Project Charter Ca r t a de l Pr oye ct o Nombre del Proyecto : sitio web: visite Loja Sponsor del proyecto : Le-Fort.org Gerente del Proyecto : Marlene Rojas Le-Fort Fecha de Inicio estimada : mayo 1 de 2020 Fecha de Fin estimada : diciembre 31 de 2020 1 Project Charter Documento dirigido a los siguientes interesados Nombre y apellido Cargo Gustavo Fuentes Auditor externo Marell Navarro Gerente de Mercadeo Marlene Le-Fort Gerente Financiero Rodrigo Duarte Alfonso Rojas L Gerente de proyecto Gerente General Marlene Rojas L Líder Oficina de Proyectos 2 Observaciones Debe conocer la capacidad final del sitio web A cargo de la estrategia de redes sociales Necesario para revisar los recursos financieros iniciales Back-end y front-end. Aprobación de inicio y entrega del sitio web Importante para definir recursos iniciales y control de adherencia de la metodología. Project Charter Información general del proyecto Descripción general del proyecto − El proyecto consiste en la construcción de un nuevo sitio Web. La compañía, con base en la planeación estratégica realizada durante la emergencia sanitaria causada por el Covid-19, ha visto la necesidad de crear un recurso, ya que dentro de las oportunidades encontradas se evidenció un nicho de mercado no explotado y que requiere ser cubierto antes que la competencia lo haga. − Para ello se encargará el desarrollo a tercería del sitio Web, SEO y conexión automatizada a RRSS. − Los contenidos digitales, como fotografías, textos y vídeos será facilitados por el equipo. − Se requiere hacer difusión y formación de alianzas estratégicas con los distintos agentes: Restoranes, centros culturales y hotelería de la zona. Para esta gestión de contrató un equipo de 3 estudiantes universitarios que han cumplido labores similares con la empresa durante sus vacaciones estudiantiles el verano pasado. La inversión estimada para este ítem es de 800 dólares. Los costos de la gestión del proyecto serán cargados a personal externo con boleta de honorarios. El desarrollo externo del sitio web facturará 500 dólares que serán cargados a costos anuales con facturación con IVA. Los costos de gestión del proyecto serán cargados a los diferentes centros de costos a los que pertenecen los ingenieros y personal que se vincule de la empresa al proyecto. 3 Project Charter Objetivos estratégicos y de negocio que se consolidan con esta iniciativa: ESTRATÉGICOS Aumentar las visitas a la cuidad en 30% después de Covid-19 que inicia en 0. Medible basado a estadísticas cuyos datos serán facilitados por los hoteles y hostales. Aumentar en un 20% el hospedaje de turistas nacionales, con incrementos parciales de 2%, 5% y llegar al 20% Dar rentabilidad del sitio Web al vender avisaje y publicidad pagada recuperando parte la inversión inicial al finalizar el periodo. Se estima la recuperación a diciembre 2020 de un 30% de la inversión inicial. ESPECÍFICOS Construcción de un sitio web Venta de avisaje, contenido patrocinado, campañas y enlaces afiliados. ALCANCE INICIAL El alcance inicial se concentrará en la construcción de un sitio web, y de realizar el acercamiento a nuestros socios estratégicos. Se seleccionará el material relevante, fotos, historia, videos desarrollados por el equipo creativo de la organización. Se dará capacitación de venta a los estudiantes contratados con un conocimiento completo sobre los productos a ofertar. El método de venta será vía medios electrónicos, asegurando la seguridad de nuestros empleados y clientes. Se deberá generar estrategias de gestión, como campañas de expectativas y divulgación para el lanzamiento del sitio. Instalación de una oficina física donde se administrará el material físico y humano necesario. Esta oficina está cedida por Le-Fort.org.sin costo para el sitio web. 4 Project Charter Restricciones y supuestos del proyecto Restricciones: − En cuanto a Recursos Humanos, se tienen restricciones del número de personas del área de ingeniería que pueden participar. − Disponibilidad de recursos: se debe disponer de los medios económicos y estratégicos suficientes para desarrollar todas las medidas de prevención recomendadas por las autoridades sanitarias. (covid19) − Si el proyecto consume más recursos financieros que los estimados inicialmente, se tendría que recurrir a nuevos fondos solicitados a Le-Fort.org − La duración del proyecto se estima en 6 meses. Suposiciones: − Los recursos financieros si se requieren se conseguirán fácilmente. Se cuenta con el apoyo incondicional de la ONG. − Como necesidades tecnológicas para el proyecto se considera el uso de computadores, los mismos que cuentan dentro de la organización. − La capacidad de los ingenieros de la empresa para participar en las distintas actividades del proyecto es la adecuada. − El clima no afectara la construcción del sitio. Si puede afectar en la obtención del material visual que está dispuesto para la primera fase del proyecto, tomamos una ventana de tiempo de 1 mes. Recursos preasignados: (Relacione los recursos aprobados y disponibles para el proyecto y los recursos necesarios para iniciar el proyecto) Humanos. − Personal relacionado con el proyecto, que pertenecen a la organización. − 3 estudiantes capacitados para venta, difusión y promoción del producto. Tecnológicos − Computadores para cada miembro preasignado al proyecto que lo requiera. Conexión a internet. 5 Project Charter Infraestructura − disponibilidad de salas de trabajo para iniciar el proyecto, esta sala – oficina será facilitada dentro de las oficinas de Le-Fort.org. sin costo para este proyecto. Equipos − los equipos actuales. Financieros − $1450 dólares americanos Otros − Viáticos para la líder del proyecto, evaluados en 100 dólares americanos. Recursos necesarios no aprobados − Asesoría inicial del magister Gustavo Fuentes, el pago de este servicio fue pactado a través de canje, alojamiento para él su esposa en Loja, comprometidos por el Gran Hotel Victoria, de Loja. Interesados y áreas correspondientes que pueden verse afectados. Área Interesados Organización Interna / Externa financiero Marlene Le-Fort Interna Producción Rodrigo Duarte Interna Fotografía Marlene Rojas L Interna 6 Project Charter Director de turismo cuidad de Loja, Alcaldía, cámara de comercio Loja. Líder del proyecto Comunidad Marlene Rojas Le-Fort Externa Interna Entregables principales Entregables Descripción Plan de trabajo Necesario como insumo para la gerencia del proyecto Sitio terminado Uno de los objetivos específicos del proyecto Montaje de equipos a punto Necesarios para la interacción de los gestores y empleados. Documento de cierre del proyecto Todo proyecto debe tener su documento de cierre, tanto administrativo como contractual Personal de producción entrenado Todo proyecto genera nuevas formas de hacer las cosas, lo que obliga a una capacitación que cubra todas las áreas afectadas Principales hitos para el cliente Hito Descripción Ingeniería conceptual Como el desarrollo de sitio web esta dado 01-mayo-2020 en tercería lo media un contrato de honorarios, sin embargo, requerimos disponibilidad para la obtención de material visual y escrito. El desarrollo del sitio web pese a tener una 01 de mayo 2020 planeación detallada también es un proceso dinámico que debe reflejar las necesidades reales de la comunidad. Dando valor y calidad a los diferentes clientes. El personal responsable del proyecto ya 01-Mayo-2020 forma parte de nuestra organización, sin embargo, los procesos serán modificados Ingeniería de detalle, primera etapa. Ingeniería básica 7 Fecha Project Charter Capacitación del personal auxiliar. Difusión y acercamiento a la comunidad Adecuación de oficinas y baños 8 según acuerdo del personal post Covid 19, lo que nos obliga a generar viáticos distintos para el traslado y seguridad de nuestro personal. Se necesita tener contratado todo el 01 de mayo 2020 equipo humano necesario para este entregable Teniendo en cuenta el covid19 las medidas 15-mayo-2020 de bioseguridad deben ser implementadas de acuerdo con el protocolo. Teniendo presentes la seguridad de nuestros clientes internos y externos Project Charter Ingeniería de detalle, segunda etapa. Material visual Construcción sitio web del Analizando las necesidades sociales del 01 de agosto 2020 entorno de turismo nacional e internacional vincular a las medidas de pruebas de experiencias. 15 de agosto de 2020 Tener en cuenta las posibles dificultades para trasladarse dentro y en las cercanías de la cuidad, según disposiciones gubernamentales 15 de agosto 2020 Validar los riesgos y adecuaciones de acuerdo con el desarrollo actual de covid19 Pruebas del sitio web, muestreo de 200 experiencias. Las pruebas de calidad deben ser 20 de noviembre 2020 definidas con anterioridad y aprobadas por el equipo de calidad del proyecto, sin embargo, quedan bajo la responsabilidad del equipo externo del desarrollo web, y está dentro del contrato. 23 de diciembre 2020 Puesta en marcha del Todos los requisitos cumplidos junto a los sitio web criterios de aceptación cumplidos Riesgos iniciales La falta de experiencia histórica de los tiempos post covid19, podría originar estimaciones iniciales erróneas El material visual y escrito debe ser entregado oportunamente al desarrollador, pudiendo generar retrasos en los resultados. Actualmente las oficinas de Le-Fort.org, están siendo adecuadas a los futuros requerimientos de bioseguridad, sin embargo, pueden variar los protocolos gubernamentales. La capacitación de los difusores y vendedores del proyecto inicia en el mismo momento del desarrollo. Lo que facilitará en acercamiento a la nueva plataforma y su compromiso con el proyecto. 9 Project Charter Costos iniciales presupuestados (Dólares) Descripción Costos indirectos, directos TOTAL Ingeniería conceptual, responsabilidad del la empresa desarrollo sitio web Directos 0 Ingeniería básica, realizado por empresa desarrollo sitio web. Directos 0 Indirecto 150 Directos 0 Directos 500 Directos 100 Directos 800 Directos 0 Compra de insumos seguridad covid 19 Ingeniería de detalle, realizado por la empresa de desarrollo sitio web Construcción del sitio web Material visual, sólo víaticos exceden al sueldo del líder de proyecto Pruebas de experiencia, realizado por el personal auxiliar y coordinados empresa de desarrollo sitio web Puesta en marcha del sitio web, dentro contrato tercería. Responsables de aprobar Nombre Cargo Alfonso Rojas Le-Fort Rodrigo Duarte Casar Marlene Le-Fort G. Gerente General Gerente de proyecto Gerente Financiero Auditor externo. Gustavo Fuentes 10 Firma Project Charter Observaciones de aprobadores 11