末１０の上記処理部が所定プログラムを実行することによって実現され、上記入力機器からの指示信号を処理して端末１０に取り込む入力インターフェイス機能とから構成される。特に、本実施形態の指示部１３は、送受信部１２によって送信される電子メールに添付されるべき電子ファイルを記憶部１１の中から選択して送受信部１２に指示する機能を果たす。また、本実施形態の指示部１３は、当該電子メールの送信先、つまり添付される電子ファイルの送信先を送受信部１２に指示する機能も果たす。

このとき、利用者が、特定の電子ファイルを管理サーバ２０による一元管理下に置くことを望む場合、その特定のファイルを指示部１３によって指定して電子メールに添付して送信するように送受信部１２に指示する。さらに、利用者は、指示部１３によって、電子メールつまりは電子ファイルの送信先として、管理サーバ２０のメールサーバ機能２０ａに係るメールアドレス（例えばdel@aaaa.com）を送受信部１２に指示する。

判断部１４は、図４を参照しながら後述するごとく電子ファイルを添付した電子メールの受信完了通知を管理サーバ２０から受信すると、送受信を完了した電子ファイルの送信先が管理サーバ２０であるか否かを判断するものである。特に、本実施形態の判断部１４は、指示部１３によって指示されたメールアドレスに基づいて、電子ファイルの送信先が管理サーバ２０であるか否かを判断する。つまり、判断部１４は、電子メールの送信先メールアドレスが管理サーバ２０のメールサーバ機能２０ａに係るメールアドレスであれば、電子ファイルの送信先が管理サーバ２０であると判断する。この判断部１４としての機能は、端末１０の上記処理部が所定プログラムを実行することによって実現される。

消去部１５は、判断部１４が電子ファイルの送信先が管理サーバ２０であると判断すると、即ち当該電子ファイルが管理サーバ２０による管理下に置かれたと判断すると、当該電子ファイルを記憶部１１つまりは端末１０上から削除して消去するものである。本実施形態の消去部１５は、図４を参照しながら後述するごとく、当該電子ファイルを消去するとともに、当該電子ファイルを添付された電子メール本体も削除して消去することが可能に構成されている。この消去部１５としての機能も、端末１０の上記処理部が所定プログラムを実行することによって実現される。

なお、消去部１５が電子メール本体の削除／消去を行なうか否かについては、例えば管理者もしくは利用者によって消去部１５に予め設定されているものとする。ただし、添付の電子ファイルが個人情報や機密情報などを含む場合、電子メールの本文（本体）にも同様の情報が含まれる可能性があるので、常に電子メール本体の削除／消去を行なうように設定することが望ましい。

図３は図１に示す管理サーバ２０の具体的な機能構成を示すブロック図である。この図３に示す管理サーバ２０は、例えば、一般的機能構成を有するＰＣ等の情報処理装置によって構成され、送受信部２１，分類部２２，データ保存部２３，ミラー保存部２３ａ，認証部２４，許否部２５およびログ記録部２６をそなえて構成されている。

送受信部２１は、上述したメールサーバ機能２０ａによって提供されるもので、本実施形態では、端末１０から送信された電子メールやこの電子メールに添付された電子ファイルを受信する受信部として機能する。この送受信部２１としての機能は、メールサーバ機能２０ａとともに、管理サーバ２０を成すＣＰＵ等の処理部が所定プログラムを実行することによって実現される。

分類部２２は、電子メールに添付された電子ファイルを、データ保存部２３における複数のフォルダのうちの一つに分類して保存させるものである。この分類部２２は、図５や図６を参照しながら後述するごとく、例えば、当該電子ファイルのファイル名や、当該電子ファイルを添付された電子メールの題名や、電子メールの宛先／送信先としてのメールアドレスのうちの少なくとも一つに基づいて分類を行なう。

この分類部２２による分類を行なうか否かについては、本システム１の管理者等が予め選択して管理サーバ２０に設定してもよいし、電子ファイルの送信を行なう利用者が電子ファイル毎に設定してもよい。また、上記複数のフォルダは、本システム１の管理者等によって予めデータ保存部２３に設定される。この分類部２２としての機能は、管理サーバ２０の上記処理部が所定プログラムを実行することによって実現される。

データ保存部２３は、ＲＡＭ，ハードディスクなどによって構成される。このデータ保存部２３には、上述のような複数のフォルダや、分類部２２による分類を行なわない設定が選択されている場合に用いられる基本フォルダが設定されており、これらのフォルダのいずれか一つに、送受信部２１によって電子メールの添付ファイルとして受信された該電子ファイルが保存される。

ミラー保存部２３ａは、データ保存部２３に保存された電子ファイルをバックアップするもので、管理サーバ２０においては、バックアップ機能２０ｃにより、送受信部２１によって受信された電子ファイルは、図７に示すように、データ保存部２３に保存されるとともにミラー保存部２３ａによってミラー保存されバックアップされる。なお、図７は、図３に示す管理装置２０におけるデータ保存手法を説明するための図である。また、ミラー保存部２３ａによるバックアップ動作は、データ保存部２３に新規電子ファイルが保存されたり電子ファイル更新が実行される都度、行なってもよいし、所定期間毎にまとめて行なってもよい。

認証部２４は、社員等の利用者によって入力された認証情報に基づいて、当該利用者が予め登録された正当な利用者であることを認証するものである。認証情報としては、例えば、識別番号（ＩＤ）と、パスワードもしくは指紋，掌紋，虹彩，静脈画像などの生体情報とが入力される。この認証情報は、例えば、社員等の利用者がデータ保存部２３に保存された電子ファイルにアクセスすべく管理サーバ２０にログインする際に、利用者によって、端末１０からイントラネット３０を介して入力されるか、管理サーバ２０から直接入力される。

また、管理サーバ２０側では、識別番号に対応する正規の利用者の登録パスワードもしくは登録生体情報が、登録情報として、当該識別番号に対応付けられて記憶部等に予め登録保存されている。

そして、認証部２４は、利用者によって認証情報を入力されると、入力された認証情報における識別番号に対応付けられた登録情報を読み出し、読み出された登録情報と入力された認証情報におけるパスワードもしくは生体情報との比較照合を行なう。この比較照合の結果、登録情報と入力情報とが一致する場合、認証部２４は、当該利用者が予め登録された正当な利用者であることを認証する。一方、上記比較照合の結果、登録情報と入力情報とが一致しない場合、認証部２４は、当該利用者が予め登録された正当な利用者であることを認証しない。

許否部２５は、認証部２４によって当該利用者が正当な利用者であることが認証された場合、当該利用者の管理サーバ２０へのログインつまりはデータ保存部２３における電子ファイルに対するアクセスを許可するものである。一方、許否部２５は、認証部２４によって当該利用者が正当な利用者であることが認証されなかった場合、当該利用者の管理サーバ２０へのログインつまりはデータ保存部２３における電子ファイルに対するアクセスを拒否するようになっている。

これらの認証部２４および許否部２５としての機能も、管理サーバ２０の上記処理部が所定プログラムを実行することによって実現される。
ログ記録部２６は、認証部２４による認証結果および許否部２５によって許可されたアクセスの内容をアクセスログとして記録保存するものである。このログ記録部２６としての機能も、管理サーバ２０の上記処理部が所定プログラムを実行することによって実現される。

〔２〕本実施形態の動作
次に、上述のごとく構成された電子ファイル管理システム１の動作、つまり端末１０および管理サーバ２０の動作について、図４〜図７を参照しながら説明する。
まず、図４に示すフローチャートに従って、図１に示すシステム１の動作について説明する。

利用者が、自身の利用する端末１０に個人情報や機密情報を含む電子ファイルを保有していることを認識し、その電子ファイルを管理サーバ２０による一元管理下に置く場合、指示部１３としての上記入力機器を操作して以下の指示を送受信部１２に対し行なう。つまり、利用者は、端末１０において、指示部１３によりその電子ファイルを指定するとともに所定メールアドレス（ここではdel@aaaa.com）を指定し、その電子ファイルを電子メールに添付して管理サーバ２０に送信するように送受信部１２に指示する。このような指示を受けた送受信部１２は、その指示に従い、指定された電子ファイルを電子メールに添付して所定メールアドレスdel@aaaa.comつまり管理サーバ２０に送信する送信処理を行なう（図４のステップＳ１１）。

送信先の管理サーバ２０は、電子ファイルを添付した電子メールの受信を完了すると、受信完了通知を送信元の端末１０に対し送信する（図４のステップＳ２１）。
端末１０が、管理サーバ２０からの受信完了通知を受信すると、判断部１４によって、送受信を完了した電子ファイルの送信先が管理サーバ２０であるか否かが判断される（図４のステップＳ１２）。具体的には、判断部１４は、電子メールの送信先メールアドレスが管理サーバ２０のメールサーバ機能２０ａに係るメールアドレスdel@aaaa.comであれば電子ファイルの送信先が管理サーバ２０であると判断する。

判断部１４によって、電子メールの送信先メールアドレスが“del@aaaa.com”ではなく電子ファイルの送信先が管理サーバ２０ではないと判断された場合（ステップＳ１２のＮＯルート）、端末１０は処理を終了する。
一方、判断部１４によって、電子メールの送信先メールアドレスがdel@aaaa.comであり電子ファイルの送信先が管理サーバ２０であると判断された場合（ステップＳ１２のＹＥＳルート）、消去部１５は、以下のように動作する（図４のステップＳ１３〜Ｓ１５）。

つまり、電子メール本体の削除設定がなされている場合（ステップＳ１３のＹＥＳルート）、消去部１５は、今回、ステップＳ１１で管理サーバ２０へ送信された電子メールの本体を、記憶部１１から削除して端末１０上から消去する（ステップＳ１４）。そして、消去部１５は、ステップＳ１４で消去された電子メールに添付された電子ファイルを、記憶部１１つまりは端末１０上から削除して消去する（ステップＳ１５）。これにより、当該電子ファイルは、管理サーバ２０の管理下に置かれることになる。

一方、電子メール本体の削除設定がなされていない場合（ステップＳ１３のＮＯルート）、消去部１５は、電子メール本体の削除を行なうことなく、添付ファイルの削除／消去のみを行なう（ステップＳ１５）。
また、ステップＳ１１での送信処理後に所定時間経過しても管理サーバ２０から受信完了通知が送信されてこない場合、端末１０では、利用者に対しその旨の通知が行なわれ、ステップＳ１２〜Ｓ１５の処理は実行されない。

なお、削除部１５による削除に際しては、削除対象のメール本体や電子ファイルを、一旦、削除フォルダに移動させてから、ステップＳ１１〜Ｓ１５の一連の処理の終了時つまり所定プログラムの実行終了時に削除フォルダ内のデータを削除するようにしてもよい。
ステップＳ２１で端末１０から電子ファイルを受信した管理サーバ２０では、図５もしくは図６を参照しながら説明するオプション処理として、電子ファイルの自動分類処理やバックアップ処理が実行される（ステップＳ２２）。

図５は、図１に示す管理装置２０の分類機能２０ｄの第１例、つまり図３に示す管理装置２０の分類部２２の動作の第１例を説明するためのフローチャートである。
この図５に示す第１例では、各種キーワードに対応するフォルダを保存部２３に予め設定しておく。そして、利用者が電子メールの題名または電子ファイルのファイル名にキーワードを予め記入しファイル送信を行なうことを前提として、管理サーバ２０は以下の処理を行なう。

つまり、管理サーバ２０は、電子ファイルを添付された電子メールを受信すると、まず、分類を行なう設定がされているか否かを判断する（ステップＳ２２１）。
分類を行なう設定が選択されている場合（ステップＳ２２１のＹＥＳルート）、分類部２２によって、電子メールの題名または電子ファイルのファイル名にキーワードが記入されているか否かがチェックされる（ステップＳ２２２）。そのチェックの結果、題名またはファイル名に、フォルダに対応して設定されたキーワードが記入されている場合（ステップＳ２２３のＹＥＳルート）、分類部２２は、そのキーワードに対応するフォルダに電子ファイルを格納する（ステップＳ２２４）。この後、管理サーバ２０は、格納した電子ファイルについて、ミラー保存部２３ａによるバックアップ保存を行なう（ステップＳ２２６；図７参照）。

題名またはファイル名にキーワードが記入されていない場合（ステップＳ２２３のＮＯルート）や、分類を行なう設定がされていない場合（ステップＳ２２１のＮＯルート）、管理サーバ２０は、分類部２２による分類を行なうことなく添付ファイルを保存部２３の基本フォルダに格納する（ステップＳ２２５）。この後、管理サーバ２０は、格納した電子ファイルについて、ミラー保存部２３ａによるバックアップ保存を行なう（ステップＳ２２６；図７参照）。

図６は、図１に示す管理装置の分類機能の第２例、つまり図３に示す管理装置２０の分類部２２の動作の第２例を説明するためのフローチャートである。
この図６に示す第２例では、管理サーバ２０宛の複数の分類用メールアドレスを設定するとともに各メールアドレスに対応するフォルダを保存部２３に設定しておく。そして、利用者が管理サーバ２０で格納したいフォルダに対応するメールアドレスを選択して送信先に指定することを前提として、管理サーバ２０は以下の処理を行なう。

つまり、管理サーバ２０は、電子ファイルを添付された電子メールを受信すると、まず、分類を行なう設定がされているか否かを判断する（ステップＳ２２１）。
分類を行なう設定が選択されている場合（ステップＳ２２１のＹＥＳルート）、分類部２２によって、電子メールの送信先／宛先メールアドレスが分類用のものであるか否かがチェックされる（ステップＳ２２２ａ）。そのチェックの結果、分類用のものである場合（ステップＳ２２３ａのＹＥＳルート）、分類部２２は、そのメールアドレスに対応するフォルダに電子ファイルを格納する（ステップＳ２２４ａ）。この後、管理サーバ２０は、格納した電子ファイルについて、ミラー保存部２３ａによるバックアップ保存を行なう（ステップＳ２２６；図７参照）。

電子メールの送信先／宛先メールアドレスが分類用のものでない場合（ステップＳ２２３ａのＮＯルート）や、分類を行なう設定がされていない場合（ステップＳ２２１のＮＯルート）、管理サーバ２０は、分類部２２による分類を行なうことなく添付ファイルを保存部２３の基本フォルダに格納する（ステップＳ２２５）。この後、管理サーバ２０は、格納した電子ファイルについて、ミラー保存部２３ａによるバックアップ保存を行なう（ステップＳ２２６；図７参照）。

上述のようにして、本実施形態では、専用メールサーバとして機能する管理サーバ２０自体が、電子ファイルの保存システムとしても機能することになる。そして、利用者によって指定されて管理サーバ２０に送信された電子ファイルは、管理サーバ２０によって保存され一元管理されることになる。

そして、管理サーバ２０に保存された電子ファイルは、以下のようなセキュリティ管理のもとで、利用者、例えば企業等内の社員によって共有化される。
つまり、利用者が、管理サーバ２０に保存された電子ファイルにアクセスする際には、利用者の端末１０からイントラネット３０を介して管理サーバ２０へログインする。このログインに際し、利用者は、認証情報として、識別番号およびパスワードを入力する。なお、パスワードに代えて利用者の生体情報を用いてもよい。

識別番号およびパスワードが入力されると、管理サーバ２０では、認証部２４により、入力された識別番号に対応付けられた登録パスワードが読み出され、読み出された登録パスワードと入力されたパスワードとが比較照合される。
その比較照合の結果、登録パスワードと入力パスワードとが一致する場合、認証部２４によって、当該利用者が予め登録された正当な利用者であることを認証され、許否部２５によって、保存部２３における電子ファイルに対するアクセスが利用者に許可される。一方、上記比較照合の結果、登録パスワードと入力パスワードとが一致しない場合、認証部２４によって、当該利用者が予め登録された正当な利用者であることが認証されず、保存部２３における電子ファイルに対するアクセスが拒否される。

このようにして、管理サーバ２０は、アクセス制限を備えたセキュリティ機能付き共有ファイルサーバとして利用される。つまり、データ保存部２３に保存された電子ファイルは、管理サーバ２０によって一元管理されると同時に、管理サーバ２０上で、セキュリティを確保しながら、社員等の正当な利用者によって共有される。
また、このとき、認証部２４による認証結果および許否部２５によって許可されたアクセスの内容は、ログ記録部２６によって、アクセスログとして記録保存される。

〔３〕本実施形態の効果
このように、本実施形態によれば、端末１０の利用者は電子ファイルを管理サーバ２０に送信するという操作を行なうだけで、当該電子ファイルは、管理サーバ２０側で保存管理／分類管理されるとともに、消去指示を明示的に行なうことなく自動的に利用者個人の端末１０から削除され消去される。これにより、電子ファイルの保存操作に際し人的操作ミスの発生が確実に抑止されて情報セキュリティを確保しつつ、電子ファイルの一元管理を実現することができ、個人情報や機密情報を含む電子ファイルの安全な管理が実現される。

また、電子ファイルを管理サーバ２０に保存する際には、上述のごとく、電子メールの題名／電子ファイルのファイル名に記入されたキーワードや、電子メールの送信先として指定された分類用メールアドレスを用いて、電子ファイルを所望のフォルダで保存管理することができる。従って、電子ファイルを管理サーバ２０に保存した後、この管理サーバ２０にログインして電子ファイルを利用する際に、電子ファイルの保存先を特定し易くなり、利用者の利便性を高めることができる。

さらに、認証部２４による認証結果および許否部２５によって許可されたアクセスの内容は、ログ記録部２６によって、アクセスログとして記録保存されるので、より高いセキュリティシステムを構築することが可能となる。万一、管理サーバ２０に保存された電子ファイルに対して何らかの不正アクセスがあった場合には、ログ記録部２６による記録内容に基づいて、その不正アクセスについて解析・解明することが可能になる。

〔４〕変形例
図１〜図７を参照しながら上述した実施形態では、専用メールサーバとして機能する管理サーバ２０自体が、電子ファイルの保存システムとしても機能する例について説明したが、図８に示すごとく、電子ファイルを保存するように構成してもよい。ここで、図８は図１に示すシステム１におけるデータ保存手法の変形例を説明するための図である。

この図８に示す変形例では、管理サーバ２０とは別に、電子ファイルを保存する専用データ保存装置６０がそなえられており、管理サーバ２０は、直接もしくはイントラネット３０を介して、この専用データ保存装置６０と通信可能に接続されている。そして、管理サーバ２０には、転送部２７および消去機能２０ｅがさらにそなえられている。

ここで、転送部２７は、データ保存部２３に保存された電子ファイルを専用データ保存装置６０に転送するものである。また、消去機能２０ｅは、転送部２７による電子ファイルの専用データ保存装置６０への転送を完了するとその電子ファイルをデータ保存部２３から削除して消去する機能である。この場合、管理サーバ２０において、図３や図７に示したミラー保存部２３ａは省略される。また、転送部２７としての機能はバックアップ機能２０ｃに含まれる。

また、専用データ保存装置６０は、データ保存部６１およびミラー保存部６１ａをそなえて構成されている。これらのデータ保存部６１およびミラー保存部６１ａは、それぞれ前述したデータ保存部２３およびミラー保存部２３ａと同様のものである。
つまり、データ保存部６１は、ハードディスクなどによって構成され、転送部２７によって転送されてきた電子ファイルを保存する。このデータ保存部６１にも、必要に応じて上述のような分類用の複数のフォルダのほか基本フォルダが予め設定されている。

ミラー保存部６１ａは、データ保存部６１に保存された電子ファイルをバックアップするものである。専用データ保存装置６０において、転送部２７によって転送されてきた電子ファイルは、図８に示すように、データ保存部６１に保存されるとともにミラー保存部６１ａによってミラー保存されバックアップされる。

このとき、転送部２７は、管理サーバ２０が端末１０から電子ファイルを受信する都度、その電子ファイルを専用データ保存装置６０に転送してもよい。この場合、管理サーバ２０におけるデータ保存部２３も省略可能である。また、転送部２７は、所定期間毎に電子ファイルをまとめて専用データ保存装置６０に転送してもよい。

上述のように、図８に示す変形例では、転送部２７によって専用データ保存装置６０に転送された電子ファイルは、消去機能２０ｅによって管理サーバ２０上から消去される。従って、端末１０から管理サーバ２０宛に送られた電子メールは、システム１内において専用データ保存装置６０のみに保存され、一元管理されることになるので、上述した実施形態と同様の作用効果が得られる。

なお、利用者が専用データ保存装置６０に保存された電子ファイルを利用する際には、上述と同様、利用者は、管理サーバ２０に認証情報を入力してログインを行なってから、この管理サーバ２０を介して専用データ保存装置６０から電子ファイルを読み出して利用することになる。

図９は本電子ファイル管理システム１の変形例の構成を示すブロック図である。
この図９に示す変形例では、端末１０と管理サーバ２０との間に、端末１０から管理サーバ２０へ送信される該電子ファイルを中継すべく一時的に保管する一時保管中継装置７０が介在している。

この一時保存中継装置７０は、少なくとも、メールサーバ機能７０ａおよび消去機能７０ｂを有している。
この場合、端末１０の指示部１３は、一時保管中継装置７０のメールサーバ機能７０ａに係る管理サーバ２０のメールアドレスを電子ファイルの送信先として指示することになる。そして、端末１０の送受信部１２は、指示部１３によって指示されたメールアドレスを宛先とする電子メールに電子ファイルを添付して一時保管中継装置７０経由で管理サーバ２０へ送信する。

また、一時保管中継装置７０の消去機能７０ｂは、管理サーバ２０への電子ファイルの中継を完了すると、その電子ファイルを一時保管中継装置７０から削除して消去する機能である。
このような図９に示す変形例では、端末１０から一時保管中継装置７０によって中継されて管理サーバ２０へ転送された電子ファイルは、消去機能７０ｂによって一時保管中継装置７０上から消去される。従って、端末１０から管理サーバ２０宛に送られた電子メールは、システム１内において管理サーバ２０のみに保存され、一元管理されることになるので、上述した実施形態と同様の作用効果が得られる。

〔５〕その他
なお、本発明は上述した実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々変形して実施することができる。
上述した送受信部１２，指示部１３，判断部１４，消去部１５，送受信部２１，分類部２２，保存部２３，２３ａ，認証部２４，許否部２５，ログ記録部２６および転送部２７としての機能の全部もしくは一部は、ＣＰＵ，情報処理装置，各種端末を含むコンピュータが所定アプリケーションプログラムを実行することによって実現される。

そのプログラムは、例えばフレキシブルディスク，ＣＤ（ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＣＤ−ＲＷなど），ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＡＭ，ＤＶＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＷ，ＤＶＤ＋Ｒ，ＤＶＤ＋ＲＷ，ブルーレイディスクなど）等のコンピュータ読取可能な記録媒体に記録された形態で提供される。この場合、コンピュータはその記録媒体からプログラムを読み取って内部記憶装置または外部記憶装置に転送し格納して用いる。また、そのプログラムを、例えば磁気ディスク，光ディスク，光磁気ディスク等の記憶装置（記録媒体）に記録しておき、その記憶装置から通信回線を介してコンピュータに提供するようにしてもよい。

ここで、コンピュータとは、ハードウエアとＯＳ（Operating System）とを含む概念であり、ＯＳの制御の下で動作するハードウエアを意味している。また、ＯＳが不要でアプリケーションプログラム単独でハードウェアを動作させるような場合には、そのハードウェア自体がコンピュータに相当する。ハードウエアは、少なくとも、ＣＰＵ等のマイクロプロセッサと、記録媒体に記録されたコンピュータプログラムを読み取るための手段とをそなえている。上記プログラムは、上述のようなコンピュータに、送受信部１２，指示部１３，判断部１４，消去部１５，送受信部２１，分類部２２，保存部２３，２３ａ，認証部２４，許否部２５，ログ記録部２６および転送部２７としての機能を実現させるプログラムコードを含んでいる。また、その機能の一部は、アプリケーションプログラムではなくＯＳによって実現されてもよい。

〔６〕付記
以上の本実施形態を含む実施形態に関し、さらに以下の付記を開示する。
（付記１）
記憶部に保持された電子ファイルを送信する送信部を有する端末装置と、
該端末装置と通信可能に接続される管理装置とを備え、
該端末装置は、
該電子ファイルの送信先が該管理装置であった場合、該電子ファイルを該記憶部から消去する消去部を備え、
該管理装置は、
該端末装置から送信された該電子ファイルを受信する受信部と、
該受信部によって受信された該電子ファイルを保存する保存部とを備えていることを特徴とする、電子ファイル管理システム。

（付記２）
該管理装置は、メールサーバ機能を有し、
該消去部は、該管理装置を経由したメール送信を行なったメールに添付される該電子ファイルを、前記記憶部から消去することを特徴とする、付記１記載の電子ファイル管理システム。

（付記３）
該端末装置と該管理装置との間に、該端末装置から該管理装置へ送信される該電子ファイルを中継すべく一時的に保管する一時保管中継装置が介在し、
該一時保管中継装置は、
該電子ファイルの中継を完了すると該電子ファイルを該一時保管中継装置から消去する機能を有していることを特徴とする、付記１記載の電子ファイル管理システム。

（付記４）
該一時保管中継装置は、メールサーバ機能を有し、
該端末装置の該指示部は、該一時保管中継装置の該メールサーバ機能に係る該管理装置のメールアドレスを電子ファイルの送信先として指示し、
該端末装置の該送信部は、該指示部によって指示された該メールアドレスを宛先とする電子メールに該電子ファイルを添付して該一時保管中継装置経由で該管理装置へ送信することを特徴とする、付記３記載の電子ファイル管理システム。

（付記５）
該管理装置は、
該電子ファイルのファイル名，該電子ファイルを添付された該電子メールの題名，該電子メールの宛先としての該メールアドレスのうちの少なくとも一つに基づいて、該電子ファイルを、該保存部における複数のフォルダのうちの一つに分類して保存させる分類部をさらに備えていることを特徴とする、付記２記載の電子ファイル管理システム。

（付記６）
該管理装置は、
利用者が該保存部に保存された該電子ファイルにアクセスすべく該利用者によって入力された認証情報に基づいて、該利用者が予め登録された正当な利用者であることを認証する認証部と、
該認証部によって該利用者が正当な利用者であることが認証された場合に該利用者の該電子ファイルに対するアクセスを許可する一方で、該認証部によって該利用者が正当な利用者であることが認証されなかった場合に該利用者の該電子ファイルに対するアクセスを拒否する許否部とをさらにそなえて構成されていることを特徴とする、付記１〜付記５のいずれか一項に記載の電子ファイル管理システム。

（付記７）
該管理装置は、
該認証部による認証結果および該許否部によって許可されたアクセスの内容の少なくとも一方をログとして記録保存するログ記録部をさらにそなえて構成されていることを特徴とする、付記７記載の電子ファイル管理システム。

（付記８）
該管理装置は、
該保存部に保存された該電子ファイルをバックアップするミラー保存部をさらにそなえて構成され、
該管理装置において、該受信部によって受信された該電子ファイルは、該保存部および該ミラー保存部に保存されることを特徴とする、付記１〜付記７のいずれか一項に記載の電子ファイル管理システム。

（付記９）
該電子ファイルを保存する専用データ保存装置をさらにそなえ、
該管理装置は、
該保存部に保存された該電子ファイルを該専用データ保存装置に転送する転送部をさらにそなえて構成されていることを特徴とする、付記１〜付記８のいずれか一項に記載の電子ファイル管理システム。

（付記１０）
該管理装置は、
該転送部による該電子ファイルの該専用データ保存装置への転送を完了すると該電子ファイルを該保存部から消去する機能を有していることを特徴とする、付記９記載の電子ファイル管理システム。

（付記１１）
記憶部に保持された電子ファイルを送信する送信部と、
該電子ファイルの送信先が管理装置であった場合、該電子ファイルを該記憶部から消去する消去部とを備えることを特徴とする、端末装置。

（付記１２）
該消去部は、該管理装置を経由したメール送信を行なったメールに添付された該電子ファイルを前記記憶部から消去することを特徴とする、付記１１記載の端末装置。

（付記１３）
記憶部に保持された電子ファイルを送信する送信部を有するコンピュータを、
該電子ファイルの送信先が管理装置であった場合、該電子ファイルを該記憶部から消去する消去部として機能させることを特徴とする電子ファイル管理プログラム。

（付記１４）
該消去部は、該管理装置を経由したメール送信を行なったメールに添付される該電子ファイルを、前記記憶部から消去することを特徴とする、付記１３記載の電子ファイル管理プログラム。

一実施形態の電子ファイル管理システムの構成並びに同システムを構成する端末装置および管理装置の機能構成を示すブロック図である。 図１に示す端末装置の具体的な機能構成を示すブロック図である。 図１に示す管理装置の具体的な機能構成を示すブロック図である。 図１に示すシステムの動作を説明するためのフローチャートである。 図１に示す管理装置の分類機能の第１例を説明するためのフローチャートである。 図１に示す管理装置の分類機能の第２例を説明するためのフローチャートである。 図３に示す管理装置におけるデータ保存手法を説明するための図である。 図１に示すシステムにおけるデータ保存手法の変形例を説明するための図である。 本電子ファイル管理システムの変形例の構成を示すブロック図である。

符号の説明

１ 電子ファイル管理システム
１０ 端末（端末装置）
１０ａ メール機能
１０ｂ データ送信機能
１０ｃ メール／データ消去機能
１１ 記憶部
１２ 送受信部（送信部）
１３ 指示部
１４ 判断部
１５ 消去部
２０ 管理サーバ（管理装置，専用メールサーバ）
２０ａ メールサーバ機能
２０ｂ データサーバ機能
２０ｃ バックアップ機能
２０ｄ 分類機能
２０ｅ 消去機能
２１ 送受信部（受信部）
２２ 分類部
２３ データ保存部（保存部）
２３ａ ミラー保存部
２４ 認証部
２５ 許否部
２６ ログ記録部
２７ 転送部
３０ イントラネット
４０ ファイアウォール
５０ インターネット
６０ 専用データ保存装置
６１ データ保存部（保存部）
６１ａ ミラー保存部
７０ 一時保存中継装置
７０ａ メールサーバ機能
７０ｂ 消去機能

Claims (7)

1. 記憶部に保持された電子ファイルを送信する送信部を有する端末装置と、
   該端末装置と通信可能に接続される管理装置とを備え、
   該端末装置は、
   該電子ファイルの送信先が該管理装置であった場合、該電子ファイルを該記憶部から消去する消去部を備え、
   該管理装置は、
   該端末装置から送信された該電子ファイルを受信する受信部と、
   該受信部によって受信された該電子ファイルを保存する保存部とを備えていることを特徴とする、電子ファイル管理システム。
2. 該管理装置は、メールサーバ機能を有し、
   該消去部は、該管理装置を経由したメール送信を行なったメールに添付される該電子ファイルを、前記記憶部から消去することを特徴とする、請求項１記載の電子ファイル管理システム。
3. 該管理装置は、
   該電子ファイルのファイル名，該電子ファイルを添付された該電子メールの題名，該電子メールの宛先としての該メールアドレスのうちの少なくとも一つに基づいて、該電子ファイルを、該保存部における複数のフォルダのうちの一つに分類して保存させる分類部をさらに備えていることを特徴とする、請求項２記載の電子ファイル管理システム。
4. 記憶部に保持された電子ファイルを送信する送信部と、
   該電子ファイルの送信先が管理装置であった場合、該電子ファイルを該記憶部から消去する消去部とを備えることを特徴とする、端末装置。
5. 該消去部は、該管理装置を経由したメール送信を行なったメールに添付された該電子ファイルを前記記憶部から消去することを特徴とする、請求項４記載の端末装置。
6. 記憶部に保持された電子ファイルを送信する送信部を有するコンピュータを、
   該電子ファイルの送信先が管理装置であった場合、該電子ファイルを該記憶部から消去する消去部として機能させることを特徴とする電子ファイル管理プログラム。
7. 該消去部は、該管理装置を経由したメール送信を行なったメールに添付される該電子ファイルを、前記記憶部から消去することを特徴とする、請求項６記載の電子ファイル管理プログラム。

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