JP2004288038A - データ処理システム及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ネットワーク上で連携して予め定義された一連の処理を行った際のジョブの履歴情報をフレキシブルに管理する。
【解決手段】条件設定画面を表示させて、ユーザからのオリジナルのドキュメント（オリジナルデータ）を履歴情報に添付するか否かの添付条件の設定、及びジョブ履歴として登録する履歴情報の登録件数の上限値である件数条件の設定を受け付ける（ステップＳＴ２、ＳＴ３）。蓄積条件として、ユーザにより設定された添付条件及ぶ件数条件を表す蓄積条件情報を生成する（ステップＳＴ４）。生成した蓄積条件情報を対応するルールに関連付けて保存する（ステップＳＴ５）。ルールを実行した際には、実行したルールに関連付けられて保存された蓄積条件情報を参照し、当該蓄積条件情報が示す蓄積条件に基づいて、オリジナルデータを添付したり、ジョブ履歴の登録件数を管理する。
【選択図】 図８

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、データ処理システム及びプログラムに係わり、特に、ネットワーク上で連携して予め定義された一連の処理を行うデータ処理システム及びプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、スキャナ、ファクシミリ（以下「ＦＡＸ」という。）、複写機、又はこれらを複合した複合機、パーソナルコンピュータ、メールサーバをネットワークで接続して、紙文書と電子情報の共有化を図ったネットワークシステムがある。
【０００３】
このようなネットワークシステムは、原稿を読み取るスキャナ、ペーパーレスＦＡＸ等の入力系からの文書ファイルを取り込み、イメージ加工、文字認識等の処理系を経て、プリンタやメールサーバ等の出力系を介して文書ファイルを外部に配信する。
【０００４】
通常、文書ファイルの取り込み、加工、配信はそれぞれ独立して行われる。このため、オペレータは、文書ファイルの取り込み、加工、配信を連続して実行したい場合は、取り込み、加工、配信のそれぞれについて所定の設定を行わなければならない。つまり、オペレータは、取り込み、加工、配信に関するウィンドウを１つずつ開いて、所定の入力操作を行わなければならず、非常に不便であった。
【０００５】
このため、従来より、取り込みから配信までの一連の処理をネットワーク上で連携して予め定義した順番で実行するワークフローシステムが導入されている。ワークフローシステムは、承認や回覧などオフィスで汎用的に使用されるワークフローを想定して、既存の紙ベースの業務システムをそのまま電子化することによって開発されることが多い（例えば、特許文献１、特許文献２、特許文献３を参照。）。
【０００６】
【特許文献１】
特開２００２−９９６８６号公報
【特許文献２】
特開２００１−３２５３８９号公報
【特許文献３】
特開２００１−１９５２９５号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来のワークフローシステムは、入力されたジョブの履歴を一律に管理していたため、ユーザに不都合が生じることがあった。
【０００８】
例えば、エラーリカバリーの観点からは、ジョブ履歴にオリジナルの文書データも残して保存しておくことが好ましいが、秘匿性の高い文書データの場合、オリジナルデータは処理終了後直ちに消去することが要求され、ジョブ履歴に残ると不具合になってしまう。
【０００９】
また、例えば、オリジナルの文書データをジョブ履歴に付加するようにしたために、メモリ容量の制限により保存可能なジョブ履歴数が極端に少なくなってしまうと、履歴情報として意味を成さなくなってしまう。具体的には、頻繁にＦＡＸを受信するなどジョブの入力頻度が高い場合は、エラーが発生した異常ジョブの後に次々と正常ジョブが入力されると、後から入力された正常ジョブのジョブ履歴でメモリが一杯になって、異常ジョブの履歴がメモリから消去されてしまうことがあり、エラーをリカバリーすることができなくなってしまう。
【００１０】
本発明は上記問題点を解消するためになされたもので、ネットワーク上で連携して予め定義された一連の処理を行った際のジョブの履歴情報をフレキシブルに管理することができるデータ処理システム及びプログラムを提供することを目的とする。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１に記載のデータ処理システムは、文書データの取込先、取り込まれた文書データの加工方法、及び加工された文書データの配信先の設定を受け付け、受け付けた設定結果に基づいて、前記文書データの取込、加工、配信の一連の処理を定義したルールを記憶する記憶手段と、前記ルールに従って前記一連の処理をネットワーク上で連携させて実行させる実行手段と、前記実行手段により前記ルールに従って前記一連の処理を実行させた履歴としてジョブ履歴情報を蓄積する蓄積手段と、前記ジョブ履歴情報に前記文書データを付加して蓄積するか否かの条件を含む蓄積条件を設定する設定手段と、前記設定手段で設定した前記蓄積条件に基づいて、前記蓄積手段への前記ジョブ履歴情報の蓄積を管理する管理手段と、を備えることを特徴としている。
【００１２】
請求項１に記載のデータ処理システムによれば、記憶手段には、文書データの取込先、取り込まれた文書データの加工方法、及び加工された文書データの配信先の設定を受け付け、受け付けた設定結果に基づいて、前記文書データの取込、加工、配信の一連の処理を定義したルールが記憶されており、このルールが適宜読み出されて、実行手段により、ルールに従った一連の処理がネットワーク上で連携して実行される。このように実行手段によりルールに従った一連の処理が実行されると、そのときの実行状態を表すジョブ履歴情報が蓄積手段にジョブ履歴（いわゆるジョブ履歴）として蓄積されていく。
【００１３】
設定手段では、このジョブ履歴情報に文書データを付加するか否かを少なくとも含む蓄積情報を設定する。そして、管理手段により、設定手段で設定された蓄積情報に基づいて、蓄積手段へのジョブ履歴情報の蓄積が管理される。すなわち、蓄積条件として文書データを付加すると設定された場合には、ジョブ履歴情報に対応する文書データが付加されて蓄積手段に蓄積され、文書データを付加しないと設定された場合には、ジョブ履歴情報のみが蓄積手段に蓄積される。
【００１４】
このように蓄積条件を設定し、設定された蓄積条件に基づいてジョブ履歴情報が蓄積されるようにしたことで、ジョブ履歴をフレキシブルに管理することができる。
【００１５】
なお、蓄積条件は、文書データを添付するか否かの他にも、例えば、請求項２に記載されているように、前記ジョブ履歴情報の蓄積上限数をさらに含むようにしてもよい。
【００１６】
また、請求項３に記載されているように、前記設定手段は、前記ルール毎、正常に前記一連の処理が終了した正常ジョブと前記一連の処理過程でエラーが発生したエラージョブとにより区別したジョブの種類、前記ネットワーク上のデバイスの種類、前記ルールの構成要素となる前記取込先、前記加工方法、及び前記配信先の種類、及び前記ジョブ毎の少なくとも１つに応じて、前記蓄積条件を設定するとよい。
【００１７】
上記のデータ処理システムは、ネットワーク上のコンピュータに以下のようなデータ処理プログラムを実行させることにより実現できる。
【００１８】
すなわち、請求項４に記載されているように、コンピュータに、文書データの取込先、取り込まれた文書データの加工方法、及び加工された文書データの配信先の設定を受け付け、受け付けた設定結果に基づいて、前記文書データの取込、加工、配信の一連の処理を定義したルールに従って前記一連の処理をネットワーク上で連携して実行するように制御させると共に、前記ルールに従った一連の処理が実行されたときの実行状態を表すジョブ履歴情報を蓄積させるデータ処理プログラムであって、前記コンピュータに、前記ジョブ履歴情報に前記文書データを付加して蓄積するか否かの条件を少なくとも含む蓄積条件を設定し、設定した前記蓄積条件に基づいて、前記蓄積手段への前記ジョブ履歴情報の蓄積を管理させることを特徴とするデータ処理プログラムを実行させればよい。
【００１９】
なお、上記データ処理プログラムにおいては、請求項５に記載されているように、前記コンピュータに、前記ジョブ履歴情報の登録上限数をさらに含む前記蓄積条件を設定させるようにしてもよい。
【００２０】
また、請求項６に記載されているように、前記ルール毎、正常に前記一連の処理が終了した正常ジョブと前記一連の処理過程でエラーが発生したエラージョブとにより区別したジョブの種類、前記ネットワーク上のデバイスの種類、前記ルールの構成要素となる前記取込先、前記加工方法、及び前記配信先の種類、及び前記ジョブ毎の少なくとも１つに応じて、前記蓄積条件を設定させる、ようにしてもよい。
【００２１】
【発明の実施の形態】
次に、図面を参照して本発明に係る実施形態の１例を詳細に説明する。
【００２２】
［システム構成］
図１は、本発明の実施の形態に係る文書共有ネットワークシステム１の概略的な構成を示す図である。
【００２３】
上記文書共有ネットワークシステム１は、プリント機能、スキャナ機能及びファクシミリ機能を兼ね備えた複数の複合機１０と、電子メールの送受信等を行うメールサーバ２０と、複数の端末装置２５と、ドキュメントを所定の取り込み先から取り込んで所定の加工を施した後、所定の配信先に配信する制御を行う制御装置３０と、を備えている。ここにいうドキュメントは、本発明の文書データに対応し、主に文書に関するイメージデータであるが、加工処理の状態に応じてテキストデータを含むものであってもよく、特に限定されるものではない。
【００２４】
複合機１０、メールサーバ２０、各端末装置２５及び制御装置３０は、ネットワーク５を介して相互に接続されている。なお、ネットワーク５には、図示しないが、プリンタ、スキャナ、ファクシミリ装置がそれぞれ接続されてもよい。
【００２５】
図２は、文書共有ネットワークシステム１の処理の概要を説明する図である。複合機１０、メールサーバ２０及び端末装置２５は、ネットワーク５を介して相互に接続されているものの、通常は独立して動作する。そこで、制御装置３０は、文書共有ネットワークシステム１における取り込み先、加工方法、配信先を設定し、ドキュメントの取り込み、加工及び配信までの一連の処理を自動化／定型化して、コアサービスを提供するものである。
【００２６】
ここで、一連の処理を自動化／定型化するための定義したものを「ルール」という。ルールの設定については後述する。また、取り込み、加工方法、配信のそれぞれの特定の機能を提供するアプリケーションプログラムを、入力系プラグイン、処理系プラグイン、出力系プラグインという。
【００２７】
図３は、複合機１０の構成を示すブロック図である。
【００２８】
複合機１０は、入力系プラグインや出力系プラグインの機能を提供し得るものであり、原稿に記録された画像を読み取るスキャナ部１１と、感光体に静電潜像を記録し、静電潜像をモノクロトナーまたはカラートナーを用いて現像し、現像した画像を記録紙に転写して出力するプリンタ部１２と、ファクシミリ電文の送受信を行うファクシミリ（以下「ＦＡＸ」という。）部１３とを備えている。
【００２９】
複合機１０は、さらに、全体を制御するコントローラ１４と、スキャナ部１１で読み取られた画像データやネットワーク５を介して受信した画像データ、ＦＡＸ受信電文のデータ等を記憶するメモリ１５と、アイコンを有する操作画面を表示すると共にアイコンへの接触に応じて操作情報を入力する表示パネル１６と、データを入出力するための入出力ポート１７と、ネットワークに接続された機器と通信を行う通信制御ユニット１８とを備えている。
【００３０】
スキャナ部１１、プリンタ部１２、ＦＡＸ部１３、コントローラ１４、メモリ１５、表示パネル１６及び入出力ポート１７は、バスを介して相互に接続されている。入出力ポート１７は、通信制御ユニット１８を介してネットワーク５に接続されている。なお、スキャナ部１１は、ＦＡＸ部１３の一部として組み込まれてもよい。
【００３１】
また、本実施形態に係る複合機１０では、メモリ１５の所定記憶領域が複数の親展ＢＯＸ１５Ｂとして仕切られており、各親展ＢＯＸ１５Ｂは、ＢＯＸ番号（例えばＢＯＸ番号１〜３００）により管理されている。複合機１０は、スキャナ部１１でスキャニングしたドキュメントやＦＡＸ部で受信したドキュメントにファイル名を付けて、親展ＢＯＸ１５Ｂに保存し、当該親展ＢＯＸ１５に対して予め設定された送信先へ送信することもできるようになっている。
【００３２】
メールサーバ２０は、入力系プラグインや出力系プラグインの機能を提供し得るものであり、ネットワーク５に接続された各端末装置２５の電子メールの送受信を行うサーバである。
【００３３】
端末装置２５は、入力系プラグイン、処理系プラグイン及び出力系プラグインの機能を提供し得るものであり、いわゆるパーソナルコンピュータである。端末装置２５は、例えばメールサーバ２０を介して外部と電子メールの送受信を行ったり、ファイルフォルダにドキュメントを保管したり、ドキュメントに対して所定の画像処理を行う。
【００３４】
制御装置３０は、ワークフローとしてのルールを設定したり、ルールに基づいてドキュメントの取り込み、加工及び配信までの一連の処理を実行するものである。なお、制御装置３０は、処理系プラグインになってもよい。
【００３５】
図４は、制御装置３０の構成を示すブロック図である。
【００３６】
制御装置３０は、全体を制御するＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）３１、ワークエリアとしてデータを一時格納するＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）３２、ＣＰＵ３１の制御プログラム等を記憶するＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）３３、ルールを設定するためのルール設定画面などを表示するディスプレイ３４、ＣＤ−ＲＯＭドライブ３５を備えている。
【００３７】
制御装置３０は、さらに、ドキュメントの取り込み、加工及び配信までの一連の処理を自動化／定型化するためのプログラム、処理系プラグインとして機能するためのアプリケーションプログラムや所定のデータ等を記憶したり読み出すハードディスクドライブ３６、文章や記号等を入力するキーボード３７、ポインティングデバイスであるマウス３８、これらが接続されたインタフェース３９、入出力ポート４０及び通信制御ユニット４１を備えている。
【００３８】
ＣＰＵ３１、ＲＡＭ３２、ＲＯＭ３３、インタフェース３９及び入出力ポート４０は、ネットワーク５に接続された複合機１０等の他の機器と通信を行う通信制御ユニット４１に接続されている。
【００３９】
なお、キーボード３７は、ディスプレイ３４に様々な設定画面が表示されたときに、ユーザの指示する情報を直接入力するときに用いられる。また、マウス３８は、ディスプレイ３４に様々な設定画面が表示されたときに、表示されたものを選択したり、設定指示の内容を入力するとき使用される。
【００４０】
［ルールの一例］
図５は、制御装置３０によって入力系プラグイン、処理系プラグイン、出力系プラグインを任意に組み合わせて作成することができるルールの一例を説明する図である。
【００４１】
例えば、ルール１は、複数の入力系プラグイン（ＦＡＸ受信サービス、ファイルフォルダ、スキャンサービス）からドキュメントを取り込み、複数の処理系プラグイン（イメージ加工、光学文字認識（ＯＣＲ）、属性付与／分配）を経て、これらの処理を経たドキュメントを複数の出力系プラグイン（ファイルフォルダ、プリント出力）に配信することを定義している。
【００４２】
ルール２は、ファイルフォルダ及びＭａｉｌ＿ＭＡＰＩ入力からドキュメントを取り込み、イメージ加工、属性付与／分配の処理を経て、処理済みのドキュメントを外部サービス連携フォルダに配信することを定義している。
【００４３】
ルール３は、ファイルフォルダからドキュメントを取り込み、イメージ加工、ＯＣＲ連携モジュール、属性付与／分配の処理を経て、処理済みのドキュメントをファイルフォルダに配信することを定義している。
【００４４】
ルール４は、所定のＢＯＸ番号の親展ＢＯＸ１５Ｂからドキュメントを取り込み、自動正立、ＯＣＲ、ファイル名作成・付与、画像＆テキストのバインドの処理を経て、これらの処理を経たドキュメントを複数の出力系プラグイン（ファイルフォルダ、プリント出力）に配信することを定義している。
【００４５】
なお、ルール１からルール４は、各処理系プラグインの前後において次の処理に必要なフォーマット（ＦＭＴ）変換を行っている。
【００４６】
ここで、入力系プラグインとしては、図５に示すように、例えばＦＡＸ受信サービス、ファイルフォルダ、スキャンサービス、Ｍａｉｌ＿ＳＭＴＰ入力、ＰＯＰクライアント、Ｍａｉｌ＿ＭＡＰＩ入力などがある。また、図１に示す親展ボックスも該当する。
【００４７】
処理系プラグインとしては、イメージ加工、ＯＣＲ、属性付与／分配、ＯＣＲ連携モジュール等がある。
【００４８】
出力系プラグインとしては、例えばファイルフォルダ、外部サービス連携フォルダ、ｆｔｐ出力、ファイルメッセージ、Ｍａｉｌ＿ＳＭＴＰ出力、Ｍａｉｌ＿ＭＡＰＩ出力などがある。なお、入力系、処理系及び出力系の各プラグインは、上述したものに限定されるものではない。
【００４９】
［制御装置の機能構成］
次に、図６を参照して、本実施の形態に係る制御装置３０における、上記ルールの作成、及びドキュメントの取り込み、加工及び配信までの一連の処理を自動化／定型化するための機能を説明する。図６は、ＣＰＵ３１でのプログラム実行により、図４で示したハードウェア資源を利用して制御装置３０に構築される機能構成を示す図である。
【００５０】
図６に示すように、制御装置３０には、コアサービス部２００、アプリケーションサービス部２１０、及び通信部２２０の機能が構築されるようになっている。
【００５１】
コアサービス部２００は、制御装置３０の起動時にメモリに常駐される制御プログラムをＣＰＵ３１で実行することにより構築されるものであり、ルール作成・管理部２０１、ルールチェック部２０２、プラグイン状態チェック部２０３、蓄積条件作成部２０４、及びルール・蓄積条件メモリ２０５を備えている。
【００５２】
ルール作成・管理部２０１は、ルール設定画面（詳細後述）をディスプレイ３４に表示し、該ルール設定画面を介してユーザにより入力された情報に基づいて、取り込み先、加工方法、配信先を設定し、ドキュメントの取り込み、加工及び配信までの一連の処理を定義したルールを作成する。
【００５３】
また、ルール作成・管理部２０１は、この作成したルールをルール・蓄積条件メモリ２０５に記憶する。すなわち、ルール・蓄積条件メモリ２０５が本発明の記憶手段に対応し、ルール・蓄積条件メモリ２０５としては、例えばハードディスクドライブ３６の所定の記憶領域を用いることができる。また、図示しない外部記憶媒体をルール・蓄積条件メモリ２０５として用いるようにしてもよい。
【００５４】
また、ルール作成・管理部２０１は、ルール設定画面を介してルールの修正も受付け、ルール・蓄積条件メモリ２０５に登録中のルールを更新するとこもできる。なお、ルール作成・管理部２０１は、作成したルールの中から、現在実行可能なルールのみ実行可能に管理する。
【００５５】
ルールチェック部２０２は、作成したルールの整合性をチェックするものである。詳しくは、各プラグインの入出力可能なデータフォーマットに基づいて、前後に接続されたプラグイン間でのフォーマット不一致の有無を判断することで、ルールの適否をチェックする。このチェック結果に基づいて、ルール作成・管理部２０１は、ユーザにエラー報知してルール修正を促し、ルール修正を受け付ける。
【００５６】
プラグイン状態チェック部２０３は、各プラグインの状態（動作可能／不能）をチェックする。具体的には、各プラグインとして機能する装置（複合機１０、メールサーバ２０、端末装置２５、制御装置３０など）がネットワーク５に接続されているか否か、またこの装置が起動されているか否か、この装置を対応するプラグインとして機能させるためのアプリケーションプログラムがインストールされているか否か、またファイルフォルダや親展ＢＯＸについては、そのファイルフォルダや親展ＢＯＸが有るか否かやメモリフルではないかがチェックされる。ルール作成・管理部２０１は、このプラグイン状態チェック部２０３のチェック結果に基づいて、各ルールが実行可能か否かを管理する。
【００５７】
蓄積条件作成部２０４は、本発明の設定手段として機能するものであり、後述するルール実行部２１１でルールを実行したジョブ履歴となる履歴情報の蓄積条件を設定する。詳しくは、蓄積条件設定用の各種画面（以下、条件設定画面と称す。詳細後述）をディスプレイ３４に表示し、当該条件設定画面を介したユーザからの情報入力に基づいて、履歴情報の蓄積条件を設定する。すなわち、ユーザが所望の蓄積条件に設定することができるようになっている。
【００５８】
ここで設定される蓄積条件には、少なくともオリジナルのドキュメント（以下、オリジナルデータ）を履歴情報に添付するか否かの条件（以下、添付条件）が含まれていればよく、本実施の形態では、蓄積条件として、添付条件と共に、ジョブ履歴として登録する履歴情報の登録件数の上限値の条件（以下、件数条件）も設定する場合を説明する。その他にも、例えば、オリジナルデータを添付する際に該データを圧縮するか否かを蓄積条件として設定するようにしてもよい。
【００５９】
また、本実施の形態では、一例として、ルール毎に蓄積条件を設定し、設定した蓄積条件を表す情報を対応するルールと関連付けて、ルール・蓄積条件メモリ２０５に格納する場合を説明する。
【００６０】
アプリケーションサービス部２１０は、ルールの所定の実行タイミングとなったら動作する、すなわちＣＰＵ３１がルールに従って処理を実行する場合に構築されるものであり、ルール実行部２１１、履歴登録管理部２１２、履歴メモリ２１３を備えている。
【００６１】
ルール実行部２１１は、実行手段として機能するものであり、ルールを実行する、すなわちルールに従って一連の処理が成されるように制御処理を行う。なお、以下では、ルールに従って一連の処理を行うための１回分のルール実行部２１１での制御処理のことを「ジョブ」と称し、制御処理が完了（ルール実行完了）したものを「完了ジョブ」、完了ジョブのうち正常に一連の処理が終了されたものを「正常ジョブ」、一連の処理の途中でエラーが発生したものを「エラージョブ」と称す。
【００６２】
詳しくは、ルール実行部２１１では、ＲＡＭ３２をバッファ２１１Ａとして用い、ジョブを開始したら、まず、入力系プラグインから取り込んだドキュメントをオリジナルデータとしてバッファに格納する。そして、このオリジナルデータに対して、処理系プラグインの処理、出力系プラグインへの格納を行なう。このとき、途中で生成された各種データ（所謂中間ファイル）についても適宜バッファに格納する。ジョブ完了後は、オリジナルデータや中間ファイルなど当該ジョブに関連するデータはバッファ２１１Ａから削除される。
【００６３】
履歴登録管理部２１２は、本発明の管理手段として機能するものである。詳しくは、履歴登録管理部２１２は、ルール実行部２１１でルールが実行されたときに、ルールを実行したことを示す履歴情報（ジョブ履歴情報に対応）を生成する。この場合の履歴情報は、例えば、ルール名（或いはシステムが当該ルールの管理のために付与したＩＤ）、ジョブＩＤ、ドキュメントのページ数、実行結果（正常終了／エラー）などを示す情報からなるものである。
【００６４】
また、履歴登録管理部２１２は、実行されたルールと関連付けられてルール・蓄積条件メモリ２０５に格納されている蓄積条件情報を参照して、当該情報で示されている蓄積条件に基づいて、生成した履歴情報をジョブ履歴として履歴メモリ２１３に登録する。これにより、履歴メモリ２１３には、履歴情報が蓄積される。すなわち、履歴メモリ２１３が本発明の蓄積手段に対応し、履歴メモリ２１３としては、例えばハードディスクドライブ３６の所定の記憶領域を用いることができる。また、図示しない外部記憶媒体を履歴メモリ２１３として用いるようにしてもよい。
【００６５】
通信部２２０は、コアサービス部２００やアプリケーションサービス部２１０により、他の装置とデータの送受信、他の装置で実現されるプラグインの状態チェック、他の装置へエラー報知するために、他の装置とネットワーク５を介して通信を行うものである。
［ルールの作成］
図７は、上述したルールを新規作成したり、既に存在するルールを編集するためのルール設定画面５０の一例を示す図である。
【００６６】
このルール設定画面５０は、ルール作成・管理部２０１の動作によりディスプレイ３４に表示され、ルール名称を入力するルール名称ボックス５１、ルール説明を入力するルール説明ボックス５２、ルール説明の自動作成を指示する説明自動作成ボタン５３、各項目に入力されている内容に従ってルールを作成するＯＫボタン５４、入力処理を取り消すキャンセルボタン５５を備えている。
【００６７】
ルール名称ボックス５１は、新規作成又は編集の対象となるルールのルール名を表示するものである。なお、新規作成時では、ルール名称ボックス５１は空白になっており、ルール名は必須入力項目である。
【００６８】
ルール説明ボックス５２は、ルール名称ボックス５１に表示されているルール名の説明文を表示するものである。なお、ルール説明ボックス５２の入力は任意である。
【００６９】
説明自動作成ボタン５３は、既に入力されている取り込み先、加工方法及び配信先の各プラグインの内容に基づいて、ルール説明を自動的に作成するボタンである。そして、説明自動作成ボタン５３がクリックされた時に作成されたルール説明は、ルール説明ボックス５２に表示される。
【００７０】
ＯＫボタン５４は、取り込み先、加工方法及び配信先のプラグインの内容に基づいてルールを作成するボタンである。キャンセルボタン５５は、ルールの新規作成又は編集処理を取り消すボタンである。
【００７１】
ここで、ルール設定画面５０は、取り込み先に関するものとして、取り込み先ドロップダウンリスト６１、取り込み先ドロップダウンボタン６２、取り込み先リストボックス６３、取り込み先編集ボタン６４、取り込み先削除ボタン６５を備えている。
【００７２】
取り込み先ドロップダウンリスト６１は、デフォルトでは「項目を選択してください」を表示するが、取り込み先ドロップダウンボタン６２がクリックされると、既にインストールされている１つ以上の入力系プラグイン（例えば、ファイルフォルダなど）及びレディメード（お勧めメニュー）を表示する。取り込み先ドロップダウンリスト６１の中から１つの入力系プラグインが選択されると、当該入力系プラグインの設定ダイアログが表示される。
【００７３】
取り込み先リストボックス６３は、上記設定ダイアログにおける設定が正常に終了した入力系プラグインを表示する。具体的には、取り込み先リストボックス６３は、設定された入力系プラグインの名称と共に、当該入力系プラグインを表すアイコンを表示する。なお、取り込み先リストボックス６３には、ＯＫボタン５４がクリックされるまでに少なくとも１つの入力系プラグインが表示されていなければならない。
【００７４】
取り込み先編集ボタン６４は、取り込み先リストボックス６３に表示されている１つ以上の入力系プラグインの中から、選択した入力系プラグインの設定編集を指示するボタンである。なお、取り込み先リストボックス６３から所望の入力系プラグインを選択してダブルクリックしてもよい。取り込み先削除ボタン６５は、取り込み先リストボックス６３に表示されている１つ以上の入力系プラグインの中から、選択した入力系プラグインの削除を指示するボタンである。
【００７５】
ルール設定画面５０は、加工方法に関するものとして、加工方法ドロップダウンリスト７１、加工方法ドロップダウンボタン７２、加工方法リストボックス７３、加工方法順序変更ボタン７４Ｕ，７４Ｄ、加工方法編集ボタン７５、加工方法削除ボタン７６を備えている。
【００７６】
加工方法ドロップダウンリスト７１は、デフォルトでは「項目を選択してください」を表示するが、加工方法ドロップダウンボタン７２がクリックされると、既にインストールされている１つ以上の処理系プラグイン（例えば、イメージ加工、光学文字認識処理（ＯＣＲ）など）及びレディメードを表示する。加工方法ドロップダウンリスト７１の中から１つの処理系プラグインが選択されると、当該処理系プラグインの設定ダイアログが表示される。
【００７７】
加工方法リストボックス７３は、上記設定ダイアログにおける設定が正常に終了した処理系プラグインを表示する。具体的には、加工方法リストボックス７３は、設定された処理系プラグインの名称と共に、当該処理系プラグインを表すアイコンを表示する。
【００７８】
加工方法順序変更ボタン７４Ｕ，７４Ｄは、加工方法リストボックス７３に複数の処理系プラグインが表示されている場合に、各処理系プラグインの実行順序を変更するためのボタンである。例えば、加工方法順序変更ボタン７４Ｕは、クリックされる毎に、加工方法リストボックス７３の中で選択されている処理系プラグインの順序を１つずつ上げる。一方、加工方法順序変更ボタン７４Ｄは、クリックされる毎に、加工方法リストボックス７３の中で選択されている処理系プラグインの順序を１つずつ下げる。
【００７９】
例えば、図５に示したルール１では、処理系プラグインはイメージ加工、ＯＣＲ、属性付与／分配の順序となっている。そこで、加工方法順序変更ボタン７４Ｕ，７４Ｄをクリックすることで、例えばイメージ加工とＯＣＲの順序を入れ替える編集が可能になる。
【００８０】
加工方法編集ボタン７５及び加工方法削除ボタン７６は、それぞれ上述した取り込み先編集ボタン６４及び取り込み先削除ボタン６５と同様の操作によって、加工方法リストボックス７３に表示された処理系プラグインの編集・削除の指示を行うことができる。
【００８１】
ルール設定画面５０は、配信先に関するものとして、配信先ドロップダウンリスト８１、配信先ドロップダウンボタン８２、配信先ツリー８３、配信先編集ボタン８４、配信先削除ボタン８５を備えている。
【００８２】
配信先ドロップダウンリスト８１は、デフォルトでは「項目を選択してください」を表示するが、配信先ドロップダウンボタン８２がクリックされると、既にインストールされている１つ以上の出力系プラグイン（例えば、ファイルフォルダ、プリント出力、メールＳＭＴＰ出力など）及びレディメードを表示する。配信先ドロップダウンリスト８１の中から１つの出力系プラグインが選択されると、当該出力系プラグインの設定ダイアログが表示される。
【００８３】
配信先ツリー８３は、設定された出力系プラグインの名称と共に、当該出力系プラグインを表すアイコンを表示する。具体的には、配信先ツリー８３は、上記設定ダイアログにおける設定が正常に終了すると、当該出力系プラグインの配信条件、配信フォーマット、通知条件及び通知方法をツリー表示する。なお、図７では、「配信条件」及び「サンプル通知」（通知方法及び通知条件）のみを示している。
【００８４】
配信先編集ボタン８４は、配信先リストボックス８３に表示されている出力系プラグインの配信条件、配信フォーマット、通知方法及び通知条件の内容を編集するボタンである。
【００８５】
配信先削除ボタン８５は、選択された出力系プラグインをルールから外すことを指示するボタンである。なお、出力系プラグインが選択されていない場合は、配信先削除ボタン８５をクリックすることはできない。
【００８６】
以上のように、制御装置３０は、ルール設定画面５０を介して入力された情報に基づいて、取り込み先、加工方法、配信先を設定し、ドキュメントの取り込み、加工及び配信までの一連の処理を定義したルールを作成することができる。そして、作成したルールを、ＲＡＭ３２を介してルール・蓄積条件メモリ２０５としてのハードディスクドライブ３６に記憶したり、図示しない外部記憶媒体に記憶させる。
【００８７】
［蓄積条件の設定］
制御装置３０は、上記のようにルールを作成したら、当該ルールに対する蓄積条件の設定を行う。なお、以下では、蓄積条件の初期値として、添付条件は、全完了ジョブの履歴情報にオリジナルデータを添付しないように予め設定されており（以下、このような設定を「全非添付」と称す。）、件数条件には１０００件が設定されている場合を例に説明する。全非添付の場合、全完了ジョブのオリジナルデータは当該ジョブの完了時に中間ファイルなどと共にバッファ２１１Ａから削除され、システム１内に残らない。
【００８８】
図８は、制御装置３０のＣＰＵ３１が蓄積条件を設定するときの手順を示すフローチャートである。また、図９〜図１４は、ユーザからの蓄積条件の設定を受け付けるために表示される条件設定画面の例を示す図である。
【００８９】
制御装置３０は、上述したルール設定画面５０上のＯＫボタン５４がクリックされると、蓄積条件作成部２０４の動作により、図８の処理を開始する。
【００９０】
制御装置３０のＣＰＵ３１は、まず、ステップＳＴ１で、例えば図９に示す条件設定画面１００をディスプレイ３４に表示させて、蓄積条件は初期値のままでよいか否かを判断する。
【００９１】
図９に示す条件設定画面１００は、ボタン１０１、１０２を備えている。ボタン１０１は、添付条件を初期値に設定するためのボタンであり、ボタン１０２は、初期値以外に設定するためのボタンである。
【００９２】
なお、本例では、添付条件の初期値は全非添付であるため、ユーザは、全完了ジョブのオリジナルデータを削除し、すなわち全完了ジョブのオリジナルデータがシステム１内に残らなくてもよい場合はボタン１０１をクリックし、オリジナルデータを残したいときもあり、全完了ジョブのデータを削除しては困る場合はボタン１０２をクリックする。
【００９３】
制御装置３０のＣＰＵ３１は、ボタン１０１がクリックされると、図８のステップＳＴ１で肯定判定して後述のステップＳＴ３に進み、ボタン１０２がクリックされるとステップＳＴ１で否定判定してステップＳＴ２に進む。
【００９４】
ステップＳＴ２では、例えば図１０〜図１３の条件設定画面をディスプレイに適宜表示させて、ユーザからのオリジナルデータの添付条件の設定を受け付ける。
【００９５】
図１０に示す条件設定画面１１０は、前述の図９の条件設定画面１００でボタン１０２がクリックされた場合に表示され、ボタン１１１、１１２を備えている。ボタン１１１は、オリジナルデータを添付してジョブ履歴を保存するためのボタンであり、ボタン１１２は、オリジナルデータを添付しないでジョブ履歴を保存するための添付条件を全添付に設定するためのボタンである。
【００９６】
ユーザは、オリジナルデータを残したいことがある場合には、ボタン１１１をクリックし、全完了ジョブのオリジナルデータを削除し、すなわち全完了ジョブのオリジナルデータがシステム１内に残らなくてもよい場合はボタン１１２をクリックする。
【００９７】
図１１に示す条件設定画面１２０は、添付条件を全非添付に設定してもよいのかをユーザに確認するために、ボタン１１２がクリックされた場合に表示され、ボタン１２１、１２２を備えている。ボタン１２１は、添付条件を全非添付に設定するためのボタンであり、ボタン１２２は、全非添付の設定をキャンセルするためのボタンである。
【００９８】
ユーザは、全完了ジョブのオリジナルデータを本当に削除してもよければボタン１２１をクリックし、オリジナルデータを残したいことがあればボタン１２２をクリックする。
【００９９】
図１２に示す条件設定画面１３０は、ボタン１１２、ボタン１２２がクリックされた場合に表示され、ボタン１３１，１３２を備えている。ボタン１３１は、添付条件として、全完了ジョブの履歴情報にオリジナルデータを添付するように設定する（以下、このような設定を「全添付」と称す）ためのボタンであり、ボタン１３２は、全添付及び全非添付以外の添付条件を設定するためのボタンである。
【０１００】
ユーザは、全完了ジョブのオリジナルデータを残したい場合にはボタン１３１をクリックし、全完了ジョブについてオリジナルデータを残さなくてもよいが、場合によって残したいときにはボタン１３２をクリックする。
【０１０１】
図１３に示す条件設定画面１４０は、ボタン１３２がクリックされた場合に表示され、ボタン１４１、１４２を備えている。ボタン１４１は、正常ジョブについてのみオリジナルデータを添付してジョブ履歴を保存するように設定する（以下、このような設定を「正常ジョブ添付」と称す）ためのボタンであり、ボタン１４２はエラージョブについてのみオリジナルデータを添付してジョブ履歴を保存するように設定する（以下、このような設定を「エラージョブ添付」と称す）ためのボタンである。
【０１０２】
ユーザは、完了ジョブのうち正常ジョブのみオリジナルデータを残したければボタン１４１をクリックし、エラージョブのみオリジナルデータを残したければボタン１４２をクリックする。
【０１０３】
このような図１０〜図１３の条件設定画面を介して、ユーザは、所望の添付条件（全非添付／全添付／正常ジョブ添付／エラージョブ添付）を設定することができる。ユーザにより添付条件の設定がなされたら図８の次のステップＳＴ３に進む。
【０１０４】
ステップＳＴ３では、例えば図１４に示すような条件設定画面をディスプレイに適宜表示させて、ユーザからの件数条件の設定を受け付ける。
【０１０５】
図１４に示す条件設定画面１５０には、入力ボックス１５１と、ＯＫボタン１５２とを備えている。入力ボックス１５１には、当該ルールのジョブ履歴として登録する履歴情報の登録件数上限値が入力される。なお、初期状態では、入力ボックス１５１には、件数条件の初期値である「１０００」が入力されている。ＯＫボタン１５２は、件数条件を入力ボックス１５１に入力された件数に設定するためのボタンである。ユーザは、入力ボックス１５１に所望の件数を入力して、ＯＫボタン１５２をクリックすることで、件数条件を設定する。
【０１０６】
次のステップＳＴ４では、ステップＳＴ１で肯定判定された場合は初期値、ステップＳＴ１で否定判定された場合はステップＳＴ２で設定された添付条件と、ステップＳＴ３で設定された件数条件に基づいて、蓄積条件として当該添付条件及び件数条件を表す蓄積条件情報を生成する。
【０１０７】
この生成した蓄積条件情報をステップＳＴ５で対応するルールに関連付けてルール・蓄積条件メモリ２０５に保存して、図８の処理は終了する。
【０１０８】
上記により、制御装置３０では、図９〜１４に示したような条件設定画面を介して入力された情報に基づいて、ルール毎に、蓄積条件として、オリジナルデータを履歴情報に添付するか否かの添付条件を添付するか否かの添付条件及び及びジョブ履歴として登録する履歴情報の登録件数の上限値である件数条件を設定することができる。
【０１０９】
［ルールの実行］
制御装置３０は、ルール・蓄積条件メモリ２０５としてのハードディスクドライブ３６や外部記憶媒体に記憶されたルールに基づいて、文書共有ネットワークシステム１の中からドキュメントの取り込み、ドキュメントを加工した後、所定の配信先に配信するまの一連の処理を実行する。
【０１１０】
図８は、実行可能に管理しているルールを実行するジョブが入力されたら、制御装置３０のＣＰＵ３１が当該ルールに従って処理を実行するときの手順を示すフローチャートである。
【０１１１】
すなわち、制御装置３０のＣＰＵ３１は、まず、ステップＳＴ１で、入力されたジョブに対応するルールを実行する。詳しくは、当該ルールで「取り込み先」として設定された入力系プラグインからドキュメントを取り込み、取り込んだドキュメントに対して、「加工方法」として設定された処理系プラグインの処理を順次実行し、「配信先」として設定された出力系プラグインに対して配信条件に従って配信する。
【０１１２】
例えば、図５で示したルール４の場合は、スキャナ部１１或いはＦＡＸ部１３により、原稿をスキャニング或いはＦＡＸ受信して得たドキュメントが、所定のＢＯＸ番号の親展ＢＯＸ１５Ｂに格納されたら、当該親展ＢＯＸ１５Ｂから格納されたドキュメントをページ単位で順次取り込む。そして、取り込んだドキュメントに対して、適宜フォーマット変換を行いながら、ドキュメント（画像）が正立されるように回転させる自動正立、光学文字認識（ＯＣＲ）を行った後、認識した文字の一部を用いてファイル名を作成してＯＣＲ処理後のテキストに付与し、ドキュメントの画像をバインドして、ファイルフォルダに格納すると共に、プリント出力する。
【０１１３】
ジョブが完了したら、ステップＳＴ１１に進み、完了したジョブについての履歴情報を生成する。続いて、次のステップＳＴ１２で、実行したルールに関連付けられて保存された蓄積条件情報を参照する。
【０１１４】
そして、参照した蓄積条件情報が、当該完了したジョブについて、オリジナルデータを添付して履歴情報を保存するように添付条件が設定されているものであったら、次のステップＳＴ１３からステップＳＴ１４に進み、それ以外の場合はステップＳＴ１３からステップＳＴ１５に進む。
【０１１５】
すなわち、ステップＳＴ１２で参照した蓄積条件情報が示す添付条件が全添付の場合はステップＳＴ１４に進み、全非添付の場合はステップＳＴ１５に進む。また、添付条件が正常ジョブ添付の場合は、完了したジョブが正常ジョブであればステップＳＴ１４に進み、エラージョブであればステップＳＴ１５に進む。また、添付条件がエラージョブ添付の場合は、完了したジョブがエラージョブであればステップＳＴ１４に進み、正常ジョブであればステップＳＴ１５に進む。
【０１１６】
ステップＳＴ１４では、バッファ２１１Ａからオリジナルデータを読出して、ジョブ履歴として、ステップＳＴ１１で生成した履歴情報に読み出したオリジナルデータを添付して履歴メモリ２１３に登録する。ステップＳＴ１５では、ジョブ履歴としてステップＳＴ１１で生成した履歴情報のみを履歴メモリ２１３に登録する。なお、図示は省略するがステップＳＴ１４、ＳＴ１５がなされたら、バッファ２１１Ａから当該ジョブに関するデータがオリジナルデータを含めて全て削除される。
【０１１７】
そして、ステップＳＴ１４又はステップＳＴ１５でのジョブ履歴の登録により、ジョブ履歴の登録件数が、ステップＳＴ１２で参照した蓄積条件情報の件数条件が示す登録件数の上限値を超えた場合には、次のステップＳＴ１６からステップＳＴ１７に進み、ジョブ履歴から最も古い履歴情報を削除して、図１５の処理を終了する。一方、ジョブ履歴の登録件数が、件数条件が示す登録件数の上限値以下であればステップＳＴ１６からそのまま図１５の処理を終了する。
【０１１８】
以上のように、制御装置３０は、ルール毎にオリジナルデータを添付するか否かの添付条件や、ジョブ履歴として登録する履歴情報の登録件数上限値を示す件数条件といった条件設定画面を介して設定された蓄積条件に基づいて、履歴情報にオリジナルデータを添付してジョブ履歴に登録したり、ジョブ履歴の登録件数を制限するなど、ジョブの履歴情報をフレキシブルに管理することができる。
【０１１９】
これにより、所望のルールのみオリジナルデータをジョブ履歴に添付させて、ジョブ完了後にもオリジナルデータを保存しておくことができ、その他のオリジナルデータが不要なルールや、秘匿性の高いオリジナルデータを用いるルールについてはジョブ完了後にオリジナルデータを削除して、ハードディスクドライブ３６などのメモリ資源の有効利用及びセキュリティの向上が可能となる。
【０１２０】
また、ジョブ履歴の登録件数上限値も可変であるため、オリジナルデータを保存するようにしても、履歴メモリ２１３としてのハードディスクドライブ３６などのメモリ容量といったユーザ毎の環境に適応することができる。また、オリジナルデータを保存しない場合でも、履歴情報は保存されるので、ジョブ履歴の登録件数上限値を可変にしたことには、ユーザ毎に過去のログ調査に適した件数に設定することができるという効果もある。
【０１２１】
なお、上記では、ルール毎に蓄積条件を設定するようにしたが、本発明はこれに限定されるものではなく、他にも、ジョブの種類、プラグインの種類、デバイスの種類などに応じて、蓄積条件を設定するようにすることができる。
【０１２２】
例えば、図１６に示すような条件設定画面をディスプレイ３４に表示させて、蓄積条件としてジョブ履歴にオリジナルデータを添付するか否かの添付条件を設定するようにしてもよい。
【０１２３】
詳しくは、図１６に示す条件設定画面１６０は、ラジオボタン１６１Ａ〜Ｅと、ラジオボタン１６２Ａ、Ｂと、チェックボタン１６３Ａ〜Ｃ、チェックボタン１６４Ａ〜Ｃと、ＯＫボタン１６５とを備えている。
【０１２４】
ラジオボタン１６１Ａは、添付条件を全非添付に設定するためのボタンである。ラジオボタン１６１Ｂは、添付条件を全添付に設定するためのボタンである。ラジオボタン１６１Ｃは、添付条件をジョブの種類に応じて設定するためのボタンである。ラジオボタン１６１Ｄは、添付条件をプラグインの種類に応じて設定するためのボタンである。ラジオボタン１６１Ｅは、添付条件をデバイスに応じて設定するためのボタンである。
【０１２５】
これらラジオボタン１６１Ａ〜Ｅは、必ず何れか１つのみが選択状態とされる、すなわち、何れかのラジオボタンがクリックされると、当該クリックされたラジオボタンのみが選択状態となり、その他の全てのラジオボタンは非選択状態となる。
【０１２６】
チェックボタン１６２Ａは、添付条件を正常ジョブ添付に設定するためのボタンである。チェックボタン１６２Ｂは、添付条件をエラージョブ添付に設定するためのボタンである。
【０１２７】
これらチェックボタン１６２Ａ、Ｂは、ラジオボタン１６１Ｃが選択状態の場合に選択可能になり、選択可能中は、必ず一方のみが選択状態とされる。
【０１２８】
チェックボタン１６３Ａ〜Ｃは、ルールの構成要素となるプラグイン毎に１つずつ設けられるボタンであり、図１６では、システム１において３つのプラグインの機能が実現される場合を示している。これらチェックボタン１６３Ａ〜Ｃは、ラジオボタン１６１Ｄが選択状態の場合に選択可能になり、選択可能中は、各チェックボタンはそれぞれクリックされることで選択がＯＮ／ＯＦＦ切替わり、１個でも複数個でも同時に選択状態にすることができる。
【０１２９】
各チェックボタン１６３Ａ〜Ｃは、それぞれ対応するプラグインを経由して処理を行った完了ジョブについてはオリジナルデータをジョブ履歴に添付するように設定するためのボタンである。すなわち、チェックボタン１６３Ａ〜Ｃの選択をＯＮ／ＯＦＦすることで、特定のプラグインを用いた処理に関するジョブ履歴にオリジナルデータを添付させるように設定することができる。
【０１３０】
チェックボタン１６４Ａ〜Ｃは、システム１を構成している各装置毎に１つずつ設けられるボタンであり、図１６では、システム１が３つの装置（２つの複合機、制御装置）で構成されている場合を示している。これらチェックボタン１６４Ａ〜Ｃは、ラジオボタン１６１Ｅが選択状態の場合に選択可能になり、選択可能中は、各チェックボタンはそれぞれクリックされることで選択がＯＮ／ＯＦＦ切替わり、１個でも複数個でも同時に選択状態にすることができる。
【０１３１】
各チェックボタン１６４Ａ〜Ｃは、それぞれ対応する装置で処理を行った完了ジョブについてはオリジナルデータをジョブ履歴に添付するように設定するためのボタンである。すなわち、チェックボタン１６４Ａ〜Ｃの選択をＯＮ／ＯＦＦすることで、特定の装置を用いた処理に関するジョブ履歴にオリジナルデータを添付させるように設定することができる。
【０１３２】
ＯＫボタン１６５は、上記のラジオボタン乃至チェックボタンの選択状態に基づいて、添付条件を設定するためのボタンである。ユーザは、所望の添付条件になるように上記のラジオボタン乃至チェックボタンを選択して、ＯＫボタン１６５をクリックすることで、添付条件を設定する。
【０１３３】
このような条件設定画面１６０を介してユーザからの蓄積条件（添付条件）の設定を受け付けることにより、制御装置３０は、蓄積条件として、全完了ジョブについて一律にオリジナルデータを添付するか否かを設定したり、ジョブの種類毎、プラグインの種類毎、デバイスの種類毎に、オリジナルデータを添付するか否かを設定することができる。また、この条件設定画面１６０を蓄積条件の初期値を設定するために用いれば、蓄積条件の初期値を任意に変更可能とすることもできる。
【０１３４】
また、他にも、ジョブ単位で蓄積条件を設定するようにしてもよい。例えば、ジョブが入力された時に、ディスプレイ３４或いは当該ジョブが入力された装置の表示手段（例えば表示パネル１６）に、図１７に示すような条件設定画面を表示させて、蓄積条件としてジョブ履歴にオリジナルデータを添付するか否かの添付条件を設定するようにしてもよい。
【０１３５】
詳しくは、図１７に示す条件設定画面１７０は、ボタン１７１、１７２を備えている。ボタン１７１は、入力したジョブが完了した際に、オリジナルデータをジョブ履歴に添付するように設定するためのボタンである。ボタン１７２は、入力したジョブが完了した際に、オリジナルデータは添付せずにジョブ履歴を登録するように設定するためのボタンである。
【０１３６】
ジョブ入力時に、このような条件設定画面１７０を介してユーザからの蓄積条件（添付条件）の設定を受け付けることにより、ジョブ毎に、オリジナルデータを添付するか否かを設定することができる。また、表示パネル１６など制御装置３０以外の装置に備えられた表示手段に条件設定画面を表示してユーザからの蓄積条件の設定を受付ける場合は、当然ながら、制御装置３０は、通信により他の装置からユーザによる蓄積条件（添付条件）の設定結果を受信し、受信した蓄積条件に基づいて、ジョブ履歴を登録することは言うまでもない。
【０１３７】
なお、図１６、１７では、蓄積条件として、添付条件を設定する場合を示したが、図示は省略するが、件数条件についても、ルール毎の他にも、ジョブの種類、プラグインの種類、デバイスの種類、ジョブ毎に設定してもよい。
【０１３８】
また、ルール毎、ジョブの種類、プラグインの種類、デバイスの種類、ジョブ毎などのうち複数に応じて、蓄積条件が設定されるようにしてもよい。
【０１３９】
また、上記では、オリジナルデータを残す（保存する）場合には、オリジナルデータを履歴情報に添付し、履歴メモリ２１３に登録するようにしたが、本発明はこれに限定されるものではない。例えば、ハードディスクドライブ３６や図示しない外部記録媒体にバックアップ用のフォルダを設け、履歴情報は履歴メモリ２１３、オリジナルデータはバックアップ用のフォルダと別々に格納するようにしてもよい。この場合、履歴情報には、バックアップ用のフォルダ内に格納したオリジナルデータへのリンク情報を付加して、履歴メモリ２１３に登録する。
【０１４０】
また、上記では、ネットワーク５上に制御装置３０を設け、制御装置３０の制御により、ワークフローとして予め定めたルールに従って、ドキュメント取り込みから、加工、配信までの一連の処理を行うサービスをネットワーク５上で連携して処理されるようにした文書共有ネットワークシステム１をデータ処理システムとして、本発明を適用した例に説明したが、本発明はこれに限定されるものではない。本発明を適用するデータ処理システムは、ワークフローに従って一連の処理を連続して実行することができれば、如何なる形態であっても構わない。
【０１４１】
【発明の効果】
上記に示したように、本発明は、ネットワーク上で連携して予め定義された一連の処理を行った際のジョブの履歴情報をフレキシブルに管理することができるという優れた効果を有する。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書共有ネットワークシステムの概略図である。
【図２】文書共有ネットワークシステムの処理の概要を説明する図である。
【図３】複合機の構成を示すブロック図である。
【図４】制御装置の構成を示すブロック図である。
【図５】入力系プラグイン、処理系プラグイン、出力系プラグインを任意に組合せて生成することができるルールの一例を説明する図である。
【図６】制御装置の機能構成を示すブロック図である。
【図７】ルール設定画面の一例を示す図である。
【図８】制御装置のＣＰＵが作成したルールに蓄積条件を設定するときの手順を示すフローチャートである。
【図９】条件設定画面の一例を示す図である。
【図１０】条件設定画面の一例を示す図である。
【図１１】条件設定画面の一例を示す図である。
【図１２】条件設定画面の一例を示す図である。
【図１３】条件設定画面の一例を示す図である。
【図１４】条件設定画面の一例を示す図である。
【図１５】制御装置のＣＰＵがルールに従って処理を実行するときの手順を示すフローチャートである。
【図１６】条件設定画面のその他の例を示す図である。
【図１７】条件設定画面のその他の例を示す図である。
【符号の説明】
１ 文書共有ネットワークシステム
５ ネットワーク
１０ 複合機
１５ メモリ
２５ 端末装置
３０ 制御装置
３１ ＣＰＵ
３６ ハードディスクドライブ
５０ ルール設定画面
１００、１１０、１２０、１３０、１４０、１５０、１６０、１７０ 条件設定画面
２００ コアサービス部
２０１ ルール作成・管理部
２０２ ルールチェック部
２０３ プラグイン状態チェック部
２０４ 蓄積条件作成部
２０５ ルール・蓄積条件メモリ
２１０ アプリケーションサービス部
２１１ ルール実行部
２１２ 履歴登録管理部
２１３ 履歴メモリ

Claims (6)

1. 文書データの取込先、取り込まれた文書データの加工方法、及び加工された文書データの配信先の設定を受け付け、受け付けた設定結果に基づいて、前記文書データの取込、加工、配信の一連の処理を定義したルールを記憶する記憶手段と、
   前記ルールに従って前記一連の処理をネットワーク上で連携させて実行させる実行手段と、
   前記実行手段により前記ルールに従って前記一連の処理を実行させた履歴としてジョブ履歴情報を蓄積する蓄積手段と、
   前記ジョブ履歴情報に前記文書データを付加して蓄積するか否かの条件を含む蓄積条件を設定する設定手段と、
   前記設定手段で設定された前記蓄積条件に基づいて、前記蓄積手段への前記ジョブ履歴情報の蓄積を管理する管理手段と、
   を備えたデータ処理システム。
2. 前記蓄積条件は、前記ジョブ履歴情報の蓄積上限数をさらに含む、
   ことを特徴とする請求項１に記載のデータ処理システム。
3. 前記設定手段は、前記ルール毎、正常に前記一連の処理が終了した正常ジョブと前記一連の処理過程でエラーが発生したエラージョブとにより区別したジョブの種類、前記ネットワーク上のデバイスの種類、前記ルールの構成要素となる前記取込先、前記加工方法、及び前記配信先の種類、及び前記ジョブ毎の少なくとも１つに応じて、前記蓄積条件を設定する、
   ことを特徴とする請求項１又は請求項２に記載のデータ処理システム。
4. コンピュータに、
   文書データの取込先、取り込まれた文書データの加工方法、及び加工された文書データの配信先の設定を受け付け、受け付けた設定結果に基づいて、前記文書データの取込、加工、配信の一連の処理を定義したルールに従って前記一連の処理をネットワーク上で連携して実行するように制御させると共に、前記ルールに従った一連の処理が実行された履歴としてジョブ履歴情報を蓄積させるデータ処理プログラムであって、
   前記コンピュータに、
   前記ジョブ履歴情報に前記文書データを付加して蓄積するか否かの条件を少なくとも含む蓄積条件を設定し、
   設定した前記蓄積条件に基づいて、前記蓄積手段への前記ジョブ履歴情報の蓄積を管理させる
   ことを特徴とするデータ処理プログラム。
5. 前記コンピュータに、
   前記ジョブ履歴情報の登録上限数をさらに含む前記蓄積条件を設定させる、
   ことを特徴とする請求項４に記載のデータ処理プログラム。
6. 前記コンピュータに、
   前記ルール毎、正常に前記一連の処理が終了した正常ジョブと前記一連の処理過程でエラーが発生したエラージョブとにより区別したジョブの種類、前記ネットワーク上のデバイスの種類、前記ルールの構成要素となる前記取込先、前記加工方法、及び前記配信先の種類、及び前記ジョブ毎の少なくとも１つに応じて、前記蓄積条件を設定させる、
   ことを特徴とする請求項４又は請求項５に記載のデータ処理プログラム。

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