JP5720649B2 - 機器管理装置およびプログラム - Google Patents

Description

本発明は、機器管理装置、機器管理システムおよび機器管理方法に関する。

従来から、ネットワーク上の画像形成装置等の機器の情報を監視し、監視結果をレポートとして報告するというサービスは各社から提供されている。

例えば、特許文献１には、ネットワークに通信可能に接続された個々の装置の中の被監視装置にアクセスするために、装置によってサポートされる少なくとも１つの通信プロトコルを用いて、外部情報格納部にアクセスし、装置にアクセスするための情報を取得し、外部情報格納部から取得した、装置にアクセスするための情報を内部格納テーブルに格納し、複数の通信プロトコルの中から通信プロトコルを選択し、及び選択した通信プロトコル及び内部格納テーブルに格納した情報を用いて装置にアクセスする技術が開示されている。

また、特許文献２には、ベンダー名及び／または製品モデル名が異なる場合に、一様なベンダー名及び／または製品モデル名を取得することを目的とした、ＨＴＴＰによるネットワーク上の被監視デバイス関連情報の取得方法が開示されている。

しかしながら、このような従来技術では、オフィス内の様々な機器から情報を取得しているが、単に情報を蓄積して報告しているだけであり、異なる種類の機器からの情報を取得して、取得した情報を組み合わせる等して、種々のサービスを提供することが望まれている。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、複数の機器から使用状況を取得して種々のサービスを提供することができる機器管理装置、機器管理システムおよび機器管理方法を提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明にかかる機器管理装置は複数の機器とネットワークで接続された機器管理装置であって、前記複数の機器のそれぞれから、前記機器における使用状況を示すデータであって、１の項目を含む第１の使用状況データ、および、前記第１の項目を含まない第２の使用状況データのいずれかを受信する収集部と、前記第１の項目の値および前記第２の使用状況データに含まれる前記第１の項目とは異なる第２の項目の値を、共通の項目の値に換算する換算部と、前記共通の項目の値に基づいて、前記複数の機器のうち１の機器を使用したことにより生じた削減効果を示すデータを算出する算出部と、前記削減効果を示すデータを含むレポートを生成するレポート生成部と、を備える。

また、本発明にかかるプログラムは、複数の機器とネットワークで接続されたコンピュータに、前記複数の機器のそれぞれから、前記機器における使用状況を示すデータであって、１の項目を含む第１の使用状況データ、および、前記第１の項目を含まない第２の使用状況データのいずれかを受信するステップと、前記第１の項目の値および前記第２の使用状況データに含まれる前記第１の項目とは異なる第２の項目の値を、共通の項目の値に換算するステップと、前記共通の項目の値に基づいて、前記複数の機器のうち１の機器を使用したことにより生じた削減効果を示すデータを算出するステップと、前記削減効果を示すデータを含むレポートを生成するステップと、を実行させるためのプログラムである。

本発明によれば、複数の機器から使用状況を取得して種々のサービスを提供することができるという効果を奏する。

図１は、実施の形態１の機器管理システムのネットワーク構成および機器管理装置の機能的構成を示すブロック図である。 図２は、機器管理ＤＢの一例を示す説明図である。 図３は、複合機の使用状況データの一例を示す説明図である。 図４は、プロジェクタの使用状況データの一例を示す説明図である。 図５は、実施の形態１の会議情報入力画面の一例を示す説明図である。 図６は、実施の形態１の機器管理処理の手順を示すフローチャートである。 図７は、共通データ変換処理の手順を示すフローチャートである。 図８は、実施の形態１の会議情報、用紙削減枚数、用紙削減効果の一例を示す説明図である。 図９は、実施の形態１のレポートの一例を示す説明図である。 図１０は、実施の形態２の機器管理システムのネットワーク構成および機器管理装置の機能的構成を示すブロック図である。 図１１は、ＴＶ会議端末、メディアボードの使用状況データの一例を示す図である。 図１２は、実施の形態２の会議履歴データの一例を示す図である。 図１３は、実施の形態２の会議情報入力画面の一例を示す説明図である。 図１４は、相手先のＴＶ会議端末、メディアボードの共通データの算出を説明するための図である。 図１５は、実施の形態２の機器管理処理の手順を示すフローチャートである。 図１６は、実施の形態２で生成されたレポートの表示例を示す説明図である。 図１７は、拠点間コストデータの一例を示す図である。 図１８は、実施の形態３におけるコスト削減効果の算出を説明するための図である。 図１９は、実施の形態３の提供データ算出処理の手順を示すフローチャートである。 図２０は、実施の形態３で生成されたレポートの表示例を示す説明図である。 図２１は、変形例の使用状況データの一例を示す図である。

以下に添付図面を参照して、機器管理装置、機器管理システムおよび機器管理方法の実施の形態を詳細に説明する。

（実施の形態１）
図１は、実施の形態１の機器管理システムのネットワーク構成および機器管理装置の機能的構成を示すブロック図である。本実施の形態の機器管理システムは、図１に示すように、複合機２００やプロジェクタ３００等の複数の機器と、機器管理装置１００とがインターネットやＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワークに接続された構成となっている。機器管理装置１００に接続される複数の機器には、本実施の形態では上述の複合機２００とプロジェクタ３００のように、種類の異なる機器が含まれる。

ここで、複合機２００は、コピー機能、プリンタ機能、スキャナ機能、ファクシミリ機能の少なくともいずれか２つの機能を搭載した画像形成装置であり、本実施の形態では、プリンタ機能を少なくとも搭載している。プロジェクタ３００は、画像を投影するための画像表示装置である。

なお、本実施の形態では、複数の機器として、複合機２００、プロジェクタ３００を例にあげているが、これらに限定されるものではない。例えば、複写機、スキャナ、プリンタ装置、ファクシミリ装置等の複合機以外の画像形成装置やその他の情報機器（例えば、パーソナルコンピュータ、スマートフォン等の携帯端末、ビデオ会議システム等）などを複数の機器としてもよい。

複合機２００、プロジェクタ３００を含む複数の機器のそれぞれは、各機器の使用状況を示す使用状況データを、所定のタイミングで機器管理装置１００に送信する。ここで、所定のタイミングとは、一定期間（例えば、１日、１週、１月）ごと、機器管理装置１００からの要求をうけたタイミング、もしくは、電源オン時、会議開催時、所定の動作を実行するごと、等種々のタイミングがあげられるが、これらに限定されるものではない。

機器管理装置１００は、ネットワークに接続された複数の機器を管理する情報処理装置である。機器管理装置１００は、図１に示すように、入力部１０１と、表示部１０７と、レポート生成部１０２と、提供データ算出部１０３と、共通データ取得部１０４と、収集部１０５と、通信インタフェイス１０６（以下、「通信Ｉ／Ｆ１０６」という。）とを主に備えている。

また、機器管理装置１００は、記憶装置１５０に接続されている。記憶装置１５０は、ハードディスクドライブ装置（ＨＤＤ）やメモリ等の記憶媒体である。この記憶装置１５０は、機器管理装置１００の一部として構成する他、機器管理装置１００とは別の装置として構成してもよい。記憶装置１５０には、機器管理データベース１５１（以下、「機器管理ＤＢ１５１」という。）と、使用状況データ１５２が記憶される。

機器管理ＤＢ１５１は、ネットワークに接続された機器を管理するためのデータベースである。図２は、機器管理ＤＢ１５１の一例を示す説明図である。図２に示すように、機器管理ＤＢ１５１は、各機器の機種名、機番、機器を所有する部門名が対応付けて登録されている。部門名は、使用状況データなどを部門ごとに集計する際に参照される。

図１に戻り、使用状況データ１５２は、各機器から受信した、各機器での使用状況を示すデータである。この使用状況データ１５２は、機器毎に異なる情報が含まれる。図３は、複合機２００の使用状況データ１５２ａの一例を示す説明図である。複合機２００の使用状況データ１５２ａには、図３に示すように、機種名、機番、モデル、設置部門、対象月等の管理項目の他、消費電力量、ＣＯ₂排出量、用紙出力枚数等の項目が登録されている。ここで、用紙出力枚数が、複合機２００に固有の項目となる。

図４は、プロジェクタ３００の使用状況データ１５２ｂの一例を示す説明図である。プロジェクタ３００の使用状況データ１５２ｂは、図４に示すように、機種名、機番、モデル、設置部門、対象月等の管理項目の他、使用時間、消費電力量、ＣＯ₂排出量、ＣＯ₂削減量等の項目が登録されている。本実施の形態では、使用時間、ＣＯ₂削減量がプロジェクタ３００に固有の項目となっている。このように、各機器の使用状況データには、その機器の使用状況を表す固有の項目が含まれている。複合機、プロジェクタ以外の機器では、例えば、携帯端末やビデオ会議システムであれば通信時間、パーソナルコンピュータであれば使用時間等を挙げることができる。

図１に戻り、通信Ｉ／Ｆ１０６は、ネットワークボードなどの通信デバイスである。表示部１０７は、ディスプレイ装置等の表示デバイスである。

収集部１０５は、複合機２００、プロジェクタ３００等の複数の機器のそれぞれから、上述した使用状況データ１５２を通信Ｉ／Ｆ１０６を介して受信して収集し、収集した使用状況データ１５２を、記憶装置１５０に保存する。

入力部１０１は、ユーザから、ユーザの機器の利用環境に関するデータ（第２データ）として会議に関する会議情報の入力を受け付ける。ここで、本実施の形態では、会議情報として、１回当たりの会議時間、会議の平均参加人数、資料１部当たりの用紙枚数を用いているが、これらに限定されるものではない。

本実施の形態では、機器管理装置１００は、会議情報入力画面を表示部１０７に表示し、かかる会議情報入力画面からユーザに会議情報を入力させ、入力部１０１は、入力された会議情報を受け付ける。

図５は、実施の形態１の会議情報入力画面の一例を示す説明図である。図５に示すように、会議情報入力画面から、１回当たりの会議時間、会議の平均参加人数、資料１部当たりの用紙枚数という会議情報の入力が可能となっている。

図１に戻り、共通データ取得部１０４は、記憶装置１５０に保存された、複数の機器のそれぞれの使用状況データから、複数の機器に共通の共通データを取得する。

本実施の形態では、共通データは、複数の機器のうち、特定の機器としての複合機２００の使用状況データに含まれる用紙出力枚数（第１データに相当）を用いる。このため、共通データ取得部１０４は、複合機２００の使用状況データ１５２ａの用紙出力枚数を共通データとすることで共通データを取得する。また、共通データ取得部１０４は、複合機２００以外の複数の機器のそれぞれの使用状況データを、会議情報に基づいて、用紙出力枚数に換算することによって、共通データを取得する。すなわち、換算した値が共通データとなる。本実施の形態では、プロジェクタ３００の使用状況データ１５２ｂの使用時間（トータル時間等）を用紙出力枚数（共通データ）に換算し、換算した値を共通データとする。ここで、本実施の形態では、使用時間から換算して取得した共通データとしての用紙出力枚数を、用紙削減枚数と呼ぶ。

従って、複合機２００の使用状況データ１５２ａには、少なくとも用紙出力枚数が含まれていればよく、また、プロジェクタ３００の使用状況データ１５２ｂには少なくとも使用時間が含まれていればよい。

提供データ算出部１０３は、共通データである用紙出力枚数および用紙削減枚数と、会議情報とを用いて、ユーザに提供するための提供データを算出する。本実施の形態では、提供データ算出部１０３は、提供データとして、機器を利用することによる削減効果を示すデータ、特に、用紙の削減効果に関するデータを算出する。レポート生成部１０２は、提供データを用いて報告データであるレポートを生成する。

次に、以上のように構成された本実施の形態による機器管理処理について説明する。図６は、本実施の形態の機器管理処理の手順を示すフローチャートである。まず、収集部１０５は、所定のタイミングで、複合機２００、プロジェクタ３００を含む複数の機器から、使用状況データ１５２を受信（取得）して収集する（ステップＳ１１）。

次に、機器管理装置１００は、図５に示す会議情報入力画面を表示部１０７に表示して、入力部１０１はユーザから会議情報の入力を受け付けて、会議情報（１回当たりの会議時間、会議の平均参加人数、資料１部当たりの用紙枚数）を取得する（ステップＳ１２）。そして、共通データ取得部１０４は、複合機２００以外のプロジェクタ３００等の使用状況データから共通データを取得する（ステップＳ１３）。

ここで、ステップＳ１３の共通データ取得処理の詳細について説明する。図７は、共通データ取得処理の手順を示すフローチャートである。図７では、共通データとして用紙出力枚数（用紙削減枚数）を用いる場合について説明する。従って、図７では、複合機２００の使用状況データ１５２ａの用紙出力枚数をそのまま共通データとして取得し、プロジェクタ３００の使用状況データ１５２ｂの使用時間から共通データとしての用紙出力枚数（用紙削減枚数）を取得することを例にあげて説明するが、これに限定されるものではない。

共通データ取得部１０４は、まず、複合機２００の使用状況データ１５２ａを記憶装置１５０から読み出し、使用状況データ１５２ａの用紙出力枚数を共通データとする（ステップＳ３１）。次に、共通データ取得部１０４は、プロジェクタ３００の使用状況データ１５２ｂを記憶装置１５０から読み出し、使用状況データ１５２ｂからプロジェクタ利用時間の合計時間（プロジェクタトータル時間）を算出する（ステップＳ３２）。

具体的には、全部門合計でのレポートを生成する場合には、共通データ取得部１０４は、複合機２００の使用状況データ１５２ａの用紙出力枚数の出力枚数（試算値）の合計の欄の値を取得して共通データとするとともに、プロジェクタ３００の使用状況データ１５２ｂの使用時間の中のトータルの合計時間を取得してプロジェクタトータル時間とする。部門ごとのレポートを生成する場合には、共通データ取得部１０４は、複合機２００の使用状況データ１５２ａの用紙出力枚数の出力枚数（試算値）を部門ごとに集計するとともに、プロジェクタ３００の使用状況データ１５２ｂの使用時間の中のトータルの項目の時間を、部門ごとに集計してプロジェクタトータル時間とする。機種ごとのレポートを生成する場合には、共通データ取得部１０４は、複合機２００の使用状況データ１５２ａの用紙出力枚数の出力枚数（試算値）を機種ごとに集計するとともに、プロジェクタ３００の使用状況データ１５２ｂの使用時間の中のトータルの項目の時間を、機種ごとに集計してプロジェクタトータル時間とする。

次に、共通データ取得部１０４は、ステップＳ１２で取得した会議情報の１回当たりの会議時間と、ステップＳ３１で算出したプロジェクタトータル時間とから、会議数を算出する（ステップＳ３３）。具体的には、共通データ取得部１０４は、次の（１）式により、会議数を算出する。

会議数＝（プロジェクタトータル時間）／（１回当たりの会議時間）・・・（１）

次に、共通データ取得部１０４は、ステップＳ１２で取得した会議情報の平均参加人数および資料１部当たりの用紙枚数から、１回の会議での用紙出力枚数を算出する（ステップＳ３４）。具体的には、共通データ取得部１０４は、次の（２）式により、１回の会議での用紙出力枚数を算出する。

１回の会議での用紙出力枚数＝（平均参加人数）／（資料１部当たりの用紙枚数）
・・・（２）

次に、共通データ取得部１０４は、プロジェクタによる用紙削減枚数を算出し、これを共通データとする（ステップＳ３５）。具体的には、共通データ取得部１０４は、次の（３）式により、プロジェクタによる用紙削減枚数を算出する。

プロジェクタによる用紙削減枚＝（会議数）×（１回の会議での用紙出力枚数）
・・・（３）

図６に戻り、このように、共通データの取得が終了したら、提供データ算出部１０３は、共通データとしての、複合機２００の用紙出力枚数（ステップＳ３１で決定）およびプロジェクタ３００の用紙削減枚数（ステップＳ３５で算出）から、用紙削減効果を算出する（ステップＳ１４）。具体的には、提供データ算出部１０３は、プロジェクタの用紙削減枚数の複合機２００の用紙出力枚数に対する割合（％）を、用紙削減効果として算出する。

そして、レポート生成部１０２は、会議情報と、複合機２００の用紙出力枚数と、プロジェクタによる用紙削減枚数と、用紙削減効果とからレポートを生成し（ステップＳ１５）、生成されたレポートを表示部１０７に表示したり、ネットワークを介して各機器に送信したり、所定のメールアドレス宛に送信する等して出力する（ステップＳ１６）。なお、例えばエクセルファイルにおけるマクロのように、計算を実行できる機能をレポートに含ませておいてもよい。具体的には、出力されたレポートにおいて会議情報を入力、変更可能に構成し、会議情報が更新された場合に、更新された会議情報に基づいて、レポート中に含まれるマクロ等の計算実行機能により図７の計算を実行し、算出された値で用紙削減効果等のレポート中の項目を更新するようにしてもよい。このようにすれば、出力されたレポートを受け取ったユーザが、自己の実態に沿った会議情報を入力することができ、実態に沿った用紙削減効果等の情報を得ることができる。

図８は、会議情報、用紙削減枚数、用紙削減効果の一例を示す説明図である。図８の用紙削減枚数、用紙削減効果は、図３に示す複合機２００の使用状況データ、図４に示すプロジェクタ３００の使用状況データを用い、図８上段の値の会議情報が入力された場合の算出結果の例である。

また、図９は、ステップＳ１５で生成されたレポートの一例を示す説明図である。図９では、図８に示す算出結果を用い、かつＣＯ₂排出量および削減量の情報も記録している。すなわち、図９に示すように、ＣＯ₂削減量に関する情報を削減効果として求めてレポートで報告するように構成してもよい。

このように本実施の形態では、複数の機器のそれぞれの使用状況データから、複数の機器に共通の共通データに変換して、共通データに基づいて、ユーザに提供するための提供データを算出し、この提供データを用いてレポートを生成して出力しているので、複数の機器から使用状況を取得して種々のサービスを提供することができる。

（実施の形態２）
実施の形態１では、機器として複合機やプロジェクタを用いていたが、この実施の形態２では、さらにクラウド等ネットワークを介して使用する機器であるＴＶ会議端末やメディアボードを機器として用いている。

図１０は、実施の形態２の機器管理システムのネットワーク構成および機器管理装置の機能的構成を示すブロック図である。本実施の形態の機器管理システムは、図１０に示すように、複合機２００やプロジェクタ３００、ＴＶ会議端末４００、メディアボード５００等の複数の機器と、機器管理装置１１００とがインターネットやＬＡＮ等のネットワークに接続された構成となっている。機器管理装置１１００に接続される複数の機器には、本実施の形態では上述の複合機２００、プロジェクタ３００、ＴＶ会議端末４００、メディアボード５００のように、種類の異なる機器が含まれる。ここで、複合機２００、プロジェクタについては、実施の形態１と同様である。

ＴＶ会議端末４００、メディアボード５００は、クラウド等ネットワークを介して使用するネットワーク機器に相当する。ＴＶ会議端末４００は、ネットワークを介して他の拠点のＴＶ会議端末４００との間で、映像および音声でテレビ会議を実現するための端末である。メディアボード５００は、ネットワークを介して他のメディアボード５００との間で情報を共有する装置であり、例えば、自己のメディアボード５００に記入した内容が、ネットワークを介して他のメディアボード５００にも表示される。ＴＶ会議端末４００およびメディアボード５００は、他の拠点のＴＶ会議端末４００およびメディアボード５００の利用者との会議で使用される。

本実施の形態においても、複数の機器として、複合機２００、プロジェクタ３００、ＴＶ会議端末４００、メディアボード５００を例にあげているが、これらに限定されるものではなく、他の画像形成装置やその他の情報機器（例えば、パーソナルコンピュータ、スマートフォン等の携帯端末等）などを複数の機器としてもよい。

複合機２００、プロジェクタ３００、ＴＶ会議端末４００、メディアボード５００を含む複数の機器のそれぞれは、各機器の使用状況を示す使用状況データを、実施の形態１と同様の所定のタイミングで機器管理装置１１００に送信する。ここで、所定のタイミングとは、一定期間（例えば、１日、１週、１月）ごと、機器管理装置１００からの要求をうけたタイミング、もしくは、電源オン時、会議開催時、所定の動作を実行するごと、等種々のタイミングがあげられるが、これらに限定されるものではない。

また、ＴＶ会議端末４００およびメディアボード５００では、ＴＶ会議端末４００およびメディアボード５００の利用者が参加した会議の履歴である会議履歴データを生成し、自己の記憶部に保存する。ＴＶ会議端末４００およびメディアボード５００は、会議の開催ごと、すなわち、ＴＶ会議端末４００若しくはメディアボード５００の使用ごとに、にデータを会議履歴データに追加していく。そして、ＴＶ会議端末４００およびメディアボード５００は、所定のタイミングで会議履歴データを機器管理装置１１００に送信する。会議履歴データを送信するタイミングも、一定期間（例えば、１日、１週、１月）ごと、機器管理装置１００からの要求をうけたタイミング、もしくは、電源オン時、会議開催時、所定の動作を実行するごと、等種々のタイミングがあげられるが、これらに限定されるものではない。

機器管理装置１１００には，アプリケーションサーバ１０００がネットワークで接続されている。このアプリケーションサーバ１０００は、ＴＶ会議端末４００によるＴＶ会議のためのサーバ、およびメディアボード５００によるデータ共有のためのサーバである。

機器管理装置１１００は、ネットワークに接続された複数の機器を管理する情報処理装置である。機器管理装置１１００は、図１０に示すように、入力部１１０１と、表示部１０７と、レポート生成部１０２と、提供データ算出部１０３と、共通データ取得部１１０４と、収集部１１０５と、通信Ｉ／Ｆ１０６とを主に備えている。ここで、表示部１０７、レポート生成部１０２、提供データ算出部１０３、通信Ｉ／Ｆ１０６の機能は実施の形態１と同様である。

また、機器管理装置１１００は、実施の形態１と同様に、ＨＤＤやメモリ等の記憶媒体である記憶装置１５０に接続されている。この記憶装置１５０は、機器管理装置１１００の一部として構成する他、機器管理装置１１００とは別の装置として構成してもよい。記憶装置１５０には、機器管理ＤＢ１５１と、使用状況データ１５２と、会議履歴データ１１５３とが記憶される。機器管理ＤＢ１５１と、複合機２００およびプロジェクタ３００の使用状況データ１５２については実施の形態１と同様である。

図１１は、ＴＶ会議端末４００、メディアボード５００の使用状況データの一例を示す図である。ＴＶ会議端末４００、メディアボード５００の使用状況データ１５２には、図１１に示すように、機種名、端末ＩＤ、設置部門名、対象月、本人使用状況、消費電力、ＣＯ₂排出量等の項目が登録されている。

図１０に戻り、本実施の形態の記憶装置１５０には、さらに、会議履歴データ１１５３が記憶されている。会議履歴データ１１５３は、ＴＶ会議端末４００、メディアボード５００から受信したものである。

図１２は、会議履歴データの一例を示す図である。会議履歴データは、図１２に示すように、識別情報としての端末ＩＤと、端末拠点と、会議への参加日時および退出日時、会議の利用時間、参加人数、会議の相手先拠点、拠点数、会議の相手先の端末のＩＤである相手先ＩＤの項目が登録されている。

図１０に戻り、収集部１１０５は、実施の形態１と同様の機能を有する他、さらに、ＴＶ会議端末４００、メディアボード５００のそれぞれから上記会議履歴データを受信し、受信した前記会議履歴データを記憶装置１５０に保存する。

入力部１１０１は、第２データとしての資料一部当たりに用紙枚数を、会議情報入力画面を介してユーザから入力する。すなわち、本実施の形態では、機器管理装置１１００は、会議情報入力画面を表示部１０７に表示し、会議情報入力画面からユーザに、資料一部当たりに用紙枚数を入力させ、入力部１１０１は、入力された会議情報を受け付ける。

図１３は、実施の形態２の会議情報入力画面の一例を示す説明図である。図１３に示すように、会議情報入力画面から、資料１部当たりの用紙枚数という会議情報の入力が可能となっている。なお、本実施の形態では、実施の形態１のように、１回当たりの会議時間、会議の平均参加人数は会議情報入力画面から入力されるものではない。１回当たりの会議時間、会議の平均参加人数は、会議履歴データから共通データ取得部１１０４によって算出される。

図１０に戻り、共通データ取得部１１０４は、入力部１１０１で入力を受け付けた１回当たりの会議時間と、会議履歴データの利用時間および参加人数とに基づいて、使用状況データから、共通データを取得する。本実施の形態でも、共通データは、用紙削減枚数とする。

本実施の形態の共通データ取得部１１０４は、実施の形態１と同様の手法で、用紙出力枚数を算出するが、この際、１回当たりの会議時間、平均参加人数を、会議履歴データの内容から求めて使用する。すなわち、共通データ取得部１１０４は、会議履歴データの利用時間から１回当たりの会議時間を求め、会議履歴データの参加人数から、平均参加人数を求める。そして、共通データ取得部１１０４は、実施の形態１と同様に、用紙削減枚数の算出を行う。

ここで、共通データ取得部１１０４は、会議の一方の側の共通データを取得する他、会議の相手先のＴＶ会議端末４００、メディアボード５００の会議履歴データの参加人数も用いて、相手先のＴＶ会議端末４００、メディアボード５００の共通データも取得することができる。すなわち、会議の相手先のＴＶ会議端末４００、メディアボード５００の拠点での利用も含めることもできる。会議の相手先のＴＶ会議端末４００、メディアボード５００の拠点での利用も含めるか否かは、予め、ユーザの入力等により設定しておけばよい。

図１４は、相手先のＴＶ会議端末４００、メディアボード５００の共通データの算出を説明するための図である。会議の相手先のＴＶ会議端末４００、メディアボード５００の拠点での利用も含める場合には、共通データ取得部１１０４は、図１４に示すように、会議履歴データのレコードのうち、自己の端末ＩＤと同一のＩＤが、他の会議履歴データの相手先ＩＤとして登録されているレコード（符号１３０１，１３０２のレコード）を検索する。すなわち、図１４（ａ），（ｂ）は、二つの拠点における会議履歴データを示している。そして、図１４（ａ）の符号１３０１のレコードの端末ＩＤが、他の会議履歴データである図１４（ｂ）の符号１３０２の相手先ＩＤと同一となっており、その逆も成立する。すなわち、符号１３０１と１３０２が同一の会議の情報となる。このため、共通データ取得部１１０４は、当該レコード１３０１，１３０２に登録されているそれぞれ参加人数、利用時間を用いて、会議の双方の側の共通データを算出する。

次に、以上のように構成された本実施の形態の機器管理処理について説明する。図１５は、実施の形態２の機器管理処理の手順を示すフローチャートである。図１５では、ＴＶ会議端末４００、メディアボード５００の使用状況データから、共通データとしての用紙出力枚数（用紙削減枚数）を取得することを例にあげて説明するが、これに限定されるものではない。

共通データ取得部１１０４は、まず、ＴＶ会議端末４００、メディアボード５００の使用状況データと会議履歴データを記憶装置１５０から読み出する（ステップＳ５１）。そして、共通データ取得部１１０４は、会議情報入力画面を介してユーザから会議情報としての１回当たりの用紙出力枚数を入力する（ステップＳ５２）。

次に、共通データ取得部１１０４は、共通データを算出する際に、会議の相手先のＴＶ会議端末４００、メディアボード５００の拠点での利用も含めるか否かを、ユーザによる設定等により判断する（ステップＳ５３）。

そして、会議の相手先のＴＶ会議端末４００、メディアボード５００の拠点での利用も含めると判断された場合には（ステップＳ５３：Ｙｅｓ）、共通データ取得部１１０４は、会議履歴データの行内の相手先ＩＤをもとに、該当する端末ＩＤの会議履歴データを記憶部１５０から取得し、取得した会議履歴データから同一会議の行（レコード）を抽出して、相手先拠点での参加人数を求める（ステップＳ５４）。そして、共通データ取得部１１０４は、相手先の会議履歴データの参加人数を用いて相手先の用紙削減枚数を算出する（ステップＳ５５）。

一方、ステップＳ５３で、会議の相手先のＴＶ会議端末４００、メディアボード５００の拠点での利用は含めないと判断された場合には（ステップＳ５３：Ｎｏ）、共通データ取得部１１０４は、一つの会議履歴データの参加人数を用いて会議ごとの用紙削減枚数を算出する（ステップＳ５６）。

次に、共通データ取得部１１０４は、会議ごとの用紙削減枚数を算出する（ステップＳ５７）。以上のステップＳ５３からＳ５７までの処理は、会議履歴データの所定の期間内の全ての行（レコード）について繰り返し実行される。

次に、共通データ取得部１１０４は、所定の期間内に含まれる会議での用紙削減枚数にの合計を算出する（ステップＳ５８）。

次に、提供データ算出部１０３は、同一期間での複合機２００の用紙出力枚数と、上述の処理での計算結果の値から、用紙削減効果を算出する（ステップＳ５９）。次に、レポート生成部１０２は、会議情報と複合機２００の用紙出力枚数、ＴＶ会議端末４００やメディアボード５００による用紙削減枚数と、上述の処理で計算した用紙削減効果から、レポートを生成する（ステップＳ６０）。そして、レポート生成部１０２は、生成したレポートを表示部１０７に出力する（ステップＳ６１）。

図１６は、実施の形態２で生成されたレポートの表示例を示す説明図である。図１６の表示例では、資料１部当たりの用紙枚数は、ユーザの入力により可変である。ここにユーザが資料１部当たりの用紙枚数を入力した上で、再計算ボタンを押下すると、上述の処理が再度実行されて、用紙削減枚数が算出されて表示されることになる。

このように本実施の形態では、クラウド等ネットワークを介して使用する機器であるＴＶ会議端末４００やメディアボード５００を機器として用い、会議の１回当たりの会議時間と平均参加人数を会議履歴データから求めてユーザからの入力を不要としているので、ユーザの労力を軽減しつつ、種々のサービスを提供することができる。

また、本実施の形態では、会議の相手先の用紙削減枚数等の共通データも算出しているので、より効果的に種々のサービスを提供することができる。

（実施の形態３）
実施の形態３では、提供データとして会議の拠点間のコストから、利用時間によるコスト削減効果も算出してレポートで報告するものである。

実施の形態３の機器管理システムのネットワーク構成および機器管理装置１１００の機能的構成については、実施の形態２と同様である。

本実施の形態では、機器管理装置１００は、記憶装置１５０に、ＴＶ会議端末４００やメディアボード５００を用いて会議を開催する拠点間のコストを拠点間コストデータとして保存している。図１７は、拠点間コストデータの一例を示す図である。図１７の拠点間コストデータに示すように、拠点間の距離が大きいほど、高コストとなっている。

本実施の形態の提供データ算出部１０３は、会議履歴データの端末ＩＤと他の会議履歴データの相手先ＩＤが同一である場合における会議履歴データの拠点と他の会議履歴データの拠点の間のコストを、上記拠点間コストデータから求め、当該コストから利用時間によるコスト削減効果を提供データとして算出する。

図１８は、実施の形態３におけるコスト削減効果の算出を説明するための図である。図１８（ａ），（ｂ）は、二つの拠点における会議履歴データを示している。そして、図１８（ａ）の符号１７０１のレコードの端末ＩＤが、他の会議履歴データである図１８（ｂ）の符号１７０２の相手先ＩＤと同一となっており、その逆も成立する。すなわち、符号１７０１と１７０２が同一の会議の情報となる。

提供データ算出部１０３は、会議履歴データを参照して、各拠点の参加人数が相手先拠点に出かけた際のコストを、拠点間コストテーブルから会議ごとに算出する。そして、提供データ算出部１０３は、各会議それぞれでコストを算出し、月間などの単位でのコスト削減費用として求める。

例えば、図１８の例では、提供データ算出部１０３は、図１８（ａ）の拠点の会議履歴データから、図１７の例の拠点間コストデータを参照して、次の（４）式のようにコストを算出する。

参加人数３人×片道コスト４００円×２＝２４００円 ・・・（４）

また、提供データ算出部１０３は、図１８（ｂ）の拠点の会議履歴データから、図１７の例の拠点間コストデータを参照して、次の（５）式のようにコストを算出する。

参加人数１人×片道コスト４００円×２＝８００円 ・・・（５）

そして、提供データ算出部１０３は、（４）、（５）式を比較してコストの安い（５）式の算出結果である８００円を、コスト削減効果として決定する。

次に、以上のように構成された本実施の形態の機器管理装置１１００による提供データ算出処理について説明する。図１９は、実施の形態３の提供データ算出処理の手順を示すフローチャートである。

提供データ算出部１０３は、まず、ＴＶ会議端末４００、メディアボード５００の使用状況データと会議履歴データを記憶装置１５０から読み出する（ステップＳ８１）。そして、提供データ算出部１０３は、会議情報入力画面を介してユーザから会議情報としての１回当たりの用紙出力枚数を入力する（ステップＳ８２）。

そして、提供データ算出部１０３は、会議履歴データの行内の相手先ＩＤをもとに、該当する端末ＩＤの会議履歴データを記憶部１５０から取得し、取得した会議履歴データから同一会議の行を抽出して、相手先拠点での参加人数を求める（ステップＳ８３）。そして、提供データ算出部１０３は、他の拠点のメンバーがその拠点に移動した際のコストを、拠点間コストデータを参照して算出する（ステップＳ８４）。このコスト算出は、拠点ごとに繰り返し行われる。

次に、提供データ算出部１０３は、拠点ごとに算出したコストの中で、最も安いコストを、その会議におけるコスト削減効果として決定する（ステップＳ８５）。

上記ステップＳ８３からＳ８５までの処理は、会議履歴データにおける期間内の全てに行（レコード）について繰り返し実行される。

次に、提供データ算出部１０３は、会議履歴データにおける期間内に含まれる会議で、コスト削減効果の合計を算出する（ステップＳ８６）。

上記ステップＳ８１からＳ８６までの処理は、拠点で利用している端末（ＴＶ会議端末４００またはメディアボード５００）の数分だけ繰り返し実行される。

次に、提供データ算出部１０３は、拠点内の全ての端末（ＴＶ会議端末４００またはメディアボード５００）のコスト削減効果の合計を算出する（ステップＳ８７）。次に、レポート生成部１０２は、拠点のコスト削減効果と、その詳細データとして、端末ＩＤごとのコスト削減効果、会議ごとのコスト削減効果とからレポートを生成する（ステップＳ８８）。そして、レポート生成部１０２は、生成したレポートを表示部１０７に出力する（ステップＳ８９）。

図２０は、実施の形態３で生成されたレポートの表示例を示す説明図である。図２０の表示例に示すように、拠点のコスト削減効果、詳細データとして、端末ＩＤごとのコスト削減効果、会議ごとのコスト削減効果が表示されている。

このように本実施の形態では、会議履歴データから、コスト削減効果を提供データとして求めてレポートで出力しているので、ユーザの利便性を向上させることができる。

（変形例）
上記実施の形態では、ＴＶ会議端末４００やメディアボード５００等のネットワーク利用機器の使用状況データや会議履歴データから、用紙削減枚数という複合機２００の使用状況データの項目を共通データとして算出していた。

一方、ＴＶ会議端末４００やメディアボード５００等のネットワーク利用機器の使用状況データや会議履歴データと、プロジェクタ３００の使用状況データとの共通データを取得する場合には、図２１に示すように、消費電力量やＣＯ₂排出量を共通データとして比較すればよい。

上記実施の形態１〜３の機器管理装置１００、１１００は、ＣＰＵなどの制御装置と、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭなどの記憶装置と、ＨＤＤ、ＣＤドライブ装置などの外部記憶装置と、ディスプレイ装置などの表示装置と、キーボードやマウスなどの入力装置を備えており、通常のコンピュータを利用したハードウェア構成となっている。

上記実施の形態１〜３の機器管理装置１００、１１００で実行される機器管理プログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。

また、上記実施の形態１〜３の機器管理装置１００、１１００で実行される機器管理プログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成しても良い。また、上記実施の形態１〜３の機器管理装置１００、１１００で実行される機器管理プログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成しても良い。

また、上記実施の形態１〜３の機器管理装置１００、１１００で実行される機器管理プログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。

上記実施の形態１〜３の機器管理装置１００、１１００で実行される機器管理プログラムは、上述した各部（入力部１０１，１１０１、レポート生成部１０２と、提供データ算出部１０３、共通データ取得部１０４，１１０４、収集部１０５，１１０５）を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはＣＰＵ（プロセッサ）が上記記憶媒体から機器管理プログラムを読み出して実行することにより上記各部が主記憶装置上にロードされ、入力部１０１，１１０１、レポート生成部１０２と、提供データ算出部１０３、共通データ取得部１０４，１１０４、収集部１０５，１１０５が主記憶装置上に生成されるようになっている。

なお、本実施の形態では、共通データとして、複合機２００の使用状況データ１５２ａの用紙出力枚数を共通データとしているが、これは一例であり、これに限定されるものはなく、複数の機器で共通とすることが可能なデータであれば他の項目のデータを共通データとしてもよい。

また、本実施の形態では、複合機２００の使用状況データ１５２ａに含まれるデータを共通データとし、プロジェクタ３００の使用状況データ１５２ｂの使用時間や他の機器の使用状況データを、複合機２００の使用状況データ１５２ａに含まれるデータに換算して共通データを取得していたが、これに限定されるものではない。例えば、複数の機器の使用状況データのいずれにも含まれないデータを共通データとして用い、複数の機器の使用状況データを、当該いずれにも含まれないデータに換算することにより、共通データを取得するように、共通データ取得部１０４を構成してもよい。

本発明のいくつかの実施形態を説明したが、これらの実施形態は、例として提示したものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。これら新規な実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の省略、置き換え、変更を行うことができる。これら実施形態やその変形は、発明の範囲や要旨に含まれるとともに、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれる。

１００，１１００ 機器管理装置
１０１，１１０１ 入力部
１０２ レポート生成部
１０３ 提供データ算出部
１０４，１１０４ 共通データ取得部
１０６ 通信インタフェイス
１５０ 記憶装置
１５１ 機器管理データベース
１５２，１５２ａ，１５２ｂ 使用状況データ
２００ 複合機
３００ プロジェクタ
４００ ＴＶ会議端末
５００ メディアボード
１１５３ 会議履歴データ

特開２００５−１０８２１７号公報 特開２００８−７７６４９号公報

Claims (9)

1. 複数の機器とネットワークで接続された機器管理装置であって、
   前記複数の機器のそれぞれから、前記機器における使用状況を示すデータであって、
   第１の項目を含む第１の使用状況データ、および、前記第１の項目を含まない第２の使用状況データのいずれかを受信する収集部と、
   前記第１の項目の値および前記第２の使用状況データに含まれる前記第１の項目とは異なる第２の項目の値を、共通の項目の値に換算する換算部と、
   前記共通の項目の値に基づいて、前記複数の機器のうち１の機器を使用したことにより生じた削減効果を示すデータを算出する算出部と、
   前記削減効果を示すデータを含むレポートを生成するレポート生成部と、
   を備える機器管理装置。
2. 前記複数の機器は、互いに異なる種類の機器である、
   請求項１に記載の機器管理装置。
3. 前記換算部は、前記第１の項目を前記共通の項目とし、前記第２の項目の値を前記第１の項目の値に換算する、
   請求項１または２に記載の機器管理装置。
4. 前記複数の機器のうちの１つは、印刷機能を備えた画像形成装置であり、
   前記共通の項目は、前記画像形成装置による印刷の用紙出力枚数である、
   請求項１〜３のいずれか１つに記載の機器管理装置。
5. 前記レポートは前記削減効果を示すグラフを含む、
   請求項１〜４のいずれか１つに記載の機器管理装置。
6. 前記レポートは前記削減効果を示す数値を含む、
   請求項１〜５のいずれか１つに記載の機器管理装置。
7. 前記削減効果は、用紙出力枚数に関する、
   請求項１〜６のいずれか１つに記載の機器管理装置。
8. 前記削減効果は、二酸化炭素排出量に関する、
   請求項１〜６のいずれか１つに記載の機器管理装置。
9. 複数の機器とネットワークで接続されたコンピュータに、
   前記複数の機器のそれぞれから、前記機器における使用状況を示すデータであって、
   第１の項目を含む第１の使用状況データ、および、前記第１の項目を含まない第２の使用状況データのいずれかを受信するステップと、
   前記第１の項目の値および前記第２の使用状況データに含まれる前記第１の項目とは異なる第２の項目の値を、共通の項目の値に換算するステップと、
   前記共通の項目の値に基づいて、前記複数の機器のうち１の機器を使用したことにより生じた削減効果を示すデータを算出するステップと、
   前記削減効果を示すデータを含むレポートを生成するステップと、
   を実行させるためのプログラム。

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