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CIRCULAR No 0003 DE 2022

PARA: SECRETARIOS Y SUBSECRETARIOS DE DESPACHO

DIRECTORES DE OFICINA Y JEFES DE OFICINA

DE: SECRETARIA DE HACIENDA Y DEL TESORO

ASUNTO: TRÁMITE PARA RADICACIÓN DE LAS CUENTAS DE COBRO

FECHA: 21 DE FEBRERO DEL 2022

Con el fin de optimizar los procesos internos de la Unidad de Contabilidad y Tesorería, que permita
agilizar el trámite de las cuentas de cobro y/o facturas de los contratistas de la Administración
Distrital, se solicita que a partir del 01 de marzo de 2022 los paquetes de cuentas para trámite ante
la Unidad de Contabilidad y Tesorería contengan los siguientes documentos y sean ORGANIZADOS
CONSECUTIVAMENTE como se relaciona a continuación:

A. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES (CPS)

Actas parciales 1.
1. Formato remisión de cuentas
2. Cuenta de cobro (Formato con declaración juramentada)
3. Pantallazo secop 11 (aceptado o aprobado)
4. Certificación bancaria
5. Acta parcial
6. Seguridad social (Debe calcular su ingreso base de cotización IBC teniendo en cuenta la
totalidad de los ingresos que recibe mensualmente como trabajador independiente y sobre
este valor se calcula el 40% de su ingreso) (Desde el primer día, y hasta el último día del
contrato, se debe liquidar la seguridad social con la base de cotización del 40% de los
ingresos totales percibidos en la entidad territorial); La seguridad social que deben anexar
es la del mes inicial cobrado ejemplo del periodo 15 de enero a 14 de febrero la que se debe
adjuntar es la del mes de enero por cuanto el mes de febrero todavía no está vencido su
pago, en el caso que en el momento de presentar la cuenta ya se encuentre vencida la
seguridad social de febrero debe presentar como soporte tanto el mes de enero como la del
mes de febrero.
7. Acta de inicio ,
•
8. Registro presupuesta¡
9. Certificado de disponibilidad presupuesta!
10. CEPAA '
11. Banco de proyectos (si aplica)
12. Minuta digital en estado de ejecución
13. Anexo de condiciones
14. Rut (Actualizado, con actividades que correspondan con el tipo y el objeto del contrato)
15. Garantías (si aplica)
16. Aprobación de garantías (si aplica).
17. E'n el acta deben CERTIFICAR que la información que está en la plataforma del SECOP
11 es la misma que se radica físicamente ante la Unidad de contabilidad y de Tesorería
para el trámite de cuentas y que todos los documentos cargados corresponden al contrato
XXXX- 22 a nombre de XXXXXX.

Acta parcial 2 hasta el ata final.

1. Formato remisión de bentas.

2. Cuenta de cobro (formato con declaración juramentada)
3. Pantallazo secop 11 (aceptado o aprobado)
4. Acta parcial o final
5. Seguridad social (Debe calcular su ingreso base de cotización IBC teniendo en cuenta la
totalidad de los ingresos que recibe mensualmente como trabajador independiente y sobre
este valor se calcula el 40% de su ingreso; Desde el primer día, y hasta el último día del
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Carrera 5 #50 - 4.3, Sector Comercial! (7) 611 5555 Ext.
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Barrancabermeja
1

cbntrato, se debe liquidar la seguridad social con la base de cotización del 40% de los
ingresos totales percibidos en la entidad territorial). PARA EL ACTA FINAL: Si el
periodo es del 15 de enero al 14 de febrero debe anexar las planillas del mes de enero y
febrero aun cuando todavía no esté vencida la del mes de febrero por cuanto se debe
garantizar la seguridad desde el primer día del contrato hasta el último día del contrato.
6. En el acta deben CERTIFICAR que la información que está en la plataforma del SECOP 11
es la misma que se radica físicamente ante la Unidad de contabilidad y de Tesorería para el
trámite de cuentas y que todos los documentos cargados corresponden al contrato XXXX-
22 a nombre de XXXXXX.
!

NOTA: Para el acta final es indispensable ad juntar las últimas dos planillas de pago
1

de la seguridad social. 1 ·

B. CONTRATOS DIFERENTES A LOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES

Acta parcial 1

1. Formato remisión de cuentas

2. Factura electrónica
3. Pantallazo secop 11 (aceptado o aprobado)
4. Certificación bancaria
5. Acta parcial
6. Seguridad social o constancia de paz y salvo de seguridad social firmado por el revisor fiscal
acompañado del certificado de la junta central de contadores con fecha de expedición no
mayor a tres meses y la copia de la tarjeta profesional del revisor fiscal o firmado por el
representante legal. Para el caso de los trabajadores independientes que celebren
contratos diferentes a prestación de servicios personales para el pago de la seguridad social
deben aplicar el esquema de presunción de costos de acuerdo a lo contemplado en la
resolución 209 del 12 de febrero de 2020 de la UGPP y el oficio enviado el 3 de noviembre
de 2021 a todos los secretarios, subsecretarios, directores y jefes de oficina.
. 7. Acta de inicio
8. Registro presupuesta!
9. Certificado de disponibilidad presupuesta!
10. CEPAA
11. Banco de proyectos (si aplica)
12. Contrato
13. Anexo de condiciones
14. Rut
15. En el caso de compra de bienes muebles e inmuebles, anexar documento soporte de entrada
·· de almacén emitido por el software y firmado por el responsable.
16. Aprobación de garantías (En caso de tener adicional, también la debe adjuntar).
17. E'n el acta deben CERTIFICAR que la información que está en la plataforma del SECOP 11
ek la misma que se radica físicamente ante la Unidad de contabilidad y de Tesorería para el
trámite de cuentas y que todos los documentos cargados corresponden al contrato XXXX-
22 a nombre de XXXXXX. (Si aplica).
18. Demás documentos establecidos en el anexo de condiciones necesarios para el respectivo
pago (certificación interventoría, avances de obra, etc.).

'

Acta parcial 2 en adelante y finales

1. Cuadro remisorio
2. Factura electrónica
3. Pantallazo secop 11 (aceptado u aprobado)
4. Acta parcial o final
5. Seguridad social o constancia de paz y salvo de seguridad social firmado por el revisor fiscal
acompañado del certificado de la junta central de contadores con fecha de expedición no
mayor a tres meses y la copia de la tarjeta profesional del revisor fiscal o firmado por el
representante legal. Para el caso de Jos trabajadores independientes que celebren contratos
diferentes a prestación de servicios personales para el pago de la seguridad social deben
aplicar el esquema de presunción de costos de acuerdo a lo contemplado en la resolución

Carrera .5 #50 - 43, Sector Comerciall (7) 611 5555 Ext.

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Barrancabermeja
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209 del 12 de febrero de 2020 de la UGPP y el oficio enviado el 3 de noviembre de 2021 a

todos Jos secretarios, subsecretarios, directores y jefes de oficina.
6. Anexo de condiciones.
7. En el acta deben CERTIFICAR que la información que está en la plataforma del SECOP
11 es la misma que se radica físicamente ante la Unidad de contabilidad y de Tesorería
para el trámite de cuentas y que todos los documentos cargados corresponden al
contrato XXXX- 22 a nombre de XXXXXX.
8. Demás documentos establecidos en el anexo de condiciones necesarios para el
respectivo pago (certificación interventorla, avances de obra, etc.).

NOTA: Para el acta final es indispensable adjuntar las últimas dos planillas de pago
de la seguridad social.

MPORTANTE: SIN EXCEPCIÓN EN TODOS LOS INFORMES Y ACTAS PARCIALES O

FINALES SE DEBE ESPECIFICAR EL PERIODO EJECUTADO O FACTURADO.

Se anexa nuevo formato de cuenta de cobro, que deberán incluir en todas las cuentas finales y
parciales y formatos de actasl parciales y de acta final; además Resolución 209-2020 y oficio del 3
ide noviembre de 2021 1

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Carrera 5 #50 - 43, Sector Comercial! (7) 611 5555 Ext. 1500
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Barrancabermeja, febrero xxxx de 2022

CUENTA DE COBRO PARCIAL 01

CONTRATO Nº. XXXX-22

EL DISTRITO DE BARRANCABERMEJA
NIT 890.201.900-6

DEBE A:
)(){){)()(
e.e. Nº. xxxx de XXX

La suma de XXXXX PESOS M/CTE ($XXXX)

Por concepto de servicios prestados desde el dia XXX (XX} de enero de 2022 hasta el día XX (XX}
de febrero de 2022, de conformidad con el Acta de Cumplimiento parcial 01 del Contrato
de Prestación de Servicios XXXXX Nº. XXXX-22, suscrito con el Distrito de Barrancabermeja, y
cuyo objeto es: XXXXX

', NOTA 1: Bajo la gravedad del juramento manifiesto que, no he contratado dos (2) o más
trabajadores asociados a la actividad realizada, parágrafo 2 del artículo 383 del Estatuto Tributario
Nacional.
i

iNOTA2: Bajo Ja gravedad del juramento manifiesto que para el periodo relacionado cancelé mis
: aportes a la seguridad social sobre el 40% de la totalidad de mis ingresos como prestador de
lservicios percibidos en la entidad territorial. .
1 '

¡ NOTA 3: Favor consignar en l'a Cuenta de Ahorros Número XXXXX del Banco XXXX
' '

Atentamente;

xxxx
e.e. No XXX DE XXX
Dirección: XXXXX
Correo Electrónico: XXXXX
Teléfono: XXXXX

1
 CONTRATO No. XXXX-22
CLASE DE CONTRATO: PRESTACION DE SERVICIOS XXXXX
CONTRATANTE: DISTRITO DE BARRANCABERMEJA
NIT: 890.201.900-6
CONTRATISTA: XXXX XXXX XXX XX
IDENTIFICACION: XXX.XXX.XXX
OBJETO: xxxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxx xxxxxx
xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxx xxxxxx
xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxx xxxxxc
VALOR: $XXX
REGIMEN TRIBUTARIO: NO RESPONSABLE DE IVA (CODIGO 49-RUT)
DURACION: XXXXX MESES
SUPERVISOR: xxxxxxx
FECHA DE INICIO: xxxxx
FECHA DE TERMINACION: xxxxxx

' ACTA DE CUMPLIMIENTO PARCIAL E INFORME DE ACTIVIDADES No. 01 DEL

CONTRATO DE PRESTACIONDE SERVICIOS PROFESIONALES Nº XXXX-22

'En el Distrito de Barrancabermeja, se reúnen en las instalaciones de la Alcaldía Distrital de

Barrancabermeja, XXXXXXX -:SECRETARIO DE XXXXXXXXXXXX - Supervisor del contrato
XXXXXXX y XXXXXXX- Contratista, con el fin de suscribir la presente acta parcial de cumplimiento e
informe de actividades N°. 01 del contrato antes identificado. Para completar y soportar los trámites
necesarios para su correspondiente pago, así: ' '
1 '

1. INFORME DE ACTIVIDADES.

,liQue el cotratista ha cumplido a cabalidad durante el término comprendido entre el XX de enero de

2022 hasta el XX de febrero de 2022 con las actividades descritas en el contrato Nº .XXXX-22, tal y

1 !
a
como se lrelaciona continuación:
'
OBLIGACIONES ACTIVIDADES EJECUTADAS SOPORTES
CONTRACTUALES EVIDENCIAS EN
MAGNETICO.
i
1.. Se adjunta en C.D. con
las evidencias de las
actividades ejecutadas.
.,
2. !
Se adjunta en C.D. con
las evidencias de las
¡ actividades eiecutadas.
3. Se adjunta en C.D. con
las evidencias de las
acf1vidades ejecutadas

4. Demás actividades
asignadas por el supervisor
1

en relación al; objeto del

contrato.
!

'Teniendo en cuenta lo anterior, CERTIFICO que el contratista cumplió de manera satisfactoria con las
actividades mencionadas anteriormente, las cuales fueron entregadas de manera oportuna a esta oficina.

2. Que sobre valor y forma de pago, la cláusula Octava del anexo de condiciones del contrato
electrónico de prestación de servicios profesionales establece que el Distrito de
Barrancabermeja pagará al contratista el valor de XXXXXXXX ($XXXXX) que serán
cancelados de la siguiente manera: Cuatro (04) Pagos contenidos en: A) Tres (03) pagos
equivalentes cada uno a la suma de XXXX ($XXXXX) por concepto de honorarios, mediante
presentación de actas parciales y, B) UN (1) último pago equivalente a la suma de XXXXXX
($XXXXXX) por concepto de honorarios, mediante presentación del acta final y de liquidación

3. BALANCE ECONOMICO
1
. 1

VALOR DEL CONTRATO $

1

VALOR PRESENTEIACTA $
PARCIAL 01
VALOR SIN EJECUTAR $
' SUMAS IGUALES $ $
',

4. Que el contratista presentó el pago de Salud, Pensiones y ARL correspondiente al mes de

enero de 2022, conforme a lo estipulado en la Ley 789 de 2002, así:

APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

Número De Planilla xxxxxxx
Periodo cotizado 1 De: XX/XX/2022
1 Hasta: XX/XX/2022
Salud $

Pensión $

ARL $

Valor total del Aporte $

5. La presente acta sirve como fundamento para el cobro y tramite de la suma de XXXXXX
($XXXXX) a favor del contratista, correspondiente a la presente Acta Parcial No. 01.'
1

6. El ordenador del gasto CERTIFICA que la información que está en la plataforma del SECOP
11! es la misma que se radica físicamente ante la Unidad de contabilidad y de Tesorería para
el trámite de cuentas y que todos los documentos cargados corresponden al contrato XXXX-
22 a nombre de XXXXXX.

7. E.1 contratista Anexa lol siguientes documentos: Cuenta de Cobro, Seguridad Social y
Evidencias en Medio Magnético. 1

Para contancia se firma por qienes intervienen, a los

xxxxxxxx
Secretario de XXXXXX

xxxxxxxx
Contratista
•

NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FECHA

Proyectó

Reviso
Aprobó
Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y
disnosiciones Jeaales viaentes.

2
.. i.

i coNTRATO No. XXXX-22

iCLASE DE CONTRATO: PRESTACION DE SERVICIOS
'CONTRATANTE: XXXXX DISTRITO DE
! NIT: BARRANCABERMEJA 890.201.900-6
:coNTRATISTA: XX.XX XXXX XXX XX
! IDENTIFICACION: XXX.XXX.XXX
¡oBJETO: xxxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxx xxxxxx
xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxx
xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxx xxxxxc
VALOR: $XXX
REGIMEN TRIBUTARIO: NO RESPONSABLE DE IVA (CODIGO 49-RUT)
I DURACION: XXXXX MESES
lsuPERVISOR: xxxxxxx
IFECHA DE INICIO: xxxxx
¡ FECHA DE xxxxx
TERMINACION:

ACTA FINAL DE ACTIVIDADES Y DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN

DE SERVICIOS DE XXXXXXX No XXXX-22

En el Distrito de Barrancabermeja, se reúnen en las instalaciones de la Alcaldía Distrital de

Barrancabermeja, xxxxxxxxxx - SECRETARIO DE xxxxxxx como Supervisor del contrato No.
XXXX-22 y XXXXXXX - Contratista, con el fin de suscribir la presente acta final de actividades y
de liquidación del contrato antes identificado, y Para completar y soportar los trámites necesarios
para su correspondiente pago, así:

CONSIDERANDO

1. Que el día XX de XXXX de 2021, XXXXXXXXXX, suscribió con el Distrito de

Barrancabermeja el contrato de Prestación de Servicios de apoyo a la gestión N'. XXXX-
2021, cuyas condiciones se especifican en el encabezado de la presente acta.

2. Que XXXXX, Contratista, cumplió a satisfacción con el objeto del contrato cuyo objeto es:
XXXXXXXXXXX, el cual tenía como plazo contractual XX (XX) MES, contados desde el
Doce (12) de enero de dos mil veintiuno (2021) hasta el xx (xx) de Junio del mismo año,
según las actividades! descritas en el contrato.
1

3. Que el contratista prebentó todos los pagos de seguridad social integral correspondientes
a los meses de ejecución contractual y para la presente acta la seguridad, así: los meses
de xxxx, xxxx, xxx, xxxx xxx, xxx, xxxx de 2021, conforme a lo estipulado en la ley 789
de 2002, Decreto 1723 de 2018, y en el Decreto N'. 558 de 2020 expedido por el
Ministerio del Trabajo, desarroll do por la Resolución Nº. 686 de 2020 del Ministerio de
Salud y la Protección Social.

4. INFORME DE ACTIVIDADES DEL PERIODO A COBRAR

1

La presente acta final de actividades y de liquidación, servirá como fundamento para el trámite y
cobro de la suma de XXXX ($XXX), durante el término comprendido entre el XXXX (X) de
XXX del dos mil veintidos (2022) hasta el xxxx (x) de xxxx de 2022, realizando durante ese
período las siguientes actividades: 1

OBLIGACIONES SOPORTES
CONTRACTUALES - EVIDENCIAS EN
ALCANCES MAGNETICO.
1 Se adjunta en C.D. con
\' las evidencias de las
actividades ejecutadas.
.

1
 .

¡2. Se adjunta en C.D.

con las evidencias de
'
1
las actividades
ejecutadas.
3. Se adjunta en C.D. con
las evidencias de las
actividades ejecutadas

!Teniendo en cuenta lo anterior, CERTIFICO que el contratista cumplió de manera satisfactoria con
!las actividades mencionadas! anteriormente, las cuales fueron entregadas de manera oportuna a
lesta oficina.

5. Que sobre valor y form a de pago, la cláusula Octava del anexo de condiciones del
'

contrato electrónico de prestadón de servicios xxxx establece que el Distrito de

Barrancabermeja pagará al contratista el valor de XXXXXXXX ($XXXXX) que serán
cancelados de la siguiente manera: Cutro (04) Pagos contenidos en: A) Tres (03) pagos
equivalentes cada uno a la suma de XXXX ($XXXXX) por concepto de honorarios,
mediante presentación de actas parciales y, B) l!JN (1) último pago equivalente a la suma
de XXXXXX ($XXXXXX) por concepto de honoraribs, mediante presentación del acta final
y de liquidación

6. BALANCE ECONOMICO
1

La presente acta finall y de liquidación sirve como fundamento para el cobro y tramite de
la suma de XXXXXX ($XXXXX) a favor del contratista, correspondiente a la presente Acta
final y de liquidación.

7. Que el contratista presentó el pago de Salud, Pensiones y ARL correspondiente al mes de

xxxx de 2022, conforme a lo estipulado en la Ley 789 de 2002, así:

APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

Número de planílla XXXXXXX
Período cotizado 1 De:
1 Hasta:
Salud $

Pensión $

ARL $

Valor total del Aporte $

8. El ordenador del gasto CERTIFICA que la información que está en la plataforma del
s:ECOP 11 es la misma que se radica físicamente ante la Unidad de contabilidad y de
Tf'soreria para el trámite de cuentas y que todos los documentos cargados corresponden
ª contrato XXXX-22 a nombre de XXXXXX.

9. El contratista Anexa los siguientes documentos: Cuenta de Cobro, Seguridad Social y

Eridencias en Medio Magnético.

10. Que las partes de común acuerdo proceden a realizar la liquidación bilateral del contrato,
verificándose:

EJECUCION FISICA

2
 XXXXXXX - SECRETARIO DE XXXXXX - Supervisor del Contrato de Prestación de Servicios de
XXXXXX N°. xxxx-2021, certifica que el contratista xxxxxxx, contribuyó al resultado de .
las actividades que a continuación se describen:
'

' IMPACTO DE LAS ACTIVIDADES CONTRACTUALES EJECUTADAS

ACTIVIDADES TOTAL, REALIZADAS DURANTE EL PERIODO CONTRACTUAL DEL
1

EJECUTADAS DIA/MES/AÑO AL DO/MM/AÑO

: Brindar apoyo XXXXXXXXXXX xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx
: sr.indar apoyo en el proceso de xxxxxxxxxxxxx
JOQO<
Brindar apoyo xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Dem·ás actividades que el xxxxxxxxxxxxxx
supervisor !e 1 indique en
desarrollo del objeto contractual

BALANCE ECONOMICO DEL CONTRATO No. XXXX-22

VALOR DEL CONTRATO $

i

VALOR ACTA PARCIAL 1 - PAGADA $

..

VALOR ACTA PARCIAL 2 - PAGADA

1
$
,VALOR ACTA PARCIAL 3 - PAGADA $
'
¡VALOR ACTA PARCIAL 4 - PAGADA $

'
1
VALOR PRESENTE ACTA FINAL $
'
$
SALDO A FAVOR DEL DISTRITO
'
SUMAS IGUALES $ $

VERIFICACION CUMPLIMIENTO SEGURIDAD SOCIAL.

% APORTES
SEGURIDAD SOCIAL
VALOR DEL 40% (VALOR RIESGO 1 (29.022%)
VALOR TOTAL DEL CONTRATO
CONTRATO • 40%) 40% DEL CONTRATO •
29.022"/o

$30.000.000 $12.000.000 $3.482.640

% APORTES
VALOR MENSUAL DEL CONTRATO SEGURIDAD SOCIAL
RIESGO 1 (29.022%)
VALOR MENSUAL • 40% 40% DEL VALOR
MENSUAL CONTRATO "'
!
$5.000.000 $2.000.000
$580.440
'
COMPROBA CI ON DE LOS APORTES REALIZADOS POR EL CONTRATISTA
'PAGO MES DE EJECUCION ENERO 2021 - Planilla No. xxxxx $308.000
'PAGO MES DE EJECUCION FEBRERO 2021 - Planilla No. xxxxx $580.440
1 PAGO MES DE EJECUCION MAROZ 2021 - Planilla No. xxxxx $580.440
,PAGO MES DE EJECUCION ABRIL i 2021 - Planilla No. xxxxx $580.440
iPAGO MES DE EJECUCION MAYO l2021 -Planilla No. xxxxx $580.440
!PAGO MES DE EJECUCION JUNI0!2021 -Planilla No. xxxxx $580.440
1PAGO MES DE EJECUCION JULIO 021 - Planilla No. xxxxx $308.000
PAGO TOTAL SEGURIDAD SOCIAL $3.518.200

3
 '.

DECLARACIONES.

Declarar que XXXXXX - Contratista, suscribió con la Alcaldía Distrital de Barrancabermeja

contrato de prestación de servicios de xxxxxxx y cumplió a cabalidad con las actividades
descritas en el objeto del contrato antes referenciado.

Esta acta se suscribe por las partes que intervienen, y surte efectos jurídicos a partir de la fecha de
radicació7 en la secretaria de Hacienda y del Tesoro del Distrito de Barrancabermeja.

'1

Para constancia se firma por quienes intervienen, a los

•
xxxxxx
Secretario de XXXXXX

xxxx
Contratista

NOMBRE DEL! FUNCIONARIO FIRMA FECHA

Proyectó
ReViso
Aprobó
Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las
. normas v disoosiciones leaales viaentes.