JPH11143907A - ファイルシステムおよび該システムに使用するプログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 本発明は、データの処理時に同一のデータを
蓄積して必要なときに容易に検索・再利用できるように
するのと併せて、バックアップした処理データのセキュ
リティを確保して、利用性の高いファイルシステムを提
供する。 【解決手段】 複写機11は複写機能などの処理命令に応
じて、ユーザＩＤや処理日時などを付加データとして文
書データと共にイントラネットを介してサーバ装置12に
送出する。サーバ装置12はその文書データを大容量記憶
装置13、16に蓄積させるのと同時に、ハードディスク装
置43内のデータベースにユーザＩＤ毎にその蓄積アドレ
スおよび他の付加データを検索読出可能に格納し、文書
データの再利用時には容易に選択・読出可能に文書デー
タのサムネイル画像61をカレンダビュー60に表示出力す
る。このとき、秘守命令や暗号化命令があったときには
秘守マーク71や暗号化マーク72を表示してその内容を他
人に見られないようにする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ファイルシステム
および該システムに使用するプログラムを記録した記録
媒体に関し、データの複写、ファクシミリ通信、プリン
トアウトなどのデータ処理を行なう処理システムに適用
され、取り扱うデータをバックアップして再利用を希望
する場合に容易に入手などすることのできるものに関す
る。

【０００２】

【従来の技術】従来より、重要であるために保管する文
書（画像や文字が表示された文書）や、将来使用する可
能性のある文書などの書類は、紙に記録させた状態のま
まファイルされて書棚等に整理されていた。しかし、書
類が膨大な事業所などでは、その保管に場所が取られて
しまうのと共に、所望の書類を探すのにも手間が掛かっ
ていた。

【０００３】このため、近年には、データ処理技術の高
度化・高速化と共に、記憶手段の低価格化に伴って、保
管する必要のある文書は、スキャナ装置により読み取ら
せて大容量記憶装置に蓄積させておく、所謂、ファイル
システムが出現しており、このファイルシステムは、書
類が膨大な事業所などに限らずに導入されている。この
種のファイルシステムとしては、文書をデータベース中
に、その種別に応じて系統的に分類するなどして、関連
する文書なども容易に検索できるように工夫されている
ものもあり、近時には、さらに利用性を向上させるべく
様々なファイルシステムが提案されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな従来のファイルシステムにあっては、いずれにして
もスキャナ装置により文書を読み取らせる必要があるた
め、その都度、整理することができないときには後回し
にされて積み上げられた状態となってしまう。また、こ
のような書類を整理するためには、保管の要否を確認し
た後に、保管する必要のある文書を個々にスキャナ装置
により読み取らせるとともに分類するための入力作業を
行なわなければならず、まとめてファイル作業を行なお
うにも、作業が煩雑であるために、結局、保管する文書
を少なくするなどしてしまう。

【０００５】また、ファイルシステムに保管する文書
は、保管するか否かにより整理されたものであることか
ら、保管されずに廃棄された文書は後になって必要とな
っても入手することができない。このため、文書の保管
の要否を確認する際に、その判断が容易な書類ばかりと
は限らないことから、作業に時間が掛かってしまう。ま
た、そのときには、不要な書類であっても、後になって
必要になるものもある。

【０００６】ところで、ファイルシステムに保管する文
書は、会議に使用するためにコピーした書類であった
り、取引先とファクシミリ装置などにより送受信した書
類であったり、ワークステーション（ＷＳ）やパーソナ
ルコンピュータ（ＰＣ）などにより作成してプリントア
ウトした書類などである。要するに、保管する文書は、
１回以上電気信号に変換処理されて用紙に記録出力など
されているものである。

【０００７】このことから、本発明者は、従来のファイ
ルシステムにおける問題を解消すべく、検討を重ねるこ
とによって、このファイルシステムに保管されるまでの
文書の経過を抽出することに至り、この文書データを利
用することができないかと、鋭意開発を行ない課題を解
消するに至った。そこで、本発明は、処理するデータと
同一のデータを当該処理時に取得して蓄積し取り扱うデ
ータのバックアップを実現するとともに、処理したデー
タを必要なときに容易に利用できるようにして、また、
このバックアップしたデータのセキュリティを確保し
て、利用性の高いファイルシステムを提供することを目
的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記目的達成のため、請
求項１に記載の発明は、画データを読み取って用紙に記
録出力する複写機能、画データや文字データを通信線を
介して送受信する伝送機能、または受け取った画データ
や文字データを用紙に記録出力する記録機能のうちの１
つ以上を少なくとも備えて該機能によりデータを処理す
る処理装置本体に、該処理データを蓄積する記憶手段を
接続したファイルシステムであって、前記機能により処
理される同一の処理データを記憶手段に蓄積させる蓄積
管理手段と、処理命令の入力に応じて記憶手段内の処理
データを読み出して出力する出力管理手段と、を具備
し、蓄積管理手段は、記憶手段内に蓄積させる処理デー
タを特定する特定情報として少なくとも該処理データの
処理日時情報を取得する情報取得手段を備え、該特定情
報を付加して処理データを記憶手段内に蓄積させる一
方、出力管理手段は、記憶手段内の処理データを表示手
段の画面中に縮小表示する縮小画像作成手段と、現在ま
たは入力された日時情報に応じたカレンダ画面を表示手
段の画面中に表示するカレンダ画面作成手段とを備え、
操作手段から入力された処理命令に従って、記憶手段か
ら読み出した処理データの縮小画像を表示手段のカレン
ダ画面中の処理日時に該当する位置に表示出力して選択
された縮小画像に対応する処理データを記憶手段から読
み出して処理先に出力することを特徴とするものであ
る。

【０００９】この請求項１に記載の発明では、ユーザが
処理命令を入力して処理装置本体により処理させる同一
の処理データが、該処理データの少なくとも処理日時情
報を特定情報として付加されて記憶手段に蓄積される。
この記憶手段内の処理データは、操作手段から処理命令
を入力することにより、表示手段にカレンダ画面を表示
してその処理日時の位置に表示出力され、そのうちから
選択されることにより接続された機能、例えば処理装置
本体などの処理先に出力されて処理される。したがっ
て、処理データは、バックアップされた後に、作業の時
系列に並べられたカレンダ画面中の縮小画像により容易
に選択することができ、出力先で再利用することができ
る。

【００１０】請求項２に記載の発明は、請求項１に記載
の発明の構成に加え、前記出力管理手段は、処理データ
が複数ページの場合には該処理データの全てまたは一部
のページ毎の縮小画像を、操作手段から入力された処理
命令に従って、あるいは該処理データのページ数に従っ
て表示手段のカレンダ画面中に表示出力することを特徴
とするものである。

【００１１】この請求項２に記載の発明では、複数ペー
ジの処理データの縮小画像は、例えば、カレンダ画面の
表示欄のサイズに応じて全ページ、または判別し易いな
どの任意の一部（例えば、表紙または内容など）のペー
ジがカレンダ画面中に表示出力される。したがって、可
能な限り一画面で処理データの内容を確認することがで
き、所望の処理データを容易に選択することができる。
なお、カレンダ画面の表示欄に一回で処理データの縮小
画像を表示することができない場合には、所謂、スクロ
ールあるいはページめくりの形式で切換表示できるよう
にすればよい。

【００１２】請求項３に記載の発明は、請求項２に記載
の発明の構成に加え、前記縮小画像作成手段は、処理デ
ータの全ページの画像と一部のページの画像とで判別可
能な縮小画像として表示手段のカレンダ画面中に表示出
力することを特徴とするものである。この請求項３に記
載の発明では、処理データの全ページまたは一部のペー
ジかに応じて判別可能な縮小画像、例えば、表示色を変
えたり、表示形状を変えるなどしてカレンダ画面の表示
欄中に表示出力される。したがって、全文表示か一部表
示かを容易に把握することができ、所望の処理データを
容易に選択することができる。

【００１３】請求項４に記載の発明は、請求項１から３
のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記カレンダ画
面作成手段は、現在または入力された日時情報に応じた
日付が最後尾に位置するようにカレンダ画面を表示手段
に表示することを特徴とするものである。この請求項４
に記載の発明では、表示手段のカレンダ画面中の最後尾
が現在または入力日時にされる。したがって、過去の処
理データの縮小画像を最大限表示出力して選択すること
ができる。

【００１４】請求項５に記載の発明は、請求項１から３
のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記カレンダ画
面作成手段は、現在または入力された日時情報に応じた
日付が中間または先頭に位置するようにカレンダ画面を
表示手段に表示することを特徴とするものである。この
請求項５に記載の発明では、表示手段のカレンダ画面中
の中間または先頭が現在または入力日時にされる。した
がって、将来の処理データ（例えば、処理日時情報とし
て再利用処理する予定日時を入力可能な場合に蓄積され
た処理データ）のみや過去の処理データと共に縮小画像
を任意に表示出力して選択することができる。

【００１５】請求項６に記載の発明は、請求項１から５
のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記蓄積管理手
段は、日時に応じて行なわれるイベントを取得するイベ
ント取得手段を備え、記憶手段内に蓄積させる処理デー
タを特定する特定情報として該イベント情報を処理デー
タに付加して記憶手段内に蓄積させる一方、前記出力管
理手段は、記憶手段から読み出した処理データの縮小画
像と共にイベント情報を記憶手段内から読み出して表示
手段のカレンダ画面中の該当する日時の位置に表示出力
することを特徴とするものである。

【００１６】この請求項６に記載の発明では、日時に応
じて行なうイベント（例えば、スケジュールや催しもの
等）を入力などすることにより特定情報として処理デー
タと共に蓄積され、そのイベント情報は処理データの縮
小画像と共にカレンダ画面中の該当する日時の位置に表
示出力される。したがって、処理データの内容とイベン
トとの関連付けにより縮小画像を確認する処理データを
絞ることができ、所望の処理データを容易に選択するこ
とができる。

【００１７】請求項７に記載の発明は、請求項１または
２に記載の発明の構成に加え、現在または指定された日
時情報に応じたカレンダ画面を表示手段の画面中に表示
するとともに日時に応じて行なう予定を入力されたスケ
ジュール情報を管理して該カレンダ画面内の該当する日
時に表示するスケジューラ機能を前記カレンダ画面作成
手段として備え、前記出力管理手段は、操作手段から入
力された処理命令に従って、記憶手段から読み出した処
理データの縮小画像をスケジューラ機能により表示手段
に表示されるカレンダ画面中の処理日時に該当する位置
に表示出力して選択された縮小画像に対応する処理デー
タを記憶手段から読み出して処理先に出力することを特
徴とするものである。

【００１８】この請求項７に記載の発明では、日時に応
じて行なう予定（スケジュール）を入力管理させる機能
を流用して、その機能により予定を表示するカレンダ画
面中の処理日時に該当する処理データの縮小画像が表示
出力される。したがって、専用のカレンダ画面の作成や
特別な予定の入力操作を行なうことなく、処理データの
内容と予定との関連付けにより縮小画像を確認する処理
データを絞ることができ、所望の処理データを容易に選
択することができる。

【００１９】請求項８に記載の発明は、請求項１または
２に記載の発明の構成に加え、前記出力管理手段は、操
作手段から入力された処理命令に従って、記憶手段内の
処理データの蓄積を示す蓄積情報をスケジューラ機能に
より表示手段に表示されるカレンダ画面中の処理日時に
該当する位置に表示出力して選択された蓄積情報に対応
する日時情報に対応する処理データの出力処理を実行す
ることを特徴とするものである。

【００２０】この請求項８に記載の発明では、日時に応
じて行なう予定（スケジュール）を入力管理させる機能
を流用して、その機能により予定を表示するカレンダ画
面中の処理日時に該当する処理データの蓄積情報が表示
出力され、その蓄積情報を選択することにより対応する
日時の処理データを中心とする出力処理を行なうことが
できる。したがって、縮小画像の表示出力不能なスケジ
ュール機能であっても、専用のカレンダ画面の作成や特
別な予定の入力操作を行なうことなく、処理データの蓄
積実績と予定との関連付けにより所望の処理データを絞
ることができ、この後にその処理データの縮小画像を表
示出力させたり、直接処理データの読出出力を行なった
りすることができる。

【００２１】請求項９に記載の発明は、請求項１から８
のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記情報取得手
段は、処理データの特定情報として該処理データの処理
日時情報の他に、処理データから抽出したキーワード、
処理データに付されている付記情報、出力管理手段によ
り選択出力された出力回数、処理装置本体の操作者情
報、あるいは、処理装置本体による処理条件のうちのい
ずれか１つ以上を少なくとも取得して、該特定情報を蓄
積管理手段が記憶手段内に蓄積させる処理データに付加
する一方、前記出力管理手段は、特定情報が共通する処
理データを記憶手段内から検索するデータ検索手段を有
し、操作手段から入力された特定情報が対応付けされて
いる処理データを該データ検索手段により記憶手段内か
ら検索して該処理データの縮小画像のみをあるいは他の
処理データの縮小画像と異なる形式で表示手段のカレン
ダ画面中に表示出力するものである。

【００２２】この請求項９に記載の発明では、処理デー
タは処理日時やキーワードなどの特定情報が対応付けさ
れて蓄積され、入力された特定情報が共通する処理デー
タの縮小画像が容易に判別可能にカレンダ画面中に表示
出力される。したがって、縮小画像を確認する処理デー
タを絞ることができ、所望の処理データを容易に選択す
ることができる。

【００２３】請求項１０に記載の発明は、請求項１から
９のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記蓄積管理
手段は、前記機能により処理される同一の処理データの
秘守命令が入力されたときには、前記情報取得手段が取
得する操作者情報毎のパスワードに該処理データを対応
付けして記憶手段に蓄積させる一方、前記出力管理手段
は、パスワードを対応付けされた処理データの場合に
は、縮小画像に代えて秘守義務のあることを示す秘守マ
ークを縮小画像作成手段に作成させて表示手段のカレン
ダ画面中に表示出力し、該パスワードの入力があったと
きに該処理データの縮小画像の作成表示あるいは処理先
への出力を行なうことを特徴とするものである。

【００２４】この請求項１０に記載の発明では、処理デ
ータの秘守命令を入力することにより、その処理データ
は、操作者のパスワードが対応付けされて記憶手段に蓄
積されるとともにカレンダ画面には秘守マークが縮小画
像に代えて表示され、該パスワードが入力されない限
り、縮小画像が表示されたり、記憶手段から読み出され
て出力されることもない。したがって、秘密性の高い処
理データが他人の目に晒されたり利用されたりすること
がない。

【００２５】請求項１１に記載の発明は、請求項１から
９のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記蓄積管理
手段は、データを暗号化する暗号化手段を備え、前記機
能により処理される同一の処理データの暗号化命令が入
力されたときには、前記情報取得手段が取得する操作者
情報毎のパスワードに該暗号化手段により暗号化された
処理データを対応付けして記憶手段に蓄積させる一方、
前記出力管理手段は、パスワードを対応付けされた処理
データの場合には、縮小画像に代えて暗号化したことを
示す暗号化マークを縮小画像作成手段に作成させて表示
手段のカレンダ画面中に表示出力し、該パスワードの入
力があったときに該処理データを解読して縮小画像の作
成表示あるいは処理先への出力を行なうことを特徴とす
るものである。

【００２６】この請求項１１に記載の発明では、処理デ
ータの暗号化命令を入力することにより、その処理デー
タは、そのままでは利用不可能なデータに暗号化された
後に操作者のパスワードが対応付けされて記憶手段に蓄
積されるとともにカレンダ画面には暗号化マークが縮小
画像に代えて表示され、該パスワードが入力されない限
り、暗号が解読されて縮小画像が表示されたり、出力さ
れることもない。したがって、秘密性の高い処理データ
が他人の目に晒されたり利用されたりすることがない。

【００２７】請求項１２に記載の発明は、請求項１から
１１のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記蓄積管
理手段は、記憶手段に蓄積する処理データの関連性を取
得する関連取得手段を備え、前記記憶手段内に蓄積する
処理データ関の関連性が取得されたときには、関連する
処理データ毎のリンク情報を該処理データに付加する一
方、前記出力管理手段は、リンク情報を付加された処理
データ間を関連付けする関連画像を縮小画像作成手段に
作成させて、表示手段のカレンダ画面中に処理データの
縮小画面と共に該処理データに関連する他の処理データ
を関連付ける関連画像を表示出力することを特徴とする
ものである。

【００２８】この請求項１２に記載の発明では、処理デ
ータは他の処理データと関連性があるときに関連する処
理データ毎のリンク情報が付加され、カレンダ画面には
関連する処理データは縮小画像と共に関連画像が表示さ
れる。したがって、関連画像により処理データの縮小画
像を順次に確認するなどして、所望の処理データを容易
に選択することができる。

【００２９】請求項１３に記載の発明は、請求項１２に
記載の発明の構成に加え、前記縮小画像作成手段は、関
連画像としてリンク情報を付加された処理データの縮小
画像間を連結する画像を作成することを特徴とするもの
である。この請求項１３に記載の発明では、カレンダ画
面には、関連画像として縮小画像間を連結する線や矢印
などが表示される。したがって、その矢印などを追って
処理データの縮小画像を確認するなどして、所望の処理
データを容易に選択することができる。

【００３０】請求項１４に記載の発明は、請求項１２に
記載の発明の構成に加え、前記出力管理手段は、縮小画
像作成手段が作成する処理データの縮小画像を関連画像
として用い、表示手段のカレンダ画面中の処理日時に該
当する位置に表示出力する処理データの縮小画像の下層
位置あるいは隣接位置に該処理データに関連付けするリ
ンク情報を付加された処理データの縮小画像を選択可能
に関連画像として表示出力させることを特徴とするもの
である。

【００３１】この請求項１４に記載の発明では、カレン
ダ画面には、関連画像として関連ある処理データの縮小
画像が積層あるいは隣接して表示される。したがって、
関連ある処理データの縮小画像を同時に確認して、所望
の処理データを容易に選択することができる。請求項１
５に記載の発明は、画データを読み取って用紙に記録出
力する複写機能、画データや文字データを通信線を介し
て送受信する伝送機能、または受け取った画データや文
字データを用紙に記録出力する記録機能のうちの１つ以
上を少なくとも備えて該機能によりデータを処理する処
理装置本体に、接続あるいは内蔵された中央処理装置が
使用するプログラムを記録した記憶媒体であって、前記
処理装置本体により処理される同一の処理データを記憶
手段に送出して蓄積させるとともに該処理データを特定
する特定情報として少なくとも処理日時情報を取得して
付加する処理と、中央処理装置に接続されている表示手
段に現在または入力された日時情報に応じたカレンダ画
面を出力表示するとともに、記憶手段内から処理命令の
入力に従って処理データを読み出して縮小画像を作成し
該カレンダ画面中の処理日時に該当する位置に表示出力
して、この後に選択された縮小画像に対応する処理デー
タを記憶手段から読み出して処理先に出力する処理と、
の一方の処理あるいは双方の処理を実行するためのプロ
グラムを中央処理装置が読み出し可能に記録されている
ことを特徴とするものである。

【００３２】請求項１６に記載の発明は、請求項１５に
記載の発明の構成に加え、前記カレンダ画面の表示を、
現在または入力された日時情報に応じた日付が最後尾、
先頭または中間に位置させる処理を実行するためのプロ
グラムを中央処理装置が読み出し可能に記録されている
ことを特徴とするものである。請求項１７に記載の発明
は、請求項１５または１６に記載の発明の構成に加え、
前記特定情報として日時に応じて行なわれるイベント情
報を取得し処理データに対応付けして記憶手段内に蓄積
させる処理と、前記表示手段のカレンダ画面中に処理デ
ータの縮小画像と共にイベント情報を表示出力する処理
と、の一方の処理あるいは双方の処理を実行するための
プログラムを中央処理装置が読み出し可能に記録されて
いることを特徴とするものである。

【００３３】請求項１８に記載の発明は、請求項１５ま
たは１６に記載の発明の構成に加え、中央処理装置に接
続されている表示手段に現在または入力された日時情報
に応じたカレンダ画面を出力表示するとともに日時に応
じて行なう予定を入力されたスケジュール情報を管理し
て該カレンダ画面内の該当する日時に表示する処理プロ
グラムの実行中に、該カレンダ画面中の処理日時に該当
する位置に処理データの縮小画像を表示出力して、専用
のカレンダ画面を作成することを省いた処理を実行する
ためのプログラムを中央処理装置が読み出し可能に記録
されていることを特徴とするものである。

【００３４】請求項１９に記載の発明は、請求項１５ま
たは１６に記載の発明の構成に加え、中央処理装置に接
続されている表示手段に現在または入力された日時情報
に応じたカレンダ画面を出力表示するとともに日時に応
じて行なう予定を入力されたスケジュール情報を管理し
て該カレンダ画面内の該当する日時に表示する処理プロ
グラムの実行中に、該カレンダ画面中の処理日時に該当
する位置に処理データの蓄積を示す蓄積情報を表示出力
して選択された蓄積情報に対応する日時情報に対応する
処理データを出力する処理を実行するためのプログラム
を中央処理装置が読み出し可能に記録されていることを
特徴とするものである。

【００３５】請求項２０に記載の発明は、請求項１５か
ら１８のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記操作
手段から入力された特定情報が対応付けされている処理
データを記憶手段内から検索して該処理データの縮小画
像のみを、あるいは該処理データの縮小画像を他の処理
データの縮小画像と異なる形式で表示手段のカレンダ画
面中に表示出力する処理を実行するためのプログラムを
中央処理装置が読み出し可能に記録されていることを特
徴とするものである。

【００３６】請求項２１に記載の発明は、請求項１５か
ら２０のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記機能
により処理される同一の処理データの秘守命令が入力さ
れたときには、取得した操作者情報毎のパスワードに該
処理データを対応付けして記憶手段に蓄積させる処理
と、処理データの縮小画像の表示出力時に、処理データ
がパスワードを対応付けされている場合には、縮小画像
に代えて秘守義務のあることを示す秘守マークを表示手
段のカレンダ画面中に表示出力し、該秘守マークの選択
とともに該パスワードの入力があったときに該処理デー
タの縮小画像の作成表示あるいは処理先への出力を行な
う処理と、の一方の処理あるいは双方の処理を実行する
ためのプログラムを中央処理装置が読み出し可能に記録
されていることを特徴とするものである。

【００３７】請求項２２に記載の発明は、請求項１５か
ら２０のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記機能
により処理される同一の処理データの暗号化命令が入力
されたときには、処理データを暗号化するとともに取得
した操作者情報毎のパスワードに該処理データを対応付
けして記憶手段に蓄積させる処理と、処理データの縮小
画像の表示出力時に、処理データがパスワードを対応付
けされている場合には、縮小画像に代えて暗号化されて
いることを示す暗号化マークを表示手段のカレンダ画面
中に表示出力し、該暗号化マークの選択とともに該パス
ワードの入力があったときに該処理データを解読して縮
小画像の作成表示あるいは処理先への出力を行なう処理
と、の一方の処理あるいは双方の処理を実行するための
プログラムを中央処理装置が読み出し可能に記録されて
いることを特徴とするものである。

【００３８】請求項２３に記載の発明は、請求項１５か
ら２０のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記記憶
手段に蓄積する処理データの関連性を取得して関連する
処理データ毎にリンク情報を付加する処理と、該リンク
情報を付加された処理データ間を関連付けする関連画像
を作成して表示手段のカレンダ画面中に処理データの縮
小画面と共に該関連画像を表示出力する処理と、の一方
の処理あるいは双方の処理を実行するためのプログラム
を中央処理装置が読み出し可能に記録されていることを
特徴とするものである。

【００３９】これら請求項１５から２３に記載の発明で
は、記憶媒体内からプログラムが中央処理装置に読み出
されて実行されることにより、該中央処理装置が上記請
求項１から１４に記載の発明における各種手段として機
能する。

【００４０】

【発明の実施の形態】以下、本発明を図面に基づいて説
明する。図１〜図５は本発明に係る記憶媒体内のプログ
ラムに従って機能するファイルシステムの第１実施形態
を示す図であり、本実施形態は請求項１、９、１５、２
０に記載の発明に対応する。図１において、10はデータ
を有効利用するために構築されているデータ管理システ
ムであり、このデータ管理システム10は、ユーザが取り
扱うデータをバックアップするデータバックアップシス
テムとして機能するとともに、そのユーザの必要に応じ
てファイルシステムとしても機能してデータを再利用す
ることができるように構築されており、ユーザの事業所
内のイントラネット上に接続されている高機能デジタル
複写機（ＭＦＰ：Multi Function Printer）11と、サー
バ装置12と、大容量記憶装置（ＩＭＳ：Infinit Memory
Server）13と、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）14
と、接続装置（ＭＦＢ：Multi Function Box）15と共
に、インターネット上の後述するサービスを提供するサ
ービス提供会社の大容量記憶装置（ＷｅｂＩＭＳ）16に
より構築されている。

【００４１】複写機11は、図２に示すように、制御部21
が装置各部を統括制御するようになっており、この制御
部21は内蔵するＣＰＵ（Central Processing Unit：中
央処理装置）がＲＯＭ（Read Only Memory：記憶媒体）
内から読み出した制御プログラムに従って装置各部の駆
動条件や管理データ等の各種情報を記憶するとともに動
作する上で必要なデータを記憶するＲＡＭ（Random Acc
ess Memory）を利用して後述する各種機能と共に本発明
の各種処理を実行する。

【００４２】この制御部21には、駆動条件、装置状態、
あるいは入力情報などの各種情報を表示する表示部22
と、ユーザによる設定や命令等の入力操作を行なうため
のテンキー、ファンクションキー（Ｆキー）およびスタ
ートキーなどが配設されたポートと共にＩＤカードをセ
ットして各種情報を読み書きするスロットが配設されて
いる操作部23と、ＰＳＴＮ（Public Switched Telephon
e Network）に接続され発着信の際に所定の回線制御を
実行して回線接続あるいはその切断を行なうＮＣＵ部
（網制御装置）24と、画データや各種手順信号を内蔵す
るモデム装置により変復調しＮＣＵ部24を介してファク
シミリ通信（送受信）を実行するとともに不図示のＩ／
Ｆ（インターフェイス）によりイントラネットに接続さ
れて画データや文字データなどの文書データの送受信
（伝送）を実行する通信制御部25と、送信／複写する原
稿に照射した光の画像に応じた反射光を光電変換して画
データを読み取る読取装置26と、読取／受信した画デー
タに基づいて記録媒体により画像を用紙に記録して出力
する記録装置27と、読取／受信した画データを蓄積する
画像メモリ28と、送信する画データをデータ圧縮して符
号化する一方、受信した画像データを伸長して復号化す
るＤＣＲ部（Data Compression and Reconstraction）
として機能するとともに、読取装置26の光学応答特性や
センサのバラツキ等に応じた画像補正処理、ユーザが操
作部23から入力操作する画像の変倍処理や文字データ
（コードデータ）を画像メモリ28中にマップ展開して画
データとする変換処理等の画像加工処理、および記録装
置27の書込特性等に適した画データにする画像最適化処
理などを要求に応じて行なう画像処理部29と、がバス30
を介して接続されている。

【００４３】したがって、この複写機11は、画データを
伝送するファクシミリ通信や文書データをＰＣ13間など
で伝送するデータ通信などを行なう伝送機能と、読取画
データを記録出力する複写（コピー）機能と、受信文書
データを記録出力する記録機能とを備える処理装置を構
成しており、複写機としてだけではなく、ファクシミリ
装置、プリンタ装置、スキャナ装置としても利用するこ
とができるようになっている。なお、この複写機11の操
作部23にセットされるＩＤカードには、ファクシミリ通
信先の電話番号やＰＣ14のアドレスまたは複写時の縮小
率などの処理条件と共にユーザＩＤやユーザ名などが書
き込まれている。このため、複写機11は、操作部23のＦ
キーの押下による機能選択の後に（複写の場合にはその
まま）スタートキーが押下されたときには、処理条件を
読み出して容易に各種機能を利用できるとともに、同時
にユーザＩＤをＩＣカードから読み出して（ＰＣ14によ
り利用される場合には文書データとともに受け取って）
利用した処理機能や処理枚数などの管理情報をそのユー
ザＩＤ毎に制御部21のＲＡＭ内に格納して課金処理など
に利用することができるようになっており、備える機能
により処理する文書データをユーザによる処理命令（Ｐ
Ｃ14からの処理命令や自機内で処理する受信文書データ
の記録出力命令などを含む）に従って所望のデータ処理
を行なうのと同時に、後述するその文書データのサーバ
装置12への送出の際にはそのユーザＩＤの入力を要求す
ることなく流用して付加データ（特定情報）としその文
書データに添付（付加）する。なお、このときに、複写
機11がＩＣカードをセットされることなく（ユーザＩＤ
を入力されることなく）動作される場合には課金処理時
に共通費として使用する複写機11に予め割り振っておい
た共有ＩＤを不揮発ＲＡＭ内から読み出してユーザＩＤ
として使用しその文書データは共有文書データとして処
理する。また、記録装置27は、電子写真記録方式以外に
も、例えば、インクジェット方式、サーマルヘッド方
式、ドットインクパッド方式などであってもよいことは
云うまでもない。

【００４４】そして、接続装置15は、複写機11、サーバ
装置12、ＰＣ14などの端末装置のネットワークハブとし
て機能して相互間のデータ通信を中継することによりロ
ーカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）環境を構築すると
ともに、インターネットに接続して複写機11、サーバ装
置12あるいはＰＣ14からインタネット上のサービス提供
会社にアクセスして各種情報を利用することができるよ
うに機能してイントラネット環境を構築する。

【００４５】このため、ＰＣ14は、ＣＰＵ、メモリ（Ｒ
ＯＭ、ＲＡＭなど）、およびＩ／Ｏ（Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕ
ｔｐｕｔ）回路等からなり、ディスプレイを見ながらキ
ーボードやマウスなどを操作することにより不図示のハ
ードディスク装置（記憶媒体）内から読み出したアプリ
ケーションソフトに従って演算処理などを行なうことに
より文書や画像の作成などの各種処理を行なうシステム
として利用することができるようになっており、その文
書データは複写機11にユーザＩＤと共に処理命令（指
示）を送出することにより複写機11の各種機能を利用し
てプリントアウトしたり、入力した送信先にファクシミ
リ送信することができるとともに、複写機11がファクシ
ミリ受信した画データを受け取ったり、複写機11に読み
取らせた画データを受け取ったりすることができるよう
になっている。

【００４６】また、大容量記憶装置16は、サービス提供
会社の不図示の通信制御装置を介してインターネットに
接続されており、その通信制御装置は、ＣＰＵが記録媒
体内から読み出した制御プログラムに従って登録ユーザ
からのアクセスにより大容量記憶装置16を書込・読出可
能にオープンして、バックアップするための蓄積命令が
あったときには続けて送られてくる後述する付加データ
（特定情報）を対応付けられた文書データをそのまま蓄
積する一方、アクセスに続けて蓄積する文書データの参
照命令があったときにはその参照命令に従って蓄積する
データを読み出して返送し、このときにサーバ装置12に
よる付加データの特定によりアドレスを指定された文書
データの転送命令が送られてきたときにはそのアドレス
の文書データを大容量記憶装置16から読み出して返送す
るようになっている。

【００４７】サーバ装置12は、図３に示すように、ＣＰ
Ｕ41、メモリ（ＲＯＭ、ＲＡＭなど）42、ハードディス
ク装置（記憶媒体）43、ディスプレイ44、タッチパネル
45、キーボード46、マウス47、Ｉ／Ｏ回路48、ネットワ
ークＩ／Ｆ49、およびタイマ機能50を備えて、ＰＣ14と
同様に使用可能なＰＣにより構成されており、ＣＰＵ41
がハードディスク装置43内から読み出したアプリケーシ
ョンプログラムに従って装置各部42〜49を統括制御して
本発明の各種処理を実行する。このサーバ装置12は、Ｉ
／Ｏ回路48を介して大容量記憶装置13が接続されるとと
もに、ネットワークＩ／Ｆ49にイントラネットを構築す
るイーサネットケーブルなどが接続されており、サービ
ス提供会社のバックアップサービスを受けるために、メ
モリ部42内の不揮発ＲＡＭ内にそのサービス提供会社の
アドレス、登録ＩＤ（サービスを受けるためのユーザＩ
Ｄであり、複写機11を使用するためのＩＤカード内のユ
ーザＩＤと同一であってもよい）、およびパスワードな
どのインターネットに接続してサービスを受けるのに必
要なデータが格納されている。

【００４８】そして、サーバ装置12は、複写機11で処理
するデータをイントラネットを介して受け取って、記憶
手段を構成するイントラネット上の大容量記憶装置13に
送ってそのまま蓄積させるようになっており、このとき
に、大容量記憶装置13の使用容量（蓄積容量）を確認し
て予め設定されている容量を超えているときには文書デ
ータの蓄積を実行する前あるいは後にメモリ部42内のサ
ービス提供会社のアドレス、登録ＩＤおよびパスワード
などによりインターネット上のサービス提供会社にアク
セスして一定容量の文書データを古いものから順次読み
出して転送し大容量記憶装置16に蓄積させる。また、こ
のサーバ装置12は、ユーザによる要求に応じて大容量記
憶装置13に蓄積させた文書データの先頭ページを縮小し
たサムネイル画像61や付加データを読み出して選択およ
び検索可能にディスプレイ44の表示画面として作成した
後述するカレンダビュー60上に表示出力し、選択された
文書データを大容量記憶装置13から読み出して複写機11
に転送し例えば、記録出力などさせることにより、ファ
イル装置として機能してデータ管理システム10をファイ
ルシステムとしても機能させるようになっており、大容
量記憶装置13から大容量記憶装置16に転送して蓄積させ
た文書データを参照する必要がある場合にはメモリ部42
内のサービス提供会社のアドレス、登録ＩＤおよびパス
ワードなどによりインターネット上のサービス提供会社
にアクセスして同様に処理する。すなわち、サーバ装置
12は、蓄積管理手段、情報取得手段、出力管理手段、縮
小画像作成手段、カレンダ画面作成手段、およびデータ
検索手段を構成している。

【００４９】具体的には、複写機11は、図４のフローチ
ャートに示すように、例えば、複写機11の操作部23を操
作して複写を選択する場合にはそのままスタートキーを
押下することにより（ステップＰ１、Ｐ２）、読取装置
26にセットした原稿の画像を読み取った文書データをコ
ピーするのと（ステップＰ３）並行して、操作部23にＩ
Ｃカードがセットされている場合にはそのＩＣカードか
ら読み出したユーザＩＤにより操作者（複写機11を使用
するユーザ）を認証設定する（ステップＰ４、Ｐ５）一
方、ユーザＩＤを取得できないときには制御部21の不揮
発ＲＡＭ内から読み出した共有ＩＤがユーザＩＤとされ
操作者の認証は「無設定」とする（ステップＰ４、Ｐ
５、Ｐ７）。

【００５０】そして、複写機11は、選択された機能によ
る処理と並行して、同一の文書データを画像処理部29に
より符号化して圧縮した後にイントラネット上の大容量
記憶装置13に蓄積させるためにそのユーザＩＤと共に不
図示のタイマ機能が計時する処理時の処理日時情報や処
理時の条件（縮小率など）を付加データ（コードデー
タ）としてその文書データに付加してサーバ装置12に送
出し蓄積（ファイル）させる（ステップＰ８）。

【００５１】したがって、複写機11で処理する同一の文
書データは、その処理を実行する操作の他に特別な入力
操作を要求することなく（蓄積命令の入力の有無に拘ら
ずに）、該文書データを特定するための付加データが付
加（対応付け）されて自動的に蓄積されバックアップが
取られる。また、このときに、ユーザＩＤなしで処理す
る文書データであっても、ユーザＩＤの入力を要求する
ことなく、そのまま共有ＩＤを利用して同様に蓄積され
る。なお、付加データとする蓄積処理日時情報は、サー
バ装置12のタイマ機能50が計時する蓄積処理時の日時情
報を用いてもよいことはいうまでもないが、複写機11か
らの日時情報は操作者が処理した日時情報であるので本
実施形態の方が好ましい。

【００５２】次いで、ＩＣカードの抜取りが行なわれた
ときには操作者による処理終了と判断して（ステップＰ
９）、また読取装置26にセットした原稿の読取処理が終
了してからの時間を不図示のタイマ機能により計時して
予め設定されている一定時間が経過したことを検出した
ときにも操作者による一処理が終了したと判断するよう
になっており（ステップＰ11）、このいずれかの条件を
満たすときに文書データの処理を行なった操作者を特定
するユーザＩＤをクリアして、ユーザＩＤを取得できな
いときのためのデフォルトの共有ＩＤを設定（認証）し
て操作者「無設定」とすることにより、異なるユーザで
あるにも拘らずに同一のユーザＩＤを使用してしまうこ
とをなくすようになっている（ステップＰ12）。そし
て、このステップＰ９、Ｐ11においてＩＣカードがセッ
トされたままでタイマ機能により計時される一定時間が
経過せずに他のキー入力、例えばＦキーやスタートキー
の押下により新たな処理の開始命令があったときには
（ステップＰ10）、同一のユーザＩＤを保持したままス
テップＰ１に戻って同様な処理を繰り返す。

【００５３】したがって、ユーザＩＤは、操作者の入れ
替わりが確実に検出されて再度取得されることにより誤
りなく文書データに付加される。このとき、複写機11
は、ステップＰ２〜Ｐ11の間に、蓄積回避命令を指示入
力するための操作部23に配設された不図示の「Ｕｎ・Ｄ
ｏ」ボタンを押下することにより（ステップＰ100）、
制御プログラム中のバックアップ処理のステップをスキ
ップして備える機能の処理のみを継続するようになって
おり、ステップＰ８の実行による文書データの蓄積が開
始された後にその「Ｕｎ・Ｄｏ」ボタンが押下された場
合には、次の処理命令を実行する前に蓄積中あるいは蓄
積直後の蓄積データの付加データを消去してその文書デ
ータを読出を不能にして消去し、文書データの蓄積を取
り消すようになっている。

【００５４】したがって、ユーザが複写機11の機能を利
用するための操作以外に入力操作を要求することなくバ
ックアップされる文書データは、ステップＰ２〜Ｐ11の
間に、操作部23の「Ｕｎ・Ｄｏ」ボタンを押下するだけ
でその蓄積が取り消され、例えば、秘密性の高い画像を
コピーする場合等に、その文書データを再利用可能にフ
ァイルしてしまうことを回避することができる。なお、
複写機11において操作部23の「Ｕｎ・Ｄｏ」ボタンによ
り文書データの蓄積の取消を行なっていなくてもサーバ
装置12においてユーザＩＤを入力して文書データを消去
（蓄積取消）することができることはいうまでもない。

【００５５】また、サーバ装置12は、ファイル装置とし
て容易に使用できるように文書データを特定する付加デ
ータをＣＰＵ41が取得してその文書データに付加するよ
うになっており、この付加データとしては、ＰＣ14から
受け取った文書データに付されているタイトルなどの付
記情報を取得したり、同一の文書データが繰り返し再利
用される出力回数などを取得したり、文書データにＯＣ
Ｒ（Optical Character Reader）処理を施して文字デー
タをコード化し文中に繰り返し使われているキーワード
を取得して、蓄積する文書データに付加する。

【００５６】したがって、大容量記憶装置13、16に蓄積
した文書データは、これら付加データによって容易に特
定することができる。そして、サーバ装置12は、大容量
記憶装置13、16に蓄積する文書データを容易に検索でき
るようにするために、付加データを格納するデータベー
スがハードディスク装置43内にユーザＩＤ毎に区分けさ
れて作成されており、このデータベースには文書データ
に付加されてくるユーザＩＤ毎にその文書データを蓄積
する大容量記憶装置13、16内のアドレスを格納するのと
共に、取得することのできた上記の付加データをその種
別毎に準備されている欄に格納する。このため、サーバ
装置12は、ユーザがユーザＩＤを入力して文書データの
参照を要求する場合には、ＣＰＵ41がその参照命令に従
ってユーザＩＤに対応付けする文書データを大容量記憶
装置13、16から、付加データをハードディスク装置43か
ら読み出してディスプレイ44に表示出力するようになっ
ており、このときＣＰＵ41は図５および図６に示すスク
ロールボタン59により高速・低速にスクロール可能なカ
レンダビュー形式60の表示画面を作成すると共に文書デ
ータの先頭ページを縮小したサムネイル画像61を作成し
て該当する処理日付（処理日時情報）毎に表示出力し、
検索確認する際に文字などの文書内容を確認したいとき
にはそのサムネイル画像61をマウス47のクリックやタッ
チパネル45の表示箇所の押下により選択することにより
ディスプレイ44全面に選択された文書データをスクロー
ル可能に表示出力することができる。さらに、ディスプ
レイ44のカレンダビュー形式60の表示画面中の検索ボタ
ン64を選択することにより他の付加データをも一文書毎
に処理日付順に一覧表示させて確認することができるよ
うになっており、さらに絞込ボタン35を選択して任意の
期間の処理日時や他の付加データを入力指定することに
よりカレンダビュー60中から該当しない不要な文書デー
タのサムネイル画像61を省いたり、該当するサムネイル
画像61をカレンダビュー60中で赤色点滅反転表示させた
りして、確認する文書数を少なくすることができる。

【００５７】この後に、サーバ装置12は、所望の文書デ
ータがあった場合にそのサムネイル画像61をマウスやタ
ッチパネルで選択した上でさらに呼出ボタン62を選択す
ることにより、大容量記憶装置13から文書データを本読
出（処理済みの全文書データを再入手）してディスプレ
イ44全面に表示出力させたり、複写機11に付加データと
共に送出することにより画像処理部29により復号化して
復元するとともに画像の加工に用いる付加データに従っ
て記録出力することができ、処理条件の入力操作を行な
うことなくバックアップ時に出力した文書データを再現
して入手することができる。なお、このとき、画像の加
工に用いる付加データは、参照したユーザが複写機11の
操作部23から入力する構成としてもよい。また、サーバ
装置12は、大容量記憶装置13に蓄積するものより古い文
書データの参照が指示されたときには、内蔵する不揮発
ＲＡＭ内からサービス提供会社のアドレス、ユーザＩＤ
毎の登録ＩＤおよびパスワードなどを読み出してインタ
ーネット上のサービス提供会社にアクセスして文書デー
タの参照指示を送出することにより、大容量記憶装置16
をも同様に取り扱って蓄積する文書データの参照処理を
することができる。また、このサーバ装置12は、ユーザ
ＩＤの入力なく処理した共有文書データについては、複
写機11で使用するユーザＩＤが入力されることを条件
に、その共有文書データの参照指示に応じて複写機11の
共有ＩＤを参照時に使用するユーザＩＤとすることによ
り、そのユーザＩＤ（共有ＩＤ）に対応付けられている
文書データを同様に参照して処理することができる。

【００５８】このように本実施形態においては、複写機
11により処理される同一の文書データは、特別な入力操
作を要求することなく、ＩＣカード内から読み出すユー
ザＩＤにより操作者を確実に認証して（ユーザＩＤのな
い場合には共有ＩＤにより「無設定」として）、自動的
にイントラネット上の大容量記憶装置13に蓄積させて
（バックアップを取って）容易に保管管理することがで
きるとともに、大容量記憶装置13が一杯になったときに
はサービス提供会社のサービスを利用してインターネッ
ト上の大容量記憶装置16に蓄積させることができ、ユー
ザ毎に極端に大きな大容量記憶装置を準備することな
く、また、オーバーフローなどを気にすることなく、複
写機11を利用することができる。そして、その文書デー
タは、必要になったときにサーバ装置12から参照処理を
指示することにより、大容量記憶装置13、16から転送し
てもらって複写機11で記録出力などして再入手すること
ができる。

【００５９】このとき、複写機11が処理する文書データ
の処理条件を付加データとして対応付けして蓄積管理し
て、例えば、複写処理した文書データを検索特定し再度
記録出力させる場合には、サムネイル画像61を参照しつ
つ、付加データの処理日付やキーワードなどにより所望
の文書データを選択したり、その付加データにより確認
する必要のあるサムネイル画像61（選択の範囲）を絞り
込んで所望の文書データを選択することもでき、選択し
た文書データの再処理には、例えば、複写処理の処理条
件として、縮小率などの付加データを文書データに付加
して複写機11に送出することにより、何等の処理条件の
入力を行なうことなくバックアップした文書データを同
一の形式で再現することができる。

【００６０】したがって、所望の文書データを容易に検
索することができるとともに、複写機11による処理手順
やユーザによる処理条件などの入力操作を省いて蓄積時
と同一の形式で処理することもでき、利用性を向上させ
ることができる。また、前記「Ｕｎ・Ｄｏ」ボタンを押
下することにより文書データの蓄積を取り消すことがで
きるので（読み出しを不能にするので）、バックアップ
の明かに不要なデータやセキュリティの必要なデータを
蓄積してしまうことを回避することができ、自動的にバ
ックアップすることによる弊害を解消することができ
る。

【００６１】また、本実施形態の第１の他の態様として
は、図示は省略するが、１つのユーザＩＤを取得した後
に、さらに別個のユーザＩＤの入力を行ない得るように
構成するとともに、複数のユーザＩＤが付加データとし
て付加されている場合には、それぞれのユーザＩＤ毎に
文書データのアドレスおよび他の付加データなどをハー
ドディスク装置43内のデータベースに格納するようにし
て、会議用や回覧用などの共通の資料等の場合に、各々
のユーザが自分のユーザＩＤにより同一の文書データを
特定して再利用することができるようにしてもよい。

【００６２】本実施形態の第２の他の態様としては、Ｉ
Ｃカードのセットの検出やタイマ機能による一定時間の
経過により同一の操作者による処理が終了したことを検
出しているが、操作部23に不図示の「文書区切り」ボタ
ンを設けて、複数の原稿を処理する場合に、操作者が処
理する文書間に「文書区切り」ボタンを押下することに
より、サーバ装置12には一文書毎に文書データを区分け
して送出し、大容量記憶装置13、16には別個の文書デー
タとして蓄積させるようにして、その一文書毎に参照し
て再利用できるようにしてもよい。

【００６３】本実施形態の第３の他の態様としては、複
写機11にサーバ装置を直接接続したり、複写機11にサー
バ装置12を内蔵させてもよい。また、複写機11にバッフ
ァ装置を直接接続してサーバ装置12への文書データ等を
中継するようにして、文書データ等をイントラネットを
介すことなく直接大容量記憶装置に蓄積することによっ
て、接続装置15やサーバ装置12に故障があっても文書デ
ータ等がイントラネット上で消失してしまうことをなく
して確実にバックアップすることができるようにするこ
ともできる。なお、設置場所の制約などを考慮すると、
複写機11とサーバ装置12はイントラネットを介して接続
する方が自由度は高いため、この場合にはバッファ装置
を複写機11に直接接続するのが信頼性からは最適であ
る。

【００６４】次に、図７および図８は本発明に係る記憶
媒体内のプログラムに従って機能するファイルシステム
の第２実施形態を示す図であり、本実施形態は請求項２
〜５、１６に記載の発明に対応する。なお、本実施形態
は、上述実施形態と略同様に構成されているので、図１
〜図４を流用して同様な構成には同一の符号を付して特
徴部分を中心に説明する。

【００６５】図７および図８において、サーバ装置12の
ＣＰＵ41は、ディスプレイ44のカレンダビュー60の日付
欄66に指定された全てのサムネイル画像61を表示するこ
とができないときには最終の領域67に不表示のサムネイ
ル画像61についての情報を表示するようになっており、
本実施形態では８ページ分のサムネイル画像61を表示可
能に構成されているので、そのサムネイル画像61として
は図８（ａ）に示すように全ての文書データの個々の先
頭ページ、あるいは図８（ｂ）に示すように１文書デー
タのみのときに個々のページを表示するように入力欄68
中の不図示の切換ボタンを選択して指示できるようにな
っている。このとき、サーバ装置12は、カレンダビュー
60の日付欄66に先頭ページのサムネイル画像61のみを表
示する場合にはその文書データが複数ページある場合に
は上下の角を切り欠いた画像61として他のページが続く
ことを示すとともに該当する文書データが９件以上で全
文書データを表示できないときには最終領域67に不表示
の残文書数を表示する一方、全ページのサムネイル画像
61を表示する場合にその文書データが９ページ以上で全
てを表示できないときには最終領域67に不表示のページ
数を表示する。なお、このサーバ装置12では、デフォル
トでは、文書データの先頭ページのサムネイル画像61を
カレンダビュー60の日付欄66に表示するように設定され
ている。

【００６６】したがって、文書データが１つの場合には
全ページのサムネイル画像61を表示させて確認すること
ができ、また複数の文書データがある場合には個々の先
頭ページを効率よく確認して必要に応じてそのサムネイ
ル画像61をクリックなどすることにより他のページを確
認することができる。このとき、サムネイル画像61の確
認は、入力欄68からサムネイル画像61の表示形式を指定
して、例えば、クリックした文書データのサムネイル画
像61をページ毎に順次に作成してページめくりのように
表示させたり、その日付欄66の他の領域にウィンドウを
開いて表示させたりしてもよい。また、１ページ目はタ
イトルや送付票などの場合が多いので使い勝手に応じて
当初より表示させるページ数を予め設定して文書データ
の内容を容易に確認できるようにしてもよい。さらに、
複数ページの文書データはサムネイル画像61の上下の角
を切り欠いて容易に判別できるようにしているが、これ
に限るものではなく、例えば、コピー文書・ファクシミ
リ文書などのように文書データの他の性格をも表示でき
るようにしてもよく、表示形状に限らず表示色を変えて
もよいことはいうまでもない。

【００６７】また、サーバ装置12のＣＰＵ41は、入力欄
68からの表示させる日付の入力指示がない場合には、デ
フォルト条件として現在の日付をカレンダビュー60中の
右下欄の最後尾に表示するようになっており、また、入
力欄68から表示する日付や位置を入力指示してその日付
を最後尾に表示させたり、中心や左上の先頭に表示させ
ることができるようになっている。

【００６８】したがって、最新の処理日から過去の処理
を最大限に表示させたり、文書データを処理した日付を
記憶を辿って入力指示することによりその日付以前・以
降または日付前後から所望の文書データを確認すること
ができる。このように本実施形態においては、上述実施
形態の作用効果に加え、カレンダビュー60中にサムネイ
ル画像61を使い勝手に応じて表示させて文書データの内
容を正確かつ容易に確認・選択することができ、所望の
処理データを容易に再利用することができる。

【００６９】次に、図９は本発明に係る記憶媒体内のプ
ログラムに従って機能するファイルシステムの第３実施
形態を示す図であり、本実施形態は請求項１０、１１、
２１、２２に記載の発明に対応する。なお、本実施形態
は、上述実施形態と略同様に構成されているので、図１
〜図４、図７を流用して同様な構成には同一の符号を付
して特徴部分を中心に説明する。

【００７０】図９において、複写機11は、ステップＰ２
〜Ｐ11の間に押下する操作部23の「Ｕｎ・Ｄｏ」ボタン
の他に、処理する文書データの蓄積は行なうがそのセキ
ュリティを確保するために秘守命令を指示入力する「秘
守」ボタンおよび暗号化命令を指示入力する「暗号化」
ボタンが準備されており、サーバ装置12は文書データと
共に秘守命令を受け取った場合には取得したユーザＩＤ
毎のデータベース中に秘守命令を対応付けしてその文書
データを大容量記憶装置13、16に蓄積させる一方、暗号
化命令を受け取った場合には暗号化命令を対応付けする
と共にその文書データをユーザＩＤにより指定されてい
る方式により暗号化した後に大容量記憶装置13、16に蓄
積させ、ディスプレイ44のカレンダビュー60中には秘守
マーク（所謂、アイコン）71または暗号化マーク72を表
示して文書データの内容を他人に見られないようにする
ことができるようになっている。なお、このときにユー
ザＩＤにパスワードが設定されていない場合には「秘
守」ボタンや「暗号化」ボタンの押下されたときに要求
し、また、ユーザＩＤが取得されずに共有ＩＤにより処
理しようとしている際にはユーザＩＤの入力を要求し共
有ＩＤに代えるように処理することはいうまでもない。

【００７１】この後に、サーバ装置12は、カレンダビュ
ー60中の秘守マーク71が選択されたときにはユーザＩＤ
に加えて予め対応付けして設定されているパスワードが
入力されることを条件に、秘守命令を付加された文書デ
ータのサムネイル画像61の作成・表示や大容量記憶装置
13、16からその文書データを読み出して複写機11などへ
の送出処理を行なうようになっており、また暗号化マー
ク72が選択されたときにも同様にパスワードが入力され
ることを条件に、暗号化命令を付加された文書データを
解読してサムネイル画像61の作成・表示や送出処理を行
なうことにより、これら秘守命令や暗号化命令を付加し
た文書データのセキュリティを確保するようになってい
る。なお、暗号化された文書データは、例え大容量記憶
装置13、16の生データを直接入手したとして内容を確認
することができず、より確実に文書データのセキュリテ
ィを確保することができる。また、複写機11における操
作部23からの「秘守」ボタンや「暗号化」ボタンの操作
に限らず、サーバ装置12においてユーザＩＤを入力して
文書データに秘守命令や暗号化命令を付加できることは
いうまでもない。

【００７２】このように本実施形態では、上述実施形態
の作用効果に加え、操作部23の「Ｕｎ・Ｄｏ」ボタンに
より文書データの蓄積を回避して秘密性の高い文書デー
タを再利用可能にファイルしないようにするのみではな
く、他人により再利用されることを確実に禁止すること
により、秘密性の高い文書データであってもバックアッ
プを取って本人のみが再利用することができる。

【００７３】次に、図10および図11は本発明に係る記憶
媒体内のプログラムに従って機能するファイルシステム
の第４実施形態を示す図であり、本実施形態は請求項１
２、１４、２３に記載の発明に対応する。なお、本実施
形態は、上述実施形態と略同様に構成されているので、
図１〜図５を流用して同様な構成には同一の符号を付し
て特徴部分を中心に説明する。

【００７４】図10において、サーバ装置12のＣＰＵ41
は、複写機11から送られてきた文書データについて、既
にデータベース内の同一ユーザＩＤに対応付けして大容
量記憶装置13、16に蓄積済みの文書データと何等かの関
連があるかないかをチェックして、関連文書であること
を確認した場合には双方にリンク情報と共にその関連種
別情報を付加して（所謂、リレーションを張って）蓄積
管理するようになっており、具体的には、新たな文書デ
ータ（新文書）が既に蓄積した文書データ（既文書）と
完全同一の場合にはデータベースの作成のみを行なって
そのサムネイル画像61は共通に既文書データを使用して
作成表示するとともに、一方の付加データの確認の際に
は同一文書の存在を一覧中に表示してその他方の付加デ
ータを表示・確認して同様に再利用することができるよ
うになっている。また、新文書データが既文書データの
一部を書き換えた更新文書の場合には更新された領域の
文書データのみを大容量記憶装置13、16に蓄積して更新
文書データのサムネイル画像61は既文書データの該当す
る領域を差し替えることにより作成表示するようになっ
ており、一方のサムネイル画像61の下側の裏には他方の
サムネイル画像61を関連画像75として積層表示してクリ
ックなどすることによりそのサムネイル画像75および付
加データを表示・確認して同様に再利用することができ
るようになっている。さらに、新文書データのキーワー
ドが既文書データのキーワードと予め設定されている個
数以上で一致するなどと何等かの関係がある関係文書の
場合には一方のサムネイル画像61の右側の裏に他方のサ
ムネイル画像61を関連画像76として積層表示してクリッ
クなどすることによりそのサムネイル画像76および付加
データを表示・確認して同様に再利用することができる
ようになっている。したがって、同一・更新文書のバッ
クアップを取る際には大容量記憶装置13、16の記憶容量
を無駄に使用することなくすことができ、蓄積可能な文
書データ数を向上させることができる。なお、関連画像
75、76は積層表示に限らず、密接する隣接位置に表示す
るようにしてより容易に確認できるようにしてもよい。

【００７５】この新文書データが既文書データと同一・
更新のいずれかの関連性があるか否かは、ＣＰＵ41が文
書データをＯＣＲ処理して変換した文字コードデータと
共に画像領域の画データを一定期間（例えば、１カ月）
だけハードディスク装置43内に保持して新文書データと
既文書データとを比較（画データはエッジを一致させる
などの補正・修正を施して比較し、図11に示すように原
稿Ｐ中にブロック形式で文書ｐ１〜ｐ４や画像ｐ５、ｐ
６が表示されている場合にはブロック毎に比較）するこ
とにより、完全同一・一部更新であるかを確認するよう
になっており、例えば、ブロック表示中の一部のデータ
ｐ４が不一致である場合にはそのブロックｐ４を更新文
書データとして蓄積管理する。なお、文書データのＯＣ
Ｒ処理が完全でない場合もあることから、文字のみの文
書データである場合にはそのブロック毎の文字数、句読
点の位置、単語の数が完全に一致した場合には完全同一
と判断し、このときにフォントの大きさや文字の色指定
が異なっていたり、文中に改訂記号（文中に修正したこ
とを示す特殊記号）がある場合には更新文書データと判
断するようにしてもよい。

【００７６】また、上記同一・更新文書データに該当し
ない場合でも、新文書データおよび既文書データのキー
ワードが一定以上共通したり、タイトルが一致する場合
には関係文書データとして蓄積管理し、このときに文中
から重要なセンテンスを抽出して（例えば、特開平９−
３４９０５号公報に記載する方法により抽出して）その
キーセンテンスが一致する場合には関係文書データとし
て蓄積管理する。このとき、新文書データに関連付けら
れた既文書データ以外の該既文書データに関連付けられ
ている別の既文書データにも当該処理時に抽出した共通
するキーワードを登録して（所謂、マージ）、文書デー
タ中に含まれないキーワードによっても検索できるよう
に構成してもよく、この場合には１つの文書データから
関連する文書データをイモ蔓式に引き出して確認するこ
とができ、検索効率を向上させることができる。

【００７７】このように本実施形態では、上述実施形態
の作用効果に加え、カレンダビュー60中の１つの日付の
サムネイル画像61から、やり直し処理した同一文書、更
新した「版」としての更新文書、テーマが共通で同一の
会議に使用するなどの関係文書の有無を確認することが
でき、必要に応じて表示確認することにより他の日付を
検索・確認することなく、併せて再利用することができ
る。

【００７８】なお、この文書データのリレーションは自
動的に行なうだけでなく（自動的に行なわない場合に
も）サーバ装置12のマウス47などを操作してカレンダビ
ュー60中のサムネイル画像61を移動して重ねるなどして
（所謂、ドラッグアンドドロップ）そのデータベース内
にリンク情報を登録して関連付けてもよく、時間が経っ
てしまって関連性が不明となってしまった場合でも各文
書データのキーワードやタイトルなどの付加データを指
定して一覧表示（あるいは記録出力）させたり、文書デ
ータを並べて表示出力させて比較したり、ＯＣＲ処理で
異なる箇所のみを反転表示して確認した後にそのドラッ
グアンドドロップによりリンク情報を登録して関連付け
ることができるようにしてもよい。

【００７９】また、本実施形態の他の態様としては、本
実施形態では関連画像（サムネイル画像）75、76を積層
表示して１つの日付で関連性のある他の文書データの存
在やその内容を確認することができるようにしている
が、図12に示すように、サムネイル画像61にその関連種
別毎に色の異なる番号付きの矢印77を付けてカレンダビ
ュー60中の関連文書の存在を一目で判るように表示する
ようにしてもよく、この矢印77は種別の異なる線で連結
して明確に関連する文書データのサムネイル画像61の位
置が判るようにしてもよい（請求項１３、２３）。次
に、図13は本発明に係る記憶媒体内のプログラムに従っ
て機能するファイルシステムの第５実施形態を示す図で
あり、本実施形態は請求項３、６、１６、１７に記載の
発明に対応する。なお、本実施形態は、上述実施形態と
略同様に構成されているので、図１〜図４、図７を流用
して同様な構成には同一の符号を付して特徴部分を中心
に説明する。

【００８０】図13において、サーバ装置12のＣＰＵ41
は、ユーザＩＤを入力してディスプレイ44に表示させる
カレンダビュー60の日付欄66中にキーボード46を操作し
てその日付けに行なわれるイベント、例えば会議などの
スケジュールや社内旅行などの催し等を入力してその日
付の処理日時情報をデータベース内で対応付けられてい
る文書データの付加データとして登録できるようになっ
ており、このイベント情報はサムネイル画像61の下側の
領域66ａに表示出力して、そのイベント情報から所望の
文書データを処理した日付（例えば、会議の１日前）を
見つけて、そのサムネイル画像61によりその日付中の文
書データを指定して（クリックして）再利用することが
できるようになっている。このとき、例えば、一連の会
議に使用した文書データを入手する必要がある場合に
は、絞込ボタン35を選択して「○○課販促会議」などと
入力することにより該当するサムネイル画像61をカレン
ダビュー60中で赤色点滅反転表示させるなどして容易に
入手することができる。

【００８１】また、ＣＰＵ41は、ユーザＩＤを入力した
上でサムネイル画像61をクリックして選択すると共にキ
ーボード46から任意の日付けを入力することにより、そ
の日付を処理日時情報よりも優先して取り扱う処理日付
情報としてデータベース内に登録してカレンダビュー60
中にそのサムネイル画像61を表示させることができるよ
うになっており、この場合には同一の文書データを利用
する予定日付およびスケジュールを設定登録しておくこ
とにより、必要な文書データを容易に入手して再利用す
ることができる。また、このときには、上述第２実施形
態で説明したように、入力欄68から表示する日付と共に
中央や左上先頭などと表示する位置を入力指示すること
により現在より先に用いる文書データを必要なスケジュ
ールと同時にそのサムネイル画像61により確認すること
ができる。

【００８２】このように本実施形態においては、上述実
施形態の作用効果に加え、イベントと同日に表示するな
どの関連付けから文書データのサムネイル画像61を確認
・選択することができ、所望の文書データを容易に再利
用することができる。次に、図14は本発明に係る記憶媒
体内のプログラムに従って機能するファイルシステムの
第６実施形態を示す図であり、本実施形態は請求項８、
１９に記載の発明に対応する。なお、本実施形態は、上
述実施形態と略同様に構成されているので、図１〜図５
を流用して同様な構成には同一の符号を付して特徴部分
を中心に説明する。

【００８３】図14において、ＰＣ14は、サーバ装置12に
アクセスすることにより上述した実施形態で説明したサ
ーバ装置12における操作をユーザの作業場所から同様に
入力操作して要求することができるようになっており、
サーバ装置12はディスプレイ44に表示出力するために作
成した画データをイントラネットを介して返送してＰＣ
14においても同様なカレンダビュー60の表示画面を見る
ことができるようになっている。また、このＰＣ14は、
一般的なＰＣとして利用することもできるので、不図示
のハードディスク装置にダウンロードしたスケジューラ
ソフトによりディスプレイ上に図５に示すようなカレン
ダビューを表示出力してその日付欄86に、ユーザにより
入力され登録管理する「○○課販促会議」などのスケジ
ュールを該当する日付に表示出力する所謂、スケジュー
ラとして機能することができるようになっており、この
スケジューラを起動させるとともにバックアップ文書の
存否をサーバ装置12に問い合わせてそのスケジュール上
に併せて登録するプログラムを起動させることによりサ
ーバ装置12が新規にバックアップした文書の存在を示す
蓄積情報「バックアップ文書あり」をその処理日付の最
下欄に貼付けて登録管理することができるようになって
いる。すなわち、本実施形態ではＰＣ14が出力管理手段
を構成している。なお、本実施形態ではサーバ装置12が
ディスプレイ44など操作系を備えていない構成としても
よいことはいうまでもない。

【００８４】このため、ＰＣ14はスケジューラとして利
用することができると共に、文書データを検索・入手す
る必要があるときには、その処理日に表示されている蓄
積情報をクリックなどすることにより、その日付を中心
とするカレンダビュー60の画像（画データ）の返送を要
求するようになっており、この要求を受けたサーバ装置
12はユーザＩＤ等を確認した後に、要求されたサムネイ
ル画像61を表示するカレンダビュー60の画データを作成
してＰＣ14に返送し、以降、ＰＣ14からの要求に対して
サーバ装置12本体における操作と同様に画像の作成や大
容量記録装置13、16からの文書データの読出・転送を行
なうようになっている。

【００８５】このように本実施形態においては、上述実
施形態の作用効果に加え、文書データを管理するために
スケジュールを特別に入力することなく、通常利用して
いるスケジューラ中のスケジュールによって、確認する
文書データを絞って選択することができ、その文書デー
タを容易に再利用することができる。また、本実施形態
では、スケジューラ機能を流用しない場合でも上述実施
形態におけるサーバ装置12において行なった処理をユー
ザのＰＣ14においても行なうことができ、ファイルシス
テム10を便利に利用することができる。

【００８６】また、本実施形態の他の態様としては、図
15に示すように、スケジューラが蓄積情報などの文字デ
ータのみではなく画データをカレンダビューの日付欄86
中に貼付けることができる場合には新規に蓄積した文書
データのサムネイル画像61をサーバ装置12から返送して
もらって登録管理するようにしてもよい（請求項７、１
８）。この場合には、直接文書データの内容をサムネイ
ル画像61により確認することができ、迅速に所望の文書
データをサーバ装置12から入手することができる。

【００８７】なお、上述実施形態においては、ユーザＩ
Ｄは個人毎に所有することを念頭に説明しているが、そ
のユーザＩＤを例えば、部署などのグループ毎に所有す
る場合であっても問題なく本実施形態を利用できること
はいうまでもない。

【００８８】

【発明の効果】本発明によれば、処理装置本体によりデ
ータを処理、例えば、複写機能などにより原稿から画デ
ータを読み取って記録出力（コピー）する際に、処理日
時情報（蓄積処理日時や再利用処理予定日時）などの特
定情報を付加して同一の処理データを備える記憶手段に
蓄積しておくことができる。この記憶手段内の処理デー
タは、必要に応じて、専用あるいはスケジューラのカレ
ンダ画面中の処理日時の位置に時系列に従って縮小画像
や蓄積情報を表示して容易に選択することができ、例え
ば処理装置本体などの処理先に出力して処理することが
できる。このとき、カレンダ画面中に会議などが表示す
ることができる場合には、その関連付けから処理データ
の縮小画像を絞って確認することができ、所望の処理デ
ータを容易に選択することができる。したがって、ユー
ザがあらためてファイル作業を行なうことなく、処理す
る処理データをバックアップして保管管理することがで
き、例えば、複写などした資料が紛失したときなどに、
その処理データを容易に選択して記録出力などにより再
入手・再利用することができる。

【００８９】また、カレンダ画面に縮小画像を表示する
処理データ間に関連性がある場合には、その縮小画像間
を連結する線や矢印などの関連画像や、その縮小画像を
積層したり隣接させて表示することにより、関連ある処
理データの縮小画像を容易に確認して、所望の処理デー
タを容易に選択することができる。さらに、カレンダ画
面中に縮小画像を表示する処理データを特定情報が共通
するなどの条件により絞って、その縮小画像を他の処理
データのものと容易に判別可能に表示出力することによ
っても、処理データの縮小画像を絞って確認することが
でき、所望の処理データを容易に選択することができ
る。

【００９０】また、カレンダ画面中に表示する処理デー
タの縮小画像は、処理データが複数ページある場合には
全ページまたは任意の一部のページを表示色や表示形状
により容易に判別可能に表示出力することにより、縮小
画像を正確に確認・選択して所望の処理データを容易に
再利用することができる。また、このカレンダ画面は、
最後尾、先頭または中間を現在または入力日時にするこ
とができるので、ユーザの使い勝手に応じて、過去の処
理データの縮小画像を最大限表示出力したり、将来に再
利用する処理データも併せて表示出力するなどして、容
易に処理データを選択して再利用することができる。

【００９１】また、蓄積する処理データの秘密性が高い
場合などには、カレンダ画面には秘守マークや暗号マー
クのみを表示するようにすると共に、再利用する際には
パスワードを入力しない限り読み出せないようにするこ
とにより、縮小画像として他人の目に触れたり、読み出
されて利用されることを防止することができ、さらに、
蓄積時にその処理データを暗号化することにより、より
確実に秘密性を高めることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る記憶媒体内のプログラムに従って
機能するファイルシステムの第１実施形態を示す図であ
り、その概略全体構成を示す概念図である。

【図２】そのシステム内の処理装置を示すブロック図で
ある。

【図３】そのシステム内のファイル装置を構成する要部
を示すブロック図である。

【図４】そのファイル処理の一部を説明するフローチャ
ートである。

【図５】その表示画面を示す図である。

【図６】その表示画面の一部拡大図である。

【図７】本発明に係る記憶媒体内のプログラムに従って
機能するファイルシステムの第２実施形態を示す図であ
り、その表示画面を示す図である。

【図８】その表示画面の一部拡大図である。

【図９】本発明に係る記憶媒体内のプログラムに従って
機能するファイルシステムの第３実施形態を示す図であ
り、その表示画面の一部拡大図である。

【図10】本発明に係る記憶媒体内のプログラムに従って
機能するファイルシステムの第４実施形態を示す図であ
り、その表示画面の一部拡大図である。

【図11】その処理原稿の一例を示す図である。

【図12】その他の態様を示す表示画面の一部拡大図であ
る。

【図13】本発明に係る記憶媒体内のプログラムに従って
機能するファイルシステムの第５実施形態を示す図であ
り、その表示画面の一部拡大図である。

【図14】本発明に係る記憶媒体内のプログラムに従って
機能するファイルシステムの第６実施形態を示す図であ
り、その表示画面の一部拡大図である。

【図15】その他の態様を示す表示画面の一部拡大図であ
る。

【符号の説明】

10 データ管理システム（ファイルシステム） 11 複写機（処理装置） 12 サーバ装置（蓄積管理手段、情報取得手段、出力
管理手段、縮小画像作成手段、カレンダ画面作成手段、
データ検索手段、暗号化手段） 13、16 大容量記憶装置（記憶手段） 14 パーソナルコンピュータ（出力管理手段） 15 接続装置 21 制御部 22 表示部 23 操作部 24 ＮＣＵ部 25 通信制御部 26 読取装置 27 記録装置 28 画像メモリ 29 画像処理部 41 ＣＰＵ（中央処理装置） 42 メモリ 43 ハードディスク装置（記憶媒体）

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 ＦＩ Ｇ０６Ｆ 15/62 ３３０Ｇ (72)発明者 高橋 浩 東京都大田区中馬込１丁目３番６号 株式 会社リコー内

Claims (23)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】画データを読み取って用紙に記録出力する
   複写機能、画データや文字データを通信線を介して送受
   信する伝送機能、または受け取った画データや文字デー
   タを用紙に記録出力する記録機能のうちの１つ以上を少
   なくとも備えて該機能によりデータを処理する処理装置
   本体に、該処理データを蓄積する記憶手段を接続したフ
   ァイルシステムであって、 前記機能により処理される同一の処理データを記憶手段
   に蓄積させる蓄積管理手段と、処理命令の入力に応じて
   記憶手段内の処理データを読み出して出力する出力管理
   手段と、を具備し、 蓄積管理手段は、記憶手段内に蓄積させる処理データを
   特定する特定情報として少なくとも該処理データの処理
   日時情報を取得する情報取得手段を備え、該特定情報を
   付加して処理データを記憶手段内に蓄積させる一方、 出力管理手段は、記憶手段内の処理データを表示手段の
   画面中に縮小表示する縮小画像作成手段と、現在または
   入力された日時情報に応じたカレンダ画面を表示手段の
   画面中に表示するカレンダ画面作成手段とを備え、操作
   手段から入力された処理命令に従って、記憶手段から読
   み出した処理データの縮小画像を表示手段のカレンダ画
   面中の処理日時に該当する位置に表示出力して選択され
   た縮小画像に対応する処理データを記憶手段から読み出
   して処理先に出力することを特徴とするファイルシステ
   ム。
2. 【請求項２】前記出力管理手段は、処理データが複数ペ
   ージの場合には該処理データの全てまたは一部のページ
   毎の縮小画像を、操作手段から入力された処理命令に従
   って、あるいは該処理データのページ数に従って表示手
   段のカレンダ画面中に表示出力することを特徴とする請
   求項１に記載のファイルシステム。
3. 【請求項３】前記縮小画像作成手段は、処理データの全
   ページの画像と一部のページの画像とで判別可能な縮小
   画像として表示手段のカレンダ画面中に表示出力するこ
   とを特徴とする請求項２に記載のファイルシステム。
4. 【請求項４】前記カレンダ画面作成手段は、現在または
   入力された日時情報に応じた日付が最後尾に位置するよ
   うにカレンダ画面を表示手段に表示することを特徴とす
   る請求項１から３のいずれかに記載のファイルシステ
   ム。
5. 【請求項５】前記カレンダ画面作成手段は、現在または
   入力された日時情報に応じた日付が中間または先頭に位
   置するようにカレンダ画面を表示手段に表示することを
   特徴とする請求項１から３のいずれかに記載のファイル
   システム。
6. 【請求項６】前記蓄積管理手段は、日時に応じて行なわ
   れるイベントを取得するイベント取得手段を備え、記憶
   手段内に蓄積させる処理データを特定する特定情報とし
   て該イベント情報を処理データに付加して記憶手段内に
   蓄積させる一方、 前記出力管理手段は、記憶手段から読み出した処理デー
   タの縮小画像と共にイベント情報を記憶手段内から読み
   出して表示手段のカレンダ画面中の該当する日時の位置
   に表示出力することを特徴とする請求項１から５のいず
   れかに記載のファイルシステム。
7. 【請求項７】現在または指定された日時情報に応じたカ
   レンダ画面を表示手段の画面中に表示するとともに日時
   に応じて行なう予定を入力されたスケジュール情報を管
   理して該カレンダ画面内の該当する日時に表示するスケ
   ジューラ機能を前記カレンダ画面作成手段として備え、 前記出力管理手段は、操作手段から入力された処理命令
   に従って、記憶手段から読み出した処理データの縮小画
   像をスケジューラ機能により表示手段に表示されるカレ
   ンダ画面中の処理日時に該当する位置に表示出力して選
   択された縮小画像に対応する処理データを記憶手段から
   読み出して処理先に出力することを特徴とする請求項１
   または２に記載のファイルシステム。
8. 【請求項８】現在または指定された日時情報に応じたカ
   レンダ画面を表示手段の画面中に表示するとともに日時
   に応じて行なう予定を入力されたスケジュール情報を管
   理して該カレンダ画面内の該当する日時に表示するスケ
   ジューラ機能を備え、 前記出力管理手段は、操作手段から入力された処理命令
   に従って、記憶手段内の処理データの蓄積を示す蓄積情
   報をスケジューラ機能により表示手段に表示されるカレ
   ンダ画面中の処理日時に該当する位置に表示出力して選
   択された蓄積情報に対応する日時情報に対応する処理デ
   ータの出力処理を実行することを特徴とする請求項１ま
   たは２に記載のファイルシステム。
9. 【請求項９】前記情報取得手段は、処理データの特定情
   報として該処理データの処理日時情報の他に、処理デー
   タから抽出したキーワード、処理データに付されている
   付記情報、出力管理手段により選択出力された出力回
   数、処理装置本体の操作者情報、あるいは、処理装置本
   体による処理条件のうちのいずれか１つ以上を少なくと
   も取得して、該特定情報を蓄積管理手段が記憶手段内に
   蓄積させる処理データに付加する一方、 前記出力管理手段は、特定情報が共通する処理データを
   記憶手段内から検索するデータ検索手段を有し、操作手
   段から入力された特定情報が対応付けされている処理デ
   ータを該データ検索手段により記憶手段内から検索して
   該処理データの縮小画像のみをあるいは他の処理データ
   の縮小画像と異なる形式で表示手段のカレンダ画面中に
   表示出力する請求項１から８のいずれかに記載のファイ
   ルシステム。
10. 【請求項１０】前記蓄積管理手段は、前記機能により処
    理される同一の処理データの秘守命令が入力されたとき
    には、前記情報取得手段が取得する操作者情報毎のパス
    ワードに該処理データを対応付けして記憶手段に蓄積さ
    せる一方、 前記出力管理手段は、パスワードを対応付けされた処理
    データの場合には、縮小画像に代えて秘守義務のあるこ
    とを示す秘守マークを縮小画像作成手段に作成させて表
    示手段のカレンダ画面中に表示出力し、該パスワードの
    入力があったときに該処理データの縮小画像の作成表示
    あるいは処理先への出力を行なうことを特徴とする請求
    項１から９のいずれかに記載のファイルシステム。
11. 【請求項１１】前記蓄積管理手段は、データを暗号化す
    る暗号化手段を備え、前記機能により処理される同一の
    処理データの暗号化命令が入力されたときには、前記情
    報取得手段が取得する操作者情報毎のパスワードに該暗
    号化手段により暗号化された処理データを対応付けして
    記憶手段に蓄積させる一方、 前記出力管理手段は、パスワードを対応付けされた処理
    データの場合には、縮小画像に代えて暗号化したことを
    示す暗号化マークを縮小画像作成手段に作成させて表示
    手段のカレンダ画面中に表示出力し、該パスワードの入
    力があったときに該処理データを解読して縮小画像の作
    成表示あるいは処理先への出力を行なうことを特徴とす
    る請求項１から９のいずれかに記載のファイルシステ
    ム。
12. 【請求項１２】前記蓄積管理手段は、記憶手段に蓄積す
    る処理データの関連性を取得する関連取得手段を備え、
    前記記憶手段内に蓄積する処理データ間の関連性が取得
    されたときには、関連する処理データ毎のリンク情報を
    該処理データに付加する一方、 前記出力管理手段は、リンク情報を付加された処理デー
    タ間を関連付けする関連画像を縮小画像作成手段に作成
    させて、表示手段のカレンダ画面中に処理データの縮小
    画面と共に該処理データに関連する他の処理データを関
    連付ける関連画像を表示出力することを特徴とする請求
    項１から１１のいずれかに記載のファイルシステム。
13. 【請求項１３】前記縮小画像作成手段は、関連画像とし
    てリンク情報を付加された処理データの縮小画像間を連
    結する画像を作成することを特徴とする請求項１２に記
    載のファイルシステム。
14. 【請求項１４】前記出力管理手段は、縮小画像作成手段
    が作成する処理データの縮小画像を関連画像として用
    い、表示手段のカレンダ画面中の処理日時に該当する位
    置に表示出力する処理データの縮小画像の下層位置ある
    いは隣接位置に該処理データに関連付けするリンク情報
    を付加された処理データの縮小画像を選択可能に関連画
    像として表示出力させることを特徴とする請求項１２に
    記載のファイルシステム。
15. 【請求項１５】画データを読み取って用紙に記録出力す
    る複写機能、画データや文字データを通信線を介して送
    受信する伝送機能、または受け取った画データや文字デ
    ータを用紙に記録出力する記録機能のうちの１つ以上を
    少なくとも備えて該機能によりデータを処理する処理装
    置本体に、接続あるいは内蔵された中央処理装置が使用
    するプログラムを記録した記憶媒体であって、 前記処理装置本体により処理される同一の処理データを
    記憶手段に送出して蓄積させるとともに該処理データを
    特定する特定情報として少なくとも処理日時情報を取得
    して付加する処理と、 中央処理装置に接続されている表示手段に現在または入
    力された日時情報に応じたカレンダ画面を出力表示する
    とともに、記憶手段内から処理命令の入力に従って処理
    データを読み出して縮小画像を作成し該カレンダ画面中
    の処理日時に該当する位置に表示出力して、この後に選
    択された縮小画像に対応する処理データを記憶手段から
    読み出して処理先に出力する処理と、の一方の処理ある
    いは双方の処理を実行するためのプログラムを中央処理
    装置が読み出し可能に記録されていることを特徴とする
    記憶媒体。
16. 【請求項１６】前記カレンダ画面の表示を、現在または
    入力された日時情報に応じた日付が最後尾、先頭または
    中間に位置させる処理を実行するためのプログラムを中
    央処理装置が読み出し可能に記録されていることを特徴
    とする請求項１５に記載の記憶媒体。
17. 【請求項１７】前記特定情報として日時に応じて行なわ
    れるイベント情報を取得し処理データに対応付けして記
    憶手段内に蓄積させる処理と、 前記表示手段のカレンダ画面中に処理データの縮小画像
    と共にイベント情報を表示出力する処理と、の一方の処
    理あるいは双方の処理を実行するためのプログラムを中
    央処理装置が読み出し可能に記録されていることを特徴
    とする請求項１５または１６に記載の記憶媒体。
18. 【請求項１８】中央処理装置に接続されている表示手段
    に現在または入力された日時情報に応じたカレンダ画面
    を出力表示するとともに日時に応じて行なう予定を入力
    されたスケジュール情報を管理して該カレンダ画面内の
    該当する日時に表示する処理プログラムの実行中に、 該カレンダ画面中の処理日時に該当する位置に処理デー
    タの縮小画像を表示出力して、専用のカレンダ画面を作
    成することを省いた処理を実行するためのプログラムを
    中央処理装置が読み出し可能に記録されていることを特
    徴とする請求項１５または１６に記載の記憶媒体。
19. 【請求項１９】中央処理装置に接続されている表示手段
    に現在または入力された日時情報に応じたカレンダ画面
    を出力表示するとともに日時に応じて行なう予定を入力
    されたスケジュール情報を管理して該カレンダ画面内の
    該当する日時に表示する処理プログラムの実行中に、 該カレンダ画面中の処理日時に該当する位置に処理デー
    タの蓄積を示す蓄積情報を表示出力して選択された蓄積
    情報に対応する日時情報に対応する処理データを出力す
    る処理を実行するためのプログラムを中央処理装置が読
    み出し可能に記録されていることを特徴とする請求項１
    ５または１６に記載の記憶媒体。
20. 【請求項２０】前記操作手段から入力された特定情報が
    対応付けされている処理データを記憶手段内から検索し
    て該処理データの縮小画像のみを、あるいは該処理デー
    タの縮小画像を他の処理データの縮小画像と異なる形式
    で表示手段のカレンダ画面中に表示出力する処理を実行
    するためのプログラムを中央処理装置が読み出し可能に
    記録されていることを特徴とする請求項１５から１８の
    いずれかに記載の記憶媒体。
21. 【請求項２１】前記機能により処理される同一の処理デ
    ータの秘守命令が入力されたときには、取得した操作者
    情報毎のパスワードに該処理データを対応付けして記憶
    手段に蓄積させる処理と、 処理データの縮小画像の表示出力時に、処理データがパ
    スワードを対応付けされている場合には、縮小画像に代
    えて秘守義務のあることを示す秘守マークを表示手段の
    カレンダ画面中に表示出力し、該秘守マークの選択とと
    もに該パスワードの入力があったときに該処理データの
    縮小画像の作成表示あるいは処理先への出力を行なう処
    理と、の一方の処理あるいは双方の処理を実行するため
    のプログラムを中央処理装置が読み出し可能に記録され
    ていることを特徴とする請求項１５から２０のいずれか
    に記載の記憶媒体。
22. 【請求項２２】前記機能により処理される同一の処理デ
    ータの暗号化命令が入力されたときには、処理データを
    暗号化するとともに取得した操作者情報毎のパスワード
    に該処理データを対応付けして記憶手段に蓄積させる処
    理と、 処理データの縮小画像の表示出力時に、処理データがパ
    スワードを対応付けされている場合には、縮小画像に代
    えて暗号化されていることを示す暗号化マークを表示手
    段のカレンダ画面中に表示出力し、該暗号化マークの選
    択とともに該パスワードの入力があったときに該処理デ
    ータを解読して縮小画像の作成表示あるいは処理先への
    出力を行なう処理と、の一方の処理あるいは双方の処理
    を実行するためのプログラムを中央処理装置が読み出し
    可能に記録されていることを特徴とする請求項１５から
    ２０のいずれかに記載の記憶媒体。
23. 【請求項２３】前記記憶手段に蓄積する処理データの関
    連性を取得して関連する処理データ毎にリンク情報を付
    加する処理と、 該リンク情報を付加された処理データ間を関連付けする
    関連画像を作成して表示手段のカレンダ画面中に処理デ
    ータの縮小画面と共に該関連画像を表示出力する処理
    と、の一方の処理あるいは双方の処理を実行するための
    プログラムを中央処理装置が読み出し可能に記録されて
    いることを特徴とする請求項１５から２０のいずれかに
    記載の記憶媒体。