JP2015069528A - 情報処理システム、サーバ、及びその制御方法、プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 電子メールによる承認が必要な申請を簡易な操作で行うこと。
【解決手段】 申請に係るテンプレートの電子メールのデータを申請者端末に送信して、当該電子メールのデータに対する返信メールであって、当該申請に係るテンプレートのデータを用いて入力された申請内容を含む返信メールのデータを受信する。そして、当該返信メールのデータに含まれる申請内容に基づいて、当該申請内容に係る承認者を特定し、返信メールのデータに含まれる申請内容に基づいて、当該特定された承認者の承認者端末への申請メールを返信メールではない形式のメールとして作成して、当該特定された承認者の承認者端末に送信することを特徴とする。
【選択図】図１

Description

本発明は、情報処理システム、サーバ、及びその制御方法、プログラムに関し、特に、電子メールによる承認が必要な申請を簡易な操作で行う技術に関するものである。

近年、ＩＴを活用した各種のワークフロー管理システムが導入されている。その１つとして、特許文献１には、メールボックスに格納された申請書データの内容を判定して、申請書データが正しいか、修正可能なエラーを含むか又は修正不可能なエラーを含むかに分類し、そのエラー内容、あるいは、修正可能なエラーを含むデータをオペレータが修正して、その修正結果のメッセージを付加したメールを、利用者端末に返信することが記載されている。

特開平６−０２８２７５号公報

しかしながら、例えば、携帯電話のように画面サイズや文字数の制限が大きく影響する端末を用いて、組織内での各種申請に関するワークフローを、メールを用いて行う場合には、その申請に必要な入力事項が多く、申請を行う者にとっては、その入力が煩雑な作業となっていた。また、その申請を承認する承認者も、そのメールに対する返信で、当該承認を行う場合には、その承認に係る入力事項をメールに入力するため、その作業が煩雑になってしまう。

また、申請の種類に応じて承認者が異なる場合などには、申請者は、申請の都度、承認者を宛先として設定しなければならず、煩雑な作業が強いられていた。

そこで、本発明の目的は、電子メールによる承認が必要な申請を簡易な操作で行う仕組みを提供することである。

本発明は、申請者端末と、サーバとが通信可能に接続された情報処理システムであって、前記申請者端末は、前記サーバから、申請に係るテンプレートの電子メールのデータを受信するテンプレートメールデータ受信手段と、前記テンプレートメールデータ受信手段で受信した電子メールのデータに対する、当該申請に係るテンプレートを含む返信メールに申請内容の入力を受け付ける受付手段と、前記受付手段で入力を受け付けた申請内容を含む返信メールのデータを送信する返信メール送信手段と、を備え、前記サーバは、申請に係るテンプレートの電子メールのデータを前記申請者端末に送信するテンプレートメールデータ送信手段と、申請内容に基づいて承認者を特定する特定情報を記憶する記憶手段と、前記返信メール送信手段により送信された返信メールのデータを受信する受信手段と、前記受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容と、前記記憶手段に記憶された特定情報に基づいて、当該申請内容に係る承認者を特定する特定手段と、前記受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容に基づいて、前記特定手段により特定された承認者の承認者端末への申請メールを返信メールではない形式のメールとして作成する作成手段と、前記作成手段により作成された申請メールを、前記特定手段により特定された承認者の承認者端末に送信する送信手段と、を備えることを特徴とする。

また、本発明は、申請内容に基づいて承認者を特定する特定情報を記憶する記憶手段と、申請に係るテンプレートの電子メールのデータを前記申請者端末に送信するテンプレートメールデータ送信手段と、前記テンプレートメールデータ送信手段により送信された電子メールのデータに対する返信メールであって、当該申請に係るテンプレートのデータを用いて入力された申請内容を含む返信メールのデータを受信する受信手段と、前記受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容と、前記記憶手段に記憶された特定情報に基づいて、当該申請内容に係る承認者を特定する特定手段と、前記受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容に基づいて、前記特定手段により特定された承認者の承認者端末への申請メールを返信メールではない形式のメールとして作成する作成手段と、前記作成手段により作成された申請メールを、前記特定手段により特定された承認者の承認者端末に送信する送信手段と、を備えることを特徴とする。

また、本発明は、申請者端末と、申請内容に基づいて承認者を特定する特定情報を記憶する記憶手段を備えたサーバとが通信可能に接続された情報処理システムにおける制御方法であって、前記申請者端末のテンプレートメールデータ受信手段は、前記サーバから、申請に係るテンプレートの電子メールのデータを受信するテンプレートメールデータ受信工程と、前記申請者端末の受付手段が、前記テンプレートメールデータ受信工程で受信した電子メールのデータに対する、当該申請に係るテンプレートを含む返信メールに申請内容の入力を受け付ける受付工程と、前記申請者端末の返信メール送信手段が、前記受付工程で入力を受け付けた申請内容を含む返信メールのデータを送信する返信メール送信工程と、を備え、前記サーバのテンプレートメールデータ送信手段が、申請に係るテンプレートの電子メールのデータを前記申請者端末に送信するテンプレートメールデータ送信工程と、前記サーバの受信手段が、前記返信メール送信工程により送信された返信メールのデータを受信する受信工程と、前記サーバの特定手段が、前記受信工程により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容と、前記記憶手段に記憶された特定情報に基づいて、当該申請内容に係る承認者を特定する特定工程と、前記サーバの作成手段が、前記受信工程により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容に基づいて、前記特定工程により特定された承認者の承認者端末への申請メールを返信メールではない形式のメールとして作成する作成工程と、前記サーバの送信手段が、前記作成工程により作成された申請メールを、前記特定工程により特定された承認者の承認者端末に送信する送信工程と、を備えることを特徴とする。

また、本発明は、申請者端末と、申請内容に基づいて承認者を特定する特定情報を記憶する記憶手段を備えたサーバとが通信可能に接続された情報処理システムで読み取り実行可能なプログラムであって、前記申請者端末を、前記サーバから、申請に係るテンプレートの電子メールのデータを受信するテンプレートメールデータ受信手段と、前記テンプレートメールデータ受信手段で受信した電子メールのデータに対する、当該申請に係るテンプレートを含む返信メールに申請内容の入力を受け付ける受付手段と、前記受付手段で入力を受け付けた申請内容を含む返信メールのデータを送信する返信メール送信手段として機能させ、前記サーバを、申請に係るテンプレートの電子メールのデータを前記申請者端末に送信するテンプレートメールデータ送信手段と、前記返信メール送信手段により送信された返信メールのデータを受信する受信手段と、前記受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容と、前記記憶手段に記憶された特定情報に基づいて、当該申請内容に係る承認者を特定する特定手段と、前記受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容に基づいて、前記特定手段により特定された承認者の承認者端末への申請メールを返信メールではない形式のメールとして作成する作成手段と、前記作成手段により作成された申請メールを、前記特定手段により特定された承認者の承認者端末に送信する送信手段として機能させることを特徴とする。

また、本発明は、申請内容に基づいて承認者を特定する特定情報を記憶する記憶手段を備えたサーバにおける制御方法であって、テンプレートメールデータ送信手段が、申請に係るテンプレートの電子メールのデータを前記申請者端末に送信するテンプレートメールデータ送信工程と、受信手段が、前記テンプレートメールデータ送信工程により送信された電子メールのデータに対する返信メールであって、当該申請に係るテンプレートのデータを用いて入力された申請内容を含む返信メールのデータを受信する受信工程と、特定手段が、前記受信工程により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容と、前記記憶手段に記憶された特定情報に基づいて、当該申請内容に係る承認者を特定する特定工程と、作成手段が、前記受信工程により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容に基づいて、前記特定工程により特定された承認者の承認者端末への申請メールを返信メールではない形式のメールとして作成する作成工程と、送信手段が、前記作成工程により作成された申請メールを、前記特定工程により特定された承認者の承認者端末に送信する送信工程と、を備えることを特徴とする。

また、本発明は、申請内容に基づいて承認者を特定する特定情報を記憶する記憶手段を備えたサーバで読み取り実行可能なプログラムであって、前記サーバを、申請に係るテンプレートの電子メールのデータを前記申請者端末に送信するテンプレートメールデータ送信手段と、前記テンプレートメールデータ送信手段により送信された電子メールのデータに対する返信メールであって、当該申請に係るテンプレートのデータを用いて入力された申請内容を含む返信メールのデータを受信する受信手段と、前記受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容と、前記記憶手段に記憶された特定情報に基づいて、当該申請内容に係る承認者を特定する特定手段と、前記受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容に基づいて、前記特定手段により特定された承認者の承認者端末への申請メールを返信メールではない形式のメールとして作成する作成手段と、前記作成手段により作成された申請メールを、前記特定手段により特定された承認者の承認者端末に送信する送信手段として機能させることを特徴とする。

本発明によれば、電子メールによる承認が必要な申請を簡易な操作で行うことができる。

本発明の実施形態に係る情報処理システムの構成図である。 本発明の実施形態に係る情報処理システムで用いられるメールの内容の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係る情報処理システムで用いられるメールの内容の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係る情報処理システムで用いられるメールの内容の一例を示す図である。 本発明の実施形態における、メールサーバで受信したメールを制御する基本的な処理フローの一例を示す図である。 本発明の実施形態における、メールサーバで受信したメールを制御する基本的な処理フローの一例を示す図である。 本発明の実施形態における、メールサーバで受信したメールを制御する基本的な処理フローの一例を示す図である。 本発明の実施形態における、メールサーバで受信したメールを制御する基本的な処理フローの一例を示す図である。 本発明の実施形態における、返信されていない申請データに対して、返信を催促するメールを送信する基本的な処理フローを示す図である。 申請利用者と上司の社員データに関する情報のデータベース（格納情報）の一例を示す図である。 申請データの格納情報の一例を示す図である。 申請フローにおける、申請先データの格納情報の一例を示す図である。 送受信されるメールの内容の一例を示す図である。 送受信されるメールの内容の一例を示す図である。 送受信されるメールの内容の一例を示す図である。 図１に示したＰＣ１００に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態に係る情報処理装置、及びその動作処理の詳細について説明する。

図１は、本発明の実施形態に係る情報処理システムの構成図である。

図１に示すように、申請者端末と、サーバ１００と、上司端末と、同報送信者端末とは、ネットワークを介して、相互に通信可能に接続されている。

申請者端末は、申請を行うユーザが操作する端末であり、上司端末は、当該申請に係る承認を当該ユーザの上司が行う端末である。

サーバ１００には、メール監視モジュールと、メールサーバプログラムと、データベースサーバプログラムと、返信催促モジュールとがインストールされている。

申請者端末は、本発明の申請者端末の適用例であり、サーバ１００は、本発明のサーバの適用例である。また、上司端末は、本発明の承認者端末の適用例である。

以下、図９を用いて、図１に示したサーバ１００に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成について説明する。

図９は、図１に示したサーバ１００に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。

図９において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ ／ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。

２０３はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

また、２０５は入力コントローラで、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等の入力装置からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、液晶ディスプレイ等のディスプレイ２１０への表示を制御する。なお、２１０のディスプレイは、タッチパネルになっており、ディスプレイ上の画面を押下されることにより操作することが可能な入力装置としても機能する。

２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク（ＨＤ））や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワークを介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。

なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。

図２−１、図２−２、図２−３（図２−１、図２−２、図２−３をあわせて図２とも言う）は、本発明の実施形態に係る情報処理システムで用いられる電子メール（単にメールとも言う）の内容の一例を示す図である。

また、図３−１、図３−２、図３−３、図３−４（図３−１、図３−２、図３−３、図３−４をあわせて図３とも言う）は、本発明の実施形態における、サーバ１００（メールサーバ）で受信した電子メールを制御する基本的な処理フローの一例を示す図である。

図３−１、図３−２、図３−３、図３−４に示す各フローチャートの各ステップに示す処理は、サーバ１００のＣＰＵ２０１により実行され実現される。

まず、サーバ１００は、Ｓ３０１で、申請者端末、又は上司端末が送信した電子メール（単にメールとも言う）を受信する。

すなわち、サーバ１００は、Ｓ３０１で、送信者端末から送信された返信メールのデータを受信する（受信手段）。

また、サーバ１００は、Ｓ３０１で、申請メールを送信した承認者端末から、当該申請に係る承認結果を含む返信メールを受信する（承認結果メール受信手段）。

次に、ステップＳ３０２で、Ｓ３０１で受信したメールが存在するか否かを判定する。

そして、Ｓ３０１で受信したメールが存在すると判定された場合には、処理Ｓ３０３に移行する。

次に、Ｓ３０３で、Ｓ３０１で受信したメールの差出人のメールアドレスに該当するレコードを、図５に示すメモリに記憶されている社員ＤＢから取得する。

図５には、社員番号、当該社員の氏名、当該社員のメールアドレス（ＰＣメールアドレス５０３、携帯メールアドレス５０４）が格納されている。

そして、該当するレコードが見つからない場合は、以降の処理を行わず、次のメールの処理へ移る（Ｓ３０２に戻る）。

Ｓ３０６〜Ｓ３１１で、メールの本文を１行ずつ処理し、８０２のメール本文は８０５のように、８１０のメール本文は８１３のようにメモリーに格納する。

Ｓ３０６で、メールの返信時に付加される行頭の「＞」（引用文字）と、行頭の空白を取り除き、Ｓ３０７で、行末の空白を取り除く。

Ｓ３０８で、テンプレートに埋め込まれている簡単な説明や定型文を取り除くため、行頭が「＃」で始まる行であれば、無視して次の行の処理へ移る。

Ｓ３０９で、入力内容を識別するための制御文字（括弧）で囲まれているか確認する。制御文字で囲まれていれば、Ｓ３１０で制御文字で囲まれている文字列を取り出し、変数を用意する。制御文字で囲まれていなければ、Ｓ３１０で用意した変数に、改行を付加してメール本文を連結する。

次に、メモリーに格納された内容から、メールの内容を判別し、該当する処理を行う。

まず、上司からの返信処理Ｓ３１２〜Ｓ３２５を行う。

Ｓ３１２で、変数「ＩＤ」に値が存在すれば上司からの返信メールであると判断し、以降の処理を行う。

Ｓ３１３で、変数「ＩＤ」とＩＤ６１０が一致するレコードを申請ＤＢから読み込む。該当するレコードが見つからなければ、Ｓ３１５で、メールの差出人のメールアドレスへ、エラー内容に「申請が見つかりません」と記載したエラーメール８１６を送信し、次のメールへ処理を移る。

Ｓ３１６で、申請者の上司であるか判別を行う。Ｓ３０３で読み込んだ社員ＤＢの社員番号５０１と、Ｓ３１３で読み込んだ申請ＤＢの上司社員番号６１１が一致しない場合は、Ｓ３１７で、メールの差出人のメールアドレスへ、エラー内容に「権限がありません」と記載したエラーメール８１６を送信し、次のメールへ処理を移る。

Ｓ３１８で、返信済みであるか判別を行う。Ｓ３０３で読み込んだ社員ＤＢの社員番号５０１と、Ｓ３１３で読み込んだ申請ＤＢの上司社員番号６１１が一致しない場合は、Ｓ３１９で、メールの差出人のメールアドレスへ、エラー内容に「返信済みです」と記載したエラーメール８１６を送信し、次のメールへ処理を移る。

Ｓ３２０で、申請ＤＢの返信日時６１２をシステム日時で更新する。

変数「コメント」に値が存在すれば、Ｓ３２２で申請ＤＢのコメント６１３を更新し、存在しなければ、Ｓ３２３で、定型文を変数「コメント」に格納する。

Ｓ３２４で、返信通知メール８１５の本文を編集する。

このように、サーバ１００は、承認結果メール受信手段で受信された返信メールに含まれる承認結果を用いて、前記申請者端末への承認結果を示す電子メールを、返信メールではない形式のメール（例えば、新規メール）として作成する（結果メール作成手段）。

Ｓ３２５で、Ｓ３１３で読み込んだ申請ＤＢの申請メールアドレス６０９のメールアドレスへ、返信通知メール８１５（返信メール）を送信する。

すなわち、サーバ１００は、結果メール作成手段により作成された電子メールを、申請者端末に送信する（結果メール送信手段）。

以上で上司からの返信メールの処理は終了し、次のメールへ処理を移る。

次に、Ｓ３２６で、変数「件名」に値が存在しなければ（受信したメールの件名に何も値がないか否かを判定することで、空メールであるか否かを判定し、空メールであると判定された場合には）、Ｓ３２７で、メールの差出人のメールアドレスへ、テンプレートメール８０１を送信し、次のメールへ処理を移る。

すなわち、Ｓ３２７において、サーバ１００は、申請に係るテンプレートの電子メールのデータ（テンプレートメール８０１）を前記申請者端末に送信する（テンプレートメールデータ送信手段）。

そして、申請者端末は、サーバ１００から、申請に係るテンプレートの電子メールのデータ（テンプレートメール８０１）を受信する（テンプレートメールデータ受信手段）。

これまでのＳ３１２〜Ｓ３２６の判別に適合しなければ、申請メールであると判別する。

Ｓ３２８で、変数「件名」の値ごとに、内容のチェックを行う。メールサンプル８０６を例にすると、直帰報告と残業申請が行われている。直帰報告では行先・業務内容・終了時間、残業申請では業務内容・開始時間・終了時間・残業時間が必須で、いずれかの項目が入力されていない場合は、エラーとする。その他、日付が西暦８桁・時間が時分４桁で入力されているか等の書式のチェックも行う。

エラーが見つかれば、Ｓ３３０で、メールの差出人のメールアドレスへ、申請エラーメール８０７を送信し、次のメールへ処理を移る。

変数「件名」に残業申請が含まれている場合は、Ｓ３３１〜Ｓ３３５の処理で、１ヶ月間の残業時間を計算する。

Ｓ３３２〜Ｓ３３３で、Ｓ３０３で読み込んだ社員ＤＢの社員番号５０１と社員番号６０１、変数「日付」と日付６０２の年月が一致するレコードを申請ＤＢから読み込み、残業時間６０７の合計を計算する。

すなわち、Ｓ３３９の登録手段により登録された過去の申請内容（過去の残業の申請時間）と、受信手段により新たに受信された返信メールのデータに含まれる申請内容（残業の申請時間）とをあわせた内容（残業時間）が、所定の条件を満たすか（所定の時間に達するか）を判定する（判定手段）。

Ｓ３３５で、Ｓ３３３で求めた残業時間が一定の値を超えた時は、残業時間にマーク（★）を付けて、上司に注意を促せるようにする。

このように、サーバは、判定手段により、所定の条件を満たすと判定された場合には、当該所定の条件を満たすことを示す情報を、特定手段により特定された承認者の承認者端末への申請メールに付加して、当該申請メールを作成する。

例えば、サーバが、合計の残業時間が、所定の時間に達すると判定された場合には、当該所定の時間に達することを示す情報（★）を、特定手段により特定された承認者の承認者端末への申請メールに付加して、当該申請メールを作成する。

Ｓ３３６〜Ｓ３３７で、Ｓ３０３で読み込んだ社員ＤＢの社員番号５０１と社員番号７０１、変数「件名」と件名７０２が一致するレコードを申請先ＤＢから読み込む。

さらに、上司社員番号７０３と社員番号５０１が一致するレコード、同報送信先社員番号７０４と社員番号５０１が一致するレコードを、それぞれ社員ＤＢから読み込む。

図５に示す社員ＤＢ、及び図７に示す申請先ＤＢは、本発明の、申請内容に基づく承認者を特定する特定情報の適用例であり、図５に示す社員ＤＢ、及び図７に示す申請先ＤＢは、サーバのメモリ（記憶手段）に記憶されている。

以上のようにして、サーバ１００は、受信された返信メールのデータに含まれる申請内容と、記憶手段に記憶された特定情報に基づいて、当該申請内容に係る承認者を特定する（特定手段）。

Ｓ３３８で、申請ごとにＩＤ（ユニークな文字列）を作成する。

Ｓ３３９で、社員番号６０１、日付６０２、件名６０３、内容６０４、残業の開始時間６０５、残業の終了時間６０６、残業時間６０７、申請日時６０８、申請メールアドレス６０９（申請者端末のメールアドレス）、ＩＤ６１０、上司社員番号６１１を、申請ＤＢに追加する。

すなわち、サーバは、受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容（申請内容は、残業の申請時間を含む）を申請ＤＢに登録する（登録手段）。

Ｓ３４０で、メール本文を編集する。

すなわち、サーバは、受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容に基づいて、特定手段により特定された承認者の承認者端末への申請メールを返信メールではない形式のメール（例えば、新規メール）として作成する（作成手段）。
メールサンプル８０６を例にすると、申請者名にはＳ３０３で読み込んだ社員ＤＢの氏名５０２、上司名と同報送信者名には、それぞれＳ３３７で読み込んだ社員ＤＢの該当する氏名５０２を埋め込む。件名、行先、業務内容には、各変数の値を埋め込む。日付は年月日に曜日を付けて編集し、開始時間と終了時間も時：分で編集して埋め込む。残業時間は、変数の値にＳ３３５で編集した文字列を付けて埋め込む。ＩＤにＳ３３８で作成したユニークな文字列を埋め込む。そして、上司が入力する［コメント］領域と、メールの末尾に付加される署名を取り除くための［ＥＯＦ］をつなげて、申請通知メール８０９のように編集する。

Ｓ３４１で、Ｓ３３７で読み込んだ社員ＤＢのＰＣメールアドレス５０３、携帯メールアドレス５０４のメールアドレスへ、Ｓ３４０で作成したメールを送信する。

すなわち、サーバは、作成手段により作成された申請メールを、特定手段により特定された承認者の承認者端末に送信する（送信手段）。

Ｓ３４２で、メールの差出人のメールアドレスへ、８０８の受付メールを送信する。

Ｓ３４３で、変数「バージョン」の値とサーバで管理しているバージョンが一致するか判別し、一致しない場合は、Ｓ３４４で、差出人のメールアドレスへ、テンプレートメールを送信する。

全てのメールを処理するまで、Ｓ３０２〜Ｓ３４４の処理を繰り返す。

図４は、本発明の実施形態における、返信されていない申請データに対して、返信を催促するメールを送信する基本的な処理フローを示す図である。

指定された時刻まで待ち、申請ＤＢから返信されていない申請レコード（返信日時６１２が記録されていないレコード）Ｓ４０２を読み込む。

申請直後のレコードを処理しないために、Ｓ４０４で、申請日時６０８がシステム日時の一定時間以内のレコードをスキップする。

Ｓ４０５で、上司社員番号６１１と社員番号５０１が一致するレコードを社員ＤＢから読み込み、上司の社員レコードを取得する。

Ｓ４０６で、社員番号６０１と社員番号５０１が一致するレコードを社員ＤＢから読み込み、申請者の社員レコードを取得する。

Ｓ４０７で、Ｓ４０６で読み込んだ社員ＤＢの氏名５０２、Ｓ４０２で読み込んだ日付６０２、件名６０３、ＩＤ６１０から、メール本文を作成する。

Ｓ４０８で、Ｓ４０５で読み込んだ社員ＤＢのＰＣメールアドレス５０３と携帯メールアドレス５０４宛てにメールを送信する。

Ｓ４０９で、Ｓ４０２で読み込んだ申請レコードの催促日時６１４をシステム日時で更新する。

Ｓ４０２で読み込んだ申請レコードを全て処理するまで、Ｓ４０４〜Ｓ４０９を繰り返す。

図５は、申請利用者と上司の社員データの格納情報の一例を示す図である。

社員番号５０１、氏名５０２、ＰＣメールアドレス５０３、携帯メールアドレス５０４が含まれる。

図６は、申請データの格納情報の一例を示す図である。

社員番号６０１、日付６０２、件名６０３、内容６０４、残業の開始時間６０５、残業の終了時間６０６、残業時間６０７、申請日時６０８、申請メールアドレス６０９（申請者端末のメールアドレス）、ＩＤ６１０、上司社員番号６１１、返信日時６１２、コメント６１３、催促日時６１４が含まれる。

返信日時６１２とコメント６１３は、上司が返信した時にその日時が記録される。

催促日時６１４は、催促メールを送信した時に記録される。

図７は、申請フローにおける、申請先データの格納情報の一例を示す図である。

社員番号７０１、件名７０２、上司社員番号７０３、同報送信先社員番号７０４が含まれる。

図８−１、図８−２、図８−３（図８−１、図８−２、図８−３をあわせて図８とも言う）、及び図２−１、図２−２、図２−３（図２−１、図２−２、図２−３の順番で、順次作成されるメールを示している）は、送受信されるメールの内容の一例を示す図である。

テンプレートのデータ（テンプレートメール８０１）、申請メール８０２〜８０６、申請エラーメール８０７、受付メール８０８、申請通知メール８０９、返信メール８１０〜８１４、返信通知メール８１５、エラーメール８１６、催促メール８１７で構成される。

申請者端末が空メールをサーバに送信すると、サーバからテンプレートのデータ（テンプレートメール８０１）が送信される。

申請者端末は、受信したテンプレートのデータ（テンプレートメール８０１）の返信メールの作成指示を行い、返信メール作成画面を表示する。そして、申請者端末は、ユーザ（申請者）の操作により、日付は西暦８桁、開始時間・終了時間は時分４桁、残業時間は時間単位の数字で入力を受け付け、申請内容に合わせて申請メール８０２に編集してから送信する。

申請メール８０２の例では、申請の種別として、直帰報告と残業申請が選択されている。

このように、申請者端末は、テンプレートメールデータ受信手段で受信した電子メールのデータに対する、当該申請に係るテンプレートを含む返信メールに申請内容の入力を受け付ける（受付手段）。そして、受付手段で入力を受け付けた申請内容を含む返信メールのデータを送信する（返信メール送信手段）。
申請メール８０２を受信したサーバは、返信時に付加される行頭の「＞」（引用文字）と行頭・行末の空白を取り除き、申請メール８０３の形式に編集する。次に「＃」で始まる行を取り除き、返信メール８０４の形式に編集する。括弧で囲まれた行を探し、括弧内の文字列を取り出して、どの変数に格納するか識別し、次の括弧で囲まれた行までを同じ変数に格納し、申請メール８０５のように変数に格納する。括弧で囲まれた行が見つかるまではダミーの変数に格納され、サーバでは扱わない。このため、メールの行頭にあいさつ等の定型文が挿入されても、無視される。また、テンプレートの最後に［ＥＯＦ］を付けておくと、メールの文末は全て「ＥＯＦ」の変数に格納される。この変数もサーバでは扱わないため、署名等の定型文が挿入されても無視され、８０６のようなイメージで扱われる。

申請メールに不備が存在する場合は、申請エラーメール８０７が申請者に送信される。不備の項目には、行頭に「＃」を付けて簡単な説明が記載されている。テンプレートのデータ（テンプレートメール８０１）と同じ形式のため、このメールを編集して再申請できる。

サーバで正常に処理されれば、受付メール８０８が申請者に、上司と同報送信先に申請通知メール８０９が送信される。

上司は、申請通知メール８０９に返信し、返信メール８１０の様に編集してから送信する。

返信メール８１０を受信したサーバは、申請メール８０２〜８０６と同じ処理を行い、返信メール８１４のように変数に格納する。

サーバで正常に処理されれば、返信通知メール８１５が申請者に送信される。

既に返信済みの申請に返信した場合は、エラーメール８１６が上司に送信される。また、同報送信者（上司以外）が返信した場合は、エラー内容に「権限がありません」と記載されたメールが返信者に送信される。

上司が返信しなかった場合は、サーバから催促メール８１７が上司に送信される。

尚、図８の内容は一例であり、申請に応じて様々な内容があることは言うまでもない。

以上、本発明によれば、電子メールによる承認が必要な申請を簡易な操作で行うことが出来る。

また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、プログラムコード自体及びそのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のカード、ＲＯＭ等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（基本システム或いはオペレーティングシステム）などが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。このプログラムコードを読み出し実行可能な情報処理装置（コンピュータ）が前述した実施形態の機能を実現する。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

１００ サーバ

Claims (10)

1. 申請者端末と、サーバとが通信可能に接続された情報処理システムであって、
   前記申請者端末は、
   前記サーバから、申請に係るテンプレートの電子メールのデータを受信するテンプレートメールデータ受信手段と、
   前記テンプレートメールデータ受信手段で受信した電子メールのデータに対する、当該申請に係るテンプレートを含む返信メールに申請内容の入力を受け付ける受付手段と、
   前記受付手段で入力を受け付けた申請内容を含む返信メールのデータを送信する返信メール送信手段と、
   を備え、
   前記サーバは、
   申請に係るテンプレートの電子メールのデータを前記申請者端末に送信するテンプレートメールデータ送信手段と、
   申請内容に基づいて承認者を特定する特定情報を記憶する記憶手段と、
   前記返信メール送信手段により送信された返信メールのデータを受信する受信手段と、
   前記受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容と、前記記憶手段に記憶された特定情報に基づいて、当該申請内容に係る承認者を特定する特定手段と、
   前記受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容に基づいて、前記特定手段により特定された承認者の承認者端末への申請メールを返信メールではない形式のメールとして作成する作成手段と、
   前記作成手段により作成された申請メールを、前記特定手段により特定された承認者の承認者端末に送信する送信手段と、
   を備えることを特徴とする情報処理システム。
2. 前記作成手段は、前記受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容に基づいて、前記特定手段により特定された承認者の承認者端末への申請メールを新規メールとして作成することを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
3. 前記サーバは、さらに、
   前記受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容を登録する登録手段と、
   前記登録手段により登録された過去の申請内容と、前記受信手段により新たに受信された返信メールのデータに含まれる申請内容とをあわせた内容が、所定の条件を満たすかを判定する判定手段と、
   を備え、
   前記作成手段は、前記判定手段により、所定の条件を満たすと判定された場合には、当該所定の条件を満たすことを示す情報を、前記特定手段により特定された承認者の承認者端末への申請メールに付加して、当該申請メールを作成することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理システム。
4. 前記登録手段により登録される申請内容は、残業の申請時間を含み、
   前記判定手段は、前記登録手段により登録された過去の残業の申請時間と、前記受信手段により新たに受信された返信メールのデータに含まれる残業の申請時間とをあわせた時間が、所定の時間に達するかを判定し、
   前記作成手段は、前記判定手段により、所定の時間に達すると判定された場合には、当該所定の時間に達することを示す情報を、前記特定手段により特定された承認者の承認者端末への申請メールに付加して、当該申請メールを作成することを特徴とする請求項３に記載の情報処理システム。
5. 前記サーバは、さらに、
   前記送信手段により申請メールを送信した承認者端末から、当該申請に係る承認結果を含む返信メールを受信する承認結果メール受信手段と、
   前記承認結果メール受信手段で受信された返信メールに含まれる承認結果を用いて、前記申請者端末への承認結果を示す電子メールを、返信メールではない形式のメールとして作成する結果メール作成手段と、
   前記結果メール作成手段により作成された電子メールを、前記申請者端末に送信する結果メール送信手段と、
   を備えることを特徴とする請求項１乃至４の何れか１項に記載の情報処理システム。
6. 申請内容に基づいて承認者を特定する特定情報を記憶する記憶手段と、
   申請に係るテンプレートの電子メールのデータを前記申請者端末に送信するテンプレートメールデータ送信手段と、
   前記テンプレートメールデータ送信手段により送信された電子メールのデータに対する返信メールであって、当該申請に係るテンプレートのデータを用いて入力された申請内容を含む返信メールのデータを受信する受信手段と、
   前記受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容と、前記記憶手段に記憶された特定情報に基づいて、当該申請内容に係る承認者を特定する特定手段と、
   前記受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容に基づいて、前記特定手段により特定された承認者の承認者端末への申請メールを返信メールではない形式のメールとして作成する作成手段と、
   前記作成手段により作成された申請メールを、前記特定手段により特定された承認者の承認者端末に送信する送信手段と、
   を備えることを特徴とするサーバ。
7. 申請者端末と、申請内容に基づいて承認者を特定する特定情報を記憶する記憶手段を備えたサーバとが通信可能に接続された情報処理システムにおける制御方法であって、
   前記申請者端末のテンプレートメールデータ受信手段は、前記サーバから、申請に係るテンプレートの電子メールのデータを受信するテンプレートメールデータ受信工程と、
   前記申請者端末の受付手段が、前記テンプレートメールデータ受信工程で受信した電子メールのデータに対する、当該申請に係るテンプレートを含む返信メールに申請内容の入力を受け付ける受付工程と、
   前記申請者端末の返信メール送信手段が、前記受付工程で入力を受け付けた申請内容を含む返信メールのデータを送信する返信メール送信工程と、
   を備え、
   前記サーバのテンプレートメールデータ送信手段が、申請に係るテンプレートの電子メールのデータを前記申請者端末に送信するテンプレートメールデータ送信工程と、
   前記サーバの受信手段が、前記返信メール送信工程により送信された返信メールのデータを受信する受信工程と、
   前記サーバの特定手段が、前記受信工程により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容と、前記記憶手段に記憶された特定情報に基づいて、当該申請内容に係る承認者を特定する特定工程と、
   前記サーバの作成手段が、前記受信工程により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容に基づいて、前記特定工程により特定された承認者の承認者端末への申請メールを返信メールではない形式のメールとして作成する作成工程と、
   前記サーバの送信手段が、前記作成工程により作成された申請メールを、前記特定工程により特定された承認者の承認者端末に送信する送信工程と、
   を備えることを特徴とする制御方法。
8. 申請者端末と、申請内容に基づいて承認者を特定する特定情報を記憶する記憶手段を備えたサーバとが通信可能に接続された情報処理システムで読み取り実行可能なプログラムであって、
   前記申請者端末を、
   前記サーバから、申請に係るテンプレートの電子メールのデータを受信するテンプレートメールデータ受信手段と、
   前記テンプレートメールデータ受信手段で受信した電子メールのデータに対する、当該申請に係るテンプレートを含む返信メールに申請内容の入力を受け付ける受付手段と、
   前記受付手段で入力を受け付けた申請内容を含む返信メールのデータを送信する返信メール送信手段として機能させ、
   前記サーバを、
   申請に係るテンプレートの電子メールのデータを前記申請者端末に送信するテンプレートメールデータ送信手段と、
   前記返信メール送信手段により送信された返信メールのデータを受信する受信手段と、
   前記受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容と、前記記憶手段に記憶された特定情報に基づいて、当該申請内容に係る承認者を特定する特定手段と、
   前記受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容に基づいて、前記特定手段により特定された承認者の承認者端末への申請メールを返信メールではない形式のメールとして作成する作成手段と、
   前記作成手段により作成された申請メールを、前記特定手段により特定された承認者の承認者端末に送信する送信手段として機能させることを特徴とするプログラム。
9. 申請内容に基づいて承認者を特定する特定情報を記憶する記憶手段を備えたサーバにおける制御方法であって、
   テンプレートメールデータ送信手段が、申請に係るテンプレートの電子メールのデータを前記申請者端末に送信するテンプレートメールデータ送信工程と、
   受信手段が、前記テンプレートメールデータ送信工程により送信された電子メールのデータに対する返信メールであって、当該申請に係るテンプレートのデータを用いて入力された申請内容を含む返信メールのデータを受信する受信工程と、
   特定手段が、前記受信工程により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容と、前記記憶手段に記憶された特定情報に基づいて、当該申請内容に係る承認者を特定する特定工程と、
   作成手段が、前記受信工程により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容に基づいて、前記特定工程により特定された承認者の承認者端末への申請メールを返信メールではない形式のメールとして作成する作成工程と、
   送信手段が、前記作成工程により作成された申請メールを、前記特定工程により特定された承認者の承認者端末に送信する送信工程と、
   を備えることを特徴とする制御方法。
10. 申請内容に基づいて承認者を特定する特定情報を記憶する記憶手段を備えたサーバで読み取り実行可能なプログラムであって、
    前記サーバを、
    申請に係るテンプレートの電子メールのデータを前記申請者端末に送信するテンプレートメールデータ送信手段と、
    前記テンプレートメールデータ送信手段により送信された電子メールのデータに対する返信メールであって、当該申請に係るテンプレートのデータを用いて入力された申請内容を含む返信メールのデータを受信する受信手段と、
    前記受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容と、前記記憶手段に記憶された特定情報に基づいて、当該申請内容に係る承認者を特定する特定手段と、
    前記受信手段により受信された返信メールのデータに含まれる申請内容に基づいて、前記特定手段により特定された承認者の承認者端末への申請メールを返信メールではない形式のメールとして作成する作成手段と、
    前記作成手段により作成された申請メールを、前記特定手段により特定された承認者の承認者端末に送信する送信手段として機能させることを特徴とするプログラム。
    
    
    
    

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