JP3182596B2

JP3182596B2 - 通信システム

Info

Publication number: JP3182596B2
Application number: JP13337293A
Authority: JP
Inventors: 真理子渡辺; 茂雅塩田; 則文箭内; 浩三中村
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1993-06-03
Filing date: 1993-06-03
Publication date: 2001-07-03
Anticipated expiration: 2016-07-03
Also published as: JPH06350755A

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ISDN、公衆電話網、ま
たは無線通信回線や構内通信回線（LAN）等の通信媒体
を介して文書データを送受信する通信システムに関する
ものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、この種の通信装置として例えばフ
ァクシミリ装置においては、利用者に対するサービスの
一環として、電話番号や社名等で構成される相手局の識
別情報を回線接続の手順中に送受信する手段、前記識別
情報を表示手段に表示したり、文書データの出力と同時
に印字する手段が知られている。

【０００３】一方、電子メールにおいては、Thomas W．
Malone et al．: Intelligent Information − Sha
ring Systems：Communication of the ACM,Vol.30,N
o.5,pp.390-402 (May 1987)に記載のように、ID、文書
題目で構成される識別情報を文書データに付加して送受
信する手段、前記識別情報を表示手段に表示する手段等
が知られている。特に最近は、コンピュータやモデムが
低価格で購入できるようになり、手持ちのコンピュータ
にモデムやLANを接続することによって簡単に通信装置
が構成できるので、電子メールの利用者も増えてきてい
る。

【０００４】以上のようなサービス手段は共通して、送
受信の相手局が確認できることを第一のサービス目標と
して設けられたものであるが、前記識別情報を記憶し、
記憶した情報を用いて相手局の電話番号に対する発呼を
行ったり、識別情報に基づいて分類した形で受信した文
書のリストを表示する等、前記識別情報を相手局の確認
以外の目的で利用する方法も知られている。

【発明が解決しようとする課題】一方、送付された文書
においては、返信が必要な文書なのか至急文書なのか
（秘）扱いの文書なのかといった文書の処理要求を、送
信局のオペレータが文書中に書き込むことによって文書
データとして伝送されるので、受信局のオペレータは受
信文書を文書毎に表示するか印字出力するかの方法で、
実際に文書を読まなければ送信局が要求している処理を
実行することは不可能であった。そのために、期限付き
の返信要求を含めた大量の文書が送られてきた場合は、
どの文書が期限付きの文書なのかを即時に認識できない
ので、期限までに文書の処理が間に合わないといった問
題があった。

【０００５】この問題の改善策として、前記識別情報に
返信要求や至急、期限等の処理要求（以下、文書処理手
続情報と記述する）を付加して伝送すれば、受信局で
は、識別情報として前記文書処理手続情報が伝送される
と、受信文書のリストを表示すると同時に、返信要求有
りか至急か等の文書処理手続情報を識別して表示できる
ので、オペレータは文書を読まなくても処理要求に応じ
た処理が可能となる。

【０００６】しかしながら、前述した文書処理手続情報
は、受信局のオペレータの都合を全く考えずに送信局が
勝手に設定するものである。したがって、期末の締め切
り時等には、受信局において同日期限指定の未処理文書
が複数存在する場合も考えられる。この場合、オペレー
タは受信文書の送信元や文書題目等の文書属性情報に基
づいて、受信文書の処理の順番を臨機応変に判断し、文
書処理を実行しなければならない。例えば、同日期限指
定の文書のうち重要文書を優先的に処理する等の受信局
のオペレータの判断が必要となる。

【０００７】そこで、上記の様に受信局のオペレータが
受信文書の処理順番を判断するといった無駄な時間を費
やす必要がなく、本来業務である文書処理をスムーズに
実行できる環境を提供する必要がある。

【０００８】また、受信局のオペレータの不在時に緊急
文書の受信、期限付き文書の締切りが発生した場合の対
策も必要である。

【０００９】本発明は、このような事情に鑑みてなされ
たものであり、受信側のオペレータの文書処理を補助す
る機能を搭載し、緊急性や期限を伴う文書については円
滑に返信手続をすることができる通信システムを提供す
ることを目的としている。

【００１０】

【課題を解決するための手段】本発明の通信システム
は、複数の局相互間で情報の送受信を行うとともに、各
局は少なくとも文書の処理要求を内容とする文書処理手
続情報を文書に付加して送受信可能な通信装置として、
送信局から送られてくる複数の処理の組み合わせからな
る送信側文書処理手続情報を含む文書属性情報を記憶す
る文書属性情報記憶手段と、受信局の文書処理手続情報
として複数の処理手順からなる受信側文書処理手続情報
を前記文書属性情報に関連づけて入力する入力手段と、
前記入力手段により入力される受信側文書処理手続情報
を記憶する文書処理手続情報記憶手段と、前記文書属性
情報記憶手段から読み出された文書属性情報と文書処理
手続情報記憶手段より読み出された受信側文書処理手続
情報とを照合し、識別した結果に基づいて前記送信側文
書処理手続情報に対する複数の文書処理を前記複数の処
理手順に従って順次実行する文書処理実行手段と、送信
局から送付された文書データを蓄積する文書データ蓄積
手段と、文書データ、文書属性情報及び受信局の文書処
理手続情報ならびに文書処理の結果を表示する表示手段
とを有するとともに、受信局のオペレータのスケジュー
ルをスケジュール管理情報に従って管理するスケジュー
ル管理装置を備え、前記スケジュール管理装置は、前記
通信装置から文書受信に関する情報を前記文書属性情報
とともに受けたときに、前記文書属性情報と前記スケジ
ュール管理情報とを照合し、前記オペレータの不在時に
は不在通知と文書転送を前記通信装置に指示してなるこ
とを特徴とする。

【００１１】本発明の通信システムは、前記文書処理実
行手段は、前記文書属性情報と前記文書手続情報とを照
合して受信局における文書処理の優先順位を各受信文書
に割り当てる処理を行なうことを特徴とする。

【００１２】本発明の通信システムは、前記文書処理実
行手段は、送付された前記文書属性情報と前記受信局の
文書処理手続情報とを照合して受信文書のグループ分け
を実行することを特徴とする。

【００１３】

【作用】上記構成の通信システムでは、予め受信局のオ
ペレータは、処理を優先したい文書の送信者、グループ
名、キーワード等や不在時の処理方法等を受信局の文書
手続情報として登録しておく。

【００１４】送信局より文書データを受信した時点で、
本装置の識別手段で送信局の文書処理手続情報を識別し
た結果に基づき、文書処理手段において、受信文書を分
類（返信要求有／無等）する。

【００１５】さらに文書処理手段において、返信要求付
き文書については、前記送信局の文書処理手続情報なら
びに予め登録しておいた受信局の文書処理手続情報を参
照し、文書処理の順番を更新する。不在時の対策がスケ
ジュール管理情報とともに登録されていれば、登録内容
に従って不在通達等の処理を実行する。

【００１６】

【実施例】以下、本発明の実施例を図面に基づいて説明
する。

【００１７】図１には、本発明に係る通信装置の一実施
例の構成が示されている。

【００１８】同図において、１は表示部、２は入力部、
３は文書属性情報付文書データ送受信部、４は文書処理
部、５は受信局の文書処理手続情報記憶部、６は受信文
書の属性情報を記憶する文書属性情報記憶部、７は文書
データ記憶部である。

【００１９】表示部１は、通信装置を操作するのに必要
な情報や文書データ記憶部７に蓄積された文書データ
（画像データ）、文書処理部４においての処理結果等を
表示する。

【００２０】入力部２は、文書処理部４に処理を要求し
たり、受信局の文書処理手続情報記憶部５に文書処理手
続情報（受信側文書処理手続情報）を登録する等、当該
オペレータが通信装置を動作させるのに必要な情報を入
力する媒体であり、キーボード、手書き入力装置、タッ
チパネル等が適用される。

【００２１】文書属性情報付文書データ送受信部３は、
送信者氏名等の通信情報、文書題目等の文書情報、なら
びに返信要求や期限指定、機密性等の送信文書に対する
文書処理手続情報（送信側文書処理手続情報）を文書の
属性情報として付加したデータを送受信する。

【００２２】文書処理部４は、文書属性情報記憶部６に
記憶されている情報を識別し、受信局の文書処理手続情
報記憶部５に登録されている情報に基づいて文書処理を
実行する。

【００２３】受信局の文書処理手続情報記憶部５は、受
信文書に付属の文書属性情報をキーワードにして受信文
書をどのように処理したいか、受信局のオペレータの文
書処理要求を登録するものである。

【００２４】文書属性情報記憶部６は、受信文書に付属
して送付された文書属性情報を記憶するもので、文書デ
ータ記憶部７は、受信した文書データ（画像データ）を
記憶するものである。文書属性情報付文書データ送受信
部３において文書を着信すると、文書データ（画像デー
タ）は文書データ記憶部７へ、文書属性情報は文書属性
情報記憶部６に記憶される。

【００２５】図２は、文書属性情報付文書データ送受信
部３で送受信される属性情報の構成例を示している。

【００２６】同図において、４００〜４３６は属性情報
の種別である。送信者情報の氏名４００、所属４０１、
役職４０２、電話番号４０３、通信装置のアドレス４０
４は、送信者を識別するための情報である。同様の構成
で受信者情報４１０〜４１４は受信者を識別するための
情報である。題目４２０は伝送する文書データの件名や
題目等を識別するための情報である。ページ数４２１は
送信文書の枚数、作成履歴４２２は送信文書の作成年月
日や変更日等の履歴を識別するための情報である。文書
処理手続情報の返答（コメント）要求４３０は、返答が
必要な文書かどうかを識別するための情報で、返答期限
４３１は返答要求付文書の返答期限である。文書の有効
期限４３２は送付したカタログ等の文書データがいつま
で有効なのかを識別するものである。回覧４３３は、送
付文書が回覧文書であるかどうかを識別するもので回覧
文書については回覧リスト４３４によって回覧対象者や
回覧完了者を識別する。秘匿性４３５は送付文書が機密
扱いか等を識別する情報で、緊急性４３６は送付文書が
至急扱いかどうかを識別するための情報である。

【００２７】図３は、受信局の文書処理手続情報記憶部
５に記憶される内容の一例を示したものである。受信局
の文書処理手続情報は、受信局のオペレータが文書デー
タ記憶部７に蓄積されている大量の文書データを効率良
く処理するために必要な情報である。記憶媒体として、
ハードディスクの様な固定的なメモリの他、メモリカー
ド、光磁気ディスク、光ディスク等の携帯可能な媒体が
適用できる。図３は、文書属性情報を識別要素として、
受信文書に処理の優先順位を割り当てて文書処理を実行
したいという処理要求を、文書処理手続情報として受信
局の文書処理手続情報記憶部５に登録する例を示してい
る。登録内容として例えば優先順位５０、優先要素５
１、属性種別５２を要素とする図のようなテーブル形式
が挙げられる。もっとも単純な優先順位の割当方法とし
て、文書属性情報の返答期限に基づいて期限までの残り
日数を算出し、日数の少ない文書から高い優先順位を割
当る方法も有るが、ここでは、前記テーブルを利用する
ことによって、受信局のオペレータが希望する処理方法
を反映するものである。本例において、受信局のオペレ
ータが”至急で送付された文書を優先的に処理したい”
場合、図１の入力部２を操作して優先順位５０の項目に
優先レベルを登録し（例えば最優先レベルを"１"とする
とこの欄に"１”を登録する）、優先要素５１に”緊急
性”、属性種別５２に”至急”を登録する。ここで属性
種別５２は、登録要素が文書属性情報内のどの情報に属
するものなのかを識別する為のものである。登録された
前記情報は、受信局の文書処理手続情報として受信局の
文書処理手続情報記憶部５に記憶される。

【００２８】図４は、文書処理を実行する文書処理部４
において受信局の文書処理手続情報に基づいて文書属性
情報を識別して、優先表示する方法を説明するフローチ
ャートである。図において、オペレータが入力部２を操
作し、優先表示を要求すると、まず、受信局の文書処理
手続情報記憶部５内の登録情報を優先要求の高い要素か
ら順番に読み込む（ステップ４１）。次に、ステップ４
１に該当する文書を文書属性情報記憶部６内の文書属性
情報から捜し出す（ステップ４２、４３）。該当文書が
有れば、その情報（例えばファイル名）を受信文書リス
トを表示するためのバッファにストックする（ステップ
４５）。これを全受信文書に対して繰り返し実行する
（ステップ４４）。該当文書（ステップ４３でストック
した文書）を残り期限の日数が少ない順番に並べかえる
（ステップ４６）。残りの文書（該当しなかった文書）
についても同様に残りの期限の日数が少ない順番に並
べ、ステップ４６で並べた内容に追加する（ステップ４
７）。並べかえた文書のリストを表示部１に表示する
（ステップ４８）。ステップ４１で参照する受信局の文
書処理手続情報記憶部５内の登録情報（優先要素が登録
されたテーブル）は、オペレータの文書処理の順番を学
習することによって自動的に更新するように構成するこ
とも考えられる。

【００２９】受信文書を対象とする処理の優先順位の割
当方法は多々存在し、ここでは、その一例を記述した。

【００３０】図５は、送付された文書属性情報に基づい
てグループ分けを実行する例を説明するフローチャート
であり、受信文書が緊急に処理すべき文書なのかどうか
を受信文書に付加された文書属性に基づいて自動的に判
断し、所定のフォルダに仕分ける方法を示すものであ
る。同図において受信局では、文書を受信するとまず、
受信した文書の属性情報の属性種別「緊急性」を参照す
る（ステップ７１）。

【００３１】ここで属性種別「緊急性」に付随するデー
タ（属性データ）が「至急」であれば、受信文書を緊急
文書フォルダに移動し、それ以外の文書は一般文書フォ
ルダに移動する（ステップ７２〜７４）。

【００３２】図６は、図５の補足図として受信局の文書
データ記憶部７における文書管理例を示したものであ
る。前記文書データ記憶部７は図６のような階層構造を
有し、受信文書は一旦、受信フォルダ７６内に蓄積され
るが、図５のフローチャートにおける前記ステップ７１
〜７４の手続により緊急文書フォルダ７９ないし一般文
書フォルダ７８内のデータとして管理される。各フォル
ダは分類した文書のグループ名称に相当する。

【００３３】次に、本発明による通信装置を応用したシ
ステムについて説明する。図７は、その実施例としてオ
ペレータのスケジュール管理機能を融合した秘書システ
ムを示したものである。図図において、通信装置１００
は、本発明による通信装置である。

【００３４】スケジュール管理装置１０１は、少なくと
もCPU１０２とスケジュール管理部１０３と通信部１０
４、入力部１０６、表示部１０７を搭載した装置で、多
くはパーソナルコンピュータで実現される。通信路１０
５は通信装置１００とスケジュール管理装置１０１間を
接続し、文書データないし制御コマンドを伝送する媒体
である。

【００３５】通信装置１００は文書を受信すると、通信
路１０５、スケジュール管理装置１０４の通信部１０４
を介してスケジュール管理部１０３に文書受信を通知す
る。スケジュール管理部１０３は、オペレータのスケジ
ュール情報を記憶しており、前記スケジュール情報を参
照することによりオペレータが在席ないし出社していれ
ば文書を受信したことを表示部１０７に表示することに
よってオペレータに文書の着信があったことを通知す
る。

【００３６】オペレータが不在の場合は、受信文書の文
書属性情報を参照し、受信文書に対して不在通知ないし
文書転送等の処理を通信装置１００に指示する。通信装
置１００は、スケジュール管理装置１０１の指示に応じ
て受信文書を処理する。

【００３７】図１に記述した入力部２、表示部３は通信
路１０５を介してスケジュール管理装置（パーソナルコ
ンピュータ）の入力部１０６、表示部１０７で代用する
ことも可能である。また、スケジュール管理部１０３を
通信装置の拡張機能として搭載することも可能である。
逆に、通信装置１００の機能をスケジュール管理装置１
０１の拡張機能として搭載することも可能である。

【００３８】図８は、図７に示した秘書システムの機能
を説明するものである。

【００３９】図において、横軸は時間（ｔ）である。オ
ペレータの不在期間中（ｔ０〜ｔ４）、システムが時刻
ｔ１において文書を受信したとする（２００）。受信文
書に付加された文書属性情報の期限情報（受信文書の有
効期間）とスケジュール情報を参照し、オペレータの不
在期間中に返答期日が指定されていると判断した場合
は、ｔ２において不在通知ないし文書転送を実行する
（２０１）。

【００４０】ここで、前述した本発明による通信装置の
機能が本システムに搭載されていない場合は、オペレー
タ自ら期限切れの文書を処理し（２０２）、謝罪文と共
に返信処理を実行しなければならない（２０３）が、本
システムに前記機能が搭載されていれば、オペレータは
出張の翌日等の不在期間明けに、期限が過ぎてしまった
文書についても前記作業（２０２〜２０３）に追われな
いといった効果がある。

【００４１】

【発明の効果】本発明によれば、受信文書を処理するに
当たって、送信文書に付加して伝送される文書属性情報
と受信局の文書処理手続情報に基づいて受信文書を識別
し、処理するように構成したので、受信局のオペレータ
は、大量に送付された文書内容を一つ一つ確認する必要
がなくなり、本システムの指示に従って円滑に文書処理
を実行することができる。

【００４２】さらに、本発明によれば、オペレータのス
ケジュール管理機能との融合を図ることによって不在対
策が可能になるので、不在中に期限が過ぎてしまった文
書等の不要な文書の処理に追われず、文書毎に不在通知
を送信する必要もないので、受信局のオペレータにおけ
る受信文書の処理時間が短縮され、その分、他の業務を
遂行することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る通信装置の一実施例の概略構成を
示すブロック図である。

【図２】文書属性情報の種別を示す説明図である。

【図３】受信局の文書処理手続情報の一例を示す説明図
である。

【図４】受信局における文書処理の一例を示すフローチ
ャートである。

【図５】受信局における文書処理の一例を示すフローチ
ャートである。

【図６】文書データ記憶部における文書管理例を示す説
明図である。

【図７】本通信装置に受信局のオペレータのスケジュー
ル管理機能を融合した秘書システムの構成を示すブロッ
ク図である。

【図８】図７に示した秘書システムの機能を示す説明図
である。

【符号の説明】

１表示部２入力部３文書属性情報付文書データ送受信部４文書処理部５文書処理手続情報記憶部６文書属性情報記憶部７文書データ記憶部１００通信装置１０１スケジュール管理装置１０２ＣＰＵ１０３スケジュール管理部１０４通信部１０５通信路１０６入力部１０７表示部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者中村浩三茨城県日立市大みか町七丁目１番１号株式会社日立製作所日立研究所内 (56)参考文献特開平３−230642（ＪＰ，Ａ) 特開平５−37554（ＪＰ，Ａ) 特開平３−214838（ＪＰ，Ａ) 特開平４−172835（ＪＰ，Ａ) 特開平５−122332（ＪＰ，Ａ) (58)調査した分野(Int.Cl.⁷，ＤＢ名) H04L 12/54 H04L 12/58 G06F 13/00

Claims

(57)【特許請求の範囲】

【請求項１】複数の局相互間で情報の送受信を行うと
ともに、各局は少なくとも文書の処理要求を内容とする
文書処理手続情報を文書に付加して送受信可能な通信装
置として、送信局から送られてくる複数の処理の組み合わせからな
る送信側文書処理手続情報を含む文書属性情報を記憶す
る文書属性情報記憶手段と、受信局の文書処理手続情報として複数の処理手順からな
る受信側文書処理手続情報を前記文書属性情報に関連づ
けて入力する入力手段と、前記入力手段により入力される受信側文書処理手続情報
を記憶する文書処理手続情報記憶手段と、前記文書属性情報記憶手段から読み出された文書属性情
報と文書処理手続情報記憶手段より読み出された受信側
文書処理手続情報とを照合し、識別した結果に基づいて
前記送信側文書処理手続情報に対する複数の文書処理を
前記複数の処理手順に従って順次実行する文書処理実行
手段と、送信局から送付された文書データを蓄積する文書データ
蓄積手段と、文書データ、文書属性情報及び受信局の文書処理手続情
報ならびに文書処理の結果を表示する表示手段とを有す
るとともに、受信局のオペレータのスケジュールをスケジュール管理
情報に従って管理するスケジュール管理装置を備え、前
記スケジュール管理装置は、前記通信装置から文書受信
に関する情報を前記文書属性情報とともに受けたとき
に、前記文書属性情報と前記スケジュール管理情報とを
照合し、前記オペレータの不在時には不在通知と文書転
送を前記通信装置に指示してなることを特徴とする通信
システム。
【請求項２】前記文書処理実行手段は、前記文書属性
情報と前記文書手続情報とを照合して受信局における文
書処理の優先順位を各受信文書に割り当てる処理を行な
うことを特徴とする請求項１に記載の通信システム。
【請求項３】前記文書処理実行手段は、送付された前
記文書属性情報と前記受信局の文書処理手続情報とを照
合して受信文書のグループ分けを実行することを特徴と
する請求項１に記載の通信システム。