JP2007206822A - 文書管理システム、文書廃棄管理システム、文書管理方法および文書廃棄管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】印刷文書の印刷日時での文書管理では不十分であった。
【解決手段】電子文書を生成する電子文書生成手段と、電子文書生成手段によって電子文書が生成されたことを証明する時間に関する情報を取得する時間情報取得手段102と、電子文書に対応した印刷文書の保管期間に関する情報を取得する保管情報取得手段106とを含む電子文書生成装置１と、電子文書に対する識別情報と、印刷文書の保管期間に関する情報とを対応づけた文書管理情報を記憶する管理情報記憶手段122を含む文書管理装置２とを備え、文書管理情報を用いて印刷文書の管理を行う。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書を管理する際に適用して好適な文書管理システム、文書廃棄管理システム、文書管理方法および文書廃棄管理方法に関する。

一般に、企業のオフィスや市役所などの公共機関では、部外秘や社外秘などの機密文書を扱うことが多い。こうした機密文書の原本は、第三者への漏洩を防止するために、厳重な管理のもとで保管される。また、不要になった機密文書は、シュレッダなどを用いて廃棄される。

経理関係の機密文書（請求書、領収書、精算書等）には、当該機密文書を保管しておかなければならない期間が指定されるものが多い。このため、機密文書を細断によって廃棄する場合は、それに先立って、いま廃棄対象としている機密文書が本当に廃棄してよいものかどうかを担当者が原本台帳などで確認する必要がある。

しかしながら、大量の機密文書を廃棄する場合は、各々の機密文書の保管期間を１つずつ確認して廃棄の作業を進めることが非常に面倒でかつ時間がかかるものとなる。また、人為的な確認ミスによって、保管期間が残っている機密文書を誤って廃棄してしまう恐れがある。

そこで、下記特許文献１には、書類を読み取る画像読取手段と、読み取った画像データを記憶する画像記憶手段と、記憶された画像データを保存する画像データ保存手段と、書類が画像データとして保存された後に当該書類を裁断する裁断手段とを有するシュレッダ機能付スキャナ装置が記載されている。かかる装置によれば、仮に保管期間が残っている機密文書を誤って廃棄してしまった場合でも、機密文書の画像を電子データとして残すことができる。

また、下記特許文献2には、印刷文書に対する文書IDと印刷した用紙を識別する用紙IDと印刷枚数をデータベースに登録して、印刷した文書の履歴を管理する出力文書管理システムが記載されている。本特許文献では、特にプリンタにより用紙に印刷する時点から文書の管理を開始しており、印刷した用紙に固有のIDである用紙IDによって、出力から廃棄までの紙文書の履歴を追跡可能とした発明である。また、印刷した文書に対して、閲覧が許可される期間を設定することが可能となっており、未破棄文書を抽出し、当該未破棄文書の出力からの経過期間と、閲覧許可期間を比較し、許可されている期間を超過している場合には機密文書を保持しているユーザに破棄するように通知するという技術が開示されている。

一方、平成17年4月1日に施行されたe文書法（正式には「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」）では、紙文書として保管していた帳票類を、電磁的方法による書面による保存が認められることになったが、その帳票の種類に応じた保管期間の間は原本となる紙文書についても、保管が義務付けられている。たとえば経理部門への領収書による立替分の支払請求などの帳票は、一般的に帳票作成システムのような全社的なシステムにより運用されているケースが多い。

このようなシステムでは必要事項を入力して、会社の経費で清算可能な支払いに対して、一時的に社員が立て替えて支払い、その際の領収書によって、金額を証明した上で、会社からの立替金額に対する支払いを請求するような場合がある。つまりシステムでの必要事項の入力を受けて、帳票を作成し印刷するとともに、金額や支払い項目、支払い日が記載された領収書や請求書等の証明書を貼り付けて申請処理を行う場合が多い。

このようにｅ文書法で、文書の電磁的方法による保存を行う際には、領収書等の必要な書類を貼り付けた上で申請した場合には領収書を貼り付けたものが原本であり、原本が作成あるいは提出された日が保管期間の起点となるべきであり、印刷文書で保管・管理していた文書を、電子化したファイルで管理するために必要な文書管理システムが必要となってきていた。

特開２００２−３６８９６６号公報 特開２００５−１９０３６５号公報

しかしながら、これら従来技術には以下のような課題があった。
機密文書の原本は１つしか存在しないため、機密文書の画像を電子データで残したとしても、元の原本を再生することはできない。したがって、機密文書等を廃棄する際の面倒な確認作業を省くことはできない。また、人為的な確認ミスによる誤廃棄を回避することもできない。あとから領収書や請求書などの書類を貼り付けることで正式な申請書類が作成される場合に、印刷文書の印刷日時での文書管理では不十分という課題があった。

さらに、印刷される文書のほとんどはコンピュータ端末等を用いて電子ファイルとして作成され、それをプリンタ等の印刷装置により紙の上の印刷された文書である場合が多く、文書の生成に始まる文書のライフサイクルを管理するためには、文書が電子ファイルとして生成された時点からの管理が望まれていた。

本発明は、電子文書を生成する電子文書生成手段と、前記電子文書生成手段によって前記電子文書が生成されたことを証明する時間に関する情報を取得する時間情報取得手段と、前記電子文書が生成されたことを証明する時間に関する情報から、前記電子文書に対応した印刷文書の保管期間に関する情報を取得する保管期間取得手段と、前記電子文書に対する識別情報と、前記印刷文書の保管期間に関する情報とを対応づけた文書管理情報を記憶する管理情報記憶手段とを有し、前記文書管理情報を用いて前記印刷文書の管理を行うことを特徴とする文書管理システムに関するものである。

また本発明は、前記保管情報取得手段が取得する前記印刷文書の保管期間に関する情報が、前記時間情報取得手段が取得した前記電子文書が生成されたことを証明する時間情報および、前記電子文書の種別に関する情報に応じて予め定められた前記印刷文書の保管期間であることを特徴とする。

また、本発明は、前記保管情報取得手段が取得する前記印刷文書の保管期間に関する情報が、前記時間情報取得手段が取得した前記電子文書が生成されたことを証明する時間情報と前記電子文書の種別に関する情報に応じて予め定められた前記印刷文書の保管期間から求められた前記印刷文書の保管期限であることを特徴とする。

また、本発明は、前記保管情報取得手段が取得する前記印刷文書の保管期間に関する情報が、前記時間情報取得手段が取得した前記電子文書が生成されたことを証明する時間情報および、前記電子文書の種別に関する情報であることを特徴とする。

また、本発明は、前記電子文書生成手段が、前記印刷文書を読み取ることによって前記電子文書を生成することを特徴とする。

また、本発明は、前記電子文書生成手段が、前記印刷文書を光学的に読み取ることによって前記電子文書を生成することを特徴とする。

また、本発明は、前記電子文書生成手段がコンピュータ端末であって、文書作成ソフトによる電子文書の作成処理によって生成されることを特徴とする。

また、本発明は、前記電子文書に対する識別情報が、前記電子文書生成手段の前記電子文書を生成する処理に応じて取得されることを特徴とする。

また本発明は、前記電子文書に対する識別情報が、前記印刷文書を読み取ったデータから抽出した識別コードを復号することで取得されることを特徴とする。

また本発明は、前記電子文書に対する固有の識別情報が、前記印刷文書を光学的に読み取った画像データから抽出した識別コードを復号することで取得されることを特徴とする。

また本発明は、さらに前記電子文書の画像データに固有なダイジェスト値を算出する画像特徴量算出手段を有し、前記時間情報取得手段が、少なくとも前記ダイジェスト値を含むタイムスタンプ要求をタイムスタンプ局に送信することにより、前記タイムスタンプ局からタイムスタンプを取得することで、電子文書が生成された時間に関する情報を取得することを特徴とする。

また本発明は、電子文書に対する識別情報と、前記識別情報に対応した電子文書が生成された時間に基づいて設定された当該電子文書に基づく印刷文書の保管に関する情報とを対応付けた文書管理情報を記憶する管理情報記憶手段と、廃棄対象文書から、当該廃棄対象文書に対する識別情報を読み取る廃棄文書識別情報読取手段と、前記管理情報記憶手段に記憶された前記文書管理情報から、前記廃棄対象文書に対する識別情報に対応する当該廃棄対象文書の保管に関する情報を抽出する廃棄情報抽出手段と、前記廃棄情報抽出手段が抽出した前記保管に関する情報をもとに、当該廃棄対象文書の廃棄許可を判断する廃棄許可判断手段と、前記廃棄許可判断手段によって、廃棄許可がなされた場合に、前記廃棄対象文書を廃棄する廃棄手段とからなることを特徴とする文書廃棄管理システムである。

また本発明は、前記保管に関する情報が、保管期間、保管期限日、廃棄許可日のうちの少なくともいずれかひとつを含むことを特徴とする文書廃棄管理システムに関するものである。

また本発明は、電子文書を生成する電子文書生成ステップと、前記電子文書が生成されたことを証明する時間に関する情報を取得する時間情報取得ステップと、前記電子文書に対応した印刷文書の保管期間に関する情報を取得する保管情報取得ステップと、前記電子文書に対する識別情報と、前記印刷文書の保管期間に関する情報とを対応づけた文書管理情報を記憶する管理情報記憶ステップとを有し、前記文書管理情報を用いて、前記電子文書または前記電子文書を印刷した印刷文書の管理を行う文書管理方法に関するものである。

また本発明は、電子文書に対する識別情報と、前記識別情報に対応した電子文書が生成された時間に基づいて設定された当該電子文書に基づく印刷文書の保管に関する情報とを対応付けた文書管理情報を記憶する管理情報記憶ステップと、廃棄対象文書から、当該廃棄対象文書に対する識別情報を読み取る廃棄文書識別情報読取ステップと、前記管理情報記憶ステップで記憶された前記文書管理情報から、前記廃棄対象文書に対する識別情報に対応する当該廃棄対象文書の保管に関する情報を抽出する廃棄情報抽出ステップと、前記保管に関する情報をもとに、当該廃棄対象文書の廃棄許可を判断する廃棄許可判断ステップと、前記廃棄許可判断ステップによって、廃棄許可がなされた場合に、前記廃棄対象文書を廃棄する廃棄ステップとからなることを特徴とする文書廃棄管理方法に関するものである。

本発明の請求項1に係る発明によれば、電子文書が生成されたことの証明によって、電子文書に対応する印刷文書の存在の証明と時間の確証が得られ、電子文書に対応した印刷文書の保管に関する管理を電子文書と対応付けて行うことができるので、印刷文書の保管管理が容易になるとともに、確実な保管期限管理が可能になる。

本発明に請求項2に係る発明によれば、電子文書が生成されたことを証明する時間情報と、印刷文書の保管期間を取得して管理情報として記憶するので、これによる文書の管理が可能となるので、電子文書が生成されてから、電子文書に対応した印刷文書、あるいは電子文書に対応した原本となる印刷文書の保管期間を確実に把握、管理することができる。

本発明の請求項3に係る発明によれば、文書の種別に応じて保管期間が定められており、保管期限を求めるので、電子文書が生成されてから、電子文書に対応した印刷文書、あるいは電子文書に対応した原本となる印刷文書の保管期間を確実に把握、管理することができる。

本発明の請求項4に係る発明によれば、電子文書の生成された時間情報と文書の種別が記憶されているので、文書の種別に応じた保管期間に基づいて、電子文書に対応した印刷文書、あるいは電子文書に対応した原本となる印刷文書の保管期間を確実に把握、管理することができる。

本発明の請求項5または6に係る発明によれば、印刷文書が原本としてすでに用意されている場合であっても、印刷文書を読み取って電子文書を生成して、印刷文書を電子化して保管が可能となり、かつ原本の廃棄が義務付けられている期間の文書管理が可能となる。

本発明の請求項7に係る発明によれば、コンピュータによって電子文書を生成し、それをもとに印刷された文書の管理において、電子文書が生成されたことを証明する時間に関する情報を取得するので、当該電子文書に対応した印刷文書の保管に対して、電子化したファイルでの保管が可能となり、かつ原本の廃棄が義務付けられている期間の文書管理が可能となる。

本発明の請求項8に係る発明によれば、電子文書を生成する際に識別情報を取得するので、たとえば証憑作成システムでの処理に関する識別番号などによる文書の保管管理が可能となり、システムでの管理がより容易になる。

本発明の請求項9ないし10に係る発明によれば、識別情報を符号化することにより、電子化する処理によって識別情報を復号することが可能となり、印刷文書と電子文書との対応付けが容易にかつ確実に可能となる。

本発明の請求項11に係る発明によれば、電子文書に固有のダイジェスト値を算出し、それによりタイムスタンプを取得できるように構成しているので、確実に取得した時間情報と電子文書との対応がつけられるので、確実に当該電子文書の生成時間として管理できることになり、正確でかつ確実な文書の保管管理が可能となる。

本発明の請求項12ないし13に係る発明によれば、電子文書を生成したことを証明する時間に関する情報によって、印刷文書の保管管理を行うことにより、当該電子文書に対応した印刷文書の保管に対して、電子化したファイルでの保管が可能となり、かつ原本の廃棄について確実な廃棄判断が可能となることで、誤って保管が必要な文書を廃棄してしまったり、廃棄しなければならない文書を廃棄し忘れるといった廃棄に関する処理を誤ることがなくなる。

以下、本発明の具体的な実施の形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。
図１は本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す図である。図示した文書管理システムは、電子文書生成装置１と、文書管理装置２と、文書廃棄装置３と、画像処理装置4と、コンピュータ端末5を用いて構成されている。電子文書生成装置１、文書管理装置２、文書廃棄装置３、画像処理装置4およびコンピュータ端末5は、それぞれ共通のネットワーク6に接続されており、共通のネットワーク6を通じて他の外部ネットワークとの接続が可能となっていて、外部ネットワークおよび共通のネットワーク6を通じて、タイムスタンプ局6との接続ができるようになっている。

電子文書生成装置１は、電子情報である文書ファイルを生成する装置である。文書管理装置２は、電子文書生成装置１によって生成された文書に関して種々の管理処理を行うものである。文書廃棄装置３は、電子文書生成装置１によって生成された文書や他の文書の廃棄処理を行うものである。ネットワーク6は、例えば、ＬＡＮ(Local Area Network)やＷＡＮ(Wide Area Network)を用いて構成されるものである。

図２は電子文書生成装置１の構成例を示すブロック図である。電子文書生成装置１は、例えばデジタル複写機やデジタル複合機（多機能型複写機）などの画像形成装置や、コンピュータ等の端末装置を用いて構成されるものである。
本実施の形態においては、電子文書生成装置1としてデジタル複合機で構成した場合の例について説明を行う。

まず、文書を光学的に読み取る画像読取部101と、読み取られて電子化された画像データの画像特徴量を算出する画像特徴量算出部102と、画像特徴量をタイムスタンプ局６に送信してタイムスタンプを取得するタイムスタンプ取得部103と、取得したタイムスタンプを電子化された画像データに埋め込むタイムスタンプ埋め込み部104と、画像読取部101で読み取られた文書の種別に応じた保管期間が対応づけられた文書保管情報を記憶した文書種別記憶部105と、取得したタイムスタンプ情報から電子化されたファイルの生成されたことを証明する日時をもとに保管情報を求める保管情報取得部106と、画像読取部101で読み取った画像データからバーコードを抽出するバーコード抽出部107と、抽出したバーコードを復号するバーコード復号部108と、上記保管情報とタイムスタンプが埋め込まれた画像情報とバーコードから復号された文書IDを元に電子ファイル管理情報を生成する電子ファイル管理情報生成部109からなる。

また、電子文書生成装置１は、図2に図示しない操作パネルを備える。この操作パネルは、電子文書生成装置１を使用するユーザが各種の情報を入力したり、ユーザに対して各種の情報を表示したりするためのユーザインターフェースとなるものである。操作パネルは、例えば、各種のボタン、スイッチ、キー等を有する入力部と、タッチパネル付きの液晶ディスプレイからなる表示部とによって構成されるものである。

画像読取部101は、読み取り対象となる原稿の画像を光学的に読み取るものである。この画像読取部101では、透明な原稿台（プラテンガラス）にセットされた原稿面に光を照射して、当該原稿面からの反射光をミラー、レンズ等の結像光学系を介して読み取りセンサ（ＣＣＤセンサ等）の受光面で結像させることにより、原稿画像に対応した画像データ（スキャンデータ）を生成するものである。その際、原稿面は、結像光学系の移動によって読み取り走査される。
画像特徴量算出部102は、読み取られた画像データからその特徴となる特徴量を算出する。

バーコード抽出部107は、読み取った支払い申請書の画像から所定のコーナー部分に付加されたバーコードを読み取る。バーコードは、少なくとも文書に固有の識別情報として設定された文書IDを含む情報となる。一般的にバーコードは、一次元方向にのみ情報をもつ一次元バーコードと、二次元方向に情報をもつ二次元バーコードに大別されるが、本発明を実施するに当たってはどちらも利用可能である。ただし、上述した文書IDのほかに、種々の情報やデータを1つのバーコードに収納したい場合には、より多くのデータ容量を持つ二次元バーコードを用いることが望ましい。本実施の形態では、一例として、二次元バーコードの一種で、一般に普及しているQRコード（登録商標）を用いることにする。
読み取ったQRコードを元に、バーコード復号部108は合成されていたQRコードを復号して、コード化されていた情報から文書IDを抽出する。
一方、画像読取部101で生成された画像データに基づき、画像特徴量算出部102によって、読み取られた画像の特徴量が算出される。特徴量としては、たとえば読み取られた画像のハッシュ値のような画像情報を所定の計算式によって算出した固有値を用いるとよい。

タイムスタンプ取得部103は、画像特徴量算出部102が算出した読取画像データに固有のハッシュ値をタイムスタンプ局６に送信し、タイムスタンプ局６によって、読取画像ファイルの生成日時を信頼のおける時刻として取得することができる。
あるいは公的なタイムスタンプ局６が発行するタイムスタンプほどに正確な時刻が必要でなければ、文書管理システム内の複数の電子文書生成装置や画像処理装置、後述する文書廃棄装置がアクセス可能な時間管理用のサーバから時間情報を取得するように構成することも可能で、これによってシステム内で一定の時間管理が可能となる。

文書種別記憶部105は、文書の種別ごとの保管期間の対応関係が記憶されたテーブルを記憶している。この文書種別ごとの保管期間の対応関係が記憶されたテーブルの一例を図9に示す。原本の保管が必要な期間は、たとえば文書種別に応じた法律上の保管義務期間であったり、社内的な取り決めで定められた保管期間といった保管期間を、文書種別に対応付けて、あらかじめテーブルとして登録しておいたものである。

保管情報取得部106は、取得したタイムスタンプによる時間情報と、文書種別記憶部105が記憶している文書種別に応じた保管期間から、廃棄せずに原本の管理をする必要がある保管期限日を算出することで保管期限を取得する。また、保管情報取得部106は、取得したタイムスタンプによる時間情報と保管期間とをセットで記憶しておくことで保管期限を管理する必要はなくなる。あるいは、保管情報取得部が、取得したタイムスタンプの時間情報と書類の種別を取得しておくことで、種別と保管期間の対応関係により保管期間に関する情報を管理することが可能となる。

電子ファイル管理情報生成部109は、文書IDと、ファイル生成情報と、保管期間情報のそれぞれを関連づけて、文書管理装置2に文書管理情報として送信する。
ファイル生成情報としては、ファイル生成日時を最低限含み、好ましくはファイル生成者情報、ファイル生成を行った装置を特定する情報、生成された文書の画像情報などが含まれる。
また、文書ID、ファイル生成情報、保管期間情報以外にも、処理を行った申請書についての管理担当者や担当部門に関する情報であったり、申請書の原本を保管する場所に関する情報など、生成した文書や印刷された文書の管理や保管に関する情報を一緒に登録することもでき、当該申請書等の文書に関する情報を一元的に管理することが可能となる。

図3は、文書管理装置2の構成例を示すブロック図である。文書管理装置2は、たとえばコンピュータやサーバなどの装置により構成されるものであり、他の電子ファイル生成装置、文書廃棄装置、文書のスキャンによる読み取りや複写、ファクシミリ送受信等の処理を行う画像処理装置、他の文書管理装置や帳票等の文書を生成するために用いられるコンピュータ端末などの装置と、ネットワークにより接続されていて、これら装置からの指示により文書管理情報を生成・修正・付加・削除・検索等を実行する装置である。

管理情報送受信部121は、上記他の装置からの指示を受け取り、その指示に基づき管理情報や、管理情報の特定の項目の内容や、廃棄等の処理に対する許可情報等を送信したり、受信したりする機能を有する。
管理情報記憶部122は、たとえばハードディスク等の大容量記憶媒体によって構成されており、文書に関する情報を、文書IDと対応させたデータベースとして記憶する部分である。
管理情報記憶部122に記憶された管理情報は、文書を電子ファイルとして生成したときに設定される文書IDに対応するように、文書の状態や廃棄等の処理に対する情報とともに管理されている。

管理情報検索部123は、上記他の装置からの指示により、特定の文書IDを有する文書に関した管理情報を抽出するような指示を受けた場合に、指示のあった文書IDをキーにした検索処理を行うことにより、記憶してある文書管理情報の中から指示のあった文書の管理情報を検索する機能を持っている。
外部の装置からの指示により、文書の廃棄処理など、特定の処理が実行された場合には、管理情報送受信部121が外部装置からの指示を受信し、受信した指示もしくは実行した処理に関する情報によって、管理情報検索部123が、管理情報記憶部122の中から特定の文書IDに基づく管理情報の検索を行う。
検索の結果、文書IDに対応した管理情報を抽出し、外部装置からの指示もしくは情報に応じて、管理情報を外部装置に対して送信したり、外部装置での処理実行内容に基づいて文書管理情報の更新を管理情報更新部124が実行する。
更新処理の実行がなされたら、必要に応じて管理情報送受信部121から外部装置に対して、管理情報の更新が完了したという情報を送信してもよいし、更新が失敗した場合には、文書IDに対応した管理情報から、文書の管理者や生成者を管理情報検索部123によって検索し、管理者・生成者に対して、文書に対する処理が指示されたことを、管理情報送受信部121が通知してもよい。

図４は手差し送りタイプの文書廃棄装置３の機構例を示す概略図である。この文書廃棄装置３は、例えばシュレッダ装置を用いて構成されるもので、文書トレイ部１７と、インサートセンサ１８と、バーコードリーダーの読み取り光学系１９と、ストッパー２０と、フィードロール２１，２２と、パスセンサ２３と、シュレッダ部２４とを備えている。
文書トレイ部１７は、廃棄の対象となる文書が載置される部分である。文書トレイ部１７は、ストッパー２０に向かって徐々に低位となるように、水平面に対して斜めに傾斜した状態で形成されている。文書トレイ部１７の奥側（低位側）は、上述したインサートセンサ１８や読み取り光学系１９、ストッパー２０、フィードロール２１とともに、図示しないカバー部材によって覆い隠されている。

インサートセンサ１８は、文書トレイ部１７の所定の読み取り位置まで文書が差し込まれたことを検知するものである。インサートセンサ１８は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成されるもので、当該インサートセンサ１８のセンシング位置に文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となるものである。
バーコードリーダーの読み取り光学系１９は、廃棄対象となる文書のバーコード記録部分に対して、図示しない光源から照射された光の反射光を、レンズ２５を介してエリアセンサ２６で受光することにより、バーコードの画像をエリアセンサ１６に取り込む構成となっている。バーコード記録部分とは、文書の面内で、文書IDを情報の１つとして含むバーコードが記録される部をいい、その位置（領域）は文書コーナー部分で寸法的に予め規定されている。

ストッパー２０は、例えば長尺状の板状構造をなすもので、インサートセンサ１８とフィードロール２１との間に設けられている。ストッパー２０は、フィードロール２１，２２によって形成される文書搬送路の入口部分で、当該文書搬送路を開閉するものである。ストッパー２０を閉じた状態では、文書トレイ部１７からフィードロール２１に至る文書の通路を遮断するように、ストッパー２０が通路上に突出した状態で配置される。したがって、文書トレイ部１７に載置した文書を奥側に差し込むようにすると、当該文書の先端がストッパー２０に突き当たる。これに対して、ストッパー２０を開いた状態では、文書トレイ１７からフィードロール２１に至る文書の通路から退避するように、ストッパー２０が通路上から引っ込んだ状態で配置される。したがって、文書トレイ部１７に載置した文書を奥側に差し込むようにすると、当該文書の先端がフィードロール２１のニップ部分に突き当たる。

図５は文書トレイ部１７を上方から見た図である。文書トレイ部１７には、文書２７を手差しで差し込むときの差し込み方向（矢印方向）に対して、その両側に挿入ガイド２８，２９が設けられている。各々の挿入ガイド２８，２９は、文書の差し込み方向と平行なガイド面２８Ａ，２９Ａを有している。このうち、挿入ガイド２８は固定状態で設けられるものであるが、挿入ガイド２９は必要に応じて文書の幅方向（図５の上下方向）に移動可能に設けられるものである。廃棄の対象となる文書２７は、その先端側コーナー部分にバーコード記録部分３０を配置する向きで文書トレイ部１７を矢印方向に差し込まれる。このとき、差し込み方向と直交する方向で文書２７の位置を決めるために、文書２７の一方の側端を挿入ガイド２８のガイド面２８Ａに当接させて沿わせる。

これにより、ユーザの手差しによって文書２７の先端をストッパー２０に突き当てた状態では、バーコードリーダーによるコード読み取りエリアＥ内にバーコード記録部分３０が位置決め配置される。また、文書の差し込み方向において、インサートセンサ１８はストッパー２０の手前（直近）に配置されている。このため、ユーザによって手差しされた文書２７の先端がストッパー２０に突き当たるときには、その直前でインサートセンサ１８がオフ状態からオン状態に切り替わる。このことから、インサートセンサ１８がオンするタイミングは、文書２７のバーコード記録部分３０がコード読み取りエリアＥ内に配置されるタイミングを示すものとなる。

フィードロール２１は、ストッパー２０の開放によって差し込まれた文書をニップ（挟持）しつつ回転することにより、当該文書を文書搬送路に沿って搬送するものである。文書搬送路は、図示しない搬送案内部材（シュート等）を用いて形成されるものである。フィードロール２２は、フィードロール２１によって搬送された文書をニップしつつ回転することにより、当該文書を文書搬送路に沿ってシュレッダ部２４へと搬送するものである。

パスセンサ２３は、フィードロール２２からシュレッダ部２４に至る文書搬送路の途中（ほぼ中間点）で文書の通過を検知するものである。パスセンサ２３は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成されるもので、当該パスセンサ２３のセンシング位置に文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となるものである。したがって、パスセンサ２３のセンシング位置を文書の先端が通過すると、それと同時にパスセンサ２３がオフ状態からオン状態に切り替わり、その後、パスセンサ２３のセンシング位置を文書の後端が通過すると、それと同時にパスセンサ２３がオン状態からオフ状態に切り替わる。

シュレッダ部２４は、フィードロール２２によって送り込まれた文書を一方向（矢印方向）に引き込みながら細断（シュレッド）するものである。このシュレッダ部２４は、複数枚の文書（例えば、Ａ４サイズの普通紙で２０枚程度の束）を一括でシュレッド処理することが可能である。また、シュレッダ部２４は、ステープル針でステープル処理された文書であっても、そのままの状態（ステープル針を外さない状態）でシュレッド処理することが可能である。

図6は、文書廃棄装置の構成例を表したブロック図である。
個人認証部141は、たとえばICカード、磁気カードなどを用いて、廃棄処理を実行しようとしているユーザを特定する機能を持っている。これらカードを用いてユーザを特定する以外にも、公知の各種認証技術が利用可能で、指紋や虹彩といった身体的特徴を用いた生体認証技術や、ユーザIDとパスワードを操作パネルから入力してユーザ情報を管理するサーバによってユーザを特定するなどの方法によって、個人を特定することが可能である。

コード読取部142は、電子ファイルを特定するための識別情報を符号化して文書に印刷したコードを、読み取り光学系を用いて読み取るとともに、読取結果に基づいて文書に付加されたコードをデコードして、コードが表す元の情報を取得する。
保管情報取得部143は、コード読取部が取得した元の情報から電子文書を特定するための識別情報、つまり文書IDを抽出して、個人認証部141が特定したログインユーザ情報とともに文書管理装置2に送る。
廃棄許可判定部144は、保管情報取得部143が送信した文書IDに該当する保管期間情報および廃棄管理情報を文書管理装置2から受信し、文書に設定された保管期間情報および廃棄管理情報と、個人認証部141の廃棄処理者を特定する情報に応じて、当該文書が廃棄されてよいものか、廃棄されるべきでないのかを判定する機能を有している。

廃棄制御部145は、廃棄許可判定部144が判定した判定結果に基づき、廃棄が許可された場合には、シュレッダ駆動部146に廃棄を開始するよう信号を出し、廃棄を実行する。また、廃棄許可判定部144の判定の結果、廃棄が認められていない文書であったり、廃棄が認められていないユーザであって、廃棄が許可されなかった場合には、シュレッダ駆動部146に廃棄を開始する指示を出さずに、操作パネルに対して廃棄が認められない旨を、その理由とともに表示するよう制御を行う。また、必要に応じて、廃棄許可のない処理が実行されようとしたことを文書管理装置2に送信して、管理情報として登録し、文書管理者や文書生成者などに通知を行ってもよい。

シュレッダ駆動部146は、廃棄制御部145からの駆動開始信号によって、シュレッダによる文書の廃棄を実行する。
廃棄検知部147は、シュレッダによる廃棄処理が確実に実行されたかを監視するとともに、廃棄が完了したことを検出して、文書管理装置2に通知を行う。文書管理装置2に対する処理結果の通知は、廃棄処理が、いつ誰によって実行され、処理が確実に完了したという情報を、文書IDに対応付けられた廃棄処理情報として文書管理装置2によって管理するために行われる。
なお、本実施例の文書廃棄装置3は、上述した各構成のほかに、図6には図示していない操作パネルを備える。この操作パネルは、廃棄処理に関する操作をユーザに指示したり、廃棄判定の結果や廃棄文書に関する管理情報や、廃棄を実行しようとするユーザに関する情報などを表示する機能を有している。

次に上記構成からなる文書管理システムを用いた文書管理の方法について、以下に具体的な実施の形態を用いて説明する。本実施例では、文書管理を行う方法について、文書生成処理と文書廃棄処理というふたつの処理に分けて文書を管理し、それぞれの処理について、詳細に説明を行う。

まず、本発明で扱う文書は、文書生成処理にて生成される電子文書に対して1つずつ固有の文書IDを割り当てて、管理される。この電子文書は、用紙上に印刷された保管しようとする印刷文書を電子化して生成された電子文書や、逆に保管するための文書を印刷するために任意の文書作成プログラムにより作成された電子文書が、これに該当する。このような電子文書に対して固有の文書IDは、数字のみで構成されていても、数字とアルファベットや記号等を組み合わせて構成してもよい。以後、本実施の形態においては、会計監査や税務調査などの証憑書類となる文書を取り扱う場合の具体的な文書の管理方法について、具体例として図7（管理情報生成処理）のフローチャートを用いて説明する。

まず、たとえば、証憑の作成に必要な事項を入力することによって、所定のフォーマットに従った証憑書類を作成するといった証憑作成システムにおいて、証憑を作成した場合について、説明する。
上記証憑作成システムにおいて、証憑作成に必要な項目を入力して申請用台紙ファイルを生成する（ステップS101）。証憑作成に必要な項目としては、たとえば証憑作成処理日、請求書の日付、自分のユーザIDもしくは個人名等の証憑作成処理に関する項目であり、入力を行うと、作成しようとしている証憑に応じたフォーマットによって、記入事項が所定の位置に配置された申請用台紙が電子文書として作成される。
このとき、申請用台紙を印刷するにあたり、証憑作成システムは処理によって生成される文書を特定するためのIDとして文書IDを生成する（ステップS102）。証憑作成システム自身が、処理に対して固有の番号を文書IDとして割り振るような、番号を管理する機能を有している場合には、証憑作成システムが文書IDとして、処理によって生成される文書ごとに固有の文書IDを生成する。

もし、証憑作成システムのように処理によって生成される文書に固有のIDを管理するようなシステムではなく、一般的な文書作成アプリケーションのようなソフトウエアを用いて文書を作成している場合には、文書管理装置に文書を特定するIDを管理する機能を持たせてもよい。その場合、電子文書生成装置1と文書管理装置2とのやり取りによって、すでに文書管理装置2が登録済みの文書ID以外の文書IDを発行し、電子文書生成装置1は発行された文書IDを取得して、処理中の申請や文書生成に対する文書IDとして用いてもよい。
この文書IDは、行われた申請処理に対して割り当てられたIDであり、申請処理と申請用台紙とを関連付けるために用いられるものである。
次に、証憑作成処理の一環として、あるいは証憑作成処理とは独立して、作成された申請用台紙ファイルを、文書IDをコード化した情報と合成した上で印刷を行う（ステップS103）。

ここで印刷される申請用台紙の一例について図8を用いて説明する。申請用台紙を印刷するにあたり、証憑作成システムは文書IDを生成あるいは取得し、文書IDを情報の1つとして含むQRコードを、申請用台紙の所定の位置、たとえばコーナー部分に合成したQRコード161つきの申請用台紙の印刷を行う（図8(a)）。
QRコードには、少なくとも文書IDに関する情報を埋め込む以外に、たとえば作成した申請書類の文書種別、領収書や請求書の金額、文書種別や金額に応じた保管期間を一緒にQRコードに埋め込んでおいてもよい。
文書の種別や金額に応じた保管期間に関する情報をQRコードに埋め込むにあたり、たとえば図9に一例として示すような、文書の種別と、原本の保管が必要な期間を対応付けたテーブルを用いることが可能である。原本の保管が必要な期間は、たとえば文書種別に応じた法律上の保管義務期間であったり、社内的な取り決めで定められた保管期間を、あらかじめテーブルとして登録しておき、証憑作成システムにおいて文書種別を選択した結果や入力の結果によってテーブルを用いて保管期間を求めてもよいし、文書を作成するユーザによって文書種別を選択させたり、あるいは文書内に特定の文字列を含むかどうかを文字認識により判定して、テーブルをもとに自動的に保管期間を設定するようにしてもよい。
また、申請用台紙には、証憑によっては必要となる領収書を貼り付けるための領域が設けられている。このため、申請書は図8（b）で示すように申請用台紙の所定の位置162に領収書163を貼り付けるとともに、必要に応じて加筆、捺印、押印等を行うことができ、このように領収書の貼り付けによって申請書の原本を作成する。

このようにして領収書が貼り付けられた支払い申請書を作成したら、この支払い申請書を電子文書生成装置1の原稿台にセットして、支払い申請書を画像読取部101で読み取る（ステップS104）。それによって、領収書の貼り付けられた申請書を電子化した電子ファイルが生成される。一方、申請書にはステップS103で印刷した際にコーナー部分にQRコードが付加された状態で印刷されている。電子文書生成装置1のバーコード抽出部107は、読み取った支払い申請書の画像から所定のコーナー部分に付加されたQRコードを読み取る。読み取ったQRコードを元に、バーコード復号部108は合成されていたQRコードを復号して、コード化されていた情報から文書IDを抽出する。

一方、スキャンにより支払い申請書が電子化されたことを受けて、電子文書生成装置1は電子ファイル生成日時を、タイムスタンプ局6から取得する（ステップS105）。そのために、画像特徴量算出部102によって、読み取られた画像の特徴量が算出される。特徴量としては、たとえば読み取られた画像のハッシュ値のような画像情報を所定の計算式によって算出した固有値を用いるとよい。
画像特徴量算出部102が算出した読取画像データに固有のハッシュ値をタイムスタンプ局6に送信し、タイムスタンプ局6によって、読取画像ファイルの生成日時を信頼のおける時刻として取得することができる。
あるいは公的なタイムスタンプ局6が発行するタイムスタンプほどに正確な時刻が必要でなければ、文書管理システム内の複数の電子文書生成装置や画像処理装置、後述する文書廃棄装置がアクセス可能な時間管理用のサーバから時間情報を取得するように構成することも可能で、これによってシステム内で一定の時間管理が可能となる。

このようにして、取得したファイル生成日時と、申請書の種類に応じて予め決められた保管期限に関する情報とから、廃棄せずに管理する必要がある期間を保管情報取得部106で算出する（ステップS106）。
たとえば本実施の形態で扱う文書が、領収書など国税関係の書類の場合には、e文書法において原本を7年間のあいだ保管する義務がある。領収書の金額によっては収入印紙の添付が義務付けられていて、原本の廃棄ができない場合がある。また、社内的な取り決めによっても、役員報告に用いる資料の保管期限や、技術レポートに関する原本保管期限など、書類の種類によって、原本の保管期限が設定されるケースもある。
このように、申請書の種類によって扱っている文書の種類が異なり、それぞれの文書ごとに原本管理上の保管期限が異なる期間で設定されており、たとえば図9に一例を示すような対応関係を記述したテーブルにより保管期間が定義されている。文書の種別ごとに、原本となる紙文書の保管期間が定義されたテーブルから、読み取った紙文書の文書種別に応じた保管期間を求め、保管情報取得部106によって保管期限を算出する。

読み取った紙文書の文書種別に関しては、たとえば読み取った画像データから「領収書」「注文書」といった文書種別を特定するための文字列を抽出して文字認識を行って特定したり、あらかじめQRコードに文書IDとともに文書の種別を埋め込んでおき、図9として例示した文書種別と保管期間との対応テーブルによって保管期間を求めてもよい。また、QRコードに埋め込む時点で文書種別と保管期間との対応テーブルによって保管期間を求めて、QRコードに保管期間情報を埋め込んである場合には、文書IDを復号した時点で、保管期間情報も復号しておき、その保管期間情報を元に保管期限を算出することも可能である。
本実施例では、文書の種類により設定された保管期限と、上記ステップS105で取得された文書生成日から保管期間情報を生成する。
保管期間情報としては、単純に保管期間としての保管年数であってもよいが、保管が必要な期限日であったり、廃棄が可能となる日であったり、保管・廃棄に関する条件の変化点となる日付情報であることが好ましい。

次に、電子ファイル管理情報生成部109は、文書IDと、ファイル生成情報と、保管期間情報のそれぞれを関連づけて、文書管理装置2に文書管理情報として送信する（ステップS107）。ここでファイル生成情報としては、ファイル生成日時を最低限含み、好ましくはファイル生成者情報、ファイル生成を行った装置を特定する情報、生成された文書の画像情報などが含まれる。また、文書ID、ファイル生成情報、保管期間情報以外にも、処理を行った申請書についての管理担当者や担当部門に関する情報であったり、申請書の原本を保管する場所に関する情報など、生成した文書や印刷された文書の管理や保管に関する情報を一緒に登録することもでき、当該申請書等の文書に関する情報を一元的に管理することが可能となる。

次に、文書管理情報を受信した文書管理装置2での文書管理情報の登録や保管、更新処理について、図10の文書管理装置2での処理フローを用いて説明をする。
文書管理装置2は、管理情報送受信部121が管理情報を受信すると（ステップS201）、管理情報から文書IDを抽出する（ステップS202）。管理情報検索部123が管理情報記憶部122に記憶されている中に抽出した文書IDに該当する管理情報を検索し、登録済みであった場合（ステップS203でYesの場合）は文書IDに該当する管理情報を取得し（ステップS204）、すでに登録されている管理情報の一部を管理情報更新部124によって更新する（ステップS205）。一方、文書IDによって検索した結果登録されていない管理情報であった場合（ステップS203でNoの場合）には、管理情報送受信部121で受信した、ファイル生成情報、保管期間情報、その他の保管や管理に関する情報等を新規管理情報として登録する（ステップS206）。

ここで、文書管理装置2で管理する文書管理テーブルについての一例を図11によって説明する。
図示のように文書管理テーブルには、文書IDと、文書生成日と、文書保管期間と、文書廃棄日が、互いに対応付けて登録されるようになっている。文書IDは、ＱＲコードをデコードして得られたものを登録してもよいし、上述したバーコード付きの文書データを文書管理装置２又は他のサーバ装置で作成するときに、文書管理装置２自身が文書に割り当てたものや、他のサーバー装置が文書に割り当てたものを登録してもよい。文書生成日は、文書が生成された日にちを示すものである。本形態例では、電子文書生成装置１が支払申請書等の文書から読み取った画像データを生成した日を文書生成日として登録するものとする。

文書保管期間は、文書の保管期間を日にちで示すものである。本実施の形態においては、文書の生成日と、文書の種類に応じて定められた保管が必要な期間から求められた保管をしておく必要がある期間の最終日を文書保管期限として登録している。
文書管理テーブルに文書IDが登録された文書は、文書保管期間が過ぎるまで保管しておく必要がある。ただし、文書保管期間が「指定なし」で登録されている場合は、いつでも廃棄可能な扱いとなり、文書保管期間が「永久」で登録されている場合は、常に廃棄不可の扱いとなる。

また一般に、領収書に関しては、その領収金額によって保管期間が決められている。このため、例えば、支払申請書に印刷したＱＲコードの中に、文書IDの情報に加えて、文書保管期間を設定するための情報を収納しておけば、QRコードのデコード情報から文書保管期間を自動的に設定することが可能である。具体的には、支払申請書の文書保管期間を７年間で指定する情報をＱＲコードに収納することにより、支払申請書の生成日から起算して7年目の日にちを文書保管期間に設定することが可能である。また、これ以外にも、支払申請書に貼付する領収書の領収金額を示す情報をＱＲコードに収納することにより、その情報から領収書の保管期間を自動的に割り出して文書管理テーブルの文書保管期間に設定することが可能である。文書保管期間としての年数を、QRコードに収納せず、文書管理テーブル内に文書IDに対応付けて保存しておくことも可能である。
さらに、文書管理装置２が備えるユーザインターフェース（操作パネル）を用いて、ユーザの手入力（マニュアル操作）で文書管理テーブルの文書保管期間を設定又は変更することも可能である。

文書廃棄日は、文書が実際に廃棄された日にちを示すものである。文書の廃棄は、文書廃棄装置３によって行われる。このため、文書管理テーブルの文書廃棄日は、文書廃棄装置３から文書管理装置２に対して、文書の廃棄を行った文書の文書IDを指定して、当該文書の廃棄を完了した旨の通知（以下、「廃棄完了通知」とも記す）があった日にちで登録される。
なお、文書管理テーブルの登録項目に含まれる文書生成日、文書保管期間及び文書廃棄日については、それぞれ日時で登録することも可能である。また、より好ましくは、電子文書生成装置１で文書の生成を行ったユーザのユーザＩＤを文書生成者として文書管理テーブルに登録したり、文書廃棄装置３で文書の廃棄を行ったユーザのユーザＩＤを文書廃棄者として文書管理テーブルに登録したりすることも可能である。その場合、文書の生成や廃棄を行ったユーザのＩＤ情報は、既存のユーザ認証技術（例えば、ＩＣカードを用いたユーザ認証技術）を利用して取得することが可能である。

本実施例の電子文書生成装置1および文書管理装置2を用いた電子化された文書管理によって、電子化した各種文書ファイルと、紙に印刷した各種印刷文書とを対応付けて管理することができるようになる。その結果、申請書を作成した際に、電子化した日時を申請処理に対応付けて管理することが可能となる。

上記電子ファイル生成の実施の形態においては、例として領収書の添付が必要な証憑を作成する際の証憑作成システムを用いた処理について記載したが、たとえば領収書等の添付が必要なく、証憑作成システムで必要事項の入力を行い、入力内容に基づいた申請書が電子ファイルとして作成され、申請書管理サーバや申請書管理者に自動的に作成した電子ファイルとしての申請書が送信されるケースであれば、必要な項目の入力が完了し、電子ファイルとしての申請書が生成された時点で、タイムスタンプ局6からその時点でのタイムスタンプを取得して、電子ファイルへの埋め込みを行い、文書管理装置2に対して、文書IDおよび電子ファイル生成日時、保管期間、管理に関する情報とともに送信を行って、管理情報を登録すればよい。こうすることにより、電子ファイルを生成し、印刷文書の出力処理を介さずに電子文書によって申請する場合にも、文書生成の日時を正確に保存することが可能となる。しかも、電子文書を生成し、申請処理を行った後、印刷出力までに日数が経過してしまった場合に、後日印刷文書の出力処理を行ったとしても、電子ファイルとしての文書生成日が記録されているので、より正確に申請等の処理が行われた日時を登録することができるとともに文書管理の起点としての文書生成日となる電子ファイル生成日を管理することが可能となる。

次に、文書管理情報により文書生成からの文書の流れを管理するシステムにおける、文書廃棄処理の流れを図12および図13のフローチャートによって説明を行う。
まず、文書を捨てようと思った文書廃棄者は、文書廃棄装置3の文書トレイ部17に廃棄する文書をセットする（ステップS301）。本実施例の文書廃棄装置3では、廃棄処理を実行する操作者を特定することで、たとえば操作者に廃棄処理の権限がある場合にのみ廃棄させたり、あるいは廃棄条件を満たさない書類を廃棄しようとした操作者を記録として残しておくことによる廃棄管理を可能とするために、廃棄処理を実行する操作者を特定するためのユーザ認証を行うとする。そのため、文書廃棄装置3に接続された個人認証部141に廃棄処理実行者の個人情報が登録されたICカードをセットし、文書廃棄装置3にログインする（ステップS302）。

一方、文書トレイ部17に載置された廃棄文書は、その先端部分に印字されたQRコードを、コード読取部142によって読み取る（ステップS303）。
読み取られたQRコードをデコードすることによって、コード化されていた情報から文書IDを取得する（ステップS304）。保管情報取得部143は、ステップS304で取得した文書IDを、ステップS302で認証したログインユーザに関する情報とともに、文書管理装置2に送信する（ステップS305）。
文書管理装置2では、管理情報送受信部121が文書IDおよびログインユーザ情報を受信し、管理情報検索部123が文書IDに対応する管理情報が管理情報記憶部122に保存されているかを検索する（ステップS306）。
検索によって抽出された文書IDに対応する管理情報から、保管期間に関する情報と、廃棄権限情報を抽出して、管理情報送受信部121によって廃棄装置3に送信を行う（ステップS307）。

文書廃棄装置3では、文書管理装置2から送られた保管期間情報と廃棄権限情報によって、廃棄許可判定部144が、文書IDに基づく文書の原本保管期限をすでに過ぎているかどうかを判定し（ステップS308）、原本保管期限日をすでに経過していると判断した場合（ステップS308でYes）、次に文書IDに基づく文書に廃棄権限が設定されているか（文書の廃棄処理を行う操作者によって、廃棄処理の許可/不許可が設定されているか）を判定する。
廃棄権限が設定されている場合には（ステップS309でYes）、個人認証部141でログインして、実際に廃棄処理を実行している操作者に対して廃棄権限が設定されているかどうかを判定する（ステップS310）。廃棄処理を実行しているユーザに対して廃棄権限が設定されていた場合には（ステップS310でYes）、文書廃棄装置3の操作パネルに設けられた表示パネル上に廃棄の準備が整ったことを表示し、廃棄処理操作者に処理の開始指示を促す（ステップS311）。

一方、廃棄しようとしている文書には廃棄権限が設定されていなかった場合には（ステップS309でNo）、保管期限を経過していることを条件として、廃棄操作を行う人によらず、廃棄処理を行うことができるということなので、廃棄処理操作者に処理の開始指示を促す（ステップS311）。
廃棄処理操作者が廃棄の開始指示がない場合には（ステップS312でNo）、廃棄処理の開始指示が入力されるのを待ち、廃棄の開始指示がなされたことを検出した場合には（ステップS312）、文書廃棄制御部145がストッパー20やフィードロール21,22、シュレッダ駆動部146を制御して廃棄処理を開始する（ステップS313）。

廃棄が開始されたことを受けて、廃棄検知部147は廃棄処理が完了したかを検出し、完全に文書の廃棄が完了したことが検知できたら（ステップS314）、廃棄処理に関する情報として、廃棄処理を行った文書の文書IDと、廃棄処理を実行した操作者に関する情報と、廃棄完了の日時を、文書管理装置2に送信する（ステップS315）。
文書管理装置2では、文書情報送受信部121が受信した廃棄処理に関する情報を、管理情報記憶部122に反映させて管理情報を更新する（ステップS316）。
管理情報の更新が完了した時点で、当該文書の管理者に対して、文書の廃棄が完了したことをたとえばEmailなどの手段によって通知する（ステップS317）。

一方、廃棄期限に達していないと判断されたり（ステップS308でNo）、あるいは廃棄処理の操作者には当該文書の廃棄権限がないと判断された場合（ステップS310でNo）には、ステップS320に進み、まず表示パネル上に、廃棄することができないというメッセージを表示する（ステップS320）。このとき、廃棄できないというメッセージに加えて、その理由も表示することで、廃棄処理操作を行っているユーザは、自分に廃棄権限がないことにより廃棄が実行できないのか、あるいは保管期限を過ぎていない書類だったために排気ができないのか、という廃棄できない理由を知ることが可能となる。

また、廃棄権限を持たない操作者によって廃棄が行われようとしたことから、不正な廃棄処理を行おうとした可能性があるので、文書管理装置2に文書IDと廃棄操作者のユーザIDと廃棄失敗時間情報を送信し（ステップS321）、文書管理装置2では受信したこれら廃棄失敗に関する情報を、管理情報記憶部122に反映させて管理情報を更新する（ステップS322）。
さらに、このような廃棄失敗が不正なものであった場合のことを考慮して、当該文書の文書管理者が設定されていれば、廃棄権限のないユーザが廃棄をしようとしたという情報、もしくは廃棄期限前の書類を廃棄しようとしたという情報を文書管理者に対してEmail等の手段によって通知する（ステップS323）。

上記実施の形態では、具体例のひとつとして、証憑作成システムによる申請用台紙ファイルの生成および印刷を行い、申請用台紙に領収書を貼り付けた文書を読み取ることによって電子ファイルを生成する例について説明を行った。
しかし、本発明の電子ファイル生成処理についてはこれに限られるものではなく、たとえば証憑作成システムのような処理システムにおいて、上述した実施の形態のように、領収書や請求書等のような台紙に貼り付けるべき証明書が不要なケースでは、文書作成処理システムにおける処理の結果、処理内容が反映された電子ファイルが生成される。

このような場合には、処理システムでの処理を行う際に発行される処理に固有の識別情報を生成し、それを文書に固有の識別情報と対応づけて管理したり、処理に固有な識別情報を文書に固有の識別情報として扱うことも可能である。文書作成処理システムで電子ファイルを生成する際に、処理の内容を反映させるとともに、上記した処理もしくは文書に固有の識別情報を符号化して、たとえばQRコードやバーコード等の画像と、処理内容を反映させた画像データを合成した画像データに対して、電子ファイルを生成するようにし、この電子ファイルをもとに印刷された文書との対応を、QRコードやバーコードによって管理するようにしてもよい。

このような場合においては、光学的に読み取られることにより生成された文書ではなく、処理システムによって生成された電子ファイルを管理対象の文書を電子化したファイルと捉えて、電子文書が生成された時間として、処理システムによって処理が登録された日時をタイムスタンプ局6から取得して、処理システムにおける文書の種別に対応した保管期間情報によって文書の保管期限を設定し、文書管理装置2にて電子ファイルと、電子ファイルに基づいて印刷された帳票との対応関係を管理することができる。

同様に、たとえば一般的な文書作成のアプリケーションソフトによって報告書や会議での議事録、技術レポート、社内管理用の出願特許情報などを生成し、それぞれの文書を管理するようなケースでは、たとえば文書を作成し完成した際に電子ファイルが提出および管理される形態として確定したことになり、管理されるべき文書が生成されたと解釈することが可能である。つまり完成した文書に対して、作成者の指示によって、タイムスタンプを取得することで、少なくとも完成文書の電子ファイルがその時点で存在していることを証明することが可能となる。また、このような場合に、その文書に対する固有の識別情報は、たとえば作成者ごとに重複のない番号を管理して割り振ることも可能だが、文書管理装置2に対して文書に固有な情報として未使用の番号を取得するよう指示または要求し、依頼に応じて文書管理装置2が管理している文書に使用されていない未使用の識別情報から適当な文書識別情報を要求元に送信することで文書識別情報を取得するようにしてもよい。

文書に対する識別情報は、文書を作成した装置によって符号化され、作成した文書による画像データと合成することも可能だが、文書管理装置2によって合成して管理することも可能である。
また、上記した例では文書作成者の指示によって文書生成日時を取得する例をあげたが、たとえば作成した文書の電子文書ファイルを、特定のサーバ等にアップロードすることによって登録するようなシステムにおいては、当該サーバによって、文書に固有な識別情報の割り振りと、識別情報を符号化したQRコードと文書との合成および、タイムスタンプ等による生成日時に管理を行うことも可能である。このような場合においては、サーバにアップロードする処理によって文書の登録が正式に完了したと解釈し、アップロード処理による文書登録日時で管理することが好ましい場合がある。そのような場合では、電子文書が生成された時間情報として、アップロード時間をタイムスタンプ局等から取得して管理することも可能で、タイムスタンプを取得したサーバが文書の保管期限日を算出し、文書管理装置2に対して管理情報として送信することができる。

上述した実施の形態において、電子文書生成装置1の画像読取部101は、光学的に文書を読み取るとして説明したが、たとえば文書に付加されたICタグのような無線で情報の読み書きができるようなものを用いて、文書に記載された情報を読み取ることによって、文書を電子化することも可能である。そのような場合には、画像読取部101は光学的な読み取りだけではなく、無線によって情報を読み取るような情報読取部で構成することで実現が可能となる。

また、上述した実施の形態においては、文書IDを二次元バーコードであるQRコードとして埋め込んだ場合について説明をした。しかし、バーコードを用いる以外にも、たとえばICタグのような無線で、データの読み書きが可能なチップを用いて、ICタグに文書IDを少なくとも含んだ情報を埋め込むことも可能である。その場合には、バーコード抽出部107のかわりにICタグ読取部を、バーコード復号部108のかわりにICタグ情報復号部で構成することによって、ICタグのような無線で情報を読み書きするようなチップを用いた場合にも対応可能である。

本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す図である。 電子文書生成装置の構成例を示すブロック図である。 文書管理装置の構成例を示すブロック図である。 手差し送りタイプの文書廃棄装置の構成例を示す概略図である。 文書トレイ部を上方から見た図である。 文書廃棄装置の構成例を示すブロック図である。 スキャンにより電子文書を生成する場合の管理情報生成処理例に関するフローチャートである。 本発明の実施形態に係る文書の一例を示す図である。 文書種別と保管期間情報の対応を表す一例のテーブルである。 文書管理情報を文書管理装置に登録する際の処理例に関するフローチャートである。 文書管理情報の一例を示すテーブルである。 文書廃棄処理する際の処理例に関するフローチャート（その1）である。 文書廃棄処理する際の処理例に関するフローチャート（その2）である。

符号の説明

1…電子文書生成装置、2…文書管理装置、3…文書廃棄装置、4…画像処理装置、5…コンピュータ端末、6…タイムスタンプ局、101…画像読取ぶ、102…画像特徴量算出部、103…タイムスタンプ取得部、104…タイムスタンプ埋め込み部、105…文書種別記憶部、106…保管情報取得部、107…バーコード抽出部、108…バーコード復号部、109…電子ファイル管理情報生成部、121…管理情報送受信部、122…管理情報記憶部、123…管理情報検索部、124…管理情報更新部、141…個人認証部、142…コード読取部、143…保管情報取得部、144…廃棄許可判定部、145…廃棄制御部、146…シュレッダ駆動部、147…廃棄検知部

Claims (15)

1. 電子文書を生成する電子文書生成手段と、
   前記電子文書生成手段によって前記電子文書が生成されたことを証明する時間に関する情報を取得する時間情報取得手段と、
   前記電子文書に対応した印刷文書の保管期間に関する情報を取得する保管情報取得手段と、
   前記電子文書に対する識別情報と、前記印刷文書の保管期間に関する情報とを対応づけた文書管理情報を記憶する管理情報記憶手段とを有し、
   前記文書管理情報を用いて前記印刷文書の管理を行うことを特徴とする文書管理システム。
2. 前記保管情報取得手段が取得する前記印刷文書の保管期間に関する情報が、
   前記時間情報取得手段が取得した前記電子文書が生成されたことを証明する時間情報および、
   前記電子文書の種別に関する情報に応じて予め定められた前記印刷文書の保管期間である
   ことを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。
3. 前記保管情報取得手段が取得する前記印刷文書の保管期間に関する情報が、
   前記時間情報取得手段が取得した前記電子文書が生成されたことを証明する時間情報と前記電子文書の種別に関する情報に応じて予め定められた前記印刷文書の保管期間から求められた前記印刷文書の保管期限である
   ことを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。
4. 前記保管情報取得手段が取得する前記印刷文書の保管期間に関する情報が、
   前記時間情報取得手段が取得した前記電子文書が生成されたことを証明する時間情報および、
   前記電子文書の種別に関する情報である
   ことを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。
5. 前記電子文書生成手段が、前記印刷文書を読み取ることによって前記電子文書を生成することを特徴とする請求項1ないし4のいずれか一項に記載の文書管理システム。
6. 前記電子文書生成手段が、前記印刷文書を光学的に読み取ることによって前記電子文書を生成することを特徴とする請求項1ないし4のいずれか一項に記載の文書管理システム。
7. 前記電子文書生成手段がコンピュータ端末であって、文書作成プログラムによる電子文書の作成処理によって電子文書が生成されることを特徴とする請求項1ないし4のいずれか一項に記載の文書管理システム。
8. 前記電子文書に対する識別情報が、前記電子文書生成手段の前記電子文書を生成する処理に応じて取得されることを特徴とする請求項1ないし7のいずれか一項に記載の文書管理システム。
9. 前記電子文書に対する識別情報が、前記印刷文書を読み取ったデータから抽出した識別コードを復号することで取得されることを特徴とする請求項5または6に記載の文書管理システム。
10. 前記電子文書に対する固有の識別情報が、前記印刷文書を光学的に読み取った画像データから抽出した識別コードを復号することで取得されることを特徴とする請求項6に記載の文書管理システム。
11. さらに前記電子文書の画像データに固有なダイジェスト値を算出する画像特徴量算出手段を有し、
    前記時間情報取得手段が、少なくとも前記ダイジェスト値を含むタイムスタンプ要求をタイムスタンプ局に送信することにより、前記タイムスタンプ局からタイムスタンプを取得することで、電子文書が生成された時間に関する情報を取得することを特徴とする請求項1ないし10のいずれか一項に記載の文書管理システム。
12. 電子文書に対する識別情報と、前記識別情報に対応した電子文書が生成された時間に基づいて設定された当該電子文書に基づく印刷文書の保管に関する情報とを対応付けた文書管理情報を記憶する管理情報記憶手段と、
    廃棄対象文書から、当該廃棄対象文書に対する識別情報を読み取る廃棄文書識別情報読取手段と、
    前記管理情報記憶手段に記憶された前記文書管理情報から、前記廃棄対象文書に対する識別情報に対応する当該廃棄対象文書の保管に関する情報を抽出する廃棄情報抽出手段と、
    前記廃棄情報抽出手段が抽出した前記保管に関する情報をもとに、当該廃棄対象文書の廃棄許可を判断する廃棄許可判断手段と、
    前記廃棄許可判断手段によって、廃棄許可がなされた場合に、前記廃棄対象文書を廃棄する廃棄手段とからなることを特徴とする文書廃棄管理システム。
13. 前記保管に関する情報が、保管期間、保管期限日、廃棄許可日のうちの少なくともいずれかひとつを含むことを特徴とする請求項12に記載の文書廃棄管理システム。
14. 電子文書を生成する電子文書生成ステップと、
    前記電子文書が生成されたことを証明する時間に関する情報を取得する時間情報取得ステップと、
    前記電子文書に対応した印刷文書の保管期間に関する情報を取得する保管情報取得ステップと、
    前記電子文書に対する識別情報と、前記印刷文書の保管期間に関する情報とを対応づけた文書管理情報を記憶する管理情報記憶ステップとを有し、
    前記文書管理情報を用いて、前記電子文書または前記電子文書を印刷した印刷文書の管理を行うことを特徴とする文書管理方法。
15. 電子文書に対する識別情報と、前記識別情報に対応した電子文書が生成された時間に基づいて設定された当該電子文書に基づく印刷文書の保管に関する情報とを対応付けた文書管理情報を記憶する管理情報記憶ステップと、
    廃棄対象文書から、当該廃棄対象文書に対する識別情報を読み取る廃棄文書識別情報読取ステップと、
    前記管理情報記憶ステップで記憶された前記文書管理情報から、前記廃棄対象文書に対する識別情報に対応する当該廃棄対象文書の保管に関する情報を抽出する廃棄情報抽出ステップと、
    前記保管に関する情報をもとに、当該廃棄対象文書の廃棄許可を判断する廃棄許可判断ステップと、
    前記廃棄許可判断ステップによって、廃棄許可がなされた場合に、前記廃棄対象文書を廃棄する廃棄ステップと
    からなることを特徴とする文書廃棄管理方法。
    

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