JP7001457B2 - ファイル管理装置、ファイル管理システム、ファイル管理方法、及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、ファイル管理装置、ファイル管理システム、ファイル管理方法、及びプログラムに関する。

例えば、特許文献１には、フォルダＡに格納されている文書Ｂ302がフォルダＢに文書Ｂ304として移動されたとき、フォルダＡの文書Ｂ302が登録されていた位置に移動先通知探索用文書303を自動的に作成して登録し、移動先通知探索用文書303には移動文書の特徴を表す最小限の部分情報と移動元フォルダ名（フォルダＡ）と移動先を探索するために必要な移動先情報を持たせる。移動元の文書Ｂに対してアクセスがなされたときは、移動先通知探索用文書303の内容を読み出すことにより、文書Ｂの移動先を探索することができる情報管理システムが開示されている。

また、特許文献２には、ある期間を超えて更新されない電子文書を、記憶手段の元の保管領域から更新されない文書用の特定の保管領域に移動する移動手段と、前記移動手段による電子文書の移動の際に、移動に関する属性情報を保管する保管手段と、前記特定の保管領域に存在する電子文書が検索対象とされた場合、前記保管手段に保管された属性情報に基づいて、前記特定の保管領域に存在する電子文書を検索対象に含める制御手段とを備えることを特徴とする情報処理装置が開示されている。

特開２００２－０８２８２８ 特開２０１３－２３９０５８

文書管理システムにおける管理対象以外のデータファイルであっても、管理対象とすることができるファイル管理システムを提供することを目的とする。

本発明に係るファイル管理装置は、管理対象となるデータファイルを管理するための管理情報が含まれた文書ファイルを生成する管理文書生成部と、前記管理文書生成部により生成された文書ファイルを、文書を管理する文書管理システムに登録する管理文書登録部とを有する。

また、本発明に係るファイル管理システムは、文書を管理する文書管理装置と、管理対象となるデータファイルを管理するための管理情報が含まれた文書ファイルを生成する管理文書生成部と、前記管理文書生成部により生成された文書ファイルを、前記文書管理装置に登録する管理文書登録部とを有する。

好適には、読み取り専用に設定された記録領域に、管理対象となるデータファイルを移動させる移動部と、前記移動部により移動させる移動元のフォルダに、移動先のデータファイルにリンクするリンクファイルを配置するリンク配置部とをさらに有する。

好適には、前記管理文書生成部は、移動先のデータファイルにアクセスするためのアクセス情報と、データファイルを検索するための索引情報とを、前記管理情報の一部として生成し、前記文書管理装置に登録された文書ファイルについて、管理情報に含まれる索引情報に基づいて検索を行う検索部をさらに有し、前記検索部による検索結果として、移動先のデータファイルにアクセスするためのアクセス情報が提供される。

好適には、前記管理文書生成部は、指定されたフォルダに含まれるデータファイルを管理するための管理情報が含まれた文書ファイルを生成し、前記移動部は、指定された前記フォルダ単位で、データファイルを移動させ、前記リンク配置部は、指定された前記フォルダが存在したフォルダに、リンクファイルを配置する。

好適には、前記文書管理装置は、文書ファイルを文書の保管期限に関連付けて格納し、管理情報が含まれた文書ファイルに関連付けられた保管期限に従って、この管理情報により管理されているデータファイルを管理するファイル管理部をさらに有する。

好適には、前記文書管理装置とは異なるファイル格納装置をさらに有し、前記移動部は、前記ファイル格納装置の読み取り専用に設定された記録領域に、管理対象となるデータファイルを移動させる。

また、本発明に係るファイル管理方法は、管理対象となるデータファイルを管理するための管理情報が含まれた文書ファイルを生成する管理文書生成ステップと、文書を管理する文書管理装置に、前記管理文書生成ステップにより生成された文書ファイルを登録する管理文書登録ステップとを有する。

また、本発明に係るプログラムは、管理対象となるデータファイルを管理するための管理情報が含まれた文書ファイルを生成する管理文書生成ステップと、文書を管理する文書管理装置に、前記管理文書生成ステップにより生成された文書ファイルを登録する管理文書登録ステップとをコンピュータに実行させる。

文書管理システムにおける管理対象以外のデータファイルであっても、管理対象とすることができる。

文書管理システムに登録される電子文書のライフサイクルと、電子文書の作成に際して発生する周辺ファイルを例示する図である。 ファイル管理システム１の全体構成を例示する図である。 ファイル管理システム１の機能概要を説明する図である。 文書管理装置３のハードウェア構成を例示する図である。 ファイル管理装置４のハードウェア構成を例示する図である。 ファイル管理システム１の機能構成を例示する図である。 ファイル管理システム１におけるデータファイルの保存処理（Ｓ１０）を説明するフローチャートである。 ファイル管理システム１におけるデータファイルの検索処理（Ｓ２０）を説明するフローチャートである。 フォルダの移動先に関する情報を例示する図である。 データファイルの検索処理の概要を説明する図である。 登録処理（Ｓ１０）における表示画面を例示する図である。 登録処理（Ｓ１０）における表示画面を例示する図である。 検索処理（Ｓ２０）における表示画面を例示する図である。

［背景］
本発明がなされた背景を説明する。
図１（Ａ）に示すように、電子文書のライフサイクルを管理する文書管理システムが提案されている。電子文書は、単に作成されるだけでなく、一定のルールに沿って保存され、活用され、既定の保存期限が到来すると廃棄されることが望ましい。また、ｅ－文書法（電子帳簿保存法）の施行に伴い、単なる情報共有のための文書管理を越えて、原本性の担保機能や、社内規定としての文書管理規定が組み込まれた文書管理システムが提案されるようになってきた。
このような文書管理システムでは、最終成果物としての電子文書のみが管理対象となる傾向にある。しかしながら、実際には、図１（Ｂ）に例示するように、最終成果物の作成に際して多種多様なデータファイルが発生し、クライアント端末やファイルサーバに蓄積される。例えば、ＰＤＦ形式の最終報告書が作成される際には、テキスト形式の参考資料、ＪＰＥＧ形式の現場写真、エクセルファイルであるマーケット予想資料、動画像形式のヒアリングビデオ等、ファイル形式もその内容も多様であり、個別に管理基準を設定することは容易ではない。

また、これらのデータファイルは、時間の経過とともに、あとで探しあてるのに時間がかかったり、見つけられなくて利用することが困難になっていく。必要な資料やデータは保存（保全）し、後にアクセスを容易にする仕組みが求められる。電子文書に対する文書管理システムのように、フォルダにある保存すべきデータファイルを管理できるシステムが求められる。

そこで、本実施形態のファイル管理システム１は、管理対象となるデータファイルを管理するための管理情報が含まれた文書ファイル（以下、管理文書とも呼ぶ）を生成し、生成された管理文書を文書管理システムに登録する。これにより、管理文書が文書管理システムによって管理され、管理文書を介して間接的にデータファイルが管理されることになる。
また、管理文書には、データファイルを検索するための索引情報が含まれるため、電子文書と同様に、動画像等のデータファイルも活用できる。

本発明の実施形態を、図面を参照して説明する。
図２は、ファイル管理システム１の全体構成を例示する図である。なお、本例のファイル管理システム１は、本発明に係るファイル管理システムの一例である。
図２に例示するように、ファイル管理システム１は、クライアント端末２、文書管理装置３、ファイル管理装置４、及び、ファイルサーバ５を含み、ネットワーク７を介して互いに接続している。
クライアント端末２は、ユーザが操作するコンピュータ端末である。例えば、クライアント端末２Ｃには、スキャナ２００が接続されており、このスキャナ２００によりスキャンされた文書のファイルをクライアント端末２が文書管理装置３又はファイルサーバ５に登録する。また、クライアント端末８は、文書作成アプリケーションソフトウェアにより生成された文書ファイル（ＰＤＦファイルなど）を文書管理装置３又はファイルサーバ５に登録することもできる。

文書管理装置３は、文書管理システムとしての機能を提供するコンピュータ装置である。文書管理装置３は、ファイル管理装置３と連携させるために新設された文書管理サーバであってもよいし、電子文書の管理を行っている既存の文書管理サーバであってもよい。本例の文書管理装置３は、電子文書の原本性担保のために、読み取り専用に設定された記録領域に電子文書を保存し、保存された電子文書の検索機能を提供するサーバ装置である。なお、文書管理装置３は、電子文書の原本性担保のために、アクセス履歴及び変更履歴を保持する記録領域に電子文書を保存してもよい。

ファイル管理装置４は、本発明に係るファイル管理装置の一例であり、管理対象となるデータファイルを管理するコンピュータ端末である。本例のファイル管理装置４は、ファイルサーバ５に保存されていたデータファイルをフォルダ単位で管理する。
ファイルサーバ５は、複数のユーザで共用されるファイルサーバである。
ネットワーク７は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、又は、インターネットなどの通信回線である。

図３は、ファイル管理システム１の機能概要を説明する図である。
図３に例示するように、ユーザは、電子文書やその他のデータファイルをファイルサーバ５の所定のフォルダに保存して、編集等を行っている。ユーザが、電子文書を選択して電子文書保存ツール（本例では、クライアント端末２にインストールされている）を起動させると、選択された電子文書が文書管理装置３に登録される。
また、ユーザが、ファイルサーバ５においてフォルダを選択してフォルダ保存ツール（本例では、クライアント端末２にインストールされている）を起動させると、選択されたフォルダに含まれるデータファイルの管理文書が生成され、生成された管理文書が文書管理装置３に登録され、これらのデータファイルは、ファイル管理装置４の読み取り専用記録領域に移動する。なお、本例では、データファイルの移動先がファイル管理装置４の読み取り専用記録領域である場合を具体例として説明するが、これに限定されるものではなく、データファイルの移動先は、ファイルサーバ５の別領域であってもよいし、クラウド上のストレージであってもよい。

さらに、ファイルサーバ５のフォルダ（移動元）には、移動先のフォルダにリンクしたショートカットアイコン８００が配置される。これにより、ユーザは、移動元のフォルダから容易にデータファイルにアクセスすることができる。なお、ショートカットアイコン８００は、本発明に係るリンクファイルの一例である。

図４は、文書管理装置３のハードウェア構成を例示する図である。
図４に例示するように、文書管理装置３は、ＣＰＵ３００、揮発性メモリ３０２、不揮発性メモリ３０４、ネットワークインタフェース３０６（ネットワークＩＦ３０６）、表示装置３０８、及び入力装置３１０を有し、これらの構成はバス３１２を介して互いに接続している。
ＣＰＵ３００は、例えば、中央演算装置である。
メモリ３０２は、例えば、揮発性メモリであり、主記憶装置として機能する。
ＨＤＤ３０４は、例えば、ハードディスクドライブ装置であり、不揮発性の記録装置としてコンピュータプログラム（例えば、図６の文書管理プログラム３２）やその他のデータファイルを格納する。
ネットワークＩＦ３０６は、有線又は無線で通信するためのインタフェースである。
表示装置３０８は、例えば、液晶ディスプレイである。
入力装置３１０は、例えば、キーボード及びマウスである。

図５は、ファイル管理装置４のハードウェア構成を例示する図である。
図５に例示するように、ファイル管理装置４は、文書管理装置３と同様に、ＣＰＵ４００、揮発性メモリ４０２、不揮発性メモリ４０４、ネットワークインタフェース４０６（ネットワークＩＦ４０６）、表示装置４０８、及び入力装置４１０を有し、これらの構成はバス４１２を介して互いに接続している。
なお、ＨＤＤ４０４は、例えば、図６のフォルダ管理プログラム４２を格納する点で、文書管理装置３と異なる。

図６は、ファイル管理システム１の機能構成を例示する図である。
図６に例示するように、ファイル管理システム１には、ユーザプログラム２２と、文書管理プログラム３２と、フォルダ管理プログラム４２とがインストールされている。本例では、クライアント端末２にユーザプログラム２２がインストールされ、文書管理装置３に文書管理プログラム３２がインストールされ、ファイル管理装置４にフォルダ管理プログラム４２がインストールされている。ユーザプログラム２２、文書管理プログラム３２、及びフォルダ管理プログラム４２は、例えば、ＣＤ－ＲＯＭ等の記録媒体に格納されており、この記録媒体を介して、クライアント端末２、文書管理装置３、及びファイル管理装置４にインストールされる。
なお、ユーザプログラム２２、文書管理プログラム３２、及びフォルダ管理プログラム４２の一部又は全部は、ＡＳＩＣなどのハードウェアにより実現されてもよく、また、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）の機能を一部借用して実現されてもよい。また、これらのプログラム全てが一台のコンピュータ端末にインストールされてもよいし、クラウド上の仮想マシンにインストールされてもよい。

ユーザプログラム２２は、電子文書保存ツール２２０と、フォルダ保存ツール２３０とを有する。
電子文書保存ツール２２０は、文書管理装置３に電子文書を登録するためのクライアントプログラムであり、文書管理プログラム３２と協働して、電子文書の登録及び検索を実現する。
フォルダ保存ツール２３０は、ファイル管理装置４にデータファイルを登録するためのクライアントプログラムであり、フォルダ管理プログラム４２と協働して、データファイルの登録及び検索を実現する。本例のフォルダ保存ツール２３０は、管理文書生成部２４０と、フォルダ量計算部２５０と、フォルダパス通知部２５２と、管理文書登録部２５４とを有する。

フォルダ保存ツール２３０において、管理文書生成部２４０は、管理対象となるデータファイルを管理するための管理情報が含まれた文書ファイル（管理文書）を生成する。本例の管理文書生成部２４０は、ユーザにより指定されたフォルダに含まれるデータファイルを管理するための管理情報が含まれた管理文書を生成する。すなわち、管理文書生成部２４０は、フォルダ単位で、管理文書を生成する。

より具体的には、管理文書生成部２４０は、索引付加部２４２と、リンク情報付加部２４４と、リスト生成部２４６とを含む。索引付加部２４２は、管理対象となるデータファイルを検索するための索引情報を生成し、生成された索引情報を管理情報の一部とする。
リンク情報付加部２４４は、移動部４２４（後述）により移動された移動先のファイルにアクセスするためのアクセス情報を生成し、生成されたアクセス情報を管理情報の一部とする。アクセス情報は、例えば、移動先のデータファイルへのリンクである。
リスト生成部２４６は、管理対象となるデータファイルのリストを生成し、生成されたリストを管理情報の一部とする。本例のリスト生成部２４６は、ユーザにより指定されたフォルダに含まれるデータファイルのファイル名リストを生成する。
本例の管理文書生成部２４０は、索引付加部２４２により生成された索引情報と、リンク情報付加部２４４により生成されたリンクと、リスト生成部２４６により生成されたファイル名リストを含む管理文書を生成する。

フォルダ量計算部２５０は、管理対象となるデータファイルのファイルサイズを計算し、ファイルサイズが既定の上限を越えないか否かを判断する。本例のフォルダ量計算部２５０は、ユーザにより指定されたフォルダに含まれるデータファイルのファイルサイズの合計を計算し、合計ファイルサイズが既定の上限を越えないか否かを判断する。

フォルダパス通知部２５２は、管理対象となるデータファイルのパスをフォルダ管理プログラム４２に通知する。本例のフォルダパス通知部２５２は、ユーザにより指定されたフォルダのパスをフォルダ管理プログラム４２に通知する。

管理文書登録部２５４は、管理文書生成部２４０により生成された管理文書を文書管理装置３に登録する。

文書管理プログラム３２は、文書登録部３２２と、検索部３２４とを有する。
文書管理プログラム３２において、文書登録部３２２は、ユーザの要求又は管理文書登録部２５４の要求に応じて、電子文書の登録を受け付ける。登録される電子文書には、文書ファイルを検索するための索引が関連付けられる。
検索部３２４は、ユーザの要求に応じて、文書登録部３２２により登録された電子文書の検索を行う。

フォルダ管理プログラム４２は、ユニークフォルダ生成部４２２と、移動部４２４と、ショートカット配置部４２６と、フォルダ管理部４２８とを有する。
フォルダ管理プログラム４２において、ユニークフォルダ生成部４２２は、記録用のユニークなフォルダを生成し、生成されたフォルダを読み取り専用（リードオンリー）に設定する。例えば、ユニークフォルダ生成部４２２は、データファイルの登録トランザクション毎にユニークなフォルダ名を生成し、生成されたフォルダ名のフォルダをユニークなフォルダとして生成する。

移動部４２４は、管理対象となるデータファイルを、読み取り専用に設定された記録領域に移動させる。例えば、移動部４２４は、ユーザにより指定されたフォルダを、ファイル管理装置４の読み取り専用に設定されたフォルダに移動させる。本例の移動部４２４は、ユーザにより指定されたフォルダを、ユニークフォルダ生成部４２２により生成されたフォルダに移動させる。ここで、データファイル又はフォルダの移動とは、データファイル又はフォルダが移動先に保存され、かつ、移動元のフォルダから削除されることをいう。

ショートカット配置部４２６は、移動部４２４により移動させる移動元のフォルダに、移動先のデータファイルにリンクするリンクファイルを配置する。本例のショートカット配置部４２６は、図３に例示するように、移動部４２４により移動させる移動元のフォルダに、移動先のデータファイルにリンクするショートカットアイコン８００を配置する。ショートカット配置部４２６は、本発明に係るリンク配置部の一例である。

フォルダ管理部４２８は、文書管理装置３による管理文書の管理規定に従って、この管理文書により管理されるデータファイルを管理する。例えば、フォルダ管理部４２８は、文書管理装置３による管理文書の保管期限に従って、この管理文書により管理されるデータファイルの確認又は廃棄をユーザに促す。なお、フォルダ管理部４２８は、文書管理装置３による管理文書の保管期限に従って、この管理文書により管理されるデータファイルを自動的に廃棄してもよい。

図７は、ファイル管理システム１におけるデータファイルの保存処理（Ｓ１０）を説明するフローチャートである。
図７に例示するように、ステップ１００（Ｓ１００）において、ユーザがファイルサーバ５において電子文書又はフォルダを選択してファイル管理システム１への登録を指示すると、ユーザプログラム２２（図６）がクライアント端末２で起動する。本例では、図１１（Ａ）に例示するように、電子文書又はフォルダのアイコン上でマウスを右クリックして、ファイル管理システムに登録するためのメニューが選択されると、ユーザプログラム２２が起動する。

ステップ１０５（Ｓ１０５）において、ユーザプログラム２２は、ユーザに選択されたものが電子文書であるかフォルダであるかを判定し、電子文書が選択された場合に、Ｓ１１０の処理に移行し、フォルダが選択された場合に、Ｓ１１５の処理に移行する。
ステップ１１０（Ｓ１１０）において、ユーザプログラム２２は、電子文書が選択された場合に、電子文書保存ツール２２０に電子文書の登録を指示し、電子文書保存ツール２２０は、選択された電子文書を文書管理装置３に送信する。文書管理装置３の文書登録部３２２は、これに応じて、クライアント端末２から受信した電子文書を索引等に関連付けて登録する。

ステップ１１５（Ｓ１１５）において、ユーザプログラム２２は、フォルダが選択された場合に、フォルダ保存ツール２３０にフォルダの登録を指示する。フォルダ保存ツール２３０は、選択されたフォルダに関して、フォルダを登録するための準備を開始する。具体的には、リスト生成部２４６が、選択されたフォルダに含まれるデータファイルのリストを生成し、索引付加部２４２が、フォルダに含まれるデータファイルそれぞれの索引情報を生成する。フォルダ量計算部２５０は、選択されたフォルダのデータサイズを計算する。

ステップ１２０（Ｓ１２０）において、フォルダ量計算部２５０は、選択されたフォルダのデータサイズを計算し、既定の上限値と比較する。ユーザプログラム２２は、フォルダのデータサイズが既定の上限値以下である場合に、Ｓ１２５の処理に移行し、フォルダのデータサイズが既定の上限値を超える場合に、エラーを表示して処理を終了する。

ステップ１２５（Ｓ１２５）において、フォルダパス通知部２５２は、選択されたフォルダのパスをフォルダ管理プログラム４２に通知する。
フォルダ管理プログラム４２は、フォルダパス通知部２５２から通知されたパスに基づいて、ファイルサーバ５のフォルダ（移動元）に接続する。さらに、フォルダ管理プログラム４２は、図９に例示するようなフォルダの移動先のパスの管理情報に従い、ファイル管理装置４の記録領域に接続する。

ステップ１３０（Ｓ１３０）において、ユニークフォルダ生成部４２２は、ファイル管理装置４の記録領域に、ユニークなフォルダを作成し、作成されたフォルダを読み取り権限を設定する。このように、フォルダの権限設定を、フォルダの移動前に行うことによって、移動後に権限を設定する場合よりも処理時間を短縮できる。

ステップ１３５（Ｓ１３５）において、移動部４２４は、ファイルサーバ５の選択されたフォルダを、ユニークフォルダ生成部４２２により作成されたフォルダ（移動先）に移動させる。また、移動部４２４は、移動元及び移動先のパスをフォルダ保存ツール２３０に通知する。

ステップ１４０（Ｓ１４０）において、ショートカット配置部４２６は、図１２（Ｂ）に例示するように、移動元のフォルダ（ファイルサーバ５内）に、移動先フォルダのショートカットアイコン８００を配置する。
ステップ１４５（Ｓ１４５）において、管理文書生成部２４０は、移動させたフォルダの管理文書を生成する。具体的には、リンク情報付加部２４４が、移動部４２４から通知された移動先のパスに基づいて、移動先フォルダへのリンク情報を生成し、管理文書生成部２４０は、リスト生成部２４６により生成されたデータファイルのリストに基づいて、管理文書を生成し、生成された管理文書に、生成されたリンク情報と、索引付加部２４２により生成された索引情報を関連付ける。本例では、リンク情報及び索引情報が管理文書の外で管理文書に関連付けられているが、管理文書内に、リンク情報及び索引情報がプロパティ等として付加されてもよい。

ステップ１５０（Ｓ１５０）において、管理文書登録部２５４は、管理文書生成部２４０により生成された管理文書の登録を文書管理装置３に依頼する。文書管理装置３の文書登録部３２２は、これに応じて、管理文書生成部２４０により生成された管理文書を登録する。
索引付加部２４２は、管理文書の登録時において、リンク情報及び索引情報を追加する。具体的には、図１１（Ｂ）、図１１（Ｃ）、及び図１２（Ａ）に例示するように、管理文書の登録画面において、索引情報の入力が可能である。これら索引情報の入力項目は、電子文書の登録時と共通である。

ステップ１５５（Ｓ１５５）において、ファイル管理システム１は、管理文書の登録が成功した場合に、処理を終了し、失敗した場合に、Ｓ１６０の処理に移行する。
ステップ１６０（Ｓ１６０）において、ファイル管理システム１は、保存処理（Ｓ１０）の開始前の状態に戻して、エラーをクライアント端末２に表示させる。

このように、ファイル管理システム１は、登録対象が電子文書（単一の文書ファイル）である場合に、文書管理装置３に電子文書の登録を行い、登録対象がフォルダである場合に、ファイル管理装置４にフォルダを移動させ、このフォルダの管理文書を文書管理装置３に登録し、ファイルサーバ５の移動元フォルダに、移動先フォルダへのショートカットアイコン８００を配置する。
これにより、ファイル管理装置４の記録領域に保存したデータファイルは、読み取り専用となるので、誤操作等によるデータの変更や紛失から保全することができる。

図８は、ファイル管理システム１におけるデータファイルの検索処理（Ｓ２０）を説明するフローチャートである。
図１０は、データファイルの検索処理の概要を説明する図である。
図８に例示するように、ステップ２００（Ｓ２００）において、ユーザがファイルサーバ５においてデータファイルを検索するか、文書管理システムでデータファイルを検索するかを選択する。すなわち、図１０に例示するように、２種類の検索方法が用意されている。
クライアント端末２は、ファイルサーバ５での検索が選択された場合に、Ｓ２０５の処理に移行し、文書管理システムでの検索が選択された場合に、Ｓ２１５の処理に移行する。

ステップ２０５（Ｓ２０５）において、クライアント端末２は、ファイルサーバ５にアクセスし、ユーザの操作に応じて、ファイルサーバ５内の所望のフォルダを開く。
ステップ２１０（Ｓ２１０）において、クライアント端末２は、ファイルサーバ５のフォルダ内に表示されたショートカットアイコン８００がクリックされると、リンクファイルに従って、ファイル管理装置４の移動先フォルダにアクセスし、移動先フォルダを表示する。

ステップ２１５（Ｓ２１５）において、クライアント端末２は、文書管理装置３にアクセスし、文書管理プログラム３２の検索部３２４に、索引情報に基づく検索を依頼する。
検索部３２４は、クライアント端末２から受信した索引情報に基づいて、管理文書の検索を行う。例えば、図１３（Ａ）に例示するように、検索依頼画面において、索引情報が関連付けられたボタンが複数配置され、いずれかのボタンがクリックされると、検索部３２４は、ボタンに関連付けられた索引情報で管理文書を検索する。

ステップ２２０（Ｓ２２０）において、検索部３２４は、管理文書の検索結果をクライアント端末２に返し、クライアント端末２は、図１３（Ｂ）に例示するように、管理文書の検索結果を一覧表示する。
ステップ２２５（Ｓ２２５）において、クライアント端末２は、一覧表示された管理情報の中から、ユーザが所望のリンクをクリックすると、リンクに従って、ファイル管理装置４のフォルダにアクセスし、図１３（Ｃ）に例示するように、移動先のフォルダを表示する。

このように、ファイル管理システム１は、ファイルサーバ５における移動元フォルダを経由する探索方法と、管理文書の検索に基づく探索方法とを提供する。
データファイルの保存を行った個人は、所在の記憶によりファイルサーバ５上の元のパスのショートカットから保存したデータに容易にアクセスすることができる。また、パスの記憶が曖昧になるほど時間が経過した後か元のパスをよく知らない他の利用者は、文書管理装置３による管理文書の検索ビューから索引やファイル名などから目的のデータを探すことでアクセスでき、データの活用ができる。

以上説明したように、本実施形態のファイル管理システム１によれば、電子文書のみを保存する文書管理装置３に、種々のデータファイルに関する管理文書を登録することにより、間接的に電子文書以外のデータファイルであっても管理対象とすることができる。
また、移動元フォルダに、移動先フォルダにリンクしたショートカットアイコンを配置し、かつ、管理文書の検索機能を提供することにより、２種類のファイル探索方法を提供することができる。

１…ファイル管理システム
３…文書管理装置
４…ファイル管理装置
５…ファイルサーバ
２２…ユーザプログラム
３２…文書管理プログラム
４２…フォルダ管理プログラム

Claims (9)

1. 読み取り専用に設定された記録領域に、管理対象となるデータファイルを移動させる移動部と、
   前記移動部により移動させる移動元のフォルダに、移動先のデータファイルにリンクするリンクファイルを配置するリンク配置部と
   を有するファイル管理装置。
2. 読み取り専用に設定された記録領域に、管理対象となるデータファイルを移動させる移動部と、
   前記移動部により移動させる移動元のフォルダに、移動先のデータファイルにリンクするリンクファイルを配置するリンク配置部と
   を有するファイル管理システム。
3. 文書を管理する文書管理装置と、
   管理対象となるデータファイルを管理するための管理情報が含まれた文書ファイルを生成する管理文書生成部と、
   前記管理文書生成部により生成された文書ファイルを、前記文書管理装置に登録する管理文書登録部と
   をさらに有する請求項２に記載のファイル管理システム。
4. 前記管理文書生成部は、移動先のデータファイルにアクセスするためのアクセス情報と、データファイルを検索するための索引情報とを、前記管理情報の一部として生成し、
   前記文書管理装置に登録された文書ファイルについて、管理情報に含まれる索引情報に基づいて検索を行う検索部
   をさらに有し、
   前記検索部による検索結果として、移動先のデータファイルにアクセスするためのアクセス情報が提供される
   請求項３に記載のファイル管理システム。
5. 前記管理文書生成部は、指定されたフォルダに含まれるデータファイルを管理するための管理情報が含まれた文書ファイルを生成し、
   前記移動部は、指定された前記フォルダ単位で、データファイルを移動させ、
   前記リンク配置部は、指定された前記フォルダが存在したフォルダに、リンクファイルを配置する
   請求項３に記載のファイル管理システム。
6. 前記文書管理装置は、文書ファイルを文書の保管期限に関連付けて格納し、
   管理情報が含まれた文書ファイルに関連付けられた保管期限に従って、この管理情報により管理されているデータファイルを管理するファイル管理部
   をさらに有する
   請求項３に記載のファイル管理システム。
7. 前記文書管理装置とは異なるファイル格納装置
   をさらに有し、
   前記移動部は、前記ファイル格納装置の読み取り専用に設定された記録領域に、管理対象となるデータファイルを移動させる
   請求項３に記載のファイル管理システム。
8. コンピュータが、読み取り専用に設定された記録領域に、管理対象となるデータファイルを移動させる移動ステップと、
   コンピュータが、前記移動ステップにより移動させる移動元のフォルダに、移動先のデータファイルにリンクするリンクファイルを配置するリンク配置ステップと
   を有するファイル管理方法。
9. 読み取り専用に設定された記録領域に、管理対象となるデータファイルを移動させる移動ステップと、
   前記移動ステップにより移動させる移動元のフォルダに、移動先のデータファイルにリンクするリンクファイルを配置するリンク配置ステップと
   をコンピュータに実行させるプログラム。

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