JP2003216467A - 文書管理システムおよびプログラム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】文書毎に複数種の期限を一元管理できると共
に、期限通知の必要な文書とその期限の種類とを特定し
てその関係者宛に通知できるようにする。 【解決手段】管理サーバ１には、ネットワークを介して
クライアント端末としての申請者端末２、登録者端末
３、審査者端末４、承認者端末５等が接続されている。
管理サーバ１は、登録者端末３からの送信されて来た文
書を受信して保管管理すると共に、この保管文書に対応
して文書登録データベースに登録されている複数種の期
限情報を参照することによって、各文書の中から期限通
知の必要な文書を検出すると共に、その期限の種類を検
出し、この文書に対する関係者宛に期限通知を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、複数のクライア
ント端末にネットワークを介して接続され、何れかのク
ライアント端末から送信されて来た文書を受信して保管
管理する文書管理システムおよびプログラムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、会社組織等に構築されている文書
管理システムは、複数のクライアント端末がネットワー
ク（ＬＡＮ）を介して文書管理サーバに接続されてなる
もので、クライアント端末から文書の登録申請を受け付
けた後に、新規作成された文書ファイルを受信して保管
したり、この文書ファイルを審査・承認ルートに流して
審査・承認を経た後に正式文書として登録したり、登録
文書を閲覧要求に応じてその閲覧者に対して配布した
り、登録文書の改訂に応じた文書更新など、文書に関す
る各種の管理を行うようにしている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、このような
文書管理システムにおいては、上述したような各種の文
書管理を行う他、更に、文書毎にその有効期限、保管期
限、更新期限の期限管理を行うこともＩＳＯ（国際標準
化機構）の規格によって要求されているが、従来におい
ては、その旧版規定、新版規定毎に、有効期限、保管期
限、更新期限を独自に管理するようにしている為、旧版
規定と新版規定との双方に整合するような期限管理には
対応しておらず、また、期限切れを報知する場合にも適
切かつ確実な報知が困難となり、期限管理や報知を木目
細かに行うことが要望されていた。このことは、ＩＳＯ
対応のシステムに限らず、複数種の期限を管理する他の
システムであっても同様であり、期限管理や報知を木目
細かに行うことは困難であった。一方、文書を作成する
毎にその文書作成者が期限情報を入力指定することは、
文書作成者に負担を与える他、入力ミスのおそれがある
と共に常に適切な期限情報が入力されるとは限らず、期
限管理に悪影響を与える原因ともなっていた。

【０００４】第１の発明の課題は、文書毎に複数種の期
限を一元管理できると共に、期限通知の必要な文書とそ
の期限の種類とを特定してその関係者宛に通知できるよ
うにすることである。第２の発明の課題は、文書を作成
する毎にその文書作成者が期限情報を入力指定しなくて
も、その文書を分類保管するフォルダに依存する期限に
基づいた期限通知を実現できるようにすることである。

【０００５】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明（第
１の発明）は、複数のクライアント端末にネットワーク
を介して接続され、何れかのクライアント端末から送信
されて来た文書を受信して保管管理する文書管理システ
ムであって、保管対象である文書毎に、複数種の期限情
報を登録する期限情報登録手段と、この期限情報登録手
段によって文書毎に登録された複数種の期限情報と現在
の日時情報とを参照することによって、各文書の中から
期限通知の必要な文書を検出すると共に、その期限の種
類を検出する検出手段と、この検出手段によって検出さ
れた文書に対する関係者を取得し、この関係者宛に前記
期限通知を行う通知手段とを具備するものである。更
に、コンピュータに対して、上述した請求項１記載の発
明に示した主要機能を実現させるためのプログラムを提
供する（請求項１２記載の発明）。

【０００６】したがって、請求項１、１２記載の発明
は、保管対象である文書毎に、登録されている複数種の
期限情報と現在の日時情報とを参照することによって、
各文書の中から期限通知の必要な文書を検出すると共
に、その期限の種類を検出し、この文書に対する関係者
宛に期限通知を行うようにしたから、文書毎に複数種の
期限を一元管理できると共に、期限通知の必要な文書と
その期限の種類とを特定してその関係者宛に通知するこ
とができ、また、関係者にあっては、例えば、どの文書
が期限切れなのか、期限切れとなった期限の種類は何か
を明示した期限切れ通知を受取ることによって素早い対
応が可能となり、期限管理や期限通知を木目細かに行う
ことができる。

【０００７】なお、請求項１記載の発明は次のようなも
のであってもよい。前記通知手段は、前記検出手段によ
って検出された文書に対する関係者を取得する際に、前
記検出手段によって検出された期限の種類に応じた関係
者を選択取得する（請求項２記載の発明）。したがっ
て、請求項２記載の発明によれば、請求項１記載の発明
と同様の効果を有する他に、期限通知を行う関係者を期
限の種類に応じて選択することができるので、文書作成
者の他、期限の重要度や緊急度等に応じてその上司や所
属長等、適切な関係者に対して期限通知を行うことが可
能となる。

【０００８】文書の種類に対応して複数種の期間情報を
記憶する期間情報記憶手段と、クライアント端末から送
信されて来た文書を保管する際に、前記期間情報記憶手
段から当該文書の種類に対応する複数種の期間情報を読
み出す読出手段と、この読出手段によって読み出された
複数種の期間情報に基づいて複数種の期限情報を算出す
る算出手段とを設け、前記前記期限情報登録手段は、前
記算出手段によって算出された複数種の期限情報を登録
する（請求項３記載の発明）。したがって、請求項３記
載の発明によれば、請求項１記載の発明と同様の効果を
有する他に、文書を作成する毎に、その文書の種類に応
じて複数種の期限情報が自動生成して登録することがで
きるので、その文書作成者は、期限情報を一切入力指定
しなくてもく、文書作成者の負担を軽減することが可能
となると共に、文書毎に複数種の期限情報を正確かつ一
律に登録することができるので、確実かつ統一的な期限
管理が可能となる。

【０００９】前記複数種の期限情報の中には、文書の更
新時期を指定する更新期限を含み、この更新期限にした
がって当該文書が更新された場合には、元の更新期限を
新たな更新期限に変更する（請求項４記載の発明）。し
たがって、請求項４記載の発明によれば、請求項１記載
の発明と同様の効果を有する他に、更新期限にしたがっ
て文書が更新された場合には、元の更新期限を新たな更
新期限に自動変更するようにしたから、文書を更新する
毎に更新期限を入力指定しなくてもよく、更新者の負担
を軽減することが可能となる。

【００１０】前記複数種の期限情報の中には、文書更新
期限の他に、その文書の有効期限を含み、この更新期限
にしたがって当該文書が更新された場合には、その更新
期限の変更と共に、有効期限の変更も行う（請求項５記
載の発明）。したがって、請求項５記載の発明によれ
ば、請求項１記載の発明と同様の効果を有する他に、更
新期限にしたがって文書が更新された場合には、元の更
新期限を新たな更新期限と共に有効期限も自動変更する
ようにしたから、文書を更新する毎に更新期限および有
効期限を入力指定しなくてもよく、更新者の負担を更に
軽減できる他、更新期限と有効期限との関係も適切に保
持することが可能となる。

【００１１】前記複数種の期限情報の中には、文書の有
効期限と保管期間とを含み、この有効期限の経過により
当該文書を無効として保管し、この保管期間の経過によ
り当該文書を削除する（請求項６記載の発明）。したが
って、請求項６記載の発明によれば、請求項１記載の発
明と同様の効果を有する他に、文書の有効期限、保管期
間に対応した期限管理を行うことができ、例えば、文書
の改訂を重ねながら新旧の文書をそのまま存続させる文
書管理の他に、最新の文書のみを保管する文書管理が可
能となる。

【００１２】前記関係者の中には、当該文書の作成者の
他に、その文書を審査する審査者を含み、前記通知手段
は、文書の作成者および審査者宛に前記期限通知を個別
に行う（請求項７記載の発明）。したがって、請求項７
記載の発明によれば、請求項１記載の発明と同様の効果
を有する他に、文書の作成者の他に、その文書を審査す
る審査者に対しても期限通知を個別に行うようにしたか
ら、審査者にあっては登録対象の文書内容を審査するだ
けに留まらず、その期限に関する対応にも介入すること
ができる。

【００１３】前記検出手段によって検出された文書の識
別情報とその期限の種類を示す情報と案内メッセージと
を含む期限リストを作成する作成手段を設け、前記通知
手段は、前記作成手段によって作成された期限リストを
その関係者宛に通知する（請求項８記載の発明）。した
がって、請求項８記載の発明によれば、請求項１記載の
発明と同様の効果を有する他に、文書の識別情報、期限
の種類を示す情報、案内メッセージとを含む期限リスト
を作成してその関係者宛に通知するようにしたから、こ
のリストを受領した関係者にあっては、この一覧表の記
載内容に基づいてどの文書が期限切れなのか、期限切れ
となった期限の種類は何か、どのように対処すればよい
か等を１度に確認することができ、効率の良い対応が可
能となる。

【００１４】文書の登録申請を受け付けた段階で、正式
に登録保管されていない文書に対しては、その文書の登
録予定時期とその文書の登録予定者とを管理し、その登
録予定時期に応じてその文書登録予定者に対して文書登
録の期限通知を行う（請求項９記載の発明）。したがっ
て、請求項９記載の発明によれば、請求項１記載の発明
と同様の効果を有する他に、文書の登録申請を受け付け
た後に、正式に登録保管されていない文書に対しては、
その登録予定時期に応じてその文書登録予定者に対して
文書登録の期限通知を行うようにしたから、例えば、文
書登録予定者に対して登録予定時期が経過していること
を通知したり、登録予定時期が近いことを通知すること
ができるので、登録漏れを効果的に防止することが可能
となる。

【００１５】前記検出手段は、文書毎に登録された複数
種の期限情報と現在の日時情報とを参照することによっ
て、各文書の中から期限切れの文書あるいは期限間近の
文書を期限通知の必要な文書として検出する（請求項１
０記載の発明）。したがって、請求項１０記載の発明に
よれば、請求項１記載の発明と同様の効果を有する他
に、期限切れの文書に限らず、期限間近の文書であって
も検出することができ、適切な期限管理が可能となる。

【００１６】請求項１１記載の発明（第２の発明）は、
複数のクライアント端末にネットワークを介して接続さ
れ、何れかのクライアント端末から送信されて来た文書
を受信して保管管理する文書管理システムであって、ク
ライアント端末から送信されて来た文書を分類保管する
分類別フォルダに保管されている文書に対応して、その
文書に関する期限情報が設定されているかを判別する判
別手段と、この判別手段によって期限情報が設定されて
いる文書であることが判別された場合には、この期限情
報にしたがって当該文書に対する関係者宛に期限通知を
行い、期限情報が設定されていない文書であることが判
別された場合には、当該文書の保管先である分類別フォ
ルダに対応付けられている期限情報を取得し、この期限
情報にしたがって当該文書に対する関係者宛に期限通知
を行う通知手段とを具備するものである。更に、コンピ
ュータに対して、上述した請求項１１記載の発明に示し
た主要機能を実現させるためのプログラムを提供する
（請求項１３記載の発明）。

【００１７】したがって、請求項１１、１３記載の発明
は、分類別フォルダに保管されている文書に対応して、
その文書に関する期限情報が設定されているかを判別
し、期限情報が設定されている文書であれば、この期限
情報にしたがって当該文書に対する関係者宛に期限通知
を行い、期限情報が設定されていない文書であれば、当
該文書の保管先である分類別フォルダに対応付けられて
いる期限情報を取得し、この期限情報にしたがって当該
文書に対する関係者宛に期限通知を行うようにしたか
ら、文書を作成する毎にその文書作成者が期限情報を入
力指定しなくても、その文書が分類保管されたフォルダ
に依存する期限に基づいた期限通知が可能となり、文書
作成者の負担を軽減することができると共に、確実な期
限管理が可能となる。

【００１８】

【発明の実施の形態】（第１実施形態）以下、図１〜図
１３を参照してこの発明の第１実施形態を説明する。図
１は、この実施形態における文書管理システムを示した
ブロック図である。この文書管理システムは、会社組織
に構築されたクライアント・サーバシステムを示したも
ので、この文書管理システムの中核を成す管理システム
サーバ（以下、単に、管理サーバと称する）１は、クラ
イアント端末から文書の登録申請を受け付けた後に、ク
ライアント端末から送信されて来た新規作成の文書ファ
イルを受信して保管したり、この文書ファイルを審査・
承認ルートに流して審査・承認を経た後に正式文書とし
て登録したり、登録文書を閲覧要求に応じてその閲覧者
に対して配布したり、登録文書の改訂に応じた文書更新
など、文書に関する各種の管理を行うもので、文書の進
捗状況を把握管理するようにしている。

【００１９】この管理サーバ１には、会社組織内に配置
されている複数のクライアント端末として、申請者端末
２、登録者端末３、審査者端末４、承認者端末５、閲覧
者端末６、システム管理者端末７がネットワーク網８を
介して接続されていおり、各クライアント端末に付した
名称は、そのクライアントの役割に応じて概念的に付し
た名称である。なお、ネットワーク網８は、インターネ
ット技術を利用したＬＡＮで、有線ＬＡＮあるいは無線
ＬＡＮであってもよい。また、文書としは、テキストデ
ータの他に、画像イメージを含むことを意味している。

【００２０】申請者端末２は、例えば、文書作成者の上
司や上部組織側のクライアント端末であり、上司や上部
組織が文書の登録申請を管理サーバ１に対して行うもの
で、申請者は、自己の「申請者名」の他、登録予定の
「文書名」、「登録予定者（文書作成予定者）」、「登
録予定日」等の各種の情報を管理サーバ１に対して送信
して、その申請手続きを行う。登録者端末３は、文書作
成者側のクライアント端末であり、任意に作成した新規
な文書ファイルを管理サーバ１へ送信して文書登録を要
求するもので、管理サーバ１は、この登録者端末３から
送信されて来た文書ファイルを受信して保管（仮登録）
した後に、一定の条件で正式文書として登録するように
している。

【００２１】審査者端末４、承認者端末５は、作成され
た新規文書の内容を審査、承認する審査者、承認者側の
クライアント端末であり、管理サーバ１から送信されて
来た文書ファイルを審査、承認してその結果を管理サー
バ１へ返送する。閲覧者端末６は、審査・承認を経て正
式文書として登録された文書ファイルの閲覧を要求する
閲覧者側のクライアント端末である。システム管理者端
末７は、文書管理システムの全体を管理する管理者側の
クライアント端末である。

【００２２】管理サーバ１側には、後述する「文書申請
ＤＢ（データベース）」、「文書登録データベース」、
「期間テーブル」、「通知データベース」の他に、登録
者端末３から送信されて来た各種の文書ファイルを保管
記憶する「文書ファイル倉庫」と、クライアント端末毎
にそのクライアント名やメールアドレス等を記憶管理す
る「クライアントデータベース」が設けられている。な
お、管理サーバ１と各クライアント端末２〜７との間で
はデジタル化（パケット化）されたデータの送受信を行
うようにしており、管理サーバ１は、データベースサー
バ機能、Ｗｅｂサーバ機能、メールサーバ機能等の各種
のサーバ機能を備え、また、各クライアント端末２〜７
は、Ｗｅｂブラウザ機能、メール機能を備えている。

【００２３】特に、この実施形態において、管理サーバ
１は、文書毎に複数種の期限を一元管理するようにした
ことを特徴とするもので、文書毎に期限切れ／期限間近
（ニアエンド）となった文書を監視すると共に、期限切
れ／期限間近となった期限の種類を特定し、電子メール
によってその関係者宛に期限通知を行うようにしてい
る。この場合において複数種の期限とは、「登録予定期
限」、「更新期限」、「有効期限」、「保管期限」であ
り、「登録予定期限」は、申請者端末２が登録申請を行
った後に、その登録予定の文書が新規作成されて実際に
保管されたかを監視する為に設定された時期情報であ
る。「更新期限」は、文書が登録保管されてから次回そ
の内容をその登録者等が見直す（更新する）為に設定さ
れた時期情報である。「有効期限」は、その期限経過に
よりその文書を無効として保管する為に設定された期限
情報であり、「保管期限」は、この期間の経過によりそ
の文書を削除する為に設定された期限情報である。

【００２４】図２は、管理サーバ１が各クライアント端
末２〜７の要求に応じて送信する処理メニュー画面（Ｗ
ｅｂページ）を示した図である。この処理メニュー画面
には、処理要求の内容として、「１：文書申請」、
「２：文書登録／更新」、「３：文書閲覧」の各項目を
有し、クライアント端末側において希望する処理メニュ
ーを選択指定すると、管理サーバ１は、この選択メニュ
ー対応の処理を実行開始する。すなわち、「１：文書申
請」は、申請者端末２が文書の登録申請を行う場合に選
択されるメニュー項目であり、この要求に応じて管理サ
ーバ１は文書申請処理を起動する。「２：文書登録／更
新」は、登録者端末３が新規文書の登録要求あるいは登
録文書の更新要求を行う場合に選択されるメニュー項目
であり、管理サーバ１はこの登録／更新要求に応じて文
書登録／更新処理を起動する。「３：文書閲覧」は、閲
覧者端末６が文書閲覧を要求する場合に選択されるメニ
ュー項目であり、管理サーバ１はこの閲覧要求に応じて
指定文書を検索して要求元の閲覧者端末６へ送信する閲
覧処理を実行する。

【００２５】図３（Ａ）は、文書申請データベース１１
のレコード内容を示した図である。この文書申請データ
ベース１１は、申請レコード毎に「文書番号」、「申請
日」、「申請者」、「登録予定者」、「予定文書名」、
「文書種」、「登録予定日」、「登録日」の各項目を有
する構成となっている。「文書番号」は、文書申請が要
求される毎に管理サーバ１側で生成した一連番号であ
る。「申請日」、「申請者」、「登録予定者」、「予定
文書名」、「文書種」、「登録予定日」は、申請者端末
２側から送信されて来た申請者からの申込情報であり、
「登録予定者」は、申請者の指示にしたがって文書を新
規に作成して登録する予定者名を示し、「予定文書名」
は、その登録予定の文書名を示し、「文書種」は、登録
予定の文書の種類を示し、「登録予定日」は、その文書
の登録予定期限を示している。「登録日」は、登録予定
の文書が実際に登録された際に、管理サーバ１側でセッ
トされた現在のシステム日付である。

【００２６】図３（Ｂ）は、文書登録データベース１２
のレコード内容を示した図である。文書登録データベー
ス１２は、登録保管された文書に対応付けてその管理情
報を記憶するもので、各登録レコードは、「文書番
号」、「登録者」、「文書名」、「文書種」、「登録
日」、「審査者」、「承認者」、「有効期限」、「有効
期限切れフラグ」、「更新期限」、「更新期限切れフラ
グ」、「保管期限」、「文書ファイルリンク先」、「更
新日（１）」、「更新ファイルリンク先（１）」、「更
新日（２）」、「更新ファイルリンク先（２）」、‥‥
の各項目を有している。なお、「文書番号」、「登録
者」、「文書名」、「文書種」、「登録日」は、文書申
請データベース１１内の対応する申請レコードから読み
出した「文書番号」、「登録予定者」、「予定文書
名」、「文書種」、「登録日」が登録レコード内の対応
項目位置にセットされたもので、「登録予定者」、「予
定文書名」は、「登録者」、「文書名」としてセットさ
れる。

【００２７】「審査者」、「承認者」、「有効期限」、
「更新期限」、「保管期限」は、登録者端末３側で新規
作成された文書ファイルを登録保管する際に、その登録
者が入力設定した情報であるが、その登録者が「有効期
限」、「更新期限」、「保管期限」を入力設定しなかっ
た場合には、管理サーバ１が後述する期間テーブルを元
に「有効期限」、「更新期限」、「保管期限」を自動生
成して設定するようにしている。「文書ファイルリンク
先」、「有効期限切れフラグ」、「更新期限切れフラ
グ」‥‥は、管理サーバ１側で自動設定した情報であ
り、「有効期限切れフラグ」、「更新期限切れフラグ」
は、その期限が切れた際にセットされるフラグであり、
「文書ファイルリンク先」は、上述の文書ファイル倉庫
に保管された保管先を指定する情報であり、「更新日
（１）」、「更新ファイルリンク先（１）」、「更新日
（２）」、「更新ファイルリンク先（２）」、‥‥は、
文書更新が行われる毎にセットされる情報である。

【００２８】図４は、期間テーブル１３の内容を示した
図である。期間テーブル１３は、管理サーバ１が「有効
期限」、「更新期限」、「保管期限」を自動生成する場
合に参照されるもので、文書の種類Ａ、Ｂ、Ｃに対応し
て「有効期間」、「更新期間」、「保管期間」を記憶す
る構成となっている。この場合、期間テーブル１３は、
「登録時エリア」、「更新時エリア」とを有し、文書の
登録時に対応して「文書種」別の「有効期間」、「更新
期間」、「保管期間」が設定されている他、文書の更新
時に対応して「文書種」別の「有効期間」、「更新期
間」が設定されている。なお、「更新時」の「有効期
間」、「更新期間」は、文書更新が行われる毎に加算延
長される期間を示している。管理サーバ１は、文書の種
類に応じて期間テーブル１３から読み出した「有効期
間」、「更新期間」、「保管期間」に基づいて「有効期
限」、「更新期限」、「保管期限」を自動生成して、文
書登録データベース１２に設定登録する。

【００２９】図５（Ａ）は、通知データベース１４の内
容を示した図である。通知データベース１４は、図５
（Ｂ）に示すクライアント別の期限リストを作成する為
の警告レコードを記憶するもので、各警告レコードは、
「クライアント名」、「文書名」、「期限種」、「期限
日」、「警告メッセージ」の各項目を有している。図５
（Ｂ）に示すクライアント別の期限リストは、「期限種
（有効期間、更新期間、保管期間）」別に「文書名」、
「期限日」、「警告メッセージ」が記述された一覧表で
ある。なお、「警告メッセージ」は、期限切れ／期限間
近を警告したり、どのように対処すればよいか等を案内
する為のメッセージ文である。

【００３０】図６は、管理サーバ１の基本的構成要素を
示したブロック図である。ＣＰＵ１０１は、記憶装置１
０２内のオペレーティングシステムや各種アプリケーシ
ョンソフトにしたがってこの管理サーバ１の全体動作を
制御する中央演算処理装置である。記憶装置１０２は、
プログラム記憶領域とデータ記憶領域とを有し、このプ
ログラム記憶領域内には、オペレーティングシステムの
他に、各種アプリケーションプログラムとして、後述す
る「文書の登録申請要求に応じた処理」、「文書の登録
予定期限管理処理」、「文書の登録／更新要求に応じた
処理」、「有効期間、更新期間、保管期間管理処理」等
が格納され、また、データ記憶領域には、上述した文書
申請データベース１１、文書登録データベース１２、期
間テーブル１３、通知データベース１４等が格納され、
磁気的、光学的、半導体メモリ等やその駆動系によって
構成されている。この記録装置１０２はハードディスク
等の固定的なメモリの他、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ等の着
脱自在な記憶媒体を装着可能な構成であってもよい。こ
の記憶装置１０２内のプログラムやデータは、必要に応
じてＲＡＭ（例えば、スタティックＲＡＭ）１０３にロ
ードされたり、ＲＡＭ１０３内のデータが記憶装置１０
２にセーブされる。なお、ＲＡＭ１０３内には、プログ
ラム実行領域と作業領域とを有している。

【００３１】更に、ＣＰＵ１０１は通信装置１０４を介
して他の電子機器のプログラム／データを直接アクセス
して使用したり、他の電子機器から通信装置１０４を介
してダウンロード受信することもできる。通信装置１０
４は、構内通信網に接続され、他のクライアント端末と
の間でのデータの送受信を制御するもので、例えば、通
信モデムやアンテナ等を含む有線／無線の通信インター
フェイスである。その他、ＣＰＵ１０１にはその入出力
周辺デバイスである入力装置１０５、表示装置１０６が
バスラインを介して接続されており、入出力プログラム
にしたがってＣＰＵ１０１はそれらの動作を制御する。

【００３２】次に、この第１実施形態における管理サー
バ１の動作アルゴリズムを図７〜図１３に示すフローチ
ャートを参照して説明する。ここで、これらのフローチ
ャートに記述されている各機能は、読み取り可能なプロ
グラムコードの形態で格納されており、このプログラム
コードにしたがった動作を逐次実行する。また、伝送媒
体を介して伝送されてきた上述のプログラムコードにし
たがった動作を逐次実行することもできる。このことは
後述する他の実施形態においても同様であり、記録媒体
の他、伝送媒体を介して外部供給されたプログラム／デ
ータを利用してこの実施形態特有の動作を実行すること
もできる。

【００３３】図７は、申請者端末２から要求された文書
登録申請に応じて実行開始される処理を示したフローチ
ャートである。先ず、管理サーバ１は、申請者端末２か
ら登録申請要求を受取ると、文書登録申請用画面（Ｗｅ
ｂページ）を要求元の申請者端末２へ送信する（ステッ
プＡ１）。この文書登録申請用画面は、「申請日」、
「申請者」、「登録予定者」、「予定文書名」、「文書
種」、「登録予定日」を記入する為の入力画面であり、
申請者端末２側ではこの申請用画面に必要事項を入力し
て管理サーバ１へ返信する。管理サーバ１は、この申請
者端末２からの申請内容を受信すると（ステップＡ
２）、文書番号を自動生成した後（ステップＡ３）、受
信した申請内容に「文書名」を付加した文書申請レコー
ドを新規作成し（ステップＡ４）、この新規レコードを
文書申請データベース１１に追加登録する（ステップＡ
５）。

【００３４】次に、登録内容をその申請者に確認させる
為に今回の申請登録内容を要求元の申請者端末２へ送信
した後（ステップＡ６）、その申請者から登録内容を確
認した旨の肯定応答を受信したことを条件に管理サーバ
１は、今回登録した申請レコード内から「登録予定者」
を特定し、その「登録予定者」に基づいて上述したクラ
イアントデータベースを検索してそのメールアドレスを
取得する（ステップＡ７）。そして、この登録予定者で
ある登録者端末３へ申請登録内容をメール送信する（ス
テップＡ８）。この場合、登録予定者に対しては「文書
番号」、「申請日」、「申請者」、「予定文書名」、
「文書種」、「登録予定日」がメール送信される。以
下、他の申請要求が有れば（ステップＡ９）、上述の動
作が繰り返される（ステップＡ１〜Ａ９）。

【００３５】図８は、１日に１回実行開始される登録予
定期限管理処理（登録予実管理処理）を示したフローチ
ャートである。先ず、管理サーバ１は、文書申請データ
ベース１１をアクセスして「登録日」がセットされてい
ない申請レコードを全て抽出しておく（ステップＢ
２）。そして、抽出した各申請レコードから１レコード
を指定してその中から「登録予定日」を読み出し（ステ
ップＢ２）、この登録予定日と現在のシステム日付とを
比較する（ステップＢ３）。この結果、現在日が登録予
定日前であれば、更に、登録予定の７日前かをチェック
し（ステップＢ４）、７日前でなければ、他の未処理の
申請レコードが有るかを判別し（ステップＢ６）、有れ
ば、ステップＢ２に戻り、次の申請レコードを指定して
その中から「登録予定日」を読み出す。

【００３６】いま、現在日が登録予定の７日前であれば
（ステップＢ４）、その申請レコードから「登録予定
者」、「申請者」を読み出し、上述のクライアントデー
タベースを参照してそれらのメールアドレスを取得し、
登録間近である旨の案内メッセージをその登録予定者、
申請者のクライアント端末へ送信する（ステップＢ
５）。そして、他の未処理の申請レコードが有れば（ス
テップＢ６）、以下、上述の動作を繰り返す。一方、現
在日が登録予定日以上であれば（ステップＢ３）、現在
日は登録予定日かをチェックする（ステップＢ７）。こ
こで、登録予定日に達しても文書登録が行われていない
場合には、登録予定者に対して警告メッセージをメール
送信する（ステップＢ８）。また、現在日が登録予定日
を越えても文書登録が行われていない場合には、当該申
請レコードを文書申請データベース１１から削除する
（ステップＢ９）。

【００３７】図９および図１０は、登録者端末３からの
文書登録／更新要求に応じて実行開始される処理を示し
たフローチャートである。先ず、管理サーバ１は、文書
番号入力画面を要求元の登録者端末３へ送信した後（ス
テップＣ１）、登録者端末３から返信されて来た文書番
号を受信すると（ステップＣ２）、文書登録データベー
ス１２を検索し（ステップＣ３）、この文書番号は登録
済みかをチェックする（ステップＣ４）。ここで、登録
済みでなければ、文書の新規登録の要求であると判断
し、この文書番号に基づいて文書申請データベース１１
を検索し、該当する申請レコードの有無をチェックする
（ステップＣ５）。この結果、該当レコードが無けれ
ば、今回の登録要求を無効とするが、該当する申請レコ
ードが有れば、この申請レコード内に「登録日」がセッ
トされて無いことを条件に（ステップＣ７）、文書登録
用の画面を要求元の登録者端末３へ送信する（ステップ
Ｃ８）。

【００３８】この文書登録用画面は、「審査者」、「承
認者」、「有効期限」、「更新期限」、「保管期限」等
を入力する為の入力画面であり、この文書登録用画面内
に必要事項が記入されて返信されて来た場合には、この
登録内容を受信した後（ステップＣ９）、新規作成され
た文書ファイルの送信要求をその登録者端末３に対して
行う（ステップＣ１０）。そして、登録者端末３からの
文書ファイルを受信すると（ステップＣ１１）、この文
書ファイルを上述の文書ファイル倉庫に保管した後（ス
テップＣ１２）、その保管先を指定するファイルリンク
先を生成し、受信した登録内容およびファイルリンク先
を付加した登録レコードを作成する（ステップＣ１
３）。つまり、上述のステップＣ２で受信した文書番号
に基づいて文書申請データベース１１を検索し、この文
書番号に該当する申請レコードから「文書番号」、「登
録予定者」、「予定文書名」、「文書種」、「登録日」
を読み出し、それらを対応する項目位置にセットしてな
る登録レコードを作成すると共に、この登録レコード内
に上述のステップＣ９で受信した登録内容と上述のステ
ップＣ１３で生成したファイルリンク先を対応する項目
位置に付加する。

【００３９】ここで、受信した登録内容に期限データが
含まれているか、つまり、登録者自身が「有効期限」、
「更新期限」、「保管期限」を入力指定したかを判別し
（ステップＣ１４）、期限データが含まれていれば、こ
の登録レコードをそのまま文書登録データベース１２へ
追加登録するが（ステップＣ１８）、期限データが含ま
れていなければ、管理サーバ１は、登録レコード内の
「文書種」に基づいて期間テーブル１３内の登録時エリ
アを検索し、文書種対応の「有効期間」、「更新期
間」、「保管期間」を読み出すと共に（ステップＣ１
５）、登録レコード内から「登録日」を読み出し、この
「有効期間」、「更新期間」、「保管期間」に「登録
日」を加算することによって、登録日からの有効期限、
更新期限、保管期限をそれぞれ算出する（ステップＣ１
６）。これによって自動生成された有効期限、更新期
限、保管期限を登録レコード内の対応項目位置にセット
した後（ステップＣ１７）、文書登録データベース１２
へ追加登録する（ステップＣ１８）。

【００４０】一方、上述のステップＣ２で受信した文書
番号に基づいて文書登録データベース１２を検索した結
果、この文書番号が登録済みであれば（ステップＣ
４）、登録者端末３から文書更新が要求されたものと判
断して図１０のフローチャートに移り、この登録レコー
ドから「更新期限」を読み出し（ステップＣ２１）、現
在のシステム日付と比較して更新期限内かをチェックし
（ステップＣ２２）、更新期限が過ぎていれば、更新要
求を無効とするが、更新期限内であれば、文書更新を許
可する。すなわち、更新対象である文書ファイルを送信
すべきことを要求元の登録者端末３へ指示した後（ステ
ップＣ２３）、登録者端末３から送信されて来た更新後
の文書ファイルを受信すると（ステップＣ２４）、この
更新ファイルを保管すると共に（ステップＣ２５）、そ
の保管先を示す「更新ファイルリンク先」と「更新日
（現在日）」とを登録レコード内に追加する（ステップ
Ｃ２６）。

【００４１】次に、登録レコード内の「文書種」に基づ
いて期間テーブル１３内の更新時エリアを検索し、文書
種対応の「有効期間」、「更新期間」を読み出すと共に
（ステップＣ２７）、今回セットした登録レコード内の
「更新日」に「有効期間」、「更新期間」を加算するこ
とによって、更新日からの有効期限、更新期限をそれぞ
れ算出する（ステップＣ２８）。そして、算出した有効
期限、更新期限を登録レコード内の対応する期限データ
と置き換えることによって当該期限データを変更した後
（ステップＣ２９）、文書登録データベース１２内の該
当する登録レコードを変更する（ステップＣ３０）。

【００４２】図１１〜図１３は、1日に1回実行開始され
る期限管理処理を示したフローチャートである。先ず、
管理サーバ１は、文書登録データベース１２内の「更新
期限切れフラグ」を参照して、フラグなしの登録レコー
ドを全て抽出した後（図１１のステップＤ１）、各抽出
レコードの中から１レコードを指定し、その指定レコー
ドから「更新期限」を読み出す（ステップＤ２）。そし
て、現在のシステム日付と更新期限とを比較し（ステッ
プＤ３）、現在日が更新期限前であれば、更新期限の１
０日前かをチェックし（ステップＤ４）、１０日前でな
ければ、他の未処理の抽出レコードが有るかを判別し
（ステップＤ７）、有れば、ステップＤ２に戻り、次の
抽出レコードを指定してその中から「更新期限」を読み
出す。

【００４３】いま、現在日が更新期限の１０日前であれ
ば（ステップＤ４）、その登録レコードから読み出した
「登録者」、「文書種」、「期限種」、「期限日（更新
期限）」と、更新近しの警告メッセージとを含めた警告
レコードを作成して（ステップＤ５）、通知データベー
ス１４に記録する（ステップＤ６）。一方、現在日が更
新期限以上であれば（ステップＤ３）、現在日は更新期
限に一致するかをチェックし（ステップＤ８）、現在日
が期限日であれば、その登録レコードから読み出した
「登録者」、「承認者」、「文書種」、「期限種」、
「期限日（更新期限）」と、更新日である旨を示す警告
メッセージとを含めた警告レコードを作成して（ステッ
プＤ９）、通知データベース１４に記録する（ステップ
Ｄ６）。また、更新期限を過ぎている場合には（ステッ
プＤ８）その登録レコード内に「更新期限切れフラグ」
をセットする（ステップＤ１０）。以下、全ての抽出レ
コードに対する処理が完了するまで（ステップＤ７）、
上述の動作を繰り返す。

【００４４】このようにして更新期限に関する処理が終
了すると（ステップＤ７）、図１２のステップＤ１１に
移り、文書登録データベース１２内の「有効期限切れフ
ラグ」を参照して、フラグなしの登録レコードを全て抽
出した後、各抽出レコードの中から１レコードを指定
し、その指定レコードから「有効期限」を読み出す（ス
テップＤ１２）。そして、現在のシステム日付と有効期
限とを比較し（ステップＤ１３）、現在日が有効期限以
前であれば、有効期限の１０日以内かをチェックし（ス
テップＤ１４）、１０日以内であれば、その登録レコー
ドから読み出した「登録者」、「審査者」、「承認
者」、「文書種」、「期限種」、「期限日（有効期
限）」と、有効期限近しの警告メッセージとを含めた警
告レコードを作成して（ステップＤ１５）、通知データ
ベース１４に記録する（ステップＤ１６）。一方、現在
日が有効期限を過ぎていれば（ステップＤ１３）、その
登録レコード内に「有効期限切れフラグ」をセットする
（ステップＤ１７）。以下、全ての抽出レコードに対す
る処理が完了するまで（ステップＤ１６）、上述の動作
を繰り返す。

【００４５】次に、保管期限に関する処理に移る。すな
わち、文書登録データベース１２内の先頭から１レコー
ドを指定し、その指定レコードから「保管期限」を読み
出す（図１３のステップＤ２１）。そして、現在のシス
テム日付と保管期限とを比較し（ステップＤ２２）、現
在日が保管期限前であれば、保管期限の１ヶ月前かをチ
ェックし（ステップＤ２３）、１ヶ月前であれば、その
登録レコードから読み出した「登録者」、「文書種」、
「期限種」、「期限日（保管期限）」と、保管切れ近し
の警告メッセージとを含めた警告レコードを作成して、
通知データベース１４に記録する（ステップＤ２４）。
一方、現在日が保管期限を過ぎている場合には（ステッ
プＤ２２）、その登録レコードを削除する（ステップＤ
２６）。以下、全ての登録レコードに対する処理が完了
するまで（ステップＤ２５）、上述の動作を繰り返す。

【００４６】これによって更新期限、有効期限、保管期
限に関する処理が全て終了すると（ステップＤ２５）、
通知データベース１４内の各警告レコードの並び順をク
ライアント別および期限種別にソートした後（ステップ
Ｄ２７）、通知データベース１４からクライアント別に
各警告レコードを読み出し、図５（Ｂ）に示したクライ
アント別期限リストを作成する（ステップＤ２８）。そ
して、そのクライアント対応のメールアドレスを取得し
て、そのクライアント宛に期限リスト添付のメールを送
信する（ステップＤ２９）。このような期限リスト作成
送信処理は通知データベース１４内に記録されている全
クライアントに対して繰り返される（ステップＤ２８〜
Ｄ３０）。

【００４７】以上のように、この第１実施形態において
管理サーバ１は、各文書毎に文書登録データベース１２
に登録されている複数種の期限情報と、現在のシステム
日付とを参照することによって、各文書の中から期限通
知の必要な文書を検出すると共に、その期限の種類を検
出し、この文書に対する関係者宛に期限通知を行うよう
にしたから、文書毎に複数種の期限を一元管理できると
共に、期限通知の必要な文書とその期限の種類とを特定
してその関係者宛に通知することができ、また、関係者
にあっては、例えば、どの文書が期限切れなのか、期限
切れとなった期限の種類は何かを明示した期限切れ通知
を受取ることによって素早い対応が可能となり、期限管
理や期限通知を木目細かに行うことができる。この場
合、期限通知を行う関係者を期限の種類に応じて選択す
ることができるので、文書登録者の他に、期限の重要度
や緊急度等に応じてその上司や所属長等、適切な関係者
に対して期限通知を行うことが可能となる。

【００４８】管理サーバ１は、登録者端末３から送信さ
れて来た文書ファイルを保管登録する際に、その文書種
に対応する複数種の期間情報を期間テーブル１３から読
み出し、この複数種の期間情報とその登録日とに基づい
て複数種の期限情報を算出して期限登録を行うようにし
たから、作成文書を保管登録する毎に、その文書種に応
じて複数種の期限情報が自動生成されて登録することが
できるので、その文書登録者は、期限情報を一切入力指
定しなくてもく、文書作成者の負担を軽減することが可
能となると共に、文書毎に複数種の期限情報を正確かつ
一律に登録することができるので、確実かつ統一的な期
限管理が可能となる。

【００４９】また、更新期限内に文書が更新された場合
に、元の更新期限を新たな更新期限に自動変更するよう
にしたから、文書を更新する毎に更新期限を入力指定し
なくてもよく、更新者の負担を軽減することが可能とな
る。更に、文書更新に伴って更新期限の変更の他、有効
期限も自動変更するようにしたから、文書を更新する毎
に更新期限および有効期限を入力指定しなくてもよく、
更新期限と有効期限との関係も適切に保持することがで
きる。

【００５０】管理サーバ１は、文書毎に有効期限および
保管期限を監視しており、有効期限の経過によりその文
書を無効として保管し、この保管期間の経過によりその
文書を削除するようにしたから、文書の有効期限と保管
期間に対応した期限管理を行うことができ、例えば、文
書の改訂を重ねながら新旧の文書を存続させる文書管理
の他に、最新の文書のみを保管する文書管理が可能とな
る。

【００５１】また、文書の登録者の他に、その文書を審
査する審査者に対しても期限通知を個別に行うようにし
たから、審査者にあっては登録対象の文書内容を審査す
るだけに留まらず、その期限に関する対応にも介入する
ことができる。この場合、「クライアント名」、「文書
種」、「期限種」、「期限日」と警告メッセージとを含
めた期限リストを作成して関係者宛に通知するようにし
たから、このリストを受領した関係者にあっては、この
一覧表の記載内容に基づいてどの文書が期限切れなの
か、期限切れとなった期限の種類は何か、どのように対
処すればよいか等を１度に確認することができ、効率の
良い対応が可能となる。

【００５２】管理サーバ１は、申請者端末２から文書の
登録申請を受け付けた後に、正式に登録保管されていな
い文書に対しては、その登録予定時期に応じてその文書
登録予定者に対して文書登録の期限通知を行うようにし
たから、文書登録予定者に対して登録予定時期が経過し
ていること、登録予定時期が近いことを知らせることが
できるので、登録漏れを効果的に防止することが可能と
なる。

【００５３】なお、上述した第１実施形態においては、
期限管理を行う期限の種類として、「登録予定期限」、
「更新期限」、「有効期限」、「保管期限」を例示した
が、文書に関する期限であれば、これらに限定されない
ことは勿論である。また、文書登録時にその登録者が
「審査者」、「承認者」を入力指定するようにしたが、
その登録者に基づいて「審査者」、「承認者」を自動設
定するようにしてもよい。また、「申請者」、「登録
者」、「審査者」、「承認者」は個人に限らず、組織で
あってもよい。

【００５４】なお、コンピュータに対して、上述した各
手段を実行させるためのプログラムコードをそれぞれ記
録した記録媒体（例えば、ＣＤ−ＲＯＭ、フロッピィデ
スク、ＲＡＭカード等）を提供するようにしてもよい。
すなわち、コンピュータが読み取り可能なプログラムコ
ードを有する記録媒体であって、ネットワークを介して
何れかのクライアント端末から送信されて来た保管対象
である文書毎に、複数種の期限情報を登録する機能と、
文書毎に登録された複数種の期限情報と現在の日時情報
とを参照することによって、各文書の中から期限通知の
必要な文書を検出すると共に、その期限の種類を検出す
る機能と、検出された文書に対する関係者を取得し、こ
の関係者宛に前記期限通知を行う機能とを実現させるた
めのプログラムを記録したコンピュータが読み取り可能
な記録媒体を提供するようにしてもよい。

【００５５】（第２実施形態）以下、この発明の第２実
施形態について図１４〜図１８を参照して説明する。な
お、上述した第１実施形態は、期間テーブル１３を参照
して複数種の期限情報を自動生成して期限通知を行うよ
うにしたが、この第２実施形態は、作成文書を分類保管
するフォルダに複数種の期限情報を対応付けておくこと
によって期限通知を行うようにしたものである。ここ
で、両実施形態において基本的に同一のものは、同一符
号を付して示し、その説明を省略する他、以下、第2実
施形態の特徴部分を中心に説明するものとする。

【００５６】この第２実施形態における管理サーバ１
は、登録者端末３から送信されて来た文書ファイルをそ
の登録者が指定した分類別フォルダに対して保管するよ
うにしている。管理サーバ１は、この分類別フォルダに
保管されている文書ファイルに対応して、その文書に関
する期限情報が設定されているかを判別し、期限情報が
設定されている文書であれば、この期限情報にしたがっ
てその文書に対する関係者宛に期限通知を行い、期限情
報が設定されていない文書であれば、その文書の保管先
である分類別フォルダに対応付けられている期限情報を
取得し、この期限情報にしたがってその文書に対する関
係者宛に期限通知を行うようにしている。この場合、管
理サーバ１は、複数の分類別フォルダに対応して、その
「フォルダ管理情報」と、分類別フォルダに保管されて
いる各文書に対応して、その「インデックス管理情報」
とを記憶管理するようにしている。

【００５７】図１４は、分類別フォルダ対応の「フォル
ダ管理情報」を示した図である。このフォルダ管理情報
は、分類別フォルダ毎に、「フォルダＩＤ」、「フォル
ダ名」「リンクフォルダＩＤ」、「有効期限」、「有効
期限ニアエンド」、「更新期限」、「更新期限ニアエン
ド」、「保管期限」、「保管期限ニアエンド」、「持ち
出し期限」、「審査・承認回答期限」の各項目を有して
いる。すなわち、フォルダ管理情報には、分類別フォル
ダ毎に複数種の期限情報が予め設定されている。なお、
分類別フォルダは、文書の種類に対応して設けられたも
ので、この分類別フォルダに対応付けられている複数種
の期限情報は、文書の種類に関連したものとなってい
る。なお、分類別フォルダは、文書の種類に対応して設
ける他に、部署、組織に対応して設けるようにしてもよ
い。つまり、文書をどのように分類保管するかは任意で
ある。

【００５８】図１５は、文書対応の「インデックス管理
情報」を示した図で、このインデックス管理情報は、文
書毎に、「作成者ＩＤ」、「文書番号＋版数」、「文書
名」、「所属部署名」、「作成日」、「有効期限」、
「有効期限ニアエンド」、「更新期限」、「更新期限ニ
アエンド」、「保管期限」、「保管期限ニアエンド」、
「持ち出し期限」、「審査者」、「審査依頼受領日」、
「承認者」、「承認依頼受領日」、「審査・承認回答期
限」、「文書登録予定日」、「リンクフォルダＩＤ」の
各項目を有している。すなわち、基本的には上述した第
１実施形態で示した登録レコードと同様であり、各種の
期限情報は、その登録者が入力する必須項目ではなく、
必要に応じて入力設定されたものである。

【００５９】図１６は、管理サーバ１における全体動作
の概要を示したフローチャートである。管理サーバ１
は、定期的に実行する期限管理の実行タイミングかをチ
ェックし（ステップＥ１）、その実行タイミングであれ
ば、各種期限切れ確認を行う為の期限管理処理（後述す
る）を実行した後（ステップＥ２）、その他の処理（通
常処理）に移行する（ステップＥ３）。また、期限管理
の実行タイミングでなければ、文書の検索要求の有無を
チェックし（ステップＥ４）、検索要求が無ければ、そ
の他の処理（通常処理）に移行するが（ステップＥ
７）、、検索要求が有れば、上述の期限管理処理を実行
した後（ステップＥ５）、その他の処理（通常処理）に
移行する（ステップＥ６）。

【００６０】図１７および図１８は、各種期限切れ確認
を行う為の期限管理処理を示したフローチャートであ
る。管理サーバ１は、文書対応の「インデックス管理情
報」を読み出し（ステップＦ１）、その中に期限情報が
設定されているかを判別し（ステップＦ２）、文書に期
限情報が設定されている場合には、この期限情報にした
がった期限管理処理を実行開始する。つまり、その文書
対応のインデックス管理情報から「有効期限」、「有効
期限ニアエンド」を取得して期限切れか（ステップＦ
３）、期限間近（ニアエンド）かを判別し（ステップＦ
４）、期限切れであれば、期限切れ処理を開始し（ステ
ップＦ５）、期限間近かであれば、ニアエンド処理を開
始し（ステップＦ６）、その旨を関係者全員（申請者、
登録者、審査者、承認者等）にメール通知する。

【００６１】次に、文書対応のインデックス管理情報か
ら「更新期限」、「更新期限ニアエンド」を取得して期
限切れか（ステップＦ７）、期限間近かを判別し（ステ
ップＦ８）、期限切れであれば、期限切れ処理を開始し
てその旨を登録者宛にメール通知し（ステップＦ９）、
期限間近かであれば、ニアエンド処理を開始して、その
旨を登録者、承認者宛にメール通知する（ステップＦ１
０）。更に、文書対応のインデックス管理情報から「保
管期限」、「保管期限ニアエンド」を取得して期限切れ
か（ステップＦ１１）、期限間近かを判別し（ステップ
Ｆ１２）、期限切れであれば、期限切れ処理を開始し
（ステップＦ１３）、期限間近かであれば、ニアエンド
処理を開始し（ステップＦ１４）、その旨を登録者、シ
ステム管理者宛にメール通知する。

【００６２】一方、文書対応の「インデックス管理情
報」の中に期限情報が設定されていない場合には（ステ
ップＦ２）、期限情報を自動生成する為に図１８のフロ
ーチャートに移り、その文書が保管されている分類別フ
ォルダ対応の「フォルダ管理情報」を読み出し（図１８
のステップＦ２１）、この期限情報にしたがった期限管
理処理を実行開始する。すなわち、分類別フォルダ対応
の「フォルダ管理情報」から「有効期限」、「有効期限
ニアエンド」を取得して期限切れか（ステップＦ２
２）、期限間近かを判別し（ステップＦ２３）、期限切
れであれば、期限切れ処理を開始し（ステップＦ２
４）、期限間近かであれば、ニアエンド処理を開始し
（ステップＦ２５）、その旨を関係者全員（申請者、登
録者、審査者、承認者等）にメール通知する。

【００６３】以下、上述した場合と同様、「更新期
限」、「更新期限ニアエンド」を取得して期限切れか
（ステップＦ２６）、期限間近かを判別し（ステップＦ
２７）、その判別結果に応じて期限切れ処理（ステップ
Ｆ２８）、ニアエンド処理を開始する（ステップＦ２
９）。更に、「保管期限」、「保管期限ニアエンド」を
取得して期限切れか（ステップＦ３０）、期限間近かを
判別し（ステップＦ３１）、その判別結果に応じて期限
切れ処理（ステップＦ３２）、ニアエンド処理を開始す
る（ステップＦ３３）。

【００６４】以上のように、この第２実施形態において
管理サーバ１は、この分類別フォルダに保管されている
文書ファイルに対応して、その「インデックス管理情
報」に期限情報が設定されているかを判別し、期限情報
が設定されている文書であれば、この期限情報にしたが
ってその文書に対する関係者宛に期限通知を行い、期限
情報が設定されていない文書であれば、その文書の保管
先である分類別フォルダに対応付けられている期限情報
を取得し、この期限情報にしたがってその文書に対する
関係者宛に期限通知を行うようにしたから、文書を作成
保管する毎にその文書登録者が期限情報を入力指定しな
くても、その文書が分類保管されたフォルダに依存する
期限に基づいた期限通知が可能となり、文書登録者の負
担を軽減することができると共に、確実な期限管理が可
能となる。

【００６５】なお、この第２実施形態においても、期限
通知を行う関係者を期限の種類に応じて選択するように
してもよい。また、管理サーバ１は、登録者端末３から
送信されて来た文書ファイルをその登録者が指定した分
類別フォルダに対して保管するようにしたが、その文書
の種類や登録者の所属部署等を判別し、それに該当する
分類別フォルダを自動選別して分類保管するようにして
もよい。更に、上述した第１および第２実施形態で示し
た文書管理システムは、ＬＡＮに適用したが、勿論、広
域通信網を介して文書管理を行うようにしてもよい。

【００６６】また、コンピュータが読み取り可能なプロ
グラムコードを有する記録媒体であって、クライアント
端末から送信されて来た文書を分類保管する分類別フォ
ルダに保管されている文書に対応して、その文書に関す
る期限情報が設定されているかを判別する機能と、期限
情報が設定されている文書であることが判別された場合
には、この期限情報にしたがって当該文書に対する関係
者宛に期限通知を行い、期限情報が設定されていない文
書であることが判別された場合には、当該文書の保管先
である分類別フォルダに対応付けられている期限情報を
取得し、この期限情報にしたがって当該文書に対する関
係者宛に期限通知を行う機能とを実現させるためのプロ
グラムを記録したコンピュータが読み取り可能な記録媒
体を提供するようにしてもよい。

【００６７】

【発明の効果】第１の発明（請求項１記載の発明）によ
れば、保管対象である文書毎に、登録されている複数種
の期限情報と現在の日時情報とを参照することによっ
て、各文書の中から期限通知の必要な文書を検出すると
共に、その期限の種類を検出し、この文書に対する関係
者宛に期限通知を行うようにしたから、文書毎に複数種
の期限を一元管理できると共に、期限通知の必要な文書
とその期限の種類とを特定してその関係者宛に通知する
ことができ、また、関係者にあっては、例えば、どの文
書が期限切れなのか、期限切れとなった期限の種類は何
かを明示した期限切れ通知を受取ることによって素早い
対応が可能となり、期限管理や期限通知を木目細かに行
うことができる。第２の発明（請求項１１記載の発明）
によれば、分類別フォルダに保管されている文書に対応
して、その文書に関する期限情報が設定されているかを
判別し、期限情報が設定されている文書であれば、この
期限情報にしたがって当該文書に対する関係者宛に期限
通知を行い、期限情報が設定されていない文書であれ
ば、当該文書の保管先である分類別フォルダに対応付け
られている期限情報を取得し、この期限情報にしたがっ
て当該文書に対する関係者宛に期限通知を行うようにし
たから、文書を作成する毎にその文書作成者が期限情報
を入力指定しなくても、その文書が分類保管されたフォ
ルダに依存する期限に基づいた期限通知が可能となり、
文書作成者の負担を軽減することができると共に、確実
な期限管理が可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】文書管理システムを示したブロック図。

【図２】管理サーバ１が各クライアント端末２〜７の要
求に応じて送信する処理メニュー画面（Ｗｅｂページ）
を示した図。

【図３】（Ａ）は、文書申請データベース１１のレコー
ド内容を示した図、（Ｂ）は、文書登録データベース１
２のレコード内容を示した図。

【図４】期間テーブル１３の内容を示した図。

【図５】（Ａ）は、通知データベース１４の内容を示し
た図、（Ｂ）は、クライアント別の期限リスト内容を示
した図。

【図６】管理サーバ１の基本的構成要素を示したブロッ
ク図。

【図７】申請者端末２から要求された文書登録申請に応
じて実行開始される処理を示したフローチャート。

【図８】１日に１回実行開始される登録予定期限管理処
理（登録予実管理処理）を示したフローチャート。

【図９】登録者端末３からの文書登録／更新要求に応じ
て実行開始される処理を示したフローチャート。

【図１０】図９に続く、処理を示したフローチャート。

【図１１】1日に1回実行開始される期限管理処理を示し
たフローチャート。

【図１２】図１１に続く、期限管理処理を示したフロー
チャート。

【図１３】図１２に続く、期限管理処理を示したフロー
チャート。

【図１４】第２実施形態において、分類別フォルダ対応
の「フォルダ管理情報」を示した図。

【図１５】第２実施形態において、文書対応の「インデ
ックス管理情報」を示した図。

【図１６】第２実施形態において、管理サーバ１におけ
る全体動作の概要を示したフローチャート。

【図１７】図１６で示した各種期限切れ確認を行う為の
期限管理処理を詳述したフローチャート。

【図１８】図１７に続く、期限管理処理を示したフロー
チャート。

【符号の説明】

１ 管理サーバ ２ 申請者端末 ３ 登録者端末 ４ 審査者端末 ５ 承認者端末 ６ 閲覧者端末 ７ システム管理者端末 ８ ネットワーク網 １１ 文書申請データベース １２ 文書登録データベース １３ 期間テーブル １４ 通知データベース １０１ ＣＰＵ １０２ 記憶装置 １０４ 通信装置

Claims (13)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】複数のクライアント端末にネットワークを
   介して接続され、何れかのクライアント端末から送信さ
   れて来た文書を受信して保管管理する文書管理システム
   であって、 保管対象である文書毎に、複数種の期限情報を登録する
   期限情報登録手段と、 この期限情報登録手段によって文書毎に登録された複数
   種の期限情報と現在の日時情報とを参照することによっ
   て、各文書の中から期限通知の必要な文書を検出すると
   共に、その期限の種類を検出する検出手段と、 この検出手段によって検出された文書に対する関係者を
   取得し、この関係者宛に前記期限通知を行う通知手段
   と、 を具備したことを特徴とする文書管理システム。
2. 【請求項２】前記通知手段は、前記検出手段によって検
   出された文書に対する関係者を取得する際に、前記検出
   手段によって検出された期限の種類に応じた関係者を選
   択取得する、 ようにしたことを特徴とする請求項１記載の文書管理シ
   ステム。
3. 【請求項３】文書の種類に対応して複数種の期間情報を
   記憶する期間情報記憶手段と、 クライアント端末から送信されて来た文書を保管する際
   に、前記期間情報記憶手段から当該文書の種類に対応す
   る複数種の期間情報を読み出す読出手段と、 この読出手段によって読み出された複数種の期間情報に
   基づいて複数種の期限情報を算出する算出手段と、 を設け、前記前記期限情報登録手段は、前記算出手段に
   よって算出された複数種の期限情報を登録する、 ようにしたことを特徴とする請求項１記載の文書管理シ
   ステム。
4. 【請求項４】前記複数種の期限情報の中には、文書の更
   新時期を指定する更新期限を含み、 この更新期限にしたがって当該文書が更新された場合に
   は、元の更新期限を新たな更新期限に変更する、 ようにしたことを特徴とする請求項1記載の文書管理シ
   ステム。
5. 【請求項５】前記複数種の期限情報の中には、文書更新
   期限の他に、その文書の有効期限を含み、 この更新期限にしたがって当該文書が更新された場合に
   は、その更新期限の変更と共に、有効期限の変更も行
   う、 ようにしたことを特徴とする請求項４記載の文書管理シ
   ステム。
6. 【請求項６】前記複数種の期限情報の中には、文書の有
   効期限と保管期間とを含み、 この有効期限の経過により当該文書を無効として保管
   し、この保管期間の経過により当該文書を削除する、 ようにしたことを特徴とする請求項１記載の文書管理シ
   ステム。
7. 【請求項７】前記関係者の中には、当該文書の作成者の
   他に、その文書を審査する審査者を含み、 前記通知手段は、文書の作成者および審査者宛に前記期
   限通知を個別に行う、 ようにしたことを特徴とする請求項１記載の文書管理シ
   ステム。
8. 【請求項８】前記検出手段によって検出された文書の識
   別情報とその期限の種類を示す情報と案内メッセージと
   を含む期限リストを作成する作成手段を設け、 前記通知手段は、前記作成手段によって作成された期限
   リストをその関係者宛に通知する、 ようにしたことを特徴とする請求項１記載の文書管理シ
   ステム。
9. 【請求項９】文書の登録申請を受け付けた段階で、正式
   に登録保管されていない文書に対しては、その文書の登
   録予定時期とその文書の登録予定者とを管理し、 その登録予定時期に応じてその文書登録予定者に対して
   文書登録の期限通知を行う、 ようにしたことを特徴とする請求項１記載の文書管理シ
   ステム。
10. 【請求項１０】前記検出手段は、文書毎に登録された複
    数種の期限情報と現在の日時情報とを参照することによ
    って、各文書の中から期限切れの文書あるいは期限間近
    の文書を期限通知の必要な文書として検出する、 ようにしたことを特徴とする請求項１記載の文書管理シ
    ステム。
11. 【請求項１１】複数のクライアント端末にネットワーク
    を介して接続され、何れかのクライアント端末から送信
    されて来た文書を受信して保管管理する文書管理システ
    ムであって、 クライアント端末から送信されて来た文書を分類保管す
    る分類別フォルダに保管されている文書に対応して、そ
    の文書に関する期限情報が設定されているかを判別する
    判別手段と、 この判別手段によって期限情報が設定されている文書で
    あることが判別された場合には、この期限情報にしたが
    って当該文書に対する関係者宛に期限通知を行い、期限
    情報が設定されていない文書であることが判別された場
    合には、当該文書の保管先である分類別フォルダに対応
    付けられている期限情報を取得し、この期限情報にした
    がって当該文書に対する関係者宛に期限通知を行う通知
    手段と、 を具備したことを特徴とする文書管理システム。
12. 【請求項１２】コンピュータに対して、 ネットワークを介して何れかのクライアント端末から送
    信されて来た保管対象である文書毎に、複数種の期限情
    報を登録する機能と、 文書毎に登録された複数種の期限情報と現在の日時情報
    とを参照することによって、各文書の中から期限通知の
    必要な文書を検出すると共に、その期限の種類を検出す
    る機能と、 検出された文書に対する関係者を取得し、この関係者宛
    に前記期限通知を行う機能と、 を実現させるためのプログラム。
13. 【請求項１３】コンピュータに対して、 クライアント端末から送信されて来た文書を分類保管す
    る分類別フォルダに保管されている文書に対応して、そ
    の文書に関する期限情報が設定されているかを判別する
    機能と、 期限情報が設定されている文書であることが判別された
    場合には、この期限情報にしたがって当該文書に対する
    関係者宛に期限通知を行い、期限情報が設定されていな
    い文書であることが判別された場合には、当該文書の保
    管先である分類別フォルダに対応付けられている期限情
    報を取得し、この期限情報にしたがって当該文書に対す
    る関係者宛に期限通知を行う機能と、 を実現させるためのプログラム。