JP4708983B2 - 画像処理装置、その制御方法、プログラム - Google Patents

Description

本発明は、外部端末、画像処理装置及び、前記画像処理装置が設置されている会議室の利用スケジュールを管理する情報処理装置に関するものである。

従来、スキャナから読み取った画像データや、ホストコンピュータからネットワークを介して送られてきたＰＤＬデータをビットマップに展開した画像データを、機器内のハードディスク等のメモリに一旦記憶することが可能な複写機がある。この複写機では、メモリに記憶した画像データから任意の画像データを繰り返し読み出してプリントアウトする機能を備えるものが知られている。

これらの複写機には、ステイプル、パンチ穴開け、折り、製本とじ等のフィニッシング機能を搭載したフィニッシャを接続することができる。そして、それらフィニッシングの設定や両面等の画像の割付設定を、画像データの保存と同時に文書属性としてメモリに保存しておく。そして、画像の入力とは非同期にこれらの文書属性に基づき特定される保存された画像データをプリント出力するボックス機能を有するものもある。

このボックス機能では、ユーザ別やグループ別に格納する領域として、ボックス番号０〜ボックス番号９９等のボックス名を有するボックスフォルダを予め用意して、これらのボックスフォルダにユーザ別やグループ別に仕分けて保存することが行なわれる。ユーザは、所望のボックスフォルダに対してユーザＩＤとパスワードを入力することで、そのユーザＩＤに対応付けられたボックスフォルダへのアクセスが許可される仕組みになっている。

従って、ボックスフォルダに画像データを保存したり、ボックスに保存されている画像データを取り出すためには、目的のボックス番号を指定し操作を行う必要がある。

ここで、これに関連する従来技術としては、特許文献１がある。特許文献１では、管理サーバが、複合機の有する各ボックスフォルダについて、その所在情報と識別情報（ボックスＩＤやボックス名）と所有者を示すユーザ識別情報とを対応付けた管理テーブルを記憶している。一方、複合機は、ボックスフォルダへのアクセスを含む所定のジョブを実行する際に、ユーザからボックスフォルダの指定を識別情報で受け付ける。そして、その識別情報で指定されるボックスフォルダの所在情報を管理サーバから取得することで、指定したボックスフォルダにアクセスする。
特開２００５−３９４１１号公報

しかしながら、上述のボックス機能では、格納先ボックスフォルダを予め用意しておくだけではなく、ユーザが任意の名称でボックスフォルダを作成することを可能とする。この場合、ユーザの自由度が向上する一方で、ユーザは常に保存先のボックスフォルダ名称を意識しておく必要が生じる。そのため、どのボックスフォルダに目的とするデータが保存されているかを認識していなければ、目的のデータへ容易にアクセスすることができなくなってしまう。

さらに、このようなボックス機能を有するデジタル複写機を会議室に設置し、会議配布資料や会議議事録をボックスフォルダに格納するといった運用を考えた場合、不特定多数のユーザによるボックスフォルダへのアクセスが発生する。そのため、ボックスフォルダ作成時は常にアクセス許可対象メンバを考慮してボックスフォルダを作成する必要があったりする。また、ボックスフォルダの命名規則やデータ格納先のルール策定といった十分な運用方針を会議参加メンバ内で徹底させておかないと、目的のデータへアクセスすることが困難になってしまうといった問題があった。

本発明は上記の課題を解決するためになされたものである。その目的は、予めスケジュールされた会議等で使用すべき資料の格納を容易にし、画像処理装置を効率的に利用することができる画像処理装置、情報処理装置及びそれらの制御方法、情報処理システム、プログラムを提供することにある。

上記の目的を達成するための本発明による画像処理装置は以下の構成を備える。即ち、
入力された画像データを記憶する画像記憶部を備える画像処理装置であって、
当該画像処理装置を利用することを許可された期間である予約期間に関連づけられたデータ記憶領域を前記画像記憶部に作成する作成手段と、
原稿を読み取って画像データを入力する入力手段と、
前記予約期間内に前記入力手段による原稿の読み取り処理が行われる場合に、その予約期間に関連づけられたデータ記憶領域を自動的に特定する特定手段と、
前記特定手段によって特定されたデータ記憶領域に、前記入力手段によって入力された画像データを格納する格納手段と、
を備える。

また、好ましくは、前記作成手段によって作成されるデータ記憶領域は、前記予約期間とともに、当該画像処理装置が設置されている会議室の会議室名、その会議室で行われる会議の会議名、会議に参加するユーザ名を含む情報が関連づけられている。

また、好ましくは、前記作成手段は、前記データ記憶領域をフォルダとして作成し、そのフォルダのフォルダ名称を、前記予約期間とともにデータ記憶領域に関連づけられた会議名に基づいて設定する名称設定手段を備える。

また、好ましくは、前記作成手段は、前記データ記憶領域をフォルダとして作成し、そのフォルダのフォルダ名称を、前記予約期間に基づいて設定する名称設定手段を備える。

また、好ましくは、前記作成手段で作成したデータ記憶領域へのアクセス権を設定する設定手段と、
前記設定手段は、前記予約期間とともにデータ記憶領域に関連づけられたユーザ名を、前記データ記憶領域へのアクセス権として設定する。

また、好ましくは、前記画像処理装置は、当該画像処理装置を操作するユーザを認証する認証手段を更に備える。

また、好ましくは、前記特定手段は、前記認証手段で認証されたユーザ名のアクセス権が付与されているデータ記憶領域を特定する。

上記の目的を達成するための本発明による画像処理装置の制御方法は以下の構成を備える。即ち、
入力された画像データを記憶する画像記憶部を備える画像処理装置の制御方法であって、
当該画像処理装置を利用することを許可された期間である予約期間に関連づけられたデータ記憶領域を前記画像記憶部に作成する作成工程と、
原稿を読み取って画像データを入力する入力工程と、
前記予約期間内に前記入力工程による原稿の読み取り処理が行われる場合に、その予約期間に関連づけられたデータ記憶領域を自動的に特定する特定工程と、
前記特定工程で特定されたデータ記憶領域に、前記入力工程で入力された画像データを格納する格納工程と、
を有する。

上記の目的を達成するための本発明によるプログラムは以下の構成を備える。即ち、
入力された画像データを記憶する画像記憶部を備える画像処理装置の制御をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、
当該画像処理装置を利用することを許可された期間である予約期間に関連づけられたデータ記憶領域を前記画像記憶部に作成する作成工程と、
原稿を読み取って画像データを入力する入力工程と、
前記予約期間内に前記入力工程による原稿の読み取り処理が行われる場合に、その予約期間に関連づけられたデータ記憶領域を自動的に特定する特定工程と、
前記特定工程で特定されたデータ記憶領域に、前記入力工程で入力された画像データを格納する格納工程と、
をコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明によれば、予めスケジュールされた会議等で使用すべき資料の格納を容易にし、画像処理装置を効率的に利用することができる画像処理装置、情報処理装置及びそれらの制御方法、プログラムを提供できる。

以下、本発明の実施の形態について図面を用いて詳細に説明する。

図１は本発明の実施形態に係る文書管理システムの概略構成図を示した図である。

尚、本実施形態に係る文書管理システムは、会議室Ａ（１０４）において会議が行われる場合を例に挙げて説明する。

図１に示すように、文書管理システムは、スケジュールサーバ１０１、デジタル複写機１０２、クライアントＰＣ１０５からなり、これらはＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）１０３を介して接続されている。

この文書管理システムでは、クライアントＰＣ１０５から、スケジュールサーバ１０１に対して、使用会議室、会議名、ユーザ名、利用時間等の会議室予約情報を設定し、会議室の予約を行うことが可能である。

スケジュールサーバ１０１は、予約管理テーブル１０６を備え、ここでは、会議室Ａの予約情報（１）〜（３）が既に登録されている。また、スケジュールサーバ１０１は、各会議室に設定されているデジタル複写機を特定するためのデバイス情報（デバイス名、機番、ＩＰアドレス等）を管理している。

スケジュールサーバ１０１は、クライアントＰＣ１０５から会議室の予約が行われると、設定された会議室予約情報を元に指定会議室にあるデジタル複写機１０２を特定する。次に、特定したデジタル複写機１０２のボックスフォルダに対して、専用のデータ記憶領域である、設定されている会議名に基づいた名称の新規ボックスフォルダ１０７を作成する。

次に、予約時間に基づいたファイル名称のボックスフォルダ１０８を、設定されている会議名に基づいて作成されたボックスフォルダ１０７配下に作成する。このボックスフォルダ１０８作成の際は、クライアントＰＣ１０５から設定された予約管理テーブル１０６に登録されている会議参加メンバに対するアクセス権の付加を同時に行う。

一方、デジタル複写機１０２は、使用ユーザを識別する識別機能を有している。この識別機能は、デジタル複写機１０２の操作時に識別したユーザ名と使用日付から、スケジュールサーバ１０１により作成されたボックスフォルダの中から、データ格納対象のボックスフォルダを特定する。これにより、正当なユーザから供給されるデータを自動的にボックスフォルダへ格納することが可能となる。

尚、スケジュールサーバ１０１とクライアントＰＣ１０２はそれぞれ、汎用コンピュータに搭載される標準的な構成要素を有している。この構成要素には、例えば、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ、ハードディスク、外部記憶装置、ネットワークインタフェース、ディスプレイ、キーボード、マウス等がある。

［複写機概要説明］
次に、デジタル複写機１０２の構成例について、図２を用いて説明する。

図２は本発明の実施形態のデジタル複写機の外観を示す図である。

２００は、原稿自動送り装置（以下、ＤＦ）であり、複数枚の原稿を自動的に一枚ずつ給紙し、各原稿の表面及び裏面を原稿台に順次セットすることができる。その具体的構成は既に公知であるため、詳細な説明は省略する。

ＤＦ２００上には、読取対象の複数枚の原稿がセットされる。ＤＦ２００にセットされた原稿は、ＤＦ２００によって１枚ずつ給紙され原稿台２０１上に載置される。２０２は、例えば、ハロゲンランプから構成される原稿照明ランプであり、原稿台ガラス２０１に載置された原稿を露光する。２０３、２０４、２０５は走査ミラーであり、光学走査ユニット（不図示）に収容され、往復動しながら、原稿からの反射光をＣＣＤユニット２０６に導く。

ＣＣＤユニット２０６は、ＣＣＤに原稿からの反射光を結像させる結像レンズ２０７、ＣＣＤから構成される撮像素子２０８、撮像素子２０８を駆動するＣＣＤドライバ２０９等から構成されている。撮像素子２０８からの画像信号出力は、例えば、８ビットのデジタルデータに変換された後、コントローラ部１１１に入力される。

また、２１０は感光ドラムであり、露光ランプ２１２によって画像形成に備えて除電される。２１３は帯電器であり、感光ドラム２１０を一様に帯電させる。２１４は露光部であり、例えば、半導体レーザー等の装置で構成される。この露光部２１４は、画像処理や装置全体の制御を行うコントローラ部３０００で処理された画像データに基づいて感光ドラム２１０を露光し、静電潜像を形成する。

２１５は現像器であり、黒色の現像剤（トナー）が収容されている。２１９は転写前帯電器であり、感光ドラム２１０上に現像されたトナー像を用紙に転写する前に高圧をかける。

２２０、２２２、２２４は給紙ユニットであり、対応する各給紙ローラ２２１、２２３、２２５の駆動により、転写用紙（記録媒体）が所定位置へ給送される。その後、レジストローラ２２６の配設位置で一旦停止し、感光ドラム２１０に形成された画像との書出タイミングがとられ再給送される。

２２７は転写帯電器であり、感光ドラム２１０に現像されたトナー像を給送される転写用紙に転写する。２２８は分離帯電器であり、転写動作の終了した転写用紙を感光ドラム２１０より分離する。転写されずに感光ドラム２１０上に残ったトナーは、クリーナー２１１によって回収される。

２２９は搬送ベルトであり、転写プロセスの終了した転写用紙を定着器２３０に搬送し、例えば、熱により定着される。２３１はフラッパであり、定着プロセスの終了した転写用紙の搬送パスを切り替え、機外に排紙するか、または中間トレイ２３７の配置方向のいずれかに制御する。

２３３〜２３６は給送ローラであり、一度定着プロセスの終了した転写用紙を中間トレイ２３７に反転（多重）または非反転（両面）して給送する。２３８は再給送ローラであり、中間トレイ２３７に載置された転写用紙を再度、レジストローラ２３６の配設位置まで搬送する。２３２はステイプルソータであり、コピーされた用紙の丁合およびステイプル綴じを行う。

コントローラ部３０００は、マイクロコンピュータ、画像処理部等の各種回路を備えており、操作部からの指示に従って、画像形成動作を行う。

［コントローラ部詳細説明］
次に、コントローラ部３０００の詳細構成について、図３を用いて説明する。

図３は本発明の実施形態のコントローラ部の詳細構成を示す図である。

コントローラ部３０００は、画像入力デバイスであるスキャナ３０７０や画像出力デバイスであるプリンタ３０９５と接続して、画像情報やデバイス情報の入出力を行う。一方で、コントローラ部３０００は、ＬＡＮ３０１１や公衆回線（ＷＡＮ）３０５１と接続して、画像情報やデバイス情報の入出力を行う。

ＣＰＵ３００１は、システム全体を制御するコントローラである。ＲＡＭ３００２は、ＣＰＵ３００２が動作するためのシステムワークメモリであり、画像データを一時記憶するための画像メモリでもある。ＲＯＭ３００３はブートＲＯＭであり、システムのブートプログラムが格納されている。

ＨＤＤ３００４はハードディスクドライブであり、システムソフトウェア、画像データを格納する。操作部Ｉ／Ｆ３００６はタッチパネルを有した操作部（ＵＩ）３１００とのインターフェース部であり、操作部３１００に表示する画像データを操作部３１００に対して出力する。また、操作部３１００から本システム使用者が入力した情報を、ＣＰＵ３００１に伝える役割をする。

ネットワークＩ／Ｆ３０１０は、ＬＡＮ３０１１に接続し、情報の入出力を行う。モデム３０５０は公衆回線３０５１に接続し、情報の入出力を行う。

以上のデバイスがシステムバス３００７上に配置され、各種デバイスが相互にデータの送受信を行う。

イメージバスＩ／Ｆ３００５は、システムバス３００７と画像データを高速で転送する画像バス３００８を接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス３００８は、例えば、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。

画像バス３００８上には、以下のデバイスが配置される。

ラスターイメージプロセッサ（ＲＩＰ）３０６０は、ページ記述言語であるＰＤＬコードをビットマップイメージに展開する。デバイスＩ／Ｆ部３０３０は、スキャナ３０７０やプリンタ３０９５とコントローラ部３０００とを接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。

スキャナ画像処理部３０８０は、入力画像データに対し補正、加工、編集等の画像処理を行う。プリンタ画像処理部３０９０は、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等の画像処理を行う。画像回転部３０３５は、画像データの回転を行う。画像圧縮部３０４０は、多値画像データはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨの圧縮伸張処理を行う。

次に、操作部３１００に表示する操作画面として、コピー動作を行う場合のコピー標準画面について、図４を用いて説明する。

図４は本発明の実施形態のコピー標準画面の一例を示す図である。

本実施形態の画像処理装置であるデジタル複写機１０２は、電源投入時にデフォルトとしてコピー標準画面で起動するようになっている。コピー標準画面では、各種操作を行うための各種コントロール（ボタンやスライダー等）や、ステータス表示がなされる。

４０１はメッセージラインであり、コピージョブの状態をメッセージで表示する。４０２は倍率表示であり、設定された倍率やコピーモードによって自動的に決められる倍率をパーセントで表示する。４０３は用紙サイズ表示であり、選択された出力用紙を表示し、自動用紙選択が設定されている場合には、オート用紙というメッセージを表示する。

４０４は置数表示であり、設定されているコピー枚数を示す。４０５は縮小キーであり、縮小コピーを行いたい場合に使用する。４０６は等倍キーであり、縮小や拡大が設定されている場合に等倍に戻したいときに使用する。４０７は拡大キーであり、拡大コピーを行いたい場合に使用する。

４０８はズームキーであり、細かい単位で倍率を設定して、縮小コピーや拡大コピーを行いたい場合に使用する。４０９は用紙選択キーであり、出力用紙を指定する場合に使用する。４１０はソータキーであり、ソートやステイプルのモードを設定する場合に使用する。４１１は両面キーであり、両面モードを設定する場合に使用する。

４１２は濃度表示であり、現在の濃度が分かるようになっており、左側が濃度が薄く、右側が濃度が濃いことを示す。また、濃度表示４１２は、うすくキー４１３、こくキー４１５と連動して表示が変化するようになっている。４１３はうすくキーであり、濃度を薄くしたい場合に使用する。４１４は自動キーであり、自動的に濃度を決定するモードを使用する場合に使用する。４１５はこくキーであり、濃度を濃くしたい場合に使用する。

４１６は文字キーであり、文字原稿をコピーするのに適した濃度に自動的に設定する文字モードを設定する場合に使用する。４１７は文字／写真キーであり、文字／写真が混在した原稿をコピーするのに適した濃度に自動的に設定する文字／写真モードを設定する場合に使用する。４１８は応用モードキーであり、コピー標準画面で設定できない様々なコピーモードや他のモードを設定する場合に使用する。

４１９はプリント状況キーであり、現在行われているプリントの状況を見たい場合に使用する。プリント状況キー４１９は、コピー標準画面だけではなく、常にこの位置に現れており、いつでもこのキーを押すことによりプリント状況を確認することができるようになっている。

ここで、本実施形態のデジタル複写機１０２では、内蔵するＨＤＤ３００４等の記憶媒体へ文書データ（画像データ）を保存可能とするボックス機能を有する。このボックス機能では、文書データの格納先としてボックス番号０番〜９９番等の固定名称の格納先だけでなく、ユーザが任意のボックスフォルダ名を設定可能とする。

次に、デジタル複写機１０２におけるボックス操作を行うためのボックス一覧画面について、図５を用いて説明する。

図５は本発明の実施形態のボックス一覧画面の一例を示す図である。

尚、このボックス一覧画面は、コピー標準画面において、例えば、応用モードキー４１８の操作を介して表示することが可能である。

図５において、５０１はデジタル複写機１０２で管理されている各ボックスの情報を示すボックス情報表示であり、ボックスフォルダ名称５０１１、更新日付５０１２が表示されている。ここで、ボック情報表示５０１内の各ボックスフォルダ名称はボタンになっており、所望のボックスフォルダ名称に触れることにより、処理対象のボックスを選択することができる。

５０２、５０３はそれぞれ上下のカーソルキーであり、一画面に表示できない数のボックスフォルダが存在した場合に、ボックス情報表示５０１を上下にスクロールさせることができる。５０４は閉じるキーであり、図５のボックス一覧画面を終了させ、その前画面であるコピー標準画面に戻すときに使用する。

５０５はボックスフォルダ新規作成キーであり、このキーを押下すると、ボックス名称を入力するためのソフトキーボードが表示され、ユーザは、このソフトキーボードを介して任意の名称のボックスフォルダを設定することが可能となる。

図５のボックス一覧画面で表示されるボックスフォルダ名称の該当個所をタッチすると、処理対象のボックスフォルダを指定することが可能となる。つまり、そのボックスフォルダを開くことを指定することとなり、ボックス一覧画面は、その指定されたボックスフォルダの内容を示すボックス内容画面を表示する。

以下、ボックス内容画面について、図６を用いて説明する。

図６は本発明の実施形態のボックス内容画面の一例を示す図である。

図６のボックス内容画面では、選択したボックスフォルダ６０１内に構成されているボックスフォルダをボックス情報表示６０２に表示する。複数のボックスフォルダが存在している場合には、その構成をボックス情報表示６０２に表示する。

ユーザは、図６のボックス内容画面において、図５のボックス一覧画面と同様に、新規作成キー６０３を操作することで、ボックスフォルダの新規作成を実行可能である。その場合は、ボックスフォルダ６０１内に新規のボックスフォルダが作成されることになる。

６０４、６０５はそれぞれ上下のカーソルキーであり、一画面に表示できない数のボックスフォルダが存在した場合に、ボックス情報表示６０２を上下にスクロールさせることができる。６０６は閉じるキーであり、図６のボックス内容画面の表示を終了させ、その前画面である図５のボックス一覧画面に戻すときに使用する。

図６のボックス内容画面において、例えば、ボックスフォルダ名「個人用」を選択すると、更にその内容を示すボックス内容詳細画面を表示する。

以下、ボックス内容詳細画面について、図７を用いて説明する。

図７は本発明の実施形態のボックス内容詳細画面の一例を示す図である。

図７のボックス詳細内容画面では、選択したボックスフォルダ７０１内に記憶されている複数のドキュメント（文書）７０２が表示される。そして、これらのドキュメント７０２から、記録紙（用紙）への出力（プリント）、複製、消去等の操作を行うドキュメントを選択することが可能である。

また、ボックス内容詳細画面では、選択したボックスフォルダ７０１内にさらに複数のボックスフォルダ７０３が存在している場合には、その表示を行う。そして、これらのボックスフォルダ７０３を選択してボックスフォルダ７０３内に記憶されている複数のドキュメントを選択することも可能である。

図７のボックス内容詳細画面で表示されるドキュメント７０２については、ドキュメント情報と、ドキュメントが記憶された日時及びそのドキュメントの文書名が表示される。

また、現在選択されているドキュメントは反転表示され、文書名に触れることにより選択されているドキュメントを変更することができる。例えば、図７では、文書名「文書１」のドキュメントが選択されている状態を示している。

７０４及び７０５はそれぞれ上下のカーソルキーであり、一画面に表示できない数のドキュメントが存在した場合、ドキュメント情報表示７０２（あるいはボックス情報表示７０３）を上下にスクロールさせることができる。

７０６はプリントキーであり、ドキュメントを選択した後に、このキーを押すことにより、プリント動作を実行させ、記録紙（用紙）に出力することができる。

７０７は複製キーであり、選択したドキュメントの複製を行う場合に使用する。７０８は消去キーであり、ボックス内のドキュメントを記録紙（用紙）に出力せずに消去する場合に使用する。７０９は新規作成キーであり、新規ボックスフォルダを作成する場合に使用する。

７１０は閉じるキーであり、図７のボックス内容詳細画面の表示を終了させ、その前画面である図６のボックス内容画面に戻すときに使用する。

次に、ボックスフォルダ作成処理について、図８を用いて説明する。

図８は本発明の実施形態のボックスフォルダ作成処理を示すフローチャートである。

ステップＳ８０１で、クライアントＰＣ１０５からのリクエストに基づいて、スケジュールサーバ１０１は会議室予約情報を登録する。

スケジュールサーバ１０１では、自身が管理する会議室の全予約状況を予約管理テーブル１０６に保持しているとともに、それぞれの会議室の置かれているデジタル複写機の情報を保持しているか、情報を取得可能な構成を有している。

尚、ステップＳ８０１にて、会議室予約情報を登録する際は、会議室と利用時間だけではなく会議名称と利用者名（ユーザ名）も登録することになる。

次に、ステップＳ８０２で、スケジュールサーバ１０１は、登録した会議室予約情報から、会議室に設置されているデジタル複写機１０２を特定する。そして、特定したデジタル複写機に対して、登録した会議室予約情報に含まれる会議名称をボックスフォルダ名称とするボックスフォルダの作成依頼をそのデジタル複写機１０２へ発行する。

次に、ステップＳ８０３で、スケジュールサーバ１０１から作成依頼を受け付けたデジタル複写機１０２は、自身のボックスフォルダの登録状況を確認する。

確認の結果、同一名称のボックスフォルダが存在しない場合、ステップＳ８０４に進み、デジタル複写機１０２は、作成依頼で指定される名称のボックスフォルダを作成し、ステップＳ８０５へ進む。この時、スケジュールサーバ１０１に登録されている会議名称とデジタル複写機１０２のボックスフォルダ名称が必ずしも同一名称である必要はない。例えば、スケジュールサーバ１０１側もしくはデジタル複写機１０２側の何れかに会議名称とボックスフォルダ名を対応付けできる管理情報があり、必要に応じて両者を関連付けできればよい。

ステップＳ８０５で、デジタル複写機１０２は、指定されたボックスフォルダの作成が完了すると、フォルダ作成完了情報をスケジュールサーバ１０１に返信する。

一方、ステップＳ８０３で、同一名称のボックスフォルダが存在する場合、ボックスフォルダは作成せず、ステップＳ８０５へ進み、既に同一名称のボックスフォルダが存在する旨をスケジュールサーバ１０１に返信する。

次に、ステップＳ８０６で、スケジュールサーバ１０１は、登録した会議室予約情報に含まれる利用時間に基づく名称のボックスフォルダの作成依頼を、デジタル複写機１０２へ発行する。

但し、この作成依頼では、ステップＳ８０２の作成依頼で指定したボックスフォルダ内に作成することが指定されている。また、この作成依頼では、スケジュールサーバ１０１は、登録した会議室予約情報に含まれる利用者名及び利用時間に基づき、ボックスフォルダへのアクセス権の付加と、ボックスフォルダの利用時間情報設定も同時に指定する。

次に、ステップＳ８０７で、デジタル複写機１０２は、自身のボックスフォルダの登録状況を確認し、作成依頼先のボックスフォルダ内に、指定された会議名称に基づいて設定される名称のボックスフォルダが存在しない場合、ステップＳ８０８に進む。一方、既に存在する場合、ステップＳ８０９へ進む。

ステップＳ８０８で、デジタル複写機１０２は、作成依頼で指定された名称のボックスフォルダを作成する。ステップＳ８０９で、デジタル複写機１０２は、ステップＳ８０４で作成したボックスフォルダに対して、ステップＳ８０６で指定された利用者（ユーザ）名へのアクセス権を付加する。

ステップＳ８１０で、デジタル複写機１０２は、ステップＳ８０８で作成したボックスフォルダと、ステップＳ８０６で指定された利用時間情報を関連付けて保持する。

例えば、利用時間情報が「２００５／５／１ １３：００−１５：００」、ユーザ名が「ユーザＡＡＡ、ユーザＢＢＢ、ユーザＣＣＣ」である場合を想定する。この場合、デジタル複写機１０２は、ボックスフォルダ名「２００５０５０１＿１３００−１５００」のボックスフォルダを作成する。また、そのボックスフォルダは、「ユーザＡＡＡ、ＢＢＢ、ＣＣＣ」に対してアクセス権を与えることになる。

デジタル複写機１０２は、ボックスフォルダに対するアクセス権情報と利用時間情報として、それぞれ「ユーザＡＡＡ、ＢＢＢ、ＣＣＣ」及び「２００５／５／１ １３:００−１５:００」を保持することになる。

尚、デジタル複写機１０２では、ボックスフォルダを、ＨＤＤ３００４上に確保されるボックスフォルダ記憶領域（データ記憶領域）に生成する。また、ボックスフォルダ記憶領域上の各ボックスフォルダへのアクセスは、それらを識別可能に管理できるファイルシステムによって管理されることになる。

次に、スキャン画像をボックスフォルダに登録する場合のボックス登録処理について、図９を用いて説明する。

図９は本発明の実施形態のスキャン画像をボックスフォルダに登録する場合のボックス登録処理を示すフローチャートである。

デジタル複写機１０２のスキャナ３０７０からのスキャン画像を登録する場合は、まず、ステップＳ９０１で、ユーザ認証を行って、操作ユーザの特定を行う。このユーザ認証は、例えば、操作部３１００からユーザ認証用のパスワードを入力することで実現する。あるいは専用の認証用リーダをデジタル複写機１０２に構成している場合には、ユーザ認証用のカードをその認証用リーダで読み取ることで、ユーザ認証を行う。

ステップＳ９０２で、処理対象の画像を格納する（格納先）ボックスフォルダ指定を自動で行うか、手動で行うかを選択する。この選択は、選択画面を操作部３１００に表示し、その選択画面に対するユーザ操作に基づいて行う。

ステップＳ９０２で、自動と選択した場合、ステップＳ９０３に進む。ステップＳ９０３で、デジタル複写機１０２は、内部タイマにより現在時刻情報を取得する。これに加えて、ステップＳ９０１で取得したユーザ情報とボックスフォルダに関連付けられているスケジュールサーバ１０１により設定された利用時間情報を取得する。

ステップＳ９０４で、ステップＳ９０３で取得した情報から、格納先ボックスフォルダを特定し、ステップＳ９０６へ進む。

例えば、図１を例に説明すると、ユーザＡＡＡが会議室Ａにあるデジタル複写機１０２を操作してスキャン画像を登録する場合に、デジタル複写機１０２の使用時刻が「２００５／５／２０ １３：２０」であるとする。この場合、ボックスフォルダに設定されているアクセス権情報にユーザ名「ＡＡＡ」が含まれ、かつデジタル複写機１０２の使用時刻がボックスフォルダに関連付けて保持している利用時間情報内のボックスフォルダを特定することになる。図１の場合、ボックスフォルダ名称「２００５０５２０＿１３００−１５００」のボックスフォルダが格納先ボックスフォルダに該当することになる。

一方、ステップＳ９０２で、手動と選択した場合、ステップＳ９０５に進み、画像を格納するボックスフォルダを指定するための操作を受け付けることで、格納先ボックスフォルダを指定し、ステップＳ９０６へ進む。

次に、ステップＳ９０６で、ユーザの操作部３１００に対する操作に基づいて、画像処理等のスキャン動作に係るスキャン設定を指定する。ステップＳ９０７で、ユーザの操作部３１００に対する操作に基づいて、スキャンスタートの指示を発行し、スキャナ３０７０で、画像を読み取る。

ステップＳ９０８で、読み取った画像をステップＳ９０４またはステップＳ９０５で指定した格納先ボックスフォルダに格納する。

次に、ボックスフォルダからデータを取得する場合のデータ取得処理について、図１０を用いて説明する。

図１０は本発明の実施形態のデータ取得処理を示すフローチャートである。

ボックスフォルダからデータを取得する場合は、まず、ステップＳ１００１で、ユーザ認証を行って、操作ユーザの特定を行う。このユーザ認証は、例えば、操作部３１００からユーザ認証用のパスワードを入力することで実現する。あるいは専用の認証用リーダをデジタル複写機１０２に構成している場合には、ユーザ認証用のカードをその認証用リーダで読み取ることで、ユーザ認証を行う。

ステップＳ１００２で、取得するデータを格納する（格納元）ボックスフォルダ指定を自動で行うか、手動で行うか選択する。この選択は、選択画面を操作部３１００に表示し、その選択画面に対するユーザ操作に基づいて行う。

ステップＳ１００２で、自動と選択した場合、ステップＳ１００３に進む。ステップＳ１００３で、デジタル複写機１０２は、内部タイマにより現在時刻情報を取得する。これに加えて、ステップＳ１００１で取得したユーザ情報とボックスフォルダに関連付けられているスケジュールサーバ１０１により設定された利用時間情報を取得する。

ステップＳ１００４で、ステップＳ１００３で取得した情報から、格納元ボックスフォルダを特定し、ステップＳ１００６へ進む。

例えば、図１を例に説明すると、図９のステップＳ９０４と同様に、ユーザＡＡＡが会議室Ａにあるデジタル複写機１０２を操作している場合に、デジタル複写機１０２の使用時刻が「２００５／５／２０ １３：２０」とする。この場合、ボックスフォルダに設定されているアクセス権情報にユーザ名「ＡＡＡ」が含まれ、かつデジタル複写機１０２の使用時刻がボックスフォルダに関連付けて保持している利用時間情報内のボックスフォルダを特定することになる。図１の場合、ボックスフォルダ名称「２００５０５２０＿１３００−１５００」のボックスフォルダが格納元ボックスフォルダが該当することになる。

一方、ステップＳ１００２で、手動と選択した場合、ステップＳ１００５に進み、データを格納するボックスフォルダを指定するための操作を受け付けることで、格納元ボックスフォルダを指定、ステップＳ１００６へ進む。

次に、ステップＳ１００６で、ステップＳ１００４またはステップＳ１００５により特定したボックスフォルダ内の情報を操作部３１００上に表示する。このときの表示例は、図７のボックス内容詳細画面である。

ステップＳ１００７で、ユーザの操作部３１００に対する操作に基づいて、処理対象の文書（画像データ）を選択する。

ステップＳ１００８で、ユーザの操作部３１００に対する操作に基づいて、選択した文書（画像データ）に対して、プリント指示や操作部３１００上に文書の内容を表示するプレビュー動作等を行うために、その選択した文書（画像データ）を取得する。

次に、ＰＤＬ画像をボックスフォルダに登録する場合の登録処理について、図１１を用いて説明する。

図１１は本発明の実施形態のＰＤＬ画像をボックスフォルダに登録する場合のボックス登録処理を示すフローチャートである。

ここで、ＰＤＬ画像を登録する場合とは、例えば、クライアントＰＣ１０５から、デジタル複写機１０２のボックスフォルダに登録する場合である。

この場合、まず、ステップＳ１１０１で、クライアントＰＣ１０５にてユーザがプリント設定を行う。プリント設定内容は、例えば、部数、用紙サイズ、拡大縮小率、片面／両面、ページ出力順序、ソート出力、ステイプル止めの有無等がある。そして、その設定内容は、プリント設定パラメータとして生成されることになる。

次に、ステップＳ１１０２で、処理対象の画像を格納する（格納先）ボックスフォルダ指定を自動で設定するか、手動で設定するか選択する。この選択は、選択画面をクライアントＰＣ１０５に表示し、その選択画面に対するユーザ操作に基づいて行う。

ステップＳ１１０２で、手動で設定するとした場合、ステップＳ１１５０へ進み、クライアントＰＣ１０５上で、格納先ボックスフォルダとユーザ認証用のユーザ名とパスワードを設定して、ステップＳ１１０９へ進む。

一方、ステップＳ１１０２で、自動で設定するとした場合、ステップＳ１１０３へ進み、ユーザ認証用のユーザ情報（ユーザ名とパスワード）を入力する。

次に、ステップＳ１１０４で、これから登録するボックスフォルダを使用することになる会議の会議名称を、スケジュールサーバ１０１に登録されている名称で入力する。

次に、ステップＳ１１０５で、入力したユーザ情報と会議名称をスケジュールサーバ１０１に対して送信する。

ステップＳ１１０６で、スケジュールサーバ１０１は、ステップＳ１１０５で送信された情報と現在の時刻情報を元にして、スケジュールサーバ１０１に登録されている会議名称から合致するものを選択する。そして、その中から、会議開催時刻が現在時刻から最も近いものを選出し、その会議室に置かれているデジタル複写機１０２を特定する。

次に、ステップＳ１１０７で、特定したデジタル複写機１０２に構成されているボックスフォルダを特定する。

例えば、図１を例に説明すると、クライアントＰＣ１０５から会議名称「Ｆ−ｉＲ Ｍｅｅｔｉｎｇ」、ユーザ名「ユーザＡＡＡ」が、スケジュールサーバ１０１に送信され、そのときの時刻が「２００５／５／４ １０：００」であるとする。この場合、スケジュールサーバ１０１に登録されている同名の会議の中で最も近い会議である（２）会議Ａ「２００５／５／１０ １３:００−１５:００」が選択されることになる。

さらに、会議室Ａに置かれているデジタル複写機１０２に対して会議名称「Ｆ−ｉＲ Ｍｅｅｔｉｎｇ」からデジタル複写機１０２に存在する「Ｆ−ｉＲ Ｍｅｅｔｉｎｇ」ボックスフォルダが格納先ボックスフォルダとして該当すると判定される。

但し、この場合、スケジュールサーバ１０１に登録されている会議名称とデジタル複写機１０２のボックスフォルダ名称が同一名称となっているが、必ずしも同一名称である必要はない。例えば、スケジュールサーバ１０１側もしくはデジタル複写機１０２側の何れかに会議名称とボックスフォルダ名を対応付けできる管理情報があり、必要に応じて両者を関連付けできればよい。

ステップＳ１１０８で、ステップＳ１１０６とステップＳ１１０７で特定したデジタル複写機のボックスフォルダを格納先ボックスフォルダ情報として、クライアントＰＣ１０５へ返信する。

次に、ステップＳ１１０９では、クライアントＰＣ１０５上で、印刷指示を与える。それと共に、クライアントＰＣ１０５上にインストールされているドライバソフトウェアで印刷対象となるコードデータをいわゆるＰＤＬデータに変換する。そして、ステップＳ１１０１で設定したプリント設定パラメータとともに、ステップＳ１１０８もしくはステップＳ１１５０の格納先ボックスフォルダが存在するデジタル複写機１０２に、そのＰＤＬデータと格納先ボックスフォルダ情報とユーザ情報を転送する。

ステップＳ１１１０で、デジタル複写機１０２は、受信したＰＤＬデータを画像データに展開（ラスタライズ）する。画像データの展開が完了すると、ステップＳ１１１１に進む。

ステップＳ１１１１で、展開された画像データを指定された格納先ボックスフォルダに順次格納する。この際、ステップＳ１１０１で設定したプリント設定パラメータも同様に格納される。

以上説明したように、本実施形態によれば、会議室の使用スケジュールを管理するスケジュールサーバに、会議室名、会議名、使用ユーザ名、使用期間等の会議室予約情報を登録する。この登録により、使用予定の会議室に置かれているデジタル複写機のボックス機能を使用して、会議名を特定できる名称の新規ボックスフォルダを作成する。さらに、そのボックスフォルダ内にそれぞれの会議時間に対応したボックスフォルダを作成し、ボックスフォルダへのアクセス権はスケジュールサーバに登録した会議毎の使用ユーザ名をそれぞれ設定する。

尚、上記の予約情報は全てを必須とする必要はなく、システム構築の際、上記のうち必要なものを取捨選択するようにすればよい。

次に、会議室において、文書をボックスに格納する際は、使用時間とユーザ名を確認し、スケジュールサーバに登録されている時間とユーザ名から格納先ボックスフォルダを特定する。そして、データの格納先をデジタル複写機側で自動的に判定することにより、ユーザはデータ格納先を意識する必要がなくなり、所在を知らなくても目的の保存ボックスフォルダにアクセスすることができる。このように、操作性の優れた文書管理システムを提供することが可能となる。

尚、上記実施形態では、スケジュールサーバ１０１とデジタル複写機１０２が別体で構成されている例を挙げているが、両者を一体にして構成して、本発明を実行することも可能である。

また、ボックスフォルダはデジタル複写機内に設ける他、ネットワーク上に別途設置したサーバコンピュータ等の記憶装置としてもよい。この場合、種々のデジタル複写機やコンピュータ端末から会議用の資料を格納することが可能となる。

この場合、ユーザ名の確認により会議リストを表示させ、その中から所望の会議を選択するとボックスフォルダが特定され、当該フォルダに資料が格納される。また、この資料を読み出す場合、ユーザ名の確認により読み出しを許可するようにすればよいが、該当会議室に設置されているデジタル複写機からであれば読み出しを許可するようにしてもよい。

また、上記実施形態では、デジタル複写機が会議室に設置されている場合を例に挙げて説明しているが、これに限定されるものではない。例えば、公共施設等の任意の拠点あるいは居室で設置されているデジタル複写機についても、同様に本発明を適用することが可能である。

以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスクがある。また、更に、記録媒体としては、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、その接続先のホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。また、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

本発明の実施形態に係る文書管理システムの概略構成図を示した図である。 本発明の実施形態のデジタル複写機の外観を示す図である。 本発明の実施形態のコントローラ部の詳細構成を示す図である。 本発明の実施形態のコピー標準画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態のボックス一覧画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態のボックス内容画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態のボックス内容詳細画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態のボックスフォルダ作成処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態のスキャン画像をボックスフォルダに登録する場合のボックス登録処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態のデータ取得処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態のＰＤＬ画像をボックスフォルダに登録する場合のボックス登録処理を示すフローチャートである。

符号の説明

３０００ コントローラ部
３１００ 操作部
３００１ ＣＰＵ
３００２ ＲＡＭ
３００３ ＲＯＭ
３００４ ＨＤＤ
３００５ イメージバスＩ／Ｆ
３００６ 操作部Ｉ／Ｆ
３００７ システムバス
３００８ 画像バス
３０１０ ネットワークＩ／Ｆ
３０１１ ＬＡＮ
３０３０ デバイスＩ／Ｆ
３０３５ 画像回転部
３０４０ 画像圧縮部
３０５０ モデム
３０５１ ＷＡＮ
３０６０ ＲＩＰ
３０７０ スキャナ
３０８０ スキャナ画像処理部
３０９０ プリンタ画像処理部
３０９５ プリンタ

Claims (9)

1. 入力された画像データを記憶する画像記憶部を備える画像処理装置であって、
   当該画像処理装置を利用することを許可された期間である予約期間に関連づけられたデータ記憶領域を前記画像記憶部に作成する作成手段と、
   原稿を読み取って画像データを入力する入力手段と、
   前記予約期間内に前記入力手段による原稿の読み取り処理が行われる場合に、その予約期間に関連づけられたデータ記憶領域を自動的に特定する特定手段と、
   前記特定手段によって特定されたデータ記憶領域に、前記入力手段によって入力された画像データを格納する格納手段と、
   を備えることを特徴とする画像処理装置。
2. 前記作成手段によって作成されるデータ記憶領域は、前記予約期間とともに、当該画像処理装置が設置されている会議室の会議室名、その会議室で行われる会議の会議名、会議に参加するユーザ名を含む情報が関連づけられている
   ことを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
3. 前記作成手段は、前記データ記憶領域をフォルダとして作成し、そのフォルダのフォルダ名称を、前記予約期間とともにデータ記憶領域に関連づけられた会議名に基づいて設定する名称設定手段を備える
   ことを特徴とする請求項２に記載の画像処理装置。
4. 前記作成手段は、前記データ記憶領域をフォルダとして作成し、そのフォルダのフォルダ名称を、前記予約期間に基づいて設定する名称設定手段を備える
   ことを特徴とする請求項２に記載の画像処理装置。
5. 前記作成手段で作成したデータ記憶領域へのアクセス権を設定する設定手段と、
   前記設定手段は、前記予約期間とともにデータ記憶領域に関連づけられたユーザ名を、前記データ記憶領域へのアクセス権として設定する
   ことを特徴とする請求項２に記載の画像処理装置。
6. 前記画像処理装置は、当該画像処理装置を操作するユーザを認証する認証手段を更に備える
   ことを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
7. 前記特定手段は、前記認証手段で認証されたユーザ名のアクセス権が付与されているデータ記憶領域を特定する
   ことを特徴とする請求項６に記載の画像処理装置。
8. 入力された画像データを記憶する画像記憶部を備える画像処理装置の制御方法であって、
   当該画像処理装置を利用することを許可された期間である予約期間に関連づけられたデータ記憶領域を前記画像記憶部に作成する作成工程と、
   原稿を読み取って画像データを入力する入力工程と、
   前記予約期間内に前記入力工程による原稿の読み取り処理が行われる場合に、その予約期間に関連づけられたデータ記憶領域を自動的に特定する特定工程と、
   前記特定工程で特定されたデータ記憶領域に、前記入力工程で入力された画像データを格納する格納工程と、
   を有することを特徴とする画像処理装置の制御方法。
9. 入力された画像データを記憶する画像記憶部を備える画像処理装置の制御をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、
   当該画像処理装置を利用することを許可された期間である予約期間に関連づけられたデータ記憶領域を前記画像記憶部に作成する作成工程と、
   原稿を読み取って画像データを入力する入力工程と、
   前記予約期間内に前記入力工程による原稿の読み取り処理が行われる場合に、その予約期間に関連づけられたデータ記憶領域を自動的に特定する特定工程と、
   前記特定工程で特定されたデータ記憶領域に、前記入力工程で入力された画像データを格納する格納工程と、
   をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。

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