JP4916936B2 - コンテンツ管理システム - Google Patents

Description

本発明はコンテンツ管理システムに係り、特に文書、画像を含む様々なコンテンツを一元管理すると共に、携帯電話等の携帯端末からそのコンテンツを閲覧、更新することができるようしたコンテンツ管理システムに関する。

近年、企業活動の活性化、効率化を図るために、企業内に溢れる様々な情報、即ち、文書のみならず画像、Ｗｅｂコンテンツ等のコンテンツを企業内全域に渡って、獲得、管理、保持、保管、配布するためのＥＣＭ(Enterprise Content Management)ソリューションが普及しつつある。そのＥＣＭソリューションの効果を最も発揮するのは、対外的なプレゼンテーション、営業活動を実施する場面であると考えられ、外出先で利用する機会の多いモバイル環境に適合させることが望まれている。

特許文献１、２には、通信ネットワークを通じて配信されるコンテンツの携帯電話等の携帯端末での利便性を向上させる発明が開示されている。
特開２００３−３１６６７７号公報 特開２００１−３３７８８７号公報

しかしながら、現在のところモバイル環境に適したＥＣＭソリューションがほとんどないのが実情であり、例えば、企業内において一元管理された様々なフォーマット（ファイル形式）の文書や画像等のコンテンツを、外出先から通信ネットワークを通じて携帯電話等の携帯端末で閲覧したい場合に、フォーマットの種類によっては携帯端末で閲覧することができないという場合があった。また、外出先において必要なコンテンツを参照することができたとしても、そのコンテンツ内の一部に変更したい箇所がある場合に携帯端末からではその箇所を変更することができないという場合があり、利用者の要求を満たしたものではなかった。

本発明はこのような事情に鑑みてなされたもので、企業内等において一元管理される様々なコンテンツを、携帯端末により容易に閲覧又は更新できるようにしたコンテンツ管理システムを提供することを目的とする。

前記目的を達成するために請求項１に記載のコンテンツ管理システムは、通信ネットワークに接続されたサーバで管理されている各コンテンツを、該通信ネットワークに接続可能な携帯端末により更新可能にするコンテンツ管理システムであって、前記サーバにおいて、前記各コンテンツに対して前記携帯端末により更新可能とする箇所を事前に登録しておくコンテンツ更新可能箇所登録手段であって、前記各コンテンツ内の予め決められた領域内の文言の箇所、又は、所定種類の文言の箇所を、前記更新可能とする箇所として自動で設定するコンテンツ更新可能箇所登録手段と、前記各コンテンツのうち所望のコンテンツを前記携帯端末により選択するコンテンツ選択手段と、前記コンテンツ選択手段により選択されたコンテンツに対して、前記コンテンツ更新可能箇所登録手段により更新可能として登録されている箇所のうちから、更新を実施する箇所を前記携帯端末により選択する更新箇所選択手段と、前記更新箇所選択手段により選択された箇所の更新後のデータを前記携帯端末により入力する更新データ入力手段と、前記サーバにおいて、前記コンテンツ選択手段により選択されたコンテンツに対して、前記更新箇所選択手段により選択された箇所のデータを前記更新データ入力手段により入力された更新後のデータに変更した更新コンテンツを作成する更新コンテンツ作成手段と、を備えたことを特徴としている。

本発明によれば、サーバで管理されている各コンテンツに関して、携帯電話等の携帯端末により更新可能とする箇所が事前に登録され、携帯端末でコンテンツを更新する際には、更新する箇所の選択と、選択した箇所の更新データを入力するだけでよいため、携帯端末で容易にコンテンツを更新することができるようになる。

また、本発明は、サーバで管理されるコンテンツに対して更新可能として登録しておく箇所を自動で設定する。例えば、コンテンツが文書であれば、ヘッダーや日付等の定型的に決まった箇所に記載され、且つ、更新される可能性が高い文言が記載される箇所を自動で更新可能な箇所として設定することができる。

請求項２に記載のコンテンツ管理システムは、請求項１に記載の発明において、前記コンテンツ選択手段により選択されたコンテンツ、又は、前記更新コンテンツ作成手段により作成されたコンテンツを前記携帯端末で閲覧可能なフォーマットに変換して前記サーバから前記携帯端末に送信するフォーマット変換手段を備えたことを特徴としている。

本発明によれば、サーバで管理されているコンテンツのフォーマット（ファイル形式）が携帯端末で閲覧することができないフォーマットであっても、携帯端末で閲覧することができるようになる。

請求項３に記載のコンテンツ管理システムは、請求項１、又は、２に記載の発明において、更新コンテンツ作成手段により作成された更新コンテンツを前記サーバにより管理される新規コンテンツとして登録する更新コンテンツ登録手段を備えたことを特徴としている。

本発明によれば、携帯端末により更新した更新コンテンツを別の機会に閲覧することができるようになる。

請求項４に記載のコンテンツ管理システムは、請求項１〜３のうちいずれか１に記載の発明において、前記コンテンツ選択手段により選択されたコンテンツ、又は、前記更新コンテンツ作成手段により作成されたコンテンツを、前記通信ネットワークに接続可能な印刷機器であって、前記携帯端末により指定された印刷機器により印刷させる印刷手段を備えたことを特徴としている。

本発明によれば、携帯端末の指示により所望の場所の印刷機器によりサーバで管理されているコンテンツを印刷することができるようになる。

請求項５に記載のコンテンツ管理システムは、請求項１〜４のうちいずれか１に記載の発明において、前記コンテンツは文書であることを特徴としている。本発明は、対象とするコンテンツを文書に限定したものである。

請求項６に記載のコンテンツ管理システムは、請求項１〜５のうちいずれか１に記載の発明において、前記携帯端末は携帯電話であることを特徴としている。本発明は、本発明の対象とする携帯端末を使用頻度の高い携帯電話に限定したものである。

本発明によれば、企業内等において一元管理される様々なコンテンツを、携帯端末により容易に閲覧又は更新できるようになる。従って、ＥＣＭソリューションとしての活用場面が拡大する。

以下、添付図面に従って本発明に係るコンテンツ管理システムを実施するための最良の形態について詳説する。

図１は、本発明が適用されるコンテンツ管理システムの全体構成を示したシステム図である。同図のコンテンツ管理システムは、例えばＥＣＭ(Enterprise Content Management)ソリューションとして企業内の様々な情報を一元管理するためのシステムであり、企業内に敷設された企業内ネットワーク（イントラネット）１０と、企業外に敷設されたインターネット等の通信ネットワーク１２と、通信ネットワーク１２に基地局１３を介して接続可能な携帯電話１４等から構成されている。尚、本発明は携帯電話１４の代わりにＰＤＡやノート型パソコンなどの他の種類の携帯端末やパソコンなどにも適用可能であるが、本実施の形態では携帯電話を使用することを前提に説明する。

企業内ネットワーク１０は、ルータ２０、コンテンツ管理サーバ２２、データベースサーバ２４、企業内に配置された各社員のパソコン（ＰＣ）２８、２８、…等から構築されている。これらの企業内ネットワーク１０内の機器はルータ２０を介して企業外の通信ネットワーク１２に接続されるようになっている。

また、携帯電話１４は、社員等が所有する任意の携帯電話を示し、基地局１３を介して通信ネットワーク１２に接続できるようになっている。そして、通信ネットワーク１２に接続することで企業内ネットワーク１０のコンテンツ管理サーバ２２にアクセスすることができ、コンテンツ管理サーバ２２から配信される情報を、ｈｔｍｌファイルや画像ファイル（ＪＰＥＧファイル等）のような携帯電話１４で閲覧可能なファイルで取得し、閲覧することができるようになっている。

企業内ネットワーク１０では、コンテンツ管理サーバ２２及びデータベースサーバ２４により企業内の様々なフォーマット（ファイル形式）で作成された文書や画像等の情報（コンテンツ）が一元管理されており、各種コンテンツがデータベースサーバ２４に蓄積、保存されている。

コンテンツ管理サーバ２２は、通信ネットワーク１２を通じて企業内ネットワーク１０の外部からアクセスしてきた携帯電話１４に対して、携帯電話１４により要求されたコンテンツをデータベースサーバ２４から取得し、そのコンテンツを携帯電話１４で閲覧可能なフォーマットに変換して送信する機能を備えている。これによって、様々なフォーマットでデータベースサーバ２４に保管されている企業内の文書や画像等のコンテンツを外出先の携帯電話１４で閲覧することができるようになっている。

また、コンテンツ管理サーバ２２に携帯電話１４からアクセスすることによって単にデータベースサーバ２４に保管されているコンテンツを閲覧するだけでなく、携帯電話１４での編集操作によってそのコンテンツの必要な箇所を変更（更新）することができ、必要があれば近くのプリンタでプリントアウトすることもできるようになっている。これによってＥＣＭソリューションの営業活動等での活用場面が大幅に増加し、より有益なものとなっている。

尚、本実施の形態では、携帯電話１４で更新できるコンテンツとして文書に限定して説明するが、文書に限らず画像等の他のコンテンツについても適用可能である。例えば、コンテンツ内の一部の文字や図形を携帯電話１４で更新できるようにすることも可能であり、また、携帯電話１４ではなくノート型パソコン等の高度な編集機能を備えたモバイル機器であれば画像などのコンテンツに大幅な編集を加えることも可能である。

また、携帯電話１４での更新作業を行い易くするため、企業内のＰＣ２８からデータベースサーバ２４に新たな文書を登録する際に、その文書内において携帯電話１４での更新を可能にする箇所を事前に指定しておくことによって、その情報も文書とともにデータベースサーバ２４に保存されるようになっている。そして、携帯電話１４でその文書を更新する際には更新可能として指定された箇所の部分に限定して編集作業を簡易に行うことができるようになっている。尚、詳細は後述する。

図２は、企業内ネットワーク１０におけるＰＣ２８での文書の登録、及び、登録された文書の携帯電話１４での閲覧と更新に関連する処理手段を示したシステム図である。

まず、図２において、企業内ネットワーク１０におけるＰＣ２８での文書の登録に関連する処理手段の処理内容について説明する。同図においてＰＣ２８は、文書を登録しようとする文書登録者が使用するパソコンを示し、文書登録者は、ＰＣ２８において文書作成用の所望のアプリケーションを起動して文書を作成し、任意のフォーマット（ファイル形式）で保存する。そして、その文書をデータベースサーバ２４に登録するため、そのＰＣ２８からコンテンツ管理サーバ２２にアクセス（接続）し、一連の登録作業を行う。

一方、コンテンツ管理サーバ２２は、文書の登録に関連して情報入出力手段４０、文書管理テーブルデータ作成手段４２、文書属性管理テーブルデータ作成手段４４、更新可能箇所抽出手段４６、更新可能箇所管理テーブルデータ作成手段４８等を備えている。

情報入出力手段４０は、コンテンツ管理サーバ２２にアクセスしてきたＰＣ２８に対して、文書の登録を案内するための各種案内画面を提供し、登録する文書（登録文書）のデータ（ファイル）や文書を管理する上で必要な情報として、案内画面に対して文書登録者が入力した情報を取得する。尚、情報入出力手段４０は、コンテンツ管理サーバ２２にアクセスしてきたユーザに対して最初にパスワード等の入力を促し、そのユーザがアクセス権限を有するか否かのユーザ認証も行っている。そして、アクセス権限があると認証されたユーザのみが文書を登録することができるようになっている。

文書管理テーブルデータ作成手段４２、文書属性管理テーブルデータ作成手段４４、更新可能箇所管理テーブルデータ作成手段４８は、それぞれ、ＰＣ２８により入力され情報入出力手段４０により取得された情報に基づいて、後述の文書管理テーブル８２用のデータ、文書属性管理テーブル８４用のデータ、更新可能箇所管理テーブル８６用のデータを作成する。これらの文書管理テーブル８２用のデータ、文書属性管理テーブル８４用のデータ、更新可能箇所管理テーブル８６用のデータは、登録文書のファイルと共に、コンテンツ管理サーバ２２からデータベースサーバ２４に送られ、各々、データベースサーバ２４で、文書管理テーブル８２、文書属性管理テーブル８４、更新可能箇所管理テーブル８６のデータ（レコード）として格納される。登録文書のファイルは、データベースサーバ２４のコンテンツデータベース８０に格納される。

ここで、文書管理テーブル８２、文書属性管理テーブル８４、更新可能箇所管理テーブル８６のデータ構造について説明する。

図３は、文書管理テーブル８２のデータ構造を例示した図である。同図に示すように、１つの登録文書（コンテンツ）に対して「文書ＩＤ」、「ファイル名」、「種別」、「作成日」、「作成者」という各フィールドのデータのまとまりが１件分のレコードを構成している。

「文書ＩＤ」は、対象の登録文書を簡易に識別するために付与される識別番号のデータであり、「ファイル名」は、対象の登録文書のファイルが格納されているメモリ上のアドレスを示すデータであり、「種別」は、対象の登録文書のファイル形式（フォーマット）を示すデータである。「作成日」は、対象の登録文書を作成した日（又は登録日）のデータであり、「作成者」は、対象の登録文書を作成した作成者に予め付与された識別番号（ユーザＩＤ）のデータである。ユーザＩＤは、図４のような作成者管理テーブル（図２では省略）として事前に作成されてデータベースサーバ２４で管理されており、各ユーザに対して「ユーザＩＤ」、「パスワード」、「作成者名」という各フィールドのデータのまとまりが１件分のレコードを構成している。尚、「パスワード」のデータは、例えば、ＰＣ２８や携帯電話１４で、コンテンツ管理サーバ２２にアクセスする際にアクセス権限があることの認証情報として使用され、各ユーザごとに事前に決められて図４の作成者管理テーブルにより管理されている。

文書管理テーブル８２の各フィールドのデータは、ＰＣ２８から文書登録者が文書を登録しようとした際にコンテンツ管理サーバ２２の文書管理テーブルデータ作成手段４２により自動的に作成され（「作成者」のデータには例えば認証情報を使用）、文書管理テーブル８２のレコードとして追加される。

図５は、文書属性管理テーブル８４のデータ構造を例示した図である。同図に示すように、１つの文書に対して「文書ＩＤ」、「属性ＩＤ」という各フィールドのデータがまとまりが１件分のレコードを構成している。

「文書ＩＤ」は、上記のように対象の登録文書に付された識別番号のデータであり、「属性ＩＤ」は、対象の登録文書の属性を示す識別番号のデータである。「属性ＩＤ」は、図６（Ａ）、（Ｂ）のように属性管理テーブルとして事前に作成されてデータベースサーバ２４で管理されており、図６（Ｂ）のテーブルのように文書の属性として考えられる各属性に対して「属性ＩＤ」のフィールドに示す識別番号が付されると共に、その「属性ＩＤ」が示す属性が「カテゴリーＩＤ」、「属性」という各フィールドのデータによって示されている。また、図６（Ｂ）の「カテゴリーＩＤ」は、図６（Ａ）のテーブルのように「カテゴリー」というフィールドのデータによって示されている属性を識別番号で示したものである。

これによれば、文書の属性は、大きく分けて図６（Ｂ）の「カテゴリー」で示すように「目的」、「職場」、「プロジェクト」のように大分類の属性に分類され、それらの大分類の各属性に対してカテゴリーＩＤとして１、２、３の番号が付与されている。これに対して図６（Ｂ）では各カテゴリーＩＤ＝１、２，３の大分類の各属性（カテゴリー）が細かい小分類の属性に分類され、例えば、カテゴリーＩＤ＝１の「目的」という大分類の属性が「プレゼンテーション」と「見積もり」という小分類の属性に分類され、それらの小分類の各属性に対して属性ＩＤとしての番号１、２，３、…が付与されている。従って、図５の文書属性管理テーブル８４のように、各登録文書の文書ＩＤに対して属性ＩＤを対応づけておくことによって登録文書の属性が特定されるようになっている。

このような文書属性管理テーブル８４の各文書に関するデータ（レコード）は、文書登録者が文書をＰＣ２８から登録する際に作成される。例えば、コンテンツ管理サーバ２２の情報入出力手段４０により表示される案内画面に従って文書登録者が入力した属性に関する情報を取得すると、その属性情報に基づいて、文書属性管理テーブルデータ作成手段４４により文書属性管理テーブル８４の登録文書に関するレコードが作成される。そして、そのレコードがデータベースサーバ２４に送られて文書属性管理テーブル８４に追加される。

図７は、更新可能箇所管理テーブル８６のデータ構造を例示した図である。同図に示すよう更新可能箇所管理テーブル８６は、「文書ＩＤ」、「変更箇所」、「既存情報」という各フィールドのデータのまとまりで１件分のレコードを構成している。「文書ＩＤ」は、上記のように対象の登録文書の識別番号のデータであり、「変更箇所」は、対象の登録文書内における更新（変更）可能な文言の領域をページ番号や行数で示すデータであり、「既存情報」は、更新可能な箇所に書かれている文言を示すデータである。

ここで、登録文書において更新可能とする箇所は、文書登録者がＰＣ２８から文書を登録する際に手動又は自動で設定される。例えば更新可能とする箇所を手動で設定する場合、ＰＣ２８に図８（Ａ）のような画面が表示される。同図において、登録しようとしている文書の内容が表示されており、文書登録者は、例えばマウスを使用して、更新可能とする箇所を含む領域を円１００で囲む。更新可能とする箇所が同図のように複数ある場合には、それらの複数の領域を順に指定する。そして、画面の下の決定ボタン１０２をクリックすると、図８（Ｂ）のような確認画面が表示される。このとき、コンテンツ管理サーバ２２の更新可能箇所抽出手段４６（図２参照）により、文書登録者が指定した領域内の文言が抽出される。これによって、その確認画面には、文書登録者が指定した領域内の文言が、更新可能な箇所及び文言として赤色などの他と異なる表示色で表示される。その確認画面において、更新可能とする箇所（文言）が正しく設定されていれば、確認画面の下の登録ボタン１０４をクリックし、再度、指定し直す場合にはキャンセルボタン１０６をクリックして図８（Ａ）の画面に戻り領域の指定をやり直す。尚、更新可能とする箇所の指定は、カーソル等の文字単位で移動する位置指定手段を用いて更新可能とする文言の範囲を直接指定するようにしてもよい。

一方、更新可能とする箇所を自動で設定する場合には、コンテンツ管理サーバ２２の更新可能箇所抽出手段４６により、予め決められた領域（文書内での位置範囲）が更新可能な箇所を含む領域として設定され、その領域内の文言が抽出される。更新可能として予め決めておく領域は、例えば、図７の更新可能箇所管理テーブルの「変更箇所」というフィールドに例示されているように、一般的な文書では略文書内での位置範囲が決められているヘッダー、日付、宛先、担当者名等の文言が記載される領域が好適である。また、更新可能として予め決めておく領域として文書内での位置範囲を決めておくのではなく、社名、人名、数字（日付、金額など）のように変更する可能性が高い文言を検索し、該当する文言の箇所を更新可能な箇所として設定するようにしてもよい。更に、更新可能とする箇所を手動と自動のいずれで設定する場合であっても、上記処理により更新可能として設定された箇所、又は、文言と同一の文言を文書全体にわたって検索し、該当する文言の箇所を全て変更可能な箇所として自動的に設定するようにしてもよい。

以上のようにして、コンテンツ管理サーバ２２の更新可能箇所抽出手段４６により更新可能な箇所が設定され、その箇所の文言が抽出されると、その情報に基づいて、更新可能箇所管理テーブルデータ作成手段４８により図７に示した更新可能箇所管理テーブル８６の登録文書に関するレコードが作成される。そして、そのレコードがデータベースサーバ２４に送られて更新可能箇所管理テーブル８６に追加される。

図９は、文書登録者が操作するＰＣ２８とサーバ管理者が管理するコンテンツ管理サーバ２２での文書登録時の処理を時系列で示したシーケンス図である。

まず、文書登録者はＰＣ２８により登録文書を作成する（ステップＳ１０）。そして、コンテンツ管理サーバ２２にアクセスする。これによって、コンテンツ管理サーバ２２の情報入出力手段４０により送信されるユーザ認証画面がＰＣ２８のモニタに表示される。文書登録者は、そのユーザ認証画面において自分がアクセス権限を有することを示すために予め登録してあるパスワード等の認証情報を入力する（ステップＳ１２）。

一方、コンテンツ管理サーバ２２では、情報入出力手段４０により取得されるその認証情報と、データベースサーバ２４に記憶されている図４の作成者管理テーブルとを照合し、アクセスしてきた文書登録者が正式なアクセス権限を有するか否かのユーザ認証を行う（ステップＳ１４）。そして、そのユーザ認証が適切に行えたか否かを判定し（ステップＳ１６）、ＮＯと判定した場合には、そのユーザのアクセスを禁止し、ＹＥＳと判定した場合には、アクセスを許可して、文書を登録するための案内画面をＰＣ２８に送信する。

文書登録者は、ＰＣ２８（ＰＣ２８のディスプレイ）に案内画面が表示されると、文書の登録作業を開始する（ステップＳ１８）。まず、コンテンツ管理サーバ２２に対して文書の属性としてどのような属性があるかを認識するために文書属性情報の問い合わせを行う（ステップＳ２０）。コンテンツ管理サーバ２２は、図６に示した属性管理テーブルをデータベースサーバ２４から取得し、指定可能な属性の内容等を文書属性情報としてＰＣ２８に開示する（ステップＳ２２）。文書登録者は、その開示された文書属性情報に基づいて、登録しようとしている文書の属性を指定する（ステップＳ２４）。

続いて、文書登録者は、携帯電話１４により登録文書の更新を可能にする領域を設定するか否かを指定する（ステップＳ２６）。ＮＯ（設定しない）と指定した場合には、ステップＳ３４の確定操作に移行する。一方、ＹＥＳ（設定する）と指定した場合には、続いて、更新可能な領域（箇所）を手動で指定するか否かを指定する（ステップＳ２８）。ＮＯ（自動）と指定した場合には、コンテンツ管理サーバ２２における更新可能箇所抽出手段４６により上記のように自動で更新可能な箇所が抽出される（ステップＳ３０）。そして、ステップＳ３４の確定操作に移行する。ステップＳ２８においてＹＥＳ（手動）と指定した場合には、図８を用いて説明したように文書登録者が、更新可能とする箇所を指定する（ステップＳ３２）。そして、ステップＳ３４の確定操作に移行する。

ステップＳ３４に移行して文書登録者が確定操作を行うと（ステップＳ３４）、コンテンツ管理サーバ２２において文書の登録が行われる（ステップＳ３６）。即ち、登録文書のデータ（ファイル）が、ＰＣ２８からコンテンツ管理サーバ２２に読み込まれると共に、コンテンツ管理サーバ２２からデータベースサーバ２４に送られ、データベースサーバ２４のコンテンツデータベース８０に格納される。また、文書登録者が上記のようにして入力した情報に基づいて、文書管理テーブル８２のデータ、文書属性管理テーブル８４のデータ、更新可能箇所管理テーブルのデータが、それぞれ文書管理テーブルデータ作成手段４２、文書属性管理テーブルデータ作成手段４４、更新可能箇所管理テーブルデータ作成手段４８により作成され、データベースサーバ２４の対応するテーブルにレコードとして追加される。

次に、図２において、携帯電話１４による文書の閲覧、更新に関連する処理手段の処理内容について説明する。

同図において、携帯電話１４は、外出先等から企業内ネットワーク１０で管理されている登録文書を閲覧又は更新しようとする文書閲覧者が使用する携帯電話を示し、登録文書を閲覧又は更新する場合には、携帯電話１４を通信ネットワーク１２に接続し、通信ネットワーク１２を通じて企業内ネットワーク１０のコンテンツ管理サーバ２２にアクセスする。そして、登録文書を閲覧又は更新するための一連の作業を行う。

一方、コンテンツ管理サーバ２２は、携帯電話１４での登録文書の閲覧、変更に関連して情報入出力手段５０、閲覧文書取得手段５２、文書更新手段５４、フォーマット変換手段５６等を備えている。

情報入出力手段５０は、コンテンツ管理サーバ２２にアクセスしてきた携帯電話１４に対して、登録文書の閲覧、変更を案内するための案内画面を提供し、登録文書を閲覧、又は、変更するために必要な情報として、案内画面に対して文書閲覧者が携帯電話１４で入力した情報を取得する。尚、情報入出力手段５０はコンテンツ管理サーバ２２にアクセスしてきたユーザに対して最初にパスワード等の入力を促し、そのユーザがアクセス権限を有するか否かのユーザ認証も行っている。そして、アクセス権限があると認証されたユーザのみが登録文書を閲覧、更新することができるようになっている。

閲覧文書取得手段５２及び文書更新手段５４についての詳細な処理内容については後述するが、閲覧文書取得手段５２は、携帯電話１４により入力され情報入出力手段５０により取得された情報に基づいて、文書閲覧者が閲覧を指定した登録文書をデータベースサーバ２４から取得する手段であり、文書更新手段５４は、携帯電話１４により入力され情報入出力手段５０により取得された情報に基づいて、現在閲覧している登録文書に対して文書閲覧者が指定した箇所の更新（変更）を行う手段である。

フォーマット変換手段５６は、閲覧文書取得手段５２により取得された閲覧のための登録文書、又は、文書更新手段５４により更新された文書等を、携帯電話１４（携帯電話１４のディスプレイ）に表示させる場合に、任意のフォーマット（ファイル形式）で作成されているそれらの文書を携帯電話１４で閲覧可能なフォーマット、例えば、ｈｔｍｌファイルや画像ファイル（ＪＰＧＥ、ＧＩＦ等）に変換する処理を行う。この変換後のファイルを情報入出力手段５０を介して携帯電話１４に送信することによって、任意のフォーマットの文書を携帯電話１４で閲覧することができるようになっている。

図１０は、文書閲覧者が操作する携帯電話１４とサーバ管理者が管理するコンテンツ管理サーバ２２での文書閲覧時及び更新時の処理を時系列で示したシーケンス図である。

まず、文書閲覧者は携帯電話１４によりコンテンツ管理サーバ２２にアクセスする。これによって、コンテンツ管理サーバ２２の情報入出力手段５０により送信されるユーザ認証画面が携帯電話１４に表示される。文書閲覧者は、そのユーザ認証画面において自分がアクセス権限を有することを示すために予め登録してあるパスワード等の認証情報を入力する（ステップＳ５０）。

一方、コンテンツ管理サーバ２２では、情報入出力手段４０により取得されるその認証情報と、データベースサーバ２４に記憶されている図４の作成者管理テーブルとを照合し、アクセスしてきた文書閲覧者が正式なアクセス権限を有するか否かのユーザ認証を行う（ステップＳ５２）。そして、そのユーザ認証が適切に行えたか否かを判定し（ステップＳ５４）、ＮＯと判定した場合には、そのユーザのアクセスを禁止し、ＹＥＳと判定した場合には、アクセスを許可する。

ユーザ認証を行うと、次に、コンテンツ管理サーバ２２は、情報入出力手段５０により携帯電話１４に対して文書検索情報を開示し（ステップＳ５６）、例えば、携帯電話１４に図１１（Ａ）のような検索条件を入力する画面を表示させる。

文書閲覧者は、携帯電話１４において表示されたその入力画面において検索条件を入力する（ステップＳ５８）。図１１（Ａ）では「担当者」（文書登録者の名前）と「属性」を入力する。そして、画面下の決定ボタン２００を押す（選択及び実行する）。これによって、その検索条件がコンテンツ管理サーバ２２の情報入出力手段５０により取得され、コンテンツ管理サーバ２２からデータベースサーバ２４に渡される。データベースサーバ２４は、コンテンツデータベース８０に格納されている登録文書の中から検索条件に合致する登録文書を検索し、そのファイル名を取得する。このとき、文書管理テーブル８２と文書属性管理テーブル８４のデータを参照して検索が行われる。そして、その検索結果がコンテンツ管理サーバ２２に渡され、情報入出力手段５０により図１１（Ｂ）のような画面が携帯電話１４に送信される。これによって、携帯電話１４には図１１（Ｂ）のように検索条件に合致した登録文書のファイル名が表示され、複数の登録文書が検索条件に合致する場合には、複数のファイル名が一覧表示される。

次いで、文書閲覧者が、検索結果のファイル名の中から閲覧したい登録文書のファイル名を選択すると、コンテンツ管理サーバ２２の閲覧文書取得手段５２は、そのファイル名に対応する登録文書のファイルをデータベースサーバ２４のコンテンツデータベース８０から取得する。

このようして、文書閲覧者が指定した登録文書が閲覧文書取得手段５２により取得されると、フォーマット変換手段５６によりその登録文書が携帯電話１４で閲覧可能なフォーマット（ファイル形式）に変換される。例えば、ｈｔｍｌファイルや画像ファイル（ＪＰＧＥ、ＧＩＦ等）に変換される。そして、その変換されたファイルが閲覧文書として情報入出力手段５０から携帯電話１４に送信される（ステップＳ６０）。これによって、携帯電話１４では、閲覧を指定した登録文書が、図１１（Ｃ）のように閲覧可能に表示される（ステップＳ６２）。

次に、文書閲覧者は、図１１（Ｃ）の画面において、閲覧している登録文書を更新するか否かを選択する（ステップＳ６４）。更新する場合には、その画面の下に表示された更新ボタン２０２を押す。これによって、携帯電話１４からコンテンツ管理サーバ２２に更新可能箇所及び文言の情報を要求する信号が送信される（ステップＳ６６）。

コンテンツ管理サーバ２２の文書更新手段５４は、データベースサーバ２４に格納されている図７に示した更新可能箇所管理テーブル８６の中から、現在閲覧している登録文書に関するレコードを取得する。そして、そのレコードを参照して更新可能として登録されている箇所の文言（更新可能箇所管理テーブル８６の既存情報）を一覧表示した図１１（Ｄ）のような画面を情報入出力手段５０を介して携帯電話１４に送信する。

また、オリジナルの登録文書（元文書）に対して更新可能な箇所の文言を他と異なる色（例えば赤色）に変更した文書を作成し、その文書をフォーマット変換手段５６により携帯電話１４で閲覧可能なフォーマットに変換した後、情報入出力手段５０により携帯電話１４に送信する。これによって、変更可能な箇所を示した文書が図１１（Ｄ）のように画面上部に表示される（ステップＳ６８）。

文書閲覧者は、図１１（Ｄ）の画面において更新したい文言を選択すると、続いて図１１（Ｅ）のような画面が表示される。文書閲覧者は、その画面において、選択した文言に対する更新後の文言を入力し、画面下の決定ボタン２０４を押すと、更新する箇所とその箇所の更新後の文言が更新情報として携帯電話１４からコンテンツ管理サーバ２２に送られる（ステップＳ７０）。

コンテンツ管理サーバ２２の文書更新手段５４は、携帯電話１４から送信された更新情報を情報入出力手段５０を介して取得する。そして、元文書に対して、更新を指定された箇所の文言をその更新後の文言に変更して、元文書と同一のフォーマットの更新文書を作成する。そして、その更新文書をフォーマット変換手段５６により携帯電話１４で閲覧可能なフォーマットに変換し、図１１（Ｄ）と同様の構成の画面を情報入出力手段５０を介して携帯電話１４に送信する（ステップＳ７２）。これにより、携帯電話１４には、図１１（Ｆ）に示すように、文書閲覧者によって選択された文言が更新後の文言に更新された状態で、画面上部に更新文書が表示され、画面下部に更新可能な箇所の文言が表示される。尚、他の更新可能な箇所の文言を更新する場合、又は、一度更新した箇所の文言を更に更新する場合には、文書閲覧者は図１１（Ｆ）の画面で図１１（Ｅ）の画面と同様の操作を行う。

文書閲覧者は、更新が完了した場合には、図１１（Ｆ）の画面下に表示された終了ボタン２０６を押す。これによって、更新文書が拡大された図１１（Ｇ）のような更新文書の閲覧画面が表示される（ステップＳ７４）。続いて、文書閲覧者は、その更新文書を保存するか否かを判断する（ステップＳ７６）。保存する場合には図１１（Ｇ）の画面下に表示された保存ボタン２０８を押す。これによって、更新文書の保存を指示する信号が携帯電話１４からコンテンツ管理サーバ２２に送られ、文書更新手段５４により作成された元文書と同一フォーマットの更新文書が、元文書に関連付けされた状態でデータベースサーバ２４のコンテンツデータベース８０に登録される（ステップＳ７８）。尚、更新文書は、元文書と異なるフォーマットで保存されるようにしてもよい。

次に、上記のように携帯電話１４で閲覧した登録文書等を所望のプリンタ（印刷機器）で印刷する場合の処理について説明する。図１２は、文書閲覧者（印刷実施者）が操作する携帯電話１４とサーバ管理者が管理するコンテンツ管理サーバ２２と閲覧文書を印刷する印刷機器での文書印刷時の処理を時系列で示したシーケンス図である。同図において、ステップＳ５０〜ステップＳ６２までの処理は図１０に示した場合と同様に行われ、印刷実施者が印刷したい登録文書が、登録文書を閲覧する場合と同様の処理によって携帯電話１４に表示される。尚、図１０のように登録文書を更新した場合に、その更新文書に対して図１２のステップＳ８０以後の処理を行うこともでき、また、図１０のように更新文書を一旦登録した場合にその更新文書を登録文書として再度閲覧した状態で図１２のステップＳ８０以後の処理を行うこともできる。

印刷実施者は、続いて所定の操作によって印刷を指示すると、携帯電話１４からコンテンツ管理サーバ２２に印刷要求信号が送信される（ステップＳ８０）。コンテンツ管理サーバ２２は、その印刷要求信号を受信すると、携帯電話１４に対して印刷に使用する印刷機器の情報（データの送信先を特定する情報）の入力を要求するための画面を送信する（ステップＳ８２）。印刷実施者は、携帯電話１４に表示されたその画面において要求された情報を入力し、その情報をコンテンツ管理サーバ２２に送信する（ステップＳ８４）。例えば、使用可能な機器は通信ネットワーク１２に接続可能であることを前提とし、使用する印刷機器のＩＰアドレスを送信する。

コンテンツ管理サーバ２２は、携帯電話１４から取得した情報に基づいて、ステップＳ６２において携帯電話１４に表示させた登録文書を印刷するためのデータを印刷実施者が指定する印刷機器に送信する（ステップＳ８６）。これによって、印刷機器で登録文書の印刷が実施される。

以上、上記実施の形態では、コンテンツ管理サーバ２２で管理するコンテンツ等がコンテンツ管理サーバ２２とは別のデータベースサーバ２４に保存されるようになっているが、上記実施の形態においてデータベースサーバ２４に保存されているデータはコンテンツ管理サーバ２２に保存されるようにしてもよい。

本発明が適用されるコンテンツ管理システムの全体構成を示したシステム図。 企業内ネットワークにおけるＰＣでの文書の登録、及び、登録された文書の携帯電話での閲覧と更新に関連する処理手段を示したシステム図。 文書管理テーブルのデータ構造を例示した図。 作成者管理テーブルのデータ構造を例示した図。 文書属性管理テーブルのデータ構造を例示した図。 属性管理テーブルのデータ構造を例示した図。 更新可能箇所管理テーブルのデータ構造を例示した図。 更新可能箇所を設定する際の画面を例示した図。 ＰＣとコンテンツ管理サーバでの文書登録時の処理を時系列で示したシーケンス図。 携帯電話とコンテンツ管理サーバでの文書閲覧、変更時の処理を時系列で示したシーケンス図。 文書閲覧、変更時において携帯電話に表示される画面を例示した図。 文書の印刷時における携帯電話とコンテンツ管理サーバと印刷機器での処理を時系列で示したシーケンス図。

符号の説明

１０…企業内ネットワーク、１２…通信ネットワーク、１４…携帯電話、２０…ルータ、２２…コンテンツ管理サーバ、２４…データベースサーバ、２８…パソコン（ＰＣ）、４０、５０…情報入出力手段、４２…文書管理テーブルデータ作成手段、４４…文書属性管理テーブルデータ作成手段、４６…更新可能箇所抽出手段、４８…更新可能箇所管理テーブルデータ作成手段、５２…閲覧文書取得手段、５４…文書更新手段、５６…フォーマット変換手段、８０…コンテンツデータベース、８２…文書管理テーブル、８４…文書属性管理テーブル、８６…更新可能箇所管理テーブル

Claims (6)

1. 通信ネットワークに接続されたサーバで管理されている各コンテンツを、該通信ネットワークに接続可能な携帯端末により更新可能にするコンテンツ管理システムであって、
   前記サーバにおいて、前記各コンテンツに対して前記携帯端末により更新可能とする箇所を事前に登録しておくコンテンツ更新可能箇所登録手段であって、前記各コンテンツ内の予め決められた領域内の文言の箇所、又は、所定種類の文言の箇所を、前記更新可能とする箇所として自動で設定するコンテンツ更新可能箇所登録手段と、
   前記各コンテンツのうち所望のコンテンツを前記携帯端末により選択するコンテンツ選択手段と、
   前記コンテンツ選択手段により選択されたコンテンツに対して、前記コンテンツ更新可能箇所登録手段により更新可能として登録されている箇所のうちから、更新を実施する箇所を前記携帯端末により選択する更新箇所選択手段と、
   前記更新箇所選択手段により選択された箇所の更新後のデータを前記携帯端末により入力する更新データ入力手段と、
   前記サーバにおいて、前記コンテンツ選択手段により選択されたコンテンツに対して、前記更新箇所選択手段により選択された箇所のデータを前記更新データ入力手段により入力された更新後のデータに変更した更新コンテンツを作成する更新コンテンツ作成手段と、
   を備えたことを特徴とするコンテンツ管理システム。
2. 前記コンテンツ選択手段により選択されたコンテンツ、又は、前記更新コンテンツ作成手段により作成されたコンテンツを前記携帯端末で閲覧可能なフォーマットに変換して前記サーバから前記携帯端末に送信するフォーマット変換手段を備えたことを特徴とする請求項１のコンテンツ管理システム。
3. 更新コンテンツ作成手段により作成された更新コンテンツを前記サーバにより管理される新規コンテンツとして登録する更新コンテンツ登録手段を備えたことを特徴とする請求項１、又は、２のコンテンツ管理システム。
4. 前記コンテンツ選択手段により選択されたコンテンツ、又は、前記更新コンテンツ作成手段により作成されたコンテンツを、前記通信ネットワークに接続可能な印刷機器であって、前記携帯端末により指定された印刷機器により印刷させる印刷手段を備えたことを特徴とする請求項１〜３のうちいずれか１に記載のコンテンツ管理システム。
5. 前記コンテンツは文書であることを特徴とする請求項１〜４のうちいずれか１に記載のコンテンツ管理システム。
6. 前記携帯端末は携帯電話であることを特徴とする請求項１〜５のうちいずれか１に記載のコンテンツ管理システム。

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