3.1.

La complejidad de una cocina y la documentación

Dirigir y controlar un negocio es un trabajo complejo que requiere una organización

precisa. Esta tarea es especialmente complicada en los establecimientos de
restauración debido a algunas características particulares de esta actividad:

• Se trabaja con géneros perecederos que se deterioran con el tiempo, por lo que
se necesitan condiciones de conservación idóneas y una rotación adecuada.

• Se combinan ingredientes diferentes y se aplican modificaciones en sus

propiedades, por ejemplo, al aplicar técnicas de cocción.

• Todo el servicio se ha de preparar para atender a los clientes en un intervalo de

tiempo reducido.

• El servicio debe resultar dinámico, ya que en muchas ocasiones los comensales

tienen un tiempo limitado para comer. Si a este factor le sumamos la diversidad de
ofertas y el hecho de que el porcentaje de reservas que se producen antes del servicio
varía en gran medida respecto del número final de comensales, entenderemos mejor la
complejidad de este proceso.

• Se ha de trabajar bajo unas normas estrictas de higiene y seguridad en la

manipulación de alimentos.

Todos estos elementos exigen una perfecta organización -tanto técnica como logística-
para que los ingredientes estén preparados cuando se necesitan y para que permitan
la aplicación de las técnicas culinarias exigidas con el nivel de calidad que el cliente
espera.

Para garantizar que todo este entramado funcione con eficacia, se precisa la existencia
de un sistema de documentación.

Entendemos por sistema de documentación el conjunto de documentos y registros

necesarios para el funcionamiento de un establecimiento.

Una buena organización del establecimiento requiere la existencia de un sistema de

documentación eficiente.

Todos los procesos que se llevan a cabo en una cocina tienen que estar
documentados.

Un sistema eficaz de documentación marca las pautas de trabajo que han de seguir las
trabajadoras y trabajadores, garantiza el abastecimiento de las materias primas, y
permite controlar los costes y la rentabilidad del establecimiento.

El volumen de documentación que se maneja en una cocina está directamente

relacionado con la complejidad organizativa del establecimiento. Así, las necesidades
de documentación en cocinas pequeñas en las que trabajan una o dos personas serán
mínimas si las comparamos con las de un gran restaurante donde se organizan
banquetes y eventos y que tiene muchos trabajadores.
De todos modos, sea cual sea el modelo organizativo de la empresa, existe una serie
de documentos que hay que conocer, pues son necesarios para la planificación,
ejecución y supervisión de todo el proceso productivo.

En esta unidad clasificaremos los documentos en diferentes grupos según su finalidad:

• Documentación necesaria para la elaboración de los platos.

• Documentación necesaria para el cálculo del coste de los platos.

• Documentación necesaria para la solicitud de géneros.

• Documentos para el control interno.

Otro grupo de documentos que se utilizan en la cocina y el economato son los que se
refieren a la recepción y el almacenamiento del producto.

• El albarán de entrega. Figuran los artículos entregados por la empresa

proveedora.

• La ficha de registro de las operaciones. Sirve para anotar la conformidad o las

incidencias detectadas en la recepción de las materias primas.

• La ficha técnica del producto. La entrega la empresa proveedora con las

características detalladas de los productos que suministra.

• Las hojas de control de las temperaturas. Se registra la temperatura de las

cámaras para asegurar que las condiciones de conservación son las óptimas.

• Las hojas de registro de control de producto. Sirven para asegurar la calidad de

los productos almacenados en el economato. En ellas se detallan aspectos relacionados
con la vida útil del producto.

• Los inventarios. Sirven para llevar un control de las existencias.

Estos documentos se tratarán con detalle en otros módulos del ciclo, especialmente en
el de PREELABORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ALIMENTOS.

3.2. Documentación para la elaboración de los platos. La ficha de receta

En el diseño de la oferta gastronómica de un establecimiento, para obtener las

distintas elaboraciones se han de seleccionar los platos, elegir los ingredientes, escoger
las técnicas culinarias, fijar los tiempos y las temperaturas de cocción, etc. Con esta
información se confecciona la ficha de receta.

La ficha de receta es el documento que tiene como finalidad especificar la ejecución de

la elaboración de la receta.

Aunque cada establecimiento elabora un formato de ficha e incluye los datos que
considera necesarios, hay una información básica que configura este documento.
• Nombre de la receta. Es recomendable que se acompañe de una fotografía
de la receta elaborada, que sirve como modelo de presentación.

• Ingredientes por número de raciones. Deben figurar todos los ingredientes

que se necesitarán para la confección de la receta y especificar las cantidades
detalladas en las unidades de medida correspon-dientes.

• Detalle del proceso de elaboración. Tienen que constar todas las

operaciones que se llevarán a cabo en el orden preciso, las técnicas culinarias que se
aplicarán, los tiempos de cocción y las temperaturas.

• Tiempo de elaboración. Se debe anotar el tiempo que se precisa para la

elaboración completa del plato.

• Observaciones. En ocasiones es necesario incluir consideraciones respecto a:

• La conservación de la receta y su regeneración. Las fichas de recetas no solo

se elaboran para productos acabados, sino también para fondos, salsas,
guarniciones y determinadas preelaboraciones.

• La presentación del plato o su montaje, pues, como hemos comentado a lo

largo del libro, la estética y la decoración del plato son aspectos fundamentales.

•Otras consideraciones como el grado de dificultad, los aspectos críticos, la

utilización de menaje específico, etc.

Todas las consideraciones y procedimientos que figuran en la ficha de receta deberán

aplicarse en la elaboración de los platos en el día a día -los mismos ingredientes,
cantidades, temperaturas, tiempos, etc- para garantizar que el resultado final sea el
esperado, independientemente de la persona o personas que participen en la
elaboración.

Las fichas de recetas se elaboran para todas las preparaciones, tanto platos principales
como salsas, guarniciones, etc. Por tanto, para algunos platos deberemos manejar más
de una ficha. Por ejemplo, para la elaboración de canelones al gratén necesitaremos
dos fichas:

• La ficha de canelones al gratén, en la que figura como ingrediente la salsa

bechamel, en la cantidad requerida.

• La ficha de la salsa bechamel, necesaria para obtener esta elaboración.

3.3. Documentación para el cálculo de costes. El escandallo

Una condición que exige el diseño de la oferta gastronómica es que sea rentable. Para
ello deberá existir una proporción entre el coste del plato y el precio de venta, de
manera que el margen de beneficio esté dentro de los límites previstos. El documento
que nos ayudará a realizar estos cálculos es el escandallo.

El escandallo -también conocido como ficha técnica- es un documento donde, además

de la información de la receta, se refleja el cálculo del rendimiento de los ingredientes
y, por lo tanto, su coste real.

En una receta la confección de la ficha técnica consiste en calcular el coste total de

cada ingrediente multiplicando su precio de compra por la cantidad utilizada en la
elaboración. Sin embargo, es importante tener en cuenta que en las elaboraciones los
productos o ingredientes no se aprovechan en su totalidad, por lo que resulta
necesario el cálculo de rendimientos y mermas.

3.3.1. Rendimiento y merma

A menudo sucede que el producto que compramos -cantidad bruta- no se aprovecha

por completo, sino solo una parte -cantidad neta-. La otra parte -merma- se desestima
como desperdicio o se utiliza para elaboraciones secundarias como caldos o fondos.

Así pues, en un producto servido por la empresa proveedora podemos diferenciar

entre:

• La cantidad neta. Es la que aprovechamos para la elaboración del plato.

• La cantidad bruta. Es la totalidad del producto que compramos. Se compone

de la cantidad neta más la merma.

• La merma. Es la parte del producto que compramos y que no aprovechamos

para una elaboración en concreto. Se expresa en porcentaje.

• El rendimiento. Es el porcentaje de la cantidad neta sobre la cantidad bruta.

Podemos aclarar estos conceptos con unos ejemplos:

• Si compramos unas pechugas de pollo envasada en filetes y las aprovechamos

en su totalidad, significa que no hay merma (0%) y que la cantidad neta y la bruta
coinciden. Por lo tanto, el rendimiento es del 100%.

• Si compramos un pollo entero y en el despiece desestimamos diversas partes -

la piel, las mollejas, el cuello, la carcasa, etc-, hay un porcentaje importante de la
pieza, un 47% aproximadamente, que se considera como desperdicio o que se destina
a otras elaboraciones como caldos o fondos. El rendimiento en carne sería del 53%.

La suma del rendimiento y la merma da como resultado el 100%.

3.3.2. Modelo de escandallo

Para diseñar un modelo de escandallo podemos partir de la hoja de receta y añadirle

las columnas correspondientes al porcentaje de mermas, el cálculo de la cantidad
bruta, el precio de adquisición y el coste de cada ingrediente.

Además, en la parte inferior, se deberá incluir información sobre:

• El coste de la elaboración de la receta, sumando el coste de todos los

ingredientes.

• El coste unitario por ración, dividiendo el coste total por el número de

raciones.
3.3.3. Tabla de cálculo de mermas

El porcentaje de merma incluido en la ficha técnica se obtiene a partir de una tabla de

cálculo de mermas, donde se especifica con detalle el porcentaje de rendimiento de
cada producto en función del corte que se le aplica o de la preelaboración que
requiere.

Esta matización es importante, pues, siguiendo con el ejemplo anterior, si partimos de

un pollo entero, el rendimiento será mayor si queremos cortarlo a cuartos y asarlo al
horno que si queremos filetearlo para hacer escalopes; en este caso, la merma será
mayor porque se deshuesa totalmente.

También se puede añadir el porcentaje de merma que causa la cocción del alimento,
especialmente en aquellos ingredientes en que sea muy significativa; por ejemplo, las
espinacas (y otros vegetales con mucha agua), las carnes con cocciones largas o las
setas.

Para cumplimentar esta tabla nos podemos guiar por estudios ya elaborados o por
informes de las empresas proveedoras. Sin embargo, es preferible optar por realizar
los cálculos en el propio establecimiento durante el proceso de diseño de la receta,
pesando el alimento en bruto y en neto y calculando los porcentajes.
3.4. Documentación necesaria para la solicitud de géneros

En la cocina, especialmente en los graneles establecimientos, se maneja una gran

variedad de productos y algunos de ellos en grandes cantidades. Muchos de estos
alimentos son perecederos y su reposición es diaria o muy frecuente.

Mantener un sistema de aprovisionamiento eficaz supone que todos los productos se

encuentren disponibles en el momento de utilizarlos, al mismo tiempo que se evita una
sobrecarga de stocks y la caducidad o el deterioro de los productos. Todo ello exige
una laboriosa planificación organizativa y logística.

Los documentos que soportan esta complejidad son el relevé de cocina y la hoja de
pedido.

3.4.1. El relevé de cocina

El relevé de cocina es un documento cuya finalidad es conocer con exactitud el

consumo diario realizado en la cocina.

Para elaborar este cálculo con la mayor exactitud posible se realiza la siguiente
operación:

En que:

• Ei: Existencias iniciales. Cantidad de productos disponibles al inicio del

servicio.
• E: Entradas. Productos adquiridos que no figuran en el inventario inicial.
• Ef: Existencias finales. Productos resultantes al final del servicio.
• Cd: Consumo diario o relevé.

La información que proporciona el relevé es determinante, puesto que, además del

consumo diario, hace una relación de todos los productos que quedan en la cocina una
vez finalizado el servicio.

Con esta información, podremos calcular la reposición de productos y la emisión de

pedidos para el próximo servicio.

La elaboración del relevé

La elaboración del relevé no es una tarea fácil, pues hay que pesar y comprobar todos
los géneros existentes al finalizar la jornada. Por eso cada establecimiento establece un
circuito con responsabilidades asignadas a cada partida.

Cada jefe de partida elaborará el relevé correspondiente a su ámbito y lo pasará al jefe

de cocina. El jefe de cocina valorará los relevés de las diferentes partidas,
especialmente en lo que se refiere a:
• El consumo diario de cada partida.

• Las existencias disponibles.

Con esta información y, teniendo presente la previsión para la siguiente jornada,

elaborará una hoja de pedido y la pasará al departamento de compras para que este la
curse a los distintos proveedores.

3.4.2. La hoja de pedido

La hoja de pedido es el documento que recoge la solicitud de mercaderías desde el

establecimiento a la empresa proveedora.

Es un documento sencillo en el que simplemente se hace una relación de los

ingredientes y las cantidades que se solicitan a cada empresa proveedora.

En función de la complejidad de la organización de cada establecimiento, el circuito

que sigue este documento puede variar.

• En cocinas pequeñas, el jefe de cocina transmite directamente la hoja de

pedido al proveedor.
• En establecimientos más grandes, en los que la gestión de aprovisionamiento
se lleva desde el economato o el departamento de compras, el jefe de cocina tramita a
este departamento la propuesta de pedido y desde aquí se hace efectiva al proveedor.

Los métodos más habituales para efectuar la comanda son mediante conversación
telefónica o fax, aunque cada vez es más frecuente hacerla por correo electrónico o a
través de la página web de la empresa proveedora.

En cualquier caso, sea cual sea el método utilizado, tiene que haber un registro por
escrito. Así, cuando se recibe el género, se puede contrastar el albarán con la hoja de
pedido para verificar que lo recibido concuerda con lo demandado.
3.5. Documentos para el control interno

En una cocina es necesario controlar la demanda -tanto interna como externa- para
mantener un nivel de existencias y de producción adecuado, y para controlar los
movimientos de género dentro de la cocina.

Disponemos de una serie de documentos de uso interno, con diferentes funciones, no

todas relacionadas entre ellas, que son necesarios para el funcionamiento eficiente del
establecimiento. Estos documentos son el parte de ocupación, las comandas y los vales
de pedido.

3.5.1. Parte o estadillo de ocupación

El parte o estadillo de ocupación es un documento interno, facilitado por la sala o por

el departamento de reservas, donde figuran los datos referentes a las reservas y otras
consideraciones como dietas especiales o eventos.

La finalidad de este documento es asistir al jefe de cocina en la planificación del

servicio en curso y, junto con otros documentos que ya hemos visto, facilitar la
elaboración de la propuesta de pedido.

Este documento puede tener una relevancia mayor o menor en función del
establecimiento.

• En establecimientos dedicados a la organización de banquetes o eventos, el

estadillo de ocupación es fundamental, pues nos permitirá planificar la demanda con
gran exactitud ya que sabremos de antemano, y con un margen de error muy
pequeño, el número de comensales y la demanda que solicitarán.

• En restaurantes que basan la mayor parte de su oferta en la carta, el

porcentaje de reservas no se suele corresponder con la ocupación final, por lo que este
documento tendrá menor precisión.

En estos establecimientos, el historial de reservas o la habilidad del jefe de cocina para

gestionar las existencias serán fundamentales para una buena planificación.

El formato de este documento debe ser similar al modelo siguiente.

El recuento de las comandas al finalizar el servicio ayudará al jefe de cocina a conocer el

consumo del servicio y, junto con el relevé, facilitará la elaboración de la propuesta de pedido.
3.5.2. La comanda

La comanda es el documento en que el personal de sala anota la demanda que realiza

el cliente.

Por lo general, se hacen tres copias de la comanda: el original para la cocina, una
copia para el personal de la sala y otra copia para la caja.

• La copia de la cocina es el documento que indica los platos que tienen que salir
al comedor. Es el documento que deberá controlar el jefe de cocina para cantar los
platos y organizar la salida.

• La copia de la sala servirá al camarero o camarera para controlar a qué mesa

van los platos y atender el servicio de bebidas.

• La copia de la caja es el soporte sobre el que se hace la facturación. A partir de

los platos que figuran en la comanda se obtendrá la cuenta que debe pagar el cliente.
A ello se añadirá la información que aporte el camarero en cuanto a bebidas, cafés,
etc.

La comanda es un documento sencillo donde debe figurar la información siguiente:

• Fecha del día en que se presta el servicio.

• Tipo de servicio: menú, carta, etc.

• Número de mesa que ocupan los comensales.

• Relación de platos solicitados. En establecimientos de mayor categoría se suele

incluir una referencia numérica del lugar que ocupa cada cliente en la mesa, para que
el camarero o camarera sepa el plato que ha de servir a cada cliente.

• Nombre de la persona que se encarga de la atención de la mesa.

La comanda es un documento vinculado tanto a la sala como a la cocina

El terminal de punto de venta (TPV)

Algunos establecimientos agilizan los procesos de anotación, petición de platos y

facturación mediante un TPV (terminal de punto de venta).

Se trata de un dispositivo electrónico de toma, transmisión y registro de comandas.

Una vez que se ha tomado la comanda a través del dispositivo, esta se cursa
automáticamente a la cocina y se notifica al departamento de facturación. De esta
manera se evitan errores en la toma de datos, interpretaciones incorrectas de las
anotaciones, equívocos en la atención a las mesas. Asimismo, se reduce el papeleo y,
sobre todo, se agiliza el servicio, ya que el camarero no tiene que entrar en la cocina
para entregar la comanda de las mesas.

Como todos los datos se cargan automáticamente en el sistema informático, se

facilitan las tareas de recuento de las comandas y la contabilidad. Además, se pueden
hacer reportes o estadísticas respecto a ventas, costes, efecto de las acciones de
marketing y otras informaciones que serán muy útiles en la toma de decisiones.

3.5.3. Los vales interdepartamentales

Un documento esencial para el control de la demanda entre los diferentes

departamentos es el vale interdepartamental o vale de pedido.

El vale interdepartamental es el documento que se utiliza para solicitar y retirar

cualquier artículo del economato.

Este documento se expide desde la cocina al economato cuando se desea retirar algún
género. Así pues, cuando en la cocina se necesita algún artículo del economato, el jefe
de partida o el jefe de cocina lo solicitan mediante un vale. De esta manera se recogen
las materias primas que solicita cada departamento y se facilita el control de consumos
y existencias.

Estos vales incluyen las peticiones de género extra no contempladas. A modo de

ejemplo, si durante una preelaboración se estropea un producto, el jefe de partida o la
persona responsable tendrá que solicitar al economato la reposición del producto y
firmar el vale. Los costes se atribuirán a la partida correspondiente.

El vale contiene la información siguiente: la fecha, la partida que lo solicita, la firma de

la persona responsable, la lista de productos solicitados con las cantidades y las
unidades de medida utilizadas, y la firma de la persona responsable del departamento
que expide los productos.
El parte de consumos diario

Con la información que nos proporcionan los vales de pedido podemos elaborar un
parte de consumos diario.

Este documento recopila diariamente todas las salidas del economato y la imputación a
cada departamento, lo que nos permite evaluar los costes de cada uno de ellos y
ayudar a la toma de decisiones.

Aunque estos informes se pueden elaborar a mano, actualmente los programas de

gestión informáticos los generan de modo automático.
3.6. Los programas informáticos de gestión

Actualmente muchos establecimientos -los de mayor complejidad- manejan la

documentación de manera informatizada mediante los programas de gestión.

La ventaja de estos programas es que se trabaja con una información centralizada, es

decir, con bases de datos vinculadas que permiten que, una vez introducida una
información, esta se pueda aplicar automáticamente a todos los documentos
relacionados.

En cuanto a las aplicaciones que permiten estos programas, alcanzan prácticamente

todos los procedimientos y servicios de una cocina:

• Elaboración de recetas, escandallos, fichas de producción, fichas de

ingredientes, elaboración de menús, carta, etc.

• Gestión informatizada de toda la cadena de suministros: consumos, existencias,

elaboración de hojas de pedidos y emisión del pedido, gestión de proveedores, gestión
de la demanda, intercambios internos, etc.

• Gestión de reservas y de clientes.

• Gestión de la actividad administrativa: ingresos, personal, suministros,

resultados, informes, estadística, etc.

Los programas informáticos de gestión también pueden incluir módulos para

aplicaciones más específicas.

• Aplicaciones para el control de la trazabilidad y la seguridad alimentaria (APPCC).

• Aplicaciones de nutrición y dietética para calcular con facilidad dietas equilibradas y

dietas específicas: para personas celíacas, diabéticas, embarazadas, etc.

Sin lugar a dudas, un programa informático simplifica las tareas de gestión de un

establecimiento, especialmente en lo que se refiere al manejo y a la utilización de la
documentación y a la transmisión de información

Existe en el mercado una gran cantidad de programas de gestión para restaurantes y

cocinas que incluyen la elaboración y el uso de los diferentes documentos. En internet
se pueden encontrar videos demostrativos de muchos de estos programas y la opción
de solicitar versiones de prueba.

Un gran número de restaurantes disponen de programas de este tipo para realizar

todas o la mayoría de las funciones señaladas.