Working Agreements
Everyone has different working styles, but reaching your goals requires working together. Outline your team’s shared ways of working so you can set mutual expectations, save time, and collaborate effectively.
PREP TIME
10 min
Run TIME
60m
Persons
2-10
5-second summary
- Understand when and how your teammates work best.
- Set mutual expectations for team communication.
- Determine the most efficient, effective ways to work together.
WHAT YOU WILL NEED
- Video conferencing with screen sharing.
- Digital collaboration tool (see template examples).
- Optional: physical whiteboard, markers, and sticky notes.
PLAY resources
How to create team Working Agreements
Create shared norms that help your team work well together to achieve common goals.
O que são funções e responsabilidades no trabalho?
Em um trabalho em equipe eficaz, as funções representam cargos ou posições, como gerente de projetos, e as responsabilidades são tarefas e deveres específicos associados a uma função. Estes são alguns exemplos de responsabilidades de um gerente de projetos:
- Planejar e desenvolver ideias de projetos
- Formar e liderar a equipe
- Monitorar o progresso e estabelecer prazos para o projeto
- Resolver itens
- Gerir o orçamento e as partes interessadas
Avaliar a eficiência do projeto
Por que usar táticas para funções e responsabilidades?
As equipes devem definir as funções e responsabilidades para garantir que todos saibam os deveres e as contribuições de cada pessoa para as metas da equipe. Segundo o estudo publicado pela Small Group Research, essa definição evita confusões, reduz a sobreposição de tarefas e aumenta a eficiência e a colaboração.
O momento certo para definir as funções e responsabilidades
Ao definir as funções no início do projeto, você estabelece as expectativas, minimiza a confusão, aumenta a produtividade e a colaboração.
Antecipar a definição das funções também ajuda a evitar a sobreposição de tarefas, reduzir conflitos e garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados nas mesmas metas.
Com o avanço dos projetos ou alterações nas estruturas organizacionais, é essencial fazer reavaliações periódicas e atualizações das funções para manter o alinhamento e a eficiência operacional.
Cinco vantagens em definir as funções e responsabilidades
- Responsabilidade: funções bem definidas ajudam a evitar o retrabalho, o que simplifica processos e diminui a perda de tempo e recursos, contribuindo, por fim, para a melhora na eficiência da execução do projeto.
- Clareza: definir as funções e responsabilidades com clareza facilita a colaboração da equipe.
- Maior engajamento dos funcionários: a boa comunicação, em geral, resultado da boa definição de funções e responsabilidades, aumenta em 72% o engajamento e a produtividade dos colaboradores (Atto Time).
- Satisfação no trabalho: cerca de 75% dos colaboradores com funções bem definidas se sentem mais empolgados e relatam níveis mais altos de satisfação no trabalho do que os colaboradores com funções ambíguas (Effectory).
- Aumento da produtividade: colaboradores com funções bem definidas são 53% mais eficientes e 27% mais eficazes no trabalho (Effectory).
1. Facilitator prep
1. Prepare a tática 5 min
Envie mensagens para a equipe explicando a tática. Assim, todos podem saber sobre o trabalho, tanto no presencial quanto no remoto. No início da tática, analise a missão da equipe para definir qual é a responsabilidade da equipe em geral.
Em seguida, prepare o documento de colaboração que a equipe vai usar. Você pode criar a tabela na página do Confluence ou usar o template pronto para uso. Se estiver criando o documento do zero, adicione as seguintes colunas:
- Função
- Responsabilidades (o que os outros acham)
- Responsabilidades (o que eu acho)
Responsabilidades não atribuídas
DICA: GRUPOS GRANDES
Tem mais de 4 pessoas? Reserve 90 minutos para grupos de 6 a 8.
Para grupos de 9 ou mais, divida a tática em sessões de menos de 1 hora.
2. Team member prep
1. Prepare a tática 5 min
Defina as diferentes funções da equipe. Escreva a sua função no projeto abaixo do seu nome na coluna "Funções".
Se vários membros da equipe ocuparem a mesma função, inclua a função apenas uma vez na tabela.
Alguns membros da equipe podem ter várias funções. Por exemplo, algum engenheiro de software também pode atuar como gerente de projetos. Nesses casos, inclua cada função na tabela.
3. Leader prep
1. Prepare a tática 5 min
Peça para cada pessoa identificar quais são as principais responsabilidades que assumem no projeto (de 3 a 5) na coluna "Responsabilidades (o que penso)".
4. Start the Play by setting the stage
1. Prepare a tática 5 min
Para as outras funções identificadas, anote as principais responsabilidades de cada uma na coluna "Responsabilidades (o que os outros pensam)".
Se você pensar em responsabilidades que não se encaixam com clareza em uma função, elas devem ser adicionadas à seção de responsabilidades não atribuídas.
DICA: CONCORDE EM DISCORDAR
Se a equipe não conseguir concordar com algumas das funções ou responsabilidades, tome nota delas como itens de acompanhamento para trabalhar em reuniões menores mais tarde.
5. Edit Communication Channels
1. Prepare a tática 5 min
Analise o que outras pessoas escreveram sobre a função que você assume na coluna "Responsabilidades (o que os outros pensam)". Adicione ✅ se aceitar ou ❌ se não aceitar cada responsabilidade.
Adicione comentários em linha se tiver perguntas ou comentários sobre as responsabilidades de outras pessoas.
Após conversar com a equipe, o titular da função vai analisar todos os ❌ e decidir se deve assumir ou delegar tarefas adicionais. Em casos de sobreposição de tarefas, o proprietário principal é designado, com possíveis colaboradores ou proprietários de backup.
As responsabilidades não reivindicadas ou não aceitas vão ser transferidas para a seção "não atribuída".
A depender da estrutura organizacional, pode ser que o titular da função precise da aprovação da liderança para finalizar a função, conforme descrito nesse processo.
DICA: CONCORDE EM DISCORDAR
Se a equipe não conseguir concordar com algumas das funções ou responsabilidades, tome nota delas como itens de acompanhamento para trabalhar em reuniões menores mais tarde.
6. Create or refine your meeting plan
1. Prepare a tática 5 min
Analise em conjunto os itens não atribuídos para determinar se estão alinhados com alguma função e o motivo pelo qual podem ou não ser adequados a funções específicas.
Se os itens não corresponderem a nenhuma função, é um indicativo da necessidade de criar ou redefinir funções. É importante atribuir alguma pessoa para identificar o proprietário das tarefas e definir a data de acompanhamento.
Preste atenção nas responsabilidades que nenhuma função está disposta a assumir. Se você identificar casos assim, avise o grupo e converse sobre elas.
DICA: CONCORDE EM DISCORDAR
Se a equipe não conseguir concordar com algumas das funções ou responsabilidades, tome nota delas como itens de acompanhamento para trabalhar em reuniões menores mais tarde.
7. Edit the Escalation Process
Est. time: 10 min
Após a conclusão, resuma as funções e responsabilidades para garantir o alinhamento da equipe. Atribua a responsabilidade de cada função a indivíduos específicos. Além disso, atualize o documento compartilhado com as funções e responsabilidades acordadas.
8. Establish a Continuous Improvement Plan
Est. time: 10 min
The Working Agreements set during this workshop are simply a starting point that can – and should – be updated over time. As the final step of the workshop, discuss how you will adjust these agreements as the team learns and grows.
Conversation starters:
- When should we revisit these Working Agreements, and why? (e.g., quarterly based on lessons learned, after a big milestone, etc.)
- How will we decide if an Agreement needs to be adjusted?
- What level of transparency is required and/or “nice to have”?
- How will we share any changes?
Follow-up
Compartilhe
Compartilhe o documento final com a equipe para receber feedback sobre possíveis lacunas ou oportunidades.
Distribua o documento de funções e responsabilidades para as principais partes interessadas e líderes, informando a equipe sobre essa ação.
Analise a tática com a equipe a cada três ou seis meses, ou sempre que houver alterações importantes na equipe. A prática regular vai facilitar o processo.
Revisit regularly
Beyond quarterly Working Agreement reviews, it’s also helpful to revisit when onboarding new team members, during team reorgs, when work scenarios change, or when an agreement can no longer be upheld. This is especially important if your team transitions to hybrid or fully distributed work. Your rituals and agreements will have to change to accommodate different geographies, time zones, and technology.
Go through and vote to keep or change existing agreements. Then have team members brainstorm, propose, and vote on any additional agreements.
If an agreement can’t be upheld, discuss what might be getting in the way.
Variations
RACI
A estrutura RACI é semelhante ao DACI, com uma pequena mudança na sigla: Responsible (Responsável), Accountable (Avaliador), Consulted (Consultado) e Informed (Informado). Os Responsáveis são aqueles que vão concluir o trabalho. Os Aprovadores aprovam a versão final do trabalho. Os Consultados e Informados são a mesma coisa.
Ainda tem dúvidas?
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A team uses a Trello template to run the Working Agreements Play.
A distributed team uses Confluence to brainstorm, document, and vote for which Working Agreements they will commit to.
A team running the Working Agreements Play in-person
First, team members fill out their individual preferences, shown here using the Confluence template.
Next, leaders fill out some initial ideas for communication channels and escalation processes.
The team revisits the leader’s draft of the Escalation Process section, and edits it together.
The team revisits the leader’s draft of the Communication Channels section, and edits it together.
Discuss why, when, and how the team will collaborate synchronously vs. asynchronously to maximize collaboration and run fewer, more purposeful meetings.
The team creates a plan for when and how these Working Agreements will be revisited and improved.