JP2000315234A - ワークフロー・サーバおよびワークフロー・システム制御方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 不在者の受信トレイに蓄積された未処理案件
を予め指定された代行者が処理できるワークフロー・シ
ステムを提供する。 【解決手段】 ワークフロー・サーバが、各ユーザ毎の
案件を管理するユーザ管理テーブル１００にリンクし
て、業務毎に予め代行者を指定するための代行者リスト
１３０と、自分を代行者に指定した被代行者の一覧リス
ト１４０とを備え、ユーザが被代行者リストから代行す
べき特定ユーザを選択した時、選択されたユーザの代行
者リストを参照して代行者の権限を確認し、予め指定さ
れた業務の未処理案件について代行処理を許容するワー
クフローシステム。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ワークフロー・シ
ステムに関し、更に詳しくは、担当ユーザ不在時に業務
案件を他の特定のユーザが代行処理できるように制御動
作するワークフロー・サーバおよびワークフロー・シス
テム制御方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】ワークフロー・システムは、複数の人が
時系列的に関与するオフィス業務を効率的に処理するた
めに開発された計算機ネットワーク・システムであり、
オフィス業務において電子化文書の形式で発生する各案
件の流れを予め定義しておくことによって、クライアン
ト端末で処理された案件が、業務フローの下流側の担当
者に次々と自動的に転送されるようにしたものである。
ワークフロー・システムは、例えば、ＬＡＮに代表され
る通信ネットワークによって相互接続された複数のクラ
イアント端末と、上記通信ネットワークを介して各クラ
イアント端末と交信するワークフロー・サーバとからな
り、各業務の流れ（ビジネスプロセス）は、上記ワーク
フロー・サーバが備えるプロセス管理テーブルにおいて
予め定義されている。なお、本明細書でいう業務とは、
例えば、資材発注や旅費清算などに代表されるオフィス
業務の事であり、その構成要素には、例えば、提案、審
査、承認などに代表される、各クライアント端末でユー
ザまたはアプリケーションに割り当てられた処理があ
る。各クライアント端末で起案された新たな案件（電子
化文書）、あるいは他のユーザから転送されてクライア
ント端末で追加処理が施された案件は、上記ワークフロ
ー・サーバの制御のもとで、業務の流れに沿った次ステ
ップの処理担当者に自動的に送付される。

【０００３】本明細書では、ワークフロー・システムに
おける各業務の識別子を「プロセスＩＤ」、業務で発生
する個々の電子化文書を「案件」、業務フローを構成す
る一連の処理ステップの各々を「ノード」と定義する。
また、各ノードにおける案件の転送先を、個人単位で指
定する場合は「ユーザ」、同一の役割をもつ複数ユーザ
からなるグループを単位として指定し、グループに所属
する複数のメンバーのうちの１人に転送する場合は「ロ
ール」と言う。

【０００４】ワークフロー・システムでは、案件の転送
先となったユーザ（担当ユーザ）が出張または休暇等の
理由によって不在となった場合、業務の停滞を回避する
目的で、他のユーザ（代行者）による案件処理を可能に
しておくことが望ましい。代行者による案件処理を可能
とした従来のワークフロー・システムとして、例えば、
特開平１０−１７７６０３号公報では、以下に述べる構
成によって、各ユーザが業務毎に代行者を指定し、本人
不在時に案件が代行者に自動的に配信されるようにして
いる。上記従来システムでは、ワークフロー・サーバ
が、ビジネスプロセスを構成する各ノード毎に、ロール
ＩＤと、案件の最初の送付先をユーザ／ロールの何れに
するかを指定する初期送付種別と、初期送付種別で指定
された送付先への案件送付に失敗した場合に、これに代
わる次の送付先をユーザ／ロールの何れにするかを指定
する失敗時送付種別とを定義した「プロセス管理テーブ
ル」と、ロールＩＤ毎に所属するユーザＩＤを定義した
「ロール管理テーブル」と、各ユーザＩＤ毎に案件の受
付可否情報を記憶する「ユーザ管理テーブル」とを有
し、各ユーザが、上記ユーザ管理テーブルで、ロールＩ
Ｄ対応に、自分の受信トレイへの案件の受付可否と、自
分に代わって案件を処理すべき代行者とを指定するよう
になっている。

【０００５】上記ワークフロー・サーバは、クライアン
ト端末から処理済の案件について遷移指令を受けた時、
プロセス管理テーブルで上記案件に該当するプロセスの
次ノードのレコードを参照し、初期送信種別が“ロー
ル”を指定していた場合は、案件を該当するロールに送
信する。もし、初期送信種別が“ユーザ”を指定してい
た場合は、上記レコードで定義されたロールＩＤと対応
するロール管理テーブルを参照し、ロール管理テーブル
に定義された最初のユーザＩＤに基いて、それと対応す
るユーザ管理テーブルを参照する。ユーザ管理テーブル
において、上記ロールＩＤに関して、案件の受付状態が
“受付許可”を示していれば、上記ユーザＩＤで特定さ
れる担当ユーザに案件を送付する。受付状態が“受付禁
止”で、代行者ＩＤが指定してあれば、代行者のユーザ
管理テーブルを参照し、上記ロールＩＤに関する代行者
の受付状態をチェックする。もし、上記代行者の受付状
態が受付許可を示していれば、案件を代行者に送付す
る。ユーザ管理テーブルにおいて、最初のユーザが代行
者を指定していなかった場合、または、指定された代行
者が案件の受付禁止を示していた場合は、案件の最初の
送付に失敗したことになる。この場合、ワークフロー・
サーバは、プロセス管理テーブルの失敗時の送付種別に
従って、次の送付先を決定する。失敗時送付種別が“ロ
ール”の場合は、案件をロールに送付し、“ユーザ”の
場合は、上記ロール管理テーブルに定義された次のユー
ザについて、最初のユーザと同様の手順を繰り返す。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】上記の従来のワークフ
ロー・システムは、担当ユーザ不在時に案件を予め指定
された代行者に自動的に転送し、代行者を含む各ユーザ
が、自分の受信トレイに蓄積された案件を処理するよう
にしている。このため、各ユーザには、自分が不在とな
る前に、代行処理を希望するロールＩＤについて、案件
の受付状態を“受付許可”から“受付禁止”に変更して
おくことが義務づけられる。従って、例えば、急な出張
や、病気による予定外の欠勤等の理由で、ユーザが端末
を操作できなかった場合、ワークフロー・サーバは、未
更新のユーザ管理テーブルに基いて案件の転送動作を行
うため、不在者のトレイに案件が次々と蓄積され、不在
者の位置するノードで業務が停滞してしまうという問題
がある。

【０００７】また、上述した従来の代行者処理方式で
は、仮に、担当者不在のノードで案件が停滞しているこ
とが確認できたとしても、一旦、不在者の受信トレイに
蓄積された案件については、セキュリティ機能によって
他のユーザによるアクセスが禁止されてしまうため、予
め代行者に指定されていたユーザであっても、これらの
案件を代行処理できないと言う問題がある。

【０００８】尚、電子メールの分野では、例えば、特開
平３−２２３９４６号公報に記載されているように、個
人用のメールボックスに対応付けて権利者（本人）と代
行者とを登録しておき、権利者が不在時に登録された代
行者がメールボックスをアクセスし、メールで受信され
た電子伝票を代行処理し、該電子伝票を次の処理部門に
メール送信する例が知られている。しかしながら、この
代行方式は、個人のメールボックスに受信された全ての
メールを代行者がアクセスできるため、受信されたメー
ルのうちの或る特定業務に関する限定された案件につい
てのみ、代行を許可することはできない。また、上記公
知例は、電子メールを対象としており、処理を終えた電
子伝票を担当者自身が次の宛先を指定して送信操作する
必要があり、ワークフロー・システムと発明対象を異に
している。

【０００９】本発明の目的は、不在者（担当ユーザ）に
送付された案件を担当ユーザが業務毎に予め指定した代
行ユーザによって処理できるワークフロー・システムお
よびサーバを提供することにある。本発明の他の目的
は、在席中の担当ユーザが、自分が受信した案件を予め
業務毎に指定した代行ユーザと手分けして処理できる柔
軟性のあるワークフロー・システムおよびサーバを提供
することにある。本発明の更に他の目的は、代行ユーザ
が他のユーザの受信案件を処理するに際に、案件の呼び
出しを容易に行えるユーザインターフェイスを備えたワ
ークフロー・システムおよび制御方法を提供することに
ある。

【００１０】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明は、業務対応の案件として生成された電子化
文書を処理するための複数のクライアント端末と接続さ
れ、上記クライアント端末で生成または処理された案件
を業務毎に予め定義されたプロセスフローに従って次の
担当ユーザに転送制御するワークフロー・サーバにおい
て、少なくとも１つの案件について、該案件の転送先と
なった担当ユーザと、該担当ユーザによって予め業務毎
又は処理毎に指定された代行ユーザとの双方にアクセス
を許容し、上記何れかのユーザによって処理された案件
を直接または間接的に次の担当ユーザに転送するための
制御手段を備えたことを特徴とする。

【００１１】上記構成によれば、担当ユーザが不在時
に、予め指定されていた代行者によって案件を処理する
ことができ、担当ユーザが在席時には、担当者と代行者
の双方が案件を処理できるため、案件の蓄積件数が多数
になった場合に、二人で手分けして案件を処理できる。
また、上記構成によれば、代行者を指定した後でも案件
が担当ユーザの受信トレイに蓄積されるため、各ユーザ
は、自分が不在になる前、または自席に戻った時、その
都度、案件の受信可否についての指定情報を変更操作す
る必要がない。代行権限が完全であれば、代行者によっ
て処理された案件は、ワークフローで定義された次の担
当ユーザに自動的に転送され、代行権限に制約がある場
合は、例えば、上記案件を責任者に転送し、責任者が承
認した上で次の担当ユーザに転送する間接的転送を採用
できる。

【００１２】本発明の他の特徴は、上記ワークフロー・
サーバが、何れかのクライアント端末からの要求に応答
して、上記要求元クライアント端末のユーザを代行者に
指定中の相手ユーザ（被代行者）を該クライアント端末
に表示するための手段を有することを特徴とする。上記
被代行者は、例えば、クライアント端末から被代行者の
表示要求があった時、クライアント端末の各ユーザ毎の
管理情報を記憶しているユーザ管理テーブルを順次に検
索することによって特定できる。もし、代行者の指定時
点で、代行者のユーザ管理テーブルとリンクした被代行
者リストに相手ユーザを記憶しておけば、クライアント
端末から被代行者の表示要求があった時、要求元ユーザ
の被代行者リストを参照することによって、被代行者名
を瞬時に要求元端末に表示できる。

【００１３】本発明の他の特徴は、上記ワークフロー・
サーバが、クライアント端末の各ユーザに関する管理情
報とリンクして、上記ユーザによって指定された代行者
に関する情報を業務対応又は処理対応に記憶するための
ユーザ管理テーブルを有し、何れかのクライアント端末
から、被代行者となる他のユーザを特定して代行案件の
表示要求があった時、上記制御手段が、被代行者と対応
するユーザ管理テーブルを参照し、要求元のクライアン
ト端末ユーザの代行権限の確認し、表示すべき代行案件
を特定するようにした点にある。上記代行者の指定は、
例えば、クライアント端末に表示した代行者設定画面に
おいて、業務毎又は処理毎に代行者の識別子を入力する
ことによって指定できる。これに代えて、例えば、企業
の組織情報を利用してメンバー表を作成し、画面表示さ
れた複数のメンバーの中から代行者を選択する方法、あ
るいは、代行者が備えるべき条件を論理式で入力し、こ
れに該当するユーザを上記組織情報から自動的に抽出す
る方法等を採用してもよい。本発明の好ましい実施例で
は、ユーザによる不適切な代行者指定を防止するため
に、ビジネスプロセスの各ノード毎に、代行者が備える
べき資格を予め設定しておき、ワークフロー・サーバ
が、ユーザによって指定された各代行者について、上記
代行者資格を満たしているか否かをチェックし、もし、
不適切であれば代行者を変更させるようにしている。

【００１４】本発明の更に他の特徴は、ワークフロー・
サーバが、クライアント端末の各ユーザの識別情報と対
応して、該ユーザに転送された案件の一覧情報と、該ユ
ーザによって業務毎又は処理毎に指定された代行者の識
別情報と、該ユーザを代行者として指定している被代行
者の識別情報とを記憶するユーザ情報記憶手段を有し、
各案件の転送先以外のユーザから他のユーザが処理すべ
き案件について代行処理の開始要求があった時、上記要
求元ユーザと対応するユーザ情報記憶手段に記憶された
被代行者の識別情報に基いて要求元クライアント端末に
被代行者の選択画面を出力し、上記要求元ユーザから被
代行者の指定があった時、該指定された被代行者と対応
するユーザ情報記憶手段の記憶情報を参照して、要求元
のユーザの代行資格の確認と代行を許容する案件の特定
を行うようにした点にある。

【００１５】本発明の好ましい実施例では、上記ユーザ
情報記憶手段が、業務毎に、各ユーザによって指定され
た代行者の識別情報の他に、代行権限、代行条件、代行
有効期限のうちの少なくとも１つを記憶し、ワークフロ
ー・サーバが、要求元ユーザの代行資格の確認の際に、
該ユーザの識別情報の事前登録の有無と、上記代行権
限、代行条件、代行有効期限のうちの少なくとも１つに
ついて判断することによって、代行者による案件処理の
範囲を制約できるようにしたことを特徴とする。

【００１６】更に具体的に詳述すると、本発明によるワ
ークフロー・サーバは、業務識別子と対応して、業務プ
ロセスを構成する各ノード識別子と案件の送付先との関
係を定義した「プロセス管理テーブル」と、上記クライ
アント端末を操作するユーザ識別子と対応して、未処理
案件の識別子と、ユーザが業務毎又は処理毎に指定した
代行者の識別子と、該ユーザを代行者として指定してい
る他のユーザを示す被代行者の識別子とを記憶した「ユ
ーザ管理テーブル」と、案件識別子と対応して、該案件
の属する業務の識別子と、該案件の現在位置を示すノー
ド識別子とを記憶した「案件管理テーブル」と、各案件
について、ユーザ管理テーブルで該案件を未処理案件と
している担当ユーザと、上記担当ユーザのユーザ管理テ
ーブルで上記案件の業務識別子と対応して代行者として
登録されている代行ユーザとの双方に処理を許容し、上
記各クライアント端末で処理された案件について、各案
件の業務識別子および現在位置のノード識別子に応じ
て、上記プロセス管理テーブルから次のノード識別子と
送付先ユーザを特定し、送付先ユーザと対応する別のユ
ーザ管理テーブルに未処理案件として登録すると共に、
該案件と対応する案件管理テーブルにおいて現在位置を
示すノード識別子を上記次のノード識別子に書き替える
ための手段とを備えたことを特徴とする。

【００１７】本発明によるワークフロー・システムの制
御方法は、複数のクライアント端末と、上記クライアン
ト端末で生成または処理された業務対応の各案件を予め
業務毎に定義されたプロセスフローに従って次の担当ユ
ーザに転送制御するためのワークフロー・サーバとから
なるワークフロー・システムにおいて、上記何れかのク
ライアント端末から、被代行者となる相手ユーザを特定
して代行案件の表示要求があった時、上記ワークフロー
・サーバが、上記被代行者の未処理案件の中から、上記
要求元のクライアント端末ユーザが代行資格を有する特
定業務の未処理案件を選択し、該案件を上記要求元のク
ライアント端末に表示することを特徴とする。本発明に
よるワークフロー・システム制御方法の他の特徴は、何
れかのクライアント端末からの被代行者の表示要求があ
った時、ワークフロー・サーバが、上記各クライアント
端末のユーザ毎に用意された管理情報に基いて、上記要
求元クライアント端末のユーザを代行者に指定している
被代行者を特定して、上記要求元クライアント端末に表
示することによって、代行者が、上記表示画面で被代行
者を指定できるようにしたことにある。

【００１８】本発明によるワークフロー・サーバは、付
加的な機能として、上記案件管理テーブルに、各ノード
における案件の処理経過を示す履歴情報を記録する機能
を備える。上記ワークフロー・サーバは、更に他の付加
的機能として、至急処理すべき案件について、該案件の
転送先となっている担当ユーザが操作するクライアント
端末と該案件の代行者として指定された代行ユーザが操
作するクライアント端末との少なくとも一方に、上記案
件の処理を督促するメッセージを送信する機能を備え
る。上記督促メッセージは、例えば、ワークフロー・サ
ーバが、他のユーザから指摘を受けた案件、担当ユーザ
に転送された後に所定に時間が経過した案件、あるいは
滞留件数が所定の閾値を超えたユーザの受信案件につい
て発行される。尚、上記督促メッセージは、例えば、ス
ケジュール管理システムで不在と認識されたユーザ、ワ
ークフロー・サーバに一定時間以上アクセスしなかった
ユーザ、あるいは、至急案件に対し一定時間内に処理を
行わなかったユーザに対して、何回かの督促を行い、応
答がなかった場合に代行者に督促するようにしてもよ
い。

【００１９】ワークフロー・サーバにこれらの付加的な
機能を備えるによって、本発明のワークフロー・システ
ムは、案件処理に携わったユーザが、自分が関係した案
件の現状を容易に確認でき、滞留案件について、関係ユ
ーザからの指摘による処理の督促、または自動検知によ
る処理の督促を行うことによって、担当ユーザおよび代
行ユーザによる案件処理を促進することが可能となる。
尚、代行者による案件処理の実行を制限するために、上
述したワークフロー・サーバからの督促メッセージを受
けたユーザに限定して、代行処理を許可するようにして
もよい。

【００２０】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施例を図面を参
照して詳細に説明する。図１は、本発明によるワークフ
ロー・サーバの特徴を概略的に説明するための図であ
り、ユーザＡのトレイに蓄積された案件と、ユーザＡが
不在になった時、予めユーザＡによって指定されていた
他のユーザＢ、Ｄが、不在者Ａに代わって処理する案件
との関係を示している。

【００２１】１１０Ａは、ユーザＡのトレイに蓄積され
た案件の一覧を示す表示画面であり、案件一覧は、各案
件毎に、作業名１１１と、業務名１１２と、到着日時１
１３とを示しており、この例では、ユーザＡは５件の未
処理案件Ｃ００１〜Ｃ００５を保有している。これらの
未処理案件を業務別に分類すると、“資材発注”業務の
案件がＣ００１、Ｃ００３、Ｃ００５の３件、“融資審
査”業務の案件がＣ００２の１件、“旅費清算”業務の
案件がＣ００４の１件となっている。１３０Ａは、ユー
ザＡが事前に指定する代行者１３２と代行業務１３１と
の関係を示す代行者リストの概要を示す。この例では、
ユーザＡは、ユーザＢに対して“資材発注”業務を、ま
た、ユーザＤに対して“旅費清算”業務の代行を指定し
ている。

【００２２】１５０Ｂと１５０Ｄは、それぞれユーザＡ
の代行者として指定されたユーザＢ、Ｄの端末画面に表
示される代行案件の一覧画面を示す。各代行案件一覧画
面の内容から明らかなように、ユーザＢに対しては、ユ
ーザＡが代行者リスト１３０Ａで指定した“資材発注”
業務の３件の案件Ｃ００１、Ｃ００３、Ｃ００５が、ま
た、ユーザＣに対しては、代行者リスト１３０Ａで指定
された“旅費清算”業務の１件の案件Ｃ００４が表示さ
れる。ユーザＢ、Ｄは、それぞれの代行案件一覧画面で
表示された特定の案件について、不在ユーザＡに代わっ
て処理する権限が与えられる。ユーザＣは、ユーザＡか
ら代行者としての指定を受けていないため、ユーザＡの
案件をアクセスすることができない。

【００２３】図２は、本発明によるワークフロー・シス
テムの構成を示す。ワークフロー・システムは、ワーク
フロー・サーバ１と、システム管理者が使用するクライ
アント端末２と、一般のユーザが使用する複数のクライ
アント端末３（３Ａ〜３Ｎ）とからなり、これらの要素
はＬＡＮ４によって相互接続されている。

【００２４】１０〜６０は、ワークフロー・サーバ１が
備える各種情報ファイルのうち、本発明に関係する代表
的なファイルを示しており、１０は、ユーザＩＤと対応
して前述の案件リストや代行者リスト等のユーザ情報を
定義したユーザ管理テーブル１００を格納するためのフ
ァイル、２０は、ロールＩＤと対応してユーザＩＤのリ
ストを定義したロール管理テーブル２００を格納するた
めのファイル、３０は、各業務を示すプロセスＩＤと対
応してノードリスト情報を定義したプロセス管理テーブ
ル３００を格納するためのファイル、４０は、案件ＩＤ
毎に、これと対応するプロセスＩＤ、現在のノードＩ
Ｄ、履歴リスト等の情報を定義した案件管理テーブル４
００を格納するためのファイルを示す。また、５０は、
各案件の本体となる電子化文書データを格納するための
ファイル、６０は、ワークフロー・システムが適用され
ている企業の組織情報を記憶するためのファイルを示
す。

【００２５】ユーザ管理テーブル１００、ロール管理テ
ーブル２００、プロセス管理テーブル３００は、管理者
がクライアント端末１からそれぞれのデータを登録／修
正することによって生成／更新され、案件管理テーブル
４００は、ユーザがクライアント端末３で新たに発生し
た案件毎に生成され、プロセスの進行に伴ってその内容
が自動的に更新される。

【００２６】図３は、ファイル１０に格納されるユーザ
管理テーブル１００の構成を示す。ユーザ管理テーブル
１００（１００Ａ、１００Ｂ、..１００Ｎ）は、ユーザ
毎に用意され、それぞれユーザＩＤ１０１、ユーザ名１
０２、ユーザが所属する組織ＩＤ１０３、ユーザの役職
１０４、管理者権限１０５、案件リスト１１０へのポイ
ンタ１０６、作業履歴リスト１２０へのポインタ１０
７、代行者リスト１３０へのポインタ１０８、被代行者
リスト１４０へのポインタ１０９を含む。

【００２７】案件リスト１１０は、各ユーザの受信トレ
イに存在している未処理案件を示す案件ＩＤの一覧を示
しており、ここに記憶された案件ＩＤによって、案件デ
ータファイル６０格納されている案件データ、すなわ
ち、電子化文書を呼び出すことができる。ここに例示し
たユーザＡの管理テーブル１００Ａでは、ユーザＡの受
信トレイに、案件ＩＤ“Ｃ００１”から“Ｃ００５”ま
での５件の案件が存在していることが判る。

【００２８】作業履歴リスト１２０は、ユーザが過去に
行ったワークフローの作業履歴を示す。作業履歴は、各
ノードで案件毎に生成された作業ＩＤで特定される操作
履歴情報からなり、ここに示した例では、ユーザＡは、
過去にＵＨ００１〜ＵＨ００５の５回のワークフロー作
業を行っていることが判る。上記操作履歴情報は、例え
ば、案件データファイル５０に各案件データと対応づけ
て記憶され、各ユーザ毎または案件毎に、いつ、誰が、
どの案件をどう処理したかを追跡することができる。

【００２９】代行者リスト１３０は、プロセスＩＤ１３
１と対応して、代行者を示す代行者ＩＤ１３２と、代行
者が案件を操作できる範囲を示す代行権限１３３と、代
行者が処理した案件を次のステップ（ノード）に遷移さ
せる際の条件を示す代行条件１３４と、代行者権限の有
効期限を示す期限１３５を定義している。これらの要件
は、代行者による他人の案件処理に一定の制約を与え、
不正処理を防止するためのものである。

【００３０】図示した例では、ユーザＡは、“ＢＰ００
１”で示される業務名（プロセス名）について、“Ｕ０
０４”のユーザＩＤをもつユーザに、“振替”処理に限
定した形で代行権限を与えている。ここで、“ＢＰ００
１”を旅費清算のプロセスＩＤ、“Ｕ００４”をユーザ
Ｄに与えられたのユーザＩＤとすると、ユーザＤが、図
１に示した案件の振替処理について、代行権限をもつこ
とになる。これと同様に、“ＢＰ００２”を資材発注の
プロセスＩＤ、“Ｕ００２”をユーザＢに与えられたユ
ーザＩＤとすると、ユーザＢが、図１に示した案件につ
いて、全面的な代行権限をもつことになる。

【００３１】尚、代行条件１３４として、例えば、処理
案件を次のノードに自動転送する前に責任者（例えば上
司）に転送することを義務付けておけば、処理済みの案
件が代行者から責任者に転送され、責任者の承認を得た
後、ワークフローの次の担当ユーザに転送する間接的な
転送制御とすることが可能となる。また、秘書的な役割
をもつ特定の代行者に対して、権限１３３として、不在
者の受信案件を在席中の他のユーザに分配（割り振り）
する権限のみを与えておき、上記特定代行者が、不在者
の受信トレイに蓄積された未処理案件を他の代行者の受
信トレイに転送するようにしてもよい。代行者として、
ユーザＩＤに代えて、例えば、代行者が所属する部門名
や役職名等を指すグループ名が指定された場合、ワーク
フロー・サーバ１は、組織情報ファイル６０から上記グ
ループに該当する全てのユーザを取得し、これをユーザ
の端末に表示し、ユーザが選択あるいは確認した代行者
を代行者リスト１３０に追加する。

【００３２】被代行者リスト１４０は、ユーザが、他の
ユーザから代行者に指定された場合に、被代行者（担当
ユーザ）となる上記他のユーザのユーザＩＤを一覧リス
トとしたものである。図示された例では、ユーザＡは、
ユーザＩＤ“Ｕ００３”をもつ他のユーザから代行者に
指定（代行許可）されており、“Ｕ００３”の受信トレ
イに蓄積された案件について代行処理を行うことができ
る。この場合、ユーザＡが代行処理できる業務（プロセ
スＩＤ）と権限の範囲については、ユーザＩＤ“Ｕ００
３”のユーザ管理テーブルにおける代行者リスト１３０
で定義されている。

【００３３】図４は、ファイル２０に格納されるロール
管理テーブル２００の構成の１例を示す。ロール管理テ
ーブル２００は、各ロール毎に、ロールＩＤ２０１と、
ロール名２０２と、ユーザリスト２１０へのポインタ２
０３とを定義しており、ユーザリスト２１０は、そのロ
ールに所属するユーザのユーザＩＤの一覧リストとなっ
ている。図示した例では、ロールＡは、識別子“Ｒ００
１”を有し、ユーザＩＤ“Ｕ００１”〜“Ｕ００５”を
もつ５名が所属している。

【００３４】図５は、ファイル３０に格納されるプロセ
ス管理テーブル３００の構成の１例を示す。プロセス管
理テーブル３００は、ビジネスプロセス（業務）毎に、
プロセスＩＤ３０１と、プロセス名３０２と、ノードリ
スト３１０へのポインタ３０３とを定義しており、ノー
ドリスト３１０は、上記ビジネスプロセスを構成する各
ノードについて、ノードＩＤ３１１と、ノード名３１２
と、ノード種別３１３と、送付先ＩＤ３１４と、代行者
範囲３１５とを定義している。

【００３５】ノード種別３１３は、本ノードでの案件送
付先がユーザ（個人単位）かロール（グループ単位）か
を示す。ノード種別３１３がロールの場合、次欄の送付
先ＩＤ３１４には、案件の送付先を示すロールＩＤが設
定される。案件の送付は、図４に示したロール管理テー
ブル２００から上記ロールＩＤ３１４と対応するユーザ
リスト２１０を検索し、ロールに所属する複数のユーザ
の中から選択された何れかのユーザに対して行われる。
上記ノード種別３１３がユーザの場合、送付先ＩＤ３１
４にはユーザＩＤが設定される。代行者範囲３１５は、
本ノードで受信した案件について、代行処理し得るユー
ザの範囲（資格条件）が設定される。上記範囲３１５
は、ビジネスプロセスの登録時にシステム管理者により
設定され、案件の担当ユーザは、設定された範囲内で代
行者を指定できる。

【００３６】図６は、ファイル４０に格納される案件管
理テーブル４００の構成の１例を示す。案件管理テーブ
ル４００は、各案件毎に、ワークフロー・システムにお
ける案件識別子である案件ＩＤ４０１と、案件名４０２
と、本案件が属するビジネスプロセスのＩＤ４０３と、
上記ビジネスプロセスにおける本案件の現在位置を示す
ノードＩＤ４０４と、案件データファイル５０における
本案件の実体データの所在を示す案件実体ポインタ４０
５と、本案件が現在のノードに送付された時間を示すト
レイ到着時間４０６と、案件履歴リスト４１０へのポイ
ンタ４０７とを記憶している。

【００３７】案件履歴リスト４１０は、各案件の起案か
ら現在までの履歴を残しており、図示した例では、案件
Ａが、作業識別子“ＷＨ００１”〜“ＷＨ００５”で示
される５段階の作業を経てきたことがわかる。各ユーザ
は、案件ＩＤ４０１で特定される各案件について、上記
案件履歴４１０に基いて作業記録を呼び出すことによっ
て、その案件に対して、いつ、誰が、何を、どうしたか
を確認できる。

【００３８】図７は、クライアント端末において、ユー
ザが代行者を選択するために参照するユーザ選択画面
（ダイアログ）の１例を示す。画面６１には、代行許可
業務１３１と代行許可ユーザ（代行者）１３２とを表示
したウインドウ６２０が生成され、操作ボタンとして、
表示されたユーザを代行者として指定するための設定ボ
タン６１１と、代行者の選択動作を取り止めるためのキ
ャンセルボタン６１２と、ユーザ選択ボタン６１３とを
含んでいる。上記ウインドウ６２０は、代行者選択を要
求したユーザ本人のユーザＩＤに基いて、ワークフロー
・サーバ１がファイル１０を参照し、上記ユーザＩＤと
対応するユーザ管理テーブル１００の代行者リスト１３
０を編集することによって得られる。但し、実際の応用
においては、後述するように、上記代行者リスト１３０
以外にプロセス管理テーブル３００も利用することによ
って、ウインドウ６２０にユーザが関係する業務を網羅
する形で、上記代行者設定画面６１が編集される。

【００３９】画面６２は、選択操作の初期画面６１にお
いて、代行許可業務１３１の１つを選択した後、上記業
務について代行者を指定するための入力画面であり、設
定画面６１でユーザ選択ボタン６１３を押すことによっ
て生成される。表示されていない新たな業務について代
行者を指定する場合は、代行許可業務の欄に上記業務名
を追加した後、ユーザ選択ボタン６１３を押す。上記画
面６２には、現在、代行者として指定中のユーザを表示
するためのウインドウ６３１の他に、操作ボタンとし
て、設定ボタン６１１と、キャンセルボタン６１２と、
組織図ウインドウを生成するためのボタン６１４と、条
件入力ウインドウを生成するためのボタン６１５とが表
示される。

【００４０】代行者を新たに指定する場合、ウインドウ
６３０にカーソルを合わせて、キーボードから代行者名
を入力する。ウインドウ６３０に表示されている従来の
代行者（この例では、ユーザＢ）を他の代行者に変更し
たい場合は、表示中のユーザ名を消去し、新たに指定し
たいユーザ名をキーボードから入力すれば良い。画面６
３は、上記代行者入力画面６２において条件生成ボタン
６１５を押した場合に表示される。この画面６３は、ユ
ーザ名で代行者を指定する代わりに、抽象化した条件式
で代行者を指定するためのものであり、図示した例で
は、所属が“資材部”で役職が“課長”に該当する人を
代行ユーザとして指定している。上記画面６３を利用す
れば、相手の正しい氏名やユーザ識別子を知らなくて
も、代行者を指定できる。画面６３で条件式が入力され
た場合、ワークフロー・サーバ１は、組織情報ファイル
６０から上記検索式を満たすユーザを検索し、これを画
面６２で入力されたユーザとして扱う。

【００４１】図８は、上記代行者入力画面６２におい
て、組織図ボタン６１４を押した場合に表示されるユー
ザ選択画面６４の１例を示す。この画面６４は、組織情
報ファイル６０に格納された組織情報に基いて生成さ
れ、組織図を表示するウインドウ６４０と、上記組織図
の中から選択された特定部署６４１に所属するメンバー
の一覧リストを表示するウインドウ６４５とを含んでい
る。上記各ウインドウに表示される組織図とメンバーリ
ストは、それぞれスクロール機能によって、ウインドウ
の上下に隠れた内容を表示範囲内に移動できるようにな
っている。ユーザは、上記組織図ウインドウ６４０にお
いて、代行者となるべきユーザの所属部署６４１を選択
し、ウインドウ６４５に表示されたメンバーリストおい
て、代行者６４２を選択した後、選択ボタン６１１を押
す。これによって、図７に示した画面６１の選択済みの
業務について、代行許可ユーザ欄１３２に新たな代行者
を設定できる。

【００４２】図９は、図７に示した代行者設定画面６１
に代わる他の実施例の画面６５を示す。上記画面６５
は、代行者となるユーザ毎に代行業務を指定するための
ものであり、ウインドウ６６０における代行許可ユーザ
１３２と代行許可業務１３１の配列が、前記画面６１の
ウインドウ６２０とが逆になっている。上記画面６５に
おいて、代行者１３２を指定して、業務選択ボタン６１
７を押すと、代行業務選択画面６６が表示される。この
画面は、上記代行者１３２の所属部署における業務の一
覧を表示するためのウインドウ６７０を含み、このウイ
ンドウに表示された業務名の中から代行業務を選択し、
設定ボタン６１１を押すことによって、画面６５の代行
許可業務１３１を指定できる。

【００４３】代行者設定画面６１と６５の何れを利用し
た場合でも、ワークフロー・サーバ１は、組織情報ファ
イル６０から得られる代行者の役職と、代行許可業務１
３１について、該当するプロセス管理テーブル３００の
ノードリストで定義された代行者範囲３１５との関係を
チェックし、代行指定条件に合った場合にのみ代行者リ
スト１３０を更新する。この時、代行者設定画面６１に
表示されたユーザ名および業務名から、代行者リスト１
３０のユーザＩＤおよびプロセスＩＤへの変換は、ワー
クフロー・サーバ１によって自動的に行われる。また、
代行者名と代行指定条件に合っていない場合は、要求元
のクライアント端末に警告メッセージを出力し、代行指
定内容の変更を求める。

【００４４】尚、図７〜図９では、説明を簡単にするた
めに、代行者リスト１３０の項目のうち、代行者１３２
と業務（プロセスＩＤ）１３１の関係についてのみ説明
したが、代行者設定画面６１および６５に項目表示欄を
追加することによって、代行者リスト１３０におけるそ
の他の項目１３３〜１３５についても容易に指定でき
る。

【００４５】図１０は、代行者登録におけるクライアン
ト端末３とワークフロー・サーバ１の動作を示すシーケ
ンス図である。代行者登録を行う場合、クライアント端
末２のユーザ（以下、被代行者と言う）が、例えば、ワ
ークフロー・クライアントモジュールの初期画面に現れ
るアイコンの選択操作によって、代行者登録ルーチンを
起動する。上記選択操作が行なわれると、クライアント
端末は、要求メッセージＭ１によって、上記被代行者の
ユーザＩＤが関係しているビジネスプロセスの一覧リス
トの送信をワークフロー・サーバ１に要求する（ステッ
プ８０１）。

【００４６】ワークフロー・サーバ１は、上記要求メッ
セージＭ１を受信すると、先ず、ファイル２０に格納さ
れた各ロール情報管理テーブル２００のユーザリスト２
１０を参照し、被代行者が所属するロールのロールＩＤ
２０１を検索する。次に、ファイル３０に格納されてい
る各プロセス情報管理テーブル３０のノードリスト３１
０を参照し、送付先ＩＤ３１４として上記検索されたロ
ールＩＤを含むプロセスと、送付先ＩＤ３１４として被
代行者のユーザＩＤを含むプロセスを検索し、これらの
プロセスのプロセスＩＤ３０１とプロセス名３０２との
一覧リストを含む応答メッセージＭ２を生成し、要求元
のクライアント端末３に送信する（ステップ８０２）。

【００４７】上記応答メッセージＭ２を受信したクライ
アント端末３は、ワークフロー・サーバ１に対して、新
たな要求メッセージＭ３によって、上記被代行者のユー
ザＩＤと対応する代行者一覧リストを要求する（ステッ
プ８０３）。ワークフロー・サーバ１は、上記要求メッ
セージＭ３を受信すると、被代行者のユーザＩＤと対応
するユーザ管理テーブル１００を参照し、代行者リスト
１３０の内容データを含む応答メッセージＭ４を作成し
て、要求元のクライアント端末３に送信する（ステップ
８０４）。

【００４８】クライアント端末３は、上記応答メッセー
ジＭ４を受信すると、既にメッセージＭ２で取得済みの
ビジネスプロセス一覧リストと、今回取得した代行者一
覧リストとに基いて、前述の代行者設定画面６１（また
は６５）を編集し、これを表示画面に表示する（ステッ
プ８０５）。ユーザは、上記代行者設定画面６１（また
は６５）で、図７〜図９で説明した手順で代行者指定の
ための入力操作を行う（ステップ８０７）。代行者指定
の入力操作が終わると、クライアント端末３は、業務毎
に代行者、権限、条件、期限の関係を記述した代行者指
定情報と、要求元のユーザＩＤとを含む代行者登録要求
メッセージＭ５を生成し、ワークフロー・サーバ１に送
信する（ステップ８０９）。

【００４９】ワークフロー・サーバ１は、上記メッセー
ジＭ５を受信すると、代行者指定情報に含まれる各代行
者について、それぞれの代行業務に関してプロセス情報
管理テーブル３００の代行者範囲３１５が規定している
条件を満たしているか否かをチェックする。代行業務と
代行者との関係に問題がなければ、要求元ユーザＩＤと
対応する代行者リスト１３０の内容を上記受信データに
基いて更新する。また、各代行者ＩＤと対応するユーザ
管理テーブルをアクセスし、被代行者リスト１４０に上
記要求元ユーザＩＤ（被代行者ＩＤ）を登録する。これ
らのデータ処理が完了すると、代行者登録処理が完了し
たことを示す応答メッセージＭ６を生成し、クライアン
ト端末３に送信する（ステップ８１０）。何れかの代行
業務で指定代行者の資格に問題があった場合は、上記応
答メッセージＭ６に代えて、エラー代行者と代行業務と
エラー原因との関係を記述したエラーメッセージを送信
する。

【００５０】クライアント端末３は、上記メッセージＭ
６を受信すると、表示画面に代行者の登録完了またはエ
ラー内容を示すメッセージを出力し、ユーザからの応答
を待つ（ステップ８１１）。ユーザから登録終了を示す
応答入力があった場合（ステップ８１３）は、この処理
ルーチンを終了する。エラーメッセージが出力された状
態で、代行者設定画面において代行者訂正のための入力
操作が行われた場合は、ステップ８０７に戻る。尚、代
行者が、条件生成画面６３によって条件式で指定された
場合は、ワークフロー・サーバ１は、組織情報ファイル
６０から上記条件を満たすユーザを検索し、該当するユ
ーザＩＤに置換える。

【００５１】図１１は、本発明のワークフロー・システ
ムにおいて、不在者のトレイに受信された案件を事前に
代行者として指定された他のユーザが処理する場合に実
行される代行処理ルーチンの動作シーケンスを示す。案
件の代行処理は、ユーザ操作に応答して、クライアント
端末３とワークフロー・サーバ１との間でメッセージを
交信することによって達成されるが、上記クライアント
端末３の機能は、主としてワークフロー・サーバ１への
情報入出力にあるため、ここでは説明を簡単にするため
に両者の区別を省略し、クライアント端末をワークフロ
ー・サーバの一部として扱うことにする。

【００５２】代行処理ルーチンは、クライアント端末の
ユーザが、ワークフロー・クライアントモジュールの初
期画面において、特定のアイコンを選択することによっ
て起動される。代行処理ルーチンが起動されると、ワー
クフロー・サーバ１は、先ず、端末ユーザのユーザＩＤ
と対応するユーザ管理テーブル１００を参照し、被代行
者リスト１４０に登録されている被代行者ＩＤを取得
し、各被代行ＩＤをユーザ名に変換して、表示画面に被
代行者リストとして出力する（ステップ９０２）。

【００５３】この場合、例えば、図１２に示すように、
被代行者リストの表示画面７０に、組織図の表示ウイン
ドウ７１０と、被代行者名の表示ウインドウ７２０とを
設けておき、ウインドウ７２０で被代行者のうちの１人
を選択した時、当人の所属部署の表示を組織図上で変化
させることによって、相手がどこの人かが一目で判るよ
うにしてもよい。被代行者の指定は、例えば、図１２の
画面７０において、ウインドウ７２０に表示された被代
行者のうちの１人を選択した後、設定ボタン７０１を押
すことによって完了する。

【００５４】ワークフロー・サーバ１は、被代行者の指
定を待っており、端末ユーザ（例えば、ユーザＢ）が被
代行者（例えば、ユーザＡ）を指定すると、ユーザＢに
被代行者Ａの代行資格があるか否かをチェックする（ス
テップ９０６）。このチェックは、被代行者Ａのユーザ
ＩＤに基いてユーザ管理テーブル１００Ａの代行者リス
ト１３０を参照し、代行者ＩＤ１３２としてユーザＢが
登録されているか否か、代行期限が切れていないかを判
断することによって達成される。尚、上記ユーザがシス
テム管理者の場合、代行者リスト１３０に登録されてい
なくても、代行資格を認めるようにしてもよい。上記資
格チェックの結果、ユーザＢが代行資格に欠けると判断
された場合は、表示画面に代行不可を示すメッセージを
出力し（ステップ９０８）、ユーザＢと被代行者Ａの作
業履歴１２０に上記代行処理の失敗を示す履歴データを
記録し（ステップ９１０）、このルーチンを終了する。

【００５５】ユーザＢに被代行者Ａの代行資格が認めら
れた場合は、その旨をユーザＡ、Ｂの作業履歴１２０に
記録（ステップ９１２）した後、被代行者Ａの案件リス
ト１１０に掲載されている案件、すなわち、被代行者の
受信トレイに蓄積されている未処理案件の中から、上記
ユーザＢに代行を許可されている案件を選択し、これを
代行許可案件の一覧リストとして表示画面に出力する
（ステップ９１４）。上記案件の選択は、被代行者Ａの
代行者リスト１３０から、ユーザＢに代行許可されてい
るプロセスＩＤ１３１を読み取り、案件リスト１１０に
掲載された各案件ＩＤのうち、案件管理テーブル４００
のプロセスＩＤ４０３が上記プロセスＩＤ１３１と一致
するものを選択することによって達成できる。

【００５６】ワークフロー・サーバ１は、上記被代行者
Ａの代行者リスト１３０から、ユーザＢに代行許可され
ているプロセスＩＤ１３１と対応して、権限３１３と条
件３１４とを読み取り、ユーザＢの操作許可範囲を決定
し（ステップ９１６）、案件の処理待ちとなる。ユーザ
Ｂは、画面に表示された代行許可案件の一覧リストから
順次に案件を選択し、選択された各案件について処理す
る（ステップ９１８）。案件の処理は、上記一覧リスト
の中からユーザが指定した案件と対応する案件管理テー
ブル４００を参照し、案件実体ポインタ４０５に従って
案件データファイル５０から電子化文書を読み出し、こ
れを表示画面に出力することによって行われる。ユーザ
Ｂは、表示された電子化文書に対して、キーボード操作
等によるデータ入力処理を行い、必要なデータ処理を完
了すると、サーバ１に対して処理済み案件の次ステップ
（次ノード）への転送を指令する。上記案件処理におい
て、ワークフロー・サーバ１は、ユーザＢに与えられた
代行権限の範囲内で、データ処理を許容する。

【００５７】ユーザＢから処理済案件について転送指示
を受けると、ワークフロー・サーバ１は、上記案件を案
件データファイル５０に格納した後、この案件と対応す
るプロセス管理テーブル３００のノードリスト３１０か
ら次ノードのＩＤ３１１と、ノード種別３１３と、送付
先ＩＤ３１１を求める。次ノードへの案件の転送は、被
代行者Ａの案件リスト１１０から上記処理済となった案
件のＩＤを削除し、上記次ノードの送付先ＩＤ３１１で
特定される次ユーザのユーザ管理テーブル１００の案件
リスト１１０に上記案件ＩＤを追加することによって達
成される（ステップ９２０）。

【００５８】上記案件の転送に伴って、ワークフロー・
サーバ１は、処理済みの案件と対応する案件管理テーブ
ル４００において、ノードＩＤ４０４を次のノードＩＤ
に書き換え、トレイ到着時間４０６に現在時刻に書き換
え、案件履歴リスト４１０に、ユーザＢが上記時刻に案
件を代行処理したことを記録すると共に、ユーザＢと対
応するユーザ管理テーブル１００Ｂの作業履歴リスト１
２０に、上記時刻と代行処理した案件のＩＤを記録する
（ステップ９２２）。尚、これらの案件履歴の記録は、
履歴の実体データを案件データファイルに記録し、作業
記録リスト１２０には、上記実体データへのポインタア
ドレスを残すことによって、ユーザＢが案件に対して加
えた処理内容も履歴データにリンクさせることができ
る。ワークフロー・サーバ１は、ユーザからの入力操作
を監視し（ステップ９２４）、ユーザＢが代行処理のロ
グアウトを指令した場合は、このルーチンを終了し、も
し、ユーザＢが、代行許可案件の一覧リストから次の案
件を選択した場合は、案件処理ステップ９１８に戻っ
て、上述したデータ処理を繰り返す。

【００５９】上述した代行者による他人の案件処理は、
各代行者の自発的な意志により、あるいは担当ユーザ
（被代行者）からの事前連絡に基いて実行されるが、本
発明の１つの実施形態として、ワークフロー・サーバ１
が、代行者のクライアント端末に対して案件処理の要求
メッセージ（督促メッセージ）を発行し、これを契機と
して案件処理が行われるようにしてもよい。例えば、図
１３に示すように、ノードＮ００１〜Ｎ００６からなる
ビジネスプロセスにおいて、ユーザＨが起案した案件
が、ノードＮ００４でユーザＡの受信トレイに停滞した
場合を想定する。

【００６０】ワークフロー・サーバ１の１つの機能とし
て、各案件管理テーブル４００を周期的に監視し、トレ
イ到着時間４０６からの経過時間が所定の閾値を超えた
案件Ｘが見つかった場合、タイマ割込みＩＮＴを発生す
る機能９を設けておき、上記タイマ割込みが発生した
時、ワークフロー・サーバ１が、停滞案件Ｘに該当する
案件管理テーブルを参照して、停滞案件ＸのプロセスＩ
Ｄ４０３とノードＩＤ４０４を特定し、上記プロセスＩ
Ｄと対応するプロセス管理テーブル３００のノードリス
トから、案件Ｘを停滞させているユーザＩＤ（ユーザ
Ａ）を特定する。この場合、ワークフロー・サーバ１
は、先ず、担当ユーザＡのクライアント端末に対して、
案件Ｘの処理を要求するメッセージＭ１１を送信する。
何回かのリトライ後、ユーザＡからの応答がなかった場
合、あるいはユーザＡが案件Ｘを処理しなかった場合、
ユーザＡを不在者とみなし、ユーザＡの代行者リスト１
３０から、上記停滞案件ＸのプロセスＩＤ４０３に対し
て事前に登録された代行者Ｂを検索し、ユーザＢのクラ
イアント端末に対して、案件Ｘの代行処理を求めるメッ
セージＭ１２を送信する。

【００６１】各クライアント端末では、上記処理要求メ
ッセージＭ１１、Ｍ１２を受信した時、例えば、ポップ
アップ・ダイアログ形式でアラームメッセージを表示
し、本人Ａまたは代行者Ｂが案件処理を開始した場合、
案件選択のために表示される案件一覧リストにおいて、
停滞案件Ｘの表示色を他の案件と区別できるようにする
と良い。この場合、至急処理すべき案件が既に特定され
ているため、案件一覧リストの表示を省略し、ユーザが
上記アラームメッセージに応答したとき、画面に直ちに
案件Ｘの電子化文書を表示し、これを処理できる体制に
してもよい。尚、上記タイマによる時間監視は、起案時
に予め至急処理を指定された特定の案件についてのみ行
うようにしてもよい。他の実施例として、上記時間監視
に代えて、受信トレイに蓄積された案件の件数を監視
し、所定の閾値を超えた場合に、担当ユーザおよび代行
ユーザに案件処理要求を発行するようにしてもよい。

【００６２】上述した時間監視あるいは件数監視とは別
に、滞留案件と関係する他のユーザ、例えば、起案者Ｈ
から案件Ｘについて処理の督促メッセージＭ１０を受け
た時に、ワークフロー・サーバ１が、担当ユーザＡまた
は代行者Ｂに案件Ｘの処理要求メッセージを送付するよ
うにしてもよい。この場合、例えば、ユーザＨからの作
業履歴表示要求に応答して、ワークフロー・サーバ１
が、ユーザＨの作業履歴リスト１２０にある案件を一覧
リストの形式で画面に出力し、ユーザが上記一覧リスト
の中から選択した案件について、案件管理テーブル４０
０とプロセス管理テーブル３００をアクセスすることに
よって、指定案件が処理を完了したか否か、未完了の場
合、何時から誰のトレイに停滞しているかを示す状態表
示画面を出力する。上記状態表示画面に督促ボタンを用
意しておけば、ユーザＨは、上記督促ボタンによって、
案件Ｘに関する督促メッセージＭ１０の送信を指令でき
る。また、上記状態表示画面から案件Ｘの停滞個所が判
明できるため、督促メッセージＭ１０の送信に先だっ
て、ユーザＡに電話で直接的に処理を督促することもで
きる。

【００６３】本発明の特殊な実施形態として、代行者に
よる案件処理の実行を制限するために、ワークフロー・
サーバから上述した代行処理の要求があった場合にのみ
許可するようにしてもよい。すなわち、担当ユーザの受
信トレイに至急案件が受信された時、督促案件や長時間
滞留案件が発生した時、あるいは滞留件数が閾値を超え
た場合のように、真に代行者による処理を必要とする場
合に限って、サーバから代行者のクライアント端末に処
理要求メッセージを送信し、代行者がこれに応答した
時、図１１で示した代行処理ルーチンの実行機会を与え
るようにする。この場合、被代行者は既に特定されてい
るため、被代行者リストの表示と選択処理は省略でき
る。以上、図面に基いて本発明の幾つかの実施例を説明
したが、本発明は、特許請求の範囲、および課題を解決
するための手段として述べた技術思想の範囲内で他の多
くの変形例を包含するものであり、図示された実施例に
限定解釈されるものではない。

【００６４】実施例のワークフロー・システムによれ
ば、特定のユーザに転送された案件を本人と予め指定さ
れた代行者の双方がアクセスできるようになっているた
め、ユーザが自分の受信トレイを“受付禁止”状態に変
更する事なく不在になった場合でも、本人不在中に代行
者が案件を処理し、業務フローにおける次の処理担当者
（ビジネスプロセスの次ノード）に遷移させることが可
能となる。また、同一の案件について、担当ユーザと代
行者の何れかが処理できるため、案件の蓄積状況に応じ
て、担当ユーザと代行者が手分けして案件処理を行うこ
とができる。また、各ユーザが、自分が関係している業
務毎に代行者を指定し、必要に応じて代行者の権限、代
行処理の条件または代行権限の有効期間を設定すること
によって、代行者による他人の案件処理権限の乱用を防
止できる。更に、ワークフロー・サーバ側で、各業務の
ノード毎に指定し得る代行者の資格を予め定義してお
き、各ユーザが指定した各代行者について資格チェック
を行い、資格に適合しない代行者の指定を拒否すること
によって、不当な代行者指定と不適切代行者による案件
処理を未然に防止できる。

【００６５】本実施例よれば、代行処理の実行に先立っ
て、クライアント端末の操作者を代行者として指定して
いる人物（被代行者）の一覧リストを表示し、このリス
トの中から被代行者を特定する形式のユーザインターフ
ェイスを採用することによって、代行処理における被代
行者指定と代行案件の端末画面への呼び出し操作を容易
に実現できる。また、本実施例によれば、各ユーザの受
信トレイにおける案件の滞留状態に応じて、または他の
ユーザから督促された特定案件について、ワークフロー
・サーバから、上記案件の担当ユーザへの督促メッセー
ジまたは代行者への代行処理要求メッセージを発行する
ことによって、滞留案件の処理を促進し、未処理案件の
滞留期間を短縮することが可能となる。

【００６６】

【発明の効果】本発明によれば業務フローの処理を担当
するユーザが不在の場合でも、代行者が案件を処理する
ことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明によるワークフロー・システムの概要を
説明するための図。

【図２】本発明によるワークフロー・システムの構成を
示すブロック図。

【図３】図２のファイル１０に格納されるユーザ管理テ
ーブル１００の構成の１例を示す図。

【図４】図２のファイロ２０に格納されるロール管理テ
ーブル２００の構成の１例を示す図。

【図５】図２のファイル３０に格納されるプロセス管理
テーブル３００の構成の１例を示す図。

【図６】図２のファイル４０に格納される案件管理テー
ブル４００の構成の１例を示す図。

【図７】代行者の設定画面の１実施例を示す図。

【図８】組織図を伴ったユーザ選択画面の１例を示す
図。

【図９】代行者の設定画面の他の実施例を示す図。

【図１０】代行者登録処理における本発明のワークフロ
ー・システムの動作を示すシーケンス図。

【図１１】代行処理における本発明のワークフロー・シ
ステムの動作シーケンスを示すフローチャート。

【図１２】被代行者リストの表示画面の１例を示す図。

【図１３】本発明のワークフロー・システムにおける案
件処理要求メッセージＭ１１と代行処理要求メッセージ
Ｍ１２の自動発行について説明するための図。

【符号の説明】

１：ワークフロー・サーバ、 ２：クライアント端
末、１００：ユーザ管理テーブル、１１０：案件リス
ト、１２０：作業履歴リスト、１３０：代行者リスト、
１４０：被代行者リスト、２００：ロール管理テーブ
ル、 ２１０：ユーザリスト、３００：プロセス管理テ
ーブル、３１０：ノードリスト、４００：案件管理テー
ブル、 ４１０：案件履歴リスト。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 山口 能之 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株 式会社日立製作所ソフトウェア事業部内 (72)発明者 横山 隆幸 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株 式会社日立製作所ソフトウェア事業部内

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】電子化案件を処理するための複数のクライ
   アント端末と接続され、上記各クライアント端末で生成
   または処理された案件を予め定義されたプロセスフロー
   に従って次の担当ユーザに転送制御するワークフロー・
   サーバにおいて、 少なくとも１つの案件について、該案件の転送先となっ
   た担当ユーザと、該担当ユーザによって予め処理毎に指
   定された代行ユーザとの双方にアクセスを許容し、上記
   何れかのユーザによって処理された案件を直接または間
   接的に次の担当ユーザに転送する制御手段を備えたこと
   を特徴とするワークフロー・サーバ。
2. 【請求項２】前記何れかのクライアント端末からの要求
   に応答して、上記要求元クライアント端末のユーザを代
   行者に指定中の相手ユーザを該クライアント端末に表示
   させるための手段を有することを特徴とする請求項１に
   記載のワークフロー・サーバ。
3. 【請求項３】前記クライアント端末の各ユーザ対応の管
   理情報とリンクして、上記ユーザにより指定された代行
   者に関する情報を処理対応に記憶するためのユーザ管理
   テーブルを有し、 前記何れかのクライアント端末から、被代行者となる相
   手ユーザを特定して代行案件の表示要求があった時、前
   記制御手段が、上記被代行者と対応するユーザ管理テー
   ブルを参照し、要求元のクライアント端末ユーザの代行
   資格の有無を確認し、表示すべき代行案件を特定するこ
   とを特徴とする請求項１または請求項２に記載のワーク
   フロー・サーバ。
4. 【請求項４】複数のクライアント端末と接続され、上記
   各クライアント端末で起案または処理された案件を予め
   定義されたプロセスフローに沿って次の担当ユーザに転
   送制御するワークフロー・サーバにおいて、 上記クライアント端末の各ユーザの識別情報と対応し
   て、該ユーザに転送された未処理案件の一覧と、該ユー
   ザによって処理毎に指定された代行者の識別情報とを記
   憶するためのユーザ情報記憶手段を有し、 各案件の転送先以外のユーザから他のユーザの受信案件
   について代行処理の開始要求があった時、上記他のユー
   ザと対応するユーザ情報記憶手段の記憶情報を参照し、
   上記要求元のユーザの代行資格を確認し、代行許容案件
   を特定することを特徴とするワークフロー・サーバ。
5. 【請求項５】複数のクライアント端末と接続され、上記
   各クライアント端末で生成または処理された案件を予め
   定義されたプロセスフローに沿って次の担当ユーザに転
   送制御するワークフロー・サーバにおいて、 上記クライアント端末の各ユーザの識別情報と対応し
   て、該ユーザに転送された案件の一覧情報と、該ユーザ
   によって処理毎に指定された代行者の識別情報と、該ユ
   ーザを代行者として指定している被代行者の識別情報と
   を記憶するユーザ情報記憶手段を有し、 各案件の転送先以外のユーザから他のユーザが処理すべ
   き案件について代行処理の開始要求があった時、上記要
   求元ユーザと対応するユーザ情報記憶手段に記憶された
   被代行者の識別情報に基いて上記要求元のクライアント
   端末に被代行者の選択画面を出力し、 上記要求元ユーザから被代行者の指定があった時、指定
   された被代行者と対応するユーザ情報記憶手段の記憶情
   報を参照して、要求元のユーザの代行資格の確認と代行
   を許容する案件の特定を行うことを特徴とするワークフ
   ロー・サーバ。
6. 【請求項６】前記ユーザ情報記憶手段が、処理毎に各ユ
   ーザによって指定された前記代行者の識別情報の他に、
   代行権限、代行条件、代行有効期限のうちの少なくとも
   １つを記憶しており、 前記要求元ユーザの代行資格の確認の際に、該ユーザの
   識別情報の事前登録の有無と、上記代行権限、代行条
   件、代行有効期限のうちの少なくとも１つについて判断
   することを特徴とする請求項４または請求項５に記載の
   ワークフロー・サーバ。
7. 【請求項７】複数のクライアント端末と接続され、上記
   各クライアント端末で起案または処理された案件を予め
   定義されたプロセスフローに沿って転送を制御するワー
   クフロー・サーバにおいて、 業務識別子と対応して、業務プロセスを構成する各ノー
   ド識別子と案件の送付先との関係を定義したプロセス管
   理テーブルと、 上記クライアント端末を操作するユーザ識別子と対応し
   て、未処理案件の識別子と、ユーザが業務毎に指定した
   代行者の識別子と、該ユーザを代行者として指定してい
   る他のユーザを示す被代行者の識別子とを記憶したユー
   ザ管理テーブルと、 案件識別子と対応して、該案件の属する業務の識別子
   と、該案件の現在位置を示すノード識別子とを記憶した
   案件管理テーブルと、 各案件について、ユーザ管理テーブルで該案件を未処理
   案件としている担当ユーザと、上記担当ユーザのユーザ
   管理テーブルで上記案件の業務識別子と対応して代行者
   として登録されている代行ユーザとの双方に処理を許容
   し、上記各クライアント端末で処理済みとなった案件に
   ついて、各案件の業務識別子および現在位置のノード識
   別子に応じて、上記プロセス管理テーブルから次のノー
   ド識別子と送付先ユーザを特定し、送付先ユーザと対応
   する別のユーザ管理テーブルに未処理案件として登録す
   ると共に、該案件と対応する案件管理テーブルにおいて
   現在位置を示すノード識別子を上記次のノード識別子に
   書き替えるための手段とを備えたことを特徴とするワー
   クフロー・サーバ。
8. 【請求項８】至急処理すべき案件について、該案件の転
   送先となっている担当ユーザが操作するクライアント端
   末と該案件の代行者として指定された代行ユーザが操作
   するクライアント端末との少なくとも一方に、上記案件
   の処理を督促するメッセージを送信するための手段を備
   えることを特徴とする請求項１〜請求項７の何れかに記
   載のワークフロー・サーバ。
9. 【請求項９】複数のクライアント端末と、上記クライア
   ント端末で生成または処理された業務対応の各案件を予
   め定義されたプロセスフローに従って次の担当ユーザに
   転送制御するためのワークフロー・サーバとからなるワ
   ークフロー・システムの制御方法において、 上記何れかのクライアント端末から、被代行者となる相
   手ユーザを特定して代行案件の表示要求があった時、上
   記ワークフロー・サーバが、上記被代行者の未処理案件
   の中から、上記要求元のクライアント端末ユーザが代行
   資格を有する処理の未処理案件を選択し、該案件を上記
   要求元のクライアント端末に表示することを特徴とする
   ワークフロー・システムの制御方法。
10. 【請求項１０】複数のクライアント端末と、上記クライ
    アント端末で生成または処理された業務対応の各案件を
    予め定義されたプロセスフローに従って次の担当ユーザ
    に転送制御するためのワークフロー・サーバとからなる
    ワークフロー・システムの制御方法において、 上記何れかのクライアント端末からの被代行者の表示要
    求があった時、上記ワークフロー・サーバが、上記各ク
    ライアント端末のユーザ毎に用意された管理情報に基い
    て、上記要求元クライアント端末のユーザを代行者に指
    定している被代行者を特定して、上記要求元クライアン
    ト端末に表示し、 上記クライアント端末から、被代行者を指定して代行案
    件の表示要求があった時、ワークフロー・サーバが、上
    記被代行者の未処理案件の中から、上記クライアント端
    末のユーザが代行資格を有する処理の未処理案件を選択
    し、該案件を上記クライアント端末に表示することを特
    徴とするワークフロー・システムの制御方法。