JPH0337211B2 - - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 （産業上の利用分野） 本発明は、企業活動全体の効率化・自動化を目
指すオフイスオートメーシヨン（OA）システム
における文書管理方式に関する。

オフイス業務の効率化を目的とするオフイスオ
ートメーシヨンは単体製品の導入からシステム化
へと急速に発展し、オフイスにおける個人作業の
効率化ばかりでなく、企業活動全体の運用を支援
しその効率化・自動化を目指す統合オフイスシス
テムが求められるようになつてきている。

企業活動をすすめるために企業内のそれぞれの
担当領域・業務を分担して遂行する単位として定
められるオフイスそれぞれには、企業内外からの
問題提起に対処するために、その担当領域の関連
情報が管理されており、問題の解決案を創りだす
ためのノウハウが集中している。解決案は報告書
（以下文書と称する）として作成されオフイス間
のコミユニケーシヨンにより企業活動が推進され
る。

このようなオフイスとコミユケーシヨン機構と
を統合化したようなOAシステムにおいては、文
書の管理についてもOAに適合した効率的な方式
が望まれる。

〔従来の技術〕 この種の統合オフイスシステムは、センタ機能
としてのオフイスプロセツサ（以下OPと記す）
と、それぞれがOPに接続された複数個の端末あ
るいはワークステーシヨン（以下ワークステーシ
ヨンで代表しWSと記す）とでコンピユータネツ
トワークを構成して実現される。

このようなコンピユータネツトワークにおいて
は、膨大な企業情報はデータベース技術により統
合・共有化が行われ、ネツトワーク技術により多
くのオフイス利用者がWSから情報の入手や文書
の取扱いができるようになつている。文書は、一
般のオフイスにおけるのと同様に、メールされた
り、フアイルされたり、処理されたりする。

従来、このような文書の取扱い上における文書
管理は、文書の内容を示す文書本体と、文書の属
性や文書本体の所在場所等を示す文書トークンと
が一体となつて行われている。

（発明が解決しようとする問題点） このような従来方式においては、常に文書本体
と文書トークンとを一体化してメール，フアイル
および処理の対象としているが、実際の文書処理
においては必ずしも文書全体が必要でないため、
伝達する情報に無駄が生じ、また、応答時間も長
くなり、文書の取扱いの効率が悪く、また、文書
の操作性の面においても好ましくないという問題
点がある。

（問題点を解決するための手段） 本発明の方式は、企業活動全体の効率化・自動
化を目指すOAシステムにおける文書管理方式に
おいて、 文書を文書の内容を示す文書本体と文書の属性
や文書本体の所在場所等を示す文書トークンに分
割し、 文書の保存およびメールそれぞれ用として、文
書本体が格納されるフアイルと、文書本体に対応
する文書ークンが格納されるデイレクトリと、フ
アイルおよびデイレクトリを制御するサーバプロ
グラムとが設けられたオフイスコンピユータと、 それぞれがオフイスコンピユータに接続されか
つ各フアイルとの間で授受される文書本体が格納
されるワークフアイルと、各デイレクトリとの間
で授受される文書トークンが格納されるデスクデ
イレクトリと、ワークフアイルおよびデスクデイ
レクトリを制御するデスクサーバプログラムとが
設けられた複数ワークステーシヨン とによつて分散処理システムを擬似的に構成
し、保存用フアイル，メール用フアイルおよびワ
ークフアイルの各相互間における文書本体の授受
と、保存用デイレクトリ，メール用デイレクトリ
およびデスクデイレクトリの各相互間における文
書トークンの授受とが独立して行えるようにした
ことを特徴とする。

（実施例） 次に本発明の実施例について図面を参照して詳
細に説明する 第１図は本発明の一実施例のブロツク図を示
す。第１図を参照すると、本実施例は保存フアイ
ル１４，デイレクトリ１５およびワークフアイル
１６が接続されたパーソナルコンピユータ（以下
パソコンと記す）１０と、メールフアイル２４，
デイレクトリ２５およびワークフアイル２６が接
続されたパソコン２０と、デイレクトリ３５およ
びワークフアイル３６が接続されたパソコン３０
とがローカルエリアネツトワーク（以下LANと
記す）１００を介して相互に接続された水平形分
散処理システムである。パソコン１０，保存フア
イル１４，デイレクトリ１５およびワークフアイ
ル１６から成るノードと、パソコン２０，メール
フアイル２４，デイレクトリ２５およびワークフ
アイル２６から成るノードとでOPを構成し、パ
ソコン３０，デイレクトリ３５およびワークフア
イル３６から成るノードがWSを構成する。ただ
し、本発明においては、OPは必ずしも複数個の
コンピユータで構成される必要はなく、１つのコ
ンピユータであつてもよい。

第１図においては図面の繁雑化を回避するため
に、１つのWSのみを図示したが、現実には複数
個のWSがLAN１００に接続される。第２図は６
つのパソコン３０，４０，５０，６０，７０およ
び８０がLAN１００に接続されている例を示す。

このような分散処理システムは、各ノードがほ
ぼ同等・同格な機能と構成を有するがために、垂
直形分散処理システムに比べるとシステム運用上
において柔軟性があり、またOPの負荷の均等化
という観点からも秀れている。また、近年の情報
処理のエンドユーザ指向に合致し、その使い勝手
の良さから、オフイスや工場等で急速に普及し始
めている。

ふたたび第１図を参照すると、パソコン１０は
スーパバイザプロセス１１，フアイルサーバプロ
セス１２およびアプリケーシヨンプロセス１３を
有し、パソコン２０はスーパバイザプロセス２
１，メールサーバプロセス２２およびアプリケー
シヨンプロセス２３を有し、パソコン３０はスー
パバイザプロセス３１，デスクサーバプロセス３
２およびアプリケーシヨンプロセス３３を有して
いる。各パソコン１０，２０および３０は、図示
を省略するがキーボードとデイスプレイも備えて
いる。各プロセスは、それぞれスーパバイザプロ
グラム，フアイルサーバプログラム，メールサー
バプログラム，デスクサーバプログラムおよびア
プリケーシヨンプログラムに対応し、実行主体と
なつた各プログラムを意味する。以下の説明にお
いては、名称を短縮化して、たとえば、スーパバ
イザプロセスは、単に、スーパバイザと記す。

さて、文書は一般に、文書の内容を示す文書本
体と、文書の属性、すなわち、文書識別番号，文
書名，作成者，作成年月日等を示す文書トークン
とから成るが、本実施例においては、文書トーク
ンとして文書本体の所在場所に関する情報が追加
されている。

保存フアイル１４は保存すべき文書の文書本体
のみが格納され、デイレクトリ１５は保存フアイ
ル１４に格納された文書本体に対応する文書トー
クンが格納される。メールフアイル２４は後述の
ようなメールとして発信された文書の文書本体が
格納され、デイレクトリ２５はメールフアイル２
４に格納された文書本体に対応する文書トークン
が格納される。すなわち、保存用とメール用それ
ぞれに、文書が文書本体と文書トークンとに分離
された状態に置かれることになる。

フアイルサーバ１２は保存フアイル１４とデイ
レクトリ１５とを制御し、メールサーバ２２はメ
ールフアイル２４とデイレクトリ２５とを制御す
る。また、アプリケーシヨン１３は、作業エリア
を提供するワークフアイル１６を使用して、保存
フアイル１４に格納されている文書本体を処理
し、アプリケーシヨン２３は、ワークフアイル２
６を使用して、メールフアイル２４に格納されて
いる文書本体を処理する。

一方、WS側において、デイレクトリ３５はデ
イレクトリ１５またはデイレクトリ２５との間で
文書トークンを授受するためのものであり、ワー
クフアイル３６は保存フアイル１４またはメール
フアイル２４との間で文書本体を授受するための
ものである。デスクサーバ３２はデイレクトリ３
５とワークフアイル３６とを制御し、アプリケー
シヨン３３はワークフアイル３６に格納されてい
る文書本体を処理する。

パソコン１０，２０および３０に設けられてい
る各スーパバイザ１１，２１および３１は、対応
するノードが他のノードとの間で文書本体または
文書トークンの授受を行うときのノード間通信を
制御する。

ところで、企業においては、それぞれの業務分
担にしたがつて組織化され、人と人、オフイスと
オフイスが互いに仕事を分担・協力し連絡をとり
ながら企業活動が推進される。仕事は部門ごと
に、また業種ごとに千差万別のように見えるが、
“オフイスの基本機能とは何か”という観点で整
理してみると、意志決定，文書・情報処理，コミ
ユニケーシヨンの３つの基本機能に集約される。

このような基本機能を実行するとき、文書が
机，メールボツクスおよびキヤビネツトそれぞれ
の間を移動しあるいは処理されるが、前述した
WS，メールフアイル２４とデイレクトリ２５お
よび保存フアイル１４とデイレクトリ１５は、そ
れぞれ一般オフイスにおける机、メールボツクス
およびキヤビネツトに相当する。

以下、本実施例の動作について動作モードごと
に説明する。各動作モードはキヤビネツトとメー
ルボツクスに共通するので、重複を回避するため
に、キヤビネツトに対してのみ述べる。

(1) 机上文書の格納 机上にある文書をキヤビネツトまたはメール
ボツクスに移動させる動作モードであり、文書
トークンと文書本体が移動する。

パソコン３０のキーボードを操作して、該当
する文書と保存フアイル１４のうちの送信先ア
ドレスを指定して、この文書をキヤビネツトに
格納する。このとき、デスクサーバ３２は、指
定された文書トークンをデイレクトリ３５か
ら、またこれに対応する文書本体をワークフア
イル３６から読み出す。スーパバイザ３１は、
スーパバイザ１１との間で通信路を設定したう
えで、これら文書トークンと文書本体とに上記
送信先アドレスを付してパソコン１０に送信す
る。

デスクサーバ１２は、パソコン３０から受信
した文書トークンをデイレクトリ１５のうちの
送信先アドレスに格納し、また、受信した文書
本体を保存フアイル１４のうちの送信先アドレ
スに格納する。

(2) フアイル文書の取出し キヤビネツトまたはメールボツクス内の文書
を机上に取り出す動作モードであり、文書トー
クンは移動するが文書本体は必要に応じて移動
させる。

パソコン３０のキーボードを操作して、キヤ
ビネツト内に格納されている文書のパソコン３
０への移動を指令する。この指令がフアイルサ
ーバ１２に受け取られると、フアイルサーバ１
２は、デイレクトリ１５から該当する文書トー
クンを読み出し、スーパバイザ１１を介してパ
ソコン３０に送信する。

この文書トークンがデスクサーバ３２に入力
すると、デスクサーバ３２はこれをデイレクト
リ３５に格納する。文書トークンは、デイスプ
レイ上に表示することができるが、文書トーク
ンには、前述したように、対応する文書本体の
所在場所が含まれているので、これを取り出す
ことも可能である。

そのような場合には、机上の文書トークンに
対応する文書本体を表示するように指示する
と、デスクサーバ３２はフアイルサーバ１２に
対して文書本体の移動を指示する。フアイルサ
ーバ１２は、これを受信すると、保存フアイル
１４のうちの該当するアドレスから文書本体を
読み出し、デスクサーバ３２に送信する。デス
クサーバ３２は受信した文書本体をワークフア
イル３６に格納すると共に、デイスプレイ上に
表示するので、操作者は文書内容を参照するこ
とができる。

さらに、このようにして机上に取り出した文
書本体に対して何らかの処理を施したいときに
は、キーボード操作によつてアプリケーシヨン
３３を起動して処理を実行することも可能であ
る。

(3) フアイル文書のOP側処理 キヤビネツトまたはメールボツクス内の文書
をセンタ（OP）側で処理する動作モードであ
る。

パソコン３０のキーボード操作によつて、該
当する文書トークンをデイレクトリ１５からデ
イレクトリ３５に読み出す。次いで、保存フア
イル１４から対応する文書本体をワークフアイ
ル１６に送つた後で、アプリケーシヨン１３と
３３とを起動して文書処理をOP側で実行する。

(4) OP側処理文書の格納 OP側で処理された文書をキヤビネツトまた
はメールボツクスに格納する動作モードであ
る。

前述のように、OP側で処理された文書本体
はワークフアイル１６または２６にあり、対応
する文書トークンはデイレクトリ３５に存在す
る。そこで、先ず、該当する文書トークンをデ
イレクトリ３５からデイレクトリ１５に送り、
次いで対応する文書本体をワークフアイル１６
から保存フアイル１４に送る。

(5) フアイル文書のメール キヤビネツトからメールボツクスへ、文書を
メールする動作モードであり、文書トークンと
文書本体が移動する。

キヤビネツトからメールボツクスへメールす
る場合には、パソコン３０のキーボード操作に
よつて、該当する文書トークンをデイレクトリ
１５からデイレクトリ２５に送り、次いで対応
する文書本体を保存フアイル１４からメールフ
アイル２４に送る。

（発明の効果） 本発明によれば、以上に説明したように、文書
を構成する文書トークンと文書本体とを独立して
メールしたり、フアイルしたり処理したりするこ
とができるようになるため、文書本体の移動は必
要最少限にとどめ、伝達する情報量を大幅に削減
し応答時間の短縮化が可能となるので、文書を効
率的に取扱え、文書の操作性も向上させることが
できる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例を示すブロツク図で
あり、第２図は本実施例のハードウエア環境の概
略図である。 １０，２０，３０，４０，５０，６０，７０，
８０……パソコン、１１，２１，３１……スーパ
バイザ（プロセス）、１２……フアイルサーバ
（プロセス）、２２……メールサーバ（プロセス）、
３２……デスクサーバ（プロセス）、１５，２５，
３５……デイレクトリ、１６，２６，３６……ワ
ークフアイル、２４……メールフアイル、１００
……ローカルエリアネツトワーク（LAN）。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １ 企業活動全体の効率化・自動化を目指すオフ
   イスオートメーシヨンシステムにおける文書管理
   方式において、 文書を文書の内容を示す文書本体と該文書の属
   性や該文書本体の所在場所等を示す文書トークン
   とに分割し、 前記文書の保存およびメールそれぞれ用とし
   て、前記文書本体が格納されるフアイルと、該文
   書本体に対応する前記文書トークンが格納される
   デイレクトリと、前記フアイルおよび前記デイレ
   クトリを制御するサーバプログラムとが設けられ
   たオフイスコンピユータと、 それぞれが該オフイスコンピユータに接続され
   かつ前記各フアイルとの間で授受される前記文書
   本体が格納されるワークフアイルと、前記各デイ
   レクトリとの間で授受される前記文書トークンが
   格納されるデスクデイレクトリと、前記ワークフ
   アイルおよび前記デスクデイレクトリを制御する
   デスクサーバプログラムとが設けられた複数ワー
   クステーシヨン とによつて分散処理システムを構成し、前記保
   存用フアイル，前記メール用フアイルおよび前記
   ワークフアイルの各相互間における前記文書本体
   の授受と、前記保存用デイレクトリ，前記メール
   用デイレクトリおよび前記デスクデイレクトリの
   各相互間における前記文書トークンの授受とが独
   立して行えるようにしたことを特徴とする文書管
   理方式。