Manual de Sistema de Gestión de la

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA

Seguridad y Salud en el Trabajo
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

DISTRIBUIDORA SURTILIMA S.A.S.

El presente manual describe las disposiciones adoptadas por la Distribuidora Surtilima S.A.S.
para el cumplimiento de las políticas, los objetivos, los requisitos contractuales y los requisitos
normativos, relacionados con la Seguridad y la Salud en el Trabajo aplicables a la empresa, cuya
actividad económica es la distribución de productos de consumo masivo. Al igual que garantizar
el cumplimiento de los requisitos exigidos por el Decreto 1072 de 2015 y el bienestar de los
colaboradores que intervienen en los diferentes procesos.

AUTORIZACIONES
Asesor Externo- Ing. Industrial
Carlos Alberto Tovar
ELABORÓ: CARGO: Esp. Salud Ocupacional y Riesgos FECHA: 31/03/2017
Manrique
Laborales
Claudia Milena Romero Jefe de Recurso Humano
REVISÓ: CARGO: FECHA: 31/03/2017
Sindy Tatiana Cótamo Técnica Seguridad Ocupacional

John Fredy Gaviria

APROBÓ: CARGO: Gerente FECHA: 31/03/2017
Sánchez
 MACROPROCESO: RECURSOS HUMANOS Código:
NOMBRE DEL DOCUMENTO: Manual del Sistema de Gestión de la Versión: 02
Seguridad y Salud en el Trabajo Página:
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Jefe de Recursos Humanos
Asesoría Externa Gerente Marzo 31 de 2017
Encargado SST

INTRODUCCIÓN

Las organizaciones, conscientes de la continua necesidad de cumplir y superar los requisitos del
cliente en los temas de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y de lograr un crecimiento
empresarial a largo plazo, han determinado implementar y mantener un Sistema de Gestión que
dé respuesta a los desafíos del medio y la internacionalización de los mercados.

De este modo, la Distribuidora Surtilima S.A.S. ha trabajado para adecuar sus procesos a los
requisitos establecidos en el Decreto 1072 de 2015, por el cual se dictan disposiciones para la
implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), con el
objeto de gestionar y controlar sus peligros continuamente en el marco de un Sistema de Gestión
que abarque todos los aspectos de la organización y demuestre cómo orientar sus actividades
hacia el logro de los objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo y el cumplimiento de su filosofía
empresarial.

De tal manera, la empresa asegura la prevención de accidentes de trabajo y protege la salud de

las personas. Con la implementación del Sistema de Gestión busca mejorar sus resultados
económicos y alcanzar la efectividad en todos sus procesos. Al procurar un alto desempeño en
Seguridad y Salud en el Trabajo, obtendrá factores que conduzcan a salvaguardar el bienestar de
los trabajadores.

Este manual contiene la declaración de la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo de la

empresa y muestra los elementos que direccionan la organización y el bienestar de los
trabajadores. Estas políticas están estrechamente relacionadas con otras políticas del sistema
productivo y administrativo de la empresa; por ello, constituyen un conjunto coherente de
directrices para guiar el funcionamiento de la organización. El manual, además, determina el
alcance del Sistema de Gestión y presenta información general de la empresa y otros aspectos de
su filosofía.

Este documento contiene los requisitos de la empresa para implementar el Sistema de Gestión en
Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con su actividad económica y características. Además
suministra las bases documentadas para su auditoría y busca su continuidad, con el fin de
presentarlo para propósitos externos en situaciones contractuales.
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Este manual de gestión se orientará hacia la mejora de los procedimientos, suministrando control
y facilitando las actividades de gestión. Por tanto, se hará referencia a los procedimientos
documentados que muestran en forma clara los procesos de la organización, específicamente
quién tiene responsabilidad sobre estos: autoridad para su verificación y análisis y los elementos
necesarios para ejecución.

Se hace referencia, así mismo, a instructivos, registros y otros documentos requeridos por la
norma y necesarios para el funcionamiento del Sistema de Gestión de la empresa. Es importante
destacar que este manual constituye un elemento para alinear la organización hacia el logro de
sus metas empresariales.

En el proceso de elaboración de este documento se requirió la participación de todos los niveles

organizacionales, con ello se obtuvieron datos de fuentes primarias y secundarias de información.
Se clasificaron y organizaron los procedimientos existentes, elaborando los requerimientos de la
norma técnica para la adecuación del Sistema. De esta forma, se presenta un trabajo que
evidencia el compromiso de la gerencia con el diseño e implementación del Sistema de Gestión.
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1. CONTEXTUALIZACIÓN DE LA EMPRESA
Razón Social DISTRIBUIDORA SURTILIMA S.A.S.
NIT 800.077.198-2
Dirección Carrera 48Sur No.90 -151 Km 3 Avenida Mirolindo
Teléfono (8) 2771660
2521902 - Empresas dedicadas al comercio al por
menor en establecimientos no especializados con
surtido compuesto principalmente por productos
Actividad económica
diferentes de alimentos (víveres en general), bebidas
y tabacos, incluye solamente los grandes almacenes
misceláneas, almacenes de ropa y/o novedades.
Clase de riesgo II
Representante legal JOHN FREDY GAVIRIA SÁNCHEZ
Encargado de Seguridad y Salud
ALBA LUCÍA PARRA MARTINEZ
en el Trabajo

1.1. Centros de trabajo

Centro de Clase de No.
Dirección
trabajo riesgo Trabajadores
Carrera 48Sur No.90 -151 Km 3 Avenida
Ibagué II, IV 153
Mirolindo
Calle 26 Sur No. 7-10 Zona Industrial del
Neiva II, IV 64
Sur
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1.2. Descripción de las actividades

1.3. Descripción de las instalaciones

Sede Ibague

Ubicada en al Cra 48 sur N° 90-151 kilómetro 3 vía mirolindo

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Nuestra primera sede fue en el barrio San Pedro Alejandrino de donde nos tuvimos que trasladar
por el crecimiento de la compañía y la dificultad de tener una operación logística que nos
permitiera responder oportunamente a las necesidades del mercado, fue así como en el año de
2007 llegamos a la avenida Mirolindo (antiguas bodegas de Gradinsa) donde se pudo mejorar en
muchos aspectos logísticos, sin embargo, el crecimiento acelerado de la compañía a partir del
año 2008, hizo tomar de nuevo la decisión de cambiar de bodega y fue así como en el 2009 se
adquirió nuestra sede actual en la ciudad de Ibagué desde donde hoy en día tenemos gran parte
de nuestra operación.

Sede Neiva

Ubicada en la Calle 26 sur N° 7 – 10 zona industrial del sur

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A mediados del año 2010 se tomó la decisión de abrir un centro de distribución paralelo en la
ciudad de Neiva en la zona industrial del sur, desde donde se siguió manejando la operación de
almacenaje y despachos de toda la mercancía que se vende en los departamentos de Huila y
Caquetá.

1.4. Materias primas, productos, maquinaria, herramientas y equipos

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PRODUCTOS, OBJETOS,
MATERIAS MAQUINAS,
DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDAD DESCRIPCION
PRIMAS E EQUIPOS Y
INSUMO HERRAMIENTAS

DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDAD DESCRIPCION PRODUCTOS, OBJETOS,

Estudio de
MATERIAS Oficinas
MAQUINAS,
mercado de los
PRIMAS E Computador
EQUIPOS Y
diferentes
INSUMO Tecnología
HERRAMIENTAS
1. Pronóstico de productos para Estadísticas,
Agendas
4. venta
Transporte del Labor realizada
distribución, Mercancía,
cifras, estudios Vehículos de
Bolígrafos
Proveedor a Muelle teniendo
por terceros
en embalajes, distribución
Mobiliario
cuenta las ventas empaques.
de los meses
anteriores
5. Recepción y Llega la mercancía Mercancía, Tractocamión
descargue en tractocamión, embalajes, Camiones
mercancía camiones y empaques. Furgones
furgones al Cajas
muelle o zona de Estibadores
Serecibo
realiza por Estibas
medio de sistema, Oficinade carga
Carros
solicitud o Computador
Radios
requerimiento de Impresoras
productos a los Requerimientos,
2. Solicitud a Bolígrafos
comprobantes,
Almacenamiento diferentes
6. proveedores Se llevan los Mercancía,
solicitudes
muebles( sillas,
Estibadores
proveedores que
productos a las embalajes, mesas, escritorios)
Estibas
prestan el
diferentes empaques, Carros de carga
servicio.
secciones de la estibas. Cajas
bodega para su Pacas
respectivo Radios
almacenamiento Racks de
almacenamiento.
Escaleras tipo avión
tipo tijera
Lector de barras
Labor realizada Mercancía,
3. Despacho – Vehículos de
por terceros embalajes,
Proveedor distribución
empaques.
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PRODUCTOS, OBJETOS,
MATERIAS MAQUINAS,
DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDAD DESCRIPCION
PRIMAS E EQUIPOS Y
INSUMO HERRAMIENTAS
Se realiza visitas a
Agendas
clientes en
Material publicitario
motocicleta o en
7. Preventa y venta Pedidos Dispositivo
automóvil
electrónico para
ofreciendo los
pedidos
productos.
Se toma nota de
los productos
requeridos por el
Agendas
cliente y una vez
Datos Material publicitario
8. Toma de pedidos ya apuntados se
ingresados al Dispositivo
e ingreso al sistema. suben al sistema
sistema electrónico para
para poder
pedidos
verificar de que
exista en bodega
el producto.
Se verifica
mediante el
sistema, la
disponibilidad de
productos para la
Informes de Computador
9. Verificación de venta; se revisa
toma física Lectores
inventario cuántas unidades
Mercancía Toma física
están disponibles
y son las
suficientes a las
que requiere el
cliente
Estibadores
En bodega se
Estibas
realiza el Órdenes de
Carros de carga
alistamiento de Despacho
10. Alistamiento de Radios
productos para Mercancía
mercancía. Racks de
luego ser Embalajes
almacenamiento
cargados en Empaques
Escaleras tipo avión
camiones
tipo tijera
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PRODUCTOS, OBJETOS,
MATERIAS MAQUINAS,
DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDAD DESCRIPCION
PRIMAS E EQUIPOS Y
INSUMO HERRAMIENTAS
Estibadores
Estibas
En bodega en la Carros de carga
zona de despacho Radios
se realiza en Racks de
11. Cargue respectivo cargue Mercancía almacenamiento
de productos al Escaleras tipo avión
camión o tracto
tipo tijera
camión.
Vehículos de
distribución
Estibadores
Una vez Estibas
empacados los Carros de carga
productos se Radios
realiza el Racks de
12. Despacho despacho del Mercancía almacenamiento
pedido. Escaleras tipo avión
Elaboración de
tipo tijera
órdenes y
Vehículos de
despacho.
distribución
Se le entrega al
cliente el
producto Vehículos de
Mercancía
13. Cliente solicitado. distribución
Facturas
Computador
Se realiza cobro
de facturas.

1.5. Elementos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)

Pilares del Sistema

1. Liderazgo y responsabilidad (Política)
2. Objetivos, metas e indicadores
3. Recursos
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Pilares del Sistema

4. Requisitos normativos
5. Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos
6. Capacitación y entrenamiento
7. Comunicación, participación y consulta
8. Gestión de peligros y riesgos
9. Vigilancia en salud
10. Preparación y respuesta ante emergencias
11. Gestión del cambio
12. Adquisiciones
13. Contratación
14. Monitoreo y evaluación del sistema

2. Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

La DISTRIBUIDORA SURTILIMA S.A.S. consciente de la importancia de la Seguridad y Salud de sus

colaboradores (empleados directos, contratistas, subcontratistas, proveedores, estudiantes de
práctica, visitantes y demás participantes de sus operaciones) establece la Política de Seguridad y
Salud en el Trabajo, con el firme compromiso de promover, mejorar y mantener el bienestar de
cada uno de ellos, en todos los niveles en que se encuentren dentro de la organización.
La alta dirección define y autoriza esta Política y asegura que esté dentro del alcance definido en
el Sistema de Gestión.
“La Distribuidora Surtilima S.A.S. como empresa dedicada a la comercialización y distribución de
productos de consumo masivo en el canal tradicional con alcance a los departamentos de Tolima, Huila
y Caquetá, está comprometida en promover, mejorar y mantener el bienestar de todos sus
colaboradores en todos los niveles y en el más alto grado, mediante la implementación de un Sistema
de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) para la gestión de los riesgos laborales propios de cada
proceso y el establecimiento de una cultura preventiva y del cuidado.

Para el cumplimiento de sus metas en Seguridad y Salud en el Trabajo, tanto la Distribuidora Surtilima
S.A.S. como sus colaboradores se comprometen a promover un ambiente de trabajo sano y seguro
mediante el logro de los siguientes objetivos:
 Cumplir con la normatividad nacional vigente y aplicable en materia de riesgos laborales, así
como las disposiciones que a nivel internacional suscriba Colombia en dicha materia. La
empresa desarrollará normas internas basadas en los requisitos legales, técnicos y en
estándares de calidad, los cuales divulgará a sus colaboradores y fomentará su cumplimiento.
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 Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos, y establecer los controles más efectivos
para minimizar la probabilidad de ocurrencia de accidentes de trabajo, enfermedades laborales,
situaciones de emergencia y contingencias ambientales. Para ello realizará la planeación,
programación e implementación de programas de medicina preventiva y del trabajo, higiene y
seguridad industrial, y gestión ambiental. Adicionalmente pondrá a disposición de todas las
partes interesadas los mecanismos para la participación en el mejoramiento de las condiciones
de salud y trabajo.

 Velar por la seguridad y salud de todas las personas que participan en la organización en forma
directa o indirecta, en calidad de empleados dependientes o independientes, contratistas,
subcontratistas, proveedores, estudiantes de práctica en sus diferentes modalidades, visitantes
y demás participantes que tengan relación con la operación; reconociendo su rol y garantizando
su protección en todas las actividades y tareas que desarrollen, propendiendo siempre por el
mejoramiento continuo del SG-SST y de los diferentes procesos.

La Distribuidora Surtilima S.A.S. liderará a través de la Gerencia el Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo, garantizando la asignación de los recursos (humanos, físicos, tecnológicos y
financieros) necesarios para su implementación en forma oportuna, pertinente y suficiente.
Así mismo, la empresa consciente de que el éxito del Sistema de Gestión y de la cultura preventiva y del
cuidado es de sus colaboradores, establece que todas las personas participantes en los diferentes
niveles de la organización tendrán la responsabilidad de cumplir con las normas y procedimientos de
seguridad, con el fin de realizar un trabajo seguro y productivo. Igualmente serán responsables de
notificar oportunamente todas aquellas condiciones que puedan generar consecuencias y contingencias
para los empleados y el negocio.” Abril 28 de 2016.

Esta Política debe ser revisada como mínimo una vez al año, de requerirse por modificación de la
normatividad vigente o de nuevas disposiciones, se ajustará y actualizará de acuerdo a los
cambios legales en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.
La presente Política es de obligatorio cumplimiento y por lo tanto hará parte de las Políticas de
Gestión de la Distribuidora Surtilima S.A.S. Además deberá ser difundida a todos los niveles de la
organización y debe estar accesible a todos los trabajadores y demás partes interesadas, en el
lugar de trabajo. La Política y sus modificaciones deben ser comunicadas al Comité Paritario de
Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST).
Ver anexo 1. Política de Seguridad y Salud en el Trabajo
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Ver anexo 2. Reglamentos

Ver anexo 2.a. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
Ver anexo 2 b. Reglamento interno de trabajo
Ver anexo 2 c. Reglamento de comité de convivencia laboral

3. Objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Los objetivos se definen como fines para la Seguridad y Salud en el Trabajo, que tienen su origen
en la Política de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la Distribuidora Surtilima S.A.S. Para su
definición y consecución la empresa considera los requisitos legales y otros requisitos, sus
peligros y riesgos, la actividad económica, información sobre antecedentes de riesgo expresado
en accidente de trabajo y enfermedad laboral, las características propias de la organización, entre
otros aspectos.

Ver anexo 3. Objetivos del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo

Ver Anexo 4. Objetivos, Metas e Indicadores

4. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

4.1. Asignación de responsabilidades y rendición de cuentas

La estructura organizativa queda reflejada en el organigrama funcional que aparece a
continuación, el cual fue diseñado para el cumplimiento de todas las actividades de la empresa y
desempeño del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. El proceso SST está a
cargo del área de Recursos Humanos, pero tiene roles y responsabilidades específicas para cada
miembro de la organización, tal como se puede evidenciar en la matriz de asignación de
responsabilidades y el respectivo manual de funciones de la empresa.
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Todo el personal de la Distribuidora Surtilima S.A.S., conoce y asume las funciones,

responsabilidades y autoridad que le compete en relación con el desempeño del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Todos aquellos que tengan responsabilidades en el Sistema de Gestión la Seguridad y Salud en el

Trabajo, tienen la obligación de rendir cuentas internamente sobre su desempeño. Esta rendición
de cuentas se hará por medios escritos, electrónicos, verbales. Como mínimo deberá realizarse
anualmente.

Ver anexo 5. Matriz de Asignación y Documentación de Responsabilidades y Rendiciones de

Cuentas

4.2. Definición de recursos

Para el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, la
Distribuidora Surtilima S.A.S. ha definido unos recursos: técnicos, humanos y financieros.
Ver anexo 6. Análisis de recursos físicos, técnicos y humanos
Ver anexo 7. Recursos financieros
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4.3. Cumplimiento requisitos normativos aplicables

La Distribuidora Surtilima S.A.S. tiene establecidos los mecanismos necesarios para ser capaz de
identificar y acceder a los requisitos legales y a otros requisitos que sean aplicables a la Seguridad
y Salud en el Trabajo.

Para llevar a cabo esta actividad y como elemento constitutivo del propio Sistema, la
Distribuidora Surtilima S.A.S., cuenta con el procedimiento Identificación de Requisitos Legales y
Normativos en el que se detalla la metodología sistemática utilizada para establecer y mantener
al día la identificación y el acceso a los requisitos legales, reglamentarios y otros requisitos en
materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como la inclusión de los mismos en el sistema
cuando sea necesario.

Ver anexo 8. Identificación de requisitos legales y normativos

Ver anexo 9. Matriz requisitos normativos

4.4. Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos

La Distribuidora Surtilima S.A.S. tiene como punto de partida necesario para el Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, la identificación de peligros y evaluación de riesgos.
Este proceso tiene como objetivo el identificar los peligros en los puestos de trabajo y su nivel de
importancia para poder eliminar o minimizar los riesgos detectados y poder planificar las
consecuentes actividades.
La metodología para la identificación de peligros y la evaluación de riesgos queda definida
mediante el procedimiento “Metodología para la identificación de peligros, evaluación y
valoración de riesgos”.

Nivel de Riesgo y de Nivel de Probabilidad (NP)

intervención NR = NP X
NC 40-24 20-10 8-6 4-2
Nivel de 100 I: 4000 -2400: NO I: 2000-1200: NO I: 800-600: NO ACEPTABLE II: 400-200: NO
Consecuencias ACEPTABLE ACEPTABLE *Derrumbes, ACEPTABLE O ACEPTABLE
(NC) *Trabajo en alturas (63, *Picaduras, mordeduras deslizamientos, CON CONTROL
64) (61) precipitaciones, tormentas, ESPECÍFICO
*Espacios confinados (100) sismos (88)
*Trabajo en alturas (104,
108)
*Alta y baja tensión,
estática (106)
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I: 1200-600: NO ACEPTABLE
*Delincuencia común,
II: 480-360: NO ACEPTABLE
agresiones (11, 19)
O ACEPTABLE CON
I: 2400-1440: NO *Superficies de Trabajo (32)
CONTROL ESPECÍFICO
ACEPTABLE *Tránsito (13, *Tránsito (48)
*Delincuencia común,
60 20, 78) *Gases y vapores (98, 107) II 240 - III 120
agresiones (47, 120)
*Delincuencia común, *Líquidos (nieblas y rocíos)
*Explosión, fuga, derrame,
agresiones (79, 92) (99)
incendio (87)
*Gases y vapores; líquidos
*Tránsito (119)
(nieblas y rocíos) (109)
*Sismo (136)

II: 500-250: NO ACEPTABLE

O ACEPTABLE CON
CONTROL ESPECÍFICO
*Movimientos repetitivos
(1)
*Gestión organizacional (7,
22)
*Superficies de trabajo (8,
38, 41, 44, 57, 71, 74, 81,
89, 113, 117, 122, 135)
*Características de la
organización del trabajo
(23) *Postura
prolongada (24)
*Manipulación manual de
I: 1000-600: NO cargas (36, 65, 68, 90, 112,
ACEPTABLE 121, 131)
*Postura prolongada, *Elementos de máquinas,
forzada y antigravitacional herramientas (40)
(29, 37) *Jornada de trabajo (45)
*Manipulación manual de *Características del grupo II: 200-150: NO ACEPTABLE
cargas (56) social del trabajo (46) O ACEPTABLE CON
25 III: 100-50: MEJORABLE
*Incendio (62, 102, 129) *Postura prolongada, CONTROL ESPECÍFICO
*Postura mantenida, forzada y antigravitacional *Superficies de trabajo (26)
prolongada, forzada y (54, 67, 72, 73)
antigravitacional (125, *Herramientas (59, 97, 118)
134) *Movimientos repetitivos;
*Movimientos repetitivos Postura prolongada, forzada
(133) y antigravitacional (69)
*Sólidos (polvos orgánicos,
polvos inorgánicos, fibras,
humos metálicos y no
metálicos); nieblas y rocíos
(70)
*Postura mantenida,
prolongada, forzada y
antigravitacional (80, 111,
114)
*Materiales proyectados
sólidos (93, 105)
*Picaduras, mordeduras
(94)
*Ruido (95)
*Vibraciones (96)
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II 200 - III 100: NO

ACEPTABLE O ACEPTABLE
CON CONTROL
ESPECÍFICO // MEJORABLE
*Características de la
organización del trabajo (2,
126) *Postura
mantenida (4)
* Manipulación manual de
carga (5, 12)
*Poturas forzadas y
antigravitacionales (6)
*Características del grupo
social del trabajo (18, 21,
II: 400-240: NO 77, 127) *Radiaciones no
III 40 - VI 20:
ACEPTABLE O ACEPTABLE ionizantes (25)
III 80-60: MEJORABLE MEJORABLE //
CON CONTROL *Iluminación (28, 39, 53, 66,
*Radiaciones no ionizantes ACEPTABLE
ESPECÍFICO 75)
(3, 14, 49) *Polvos orgánicos e
*Postura prolongada, *Condiciones de la tarea
*Herramientas (9, 31) inorgánicos, gases y
10 forzada y antigravitacional (58, 76)
*Bacterias, hongos (10, 91) vapores (17, 52, 84)
(42, 43) *Disconfort térmico (60)
*Ruido (15, 27, 50, 82) *Superficies de Trabajo
*Radiaciones no *Jornada de trabajo (85)
*Vibraciones (16, 51, 83) (30, 33)
ionizantes (123) *Gestión organizacional (86)
*Nieblas o rocíos (35) *Bacterias (34)
*Iluminación (124) *Bacterias, hongos.
*Gases y vapores (53)
*Bacterias, hongos (132) Macroorganismos (101,
115)
*Bacterias, hongos;
macroorganismos,
picaduras y mordeduras;
fluídos y excrementos (103)
*Mordeduras. Contacto con
fluidos y excrementos del
canino (110)
*Líquidos (nieblas y rocíos)
(116)
*Interfase persona tarea
(128)
*Bacterias, hongos;
arácnidos (130)
NOTA: De acuerdo a la Resolución 2646 de 2008, la organización determina el riesgo y el nivel de riesgo para los peligros psicosociales a
través de la aplicación de las baterías. La información que se muestra en la matriz sobre los factores de riesgo psicosocial es una

Ver anexo 10. Metodología identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos

Ver anexo 11. Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos

4.5. Evaluación Inicial del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

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La evaluación inicial se realizó, con el fin de identificar las prioridades en Seguridad y Salud en el
Trabajo, y establecer el plan de mejoramiento y el plan de trabajo anual.

Ver anexo 12. Evaluación Inicial del SG-SST

4.6. Plan de Trabajo Anual

De acuerdo a los análisis realizados anteriormente la Distribuidora Surtilima S.A.S., ha definido un

plan de trabajo para el año 2017, en el cual se han definido todas las actividades que permitan
cumplir los objetivos y metras trazadas, propendiendo por una mejora continua del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. El plan de trabajo será evaluado permanentemente
con el fin de asegurar el cumplimiento de las actividades y la efectividad de las mismas.

Ver anexo 14. Plan de trabajo anual

4.7. Programa de Capacitación, Entrenamiento, Inducción y Re-inducción en SST

La Distribuidora Surtilima S.A.S. sabe que es de vital importancia sensibilizar al personal implicado
en el Sistema, en el cumplimiento de la Política de la Seguridad y Salud en el Trabajo, así como
asegurar que todos ellos reciben la formación adecuada de acuerdo a su rol dentro del sistema.

Los pasos que se siguen para una correcta formación del personal son:

 Detección de las deficiencias operativas (necesidades de formación).

 Elección del método para mitigar la deficiencia.
 Ejecución de la formación.

Mediante la sensibilización y toma de conciencia del personal, se da a conocer a todo el personal

de la Distribuidora Surtilima S.A.S. las bases del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo y aquellas partes que le sean de aplicación, fomentando así la participación de todos.
Ver anexo 15. Programa de capacitación y entrenamiento
Ver anexo 16. Inducción y reinducción

4.8. Comunicación, Participación y Consulta

La Distribuidora Surtilima S.A.S. ha definido canales y procedimientos que faciliten el flujo de la

información en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo. En este procedimiento se dan las
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directrices para el manejo de las comunicaciones internas y las comunicaciones pertinentes con
las partes interesadas externas.

La Distribuidora Surtilima S.A.S. tiene funcionando Comités Paritarios de Seguridad y Salud en el

Trabajo (COPASST), como foro básico para la participación y consulta de los empleados en
asuntos de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Adicionalmente la empresa cuenta con otros
Comités de Gestión de acuerdo a la normatividad vigente.

En cuanto a contratistas se desarrollan reuniones mensuales para revisar la gestión y

comunicación de aspectos importante en SST.

Ver anexo 17. Procedimiento comunicación, participación y consulta

Ver Matriz comunicación, participación y consulta
Ver anexo 18. Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST
Ver anexo 19. Comité de Convivencia Laboral

4.9. Documentación

La implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo conlleva la

generación de documentación, ya sea ésta de primer orden (Manual de la Seguridad y Salud en el
Trabajo), de segundo orden (procedimientos y registros).

El Manual de la Seguridad y Salud en el Trabajo es el documento base en el cual se describe el

Sistema de Gestión establecido en la Distribuidora Surtilima S.A.S., y sirve como patrón y guía de
referencia permanente durante la implantación (primero) y su aplicación (segundo).

La responsabilidad de la realización y revisión del Manual de la Seguridad y Salud en el Trabajo es

del responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Existen dos clases de copias del Manual de la Seguridad y Salud en el Trabajo:

- Las controladas
- Las no controladas.

 Las copias controladas son distribuidas a los integrantes de la Empresa implicados en el

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Las copias no controladas son destinadas a clientes, usuarios, proveedores y/o

subcontratistas y organismos oficiales.
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Nota: Una vez terminada la relación laboral con el trabajador la empresa, conservará por un
término de veinte (20) años los siguientes documentos y registros:

a. Perfiles sociodemográficos, exámenes de ingreso, periódico, retiro (en caso de no contar

con médico especialista)
b. Si la empresa cuenta con médico especialista los resultados de exámenes de ingreso,
periódicos, retiro, pruebas de monitoreo, etc., la custodia está a cargo del médico
correspondientes.
c. Resultados de mediciones ambientales
d. Registro de actividades a capacitación
e. Registro suministro de EPP

Ver anexo 20. Control de documentos y registros

5. APLICACIÓN DEL SISTEMA DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

5.1. Gestión de peligros y riesgos

La Distribuidora Surtilima S.A.S. tiene identificado los peligros/riesgos, en las diferentes

actividades de su operación, los cuales requieren procedimientos documentados. Estas
actividades incluyen como mínimo, las tareas que en el ejercicio de identificación de peligros,
evaluación y control de riesgos de SST, resultaron de riesgo alto.

Estos procedimientos documentados pueden ser:

 Programa Estratégico de Seguridad Vial

 Programa de Riesgos Prioritarios
 Programa de Gestión del Riesgo Químico
 Programa de Inspecciones
 Programa de Orden y Aseo
 Programa de Prevención y Protección Contra Caídas
 Programa de Mantenimiento

5.2. Control de riesgos

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En su gestión de riesgos la Distribuidora Surtilima S.A.S. aplica el concepto de la jerarquía de

efectividad de los controles de riesgos. De mayor a menor efectividad la jerarquía es la siguiente:

 Eliminación
 Sustitución
 Controles de ingeniería
 Controles administrativos
 Elementos de protección personal (EPP)

Ver anexo 21. Equipos y elementos de protección personal

5.3. Vigilancia en salud

La Distribuidora Surtilima S.A.S. desarrolla diferentes actividades para el cabal cumplimiento de

los objetivos del SST. Su marco de acción está en la educación para la promoción y prevención en
salud, y en el diagnóstico precoz y tratamiento oportuno así como la rehabilitación.

Dentro de este contexto y plenamente identificados, se tienen las siguientes actividades que se
realizan a nivel individual y colectivo:

 Exámenes médicos de Ingreso.

 Exámenes Periódicos Ocupacionales.
 Exámenes de Egreso.

Ver anexo 22. Procedimiento vigilancia en salud

Ver anexo 23. Registro seguimiento exámenes médicos
Ver anexo 24. Descripción sociodemográfica

Para el control, monitoreo y vigilancia médica de los trabajadores expuestos a diferentes

condiciones de riesgo la Distribuidora Surtilima S.A.S., ejecutará sistemáticamente los Sistemas
de Vigilancia Epidemiológica (SVE) respectivos:

 SVE para riesgo psicosocial

 SVE Desórdenes Músculo Esqueléticos (DME)

5.4. Prevención, preparación y respuesta ante emergencias

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La Distribuidora Surtilima S.A.S. tiene procedimientos para la preparación y atención de

emergencias desarrollados. Anualmente se hace una programación de simulacros, los cuales se
llevan a cabo, se analizan y se implementan planes de acción para atender las oportunidades de
mejoramiento identificadas.

Ver anexo 25. Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias

5.5. Gestión del cambio

Con el fin de asegurar reducir el impacto que sobre la Seguridad y Salud en el Trabajo puedan
generar los cambios internos que se realizan en la organización, la Distribuidora Surtilima S.A.S.
tiene establecido un procedimiento con el fin de asegurar una adecuada identificación de los
peligros antes de introducir cualquier modificación de los procesos.

Ver anexo 26. Procedimiento gestión del cambio

5.6. Adquisiciones

La Distribuidora Surtilima S.A.S establece y mantiene un procedimiento con el fin de garantizar

que se identifiquen y evalúen· en las especificaciones relativas a las compras o adquisiciones de
productos y servicios.

Ver anexo 27. Adquisiciones

5.7. Contratación

La Gestión de la Seguridad de los contratos, consiste en una alianza de seguridad de la empresa

entre la empresa contratista (trabajador independiente, misión, cooperado, subcontratista),
donde ambos deben centrarse en mejorar el nivel de seguridad a la vez que cumplen con las
condiciones legales de su relación contractual. Es así como se han establecido aspectos
relevantes en esta materia con el fin de asegurar los aspectos en materia de seguridad y salud en
el trabajo:

 Evaluación y selección
 Canales de comunicación
 Verificación periódica del cumplimiento a la afiliación al Sistema General de Riesgos
Laborales
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 Información sobre los peligros y riesgos generales

 Verificación y seguimiento durante el desarrollo de las actividades objeto del contrato

Ver anexo 28. Manual contratistas

5.8. Inspecciones de seguridad

Ver anexo 29. Inspecciones de seguridad

6. VERIFICACIÓN DEL SISTEMA DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

6.1. Auditoria de cumplimiento del Sistema de Gestión

Para comprobar el buen funcionamiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo adoptado y verificar que se ajusta y cumple con los requisitos internos, la Distribuidora
Surtilima S.A.S. realiza periódicamente Auditorías de Cumplimiento, que constituyen una
herramienta para la revisión y actualización del mismo.

El Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo elabora anualmente el Plan de Auditorias y

éste es aprobado por la Dirección General.

Ver anexo 30. Auditorias de cumplimiento

Ver anexo 31. Plan anual de auditorias

6.2. Revisión por la dirección

El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo establecido en la Distribuidora

Surtilima S.A.S. y definido en el presente Manual SST, es revisado anualmente por la Dirección
General a fin de mantener la mejora continua, evaluar su efectividad y adecuarlo a las
necesidades del momento.

Para la revisión el Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo, recopila toda la información

necesaria, como:
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 Resultados de auditorías, tanto internas como externas.

 Cambios de servicios y/o de actividades.
 Resultados y efectividad del Programa Anual de Formación.

Registros:

 Identificación, evaluación y registro de los riesgos

 Requisitos legislativos nuevos o modificados.
 No-conformidades, Acciones Correctivas y/o Preventivas
 Situaciones de emergencia y aspectos medioambientales asociados.
 Comunicaciones (tanto internas como externas).
 Otros que pueda considerar Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Grado de cumplimiento de la legislación la Seguridad y Salud en el Trabajo.

El contenido mínimo del informe, es el siguiente:

 Introducción y comentarios generales

 Objetivos de la Seguridad y Salud en el Trabajo: resultados y seguimiento
 Resultado de los Programas Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo
 Auditorías internas / externas
 Consultas y Comunicaciones de las partes interesadas
 Cumplimiento de los requisitos legales
 Informes de No Conformidad emitidos
 Acciones correctivas abiertas
 Acciones preventivas abiertas
 Oportunidades de mejora, en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo,
la Política y los Objetivos de la Seguridad y Salud en el Trabajo
 Seguimiento de acciones derivadas de informes anteriores
 Conclusiones o resultados de la revisión encaminadas a la mejora del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

6.3. Investigación de incidentes, accidentes de trabajo

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La Distribuidora Surtilima S.A.S., tiene implementado el Procedimiento de investigación de

incidentes cuyo objetivo es registrar, investigar y analizar incidentes de manera que se
identifiquen sus causas y se implementen acciones correctivas y preventivas .

Ver anexo 35. Procedimiento investigación incidentes y accidentes

Ver anexo 33. Caracterización accidentes y enfermedades laborales
Ver anexo 34. Informe investigación accidentes de trabajo

7. MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

7.1. Acciones preventivas y correctivas

Con base a los resultados de las acciones preventivas y correctivas de la medición de la eficacia
del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, se implementarán acciones
preventivas y correctivas las cuales deben ir orientadas a:

 Identificar y analizar las causas fundamentales de las no conformidades

 La adopción, planificación, aplicación, comprobación de la eficacia y documentación de
las medidas preventivas y correctivas.

Ver anexo 37. Formato Acciones preventivas y correctivas

Ver anexo 36. Mejoramiento continuo (Solicitud acciones correctivas y preventivas)

7.2. Mejora continua

Con el fin de mejorar la eficacia de todas las actividades y el cumplimiento de los objetivos, la
organización tiene en cuenta las siguientes fuentes para identificar oportunidades de mejora:

 Cumplimiento de objetivos
 Resultados de intervención en los peligros y riesgos priorizados

 Resultados de auditoria y revisión del sistema por la alta dirección

 Recomendaciones presentadas de los trabajadores y el Comité de Seguridad y Salud en el
Trabajo
 Los cambios de legislación que apliquen a la organización
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Firma Representante Legal Firma Responsable SST