Manual de control y organización de Archivos en la empresa

Chandra de S. de R.L. de C.V

REPORTE DE PROYECTO DE ESTADÍA EMPRESARIAL DE LA

LICENCIATURA EN Administración Empresarial.
PROYECTO DE CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD
PRESENTA:

José Antonio Valerio Silva

ASESOR EMPRESARIAL ASESOR ACADÉMICO

María Aidé Munive Ángel González García.
Gaspariano

Atlixco, Puebla
DICIEMBRE 2022
 Atlixco, Puebla, a 12 de diciembre de 2022.

El alumno José Antonio Valerio Silva, con No. de expediente (00631494) quien cursa la
Licenciatura en Administración de Empresas, y fue asignado a la empresa
_____Chandra S. de R.L. de C.V.___ para la realización de su Estadía Empresarial.
DECLARA
Por este medio que el Proyecto final de Estadía Empresarial titulado Manual de control
y organización de Archivos en la empresa Chandra de S. de R.L. de C.V y que entrega
tanto a su Asesor Empresarial como a su Asesor Académico:
 Es propio, con excepción de las citas de referencia en las que se ha dado crédito a
sus autores.
 No ha sido presentado previamente para la elaboración de algún otro trabajo.
 Los datos e información referente a la empresa fueron supervisados y autorizados
por su Asesor Empresarial Lic. María Aidé Munive Gaspariano).
 Cumple con todos los requisitos académicos y recomendaciones solicitadas por su
Asesor Académico Lic. Ángel González García.

_______José Antonio Valerio Silva_____

Firma del Alumno

María Aidé Munive Gaspariano Ángel González García

Firma del Asesor Empresarial Firma del Asesor Académico
 Síntesis ejecutiva del proyecto

Como todos sabemos es muy importante para todas las empresas el seguir mejorando
su sistema de trabajo tanto internamente como externamente para lograr brindar un
mejor servicio a todos los consumidores del producto o servicio que esta ofrezca,
además de que la realización de estadía ayuda a que los jóvenes Universitarios puedan
poner en práctica los conocimientos adquiridos en cada cuatrimestre de la universidad
que sin lugar a duda es muy diferente el estar realizando de manera más real las
actividades dentro de una empresa o organización, indiferentemente de cual sea el
giro. En este documento presentaremos el desarrollo de mi proyecto, el cual partirá
desde la empresa elegida, tomando en cuenta elementos importantes como los motivos
que me llevaron a elegir ese tema, las dificultades con las que me enfrente durante el
proceso del proyecto y hasta llegar a mostrar la resolución o propuesta a emplear para
lograr el objetivo propuesto en beneficio de la empresa. La empresa en la cual realice
mis prácticas Profesionales y lleve a cabo mi proyecto, se llama “Chandra S. de R.L. de
C.V.” es una empresa encargada de elaborar productos Lácteos. Nos dirigiremos
directamente al departamento que es el área de Capital Humano este compuesto por
una sola persona a cargo del área, encargada de las contrataciones, las entrevistas, los
finiquitos, los despidos, etc. Se cuenta además con la mejor tecnología que nos permite
estar en comunicación en todo momento con nosotros mismos, nuestros clientes y
consumidores de los productos, para ofrecer un servicio de calidad. Para este proyecto
se identificó la problemática que es la falta de un manual que nos ayude a facilitarnos el
trabajo para aprender del área en especial cuando acabas de ingresar recientemente al
departamento. Se realizó una serie de investigaciones que nos servirá para la
realización de un manual para el control de archivos teniendo en cuenta toda la
documentación tanto digital como físico mismo que tienen mucha relevancia para la
empresa y considerando que será de gran ayuda para futuros practicantes o en caso
de que existan más trabajadores en este departamento, también le será de gran ayuda.
Se pretende que el departamento de capital humano cuente con una mejor
organización de todos los documentos, facilitado la búsqueda de documentos y que se
logre una minimización de archivos.
 Índice general

Síntesis ejecutiva del proyecto

Fase 1. Definición del proyecto

¿Quién?
 ¿Quién es el estudiante que participa en el proyecto de estadía?
 ¿Quiénes son los asesores, tanto empresarial como académico, del proyecto?
 ¿Quiénes participan dentro de la empresa de estadía?
¿Dónde?
 ¿Dónde se ubica la empresa de estadía?, ¿cuál es su historia?
 ¿En qué área o áreas de la empresa se desarrolla el proyecto?
¿Qué?
 ¿Qué problema se resolverá o qué situación se atenderá con el proyecto?
¿Por qué?
 ¿Por qué se detecta precisamente esa situación por atender y/o problema por
resolver en la empresa?, ¿cuál es la justificación?

Fase 2. Planeación, ejecución y desarrollo del proyecto

¿Cuándo?
 ¿Cuándo se debe desarrollar el proyecto?
 ¿Cuál es cronograma y las actividades del proyecto?
¿Cuánto?
 ¿Cuántos recursos se invertirán en el proyecto?
 ¿Existe presupuesto para el proyecto?
 ¿Cuántos son los elementos de la empresa, ya sean físicos, técnicos, humanos
o de otra especie, con los que se atiende la situación y/o resuelve el problema?
¿Con qué?
 ¿Con qué conocimientos/cursos/documentos/ información obtenidos en la
carrera universitaria se atiende la situación y/o el problema de la empresa?
¿Cómo?
 ¿Cómo se sugiere atender la situación y/o resolver el problema?
 ¿Cómo se aplica el conocimiento/método/técnica/ proceso sugerido para atender
la situación y/o resolver el problema en la empresa?

Fase 3. Control y entrega del proyecto

¿Qué pasó?
 ¿Qué pasó con la situación y/o con el problema del proyecto?
¿Cuáles son las recomendaciones y las lecciones aprendidas?
 ¿Cuáles recomendaciones pueden realizarse en este proyecto?
 ¿Cuáles son las lecciones aprendidas en el proyecto?

Referencias

Anexos
Anexo 1: nombre
Anexo 2: nombre
Fase 1. Definición del proyecto
Perfil sintético del aspirante a estadía
empresarial

UNID: Universidad Interamericana Para El Desarrollo

Nombres: José Antonio Valerio Silva.

Sede: Campus Atlixco. ID:00631494.

Web Unid: www.unid.mx Tel: 24310333565.
Contáctanos: 800 000 8643. e-mail: 00631494@red.unid.mx

Descripción general del estudiante: Se ha mostrado disciplina durante la escuela

desde pequeño, comprometido y sobre todo responsable. En el lapso transcurrido
siempre mostré mayor habilidad e interés a la realización de proyectos teniendo en
mente y una visualización a la Lic. Administración Empresarial. Durante el proceso
de mi carrera he aprendido muchas cosas como, estrategias para realizar un
proyecto, desarrollo de una capacitación y los tipos de capacitaciones que existen,
pero sobre la teoría que es muy importante y necesaria para llevarlas a la práctica.

Desempeño integral:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Responsable
Trabajo en Equipo
Conocimientos Técnicos
Creatividad e Iniciativa
Ingles

Fortalezas
-Curso destacado
Técnico en Informática en la Universidad de Los Ángeles, logre un gran
desempeño en el uso de las funciones de la paquetería de office, y adquirí
conocimiento básico de programación.
-Logro destacado:
Adquirí mucho conocimiento de las herramientas de Excel y el uso de Access.
 Asesor Académico
Nombre: Ángel González García
Teléfono: (244) 4455269
Celular: (244) 44 700 88
Correo electrónico: cpangelgg@gmail.com
Certificado, Título y cédula: Contador Público y Maestría en Educación.
Puesto que desempeña en UNID: Maestro
Descripción:
 Ha asistido a varios cursos y diplomados de actualización contable y fiscal,
además de impartir conferencias y talleres de diversos temas administrativos,
contables y fiscales.
 Ha asistido a las 32 jornadas pedagógicas realizadas en UNID Atlixco, cuya
finalidad es profesionalizar la labor docente universitaria.
 Socio del Club Rotario Atlixco desde diciembre 2010, realizando varias
campañas de servicio a la comunidad.
 Miembro del Patronato de la Fundación de Beneficencia Privada Servicios
Sociales de Atlixco (FUBEPSSA) como Vocal de Hacienda desde el año 2000 a
2020.

Asesor Empresarial
Nombre: María Aidé Munive Gaspariano Cervantes.
Celular: +52 1 222 174 8416.
Correo electrónico: no-reply@canva.com.
Título: Licenciada en psicología.
Puesto que desempeña en la empresa: Jefa de Capital Humano
Descripción: La Lic. María Aidé estudio la carrera de psicología en la academia de
psicología en San Andrés, Cholula. Durante el periodo de estudio se enfocó al 100% a
su estudio, tomando cursos relacionados a su carrera para tener mayor preparación y
sobresalir dentro de su licenciatura, y cuando estuvo en los últimos años de su carrera
realizo sus prácticas profesionales en el área educativa de las escuelas de Cholula.
Obtuvo su título en el año 2021, para después ingresar como practicante en la empresa
Chandra S. de R.L. de C.V. en la sucursal del estado de puebla, y mismo lugar donde
actualmente se desempeña en el departamento de Capital Humano.
¿Dónde? ¿cuál es su historia?

Roly es una empresa orgullosamente

mexicana originaria de San Pedro Cholula,
Puebla. Fundada en 1994, la empresa está
dedicada a la elaboración de deliciosos
postres y alimentos lácteos, tales como:
yogur, flan, arroz con leche, natilla y gelatina
entre otros, teniendo como compromiso con
los consumidores el llevar a su paladar
postres con la mejor calidad y sabor.
El equipo de trabajo está conformado por gente honesta y trabajadora, cuya
misión es otorgar la mejor experiencia culinaria.
Logo de la Marca del Producto
Durante casi 30 años, Roly ha contado con
presencia en el mercado mexicano, brindando
postres y alimentos lácteos para todas las
familias.
Actualmente Roly está constituido por más de 75
trabajadores aproximadamente distribuidos en
las áreas de administración, logística, ventas y
producción; brindando oportunidad de crecimiento a sus colaboradores.
Un dato adicional es que actualmente la empresa tiene el nombre de Chandra S.
de R.L de C.V. , puesto que anteriormente eran dos empresas en el mercado,
Productos de Leche 100 Por Ciento Roly era la empresa encargada de la
elaboración de los productos que los ubicamos en el sector Alimenticio y la
empresa Chandra quien era la encargada de la venta y distribución de los
productos a todos los clientes y consumidores de la marca en el mercado
mexicano debido a que antes se encontraban varios hermanos al frente de la
empresa, mismo suceso que cambió, puesto que decidieron dividirse las
sucursales de la misma empresa que todos manejaban quedando al frente de la
empresa Roly y Chandra el Sr. Rolando Cocolotl Tolama, por lo que, como dato
interesante, el dueño de la empresa fue quien decidió que era irrelevante que
siguieran divididas y optó por unir ambas empresas, quedando el nombre de
Chandra S. de R.L. de C.V y como nombre comercial de la marca del producto
Roly, con sucursales en Puebla, Veracruz, Cuautla, México y Córdoba.
Misión
Generar sonrisas y crear momentos de felicidad a través de nuestros ricos
postres elaborados de forma artesanal
Visión
Consolidarnos como una marca mexicana de postres artesanales internacionalmente rentable y
socialmente responsable

Valores
 Felicidad
 Resiliencia
 Calidad
 Responsabilidad Social
 Tradición
Ubicación
La empresa Chande de R.L. de C.V. se encuentra Ubicada en una de las zonas
más transitadas en Cholula, puesto que está a unos minutos del centro de
Cholula, en calle 2 sur 1709, Barrio San Pablo Tecámac, San Pedro Cholula,
Puebla con código postal 72750, la razón de esta ubicación fue porque está a
una cuadra de la carretera principal de todo Cholula, además de ser una área
muy transitada, lo cual favorece enormemente a la empresa para ser identificada
con facilidad, laborando de lunes a sábado de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. .
 Organigrama

Rolando Cocolotl Tolama Rolando Cocolotl Cámara

Director General Director Adjunto

Sandra
Hernández

Gerente de
Operaciones

Alejandra María
Balbuena Narciso Xique Abril
Munive
Ramírez
Tesorería Responsable
Jefe de
de Sistemas Jefe de Ma. Fernanda Mildred Antonio
Capital
Calidad Totozintle Anselmo Sánchez
Marco H.
Responsable de Analista de Armando García
Facturación Armando García
Aguado Fernando Enrique Toxqui
compras y almacén Responsable de logística
Omar Mino Guadalupe Nolasco Saraí Cuahutle
Guarnero Jefe de Ventas. Responsable
Vigilancia Mecánico de flotilla
Víctor Mantenimiento Jefe de Prod. Pedidos
Jefe de
Contabilidad González
Natalia S. de
Dolly
Cinto Calidad
Jiménez
Vigilancia
Limpieza
Sucursales
Ma. Del Rocío
Cocolotl Remedios Aldana

Aux. Calidad Supervisor de Prod.

 ¿En qué área o áreas de la empresa se desarrolla el proyecto?

Como podemos notar en el organigrama de la empresa, cada persona se

encuentra enlazada, esto quiere decir que, el proceso de trabajo es en conjunto
para lograr alcanzar los objetivos y metas de la empresa, por ejemplo, el jefe de
contabilidad quien está de responsable de la contabilidad general, tiene como
apoyo un auxiliar contable, lo mismo sucede en el área de producción, en este
caso el jefe de calidad y debajo de este puesto el supervisor de calidad quienes
se encargan de ver la calidad no solo del producto elaborado, sino que también
la calidad de toda la materia prima con la que se elabora el producto.
Así como se encuentra jerárquicamente estructurada el organigrama, tanto las
dos primeras líneas que componen este organigrama deben consultar sus ideas
antes de ponerlas en acción con la gerente de operaciones y después con el
director general, siendo este último el que tiene la última palabra.
Dicho lo anterior, nos enfocaremos en el área de Capital Humano que es la
encargada del reclutamiento, selección del personal, entre muchas otras
actividades importantes que tiene que realizar, mismo en el cual actualmente
nos encontramos realizando las prácticas profesionales, y que durante el
transcurso que laboramos en esta área se identificó la falta de un manual, el cual
considero será de gran ayuda para dicho departamento.

¿Qué?
¿Qué problema se resolverá o qué situación se atenderá con el proyecto?

Contexto
Siendo una empresa dedicada a la elaboración de productos lácteos, con muchos años
de historia, buscando crecer no solo en el ámbito comercial, sino que también
administrativo, y dentro del área administrativa nos encontramos con bastantes
actividades que podríamos mejorar dentro del departamento donde me encuentros
realizando mis prácticas profesionales, teniendo en cuenta que es muy importante
mejorar los procesos de realización de archivados tanto de manera digital como físicos
dentro de este departamento que es el de «Capital Humano».

Problemática

Durante mis primeros días dentro de la empresa, observe y analicé las condiciones y
estructura de la misma, al igual que la manera en que se realizan los procesos dentro
de la empresa, su organización, además de que dentro del departamento donde me
encuentros note que no contaban con un manual que sirviera de apoyo al área de
capital humano, razón por la que considere que es necesaria atender la falta de un
manual de control de archivos, principalmente porque pueden existir ocasiones en las
que nuestro asesor del área pueda estar ocupado con actividades dentro del mismo
departamento de gran importancia/urgencia, por lo que puede ocasionar una limitante
para el aprendizaje de los futuros practicantes, además de que consideramos
importante para que se usado y entendido dicho tema o actividad con mayor facilidad,
todo esto en cuanto a la organización de los archivos, mejorar la búsqueda de los
documentos y poder tener acceso a ella casi en todo momento sin tardar horas
buscando dicha documentación.

¿Por qué?
¿Por qué se detecta precisamente esa situación por atender y/o
problema por resolver en la empresa?

Árbol de Problemas

Que comiencen a faltar

Retardo en el cierre
al trabajo o no realicen
de la nómina de la
las actividades como
semana.
deben de ser.
 El exceso de
archivos digitales, Quejas y
retrasa un poco la descontento de los
Que se pierdan
búsqueda de trabajadores por la
documentos
documentos falta del material.

Falta de un Manual de
control y organización
de Archivos.

Retardo en el
Falta de material
Organización administrado.

Acumulación de Quien suministra

documentos físicos el material tarda
en enviarlo

Descripción
Se tomaron en cuenta los diferentes puntos dentro del departamentos como lo
son las actividades que se realizan, los diferentes expedientes o documentos
que ingresan, y un aproximado de la cantidad de documentación física o digital
que llega cada semana, misma que varía con mucha frecuencia, puesto que hay
días con mucho trabajo y días que no.
 Tengamos en cuenta también que los diferentes archivos digitales y físicos, en
algunas ocasiones se han llegado a extraviar, por lo que remarca con mucha
claridad, lo necesario que es contar con un control de todos estos archivos
puesto que no solo se manejan de la sucursal establecida en puebla, sino que
también de las demás sucursales y cada uno de los departamentos, acumulando
demasiada información y sin una buena organización y localización para todo, es
muy complicado la búsqueda de un archivo o expediente de los trabajadores de
la empresa. Y dentro de nuestro árbol de problemas se identificaron las
consecuencias que surgen como consecuencia de estos factores dentro del
problema, tales como son las inconformidades y quejas por parte de los
empleados no solo por el retraso del equipo que necesita para trabajar, sino que
también cuando se pierde algún documento, porque en su mayoría, los
documentos tienen firma de cada uno de los trabajadores, y esto ocasiona que
ellos tengan que volver a firmarlos, creando un poco de desconfianza.
En esta situación considero que debe ser atendida puesto que facilitara
principalmente la realización de las actividades ejercidas en el departamento,
tengamos en cuenta que la única persona en esta área puede de igual manera
presentar algún problema que no le permita ir a la empresa, por lo que si sería
necesario que se cuente con este manual para que otras personas externas de
esta área puedan hacerse cargo durante ese lapso.
Pero recordemos que no es el único Problema, así como este, existen muchos
de gran importancia, que nos demuestran con hechos lo fundamental que es un
manual dentro, no solo de esta empresa si no que de todas las empresas en el
mundo.

Fase 2. Planeación, ejecución y desarrollo del proyecto

¿Cuándo? ¿Cuándo se debe desarrollar el proyecto?

El proyecto de estadía se llevará a cabo por 3 etapas, la cual se dividirá cada

etapa en 14 semanas en total del 12 de septiembre al 2 de diciembre , en la
cual se desarrollarán los temas de todo el proyecto tomando en cuenta que el
poco tiempo para realizarlo, se tomó la decisión de limitarlo con solo los temas
más importantes, como los datos de los empleados, el inventario de la materia
del cual se hace responsable en distribuir a los demás áreas de trabajo, el
control de asistencias de los trabajadores, y el orden de documentos de las
nómina de cada semana. Dentro del manual se pretende mencionar cada dato
con mucha claridad e imágenes de apoyo en caso de considerarse necesario.

Etapa 1 Definición del Proyecto

Una vez que hayamos hecho las investigaciones necesarias, que nos ayudaran
a la identificación del problema y plantearnos la solución del mismo se dará inicio
con la estructura del proyecto comenzando con esta primera etapa.
-En esta etapa se responderán las siguientes preguntas: ¿Quién?, ¿Dónde?,
¿Qué? Y ¿Por qué?, el tiempo de elaboración para esta primera etapa, tendrá
un lapso de 6 semanas, aunque debemos tener en cuenta que aún podemos
realizar modificaciones en caso de que sea necesario.
Esta parte se trata de describir el perfil del estudiante y del asesor tanto
académico como empresarial, además de dar a conocer la empresa donde se
está realizando la estadía empresarial, y dar a conocer el problema a solucionar,
el cual se logró identificar en la empresa de una manera clara para todas las
personas.

Etapas 2. Planeación, ejecución y desarrollo del proyecto

Para esta segunda parte se responderán las siguientes preguntas: ¿Cuándo?,
¿Cuánto?, ¿Con qué? Y ¿Cómo?
Para esta segunda parte, describirán las actividades que se llevaran a cabo para
realizar el proyecto, se describirá a detalle la propuesta de solución al problema
y el objetivo que tendrá, además de los recursos que necesitaremos y los
recursos con los que ya contamos. El lapso de realización para esta segunda
parte es de 2 semanas, en este caso la semana 7 y 8, enviándolo a la plataforma
NEO de la universidad y dándolo por concluido en la semana 9.
Etapa 3 Control y entrega del proyecto
 Para esta etapa daremos finalización al proyecto donde responderemos las
siguientes preguntas como: ¿Qué paso? Y ¿Cuáles son las recomendaciones y
las lecciones aprendidas?
El lapso de tiempo con el que contamos para realizar esta tercera etapa es de
solo dos semanas dándole inicio en la semana 10 y 11, entregando el proyecto
completo en la semana 12, exponiendo en clase en la semana 13, en esta
misma semana se pretende dar algunas correcciones al exponer para finalmente
la semana 14, llevar a cabo la réplica.

¿Cuál es cronograma y las actividades del proyecto?

José Antonio Valerio Silva. Manual de control y organización de

Archivos
Chandra S. de R.L. de C.V / Administración Empresarial.
Asesor Empresarial: María Aidé Munive Gaspariano Cervantes.
 Asesor Académico: Ángel González García

Objetivo

 Objetivo General: Asegurar la

correcta realizacion de las 1. Metodología
actividades Se dara seguimiento a la realizacion del
manual todos los dias de la semana en
 Objetivo Especifico: casa y tiempos libres para ir avanzando,
*Establecer fundamentos y tecnicas de modo que no afecte las actividades
para facilitar la realizacion de dentro de la empresa, ni las horas de
actividades. clase en la universidad, y realizando las
*Conocer la estructura organizativa modoficaciones necesarias al manual.
dentro del departamento.
*Elementos a conciderar para la
organización.

Cronograma
 Actividades Semanas
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1
1.-Investigación y análisis del
proyecto.
2.-Definición del proyecto.
3.-Estructura, técnicas y
organización de las actividades.
4.- Elaboración del primer
borrador del manual.
5.-Revisión y corrección del
manual e impresión.
6.-Finalización del Proyecto y
recomendaciones a seguir.
7.-Entrega del proyecto en
plataforma.
8.-Exposición grupal.
9.-Replica.
¿Cuánto?
¿Cuántos recursos se invertirán en el proyecto?

Para todo proyecto siempre es necesario el contar con recursos para llevarlos a cabo,
los cuales comienzan desde el recurso humano que es la base de todo proyecto y
actividad dentro de una empresa, siendo el primer punto que se toma en cuenta al
desarrollar un proyecto.
El segundo punto, los recursos físicos con los que se cuenta, como el lugar o área
dentro de la empresa donde se desarrollará el proyecto, en este caso la empresa es
Chandra S. De R.L. De C.V., así como el mobiliario y todos los activos con los que
cuenta la empresa, como son impresoras, sillas, escritorios, etc. Como tercer punto
tenemos los recursos intelectuales que son los bienes intangibles, los cuales son:
programas, base de datos, manuales, patentes, marca de la empresa, sistemas o
métodos que la empresa desarrolla. Y como cuarto punto, los recursos económicos,
por lo cual es importante realizar un presupuesto para conocer la cantidad aproximada
de la inversión que la empresa debe realizar para llevar a cabo dicho proyecto.

Se Necesita Presupuesto

Una Impresora $ 15,700.00

30 Hojas $ 60.00
Un Folder $ 5.00
Una Perforadora $ 300.00
Una Laptop HP Pavilion
$ 9,100.00
dv5-2139la
Internet $ 800.00
Una Silla ejecutiva $ 1,100.00
Un Escritorio de manera $ 20,000.00
Total $ 47,065.00
¿Existe presupuesto para el proyecto?

Para toda empresa es muy importante el considerar los recursos que le deben
proporcionar a todos sus trabajadores de los diferentes departamentos, y en este caso
yo quien me encuentro realizando mis prácticas profesionales de estadía, también soy
un trabajador de la empresa Chandra de S. de R.L. de C.V., así mismo puedo al igual
que los demás hacer uso de los recursos, siempre y cuando me autorice mi asesor o la
persona a cargo de enseñarme las actividades que se realizan en la empresa, recursos
tales como la infraestructura tales como el material, los medios tecnológicos, impresión
y muchos otros elementos necesario.
El presupuesto total de los elementos necesarios para realizar tanto el proyecto como
las actividades dentro de la empresa es de $47,060.00, misma cantidad que está
contemplada en los recursos que ya ha dispuesto para la realización de este proyecto y
las actividades dentro de la empresa, cabe mencionar que es importante el cuidado y
buen uso de estos recursos como lo son el equipo tecnológico como computadora y
impresora, tiempo para apoyarnos a realizar los como avances y correcciones del
proyecto y de las actividades, calma y paciencia para explicarnos paso a paso lo que
tenemos que realizar, los movimientos o datos necesarios a considerar en cada
actividad, por lo que no ha sido necesario el tener que poner material o buscar material.
Cabe mencionar que dentro de los elementos con los que cuenta la empresa existen
tres factores que son muy importantes para realizar este proyecto los cuales son: el
conocimiento, el departamento o área donde te encuentres, y el capital.
¿Cuántos son los elementos de la empresa, ya sean físicos, técnicos, humanos o
de otra especie, con los que se atiende la situación y/o resuelve el problema?
Cantidad Imágenes y Elementos Descripción

Son la cantidad de
hojas que utilizaré en
$60.00 caso de tener la
autorización de mi
asesora empresarial de
30 Hojas tamaño carta imprimir el manual.

La impresora será de
$ 15,700.00 utilidad para imprimir el
manual y tenerlo de
Impresora manera física.

Necesitamos de acceso
a la red para buscar
$800 información y
descargar imágenes en
Internet caso de ser necesario.

El folder servirá para

resguardar nuestro
$5.00 manual en caso de
haber sido imprimido.

1 Folder tamaño oficio

 Nos servirá para
$100 perforar el manual, y
que evitar que las hojas
se revuelvan.

Perforadora

La laptop ha sido
utilizada para realizar
las actividades que mi
$8,000.00($9,100.00). asesora me pide
realizar y para elaborar
mi proyecto.

Laptop

Una silla cómoda y que

$1,000.00 permite desplazarte
para realizar las
actividades libremente.
Silla Ejecutiva

Escritorio de madera En este escritorio

 ponemos la laptop y
$20,000.00 todo documento
necesario de cada
actividad, es parte del
área de trabajo.

$1,100.00 (esta La licencia es

cantidad se encuentra importante, demuestra
sumada con la laptop la legibilidad del uso de
como uno solo). Windows.

Licencia windows

Total: 47,060.00
¿Con qué? (3 cuartillas)
¿Con qué conocimientos/cursos/documentos/ información obtenidos en la
carrera universitaria se atiende la situación y/o el problema de la empresa?

Ahora hablaremos de los temas de cada asignatura vistas durante nuestro ciclo
Universitario, documentos o fuentes vistas a lo largo de la vida entre otros temas que
fueron de gran ayuda para desarrollar este proyecto y que sirvieron de apoyo para
identificar el problema y darle un mejor enfoque a través de los diferentes procesos o
métodos conocidos, facilitando la búsqueda de información necesaria.
En el siguiente recuadro, se describirá a detalle el tema de cada materia y como me
sirvió de ayuda para enfrentar la problemática a solucionar.

Cómo me ayuda en el
Materias/Asignación Tema proyecto

Cuando presento algún

Cursos de Informática Conocimiento básico de problema con la
programación. computadora, tengo un
poco de conocimiento para
solucionarlo y seguir con mi
trabajo.

Sus funciones y comandos

Herramientas
me son de gran ayuda para
Tecnológicas Uso de Word y Excel.
calcular y redactar este
proyecto de manera fácil.

Realizar el presupuesto de
 la materia que necesitamos
Contabilidad Presupuesto. para desarrollar el proyecto
y ver su viabilidad.

El pronóstico me sirve a
tener de manera futura lo
Técnicas de planeación y Planeación y control, y que puede pasar con mi
control Pronóstico. proyecto y hacia qué
objetivo encaminarlo y
planearlo y desarrollarlo en
tiempo y forma.

Para fundamentar mi
Corrientes Administrativas Teorías, Métodos de proyecto y retomar ideas
Mejora. para desarrollarlo.

En esta materia se vio el

cómo limitar el proyecto en
un área en específico y
Proceso Administrativo Enfoques y Estrategias. enfocarlo a temas y
subtemas correspondientes
al área, las estrategias para
darle solución a la
problemática presente.

Comprender y analizar lo
 -Comunicación Escrita escrito en este proyecto y el
Comprensión Lectora -Texto Literario. manual, y modificarlo para
que sea más entendible
para el lector.

La comunicación es
importante para pedir ayuda
en la revisión del proyecto,
pedir información y
autorización a tus
Comunicación Comunicación superiores para realizar
algo, dentro de la empresa y
sobre todo consejos
constructivos que sirvan de
guía para el desarrollo del
mismo proyecto.
¿Cómo?
¿Cómo se sugiere atender la situación y/o resolver el problema? (6
cuartillas)

Árbol de Objetivos

Los trabajadores asisten

puntualmente a sus
respectivas horas, mayor
Cierre de la nómina
productividad y limpieza
de cada semana a
del producto.
tiempo.

Archivos digitales en Disminución de quejas

sus respectivas de parte de los
carpetas, facilitando trabajadores con
No se pierden
la búsqueda de respecto al material de
documentos
documentos trabajo.

Manual de control
y organización de
Archivos.

Agilización del
Buena material
Organización administrado.

Control de
El material y
Documentos físicos
equipo entregado
en tiempo y forma
en tiempo y forma.

De qué manera se resolvió e identifico el problema, todo el proceso de acceso a

los recursos, la autorización para llevar a cabo el proyecto por parte de quien, y
todo lo que se hizo para terminar este proyecto, árbol de objetivos. Como
atenderás el problema.
¿Cómo se aplica el conocimiento/método/técnica/ proceso sugerido para atender
la situación y/o resolver el problema en la empresa?

MARCO TEORICO, SUSTENTO TEORICO

Durante muchos años se ha buscado el perfeccionar el control y la organización de
archivos tanto digitales como físicos, puesto que en ellos se encuentra información muy
importante con los cuales una empresa puede comprobar de manera legal sus
ingresos, el número de trabajadores que actualmente tienen, facturas del pago que
deben realizar del material que compran, los traspasos a otras cuentas, los datos
personales de cada trabajador entre otras cosas.

1. Control y Organización de Archivos (Falta agregar referencias)

1.1Definición

1.2Como influye en el trabajo una buena organización de los archivos

1.3Características de una buena organización

2. Teorías organizacionales
 Douglas McGregor: La complejidad de las organizaciones requiere que las
actividades de mejoramiento que propone el Desarrollo Organizacional sean
aplicadas en varios niveles: individual, interpersonal, por grupos e inter grupos.

3. Teorías de control administrativo

 Para Henry Fayol el control “Consiste en verificar si todo se realiza conforme al
programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos”.
En este sentido, tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que
se pueda repararlos y evitar su repetición siendo ésta una clave indispensable
para el buen desarrollo organizacional.
 Robert B Buchele. El proceso de medir los actuales resultados en relación con
los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas
correctivas necesarias.
  George R. Terry. el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,
valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la
ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

4. Recomendaciones para una buena organización y control de archivos

Fase 3. Control y entrega del proyecto (8 cuartillas)

¿Qué pasó?

¿Qué pasó con la situación y/o con el problema del proyecto? (6 cuartillas)
Todo el análisis realizado en el proyecto influyó en la forma de resolver el
problema y/o atender la situación definida en la fase 1; en esta sección es
necesario describir detalladamente la forma en la que funcionaron los escenarios
definidos en el punto 8.1, así como el efecto que provocaron las decisiones
tomadas en el punto 8.2, enfatizando las repercusiones y efectos que se
obtuvieron en la empresa.
Se trata de registrar los eventos, resultados y conclusiones una vez que las
actividades de ejecución y desarrollo del proyecto fueron llevados a la práctica,
recordando que no en todos los casos la entrega del proyecto puede llegar a
buen término, pero que siempre deben registrarse los motivos de las
desviaciones y posibles riesgos que afectaron los resultados alcanzados.

¿Cuáles son las recomendaciones y las lecciones aprendidas?

¿Cuáles recomendaciones pueden realizarse en este proyecto? (1 cuartilla)

En todo el proyecto estuvo involucrada la empresa y la Universidad, vale la pena
describir las ventajas de esta interacción, así como la pertinencia de los
conocimientos adquiridos y aplicados en el proyecto, es conveniente que los
participantes registren recomendaciones relacionadas con los procesos de
comunicación, toma de decisiones, acciones concretas en el proyectos, riesgos,
omisiones, descontrol, atinos y desatinos en las formas que fueron ocupadas.

¿Cuáles son las lecciones aprendidas en el proyecto? (1 cuartilla)

La experiencia de la estadía fue algo que sin duda fortaleció el perfil profesional
de los participantes, se sugiere registrar detalladamente la forma en la que lo
hizo, describiendo los procesos de comunicación efectiva o no efectiva entre
asesores, con la empresa, con la Universidad; tomando en cuenta la utilidad de
la formación académica base para la estadía empresarial, así como la
experiencia misma del estudiante participante en el proyecto, su opinión, lo que
efectivamente aprendió y fortaleció con este ejercicio, sus expectativas después
de haberlo desarrollado y su posición frente al desempeño del proceso de
Estadía Empresarial en la UNID.
Referencias
Anexos