JPH06120978A - 電子メール受信通知システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 電子メールの重要度等を受信通知自体で確認
可能にして、ユーザにかかる負担を軽減すると同時に、
受信通知の頻発による煩わしさを軽減すること。 【構成】 電子メール内に記述のデータに基づいてその
受信メールの受信通知レベルを認定するためのレベル判
断基準を設定した受信通知レベル定義表５と、この定義
表５で設定された各受信通知レベル毎に受信通知手段を
定めた受信通知レベル−通知手段対応表６と、受信した
電子メールに対する受信通知レベルを前記定義表５に基
づいて認定する受信通知レベル判断部８と、この判断部
８の認定結果と前記対応表６上の定めに基づいて受信通
知を実行する受信通知実行部９とを備えた構成とする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子メールの受信が可
能な情報処理装置上で電子メールの受信をユーザに知ら
せる電子メール受信通知システムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】電子メールの受信が可能な情報処理装置
では、通常、電子メールの受信をユーザに通知する電子
メール受信通知システムが装備される。この電子メール
受信通知システムには、電子メールの受信を検知する受
信検知手段が装備されており、電子メールの受信を確認
すると、その旨を予め定めた通知方法によってユーザに
知らせる。

【０００３】これまで、電子メールの受信をユーザに知
らせる通知方法としては、（１）ベルを鳴らす、（２）
電子メールのヘッダと初めの数行をディスプレイ画面に
表示する、（３）ディスプレイ画面に表示するウィンド
ウ上に郵便箱の絵のアイコンを用意し、電子メールが無
いときには空の郵便箱を表示し、電子メールを受信した
ときには郵便物の入った郵便箱に表示切り替えする、
（４）ディスプレイ画面に表示するウィンドウ内の所定
位置で、電子メールの受信を表すアイコンを点滅表示す
る、（５）ディスプレイ画面上で、受信した電子メール
のヘッダをポップアップウィンドウに表示する、（６）
以上の各通知方法を組み合わせて使用するなどの手法が
提案されている。

【０００４】ただし、従来の電子メール受信通知システ
ムの場合、その電子メールの内容の確認等は行わず、電
子メールの受信を検出したときには、常に、一様の通知
方法で受信の通知を行うこととしている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】ところで、最近では、
電子メールの利便性の認識が高まり、電子メールの利用
度が急激に増大し、今後さらに増える傾向にある。この
ような傾向を考えると、全ての電子メールに対して一様
な通知方法で通知を行っている従来の電子メール受信通
知システムでは、将来、大きな不便を感じることが懸念
される。

【０００６】即ち、電子メールの受信通知は、割り込み
処理でユーザに通知するものであり、受信する電子メー
ルが増えた場合、その電子メールの受信通知のために頻
繁に割り込みがかけられるのは、ユーザにとって煩わし
い。

【０００７】そして、受信した電子メールには、早急に
読む必要があるものもあれば、急を要しないものもある
はずであり、それらの区別なく一様に通知される従来の
電子メール受信通知システムでは、受信した電子メール
の全てに対してユーザが１通り目を通すことが急務とな
ってしまい、ユーザにかかる負担が大きくなるという問
題が生じる。

【０００８】本発明は、前記事情に鑑みてなされたもの
で、ユーザは受信したメールを読まなくとも受信通知自
体から受信したメールの重要度等を確認することがで
き、しかも、重要度が低く急を要しない電子メール等の
受信通知を省いて受信通知回数の低減を図ることもで
き、従って、重要度の低い電子メールに対しても早急に
目を通さなければならなかった従来の不都合を解消し
て、ユーザにかかる負担を軽減すると同時に、受信通知
の頻発による煩わしさを軽減することのできる電子メー
ル受信通知システムを提供することを目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】本発明に係る電子メール
受信通知システムは、電子メールの受信が可能な情報処
理装置上で、電子メールの受信をユーザに知らせるもの
で、受信通知レベル定義表と、受信通知レベル−通知手
段対応表と、受信通知レベル判断部と、受信通知実行部
とを具備する。

【００１０】ここに、前記受信通知レベル定義表は、電
子メール内に記述のデータに基づいてその受信メールの
受信通知レベルを認定するためのレベル判断基準と、こ
のレベル判断基準によって認定される各受信通知レベル
に対する優先度とを設定した構成をなす。

【００１１】また、前記受信通知レベル−通知手段対応
表は前記受信通知レベル定義表で設定された各受信通知
レベル毎に、電子メールの受信を通知する受信通知手段
を定めた構成をなす。

【００１２】そして、前記受信通知レベル判断部は前記
受信通知レベル定義表上の定めに基づいて受信した電子
メールに対する受信通知レベルを認定し、また、前記受
信通知実行部は、前記受信通知レベル判断部の認定結果
と前記受信通知レベル−通知手段対応表上の定めとに基
づいて所定の受信通知方法によって受信通知を実行す
る。

【００１３】

【作用】本発明に係る電子メール受信通知システムによ
れば、受信通知レベル−通知手段対応表等における取り
決めによって、受信した電子メールの重要度等に応じて
受信の通知方法を切り替えることができるため、ユーザ
は受信した電子メールを読まなくとも受信通知自体から
受信した電子メールの重要度等を確認することができ
る。しかも、早急に目を通す必要のない重要度の低い電
子メールは、予め通知しないように受信通知手段を設定
しておくことで、実際に受信通知するのは比較的に重要
度の高い電子メールだけに限定することができ、煩わし
い受信通知の発生回数を低減させることもできる。

【００１４】したがって、重要度の低い電子メールに対
しても早急に目を通さなければならなかった従来の不都
合を解消して、ユーザにかかる負担を軽減すると同時
に、受信通知の頻発による煩わしさを軽減することが可
能になる。

【００１５】

【実施例】図２は、情報処理装置上で電子メールの受信
を可能ならしめる電子メール処理システムの概略構成を
示したものである。

【００１６】この電子メール処理システムは、本発明の
一実施例である電子メール受信通知システム１と、受信
した電子メールを蓄積しておくメールボックス２と、電
子メール配送システム３とで構成されている。ここに、
前記電子メール配送システム３は、受信した電子メール
を予め設定した配送先に転送するもので、配送先として
は、前記メールボックス２、あるいは電子メール受信通
知システム１を指定することが可能になっている。

【００１７】前記電子メール受信通知システム１は、図
１に示すように、電子メールモニター部４，受信通知レ
ベル定義表５，受信通知レベル−通知手段対応表６，受
信通知手段定義表７，受信通知レベル判断部８，受信通
知実行部９などから構成されている。なお、図１におい
て、符号１０は画像表示等によって電子メールの受信を
通知するための表示装置（ＣＲＴ）であり、１１は電子
音等によって電子メールの受信を通知するためのベルで
ある。これらの表示装置１０やベル１１は、情報処理装
置のシステム構成要素として装備されているものであ
る。

【００１８】前記電子メールモニター部４は、前記電子
メール配送システム３における配送先の指定に応じて電
子メールの受信を監視していて、新たに受信した電子メ
ールを受信通知レベル判断部８へ送る。具体的には、電
子メール配送システム３の配送先がメールボックス２と
なっている場合には、メールボックス２のメール蓄積状
態を定期的に監視していて、新たな電子メールの蓄積が
あった場合には、その電子メールを取り込み、前記受信
通知レベル判断部８に送る。一方、電子メール配送シス
テム３の配送先が電子メール受信通知システム１となっ
ている場合には、電子メール配送システム３から電子メ
ールを受け取る窓口となり、電子メール配送システム３
から受け取った電子メールを受信通知レベル判断部８と
メールボックス２とに転送する。

【００１９】前記受信通知レベル定義表５は、受信した
電子メールを重要度等に応じてレベル分けするための定
義を記述したもので、図３に示すように、区分５ａ，レ
ベル名５ｂ，レベル判断基準５ｃ，有効フラグ５ｄ，優
先度５ｅなどのデータから構成されている。

【００２０】ここに、前記区分５ａは、レベル分けの定
義が、当該電子メール受信通知システム１におけるデフ
ォルトのものであるか、ユーザが自己の便宜を図って追
加した定義であるかを識別表示したもので、電子メール
受信通知システム１によるデフォルトのものは「システ
ム」という見出しを付け、ユーザが追加した定義は「ユ
ーザ」という見出しをつけている。

【００２１】前記レベル名５ｂは、レベル分けした場合
の各レベルの名称である。この一実施例の場合は、シス
テムのデフォルト値である３つのレベルには、それぞれ
「不急」，「普通」，「緊急」の３つの名称が付与さ
れ、ユーザの定義した４つのレベルには、それぞれ「無
視」，「不急」，「優先」，「緊急」の４つの名称が付
与されている。

【００２２】前記レベル判断基準５ｃは、受信メールの
受信通知レベルを認定するためのもの判断基準データ
で、通常は、電子メールのヘッダに記述されるデータが
引用されるが、電子メールの本文内に使用される特定用
語を記述することも考えられる。このレベル判断基準５
ｃは、各レベル名毎に設定されており、レベル判断基準
５ｃに記述された判断基準データが受信メール中から検
出されれば、その判断基準データの属しているレベルが
その受信メールの受信通知レベルとなることを意味す
る。

【００２３】例えば、この図３に示した例では、ヘッダ
に「Priority：不急」との記述がある電子メールは、そ
れを判断基準データとして記述したシステムデフォルト
のレベル「不急」が、該当する受信通知レベルとなる。

【００２４】なお、このレベル判断基準５ｃにおいて記
述している「Priority」，「Subject」，「From」など
は、いずれも電子メールのヘッダ上に設定されるフィー
ルド名である。そして、これらのフィールド名の後にコ
ロン（：）を付けて記述した「不急」，「システム定期
レポート」，「プロジェクトメンバー」等はいずれもそ
れぞれのフィールド名に対応するフィールド値として電
子メールのヘッダ上に記述されるデータである。

【００２５】前記有効フラグ５ｄは、レベル名５ｂに記
述した各レベルの定義を実際に利用するか否かを「Ｏ
Ｎ」，「ＯＦＦ」の書き込みによって指定するものであ
る。「ＯＮ」は利用することを意味し、「ＯＦＦ」は利
用しないことを意味する。図３の例では、システムデフ
ォルトのレベル分けによる「不急」および「緊急」は、
利用しないこととしている。

【００２６】なお、システムのデフォルトのレベル分け
は、この有効フラグ５ｄに該当する項目以外は、変更不
可能とされている。

【００２７】前記優先度５ｅは、前記レベル判断基準５
ｃによって認定される各受信通知レベルに対する優先度
を数値で設定したものである。この数値は、小さい値の
ものほど、優先される。また、重要度が高く緊急を要す
るものほど、小さい値が付与される。

【００２８】前記受信通知レベル−通知手段対応表６
は、前記受信通知レベル定義表５で設定された各受信通
知レベル毎に、電子メールの受信を通知する受信通知手
段を定めたもので、図４に示すように、区分６ａ，セッ
ト名６ｂ，有効フラグ６ｃ，受信通知レベル６ｄ，受信
通知手段６ｅなどのデータから構成されている。

【００２９】ここに、前記区分６ａは、定義が当該電子
メール受信通知システム１におけるデフォルトのもので
あるか、ユーザが自己の便宜を図って追加した定義であ
るかを識別表示したもので、電子メール受信通知システ
ム１によるデフォルトのものは「システム」という見出
しを付け、ユーザが追加した定義は「ユーザ」という見
出しをつけている。「システム」の区分に定義されてい
る内容は、前記有効フラグ６ｃの項目以外は、書き換え
ることができない。

【００３０】セット名６ｂは、受信通知レベルと受信通
知手段との対応関係を情報処理装置の運用状況（稼働状
態）に応じて切り替えるために、前記区分６ａ内をさら
に細分するものである。この図４の例では、セット名と
しては、システムの定義区分に「多忙」と「普通」とが
割り当てられ、また、ユーザの定義区分には「普通」が
割り当てられている。「多忙」のセットは、当該電子メ
ール受信通知システム１を搭載した情報処理装置の稼働
率が高い状態の時を想定して、受信通知レベルと受信通
知手段との対応を定めたもので、重要度の低く優先度の
低い電子メールに対しては受信通知の発行を抑えて、受
信通知によってユーザの業務が頻繁に中断されることを
防止している。

【００３１】「普通」のセットは、当該電子メール受信
通知システム１を搭載した情報処理装置の稼働率がそれ
ほど高くない状態の時を想定して、受信通知レベルと受
信通知手段との対応を定めたもので、比較的に重要度の
低い電子メールも適当な受信通知手段によって受信通知
されるようにしている。

【００３２】有効フラグ６ｃは、セット名６ｂに記述し
た各セットの内のどれを実際に利用するか否かを「Ｏ
Ｎ」，「ＯＦＦ」の書き込みによって指定するものであ
る。「ＯＮ」は利用することを意味し、「ＯＦＦ」は利
用しないことを意味する。「ＯＮ」に設定できるセット
は、セット名６ｂに記述された各セットの内の一つだけ
である。図４の例では、「ユーザ」区分における「普
通」のセットを利用することとしている。

【００３３】前記受信通知レベル６ｄは、前記受信通知
レベル定義表５において有効フラグ５ｄが「ＯＮ」に記
述された受信通知レベル（レベル名５ｂに記述のもの）
を示したものである。

【００３４】前記受信通知手段６ｅは、前記受信通知レ
ベル６ｄにおいて記述された各受信通知レベルに対して
使用する受信通知手段を規定したものである。

【００３５】この図４の例では、ユーザの定義によるセ
ット「普通」の欄に記述された受信通知レベルと受信通
知手段との対応が有効で、受信通知レベルは「無視」，
「不急」，「普通」，「優先」，「緊急」の５段階に分
類され、前述の図３に定めた優先度に従って使用する受
信通知手段を差別化し、一番低い「無視」のレベルに該
当する場合には通知しないことと定め、それ以外のレベ
ルのものは優先度が高くなるほどにアピール力の強い受
信通知手段が指定されている。

【００３６】前記受信通知手段定義表７は、前述の受信
通知レベル−通知手段対応表６の受信通知手段６ｅで指
定した各受信通知手段による受信通知方法等を記述した
もので、図５に示すように、区分７ａ，受信通知手段名
７ｂ，受信通知方法７ｃ，条件７ｄなどのデータから構
成されている。

【００３７】ここに、前記区分７ａは、当該電子メール
受信通知システム１においてデフォルトで規定したもの
であるか、ユーザが自己の便宜を図って追加したもので
あるかを識別表示したもので、電子メール受信通知シス
テム１によるデフォルトのものは「システム」という見
出しを付け、ユーザが追加した定義は「ユーザ」という
見出しをつけている。「システム」の区分に定義されて
いる内容は、書き換えることができない。

【００３８】前記受信通知手段名７ｂは、前記受信通知
レベル−通知手段対応表６の受信通知手段６ｅに示した
各受信通知手段を記述したものである。

【００３９】前記受信通知方法７ｃは、受信通知手段名
７ｂに記述した各受信通知手段毎に、具体的な受信通知
方法を定義したものである。例えば、受信通知手段の
「フラグアップ」の場合は、前記表示装置１０のディス
プレイ画面に表示した所定のウィンドウ内のアイコンの
絵を変えることによって受信通知を行うことと定めてお
り、これには、空の郵便箱が描かれたアイコンを郵便物
の入った郵便箱のアイコンに切り替える場合などが相当
する。

【００４０】前記条件７ｄは、各受信通知手段を実行す
るのに必要なハードウェア等の条件を記述したものであ
る。例えば、受信通知手段の「フラグアップ」では、ウ
ィンドウ表示できる環境が必要となる。

【００４１】前記受信通知レベル判断部８は、前記電子
メールモニター部４から受けた電子メールのヘッダに記
述の内容あるいは本文に記述の内容をチェックし、前記
受信通知レベル定義表５上の定めに基づいて受信した電
子メールに対する受信通知レベルを認定して、その認定
した受信通知レベルの名称（例えば、「緊急」とか、
「無視」など）を受信通知実行部９に通知する。なお、
この受信通知レベル判断部８では、受信した電子メール
が複数の受信通知レベルに対応した場合には、優先度の
数値が小さいものを優先することにより、受信通知レベ
ルを一意に決定する。

【００４２】前記受信通知実行部９は、前記受信通知レ
ベル判断部８の認定結果と前記受信通知レベル−通知手
段対応表６上の定めとに基づいて、所定の受信通知方法
によって受信通知を実行する。

【００４３】図６は、以上の一実施例の電子メール受信
通知システムにおける受信通知処理の流れを示したもの
である。まず、受信した電子メールを電子メールモニタ
ー部４が取り込み、受信通知レベル判断部８に転送する
（ステップＳ１）。

【００４４】すると、受信通知レベル判断部８では、電
子メールモニター部４から転送されてきた電子メールの
ヘッダに記述の内容あるいは本文に記述の内容を解読
し、そして、前記受信通知レベル定義表５の定義に基づ
いてその電子メールの該当する受信通知レベルを認定
し、その認定結果（受信通知レベル名）を受信通知実行
部９に通知する（ステップＳ２）。

【００４５】すると、受信通知実行部９では、受信通知
レベル判断部８の認定結果と受信通知レベル−通知手段
対応表６上の定めとに基づいて、使用する受信通知手段
を決定し、決定した受信通知手段を受信通知手段定義表
７上の定めに基づいて実行することにより、ユーザに対
する受信通知を実行して、処理を終了する（ステップＳ
３）。

【００４６】なお、前記受信通知実行部９が、受信通知
を実行する場合には、予め、受信通知手段定義表７に規
定した条件７ｄを満足する環境であるか否かのチェック
を行い、条件７ｄを満足する場合に限って、受信通知を
実行する。

【００４７】以上の一実施例の電子メール受信通知シス
テムによれば、受信した電子メールの重要度等に応じて
受信の通知方法を切り替えることができるため、ユーザ
は受信した電子メールを読まなくとも受信通知自体から
受信した電子メールの重要度等を確認することができ
る。しかも、早急に目を通す必要のない重要度の低い電
子メールは、予め通知しないように受信通知手段を設定
しておくことで、実際に受信通知するのは比較的に重要
度の高い電子メールだけに限定することができ、煩わし
い受信通知の発生回数を低減させることもできる。

【００４８】したがって、重要度の低い電子メールに対
しても早急に目を通さなければならなかった従来の不都
合を解消して、ユーザにかかる負担を軽減すると同時
に、受信通知の頻発による煩わしさを軽減することが可
能になる。

【００４９】

【発明の効果】本発明に係る電子メール受信通知システ
ムによれば、受信通知レベル−通知手段対応表等におけ
る取り決めによって、受信した電子メールの重要度等に
応じて受信の通知方法を切り替えることができるため、
ユーザは受信した電子メールを読まなくとも受信通知自
体から受信した電子メールの重要度等を確認することが
できる。しかも、早急に目を通す必要のない重要度の低
い電子メールは、予め通知しないように受信通知手段を
設定しておくことで、実際に受信通知するのは比較的に
重要度の高い電子メールだけに限定することができ、煩
わしい受信通知の発生回数を低減させることもできる。

【００５０】したがって、重要度の低い電子メールに対
しても早急に目を通さなければならなかった従来の不都
合を解消して、ユーザにかかる負担を軽減すると同時
に、受信通知の頻発による煩わしさを軽減することが可
能になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例の概略構成図である。

【図２】本発明の一実施例を利用する電子メール処理シ
ステムの概略構成図である。

【図３】本発明の一実施例の受信通知レベル定義表の構
成図である。

【図４】本発明の一実施例の受信通知レベル−通知手段
対応表の構成図である。

【図５】本発明の一実施例の受信通知手段定義表の構成
図である。

【図６】本発明の一実施例における電子メールの受信通
知処理の流れ図である。

【符号の説明】

１ 電子メール受信通知システム ２ メールボックス ３ 電子メール配送システム ４ 電子メールモニター部 ５ 受信通知レベル定義表 ５ｂ レベル名 ５ｃ レベル判断基準 ５ｅ 優先度 ６ 受信通知レベル−通知手段対応表 ６ｄ 受信通知レベル ６ｅ 受信通知手段 ７ 受信通知手段定義表 ７ｃ 受信通知方法 ８ 受信通知レベル判断部 ９ 受信通知実行部 １０ 表示装置 １１ ベル

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子メールの受信が可能な情報処理装置
   上で、電子メールの受信をユーザに知らせる電子メール
   受信通知システムであって、 電子メール内に記述のデータに基づいてその受信メール
   の受信通知レベルを認定するためのレベル判断基準と、
   このレベル判断基準によって認定される各受信通知レベ
   ルに対する優先度とを設定した受信通知レベル定義表
   と、 前記受信通知レベル定義表で設定された各受信通知レベ
   ル毎に、電子メールの受信を通知する受信通知手段を定
   めた受信通知レベル−通知手段対応表と、 前記受信通知レベル定義表上の定めに基づいて受信した
   電子メールに対する受信通知レベルを認定する受信通知
   レベル判断部と、 この受信通知レベル判断部の認定結果と前記受信通知レ
   ベル−通知手段対応表上の定めとに基づいて所定の受信
   通知方法によって受信通知を実行する受信通知実行部と
   を備えたことを特徴とする電子メール受信通知システ
   ム。