Pengenalan Manajemen Proyek

Abstrak Manajemen berasal dari kata to manage, yang berarti mengelola. Namun secara konseptual manajemen berarti suatu kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan menggunakan prinsip-prinsip manajemen, dengan memberdayakan sumber daya manajemen dalam rangka mencapai tujuan tertentu secara efektif dan efisien. Proyek ialah suatu rangkaian kegiatan yang bersifat khusus untuk mencapai hasil yang bersifat khusus pula. Sifat yang serba khusus itu mengakibatkan bilamana sesuatu hasil yang diinginkan tersebut telah tercapai, maka rangkaian kegiatan itu juga dihentikan, dan dalam jangka waktu pendek kegiatan semacam itu tidak akan dilakukan lagi. Dengan demikian manajemen proyek berarti pengelolaan secara efektif dan efisien suatu rangkaian kegiatan khusus untuk mencapai hasil yang bersifat khusus pula.

TSE – 10 = PENGENALAN MANAJEMEN PROYEK PELATIHAN AHLI SUPERVISI TEROWONGAN DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek KATA PENGANTAR Usaha dibidang Jasa konstruksi merupakan salah satu bidang usaha yang telah berkembang pesat di Indonesia, baik dalam bentuk usaha perorangan maupun sebagai badan usaha skala kecil, menengah dan besar. Untuk itu perlu diimbangi dengan kualitas pelayanannya. Pada kenyataannya saat ini bahwa mutu produk, ketepatan waktu penyelesaian, dan efisiensi pemanfaatan sumber daya relatif masih rendah dari yang diharapkan. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor antara lain adalah ketersediaan tenaga ahli / trampil dan penguasaan manajemen yang efisien, kecukupan permodalan serta penguasaan teknologi. Masyarakat sebagai pemakai produk jasa konstruksi semakin sadar akan kebutuhan terhadap produk dengan kualitas yang memenuhi standar mutu yang dipersyaratkan. Untuk memenuhi kebutuhan terhadap produk sesuai kualitas standar tersebut, perlu dilakukan berbagai upaya, mulai dari peningkatan kualitas SDM, standar mutu, metode kerja dan lain-lain. Salah satu upaya untuk memperoleh produk konstruksi dengan kualitas yang diinginkan adalah dengan cara meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang menggeluti pekerjaan konstruksi baik untuk bidang pekerjaan jalan dan jembatan, pekerjaan sumber daya air maupun untuk pekerjaan dibidang bangunan gedung. Kegiatan inventarisasi dan analisa jabatan kerja dibidang Sumber Daya Air, telah menghasilkan sekitar 130 (seratus Tiga Puluh) Jabatan Kerja, dimana Jabatan Kerja Ahli Supervisi Terowongan (Tunnel Supervision Engineer) merupakan salah satu jabatan kerja yang diprioritaskan untuk disusun materi pelatihannya mengingat kebutuhan yang sangat mendesak dalam pembinaan tenaga kerja yang berkiprah dalam pekerjaan konstruksi bidang sumber daya air. Materi pelatihan pada Jabatan Kerja Ahli Supervisi Terowongan (Tunnel Supervision Engineer) ini terdiri dari 12 (Dua belas) modul yang merupakan satu kesatuan yang utuh yang diperlukan dalam melatih tenaga kerja yang menggeluti Ahli Supervisi Terowongan (Tunnel Supervision Engineer). Namun penulis menyadari bahwa materi pelatihan ini masih banyak kekurangan khususnya untuk modul Pengenalan Manajemen Proyek pekerjaan konstruksi Sumber Daya Air. Untuk itu dengan segala kerendahan hati, kami mengharapkan kritik, saran dan masukan guna perbaikan dan penyempurnaan modul ini. Jakarta, Desember 2005 Tim Penyusun i Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek LEMBAR TUJUAN JUDUL PELATIHAN : Ahli Supervisi Terowongan TUJUAN PELATIHAN A. Tujuan Umum Pelatihan Mampu melaksanakan supervisi pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan metode kerja, gambar teknik dan spesifikasi teknik yang tertuang dalam dokumen kontrak kontraktor maupun konsultan supervisi dan ketentuan-ketentuan proyek. B. Tujuan Khusus Pelatihan Setelah mengikuti pelatihan peserta mampu : 1. Menguasai dokumen kontrak kontraktor dan konsultan supervisi 2. Melakukan pertemuan awal konstruksi 3. Melakukan pemeriksaan kesesuaian antara gambar desain dengan kondisi lapangan 4. Melaksanakan pemeriksaan kesiapan kontraktor dalam pelaksanaan pekerjaan 5. Mensupervisi pelaksanaan pekerjaan sesuai dokumen kontrak dan metode pelaksanaan 6. Mengikuti rapat koordinasi bulanan 7. Melakukan pengendalian mutu, dimensi dan waktu 8. Melakukan pengukuran bersama untuk pembayaran 9. Memverifikasi dokumen pembayaran 10. Melakukan evaluasi kinerja kontraktor, pelaporan dan penyerahan pekerjaan ii Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek NOMOR / JUDUL MODUL : TSE – 10 / PENGENALAN MANAJEMEN PROYEK TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM (TIU) Setelah selesai mengikuti modul, peserta mampu memahami prinsip-prinsip pengawasan mutu, waktu dan biaya pekerjaan Sumber Daya Air serta mampu menerapkannya dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan proyek Sumber Daya Air di lapangan. TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK) Setelah modul ini diajarkan, peserta mampu : 1. Menjelaskan dan memahami lingkup Manajemen Proyek bagi Ahli Supervisi Terowongan mencakup gambaran garis besar tentang mekanisme pelaksanaan pekerjaan Sumber Daya Air. 2. Menguraikan tugas yang dilakukan oleh Ahli Supervisi Terowongan yang berkaitan dengan penyiapan Sumber Daya. 3. Menjelaskan tata cara pelaksanaan pekerjaan lapangan harus mengindahkan aspek legal yang dijadikan acuan pelaksanaan pekerjaan berupa dokumen kontrak yang mengikat para pihak terkait secara hukum. 4. Melaksanakan kewajiban Ahli Supervisi Terowongan sebagai komponen penyedia jasa sesuai ikatan kontrak untuk secara konsisten menerapkan prosedur pengendalian mutu produk proyek di lapangan, sebagai upaya mencapai tepat mutu, waktu dan biaya didalam lingkup administrasi penyelenggaraan proyek. 5. Menerapkan prinsip-prinsip dan tahapan pengelolaan proyek pekerjaan terowongan Sumber Daya Air. iii Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ................................................................................................ i LEMBAR TUJUAN .................................................................................................. ii NOMOR MODUL ................................................................................................... iii DAFTAR ISI ........................................................................................................... iv DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL ............................................... v DAFTAR MODUL ................................................................................................. vii PANDUAN PEMBELAJARAN .............................................................................. viii MATERI SERAHAN .............................................................................................. xii BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1 - 1 1.1 Umum ............................................................................................ 1 - 1 1.2 Deifinisi .......................................................................................... 1 - 1 1.3 Karakteristik Proyek ....................................................................... 1 - 1 1.3.1 Bersifat Unik ....................................................................... 1 - 1 1.3.2 Dibutuhkan Sumber Daya ................................................... 1 - 2 1.3.3 Organisasi .......................................................................... 1 - 2 BAB II UMUM .................................................................................................... 2 - 1 BAB III KUNCI SUKSES PENGELOLAAN PROYEK .......................................... 3 - 1 BAB IVPRINSIP UMUM MANAJEMEN PROYEK .............................................. 4 - 1 4.1 Sumber Daya ................................................................................. 4 - 1 4.2 Fungsi-fungsi Manajemen .............................................................. 4 - 4 BAB V DOKUMEN YANG MENGIKAT PENYELENGGARA PROYEK ............. 5 - 1 5.1 Kontrak Pelaksanaan Konstruksi ................................................... 5 - 1 5.2 Kontrak Pengawas Konstruksi ....................................................... 5 - 3 BAB VI KEWAJIBAN PENYEDIA JASA ............................................................ 6 - 1 6.1 Kewajiban Pelaksanaan Konstruksi ............................................... 6 - 1 6.2 Kewajiban Pengawas Konstruksi ................................................... 6 - 1 BAB VII OPERASIONAL PELAKSANAAN PROYEK ........................................ 7 - 1 7.1 Tahap Persiapan Pelaksanaan Proyek .......................................... 7 - 1 7.1.1 SPMK ................................................................................. 7 - 1 7.1.2 Pre Construction Meeting ................................................... 7 - 2 7.1.3 Rencana Pelaksanaan Proyek ........................................... 7 - 7 7.1.3.1 Organisasi Proyek ............................................... 7 - 8 7.1.3.2 Jadwal Pelaksanaan Proyek dan Jadwal Sumber iv Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek Daya .................................................................. 7 - 11 7.1.3.3 Rencana Mutu Proyek ....................................... 7 - 17 7.1.3.4 Metode Pelaksanaan ......................................... 7 - 19 7.1.3.5 Survai Lapangan ............................................... 7 - 21 7.1.3.6 Mobilisasi ........................................................... 7 - 23 7.1.3.7 Rencana Anggaran Pelaksanaan dan Rencana Arus Kas Proyek (Cash Flow) ............................ 7 - 28 7.2 7.1.3.8 Rencana K3 proyek ........................................... 7 - 31 7.1.3.9 RKL dan RPL ..................................................... 7 - 34 Tahap Operasinal Pelaksanaan Proyek ....................................... 7 - 41 7.2.1 Aktivitas Tahap operasional Pelaksanaan Proyek ............ 7 - 41 7.2.2 Rapat Konstruksi dan Koordinasi Proyek ......................... 7 - 43 7.2.3 Advance Payment (Uang Muka) ....................................... 7 - 45 7.2.4 Buku harian dan laporan .................................................. 7 - 46 7.2.5 Pembayaran Prestasi Pekerjaan ..................................... 7 - 50 7.2.6 Pekerjaan tambah / kurang .............................................. 7 - 52 7.2.7 Review Desain ................................................................. 7 - 52 7.2.8 Perpanjangan Waktu Pelaksanaan .................................. 7 - 55 7.2.9 Denda .............................................................................. 7 - 57 7.2.10 Eskalasi ........................................................................... 7 - 57 7.2.11 Penyelesaian Perselisihan .............................................. 7 - 60 7.3 Tahap Penyelesaian dan penyerahan Proyek .............................. 7 - 62 7.3.1 Program Penyelesaian Pekerjaan .................................... 7 - 62 7.3.2 PHO ................................................................................. 7 - 64 7.3.3 FHO ................................................................................. 7 - 71 BAB VIII KEMAMPUAN TAMBAHAN PENGELOLAAN PROYEK .......................8 - 1 8.1 Komunikasi ........................................................................................8 - 1 8.2 Pendelegasian .................................................................................8 - 12 8.3 Negoisasi ........................................................................................8 - 21 8.4 Kewirausahaan ...............................................................................8 – 25 RANGKUMAN DAFTAR PUSTAKA v Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN AHLI SUPERVISI TEROWONGAN 1. Kompetensi kerja yang disyaratkan untuk jabatan kerja Ahli Supervisi Terowongan (Tunnel Supervision Engineer) dibakukan dalam Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) yang didalamnya telah ditetapkan unit-unit kompetensi, elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja, sehingga dalam Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan (Tunnel Supervision Engineer) unit-unit kompetensi tersebut menjadi Tujuan Khusus Pelatihan. 2. Standar Latihan Kerja (SLK) disusun berdasarkan analisa dari masing-masing Unit Kompetensi, Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja yang menghasilkan kebutuhan pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku dari setiap Elemen Kompetensi yang dituangkan dalam bentuk suatu susunan kurikulum dan silabus pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan kompetensi tersebut. 3. Untuk mendukung tercapainya tujuan khusus pelatihan tersebut, maka berdasarkan Kurikulum dan Silabus yang ditetapkan dalam SLK, disusun seperangkat modul pelatihan (seperti tercantum dalam daftar modul) yang harus menjadi bahan pengajaran dalam pelatihan Ahli Supervisi Terowongan (Tunnel Supervision Engineer) . vi Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek DAFTAR MODUL Merupakan salah satu dari : NO. KODE JUDUL MODUL 1. TSE – 01 UUJK, Etika Profesi dan Etos Kerja 2. TSE – 02 Sistem Manajemen K3 dan Pengendalian Lingkungan 3. TSE – 03 Dokumen Kontrak 4. TSE – 04 Survai dan Investigasi 5. TSE – 05 Kriteria dan Perhitungan Desain 6. TSE – 06 Pengetahuan Gambar Konstruksi 7. TSE – 07 Perhitungan Harga Satuan 8. TSE – 08 Tahapan dan Metode Pelaksanaan 9. TSE – 09 Manajemen Mutu 10. TSE – 10 Manajemen Proyek 11. TSE – 11 Administrasi Teknik/ Perhitungan Biaya Konstruksi 12. TSE – 12 Pemeliharaan Terowongan vii Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek PANDUAN PEMBELAJARAN Pelatihan : Ahli Supervisi Terowongan Judul : Pengenalan Manajemen Proyek Deskripsi : Materi ini menguraikan peran manajemen dalam pengelolaan suatu proyek. Bahwa dalam pengelolaan proyek ada 2 hal utama yang menentukan, yaitu sumber daya dan manajemen. Sumber daya terdiri dari menusia, uang, peralatan dan material. Tanpa unsur ini, mustahil proyek bisa terlaksana. Namun tanpa manajemen yang baik pengelolaan proyek tidak bisa berjalan efektif dan efisien dan mencapai sasaran sesuai Biaya, Mutu dan Waktu yang telah ditentukan. Juga diuraikan fungsi-fungsi manajemen dan penerapannya disetiap tahap pelaksanaan sejak dari persiapan, pelaksanaan, pengawasan sampai pada serah terima pekerjaan yaitu PHO dan FHO. Tempat Kegiatan : Dalam Ruang kelas Waktu Kegiatan : 5 Jam pelajaran (1 jam pelajaran = 45 menit) No. 1. Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung - Mengikuti penjelasan TIU & OHT TIK dengan tekun dan aktif No.1 – No.9 Ceramah : Pembukaan - Menjelaskan Tujuan Instruksional (TIU & TIK) - Merangsang motivasi peserta dengan pertanyaan dalam atau memakai pengalamannya bahan-bahan - Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas di lapangan - Waktu : 10 menit 2. Ceramah : Pendahuluan - Menjelaskan Konstruksi Terowongan, - Mendengarkan penjelasan lingkup pekerjaan dari jabatan kerja instruktur dengan tekun dan seorang aktif Pelaksana Terowongan, maksud pelatihan modul tersebut. OHT No.10 - Mencatat hal-hal yang perlu - Bertanya Bila Perlu - Waktu : 15 menit - Bahan : Materi serahan (Bab I : Pendahuluan) viii Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan 3. Pengenalan Manajemen Proyek Ceramah : Umum - Menjelaskan arti penerapannya manajemen pada dan pekerjaan konstruksi bidang Sumber Daya Air yang sering disebut Civil Works. - Mendengarkan penjelasan instruktur dengan tekun dan OHT No.11–No.12 aktif - Mencatat hal-hal yang perlu - Bertanya Bila Perlu - Waktu : 10 menit - Bahan : Materi serahan (Bab II : Umum) 4. Ceramah : Kunci Sukses Pengenalan Proyek - Menguraikan arti sukses dalam - Mendengarkan penjelasan pelaksanaan proyek yang menyangkut instruktur dengan tekun dan tiga hal, yaitu biaya tidak melebihi, aktif mutu memenuhi standar, spesifikasi, - Mencatat hal-hal yang perlu waktu penyelesaian tidak terlambat - Bertanya Bila Perlu OHT No.13-No.15 kemudian semua pihak yang terkait merasa puas. - Waktu : 15 menit - Bahan : Materi serahan (Bab III : Kunci Sukses Pengenalan Proyek) 5. Ceramah : Prinsip umum manajemen Proyek. - Menguraiakan tentang manajemen - Mendengarkan penjelasan dalam penyelenggaraan proyek ter- instruktur dengan tekun dan gantung dari 2 faktor utama, yaitu aktif Sumber Daya Manusia, yang Uang, terdiri dari - Mencatat hal-hal yang perlu Peralatan dan - Bertanya Bila Perlu OHT No.17-No.22 Material, yang kedua adalah Fungsifungsi Manajemen. Sumber Daya adalah sangat penting, karena tanpa itu semua tidak bisa terlaksana. Namun tanpa manajemen yang baik, tidak bisa terlaksana dengan baik, efektif dan efisien. - juga disini diuraikan mengenai prinsipprinsip manajemen, yaitu suatu siklus yang dimulai dari Planning, Organizing, Coordinatin, Actualing dan Controlling. ix Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek - Waktu : 30 menit - Bahan : Materi serahan (Bab IV : Prinsip Umum Manajemen Proyek) 6. Ceramah : Dokumen yang mengikat penyelenggaraan proyek. - Menjelaskan ikatan kontrak antara - Mendengarkan penjelasan PimPro dan Kontraktor yang diperoleh instruktur dengan tekun dan melalui pelelangan atau penunjukkan aktif dengan isi masing-masing Dokumen - Mencatat hal-hal yang perlu Kontrak. - Bertanya Bila Perlu OHT No.23-No.30 - Waktu : 25 menit - Bahan : Materi serahan (Bab V : Dokumen yang mengikat penyelenggaraan proyek) 7. Ceramah : Kewajiban Penyedia Jasa. - Menguraikan apa-apa yang dilaksanakan oleh Konsultan Pengawas harus Kontraktor dan didalam penyelenggara suatu proyek. - Mendengarkan penjelasan instruktur dengan tekun dan OHT No.31-No.33 aktif - Mencatat hal-hal yang perlu - Bertanya Bila Perlu - Waktu : 10 menit - Bahan : Materi serahan (Bab VI Kewajiban Penyedia Jasa) 8. Ceramah : Operasional Pelaksanaan Proyek. - Menguraikan dilaksanakan apa-apa selama yang harus masa pelak- sanaan fisik mulai dari persiapan, - Mendengarkan penjelasan instruktur dengan tekun dan OHT No.34-No.39 aktif mengadakan Pre-Construction Meeting - Mencatat hal-hal yang perlu untuk membahas dan mensepakati - Bertanya Bila Perlu apa-apa yang harus dilaksanakan dan rencana K3, RKL dan RPL. - Menyusun rencana pelaksanaan proyek, seperti Jadwal Pengadaan Sumber Daya, jadwal penyelesaian bagian-bagian pekerjaan dengan metode Network Planning, Bar Charts, S-Curve, Rencana Mutu, Rencana Anggaran Pelaksanaan x Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek - Menguraikan mengenai perpanjangan waktu, eskalasi dan tahap penyelasaian dan penyerahan proyek yaitu PHO dan FHO. - Mendengarkan penjelasan instruktur dengan tekun dan aktif - Mencatat hal-hal yang perlu - Bertanya Bila Perlu - Waktu : 110 menit - Bahan : Materi serahan (Bab VII : Operasional Pelaksanaan Proyek) xi Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek MATERI SERAHAN xii Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek BAB I PENDAHULUAN 1.1 Umum Proyek Konstruksi merupakan suatu rangkaian kegiatan yang hanya satu kali dilaksanakan dan umumnya berjangka pendek. Dalam kegiatan tersebut adalah suatu proses yang mengolah sumber daya proyek menjadi suatu hasil kegiatan yang berupa bangunan. Dalam proses yang terjadi dalam kegiatan tersebut akan melibatkan pihak-pihak yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung. Hubungan antara pihak-pihak yang terlibat dalam suatu proyek dibedakan atas hubungan fungsional dan hubungan kerja. Dengan banyaknya pihak yang terlibat dalam proyek konstruksi, maka potensi terjadinya konflik sangat besar sehingga dapat dikatakan bahwa proyek konstruksi mengandung konflik yang cukup tinggi. 1.2 Definisi Manajemen proyek adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan koordinasi suatu proyek dari mulai pelaksanaan sampai selesainya pelaksanaan pekerjaan / proyek untuk menjamin bahwa proyek dilaksanakan tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu. Tentukan tujuan survai sumber daya susun strategi (perencanaan) Sumber Daya Proyek Ukur pencapaian sasaran pelaporan penyelesaian masalah (Pengendalian) Alokasi sumber daya petunjuk pelaksanaan koordinasi motivasi staf (pelaksanaan) Hasil Akhir TIM PROYEK PENJELASAN DESAIN PENGADAAN PELAKSANAAN Gb. 1.1 Sistem Manajemen Proyek 1-1 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan 1.3 Pengenalan Manajemen Proyek Karekteristik Proyek Proyek konstruksi mempunyai 3 (tiga) karekteristik yang dipandang secara tiga dimensi : 1.3.1 Bersifat unik Keunikan dari proyek konstruksi adalah tidak pernah terjadi rangkaian kegiatan yang sama persis (tidak ada proyek identik, yang ada adalah proyek sejenis), proyek bersifat sementara dan terlibat grup pekerja yang berbedabeda. 1.3.2 Dibutuhkan sumber daya (Resources) Setiap proyek konstruksi selalu membutuhkan sumber daya. Pengorganisasian semua sumber daya dilakukan oleh manajer proyek : dalam kenyataannya mengorganisasikan pekerja lebih sulit dibandingkan dengan sumber daya lainnya, apalagi pengetahuan yang dipelajari oleh seorang manajer proyek bersifat teknis. 1.3.3 Organisasi Organisasi mempunyai kesamaan tujuan dimana didalamnya banyak terlibat sejumlah individu dengan keahlian yang berbeda-beda, perbedaan ketertarikan, kepribadian yang bervariasi dan ketidakpastian. Langkah yang harus dilakukan adalah menyatukan visi menjadi satu tujuan yang ditetapkan oleh organisasi. Melibatkan organisasi Melibatkan Sumber Daya Unik Proyek Konstruksi Gambar 1.2 3 (tiga) karekteristik yang dipandang secara tiga dimensi Proses penyelesaian proyek konstruksi harus berpegang pada 3 (tiga) kendala (triple constrain) sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan, sesuai dengan jadwal pelaksanaan (time schedule) dan sesuai dengan biaya yang direncanakan. 1-2 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek Tepat Mutu Tepat Waktu Tepat Biaya Proyek Konstruksi Gambar 1.3 Tiga Kendala 1-3 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek BAB II UMUM Menurut Koontz dan O’ Donnell, manajemen diartikan sebagai pelaksanaan sesuatu dengan menggunakan orang-orang lain atau “getting things done through people”. Dalam pengertian yang sederhana dapat diartikan bahwa manajemen konstruksi adalah pelaksanaan sesuatu proyek dengan menggunakan orang-orang lain. Sedangkan proyek adalah suatu kegiatan yang dibatasi oleh tujuan, sasaran, persyaratan-persyaratan administrasi, persyaratan-persyaratan teknis, biaya dan waktu, kapan harus dimulai dan kapan harus diakhiri. Fokus dari tulisan ini adalah mencoba memahami bagaimana mekanisme manajemen pekerjaan konstruksi (Sumber Daya Air) harus dilakukan, siapa-siapa saja yang terlibat, apa kualifikasinya, apa tanggung jawabnya dan proses utama apa saja yang harus dilalui, agar pekerjaan konstruksi tersebut dapat dilaksanakan sesuai dengan segala persyaratan yang telah disepakati. Pekerjaan konstruksi Sumber Daya Air atau sering disebut sebagai Civil Works, sampai saat ini pada umumnya dibiayai dengan dana Pemerintah, bisa Pemerintah Pusat, Pemerintah Provinsi ataupun Pemerintah Kabupaten. Sebagian (kecil) memang ada yang sumber dananya berasal dari investor atau dari swasta, namun mekanisme manajemen pekerjaan konstruksi pada umumnya memerlukan tata cara yang sudah baku yaitu ada unsur pelaksana dan ada unsur pengawas yang melakukan interaksi untuk menyelenggarakan pekerjaan konstruksi sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Dimana posisi pekerjaan konstruksi tersebut di dalam suatu proyek ? Mengambil referensi dari proyek-proyek pemerintah di bidang Sumber Daya Air, pekerjaan konstruksi atau Civil Works itu pada umumnya merupakan suatu paket di dalam Proyek Pembangunan Sumber Daya Air. Paket pekerjaan konstruksi tersebut diberikan kepada kontraktor sebagai penyedia jasa melalui pelelangan atau pemilihan langsung tergantung pada tata cara pengadaan jasa konstruksi yang telah ditetapkan. Dalam hal ini kontraktor difungsikan sebagai pelaksana lapangan yang diikat oleh PimBagPro dengan surat perjanjian kontrak, diawasi oleh konsultan supervisi. Sedangkan konsultan supervisi sebagai penyedia jasa, ikatan kontraknya (diperoleh melalui pelelangan atau pemilihan langsung) dilakukan dengan Proyek Perencanaan dan Pengawasan Sumber Daya Air, tugas utamanya adalah membantu PimBagPro mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor. 2-1 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek Untuk mencapai efisiensi penyelenggaraan proyek yaitu tepat mutu, tepat biaya dan tepat waktu, diperlukan alat kontrol dalam mekanisme pengendaliannya yaitu berupa pembuatan Time Schedule proyek (Bar Chart, S-Curve), penyelenggaraan Pre Construction Meeting, penyiapan Review Desain, penyiapan laporan bulanan, tri wulanan dan lain sebagainya. Jika seluruh rangkaian kegiatan pelaksanaan dan pengawasan tersebut sudah dapat menghasilkan suatu produk yang kurang lebih memenuhi persyaratan-persyaratan teknis maupun administratif yang telah ditetapkan maka manajemen proyek pada akhirnya akan sampai kepada tahap Provisional Hand Over dan kemudian Final Hand Over setelah melalui tahap Warranty Period. 2-2 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek BAB III KUNCI SUKSES PENGELOLAAN PROYEK Dalam manajemen proyek selalu diungkapkan bahwa suatu proyek dalam pelaksanaannya harus memenuhi 3 kriteria, yaitu:  Biaya Proyek, tidak melebihi batas yang telah direncanakan atau yang telah disepakati sebelumnya atau sesuai dengan kontrak suatu pelaksanaan  Mutu pekerjaan, atau mutu hasil akhir pekerjaan dan proses / cara pelaksanaan pekerjaan harus memenuhi standar tertentu sesuai dengan kesepakatan, perencanaan, ataupun dokumen kontrak pekerjaan  Waktu penyelesaian pekerjaan, harus memenuhi batas waktu yang telah disepakati dalam dokumen perencanaan atau dokumen kontrak pekerjaan yang bersangkutan Dalam kenyataan ke 3 kriteria yang menjadi sifat proyek itu merupakan tanggung jawab yang harus dipenuhi oleh Manajemen Proyek. Karena peranan Manajer Proyek sangat dominan dan sangat menentukan upaya pencapaian sasaran proyek tersebut, maka manajer proyek harus mempunyai otoritas dan kemampuan fungsi manajemen dan administrasi dalam menjalankan tanggung jawabnya. Pelaksana konstruksi (Bangunan Terowongan) sebagai organ pelaksana dari Manajer Proyek ikut menjalankan fungsifungsi manajemen didalam upaya pencapaian sasaran proyek yang memenuhi ke 3 (tiga) kriteria tersebut diatas. Dengan perkembangan standar-standar kehidupan sosial ekonomi masyarakat suatu negara, maka tuntutan atas nilai keberhasilan suatu proyek juga meningkat. Lebihlebih tuntutan akan mutu hasil proyek, proses pelaksanaan pekerjaan dan waktu penyelesaian pekerjaan proyek. Karena itu hasil suatu rancang bangun yang bermutu dari produk beberapa waktu yang lalu mungkin sudah merupakan hasil produk yang tidak memenuhi kriteria mutu pada saat ini atau masa yang akan datang. Demikian pula proses dan cara pelaksanaan suatu pekerjaan atau produk yang bermutu dan direkomendasikan pemakaiannya pada waktu yang mendatang. Untuk itulah setiap perusahaan dengan beberapa manajernya yang andal selalu melakukan langkah antisipasi dengan perencanaan dan pengembangan sumber daya tenaga dan manajemennya, agar selalu menjadi yang terdahulu dan terdepan dalam setiap era perkembangan teknologi, aplikasi teknologi dan kebutuhan atau Trend dimasa depan. Namun demikian, ketiga kriteria pengelolaan proyek yang sukses seperti tersebut 3-1 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek diatas masih relevan meskipun ada 2 poin tambahan yang sebenarnya merupakan penegasan atas mutu dari suatu pekerjaan atau proyek. Dengan penjelasan dan tampilan “segitiga sasaran Manajemen Proyek” tersebut maka tolok ukur sukses pengelolaan proyek bisa diringkas menjadi 5 poin berikut yaitu :  Tepat biaya  Tepat mutu  Tepat waktu  Lingkungan kerja yang sehat dan aman serta penerapan K3 yang konsisten  Semua pihak yang terkait pelaksanaan proyek PUAS - BIAYA MUTU WAKTU INDIKASI SUKSES INDIKASI SUKSES INDIKASI SUKSES Sesuai Dokumen Kontrak Dan Kesepakatan - - Pemilik Proyek Setuju Dan Spesifikasi Dan Kesepakatan - Pemilik Proyek Setuju Dan Kontrak , Kesepakatan - Proyek Selesai Tanpa Komentar/ Syarat Sebagaian Atau Keseluruhan Tertentu Yang Bersangkutan Tidak Terjadi Progres Semua Pihak Terkait Citra Perusahaan Baik - Tidak Ada Penalty, Komplain - Ada Undangan Atau Klaim Dari Pemberi Kerja Atau Kerja Proyek Pihak Ketiga yang Terkait Dengan Penyelesaian - Keselamatan Dan Kesehatan Pekerjaan Tersebut Dengan Baik - Semua Pihak Terkait Pelaksanaan Proyek Puas - Semua Pihak Terkait Memperoleh Manfaat Positif Tidak Ada Complain Atau Atau Klaim Atas Mutu Hasil Penunjukan Proyek Baru - Pemilik Proyek Setuju Dan Menerima Selesainya Kerja (K-3) Di Laksanakan - Sesuai Skedul Kerja Dokumen Menerima Proyek Dengan Pelaksanaan Proyek Puas - - Melakukan Pembayaran Billing Tidak Terbayar - - Sesuai Dokumen Kontrak, Pelaksanaan Proyek Puas - Citra Perusahaan Baik - Memperoleh Certificate Of - Ada Undangan Dan Termasuk Keuntungan Bagi Perusahaan Completion Penunjukan Proyek Baru - Citra Perusahaan Baik - Ada Undangan Atau Penunjukan Proyek Baru Karena setiap proyek selalu menyangkut sumber daya baik itu dana (keuangan), tenaga ahli (keterampilan) maupun sarana lainnya maka suatu proyek biasanya dikelola secara bisnis artinya suatu proyek itu bisa dikuti dan dikelola secara bisnis bila memenuhi syarat dan memberikan manfaat bagi kalangan bisnis, karena kepentingan bisnis itulah Kontraktor ikut berperan dalam tim manajemen proyek. Misi proyek menjadi Profit Centre bagi perusahaannya untuk berproduksi dan mendapatkan hasil dari usahanya. Dengan 3-2 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek demikian kriteria sukses pengelolaan proyek secara bisnis bagi Kontraktor tidak lagi berupa lima poin tetapi menjadi 7 poin, yaitu : • Tepat biaya (wajar, efisien dan sesuai kontrak) • Tepat mutu (proses dan hasil pekerjaan diterima oleh pemilik dengan baik) • Tepat waktu (efektif dan sesuai dengan kesepakatan / kontrak) • Lingkungan kerja sehat dan aman, K3 dilaksanakan dengan konsisten • Memuaskan semua pihak yang terkait dalam proses pelaksanaan proyek • Memberi keuntungan Finansial sesuai dengan rencana dan kesepakatan antara manajer proyek dan direksi / perusahaannya. • Meningkatkan citra perusahaan sehingga menjadi lebih baik Dengan demikian mencapai sasaran atau memperoleh keuntungan Finansial dan meningkatkan citra perusahaan menjadi lebih baik merupakan keharusan bagi Kontraktor dalam rangka mengelola suatu proyek. Misi yang berat ini harus diemban dan menjadi tanggung jawab Manajemen Proyek. 3-3 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek BAB IV PRINSIP UMUM MANAJEMEN PROYEK Manajemen dalam penyelenggaraan proyek tergantung pada 2 faktor utama yaitu sumber daya dan fungsi-fungsi manajemen. Sumber daya terdiri dari manusia, uang, peralatan, dan material, sedangkan fungsi-fungsi manajemen dimaksudkan sebagai kegiatan-kegiatan yang dapat mengarahkan atau mengendalikan sekelompok orang yang tergabung dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Dalam penyelenggaraan proyek, kegiatan yang dilakukan oleh Sumber Daya Manusia, ditunjang dengan uang, material dan peralatan, perlu di tata melalui fungsifungsi manajemen dalam keterbatasan waktu yang disediakan agar tidak terjadi pemborosan. 4.1. Sumber Daya a. Manusia Dalam penyelenggaraan pekerjaan konstruksi proyek Sumber Daya Air, manusia sebagai sumber daya utama diartikan sebagai tenaga kerja baik yang terlibat langsung dengan proyek maupun yang tidak terlibat langsung dengan proyek. Yang terlibat langsung dengan proyek adalah tenaga kerja yang berada di kelompok pemberi pekerjaan (pengguna jasa), di kelompok Kontraktor (penyedia jasa) dan di kelompok Konsultan (penyedia jasa). Dari kualifikasinya para tenaga kerja tersebut dapat dikelompokkan ke dalam “tenaga ahli” dan “tenaga terampil”. Berikut ini adalah sebutan yang lazim diberikan kepada tenaga kerja yang terlibat langsung dengan penyelenggaraan proyek (Contoh pada proyek pemerintah) : Kelompok Pemberi Pekerjaan Pim-Pro Pim-Bag-Pro Asisten Pim-Pro Asisten Pim-Bag-Pro Bendahara Proyek Bendahara Bag. Proyek Urusan Tata Usaha Urusan Pergudangan Dan sebagainya Kelompok Kontraktor Kepala Proyek Kepala Lapangan Manajer Teknik Manajer Administrasi / Keuangan Manajer Peralatan Manajer Logistik Quality Controler Pelaksana Draftman Kelompok Konsultan Team Leader CoTeam Leader Irrigation Engineer Dam Engineer Quality Engineer Quantity Engineer Inspector Laboratory Technician Draftman 4-1 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek b. Uang Uang merupakan salah satu sumber daya yang sangat penting dalam manajemen penyelenggaraan proyek. Tanpa sumber daya berupa uang yang memadai, jangan mengharapkan dapat menyelenggarakan manajemen proyek sesuai dengan ikatan kontrak yang berlaku antara para pihak yang menandatangani perjanjian kontrak. Seluruh kegiatan penyelenggaraan proyek, baik yang berada pada kelompok pengguna jasa (misalnya PimPro Dan PimBagPro yang mewakili Pemerintah), pada kelompok pelaksana (Kontraktor) sebagai penyedia jasa, maupun pada kelompok pengawas (Konsultan) yang juga berperan sebagai penyedia jasa, memerlukan biaya yang besarnya telah disepakati di dalam surat perjanjian kontrak. Jika terjadi “dispute” dalam pelaksanaan pekerjaan, yang biasanya berdampak pada “nilai uang”yang harus disepakati, dokumen kontrak telah mengatur tata cara penyelesaian hukum yang harus ditempuh di dalam penyelesaian masalah tersebut. Jadi pada hakekatnya, uang memang merupakan salah satu sumber daya yang sangat penting karena seluruh kegiatan proyek yang menyangkut rekruitmen manusia (tenaga kerja), penggunaan jasa tenaga kerja (tenaga ahli, tenaga terampil, tenaga non skill), penggunaan peralatan (alat-alat berat maupun alatalat laboratorium), pembelian bahan dan material, pengolahan bahan dan material, dan lain sebagainya, baik yang berada pada kelompok pengguna jasa maupun penyedia jasa, seluruhnya memerlukan pembiayaan. Oleh karena itu, pengertian “uang” di dalam penyelenggaraan proyek (civil works) bukanlah semata-mata uang yang diperlukan untuk pembiayaan pelaksanaan konstruksi saja oleh Kontraktor akan tetapi juga termasuk biaya yang harus dikeluarkan untuk Konsultan pengawas (Core Team, Provincial Team, Field Supervision Team) dan untuk pengguna jasa (misalnya Pimpro dan Pimbagpro yang mewakili Pemerintah), dalam suatu kurun waktu yang telah disepakati. c. Peralatan Peralatan, apakah itu berupa alat-alat berat, peralatan laboratorium, ataukah peralatan kantor (komputer, kalkulator) ataupun peralatan jenis-jenis lainnya merupakan penunjang utama di dalam penyelenggaraan proyek, oleh karena itu peralatan dimasukkan sebagai sumber daya. Dengan menggunakan peralatan 4-2 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek maka sasaran pekerjaan dapat dicapai dalam waktu yang relatif lebih cepat serta dapat memenuhi spesifikasi teknis yang telah dipersyaratkan. Alat-alat berat Berbagai macam jenis peralatan dengan kapasitas yang berbeda-beda telah banyak diproduksi untuk digunakan dalam pekerjaan konstruksi jalan maupun jembatan sesuai dengan fungsinya. Dari berbagai macam jenis peralatan dan fungsinya tersebut, dikaitkan dengan jenis-jenis pelaksanaan pekerjaan yang harus dilakukan, dapat disusun pengelompokan peralatan untuk tiap-tiap jenis penanganan pekerjaan sebagai berikut : Earth moving equipment  Bulldozer (crawler, wheel)  Loader (crawler, wheel)  Motor Grader  Excavator (crawler, wheel) Compacting Equipment  Tandem Roller  Pedestrian Roller  Vibrating Tamper  Vibrating Rammer  Three Wheel Roller  Tyre (Pneumatic Roller)  Vibrating Compactor  Combination Roller  Sheepfoot Roller Transportation Equipment  Truck  Trailer  Jeep  Pick Up  Bus Supporting Equpment  Water Tank Truck  Fuel Tank Truck  Generating Set  Air Compressor  Water Pump Hauling Equipment  Motor Scraper  Dump Truck Plant Equipment  Stone Crushing Plant  Asphalt Mixing Plant  Concrete Plant / Mixer Drilling / Boring Equipment  Percusion Drill  Bore Pile  Hammer Drill Piling Equipment  Pile Hammer (Diesel, Vibro) Lifting Equipment  Crane  Lift Platform  Forklift 4-3 Pelatihan Pelaksana Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek Dalam manajemen penyelenggaraan proyek Sumber Daya Air, penyediaan peralatan (Kontraktor) harus sesuai dengan kebutuhannya ditinjau dari jenis, jumlah, kapasitas maupun waktu yang tersedia. Cara menggunakannya harus mengikuti prosedur pengoperasian, sesuai dengan fungsi masing-masing peralatan, setelah itu peralatan harus disimpan di tempat yang bisa melindunginya dari kemungkinan hilang atau rusak. Peralatan Laboratorium Peralatan laboratorium diperlukan dalam rangka melakukan pengawasan dan pengendalian mutu atas pekerjaan konstruksi yang dilakukan oleh Kontraktor Peralatan-peralatan laboratorium untuk pengujian-pengujian merupakan komponen dari sumber daya yang difungsikan dalam rangka pengendalian mutu. Jenis, jumlah dan waktu diperlukannya peralatan-peralatan laboratorium tersebut tentunya tergantung pada ruang lingkup kegiatan pengawasan atas pekerjaan konstruksi yang akan dilaksanakan. d. Bahan Pengertian bahan dalam hal ini adalah bahan baku yang kemudian diolah menjadi bahan olahan dan setelah diproses bahan olahan tersebut berubah menjadi item pekerjaan sebagaimana dituangkan di dalam dokumen kontrak. Jadi bahan baku (tanah, batu, semen, pasir, besi beton, dll.) dan bahan olahan (agregat, adukan beton, pofil baja dll.) adalah merupakan sumber daya yang harus diperhitungkan secara cermat di dalam manajemen penyelenggaraan proyek karena pengaruhnya di dalam perhitungan biaya proyek sangat besar. Oleh karena itu, mencari lokasi bahan baku yang tidak terlalu jauh dari lokasi proyek, yang memenuhi syarat untuk diolah menjadi bahan olahan, akan menjadi faktor penting di dalam manajemen penyelenggaraan proyek. Survai untuk mendapatkan informasi lokasi bahan baku tersebut barangkali harus dilakukan, karena dengan data tersebut Kontraktor dapat menyiapkan penawaran yang lebih akurat. 4.2. Fungsi-Fungsi Manajemen Untuk melaksanakan manajemen, setiap orang yang berada pada posisi pimpinan di level manapun, harus melakukan fungsi-fungsi manajemen. Di dalam fungsi-fungsi manajemen ada fungsi organik yang mutlak harus dilaksanakan dan ada fungsi penunjang yang bersifat sebagai pelengkap. Jika fungsi organik tersebut tidak dilakukan dengan baik maka terbuka kemungkinan pencapaian sasaran menjadi 4-4 Pelatihan Pelaksana Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek gagal. Dari berbagai rumusan perangkat fungsi-fungsi organik, George R. Terry telah merumuskan fungsi-fungsi tersebut sebagai POAC, artinya Planning, Organizing, Actuating dan Controlling. Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut : a. Planning Planning adalah suatu proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatankegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Yang dimaksud dengan “kegiatan” di sini adalah kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (Kontraktor) maupun pengawas (Konsultan). Baik Kontraktor maupun Konsultan, harus mempunyai konsep “planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Jadi pengertian planning tidaklah terbatas pada kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan saja akan tetapi kegiatan perencanaan yang produknya adalah perencanaan teknis dan dokumen lelang juga dalam persiapannya memerlukan proses planning. Lebih lanjut perlu diketengahkan bahwa dalam proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :  Permasalahan yang mungkin merupakan keterkaitan antara tujuan dengan sumber daya yang tersedia.  Cara untuk mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.  Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.  Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran, dimulai dari proses pengadaan, pelaksanaan dan pengawasan konstruksi sampai kepada tahap Final Hand Over. Dengan mengenali permasalahan-permasalahan di atas, dapat disiapkan konsep planning yang sesuai dengan kebutuhan. b. Organizing Organizing atau pengorganisasian kerja, dimaksudkan sebagai pengaturan atas sesuatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang yang dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah yang disebut organisasi. Wadah berupa organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun 4-5 Pelatihan Pelaksana Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek data. Selain itu dalam proses manajemen, organisasi mempunyai arti sebagai berikut :  Sebagai alat untuk menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.  Sebagai alat untuk membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsifungsi manajemen.  Sebagai alat untuk mempersatukan sumbangan-sumbangan pemikiran dari satuan-satuan orgnisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.  Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Ada koordinasi vertikal (yang menggambarkan fungsi komando), ada koordinasi horizontal (yang menggambarkan interaksi satu level) dan ada koordinasi diagonal (yang menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando) yang apabila dapat dapat diintegrasikan dengan baik akan memberikan kontribusi yang signifikan dalam menjalankan fungsi organizing. Fungsi manajemen berupa organizing dalam aktualisasi atau penerapannya, merupakan wujud dari peran manajer proyek dalam hal: - Mengorganisasi - Mengkoordinasi Mengorganisasi (Organizing) - pahami bahwa tahap pengorganisasian terkait erat dengan tahap perencanaan - Organisasi proyek dibentuk sesuai dengan kebutuhan fugsional dan demi efektifitasnya - Tanggungjawab dan tugas personal dari struktur organisasi proyek terkait erat dengan rencana kerja yang harus dilaksanakan - Tugas harus jelas batasannya : • Uraian tugas harus dimengerti dengan jelas • batas ukuran ataupun syarat-syaratnya harus jelas dan ukurannya tertentu (terukur) - • Bisa diserahkan • Merupakan tanggung jawab langsung dari satu orang Organisasi struktur rincian kerja atau work breakdown Struktur bisa menjadi alternatif pilihan apabila tugas dan tanggung jawab personal dalam struktur organisasi yang bersangkutan mengalami rangkap 4-6 Pelatihan Pelaksana Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek tugas dan atau terjadi overlaping atas beberapa tugas yang menjadi tanggungjawab seksi/bagian lain dalam struktur organisasi tersebut. Dengan adanya rincian kerja atau tugas maka pelaksanaan pekerjaan dan tanggung jawab menjadi jelas, struktur organisasi yang lengkap dengan rincian kerja akan memberikan manfaat yang efektif. Mengkoordinasi (Coordinating)  Dengan pihak eksternal (Pemilik Proyek, Konsultan, dan lain sebagainya)  Pahami kepentingan perusahaan dan strategi yang harus dilaksanakan  Koordinasikan dan hubungi mendapatkan masukan dan bagian/ pihak yang dukungan yang terkait menguatkan untuk misi perusahaan maupun proyek  Bina dengan baik ‚contact person’ dan informan yang mampu memberikan dukungan dalam mencapai sasaran  Tindakan koordinasi dimaksudkan untuk mendapatkan nilai tambah dalam mencapai sasaran, memberi kemudahan dan nilai positif lain bagi hubungan bisnis, terutama dalam rangka penyelesaian pekerjaan/ proyek.  Dengan pihak internal  Koordinasi adalah wujud nyata dai komunikasi dengan sarana pembicaraan langsung, telepon, faks, surat dan media lainnya  Untuk memastikan bahwa kepentingan proyek bisa dimengerti dan mendapat dukungan perusahaan maka data komunikasi harus lengkap, jelas dan informatif serta menyakinkan. Dalam hal tertentu data bisa membantu perusahaan untuk kepentingan’kolega’ sehingga peran positif terhadap misi (tugas) yang diberikan  Koordinasi harus meningkatkan usaha kerja keras, memperlancar atau menghilangkan hambatan maupun ketergantungan pekerjaan.  Fungsi koordinasi proyek Memberi manfaat maksimal dalam hal:  Membuat rencana kerja yang lebih mendekati kenyataan dari pelaksanaannya (data mengenai kondisi medan kerja, situasi dan lingkungan kerja bisa langsung diobservasi)  Membuat laporan tentang realisasi aktivitas dengan membandingkan dengan rencana awalnya  Menanggulangi setiap ketergantungan pekerjaan dan kesulitan proyek 4-7 Pelatihan Pelaksana Terowongan  Pengenalan Manajemen Proyek Menindaklanjuti setiap perubahan dengan melakukan perbaikan dan pencegahan yang diperlukan  Menyiapkan dan merevisi rencana mutu dan kendali mutu sesuai dengan dengan prosedur kerja (perusahaan)  Melakukan tindakan antisipasif dengan melakukan pencegahan (preventive action) terhadap masalah atau hambatan yang diperkirakan timbul dan menggangu upaya untuk mencapai sasaran kerja  Sarana pertemuan dan kordinasi langsung bagi setiap petugas proyek  Sasaran dan ‚ keydate’ pekerjaan harus dikoordinasikan Memberi manfaat untuk :  Menggugah semangat kerja dan motivasi  Memberikan data tentang kemajuan pekerjaan secara lebih jelas kepada manajer senior yang memeriksa  Merupakan sarana/ data komunikasi dengan pihak luar yang terkait dengan tim proyek  Merupakan sasaran (pusat perhatian) pada hasil kerja proyek  Merupakan tahapan kerja yang jelas, tegas dan bisa dilaksanakan  Menjadikan tonggak tantangan dan tanggung jawab tersebut lebih jelas untuk dibagikan/ di berikan kepada level tertentu dalam jajaran Manajemen Proyek c. Actuating Actuating, diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orangorang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan-kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Jadi di dalam “actuating” diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan anggota-anggota kelompoknya, mengarahkan anggota-anggota kelompoknya serta memberikan motivasi kepada anggota-anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Ada berbagai macam metoda agar seorang pimpinan mampu menggerakkan orang-orang dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran proyek. Berikut ini adalah teori mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry:  Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting. 4-8 Pelatihan Pelaksana Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek  Instruksi-instruksi yang dikeluarkan oleh seorang pimpinan haruslah dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan-perbedaan individual yang ada pada pegawai-pegawainya, sehingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh para pegawainya.  Perlu menerbitkan pedoman kerja yang jelas tapi singkat, agar mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.  Agar dilakukan praktek partisipasi dalam manajemen untuk menjalin kebersamaan di dalam penyelenggaraan manajemen, sehingga masingmasing pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.  Agar diupayakan untuk memahami hak-hak pegawai termasuk hak di urusan kesejahteraan, sehingga dengan demikian ada sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.  Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.  Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.  Janganlah berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.  Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.  Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai. d. Controlling Controlling,diartikan sebagai setiap kegiatan yang dipersiapkan untuk dapat menjamin bahwa pekerjaan-pekerjaan telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Di dalam manajemen proyek Sumber Daya Air, maka controlling terhadap pekerjaan Kontraktor dilakukan oleh Konsultan melalui kontrak supervisi. Akan tetapi di dalam pekerjaan pelaksanaan konstruksi yang dilakukan oleh Kontraktor, Kepala lapangan juga berkewajiban melakukan controlling (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawahnya yaitu Pelaksana Lapangan untuk memastikan bahwa 4-9 Pelatihan Pelaksana Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “Quality Assurance” sehingga tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi. Hal yang semacam juga akan berlaku di dalam kegiatan internal Konsultan Supervisi; jadi jika keluar Konsultan supervisi itu bertugas mengawasi Kontraktor, maka ke dalam Site Engineer juga harus melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer agar secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja Konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan Kontraktor. Kemudian apa yang menjadi ruang lingkup kegiatan controlling itu? Dapat diketengahkan disini bahwa ruang lingkup kegiatan controlling mencakup seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah :  Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif  Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan)  Prosedur dan cara kerjanya  Kebijaksanaan-kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran. Hal lain yang sangat penting untuk diketahui adalah bahwa controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan apa yang terjadi di lapangan dengan rencana yang telah ditentukan, apakah terjadi penyimpangan atau tidak.  Tindakan Kontrol - Pahami bahwa tindakan tersebut tidak hanya bersifat check dan monitoring, tetapi juga merupakan tindakan manjerial dengan jangkauan yang lebih dalam pengendalian. - Tugas dan tindakan mengontrol bukan berarti hanya menyalahkan orang lain, tetapi juga mencarikan dan menentukan alternative terbaik dalam tindakan pencegahan (preventive action) dan perbaikan atas ketidaksesuaian yang terjadi - Batasan tentang sukses pekerjaan harus sangat jelas dari sudut biaya, mutu dan waktu, buat prosedur control resmi 4 - 10 Pelatihan Pelaksana Terowongan - Pengenalan Manajemen Proyek Tolok ukur penyimpangan dariapa yang terjadi harus segera ditindak lanjuti dan diatasi hambatannya agar yang bersangkutan dapat diselesaikan - Indikasi penyimpangan yang mudah dijumpai pada saat pengontrolan adalah adanya ketidaksesuaian antara waktu dan mutu  Mengontrol sebagai upaya memonitor - Untuk memastikan apakah tujuan proyek atas biaya, mutu dan waktu tercapai - Melalui media laporan proyek maupun dengan meninjau langsung - Melakukan secara periodik atau sesering mungkin - Memonitor berati siaga setiap waktu untuk mengetahui dan segera mempersiapkan serta melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan atas perubahan dan penyimpangan yang terjadi maupun yang akan terjadi agar tujuan tercapai sesuai rencana  Mengontrol dalam rangka mengambil keputusan • Pastikan bahwa memonitor sungguh memberikan informasi dan indikasi yang tepat waktu mengenai operasional proyek • Data evaluasi dan intuisi manajer proyek merupakan sarana dan masukan terbaik dalam mengambil keputusan sehuungan dengan tindakan pencegahan dan perbaikan • Mengontrol proyek dalam rangka mengambil keputusan berarti  Melakukan peninjauan atas situasi operasional proyek  Menganalisis akibat negative yang sedang atau akan terjadi  Menemukan tindakan penyelesaian atas kesulitan dan masalah proyek  Mengendalikan dengan langkah antisipasi untuk menghindari perubahan yang berdampak negatif  Menyelesaikan proyek sesuai rencana  Memastikan dan menyakinkan bahwa manajer proyek mampu menangani dan menyelesaika sendiri bersama tim sukses pengelolaan proyek Dalam pengambilan keputusan yang berat dan riskan karena menyangkut policy dan atau uang yang cukup besar dan untuk memperkecil dan menghindari resiko, perlu diambil langkah-langkah sebagai berikut, yaitu 4 - 11 Pelatihan Pelaksana Terowongan - Pengenalan Manajemen Proyek Pastikan bahwa keenam tindakan dalam pengambilan keputusan seperti tersebut diatas telah dilakukan secara maksimal - Buat laporan tentang kemajuan , data, dan fakta yang akurat serta berikan alternatif pemecahan terbaik menurut tim proyek. Sampaikan kepada atasan agar memperoleh dukungan dan pertimbangan keputusan yang berbobot, mantap dan benar (ini bukan berarti mendelegasikan tugas kepada atasan) - Perlu dimengerti bahwa tim proyek sangat memahami perihal detail dan masalah opersional sehari-hari yang lebih mutakhir. Namun demikian umumnya para atasan (meskipun tidak selalu benar) mempunyai:  Pengalaman (dan wawasan)yang lebih banyak  Kekuasaan yang lebih besar dan menentukan atas sumber daya yang diperlukan  Pengaruh atau akses pada kekuasaan  Status yang lebih menyakinkan atau lebih tinggi  Visi ke depan yang lebih luas, termasuk dalam hal policy perusahaan yang mungkin belum diketahui oleh tim proyek. Pastikan bahwa tindakan diatas dilakukan karena benar dan perlu bukan sekedar menjilat dengan keputusan yang demikian maka upaya mengontrol proyek pasti akan mencapai sasarannya. 4 - 12 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek BAB V DOKUMEN YANG MENGIKAT PENYELENGGARAAN PROYEK 5.1. Kontrak Pelaksanaan Konstruksi Kontrak pelaksanaan konstruksi merupakan ikatan kontrak antara PimBagPro / PimPro Fisik dengan Kontraktor, yang dibuat setelah melalui proses pengadaan berupa pelelangan atau pemilihan langsung, dokumen yang dipakai sebagai acuan yang mengikat kedua belah pihak adalah sebagai berikut :  Surat Perjanjian Kontrak  Lampiran Surat Perjanjian Kontrak  Dokumen Kontrak  Jaminan Pelaksanaan  Jaminan Uang Muka  Jaminan Pemeliharaan Pelelangan  Berita Acara Penjelasan Pelelangan  Berita Acara Pembukaan Penawaran  Berita Acara Pelelangan  Surat Keputusan Pemenang Tender Pemilihan Langsung  Berita Acara Pemilihan Langsung  SK Penunjukan Pelaksana Lapangan Dokumen Kontrak, berasal dari Dokumen Lelang sebagai berikut : DOKUMEN LELANG LCB a. Pengumuman / Undangan Lelang b. Instruksi Umum kepada Peserta Lelang c. Instruksi Khusus Kepada Peserta Lelang d. Syarat-syarat Umum Kontrak e. Syarat-syarat Khusus Kontrak f. Daftar Kuantitas dan Harga g. Spesifikasi dan Gambar-gambar h. Gambar-gambar i. Bentuk-bentuk Jaminan Penawaran / Pelaksanaan / Uang Muka 5-1 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek Dokumen Lelang ICB a. Instruction to Bidders b. Bidding Data c. Invitation for Bids d. Part I : General Conditions of Contract e. Part II : Conditions of Particular Applications f. Technical Specifications g. Form of Bid, Appendix to Bid, and Bid Security h. Bill of Quantities i. Form of Agreement Forms of Performance Security Advance Payment Bank Guarantee j. Drawings k. Explanatory Notes l. Dispute Resolution Procedure m. Eligibility for The Provision of Goods, Works, and Service in FA Financed procurement Dokumen Kontrak LCB a. Surat Perjanjian (Termasuk Addendum Kontrak) b. Surat Penunjukan Pemenang Lelang c. Surat Penawaran d. Addendum Dokumen Lelang e. Data Kontrak f. Syarat-syarat Kontrak g. Spesifikasi h. Gambar-gambar i. Daftar Kuantitas yang telah diisi harga penawarannya j. Dokumen lain yang tercantum dalam data kontrak pembentuk bagian dari kontrak Dokumen Kontrak ICB a. The Contract Agreement b. The Letter of Acceptance c. The Bid and Appendix to Bid d. The Conditions of Contract, Part II e. The Conditions of Contract, Part I f. The Specifications 5-2 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek g. The Drawings h. The Priced Bill of Quantities i. Other Documents (As listed in The Appendix to Bid) 5.2. Kontrak Pengawasan Konstruksi Kontrak pengawasan konstruksi merupakan ikatan kontrak antara PimPro Pengawasan dengan Konsultan, yang dibuat setelah melalui proses pengadaan berupa pelelangan atau pemilihan langsung. Dokumen yang dipakai sebagai acuan yang mengikat antara para Konsultan dengan PimPro adalah sebagai berikut : Core Team / Provincial Teams  Surat Perjanjian Kontrak Core Team / Provincial Team  Lampiran Surat Perjanjian Kontrak :  Terms Of Reference  Berita Acara Pelelangan Atau Pemilihan Langsung  SK Pemenang Pelelangan Pengawasan Konstruksi, Atau  SK Pemilihan Langsung Pengawasan Konstruksi Field Supervison Team  Surat Perjanjian Kontrak Field Supervision Team  Lampiran Surat Perjanjian Kontrak :  Terms Of Reference  Berita Acara Pelelangan atau Pemilihan Langsung  SK Pemenang Pelelangan Pengawasan Konstruksi, Atau  SK Pemilihan Langsung Pengawasan Konstruksi 5-3 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek BAB VI KEWAJIBAN PENYEDIA JASA 6.1. Kewajiban Pelaksana Konstruksi Selama Construction Period :  Penyiapan rencana kerja, dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dipersiapkan untuk pelaksanaan : Man, Money, Machine, Material dalam batasan waktu yang ditetapkan.  Menyusun Time Schedule dengan Bar Chart, Critical Path Method, Program Linear, Arrow Diagram atau Time Grid Diagram.  Menyiapkan Cash Flow Schedule-S Curve.  Meminta kesepakatan kepada pemberi pekerjaan tentang kriteria penilaian yang dipakai untuk menilai kewajaran, keterlambatan atau kekritisan pelaksanaan untuk mendapatkan performance bulanan dari Kontraktor.  Pembuatan base camp dan kantor proyek  Mobilisasi personel dan alat-alat berat  Menyediakan bahan dan material konstruksi  Melaksanakan pekerjaan Civil Works sesuai dengan urutan jadwal pekerjaan dengan prinsip tepat mutu, tepat waktu dan tepat biaya  Menyiapkan administrasi dan bukti-bukti penunjang untuk pengajuan Monthly Certificate (mencakup pengajuan advance payment, pembayaran prestasi pekerjaan, cicilan pembayaran kembali advance payment, retension money, pembayaran eskalasi dsb)  Menyiapkan berkas pengajuan PHO kepada pemberi pekerjaan Selama Warranty Period :  Memelihara seluruh pekerjaan konstruksi yang telah di-PHO-kan  Menyiapkan berkas pengajuan FHO kepada pemberi pekerjaan  Menyelesaikan tagihan terakhir pembayaran pekerjaan dan penyelesaian administrasi untuk pengakhiran kontrak 6-1 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan 6.2. Pengenalan Manajemen Proyek Kewajiban Pengawas Konstruksi Kewajiban Field Supervision Team  Membantu Pengguna Jasa (Dalam hal ini PimBagPro) melakukan pengendalian atas pelaksanaan Civil Works yang dilakukan oleh Kontraktor  Tepat mutu, tepat biaya, dan tepat waktu. Rujukan : dokumen kontrak.  Membantu Pengguna Jasa (dalam hal ini PimBagPro) mendorong Kontraktor untuk memenuhi kewajibannya dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan ketentuan-ketentuan hukum yang tercantum di dalam dokumen kontrak.  Membantu Pengguna Jasa (dalam hal ini PimBagPro) dalam menyikapi Contract Change Order / Addenda yang diperlukan di dalam pelaksanaan pekerjaan konstruksi oleh pelaksana.  Melakukan review design dan membantu PimBagPro memerintahkan kepada Kontraktor untuk menyesuaikan pekerjaannya dengan hasil Review Design.  Melakukan pengecekan, pengukuran, dan perhitungan volume setiap item pekerjaan yang dilakukan oleh Kontraktor secara cermat sebagai bahan untuk menetapkan volume pekerjaan yang layak untuk dibayar oleh pemberi pekerjaan.  Melakukan pemantauan secara terus menerus pelaksanaan pekerjaan lapangan (yang dikerjakan oleh Kontraktor)  pengendalian mutu, dan kemajuan fisik / keuangan  untuk menjamin kesesuaiannya dengan dokumen kontrak dan melaporkannya kepada PimPro Pengawasan dan PimBagPro.  Memeriksa dan menandatangani MC (Monthly Certificate) yang diajukan oleh Kontraktor kepada Pinpro Pelaksanaan Konstruksi (PimBagPro).  Menyiapkan As Built Drawing.  Menyiapkan Laporan Bulanan, Laporan Triwulan, dan Laporan Akhir Proyek.  Menyiapkan data-data pelaksanaan konstruksi sesuai permintaan Core Team / Provincial Team.  Membantu PimBagPro dalam pelaksanaan PHO. Kewajiban Provincial Team  Mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh Field Supervision Teams. 6-2 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan  Pengenalan Manajemen Proyek Melakukan evaluasi atas kualitas pekerjaan Kontraktor yang dilaporkan oleh Field Supervision Teams.  Melakukan evaluasi atas progres fisik dan keuangan pekerjaan Kontraktor yang dilaporkan oleh Field Supervision Teams.  Melakukan evaluasi atas Claim yang diajukan oleh Kontraktor.  Melakukan evaluasi atas keterlambatan pekerjaan Kontraktor dan memberikan rekomendasi jalan keluarnya.  Memberikan advis kepada Field Supervision Teams tentang prosedur pemantauan kegiatan Kontraktor. Kewajiban Core Team  Melakukan koordinasi terhadap seluruh kegiatan Konsultan (Provincial Team Consultants maupun Field Supervision Team Consultants).  Melakukan Review pada kategori “Major Changes” terhadap Design dan spesifikasi.  Melakukan alih pengetahuan dan teknologi baik kepada personel Provincial Team, Field Team maupun personel dari pemberi tugas (Pemerintah).  Menjaga keserasian komunikasi dengan instansi-instansi dan berbagai pihak terkait dalam rangka mengimplementasikan kebijakan-kebijakan teknis (missal penetapan faktor-faktor yang dijadikan acuan dalam perhitungan pembayaran eskalasi) yang telah ditetapkan untuk proyek-proyek fisik yang koordinasinya berada di bawah pengawasannya. 6-3 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek BAB VII OPERASIONAL PELAKSANAAN PROYEK Untuk mendapatkan kepercayaan dalam pelaksanaan proyek, Kontraktor harus berperan serta dengan mengikuti tahapan pra-kualifikasi, tender proyek dan pelaksanaan progress fisik proyek, serta penyerahan akhir proyek kepada pemilik proyek. Di sini hanya akan dibahas peran serta manajemen proyek sejak kontrak pelaksanaan pekerjaan ditandatangani (Sejak Kontraktor ditunjuk sebagai pemenang tender) sampai dengan penyerahan akhir proyek kepada pemilik proyek. Adapun 3 tahap pelaksanaan itu adalah : - Tahap persiapan pelaksanaan proyek - Tahap operasional pelaksanaan proyek - Tahap penyelesaian dan penyerahan proyek 7.1. Tahap Persiapan Pelaksanaan Proyek Aktivitas yang dilakukan pada tahap ini terutama adalah melakukan pengadaan sarana dan prasarana pelaksanaan fisik proyek dan kegiatan administrasi yang diperlukan selama operasional pelaksanaan proyek. Persiapan sarana dan prasarana meliputi pembuatan dokumen (Administrasi) keperluan operasional pelaksanaan proyek dan pekerjaan fisik seperti pembuatan jalan masuk, jalan kerja, bangunan fasilitas dan kantor proyek (Lapangan) dan lainlain. Pekerjaan fisik tersebut ada yang non pay items works maupun pay items works atau yang bisa ditagihkan pembayaran atau progress fisiknya. Yang non pay items works walaupun tidak bisa ditagihkan namun sebenarnya sudah diperhitungkan dalam biaya item pekerjaan tertentu. 7.1.1 Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) SPMK atau Commercement of Work (COW) diterbitkan oleh PimPro/ PimBagPro selambat-lambatnya 60 hari sejak penandatangan kontrak pekerjaan konstruksi, didahului dengan penandatangan Berita Acara Site Hand Over (serah terima lapangan) dari Pihak proyek (PimPro / PimBagPro) kepada Kontraktor sebagai pelaksana pekerjaan konstruksi. Serah terima lapangan tersebut diselenggarakan setelah seluruh permasalahan yang terkait dengan pemerintah atau masyarakat setempat (misalnya pembebasan tanah) terselesaikan. Tanggal penerbitan SPMK merupakan saat awal periode konstruksi (Construction Period) atau dapat juga disebut 7-1 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek sebagai awal dari pelaksanaan kontrak (Contrac Period). Jika construction period dimulai sejak COW dan berakhir pada PHO (Provisional Hand Over) maka contract period dimulai sejak COW dan berakhir pada FHO (Final hand Over) 7.1.2 Pre Construction Meeting (PCM) Pre Construction Meeting atau Rapat Persiapan Pelaksanaan adalah pertemuan antara Pihak Proyek (PimBagPro, PimPro, Kepala Dinas), Kontraktor dan Konsultan yang dilakukan selambat-lambatnya 14 hari setelah diterbitkannya SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) oleh PimBagPro, guna membahas dan kemudian menyepakati bersama berbagai hal yang secara umum adalah sebagai berikut : • Organisasi kerja pelaksanaan konstruksi. • Tata cara pengaturan pelaksanaan pekerjaan. • Review dan penyempurnaan terhadap construction schedule yang harus sesuai dengan target volume, mutu dan waktu. • Jadwal mobilisasi personel dan peralatan. • Jadwal pengadaan bahan dan penggunaan peralatan. • Menyusun rencana pemeriksan lapangan (Mutual Check) dan Review terhadap desain yang ada. • Menentukan lokasi sumber quarry (sumber, bahan / material), estimate kuantitas bahan serta rencana pemeriksaan mutu bahan yang akan digunakan. • Pendekatan kepada masyarakat dan Pemerintah Daerah setempat berkaitan dengan pelaksanaan proyek (misalnya masalah jalan akses ke lokasi quarry). Jadi dengan demikian tujuan penyelenggaraan Pre Construction Meeting adalah menyatukan pengertian terhadap seluruh isi Dokumen Kontrak dan membuat kesepakatan-kesepakatan terhadap hal-hal penting yang belum terdapat di dalam Dokumen Kontrak serta membahas jalan keluar terhadap kendala-kendala yang mungkin terjadi selama pelaksanaan konstruksi. Adapun substansi pokok yang dibahas dalam Pre Construction Meeting adalah sebagai berikut: a. Aplikasi pasal-pasal penting dalam dokumen kontrak tentang : o Pekerjaan tambah kurang o Termination atau forfeiture 7-2 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek o Mobilisasi o Insurance of works o Organisasi kerja b. Prosedur administrasi penyelenggaraan pekerjaan, antara lain : o Request and Approval dalam rangka Examination of Works o Extension time for completion of works o Gambar kerja dan kelengkapannya. o Pengajuan MC (Monthly Certificate) o PHO dan FHO o Pembuatan Addendum Kontrak o Jadual pengadaan bahan, penggunaan peralatan dan personel o Review dan penyempurnaan terhadap jadual kerja yang harus sesuai dengan target volume, mutu dan waktu. o Menyusun rencana dan pelaksanaan pemeriksaan lapangan (mutual check) sehubungan dengan Review desain terhadap design yang ada dalam dokumen kontrak c. Tata cara dan prosedur teknis pelaksanaan pekerjaan, antara lain : o Pelaksanaan konsruksi SDA misalnya saluran, bendung dll. o Pelaksanaan produksi agregat untuk beton. o Menentukan lokasi sumber bahan material (Quarry), estimate kuantitas bahan beserta rencana pemeriksaan mutu bahan yang akan digunakan. o Pendekatan terhadap masyarakaat dan Pemerintah Daerah setempat mengenai rencana kerja yang ada kaitannya dengan musim tanam atau masalah jalan akses ke quarry / angkutan bahan. Peran masing-masing unsur dalam Pre Construction Meeting a. Peran Atasan langsung PimPro (Kepala Dinas, unsur Pemerintah) – Sebagai moderator dan nara sumber. – Memberikan pengarahan secara umum pelaksanaan proyek. – Menjelaskan bahwa PimBagPro ikut bertanggung jawab terhadap Review Design beserta prosedur survey sampai dengan penyelesaiannya sebagai pedoman awal pelaksanaan pekerjaan. – Lain-lain yang dianggap perlu. b. Peran PimPro / PimBagPro Pengawas (unsur Pemerintah) – Menjelaskan kebijaksanaan teknis tentang perlunya Review Desain. – Menjelaskan prosedur Review Desain termasuk : 7-3 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek o Metodologi survai o Cara pembuatan gambar kerja o Mekanisme proses administrasi Review Desain dan Proses Addendum Kontrak atau Memorandum Kontrak. – Menjelaskan kapan Review Desain harus diselesaikan. – Menjelaskan prosedur dan jadual kerja seluruh tenaga Konsultan supervisi mulai dari mobilisasi sampai demobilisasi. – Menjelaskan TOR / tugas-tugas dan tanggung jawab Konsultan supervisi serta kualifikasi personelnya. – Menjelaskan laporan-laporan kemajuan pelaksanaan fisik yang akan dibuat oleh Konsultan supervisi dandistribusi laporan-laporan yang terdiri dari : o Monthly Executive Summary Report o Monthly Progress Report o Quarterly Report o Quality Control Report o Technical Report  Review Design / Technical Justification Report  Technical Paper o Draft Final Report o Final Report Serta kapan waktunya laporan tersebut harus selesai dikirim. – Menjelaskan bahwa Konsultan bertanggung jawab dalam pengarsipan dokumen-dokumen lapangan – Menjelaskan adanya penilaian performance Konsultan atau Kontraktor yang sedang melaksanakan pekerjaan. – Menjelaskan akomodasi dan fasilitas yang disediakan oleh kontrak Konsultan. – Secara periodik Bagpro Pengawasan akan melaksanakan uji petik. – As built drawing harus dibuat sesuai dengan standar yang berlaku. – Lain-lain yang dianggap perlu. c. PimPro / PimBagPro (Unsur Pemerintah) – Sebagai Chairman – Menjelaskan Susunan Organisasi PimBagPro 7-4 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan – Pengenalan Manajemen Proyek Membahas struktur ‘ organisasi pelaksanaan konstruksi yang diusulkan oleh Kontraktor maupun yang disarankan oleh Konsultan supervisi. – Membahas tugas Kontraktor mengenai : o Survai dan membuat gambar kerja. o Rencana pengadaan personel, peralatan dan bahan. o Penyiapan Construction Schedule-Financial Progress Schedule– S Curve. – Menjelaskan bahwa keterlambatan mobilisasi dapat dikenakan denda. – Menjelaskan kapan dan bagaimana proses PHO dan FHO. – Menjelaskan bahwa 1 (satu) bulan sebelum PHO maka PimBagPro akan mengeluarkan pengumuman kepada masyarakat sekitar proyek tentang akan selesainya proyek untuk menghindari adanya tagihan utang yang belum dibayar oleh Kontraktor kepada masyarakat sekitar proyek. – Menjelaskan mekanisme (PimBagPro, Kontraktor kerja dan antara ketiga Pengawas) unsur dalam hal proyek perlunya contractor’s request sebelum dimulainya pekerjaan dan sebelum mulainya penerimaan pekerjaan (Waktunya ditentukan oleh PimBagPro). – Menjelaskan kapan serah terima lapangan dapat dilakukan. – Menjelaskan kewajiban pembayaran untuk pungutan retribusi maupun asuransi. – Menjelaskan prosedur pembongkaran dan penyerahan barang bekas, – Menjelaskan kapan tanggal mobilisasi terakhir dan kapan akhir masa konstruksi dan apa sanksi-sanksinya jika tanggal tersebut dilewati. – Menjelaskan standar Laporan Harian dan Mingguan yang sudah merupakan standar baku yang harus dicontoh. – Menjelaskan proses pengusulan dan pembayaran bulanan (Monthly Certificate). – Menjelaskan proses pengujian bahan. – Menjelaskan perlu tidaknya sondir pada awal sebelum dimulainya pekerjaan pondasi suatu bangunan misalnya bendung, talang dll . – Membahas metode pelaksanaan yang diajukan oleh Kontraktor pada saat pelelangan. 7-5 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan – Menjelaskan Pengenalan Manajemen Proyek bahwa Quality Control untuk pekerjaan jalan menggunakan fasilitas laboratorium yang disediakan oleh Kontraktor dari item mobilisasi. – Menekankan tidak adanya biaya tambahan terhadap biaya test bahan untuk Quality Control dan menegaskan bahwa biaya test sudah termasuk dalam harga satuan penawaran masing-masing pekerjaan. – Menjelaskan perlunya pendekatan terhadap masyarakat dan Pemerintah Daerah setempat sehubungan dengan rencana kerja yang nantinya akan berkaitan dengan masalah jalan akses ke lokasi quarry, pembebasan lahan terhadap pagar, listrik, telpon, PDAM dan sebagainya. – Menjelaskan bahwa pihak Pemerintah dibebaskan dari adanya tuntutan Pihak Ketiga jika tejadi kelalaian Kontraktor dalam pelaksanaan pekerjaan. – Menekankan barang-barang yang menjadi milik Pemerintah. – Membahas Mata pembayaran yang spesifik : – Menjelaskan adanya Tim Mutual Check selama periode kontrak. d. Peran Kontraktor – Menjelaskan rencana kerja pada saat mobilisasi yang meliputi : o Mobilisasi peralatan dan personil  – Survai lapangan Rencana Kerja dan Review Desain : o Melaksanakan survei untuk pembuatan gambar kerja. o Membuat gambar kerja (standar survai dan gambar kerja mengacu pada standar yang berlaku) – Menjelaskan metode / cara pelaksanaan konstruksi. – Menjelaskan struktur organisasi serta tugas dan tanggungjawabnya. – Menjelaskan kualifikasi personel Kontraktor yang akan dimobilisasi. – Menjelaskan rencana mobilisasi personel. – Menjelaskan bagian pekerjaan yang akan di-sub-kontrakkan serta calon sub Kontraktornya. – – Menjelaskan rencana penggunaan peralatan, termasuk : o Jumlah dan jenis peralatan o Rencana kedatangan peralatan Menjelaskan rencana kerja berdasarkan S - Curve. 7-6 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek e. Peran Konsultan – Mencatat seluruh kesepakatan dalam Pre Construction Meeting dan dituangkan dalam Berita Acara tersendiri sebagai dokumen proyek. – Mempersiapkan formulir-formulir isian antara lain : o Laporan Harian. o Laporan Mingguan o Laporan Bulanan (Monthly Progress Report) o Executive Summary Report o Survai Lapangan Untuk Review Desain. o Perhitungan Volume / Back Up Data serta Monthly Certificate (MC) o Quality Control o Contractor’s Request untuk :  Memulai pekerjaan  Test material  Penerimaan pekerjaan – Menjelaskan struktur organisasi Konsultan dan tugas dari pada masing-masing personil Konsultan – Menjelaskan personil Konsultan yang sudah dimobilisasi dan rencana personil lainnya yang akan dimobilisasi. – Menjelaskan rencana kerja Review Desain :  Waktu yang diperlukan untuk survai lapangan.  Personel yang dilibatkan di dalam survai lapangan.  Kelengkapan yang diperlukan untuk survai lapangan.  Ruang lingkup pekerjaan yang akan disurvai.  Alternatif penanganan dari hasil survai lapangan.  Rencana dan gambar kerja yang harus dibuat. - Menegaskan pengambilan lokasi foto dokumentasi : dimana, kapan, berapa kali yang harus dilaksanakan oleh Kontraktor. 7.1.3 Rencana Pelaksanaan proyek Pada tahap persiapan pelaksanaan proyek maka harus disiapkan sarana dan prasarana yang meliputi pembuatan dokumen rencana pelaksanaan proyek dan pekerjaan fisik yang mendukung dimulainya pelaksanaan proyek menjadi lebih lancar demi tercapainya pengendalian biaya, mutu dan waktu sesuai dengan target 7-7 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek Rencana pelaksanaan proyek menjadi sangat penting dan menjadi standar untuk tercapainya kesuksesan pelaksanaan dilapangan. Rencana pelaksanaan proyek terdiri dari : 1. Organisasi proyek dan job description 2. Jadwal pelaksanaan proyek dan jadwal pengadaan sumber daya 3. Rencana mutu proyek 4. Metode pelaksanaan (Construction Method) 5. Survai lapangan 6. Mobilisasi 7. Rencana anggaran pelaksanaan dan Cash Flow 8. Rencana K3 proyek 9. RKL dan RPL 7.1.3.1 Organisasi Proyek dan Job descripsion Pertimbangan dalam memilih bentuk organisasi proyek Tipe atau bentuk organisasi proyek dari Kontraktor sebagai pelaksana proyek sangat bervariasi adapun alasan dan pertimbangan adalah: 1. Besarnya nilai proyek 2. Tingkat teknologi dan kompleksitas proyek 3. Luas area dan jangkauan proyek 4. Macam dan jenis pekerjaan proyek 5. Besar dan banyaknya ragam sumber daya yang harus dikelola untuk kepentingan proyek. Project Organization Chart atau Bagan Organisasi Proyek adalah bagan koordinasi yang menunjukkan hubungan, fungsi dan peran masing-masing anggota dari struktur organisasi proyek tersebut. Untuk menegaskan dan memberikan tanggung jawab yang jelas, manajer proyek harus membuat atau memberikan uraian tugas (job description) kepada masing-masing stafnya. Organisasi proyek adalah struktur organisasi ’formal’ untuk memudahkan dan memberikan kejelasan komunikasi internal proyek kepada yang berkepentingan langsung. hal ini disesuaikan dengan tingkat jabatan dan keperluannya, selain itu juga untuk kepentingan komunikasi / hubungan kerja dengan kerja dengan pemilik proyek dan Konsultan. Adapun contoh dari tipikal organisasi poyek adalah sebagai berikut: 7-8 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek TIPIKAL ORGANISASI PELAKSANA PROYEK KUALIFIKASI KKNI JAKONS KEPALA VI PROYEK K AHLI UTAMA E A MANAJER MANAJER MANAJER MANAJER PERALATAN/ LAPANGAN ADMINISTRASI TEKNIK MANAJER V H QUALITY LOGISTIK AHLI MADYA ASSURANCE L I PELAKSANA …………….. ??? PELAKSANA TEROWANGAN PELAKSANA PLANNING QUALITY QUANTITY …………….. ??? ENGINEER ENGINEER SURVEYOR KEPALA KEPALA JURU TEKNISI TEKNISI QUANTITY MANDOR MANDOR GAMBAR PENGERUKAN LABORATORIUM SURVEYING A IV N III TECHNICIAN MEKANIK MANDOR OPERATOR OPERAOR OPERATOR WHEEL OPERATOR WHEEL BULLDOZER HYDRAULIC EXCAVATOR LOADER CRANE TUKANG/ TUKANG/ TUKANG/ PEKERJA PEKERJA PEKERJA JURU UKUR AHLI MUDA II I K E T E R A M P I L A N TEKNISI SENIOR TEKNISI YUNIOR TENAGA TERAMPIL Catatan : KKNI : Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia 7-9 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan 7.1.3.2 Pengenalan Manajemen Proyek Jadwal Pelaksanaan Proyek Dan Jadwal Pengadaan Sumber Daya Jadwal pelaksanaan dimaksudkan sebagai dasar bagi Pemilik Proyek (dalam hal proyek dibiayai dengan dana APBN, APBD I, APBD II termasuk dana Pinjaman Luar Negeri, maka yang dimaksud dengan Pemilik Proyek adalah Pemerintah Pusat atau Pemerintah Provinsi atau Pemerintah Kabupaten, diwakili oleh PimBagPro, PimPro atau Para Pejabat terkait di atasnya), Kontraktor dan Konsultan untuk :  Memantau kemajuan pekerjaan Kontraktor di lapangan  Menjadi rujukan bagi pembayaran eskalasi / diseskalasi harga  Mendukung pengalokasian anggaran biaya  Mempertimbangkan permintaan tambahan biaya sebagai akibat dari perubahan pekerjaan  Mendukung permintaan perpanjangan waktu pelaksanaan konstruksi Dalam garis besar jadwal pelaksanaan dipersiapkan oleh Kontraktor sebagai bagian dari pengajuan penawaran pada waktu pelelangan dengan mempertimbangkan 3 aspek yaitu aspek perencanaan, aspek analisa dan aspek pemilihan jenis / cara penjadwalan. Aspek perencanaan menyangkut penentuan dari : – Apa yang harus dikerjakan ? – Kapan harus dikerjakan ? – Bagaimana cara mengerjakannya ? – Siapa yang harus mengerjakan ? – Berapa biaya yang harus dikeluarkan ? Semua pertanyaan di atas dianalisa, hasil analisis terhadap “APA” akan menunjukkan bahwa proyek terdiri dari sejumlah kegiatan yang berurutan yang mudah dikenali sebagai sejumlah item pekerjaan, yang mengandung kesulitan dan risiko dalam menyelesaikannya. Kemudian terhadap pertanyaan “KAPAN”, setiap item pekerjaan harus ditentukan posisinya sebagai bagian dari jadual yang telah ditentukan untuk penyelesaian proyek. “BAGAIMANA” dan “SIAPA” perlu ditentukan dengan cara perencanaan pemanfaatan tenaga kerja, peralatan dan bahan 7 - 10 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek secara optimal. Dari sini baru dapat diperhitungkan “BERAPA” biaya yang harus dikeluarkan. Untuk dapat menyiapkan Construction Schedule, maka ditinjau dari aspek perencanaan perlu dilakukan penyiapan tatacara kerja yang meliputi langkah-langkah sebagai berikut : – Melakukan penelaahan awal dokumen kontrak – Melakukan penelitian lapangan secara rinci untuk menguji lokasi,sumber daya yang tersedia dan menentukan tingkat kesulitan yang terkait pada pekerjaan yang akan dilaksanakan – Melakukan pengkajian Daftar Kuantitas secara rinci – Melakukan pengkajian Gambar Rencana secara rinci – Menguji Spesifikasi – Menguji Syarat-syarat Kontrak – Menganalisa pekerjaan yang diperlukan untuk setiap kegiatan – Menentukan urutan pekerjaan – Menentukan biaya proyek Langkah-langkah di atas kemudian ditindaklanjuti dengan membuat analisa terhadap hal-hal berikut : – Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap kegiatan – Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh kegiatan – Urutan setiap kegiatan – Metoda kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap kegiatan – Sumber daya yang diperlukan – Resiko yang terkait – Biaya sebenarnya untuk menyelesaikan setiap kegiatan – Nilai pekerjaan yang diselesaikan. Setelah menyelesaikan analisa di atas, Kontraktor perlu membuat beberapa jadual dasar sebagai jadual perencanaan kerja, yang nantinya di dalam pelaksanaan konstruksi biasanya memerlukan perubahan-perubahan diseuaikan dengan kondisi lapangan : – Jadwal kegiatan, yang menentukan secara jelas kerangka waktu untuk setiap jenis pekerjaan. – Jadwal Sumber Daya, yang menentukan secara jelas rencana ketersediaan tenaga kerja, peralatan dan bahan. 7 - 11 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan – Pengenalan Manajemen Proyek Jadwal kemajuan keuangan–Kurva S, yang menentukan secara jelas rencana kemajuan pekerjaan dan keuangan proyek. – Jadwal Cash Flow keuangan, yang menentukan keadaan pemasukan dan pengeluaran uang. Ada beberapa jenis jadual yang dapat dipergunakan, tergantung kepada kebutuhan proyek antara lain sebagai berikut : – Critical Path Method (Metoda Lintasan Kritis) – Bar Charts–basic and linked (Diagram Balok – asli dan terkait) – Financial Progress Schedule–S Curve (Jadwal Kemajuan Keuangan–Kurva S) – Jadwal pengadaan sumber daya (termasuk jenis bar check) • Critical Path Method Critical Path Method adalah suatu jenis jadwal atau network planning yang dapat digunakan untuk menyajikan construction schedule dalam urutan-urutan kegiatan maupun ketergantungan satu kegiatan dengan kegiatan lain, yang dilengkapi dengan rencana “durasi” kapan suatu kegiatan paling awal dapat dikerjakan dan kapan waktu paling akhir dari kegiatan tersebut harus dikerjakan, agar seluruh kegiatan yang merupakan komponen dari suatu pekerjaan dapat dikendalikan dari awal sampai akhir. Di dalam network planning yang merupakan jaringan lintasan kegiatan yang saling tergantung satu sama lain tersebut bisa terdapat satu atau lebih lintasan kritis yang menggambarkan bahwa kegiatan pada lintasan kritis tersebut harus diawali dan diakhiri tepat waktu, sebab apabila meleset pelaksanaannya akan menunda penyelesaian proyek. Berikut adalah penjelasan lebih rinci tentang penggunaan Critical Path Method untuk keperluan menyiapkan suatu Network Planning : 7 - 12 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek 14 2 17 D(16) A(14) START 0 33 C(0) 1 F(17) 4 0 33 B(15) 50 5 E(18) 50 FINISH 15 3 15 A (14) = Kegiatan dengan kode A memerlukan durasi 14 hari untuk menyelesaikannya = Event NE EET LET = No. of Event = Earliest Event Time = Latest Event Time NE EET LET Kegiatan yang penyelesainnya memerlukan waktu (duration) tertentu Kegiatan di lintasan kritis (critical path) Kegiatan semu, dummy, bukan kegiatan tapi dianggap sbg kegiatan yang tidak membutuhkan waktu Contoh sederhana Network Planning di atas menggambarkan ada 6 kegiatan yaitu kegiatan A, B, C, D, E, dan F dengan durasi masing-masing kegiatan serta saling ketergantungannya sebagai tersebut dalam tabel di bawah. Dalam tabel di bawah juga digambarkan perhitungan untuk menentukan lintasan kritis, yang di dalam Network Planning digambarkan sebagai kegiatan yang menghubungkan antar event yang mempunyai EET = LET, yaitu kegiatan B, E dan F. 7 - 13 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Data Kegiatan Durasi (Hari) Kegiatan Yang Mendahului A B 14 15 Tidak ada Tidak ada C D 0 16 A A E 18 B dan C F Selesai 17 D dan E Pengenalan Manajemen Proyek Perhitungan Untuk Menetapkan Lintasan Kritis Event EET + Durasi pada Event No. No. Terendah Tertinggi EET LET (Hari) (Hari) (Hari) (Hari) 1 0 0 2 0+14=14 0+14=14 14 33-16=17 3 0+15=15 0+15=15 15 33-18=15 4 14+16=30 15+18=33 33 50-17=33 5 30+17=47 33+17=50 50 50 Dari lintasan kritis B, E, dan F di atas dapat dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut : – Waktu yang disediakan untuk menyelesaikan kegiatan-kegiatan di lintasan kritis tidak boleh dilampaui sebab apabila dilampaui akan mengakibatkan tertundanya penyelesian pekerjaan. – Controlling secara ketat harus dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan di lintasan kritis agar penyelesaian pekerjaan tidak tertunda. – Sementara kelonggaran waktu yang terdapat pada kegiatan lain (dalam kasus di atas adalah kegiatan A dan D) dapat dipertimbangkan untuk dimanfaatkan (tenaga, peralatan, bahan, dan barangkali juga biaya) bagi percepatan penyelesaian kegiatan B, E, dan F. • Bar Charts – basic and linked Bar Charts atau diagram balok merupakan diagram yang paling sederhana, menggambarkan hubungan antara kegiatan dengan waktu. Ada 2 type yang dikenal yaitu basic chart dan linked chart. Basic chart menggambarkan bar chart untuk masing-masing kegiatan yang berdiri sendiri, sedangkan linked chart menggambarkan bar chart untuk masingmasing kegiatan yang dimulainya tergantung pada selesainya kegiatan lain. Jadi pada link chart secara sederhana dinampakkan adanya ketergantungan suatu kegiatan dengan kegiatan lain meskipun tidak sejelas Critical Path Method. Jika hanya mengandalkan bar chart, kita tidak akan pernah mengetahui kegiatan atau sub kegiatan mana yang posisinya berada pada lintasan kritis, yang mengharuskan kita untuk memberikan 7 - 14 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan prioritas utama Pengenalan Manajemen Proyek dalam ketepatan waktu pelaksanaannya karena keterlambatan pelaksanaan akan menunda penyelesaian proyek. Pada halaman selanjutnya digambarkan contoh bar chart dari proyek SDA, hanya diambil resumenya saja, tidak dirinci dalam sub-sub kegiatan yang menggambarkan jenis-jenis kegiatan yang ada di dalam items pekerjaan. • Financial Progress Schedule – S Curve Financial Progress Schedule - S Curve merupakan suatu monthly construction schedule yang menggambarkan rencana dan realisasi pelaksanaan pekerjaan bulanan kumulatif dinyatakan dalam % terhadap total biaya proyek, selama construction period yaitu sejak Commencement of Works (COW) sampai dengan Provisional Hand Over (PHO). S Curve ini merupakan alat pengendali baik bagi Kontraktor, Konsultan pengawas maupun pemilik pekerjaan (PimBagPro, PimPro atau para atasan PimPro terkait). Oleh karena S Curve itu menyangkut informasi pekerjaan yang berkaitan dengan pembayaran prestasi pekerjaan maka di dalam S Curve tercatat :  No. pay item,  Deskripsi pay item,  Nama section yang berisi sejumlah pay item,  Kuantitas masing-masing pay item,  Harga satuan masin-masing pay item,  Total harga dari masing-masing pay item,  Rincian kebutuhan biaya bulanan masing-masing pay item dinyatakan dalam prosen terhadap total biaya konstruksi Dari total % rencana pelaksanaan pekerjaan setiap bulan, dapat dihitung jumlah % kumulatif rencana pelaksanaan pekerjaan tiap bulan mulai dari COW s/d PHO. Kurva yang menghubungkan % kumulatif rencana pelaksanaan pekerjaan tiap bulan inilah yang disebut Kurva S karena pada umumnya untuk suatu rencana pelaksanaan yang normatif, kurva tersebut biasanya berbentuk huruf S. Dengan cara yang sama, sesuai dengan realisasi pelaksanaan di lapangan dibuat kurva yang menghubungkan realisasi bulanan di maksud sebagai alat pengendali.  Lihat Kurva S pada Lampiran. 7 - 15 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan  Pengenalan Manajemen Proyek Jadwal pengadaan Sumber daya Jadwal pengadaan sumber daya dibuat untuk menunjang pelaksanaan proyek terdiri dari : 1. Jadwal kebutuhan sumber daya manusia Jadwal tersebut berisi antara lain  Rincian item pekerjaan secara detail  Rencana waktu pelaksanaan pekerjaan  Rincian waktu pelaksanaan pekerjaan  Rincian jumlah pekerja (mandor dan tenaga trampil) untuk melaksanakan suatu item pekerjaan pada waktu tertentu dengan kualifikasi pekerjaan tersebut 2. Jadwal kebutuhan bahan  Riincian item pekerjaan secara detail  Rincian waktu pelaksanaan pekerjaan  Rincian volume bahan untuk melaksanakan item pekerjaan tersebut pada waktu tertentu dengan kualifikasinya 3. Jadwal kebutuhan peralatan Jadwal tersebut berisi antara lain  Rincian item pekerjaan secara detail  Rincian waktu pelaksanaan pekerjaan  Rincian jumlah peralatan beserta tipe dan kapasitasnya untuk melaksanakan item pekerjaan tersebut pada waktu tertentu 7.1.3.3 Rencana Mutu Proyek Penerapan sisitem jaminan mutu (Quality assurance) bidang Sumber Daya Air adalah untuk menyakinkan bahwa apa yang dikerjakan baik berupa pembangunan prasarana dan sarana dasar bidang pengairan maupun pelayanan jasa penyediaan air bagi masyarakat benar telah sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dan di sepakati. Tujuan penerapan sistem jaminan mutu adalah mengupayakan peningkatan mutu pekejaan pembangunan bidang SDA dapat terpenuhi kebutuhan sesuai dengan yang diisyaratkan dan dijanjikan. Sistem manajemen mutu mewajibkan manajemen untuk menetapkan standar dan prosedur operasional yang diberlakukan 7 - 16 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek diseluruh perusahaan untuk dipergunakan dan diikuti serta didokumentasikan. Salah satu dokumen mutu yang terpenting untuk dibuat pada rencana pelaksanaan proyek adalah Rencana Mutu (Quality plan) Dokumen Rencana Mutu berisi strategi perusahaan untuk mencapai mutu hasil kerja sesuai persyaratan dalam spesifikasi teknis dan menyajikan gambaran ringkas yang informatif mengenai pelaksanaan pekerjaan. Rencana mutu proyek merupakan salah satu alat kontrol dalam melakukan pengendalian pelaksanaan proyek.  Rencana daftar isi rencana mutu tersebut sebagi berikut : a. Struktur organisasi b. Uraian tugas jabatan c. Informasi pemilik proyek d. Lingkup pekerjaan e. Ringkasan spesifikasi teknis atau kerangka acuan f. Daftar gambar teknik atau dokumen pendukung g. Daftar alat kerja h. Jadwal pelaksanaan pekerjaan i. Bagan alir pelaksanaan pekerjaan j. Daftar SP,SD, dan TK k. Kriteria penerimaan dan rencana inspeksi dan tes l. Jadwal inspeksi dan tes m. Daftar simak  Bahan baku untuk pembuatan atau penyusunan rencana mutu pekerjaan masing-masing adalah sebagai berikut rencana mutu pekerjaan konstruksi a. Spesifikasi teknik tiap-tiap pekerjaan b. Gambar teknik tiap-tiap pekerjaan c. Jadwal pelaksanaan pekerjaan d. Daftar peralatan yang digunakan dan yang dipasang e. Standar prosedur, standar produk, dan instruksi kerja f. Organisasi pelaksanaan pekerjaan g. Uraian tugas jabatan setiap pejabat pelaksana pekerjaan 7 - 17 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan 7.1.3.4 Pengenalan Manajemen Proyek Metode pelaksanaan pekerjaan Metode pekerjaan atau yang biasa disebut ’CM’ (construction method) merupakan urutan pelaksanaan pekerjaan yang logis dan teknik sehubungan dengan tersedianya sumber daya yang dibutuhkan dalam kondisi medan kerja, guna mmperoleh cara pelaksanaan yang efektif dan efisien. Metode pelaksanaan pekerjaan tersebut, sebenarnya telah dibuat oleh Kontraktor yang bersangkutan pada waktu membuat ataupun mengajukan penawaran pekerjaan. Dengan demikian ’CM’ tersebut telah teruji saat melakukan klarifikasi atas dokumen tendernya terutama construction methodnya, namun demikian tidak tertutup kemungkinan bahwa pada waktu menjelang pelaksanaan atau pada waktu pelaksanaan pekerjaan, CM perlu atau harus dirubah. Metode pelaksanaan yang ditampilkan dan diterapkan merupakan cerminan dari profesionalitas dari tim pelaksana proyek, yaitu manajer proyek dan perusahaan yang bersangkutan. Karena itu dalampenilaian untuk menentukan pemenang tender, penyajian metode pelaksanaan mempunyai bobot penilaian yang tinggi. Yang diperhatikan bukan rendahnya nilai penawaran harga, meskipun kita akui bahwa rendahnya nilai penawaran merupakan jalan untuk memperoleh peluang ditunjuk menjadi pemenang tender / pelelangan. Dokumen metode pelaksanaan pekerjaan terdiri dari:  Project plan  Denah fasilitas proyek(jalan kerja, bangunan fasilitas dan lain-lain)  Lokasi pekerjaan  Jarak angkut  Komposisi alat (singkat/produktivitas alatnya)  Kata-kata singkat (bukan kalimat panjang), dan jelas mengenai urutan pelaksanaan  Sket atau gambar bantu penjelasan pelaksanaan pekerjaan.  Uraian pelaksanaan pekerjaan. 7 - 18 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan  Pengenalan Manajemen Proyek Urutan pelaksanaan seluruh pekerjaan dalam rangka penyelesaian proyek (urutan secara global)  Urutan pelaksanaan per pekerjaan atau per kelompok pekerjaan yang perlu penjelasan lebih detail. Biasanya yang ditampilkan adalah pekerjaan penting atau pekerjaan yang jarang ada, atau pekerjaan yang mempunyai nilai besar, pekerjaan dominan (volume kerja besar). Pekerjaan ringan atau umum dilaksanakan biasanya cukup diberi uraian singkat mengenai perhitungan cara kebutuhan pelaksanaannya alat dan tanpa saja tanpa gambar/sket penjelasan cara pelaksanaan pekerjaan  Perhitungan kebutuhan peralatan konstruksi dan jadwal kebutuhan peralatan konstruksi dan jadwal kebutuhan peralatan  Perhitungan kebutuhan tenaga kerja dan jadwal kebutuhan tenaga kerja (tukang dan pekerja)  Perhitungan kebutuhan material dan jadwal kebutuhan material  Dokumen lainnya sebagai penjelasan dan pendukung perhitungan dan kelengkapan yang diperlukan Metode pelaksanaan pekerjaan yang baik  Memenuhi syarat teknis  Dokumen metode pelaksanaan pekerjaan lengkap dan jelas memenuhi informasi yang dibutuhkan  Bisa dilaksanakan dan efektif  Aman untuk dilaksanakan - Terhadap bangunan yang akan dibangun - Terhadap para pekerja yang melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan  - Terhadap bangunan lainnya - Terhadap lingkungan sekitarnya Memenuhi standar tertentu yang ditetapkan atau disetujui tenaga teknik yang berkompeten pada proyek tersebut, misalnya memenuhi tonase tertentu, memenuhi mutu tegangan ijin tertentu dan telah memenuhi hasil testing tertentu. 7 - 19 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek  Memenuhi syarat ekonomis  Biaya murah  wajar dan efisien  Memenuhi pertimbangan non teknis lainya  Dimungkinkan untuk diterapkan pada lokasi proyek dan disetujui oleh lingkungan setempat  Rekomendasi dan policy dari pemilik proyek  Disetujui oleh sponsor proyek atau direksi perusahaan apabila hal itu merupakan alternatif pelaksanaan pelaksanan yang istimewa dan riskan  Merupakan alternatif terbaik dari beberapa alternatif yang telah diperhitungkan dan dipertimbangkan. Masalah metode pelaksanaan pekerjaan banyak sekali variasinya, sebab tidak ada keputusan ’engineering’ yang sama persis dari dua ahli teknik. Jadi pilihan yang terbaik yang merupakan tanggungjawab manajemen dengan tetap mempertimbangkan engineering economies.  Manfaat positif construction method  Memberikan arahan dan pedoman yang jelas atas urutan dan fasilitas penyelesaian pekerjaan.  Merupakan acuan / dasar opola pelaksanaan pekerjaan danmenjadi satu kesatuan dokumen prosedur pelaksanaan di proyek. 7.1.3.5 Survai lapangan Survai lapangan merupakan langkah penting pada rencana pelaksanaan proyek khususnya memperlancar pelaksanaan pekerjaan dan hasilnya merupakan data untuk pengendalian biaya, mutu dan waktu langkah-langkah survai sebagai berikut : 1. Sumber air kerja  Disediakan atau tidak  Membuat sumur  Mengunakan air sungai  Mengunakan PAM  Jarak sumber air kerja 7 - 20 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek 2. Listrik  Menggunakan fasilitas PLN  Mengusahakan sendiri (genset) 3. Tenaga kerja  Didapat dari daerah sekitar job site  Mendatangkan dari luar  Akomodasi yang diperlukan  Perlu ijin khusus atau tidak  Perlu biaya khusus atau tidak 4. Keadaan cuaca di site  Terang / kadang-kadang hujan / hujan terus menerus  Diperlukan data curah hujan dari badan Meteorologi dan Geofisika 5. Data penyelidik Tanah (sondir, boring log dsb)  Jika tidak disertakan dalam dokumen tender, perlu ditanyakan ke Konsultan  Perlu diketahui jenis tanah yang akan digali / yang terlibat dari luar (batu,tanah keras, dsb)  Data air tanah (elevasi dan sifat air tanah) 6. Quarry Borrow area  Di sediakan atau mencari sendiri  Jika sudah disediakan apakah sudah memenuhi persyaratan teknis (dilakukan tes)  Ada berapa quarry / borrow area  Lokasi quarry (gunung, sungai/ tanah datar dll)  Jarak site  Jenis batuan / pasir / tanah timbun  jalan menuju quarry / borrow area (ada, membuat baru, perlu diperbaiki, perlu diperlebar, perlu membuat jembatan sementara, perli memperbaiki yang sudah ada dan lain-lain)  Apakah perlu ada biaya pembebasan tanah  Transports material ke site (truk, dump truk, dipikul)  Biaya retribusi material (royalty) per m3  Bagaimana penempatan alat-alat di quarry / borrow area (bila diperlukan) 7 - 21 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan  Pengenalan Manajemen Proyek Cara pengambilan material (diledakkan, memberi dari leveransir, membeli dari masyarakat setempat, mengambil dilokasi) 7. Survai harga bahan lokal:  Ada / tidak pabrik kayu balok, papan, plywood  Pembayaran untuk kayu (kontan / tidak)  Harga bahan / kayu loco dipabrik / dilokasi proyek  Harga pasir, split. tanah urug dilokasi pengambilan dan sampai dengan lokasi proyek berapa 7.1.3.6 Mobilisasi A. Mobilisasi a. Mobilisasi meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut : – Mempersiapkan fasilitas lapangan / base camp (misalnya kantor proyek, kantor Konsultan, kantor Kontraktor, tempat tinggal petugas proyek, bengkel, gudang dan sebagainya) sesuai dengan spesifikasi umum di dalam dokumen kontrak. – Mendatangkan peralatan-peralatan berat (dan kendaraankendaraan proyek) yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek – Mendatangkan peralatan laboratorium untuk pemeriksaan mutu bahan baku, mutu bahan olahan dan mutu pekerjaan jadi. – Mendirikan Construction Plant sesuai dengan kebutuhan proyek. – Mendatangkan personel-personel Kontraktor dan Konsultan. b. Jangka waktu mobilisasi ditentukan di dalam Spesifikasi Umum. Pada umumnya waktu yang disediakan untuk mobilisasi dibatasi 60 hari terhitung sejak COW. Dalam batasan kurun waktu yang disediakan tersebut, peralatan laboratorium biasanya harus sudah terpasang seluruhnya dalam jangka waktu 45 hari terhitung sejak COW. c. Ijin Pemasukan Alat Berat / Peralatan Laboratorium – Kontraktor harus mengajukan Daftar Alat Berat / Peralatan Laboratorium yang akan didatangkan ke lokasi proyek untuk mendapatkan persetujuan PimPro / PimBagPro. 7 - 22 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan – Pengiriman Alat Pengenalan Manajemen Proyek Berat/Peralatan Laboratorium baru bisa dilakukan oleh Kontraktor apabila PimPro / PimBagPro telah memberikan persetujuan atas permohonan ijin yang diajukan oleh Kontraktor. – Apabila Kontraktor harus mengimpor Alat Berat / Peralatan Laboratorium yang belum diproduksi / tidak terdapat di dalam negeri maka Kontraktor harus mendapatkan rekomendasi dari PimPro / PimBagPro sebelum memprosesnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan baku yang berlaku di dalam urusan impor. d. Mendatangkan alat-alat berat Sebelum mendatangkan alat-alat berat ke lokasi pekerjaan, Kontraktor harus meneliti kondisi jalan, jembatan, goronggorong, dermaga dan lain sebagainya yang akan dilalui oleh alat-alat berat di maksud untuk memperhitungkan mampu atau tidaknya jalan, jembatan, gorong-gorong, dermaga dan lain sebagainya tersebut dilewati oleh alat-alat berat yang akan dikirim ke proyek. Jika ternyata tidak mampu, maka Kontraktor perlu melakukan perbaikan atau perkuatan konstruksi agar dapat dilewati oleh alat-alat berat (atas biaya Kontraktor, harus sudah diperhitungkan oleh Kontraktor pada waktu mengajukan penawaran) setelah dikoordinasikan dengan pihak-pihak yang berwenang. e. Ijin menggunakan jalan / jembatan Perlunya mendapat ijin ini antara lain untuk menghindarkan terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya rusaknya jalan karena dilewati angkutan alat berat, ambruknya jembatan karena angkutan alat berat yan lewat melebihi batas muatan dan lain sebagainya. Permohonan ijin tentang hal ini ditujukan kepada Dinas Lalu Lintas Angkutan Jalan Raya dengan mengikuti prosedur dan ketentuan yang berlaku. f. Ijin mengoperasikan peralatan / kendaraan Ijin ini dapat diperoleh dari pihak kepolisian dengan mengikuti prosedur dan ketentuan yang berlaku. 7 - 23 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek g. Pemeriksaan Quarry Proyek yang direncanakan dengan baik, pada umumnya telah mempertimbangkan penggunaan material untuk pekerjaan tanah maupun perkerasan jalan dan struktur yang berasal dari sekitar lokasi proyek. Jika di sekitar proyek tidak terdapat material yang memenuhi syarat, pilihannya tentu mengambil material dari deposit quarry yang berasal dari tempat lain. Sebelum diambil keputusan apakah deposit quarry di suatu lokasi memenuhi persyaratan mutu bahan baku, maka Konsultan harus melakukan pengujian mutu bahan baku di laboratorium terhadap quarry di maksud serta memperkirakan volume deposit quarry yang tersedia. Selanjutnya urusan yang berkaitan dengan penggunaan kewajiban quarry membayar tersebut menjadi retribusi akibat tanggung jawab Kontraktor. h. Ijin menggunakan Quarry Permohonan ijin untuk menggunakan quarry / borrow area diajukan kepada Pemerintah setempat oleh Kontraktor, dengan mengikuti prosedur dan ketentuan yang berlaku setempat. i. Bahan-bahan Bahan yang akan didatangkan dari luar proyek misalnya aspal, semen, besi beton dan sebagainya harus terlebih dahulu dimintakan persetujuan oleh Kontraktor kepada PimPro / PimBagPro. Pengujian di laboratorium terhadap bahan-bahan tersebut dilakukan oleh Konsultan atas perintah PimPro / PimBagPro, dan apabila memang telah memenuhi syarat maka Kontraktor boleh mendatangkan bahan-bahan di maksud untuk keperluan pelaksanaan proyek. j. Komposisi Peralatan PimPro/ PimBagPro harus memeriksa kecukupan dan komposisi armada (fleet) alat-alat berat yang dimobilisasi oleh Kontraktor ke lapangan; kapasitas alat berat tersebut masingmasing harus sesuai dengan keperluan dan kondisi setempat kemudian jenis dan jumlahnya harus mencukupi untuk melaksanakan pekerjaan konstruksi. 7 - 24 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek k. Mobilisasi Personel Mobilisasi personel dilakukan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan. Untuk tenaga-tenaga inti Kontraktor, maka PimPro / PimBagPro perlu mengacu pada daftar personel inti yang diajukan oleh Kontraktor pada saat memasukkan penawaran. B. Site plan Tujuan Site Plan Supaya terkoordinasi dan terintegrasi secara efisien dan efektif semua komponen-kompenen sarana dan prasarana yang menjadi bagian dari pekerjaan persiapan proyek untuk menunjang kelancaran pelaksanaan pelaksanaan pekerjaan konstruksi bangunan-bangunan proyek dengan mengunakan sumber daya optimal Didalam menyiapkan suatu site plan harus berpijak dan mengacu pada : 1. Volume dari pekerjaan yang dominan, seperti dalam:  Pekerjaan galian  Pekerjaan timbunan  Pekerjaan grouting  Pekerjaan beton  Pekerjaan stell structures  Pekerjaan pembesian  Pekerjaan bekisting  Pekerjaan pengeboran terowongan  Pekerjaan sarana dan prasarana jalan kerja 2. Waktu yang efektif untuk mebawa material-material dari storage area (borrow area) ke proyek dan diusahakan melalui jalan/ jarak yang terpendek. 3. Lokasi general office dan ware house sedekat mugkin dengan pintu utama proyek supaya gampang dicari pihak luar dan juga mudah mengamankan proyek dari pihak yang bertanggungjawab 7 - 25 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan 4. Bilamana Pengenalan Manajemen Proyek areal untuk ware house storage tidak memungkinkan di dalam lokasi proyek maka diusahakan sedekat mungkin lokasi proyek 5. Metode-metode pelaksanaan untuk pekerjaan yang dominan menjadi dasar analisa teknis yang utama untuk didapatkan koordinasi kerja dan integrasi item- itempekerjaan satu sama lainnya pada waktu pelaksanaan dilapangan sesuai mutu, waktu dan biaya yang telah ditetapkan. 6. Laboratorium untuk testing dan pengontrolan kualitas/untuk menjadi salah satu kunci keberhasilan tercapainya mutu yang ditetapkan oleh spesifikasi teknik 7. Mengacu pada kriteria-kriteria diterima site plan oleh pengawas lapangan atau oleh pemilik proyek dengan memperhatikan prosedur dan proses mutu pelaksanaan konstruksi seperti berikut 8. Mengacu pada organisasi site proyek yang diperlukan Pada site plan akan tergambar alur dan ukuran untuk keperluan antara lain: 1. Kantor proyek 2. Gudang Proyek 3. Stock pile material beton 4. Work shop heavy equipment (alat berat) 5. Construction format 6. Fabricating reinforcing stell 7. Stock pile tanah 8. Gudang bahan peledak 9. Gudang dan work shop peralatan listrik 10. Jalan kerja 7 - 26 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan 7.1.3.7 Pengenalan Manajemen Proyek Rencana Anggaran Pelaksanaan dan Rencana Arus Kas Proyek A. Rencana Anggaran Biaya (RAP) Proyek Rencana anggaran pelaksanaan (RAP) proyek. adalah salah satu dokumen kelengkapan yang dibutuhkan dalam suatu operasional pelaksanaan proyek, sebagai acuan/pedoman operasional pelaksanaan proyek. Khususnya dalam pengelolaan yang berhubungan dengan hasil usaha proyek, yaitu sebagai pedoman dalam mencapai pendapatan proyek dan mengendalikan biaya proyek, agar minimal tercapai seperti yang direncanakan. Rencana Anggaran pelaksanaan proyek yang dibuat adalah hasil estimasi / perkiraan biaya-biaya proyek, termasuk perkiraan (rencana) pendapatannya. Estimasi / perkiraan tersebut harus mempertimbangkan beberapa hal yaitu:  Pengalaman atau referensi dari realisasi pengelolaan proyek-proyek yang lalu  Hasil observasi ulang atas data sumberdaya yang diperlukan (harga, jumlah yang tersedia, proses administrasi sarana perhubungan, dan lain-lain), dan lokasi / medan kerja proyek.  Kebijaksanaan perusahaan  Kesepakatan atau komitmen manajer proyek dengan direksi perusahaan Dalam kenyataan / aktualisasinya sering kali realisasi pendapatan dan biaya proyek mengalami pergeseran alokasi biaya atas item-item biaya yang direncanakan dalam RAP. Hal ini sangat mungkin terjadi dan wajar. namun, Manajer Proyek selaku penaggung jawab pengelolaan proyek harus bisa mempertanggung jawabkan sesuai dengan kewajaran teknis dan ekonomis. Dengan demikian bisa dikatkan tolok ukur kesuksesan Manajer Proyek dalam mengelola operasional pelaksanaan proyek adalah kemampuanya dalam melaksanakan dan mencapai sasaran berdasarkan rencana biaya pelaksanaan proyek tersebut 7 - 27 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek Tujuan dibuatnya RAP. - Sebagai sarana acuan / pedoman dalam pengelolaan hasil usaha proyek sebagai Manajer Proyek dan Staf Proyek yang terkait. - Sebagai tolok ukur atau sarana penilaian atas kesuksesan para personal yang bertanggung jawab terhadap hasil usaha proyek tersebut, khusunya Manajer Proyek dalam pengelolaan proyek tersebut - Sebagai sarana memonitor dan mengevaluasi pengelolaan operasional dan hasil usaha proyek tersebut. Prinsip dalam pembuatan RAP 1. RAP hanya memperhitungkan:  Pendapatan (rencana pendapatan yang diperhitungkan) bukan pembayaran yang diterima.  Biaya (rencana biaya yang diperhitungkan) bukan pembayaran yang dikeluarkan 2. RAP dibuat dengan berorientasi pada profit dan efisiensi. Kelengkapan dokumen RAP  Rekapitulasi RAP  Rekapitulasi arus kas proyek  Jadwal pelaksanaan proyek / Barchart dan kurva S  Organisasi proyek  Bill of quantity  Project plan  Metode pelaksanaan pekerjaan (CM) dan perhitungan kebutuhan peralatan proyek  Analisis harga satuan pekerjaan (untuk beberapa pekerjaan penting dan bernilai besar)  Jadwal kebutuhan tenaga kerja  Jadwal kebutuhan peralatan  Jadwal kebutuhan material  Penjelasan dan asumsi dalam perhitungan RAP atau lampiran yang perlu  Form-form bantu perhitungan data RAP dan cash flow 7 - 28 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek B. Rencana arus kas proyek (Cash flow) Yang dimaksudkan dengan rencana arus kas atau Cash Flow pelaksanaan proyek adalah data perkiraan (Realisasi) penerimaan pembayaran (pembayaran masuk / cash in) dan pengeluaran pembayaran (pembayaran keluar / cash out). dengan demikian diperoleh data perkiraan, kapan (bulan-bulan apa saja) periode pelaksanaan proyek yang bersangkutan memerlukan dana operasionalnya. Sebab proyek tidak bisa menyediakan dana sendiri dari perkiraan penerimaannya. Dalam hal ini perusahaan dan manajer proyek akan berupaya mendapatkan dana operasional tersebut berdasarkan perkiraan imbangan (balance) dari arus kas proyek tersebut. Kebutuhan dana harus didapatkan (disediakan) karena perolehan dana masuk atau penerimaan pembayaran diproyek lebih kecil dari pengeluaran pembayarannya.dengan imbangan/balance negative atau demikian disebut defisit. terjadi Melihat pentingnya data tersebut sebagai informasi dan acuan dalam operasional proyek, khususnya dalam pengelolaan keuangan proyek, maka Cash Flow proyek merupakan satu kesatuan dengan RAP. Untuk membuat rencana arus kas proyekyang baik harus dipertimbangkan beberapa hal berikut: - Cash flow harus mengunakan data informasi yang akurat, valid dan lazim (dokumen kontrak, risalah rapat, kesepakatan atau referensi pengolahan finansial proyek sejenis yang lalu). - Cash flow dibuat dengan mempertimbangkan kebijaksanaan finansial perusahaan - Cash flow dibuat oleh tenaga dengan pengalaman memadai. Yang sangat mungkin terjadi adalah adanya ketidaksesuaian antara kenyataan kondisi arus kas proyek dengan yang telah direncanakan dalam Cash Flow. maupun manajer proyek sebagai penanggungjawab dan pelaksana langsung atas aktualisasi rencana arus kas proyek, dituntut selalu cermat dan 7 - 29 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek bijaksana dalam keputusan dan tindakan,dengan demikian sasaran untuk selalu menjaga agar kondisi likuiditas proyek ‘ surplus” tercapai. Tujuan penyusunan Cash Flow - Sebagai sarana acuan / pedoman pengelolaan keuangan proyek bagi manajer proyek dan staf terkait - Sebagai sarana tolok ukur penilaian keberhasilan pengelolaan keuangan proyek bagi manajer proyek dan staf yang bertanggung jawab dalam pengelolaan likuiditas keuangan proyek - Sebagai sarana untuk memonitor dan mengevaluasi pengelolaan proyek dan hasil usaha proyek, khususnya likuiditas keuangan proyek Prinsip pembuatan Cash flow - Cashflow hanya memperhitungkan:  Penerimaan (rencana penerimaan pembayaran) yang diperhitungkan, bukan pendapatan yang mungkin tidak langsung berupa pembayaran (bisa berupa piutang)  Pengeluaran (rencana pengeluaran pembayaran) yang diperhitungkan; bukan biaya, yang mungkin tidak langsung berupa pembayaran (bisa berupa hutang) - Cash Flow dibuat dengan berorientasi pada balance yang positif atau kondisi likuiditas yang surplus, bukan deficit - Efektif dan efisien, maksudnya agar sasaran likuiditas tercapai dan menjadi surplus, tidak menggangu/ menyakitkan mitra bisnis dan hubungan bisnis pun tetap memberi manfaat bersama. 7.1.3.8 Rencana K3 proyek Pada setiap proyek, selalu ditandai dengan keterlibatan sumber daya baik bermacam-macam material, peralatan, serta tenaga kerja baik skill maupun non skill. Jadi sangatlah mungkin kalau terjadi kesalahan-kesalahan yang mengakibatkan gangguana keselamatan dan kesehatan kerja. Maka pada program pelaksanaan proyek yang ditangani telah diperhitungkan dan 7 - 30 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek dilaksanakan tindakan kehati-hatian yaitu tindakan keselamatan dan kesehatan kerja.  Tujuan pelaksanaan K3 - Mengetahui dan melaksanakan pekerjaan dengan benar mengikuti ketentuan, batasan dan tahapan pelaksanaan yang dinyatakan sesuai dengan pedoman keselamatan dan kesehatan kerja - Bekerja dan melaksanakan pekerjaan dengan benar mengikuti ketentuan, batasan dan tahapan pelaksanaan yang disyaratkan sesuai dengan pedoman keselamatan dan kesehatan kerja - Menghidarkan setiap kemungkinan terjadinya kecelakaan kerja dengan melakukan tindakan pencegahan dan perbaikan, pengawasan dan inspeksi untuk memenuhi keselamatn dan kesehatan kerja  Prinsip pelaksanaan K3 - Harus ada rencana k3 yang menyangkut : o Lokasi kerja o Resiko kecelakaan o Pencegahan kecelakaan o Penanggungjawab pelaksanaan K3 - Rencana K3 dijelaskan dan dimengerti oleh para pengawas, mandor dan manager yang terkait dengan pekerjaan tersebut - Pelaksanaan K3 sesuai rencana - Ada pengawasan/ inspeksi secara periodik dan berkala - Dilakukan evaluasi atas hasil pengawasan dan dibuat tindak lanjut pencegahan dan perbaikan Perencanaan K3 meliputi : - Pemilihan sistem dan peralatan  metode kerja (efektif dan efisien)  penggunaan alat berat ( macam, jenis dan komposisi) yang tepat - Perhitungan kekuatan dan stabilitas sarana kerja  plat form (landasan area kerja)  jaring pengaman 7 - 31 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan - Pengenalan Manajemen Proyek  tangga darurat  penutup lubang dan lain-lain  jembatan kerja, andang dan lain-lain - Menentukan prosedur kerja  penempatan prasarana kerja  peralatan  bahan atau material Mengidentifikasi petensi bahaya dengan antisipasi tindakan pencegahan  terjatuh dari ketinggian (orang dan benda)  kebakaran  peledakan akibat mesin dan listrik  struktur roboh dan lain-lain - Merencanakan biaya yang diperlukan (anggaran K3) - Perijinan dan asuransi - pelatihan / training - Pengawasan dan inspeksi Perencanaan Biaya / Anggaran K-3 - Biaya persiapan dan operasional pelaksanaan K 3  Biaya pendaftaran dan administrasi o Depnaker o Pemda o Peralatan tertentu (ke Depnaker) o jalan dan jembatan tertentu (ke Dep PU)  Biaya pelatihan  Biaya promosi  o Bendera o Spanduk o Billboard o Poster Biaya operasional K3 o Gaji personil tertentu (Safety Construction Engineer dan lain-lain) o  Sarana bantu K3 Biaya pengobatan dan kompensasi yang di cadangkan untuk keperluan tak terduga 7 - 32 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan  7.1.3.9 Pengenalan Manajemen Proyek Biaya asuransi Jamsostek / astek Rencana kelola lingkungan (RKL) dan rencana pemantauan lingkungan (RPL) Di Indonesia, permasalah Lingkungan Hidup telah mendapat perhatian sejak Pelita II, hal tersebut terus berlanjut sampai sekarang, dengan menegakkan usaha-usaha rambu-rambu yang pengaman mengikat untuk untuk mencegah kegiatan pembangunan yang merusak Lingkungan Hidup, serta melakukan tindakan represif terhadap kegiatan pembangunan yang telah menimbulkan kerusakan lingkungan. Hal tersebut dilakukan mengingat makin tingginya taraf hidup manusia sehingga akan makin komplek lingkungan binaan yang diperlukan, serta makin besar potensi SDA yang dimanfaatkan. Dalam pekerjaan konstruksi akan terdapat banyak komponen kegiatan yang dapat menimbulkan dampak penting terhadap Lingkungan Hidup, sehingga untuk mengantisipasi hal tersebut diatas, maka sesuai dengan ketentuan-ketentuan dalam peraturan perundangan yang berlaku, kegiatan tersebut di atas wajib dilengkapi dengan Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL) yang pelaksanaannya mengacu pada berbagai pedoman dan petunjuk teknis AMDAL yang relevan, dengan memperhatikan sasaran dan ciri-ciri atau karakteristik kegiatan proyek yang bersangkutan. Dokumen AMDAL tersebut diatas terdiri atas berbagai dokumen yang berturut-turut sebagai berikut : a. KA-ANDAL, yaitu ruang lingkup studi ANDAL yang merupakan hasil pelingkupan atau proses pemusatan studi pada hal-hal penting yang berkaitan dengan dampak penting. b. ANDAL (Analisis Dampak Lingkungan), yaitu dokumen yang menelaah secara cermat dan mendalam tentang dampak penting suatu rencana atau kegiatan. c. RKL (Rencana Pengelolaan Lingkungan) adalah dokumen yang mengandung upaya penanganan dampak penting 7 - 33 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek terhadap lingkungan hidup yang ditimbulkan oleh rencana kegiatan. d. RPL (Rencana Pemantauan Lingkungan) adalah dokumen yang mengandung upaya pemantauan komponen lingkungan hidup yang terkena dampak penting akibat rencana kegiatan. 1. Studi ANDAL pada tahap Studi Kelayakan Sesuai dengan kebijaksanaan pembangunan yang berwawasan lingkungan studi kelayakan harus mencakup aspek-aspek teknis, ekonomis dan suatu dokumen bagi menghasilkan keputusan apakah proyek lingkungan, para tersebut akan pengambil layak untuk dilaksanakan. Studi ANDAL yang dilakukan pada tahap ini merupakan penelaahan dampak penting yang timbul akibat rencana kegiatan proyek secara cermat dan mendalam, dan hasilnya merupakan acuan untuk merumuskan penanganan dampak yang timbul tersebut dalam bentuk Rencana Pengelolaan Lingkungan (RKL) dan Rencana Pemantauan Lingkungan (RPL). Studi ini juga merupakan dokumen proyek yang penting, karena dipakai oleh para pengambil keputusan apakah proyek tersebut layak ditinjau dari segi lingkungan, sehingga dapat diimplementasikan. 2. Penjabaran RKL dan RPL pada Tahap Perencanaan Teknis. Perencanaan teknis gambar-gambar dimaksudkan teknis, syarat dan untuk menyiapkan spesifikasi teknis kegiatan, sehingga dapat menggambarkan produk yang akan dihasilkan, didasarkan atas kriteria-kriteria yang ditetapkan dalam studi kelayakan. Untuk mewujudkan suatu perencanaan teknis yang berwawasan lingkungan, maka perumusan RKL dan RPL harus dijabarkan dalam gambar-gambar teknis dan spesifikasi teknis tersebut, serta perlu dituangkan dalam dokumen kontrak, sehingga mengikat pelaksana proyek. 3. Pelaksana RKL dan RPL. 7 - 34 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek a. Pada tahap pra konstruksi Kegiatan pra konstruksi dalam hal ini pengadaan tanah dan pemindahan penduduk harus didukung dengan data yang lengkap dan akurat tentang lokasi, luas, jenis perunutkan serta kondisi penduduk yang memiliki atau menempati tanah yang dibebaskan tersebut. Ketentuan-ketentuan yang rinci tentang masalah pembebasan tanah dalam RKL dan RPL harus dapat digunakan dan dimanfaatkan sebagai acuan dalam pelaksanaan pembebasan tanah dan pembebasan tanah tersebut. b. Pada tahap konstruksi. Kegiatan pada tahap ini merupakan pelaksanaan fisik konstruksi sesuai dengan gambar dan syarat-syarat teknis yang telah dirumuskan dalam kegiatan perencanaan teknis. Kegiatan pengelolaan lingkungan yang tercakup pada tahap ini meliputi penerapan: • Metode konstruksi, spesifikasi serta persyaratan kualitas dan kuantitas pekerjaan yang terkait dengan penanganan dampak penting. • Penerapan SOP yang mengacu dampak lingkungan. • Tata cara penilaian hasil pelaksanaan pengelolaan lingkungan dan tindak lanjutnya. Sedangkan penerapan RPL pada tahap ini mencakup : • Pemantauan pelaksanaan konstruksi agar sesuai dengan gambar dan spesifikasi teknis yang telah mengikuti Kaidah lingkungan. • Penerapan dan pelaksanaan uji coba operasional. • Penilaian hasil pelaksanaan pengelolahan lingkungan dan pemantauan lingkungan untuk masukan bagi penyempurnaan pelaksanaan RKL dan RPL. 4. Evaluasi pengelolaan dan pemantauan lingkungan pada tahap pasca proyek. 7 - 35 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Evaluasi Pengenalan Manajemen Proyek pasca proyek ditujukan:untuk menilai dan pengupayakan peningkatan daya guna dan hasil guna dari prasarana yang telah dibangun dan dioperasikan. Evaluasi pengelolaan dan pemantauan lingkungan dimaksudkan untuk memantapkan SOP dengan mengacu pada pengalaman yang didapat dilapangan selama kegiatan proyek berlangsung. Komponen Pekerjaan Konstruksi Yang Menimbulkan Dampak Komponen pekerjaan konstruksi dapat menimbulkan dampatk terhadap lingkungan hidup, sangat dipengaruhi oleh jenis besaran dan volume pekerjaan tersebut serta kondisi lingkungan yang ada di sekitar lokasi kegiatan. Pada umumnya komponen pekerjaan konstruksi yang dapat menimbulkan dampak antara lain : 1. Persiapan Pelaksanaan Konstruksi. a. Mobilitas peralatan berat, terutama untuk jenis kegiatan konstruksi yang memerlukan banyak alat-alat berat, dan terletak atau melintas areal permukiman, serta kondisi prasarana jalan yang kurang memadai. b. Pembuatan dan pengoperasian bengkel, basecamp dan barak kerja yang besar dan terletak di areal pemukiman. c. Pembukaan dan pembersihan lahan untuk lokasi kegiatan yang cukup luas dan dekat areal pemukiman. 2. Pelaksanaan Kegiatan Konstruksi. a. Pekerjaan tanah, mencakup penggalian dan penimbunan tanah. b. Pengangkutan tanah dan material bangunan. c. Pembuatan pondasi, terutama pondasi tiang pancang. d. Pekerjaan struktur bangunan, berupa beton, baja dan kayu. e. Pekerjaan jalan dan pekerjaan jembatan. f. Pekerjaan pengairan seperti saluran dan tanggul irigasi / banjir, sudetan sungai, bendung serta bendungan. Disesuaikan dengan kondisi lingkungan yang ada disekitar lokasi kegiatan, kegiatan konstruksi tersebut diatas akan dapat menimbulkan dampak terhadap komponen fisik kimia dan bahkan bila tidak ditanggulangi dengan baik akan dapat menimbulkan dampak lanjutan terhadap komponen lingkungan lain seperti komponen biologi maupun komponen sosial ekonomi dan sosial budaya. 7 - 36 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek Dampak Yang Timbul Pada Pekerjaan Konstruksi Dan Upaya Menanganinya Pada suatu pekerjaan konstruksi perlu dipertimbangkan adanya dampak-dampak yang timbul akibat pekerjaan tersebut serta upaya untuk menanganinya. Disesuaikan dengan jenis dan besaran pekerjaan konstruksi serta kondisi lingkungan di sekitar lokasi kegiatan, penentuan jenis dampak lingkungan yang cermat dan teliti, atau melakukan analisis secara sederhana dengan memakai data sekunder. Berdasarkan pengalaman selama ini berbagai dampak lingkungan yang dapat timbul pada pekerjaan konstruksi dan perlu diperhatikan cara penanganannya adalah sebagai berikut : 1. Meningkatnya Pencemaran Udara dan Debu. Dampak ini timbul karena pengoperasian alat-alat berat untuk pekerjaan konstruksi seperti saat pembersihan dan pematangan lahan pekerjaan tanah, pengangkutan tanah dan material bangunan, pekerjaan pondasi khususnya tiang pancang, pekerjaan badan jalan dan perkerasan jalan, serta pekerjaan struktur bangunan. Indikator dampak yang timbul dapat mengacu pada ketentuan baku mutu udara atau adanya tanggapan dan keluhan masyarakat akan timbulnya dampak tersebut. Upaya penanganan dampak dapat dilakukan langsung pada sumber dampak itu sendiri atau pengelolaan terhadap lingkungan yang terkena dampak seperti : a. Pengaturan kegiatan pelaksanaan konstruksi yang sesuai dengan kondisi setempat, seperti penempatan base camp yang jauh dari lokasi pemukiman, pengangkutan material dan pelaksanaan pekerjaan pada siang hari. b. Memakai metode konstruksi yang sesuai dengan kondisi lingkungan, seperti memakai pondasi bore pile untuk lokasi disekitar permukiman. c. Penyiraman secara berkala untuk pekerjaan tanah yang banyak menimbulkan debu. 2. Terjadinya erosi dan longsoran tanah serta genangan air. Dampak ini dapat timbul akibat kegiatan pembersihan dan pematangan lahan serta pekerjaan tanah termasuk pengelolaan quary, yang menyebabkan permukaan lapisan atas tanah terbuka dan rawan erosi, serta timbulnya 7 - 37 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek longsoran tanah yang dapat mengganggu sistem drainase yang ada, serta mengganggu estetika lingkungan disekitar lokasi kegiatan. Indikator dampak dapat secara visual dilapangan, dan penanganannya dapat dilakukan antara lain : a. Pengaturan pelaksanaan pekerjaan yang memadai sehingga tidak merusak atau menyumbat saluran-saluran yang ada. b. Perkuat tebing yang timbul akibat perkerjaan konstruksi. c. Pembuatan saluran drainase dengan dimensi yang memadai. 3. Percemaran kualitas air. Dampak ini timbul akibat pekerjaan tanah dapat yang menyebabkan erosi tanah atau pekerjaan konstruksi lainnya yang membuang atau mengalirkan limbah ke badan air sehingga kadar pencemaran di air tesebut meningkat. Indikator dampak dapat dilihat dari warna dan bau air di bagian hilir kegiatan serta hasil analisis kegiatan air / mutu air serta adanya keluhan masyarakat. Upaya penanganan dampak ini dapat dilakukan antara lain : a. Pembuatan kolam pengendap sementara, sebelum air dari lokasi kegiatan dialirkan ke badan air. b. Metode pelaksanaan konstruksi yang memadai. c. Mengelola limbah yang baik dari kegiatan base camp dan bengkel. 4. Kerusakan prasarana jalan dan fasilitas umum. Dampak ini timbul akibat pekerjaan pengangkutan tanah dan material bangunan yang melalui jalan umum, serta pembersihan dan pematangan lahan serta pekerjaan tanah yang berada disekitar prasarana dan utilitas umum tersebut. Indikator dampak dapat dilihat dari kerusakan prasarana jalan dan utilitas umum yang dapat mengganggu berfungsinya utilitas umum tersebut, serta keluhan masyarakat disekitar lokasi kegiatan. Upaya penanganan dampak yang timbul tersebut antara lain dengan cara : a. Memperbaiki dengan segera prasarana jalan dan utilitas umum yang rusak. b. Memindahkan labih dahulu utilitas umum yang terdapat dilokasi kegiatan ketempat yang aman. 7 - 38 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek 5. Gangguan Lalu Lintas. Dampak ini timbul akibat pekerjaan pengangkutan tanah dan material bangunan serta pelaksanaan pekerjaan yang terletak disekitar / berada di tepi prasarana jalan umum, yang lalu lintasnya tidak boleh terhenti oleh pekerjaan konstruksi. Indikator dampak dapat dilihat dari adanya kemacetan lalulintas di sekitar lokasi kegiatan dan tanggapan negatif dari masyarakat disekitarnya. Upaya penanganan dampak tersebut dapat dilakukan antara lain : a. Pengaturan pelaksanaan pekerjaan yang baik dengan memberi prioritas pada kelancaran arus lalulintas. b. Pengaturan waktu pengangkutan tanah dan material bangunan pada saat tidak jam sibuk. c. Pembuatan rambu lalulintas dan pengaturan lalulintas di sekitar lokasi kegiatan. d. Menggunakan metode konstruksi yang sesuai dengan kondisi lingkungan setempat. 6. Berkurangnya keaneka-ragaman flora dan fauna. Dampak ini timbul akibat pekerjaan pembersihan dan pematangan lahan serta pekerjaan tanah terutama pada lokasi-lokasi yang mempunyai kondisi biologi yang masih alami, seperti hutan. Indikator dampak dapat dilihat dari jenis dan jumlah tanaman yang ditebang, khususnya jenis-jenis tanaman langka dan dilindungi serta adanya reaksi masyarakat. Upaya penanganan dampak tersebut dapat dilakukan antara lain : a. Pengaturan pelaksanaan pekerjaan yang memadai. b. Penanaman kembali jenis-jenis pohon yang ditebang disekitar lokasi kegiatan. Selain dampak primer tersebut diatas masih dampak-dampak sekunder akibat pekerjaan konstruksi yang perlu mendapat perhatian bagi pelaksana proyek, seperti : 1. Terjadinya interaksi sosial (positif / negatif) antara penduduk setempat dengan para pekerja pendatang dari luar daerah. 2. Dapat meningkatkan peluang kerja dan kesempatan berusaha pada masyarakat setempat, serta meningkatkan kegiatan ekonomi masyarakat 7 - 39 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan 7.2 Pengenalan Manajemen Proyek Tahap Operasional Pelaksanaan Proyek 7.2.1 Tahap Aktivitas Operasional Pelaksanaan Proyek Dalam tahap ini seluruh kegiatan proyek berlangsung, ini berarti:  Berlangsung kegiatan puncak pelaksanaan  Timbul masalah pelaksanaan yang harus segera diselesaikan.  Penyedian sumber daya yang jumlah dan spesifikasinya harus sesuai dengan kebutuhan dan tepat waktu. Hal ini sangat menguras kemampuan petugas proyek yang bertanggungjawab atas aktivitas tersebut.  Tim sukses pengelolaan proyek (manajer proyek dan staff) dituntut untuk selalu siaga. selain itu tim ini juga harus menunjukkanatau memberikan kemampuan manajerial terbaiknya. Dengan demikian setiap keputusan ataupun tindakan yang diambiul dapat mencapai sasaran sehingga tujuanpengelolaan proyek pun tercapai dengan memuaskan. Dengan beberapa contoh kondisi operasional pelaksanaan di atas maka manajer proyek yang baik harus mengenal dengan tepat segala aktivitas yang harus dilaksanakan dalam fase ini akan sangat membantu tindakan antisipasif yang diambil termasuk keputusan administratif yang perlu diselesaikan tepat pada waktunya. 7 - 40 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek LIST AKTIVITAS TAHAP OPERASIONAL PELAKSANAAN PROYEK No Berhubungan Eksternal Berhubungan Internal Proyek Owner / Konsultan dan dan Perusahaan Catatan lain-lain 1 1. 2. 3. 2 Menindak lanjuti berita 1. Konsolidasi dan koordinasi 4 o Setiap perusahaan acara klausul dari bersama staf proyek untuk dan setiap proyek dokumen Pre-Award menindak lanjuti dan mempunyai aktivitas Meeting menyelesaikan pekerjaan dan dan prosedur khusus dokumen antara lain: yang mungkin Melaksanakan / mengikuti o Kontrol dan Review Schedule Pre Construction Meeting pekerjaan termasuk CPM Melaksanakan / mengikuti Construction Meeting dan o Buat schedule detail pekerjaan bulanan (mingguan) Coordination Meeting dan o Dokumen detail metode melakukan hubungan dan pelaksanaan pekerjaan pertemuan informal lainya o Evaluasi dan control berbeda sehingga kegiatan-kegiatan lain yang harus dilakukan menajer proyek akan sangat bervariasi dan sangat banyak. Bahkan untuk dalam rangka marketing operasional pelaksanaan kegiatan-kegiatan dan kelancaran pekerjaan tertentu karena operasional proyek 4. 3 o Evaluasi dan control mutu beberapa alas an Melaksanakan fungsi operasinal dan hasil maka harus administrasi untuk pelaksanaan pekerjaaan ditugaskan atau o Laporan kemajuan terhadap rencana mutu proyek bahkan didelegasikan dan prosedur pekerjaan kepada staf atau pekerjaan (laporan progress fisik) bulanan o Menindak lanjuti orang lain yang permasalahan proyek pantas dan termasuk keluhan pelanggan memenuhi syarat Owner (owner dan Konsultan) dalam - Metode pelaksanaan dengan penyelsaian terbaik kemampuannya - Shop drawing dan cepat dan mingguan o Proposal proyek kepada - Sampel material - Re-Desain / Alternative - As Built Drawing - Dokumen proyek dll o Dokumen tagihan o Menindaklanjuti proses dokumen amandemen kontrak dan tagihan progress yang telah dibuat bersama owner o Membuat laporan bulanan danlaporan keuangan proyek perusahaan (Progress dan laporan lain sesuai Billing Document) prosedur perusahaan 7 - 41 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan 5. 6. Site Inspection atau o Melakukan rapat/pertemuan controlling bersama Owner koordinasi kerja proyek untuk dan Konsultan atau mendapatkan penyelesaian bersama staf proyek pekerjaan yang efisien dan Seleksi, evaluasi dan memenuhi sasaran pekerjaan negoisasi terhadap sub 7. Pengenalan Manajemen Proyek 2. Melakukan fungsi pemimpin Kontraktor, supplier, proyek dan fungsi perwakilan mandor borong dibantu perusahan terhadap seluruh staff terkait kepentingan perusahaan Melaksanakan fungsi untuk tujuan internal representative agen pemimpin proyek untuk kepentingan perusahaan terhadap instansi lainya guna keberhasilan proyek yang bersangkutan dan proyek-proyek mendatang 7.2.2 Rapat Konstruksi dan Rapat Koordinasi • Rapat konstruksi dan rapat koordinasi eksternal Rapat konstruksi dan rapat koordinasi eksternal adalah wadah media komunikasi dan koordinasi antar anggota tim manajemen proyek yang terdiri dari pemilik proyek, Konsultan Pengawas / Konsultan Manajemen Konstruksi dan Kontraktor atau pihak lain yang berkepentingan dengan materi rapat tersebut dalam rangka penyelesaian pelaksanaan proyek. Jadi rapat konstruksi dan rapat koordinasi yang dilaksanakan bersama tim manajemen proyek bersifat formal / resmi, namun pelaksanaannya kadang bersifat tidak resmi. Waktu pelaksanaan rapat biasanya ditentukan oleh pemilik proyek atau Konsultan manajemen konstruksi.  Rapat konstruksi - Biasanya dilakukan sekali tiap bulan - Atau tergantung kebutuhan dan kepentingan - Biasanya dilakukan ditempat pemilik proyek atau di kantor proyek - Rapat formal - Undangan resmi diberikan - Materi yang dibahas sudah tertentu 7 - 42 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan - Pengenalan Manajemen Proyek Peserta membawa data dan alternatif usulan penyelersaian masalah proyek, rencana kerja proyek berikutnya dan sebagainya. Keputusan merupakan kesepakatan bersama dari peserta rapat dan di buat berita acaranya - Rapat dipimpin / diketuai oleh Pemilik Proyek / Manajer Proyek / Manajer Konstruksi  Rapat kordinasi - Biasanya dilaksanakan sekali setiap minggu - Atau tergantung kebutuhan dan kepentingan - Biasanya dilaksanakan ditempat Pemilik Proyek atau di kantor proyak - Rutin tanpa undangan resmi - Materi yang dibahas sekitar rencana kerja, kesiapan sumber daya, kemajuan pekerjaan, laporan kemajuan perusahaan dan hal-hal lain yang berhubungan dengan kelancaran operasional pelaksanaan proyek - Biasanya dilakukan dengan suasana informal dan terencana - Peserta siap membawa data dan materi usulan - Melaksanakan koordinasi yang perlu untuk mendapatkan penyelesaian bersama - Rapat dipimpin oleh koordiantor pelaksana lapangan atau site engineer dari pemilik proyek Untuk memperoleh hasil keputusan rapat konstruksi yang maksimal mungkin dan bisa menampung kepentingannya, manajer proyek sebagai wakil dari perusahaan, harus mempunyai strategi yang tepat agar keputusan rapat konstruksi mengakomodasi kepentingannya dengan baik Strategi mencapai keputusan rapat konstruksi yang baik  Menyiapkan data, perhitungan dan gambar-gambar bantu yang perlu  Upayakan forum rapat koordinasi mingguan sudah terkomunikasikan dengan baik dan penyelasaiannya. telah Bina diperoleh komunikasi, tanda-tanda berikan atau alternatif penjelasan yang mendekatkan penyelesaian terbaik bagi kepentingan semua pihak  Lakukan pertemuan informal, pribadi dengan pihak-pihak yang mempengaruhi keputusan rapat sebelum acara rapat konstruksi. Berikan 7 - 43 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek penjelasan dan data-data yang perlu agar dari sini, telah bisa diperoleh hasil yang positif minimal tanda-tanda akan terakomodasinya kepentingan perusahaan tersebut tampak  Ikuti rapat konstruksi dengan lengkap. Sampaikan penjelasan atas alternatif penyelesaian sesuai dengan yang telah dipersiapkan. namun dahului dengan menyampaikan bahwa usulan dari pemilik proyek dan Konsultan, selanjutnya jelaskan bahwa usulan anda memenuhi batasanbatasan tersebut   Alasan yang di tampilkan seharusnya - Secara teknis aman, memenuhi standar dan wajar - Pelaksanaanya memungkinkan untuk dilaksanakan - Sumber daya mendukung dan siap - Ekonomis Dan harus selalu dingat bahwa misi manajer proyek adalah misi perusahaan yaitu: - Waktu pelaksanaan tidak lebih lama - Bisa / mudah dilaksanakan - Sumber daya dan teknologi siap - Menguntungkan - Citra perusahaan positif. Rapat Konstruksi Dan Rapat Koordinasi Internal Dengan periode yang hampir bersamaan atau sebaliknya, sebelum periode rapat ekstern rapat konstruksi dan rapat koordinasi internal dilakukan manajer proyek beserta stafnya, terutama yang terkait dengan permasalahan yang akan di bahas. Rapat internal proyek, fungsi atau manfaatnya adalah - Sebagai sarana komunikasi dan koordinasi - Sebagai sarana konsolidasi dan pembinaan - Sebagai sarana strategi dan penyelesaian rencana kerja dan permasalahn proyek 7.2.3 Advance Payment (Uang Muka) Besarnya Uang Muka (Advance Payment) yang dibayarkan kepada Kontraktor biasanya adalah sebesar 20% x nilai kontrak, ditentukan dengan Surat Edaran Menteri, merupakan kebijakan khusus yang disesuaikan 7 - 44 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek dengan kondisi kemampuan keuangan negara. Uang muka tersebut baru dapat dibayarkan apabila : – Kontraktor telah menyerahkan jaminan uang muka / Bank Garansi (yang nilainya sekurang-kurangnya sama dengan jumlah uang muka) yang diterbitkan oleh Bank Pemerintah atau Bank Lain atau Lembaga Keuangan lain yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan. – Kontraktor terlebih dahulu mengajukan permohonan pengambilan uang muka secara tertulis kepada PimPro / PimBagPro disertai dengan rencana penggunaan uang muka tersebut untuk melaksanakan pekerjaan sesuai yang tercantum di dalam kontrak. Pembayaran kembali diperhitungkan uang muka berangsur-angsur (Advance secara Payment merata pada Repayment) tahap-tahap pembayaran prestasi pekerjaan kepada Kontraktor dengan cara melakukan pemotongan sebesar : – 20% dari setiap pembayaran untuk kontrak dengan dana APBN Rupiah Murni dan harus lunas pada saat prestasi pekerjaan mencapai 100%. – 25% dari setiap pembayaran untuk kontrak dengan Dana Pinjaman Luar Negeri dan harus lunas pada saat prestasi pekerjaan mencapai 80%. Nilai jaminan uang muka pada prinsipnya secara bertahap dapat dikurangi namun sekurang-kurangnya sama dengan sisa uang muka yang belum dilunasi. Kemudian penggunaan uang muka tersebut diawasi oleh PimPro / PimBagPro dan sepenuhnya harus diperuntukkan bagi pelaksanaan pekerjaan sesuai kontrak. 7.2.4 Buku Harian Dan Laporan Untuk keperluan pengendalian dan pengawasan pelaksanaan pekerjaan di lapangan, dibuat Buku Harian, Laporan Mingguan, Laporan Bulanan, Laporan Triwulanan dan Laporan Akhir. Segala peristiwa dan kejadian penting yang terjadi di lapangan dicatat di dalam laporan tersebut sebagai masukan bagi pengendali dalam pengambilan keputusan dan tindak turun tangan. • Buku Harian Kontraktor mempunyai kewajiban untuk membuat dan menyimpan buku harian yang berisi hal-hal sebagai berikut : – Kuantitas dan jenis bahan yang ada di lapangan 7 - 45 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan – Pengenalan Manajemen Proyek Penempatan tenaga kerja untuk setiap macam tugas dan keterampilan yang diperlukan. – Jumlah, jenis dan kondisi peralatan yang tersedia. – Jumlah volume cadangan bahan bakar yang tersedia untuk peralatan. – Taksiran kuantitas pekerjaan yang dilaksanakan. – Jenis dan uraian pekerjaan yang dilaksanakan. – Kondisi cuaca antara lain hujan, banjir dan peristiwa-peristiwa alam lainnya yang berpengaruh terhadap kelancaran pekerjaan. – Catatan-catatan yang berkaitan dengan : pelaksanaan, perubahan design, gambar kerja (Shop Drawing), spesifikasi teknis, kelambatan pekerjaan dan penyebabnya dan lain sebagainya. Buku Harian tersebut dibuat dalam rangkap 4 (empat), ditandatangani oleh Pihak Kontraktor, diperiksa dan disetujui oleh petugas lapangan dari Engineer’s Representative dan diketahui oleh petugas lapangan dari Engineer (yang mewakili PimPro / PimBagPro), dengan distribusi sebagai berikut : – Asli untuk PimBagPro – Lembar ke dua untuk PimPro – Lembar ke tiga untuk Engineer’s Representative (Konsultan) – Lembar ke empat untuk Kontraktor. • Laporan Mingguan Laporan Mingguan merupakan kesimpulan dari Laporan Harian selama 1 minggu, juga mencakup jenis dan kemajuan fisik kumulatif pekerjaan selama 1 minggu, disiapkan oleh Kontraktor dalam rangkap 4, analog dengan Buku Harian tentang siapa yang menandatangani maupun distribusinya. • Laporan Bulanan – Analog dengan Laporan Mingguan, Kontraktor juga harus menyiapkan Laporan Bulanan yang berisi kesimpulan dari Laporan Mingguan selama 1 bulan, juga mencakup jenis dan kemajuan fisik kumulatif pekerjaan selama 1 bulan, disiapkan oleh Kontraktor dalam rangkap 4, analog dengan Buku Harian tentang siapa yang menandatangani maupun distribusinya. – Laporan Bulanan yang dibuat oleh Kontraktor ini akan merupakan masukan bagi Konsultan dalam menyiapkan laporan yang disebut 7 - 46 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek sebagai Laporan Bulanan Konsultan Supervisi (karena Konsultan memiliki kontrak tersendiri dengan PimPro Pengawasan) mencakup : o Laporan kegiatan fisik yang dilakukan oleh Kontraktor minimal berisi berisi informasi tentang pembayaran sertifikat bulanan (Monthly Certificate), ringkasan kemajuan pekerjaan, realisasi financial progress Schedule-S Curve, dan sketsa kemajuan pelaksanaan fisik. o Laporan pengawasan teknis, mencakup aspek pengawasan teknis yang berkaitan dengan quality assurance dan quality control terhadap hasil kerja Kontraktor setiap bulan. Selain itu juga dilaporkan daftar personel Konsultan dan jadwal penugasannya sebagai tim Konsultan Pengawas. • Laporan Triwulan Merupakan evaluasi 3 bulanan yang dibuat oleh Konsultan pengawas terhadap pelaksanaan pekerjaan fisik yang dilakukan oleh Kontraktor. Berbagai kekurangan pelaksanaan proyek yang terjadi selama 3 bulan dievaluasi, menyangkut aspek teknis maupun administratif. Jika Konsultan dapat menyajikan evaluasi 3 bulanan secara tajam, maka Quarterly Report ini akan merupakan masukan manajemen bagi PimPro / PimBagPro untuk mengambil langkah-langkah preventif bagi kemungkinan kegagalan pelaksanaan proyek. Fokus evaluasi tidaklah semata-mata dari aspek teknis akan tetapi juga dari aspek administratif sehingga dapat diperoleh masukan yang adil, apakah masing-masing pihak sudah melakukan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan dokumen kontrak. • Laporan Akhir Final Report adalah laporan akhir yang disiapkan baik oleh Kontraktor maupun Konsultan pengawas, merupakan laporan lengkap yang menggambarkan resume seluruh rangkaian pelaksanaan proyek yang direkam setiap bulan, berisi data-data penyelenggaraan proyek sebagai berikut : Kronologi pelaksanaan proyek – Peta lokasi proyek – Data proyek – Status Review Design / Technical Justification – Status Change Order dan Addendum Kontrak – Monitoring kemajuan pekerjaan bulanan (dari sejak bulan ke-1 s/d bulan terakhir pelaksanaan proyek - PHO) 7 - 47 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan – Pengenalan Manajemen Proyek Rekaman Financial Progress Schedule-S Curve, menggambarkan angka dan grafik rencana dan realisasi dari sejak bulan ke-1 pelaksanaan proyek s/d PHO), lengkap dengan Revised S Curve jika ada. – Struktur Organisasi Pelaksana Proyek – Struktur Organisasi Pengawas Proyek – Monitoring penggunaan peralatan di lapangan – Monitoring quality control Program Masa Pemeliharaan (Warranty Period) – Program Pemeliharaan  Jenis Kegiatan  Bahan  Peralatan  Personel – Jenis dan lokasi pekerjaan yang belum dan atau perlu ditangani  Finishing saluran  Finishing bangunan  Jalan Inspeksi  Dan sebagainya – Lokasi rawan longsor, rawan banjir, rawan kecelakaan dan sebagainya. Dokumen Serah Terima Sementara (PHO) – Berita Acara Serah Terima Sementara (PHO Dokumen Serah Terima Akhir (FHO) – Berita Acara Serah Terima Akhir (FHO) Ada 2 cara yang bisa ditempuh dalam menyiapkan laporan akhir proyek, yaitu dibuat sendiri-sendiri dengan sudut pandang yang berbeda antara Kontraktor dan Konsultan atau dibuat bersama oleh Kontraktor dan Konsultan (ditandatangani oleh Kontraktor dan Konsultan). Cara yang kedua mungkin menyiapkannya agak sulit karena mempersamakan sudut pandang antara Kontraktor dan Konsultan tentu tidak mudah, namun isi laporan akhir tentunya akan lebih kaya dan lebih akurat analisisnya dibandingkan dengan kalau dibuat oleh masing-masing. Alternatif mana yang dipilih, tentu sepenuhnya menjadi kewenangan PimPro / PimBagPro. 7 - 48 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan • Pengenalan Manajemen Proyek Revised Schedule – S Curve SCM berkaitan dengan keterlambatan pelaksanaan proyek, berarti Financial Progress Schedule – S Curve perlu direvisi. Berikut ini adalah contoh Revised Schedule sebagai akibat dari perpanjangan waktu kontrak : Revised Schedule Akibat Perpanjangan Waktu 100 3 BULAN Prosen 80 60 40 20 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Bulan Original Actual Revised Catatan Construction period = 9 bulan, pada 6 bulan pertama terjadi keterlambatan yang cukup berat. SCM terlambat, namun hasil SCM merekomendasikan perpanjangan waktu 3 bulan. Pada bulan ke 6, schedule bergeser kekanan dengan prosen schedule = prosen schedule rencana pada bulan 6-3 = bulan ke 3. Selebihnya bulan ke 7, 8, 9, 10, 11, dan 12 berturut-turut sama dengan bulan ke 4, 5, 6, 7, 8 dan 9 original schedule. 7.2.5 Pembayaran Prestasi Pekerjaan Pembayaran prestasi pekerjaan yang dilakukan oleh Kontraktor pada umumnya dilakukan dengan dua cara : − Pembayaran dengan sistem sertifikat bulanan atau monthly certificate − Pembayaran dengan sistem termijn, yakni pembayaran setelah prestasi hasil pekerjaan fisik Kontraktor mencapai kemajuan pada nilai prosentase tertentu. Sistem mana yang akan digunakan tergantung pada kesepakatan yang diatur dan dituangkan di dalam dokumen kontrak. a. Pembayaran dengan sistem Monthly Certificate (MC), dalam garis besar diatur sebagai berikut : 7 - 49 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan − Pengenalan Manajemen Proyek Setiap tanggal 25 bulan yang bersangkutan, Kontraktor perlu membuat sertifikat bulanan yang kemudian diajukan kepada PimPro / PimBagPro. − MC mencakup rincian :  Komulatif % kemajuan atau prestasi fisik pekerjaan, ekivalen dengan komulatif jumlah biaya per Divisi Pekerjaan pada bulan yang bersangkutan.  Gross Monthly Certificate, terdiri dari biaya total works complete + biaya material on site (biasanya material on site diperhitungkan 80% x nilai yang ada di lapangan)  Biaya-biaya deductions (pengurangan) yang terdiri dari : o Retention Money o Advance Payment Repayment (terhitung sejak MC No. 3) o Previous Monthly Certificate  Net Monthly Certificate (Gross MC - Total Deductions)  Value Added Tax on Net MC  Value Added Tax on Advance Payment (jika belum dibayarkan)  Total Payment untuk bulan yang bersangkutan (Net MC - Value Added Taxes)  − Komposisi pembayaran : o Foreign Cost Component o Local Cost Component Pengajuan sertifikat bulanan tersebut harus sudah mendapatkan kepastian dari Engineer dalam waktu 7 (tujuh) hari, apakah disetujui/diperbaiki/ditolak. − Apabila telah disetujui, PimPro / PimBagPro harus sudah mengajukan SPP (Surat Permintaan Pembayaran) kepada instansi yang berwenang dan mengupayakan agar dapat disetujui sebelum tanggal 10 bulan berikutnya. o Pembayaran dengan sistem termyn, dalam garis besar diatur sebagai berikut : − Setelah prestasi pekerjaan mencapai nilai prosentase tertentu sesuai dengan yang telah dipersyaratkan di dalam dokumen kontrak, Kontraktor diperbolehkan mengajukan tagihan pembayaran secara tertulis kepada PimPro / PimBagPro disertai dengan lampiran daftar 7 - 50 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek rincian volume pekerjaan yang telah diselesaikan beserta harga satuan dan jumlahnya. − Atas permintaan PimPro / PimBagPro, Konsultan melaksanakan penelitian dan pengecekan lapangan atas kebenaran laporan hasil pekerjaan yang diajukan oleh Kontraktor. Hasilnya dituangkan ke dalam Berita Acara Kemajuan Fisik dan Berita Acara Pembayaran yang ditandatangani oleh Kontraktor, Konsultan dan PimPro/ Pibagpro. − Selambat-lambatnya 10 hari terhitung sejak pengajuan tagihan oleh Kontraktor, PimPro / PimBagPro harus sudah mengajukan SPP kepada instansi yang berwenang. 7.2.6 Pekerjaan Tambah / Kurang Pekerjaan tambah adalah suatu penambahan pekerjaan yang terjadi sebagai akibat kondisi lapangan yang tidak dapat dielakkan dalam rangka penyelesaian pekerjaan secara keseluruhan. Sedangkan pekerjaan kurang adalah suatu pengurangan volume pekerjaan juga karena kondisi lapangan, meskipun volumenya sudah secara jelas tercantum di dalam dokumen kontrak. Pengertian pekerjaan tambah / kurang dibedakan dalam 2 jenis yaitu : − Berupa kenaikan atau penurunan volume pekerjaan pada item tertentu yang sudah ada harga satuannya di dalam kontrak. − Berupa Variation Order atau Change Order yang belum ada kesepakatan harga satuannya di dalam kontrak.. Berkaitan dengan pekerjaan tambah/kurang, sesuai dengan dokumen kontrak, PimPro / PimBagPro mempunyai kewenangan untuk melaksanakan perubahan pekerjaan di lapangan antara lain : − Menambah atau mengurangi volume pekerjaan yang tercantum di dalam kontrak. − Menghapus atau bahkan mengadakan jenis pekerjaan baru. − Mengubah spesifikasi pekerjaan sesuai dengan kebutuhan lapangan. − Mengubah ketinggian, kedudukan dan ukuran dari bagian-bagian pekerjaan. − Melaksanakan pekerjaan tambah yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan. 7 - 51 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan 7.2.7 Pengenalan Manajemen Proyek Review Desain Proses perjalanan perencanaan proyek SDA mulai program anggaran sampai dengan pra-kontrak dapat berlangsung lebih dari 1 atau 2 tahun terutama untuk program yang berbantuan luarnegeri, sehubungan dengan proses prosedurnya harus melalui persetujuan lender tersebut . Oleh karena itu pada saat proses pra-kontrak maka pada umumnya kondisi lapangan sudah banyak berubah dibandingkan dengan desain awal yang dikirim dan disetujui oleh lender. Perubahan yang sering terjadi adalah pada kondisi topografi yang mengalami perubahan drastic, sehingga pada proses selanjutnya perlu pengkajian ulang atas data data seperti : Data pengukuran, data geoteknik, data trase saluran dan elevasi saluran dll Pada umumnya sesuai dengan dokumen kontrak maka proses review desain harus dimulai sejak tanda tangan kontrak atau berlakunya kontrak efektif perjanjian antar pengguna jasa dan penyedia jasa..Persiapan review desain pada umumnya dimulai pada saat rapat pra-pelaksanaan atau preconstruction meeting, dimana pada rapat tersebut dihadiri oleh semua unsur, baik dari pengguna jasa atau pemerintah, Konsultan dan kontraktror yang akan melaksanakan. Pada saat rapat pra-pelaksanaan diharapkan sudah dibahas masalah batasan kegiatan survey lapangan, unsur yang telibat, biaya kegiatan survey serta data peralatan serta format untuk survey, dan jadwal rencana kerja kergiatan review desain yang akan dilaksanakan.Sesuai dengan kontrak pada umumnya, kegiatan review desain, mulai dari survey, penggambaran ulang, analisa biaya dan persetujuan administrasi dan keuangan diharapkan waktunya tidak lebih dari 3 bulan kontrak multiyears atau tidak lebih 20% waktu periode kontrak tahunan. Pada umumnya pada saat rapat pra-pelaksanaan maka Kontraktor dan Konsultan telah melaksanakan survey pendahuluan.Kajian atas survey visual pendahuluan tersebut dan analisa awal atas desain awal dari kontrak yang telah ditanda tangani, akan dapat memberikan informasi sejauh mana besaran Review Desain dapat dilakukan.Oleh karena itu data awal kontrak terkait dengan data pengukuran, data geoteknik, data volume pekerjaan, gambar kontrak, spesifikasi teknik, dan data sosial yang mungkin terjadi 7 - 52 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek perlu dikaji ulang agar saat pembuatan review desain hal hal tersebut semuanya dapat diantisipasi dan dapat ditangani dengan lebih baik dan optimal. Namun data ini pada umumnya sangat terbatas adanya sehingga mengalami kesulitan mendapatkan data dasarnya. Permasalahan dan perubahan yang terjadi pada desain awal dibanding dengan kondisi saat persiapan rekayasa lapangan perlu dicatat dan dilbuat laporan lengkap, secara teknis, admisnistrasi dan keuangannya. Alternatif dan metode usulan sebagai hasil kajian awal perlu disusun dengan lengkap jelas, dalam koridor yang disepakati dalam rapat pra-pelaksanaan. Data kontrak awal seperti, nama kontrak, lokasi proyek, volume efektif, panjang fungsional, peta lokasi proyek, waktu pelaksanaan, rencana kerja, perbedaan kondisi desain awal dan desain usulan baru, nama Kontraktor dan Konsultan, serta waktu mobislisi Kontraktor dan Konsultan menjadi bagian penting dalam proses Review Desain. Beberapa data terkait, pengukuran, geoteknik, hidrologi dan lain-lain menjadi bagian penting dalam proses review desain. Selain itu beberapa hal terkait ketersediaan jenis bahan dan harga yang ada diwilayah tersebut menjadi bagian penting untuk dapat dilakukan rekayasa lapangan dengan mengacu tetap pada koridor standar spesifikasi dan ketentuan yang tercantum dalam dokumen kontrak. Karena dalam proses pelaksanan pekerjaan SDA masih memungkinkan adanya koridor perubahan untuk mendapatkan optimalisasi biaya dengan produk akhir yang sama. Proses Review Desain sangat memungkinkan terjadinya penyalah gunaan wewenang terjadinya mark-up biaya dan pada umumnya mempunyai konotasi yang jelek yang memungkinkan adanya KKN. Oleh karena itu proses pengaturan review desain dilakukan secara hati-hati dan diatur perlu mengikuti prosedur administrasi dan keuangan yang cukup panjang. Dalam hal hasil dari rapat pra-pelaksanaan konstruksi SDA memutuskan perlunya proses Review Desain maka 3 unsur yaitu pemimpin proyek, Konsultan dan Kontraktor segera melakukan persiapan survai atas semua hal terkait dengan teknis ,administratif dan pembiayaan kontruksi proyek tersebut. Peninjauan kembali atas rencana pekerjaan SDA akan mengakibatkan terbitnya Variasi Pekerjaan Tambah/Kurang, meliputi perkiraan kuantitas untuk setiap mata pembayaran bersama dengan jadual mendetail dari semua pekerjaan. 7 - 53 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek Revisi perkiraan kuantitas ini harus diantisipasi sedini mungkin agar tidak mengubah Jumlah Harga Kontrak secara signifikan .Untuk itu perlu diantisipasi item pekerjaan yang pada awal kecil volumenya , namun pada pada saat pelaksaan volumenya melonjak tajam. Apalagi jika volume yang kecil tersebut pada awalnya tender harga satuannya cukup besar sehingga kenaikan volume akan mengakibatkan perubahan harga yang cukup besar. Dalam setiap proses perencanaan selalu dihadapkan pada beberapa opsi atau alternative penanganan termasuk pembiayaannya. Pada umumnya perubahan dan atau penambahan pembiayaan yang dimungkinkan adalah kurang lebih 10% dari nilai kontrak awal, khususnya yang berbantuan luar negeri, namun pada umumnuya tidak ada khususnya yang berbantuan APBN. Hal ini terkait dengan besaran Recovery Money atau Interest Rate khususnya berbantuan bank maka nilai pembiayaanya harus bankable. Namun bank merekomndasikan tidak terjadi perubahan nilai kontrak. Dalam hal sumber pendanaan pembiayaan proyek SDA berasal dari APBN atau Dana Bantuan Luar Negeri maka ada beberapa prosedur yang harus dilalui sebagai persayaratan administrasi sebelum proyek tersebut dapat dilanjutkan. Pada umumnya prosedur review desain untuk pekerjaan proyek SDA yang berbantuan luar negeri membutuhkan proses persetujuan dari Lending agency paling cepat satu bulan sejak dikirimkan kekaantor perwakilannya, diluar proses persetujuan internal dilingkungan Pemerintah Tingkat Pusat atau Propinsi yang bersangkutan. 7.2.8 Perpanjangan Waktu Pelaksanaan • Perpanjangan waktu kontrak Pada prinsipnya waktu yang disepakati dalam Surat Perjanjian Kontrak adalah tetap. Namun demikian apabila dalam pelaksanaan pekerjaan tersebut ada hal-hal yang dinilai layak untuk menjadi penyebab perlunya perpanjangan waktu pelaksanaan, maka menjadi tugas PimPro / PimBagPro untuk segera mempelajari permasalahannya dan kemudian memperhitungkan jumlah hari yang layak disepakati untuk perpanjangan waktu pelaksanaan. Penetapan perpanjangan waktu pelaksanaan tersebut tidak boleh menunggu sampai PHO (Provisional Hand Over). Adapun yang dimaksud dengan hal- 7 - 54 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek hal yang dinilai layak untuk pengusulan perpanjangan waktu pelaksanaan adalah sebagai berikut : − Pekerjaan tambah. − Perubahan desain − Bencana alam yang dinyatakan oleh Gubernur. − Keterlambatan pekerjaan yang disebabkan oleh Pihak PimPro / PimBagPro (misalnya pembebasan tanah dan sebagainya). − Masalah yang timbul di luar kewenangan Kontraktor. − Force majeur ( antara lain : huru-hara, perang, bencana alam) Keterlambatan pekerjaan karena alasan cuaca / hujan tidak dapat dibenarkan untuk alasan perpanjangan waktu kontrak, kecuali hujan yang luar biasa dan hal ini harus didukung dengan data curah hujan pada saat pelaksanaan kontrak dibandingkan dengan data curah hujan pada tahuntahun sebelumnya. • Prosedur permintaan perpanjangan waktu kontrak − Secara tertulis Kontraktor mengajukan usulan perpanjangan waktu pelaksanaan kepada PimPro / PimBagPro dengan menyebutkan alasanalasannya dan dilampiri data-data pendukung. − PimPro / PimBagPro segera melakukan penelitian dan evaluasi terhadap usulan yang diajukan oleh Kontraktor. − Hasil evaluasi baik berupa persetujuan maupun penolakan harus segera disampaikan kepada Kontraktor secara tertulis. − Dalam hal PimPro / PimBagPro dapat menyetujui usulan yang diajukan oleh Kontraktor, maka proses adendum kontrak harus segera dilakukan. − Proses adendum kontrak karena perpanjangan waktu tersebut harus diikuti dengan perpanjangan waktu semua jaminan (jaminan pelaksanaan, jaminan uang muka, jaminan pemeliharaan) • Revisi jadwal pelaksanaan − Sebagai konsekwensi dari persetujuan perpanjangan waktu pelaksanaan, maka Financial Progress Schedule-S Curve juga perlu direvisi. − Pada umumnya secara normatif revisi jadwal pelaksanaan disiapkan tidak lebih dari 1 (satu) minggu sejak persetujuan perpanjangan waktu diterbitkan. 7 - 55 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan − Pengenalan Manajemen Proyek Revisi Financial Progress Schedule-S Curve harus dibuat sejajar dengan original S Curve yang telah disepakati di dalam kontrak, dimulai dari titik rencana progress yang seharusnya dapat dicapai akibat dari persetujuan perpanjangan waktu. Posisi titik rencana progress ini akan lebih tinggi dari actual progress yang telah dicapai oleh Kontraktor, sehingga dengan demikian kotraktor tetap harus melakukan upaya-upaya khusus untuk mencapai progress yang dikehendaki dalam revisi jadual pelaksanaan. 7.2.9 Denda (Liquidated Damage) − Denda adalah salah satu sanksi yang dikenakan kepada Pihak Kontraktor karena keterlambatan penyelesaian pelaksanaan pekerjaan. − Ketentuan besarnya denda tergantung pada klausul yang tercantum di dalam Syarat-syarat Kontrak. − Sejak waktu pelaksanaan kontrak dilampaui, denda sudah harus diperhitungkan dan dibayar ke Kas Negara pada setiap terjadi transaksi pembayaran. − Jika sumber pembiayaan proyek berasal dari APBN Rupiah Murni, maka PimPro / PimBagPro akan memotong langsung dari tiap tagihan pembayaran yang diajukan oleh Kontraktor. − Sedangkan apabila sumber dananya berasal dari Dana Pinjaman Luar Negeri maka Kontraktor harus terlebih dahulu menyetor pembayaran denda melalui Kas Negara sebelum aplikasi tagihan pembayaran dari Kontraktor diajukan kepada Badan pemberi Pinjaman. 7.2.10 Eskalasi / Dis-Eskalasi Harga Rumus yang digunakan untuk menghitung eskalasi harga adalah sebagai berikut : E = Q X UPO X (K-1) K = O + L X (LN/LO) + M X (MN/MO) + F X (FN/FO) + E X (EN/EO) + T X (TN/TO) + … dimana,  E = Nilai eskalasi harga atau de-eskalasi harga (Price Adjustment)  Q = Kuantitas pekerjaan pada item pekerjaan yang mendapatkan eskalasi 7 - 56 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek  UPo = Harga Satuan Kontrak Asal (Original Unit Price Contract)  K = Faktor Eskalasi Harga  O = Koefisien atau faktor yang tidak disesuaikan (merupakan fixed factor untuk biaya kantor; contoh-contoh dokumen kontrak yang lalu : O = 10%, 15% atau 20% tergantung pertimbangan yang diambil pada waktu menyusun dokumen lelang)  L, M, F, E, dan t adalah komponen Cost Factor masing-masing untuk labour (L), material (M), fuel (F), equipment (E) dan transportation (T), nilainya ditetapkan oleh Employer untuk masing-masing item pekerjaan, dicantumkan di dalam Syarat-syarat Kontrak. Sebagai Cross Check, perlu diketahui bahwa O + L + M + F + E + T = 1,00 (jika tidak ada komponen cost factor selain L, M, F, E, dan T) Catatan : Contoh yang pernah ada, O = 15%, T = tidak diperhitungkan, sehingga L + M + F + E = 100% -15% = 85%.  Lo, Mo, Fo, Eo, To adalah angka index dasar (zero index) untuk Labour, Material, Fuel, Equipment dan Transport yang berlaku pada 30 hari sebelum pembukaan penawaran (bid opening), diambil dari data resmi yang diterbitkan oleh Biro Pusat Statistik (bisa Pusat bisa Daerah, tergantung data mana yang dapat diperoleh)  Ln, Mn, Fn, En, Tn adalah angka index harga untuk Labour, Material, Fuel, Equipment dan Transport yang berlaku pada suatu bulan selama construction period, juga diambil dari data resmi yang diterbitkan oleh Biro Pusat Statistik (bisa Pusat bisa Daerah, tergantung data mana yang dapat diperoleh) pada bulan yang bersangkutan. Jika data yang tersedia di buku Biro Pusat Statistik tidak lengkap biasanya dibuat interpolasi dengan memperhitungkan trend perkembangan angka-angka index yang bersangkutan. Jika di dalam dokumen kontrak terdapat klausul mengenai eskalasi / deeskalasi, maka Engineer, Engineer’s Representative maupun Kontraktor perlu memberikan perhatian atas hal-hal tersebut di bawah : − Pembayaran kontrak akibat eskalasi harga hanya dapat dilakukan untuk item pekerjaan yang dicantumkan di dalam syarat khusus kontrak. − Perhitungan kuantitas item pekerjaan yang dibayar dengan eskalasi : 7 - 57 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan  Pengenalan Manajemen Proyek Kuantitas yang dibayar eskalasinya diperoleh dari selisih kumulatif kuantitas tahun ke (i) yang dipilih dengan kumulatif kuantitas tahun ke (i1) yang dipilih.  Jika kemajuan pelaksanaan terlambat, maka kumulatif kuantitas yang dipilih adalah kumulatif kuantitas rencana.  Jika kemajuan pelaksanaan Ahead Schedule, maka kumulatif kuantitas yang dipilih adalah kumulatif kuantitas actual. − Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mempercepat pembayaran eskalasi : o Perhitungan faktor eskalasi per bulan dibuat dengan menggunakan trend line perubahan Ln, Mn, Fn, En, Tn (regressi linear), diperhitungkan berdasarkan data yang tersedia di Biro Pusat Statistik. o Hasil perhitungan tersebut diajukan kepada instansi yang berwenang untuk mendapatkan persetujuan. o Berdasarkan persetujuan tersebut, tiap bulan dapat dibayarkan 70% dari perhitungan di atas. o Setelah angka index diterbitkan oleh Biro Pusat Statistik, perhitungan secara bertahap dapat disesuaikan dan pembayaran dapat dilakukan secara final setelah dipersiapkan Addendum Kontrak yang diperlukan. − Jika nilai kontrak disusun berdasarkan Harga Satuan berupa Rupiah Currency saja, maka angka index untuk Lo, Mo, Fo, Eo, To dan Ln, Mn, Fn, En, Tn dapat didasarkan atas data yang secara resmi diterbitkan oleh Biro Pusat Statistik. − Jika nilai kontrak disusun berdasarkan Harga Satuan berupa Rupiah Currency + Foreign Currency, maka angka index untuk Lo, Mo, Fo, Eo, To dan Ln, Mn, Fn, En, Tn juga dapat didasarkan atas data yang secara resmi diterbitkan oleh Biro Pusat Statistik, namun untuk porsi Harga Satuan Foreign Currency terlebih dahulu diekivalenkan ke dalam Rupiah dengan kurs pada saat 30 hari sebelum bid opening. Dengan demikian akan diperoleh Harga Satuan dalam Rupiah yang terdiri dari ex Rupiah Currency dan ex Foreign Currency yang dirupiahkan. Adapun rumus yang digunakan untuk menghitung eskalasi harga bagian mata uang asing menjadi sebagai berikut : 7 - 58 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek E = (UPN - UPO X EO)/ET UPN = UPO X EO X K E = (UPO X EO X K/ET) - (UPO X EO/ET) = UPO X (K-1) X EO / ET dimana, Upo = Nilai Harga Satuan Kontrak Semula Upn = Nilai Harga Satuan Kontrak Tereskalasi Eo = Kurs pada saat 30 hari sebelum pembukaan penawaran Et = Kurs pada saat bulan perhitungan eskalasi untuk bagian mata uang asing. 7.2.11 Penyelesaian Perselisihan Kontrak Jika ternyata Kontraktor tidak mampu menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, maka pengamanan dan penyelamatan proyek yang akan diambil oleh PimPro / PimBagPro guna menyelesaikan permasalahan tersebut adalah sebagai berikut : − Penghentian kontrak (Determination) − Pemutusan kontrak (Termination) − Penundaan Pekerjaan (Suspension) − Arbitrase − Rescheduling − Force Majour − Claim • Penghentian Kontrak (Determination) Yang dimaksud dengan penghentian kontrak adalah pengakhiran kontrak lebih awal dari jadwal yang telah ditetapkan atas prakarsa pemilik karena telah terjadi hal-hal di luar kemampuan kedua belah pihak misalnya : − Terjadi perang − Terjadi pemberontakan atau perang saudara − Keributan, kekacauan, huru-hara yang menimpa wilayah proyek dan sekitarnya − Bencana alam. Sebagai konsekwensi penghentian kontrak, Employer berkewajiban membayar kepda Kontraktor biaya-biaya yang dikeluarkan oleh Kontraktor sesuai dengan dokumen kontrak. 7 - 59 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan • Pengenalan Manajemen Proyek Pemutusan Kontrak (Termination) Yang dimaksud dengan pemutusan kontrak adalah pengakhiran kontrak lebih awal dari jadwal yang telah ditetapkan atas prakarsa pemilik karena kelalaian Kontraktor. Pemutusan kontrak ini memberikan sanksi kepada Kontraktor yang bersangkutan, sesuai dengan ketentuan yang berlaku di lingkungan Employer, biasanya mencakup hal-hal sebagai berikut : − Jaminan pelaksanaan dicairkan, disetor ke Kas Negara − Sisa jaminan uang muka dicairkan sekaligus, disetor ke Kas Negara. − Pengenaan denda yang diatur sebagai berikut : o Apabila kontrak diputus sebelum construction period berakhir maka Kontraktor tidak dikenakan denda apapun. o Apabila kontrak diputus setelah construction period berakhir namun belum mencapai waktu untuk denda maksimum, maka denda hanya dikenakan sampai waktu pemutusan kontrak. o Apabila kontrak diputus setelah masa pengenaan denda maksimum maka kepada Kontraktor dikenakan denda maksimum. − Kepada Kontraktor yang diputus kontraknya dikenakan sanksi tambahan berupa pengenaan daftar hitam (tidak diundang lelang, tidak ditunjuk sebagai pemenang lelang, tidak diberi pekerjaan dengan pemilian langsung) untuk jangka waktu tertentu, untuk propinsi tertentu, untuk beberapa propinsi tertentu atau bahkan untuk skala wilayah nasional. • Penundaan Pekerjaan (Suspension) − Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan khusus, PimPro / PimBagPro dapat menggunakan kewenangannya memerintahkan Kontraktor untuk menunda pelaksanaan pekerjaan atau bagian pekerjaan yang dilakukannya. − Engineer’s Representative dalam hal ini harus membantu PimPro / PimBagPro dengan memberikan pedoman dan perintah kepada Kontraktor dalam melindungi / menjaga pekerjaan selama masa penundaan. − Biaya-biaya yang dikeluarkan oleh Kontraktor selama masa penundaan menjadi tanggung jawab Engineer, kecuali dalam penundaan tersebut : o Dinyatakan lain dalam dokumen kontrak. 7 - 60 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan o Pengenalan Manajemen Proyek Atau penundaan terpaksa harus dilakukan karena keadaan cuaca buruk yang dapat mempengaruhi keselamatan dan kualitas pekerjaan o − Atau karena kesalahan Kontraktor. Untuk mendapatkan pengembalian pembayaran selama masa penundaan, konraktor harus memberitahukan hal ini secara tertulis kepada Engineer’s Representative paling lambat 28 hari setelah perintah Engineer’s Representative dikeluarkan, dan Engineer berkewajiban menyelesaikan pembayarannya sesuai dengan rekomendasi yang diberikan oleh Engineer’s Representative. • Arbitrase Arbitrase dilakukan jika terjadi perselisihan atau perbedaan pendapat yang tidak bisa diselesaikan oleh Engineer (mewakili Employer) dan Kontraktor. Arbitrase dilakukan berdasarkan "Arbitration Rules of the United Nations Commission on International Trade Law" yang untuk pekerjaan proyekproyek SDA di Indonesia dapat disimpulkan sebagai berikut : − Arbitrase harus dilaksanakan di Jakarta. − Bahasa yang dipakai adalah Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris. − Bila dua orang penengah (arbitrator) gagal mencapai persetujuan, maka seorang wasit yang ditunjuk dari Badan Arbitrase Indonesia atau pengadilan Negeri. − Keputusan yang diambil oleh Arbitrator akan mengikat kedua belah pihak. − Selama masa perundingan arbitrase berlangsung, Kontraktor berkewajiban melanjutkan pekerjaan. 7.3 Tahap Peyelesaian Dan Penyerahan Proyek 7.3.1 Program penyelesaian pekerjaan Dalam fase ketiga ini pekerjaan justru menuntut perhatian yang lebih dari pada fase sebelumnya atau opersinal pelaksanaan pekerjaan. Nilai progres fisik pada fase ini kecil namun sangat menentukan keberhasilan penyelesaian sebuah proyek dengan tepat waktu dan mutu ’ kasat mata’ serta ’nilai monumental’ sebuah proyek. 7 - 61 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek Beberapa kemungkinan negatif yang harus diperhatikan dan ditindak lanjuti oleh manajer proyek pada fase ini, antara lain:  Adanya perubahan waktu penyelesaian proyek yang biasanya diajukan karena alasan seremonial atau ’politis tertentu dari pemilik proyek  Bahkan tidak jarang dalam fase menjelang proyek selesai perubahan desain dan fungsi suatu bangunan atau pekerjaan tertentu harus dikerjakan dengan alasan yang ’macam-macam’ namun faktor teknis yang lebih memaksa untuk dilakukan sebuah perubahan  Pekerjaan finishing atau pekerjaan akhir proyek biasanya sangat meminta pengerahan banyak tenaga kerja dan terampil termasuk beberapa pihak yang terkaitdengan penyelesaian proyek tersebut  Lokasi proyek dan koordinasi pengaturan jadwal pelaksanaan sangat meminta perhatian khusus Disinilah terasa perlunya koordinasi dan perencanaan pelaksanaan yang baik dan berjalan dengan lancar pada fase opersional pelaksanaan pekerjaan, dengan demikian pekerjaan finishing proyek menjadi ringan dan situasinya tidak menegangkan menjelang penyelesaian proyek. Program penyelesaian pekerjaan harus sangat detail (mingguan) seperti:  Penyediaan tenaga kerja, mandor borong, sub Kontraktor spesialis untuk pekerjaan detail atas finishing tertentu  penyediaan material finishing misalnya pengecatan, asesori bangunan, pembersihan dan land scapping  Pekerjaan akhir untuk bangunan / saluran dan fasilitas umum  Pekerjaan untuk monumen prasasti dan seremonial lainnya yang diperlukan  Melakukan pekerjaan crash program untuk pekerjaan yang mengalami perubahan segera dengan rekomendasi dan persetujuan tertulis dari pemilik proyek untuk keperluan kontraktual yang harus diselesaikan  Pada waktu yang bersamaan proses administrasi dan quantity survey juga dilakukan untuk mempersiapkan dokumen mutual check 100% progress fisik  Disiapkan dan dibuat dokumen as build drawing lengkap untuk memenuhi ketentuan yang diminta dan sesuai dengan kontrak 7 - 62 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan  Pengenalan Manajemen Proyek Menyiapkan dan memproses tagihan progres fisik untuk sampai dengan 100% atau pekerjaan selesai yang dilampiri jaminan bank sebagai jaminan pemeliharaan (maintenace bond) Aktivitas untuk kepentingan internal proyek dan perusahaan  Menunjang aktivitas dan administrasi untuk semua kepentingan untuk penyelesaian proyek tepat waktu, sesuai rencana kerja yang baru dan menyangkut kepentingan Kontraktor / proyek yang menjadi tanggung jawabnya  Melakukan koordinasi informal dan formal dengan pemilik proyek menjelang penyelesaian proyek tersebut, terutama apabila ada hal khusus yang memerlukan koordinasi dalam penyelesaiannya demi kepentingan bersama antara Kontraktor dan owner  Menyiapkan dokumen yang diperlukan menjelang selesainya proyek: - Dokumen pengukuran dan perhitungan mutual check progres fisik 100% (MC 100%) - Dokumen amandemen kontrak bersama pemilik proyek karena adanya perubahan atas alokasi volume pekerjaan dan perubahan lainya. Hal ini dimaksudkan agar progres billing yang diajukan segera diproses - Membuat dan memproses dokumen jaminan bank untuk jaminan pemeliharaan (Maintenance Bond) - Menyiapkan dan mengajukan gambar proyek akhir atau as build drawing dan foto dokumentasi untuk 0%, 50% dan 100% termasuk dokumen lain yang ditentukan oleh pemilik proyek atau kontrak - Manajer proyek melakukan koordinasi dan membuat laporan pertanggungjawaban pengelolaan proyek dan laporan keuangan untuk direksi/kepala cabang/perusahaanya - Koordinasi dimaksudkan terutama untuk demobilisasi dan rencana penggunaan sumber daya termasuk tenaga untuk kepentuingan perusahaan atau proyek lain atau proyek yang akan datang - Surat-surat atau dokumen lain yang diperlukan sehubungan dengan rencana penyerahan pekerjaan / Proyek kepada Owner - Certificate of completion atau Reference Statement akan diberikan oleh pemilik pekerjaan sesuai dengan permintaan Kontraktor karena pekerjaan telah selesai dengan baik dan memuaskan pemilik proyek, 7 - 63 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek termasuk Konsultan pengawas atau Konsultan manajemen proyek dan pihak Kontraktornya sendiri. 7.3.2 Provisional Hand Over (PHO) Setiap pelaksanaan proyek, pekerjaan konstruksinya dibatasi dengan waktu yang disebut construction period. Pada akhir construction period, harus dilakukan Serah Terima Sementara Pekerjaan, disebut sebagai Provisional Hand Over (PHO). Secara umum keharusan menyelenggarakan PHO ini ada di dalam Conditions of Contract (syarat-syarat Kontrak), namun biasanya secara rinci proses PHO tersebut diatur dengan petunjuk praktis pengendalian proyek yang diterbitkan oleh Instansi yang berwenang. PHO diselenggarakan oleh Panitia PHO yang dibentuk oleh Instansi yang berwenang. Adapun ruang lingkup tugas Panitia PHO adalah sebagai berikut : – Meneliti dan membuat Berita Acara hasil penelitian Penyerahan Pekerjaan. – Membentuk tiga tim guna melakukan penelitian yaitu Tim Visual, Tim Teknis / Quality Control dan Tim Administrasi. – Menetapkan tanggal definitif pelaksanaan PHO. – Sekaligus menetapkan tanggal FHO sesuai dengan persyaratan yang telah digariskan di dalam Dokumen Kontrak. • Proses Serah Terima Sementara Pekerjaan Ada 3 agenda yang harus dicermati di dalam proses PHO yaitu :  Agenda First Meeting  Agenda Second Meeting  Agenda setelah berakhirnya Grace Period. • Agenda First Meeting – Uraian Kronologis Proyek, disiapkan oleh PimBagPro :  Nama Proyek  Lokasi Proyek  Panjang efektif dan fungsional proyek  Total biaya proyek  Proses Adendum Kontrak yang pernah dilakukan : o Alasan diadakannya Adendum Kontrak o Prosedur yang sudah dilewati dalam penyiapan proses Adendum Kontrak 7 - 64 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek  Technical justification dan atau negosiasi harga pada pay item yang belum ada dalam kontrak  Berita Acara Adendum Kontrak oleh Panitia Peneliti Kontrak yang dibentuk oleh PimBagPro.  Persetujuan Adendum Kontrak atau NOL (No Objection Letter) dari Instansi yang berwenang dan Lending Agency bagi proyek-proyek yang sumber dananya berasal dari Pinjaman Luar Negeri.  Revisi DIP (Daftar Isian Proyek) dan PO (Petunjuk Operasional)  Lingkup proyek yang paling dominan disertai volume dan biaya.  Progres fisik saat First meeting, dilengkapi dengan data pendukung : o Komulatif final quantity yang sudah dapat diproses MC-nya, atau yang belum dapat diproses MC-nya untuk diperbandingkan dengan total kuantitas yang ada di dalam kontrak. o Identifikasi jenis item pekerjaan dan volumenya yang sudah diperintahkan kepada konraktor untuk dilaksanakan namun belum dilaksanakan. o Identifikasi work item yang belum ditangani o Identifikasi sisa dana yg. mungkin dapat digunakan untuk item pekerjaan lain yang diperlukan. – Penjelasan dari Ketua Panitia PHO  Mencari kesepakatan tentang prosedur PHO yang akan dilaksanakan.  Mencari kesepakatan sementara apakah proyek yang bersangkutan dapat dimulai proses PHOnya berdasarkan laporan dari PimBagPro serta berkas laporan dari Konsultan. – Pembentukan 3 Tim dan persiapannya  Tim Visual o Penyiapan foto tustel untuk me-reccord hasil site visit. o Penyiapan list of defect and deficiencies. o Penyiapan list of deviatioan and omissions (unauthorized chang in work) o  List of errors and ommission in drawing Tim Teknis / Quality Control o Penyiapan list of Quality Control sebagaimana yang ada pada spesifikasi untuk pengecekan terhadap back up data yang disusun oleh proyek / Konsultan. 7 - 65 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan o Pengenalan Manajemen Proyek Pengecekan terhadap back up data untuk mengetahui item pekerjaan yang belum memenuhi spesifikasi, baik cara mengambil sample (frekuensi dan cara) maupun quality-nya. o Pengecekan terhadap Quality Report yang dibuat oleh Konsultan supervisi.  Tim Administrasi o Dokumen lelang. o Dokumen Kontrak o Dokumen dan atau Amandemen :  Perpanjangan waktu  Penambahan atau pengurangan biaya  Pengaturan pajak  Pengaturan sharing sumber pembiayaan  Berita Acara Dokumen Adendum / Amandemen oleh Panitia Peneliti Pelaksanaan kontrak  Surat Keputusan Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak yang dibentuk oleh PimPro / PimBagPro o NOL (No Objection Letter) dari Lending Agency o Dokumen Technical Justification. – Membuat Rencana Kerja Tim  Menyiapkan schedule kegiatan masing-masing tim  Menentukan tanggal Second Meeting – Menetapkan tanggal (Tentative) PHO • Agenda Second Meeting – Penyiapan laporan dari masing-masing Tim – Evaluasi terhadap laporan masing-masing Tim  Identifikasi kegiatan yang belum dilaksanakan oleh Kontraktor dan Konsultan  Kegiatan yang termasuk dalam lingkup kontrak namun belum dilaksanakan oleh Kontraktor / Konsultan.  Kegiatan yang termasuk belum lingkup kontrak namun perlu dilaksanakan oleh Kontraktor / Konsultan.  Identifikasi jenis kegiatan dan volume kegiatan tersebut di atas untuk mengetahui pembiayaan yang diperlukan dan waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaiannya 7 - 66 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek  Dalam hal item pekerjaan tersebut sudah termasuk dalam lingkup kontrak dan belum dilaksanakan oleh Kontraktor, maka pembiayaan masih menjadi tanggung jawab Kontraktor dalam batasan quantity yang disebutkan dalam kontrak.  Dalam hal kegiatan item pekerjaan tersebut quantitynya sangat diperlukan namun tidak mencukupi atau belum termasuk dalam lingkup kontrak, maka dapat segera diambil tindakan sebagai berikut:  Jika dalam batasan jumlah biaya kontrak masih dimungkinkan untuk mengurangi item pekerjaan lain yang kurang diperlukan, maka dapat dibuatkan amandemen kontrak dengan Berita Acara yang ditandatangani oleh Panitia PHO  Jika dalam batasan jumlah biaya kontrak sudah tidak dimungkinkan lagi mengurangi item pekerjaan yang lain maka Panitia PHO dapat memberikan saran kepada PimBagPro untuk :  Mengusulkan kekurangan pembiayaan tersebut sebagai bahan usulan DIP yang akan datang atau revisi DIP dalam tahun anggaran yang sedang berjalan jika memungkinkan.   Merupakan bagian final report dari Konsultan supervisi ybs. Dokumen progres fisik untuk masing-masing item pekerjaan untuk dikontrol terhadap volume kontrak.  Back up data untuk perhitungan quantity dan MC.  Monthly Certificate.  Price Escalation Certificate.  Method Of Measurement For Payment Of Major Item.  Monthly Progress Report.  Quarterly Report.  Final Report.  Foto-foto sebelum, selama dan sesudah proyek.  Masalah hutang Kontraktor kepada sub Kontraktor, paling tidak sebulan sebelum PHO PimBagPro membuat pengumuman tentang hal ini di lokasi-lokasi yang memungkinkan diketahui oleh sub Kontraktor.  As built drawing.  Masalah retribusi kepada Pemerintah Daerah setempat.  Identifikasi peringatan PimBagPro dan Konsultan yang belum ditanggapi oleh Kontraktor.  Penyelesaian permasalahan-permasalahan alat berat. 7 - 67 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan  Pengenalan Manajemen Proyek Identifikasi alat berat yang mendapat keringanan bea masuk, agar dibuatkan Berita Acara Penerimaan oleh PimBagPro yang bersangkutan, dalam hal ini :  o Jenis alat yang diterima o Tanggal kedatangan alat di proyek. o Tanggal kontrak pembelian alat berat. Sisa DIP yang mungkin masih ada,agar bisa segera diadakan revisi untuk dapat dimanfaatkan oleh proyek lain yang memerlukannya.  ASTEK (Asuransi Tenaga Kerja) – Menetapkan Grace Period  Maksimum 30 hari, mengingat penempatan Konsultan berakhir 1 (satu) bulan setelah tanggal PHO definitif.  Ditetapkan berdasarkan perkiraan oleh panitia PHO yang disetujui oleh semua unsur terkait, termasuk Kontraktor dan Konsultan. – Memperbaharui tanggal tentative PHO  Dalam hal hasil evaluasi Panitia PHO menghasilkan keputusan bahwa Kontraktor belum mmelaksanakan 100% quantity sebagaimana disebutkan dalam Dokumen Kontrak, maka tanggal tentative PHO ditetapkan oleh Panitia PHO berdasarkan evaluasi dan analisa terhadap sisa item pekerjaan yang belum dilaksanakan oleh Kontraktor dan kemampuan Kontraktor yang bersangkutan.  Dalam hal penundaan tanggal Tentative PHO melebihi tanggal akhir konstruksi, maka Kontraktor dapat dikenakan denda sebagaimana disebutkan di dalam General Condition of Contract. Agenda setelah berakhirnya Grace Period  Membuat Berita Acara Hasil Penelitihan untuk penyerahan pekerjaan.  Menetapkan tanggal definitif pelaksanaan PHO.  Menetapkan tanggal FHO sesuai dengan Dokumen Kontrak. Berikut adalah Flow Chart Proses Kegiatan Utama PHO dan Diagram Pelaksanaan Serah Terima Sementara Pekerjaan (PHO) : 7 - 68 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek FLOW CHART PROSES KEGIATAN UTAMA PROVISIONAL HAND OVER Kontraktor mengajukan permohonan PHO Panitia PHO menyelenggarakan First Meeting Engineer melakukan pemeriksaan awal thd permohonan PHO Membentuk 3 Tim : Visual, Administrasi, dan Quantity Panitia PHO mengadakan pemeriksaan ulang pada akhir grace period Membuat Berita Acara PHO NO Melakukan pemeriksaan : Visual, Administrasi, dan Quantity Memenuhi syarat PHO? Field Supervision Team memeriksa rincian akhir perhitungan seluruh pekerjaan yang dibuat oleh Panitia PHO OK Membuat laporan hasil pemeriksaan : Visual, Administrasi, dan Quantity Engineer's Reprs. Menyampaikan : Actual Progress & prediksi tgl PHO Panitia PHO menyelenggarakan Second Meeting Pembentukan Panitia PHO Kontraktor memperbaiki hasil pekerjaan sesuai saran Tim Visual, Administrasi, dan Quantity Pemberitahuan tertulis kepada kontraktor tentang pembentukan Panitia PHO Mengesahkan Berita Acara PHO dan perhitungan seluruh pekerjaan yang telah selesai dikerjakan OK NO Penilaian atas hasil perbaikan ? 7 - 69 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan 7.3.3 Pengenalan Manajemen Proyek Final Hand Over (FHO) Final Hand Over adalah serah terima akhir hasil pelaksanaan pekerjaan oleh Kontraktor kepada Pemilik. Kontraktor tidak / belum dianggap selesai mengerjakan pekerjaan sebelum dikeluarkannya Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan. Dengan dikeluarkannya Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan maka kewajiban Kontraktor telah selesai. Penyelenggaraan FHO berpedoman pada Condition of Contract (Syaratsyarat Kontrak) dan pedoman-pedoman lain yang dikeluarkan oleh instansi terkait, dilaksanakan oleh Panitia FHO yang dibentuk oleh instansi yang berwenang. Adapun ruang lingkup kegiatan Panitia FHO adalah sebagai berikut : – Melakukan penelitian terhadap realisasi pemeliharaan selama “Warranty Period” atas hasil pekerjaan konstruksi yang telah dilakukan oleh Kontraktor. – Menetapkan tanggal definitif FHO. – Membuat Berita Acara hasil penelitian penyerahan pekerjaan. Untuk memberikan gambaran umum penyelenggaraan FHO berikut adalah rangkaian proses FHO yang harus dilakukan oleh para pihak terkait : • Surat permohonan dari Kontraktor Kontraktor harus sudah mengajukan permohonan Serah Terima Akhir Pekerjaan kepada Pemimpin Bagian Proyek / Pemimpin Proyek paling lambat 21 (dua puluh satu) hari sebelum berakhirnya masa pemeliharaan. Dalam surat permohonan dimaksud harus disebutkan bahwa pemeliharaan telah dilaksanakan sesuai dengan Dokumen Kontrak dan menyebutkan wakil-wakil Kontraktor yang ditunjuk untuk mewakili Kontraktor dalam proses Serah Terima Akhir Pekerjaan. • Rekomendasi dari Engineer Berdasarkan permohonan Serah Terima Akhir Pekerjaan, Engineer mengadakan penilaian sementara terhadap hasil pelaksanaan pemeliharaan yang telah dilakukan oleh Kontraktor. Kemudian Engineer menyampaikan rekomendasi kepada Employer, bahwa Kontraktor sudah / belum melaksanakan pekerjaan tersebut. Di dalam rekomendasi tersebut dilampirkan Hasil dan Daftar Perbaikan Cacat dan Kekurangan yang telah dikerjakan sesuai dengan rencana kerja pemeliharaan yang telah disetujui. 7 - 70 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan • Pengenalan Manajemen Proyek Pemberitahuan PimBagPro / PimPro kepada Ketua Panitia FHO Apabila Kontraktor telah selesai atau telah melaksanakan pekerjaan pemeliharaan dengan baik menurut Engineer, kemudian Engineer (dalam hal ini Pemimpin Bagian Proyek / Pemimpin Proyek) memberitahukan hal tersebut kepada Ketua Panitia FHO dan meminta kepada Panitia FHO untuk melakukan kunjungan ke lapangan. Panitia FHO harus sudah mulai melaksanakan pemeriksaan ke lapangan paling lambat 14 (empat belas) hari sebelum masa pemeliharaan berakhir. • Pelaksanaan Serah Terima Akhir Pekerjaan – Rapat Pertama Uraian kronologi pelaksanaan proyek oleh PimBagPro / PimPro  Nama Proyek  Lokasi Proyek  Panjang efektif dan fungsional proyek  Total biaya proyek  Proses Adendum Kontrak yang pernah dilakukan o Alasan diadakannya Adendum Kontrak o Prosedur yang sudah dilewati dalam penyiapan proses Adendum Kontrak  Technical justification dan atau negosiasi harga pada pay item yang belum ada dalam kontrak  Berita Acara Adendum Kontrak oleh Panitia Peneliti Kontrak yang dibentuk oleh PimBagPro.  Persetujuan Adendum Kontrak atau NOL (No Objection Letter) dari Instansi yang berwenang dan Lending Agency bagi proyek-proyek yang sumber dananya berasal dari Pinjaman Luar Negeri.  Revisi DIP (Daftar Isian Proyek) dan PO (Petunjuk Operasional)  Hasil pelaksanaan pemeliharaan yang telah dilakukan oleh Kontraktor selama masa pemeliharaan. Penjelasan dari Ketua Panitia FHO  Mencari kesepakatan tentang prosedur FHO yang akan dilaksanakan.  Mencari kesepakatan sementara apakah proyek yang bersangkutan dapat dimulai proses FHOnya berdasarkan laporan dari PimBagPro serta berkas laporan dari Konsultan.  Mencari kesepakatan jadual pelaksanaan FHO.  Menentukan Tentative tanggal FHO. 7 - 71 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan – Pengenalan Manajemen Proyek Kunjungan Lapangan Berdasarkan laporan PimBagPro / PimPro tentang rencana kerja dan daftar cacat / kerusakan maka Panitia FHO bersama-sama Kontraktor dan unsurunsur proyek melakukan penilaian terhadap hasil pelaksanaan pemeliharaan yang dilakukan oleh kontrakor selama masa pemeliharaan (Warranty Period). Selain itu panitia juga mencatat cacat dan kerusakan yang terjadi selain yang telah dilaporkan tersebut jika ada. – Rapat kedua  Identifikasi kegiatan yang belum dilaksanakan oleh Kontraktor pada masa pemeliharaan.  Evaluasi terhadap hasil kunjungan lapangan.  Dalam evaluasi terhadap hasil kunjungan lapangan tersebut, apabila Panitia FHO berkesimpulan bahwa Kontraktor telah menyelesaikan semua “Defects And Deficiencies” – cacat dan kerusakan, maka : o Panitia FHO membuat Berita Acara yang menyatakan bahwa Kontraktor telah menyelesaikan pemeliharaan atas hasil pekerjaan konstruksi (yang telah di PHO-kan) pada masa pemeliharaan (Warranty Period) dengan baik sesuai dengan Dokumen Kontrak. o Menyatakan bahwa telah dapat dilakukan Serah Terima Pekerjaan yang terakhir kalinya (FHO). o Menetapkan tanggal FHO. o Ketua Panitia FHO membuat surat pemberitahuan tentang hasil pemeriksaan yang telah dilakukan kepada PimBagPro / PimPro. – Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan Berdasarkan surat dari Ketua Panitia FHO, PimBagPro / PimPro membuat Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan dengan Kontraktor. Pada halaman selanjutnya digambarkan diagram pelaksanaan Serah Terima Akhir Pekerjaan. 7 - 72 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek BAB VIII KEMAMPUAN TAMBAHAN PENGELOLAAN PROYEK 8.1 Komunikasi Keterampilan komunikasi yang dibutuhkan manajer Proyek yang berjalan lancar dan berhasil bisa dipastikan memenuhi 4 (empat) faktor, yaitu :  Perencanaan (program) kerja yang baik.  Persiapan kerja. yang baik.  Pengendalian operasional pelaksanaan yang efektif  KOMUNlKASI yang efektif (tepat sasaran dan dilakukan dengan baik dan benar). Keterampilan (kemampuan) berkomunikasi dalam pengelolaan proyek dibutuhkan karena ada kepentingan dari pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek yang bersangkutan. Dalam hal ini, Manajer Proyek selaku penanggung jawab atas keberhasilan pelaksanaan proyek sangat berkepentingan pada terlaksananya program kerja, misi proyek, dan misi perusahaannya. Untuk itu, semua akan terlaksana dan memberikan hasil positif, HANYA KALAU ada hubungan dan pilihan bentuk komunikasi yang tepat dan dilakukan dengan baik. Itu adalah karena keterampilan (kemampuan) merupakan keterampilan (kemampuan) berkomunikasi, hakikatnya untuk memilih bentuk komunikasi yang tepat dan melakukannya dengan baik, yang ditandai dengan hasil positif sebagai berikut:  Menimbulkan respek, simpati, dan rasa antusias bagi yang diajak berkomunikasi tersebut.  Mudah dimengerti dan ’diterima’ dengan baik.  Kepentingan yang diharapkan terlaksana.  Hubungan kerja dan hubungan bisnis menjadi lebih baik. Sebelum Berkomunikasi Beberapa Pertanyaan Patut Anda Pikirkan Mengerti dan menindaklanjuti pemikiran tersebut dengan akan sangat membantu suksesnya komunikasi Anda. Pertanyaan (pemikiran) tersebut, antara lain:  Apa sasaran / tujuan utamanya?  Siapa yang akan menerimanya?  Bagaimana kira-kira sikap / reaksi penerima terhadap persoalan pokok yang 8-1 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek disampaikan tersebut?  Tindakan apa yang saya inginkan?  Apa yang menjadi pokok persoalannya?  Apakah hal-hal yang penting sudah cukup jelas?  Seberapa banyak yang ingin dan perlu mereka ketahui?  Apakah bahasa dan susunan kalimatnya sudah sesuai dengan lingkungan penerima? Dan, sudah sesuaikah dengan materi yang disampaikan?  Apakah penerima mengetahui apa yang seharusnya diharapkan?  Apakah tidak ada pesan (kalimat) yang bisa ditafsirkan salah/lain?  Apa bentuk (alat) yang terbaik untuk mengkomunikasikan pesan yang disampaikan tersebut? Memo, telepon, surat, faksimile, atau pertemuan langsung? Pesan-pesan yang tidak relevan, tidak sesuai, atau tidak mengarah pada kemajuan dan tindakan yang diharapkan, menjadi tidak produktif Bentuk (macam) komunikasi yang umum dipergunakan di proyek Komunikasi langsung  Tatap muka  Dengan perseorangan  Dengan orang banyak • Presentasi dan forum rapat • Pidato Komunikasi tak langsung Telepon (sarana elektronik, audio-visual lainnya)   Tertulis • Surat dan memo • Laporan-Iaporan Audio-visual (sarana elektronik lainnya). Komunikasi Langsung - Tatap muka  Manajer yang efektif dari institusi atau perusahaan manapun, mengerti dan tahu benar bagaimana memanfaatkan semaksimal mungkin komunikasi tatap muka dengan staf, mitra kerja, atasan, kolega, ataupun mitra bisnisnya.  Komunikasi tatap muka adalah bentuk komunikasi yang paling efektif Karena, kita bisa mendapatkan umpan balik secara langsung mengenai rencana dan gagasan kita. Juga, kita bisa membangkitkan rasa antusias atau komitmen 8-2 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek langsung dengan lebih baik, jika kita berurusan dengan seseorang secara tatap muka. Jadi, sangat keliru bila seorang Manajer menghindari/ mengelakkan tanggung jawabnya dalam komunikasi langsung-tatap muka dan menggantikannya dengan komunikasi tertulis.  Komunikasi tatap muka, meliputi tatap muka langsung dengan perseorangan, beberapa orang, forum rapat, presentasi, dan pidato.  Komunikasi tatap muka menurut kira untuk menghargai orang lain dengan memperhatikan apa yang mereka katakan. Itu berarti kita harus bisa mendengarkan, mengerti, dan mengingat apa yang disampaikan ’lawan’ bicara.  Apabila masalah yang dipercakapkan sedemikian banyak, maka perlu diminta (dibuat) ringkasan pembicaraan, agar diperoleh hasil pembicaraan yang efektif dan jelas maksudnya. bagi kedua belah pihak. Dengan demikian, arti/maksud setiap, pengertian yang tidak jelas (tidak tegas) pun bisa dijernihkan. Untuk rapat-rapat, biasanya segera dibuat berita acara rapat (notulen).  Komunikasi tatap muka bisa berupa percemuan perundingan (negosiasi) atau rapat lainnya unruk memutuskan sesuatu hal yang menyangkut kepentingan peserta pertemuan atau kepentingan pihak yang diwakilinya dengan kuasa tertentu. Untuk kepentingan demikian hal yang perlu diperhatikan adalah: • Kita (Anda) harus memastikan unruk memberikan tanggapan dengan benar. • Siap dengan beberapa alternatif posisi tawar-menawar, sehingga mampu memberikan/ mengubah perundingan dan keputusan apabila situasi dan kondisi mengharuskan unruk memberikan sikap dan keputusan yang cepat. • Dalam rangka pembicaraan seperti iru, kira (Anda) dimungkinkan untuk membawa rekan sejawat (mitra kerja), guna memberikan dukungan atas kepastian dan wewenang yang sesuai dengan kesepakatan dan kepentingan kita (Anda). • Misalnya, untuk membujuk, memohon bantuan, memuji, ataupun menegur mereka, dan lain-lain. • Gunakanlah ’bagian pertama’ dari pertemuan/pembicaraan tersebut untuk ’membaca’ dan memeriksa pemikiran.dan arah pembicaraan lawan bicara kira (Anda), sehubungan dengan kepentingan yang dibicarakan. Kecermatan Anda dalam ’menangkap arah’ pembicaraan lawan bicara tersebut, akan mendukung posisi kemenangan dalam pembicaraan (perundingan) yang bersangkutan. • Apabila waktu pelaksanaan pembicaraan tersebut tidak / kurang menguntungkan bagi kepentingan Anda, misalnya, karena Anda tidak siap, 8-3 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek maka keputusan terbaik adalah meminta agar acara atau pembicaraan tersebut ditunda sampai pada waktu yang disepakati serta pihak yang terkait. Terutama harus menguntungkan posisi kita (Anda). Dalam komunikasi langsung tatap muka, umpan balik bisa seketika didapatkan Agar pengertian, persetujuan, atau kesepakatan yang Anda inginkan itu benar dan jelas, maka bisa diajukan beberapa pertanyaan kepada yang bersangkutan. Misalnya:  Apakah usulan saya bisa Anda setujui untuk dilaksanakan ?  Bisakah batas waktu pelaksanaan tersebut Anda penuhi?  Apakah masih memerlukan informasi dan / atau pelengkap lagi?  Apakah sumber daya yang tersedia sudah memenuhi syarat jumlah dan kriterianya?  Bisakah kita bicarakan alternatif lainnya?  Bagaimana kalau kita adakan pembicaraan lebih lanjut mengenai persoalan tersebut?  Apakah Anda bisa menyiapkan proposalnya secara lengkap untuk didiskusikan?  Dan lain-lain Dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan seperti tersebut atau menurut kebutuhan Anda, maka persoalan akan bisa dibereskan dengan lebih efektif Dalam berkomunikasi langsung (tatap muka), kita (Anda) perlu Mengenali sikap badan, gerakan tubuh atau ’bahasa tubuh’ lawan bicara kita Manajer yang ’cerdik’ biasanya sengaja rnempelajarinya sampai mempunyai kernampuan untuk memperoleh ’petunjuk’ dari ’bahasa tubuh’ orang-orang yang berurusan dengannya. Bahasa tubuh belum tentu akan mernberikan pengetahuan atau inforrnasi yang tepat mengenai pikiran dan emosi seseorang. Namun,hal itu sering memberikan petunjuk penting. Komunikator-tatap muka-yang baik banyak menggunakan waktunya uncuk melakukan lobi-lobi dengan pihak lain untuk mencapai keberhasilan kepentingan / misinya. Kenyataan menunjukkan bahwa sekelompok orang yang terlibat dalam pembicaraan, masing-masing memiliki tipe psikologis yang berbeda. Di sisi lain, kita (Anda) dalam waktu yang singkat dituntut untuk bisa mengenali dan mernahami tipe pribadi orang yang bersangkutan uncuk menghasilkan komitrnen kelompok yang efektif sehingga misi yang direncanakan tercapai. 8-4 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek Ada 4 (empat) tipe orang menurut Carl Jung, ahli psikologi tingkah laku manusia, yaitu:  Tipe’ ahli pikir’ yang bergumul dengan fakta dan angka. Dengan orang yang bertipe ini, gagasan verbal akan lebih dimengerti dan lebih ditanggapi positif bila disajikan dalam bentuk proposal (memo) yang tersusun rapi. Dengan memberi ’kesan’ status fakta pada gagasan tersebut, proposal lebih mudah untuk disetujui . Tipe ’ahli pikir’ umumnya mempunyai karakter (sifat) teliti, logis dan rasional, serta lebih tertarik pada argumen yang ditunjang oleh data dan nilai-nilai yang terukur. Dalam kelompok (organisasinya) mereka sering dianggap sebagai ’penjaga’ atau ’pengatur’. Maka, konsep yang mendapat dukungan dari mereka akan menjamin keberhasilan dan kehormatan Para ’ahli pikir’ tersebut biasanya mempunyai ’kernampuan lebih’ dalam hal berpikir analitis, ketertiban, dan kurang respek terhadap cara berpikir atau inforrnasi yang tidak beraturan  Tipe ’ahli firasat’. • Kreatif dan penuh gagasan. • Nalurinya kuat dan tidak toleran terhadap data yang banyak sekali. • Lebih senang diberitahukan atas suatu persoalan dan dibiarkan mencari penyelesaian dengan caranya sendiri. • lnovasi merupakan keahliannya, tetapi umumnya tidak mampu mengenali detail dan rinciannya. Mereka jarang bisa menerima usulan dari luar tahapan konsep, dan umumnya memerlukan bantuan dari para ahli tindakan (ahli melaksanakan dan/atau ahli indra). • Kesepakatan waktu dianggap penting oleh para ’ahli firasat’. Maka, untuk berkomunikasi dengannya perlu memastikan bahwa yang bersangkutan dalam kondisi siap atau ’nyala’ (’in}  Tipe’ ahli indria’. • Merupakan orang-orang yang cenderung/suka pada tindakan (melakukan pekerjaan). • Banyak akal dan lebih condong ke pekerjaan/pelaksanaan. • Merupakan tipe pribadi’ orang yang sangat berguna bagi tim, meskipun kadang suka melaksanakan lebih dahulu rencana kerja sebelum waktunya. • Lebih tertarik pada ’bagaimana’ bukan ’mengapa’ dan sering kali mempunyai 8-5 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek motivasi yang baik / tinggi. • Kepada mereka bisa langsung disampaikan pokok persoalannya dan mereka akan selalu bersedia untuk melakukan sesuatu.  Tipe ’ahli rasa’. • Umumnya sangat dikuasai oleh perasaan dan emosi. • Mereka biasanya cenderung memperhatikan ’kesepakatan’ organisasi, urusan personalia, dan hubungan rnasyarakat. Masalah, citra, reputasi, lingkungan, dan etika lebih rnenarik baginya daripada ornset dan keuntungan. • Mereka (sering pertirnbangan, kali) serta rnernpunyai memilih nilai kernarnpuan alternatif dalarn yang mengajukan rnenarik unruk rnengimbangi usulan yang semata-rnata kornersial. • Berbicara dengan ahli rasa dari segi ’nilai’ dan ’kepentingan’ rnasalah akan lebih rnudah sampai pada kesepakatan / persetujuan . Dengan rnengenali tipe pribadi orang seperti rersebur di atas, secara tidak langsung akan rnernpengaruhi cara Anda dalam berkornunikasi dengan lawan bicara Anda (yang terkait dalam kornunikasi langsung Anda). Untuk itu, kita (Anda) harus belajar dan rnencoba rnenaksir kepribadian lawan bicara kita (Anda). Lalu, kira (Anda) rnenyiapkan pesan / pernbicaraan yang sesuai dengan selera ’tipe pribadi orang’ yang bersangkutan. Dan, bagairnana ’tipe’ Anda sendiri? Apabila Anda rnerupakan tipe ’ahli pikir’ yang cenderung pada fakta dan angka, maka bila Anda rnenginginkan perundingan dengan seseorang yang bertipe ahli rasa itu berhasil, rnungkin Anda perlu bantuan untuk rnenggoalkannya. Dan, dengan rnengetahui (rnenaksir) tipe pribadi orang/lawan bicara kita dengan ’tepat’, kira akan sangat terbanru dalarn rnencapai kepentingan kita atau keberhasilan komunikasi kita. Dari uraian di atas, rnaka yang disebut sebagai kornunikator verbal yang baik jelas bukanlah seseorang yang ’pintar’ (banyak) bicara. Komunikator verbal (tatap muka) yang baik dan efektif; adalah seseorang yang mampu menyampaikan maksud dan pemikirannya. Maka dengan sikap, ucapan, dan pembicaraannya, serta penampilannya, baik secara langsung ataupun tidak langsung, mampu membuat yang diajak berkomunikasi itu merasa dihargai, dan dihormati. Dengan demikian, ia pnn menjadi bersimpati, respek, antusias, dan mengerti maksud pembicaraan, tanpa merasa telah mengorbankan harga diri dan kehormatannya. 8-6 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek Komunikasi langsung – presentasi pidato Manajer proyek yang baik harus selalu rneningkarkan kernarnpuannya dalarn presentasi (pidato). Salah satu alasan dari keharusan tersebut ialah kewajibannya untuk memberikan penjelasan pada kepentingan tertentu, rnisalnya :  Presentasi konsep, gagasan, ataupun proposal di depan umurn (pemilik proyek, konsultan, direksi perusahaan, dan lain-lain).  Presentasi laporan rnanajerial proyek di depan sidang dewan direksi perusahaan.  Pidato untuk kepentingan tertentu sehubungan dengan pelaksanaan proyek (pidato sambutan, dan lain-lain).  Presentasi / pidato untuk kepentingan lain, baik karena jabatannya sebagai manajer proyek ataupun pribadi. Presentasi di depan orang banyak memerIukan beberapa ketrampilan komunikasi seperti: Kemarnpuan menulis naskah presentasi, Kemarnpuan berbicara depan umum. Kemarnpuan rnengolah dan mernberikan ilustrasi imajinasi (spontan dan terencana) ketika rnenyampaikan presentasi (pidato). Kemarnpuan untuk bereaksi dan rnemanfaatkan ’gerak rubuh’, sehingga komunikasi lebih hidup atau lebih dimengerti oleh rnereka yang terlibat dalarn komunikasi (presentasi, pidato) tersebut. Hal-hal di atas jelas bukan sesuatu yang mudah. Namun, semua orang bisa melaksanakannya bila mau belajar dan rnelatih diri. Bakat bukan segala-galanya. Namun, bakat akan sangat menunjang penampilan presentasi atau pidato tersebut.  Penulisan naskah Hal-hal yang perlu diiperhatikan adalah:  Isi dan gaya penulisan naskah harus diperhitungkan dan disesuaikan dengan tipe pendengar (penerima) presentasi yang akan kita (Anda) yakinkan.  Fakta harus disusun secara logis sehingga membantu dan memberi kejelasan presentasi.  Pilih bahasa dan kalimat yang jelas agar mudah dimengerti.  Kalimat harus disesuaikan dan sependek mungkin.  Siapkan dan pikirkan untuk memberikan penegasan / penekanan tertentu, dengan memberi ilustrasi atau keterangan lain yang Anda siapkan.  Bila presentasi disertai dengan banyak tampilan gambar, maka harus disiapkan 8-7 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek penjelasan rincinya, agar mudah disampaikan.  Menggunakan ’catatan kecil’ akan jauh lebih baik karena dapat menghindari ’terlewatnya’ penjelasan rinci dan keperluan lainnya.  Pembawa presentasi (pidato) yang baik, selalu menyiapkan diri dengan penulisan naskah (bisa lengkap atau garis besarnya saja bila sudah sangat menguasai materi dan sudah terbiasa bicara di depan umum).  Pastikan bahwa naskah tersebut sesuai (tepat) dengan kesempatan presentasi tersebut, termasuk tepat bagi yang mengikuti presentasi (pidato) yang bersangkutan.  Pastikan, bahwa naskah Anda ditulis dengan menggunakan bahasa yang akan dimengerti oleh ’pembaca’ Anda yang paling tidak ahli sekalipun.  Melakukan Presentasi (Pidato) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyampaikan presentasi (pidato):  Para ahli komunikasi massa, khususnya para orator, berpendapat bahwa menyampaikan presentasi atau Pidato bukan berbicara kepada para hadirin, tetapi berbicara bersama (dengan) orang-orang yang hadir mengikuti acara tersebut. Karena itu, kita akan mendapatkan respons bahkan sanggahan, dan pertanyaan-pertanyaan dari mereka. Untuk itu, bagi yang menyampaikan presentasi (pidato) harus bersikap menghargai dan ’menyatu’ dengan hadirin. Artinya, pandangan mata harus terarah kepada hadirin dalam acara tersebut.Bukan memandang atap (langit-langit) atau lantai. Bagi yang belum terbiasa menghadapi massa (tatapan mata peserta presentasi / pidato) disarankan untuk tetap menghadap kepada hadirin dengan melayangkan pandangan mata pada ubun-ubun orang yang hadir.  Kepribadian, vitalitas, dan antusiasme dari pelaku presentasi (pidato) sangat menentukan dan merupakan kunci keberhasilan presentasi atau pidato tersebut. Gaya bicara yang baik, jelas, dan mudah dimengerti sangat membantu kcberhasilan presentasi (pidato). Presentasikan gagasan Anda dalam alur yang teratur, Jika gagasan tersebut kompleks, bisa diperjelas dengan contoh atau analogi, atau peraga bantu lainnya. Hadapi hadirin dan berbicaralah dengan mereka. Bukan kepada mereka.  Bersuaralah yang wajar dan spontan. Sesuaikan tempo suara Anda, sehingga orang yang paling belakang pun bisa mendengar setiap patah kata Anda dengan jelas. Kalau perlu berikan penegasan atau pengulangan atau berhenti sebentar, sehingga penyampaian Anda mencapai sasaran. 8-8 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek Dalam penyampaian pidato ada beberapa petunjuk yang dapat diikuti, yakni sebagai berikut: Tulis pidato Anda dalam bahasa sehari-hari. Jangan menyimpang dari catatan atau judul yang tertulis pada ’catatan kecil’ atau kartu Anda. Beri kelonggaran untuk memastikan kesiapan dan perhatian hadirin. . Tekankan dan ulangi hal-hal penting / pokok. Jelaskan dengan contoh-contoh (yang telah Anda siarkan). Bersikaplah tegas, jelas dan singkat. Hindari cara-cara yang jusrru akan menjengkeJkan hadirin. . Ikurserrakan yang kecil jurnlahnya. Jawablah perranyaan dengan relaks, regas, jeJas, dan ridak menyirnpang dari ururan naskah yang relah Anda siapkan. . Pikar hadirin yang besar jurnlahnya dengan alar-alar pe raga dan presentasi yang cerdik/menarik rninar mereka. Perunjuk sebanyak apa pun ridak akan ada hasilnya ranpa mencoba dan rnelakukan larihan yang memadai. Semakin sering melakukan pidaro akan sernakin mudah bagi kira (Anda) untuk menyarnpaikan pemikiran dan ilustrasi imajinatif Anda. Ini berarti sernakin rnenarnbah kemantapan kepribadian kita (Anda) yang merupakan kunci keberhasilan dalam melakukan presentasi (pidato). Adapun mengenai komunikasi melalui telepon, akan menjadi efektif apabila dilakukan atas atas kepentingan yang harus segera di.sampaikan inforrnasinya, atau harus segera diketahui jawaban dan umpan balik / reaksinya. Bila umpan balik / reaksi ataupun jawaban yang diharapkan tidak mendesak (masih cukup waktu), hal ini bisa dilakukan dengan komunikasi tertulis, melalui surat (memo) yang dikirim via pos (atau kurir), bisa via faksimile, atau media lainnya. Penulisan surat / memo tidak diperlukan lagi jika pembicaraan melalui telepon sudah cukup. Dan, kesepakatan dalam rapat merupakan keputusan forum tertinggi. Jadi, tidak perlu dibuat surat mengenai hal yang sama. Kecuali ada keperluan atau kesepakatan khusus, misalnya:  Data tersebut diperlukan untuk dipergunakan lagi di waktu mendarang.  Tidak dibuat notulen. 8-9 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan  Sudah merupakan Pengenalan Manajemen Proyek kesepakatan, bahwa akan ditulis surat untuk kepentingan yang telah dibicarakan tersebut.  Komunikasi tak langsung-tertulis Sarana yang dipergunakan pada bentuk komunikasi tertulis adalah surat, memo, dan laporan-laporan sesuai dengan ketentuan perusahaan arau instansi yang bersangkutan. Sebaiknya selalu diingat bahwa baniyak menulis surat dan memo dinas bukan berarti (otomatis) kira atau Anda adalah seorang manajer yang rajin dan cermat. Pertimbangkan sebelum menulis apakah kontak pribadi (komunikasi langsung- tatap muka) mungkin akan lebih efektif. Komunikasi tertulis, sebaiknya hanya dipergunakan dengan alas an / pertimbangan sebagai berikut, yaitu:  Jika tidak diinginkan adanya komunikasi tatap-muka sehubungan hal yang bersangkutan.  Informasi yang disampaikan bukan merupakan hal yang sangat segera/ rnendesak untuk diketahui si penerima. Atau, waktu untuk pengiriman informasi yang dimaksud maslh cukup leluasa.  Data (surat, kontrak, laporan) tersebut akan diperlukan di waktu yang akan datang, sehingga bisa disimpan dan / atau bisa dipelajari lagi.  Dara informasi atau surat (memo) tersebut berfungsi sebagai bukti bahwa pengirim telah mengambil tindakan tertentu sehubungan dengan kepentingan yang disampaikan.  Surat atau memo dimaksudkan untuk rnenyatakan, menegaskan, pandangan Anda. Hal penting yang harus diperhatikan dalam membuat laporan (Dinas) antara lain:  Terlebih dahulu susunIah fakta dan argumen Anda sebelum melangkah pada pemikiran bagaimana mengungkapkannya.  Buatlah konsep berdasarkan bahan yang ada.  Hilangkan bagian informasi yang dinilai kurang penting.  Tulislah gagasan (laporan) tersebut dengan rangkaian kata yang teratur. Kalau diperlukan tambahan penjelasan, berikan conroh-contoh atau analogi.  Pertimbangkan, apakah metode / cara pelaporan dan panjangnya laporan pantas dan sesuai bagi si penerima.  Gunakan judul bila Anda ingin menghilangkan kalimat atau kata yang tidak berguna, atau, ringkaskan saja dalam bentuk komentar singkat. 8 - 10 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan  Pengenalan Manajemen Proyek Setiap kata, kalimat, dan alinea akan menjadi tanggung jawab Anda yang membuat/ mengirim laporan. Unruk itu, sekali lagi bacalah konsep tersebut dengan menemparkan diri Anda sebagai si penerima laporan. Sebuah laporan bisa mencakup, antara lain: • Ringkasan, • Penemuan, • Rekomendasi, • Kesimpulan, • Uraian fakra dan kejadian, • Atau, gabungan dari beberapa bagian tersebut di atas. Agar jelas, mudah dimengerti, dan tidak bertele-tele, maka bagian-bagian tertentu mungkin perIu ditukar atau dihilangkan sesuai dengan kepentingan dan persoalannya. Menyampaikan dokumen (komunikasi) tertulis itu ibarat ’memacu’ si penerima yang membacanya ’untuk bersaing’ karena banyak informasi lain yang diterimanya. Untuk itu agar laporan tersebut ’terbaca’, gunakan prinsip prinsip berikut: • Jangan bertele-tele. • Gunakan memo dengan kalimat yang singkat agar dibaca orang. Kalimat yang pendek akan mudah dimengerti. Gabungan dari kedua haI tersebut lebih menjamin keberhasilan Anda dalam menyampaikan laporan. • Ringkasan yang teratur dan jelas sangat dihargai oleh para manajer senior. Semua dokumen tertuIis yang berkaitan dengan dinas atau pekerjaan Anda, umumnya (seharusnya) diproses dan dikirim berdasarkan prosedur tertentu yang berlaku di instansi Anda. Bila dilaksanakan sesuai dengan prosedur, komunikasi menjadi benar dan efektif. Uraian mengenai komunikasi ini bukan dimaksudkan unruk memberikan bahasan komunikasi secara luas dan detail, sebab, yang disampaikan penulis terutama adalah hal-hal yang praktis saja. Diharapkan hal itu dapat membantu dalam meningkatkan komunikasi agar menjadi lebih baik dan efektif Kebutuhan untuk bisa berkomunikasi dengan benar dan efektif, bisa kita amati, bisa kita pelajari, dan bisa kita latih dengan sering melakukannya. Belajar dengan aktif dan sungguh-sungguh akan mampu menjadikan kita (Anda) menjadi komunikator yang efektif dan andal. 8 - 11 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan 8.2 Pengenalan Manajemen Proyek Pendelegasian Kegiatan proyek, administrasi, manajerial, dan permasalahan proyek sangat banyak dan kompleks. Itu semua mempunyai batas waktu penyelesaiannya dan merupakan tanggung jawab satu orang yaitu Manajer Proyek. Acara kerja yang demikian sarat dan padat itu meminta perhatian, pemikiran, dan pertimbangan lewat kehadirannya. Bahkan, kerap diperlukan keputusan yang segera di lempar permasalahan itu muncul, ataupun rapat untuk kepentingan pelaksanaannya. Kedua hal itu, kerap harus dilakukan pada waktu yang ’hampir’ bersamaan. Maka, jelas tidak mungkin hal itu bisa dilakukan sendiri dengan baik meskipun telah dibantu oleh staf dan tugas-tugas pun telah dibagikan. Maka, menyadari kondisi dan situasi seperti itu, pentinglah adanya suatu delegasi dan orang yang bisa melaksanakan delegasi dengan baik dan mantap. Telah kita ketahui bahwa manajer proyek menjalankan peran dan fungsi manajeriaInya untuk mencapai tujuan penyelesaian proyek. Peran dan fungsi manajer proyek itu adalah. merencanakan, mengorganisasikan, mengkoordinasikan, mengontrol, dan memimpin. Jadi, fungsi manajerial adalah memberi arahan dan mengatur orang atau pelaku yang melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan dan diinginkan oleh manajer proyek. Artinya, manajer proyek harus ’bekerja ’ mencapai tujuan proyeknya melalui orang lain dengan arahan, tugas, dan delegasi yang diberikannya. Dengan demikian, tujuan proyek tercapai dan tetap berada dalam pengendalian dan tanggung jawabnya. Maka, apabila seorang manajer proyek dalam tas kerjanya masih penuh dengan pekerjaan yang dibawa pulang untuk dilembur di rumahnya; atau di atas mejanya bertumpuk pekerjaan yang belum terselesaikan; atau tidak punya waktu lagi untuk melakukan tugas lain-lain yang lebih penting tanpa menyebabkan terbengkalainya pekerjaan yang ada; °berarti ’ia harus melalui mencapai orang lain atau delegasi’ untuk tujuannya, sebab ia tidak bisa menjalankan tugasnya sebagaimana mestinya. Jadi, di samping membagikan tugas-tugas kepada staf terkait, pendelegasian merupakan kebutuhan yang harus dilakukan seorang manajer proyek. • Apa itu delegasi? • Mengapa harus mendelegasikan? • Apa yang perlu didelegasikan? • Kepada siapa kita harus mendelegasikan? 8 - 12 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek • Bagaimana delegasi yang benar dan efektif? • Berikut adalah uraian tentang pentingnya ketrampilan manajemen yang utama tersebur. Apa Itu Pendelegasian? • Pendelegasian merupakan ketrampilan manajerial yang terpenting. lnilah ketrampilan khas yang membedakan antara seorang manajer dan ’yang bukan’. • Pendelegasian tidak lain adalah mencapai hasil melalui upaya orang lain. • Pendelegasian merupakan alat yang paling hakiki dan paling penting bagi seorang manajer. • Pendelegasialn adalah praktik atau aktualisasi dari manajemen. • Pendelegasian berarti mempercayakan peran, daya, dan fungsi kita (manajer) kepada orang lain unruk menyelesaikan semua tugas yang (apabila tidak demikian) seharusnya diselesaikan sendiri oleh manajer. • Pendelegasian merupakan keterampilan hubungan antar pribadi (interpersonal relationship). lni berarti seorang manajer yang tidak komunikatif, penuh rahasia, otokratis, dan sulit mempercayai orang, berpeluang besar unruk gagal atau mendapatkan kesulitan dalam delegasinya. • Pendelegasian berarti membuat bawahan kita (yang menerima delegasi) bertanggung jawab atas peran dan hasilnya kepada kita (manajer / yang memberikan delegasi / delegator) • Pendelegasian tidak sekadar memberikan tugas kepada seorang bawahan, namun lebih daripada itu. • Pendelegasian berarti memberikan kekuasaan kepada seseorang yang menerima delegasi untuk mengambil keputusan tentang cara-cara untuk mencapai hasil yang direncanakan. • Pendelegasian bukan melemparkan suatu pekerjaan ke pundak bawahan kita dan kita lepas tangan. Tapi, kita kerap harus memonitor dan mengendalikan tugas yang kira delegasikan tersebut. Dengan demikian, kira tidak boleh mengelak dari tanggung jawab atas hasil akhir penyelesaian tugas yang didelegasikan tersebut. • Pendelegasian yang efektif akan ’melipatgandakan’ prestasi para manajer (tidak sekadar ’menambah’ prestasi). • Pendelegasian hanyalah suatu ’alat’, bukan tujuan. Namun, tanpa pendelegasian bisa memperlambat kemajuan karier manajer, bahkan akan membuat karirnya 8 - 13 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek terhenti, atau ’begitu-begitu’ saja. • Pendelegasian hanya merupakan suatu proses meneruskan tanggung jawab. Manajer (delegator) tidak pernah boleh melepaskan tanggung jawabnya. • Pendelegasian berarti suatu cara untuk menyelesaikan suatu tanggung jawab dari seorang delegator melalui sesorang yang di beri delegasi. • Pendelegasian harus memberi perhatian pada wewenang, tetapi tidak terpusat pada wewenang. • Memberikan delegasi berarti delegator juga harus memberikan wewenang dan sumber daya lain yang diperlukan unruk melak • sanakan penyelesaian tugas. Pendelegasian bukan merupakan suatu permainan kekuasaan, bukan pula persoalan memberi hak kepada seorang bawahan, tetapi fokus tujuannya adalah pencapaian: hasil pekerjaan. • Pendelegasian akan menjadikan seorang manajer (delegator) lebih baik. • Pendelegasian merupakan alat yang vital bagi manajer yang pekerjaannya meminta orang lain untuk mengerjakan sesuatu. Maka, manajer harus memiliki keinginan untuk menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. • Catatan: misalnya, seorang akuntan, ahli hukum. atau seorang ahli teknik atau insinyur sedang tidak berfungsi sebagai manajer. Maka, baginya bisa memperoleh hasil dengan mengerjakan sendiri pekerjaannya tersebut dengan keahliannya. Jadi, pekerjaannya tidak harus (mutlak) berhubungan dengan manusia / orang lain. • Pendelegasian merupakan keterampilan yang bisa dipelajari, bukan bakat yang dibawa sejak lahir, dan bukan muncul karena ’naluri’ setiap manajer. Maka, kalau berupaya sungguh-sungguh seseorang dapat menguasai keterampilan ini. • Pendelegasian menuntut seorang manajer untuk rela surut ke belakang dan memberikan ’ruang gerak’ bagi bawahan (penerima delegasi) untuk mengambil keputusan yang menurutnya paling menguntungkan dan benar. • Pendelegasian bila tidak diikuti dengan tindak lanjut yang memadai (dengan pengendalian) akan mendatangkan kegagalan bagi manajer (delegator). • Pendelegasian tidak boleh ’melumpuhkan’ .gaya orang yang diberi delegasi. Misalnya, masih ada pengendalian dari manajer (delegator). • Pendelegasian merupakan jalan tol menuju sukses bagi manajer proyek (delegator) sebab jalur delegator telah banyak menghantarkan manajer meraih sukses. • Dengan mendelegasikan pekerjaan, seorang manajer akan mempunyai banyak 8 - 14 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek kesempatan untuk menggunakan sumber daya waktu dan daya pikiran untuk hal-hal yang lebih strategis dan lebih luas jangkauan dan manfaatnya. Sebab, di samping hasil yang berlipat didelegasikan, ia ganda dari selesinya juga menemukan nilai-nilai pekekerjaan baru atas tindakan yang dan pemikirannya. Mengapa harus mendelegasikan ? • Pendelegasian dilakukan para manajer yang sangat menyadari akan fungsinya, yaitu melaksanakan tugas-tugas manajerial bagi perusahaan atau proyeknya. • Pendelegasian dilakukan para manajer karena beberapa alasan positif, yaitu:  Akan sangat membantu untuk menyelesaikan pekerjaan rutin, pekerjaan yang sangat menyita waktu. Sementara, pekerjaan itu sebenarnya (sangat) bisa dilakukan orang lain karena bukan pekerjaan atau tugas yang sangat strategis atau rahasia, bukan pula pekerjaan seremonial.  Memberikan waktu lebih banyak untuk berkonsentrasi pada tugas manajerial dan tugas strategis yang sangat memerlukan pemikiran dan kehadirannya.  Memberikan kesempatan bawahan (staf) untuk berkembang dengan pengalaman yang didapatkannya selama menyelesaikan tugas-tugas yang didelegasikan tersebut.  Merupakan suatu praktik dan latihan bagi manajer yang bersangkutan untuk pengembangkan kemampuan manaJemennya.  Melipat-gandakan produktivitas kerja dan hasil kerja. Sebab, beberapa permasalahan dan tugas dapat terse!esaikan melalui beberapa delegasi yang dilaksanakannya.  Manajer yang bersangkutan sudah mengetahui akan hasil positif dari suatu delegasi yang dilaksanakannya. Pendelegasian memberi manfaat bagi pengembangan efisiensi organisasi perusahaan atau proyek.  Pendelegasian akan memperlancar terlaksananya sistem desentralisasi dan diverifikasi.  Pendelegasian sangat mendukung timbulnya partisipasi yang berorientasi pada tujuan atau hasil.  Pendelegasian sangat meningkatkan kepuasan kerja di semua tingkatan manajemen.  Pendelegasian akan meningkatkan ’nilai’ dan ’penilaian’ atas kemampuan dan potensi para bawahan atau staf.  Pendelegasian sangat membantu menciptakan keluwesan manajemen 8 - 15 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan • Pengenalan Manajemen Proyek Secara umum pekerjaan atau tugas yang boleh didelegasikan adalah:  pekerjaan rutin.  pekerjaan yang terus- menerus sama.  pekerjaan lain yang tidak memerlukan keputusan strategis atau pekerjaan ’tetek bengek’.  pekerjaan yang memang harus (semestinya) didelegasikan.  hal-hal khusus yang perlu/wajar untuk didelegasikan.  pekerjaan / proyek yang menyenangkan, pekerjaan yang menyita waktu atau mungkin mengganggu acara kerja manajerial delegator (manajer yang bersangkutan).  • • pekerjaan yang sudah sangat dikuasai dan sering dikerjakan oleh delegator. Secara umum pekerjaan atau tugas yang tidak untuk didelegasikan adalah:  Upacara.  Penentuan kebijakan atau keputusan strategis.  Masalah yang bersifat rahasia.  Masalah kepersonaliaan yang khusus atau yang sebaiknya tertutup.  Masalah krisis Pertimbangan dalam memilih pelaksana delegasi.  Kenali dan pahami orang yang kita pilih untuk melaksanakan delegasi tersebut.  Pengetahuan dan pengalamannya cukup mendukung tugasnya.  Kepribadiannya menunjang untuk kerja sama yang baik dengan orang lain, dihormati koleganya, penuh perhatian dan santun, dan lain-lain.  Ketahui atau pahami mereka dalam melakukan pekerjaan, menyampaikan usulan, gagasan, dan keluhan mereka. Jadi, kenali ’pribadinya’, tidak hanya sebagai seorang pekerja (staf kantor/unit kerja) saja. namun, tanpa harus mencampuri urusan pribadinya  Apa sasaran dari delegasi?  Hasil langsung dari tugas deIegasi.  Sebagai upaya membangun dan mengembangkan si penerima delegasi. Dalam hal ini, sembarang orang yang memenuhi kriteria untuk dipilih bisa menerima delegasi tersebut.  Sebagai evaluasi, sipenerima delegasi ditentukan dengan tujuan untuk mengetahui kemampuan dan prestasinya dalam menghadapi ’kesulitankesulitan’ dalam pengalaman kerja delegasi. 8 - 16 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek  Beban kerjanya saat ini.  Keterampilan mendukung tugas delegasi yang akan diberikan.  Sifat pribadinya sesuai dan tidak akan menyulitkannya dalam melaksanakan tugas delegasinya.  Pengalaman . mandiri. Beberapa tugas sangat memerlukan seorang pelaksana delegasi yang bisa mandiri.  Bukan kepada seorang yang menyebabkan ’keseimbangan’ organisasi menjadi ’rusak’. Misalnya, seseorang yang masih menjadi karyawan baru (meskipun dipandang mampu), padahal ada orang lain yang juga’ siap’ untuk melaksanakan delegasi.  Atau sebaliknya, jangan terus-menerus memberikan delegasi kepada orang Yang itu-itu saja. Sebab, hal ini bisa menimbulkan gejolak di antara karyawan / staf perusahaan atau proyek, dan lain-lain. • Mendelegasikan kepada bawahan setingkat manajer / asisten dan tenaga ahli tertentu Karena kepentingan dan kekhususan misi delegasinya, dan / atau kedekatan hubungannya dengan delegator (manajer), maka penugasan delegasi mempunyai perlakuan penerapan yang sedikit berbeda yang perlu mendapat perhatian delegator  Delegasi kepada bawahan setingkat manajer / asisten.  Jangan begitu saja memberikan delegasi, tetapi gunakan pendekatan yang berorientasi pada hasil.  Jelaskan, bahwa sebagai penerima delegasi, yang bersangkutan mempunyai wewenang untuk megambil keputusan.  Pendelegasian tersebut merupakan ajang pengembangan kemampuan dan pengalamannya.  Beri pengakuan atas keberhasilannya di depan orang lain atau atasan. Anda Jangan mengaku-aku keberhasilan itu, sebab akan menggagalkan delegasi yang selanjutnya.  Pendelegasian kepada seorang tenaga ahli .  Biasanya yang dimaksudkan adalah tenaga dari luar perusahaan, misalnya konsultan manajemen , programer komputer, akuntan , pengacara, atau lainnya.  Pastikan bahwa penerima delegasi benar-benar memenuhi syarat. Evaluasi dan nilailah keterampilan, pengalaman, dan kualitas pribadinya sebelum memberikan delegasi kepadanya. 8 - 17 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan  Pengenalan Manajemen Proyek Tetaplah memegang tanggung jawab. Artinya,  pastikan untuk memonitor pekerjaan tenaga ahli tersebut.  cobalah untuk memiliki pengetahuan dasar tentang bidang keahlian tersebut untuk mengetahui, bahwa arah kerja tenaga ahli sebagai penerima delegasi itu sesuai dengan tujuan dan benar arahnya.  Tetapkan kriterianya. Gunakan kepastian dan ketepatan sasaran hasil akhir sebagaimana yang diinginkan delegator (manajer). Maka, kriteria dan sasaran tujuan dari tugas yang didelegasikan harus jelas, rinci , dan dipahami oleh si penerima delegasi.  Resep praktis sukses pendelegasian (psikologis pendelegasian).  Kepercayaan menimbulkan kepercayaan.  Berilah ’ ruang gerak’ pada penerima delegasi.  Beri motivasi dan jangan memanipulasi.  Peran serta (partisipasi) membantu motivasi.  Kekuasaan melalui orang lain bukan kekuasaan atas orang lain.  Komunikasikan, jangan dikonfrontasikan.  Prestasi mendorong seseorang menjadi lebih baik. Sedangkan, ketakutan menghambat pengembangan.  Pujilah di depan publik, dan tegurlah secara pribadi Semakin tinggi tingkatan seorang manajer dalam manajemen suatu perusahaan atau proyek, semakin perlu pula ia mengajarkan dan mengembangkan bawahan/stafnya agar menjadi delegator yang eftktif, yang bisa mendelegasikan tugas-tugasnya yang semakin banyak itu kepada staf di bawahnya. Hanya jika para manajer mendelegasikan dengan baik, maka seluruh organisasi dapat mencapai puncak eftktivitasnya. Untuk pendelegasian pada tingkatan yang lebih tinggi, pengendalian yang dilakukan menjadi lebih halus. Artinya, pengendalian tetap dilakukan dengan memberikan informasi yang diperlukan, tetapi tidak perlu membebaninya dengan perincian yang mendetail. Khususnya untuk faktor kunci pada fungsi delegasi dan pada titik kritis yang mempengaruhi keberhasilan delegasi yang efektif di tingkat manajemen puncak Pendelegasian Yang Efektif  Pendelegasian bukan suatu proses yang mekanis. tetapi lebih merupakan suatu ilmu pengetahuan. Maka, teknik Pendelegasian merupakan pedoman dan bukan aturan yang kaku, sebab banyak faktor atau unsur yang 8 - 18 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek mempengaruhi setiap keadaan, yaitu manajer sebagai delegator, orang yang menerima Pendelegasian, dan atasan delegator yang bersangkutan.  Pendelegasian ’biasanya’ tidak terlaksana secara efektif oleh seorang manajer yang ’masih’ berjiwa birokrat atau manajer yang dasarnya senang dengan urusan ’surat dan kertas’, karena kurang mempunyai sikap yang mendorong pada pendelegasian yang efektif Setelah memahami ini, maksud, dan manfaaat pendelegasian, serta bagaimana menentukan orang yang akan melaksanakan delegasi yang baik, maka untuk menghasilkan delegasi yang efektif kita (para manajer) harus melakukan beberapa arahan-tindakan sebagai berikut, yaitu:  Mempersiapkan tugas yang akan didelegasikan.  Membuat kesepakatan bersama dengan (calon) pelaksana delegasi (bawahan/staf) secara jelas mengenai sasaran hasil, batas waktu, sumber daya yang bisa dipergunakan selama melakukan tugas delegasi, dan informasi penunjang lain untuk memudahkan keberhasilan delegasi dalam menjalankannya. Ingat, jangan sampai membatasi ruang gerak dan gaya pelaksanaannya . dalam mencapai tujuan delegasi rersebut. Dan, ikutilah pelaksanaan delegasi tersebut dengan saksama sebagai fungsi pengendalian terhadapnya.  Memahami bahwa arahan aturan dan teknik yang diberikan (kita pelajari) hanyalah merupakan dasar dari ’seni delegasi’. Keberhasilan dalam pendelegasian, atau dalam mendelegasikan, sepenuhnya ditentukan oleh kebiasaan dan pengalaman selama menanggulangi halangan dan masalah dalam pelaksanaan delegasian. Seseorang yang sudah sangat hafal dan mengerti cara bermain dan memukul dalam permainan golf pun, pada waktu pertama kali bermain di lapangan tidak lebih baik dari pemain terjelek yang sudah sering praktik di lapangan permainan. Demikian juga, seseorang yang telah mempelajari teknik melukis tidak akan langsung menjadi pelukis sekualitas Affandi. Demikian pula halnya, keterampilan manajerial dan pendelegasian. Dengan mempelajari teknik dan arahan yang diberikan, tentu tidak akan langsung menjadi sekualitas dengan Tanri Abeng, Robby Djohan, atau siapa pun yang setingkat di bawahnya dalam tindakan manajerial dan pendelegasian. Namun, seperti sudah disinggung sebelumnya, suatu keterampilan atau seni delegasi itu bisa dipelajari. Maka, mendapatkan dan mengembangkannya 8 - 19 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek adalah dengan sering melakukan pendelegasian itu sendiri. Dengan demimikian, pengalaman itulah yang akan ’memberitahukan’ segi terbaik dari delegasi yang efektif Melaksanakan dan mengembangkan kemampuan pendelegasian  Siapkanlah:  Kondisikan bahwa delegasi yang diberikan ini merupakan suatu kerja tim. Keberhasilan. tim akan selalu didukung oleh keberhasilan delegasi tersebut. Dan, tim tersebut adalah delegator dan yang melakukan delegasi. Jadi, bukan merupakan upaya ’saya’ dan ’kamu’ tetapi atas upaya ’kita’.  Siapkan unruk menjelaskan kepada (calon) penerima delegasi mengenai tujuan, sasaran atau hasil akhir delegasi, batas waktu penyelesaian, sumber daya yang bisa dipergunakan, dan informasi yang terkait untuk menunjang keberhasilan pendelegasian yang bersangkutan. Misalnya, contact person, informan yang bisa dimintai bantuan, dan lain-lain. Jelaskan juga sejauh mana wewenangnya dalam mengambil keputusan terbaik terhadap hasil delegasi  Informasikan bahwa peluang melakukan delegasi ini akan sangat memberikan nilai tambah dan pengalaman yang bernilai tinggi yang akan sangat bermanfaat baginya dan bagi perusahaan. Dengan delegasi, ini tidak berarti ’hanya menambah beban kerjanya’ tetapi betul-betul merupakan tugas bersama / tim, meskipun tanggung jawab akhir tetap pada manajer / delegator.  Mulailah melaksanakan  Pantau perkembangannya.  Berikan dukungan dan sumber daya yang diperlukan pastikan komitmen dipenuhi  Rangsang dengan umpan balik secara teratur, kalau perlu bisa ditentukan jadwal pelaporan resmi  Evaluasi dan nilai kemajuannya dan terapkan pelajaran yang diperoleh untuk pelaksanaan selanjutnya dan untuk tugas-tugas yang akan datang  Biarkan kesalahn kecil terjadi Anda / delegator hanya turun tangan bila orang tersebut tidak menyadari kesalahannya atau bila ada hal-hal peka terancam  Rangsanglah dengan diskusi informal sesering munkin daripada dengan umpan balik formal  Jagalah jarak prosesnya dan terus awasi dari kejauhan 8 - 20 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek  10 (sepuluh) tindakan agar pendelegasian berhasil 1 Lakukan Jangan Lakukan Kondisi dan situasi hubungan yang Kaku, mendorong arus informasi yang Memberikan informasi setengah hati tertutup dan mengekang. bebas dan timbal balik 2 Delegasi melalui dialog komunikatif Bicara sepihak dan informatif 3 Pusatkan pada pencapaian hasil Menekankan caranya 4 Tetapkan batas waktu yang tegas Waktunya tidak jelas, tidak terbatas 5 Pastikan pelaku delegasi memiliki Tidak dan tersedia sumber daya/peralatan dukungan sumber daya/peralatan yang yang dibutuhkan dibutuhkan 6 Delegasikan tugas seutuhnya kepada satu orang pasti dan tidak Setengah-setengah mendapat sehingga rancu batasan tugas dan tanggung jawabnya sehingga menyulitkan pelaksanaannya 7 8 Berikan arahan dan petunjuk tanpa Informasi malah membingungkan atau mencampuri menyulitkan gaya/cara pelaksanaan pelaksanaanya pendelegasian Memebangun pengendalian dalam Menerapkan proses pendelegasian membatasi ruang gerak pelaksanaan pengendalian sehingga pendelegasian 9 Mendukung orang yang menerima Membiarkannya pendelegasian dalam pelaksanaan sendiri untuk melakukan pencapaian sasaran 10 Memberikan pengalaman keberhasilan dan prestasinya atas Tak acuh atau mengaku-aku keberhasilan atau mencari kambing hitam 8.3 Negoisaasi . Pendekatan dan negoisasi adalah dua aktivitas yang berbeda Aktivitas negosiasi jelas memerlukan tahap pendekatan yang memberikan kesan baik, menyenangkan, dan bermanfaat. Namun, aktivitas pendekatan belum temu didahului atau memerlukan tindakan negosiasi. Adapun negosiasi adalah kata lain dari perundingan, yaitu proses untuk mencapai kesepakatan bersama atas suatu permasalahan atau konflik. Manajer proyek yang melakukan negosiasi, berarti bertindak untuk menyelesaikan perselisihan, mendapatkan persetujuan, dan kesepakatan bersama atas perbedaan 8 - 21 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek pendapat, kepentingan , atau pun pengertian Perundingan yang berhasil biasanya adalah apabila masing-masing pihak sungguh-sungguh menghendaki adanya persetujuan yang memuaskan. Maka, bila salah satu pihak perunding tidak mempunyai atau tidak mempersiapkan suatu nilai ’tawar-menawar’ atas konflik atau perbedaan kepentingan yang dinegosiasikan, perundingan itu pun akan gagal atau tidak membuahkan hasil Justru disinilah peran pentingnya tindakan informal atau pendekatan sebelu tahap perundingan atau negoisasi tersebut dilakukan. Apabila pihak yang berkepentingan sangat besar atas diadakan dan berhasilnya perundingan tersebut, tentu berada dipihak yang lemah Negosiator yang baik akan mengerti bagaimana menanggulanagi konflik. Manajer proyek yang baik, seba.gai pembawa aspirasi dan kepentingan perusahaan dan proyeknya, tentu tidak akan menganggap remeh suatu konflik. Sebab, hal tersebut akan menimbulkan posisi kritias dan gagalnya kesepakatan yang memuaskan Pihak yang berunding. Manajer proyek sebagai perunding yang baik, tidak akan bersikap dominan dan memaksakan kepentingannya saja tanpa memberikan kelonggaran kepada pihak yang diajak berunding. Karena, hal ini hanya akan berakhir dengan kondisi ’menyerah’, atau, justru akan lebih meningkatkan sikap ’perlawanan’ dari Pihak yang diajak berunding Akibatnya, negosiasi tersebut ’nihil’ alias tidak membuahkan hasil. Untuk melakukan negosiasi yang sukses, tidak ada teori yang komprehensif yang mengatur praktik negosiasi yang biasanya kompleks. Termasuk beberapa lembaga pendidikan bisnis terkemuka seperti Harvyard yang telah banyak mencurahkan usaha yang besar untuk mendapatkan metode atau strategi bagi para perunding / negosiator agar mencapai hasil yang positif dan memuaskan sekali pun. Namun, perundingan yang sukses biasanya melalui proses atau urutan yang sangat masuk akal dan dipersiapkan dengan baik, yaitu:  Sadari bahwa negosiasi merupakan salah satu keterampilan komunikasi untuk menyatukan dan mendapatkan persetujuan, manfaat, dan kepuasan pihak-pihak yang berunding  Seni negosiasi adalah berusaha menghindari terjadinya kemacetan dan tidak bisa berubah lagi dalam waktu yang sangat cepat.  Maka, negosiasi yang bisa tepat mencapai ’kata sepakat’ merupakan penerapan seni berunding yang sangat baik. 8 - 22 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek Perkenalan dan pendekatan:  Lakukan informal meeting jauh sebelum acara negosiasi. . Bersikaplah ramah terhadap pihak lain.  Ciptakan suasana yang tidak tegang  Lakukan pertukaran informasi yang perlu. Sehubungan ’pencarian kata sepakat’ yang bersangkutan. Peninjauan umum (Acara Negosiasi):  Tegaskan dan jelaskan niat baik serta sasaran yang luas dari kedua belah pihak.  Beri penafsiran atas setiap perbedaan yang ada antara posisi kita (anda) dan pihak peserta perundingan.  Tidak terlalu menonjolkan (hanya) kepentingan pihaknya sendiri, meskipun sangat menginginkan agar kesepakatan tersebut tercapai.  Argumen yang disampaikan harus lengkap.  Kalau diperlukan, bawalah alat peraga atau data bantu untuk menambah pengertian dan pemahaman bagi pihak yang diajak berunding. Latar belakang permasalahan:  Ungkapkan catatan kegiatan yang mendahului acara negosiasi tersebut.  Sampaikan, utamakan perbedaan pengertian atas keadaan atau kejadian fakta yang ada. Luruskan pengertian yang berbeda selama ini yang mungkin telah menjadi halangan atau perselisihan.  Jangan menyalahkan pihak yang diajak berunding  Sampaikan dengan bersikap ’luwes’ atau ’fleksibel’ Penjabaran pokok permasalahan:  Uraikan secara rinci apa yang menjadi keinginan kita untuk penyelesaian permasalahannya.  Mulailah dengan persoalan yang ’kita perkirakan’ akan mendaparkan persetujuannya.  Jika ’menguntungkan’, Anda dapat menghubungkan antara pokok-pokok permasalahan tersebut agar bisa terselesaikan sekaligus.  Atau, sampaikan bahwa permasalahan ’B’ akan selesai dengan baik, jika permasalahan ’A’ terpecahkan lebih dulu, dan seterusnya.  Tunjukkan gambar, dan, atau bukti, sehingga penjabaran Anda lebih mudah dipahami dan lebih meyakinkan penyelesaiannya. Rundingkan permasalahannya:  Pada tahap ini, mulailah kita sampaikan keinginan kita, keinginan Anda untuk 8 - 23 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek proyek atau perusahaan Anda.  lngat, kedua belah pihak sama-sama menginginkan hasil dan manfaat yang sebesar mungkin.  Pada kondisi ini, kedua pihak harus ’siap’ dan menyadari untuk mencapai kesepakatan bersama.  Jadi, keduanya harus siap menerima, kalau tujuan mungkin akan berubah , agar kesepakatan bersama tercapai.  Di sinilah, biasanya konflik muncuI  Konflik tidak boleh dihindari. Sebab justru pada kondisi ini akan terbeberkan permasalahnnya, sehingga diperoleh kejelasan pemahaman dan jalan memuaskan pihak-pihak yang bernegoisasi.  Sekali lagi jangan memaksakan kehendak. Kompromi  Pada ’tahap’ ini berlaku prinsip ’untuk mendapatkan sesuatu kita harus memberi sesuatu’. Karena itu, masing-masing pihak seharusnya telah mempersiapkan alternatif jalan tengah’ atau aItenatif posisi tawar menawar, sehingga negosiasi benarbenar berjalan sesuai dengan keinginan kedua belah pihak, yaitu mendapatkan penyelesaian.  Jika, kompromi tidak didapat, berarti hasil negosiasi ’nihiI’. Jalan keluarnya antara lain: • Lakukan pertukaran pesan di luar tempat perundingan melalui orang lain atau staf lain. Usahakan ada penyelesaian. • Kalau terpaksa belum, perundingan bisa dilaksanakan dengan sangat terpaksa di lain waktu dengan alternatif dan kesiapan posisi tawar yang bisa diterima dan disepakati kedua belah pihak.  Penyelesaian negosiasi harus berarti penyelesaian permasalahan. • Pahami bahwa persetujuan hanya Anda setujui apabila Anda memang telah menyetujuinya. • Persetujuan yang dimengerti dan memuaskan kedua belah pihak itulah yang terbaik dan bertahan lama. Sebesar apa pun permasalahan yang dirundingkan, penyelesaian terbaik bagi kedua belah pihak selalu ada dan bisa direalisasikan. Hubungan yang terjalin baik dan keterampilan komunikasi dari manajer proyek adalah kunci utama bagi kelancaran penyelesaian permasalahan. 8 - 24 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan 8.4 Pengenalan Manajemen Proyek Kewirausahaan (Entrepreneurship) Mengelola sebuah proyek berarti mengelola sebuah unit usaha karena proyek merupakan unit usaha terdepan bagi perusahaan / kontraktor yang bersangkuran. Bahkan, proyek merupakan pusat penghasil laba (.profit center) yang menjadi tumpuan ’kelangsungan hidup’ dan pengembangan perusahaan tersebut. Dengan demikian, orientasi bisnis da!am mengelola sebuah proyek harus lebih menonjol. Untuk itu, dalam mengelola proyek, para staf strategis dalam operasional pelaksanaan proyek dan terutama manajer proyeknya, harus bekerja dengan ’jiwa wirausaha’ atau semangar kewirausahaan. Seorang wirausaha sejati adalah orang yang berusaha sendiri dalam mengorganir, mengelola, dan menanggung risiko perusahaannya. Jadii, dia mempertaruhkan segalanya dengan mengambil risiko besar untuk suatu (harapan) imbalan yang besar. Dia adalah orang yang menempatkan perusahaannya di garis depan. Atau, kalau ia belum memiliki sebuah perusahaan, ia akan rela umuk menggadaikan rumah atau harta miliknya untuk ’bertaruh’ atas sesuatu yang ia ketahui dan tidak diketahui oleh orang lain Kalau ia menang, imbalannya ia akan benar-benar menjadi besar dan jaya. Dan, kalau kalah, ia siap untuk lenyap dan merayap untuk bangkit lagi. Adapun para staf strategis dalam operasional pelaksanaan proyek dan manajer proyek bukanlah pemilik perusahaan. la bekerja di perusahaan orang lain, tetapi semangat harus wirausaha sebagai seorang wirausaha sejati, seperti contoh di atas, dimiliki dan menjadi ’jiwa’-nya dalam mengelola proyek yang merupakan tanggung jawabnya. Semangat / jiwa dan kemampuan wirausaha tersebut antara lain adalah: • Mampu melihat dan menilai kesempatan peluang bisnis dan hal-hal yang memberikan keuntungan lainnya. • Mampu mengumpulkan / menghimpun sumber daya yang dibutuhkan, sehingga memberi manfaat dan keuntungan bagi perusahaannya. • Mampu menyesuaikan tindakan dalam perbagai situasi dan kondisi, seta mampu mengambil tindakan cepat dan pasti demi meraih keberhasilan. • Dan lain-lain. 8 - 25 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek Perbedaan Sifat / Ciri Wirausahawan dengan Profesional No Wirausahawan/ Wiraswastawan Manajer/Karyawan/Profesional 1 Mempunyai ketajaman naluri dan visi Umumnya kurang memiliki naluri dan visi bisnis bisnis Gigih, penuh semangat dan pantang Kebanyakan menyerah serta berorintasi pada hasil maksimal 2 kurang dalam gigih, berusaha tidak/kurang karena lebih banyak terpaku pada ketentuan dan teori atau batasan perhitungan atau birokrasi dan wewenang yang kaku dan tidak memadai 3 4 5 6 Lebih sering mengandalkan institusi Lebih dominan pada pertimbangan rasio (kata hati/insting) dengan pertimbangan dengan kuaitatif kuantitatif Berani mengambil resiko yang telah Kebanyakan kurang berani mengambil resiko diperhitungkan dan percaya diri atau ragu-ragu Berani dan siap kalah/ gagal pendekatan Umumnya kurang matematis berani atau menghadapi (menderita) kekalahan/gagal Banyak inovasi yang dipunyai dan Sedikit inovasi tetapi umumnya banyak kreasi dilaksanakn/ ditindaklanjuti 7 Jiwa kepemimpinan kuat dan mampu Belum tentu menjadi panutan Meskipun sifac/ciri-ciri itu relatif, tetapi umumnya demikianlah sifat wirausahawan atau wiraswastawan itu. Dan, semakin lengkap dan Kuat sifat dan ciri itu dimiliki, semakin besarlah kemungkinannya untuk sukses sebagai wirausahawan. Namun, minimal ada 3 sifat yang hampir selalu ada pada wirausahawan, yaitu: • Pecaya diri yang kuat dan selalu optimis. • Mampu dan bersemangat dalam mencapai hasil yang maksimal. • Tidak ingin bergantung pada orang lain. Hubungan Antara Kemampuan Teknis, Manajemen, Dan Kewirausaan Dalam Pengelolaan Proyek Setiap proses perwujudan sebuah proyek, memerlukan berbagai disiplin ilmu dan berbagai sumber daya untuk menyelesaikan berbagai masalah dan kesulitan. Meskipun hal itu kerap masih ditambah dengan tekanan kondisi dan situasi yang melingkupinya, misalnya keterbatasan sumber daya yang ada dan mendesaknya waktu. Apabila kemampuan teknis (akuntansi, administrasi, metode pengecoran beton) 8 - 26 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek memberikan metode / cara pelaksanaan yang cepat dan benar, maka kemampuan manajemen memberikan arahan, panduan, dan sistem atas apa saja yang harus dilakukan. Dengan demikian, semua aktivitas mencapai sasarannya dengan efektif dan efisien. Adapun kemampuan kewirausahaan memberikan dorongan semangat dan terobosan (inovasi). Maka, dengan kemampuan itu diperoleh metode/cara pelaksanaan aktivitas (pekerjaan) yang lebih mudah dan lebih memberi daya, manfaat, dan hasil akhir dari pekerjaan secara lebih efektif dan efisien. Bahkan bisa memberikan hasil yang istimewa, yang mungkin memberi kejutan positif. Penerapan Kewirausahaan Dalam Pegelolaan Proyek Secara praktis kewirausahaan itu merupakan sifat, sikap, dan tindakan seseorang secara mandiri atau dengan kelompoknya, dalam mencapai sasaran yang direncanakan denga.n cara-cara yang inovatif, efektif, dan efisien. Dengan demikian, peranan pelaku dalam menerapkan kewirausahaan sangat menentukan. Untuk itu, para pelaku yang terlibat dalam operasional pelaksanaan proyek harus menyadari, memahami, dan melaksanakan/menerapkan ’jiwa wirausaha’ itu dengan antusias setiap kali menyelesaikan pekerjaannya. Pelaksanaan Kewirausahaan Oleh Pengelola Proyek Seorang wiirausahawan yang sukses umumnya memiliki pengetahuan manajemen dan / atau menerapkan prinsip-prinsip manajemen dalam tindakan / aktivitas bisnisnya dengan baik. Antara manajemen dan kewirausahaan ada korelasi yang sangat erat dan saling mengisi. Maka, melaksanakan fungsi-fungsi manajemen secara maksimal, tepat kondisi dan sasaran yang dibutuhkan, serta inovatif, merupakan unjuk kerja kewirausahaan yang efektif  Tindakan kewirausahaan seorang manajer proyek antara lain:  Mampu membina hubungan sosial-humaniora yang berdampak positif bagi kepentingan marketing/bisnis dengan menghasilkan keputusan-keputusan yang memudahkan dan menguntungkan bagi kepentingan proyek dan perusahaannya.  Mampu mengkoordinasikan dan membina siapapun atau pihak mana pun serta stafnya, sehingga tercipta hubungan kerja, suasana kerja, dan hasil kerja yang efekeif, efisien, dan inovatif (nyaman, mudah, cepat, dan memenuhi kebucuhan).  Mampu menemukan dan menerapkan administrasi dan metode pelaksanaan pekerjaan yang lebih mudah dan lebih murah serta lebih sesuai dengan kondisi 8 - 27 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek dan situasi pekerjaan yang disetujui oleh sang pemberi kerja.  Mampu menunjukkan dan memberikan contoh/teladan yang baik, benar dan tepat dalam sikap dan tindakan kerja sehari-hari, sehingga benar-benar patut diteladani atau menjadi panutan, terutama dalam tindakan dan keputusan-keputusan yang berhubungan dengan penyelesaian proyek yang bersangkutan.  Tindakan kewirausahaan Manajer (Kabag) Administrasi dan Keuangan, antara lain:  Mampu melaksanakan tindakan dan proses administrasi dan perpajakan yang ringkas, mudah, dan memenuhi kebutcuhan, sehingga diperoleh proses kerja administrasi dan perpajakan yang efektif dan efisien.  Mampu mengkoordinasikan dan melakukan tindak lanjut bagi kepentingan likuiditas proyek dan perusahaan, sehingga selalu segera tercipta kondisi surplus keuangan proyek yang bersangkutan (cash in selalu bisa segera cair) tanpa mengabaikan prosedur dan kewenangannya.  Mampu melakukan pencarian dan penggalangan potensi sumber daya finansial bagi kebutuhan pelaksanaan proyek, sesuai dengan prosedur perusahaan dan kewenangan yang diberikan kepadanya dengan cara-cara yang inovatif, efektif, dan efisien, sehingga memberikan nilai positif bagi proyek dan perusahaan.  Mampu membina dan melakukan perencanaan serta prioritas penggunaan dana kontan, sehingga diperoleh manfaat finansial yang meringankan dan memudahkan efisiensi keuangan proyek dan perusahaan Tindakan Kewirausahaan Oleh Manajer (Kabag) Personalia Dan Umum, Antara Lain: Mampu mengkoordinasikan, membina, dan melakukan proses administrasi dan kepentingan kepersonaliaan dan umum dengan mudah, ringkas, murah, dan memenuhi kebutuhan dengan cara-cara yang inovatif, sehingga diperoleh proses pelaksanaan kepersonaliaan dan umum yang efektif dan efisien. Hal itu meliputi:  administrasi kepegawaian dan upah/gaji yang cepat dan tepat,  evaluasi dan penilaian atas kemampuan dan prestasi karyawan untuk promosi dan penempatan kerja secara periodik, tepat sasaran, bijaksana, dan tepat waktu,  rencana dan kebutuhan pelatihan dalam rangka pengembangan SDM dan perusahaan (proyek-proyek) secara konsisten  proses dan prosedur kepentingan umum proyek yang efektif dan efisien, dan lainlain. 8 - 28 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek Tindakan kewirausahaan oleh Pelaksana Utama (General Superitendent) antara lain: Mampu mengkoordinasikan, membina, mendapatkan, dan melakukan metode pelaksanaan proyek (pekerjaan) yang mudah, murah, dan sesuai dengan kebutuhan dan syarat teknis yang disetujui oleh pemberi kerja.  Mampu mengantisipasi kebutuhan dan ketergantungan pada tahap pelaksanaan pekerjaan, sehingga diperoleh perencanaan (program) kerja dan realisasi pelaksanaan yang cepat, tepat waktu, dan efisien.  Mampu mengelola pemakaian sumber daya dalam pelaksanaan proyek, sehingga pemakaian dan stock sumber daya bagi kebutuhan proyek bias optimal terhadap rencana kerja dan waktu pemakaiannya Tujuan / sasarannya adalah memakai dan mengadakan sumber daya yang efektif dan efisien. Artinya jumlah stok barang dapat memenuhi kebutuhan kuantitas dan syarat teknis / kualitas serta wajar  Kemampuan untuk membina hubungan kerja dan motivasi kerja dengan petugas pemilik proyek (direksi lapangan), engineer supervisor (konsultan) dan stafnya, sehingga suasana kerja sangat mendukung kelancaran kemudahan dan tepat waktu dalam pelaksanaan pekerjaan. Adapun sasaran yang ingin dicapai ialah pemakaian sumber daya dan waktu dengan efektif dan efisien Mengembangkan Semangat Dan Jiwa Wirausaha  Demi keberhasilan proyek  Jiwa wirausaha atau kewirausahaan merupakan sifat, sikap kebiasaan pribadi, dan bakat seseorang. Untuk memiliki dan bisa melakukannya dengan baik, bisa dilakukan dengan meningkatkan pemahaman dan selalu mempraktikkannya dalam setiap tindakan yang perlu. Dalam hal ini, bisa dilakukan pelatihan untuk meningkatkan pemahaman dan kebiasaan dengan menerapkan pelaksanaan pekerjaan setiap kali ada kesempatan  Selalu meningkatkan kemampuan dan wawasan kewirausahaan dengan berbagai cara, misalnya dengan melakukan kunjungan atau studi banding, khususnya yang berkaitan dengan upaya peningkatan wawasan kewirausahaan  Selalu berusaha dan hanya akan melaksanakan / menerapkan cara, metode dan prosedur kerja yang sesuai dengan kebutuhan praktis, efektif dan efisien  Ada umpan balik dari manajer senior atau direksi perusahaan yang memberikan penghargaan/bonus atau insentif lainnya untuk setiap ’tindakan wirausaha’ di 8 - 29 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek lingkungan kerjanya yang memberikan nilai tambah / positif bagi proyek atau perusahaan  Demi pengembangan perusahaan: Setiap perusahaan mempunyai kebijakan untuk mencapai nilai yang lebih tinggi, kinerja yang lebih efektif dan lebih efisien, atau pun hasil kerja yang lebih bermutu, yaitu hasil karya yang inovatif dan sesuai dengan kebutuhan mutakhir. Untuk itu, perusahaan yang dikelola oleh manajer yang mumpuni/andal akan selalu tanggap dan siap melakukan tindakan antisipasi yang tepat dan dilandasi jiwa wirausaha yang menjadi kebiasaan atau ’budaya’ kerjanya. Adapun tindakan kewirausahaan yang tepat itu antara lain:  Mengikutsertakan dan memberikan kesempatan pada tenaga-tenaga potensial dalam proses manajerial dan pengambilan keputusan yang strategis dalam perusahaan. Atau, minimal memberikan kesempatan umuk memberikan masukanmasukan, sehingga secara tidak langsung menjadi pelatihan umuk mengembangkan dan menimbulkan motivasi positif bagi yang bersangkutan dan perkembangan perusahaan.  Membiasakan dan membudayakan kerja yang cepat, tepat, sesuai metode, tepat waktu, dan tepat sasaran (efektif), agar cara kerja dan hasil kerja memenuhi persyaratan dan kebutuhan mutakhir yang inovatif dan efisien.  Melaksanakan system / ketentuan penghargaan yang jelas dan konsisten pada setiap tindakan (penerapan) jiwa wirausaha yang nyata-nyata memberikan nilai tambah/positif bagi unit kerja, proyek, atau pun perusahaan yang bersangkutan.  Direksi perusahaan, benar-benar memberikan teladan dalam tindakan dan keputusan-keputusannya, termasuk memberikan dukungan nyata dalam menerapkan budaya wirausaha tersebut, antara lain:  Disetujui dan dilaksanakannya cara kerja baru yang telah terbukti atau sangat berpotensi memberikan pengaruh dan hasil yang positif  Contoh (yang ekstrem dan monumental) Ada beberapa perusahaan besar yang sehat dan mapan yang didukung oleh manajer yang andal dan berjiwa wirausaha ’sejati’, yang merealisasikan rencana pendirian (pembukaan) perusahaan baru (anak perusahaan). Perusahaan tersebut didirikan dengan rencana yang ’marang’ dan langsung dengan skala memadai. Dengan demikian, diharapkan (sudah diperhitungkan) akan mampu memberikan ’pengaruh’ pendapatan dan keuntungan bagi perusahaan induknya. 8 - 30 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek Dalam hal ini direksi benar-benar harus berhitung secara ’bisnis’ dan menerapkan jiwa wirausaha. Risiko besar dipertaruhkan. Untuk itu, dipilih pimpinan pengelolaannya dari antara manajer yang telah teruji dan terbukti mampu mandiri menjalankan fungsi manajerial, dan mampu bersikap serta bertindak sehagai wirausahawan sejati bagi perusahaan induknya. Penugasan demikian itu berdasarkan komitmen dan tanggung jawab pimpinan pengelolaan perusahaan baru tersebut dalam mencapai hasilnya, termasuk ’penalty’ dan konsekuensi lainnya apabila terjadi kegagalan. Dalam hal ini, perusahaan induk (direksi dan pemegang saham) telah menyetujui dan benar-benar merealisasikan perusahaan baru, lengkap dengan segala konsekuensi kewirausahaan yang harus dilakukan dan akan terjadi. Dalam perkembangan selanjutnya, manajer yang berjiwa wirausaha akan selalu tumbuh dan menjadi lebih andal dalam kemandiriannya. Maka, ia selalu memerlukan tantangan yang jauh lebih berbobot. Pada waktu itulah saarnya ia menanjak memasuki posisi yang lebih tinggi. Itu berarti akan terus timbul dan dibutuhkan manajer-manajer baru yang siap mengarungi dunia kerja sebagi praktisi. Praktisi manajerial yang andal merupakan manajer yang baik dalam ’mengemudikan’ perusahaan (proyek-proyek). Dan, praktisi yang mempunyai kemampuan manajerial dan berjiwa wirausaha akan menjadi ’pengemudi pembalap’ bagi proyek atau perusahaannya di arena kompesiti bidang usaha sejenis, bahkan untuk bidang usaha mana pun. Zaman wirausaha ’sejati’ tarnpaknya telah tiba, rneskipun jurnlah rnereka rnasih rnerupakan bagian yang sangat kecil dalarn ekonorni kita. Namun, kemampuan, produktivitas, dan lonjakan dahsyat dari akibat positifnya sangat dibutuhkan dan di manfaatkan oleh sangat banyak orang. Dan, salah satu rnanajer wirausahawan yang dibutuhkan itu adalah Anda. 8 - 31 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek RANGKUMAN Bab I : Proyek konstruksi merupakan suatu rangkaian kegiatan yang hanya satu kali dilaksanakan dan umumnya berjangka waktu pendek, serta kegiatan tersebut adalah suatu proses yang mengolah sumber daya proyek menjadi suatu hasil kegiatan yang berupa bangunan. Manajemen proyek didefinisikan merupakan semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan koordinasi suatu proyek dari mulai pelaksanaan sampai selesainya pelaksanaan pekerjaan untuk menjamin bahwa proyek dilaksanakan tepat waktu, biaya dan mutu serta mempunyai tiga karakteristik yang dipandang secara tiga dimensi yaitu bersifat unik, dibutuhkan sumber daya dan organisasi. Bab II : Secara umum manajemen diartikan sebagai pelaksanaan sesuatu dengan menggunakan orang lain, sedangkan proyek adalah suatu kegiatan yang dibatasi oleh tujuan, sasaran, persyaratan-persyaratan administrasi, teknis, biaya dan waktu. Fokus modul ini adalah mencoba memahami bagaimana mekanisme manajemen pekerjaan konstruksi SDA harus dilakukan, siapa yang terlibat, apa kualifikasinya dan apa tanggung jawabnya serta proses utama apa saja yang harus dilalui, agar pekerjaan konstruksi dapat dilaksanakan sesuai persyaratan yang telah disepakati. Bab III : Dalam manajemen proyek pelaksanaannya harus memenuhi tiga kriteria yaitu : biaya proyek, mutu pekerjaan dan waktu penyelesaian. Dari ketiga kriteria diatas menjadi sifat proyek yang merpaka tanggung jawab yang harus dipenuhi oleh Manajemen Proyek. Untuk itulah setiap perusahaan yang handal selalu melakukan langkah antisipasi dengan perencanaan dan pengembangan sumber daya tenaga dan manajemennya, agar selalu menjadi yang terdahulu dalam setiap era perkembangan teknologi, aplikasi dan kebutuhan dimasa depan. Kemudian tolok ukur sukses pengelolaan dari ketiga criteria diatas tadi berkembang menjadi : tepat biaya, tepat mutu, tepat waktu, lingkungan kerja yang sehat dan aman serta penerapan K3 yang konsisten serta semua pihak yang terkait. Kemudian dari ke 5 kriteria kunci sukses secara bisnis menjadi 7 (tujuh) kriteria yaitu : tepat biaya, tepat mutu, tepat waktu, lingkungan kerja yang sehat dan aman, K3 Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek dilaksanakan dengan konsisten, memuaskan semua pihak yang terkait memberikan keuntungan finansial serta meningkatkan citra perusahaan menjadi lebih baik. Bab IV : Manajemen dalam penyelenggaraan proyek tergantung 2 faktor utama yaitu sumber daya dan fungsi-fungsi manajemen. Pada prinsipnya manajemen proyek terdiri dari : a. Manusia yang diartikan sebagai tenaga kerja yang terlibat langsung dengan proyek maupun tidak langsung b. Organizing dimaksudkan sebagai pengaturan atas sesuatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu wadah (organisasi). c. Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang-orang dalam organisasi, agar melakukan kegiatan yang ditetapkan didalam planning. d. Controlling diartikan sebagai setiap kegiatan yang dipersiapkan untuk dapat menjamin bahwa pekerjaan telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Bab V : Kontrak pelaksanaan konstruksi merupakan ikatan kontrak antara Pimbagpro dengan kontraktor yang dibuat setelah melalui proses pengadaan berupa pelelangan. Kontrak pengawasan merupakan ikatan kontrak antara Pimpro Pengawasan dengan konsultan yang dibuat setelah melalui proses pengadaan berupa pelelangan. Bab VI : Kewajiban pelaksana konstruksi, menyiapkan dan menyusun rencana kerja serta melaksanakan pekerjaan persiapan sampai menyiapkan berkas pengajuan PHO hingga FHO kepada pemberi pekerjaan. Kewajiban pengawas konstruksi, membantu pengguna jasa melakukan pengendalian atas pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor yang tugasnya membantu, melakukan, memeriksa dan menyiapkan dalam mengendalikan atas pelaksana proyek. Kewajiban Provincial Team, mengkoordinasikan kegiatan, melakukan evaluasi, memberikan saran kepada pengawas konstruksi. Kewajiban Core Team, melakukan koordinasi terhadap kegiatan konsultan, melakukan review terhadap desain dan spesifikasi, melakukan oleh pengetahuan dan teknologi serta menjaga keserasian komunikasi dengan instansi-instansi yang terkait. Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek Bab VII : Untuk mendapatkan kepercayaan dalam pelaksanaan proyek kontraktor harus mengikuti tahapan pra kualifikasi, tender proyek dan pelaksanaan progres fisik, serta penyerahan akhir proyek kepada pemilik proyek. Pelaksanaan proyek mempunyai 3 (tiga) tahap yaitu : 1. Tahap persiapan pelaksanaan proyek : • Surat perintah mulai kerja (SPMK) • Pre Construction Meeting (CPM) • Rencana pelaksanaan proyek yang meliputi : - Organisasi proyek dan job description - Jadwal pelaksanaan proyek dan pengadaan sumber daya - Rencana mutu proyek - Metode pelaksanaan pekerjaan - Survai lapangan - Rencana anggaran pelaksanaan - Rencana K3 proyek - RKL dan RPL 2. Tahap operasional pelaksanaan proyek • Tahap aktifitas operasional pelaksanaan proyek • Rapat konstruksi dan rapat koordinasi • Advance payment (uang muka) • Laporan • Pembayaran prestasi pekerjaan • Pekerjaan tambah/ kurang • Review desain • Perpanjangan waktu yang meliputi : - Perpanjangan waktu kontrak - Prosedur permintaan perpanjangan waktu kontrak - Revisi jadwal pelaksanaan • Denda • Eskalasi • Penyelesaian perselisihan Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek 3. Tahap penyelesaian dan penyerahan proyek dan penyerahan proyek terdiri dari : • Program penyelesaian pekerjaan • PHO • FHO BAB VIII Guna mencapai proyek berjalan lancar dan berhasil harus memenuhi 4 (empat) faktor yaitu : 1. Perencanaan kerja yang baik 2. Persiapan kerja yang baik 3. Pengendalian operasional pelaksanaan yang efektif 4. Komunikasi yang efektif Bentuk komunikasi yang umum digunakan di proyek 1. Komunikas langsung Seperti Tatap muka 2. Komunikasi tidak langsung : Dengan perseorangan dan dengan orang banyak : dapat tertulis atau dengan sarana lainnya Pelatihan Ahli Supervisi Terowongan Pengenalan Manajemen Proyek DAFTAR PUSTAKA 1. Istimawan Dipohusodo, Manajemen Proyek dan Konstruksi, Kanisius Yogyakarta, 1996 2. Mahendra Sultan Syah Ir, Manajemen Proyek – Kiat Sukses Mengelola Proyek, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta Januari 2004 3. Pusat Pelatihan Jasa Konstruksi (Puslatjakons), Seri / Judul : SMB-01 Manajemen Pelaksanaan Konstruksi, Pelatihan Manajer Lapangan. 4. Pusat Pelatihan Jasa Konstruksi (Puslatjakons), Judul : Site Plan, Pelatihan General Superintendent Pekerjaan Pengairan (GSP). 5. Unit Jaminan Mutu Direktorat Sumber Daya Air, Program Penerapan Sistem Jaminan Mutu (Quality Assurance) – Bidang Pengairan Jakarta Desember 2000 6. Waskita Karya PT, Manual Perencanaan dan Pengendalian Proyek 1999. 7. Wulfram I. Ervianto, Manajemen Proyek, 2005

Log In

Pengenalan Manajemen Proyek

Pengenalan Manajemen Proyek

Related Papers

RELATED PAPERS