MATERI APLIKASI TEKNOLOGI MICROSOFT OFFICE 365 Disusun Oleh : ALI MUHTAR G131.15.0042 FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS SEMARANG 2015 Apa Sih Office 365 itu?  Office 365 ini merupakan package dari beberapa program yang berguna dan lengkap untuk pembelajaran maupun bisnis di perusahaan – perusahaan. 1. Microsoft Office Proffesional Plus yang biasa kenal sudah termasuk dalam paket yang original dan dapat diperbarui karena merupakan satu paket dengan Office 365. Seperti Microsoft Word, Excel, Access, dll. 2. Exchance Online yang merupakan paket program dari Office 365 ini yang merupakan wadah pertukaran informasi dan memiliki ukuran penyimpanan sebesar 50 Gb yang dapat diisi dari hasil kerja maupun pekerjaan yang akan diselesaikan dan dapat dikumpulkan menjadi satu sesuai dengan kebutuhan dan penggunanya. Jika pada pembelajaran Dosen maupun guru dapat menyiapkan tugas dan dapat diakses dan dikerjakan dan dikumpul ,maupun pertukaran informasi pembelajaran. 3. Lync Online adalah program untuk berkomunikasi antar pengguna yang sudah ditambahkan pada kontak , dalam Lync Online ini para pengguna juga dapat bertukar informasi dan berkumpul menjadi satu menjadi suatu grup dan dapat mengirimkan hasil kerja maupun informasi apapun yang dibutuhkan. Mirip dengan media chat namun tehubung langsung dengan paket programlainnya. 4. SharePoint Online tempatnya mengerjakan hasil kerja bersama – sama dan saling berbagi dan memudahkan pekerjaan kelompok dan dapat diakses dimanapun sesuai keinginan.Kemudahan didapat jika menggunakan program ini jika mengerjakan suatu paket pekerjaan yang harus dikerjakan bersama – sama. Jadi dapat dismpulkan bahwa Office 365 ini merupakan satu paket program lengkap , yang memudahkan para penggunanya mengakses informasi dimanapun dan kapanpun . Selain itu dapat disimpan di cloud dan dapat dibagikan dengan para pengguna lainnya yang sudah menjadi teman. Paket ini juga mirip dengan media sosial antar pengguna Office 365, dan dapat memudahkan mengerjakan sesuatu bersama – sama. Baiklah sekarang saya akan menjelaskan mengenai pengunaan Office 365 pada perangkat. Setiap orang yang sudah memiliki ID dan licensi dari pembelian Office 365 ini dapat mengakses Office 365 di perangkat (Device) lainya dapat hingga 5 buah secara bersamaan dan mungkin juga lebih. Setiap perangkat yang sudah terinstal Office 365 ini tinggal memasukan ID dan Password yang sudah ada dan tersambung secara bersamaan. Jadi dengan adanya fasilitas ini memudahkan pengguna untuk mengakses pekerjaannya dimanapun dan kapapun dengan menggunakan perangkat yang ada namun harus diperhatikan harus memiliki koneksi internet jika ingin diakses bersamaan. Keuntungan dari Office 365   Sebelumnya saya sudah membahas mengenai keuntungan dari Office 365 ini , namun saya ingin menampilkan keuntungan – keuntungan dari Office 365 ini. Berdasarkan gambar diatas menjelaskan satu persatu keutungan dari Office 365 ini . 1. Easy Collaboration yang berati berkolaborasi dengan mudah , para pengguna yang sama – sama sudah menjadi teman dapat berkolaborasi dengan mudah dan dapat dikerjakan bersama – sama dan juga dan berkumpul menjadi satu dan membahas suatu pekerjaan. 2. Document Fidelity yang berati dokumen yang tersimpan di udara , dokumen dapat diakses tanpa media penyimpanan (perangkat keras) namun dapat diaskses dengan media penyimpanan udara yang dapat diaskes diamanapun dengan mudah tanpa takut data hilang bila seperti perangkat keras media penyimpanan yang hilang. 3. Familiar Tools yang berati penggunaan yang sudah dikenal , Office 365 ini sama persis dengan paket Microsoft Office yang sudah dikenal , tombol – tombol atau tools yang digunakan sudah sering dilihat dan memudahkan pengguna . Jadi pembelajaran lagi menggenai Office 365 ini tidak terlalu sulit dan terkesan mudah digunakan dan diakses. 4. Significant Savings yang mirip dengan document fidelity, yang berati pengguna dapat menghenmat biaya dari pembelian perangkat keras , dan dapat mengurangi penggunaan energi terus menerus, dan dapat dikembangkan dengan mudah dan relevan. E-Mail dan Perencanaan pada Outlook Pengguna yang akrab dengan Microsoft Outlook akan bisa mengakses email mereka dari mana saja   dengan feature office 365 email dan perencanaan layanan, Exchange Online. Pengguna akan dapat mengakses email mereka, daftar kontak dan kalender dari komputer atau smartphone, sementara Microsoft menjanjikan perlindungan terhadap virus dan 25 GB dari penyimpanan per pengguna, dengan kemampuan untuk mengirim file attachment  hingga 35 MB. Microsoft menjamin bahwa pengguna akan dapat mengakses Exchange Online dari iPhone, ponsel Android, Symbian ponsel, smartphone BlackBerry (touting push notifications), dan Windows Phone 7 atau Windows Mobile. Keuntungan yang paling di rasakan adalah syn di semua perangkat Anda, yang berarti bahwa Anda tidak perlu re-update pada desktop atau handphone anda. Layanan ini kompatibel dengan Office 2007. Communication Lync Online adalah alat komunikasi Microsoft untuk usaha kecil, menawarkan banyak fitur sperti Skype, AIM dan Google chatting dan sudah memanfaatkan   pesan instan, panggilan video dan kemampuan  rumah pertemuan online. Anda dapat berbagi dokumen melalui papan putih virtual ala Google Wave (ingat?), dan small businesses akan mampu mengendalikan tingkat permision yang mereka berikan pada karyawan mereka. Kesimpulan Berbicara secara umum, Office 365 memberi Anda keuntungan dari berkolaborasi dan menghubungkan organisasi Anda dan menjadi lebih produktif tanpa kerumitan server lokal.  Akhirnya memberikan kita kemampuan untuk fokus pada bisnis  sebenarnya, Exchange Online Exchange Online mengelola email kelas bisnis yang mudah dikelola. Selain berfungsi sebagai email, Exchange Online juga menyediakan kalender dan kontak pada perangkat dan browser pengguna dengan berlangganan per bulan untuk per pengguna, tanpa perlu mengelola server. Exchange Online tersedia sebagai perangkat yang berdiri sendiri dan juga tersedia di Office 365. Keuntungan-keuntungan dari pengunaan Exchange Online adalah sebagai berikut:  Tetap terhubung di mana pun pengguna bekerja. Akses email, kalender, dan kontak pengguna dari PC, tablet, telepon genggam, dan web browser pengguna.  Fokus pada komunikasi. Mendapatkan storage pada mailbox dengan kapasitas lebih dari 25 GB per pengguna dankemampuan untuk mengirim berkas hingga 25 MB.  Migrasi secara mudah. Mentransfer sistem email yang telah ada dapat dilakukan secara mudah menggunakan peralatan migrasi.  Integrasi yang lengkap dengan Outlook membantu pengguna dalam menjaga produktivitas. Dan dengan sinkronisasi mobile, pengguna dapat mengakses dan memperbarui info pengguna walaupun sedang bepergian.  Exchange dapat disambungkan ke Outlook 2007, 2010, atau 2013 untuk aktivitas offline yang cepat dan berkualitas. Gambar Exchange online Investasi dengan Microsoft Office 365 Sebelum pengguna mendaftar di Office 365, alangkah lebih baik jika pengguna mengetahui terlebih dahulu pilihan paket/plan yang tersedia di Office 365. Setiap plan memiliki fitur yang berbeda dan harga yang berbeda pula. Office 365 juga menyediakan versi trialnya, yaitu versi di mana pengguna dapat menggunakan Office 365 dalam jangka waktu tertentu tanpa harus membayar. Ada dua pilihan plan yaitu Small business dan Midsize business and enterprise. Berikut adalah penjelasan singkat tentang masing-masing plan: Small business Plan ini ditujukan untuk kalangan bisnis dengan jumlah karyawan hingga 25 orang. Fitur fitur yang tersedia untuk plan ini diantaranya adalah proses setup yang relatif mudah ; email, kalender, IM, video conferencing dan kolaborasi dokumen serta versi online dari Word, Excel,Powerpoint dan OneNote. Midsize business and enterprise Plan ini ditujukan bagi semua kalangan bisnis, mulai skala kecil hingga enterprise dengan adanya fitur-fitur professionalyang lengkap, seperti pengontrolan IT tingkat lanjut; pengarsipan email tingkat lanjut; integrasi dengan layanan Active Directory; dan berlangganan ke versi desktop dari paket aplikasi Office Professional Plus. Gambar Komparasi perencanaan di Office 365 Registrasi Office 365 Agar pengguna dapat menikmati fasilitas Office 365, maka pengguna harus melakukan registrasi terlebih dahulu ke www.office365.co.id. Gambar Form registrasi Office365 s Pengguna harus mengisikan data alamat, nama, email, user ID, password dan lain-lain pada kotak-kotak yang tersedia di halaman registrasi. Pada gambar di atas terlihat bahwa terdapat kotak New domain name. Kotak ini berisi nama domain dari situs dan email pengguna pada Office 365. Kemudian jika halaman registrasi ini digulung ke bawah, maka akan ditemui seperti pada gambar berikut: Gambar Validasi kontak poin Kotak Mobile phone number diisi dengan nomor handphone pengguna. Kemudian dari server Office 365 akan mengirim SMS berisi kode verifikasi yang harus diisi pada kotak Verification code. Setelah menekan tombol I accept and continue kemudian akan tampil sebuah jendela seperti pada Gambar 3.3. Pada Gambar 3.3 tampak untuk pengamanan tambahan pengguna disarankan memasukkan email lain di luar email Office 365. Gambar Email reminder Setelah menekan tombol Save and continue maka akan tampil halaman admin Office 365 milik pengguna. Sekarang pengguna sudah mempunyai akun di Office 365, serta dapat menikmati fasilitas-fasilitas yang ada di dalamnya. Gambar Halaman Admin Exchange Online Exchange online merupakan bagian aplikasi dari Office 365 yang berfungsi sebagai sarana untuk berkomunikasi dengan orang lain. Di dalam Exchange online terdapat pengelolaan E-mail, kalender, dan kontak untuk mendukung komunikasi pengguna. Email Gambar di bawah merupakan tampilan halaman email Office 365. Pada gambar tersebut terdapat tiga kolom, kolom kiri merupakan tempat folder-folder, kolom tengah merupakan file-file yang terdapat di dalam folder, dan kolom kanan merupakan isi dari file yang diseleksi. Gambar Antarmuka Outlook Web App (OWA) Pembuatan pesan di email Office 365 sama seperti pembuatan pesan email pada umumnya. Klik menu New->Message seperti pada gambar 3.6 untuk membuat pesan. Gambar Membuat pesan baru di OWA Setelah itu tampil halaman seperti pada gambar diatas. Di sini, pengguna mengisikan alamat email yang dituju, isi pesan, lampiran, dan lain-lain. Gambar Pembuatan email Pengguna juga bisa membalas atau meneruskan (forward) email dari inbox dengan mengaktifkan file di folder inbox, kemudian klik ikon (balas) atau (forward) yang terdapat di kolom paling kanan halaman inbox. Gambar Membalas dan meneruskan email Terkadang pengguna perlu juga menggunakan fasilitas Automatic Replies. Automatic Replies merupakan fasilitas yang digunakan untuk membalas email secara otomatis. Pengaturan Automatic Replies dapat dilakukan dengan mengklik menu Option yang terletak di sudut kanan atas halaman email, lalu dipilih Set AutomaticReplies. Setelah menekan tombol Save and continue maka akan tampil halaman admin Office 365 milik pengguna. Sekarang pengguna sudah mempunyai akun di Office 365, serta dapat menikmati fasilitas-fasilitas yang ada di dalamnya. Gambar Automatic Replies Setelah itu tampillah halaman seperti gambar diatas. Gambar Dialog penjawab otomatis Pada gambar diatas terlihat ada dua pilihan radio button, yaitu Don’t send automatic replies dan Send automatic replies. Don’t send automatic replies dipilih agar email yang masuk tidak dijawab secara otomatis. Sementara Send automatic replies dipilih agar email yang masuk dijawab secara otomatis. Kemudian di bawah pilihan Send automatic replies terdapat pilihan Send replies only during this time period:. Pilihan ini digunakan untuk mengatur jangka waktu pengaktifan pembalasan email secara otomatis, dan pilihan ini hanya aktif jika Sendau tomatic replies telah dipilih. Pengaturan jangka waktu pengaktifan pembalasan email secara otomatis dilakukan dengan mengklik pada Send replies only during this time period: lalu dipilih tanggal/waktu mulai dan akhirnya. Jika pada halaman ini digulung lagi ke bawah maka tampillah seperti pada gambar diatas. Pada gambar tersebut tampak sebuah kotak untuk menuliskan pesan. Pesan yang ditulis di kotak ini akan dikirimkan jika email yang masuk ke inbox berasal dari pengirim diluar organisasi pengguna. Gambar Jawaban otomatis