CN1677397A - 文档管理服务器、系统、方法、程序以及记录程序的媒体 - Google Patents

Abstract

一种文档管理服务器、系统、方法、程序及记录程序的媒体。文档管理系统的一实施方式是通过通信线路来连接将文档管理方式以及文档文件和与其链接的输入者列表存储于数据存储部中的文档管理服务器、个人计算机、打印机的系统，所述输入者列表被设为可指定“试打印”的条件并可指定“正式打印”的上限打印册数。所述文档管理方式在根据所述输入者列表的记录内容，即使有一个输入者未完成输入的情况下，对打印机驱动程序设定“试打印”的条件，另一方面，在根据所述输入者列表的记录内容，所有输入者完成输入的情况下，将由所述打印机驱动程序设定并打印了的“正式打印”册数记录于所述输入者列表，并禁止累计超过“正式打印”的上限打印册数的打印。

Description

文档管理服务器、系统、方法、程序以及记录程序的媒体

本申请要求2004年3月31日在日本申请的特愿2004-104662号的优先权。因此，本申请基于其所有内容。

技术领域

本发明涉及可经由通信线路与终端装置连接的文档管理服务器，更详细地说，涉及以通信线路连接该文档管理服务器和大于或等于一台的终端装置和大于或等于一台的输出装置的文档管理系统、使用文档文件和记录文档文件的各个输入者的输入状况的输入者列表来管理文档的文档管理方式、以及执行该文档管理方式的各步骤的文档管理程序和记录该程序的记录媒体。

背景技术

一般，通常由多个人分担完成一个文档，而目前，在网络环境下自动地进行将完成的多个原稿经统一附加页码而汇集成一个文档的工作，例如，参照(日本)专利第3097562号公报(以下记做“专利文献1”)和特开2002-366542号公报(以下记做“专利文献2”)中所提出的。

在上述专利文献1中记载了一种打印控制装置，基于预先注册的规定的汇集定义信息(结构定义信息)，将从大于或等于一个客户机发送的多个原稿数据汇集为一个打印工作。

而且，上述专利文献2中记载了一种编辑装置以及打印装置，由总管所有文档的管理者检查各原稿以及整体的完成，并进行对各原稿制作负责人的修改请求，从而可以在打印前确认汇集的图像，并高效地进行对各原稿负责人的修改请求。

但是，在上述专利文件1的装置中产生以下问题：在收集了所有的原稿的时刻进行打印，在中途阶段不能打印，所以不能确认中途阶段的打印图像。

而且，在上述专利文件2的装置中，产生需要设置总管所有文档的管理者的问题。而且，一般，各负责人不能掌握各个文档制作的进度，在不是所有负责人都完成了文档制作的时刻打印文档的情况下，直到得到最终完成的文档数据之前的期间，产生打印未完成的文档数据等无用的打印的问题。

发明内容

本发明的目的在于提供一种在由多个人分担制作一个文档的情况下，可以不设置管理者而根据文档文件制作的进度来没有无用地高效进行打印的文档管理服务器、文档管理系统、文档管理方式、文档管理程序以及记录了该文档管理程序的记录媒体。

本发明的文档管理服务器可以经由通信线路与大于或等于一台的终端装置连接，其特征在于包括：大于或等于一个文档文件；记录这些文档文件的各个输入者的输入状况的大于或等于一个的输入者列表；管理所述文档文件和所述输入者列表的管理功能；以及与所述终端装置通信的功能；所述管理功能基于来自所述终端装置的所述文档文件和/或所述输入者列表的操作请求，实施对应于该操作请求的所述文档文件和/或所述输入者列表的处理，并基于来自所述终端装置的输出请求，对所述终端装置输出对应于该输出请求的文档文件，同时根据所述输入者列表的记录状况限制输出条件。

根据具有这样的特征的本发明，所述管理功能可以根据作为所述输入者列表的记录状况的文档制作状况来限制输出条件。例如，在输出是打印输出的情况下，可以限制对应的打印机驱动的设定(打印册数和打印输出形式等)。由此，可以不进行无用的打印。进而，在由多个人分担制作一个文档的情况下，可以不设置管理者而根据文档文件制作的进度来高效率地进行打印。

而且，本发明的文档管理系统通过通信线路连接文档管理服务器和大于或等于一台的终端装置和大于或等于一台的输出装置，其特征在于所述文档管理服务器包括：大于或等于一个文档文件；记录这些文档文件的各个输入者的输入状况的大于或等于一个的输入者列表；管理所述文档文件和所述输入者列表的管理功能；以及网络服务器功能；所述终端装置包括网络浏览器功能和输出装置驱动程序(driver)功能，所述文档管理服务器的所述管理功能基于来自所述终端装置的所述文档文件和/或所述输入者列表的操作请求，实施对应于该操作请求的所述文档文件和/或所述输入者列表的处理，并基于来自所述终端装置的输出请求，对所述终端装置输出对应于该输出请求的文档文件，同时根据所述输入者列表的记录状况限制所述输出装置驱动程序功能的输出设定。该情况下，可以将所述输出装置设为打印机，将所述输出装置驱动程序功能设为打印机驱动程序。

根据具有这样的特征的本发明，由于所述管理功能和所述文档文件以及所述输入者列表都包括在文档管理服务器端，所以与其连接的终端装置可以使用市场销售的终端装置(个人计算机等)，所以可以构筑通用性好的文档管理系统。而且，所述管理功能可以根据作为所述输入者列表的记录状况的文档制作状况来限制输出条件。例如，在输出是打印输出的情况下，可以限制对应的打印机驱动程序的设定(打印册数和打印输出形式等)。由此，可以不产生无用的打印。

而且，本发明的文档管理系统通过通信线路连接文档管理服务器和大于或等于一台的终端装置和大于或等于一台的输出装置，其特征在于，所述文档管理服务器包括一个以上的文档文件和记录这些文档文件的各个输入者的输入状况的一个以上的输入者列表，所述终端装置包括管理所述文档管理服务器中存储的文档文件和所述输入者列表的管理功能，和输出装置驱动程序功能，所述管理功能基于所述文档文件和/或所述输入者列表的操作请求，经由所述通信线路实施所述文档管理服务器中存储的所述文档文件和/或所述输入者列表的所述操作请求所对应的处理，并基于输出请求，经由所述通信线路实施从所述文档管理服务器取得对应于该输出请求的文档文件并输出到所述输出装置的处理，同时根据所述输入者列表的记录状况限制所述输出装置驱动程序功能的输出设定。在该情况下，可以将所述输出装置设为打印机，并将所述输出装置驱动程序功能设为打印机驱动程序。

根据具有这样的功能的本发明，由于在各终端装置中包括所述管理功能，并在文档管理服务器中仅包括文档文件和所述输入者列表，所以可以减轻文档管理服务器的负载。而且，所述管理功能可以根据作为所述输入者列表的记录状况的文档制作状况来控制输出条件。例如，在输出是打印输出的情况下，可以限制对应的打印机驱动程序的设定(打印册数和打印输出形式等)。由此，可以不会产生无用的打印。

而且，本发明的文档管理系统中，所述输入者列表被设为可指定“试打印”的条件的结构，也可以是在根据所述输入者列表的记录内容，即使只有一个人没完成输入的情况下，所述管理功能对所述打印机驱动程序设定所述“试打印”的条件的结构。设为这样的结构时，直到所有的文档完成为止只能进行试打印，所以可以节约调色剂和用纸。由此，直到完成文档为止，可以防止错误地进行正式打印的无用的情况。这里，所述“试打印”的条件具体地来说，可以选择附加“草稿(draft)”的水印、将册数限定为一册、指定在一张用纸上打印多页的N-Up、指定双面打印的至少其中一个。通过这样限制试打印的条件，可以直到所有的文档完成为止明确为“试打印”，并节约用纸。

而且，在本发明的文档管理系统中，将所述输入者列表设为可指定“正式打印”的上限打印册数的结构，在根据所述输入者列表的记录内容，所有输入者完成输入的情况下，所述管理功能将在所述打印机驱动程序中设定并打印的“正式打印”册数记录于所述输入者列表中，并且禁止累计超过“正式打印”的上限打印册数的打印。这样，通过事先指定“正式打印”的上限册数，可以抑制无用地进行多册的“正式打印”的情况。

而且，在本发明的文档管理系统中，所述文档管理服务器中包括通知功能，所述输入者列表为可记录与输入者对应的终端装置信息的结构，所述管理功能也可以如下构成：使所述通知功能对与输入者对应的终端装置通知对应于所述输入者列表的记录状况的内容。这样，通过对与输入者对应的终端装置通知对应于所述输入者列表的记录状况的内容，各输入者根据其它输入者的输入状况适当地处理。

而且，在本发明的文档管理系统中，将所述输入者列表设为可对各个输入者记录“正式打印”册数的结构，在所述输入者列表的记录内容为最终输入完成者，且“正式打印”册数即使仅记录了一册的情况下，所述管理功能通过所述通知功能对记录了“正式打印”册数的输入者的终端通知无效的信息，并且清除“正式打印”册数的记录。这样，在所述输入者列表的记录内容是最终输入完成者的情况下，在该时刻即使“正式打印”册数已经记录了一册的情况下，通过所述通知功能，对记录了“正式打印”册数的输入者的终端装置通知该正式打印无效的信息。由此，在正式打印后进行再编辑的情况下，可以在再编辑前对进行了正式打印的输入者通知该正式打印无效的信息，并可以经常保持正式打印的最新性。

而且，在本发明的文档管理系统中，将所述输入者列表设为可对各个输入者记录“正式打印”册数的结构，在所述输入者列表的记录内容为所有输入者完成输入，并且“正式打印”册数的累计达到“正式打印”的上限打印册数的情况下，所述管理功能通过所述通知功能对“正式打印”的册数为零的输入者的终端装置通知各个输入者的“正式打印”册数。通过设为这样的结构，可以省去无用的“正式打印”，同时没有进行“正式打印”的人可以知道可以从谁那里得到打印结果。

而且，在本发明的文档管理系统中，将所述输入者列表设为可设定文档的制作期限的结构，所述管理功能也可以在经过了所述制作期限时，将制作文件作为输入者全部完成输入的文件来处理。通过这样的处理，在多个输入者分担制作一个文档的情况下，即使在由于一个输入者出差等，文档总是完成不了的情况下，可以进行该文档的期限管理。

在该情况下，所述文档管理服务器具备通知功能，所述管理功能也可以在所述制作期限的一定期间前(例如，两日前等)输入者没有全部完成输入的情况下，将文档未完成的信息的警告通知所有输入者的终端装置或未输入者的终端装置。通过发出这样的警告，可以对未完成文档输入工作的输入者通知制作期限接近的情况。

而且，本发明的文档管理方式使用大于或等于一个文档文件，和记录这些文档文件的各个输入者的输入状况的大于或等于一个输入者列表管理文档，其特征在于包含：将所述文档文件和所述输入者列表建立对应的步骤；基于用户的文档文件和/或所述输入者列表的操作请求指示，操作所述文档文件和/或所述输入者列表的步骤；以及基于用户的文档文件的输出请求指示，根据所述输入者列表的记录状况，限制输出条件的步骤。

根据具有这样的特征的本发明，可以根据作为所述输入者列表的记录状况的文档制作状况来限制输出条件。例如，在输出是打印输出的情况下，可以限制对应的打印机驱动程序的设定(打印册数和打印输出形式等)。由此，可以不会产生无用的打印。

而且，在本发明的文档管理方式中，还包括所述输入者列表被设定为可指定“试打印”的条件，在根据所述输入者列表的记录内容，即使只是一个人未完成输入的情况下，作为输出条件设定所述“试打印”的条件的步骤。设为这样的结构时，由于直到所有文档完成为止只能进行试打印，所以可以节约调色剂和用纸。由此，直到文档完成为止，可以防止错误地进行正式打印的无用的情况。

而且，在本发明的文档管理方式中，还包括所述输入者列表被设为可指定“正式打印”的上限打印册数，在根据所述输入者列表的记录内容，所有输入者完成输入的情况下，将已打印的“正式打印”册数注册到所述输入者列表中的步骤，和在累计超过“正式打印”的上限打印册数的情况下禁止打印的步骤。这样，通过预先指定“正式打印”的上限册数，可以抑制无用地进行多册的“正式打印”的情况。

而且，在本发明的文档管理方式中，还包括所述输入者列表被设为可记录与输入者对应的终端装置信息，将与所述输入者列表的记录状况对应的内容通知对应于输入者的终端装置的步骤。这样，通过将与所述输入者列表的记录状况对应的内容通知对应于输入者的终端装置，各输入者可以根据其它输入者的输入状况来适当处理。

而且，在本发明的文档管理方式中，还包括所述输入者列表被设定为可对各个输入者记录“正式打印”册数，在所述输入者列表的记录内容是最终输入完成者，且即使“正式打印”册数记录了一册的情况下，对记录了“正式打印”册数的输入者的终端通知无效的信息，同时清除“正式打印”册数的记录的步骤。这样，在所述输入者列表的记录内容是最终输入完成者的情况下，在该时刻即使“正式打印”册数记录了一册的情况下，对记录了“正式打印”册数的输入者的终端通知该正式打印无效的信息。由此，在正式打印后进行再编辑的情况下，可以在再编辑前对进行了正式打印的输入者通知正式打印无效的信息，并可以经常确保正式打印的最新性。

而且，在本发明的文档管理方式中，还包括所述输入者列表被设为可对各个输入者记录“正式打印”册数，所述输入者列表的记录内容为输入者全部完成输入，且“正式打印”册数的累计达到“正式打印”的上限打印册数的情况下，对“正式打印”册数为零的输入者的终端通知各个输入者的“正式打印”册数的步骤。通过设为这样的结构，可以省去无用的“正式打印”，同时没有进行“正式打印”的人可以知道可以从谁那里得到打印结果。

另外，根据本发明，可以将上述结构的文档管理方式的各步骤作为用于使计算机执行的文档管理程序提供。进而，该文档管理程序可以记录于计算机可读取的记录媒体来提供。

附图说明

图1是本发明的实施方式的以文档管理方式以及文档文件和与之链接的输入者列表为主要构成要素的文档管理系统的整体结构图。

图2是例示本发明的实施方式的输入者列表的结构图。

图3是例示本发明的实施方式的输入者列表的结构图。

图4是表示本发明的实施方式的对输入者列表的注册状况(文档制作的进度)所对应的打印例的结构图。

图5是表示本发明的实施方式的文档管理系统的整体的处理的流程的流程图。

图6是表示本发明的实施方式的文档管理系统的检验登记(check in)(最终保存)处理顺序的流程图。

图7是表示本发明的实施方式的文档管理系统的打印处理顺序的流程图。

图8是表示本发明的实施方式的文档管理系统的文档制作期限处理顺序的流程图。

图9是表示本发明的文档管理系统的其它实施方式的整体结构图。

图10是表示在本发明的文档管理系统中一个文档由多个文档文件构成的情况的例子的说明图。

图11是表示在本发明的文档管理系统中多个文档以及文档文件被同时管理的情况的例子的说明图。

具体实施方式

以下，参照附图说明本发明的实施方式。另外，以下说明的实施方式是将本发明的具体化的一例，并不限定本发明的技术范围。

图1是本发明的实施方式的以文档管理方式X以及文档文件Y和与之连接的输入者列表Z为主要构成要素的文档管理系统的整体结构图，图2以及图3是例示本发明的实施方式的输入者列表Z的结构图，图4是表示本发明的实施方式的对输入者列表的注册状况(文档制作的进度)所对应的打印例的结构图，图5是表示本发明的实施方式的文档管理系统的整体的处理的流程的流程图，图6是表示本发明的实施方式的文档管理系统的检验登记(最终保存)处理顺序的流程图，图7是表示本发明的实施方式的文档管理系统的打印处理顺序的流程图，图8是表示本发明的实施方式的文档管理系统的文档制作期限处理顺序的流程图。

-文档管理系统的整体结构的说明-

使用图1说明服务器用软件内的以文档管理方式X以及文档文件Y和与之链接的输入者列表Z为主要构成要素的文档管理系统。

整体结构由通信线路4连接文档管理服务器(以下，简称为“服务器”)1、大于或等于一台的个人计算机2、大于或等于一台的打印机3。个人计算机2由文档制作负责人使用。而且，文档管理方式X也可以作为服务器用软件而独立。

<服务器1的说明>

服务器1由以下部件构成：与个人计算机2和打印机3进行通信控制的通信控制部10；由CRT显示器、键盘、鼠标等构成的操作显示部13；硬盘等数据存储部11；由MPU、主存储器、以及其周边设备构成的控制部12。进而，数据存储部11存储文档文件Y和与其链接的输入者列表Z。其中，文档文件Y也可以在内部具有输入者列表Z。

服务器1是具有网络服务器的功能的装置，除了从数据存储部11对个人计算机2发送从个人计算机2发送的URL所对应的HTML数据和图像数据等之外，按照从个人计算机2到数据存储部11的上传请求和数据存储部11内的数据的变更请求等，根据预先注册了的CGI等程序来执行这些处理。该网络服务器的功能也是通知部件的一册分。而且，服务器1是具有电子邮件服务器的功能的装置，是进行与个人计算机2发送接收电子邮件的一般的通信部件。由于服务器1的详细结构是周知的，所以这里省略详细的说明。而且，服务器用软件的文档管理方式X控制文档文件Y和输入者列表Z的关联和联动。

<个人计算机2的说明>

个人计算机2由以下部件构成：与服务器1以及打印机3进行通信控制的通信控制部20；由CRT显示器、键盘、鼠标等构成的操作显示部21；硬盘等数据存储部22；以及由MPU、主存储器、以及其周边设备构成的控制部23。数据存储部22中安装有作为控制对打印机3发送打印数据的程序的打印机驱动程序，以及文字处理、电子报表等其它应用软件，根据需要而在控制部23的未图示的主存储器中展开执行。由于个人计算机2的详细的结构是公知的，所以这里省略详细的说明。另外，打印机驱动程序具有根据来自应用软件的打印命令，根据指定的文档数据生成打印数据，并发送到打印机3的功能。

<打印机3的说明>

打印机3由通信控制部30、数据存储部31、液晶触摸板等操作显示部32、打印机控制器33、图像形成部34构成。它们通过专用总线35可互相通信地连接。

通信控制部30用于与个人计算机2进行通信控制，控制个人计算机2和打印机控制器33之间的数据的交换。数据存储部31是硬盘等存储装置，存储有由打印机控制器33等处理的各种数据。操作显示部32是液晶触摸板等的输入输出装置。打印机控制器33根据从个人计算机2发送的打印数据，对构成图像形成部34的各致动器输出控制信号。构成打印机控制器33的未图示的MPU以及其周边设备根据预先注册的规定的程序执行这些处理。图像形成部34由用于形成图像的各种致动器构成，根据来自打印机控制器33的控制信号在纸上等形成图像。

-文档管理系统的处理顺序的说明-

接着，适当参照图5至图8所示的流程图以及图2至图4所示的说明图，说明上述结构的文档管理系统的处理顺序。这里，说明由多个人分担制作一个文档，并进行制作中途的文档的试打印和最终的文档的正式打印的情况。

首先，根据图5所示的流程图，说明本实施方式的文档管理系统的整体处理的流程。之后，参照图6至图8所示的流程图进行制作文档的最终保存处理、打印处理以及制作期限处理的说明。

<整体的处理的流程的说明>

在本实施方式的文档管理系统中，根据输入者的操作指示，执行输入编辑、完成、打印、初始化的各个处理。

即，文档的输入者从个人计算机2经由网络浏览器访问文档管理方式X，根据该访问画面指示各种处理(步骤S11)。

这里，如果该指示是“输入编辑”，则为了对成为对象的文档文件进行某种操作而进行文件的检验(check out)并打开对象的文档文件(步骤S12)，进行某种输入或编辑操作(步骤S13、步骤S14)。在这样的操作中，最终结束编辑并进行编辑结束操作时(在步骤S13中判断为“是”时)，确认文档管理方式X是否最终完成编辑(步骤S15)，在输入者进行输入完成操作(检验登记)时(在步骤S15中判断为“是”时)，转移到后述的最终保存处理(步骤S17)。另一方面，编辑结束操作是临时结束操作，后面再次进行编辑的情况下(在步骤S15中判断为“否”的情况下)，保存可继续的状态(步骤S16)。这里，可继续的状态是指不对后述的图2所示的输入者列表Z的输入完成状况的项目栏中输入“是”的状态。最终保存处理是指对后述的图2所示的输入者列表Z的输入完成状况的项目栏中输入“是”的状态。

另外，输入者在进行了临时继续保存之后，在判断为也可以最终以原来的状态进行最终保存的情况下，也可以根据上述访问画面指示“完成”而仅进行完成处理。即，在输入者列表Z中注册完成了的情况。具体来说，在图2所示的输入者列表Z的输入完成状态的项目栏中输入“是”(步骤S18)。

另一方面，在根据上述访问画面指示了“打印”的情况下，转移到后述的打印处理(步骤S19)。

而且，在根据上述访问画面指示“初始化”的情况下，将规定要求的格式的文档文件指定为此后所有人制作的文档文件(步骤S20)，以与之对应的形式制作输入者列表Z(步骤S21)，并设定该输入者列表Z中设置的打印条件和制作期限(后面叙述)(步骤S22)。

以上是文档管理系统的整体的处理的流程。

接着，参照图6至图8所示的流程图说明最终保存处理、打印处理以及制作期限处理的顺序。

<最终保存处理的说明>

参照图6所示的流程图说明检验登记(最终保存)处理的顺序。

输入者在步骤S101中结束输入并登记，在下一个步骤S102中进行表示完成对输入者列表Z的输入的注册。

对服务器1上的文件的访问对每个用户提供访问权限，由于通过登陆而进行，所以可以由服务器1上的文档管理方式X判断检验登记。从而，也可以通过服务器1上的文档管理方式X自动同时进行对输入者列表Z的注册。在该情况下，可以进行工作而不会意识到输入者列表Z的存在。在该情况下，检验登记表示在输入者间完成输入编辑工作。在检验登记表示继续保存而不是完成输入编辑工作的情况下，也可以另外设置表示最终检验登记的功能。

图2以及图3是表示输入者列表Z的一例的结构图。

该输入者列表Z用于预先注册需要输入的输入者的姓名(也可以是登录用户名)，用于不断注册输入完成状况。该输入者列表Z由输入者、输入完成状况、正式打印的各项目构成，进而，可以设定“试打印”的条件、“正式打印”的上限册数、制作期限。而且，输入者列表Z也可记录与输入者对应的终端装置信息。另外，在后述的图7所示的流程图中没有记载，但在步骤S203的试打印之后进行对输入者列表Z的注册也可以。

在步骤S103中，服务器1上的文档管理方式X参照输入者列表Z判断操作中的输入者是否是最终工作完成者。具体来说，如图3所示，判断在对输入者列表Z的输入完成状况的项目栏中全部输入“是”的时刻的该最后的输入者为最终工作完成者。其结果，在是最终工作完成者的情况下进至步骤S104，在不是最终工作完成者的情况下结束处理。

在步骤S104中，在判断为是最终工作完成者的情况下，判断在该时刻是否已经正式打印至少一册。其结果，在一册也没有正式打印的情况下(步骤S104中的判断为“否”的情况下)，对最终输入者或所有输入者通知可正式打印(即，通知文档制作的完成)(步骤S105)。在该情况下，对于操作中(编辑工作中)的输入者成为网络浏览器内的通知，对于其它的输入者成为通过邮件发送等的通知。以后的步骤中的通知方法也同样。

另一方面，在步骤S103中，判断检验登记到服务器中的人是最终工作完成者，在步骤S104中，在即使该判断时刻的正式打印是已进行一册的情况下，进至步骤S106，并对记录了“正式打印”册数的输入者的个人计算机2通知无效的消息。然后，在下一个步骤S107中，清除“正式打印”册数的记录。由此，在正式打印后进行再编辑的情况下，由于可以在再编辑前对进行了正式打印的输入者通知该正式打印为无效的消息，所以可以经常确保正式打印的最新性。

<打印处理的说明>

参照图7所示的流程图说明打印处理的顺序。

在步骤S201中，打印者试验共用服务器1上的要求的文档文件Y的打印。

在步骤S202中，服务器1上的文档管理方式X参照输入者列表Z，并进行是否所有人结束输入(是否对图2所示的输入完成状况的所有项目栏填入表示输入完成的“是”)的判断，根据文档制作的进度，如图4所示，对打印给予限制。

图4表示根据文档制作的进度的打印限制的一例。

作为打印限制，根据文档制作的进度，区分为不是所有人完成的情况和所有人完成的情况，在不是所有人完成了的情况下，作为打印的种类仅允许“试打印”，在所有人完成了的情况下，作为打印的种类允许“正式打印”。然后，作为“正式打印”的情况下的打印限制的内容，如图4所示，准备A～F的六种限制内容，作为“正式打印”的情况下的打印限制的内容，如图4所示，准备G～I的三种的限制内容。

这里，在如图2所示的输入完成状态的情况下，即在不是所有人完成了输入的情况下(在步骤S202中判断为“否”的情况下)，进至步骤S203，并仅允许试打印。例如，自动添加“草稿”的水印而打印。而且，限制为册数仅可以选择一册。而且，限制为仅可以通过在一张用纸上打印多页的N-Up打印。而且，限制为仅可以双面打印等通过打印限制允许试打印。这里，水印是指在打印任务的背景上打印一种透明的文字的功能。

在本实施方式中，如图2所示，由于作为“试打印”条件指定了“A”，所以自动附加“草稿”的水印而打印。也可以进行编程，以便取得选择的打印机驱动程序的能力(capability)的信息，从而采用适当的条件作为“试打印”的条件。

另一方面，在步骤S202中，在判断为所有人完成输入的情况下(判断为“是”的情况下)，即如图3所示，在对输入者列表Z的输入完成状态的项目栏中全部填入“是”的情况下，进至步骤S204，允许正常的正式打印，而没有上述的打印限制。

在本实施方式中，如图2以及图3所示，输入者列表Z中设定为可指定“正式打印”的上限打印册数，所以禁止“正式打印”册数的累计超过预先指定了的“正式打印”的上限册数的打印。在图2以及图3的情况下，“正式打印”的上限册数被指定为“10册”，禁止超过10册的打印。也可以预先编程，以便仅可以打印注册输入者的册数。

在步骤S204中进行正式打印时，在下一个步骤S205中，对正式打印的册数进行计数，并进至下一步骤S206。

即，服务器1上的文档管理方式X判断“正式打印”册数的累计是否达到预先设定的“正式打印”的上限打印册数(在进行编程，以便仅可以打印注册的输入者的册数的情况下，为注册输入者的册数)，在达到了的情况下(判断为“是”的情况下)，进至步骤S207，仅通知完成了正式打印，或者对“正式打印”册数为零的输入者(图3所示的例子中，为No 1、4、5、6的输入者)的个人计算机2通知各个输入者的“正式打印”册数。

<文档的制作期限处理的说明>

参照图8所示的流程图说明文档的制作期限处理。

在图5所示的初始化处理中，在输入者列表Z的制作期限的项目栏中作为制作期限例如设定2004年3月31日。而且，作为发出警告的一定时间预先设定制作期限的两日前。

文档管理方式X基于该设定的制作期限和一定时间，监视未图示的服务器1内部的时钟部，开始制作期限的期限管理(步骤S301)。即，文档管理方式X经常比较设定的制作期限的两日前的日期和时刻(以下称为“警告日期时间”)和时钟部的当前时刻(步骤S302)。然后，在当前时刻经过警告日期时间时，确认是否对输入者列表Z的输入完成状态的所有项目栏填入“是”(步骤S303)。其结果，在全部填入“是”的情况下(即，在所有人完成了文档输入的情况下)(在步骤S303中判断为“是”的情况下)结束处理。另一方面，在不是任何一个都被填入“是”的情况下(即，某个输入者还没有完成文档输入的情况下)(在步骤S303中判断为“否”的情况下)，将没有完成文档的制作的信息的警告通知给所有输入者的个人计算机2或者未输入者的个人计算机2(步骤S304)。

接着，文档管理方式X继续经常比较制作期限的日期时间和时钟部的当前时刻(步骤S305)。然后，在当前时刻经过了制作期限的日期时间时，不管所有的输入者是否完成了文档的输入，将所有输入者分担的文档确定为完成的文档(步骤S306)。具体来说，将该时刻制作的文档确定为正式文档，在之后的打印处理中，作为“正式打印”来处理打印的种类。通过这样的处理，在由多个输入者分担制作一个文档的情况下，也可以进行该文档的期限管理。

以上是本实施方式的文档管理系统的处理工作。

在上述实施方式中，文档管理系统在服务器1上的服务用软件内具有文档管理方式X，是在服务器1内完成主要的构成元件的方式，但服务器用软件内没有文档管理方式X，取而代之，如图9所示，也可以在各个个人计算机2的各种应用软件内具有这样的文档管理方式X。而且，也可以在个人计算机2中有具有文档管理方式X的独立的应用软件。在这样的实施方式的情况下，图5、图6的“检验”和“检验登记”如图5的流程图内的在对应位置加括号所示，为“打开文件”和“最终保存”。

另外，在上述实施方式的文档管理系统中，由于由多个人分担制作一个文档，所以根据情况，可能多个输入者同时打开相同的文档文件。因此，文档管理方式X在例如在任何一个输入者打开了文档文件的情况下，其它的输入者进行不打开该文档文件的排他控制也可以。然后，一个输入者结束编辑工作而进行最终保存或继续保存时，中止排他控制，其它的输入者可以打开该文档文件。通过进行这样的排他控制，可以对多个人同时打开相同文档文件对文档文件中产生某种缺陷防患于未然。

而且，在上述实施方式中，说明了在任何输入者进行了作为最终保存处理的检验登记之后，可以再次进行修改等编辑工作的情况，但在完成了最终的文档之后，不经考虑地修改的话，有时造成麻烦，所以最终所有输入者检验登记，临时确定文档内容之后(图2所示的输入完成状况的项目栏中全部填入“是”之后)，将该文档文件作为读取专用也可以。由此，可以防止最终确定了的文档被不经考虑地修改的缺点。

进而，在上述实施方式中，说明了从打印机3打印输出最终确定了的文档的结构，但输出方式不限于打印。例如，也可以将最终确定了的文档添加到邮件中并发送到预先指定的管理者的个人计算机中。而且，在印字输出的情况下，也可以从特定的打印机(例如，和输入者场所远离的管理者使用的特定的打印机等)印字输出。在该情况下，最好设为仅作为领取人的管理者可以开始打印的所谓亲自打印。

进而，在上述实施方式中，说明了多个人使用一个文档文件的结构，但如图10所示，例如，当然也可以由多个文档文件Y1a～Y1p构成一个文档y1。在该情况下，多个输入者可以分别同时打开对应于同一文档的不同的文档文件，这些不同的文档文件之间不需要上述排他控制。例如，对于文档y1，在某输入者打开文档文件Y1a时，其它的输入者可以打开文档文件Y1b。而且，在这样的情况下，可以将多个文档文件Y1a～Y1b与一个输入者列表Z1建立对应。

另外，在图1以及图9中，仅分别图示了一个文档文件Y以及输入者列表Z，在图10中，仅图示了一个文档y1，但这是为了说明以及附图绘制等的简化。实际上，当然文档管理方式X可以同时管理多个文档以及文档文件。例如，如图11所示，在由多个文档文件Y1a～Y1p构成、并与输入者列表Z1建立对应的文档y1，和仅由一个文档文件Y2a构成、并与输入者列表Z2建立对应的文档y2，......，由三个文档文件Yna～Ync构成、并与输入者列表Zn建立对应的文档yn存储于数据存储部11(参照图1以及图9)的情况下，文档管理方式X也可以管理它们的全部。

-文档管理程序以及记录媒体的说明-

由使用大于或等于一个文档文件和记录这些文档文件的各个输入者的输入状况的大于或等于一个的输入者列表管理文档的程序实现以上说明的文档管理系统。

作为发明的对象的，也可以是该程序自身，也可以将该程序存储于计算机可读取的记录媒体中。

在本发明中，作为该记录媒体，图1所示的控制部(微型机算计)12进行处理所需的存储器，例如ROM那样的存储器也可以是程序媒体(media)，而且，也可以是作为未图示的外部存储装置设置的程序读取装置，并通过将记录媒体插入其中而可以读取的程序媒体。在本发明中，图1所示的数据存储部11为程序媒体。在任何的情况下，都可以是由微型机算计访问并执行存储的程序的结构，或者可以是在任何的情况下，都读取程序，并将读取的程序载入微型机算计的未图示的程序存储区域，从而执行该程序的方式。该加载用程序设为预先存储于本体装置中。

这里，上述程序媒体是可与本体分离的结构的记录媒体，也可以是包含磁带和卡带等带类、FD(软盘)和HD(硬盘)等磁盘或CD-ROM/MO/MD/DVD等光盘类、IC卡(包含存储卡)/光卡等卡类、或者掩模ROM、EPROM、EEPROM、闪速ROM等半导体存储器的固定地承载程序的媒体。

而且，在本发明中，由于是可与包含因特网的通信网络连接的系统结构，所以也可以是象从通信网络下载程序那样流动地承载程序的媒体。另外，在这样从通信网络下载程序的情况下，该下载用程序也可以预先存储于装置本体中，或者从其它记录媒体安装。另外，作为存储于记录媒体中的内容，不限定于程序，也可以是数据。

进而，在本发明中，作为程序自身，也可以是图1所示的控制部(微型机算计)12执行的处理自身，或者通过与包含因特网的通信网络进行访问而取入，或者取入，或者从这里发送出。进而，也可以是基于该取入的程序，在上述文档管理系统内处理的结果，即生成的内容。或者，也可以是在从这里发送出时在上述文档管理系统内处理的结果，即生成的内容。这些内容不限定于程序，也可以是数据。

另外，作为产业上的可利用性，本发明的文档管理服务器、文档管理系统、文档管理程序以及记录了该文档管理程序的记录媒体可以有效地灵活应用于由多个人分担制作一个文档的情况下。

本发明，如果不脱离其精神或主要特征，可以以其它各种方式实施。因此，上述实施例在所有的方面仅仅是例示，不应限定地解释。本发明的范围由权利要求的范围表示，不拘泥于说明书正文。进而，属于权利要求范围的均等范围的变形和变更都在本发明的范围内。

Claims (20)

1.一种文档管理服务器，可以经由通信线路与大于或等于一台的终端装置连接，其特征在于，

所述文档管理服务器包括：

大于或等于一个文档文件；

记录这些文档文件的各个输入者的输入状况的大于或等于一个的输入者列表；

管理所述文档文件和所述输入者列表的管理功能；以及

与所述终端装置通信的功能，

所述管理功能基于来自所述终端装置的所述文档文件和/或所述输入者列表的操作请求，实施对应于该操作请求的所述文档文件和/或所述输入者列表的处理，并基于来自所述终端装置的输出请求，对所述终端装置输出对应于该输出请求的文档文件，同时根据所述输入者列表的记录状况来限制输出条件。

2.一种文档管理系统，通过通信线路连接文档管理服务器和大于或等于一台的终端装置和大于或等于一台的输出装置，其特征在于，

所述文档管理服务器包括：

大于或等于一个文档文件；

记录这些文档文件的各个输入者的输入状况的大于或等于一个的输入者列表；

管理所述文档文件和所述输入者列表的管理功能；以及

网络服务器功能，

所述终端装置包括：

网络浏览器功能；以及

输出装置驱动程序功能，

所述文档管理服务器的所述管理功能基于来自所述终端装置的所述文档文件和/或所述输入者列表的操作请求，实施对应于该操作请求的所述文档文件和/或所述输入者列表的处理，并基于来自所述终端装置的输出请求，对所述终端装置输出对应于该输出请求的文档文件，同时根据所述输入者列表的记录状况来限制所述输出装置驱动程序功能的输出设定。

3.一种文档管理系统，通过通信线路连接文档管理服务器和大于或等于一台的终端装置和大于或等于一台的输出装置，其特征在于，

所述文档管理服务器包括：大于或等于一个的文档文件；以及

记录这些文档文件的各个输入者的输入状况的大于或等于一个的输入者列表，

所述终端装置包括：

管理所述文档管理服务器中存储的文档文件和所述输入者列表的管理功能；以及

输出装置驱动程序功能，

所述管理功能基于所述文档文件和/或所述输入者列表的操作请求，经由所述通信线路，实施与所述文档管理服务器中存储的所述文档文件和/或所述输入者列表的所述操作请求所对应的处理，并基于输出请求，经由所述通信线路，实施从所述文档管理服务器取得对应于该输出请求的文档文件而输出到所述输出装置的处理，同时根据所述输入者列表的记录状况来限制所述输出装置驱动程序功能的输出设定。

4.如权利要求2或权利要求3所述的文档管理系统，其中，

所述输出装置为打印机，所述输出装置驱动程序功能为打印机驱动程序。

5.如权利要求4所述的文档管理系统，其特征在于，

所述输入者列表被设为可指定“试打印”的条件，

在根据所述输入者列表的记录内容，即使只有一个人没完成输入的情况下，所述管理功能也对所述打印机驱动程序设定所述“试打印”的条件。

6.如权利要求5所述的文档管理系统，其特征在于，

所述“试打印”的条件，可以选择附加“草稿”的水印、将册数限定为一册、指定在一张用纸上打印多页的N-Up、指定双面打印的至少其中一个。

7.如权利要求5或权利要求6所述的文档管理系统，其特征在于，

所述输入者列表被设为可指定“正式打印”的上限打印册数，

在根据所述输入者列表的记录内容，所有输入者完成输入的情况下，所述管理功能将在所述打印机驱动程序中设定并打印的“正式打印”册数记录于所述输入者列表中，并且禁止累计超过“正式打印”的上限打印册数的打印。

8.如权利要求7所述的文档管理系统，其特征在于，

所述文档管理服务器中包括通知功能，所述输入者列表被设为可记录与输入者对应的终端装置信息，

所述管理功能使所述通知功能对与输入者对应的终端装置通知对应于所述输入者列表的记录状况的内容。

9.如权利要求8所述的文档管理系统，其特征在于，

所述输入者列表被设为可对各个输入者记录“正式打印”册数，

在所述输入者列表的记录内容为最终输入完成者，且“正式打印”册数即使仅记录了一册的情况下，所述管理功能通过所述通知功能对记录了“正式打印”册数的输入者的终端装置通知无效的信息，并且清除“正式打印”册数的记录。

10.如权利要求8所述的文档管理系统，其特征在于，

所述输入者列表被设为可对各个输入者记录“正式打印”册数，

在所述输入者列表的记录内容为所有输入者完成输入，并且“正式打印”册数的累计达到“正式打印”的上限打印册数的情况下，所述管理功能通过所述通知功能对“正式打印”的册数为零的输入者的终端通知各个输入者的“正式打印”册数。

11.如权利要求2或权利要求3所述的文档管理系统，其特征在于，

所述输入者列表被设为可设定文档的制作期限，

所述管理功能在经过了所述制作期限时，将制作文件作为全部输入者完成输入的文件来处理。

12.如权利要求11所述的文档管理系统，其特征在于，

所述文档管理服务器具备通知功能，

所述管理功能在所述制作期限的一定期间前不是全部输入者完成输入的情况下，将文档未完成的信息的警告通知所有输入者的终端装置或未输入者的终端装置。

13.一种文档管理方式，使用大于或等于一个文档文件，和记录这些文档文件的各个输入者的输入状况的大于或等于一个输入者列表来管理文档，其特征在于，

所述文档管理方式包含：

将所述文档文件和所述输入者列表建立对应的步骤；

基于用户的文档文件和/或所述输入者列表的操作请求指示，操作所述文档文件和/或所述输入者列表的步骤；以及

基于用户的文档文件的输出请求指示，根据所述输入者列表的记录状况，限制输出条件的步骤。

14.如权利要求13所述的文档管理方式，其特征在于，

所述文档管理方式还包括所述输入者列表被设定为可指定“试打印”的条件，在根据所述输入者列表的记录内容，即使只是一个人未完成输入的情况下，作为输出条件设定所述“试打印”的条件的步骤。

15.如权利要求13或权利要求14所述的文档管理方式，其特征在于，

所述文档管理方式还包括所述输入者列表被设为可指定“正式打印”的上限打印册数，在根据所述输入者列表的记录内容，所有输入者完成输入的情况下，将已打印的“正式打印”册数记录到所述输入者列表中的步骤；以及

在累计超过“正式打印”的上限打印册数的情况下禁止打印的步骤。

16.如权利要求15所述的文档管理方式，其特征在于，

所述文档管理方式还包括所述输入者列表被设为可记录与输入者对应的终端装置信息，将与所述输入者列表的记录状况对应的内容通知对应于输入者的终端装置的步骤。

17.如权利要求16所述的文档管理方式，其特征在于，

所述文档管理方式还包括所述输入者列表被设定为可对各个输入者记录“正式打印”册数，在所述输入者列表的记录内容是最终输入完成者，且即使“正式打印”册数记录了一册的情况下，对记录了“正式打印”册数的输入者的终端通知无效的信息，同时清除“正式打印”册数的记录的步骤。

18.如权利要求16所述的文档管理方式，其特征在于，

所述文档管理方式还包括所述输入者列表被设为可对各个输入者记录“正式打印”册数，所述输入者列表的记录内容为输入者全部完成输入，且“正式打印”册数的累计达到“正式打印”的上限打印册数的情况下，对“正式打印”册数为零的输入者的终端通知各个输入者的“正式打印”册数的步骤。

19.一种文档管理程序，记录用于使计算机执行权利要求13、14、17、18的任何一项所述的文档管理方式的各步骤的程序。

20.一种计算机可读取记录媒体，记录了权利要求19所述的文档管理程序。

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