Administración I
Unidad didáctica : Modelamiento de Procesos.
IDENTIFICACION DE PROCESOS.
Profesor : Lic. Flores Castro Carlos Alberto.
Identificación de procesos
Las empresas u organizaciones dependen de sus procesos
para ser eficientes, por tanto deben estar debidamente
identificados y gestionados en busca de una mejora
continua. Un proceso se define como un conjunto de
actividades mutuamente relacionadas que transforman
insumos en resultados. Dentro del conjunto referido, tanto
los elementos de entrada como los de salida pueden ser
tangibles o intangibles, lo importante es saber identificarlos
dentro de la organización.
• Identificar las entradas (input ) necesarias y salidas (output ) de cada uno de los procesos de tu organización.
• Determinar las secuencias e interacción de todas las actividades.
• Establecer y aplicar los criterios y métodos necesarios para asegurar la operación y el control.
• Reconocer cuáles son los recursos necesarios.
• Abordar los riesgos y oportunidades de cada proceso.
• Definir los indicadores correctos para determinar que el proceso logra
los resultados esperados.
• Implementar los cambios necesarios para asegurar que los procesos se
llevan a cabo con éxito.
• Mantener la información documentada.
• Conservar la información documentada para utilizarla de apoyo durante
la realización de las operaciones en los procesos
• . Los procesos estratégicos son los
que están vinculados al ámbito de las
responsabilidades de la dirección y,
principalmente, al largo plazo. Se
refieren fundamentalmente a procesos
de planificación y otros que se
consideren ligados a factores clave o
estratégicos.
• El establecimiento de metas. (VISION Y MISION)
• Establecimiento de objetivos.
• El presupuesto y la distribución de los recursos.
• Las auditorías y revisiones del sistema de la calidad.
• Los procesos formales de planificación.
• Los procesos operativos,
también denominados
productivos son los
procesos que desarrollan las
actividades de la • Conocimiento del mercado y de los clientes
realización del producto y/o (necesidades, deseos y expectativas).
la prestación del servicio. • Diseño de productos y servicios.
• Comercialización y venta.
Son los procesos de “línea”. • Producción y ejecución de los servicios.
Estos procesos empiezan y • Facturación y servicio a los clientes
acaban en el cliente.
• Procesos de apoyo o
soporte son los que dan soporte
a los procesos operativos. Se
suelen referir a procesos
relacionados con recursos y
mediciones. Con los datos que
se extraen de estos procesos, la
Dirección puede establecer sus
directrices estratégicas. • Reclutamiento del personal.
Algunos de ellos pueden
• Formación.
externalizarse parcial o en su • Mantenimiento.
totalidad. • Información.
• Compras.
Identificación de procesos
• 1. Identificación de los procesos
• Para empezar a realizar un análisis de
procesos, primero se deben identificar
los procesos que provoquen algún
tipo de problema. Esto, con el
propósito de poder mejorarlos. Los
procesos que deben mejorarse serán
aquellos que no estén cumpliendo con
los objetivos establecidos.
• 2. Designar el
equipo de trabajo
• Luego que han sido
identificados los procesos que
serán objeto de mejora, el
siguiente paso es designar el
grupo de personas que
deberán revisarlos y
analizarlos. Lo más adecuado
será elegir aquellas personas
que conozcan de los procesos
o que tengan relación con
ellos.
• El equipo de trabajo deberá estar
conformado por:
• Una persona que asuma el papel
del líder del equipo.
• Un ejecutivo de la empresa que
tenga capacidad de decisión.
• Un grupo de trabajadores
familiarizados con el proceso.
• Trabajadores de otros
departamentos que quieran
seguir de cerca las mejoras.
• 3. Elaborar un diagrama de
procesos
• En seguida se procede a la
elaboración de un diagrama de
procesos. Este diagrama facilita
visualizar gráficamente el
proceso objeto de mejora. El
diagrama permite entender el
proceso de manera sencilla y
responsabilizar a cada miembro
del equipo de las tareas que
deben realizar. En este paso es
conveniente definir las fechas de
inicio y de finalización del
análisis del proceso.
• 4. Conocer la situación actual del
proceso
• Este paso permite conocer como se está
desarrollando un proceso. Posteriormente
se debe buscar la manera óptima de
implementarlo para que se obtengan
mejores resultados. Para lograr una
mejora del proceso es importante
conocer las opiniones de los trabajadores
involucrados. También es necesario
revisar los datos numéricos de la
eficiencia del proceso, cuál es el objetivo
final del proceso y los obstáculos que lo
puedan estar afectando.
• 5. Determinar los aspectos de
mejora
• Después de conocer el
desempeño actual del proceso,
es importante determinar cuáles
son los aspectos que deben ser
objeto de mejora. Los aspectos
por mejorar deberán
correlacionarse con los
objetivos esperados del proceso.
• 6. Rediseñar el proceso mejorado
• Finalmente, luego de llevar a cabo
todos los pasos anteriores, se rediseña
el nuevo proceso mejorado. Este
rediseño es posible realizarlo con toda
la información que se ha ido
obteniendo a lo largo de los pasos
mencionados. El rediseño del nuevo
proceso deberá estar enfocado en el
logro de los objetivos. Si se obtienen
los objetivos esperados, el análisis es
exitoso y la empresa se desempeñará
de manera más eficiente.
Beneficios de realizar una identificación de
procesos
• Sin duda, el objetivo de realizar un análisis de procesos no
es únicamente la recolección de datos y de información. Lo
importante es que los datos y la información obtenida se
puedan utilizar para realizar las mejoras correspondientes y
necesarias en los procesos. De lo contrario, solo se estaría
desperdiciando tiempo, esfuerzo y recursos.
• Los beneficios que se pueden lograr con el uso de esta
metodología son:
• Mejorar la calidad de los procesos.
• Incrementar la eficiencia de la empresa.
• Disminuir los costos de los procesos implementados.
• Simplificar el trabajo y las actividades.
• Lograr que el trabajo en general sea más eficiente y seguro.
Tipos de análisis de procesos
• Los dos tipos de análisis de procesos más importantes son:
• Análisis de tareas de procesos: En el análisis de tareas de los procesos el enfoque
principal son las actividades y tareas que realizan las personas. Por lo tanto, lo más
importante en este análisis son las personas o lo que hacen.
• Análisis de productos del proceso: El análisis de producto se centra en lo que se le
puede hacer a un objeto. Lo más importante es el objeto o lo que se le puede hacer.
• Desde luego, en el análisis se puede encontrar el orden de los pasos de todo el
proceso. Estos pasos y su orden correspondiente se pueden representar en forma
gráfica utilizando una simbología específica.
Hoja de trabajo para el análisis de procesos
• Generalmente, para poder realizar un análisis de proceso se
puede utilizar una sencilla hoja que debe tener las siguientes
columnas:
• Número: Aquí se anota el número correspondiente a cada uno de
los pasos del proceso, según el orden requerido.
• Pasos: La columna de pasos se utiliza para anotar y describir
cada uno de los pasos que deben seguirse en un proceso.
• Flujo: En la columna de flujo se coloca la simbología utilizada
para visualizar el flujo del proceso.
• Tiempo: En esta columna se utiliza una unidad de medida de
tiempo adecuada para registrar el desempeño de cada paso.
• Símbolos gráficos: En este apartado se representan por medio de
símbolos el orden correcto de cada uno de los pasos del proceso.
Trabajo para el análisis de procesos
• Para terminar, concluimos diciendo que
el análisis de procesos es una
metodología de mucha utilidad para
cualquier empresa, puesto que cuando
se hace un análisis adecuado de
procesos es muy sencillo identificar y
evaluar todos los pasos que son objeto
de mejora en los procesos que
presentan algún tipo de problema.
Además, ayuda a tomar decisiones para
implementar el rediseño de procesos
que deben ser mejorados para que se
puedan lograr los objetivos.
Fases de un procesos
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS
• Una vez que hemos identificado los procesos de nuestra organización y hemos conseguido
establecer el entramado perfecto y colocación en la red de lo que es nuestra empresa, debemos
hacer un seguimiento y medición de los mismos con el fin de demostrar mediante datos
objetivos el buen hacer que llevamos a cabo en todas nuestras actividades.
• A modo de ejemplo, este aspecto lo vamos a estudiar a partir de un esquema, el cual se ha
considerado óptimo para su entendimiento, si bien no debe ser tomado como el único o el
mejor, puesto que como hemos dicho a lo largo de todo el capítulo, el mejor sistema de gestión
(incluyendo sus herramientas) es aquel que sirve en una organización y que puede que el mismo
no sea útil en otra similar.
• El esquema a seguir por cada proceso nos lleva a definir en cada caso como mínimo la
información relativa a:
