KATA PENGANTAR Berdasarkan pasal 33 UUD 1945, kedudukan koperasi sebagai bentuk asli badan usaha yang dianggap paling sesuai dengan karakteristik bangsa Indonesia, yang dalam pelaksanaannya telah diatur dan dikembangkan dalam berbagai peraturan, dimulai Undang-undang nomor 25 Tahun 1992 tentang perkoperasian, PP No. 9 Tahun 1995 tentang pelaksanaan kegiatan usaha simpan pinjam oleh koperasi, kemudian disusul dengan Kepmen Koperasi dan PKM No. 194/KEP/M/IX/1998 tentang petunjuk pelaksanaan penilaian kesehatan Koperasi Jasa Keuangan dan Kepmen Koperasi dan PKM No. 351/KEP/M/XII/1998 tentang petunjuk pelaksanaan kegiatan usaha simpan pinjam oleh koperasi. KJK sebagai badan usaha, tentunya tidak berbeda dengan badan usaha lainnya, khususnya lembaga keuangan mikro, sama-sama mengelola asset likuid dan produknya bersifat maya. Namun dari segi kepemilikan dan semangat kebersamaan dalam koperasi, maka penting bagi pengelola KJK dalam melakukan pengelolaan usahanya senantiasa memperhatikan prinsip-prinsip dasar koperasi. Jakarta, 04 Februari 2008 DAFTAR ISI Kata Pengantar 1 Daftar Isi 2 Standar Kompetensi 3 Pendahuluan 5 a. Prinsip-prinsip pengelolaan organisasi dan manajemen KJK 5 b. Pengertian dalam Prinsip-prinsip Pengelolaan Organisasi dan Manajemen KJK 5 Bab. I. Menginventarisir Kebijakan Organisasi dan Manajemen Koperasi Jasa Keuangan 6 1.1. Prinsip-prinsip perkoperasian, ketentuan dan aturan dalam organisasi 6 1.2. Kebijakan organisasi dan manajemen 10 Bab.II. Melaksanakan Kebijakan Organisasi dan Manajemen Koperasi Jasa  Keuangan 22 2.1 Pelaksanaan Kebijakan Organisasi dan Manajemen KJK berdasarkan prinsip-prinsip perkoperasian 22 2.2 Pelaksanaan Kebijakan Organisasi dan Manajemen Secara Efisien. 25  2.3 Prinsip Kehati-hatian 28 2.4 Prinsip Mengenal Anggota 29 2.5 Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Kebijakan Organisasi dan Manajemen 32 Bab.III. Melaporkan Hasil Pelaksanaan Kebijakan Organisasi dan Manajemen  Koperasi Jasa Keuangan 35 3.1 Format laporan. 35 3.2 Laporan Hasil Pelaksanaan Dasar-Dasar Manajemen. 35 Sumber-sumber Kepustakaan (Buku Informasi) 39 STANDAR KOMPETENSI Judul Unit : Melakukan Prinsip-prinsip Pengelolaan Organisasi dan Manajemen Koperasi Jasa Keuangan Kode Unit : KJK.SP01.002.01 Deskripsi Unit : Unit ini berhubungan dengan keterampilan, pengetahuan dan sikap kerja yang dibutuhkan dalam melakukan prinsip-prinsip pengelolaan organisasi dan manajemen pada Koperasi Jasa Keuangan. ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA 1. Menginventarisir kebijakan organisasi dan manajemen Koperasi Jasa Keuangan 1.1. Prinsip-prinsip perkoperasian, ketentuan dan aturan dalam organisasi diidentifikasi.  1.2. Kebijakan organisasi dan manajemen didiskusikan.  2. Melaksanakan kebijakan organisasi dan manajemen Koperasi Jasa Keuangan  2.1 Kebijakan organisasi dan manajemen berdasarkan prinsip-prinsip perkoperasian dilaksanakan.  2.2 Kebijakan organisasi dan manajemen dilaksanakan secara efisien.  2.3 Prinsip kehati-hatian dilaksanakan.  2.4 Prinsip mengenal anggota diterapkan. 2.5 Pelaksanaan kegiatan kebijakan organisasi dan manajemen dievaluasi. 3. Melaporkan hasil pelaksanaan kebijakan organisasi dan manajemen Koperasi Jasa Keuangan 3.1 Format laporan disiapkan. 3.2 Hasil pelaksanaan dasar-dasar manajemen dibuat dan dilaporkan. BATASAN VARIABEL 1. Kontek variabel : Unit ini berlaku untuk menginventarisir, melaksanakan dan melaporkan hasil pelaksanaan kebijakan organisasi Koperasi Jasa Keuangan, yang digunakan untuk melaksanakan prinsip-prinsip pengelolaan organisasi dan manajemen pada Koperasi Jasa Keuangan. 2. Perlengkapan untuk melakukan prinsip-prinsip pengelolaan organisasi dan manajemen pada Koperasi Jasa Keuangan, mencakup :  2.1 Himpunan peraturan.  2.2 Brosur, leaflet, booklet. 2.3 Alat tulis kantor.  3. Tugas pekerjaan untuk melaksanakan prinsip-prinsip pengelolaan organisasi dan manajemen pada Koperasi Jasa Keuangan meliputi :  3.1 Menginventarisir kebijakan organisasi dan manajemen Koperasi Jasa Keuangan. 3.2 Melaksanakan kebijakan organisasi dan manajemen Koperasi Jasa Keuangan.  3.3 Melaporkan hasil pelaksanaan kebijakan organisasi dan manajemen Koperasi Jasa Keuangan. 4. Peraturan untuk melaksanakan prinsip-prinsip pengelolaan organisasi dan manajemen pada Koperasi Jasa Keuangan adalah :  4.1 Keputusan hasil Rapat Anggota Tahunan (RAT). 4.2 Surat Keputusan Kepala Cabang/Manager/General Manager. 4.3 Standar Operasional Prosedur (SOP) PANDUAN PENILAIAN 1. Penjelasan prosedur penilaian :  Alat, bahan dan tempat penilaian serta unit kompetensi yang harus dikuasai sebelumnya yang mungkin diperlukan sebelum menguasai unit kompetensi ini dengan unit-unit kompetensi yang terkait :  1.1 KJK.SP01.001.01 : Melaksanakan Dasar-dasar Manajemen 2. Kondisi penilaian : 2.1 Kondisi penilaian merupakan aspek dalam penilaian yang sangat berpengaruh atas tercapainya kompetensi tersebut yang terkait dengan penginventarisasian, pelaksanaan dan pelaporan hasil pelaksanaan kebijakan organisasi dan manajemen.  2.2 Penilaian dapat dilakukan dengan cara : lisan, tertulis, demonstrasi/praktek, dan simulasi di workshop dan atau di tempat kerja.  3. Pengetahuan yang dibutuhkan :   Pengetahuan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai berikut :  3.1 Prinsip-prinsip perkoperasian. 3.2 Prinsip-prinsip manajemen. 4. Keterampilan yang dibutuhkan : Keterampilan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai berikut :  4.1 Menginventarisasi data 4.2 Menyusun laporan 5. Aspek kritis :  Aspek kritis yang merupakan kondisi kerja untuk diperhatikan dalam mendukung unit kompetensi ini, sebagai berikut :  5.1 Perbedaan persepsi 5.2 Konflik kepentingan 5.3 Perubahan kebijakan  KOMPETENSI KUNCI  NO KOMPETENSI KUNCI DALAM UNIT TINGKAT 1. Mengumpulkan, mengorganisasi dan menganalisa informasi 1 2. Mengkomunikasikan ide-ide dan menginformasikan 2 3. Merencanakan dan mengorganisir kegiatan 2 4. Bekerjasama dengan orang lain dan berkelompok 2 5. Menggunakan ide serta tehnik matematika 1 6. Memecahkan masalah 2 7. Menggunakan teknologi 1 PENDAHULUAN a. Prinsip-prinsip pengelolaan organisasi dan manajemen KJK Dalam menyusun kebijakan organisasi KJK harus berpedoman kepada peraturan perundangan yang berlaku, pengurus sebagai pemegang kuasa rapat anggota dapat mengangkat pengelola untuk menjalankan kegiatan operasional KJK. Dengan demikian pengelola harus mampu menjalankan kebijakan organisasi yang ditetapkan oleh pengurus, meliputi : • Pengelolaan organisasi dan manajemen usaha KJK • Pelaksanaan Program Kerja dan Rencana Anggaran Pendapatan dan Biaya KJK. • Pemeliharaan buku administrasi organisasi KJK. Koperasi Jasa Keuangan (KJK) yang terdiri dari : KSP/USP-Koperasi, Koperasi kredit dan KJK Syariah mengandung makna bahwa dalam menjalankan prinsip-prinsip pengelolaan organisasi dan manajemen perkoperasian dan para pengelola KJK dalam melakukan kegiatan usaha simpan pinjam dan atau jasa keuangan bagi anggota dan calon anggota. harus memperhatikan ketentuan perundangan yang berlaku. Dalam menunjang kegiatan operasional tersebut dibutuhkan kompetensi untuk melaksanakan prinsip-prinsip pengelolaan organisasi dan manajemen KJK b. Pengertian dalam Prinsip-prinsip Pengelolaan Organisasi dan Manajemen KJK • Prinsip-prinsip Pengelolaan Organisasi mengandung makna bahwa para pengelola KJK dalam menjalankan usahanya harus sesuai prinsip-prinsip pengelolaan organisasi dengan memperhatikan ketentuan perundangan yang berlaku. • Organisasi adalah suatu bentuk kerja sama antara sekelompok orang berdasarkan suatu perjanjian untuk bekerjasama guna mencapai tujuan bersama tertentu. • Prinsip-prinsip Pengelolaan manajemen, “Management is the accomplishing of a pre-determined objective through the efforts of other people” (George R Terry dalam bukunya “Principle of Management”) • Manajemen adalah suatu proses/kegiatan/usaha pencapaian tujuan tertentu melalui kerjasama dengan orang-orang lain. Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu. BAB I MENGINVENTARISIR KEBIJAKAN ORGANISASI DAN MANAJEMEN KOPERASI JASA KEUANGAN (KJK) 1.1. Prinsip-Prinsip Perkoperasian, Ketentuan dan Aturan Dalam Organisasi  a. Azas dan Sendi Dasar Koperasi Koperasi berlandaskan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945 serta berdasarkan atas asas kekeluargaan dan sendi dasar koperasi. Dengan demikian dalam pengelolaan dan pengembangan koperasi harus senantiasa memelihara kebersamaan berdasarkan pada Azas Kekeluargaan. Tujuan didirikan KJK adalah untuk memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil, dan makmur berlandaskan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945. b. Jatidiri Koperasi Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang-orang atau badan hukum koperasi yang kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas azas kekeluargaan, atau dengan kata lain koperasi adalah suatu perkumpulan otonom dari orang-orang yang berhimpun secara sukarela untuk memenuhi kebutuhan dan aspirasi ekonomi, sosial dan budayanya secara bersama-sama melalui usaha koperasi yang dimiliki dan dikendalikan secara demokratis. Dengan demikian jatidiri koperasi sebagaimana tercantum dalam undang-undang perkoperasian mengandung makna : dari, oleh dan untuk anggota serta dalam menjalankan kegiatannya berpedoman pada prinsip-prinsip koperasi, yang terdiri dari : keanggotaan sukarela dan terbuka, pengelolaan demokratis, pembagian sisa hasil usaha adil, pemberian jasa terbatas terhadap modal, kemandirian, pendidikan perkoperasian dan kerjasama antar koperasi. c. Prinsip-prinsip Perkoperasian Prinsip-prinsip koperasi merupakan landasan pokok gerakan dalam menjalankan usahanya sebagai badan usaha dan gerakan ekonomi rakyat. Jadi koperasi harus melaksanakan prinsip-prinsip koperasi karena hal tersebut mutlak harus dilaksanakan oleh koperasi tanpa meninggalkannya, dimana prinsip-prinsip tersebut berdasarkan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) No. 27 tahun 1999 (revisi 1998) Prinsip Koperasi terdiri dari : 1) Kemandirian 2) Keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka 3) Pengelolaan dilakukan secara demokratis 4) Pembagian SHU dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasa masing-masing anggota 5) Pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modal 6) Pendidikan perkoperasian 7) Kerjasama antar koperasi Prinsip-prinsip tersebut di atas dikelompokkan ke dalam dua kategori yaitu prinsip-prinsip yang bersifat universal dan berlaku secara internasional dan prinsip-prinsip yang bersifat nasional di negara-negara tertentu. Prinsip-prinsip koperasi merupakan dasar bekerja koperasi sebagai organisasi ekonomi, yang mempunyai ciri-ciri khas yang membedakan koperasi dengan badan usaha lainnya. Hal tersebut di atas sejalan dengan pandangan Alfred Hanel (1989:29) dalam pendekatan ilmiah modern dalam ilmu ekonomi yang mengemukakan bahwa : “Koperasi adalah lembaga-lembaga atau orang-orang yang tanpa memperhatikan bentuk hukumnya akan tetapi harus memenuhi keempat kriteria”. Keempat kriteria atau ciri-ciri khusus organisasi koperasi tersebut adalah sebagai berikut : 1) Anggota-anggota koperasi secara individu bertekad mewujudkan tujuannya, yaitu memperbaiki situasi ekonomi dan social mereka, melalui usaha-usaha (aksi-aksi) bersama dan saling membantu ( Swadaya dari kelompok koperasi /Self Help of The Cooperative Group). 2) Sejumlah individu yang bersatu dalam kelompok atas dasar sekurang-kurangnya satu kepentingan atau tujuan yang sama (Kelompok Koperasi / Cooperative Group ). 3) Sebagai instrumen atau wahana untuk mewujudkan adalah suatu perusahaan yang dimiliki dan dibina secara bersama-sama (Perusahaan Koperasi / Cooperative Enterprise ). 4) Perusahaan koperasi itu ditugaskan untuk menunjang kepentingan para anggota kelompok koperasi itu dengan cara menyediakan atau menawarkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh para anggotanya dalam kegiatan ekonominya, yaitu dalam perusahaan atau usaha ( Tujuan/Tugas atau Prinsip Promosi Anggota / Member Promotion ). d. Tujuan, Fungsi dan Peran Koperasi Koperasi bertujuan memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil dan makmur berdasarkan Pancasila dan UUD 1945. Fungsi dan peran koperasi adalah : a. Membangun dan mengembangkan potensi dan kemampuan ekonomi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya untuk meningkatkan kesejahteraan dan sosialnya. b. Berperan serta secara aktif dalam upaya mempertinggi kualitas kehidupan manusia dan masyarakat. c. Memperkokoh perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan ketahanan perekonomian nasional dengan koperasi sebagai soko gurunya d. Berusaha mewujudkan dan mengembangkan perekonomian nasional yang merupakan usaha bersama berdasarkan atas asas kekeluargaan dan demokrasi ekonomi. e. Peranan Anggota Secara konseptual, posisi dan peranan anggota pada koperasi bersifat sentral dan dominan dimana salah satu kunci dari keberhasilan KJK adalah didukung oleh “partisipasi aktif anggota” melalui :  • Melakukan transaksi ekonomi usaha dengan koperasi secara taat dan berkesinambungan.  • Membayar simpanan & kewajiban keuangan lainnya. • Hadir dalam rapat anggota. • Siap menanggung risiko bila terjadi kerugian sesuai dengan ketentuan yang berlaku.  • Mengikuti kegiatan ”member education” • Turut serta dalam pengendalian/ pengawasan jalannya koperasi Untuk itu anggota wajib memelihara koperasinya, dan sebaliknya KJK harus dapat memberi manfaat berupa kemudahan layanan prima bagi anggotanya. f. Menginventarisasi Ketentuan dan Aturan KJK Pengelola KJK mampu melakukan inventarisasi berbagai ketentuan dan aturan yang terkait dengan bidang tugasnya, sebagai berikut : 1) Undang-undang No. 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian. 2) Peraturan Pemerintah No. 9 Tahun 1995 tentang Pelaksanaan Usaha Simpan Pinjam oleh Koperasi. 3) Peraturan Pemerintah No. 33 Tahun 1998 tentang Modal Penyertaan pada Koperasi. 4) Keputusan Menteri Koperasi dan PKM No. 351/Kep/M/XII/1998 tentang Petunjuk Pelaksanaan Kegiatan Usaha Simpan Pinjam oleh Koperasi. 5) Keputusan Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah No. 96/Kep/M.KUKM/IX/2004 tentang Pedoman Standar Operasional Manajemen Koperasi Simpan Pinjam dan Unit Simpan Pinjam Koperasi. 6) Prinsip Akuntansi Keuangan, PSAK 27 tentang akuntansi perkoperasian.  7) Prosedur Operasi yang berlaku di KJK. 8) Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga. 9) Peraturan Khusus lainnya, seperti SK Pengurus tentang : • Wewenang pemberian pinjaman. • Kebijakan akuntansi, meliputi : o Sistem pembukuan (cash bases atau accrual bases) o Penyusutan aktiva tetap o Penyisihan pinjaman o Amortisasi aktiva lain - lain • Pemanfaatan cadangan resiko. • Struktur Organisasi • Program Kerja dan RAPB • Struktur Organisasi dan Uraian Tugas • SOP Pengendalian Intern • Kontrak Kerja • Perlakuan Pengeluaran Biaya • Kebijakan Pinjaman • Likuiditas • Reserve Requirement • Diklat Pengelola KJK 1.2. Kebijakan Organisasi dan Manajemen 1) Organisasi dalam Koperasi Organisasi koperasi adalah suatu cara atau sistem hubungan kerja sama antara orang-orang yang mempunyai kepentingan yang sama antara orang-orang yang mempunyai kepentingan yang sama dan bermaksud mencapai tujuan yang ditetapkan bersama-sama dalam suatu wadah koperasi. Sebagai organisasi koperasi mempunyai tujuan organisasi yang merupakan kumpulan dari tujuan-tujuan individu dari anggotanya, jadi tujuan koperasi sedapat mungkin harus mengacu dan memperjuangkan pemuasan tujuan individu anggotanya, dalam operasionalnya harus sinkron. Selanjutnya dalam melaksanakan roda organisasinya koperasi harus tunduk pada tata nilai tertentu yang merupakan karakteristik koperasi tata nilai ini dapat kita baca di Undang-undang RI No. 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian terutama pasal 2 s/d 5, yang lazim disebut : Landasan Asas, Tujuan, Fungsi dan Peran serta Prinsip-prinsip koperasi. Agar tujuan organisasi maupun tujuan individu dapat tercapai maka Manajemen Koperasi harus dilaksanakan dengan cara Tiga Pendekatan Kelembagaan: 1. Koperasi sebagai lembaga organisasi ekonomi, artinya secara ekonomi koperasi harus : • Mempunyai kegiatan usaha yang berkaitan dengan kepentingan anggotanya. • Memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. • Dikelola secara layak, efisien, sehingga ada nilai tambah yang dapat dinikmati oleh koperasinya maupun oleh anggotanya. • Mempunyai aturan main yang jelas untuk mendukung keberhasilan usahanya, misalnya sistem dan prosedur manajemennya, akuntansinya dan sebagainya. 2. Koperasi sebagai lembaga organisasi kemasyarakatan/sosial, artinya dari aspek sosialnya koperasi harus : • Keanggotaan bersifat terbuka, tidak diskriminatif. • Pengelolaan bersifat terbuka terhadap anggotanya sebagai pemilik koperasi. • Perlakuan yang adil terhadap anggotanya sesuai hak dan kewajibannya. • Adanya suatu wadah/forum untuk menampung aspirasi anggota dan aspirasi tersebut harus didengarkan. • Mempunyai aturan main yang jelas untuk mendukung keberhasilan demokrasi dalam pelaksanaan roda organisasi koperasi. 3. Koperasi sebagai lembaga organisasi pendidikan, artinya koperasi harus: • Merupakan tempat pendidikan idiologi koperasi, berorganisasi dan berusaha/bisnis bagi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. • Melaksanakan kegiatan khusus yang berkaitan dengan pendidikan anggotanya sesuai dengan kebutuhan. • Memberikan kesempatan (promosi) kepada anggotanya sesuai dengan persyaratan untuk menduduki formasi jabatan yang ada di koperasi. • Mempunyai aturan main yang jelas untuk mendukung keberhasilan dibidang kependidikan/latihan. Dalam Undang-undang RI No. 25 Tahun 1922 tentang Perkoperasian, bahwa perangkat organisasi terdiri dari : 1. RAPAT ANGGOTA (RA) Anggota koperasi adalah orang-orang / badan hukum koperasi yang mempunyai kepentingan ekonomi yang sama sebagai pemilik dan sekaligus pengguna jasa, berpartisipasi aktif untuk mengembangkan usaha koperasi dan syarat-syarat lain yang ditentukan dalam Anggaran Dasar Koperasi serta terdaftar dalam buku daftar anggota. Rapat anggota mempunyai peranan penting dalam menentukan maju atau mundurnya tata kehidupan koperasi, karena rapat anggota membahas persoalan yang timbul dalam kegiatan koperasi yang kemudian akan dicari jalan cara penyelesaiannya untuk mengatasi persoalan, dalam membuat program kerja koperasi harus ditetapkan oleh rapat anggota sebagai pemegang kekuasaan tertinggi dalam koperasi. Penyelenggaraan rapat anggota merupakan kewajiban bagi pengurus koperasi.  Berbagai Macam Rapat Anggota Koperasi 1. Rapat Anggota Biasa Rapat anggota diselenggarakan oleh koperasi yang sifatnya rutin atau bilamana keadaan memerlukan tetapi tidak menentukan hal-hal yang sifatnya sangat mendasar seperti perubahan anggaran dasar, amalgamasi dan pembubaran.  a. Rapat Anggota Tahunan Rapat anggota tahunan koperasi sifatnya wajib dilaksanakan secara periodik sesudah tutup tahun buku. Rapat anggota tahunan merupakan forum kekuasaan tertinggi koperasi, yang antara lain :  • Menilai pertanggungjawaban pengurus, pengawas dan partisipasi anggota dalam tahun buku yang lalu. • Menetapkan kebijaksanaan pengurus dalam tahun buku yang akan datang. • Menetapkan rencana kerja dan rencana anggaran belanja tahun buku yang akan datang. Pelaksanaan rapat anggota tahunan harus tepat waktu sesuai petunjuk : • Pasal 26 ayat 1 dan 2 UU No.25 tahun 1992. • Ketentuan dalam anggaran dasar koperasi. b. Rapat Anggota Penyusunan RENJA dan RAPB Rapat anggota penyusunan rencana kerja dan rencana anggota pendapatan dan belanja sebagai pencerminan pokok manajemen koperasi yang baik adalah dengan program kerja dari koperasi yang disusun oleh pengurus dan disyahkan oleh rapat anggota. Program kerja dimaksud berupa Rencana Kerja dan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja yang merupakan landasan pelaksanaan operasional. c. Rapat Anggota Pemilihan Pengurus Dan Pengawas Rapat anggota ini dapat dilaksanakan secara tersendiri dalam hal adanya kasus pada koperasi, sehingga untuk menyelamatkan koperasi perlu segera dilaksanakan rapat anggota untuk memilih pengurus/pengawas. Namun apabila koperasi berjalan baik dan masa jabatan pengurus/pengawas sudah habis, pemilihan dilaksanakan dalam rapat anggota tahunan yang merupakan acara tersendiri. 2. Rapat Anggota Khusus Rapat anggota khusus adalah rapat yang diselenggarakan oleh koperasi untuk membahas masalah yang sifatnya sangat mendasar yang menyangkut Badan Hukum Koperasi termasuk Anggota Dasarnya, oleh karena itu dalam pelaksanaannya dibedakan 3 (tiga) jenis yaitu : a. Rapat anggota khusus perubahan anggaran dasar. b. Rapat anggota khusus pembubaran koperasi. c. Rapat anggota khusus penyatuan/amalgamasi koperasi. 3. Rapat Anggota Dalam Keadaan Luar Biasa Sesuai dengan UU No.25 tahun 1992 Pasal 27 ayat 1, 2, 3 dan pasal 28, yang dimaksud dengan keadaan luar biasa antara lain : a. Keadaan dimana pengurus tidak mampu atau tidak bersedia mengadakan rapat anggota. b. Pengurus tidak ada lagi. c. Keadaan darurat. Pelaksanaan Rapat Anggota Cara pelaksanaan dari berbagai macam rapat tersebut sama, yang berbeda hanya dalam beberapa hal antara lain : 1. Quorum rapat 2. Waktu penyelenggaraan. 3. Materi yang dibahas. 4. Tujuan dan keputusan rapat. Quorum Syahnya Rapat Anggota Rapat anggota syah apabila jumlah anggota yang hadir telah mencapai jumlah minimal menurut Anggaran Dasar untuk dapat melaksanakan rapat anggota, secara umum quorum rapat adalah lebih dari separoh (> 50%) dari jumlah anggota koperasi. Untuk koperasi yang jumlah anggotanya besar dapat dilaksanakan melalui pembentukan kelompok dan pengaturan quorum sebagai berikut : a. Koperasi yang jumlah anggotanya 501 - 1000 orang quorum syahnya rapat 20% dari jumlah anggota. b. Koperasi yang jumlah anggotanya lebih dari 1000 orang quorum syahnya rapat 10% dari jumlah anggota. 2. PENGURUS Pengurus adalah salah satu alat perlengkapan organisasi koperasi di samping Rapat Anggota dan Pengawas. Pengurus dipilih dari dan oleh anggota dalam Rapat Anggota serta bertanggung jawab kepada Rapat Anggota. Syarat-syarat dapat dipilih menjadi Pengurus 1. Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa 2. Setia kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945. 3. Mempunyai jiwa kepemimpinan, sifat kejujuran dan keterampilan kerja. 4. Mempunyai pengertian tentang perkoperasian. Prosedur / cara pemilihan Pengurus 1. Dipilih secara langsung oleh rapat anggota  2. Ditetapkan oleh suatu Formatur yang ditunjuk oleh rapat, ketetapan Formatur dapat mutlak / mengikat [karena mandat penuh] atau masih harus diputuskan oleh rapat. 3. PENGAWAS Pengawas adalah salah satu alat perlengkapan organisasi koperasi disamping Pengurus dan Rapat Anggota. Pengawas diberi kuasa oleh anggota / rapat anggota untuk melaksanakan pengawasan dan pemeriksaan. Pengawas dipilih dari dan oleh anggota dalam rapat anggota, pengawas bertanggung jawab kepada rapat anggota. Syarat-syarat dapat dipilih menjadi Pengawas 1. Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa 2. Setia kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945. 3. Memiliki sifat kejujuran. 4. Mengetahui seluk beluk perkoperasian dan pembukuan. Prosedur / cara pemilihan Pengawas 1. Dipilih secara langsung oleh rapat anggota  2. Ditetapkan oleh suatu Formatur yang ditunjuk oleh rapat, ketetapan Formatur dapat mutlak / mengikat atau masih harus diputuskan oleh rapat. Tugas Pengawas 1. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan dan pengelolaan koperasi. 2. Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasannya kepada rapat anggota melalui pengurus. 3. Merahasiakan hasil pengawasan terhadap pihak ketiga. Tugas dan kewajiban tersebut dilaksanakan oleh pengawas dengan tujuan: 1. Agar koperasi dapat berjalan sesuai dengan asas, sendi dasar koperasi serta ketentuan undang-undang yang berlaku. 2. Agar koperasi dapat berjalan dengan lancar dan terus berkembang. Hak dan Wewenang Pengawas Supaya tugas dan kewajiban pengawas dapat dilaksanakan dengan seksama, maka pengawas diberi hak dan wewenang sebagai berikut : 1. Meneliti catatan yang ada pada koperasi. 2. Mendapatkan segala keterangan yang diperlukan. 1) Struktur Organisasi KJK Berdasarkan undang-undang perkoperasian, syarat minimal dari kelengkapan organisasi KJK, meliputi : • Rapat Anggota • Pengurus • Pengawas Dalam menjalankan operasional KJK, pengurus sebagai penanggung jawab seluruh kegiatan koperasi dapat mengangkat pengelola (manajer dan karyawan) untuk menjalankan kegiatan usahanya.  Sebagai ilustrasi berikut adalah contoh Struktur Organisasi KJK : Keterangan :  Struktur Organisasi ini merupakan contoh ilustrasi bagi lembaga koperasi jasa keuangan berdasarkan Kepmen Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor : KEP.133/MEN/III/2007 tanggal 14 Maret 2007 tentang Penetapan SKKNI Sektor Keuangan Sub Sektor Perantara Keuangan Bidang Koperasi Jasa Keuangan.  Untuk struktur organisasi KSP/USP Koperasi, Koperasi Kredit dan Koperasi Jasa Keuangan Syariah dapat menyesuaikan dengan struktur organisasi KJK di atas yang mencerminkan tidak ada tugas-tugas bertentangan yang dirangkap oleh satu orang, misalnya kasir dengan juru buku, dsb.  2) Manajemen dalam Koperasi Istilah manajemen berasal dari kata management (bahasa Inggris), turunan dari kata “ to manage” yang artinya mengurus atau tata laksana atau ketata laksanaan. Sehingga manajemen dapat diartikan bagaimana cara manajer (orangnya) mengatur, membimbing dan memimpin semua orang yang menjadi pembantunya agar usaha yang sedang digarap dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Teori prinsip-prinsip manajemen menurut George R Terry dalam bukunya “Principle of Management” adalah : a. Planning (Perencanaan) Perencanaan adalah kegiatan memproyeksikan atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi dalam perancangan tujuan yang hendak dicapai. b. Organizing (Pengorganisasian) Pengorganisasian adalah pembagian tugas dari masing-masing unit kegiatan, akan tetapi walaupun tugasnya berbeda-beda, namun tujuan akhirnya sama, yaitu untuk mencapai tujuan bersama yang telah direncanakan semula.  c. Actuiting (Pengerahan) Pengerahan adalah bagaimana kerjasama antar unit kegiatan dibimbing oleh pimpinan (leadership). Jika tidak, maka semua yang menjadi kerabat kerja akan merugi, begitu pula pimpinan dan perusahaan pada umumnya. d. Controling (Pengawasan) Pengawasan (Controlling) disebut juga fungsi pengendalian. Suatu proses untuk mengukur atau membandingkan antara perencanaan yang telah dibuat dengan pelaksanaan. Dengan adanya pengawasan ini, diharapkan jangan sampai terjadi kesalahan atau penyimpangan. Koperasi selalu terikat dan tergambar dibenak kita dikelola secara profesional oleh pengurus, bukan itu saja terkadang persepsi masyarakat tidak melihat susunan kepengurusannya yang selalu tumpang tindih dengan peran manajer. sehingga kita harus bisa memunculkan tampak pembedaan job descriptionnya antara pengurus dan manajer.  Peran manajer koperasi, kerangka tulangnya suatu badan usaha maupun organisasi adalah manajemen yang biasaya dipecah dengan sistem dan manajemen. Sebab antara menajemen dan sistem merupakan proses optimalisasi dari tenaga, material, dan keuangan dalam mencapai tujuan tertentu. Sehingga dapat di maksudkan proses dalam konteks ini adalah kegiatan yang sistemastis dan terencana yang dilakukan oleh manajer. Sedangkan Optimalisasi dalam manajemen adalah pencapaian hasil dari seluruh rentetan dan rangkaian yang telah dilaksanakan secara sistematis, bisa berupa jangka pendek dan panjang. dalam konteks ini pula yang dimaksudkan hasil adalah dasar dari tujuan yang telah dicapai. Peran manajer dalam koperasi sangat penting, sebab sebagai roh dalam menjalankan bisnisnya, fungsinya vital sekali, sebab manajer dituntut melakukan perencanaan, mengorganisir, memberikan pengawasan atau pengarahan serta melakukan pengendalian. Sehingga Koperasi tidak lagi dipandang kecil dan berjalan dengan apa adanya. Manajer koperasi juga dituntut untuk mengemas seni manajemen dengan kreativitas dan inovasi yang tinggi, agar apa yang menjadi prioritas koperasi tidak terlalu menoton dan terpaku, sehingga manajemen akan memperoleh kekuatan yang dinamis dan lebih terkontrol dengan jiwa entrepreneurship dan peka terhadap perubahan-perubahan dinamika seiring zaman. Hal ini didasari oleh sistem ekonomi yang diterapkan dalam mekanisme koperasi dan mekanisme pasar, maksudnya mekanisme koperasi lebih condong dalam melayani anggota ataupun manajemen didalam, sedangkan manajemen pasar adalah bagaimana kita bisa berinteraksi dengan pasar yang luas. Koperasi adalah sistem ekonomi yang sarat dengan nilai dan menganut motif pelayanan, sebab koperasi bukan badan usaha perkumpulan modal, namun perkumpulan menuju suatu tujuan yang sama, maksudnya kesejahteraan anggotanya sendiri. Sedangkan profesionalisme banyak dengan persepsi yang berbeda-beda disetiap orang yang memandangnya, biasanya ada sebagian orang adalah mengukur efektivitas kerjanya dengan tingkat upah, padahal profesionalisme lebih dari itu, misalnya menyangkut profesi, wibawa, pelayanan, hubungan. Melihat dilapangan banyak pihak yang kurang memahami hakikat koperasi, sebab hanya melihat koperasi sebagai lembaga sosial ketimbang dengan bisnisnya perusahaannya, sebab masyarakat yang menggunakan koperasi sebagai wadah perjuangan ekonomi karena untuk mengatasi kesulitan dalam jangkauan harga perolehannya, misalnya di koperasi kita bisa mendapatkan harga yang murah dan lebih cepat, pelayanan juga lebih diutamakan, misalnya tidak membawa uang tunai kita juga bisa mendapatkan kebutuhan barang yang dijual dikoperasi, pandangan tersebut lebih condong ke arah sosialnya, banyak industri-industri dan perusahaan besar menggunakan mekanisme koperasi dalam operasional bisnisnya, namun koperasi sendiri masih belum bisa secara maksimal dalam mengamalkan mekanismenya sendiri 3) Mengidentifikasi Kebijakan Organisasi dan Manajemen KJK Aspek – aspek yang terkait dalam organisasi dan manajemen KJK, meliputi : 1) Kelengkapan Organisasi : • Badan hukum koperasi • Struktur organisasi dan uraian tugas  • Buku administrasi organisasi KJK sebanyak 16 buku, yaitu : 1. Buku Daftar Anggota 2. Buku Daftar Pengurus 3. Buku Daftar Pengawas 4. Buku Daftar Karyawan  5. Buku Tamu 6. Buku Simpanan Anggota 7. Buku Saran Anggota 8. Buku Anjuran Pejabat 9. Buku Anjuran Pejabat dari Instansi lain 10. Buku Keputusan Rapat Pengawas 11. Buku Keputusan Rapat Pengurus 12. Buku Keputusan Rapat Anggota 13. Buku Kejadian Penting 14. Buku Kas 15. Buku Catatan Inventaris  16. Buku Agenda 2) Kelengkapan Manajemen : • AD/ART Koperasi • Perencanaan Strategis/Bisnis plan (5 Tahun) • Program kerja dan RAPB tahunan. • Sarana dan prasarana. • Kualifikasi SDM Pengelola KJK • dsb. 3) Mengidentifikasi Data Kebijakan: • Kebijakan yang terkait dengan anggota. • Kebijakan yang terkait dengan karyawan. • Kebijakan yang terkait dengan mitra usaha. • Kebijakan yang terkait dengan operasional (SOM dan SOP) • Kebijakan yang terkait dengan community social responsibility. BAB II MELAKSANAKAN KEBIJAKAN ORGANISASI DAN MANAJEMEN KJK 2.1. Pelaksanaan Kebijakan Organisasi dan Manajemen KJK Berdasarkan Prinsip-prinsip Perkoperasian Dari prinsip-prinsip perkoperasian pada elemen pelaksanaan kebijakan organisasi dan manajemen KJK meliputi : a. Kebijakan organisasi dan manajemen Kebijakan organisasi KJK yang akan disusun harus berdasarkan anggaran dasar, anggaran rumah tangga dan peraturan khusus oleh pengurus dapat dibuat seperti berikut : • Kebijakan tujuan mengenai visi dan misi dari koperasi.  • Kebijakan mengenai penerimaan anggota baru. • Kebijakan mengenai pengunduran diri anggota. • Kebijakan mengenai pengawasan terhadap kegiatan usaha koperasi.  • Kebijakan mengenai pendidikan bagi anggota koperasi. Kebijakan lain yang terkait dengan peraturan-peraturan khusus yang dapat disusun oleh pengurus atas dasar perundang-undangan dan peraturan yang terkait adalah : • Kebijakan mengenai penerimaan karyawan KJK. • Kebijakan mengenai pemberian upah/ gaji. • Kebijakan mengenai pemutusan hubungan kerja. • Kebijakan mengenai hak cuti. • Kebijakan mengenai penghimpunan dana  • Kebijakan mengenai pemberian pinjaman. • Kebijakan yang terkait dengan mitra usaha. • Kebijakan yang terkait dengan operasional (SOM dan SOP) • Kebijakan yang terkait dengan community social responsibility • Kebijakan yang terkait dengan perencanaan strategis • kebijakan yang terkait dengan sarana dan prasarana. b. Penerapan Nilai-nilai Koperasi Nilai – nilai koperasi meliputi :  1) menolong diri sendiri 2) tanggung jawab sendiri 3) demokrasi 4) persamaan 5) keadilan 6) kesetiakawanan c. Penerapan Prinsip-prinsip Koperasi 1. Keanggotaan koperasi bersifat terbuka dan sukarela Keanggotaan koperasi bersifat terbuka bagi semua golongan dan tidak ada paksaan. Salah satu kunci dari keterbukaan tersebut adalah adalah pemahaman dan penerapan yang konsisten terhadap prinsip dasar koperasi, mekanisme dan fungsi koperasi bagi kepentingan dirinya. 2. Rapat Anggota merupakan kekuasaan tertinggi Dalam badan usaha koperasi, Rapat Anggota merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dan harus diselenggarakan oleh pengurus minimal satu kali dalam setahun, sebagai pertanggungjawaban pengurus dan pengawas dalam melaksanakan tugasnya sekaligus menetapkan program kerja dan rencana anggaran pendapatan dan biaya tahun yang akan datang. Adapun jenis rapat anggota pada lembaga koperasi, terdiri dari : a. Rapat Anggota Tahunan ( RAT ).  b. Rapat Anggota Program Kerja dan Rencana Anggaran Pendapatan dan Biaya. c. Rapat Anggota Khusus ( RA Khusus ). d. Rapat Anggota Luar Biasa ( RALB ) Adapun fungsi Rapat Anggota, antara lain menetapkan : a. Kebijaksanaan Organisasi, Manajemen, Usaha dan Keuangan b. Pemilihan/Pengangkatan/Pemberhentian Pengurus dan Pengawas c. Pengesahan Pertanggungjawaban Pengurus dan pengawas d. Pengesahan Rencana Kerja dan RAPB e. Pembagian Sisa Hasil Usaha. f. Penggabungan, Peleburan, Pembagian, dan Pembubaran Koperasi 3. Pembagian SHU diatur atas dasar jasa anggota kepada koperasi Pembagian SHU dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasa usaha masing-masing anggota yang telah diberikan kepada koperasi. a. SHU Koperasi adalah pendapatan koperasi yang diperoleh dalam satu tahun buku dikurangi dengan biaya, penyusutan dan kewajiban lain termasuk pajak dalam tahun buku yang bersangkutan. b. SHU setelah dikurangi dana cadangan, dibagikan kepada anggota sebanding jasa usaha yang dilakukan oleh masing-masing anggota dengan Koperasi, serta digunakan untuk keperluan pendidikan perkoperasian dan keperluan koperasi lain sesuai dengan AD/ART. c. Besarnya pemupukan modal/cadangan ditetapkan dalam Rapat Anggota. Adapun prinsip dari pembagian Sisa hasil Usaha (SHU), sebagai berikut : a. SHU yang dibagi adalah yang bersumber dari anggota; b. SHU anggota adalah jasa dari modal dan transaksi yang dilakukan anggota sendiri; c. Pembagian SHU anggota dilakukan secara transparan d. SHU anggota dibayar secara tunai 4. Pembatasan bunga atas modal Dalam pemberian jasa modal yang diberikan koperasi kepada seluruh anggota dihitung berdasarkan atas perbandingan simpanannya sebagaimana diatur dalam AD/ART Koperasi. 5. Bertujuan meningkatkan kesejahteraan anggota dan masyarakat Koperasi sebagai badan usaha ekonomi anggota sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional mempunyai tujuan meningkatkan kesejahteraan dan taraf hidup anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. 6. Pengelolaan usaha bersifat terbuka Pengelolaan usaha pada koperasi harus dilakukan secara demokratis, kompeten dan profesional. Dengan demikian pengelolaan kegiatan usaha koperasi dalam memberikan pelayanan kepada anggotanya harus menerapkan pola transparansi, akuntabilitas dan reponsibilitas.  7. Swadaya, swakerta, dan swasembada Pengelola KJk harus melengkapi ketentuan-ketentuan dan aturan-aturan dalam organisasi koperasi, karena perundangan yang ada sering kali belum memenuhi aspek teknis dan detail. Semakin banyak ketentuan-ketentuan dan aturan-aturan yang berkualitas dimiliki oleh KJK, semakin memperkuat KJK dalam melakukan operasionalnya yang berdampak kepada peningkatan kepercayaan masyarakat kepada KJK tersebut. Ketentuan dan aturan yang berkualitas artinya ketentuan dan aturan tersebut dapat di implementasikan dan dapat memayungi kepentingan anggota dan pihak-pihak yang berhubungan dengan KJK serta KJK itu sendiri. 2.2. Pelaksanaan Kebijakan Organisasi dan Manajemen Secara Efisien.  Pengelolaan KJK harus dilaksanakan berdasarkan Standar Pengelolaan Organisasi KJK yang tertuang dalam SOM, yang paling utama adalah KJK merupakan pemilik sekaligus pengguna jasa, sesuai dengan Undang-Undang No. 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian, Peraturan Pemerintah No. 9 Tahun 1995 tentang pelaksanaan kegiatan Usaha simpan Pinjam oleh Koperasi, dan keputusan Menteri Koperasi dan PKM No. 351/KEP/M/XII/1998 tentang petunjuk Pelaksanaan Kegaitan Usaha Simpan Pinjam oleh Koperasi. Untuk melaksanakan pengelolaan KJK berdasarkan prinsip-prinsip koperasi dan SOM secara baik diperlukan Standar Pengelolaan Organisasi, meliputi :  1). Standar Kelengkapan Organisasi KJK merupakan unit usaha simpan pinjam harus mempunyai kelengkapan perangkat organisasi minimal sebagai berikut : a. Memiliki struktur organisasi yang menggambarkan secara jelas tentang fungsi, tugas, wewenang dan tanggungjawab setiap elemen organisasi secara tertulis sesuai dengan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga KJK. b. Memiliki kantor KJK.  c. Memiliki kepengurusan dan pengawas yang dipilih oleh rapat anggota. d. Memiliki bisnis plan yang mencakup : • Rencana kerja jangka pendek • Rencana kerja jangka menengah • Rencana kerja jangka panjang • Rencana operasional pencapaian target kerja.  e. Memiliki sistem dan prosedur kerja  f. Memiliki kelengkapan dan prosedur tentang administrasi organisasi. g. Memiliki aturan tertulis tentang monitoring dan evaluasi pencapaian target. h. Memiliki sistem dan prosedur tentang pengendalian intern. 2). Struktur Organisasi KJK harus memiliki struktur organisasi yang jelas dan tertulis, lengkap dengan uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing unsur pada struktur organisasi. Struktur organisasi telah dijelaskan dan digambarkan di atas. 3). Standar Pengambilan Keputusan a. Manager KJK tidak dapat mengambil keputusan di luar kewenangannya, jika terjadi permasalahan dan harus memutuskan sesuatu di luar kewenangannya maka permasalahan tersebut harus disampaikan kepada pengurus untuk dibicarakan dan diputuskan. b. Dalam mengambil keputusan, pengelola KJK harus mengacu pada landasan kerja KJK. c. Keputusan yang merupakan wewenang manajer KJK adalah menetapkan kebijakan tentang : • Bersama pengurus merumuskan syarat dan prosedur pinjaman. • Bersama pengurus menentukan besarnya plafond pinjaman. • Bersama pengurus menentukan besarnya biaya pinjaman. • Menolak, menangguhkan atau mengabulkan permohonan pinjaman dari anggota sesuai dengan plafond yang telah ditetapkan. • Bersama pengurus memutuskan pemanfaatan dana menganggur ke dalam investasi.  • Bersama pengurus menetapkan produk baru dalam bentuk simpanan dan pinjaman. • Bersama pengurus menetapkan penyesuaian tingkat jasa pinjaman maupun simpanan/tabungan anggota. d. Keputusan yang harus mendapat persetujuan rapat anggota : • Menentukan plafond pinjaman. • Menentukan pembagian SHU. • Menentukan sumber dan besarnya dana tambahan. 4). Standar Pengelola KJK Pengelola KJK harus memenuhi persyaratan sebagai berikut : • Memiliki akhlak dan moral yang baik. • Mempunyai keahlian di bidang keuangan atau pernah mengikuti diklat KJK berbasis kompetensi. • Mempunyai kemampuan dalam kepemimpinan. 5). Standar Penggunaan SHU Pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU) KJK sesuai dengan anggaran dasar masing-masing KJK dan diputuskan oleh Rapat Anggota, sebagai berikut : a. Untuk cadangan  b. Untuk dibagikan kepada anggota secara proporsional berdasarkan partisipasi anggota. c. Untuk dibagikan kepada anggota untuk balas jasa yang terbatas terhadap modal (yang berasal dari simpanan pokok dan simpanan wajib). d. Untuk membiayai pendidikan dan pelatihan serta peningkatan ketrampilan bagi pengurus, pengawas, pengelola, karyawan dan anggota koperasi. e. Untuk dibagikan sebagai insentif bagi pengurus dan pengawas.  f. Untuk dibagikan sebagai insentif bagi pengelola. g. Untuk dana sosial. 6). Standar Pengelolaan Harta Kekayaan KJK Jika ternyata dalam Rapat Anggota setuju kegiatan usaha KJK perlu dikembangkan, maka harta kekayaan KJK tersebut dapat dijadikan jaminan hutang dengan dibebani hak tanggungan atau digadaikan sepanjang tidak akan mengganggu tingkat kesehatan KJK.  Menyesuaikan Terhadap Perubahan Kebijakan Pengelola KJK harus menyesuaikan diri terhadap perubahan kebijakan, melalui :  1) Penjelasan kebijakan baru  2) Telaah kebijakan baru  3) Diskusi untuk mencapai kesepakatan 4) Pemahaman bersama terhadap kebijakan baru 2.3. Prinsip Kehati-hatian  Sebagaimana sudah dijelaskan bahwa KJK mengelola asset likuid, artinya asset yang bersifat cair mudah dan cepat dipindahtangankan kepemilikannya, disisi lain KJK merupakan lembaga kepercayaan yang menghimpun dan menyalurkan kembali dana, maka pengelolaan dana KJK harus dilakukan dengan prinsip kehati-hatian terutama dalam hal penyaluran pinjaman.  Penyaluran dana/pemberian pinjaman kepada anggota dikatakan berhasil jika pinjaman yang diberikan bermanfaat dan usaha anggota berkembang dan memberikan keuntungan kepada KJK serta anggota dapat mengembalikan pinjaman sesuai dengan perjanjian serta tepat jangka waktunya.  Namun demikian dalam penyaluran pinjaman, KJK tetap harus memperhatikan prinsip kehati-hatian (prudential), keuntungan baik bagi KJK maupun peminjam (manfaat), kemampuan mengembalikan (repayment), menjaga kemampuan likuiditas, dan tingkat resiko dari masing-masing pinjaman, sehingga dalam penyaluran pinjaman mutlak diperlukan adanya penilaian atas seluruh permohonan pinjaman. KJK dalam melakukan penilaian terhadap kelayakan permohonan pinjaman dapat menggunakan 5 C (Character, Capacity, Capital, Condition of Economics, Collateral) Pengelola KJK harus memiliki keyakinan atas kemampuan dan kesanggupan calon pemohon peminjam untuk melunasi pinjaman yang akan diterima. Untuk memperoleh keyakinan Pengelola KJK wajib melakukan penilaian terhadap pemohon pinjaman mengenai watak, kemampuan, modal, prospek usaha dan jaminan (jika diperlukan). Melaksanakan Kehati-hatian  Pengelola KJK melaksanakan prinsip kehati-hatian (prudential) terutama dalam hal penyaluran pinjaman, dengan berpegang kepada : 1) Prosedur penyaluran pinjaman  2) penerapan 5 C (Character, Capacity, Capital, Condition of Economics, Collateral) 3) Perbandingan cost and benefit 4) Sumber daya yang dimiliki KJK 5) Aspek manfaat 6) Likuiditas KJK 7) Tingkat resiko dari masing-masing pinjaman 8) Kelangsungan hidup KJK 2.4. Prinsip Mengenal Anggota  Fenomena yang menarik pada akhir-akhir ini, bahwa banyak jenis organisasi yang berbasiskan kepada keanggotaan (membership), karena dengan sistem tersebut dapat dengan mudah mengukur potensi yang dapat digarap dari keanggotaan. Demikian juga KJK merupakan organisasi yang berbasiskan membership, namun demikian pengelola KJK harus melaksanakan prinsip mengenal anggota harus dengan mengacu pada hal-hal sebagai berikut : a) Status Keanggotaan • Untuk memperjelas status keanggotaan seseorang, KJK yang memiliki unit usaha simpan pinjam wajib memiliki prosedur standar pendaftaran anggota. • Calon anggota yang belum memenuhi standar pendaftaran anggota tidak dapat digolongkan sebagai anggota KJK. • Calon anggota pada KJK paling lambat dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan harus menjadi anggota atau ditolak keanggotaannya. b) Pendaftaran Anggota • KJK memiliki ketentuan tertulis mengenai prosedur dan persyaratan bagi seseorang yang akan menjadi anggota dengan mengacu pada AD/ART KJK yang bersangkutan. • Seseorang yang telah memenuhi persyaratan dan prosedur pendaftaran anggota yang telah ditetapkan oleh KJK tersebut dapat digolongkan sebagai anggota pada KJK. c) Perlakuan Kepada Anggota Baru • KJK yang memiliki anggota baru dan dengan mempertimbangkan nilai waktu, harus memberikan perlakuan yang sama terhadap anggota baru dalam hal : a). Ketentuan besarnya simpanan pokok b). Ketentuan besarnya simpanan wajib • Ketentuan mengenai kesamaan perlakuan harus dituangkan secara tertulis dan merupakan salah satu kebijakan KJK yang disepakati oleh anggota dalam rapat anggota. • Selisih besarnya simpanan pokok dan simpanan wajib diakui sebagai modal penyetaraan anggota baru KJK. d) Pemanfaatan Pelayanan KJK oleh Anggota • KJK dapat dimanfaatkan oleh anggota Koperasi, calon anggota, Koperasi lain dan atau anggotanya sepanjang KJK tersebut memiliki kelebihan kemampuan pelayanan kepada anggotanya. • Apabila KJK melayani bukan anggota Koperasi, maka perlu dipertegas perbedaan perlakuan KJK diantara anggota dan calon anggota sehingga: 1) Keistimewaan dan manfaat menjadi anggota benar-benar dapat dirasakan oleh anggota sebagai pemilik KJK. 2) Mendorong calon anggota untuk mengubah statusnya menjadi anggota KJK.  e) Prosedur permohonan keluar dari keanggotaan • Untuk memperjelas status keanggotaan seseorang, KJK wajib mempunyai prosedur standar tertulis yang mengatur anggota yang mengajukan permohonan untuk keluar dari anggotanya. • KJK harus memiliki ketentuan tertulis mengenai penambahan simpanan pokok dan simpanan wajib bagi anggota yang akan keluar dan/atau meninggal dunia.  • Anggota yang akan keluar dari KJK mempunyai hak untuk memperoleh tambahan atas simpanan pokok dan simpanan wajib yang telah disetorkan. • Hak tambahan atas simpanan pokok dan simpanan wajib anggota pada KJK diambil dari cadangan atau cadangan umum pada KJK. • Besaran tambahan pokok dan simpanan wajib tersebut pada butir (a) di atas harus disesuaikan dengan besarnya cadangan yang dimiliki oleh KJK. • Anggota yang akan keluar dari KJK adalah anggota yang keluar dengan alasan meninggal dunia atau pindah kerja dan atau habis masa kerja (bagi KJK yang merupakan USP-Koperasi fungsional). • Anggota yang telah memenuhi prosedur standar permohonan untuk keluar dari keanggotaan KJK, maka status keanggotaannya dicabut dan hak serta kewajiban kepada KJK menjadi hilang. Mengenali Anggota Pengelola KJK menggunakan prinsip mengenali anggota, dengan memperhatikan : 1) Status Keanggotaan 2) Pendaftaran Anggota 3) Perlakuan Kepada Anggota Baru 4) Pemanfaatan Pelayanan KJK oleh Anggota 5) Prosedur permohonan keluar dari keanggotaan Bagaimana cara mengenali anggota, antara lain dengan mengetahui : nama dan umur, pekerjaan, alamat, status, tanggal masuk menjadi anggota, motif menjadi anggota, dan keterangan lainnya tentang anggota yang dapat memberikan keterangan tentang anggota.  Melayani Anggota Pengelola KJK harus melayani anggota, dengan memperhatikan : 1) Standar pelayanan minimum 2) Trilogi pelayanan prima 3) Handling complain 4) Hello effect 2.5. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Kebijakan Organisasi dan Manajemen  Evaluasi kebijakan organisasi dan manajemen terhadap kegiatan pengelolaan organisasi dan manajemen koperasi dapat dilaksanakan dengan menganalisis kegiatan-kegiatan yang terkait dengan organisasi dan manjemen, seperti :  a) Kebijakan dari perusahaan apakah sudah dilaksanakan dengan baik. b) Struktur organisasi apakah sudah sesuai dengan SOM dan SOP c) Penempatan pegawai apakah sudah sesuai dengan keahliannya. d) SOP apakah telah dilaksanakan dengan baik dan tidak ada kendala. e) Pendidikan untuk anggota apakah sudah direncanakan dan disusun dalam RAPB dan lain-lain. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan realisasi kegiatan-kegiatan yang terkait dengan organisasi dan manjemen terhadap Standar Operasional Manajemen (SOM) dan Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam rangka mencapai target yang hendak dicapai dalam tahun berjalan. Jika terdapat penyimpangan-penyimpangan, maka harus dicari penyebabnya, demikian juga jika terjadi perubahan-perubahan di lingkungan bisnis yang mendasar perlu dicari faktor-faktor yang mempengaruhinya apakah ada kemungkinan perlu dilakukan perubahan untuk penyesuaiannya agar KJK bertahan untuk hidup. Pengelola KJK harus memantau pelaksanaan kebijakan organisasi dan manajemen, dengan cara : 1) Pengawasan melekat 2) Monitoring dan evaluasi 3) Pengawasan dini 4) Job desk Mensosialisasikan Kebijakan Manajemen KJK Pengelola KJK melaksanakan sosialisasi kebijakan manajemen KJK, dengan melalui : 1) Rapat Pengelola 2) Rapat Kelompok 3) Rapat Anggota 4) Papan Pengumuman dan penyebaran informasi kepada anggota,  Menyamakan Perbedaan Persepsi Pengelola KJk harus mengurangi perbedaan persepsi dalam operasional KJK, melalui proses penyamaan persepsi dengan sosialisasi, validasi, verifikasi, diseminasi, bimbingan teknis, pendampingan, dan konvensi. • Sosialisasi, melakukan penjelasan dan pengenalan sesuatu yang baru dalam KJK terutama menyangkut prinsip-prinsip pengelolaan organisasi dan manajemen KJK. • Validasi, melakukan pengecekan keabsahan sesuatu dengan membandingkannya sesuai ketentuan yang ada. • Verifikasi, melakukan konfirmasi terhadap suatu hal terhadap sumber yang dapat dipercaya, sehingga diperoleh informasi yang akurat dan benar. • Diseminasi, pemberian penjelasan kepada audien yang terbatas tentang sesuatu yang menyangkut prinsip-prinsip pengelolaan organisasi dan manajemen KJK. • Bimbingan teknis, upaya pemberian informasi dan cara melakukan sesuatu operasi/tugas berdasarkan standar operasional/manual yang ada pada KJK. • Pendampingan, pemberian konsultasi terhadap pelaksanaan pengelolaan organisasi dan manajemen KJK.  • Konvensi, mengadakan forum penyamaan persepsi secara paripurna yang dihadiri oleh seluruh stakeholder KJK. BAB III MELAPORKAN HASIL PELAKSANAAN KEBIJAKAN ORGANISASI DAN MANAJEMEN KJK 3.1. Format Laporan Secara umum yang mengelola dan bertanggungjawab terhadap Pelaksanaan Kebijakan Organisasi dan Manajemen KJK sampai dengan pelaporan adalah manajer. Maka setelah dilakukan kegiatan tersebut sesuai prosedur yang berlaku pada KJK, Manajer melaporkan kepada pengurus/general manajer (GM) dengan memo yang memuat rekomendasi.  Hasil Melakukan Pelaksanaan Kebijakan Organisasi dan Manajemen dilaporkan dengan menggunakan: 1) Form Laporan Evaluasi 2) Form Laporan Hasil Kegiatan secara berkala 3.2. Laporan Kegiatan Hasil Pelaksanaan Dasar-Dasar Manajemen 1) Pelaporan Teknik Pelaporan Penyusunan Kebijakan Organiasi dan Manajemen KJK. Manajer KJK mendiskusikan dengan para kepala bagian mengenai terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam kegiatan yang berkaitan dengan organisasi dan manajemen, jika faktor penyebabnya adalah masalah skill SDM, maka segera dilakukan upaya peningkatan kompetensi dari SDM melalui pembinaan dan diklat. Bila faktor penyebabnya masalah internal lainnya seperti sarana dan prasarana, maka segera dilengkapi dengan merekomendasikan kepada pengurus.  Pengertian Laporan adalah penyampaian informasi dari seorang manajer kepada petugas/pejabat lain dalam suatu sistem administrasi. Isi laporan dapat berupa hasil kegiatan Melakukan Prinsip-prinsip Pengelolaan Organisasi dan Manajemen Koperasi Jasa Keuangan. Laporan memiliki fungsi informasi, pengawasan, pengambilan keputusan, dan fungsi pertanggung jawaban. Syarat- syarat Laporan adalah :  • Isi laporan harus terperinci dan jelas • Harus mengandung data dan fakta serta informasi yang diperlukan. • Isi laporan tidak boleh berbelit-belit. Jenis Laporan dapat dibagi menjadi beberapa macam, berikut ini akan diuraikan sebagai berikut : a. Laporan menurut isinya : • Laporan Informatif • Laporan Rekomendasi • Laporan Analitis • Laporan pertanggungjawaban • Laporan Kelayakan b. Laporan menurut bentuknya : • Laporan berbentuk Memo • Laporan berbentuk Surat • Laporan berbentuk Naskah Laporan harus bersifat operasional, artinya laporan memiliki sifat-sifat sebagai berikut : • Penyampaian laporan dapat dilakukan secara lisan atau tertulis • Laporan berisi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan • Laporan harus faktual, didukung oleh data dan fakta yang dapat dipertanggungjawabkan  Kriteria laporan yang efektif harus memenuhi kreteria sebagai berikut : • Mudah dimengerti dan dipahami oleh penerima laporan. • Mampu menguraikan masalah serta analisanya secara jelas bagi pembaca laboran. • Mampu menyajikan permasalahan secara logis, konsisten, dan sistimatis. • Persuasif, yaitu mampu mendorong pembaca untuk memberikan perhatian dan mengambil keputusan sesuai dengan yang dikehendaki oleh yang mempersiapkan laporan. • Meyakinkan, yaitu berdasar pada data dan informasi yang dapat diandalkan. 2) Menyusun Pelaporan Hasil pelaksanaan kebijakan organisasi dan manajemen KJK disusun rekomendasi atas permasalahan yang dihadapi KJK dan menuangkannya dalam form yang telah tersedia, kemudian bersama memo dikirimkan kepada pengurus untuk ditindaklanjuti pengurus jika diperlukan.  Langkah-langkah dalam menyusun laporan dan rekomendasi, yakni :  1. Menyusun persiapan penulisan laporan, menyiapkan bahan penyusunan laporan berupa data dan fakta serta sarana pendukungnya seperti peralatan ATK (Komputer, printer) dan bahan ATK (kertas, toner, dll). 2. Menyusun sistematika laporan dengan membuat struktur laporan seperti berikut ini : • pendahuluan • isi laporan  • uraian / analisis • penutup/ saran 3. Membuat isi Laporan dapat berupa pertanggung jawaban. Isi laporan (rincian kegiatan secara kronologis beserta biaya yang sudah dikeluarkan dengan menunjukkan nomor –nomor tanda bukti pengeluaran, jika diperlukan). 4. Membuat Evaluasi (bila ada), kemudian  5. Menyusun Penutup/Rekomendasi. 3) Bertanggungjawab Terhadap Hasil Pelaksanaan  Pengelola KJK harus bertanggung jawab terhadap hasil pelaksanaan kebijakan organisasi dan manajemen KJK, dalam bentuk :  1) Laporan evaluasi yang akurat  2) Laporan hasil kegiatan secara berkala tepat waktu Laporan evaluasi dan rekomendasi dapat dibuat dalam bentuk form dan dilaporkan untuk ditindak lanjuti seperti berikut : Form Laporan Evaluasi (Form laporan berkala sesuai dengan ketentuan masing-masing KJK) No. Kegiatan Telah Dilaksanakan Rekomendasi YA TIDAK  1. Penyusunan kebijakan orga- nisasi KJK a/d Perundang-undangan dan peraturan yg terkait √ Sesuai prosedur 2. Penyusunan kebijakan orga- nisasi a/d AD, ART dan peraturan khusus √ Sesuai prosedur 3. Pengidentifikasian prinsip-prinsip koperasi, ketentuan dan aturan dalam organisasi KJK √ Sesuai prosedur 4. Pelaksanaan pengelolaan KJK a/d prinsip-prinsip koperasi dan SOM √ Sesuai prosedur 5. Pelaksanaan prinsip-prinsip kehati-hatian √ Sesuai prosedur 6. Pelaksanaan prinsip mengenal anggota (know your members) √ Sesuai prosedur 7. Pengidentifikasian kebutuhan Pendidikan perkoperasian bagi anggota √ Di dalam RAPB tidak dianggarkan 8. Perencanaan pendidikan perkoperasian bagi anggota √ s.d.a 9. Pelaksanaan pendidikan perkoperasian bagi anggota √ s.d.a Jakarta, Desember 2007 Mengetahui, KJK “SEJAHTERA” Wahyu Eko Santoso SE Bambang Dwi Prayogo SE Pengurus Manajer Laporan di atas disampaikan kepada pengurus dengan disertai dengan memo yang memuat rekomendasi antara lain : • Untuk point 1 s/d 6 perlu dipertahankan  • untuk point 7, 8 dan 9 untuk RAPB tahun yang akan datang harus dianggarkan sesuai kebutuhan. Sumber-sumber Kepustakaan (Buku Informasi) a. Judul : Organizationns • Penulis : Gibson, Ivancevich & Donnelly • Penerbit : Business Publications, Inc  • Tahun publikasi : 1976 b. Judul : Perilaku Keorganisasian  • Penulis : FX. Suwarto, Drs., Ms • Penerbit : Penerbit Universitas ATMA Jaya, Yogyakarta • Tahun publikasi : 1998 c. Judul : Principle of Management  • Penulis : Terry, George R. • Penerbit : Homewood:Richard D. Irwin,Inc. • Tahun publikasi : 1961