JPH10161996A - 文書作成方法及び装置 - Google Patents
文書作成方法及び装置Info
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- JPH10161996A JPH10161996A JP8315738A JP31573896A JPH10161996A JP H10161996 A JPH10161996 A JP H10161996A JP 8315738 A JP8315738 A JP 8315738A JP 31573896 A JP31573896 A JP 31573896A JP H10161996 A JPH10161996 A JP H10161996A
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Abstract
な情報を文書中に取り入れることにより、生成される文
書の質の向上及び利用者の文書作成時間の大幅な短縮が
可能な文書作成方法及び文書作成装置を提供することを
目的とする。 【解決手段】テンプレート選択部2において、テンプレ
ート記憶部1に記憶された、検索キーを含む文書テンプ
レートの中から利用者に必要なテンプレートを選択さ
せ、選択されたテンプレートに含まれる検索キーを用い
て情報検索部4で所定の範囲内に存在する情報を検索
し、検索結果置換部3により検索キーを検索結果で置き
換える。
Description
ロセッサー等に用いられる文書作成方法及び文書作成装
置に関する。
サー等を利用することが一般に行われている。 しかしな
がら、かな漢字変換などの文の入力については、効率化
が図られているものの、依然として文章の構成など文章
自体の内容については、利用者がすべて考える必要があ
った。このような問題に対し、最近、ビジネスレター等
比較的定型の文書を作成する場合、 文書テンプレートを
用いる方法が考えられている。この方法では、予め文書
に氏名等の部分を穴明けしたものを用意しておき、利用
者に直接テンプレートを選択させるか、もしくは、質問
形式やメニュー形式でテンプレートの選択をさせ、穴明
け部分についても直接入力させるか質問形式やメニュー
形式で補充を行うようにしている。
予め登録されたテンプレートに記録されたもののみとな
り、作成される文書の内容のバリエーションが乏しくな
る。また、時事情報など時々刻々変化するような内容に
ついては、予めテンプレートを用意しておくことは不可
能であり、この方法では対応できない。
プレートを用いた従来の文書作成方法では、文書のパタ
ーンが単調になりがちであり、文章の質を向上させるた
めには、利用者がテンプレートで作成後再度書き直すと
いう手間が生じるという問題点があった。 また、スピーチの原稿など現在の状況を述べて論旨を補
強するような、予め文書テンプレートを用意することが
不可能である場合、利用者が別途、関係するファイルや
ネットワーク等から情報を検索し、文書中に挿入しなけ
ればならない。
みなされたもので、文書テンプレート中に検索キーを挿
入しておき、この検索キーを用いて時々刻々変化するよ
うな情報を文書中に取り入れることにより、生成される
文書の質の向上及び作成時間の短縮が可能な文書作成方
法及び文書作成装置を提供することを目的とする。
は、記憶手段に記憶された、検索キーを含む文書テンプ
レートから必要なテンプレートを選択するステップと、
このステップにより選択されたテンプレートに含まれる
検索キーを用いて所定の範囲内に存在する情報を検索す
る情報検索ステップと、前記検索キーをこの情報検索手
段により検索された結果で置き換える検索結果置換ステ
ップとからなることを特徴とする。
を含む文書テンプレートを記憶するテンプレート記憶手
段と、この手段により記憶されたテンプレートから必要
なテンプレートを選択するテンプレート選択手段と、こ
の手段により選択されたテンプレートに含まれる検索キ
ーを用いて所定の範囲内に存在する情報を検索する情報
検索手段と、前記検索キーをこの情報検索手段により検
索された結果で置き換える検索結果置換手段とを具備す
ることを特徴とする。
または文書作成装置によれば、テンプレートに含まれる
検索キーの部分が検索結果によって置き換えられるの
で、時々刻々変化するような情報や外部からの適切な情
報を文書中に取り入れることが可能となる。
実施形態を詳細に説明する。 なお、以下の図面におい
て、同一部分又は対応部分は同符号で示す。図1は、本
発明の第1の実施形態の要部の構成を示すもので、テン
プレート記憶部1、テンプレート選択部2、検索結果置
換部3、情報検索部4から構成されている。なおこれら
は、ワードプロセッサ、パソコン等の情報処理装置のハ
ードウエアの一部を用いて構成されてもよい。
ンプレートを予め記憶しておく場所である。テンプレー
ト選択部2は、利用者の指示に従いテンプレート記憶部
1に記憶されたテンプレートを選択する。選択方法は、
キーワードによる選択方法や階層メニューで選択する方
法など従来周知の方法を用いればよい。検索結果置換部
3は、テンプレート選択部2で選択された文書テンプレ
ートの内容を調べ、検索指示の行即ち検索キーの行があ
れば、そこに記載された検索条件を情報検索部4に送
り、検索指示の行を情報検索部から送られてきた検索結
果で置き換える。
られてきた検索条件に基づき、文書作成装置が内蔵され
ているパソコン等にあるファイルの情報、または文書作
成装置が接続されているネットワーク上に存在する情報
を検索する。この検索を行うには、外部のデータベース
を検索してもよいし、WWW(World WideW
eb)上のサーバを検索してもよい。 図2は、テンプレート記憶部1に記憶された文書テンプ
レートの一例である。なお、この例はフォーマットの一
例であり、同一の情報を他の形式で記憶してもよく、又
情報を適宜付加してもよい。また図2では、行の先頭を
わかりやすくするため便宜上行の先頭には番号をつけて
あるが、実際には不要である。この例では、行の先頭が
“@REF”で始まる行が検索指示の行即ち検索キーの
行でありそれ以降の“FIND( )”の“( )”で
囲まれた文字列が検索命令になっていて、検索結果置換
部3において、情報検索部4の検索結果と置き換えられ
る。また、行の先頭が“@REF”以外の場合即ち1、
2、4の番号のつけられた行の場合は、置換が不要の行
である。
に示すフローチャートを参照して説明する。まず、ステ
ップA1において、テンプレート記憶部1に記憶されて
いる文書テンプレートのうちどの文書テンプレートを使
うかを利用者に指示させ、指示されたテンプレートを選
択する。この選択方法は、上述のように、例えばキーワ
ードによる選択方法や階層メニューで選択する方法など
従来周知の方法を用いればよい。次に、ステップA2に
おいて、ステップA1で選択された文書テンプレート上
の処理対象の行数を指し示す変数iに1を代入する。そ
して、ステップ3で、検索結果置換部3において、選択
された文書テンプレートのi行目の先頭が“@REF”
であるかどうかを調べる。もしそうでなければ、その行
の文章を置換する必要がないので、そのままステップA
7に飛ぶ。もし“@REF”であれば、ステップ4にお
いて、その行から先頭の“@REF”を除いた部分のう
ち、“FIND( )”の“( )”で囲まれた文字列
を情報検索部4への質問文を表わす変数Qに代入する。
された質問を情報検索部4に送って検索処理を行い、ス
テップA6において、検索結果置換部3は、このi行目
を、情報検索部4から受け取った検索結果で置き換え
る。そして、ステップA7でi行目が文書テンプレート
の最終行かどうかを判定し、最終行ならば終了する。最
終行でなければ、ステップA8で変数iに1を加えてス
テップA3に戻る。
ついて、例を用いて具体的に説明する。例えば、ステッ
プA1で図2に示すような文書テンプレートを選択した
とする。まず、ステップA2で変数iに1が代入され、
ステップA3で、1行目の先頭が“@REF”であるか
どうかを調べ、そうでないので、ステップA7に飛び1
行目が最終行でないので、ステップA8で変数iに1を
加え2とする。そしてステップ3に戻り、2行目の先頭
が“@REF”でないので、再びステップA7へ飛び、
ステップA8で変数iの値を3とし、ステップA3に戻
る。
EF”であるのでステップA4に進み、“FIND
( )”の“( )”で囲まれた文字列、即ち“FIN
D(”と“)”とで挟まれた「KEYWORD=“パソ
コンの売り上げ状況”and LENGTH<=3li
nes」が変数Qに代入される。そしてステップA5で
情報検索部4においてこの質問Qが、例えば、「パソコ
ンの売り上げ状況に関する情報で3行以下のものを検索
せよ。」と解釈され、検索が行われる。 その結果、「9
5年度の国内出荷台数は550万台、96年度は、70
0万台が見込まれる。 」という結果が得られたとする。
ステップA6において、この結果は検索結果置換部3に
送られ、3行目がこの検索結果で置き換えられる。そし
てステップA8で変数iが4となりステップA3に戻
る。以上のようなステップが繰り返され、最終的に図4
のような文章が生成される。
ば、テンプレート選択部2において、テンプレート記憶
部1に記憶したテンプレートの中から利用者に候補を選
ばせ、 利用者が指定したテンプレートを選択し、次に検
索結果置換部3で1行ずつ検索キーであるか否かを判断
し、そうである場合には、検索キーにしたがって情報検
索部4で検索し、その結果を検索キーと置き換えること
により、時々刻々変化するような情報や外部から適切な
情報を文書中に取り入れることが可能となり、生成され
る文書の質の向上、及び作成時間の短縮を図ることが可
能となる。
えば検索キー質問Qに対する最初の検索結果が得られた
ときこれをもって検索結果とする場合)であるが、 検索
結果が複数得られる場合に、この検索結果の中から利用
者に一つ又は複数の結果を選択させるようにすることが
できる。このことを可能とした本発明の第2の実施形態
の要部の構成を図5に示す。図5に示すものは、図1に
示されるものに検索結果選択部5を付加したものであ
る。テンプレート記憶部1、テンプレート選択部2は図
1のものと同様でよいが、情報検索部4においては、 複
数の検索結果が得られることがあるものとする。複数の
検索結果が得られた場合、検索結果置換部3では、受け
取った検索結果を検索結果選択部5に送る。検索結果選
択部5では送られてきた置換候補である複数の検索結果
を利用者に提示し、そのうちの1つ又はいくつかを選択
させる。そして検索結果置換部3では、検索指示の行を
選択された検索結果で置き換える。
のものは、図3のもののステップA5とステップA6と
の間に、ステップB1,ステップB2を付加したもの
で、ステップB1において、検索結果置換部3は、ステ
ップA5で得られた検索結果が複数であるか否かの判定
を行う。もし検索結果が1つであるならば、ステップA
6に飛び、検索結果が複数ある場合は、ステップB2に
進んで利用者に検索結果を提示し、どれか1つ又はいく
つかを選択させる。そしてステップA7の選択された検
索結果により検索指示の行を選択された検索結果で置き
換えるステップに進む。
トを選択した場合、ステップA5までは上述の第1の実
施形態と同様であるが、ステップA5における検索の結
果、「95年度の国内出荷台数は550万台、96年度
は、700万台が見込まれる。 」と、「新宿店では、1
日の販売台数が25台におよんだ。」という2つの検索
結果が得られたとする。ステップB1での複数との判定
結果を得てステップB2で、この結果を検索結果選択部
5で、例えば図7のように表示して利用者に候補を選ば
せる。たとえば、「95年度の…」という検索結果が選
ばれたとすると、ステップA6において、検索結果置換
部3では、検索指示の行をこの選択された検索結果で置
き換える。その後上述の第1の実施形態と同様に処理が
行われ、この場合はやはり最終的には図4のような文章
が生成される。
得られるようにし、この中から利用者に選択させるよう
にすることにより、時々刻々変化するような情報や外部
からの情報からより適切な情報を文書中に取り入れるこ
とが可能となり、文書の質をより向上させることがが可
能となる。
ンプレートの検索キー以外の部分は文が固定している
が、利用者がテンプレート選択部2でテンプレートを選
択する際に、質問を行うような手法を併用し、検索キー
以外の部分を変えるようにしてもよい。例えば、図8の
ような文書テンプレートを用いることができる。このテ
ンプレートは「[製品分類]」と、「[製品名]」の部
分が変数となっており、「製品分類は何ですか?」とい
う質問を行い、利用者に製品分類を入力させるか、リス
トから選択させ、次に製品名についても同様に質問を行
うことにより、1つの文書テンプレートで、幅広い使用
目的を満たすことが、可能となる。この場合、これらの
変数に応じて、検索キーも変化させることができる。例
えば、図6においては、検索キーの中に「[製品分
類]」という変数を含んでおり、「[製品分類]」の選
択により、検索キー以外の部分(2行目の文)が変化す
るとともに、検索キーも変化するように構成されてい
る。
ーとして、「検索内容」と「結果の長さ」を用いている
が、このほかに、検索キーとして、「情報の生成日時の
制限」、「情報源の制限」、「文体」、「言語」などを
適宜用いることができる。
結果えられた文章自身は変形させずにそのまま用いて
(第2の実施形態においても複数の結果から選択はさせ
ても選択された文章自身は変形させずにそのまま用い
て)検索キーと置き換えているが、文書テンプレートに
検索キーと一緒に、所定の文体への変更、文の加工、所
定の長さに要約等検索結果の文を変形させる指示を記録
しておき、上記第1又は第2の実施形態のステップA6
において、置換対象となる検索結果を実際に置換する前
に、このような変形を行うようにすることも可能であ
る。
施形態について説明する。この場合の図3又は図6のス
テップA6における処理の流れの詳細をを図9に示す。
この場合上記第1又は第2の実施形態において、検索結
果置換部3に文体変換手段を設けておき、また文書テン
プレートにテンプレート全体と同じ文体を指示してお
く。例えば、図2に示すようなテンプレートの場合、
「です、ます」調の文体とする指示を記録しておくと、
検索結果置換部3は、置換対象となる検索結果を実際に
置換する前に、テンプレートから「です、ます」調の文
体とする指示を読み取り(ステップ91)、次に置換対
象となる検索結果の文章を解析しその文体を調べる(ス
テップ92)。その結果、その文体が「です、ます」調
であれば文体が指示された文体と同一と判断し(ステッ
プ93)そのまま置換を行う(ステップ95に飛ぶ)
が、置換対象となる検索結果が、「95年度の国内出荷
台数は550万台、96年度は700万台が見込まれ
る。 」のような場合、「です、ます」調ではなく、「で
ある」調と判断される即ち文体が同一でないと判断され
るので(ステップ93)、これを文体変換手段により
「です、ます」調に変換し(ステップ94)、「95年
度の国内出荷台数は550万台、96年度は700万台
が見込まれます。 」とした上で置換を行う(ステップ9
5)。従って、置換後でも全体として、文体の統一を保
つことが可能となる。なお、検索結果の文に文体を表わ
す語がなくステップ92で文体を特定できないときは、
特に文体を変換する必要もないから、この場合は、指示
された文体と同一としてそのまま置換を行う(ステップ
93からステップ95に飛ぶ)こととすればよい。
の引用元を明示するよう加工する場合の本発明の第4の
実施形態について説明する。この場合の図3又は図6の
ステップA5及びA6における処理の流れの詳細を図1
0に示す。この場合は上記第1又は第2の実施形態にお
いて、テンプレートに、引用元を表示する指示を記録し
ておく。そして検索結果置換部3は、ステップA5にお
いて、テンプレートから引用元を表示する指示を読み取
り(ステップ101)、変数Qに代入された質問ととも
に検索結果の引用元に関する情報の要求を情報検索部4
に送って(ステップ102)、情報検索部4で検索を行
い(ステップ103)、情報置換部3は検索結果ととも
にその結果の引用元に関する情報を受け取る(ステップ
104)。また、検索結果置換部3は、ステップA6に
おいて、置換対象となる検索結果を実際に置換する前
に、その検索結果の引用元に関する情報を、挿入文にな
るような形、例えば、「3月10日付けの○○新聞によ
れば、」のような形として作成し(ステップ105)、
この文と検索結果の文とを結合させ(ステップ10
6)、「3月10日付けの○○新聞によれば、95年度
の国内出荷台数は550万台、96年度は、700万台
が見込まれる。 」とした上で置換を行う(ステップ10
7)。このように引用元を挿入すれば、作成した文書の
信頼性が高められる。
の第5の実施形態について説明する。この場合の図3又
は図6のステップA6における処理の流れの詳細を図1
1に示す。この場合上記第1又は第2の実施形態におい
て検索結果置換部3に要約手段を設けておき、また文書
テンプレートに、要約の指示を記録しておく。そして検
索結果置換部3はステップ6において、置換対象となる
検索結果を実際に置換する前に、テンプレートから要約
が指示されていることを読み取り(ステップ111)、
要約手段により置換対象となる検索結果を要約手段を用
いて適切な長さに要約する(ステップ112)。この要
約手段としては周知のものを用いることができるが、例
えば、特開平7−44566号公報に開示されているよ
うなものを用いればよい。そして要約を行った後検索キ
ーと置換する(ステップ113)。なお、このように検
索結果を要約する場合は、上記第1又は第2の実施形態
におけるように検索キーとして「検索内容」だけでよく
「結果の長さ」は用いる必要はない。従って、検索結果
の長さを限定した場合より得られる検索結果の範囲が広
がるので、より適切な検索結果を選択することができ
る。
5の各部をハードウエアで構成するものとして説明した
が、これらの処理を行う部分をソフトウエアで構成する
こともできる。またこれらの処理を行うプログラムを記
憶媒体に記憶させ、このプログラムをコンピュータによ
って読み取らせ、コンピュータでこれを実行させる様に
してもよい。
々刻々変化するような情報や外部からの適切な情報を文
書中に取り入れることが可能となり、生成される文書の
質の向上及び利用者の文書作成時間の大幅な短縮が可能
となる。
ロック図。
に記憶された文書テンプレートの一例を示す図。
示すフローチャート。
例。
ロック図。
示すフローチャート。
部での表示例を示す図。
に記憶された文書テンプレートの他の例を示す図。
流れを示すフローチャート。
の流れを示すフローチャート。
の流れを示すフローチャート。
Claims (14)
- 【請求項1】記憶手段に記憶された、検索キーを含む文
書テンプレートから必要なテンプレートを選択するステ
ップと、このステップにより選択されたテンプレートに
含まれる検索キーを用いて所定の範囲内に存在する情報
を検索する情報検索ステップと、前記検索キーをこの情
報検索手段により検索された結果で置き換える検索結果
置換ステップとからなることを特徴とする文書作成方
法。 - 【請求項2】記憶手段に記憶された、検索キーを含む文
書テンプレートから必要なテンプレートを選択するステ
ップと、選択されたテンプレートの内容の一部が選択可
能なものでありテンプレートの内容の一部が選択された
ときこの選択された内容に応じてテンプレートに含まれ
る検索キーを変化させるステップと、このステップによ
り変化させられた前記検索キーを用いて所定の範囲内に
存在する情報を検索する情報検索ステップと、前記検索
キーをこの情報検索手段により検索された結果で置き換
える検索結果置換ステップとからなることを特徴とする
文書作成方法。 - 【請求項3】記憶手段に記憶された、検索キーを含む文
書テンプレートから必要なテンプレートを選択するステ
ップと、このステップにより選択されたテンプレートに
含まれる検索キーを用いて所定の範囲内に存在する情報
を検索する情報検索ステップと、このステップにより検
索された結果が複数ある場合にこの複数の結果から1つ
若しくは複数の結果を選択する結果選択ステップと、前
記検索キーをこの結果選択ステップにより選択された結
果で置き換える検索結果置換ステップとからなることを
特徴とする文書作成方法。 - 【請求項4】前記検索結果置換ステップにより置き換え
られる結果を変形させる検索結果変形ステップを更に有
することを特徴とする請求項1乃至3のいずれかに記載
の文書作成方法。 - 【請求項5】前記検索結果変形ステップは、前記結果の
文体の変更を行うステップであることを特徴とする請求
項4に記載の文書作成方法。 - 【請求項6】前記検索結果変形ステップは、前記結果の
文の加工を行うステップであることを特徴とする請求項
4に記載の文書作成方法。 - 【請求項7】前記検索結果変形ステップは、前記結果を
要約するステップであることを特徴とする請求項4に記
載の文書作成方法。 - 【請求項8】検索キーを含む文書テンプレートを記憶す
るテンプレート記憶手段と、この手段により記憶された
テンプレートから必要なテンプレートを選択するテンプ
レート選択手段と、この手段により選択されたテンプレ
ートに含まれる検索キーを用いて所定の範囲内に存在す
る情報を検索する情報検索手段と、前記検索キーをこの
情報検索手段により検索された結果で置き換える検索結
果置換手段とを具備することを特徴とする文書作成装
置。 - 【請求項9】前記テンプレートの内容の一部が選択可能
なように構成されたものであり、選択されたテンプレー
トの内容の一部を選択したときこの選択された内容に応
じて検索キーが変化するように構成したことを特徴とす
る請求項1 に記載の文書作成装置。 - 【請求項10】検索キーを含む文書テンプレートを記憶
するテンプレート記憶手段と、この手段により記憶され
たテンプレートから必要なテンプレートを選択するテン
プレート選択手段と、この手段により選択されたテンプ
レートに含まれる検索キーを用いて所定の範囲内に存在
する情報を検索する情報検索手段と、前記情報検索手段
により検索された結果が複数ある場合にこの複数の結果
から1つ若しくは複数の結果を選択する結果選択手段
と、前記検索キーをこの結果選択手段で選択された結果
で置き換える検索結果置換手段とを具備することを特徴
とする文書作成装置。 - 【請求項11】前記検索結果置換手段により置き換えら
れる結果を変形させる検索結果変形手段を具備すること
を特徴とする請求項8乃至10のいずれかに記載の文書
作成装置。 - 【請求項12】前記検索結果変形手段は、前記結果の文
体の変更を行うものであることを特徴とする請求項11
に記載の文書作成装置。 - 【請求項13】前記検索結果変形手段は、前記結果の文
の加工を行うものであることを特徴とする請求項11に
記載の文書作成装置。 - 【請求項14】前記検索結果変形手段は、前記結果を要
約するものであることを特徴とする請求項11に記載の
文書作成装置。
Priority Applications (1)
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JP31573896A JP4187802B2 (ja) | 1996-11-27 | 1996-11-27 | 文書作成装置 |
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JP31573896A JP4187802B2 (ja) | 1996-11-27 | 1996-11-27 | 文書作成装置 |
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JPH10161996A true JPH10161996A (ja) | 1998-06-19 |
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Family
ID=18068950
Family Applications (1)
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JP (1) | JP4187802B2 (ja) |
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JP2012155599A (ja) * | 2011-01-27 | 2012-08-16 | Zenrin Datacom Co Ltd | 情報検索翻訳システム、情報検索サーバ、通信端末、情報検索翻訳方法及び情報検索翻訳装置 |
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1996
- 1996-11-27 JP JP31573896A patent/JP4187802B2/ja not_active Expired - Fee Related
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---|---|
JP4187802B2 (ja) | 2008-11-26 |
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