JPH06252942A - 電子メールの回覧配布が可能な電子メールシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】階層構造をなしている回覧対象グループのメン
バーへの電子メールの回覧配布が、発信者に負担をかけ
ずに容易且つ効率的に行えるようにする。 【構成】ＰＭ２-i内の電子メール投函部２２により投函
された回覧メールがＭＳ１で受け付けられると、ＭＳ１
内の電子メール配送制御部１４はメール中のグループ識
別子の示すグループに固有の階層構造登録テーブル１２
内の階層構造データに従い、最上位層のメンバーから順
に回覧配布する配送制御を行う。配送先のＰＭ２-iで
は、受信者が同メールを読み返送指示を入力すると、電
子メール返送部２５から、メール確認欄に確認を示す情
報が設定された回覧メールが配送元に返される。電子メ
ール配送制御部１４は、返送されたメールの確認欄およ
び上記の階層構造をもとに、同一階層における回覧が全
て完了したか否かを判別し、完了判別によりその下位層
への回覧メールの配送を開始する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、ネットワークで結ば
れたワークステーション、パーソナルコンピュータなど
の機器間で電子メールが授受される電子メールシステム
に係り、特に電子メールの回覧配布が可能な電子メール
システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、電子メールの回覧配布が可能な電
子メールシステムが出現している。この種の電子メール
システムでは、発信者（電子メール作成者）からの電子
メール（回覧用電子メール）が、メール中に記述されて
いる回覧リストに従って複数の人に順次自動配送される
ことから、電子メール中に、回覧者のコメントやサイン
等を記入して回覧できるという利点があった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかし、電子メールの
回覧配布が可能な従来の電子メールシステムでは、回覧
用電子メール中に、回覧先のリスト（回覧リスト）を記
述（設定）しなければならなかった。この回覧リストの
記述作業は、発信者（電子メール作成者）にとっては極
めて煩雑なものであった。特に、会社組織内での電子メ
ール回覧で、回覧対象となるグループのメンバーが部、
課をまたがって多岐にわたる場合、各メンバーの役職等
を考慮して、即ちグループの階層構造を考慮して、回覧
順序を決定し、その決定結果に基づいて回覧リストを記
述するのは極めて大変であった。

【０００４】この発明は上記事情を考慮してなされたも
のでその目的は、階層構造をなしている回覧対象グルー
プのメンバーへの電子メールの回覧配布が、発信者（電
子メール作成者）に負担をかけることなく容易且つ効率
的に行える電子メールシステムを提供することにある。
この発明の他の目的は、電子メールの回覧配布が、回覧
対象グループの階層毎に容易に制限できる電子メールシ
ステムを提供することにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】この発明は、電子メール
の投函および受理を司る複数の電子メール投函・受理装
置（ＰＭ）と、これら各電子メール投函・受理装置とネ
ットワーク接続され、電子メールの受付および配送を司
る電子メール受付・配送装置（ＭＳ）とにより電子メー
ルの回覧配布が可能な電子メールシステムを構成し、電
子メール回覧の対象となり得るグループの階層構造を登
録するための回覧グループ階層構造登録手段と、回覧対
象グループを指定するグループ識別子が設定された回覧
用電子メールを電子メール投函・受理装置（ＰＭ）から
投函する電子メール投函手段と、電子メール投函手段に
より投函された回覧用電子メール（以下、回覧メールと
称する）を、階層構造登録手段により登録されたグルー
プのうち、同メール中のグループ識別子の指定するグル
ープのメンバーへ、その階層構造に従って電子メール受
付・配送装置（ＭＳ）から配送させる配送制御手段と、
電子メール受付・配送装置（ＭＳ）から配送されて電子
メール投函・受理装置（ＰＭ）で受理された回覧メール
に、外部からの指示に従ってメール確認を示す情報を付
加して、同投函・受理装置（ＰＭ）から電子メール受付
・配送装置（ＭＳ）に返送する返送手段とを設け、上記
返送された回覧メールのメール確認を示す情報および回
覧対象グループの階層構造をもとに、同一階層における
回覧が全て完了したか否かを上記制御手段にて判別し、
完了判別によりその下位層への回覧用メールの配送を開
始するようにしたことを特徴とするものである。

【０００６】また、この発明は、上記電子メール投函手
段から、上記グループ識別子の他に、メール回覧を階層
毎に制限するための階層別制限情報が設定された回覧メ
ールが投函可能な構成にすると共に、この回覧メールが
電子メール受付・配送装置（ＭＳ）から配送されて電子
メール投函・受理装置（ＰＭ）で受理された場合に、同
メールに、外部からの指示に従って下位層への回覧承認
を示す情報を付加して電子メール受付・配送装置（Ｍ
Ｓ）に返送する構成とし、返送された回覧メール中の回
覧承認を示す情報、同メール中の階層別制限情報および
回覧対象グループの階層構造をもとに、上記階層別制限
情報で示された階層より下位の層への回覧メールの配送
を制限するか否かを決定することをも特徴とする。

【０００７】

【作用】上記の構成において、電子メール作成者（利用
者）が作成した回覧メールには、回覧対象グループを指
定するグループ識別子が設定される。また必要により、
メール回覧を階層毎に制限するための階層別制限情報も
設定される。

【０００８】この回覧メールは、電子メール投函・受理
装置（ＰＭ）内の電子メール投函手段により、ネットワ
ークを介して電子メール受付・配送装置（ＭＳ）に対し
て投函される。この回覧メールが電子メール受付・配送
装置（ＭＳ）で受け付けられると、配送制御手段は、階
層構造登録手段により登録されたグループのうち、この
メール中のグループ識別子の指定するグループのメンバ
ーへの配送制御を、その階層構造に従って行う。第１回
目の配送制御では、指定グループの最上位層のメンバー
への回覧メール配送が行われる。

【０００９】電子メール受付・配送装置（ＭＳ）から配
送された回覧メールは、配送先の電子メール投函・受理
装置（ＰＭ）で受理される。ここで、受信者（メンバ
ー）が、受理された回覧メールを取り出して読み終えた
後、メール確認（メール内容確認）の操作を行うと、返
送手段は、同メールにメール確認を示す情報を付加し
て、電子メール受付・配送装置（ＭＳ）に返送する。ま
た、階層別制限情報が設定されている場合に、受信者
が、同情報の指定する階層への回覧を承認する旨の入力
操作を行うと、回覧承認を示す情報も付加される。

【００１０】電子メール受付・配送装置（ＭＳ）内の配
送制御手段は、配送先から回覧メールが返送されると、
階層別制限が指定されていない場合には、メール確認情
報の示すメール確認の状況と回覧対象グループの階層構
造をもとに、最も最近にメール確認がなされたメンバー
の次のメンバー（同一階層内の次のメンバー、もし同一
階層の全メンバーがメール確認しているならば、その下
位層の先頭メンバー）へ回覧メールを配送する。

【００１１】また、階層別制限が指定されている場合、
配送制御手段は、次のメンバーが制限の対象となる階層
より上位層のメンバーであるならば、或いは、制限の対
象となる階層のメンバーであっても、それより上位層の
全てのメンバーから回覧承認が与えられているならば、
次のメンバーへの回覧メール配送を行う。これに対し、
次に配送すべきメンバーが制限の対象となる階層のメン
バーであり、且つ、それより上位層のメンバーの中に回
覧承認を与えなかったメンバーがいた場合には、次の階
層のメンバーへの配送を控える。

【００１２】

【実施例】図１はこの発明の一実施例に係る電子メール
システムのシステム構成図である。

【００１３】図１において、１は電子メールの受付およ
び配送を司る電子メール受付・配送装置（メールサービ
スシステム；以下、ＭＳと称する）、２-1，２-2，２-
3，…２-nは電子メールの投函および受理を司る電子メ
ール投函・受理装置（ポスト／メールボックスシステ
ム；以下、ＰＭと称する）である。ＰＭ２-1〜２-nは、
ネットワーク３によりＭＳ１と接続されている。

【００１４】以上の図１に示す電子メールシステムは、
（ワークステーション、パーソナルコンピュータなど
の）コンピュータ（ホスト）がネットワークで結ばれた
ネットワークシステムにより実現されるもので、ＰＭ２
-1〜２-nは各々のホストに存在する。また、ＭＳ１はメ
ールサーバとなるので、この役割を持たせたいホストに
のみ存在する。

【００１５】図１のシステムでは、ＭＳ１の配送制御に
より、階層構造をなすグループのメンバーに対して電子
メールを回覧配布できるようになっている。この回覧配
布に供される電子メール（回覧メール）は、図２に示す
ように、ヘッダ（メールヘッダ）２００とメール本文２
１０から構成される。

【００１６】ヘッダ２００は、メールの種別を示すメー
ル識別子（ここでは回覧メールであることを示す回覧メ
ール識別子）２０１、および回覧対象となるグループを
示すグループ識別子２０２を有する。この回覧対象グル
ープは、階層構造をなしている。

【００１７】ヘッダ２００はまた、メール回覧を回覧対
象グループの階層毎に制限することを指定するための階
層別制限指定欄２０３およびチェック欄２０４を含む。
階層別制限指定欄２０３は、同指定欄２０３が有効か否
か（即ち階層別制限の有無）を示す有効フラグＶ（Ｖ＝
１で有効）、階層別制限種別を示す制限種別欄、および
対象となる階層（レベル）を示す階層欄からなる。階層
別制限種別には、指定階層までの回覧でメール回覧を停
止するタイプ１と、指定階層までのメンバーからの回覧
承認が全て得られた場合に限り、それより下位層へ回覧
が行えるタイプ２の、２種が用意されている。チェック
欄２０４は、ＰＭ２-iにより投函された回覧メールがＭ
Ｓ１で受け付けられた際に、同ＭＳ１により付加される
もので、グループ識別子２０２で指定されるグループの
全メンバー分のフィールドから構成される。チェック欄
２０４の各フィールドはメール確認欄と回覧承認欄とか
らなる。メール確認欄は、該当するメンバーが回覧メー
ルを確認したことを示すのに用いられる。回覧承認欄
は、該当するメンバーが指定階層より下位層への回覧を
承認したことを示すのに用いられる。この回覧承認欄
は、階層別制限指定欄２０３でタイプ２の回覧種別が指
定されている場合に有効となる。図３は、ＭＳ１および
同ＭＳ１に接続された各ＰＭ２-1〜２-n、即ちＰＭ２-i
（ｉ＝１〜ｎ）の内部の機能構成を示すブロック図であ
る。

【００１８】図３に示すように、ＭＳ１は、電子メール
受付部１１、階層構造登録テーブル１２、階層構造登録
部１３、電子メール配送制御部１４および電子メール配
送部１５から構成される。

【００１９】一方、ＰＭ２-i（ＰＭ２-1〜２-n）は、電
子メール作成部２１、電子メール投函部２２、階層別制
限指定部２３、電子メール受理部２４、電子メール返送
部２５から構成される。

【００２０】電子メール作成部２１は、電子メールの作
成を司る。電子メール作成部３１により作成される電子
メールの１つに、階層構造をなすグループのメンバーに
回覧配布される図２に示した形式の回覧メールがある。
電子メール投函部２２は、電子メール作成部３１によっ
て作成された電子メールをＭＳ１に投函する投函動作を
司る。階層別制限指定部２３は、回覧メールの階層別制
限指定欄２０３（図２参照）に設定するための情報の指
定入力を司る。

【００２１】電子メール受理部２４は、ＭＳ１（内の電
子メール配送部１５）から配送された電子メールを受理
する受理動作を司る。この電子メール受理部２４には、
受理したメールが格納されるメールボックスが設けられ
る。

【００２２】電子メール返送部２５は、電子メール受理
部２４で受理された電子メールが回覧メールの場合に、
受信者の受信操作に伴う指示に従って同メールのチェッ
ク欄２０４にメール確認（更には回覧承認）の情報を設
定し、同メールをＭＳ１（内の電子メール受付部１１）
に返送する返送動作を司る。

【００２３】一方、ＭＳ１内の電子メール受付部１１
は、ＰＭ２-iにより投函または返送された電子メールの
受付を司る。電子メール受付部１１は、受け付けた電子
メールが回覧メールの場合には、同メール中のグループ
識別子２０２（図２参照）の示すグループの（階層構造
登録テーブル１２に登録されている）階層構造データを
もとに、その階層構造に対応したチェック欄２０４を生
成して同メールに付加するようになっている。

【００２４】階層構造登録テーブル１２は、電子メール
の回覧対象となり得るグループの階層構造を示すデータ
が登録されるメモリである。この階層構造登録テーブル
１２において、グループの階層構造は、例えば図４の概
念図に示すようにツリー（木）形式で表現される。図４
の例では、最上位層である第１層にはメンバーＡが、そ
の下位層である第２層にはメンバーＢ〜Ｄが存在するこ
とが示されている。また、第２層の下位層（最下位層で
ある第３層）には、メンバーＥ〜Ｌが存在し、そのうち
のメンバーＥ〜ＧはＢの下位に、Ｈ，ＩはＣの下位に、
Ｊ〜ＬはＤの下位に、それぞれ位置していることが示さ
れている。なお、階層構造データは、グループの階層構
造の他、その階層構造に従う回覧（配送）に必要な情報
として、そのグループ内の各メンバーのログイン名、そ
のメンバーが利用するホスト（コンピュータ）の名称
（ホスト名）を含む。

【００２５】階層構造登録部１３は、ユーザから指示さ
れたグループの階層構造データを入力して階層構造登録
テーブル１２に登録する登録動作を行う。この階層構造
登録部１３を、ＭＳ１の他、ＰＭ２-1〜２-nに設けるこ
とも可能である。

【００２６】電子メール配送制御部１４は、電子メール
受付部１１により受け付けられた電子メールの配送制御
を司る。電子メール配送制御部１２は、電子メール受付
部１１により受け付けられた電子メールが回覧メールの
場合、グループ識別子２０２の示すグループの階層構造
データ、階層別制限指定欄２０３の内容、およびチェッ
ク欄２０４の内容に従って、同メールをグループ識別子
２０２の示すグループのメンバーへ順次回覧配布する制
御を行う。電子メール配送部１５は、電子メール配送制
御部１２の配送制御に基づく電子メールの配送を司る。
次に、この発明の一実施例におけるメール回覧の基本動
作について説明する。

【００２７】例えば、ＰＭ２-i（ｉ＝１）、即ちＰＭ２
-1のユーザが、あるグループのメンバーへ電子メールを
回覧配布したい場合、そのユーザ（メール作成者、発信
者）は、ＰＭ２-1内の電子メール作成部２１を用いて、
図２に示すような、回覧メールであることを示すメール
識別子２０１、回覧対象となるグループを指定するグル
ープ識別子２０２および階層別制限指定欄２０３を含む
ヘッダ２００と、メール本文２１０からなる回覧メール
（回覧用の電子メール）を作成する（この時点では、図
２中のチェック欄２０４は存在しない）。

【００２８】この際、メール作成者は、階層別制限指定
部２３により、階層別制限指定欄２０３に設定する情報
を指定入力することができる。もし、指定入力がなけれ
ば、階層別制限指定欄２０３の有効フラグＶは初期値
“０”のままであり、同指定欄２０３が無効であるこ
と、即ち階層別制限の指定が無いことを示す。また、タ
イプ１の階層別制限と該当する階層（レベル）の指定入
力がなされた場合には、階層別制限指定欄２０３の有効
フラグＶが“１”に設定され、制限種別欄にはタイプ１
が、階層欄には指定の階層が設定される。同様に、タイ
プ２の階層別制限と該当する階層の指定入力がなされた
場合には、階層別制限指定欄２０３の有効フラグＶが
“１”に設定され、制限種別欄にはタイプ２が、階層欄
には指定の階層が設定される。

【００２９】ＰＭ２-1内の電子メール投函部２２は、電
子メール作成部２１により作成された回覧メールを、メ
ール作成者（発信者）からの投函指示によりＭＳ１に対
して投函する。

【００３０】すると、ＭＳ１内の電子メール受付部１１
は、この回覧メールをネットワーク３を介して受け付け
る。電子メール受付部１１は、この例のように回覧メー
ルを受け付けた場合、即ちメール識別子２０１（図２参
照）により回覧メールであることが示された電子メール
を受け付けた場合には、同メール中のグループ識別子２
０２をもとに、次の動作を行う。

【００３１】即ち電子メール受付部１１は、階層構造登
録テーブル１２に登録されている各グループの階層構造
データのうち、グループ識別子２０２の示すグループの
階層構造データを参照し、そのグループのメンバー分の
メール確認欄および回覧承認欄を持つチェック欄２０４
を、受け付けた回覧メールに図２に示すように付加す
る。なお、階層別制限指定欄２０３中の有効フラグＶが
“０”の場合（即ち階層別制限指定の無い場合）と、階
層別制限指定欄２０３中の有効フラグＶが“１”で、且
つ制限種別欄にタイプ１が設定されている場合（タイプ
１の階層別制限指定有りの場合）には、回覧承認欄は無
くても構わない。また、タイプ１の階層別制限指定有り
の場合、階層別制限指定欄２０３中の階層欄に設定され
ている階層より下位層のメンバーについてのメール承認
欄（と回覧承認欄）は無くても構わない。

【００３２】電子メール配送制御部１４は、電子メール
受付部１１により回覧メールが受け付けられると、同メ
ール中のグループ識別子２０２の示すグループに関する
階層構造登録テーブル１２内の階層構造データをもと
に、そのグループの最上位層に位置するメンバー（が利
用するホスト、即ちＰＭ）への同メールの配送制御を行
う。すると、最上位層のメンバー宛ての回覧メールが、
ＭＳ１内の電子メール配送部１５から、そのメンバーの
利用するＰＭ（ホスト）へ配送される。ここでは、ＰＭ
２-i（ｉ＝２）、即ちＰＭ２-2に配送されたものとす
る。

【００３３】ＰＭ２-2内の電子メール受理部２４は、Ｍ
Ｓ１内の電子メール配送部１５から配送された最上位層
のメンバー宛ての回覧メールを受理し、内部のメールボ
ックスに格納する。ここで、最上位層のメンバーが、電
子メール受理部２４により受理された回覧メールの受信
操作を行って、同メールのメール本文２１０を読み、し
かる後に電子メール返送部２５に対して確認指示を入力
すると、電子メール返送部２５は、同メールのチェック
欄２０４に用意された最上位層のメンバー用のメール確
認欄に「確認」を示す所定のフラグ情報を設定する。同
様に、回覧承認指示が入力された場合には、電子メール
返送部２５は、メール確認欄と対をなす回覧承認欄に
「承認」を示す所定のフラグ情報を設定する。そして電
子メール返送部２５は、最上位層のメンバー（受信者）
が返送指示を入力すると、「確認」情報等が設定された
回覧メールを、配送元であるＭＳ１に返送する。なお、
「確認」情報の設定は、返送指示に応じて自動的に行わ
れるようにしても構わない。

【００３４】ＭＳ１内の電子メール受付部１１は、ＰＭ
２-2内の電子メール返送部２５から返送された回覧メー
ルを受け付けると、その旨を電子メール配送制御部１４
に通知する。

【００３５】ＭＳ１内の電子メール配送制御部１４は、
自身が配送制御した回覧メールがＭＳ１に返送されて電
子メール受付部１１により受け付けられると、この返送
された回覧メールの階層別制限指定欄２０３の内容に従
って以下の動作を行う。

【００３６】まず、階層別制限指定欄２０３中の有効フ
ラグＶが“０”の場合、即ち階層別制限指定無しの場合
には、電子メール配送制御部１４は、返送された回覧メ
ールのチェック欄２０４中の確認欄により示されるメー
ル確認状況と、グループ識別子２０２の示す（階層構造
登録テーブル１２に登録の）グループの階層構造データ
をもとに、最も最近にメール確認がなされたメンバーの
次のメンバー、具体的には同一階層内の次のメンバー
（同一階層内にメール確認していないメンバーが存在す
る場合）、またはその下位層の先頭メンバー（同一階層
の全メンバーがメール確認している場合）を次の回覧者
と決定し、その回覧者への配送を制御する。これにより
階層毎の回覧が可能となる。

【００３７】次に、階層別制限指定欄２０３によりタイ
プ１の階層別制限が指定されている場合には、まず電子
メール配送制御部１４は、返送された回覧メールのチェ
ック欄２０４中の確認欄により示されるメール確認状況
と、グループ識別子２０２の示すグループの階層構造デ
ータと、階層別制限指定欄２０３中の階層欄により指定
された階層をもとに、この指定階層までの全メンバーか
らメール確認が与えられているか否かを調べる。もし、
このメール確認が全て与えられているならば、電子メー
ル配送制御部１４は、指定階層までのメール回覧が終了
したものとして、それより下位層へのメール回覧配送を
停止する。そうでないなら、電子メール配送制御部１４
は、（上記した階層別制限指定無しの場合と同様に）最
も最近にメール確認がなされたメンバーの次のメンバー
を次の回覧者と決定し、その回覧者への配送を制御す
る。

【００３８】次に、階層別制限指定欄２０３によりタイ
プ２の階層別制限が指定されている場合には、まず電子
メール配送制御部１４は、（返送された回覧メールの階
層別制限指定欄２０３中の階層欄により）指定された階
層までの全メンバーからメール確認が与えられているか
否かを（該当する階層構造とチェック欄２０４中のメー
ル確認欄とをもとに）調べる。

【００３９】もし、指定階層までの全メンバーによるメ
ール確認に至っていないならば、電子メール配送制御部
１４は、最も最近にメール確認がなされたメンバーの次
のメンバーを次の回覧者と決定し、その回覧者への配送
を制御する。

【００４０】これに対し、指定階層までの全メンバーか
らメール確認が与えられたならば、電子メール配送制御
部１４は、チェック欄２０４中の回覧承認欄をもとに、
その指定階層までの全メンバーから回覧承認が与えられ
ているか否かを調べる。

【００４１】もし、指定階層までの全メンバーから回覧
承認が与えられているならば、電子メール配送制御部１
４は、指定階層の下位層の先頭メンバーを次の回覧者と
決定し、その回覧者への配送を制御する。

【００４２】これに対し、指定階層までの全メンバーに
よる回覧承認に至っていないならば、電子メール配送制
御部１４は、回覧メールの配送を停止する。なお、指定
階層までのいずれかのメンバーにより回覧承認されなか
ったことを確認した段階で、直ちに配送停止とすること
も可能である。

【００４３】次に、指定階層より下位の階層までのメン
バーからメール確認が与えられている場合には、電子メ
ール配送制御部１４は、最も最近にメール確認がなされ
たメンバーの次のメンバーを次の回覧者と決定し、その
回覧者への配送を制御する。

【００４４】以上のように本実施例によれば、階層別制
限指定無しの回覧メールについては、同メール中のグル
ープ識別子２０２の示すグループの階層構造に従って、
最上位層のメンバーから順に各階層毎に回覧配布するこ
とができる。この際、メール発信者（メール作成者）
は、そのグループを指定するだけで、グループ内の回覧
者のリストを明示する必要がなく、また回覧メールを受
け取ったメンバー（受信者）は次の回覧先を明示しなく
ても済む。また、タイプ１の階層別制限有りの回覧メー
ルについては、指定の階層までで回覧配布を停止させる
ことができる。

【００４５】また、タイプ２の階層別制限有りの回覧メ
ールについては、同メールが配送先から返送される度
に、そのメールが配送先で回覧承認されたか調べ、最終
的には指定の階層までの回覧承認が全て得られたことを
確認の上、その指定階層より下の階層へ回覧配布するこ
とができ、全ての回覧承認が確認できなかった場合に
は、回覧メールの配送を停止することもできる。したが
って、会社組織等に適合した効果的なメール回覧が行え
る。

【００４６】次に、上記の基本動作に従う階層別制限指
定無しの回覧メールの回覧配布について、同メール中の
グループ識別子２０２により図４に示す階層構造のグル
ープが指定されている場合を例に、図５の回覧メールの
流れ図を参照して具体的に説明する。

【００４７】まず、ＰＭ２-1〜２-nのいずれか（例えば
ＰＭ２-1）からＭＳ１に対して、上記の回覧メールが投
函されると、ＭＳ１（内の電子メール受付部１１）は同
メールにチェック欄２０４を付加する。ＭＳ１（内の電
子メール配送制御部１４）は、このメールのグループ識
別子２０２の指定するグループについての図４に示す階
層構造に従い、まず図５に示すように、最上位層（第１
層）のメンバーＡ（の利用する例えばＰＭ２-2）に（電
子メール配送部１５から）メールを配送させる。

【００４８】メンバーＡは、ＭＳ１により配送された回
覧メールを受信して読み終えると、メール確認操作を行
い、更に返送操作を行う。すると、チェック欄２０４中
のメンバーＡ用のメール確認欄に「確認」情報が設定さ
れた回覧メールが、ＰＭ２−２（内の電子メール返送部
２５）からＭＳ１に返送される。

【００４９】ＭＳ１は、メンバーＡ（が利用するＰＭ２
−２）から返送された回覧メールを受け付けると、再び
図４に示す階層構造に従い、同メールを次の階層（第２
層）の先頭メンバーＢ（同一階層では、左端のメンバー
を先頭とする）へ配送する。メンバーＢが、この回覧メ
ールを受信して読み終え、メール確認操作と返送操作を
行うと、チェック欄２０４中のメンバーＢ用のメール確
認欄に「確認」情報が設定された回覧メールがＭＳ１に
返送される。

【００５０】ＭＳ１は、同様にして、メンバーＣ，Ｄへ
回覧メールを順に配送し、メンバーＣ，Ｄ（からその都
度返送されるメールによりメンバーＣ，Ｄ）がメール確
認したことを確認すると、次の階層（第３層）へのメー
ルの回覧を行う。このようにして、図５に示すように、
図４に示す階層構造のグループ全体へのメール回覧が行
われる。

【００５１】次に、タイプ２の階層別制限指定有りの回
覧メールの回覧配布について、同メール中のグループ識
別子２０２により図４に示す階層構造のグループが指定
されている場合を例に、図６の回覧メールの流れ図を参
照して具体的に説明する。なお、この回覧メールの階層
別制限指定部２３中の階層欄には第２層が設定されてお
り、第１層のメンバーＡ、および第２層のメンバーＢ〜
Ｄの全ての回覧承認が得られたときにのみ、それより下
位の層（第３層）へそのメールを回覧させることが指定
されているものとする。

【００５２】ＭＳ１は、上記した階層別制限指定なしの
回覧メールの場合と同様に、メンバーＡからメンバー
Ｂ，Ｃ，Ｄへと図６に示すように回覧メールを順に配送
し、そのメンバーＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄからメールが返送され
る毎に、メール確認の他、回覧承認の有無をチェックす
る。そしてＭＳ１は、図６に示すようにメンバーＡ〜Ｄ
全ての回覧承認を確認した後、第３層へのメール回覧を
行う。もし、メンバーＡ〜Ｄの１人でも（メール確認は
していても）回覧承認をしていなければ、ＭＳ１は第３
層へのメール回覧を行わない。

【００５３】

【発明の効果】以上詳述したようにこの発明によれば、
電子メール回覧の対象となり得るグループの階層構造を
予め登録しておき、回覧対象グループを指定するグルー
プ識別子が設定された回覧用電子メール（回覧メール）
が投函された場合には、同メールを、上記登録されたグ
ループのうち、同メール中のグループ識別子の指定する
グループのメンバーへ、その階層構造に従って順に回覧
配布すると共に、配布先においては、配布された回覧メ
ールに外部からの指示に従ってメール確認を示す情報を
付加して配布元に返すようにし、この返された回覧メー
ル中のメール確認を示す情報および回覧対象グループの
階層構造をもとに、同一階層における回覧が全て完了し
たか否かを配布元にて判別し、完了判別によりその下位
層への回覧メールの配布を開始する構成としたので、階
層構造をなすグループ全体へのメール回覧が、発信者
（メール作成者）に負担をかけることなく、容易且つ効
率的に行える。

【００５４】また、この発明によれば、回覧メール中に
メール回覧を階層毎に制限するための階層別制限情報が
設定可能な構成とすると共に、回覧メールの配布先にお
いては、配布された回覧メールに外部からの指示に従っ
て下位層への回覧承認を示す情報を付加して配布元に返
すようにし、この返された回覧メール中の回覧承認を示
す情報、同メール中の階層別制限情報および回覧対象グ
ループの階層構造をもとに、階層別制限情報で示された
階層より下位の層への回覧メールの配送を制限するか否
かを配布元にて決定する構成としたので、メールの回覧
配布が、回覧対象グループの階層毎に容易に制限でき、
特に会社組織等に適合したグループ内回覧が効果的に行
える。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施例に係る電子メールシステム
のシステム構成図。

【図２】同実施例で適用される回覧用の電子メール（回
覧メール）の形式を示す図。

【図３】図１中のＭＳ１および同ＭＳ１に接続された各
ＰＭ２-i（ｉ＝１〜ｎ）の内部の機能構成を示すブロッ
ク図。

【図４】階層構造登録テーブル１２に登録されているグ
ループの階層構造の概念を示す図。

【図５】階層別制限指定無しの回覧メールの回覧配布の
流れの一例を示す図。

【図６】タイプ２の階層別制限指定有りの回覧メールの
回覧配布の流れの一例を示す図。

【符号の説明】

１…ＭＳ（メールサービスシステム、電子メール受付・
配送装置）、２-1〜２-n，２-i…ＰＭ（ポスト／メール
ボックスシステム、電子メール投函・受理装置）、１１
…電子メール受付部、１２…階層構造登録テーブル、１
３…階層構造登録部、１４…電子メール配送制御部、１
５…電子メール配送部、２１…電子メール作成部、２２
…電子メール投函部、２３…階層別制限指定部、２４…
電子メール受理部、２５…電子メール返送部、２００…
ヘッダ、２０１…メール識別子、２０２…グループ識別
子、２０３…階層別制限指定欄、２０４…チェック欄、
２１０…メール本文。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子メールの投函および受理を司る複数
   の電子メール投函・受理装置と、これら各電子メール投
   函・受理装置とネットワーク接続され、電子メールの受
   付および配送を司る電子メール受付・配送装置とを備
   え、前記電子メール受付・配送装置により電子メールの
   回覧が制御される電子メールシステムであって、 電子メール回覧の対象となり得るグループの階層構造を
   登録するための回覧グループ階層構造登録手段と、 回覧対象グループを指定するグループ識別子が設定され
   た回覧用電子メールを前記電子メール投函・受理装置か
   ら投函する電子メール投函手段と、 この電子メール投函手段により投函された前記回覧用電
   子メールを、前記階層構造登録手段により登録されたグ
   ループのうち、同メール中の前記グループ識別子の指定
   するグループのメンバーへ、その階層構造に従って前記
   電子メール受付・配送装置から配送させる配送制御手段
   と、 前記電子メール受付・配送装置から配送されて前記電子
   メール投函・受理装置で受理された前記回覧用電子メー
   ルに、外部からの指示に従ってメール確認を示す情報を
   付加して、同投函・受理装置から前記電子メール受付・
   配送装置に返送する返送手段とを具備し、 前記配送制御手段は、前記返送された回覧用電子メール
   のメール確認を示す情報および前記回覧対象グループの
   階層構造をもとに、同一階層における回覧が全て完了し
   たか否かを判別し、完了判別によりその下位層への前記
   回覧用電子メールの配送を開始することを特徴とする電
   子メールシステム。
2. 【請求項２】 電子メールの投函および受理を司る複数
   の電子メール投函・受理装置と、これら各電子メール投
   函・受理装置とネットワーク接続され、電子メールの受
   付および配送を司る電子メール受付・配送装置とを備
   え、前記電子メール受付・配送装置により電子メールの
   回覧が制御される電子メールシステムであって、 電子メール回覧の対象となり得るグループの階層構造を
   登録するための回覧グループ階層構造登録手段と、 回覧対象グループを指定するグループ識別子および電子
   メール回覧を階層毎に制限するための階層別制限情報が
   設定された回覧用電子メールを前記電子メール投函・受
   理装置から投函する電子メール投函手段と、 この電子メール投函手段により投函された前記回覧用電
   子メールを、前記階層構造登録手段により登録されたグ
   ループのうち、同メール中の前記グループ識別子の指定
   するグループのメンバーへ、その階層構造および同メー
   ル中の前記階層別制限情報に従って前記電子メール受付
   ・配送装置から配送させる配送制御手段と、 前記電子メール受付・配送装置から配送されて前記電子
   メール投函・受理装置で受理された前記回覧用電子メー
   ルに、外部からの指示に従って下位層への回覧承認を示
   す情報を付加して、同投函・受理装置から前記電子メー
   ル受付・配送装置に返送する返送手段とを具備し、 前記配送制御手段は、前記返送された回覧用電子メール
   の回覧承認を示す情報、同メール中の前記階層別制限情
   報および前記回覧対象グループの階層構造をもとに、前
   記階層別制限情報で示された階層より下位の層への前記
   回覧用電子メールの配送を制限するか否かを決定するこ
   とを特徴とする電子メールシステム。
3. 【請求項３】 前記配送制御手段は、前記回覧用電子メ
   ールのメール中の前記階層別制限情報で示された階層ま
   での回覧承認が全て得られたか否かを判別し、全て得ら
   れた場合に限り、その下位層への前記回覧用電子メール
   の配送を開始することを特徴とする請求項２記載の電子
   メールシステム。