Gestão de portfólio enxuto

O mundo, assim como as expectativas dos clientes, está passando por rápidas mudanças. O ritmo de mudança está levando as empresas a fazer um investimento pesado em transformações digitais e ágeis, em que os benefícios de uma equipe ágil são escalados e multiplicados pela empresa. Mas poucas empresas atingem o resultado esperado. Para se alcançar o valor total de uma transformação ágil ou digital, as equipes de negócios e tecnologia precisam estar e se manter alinhadas. Uma empresa conectada com alinhamento completo é a chave para competir na economia moderna.

O desafio de conectar equipes ágeis a uma empresa ágil é que surge uma lacuna entre as equipes que fazem o trabalho e as equipes que alocam o financiamento. Para preencher esta lacuna, os líderes precisam ter capacidade de:

• Ganhar visibilidade - Tornar o trabalho visível em backlogs (para planos) e demonstrações (para soluções emergentes)
• Descobrir o que funciona - Revisar a produção incremental para avaliar o progresso em relação aos resultados
• Otimizar investimentos - Mude ou persista realocando fundos para maximizar a taxa de transferência de valor

À medida que as empresas buscam o alinhamento e se mantêm alinhadas, em geral descobrem que os métodos tradicionais de gerenciamento de portfólio são ineficazes. Em vez disso, muitos adotam práticas de Gestão de portfólio enxuto para impulsionar o alinhamento em toda a empresa.

A Gestão de portfólio enxuto (LPM, do inglês Lean Portfolio Management) descreve como lideranças seniores aplicam os princípios enxutos para conectar estratégia com execução. As equipes de gestão de portfólio aprendem sobre a estratégia de uma empresa e alocam orçamento para que seja possível executar tal estratégia.

Como ocorre com qualquer portfólio, um portfólio LPM de investimentos é determinado com criatividade e com o gerenciamento ativo entre os ciclos de vida do investimento. A ênfase primária do LPM é alinhar desenvolvimento ágil com estratégia de negócios, com foco em conduzir a entrega de valor para os clientes por meio da criação de produtos e soluções. Combinar o LPM com práticas de desenvolvimento ágeis, oferece um caminho para melhorar a agilidade da empresa.

Os objetivos da Gestão de portfólio enxuto são:

• Maximizar a taxa de transferência de valor - Realizar o gerenciamento ativo do backlog de investimentos, para encontrar as oportunidades de maior valor, bem como do trabalho em andamento entre grupos de equipes (equipe de equipes) para acelerar a entrega de valor no mercado
• Evitar gargalos - Usar o orçamento do portfólio para equilibrar o financiamento da capacidade com a demanda por oportunidades de maior valor
• Demonstrar boa liderança de empregados - Remover os obstáculos para manter os tempos de ciclo de entrega baixos

O LPM difere da tradicional gestão de portfólio de projetos de várias maneiras, incluindo:

• Trazer o trabalho para as pessoas, não as pessoas para o trabalho
• Focar na definição dos resultados esperados, em vez da quantidade esperada de resultados
• Desenvolver uma definição de "valor" e focar mais na entrega de valor do que em gerenciar custos
• Revisitar decisões e planos passados a cada trimestre com base em novos feedbacks
• Gerenciar orçamentos e finanças a cada trimestre, em vez de a cada ano

Enquanto a tradicional Gestão de portfólio de projetos (PPM, do inglês Project Portfolio Management) se concentra na criação de um conjunto de planos de projetos com estrutura forte e na criação de equipes de curta duração para executar esses planos, o LPM se concentra em:

1. Trazer oportunidades de valor pouco estruturadas para equipes de equipes de longa data
2. Solicitar às equipes que definam o trabalho necessário
3. Monitorar soluções emergentes para interagir com o mercado

As equipes de liderança da gestão de portfólio conectam uma estratégia de organização com sua execução. Mas do que se trata o portfólio?

Vimos o termo portfólio sendo usado de maneiras diferentes:

• Portfólio de negócios - Um conjunto diversificado de negócios que buscam sucesso em diferentes horizontes da linha do tempo
  • O financiamento é alocado aos líderes de negócios para construir planos para as próprias equipes de desenvolvimento
• Portfólio (linha) de produtos - Uma coleção de P&D de produtos voltados para o cliente
  • O financiamento é alocado aos líderes de produtos para elaborar planos para executar a visão deles
• Portfólio de projeto - Um conjunto de grandes iniciativas, com escopo e financiadas para produzir mudanças nas linhas de produtos
  • O financiamento é alocado para executar planos específicos que se espera que produzam resultados específicos
• Portfólio de projetos de TI - Um conjunto de grandes inciativas, com escopo e financiadas para produzir mudanças nos sistemas internos de toda a empresa
  • O financiamento é alocado para executar planos específicos que se espera que produzam melhorias específicas por meio da TI
• Portfólio enxuto - Um conjunto de metas estratégicas de negócios capturadas em iniciativas
  • O financiamento é alocado para as equipes de equipes que precisam usar seus recursos para realizar as iniciativas

O que eles têm em comum? Cada um tem a habilidade de alocar financiamento, traduzir estratégias empresariais para um contexto local e governar a execução e gasto.

Durante a última década, alguns líderes empresariais melhoraram a responsividade e a velocidade no mercado por meio da mudança de portfólios de iniciativas estratégicas implementadas pela equipe das equipes. Tais sucessos deram origem a fundação da Gestão de portfólio enxuto.

Empresas com foco na definição de projetos que se estendem por mais de um ano muitas vezes ficam paralisadas em situações nas quais as equipes são incentivadas a atingir metas desatualizadas do projeto, em vez de agregar valor com antecedência ou buscar feedback antecipado sobre a adequação ao mercado. Os métodos da gestão de portfólio enxuto ajudam as empresas a:

• Mudar o foco das operações para entregar valor incremental em cadências mais curtas para iniciativas maiores.
• Aproveitar as cadências para obter ciclos de feedback mais curtos. O feedback coletado por equipes internas, grupos de foco externos, clientes ou usuários finais ajuda a medir o progresso em direção aos resultados pretendidos pela empresa.
• Aplicar o feedback sem medo para reinvestir em ideias que produzam bons resultados e reduzir as ideias que não produzem.

A Gestão de portfólio enxuto informada pelos princípios enxutos e construída por meio de uma melhor compreensão do valor do cliente (e como realizar a entrega com rapidez), remedia alguns pontos problemáticos comuns em grandes empresas.

Ponto problemático número 1: tempos de ciclo longos em grandes iniciativas.

• Quando as empresas criam equipes autônomas e multifuncionais, elas removem transferências e dependências que aumentam o atrito (e os atrasos) à entrega de valor.
• Quando as empresas melhoram sua definição de valor para o cliente, a comunicação melhora e abre-se o caminho para as melhores ideias.
• Quando as empresas enfatizam um modelo de planejamento e execução, que gera fluxo de valor contínuo, elas se esforçam para colocar valor nas mãos dos clientes, em vez de marcar as tarefas como concluídas.

Ponto problemático número 2: o trabalho é concluído, mas mudanças fundamentais não acontecem.

• Quando as empresas definem metas em termos de resultados de negócios direcionados, é mais provável que elas "façam a diferença" em seus principais indicadores de desempenho (KPIs).
• Quando as empresas avaliam estes resultados em ciclos de feedback curtos, elas podem recalibrar com rapidez os planos de curto prazo, com base no que elas veem no momento.
• Quando as empresas definem metas baseadas em objetivos, capturados como resultados de negócios esperados, os resultados incrementais podem ser avaliados de acordo com os resultados de negócios esperados.

Ponto problemático número 3: orçamentos são difíceis de mudar, baseando-se em novas informações.

• Quando as empresas enfrentam um alto nível de incerteza no mercado, elas podem aplicar a mentalidade de "pensar em apostas". Ao fazer isso, elas podem explorar um espaço de solução com rentabilidade que financia pequenos experimentos, em vez de iniciativas maiores com um grau considerável de incerteza.
• Quando as empresas financiam equipes de equipes por meio de um financiamento ágil, dando poder a elas para fazer planos alinhados aos objetivos estratégicos, o novo modelo de responsabilidade distribuída acelera a entrega do valor.

A equipe de liderança de portfólio enxuto define o rumo de sua missão, financia a equipe das equipes com base nas necessidades estratégicas da empresa e, então, monitora os planos emergentes e resultados para se certificar de que estão alinhados com os interesses estratégicos.

A equipe de liderança toma decisões em uma cadência definida e, então, as operações (atividades que desempenham) e a governança (revisões que realizam) seguem tal cadência para sincronizar e alinhar o planejamento e ciclos de feedback.

Para conectar a estratégia à execução sem interrupções, a equipe de liderança avalia o tempo todo as seguintes metas:

Definir a missão

• Definir (e recalibrar a cada trimestre) os objetivos baseados no resultado e os temas estratégicos

Encontrar oportunidades

• Transformar novas ideias em candidatas a investimentos ligados à missão estratégica

Focar na entrega de valores

• Criar roteiros baseados nas necessidades do mercado e no volume estimado de esforço, que deve ser coletado durante o planejamento e a estimativa ágeis

Otimize para obter valor

• Definir prioridades claras nas iniciativas para (1) levar a um planejamento minucioso para o próximo trimestre e (2) equilibrar o roteiro de acordo com as restrições de capacidade

Checar a adequação ao mercado

• "Ver de perto" o valor incremental entregue nas demonstrações da equipe e validar os valores hipotéticos

Para alcançar agilidade empresarial, a liderança facilita revisões periódicas:

Revisão do alinhamento estratégico

• Uma vez a cada trimestre, confirme se o trabalho está alinhado com o objetivo estratégico

Revisão do portfólio orçamental

• Uma vez a cada trimestre, confirme se as alocações de verbas que financiam as equipes das equipes (e dá a elas o poder de tomar decisões descentralizadas) é a melhor de acordo com a missão

Retrospectiva da equipe de portfólio

• Uma vez a cada trimestre, procure melhorar a forma que a equipe de liderança do portfólio opera, toma decisões e alcança um fluxo de valor contínuo

Revisão financeira do portfólio

• Uma vez por mês, compare as tendências de gastos nas iniciativas com as metas e indicadores para fechar o ciclo do orçamento ágil

Revisão do roteiro do portfólio

• Uma vez por mês, compartilhe o roteiro de iniciativa atualizado com todos os interessados

Revisão de oportunidades de investimento

• Uma vez por semana, aprove o orçamento para novas oportunidades de investimentos baseadas em seus casos de negócios (ou recalibre decisões de financiamento anteriores baseando-se em novos feedbacks)

A adoção de práticas enxutas em equipes de liderança de portfólio existentes é uma mudança importante e exige práticas de gestão de mudança organizacional fortes. Muitas vezes se parece com fazer uma reforma numa casa onde você ainda mora – com níveis semelhantes de estresse e satisfação. Para continuar com essa analogia, aqui estão algumas dicas para uma renovação enxuta da casa.

1. Encontrar os proprietários - as equipes de liderança do portfólio são equipes de alto desempenho e multifuncionais de líderes de empregados. Libertar o poder das equipes de liderança não é menos importante do que dar poder à equipe de desenvolvimento. O primeiro passo é encontrar e formar o grupo que vai conectar estratégias com execução para uma parte específica da empresa. Essa é a equipe de liderança de portfólio.
2. Encontrar o dinheiro - o LPM muda o modelo de estratégia e de investimento dos projetos de financiamento para o financiamento das equipes de equipes. Isso leva à necessidade de uma compreensão (e visibilidade) mais profunda sobre a conexão entre as metas estratégicas da empresa e a forma como a equipe das equipes cria planos.
   Aqui estão algumas perguntas que precisam ser respondidas:
   • Quem está financiando o portfólio? O que essas pessoas esperam deste financiamento?
   • Quem está financiando para "manter as engrenagens em movimento" (ou para dirigir os negócios x mudar os negócios)?
   • Quantas estratégias financiadas diferentes e independentes serão condutoras do portfólio?
3. Renovar – mesmo dentro da mesma empresa, duas equipes de liderança não terão a mesma abordagem para as operações de portfólio ágil. Descubra as necessidades e expectativas da equipe de liderança do portfólio, incluindo onde ficará o estado atual e o estado futuro (enxuto). Crie uma estrutura operacional que incorpore as peças chaves do LPM, com um sentimento personalizado.
4. Dê um passo atrás – recalibre o trabalho ativo e financiado em construções enxutas que apoiem melhor o fluxo de valor e considere usar tal oportunidade para revisitar a justificativa para o trabalho (mudar ou perseverar?). A metodologia enxuta incentiva uma empresa a "aumentar o trabalho não realizado." Um trabalho ativo poderia ser interrompido ou diminuído?
5. Redecorar – o LPM traz novas técnicas de tomada de decisão, como a ênfase em visualizar alinhamento estratégico de trabalho e governança protegida. Esse aspecto orienta a necessidade de "reinstrumentar" o sistema de gestão do trabalho atual e adiciona novas disciplinas e mais clareza.
6. Fazer uma festa – as equipes de liderança de portfólio enxuto tomam decisões e fazem melhorias em um ritmo definido. Mostre os feedbacks positivos das retrospectivas e celebre o fluxo de valor aprimorado em toda a empresa!

A Gestão de portfólio enxuto leva os princípios já testados do método enxuto para equipes e líderes em melhor posição para conduzir a mudança organizacional. De maneira geral, a abordagem enxuta leva a uma entrega de valor confiável, reduz o tempo para o valor do cliente e garante que as equipes possam mudar a medida que o marketplace muda ou os clientes solicitem mudanças. A Gestão de portfólio enxuto oferece um caminho para otimizar tais vantagens e construir uma empresa mais conectada.

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