JPH01108675A - 電子伝票処理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は、電子伝票処理システムにおける、伝。

票様式と伝票データの登録方式に係り、特に、回”線の
利用効率を考慮し、かつ、利用者の操作性を。

考慮した好適な電子伝票処理システムに関する。・〔従
来の技術〕１゜ 従来、電子伝票処理システムは、既に普及しつ・つある
電子メールシステムを用いて、それを土台。

にして各機能が成立しており、様式とデータを分。

離して処理しておらず、また、自部署で登録して。

いない他部署のデータも必ずついて回るシステム、。

となっていた。

この種のシステムに関連するものには、例えば。

特開昭６１−２５３１７が挙げられる。

〔発明が解決しようとする問題点〕

しかしながら、かかる従来の方法においては’　２０次
のような問題点がある。

すなわち、ある伝票を複数の部署で回覧し、各。

部署では自部署の記入欄にデータを登録し次の回。

覧部署へ渡すという電子伝票の回覧システムにお。

いて、各部署で登録されたデータは、必ず様式と５とも
に回覧されるため、伝送効率が悪くなる。な。

ぜなら、各部署から入力されたデータは回覧の途。

中で増加して行き、かつメールボックスへ登録す。

る時も、メールボックスから取り出す時も、毎回。

同一様式、同一データをホスト・端末間で何回もｌＯや
りとりされるので、システム全体をみた場合に・伝送効
率が悪くなるという問題があった。

本発明の目的は、かかる従来方式の問題点を解。

決し、伝送効率を高め、かつ、利用者の操作性を。

も満足できる電子伝票処理システムを提供するこ、５と
にある。

〔問題点を解決するための手段Ｊ 本発明は、伝票様式と伝票データを別々にホス。

ト内に保管し、伝票様式を予め各端末に転送して。

おき、利用者が処理の対象である伝票データ名称、。

を指定すると端末に格納された各々の伝票データ′に固
有の伝票様式とホストから転送された伝票デ。

−夕を重ね合わせた形式で端末に表示させること。

で他の端末の利用者によりその伝票に書き込まれ。

たデータを知るとともにその端末の利用者により５書き
込まれるべき欄を知る。

〔作用〕

複数の端末からデータの入力が行なわれるべき・力のデ
ータを含めた電子伝票が表示され、かっ入・カデータは
各端末から入力されたものが一括され。

て保管される。

〔実施例〕

以下、本発明の一実施例を詳細に説明する。　、５第１
図は、本発明の一実施例を示す実現方式の概要図であり
、第２図は、本発明の処理手順を示すフローチャートで
第１図に示した機能毎に詳細。

に表現したものである。第３図は、本発明に係る電子伝
票処理システムに関係する各管理テーブル、。

・　３　・ とデータ実体の関連を示すテーブル関連概要図で゛あり
、第４図は、各々の管理テーブルの詳細を示“す管理テ
ーブル詳細図である。第５図は、本発明゛に係るシステ
ムの構成を示すブロック図である。。

算５図に示す本発明におけるシステム構成を説５明スる
。ホストコンピータ１は電子伝票の集配。

信の機能をもったもので、電子伝票の様式や、電。

子伝票中に記入されたデータな□どを格納する中央゛フ
ァイル５が接続されている。ホストコンピユー゛り１に
はいくつかの臨床装置（ワークステーションＯン：Ｗ８
）２が接続されており、ＷＳで電子伝票・の発行や、参
照、電子伝票への記入などが行なわ。

れる。ＷＳ２にはローカルファイル３が接続され。

ている。ＷＳは例えばある会社内の資材部門ｆ経。

理部門や製造部門など伝票に関係する部門に設置、５さ
れろ。

中央ファイル５及びローカルファイル乙に格納。

されて情報を第６図に示す。中央ファイル５には。

伝票に書き込まれたデータを格納する伝票データ。

ファイル３１、伝票の様式を格納する伝票様式フ２゜、
　４　。

アイル３２、伝票に附される検印データを格納す“る検
印データファイル３３が含まれており、これ。

らのファイルはそれぞれデータの格納状況を管理。

する管理テーブル３４％３５．３６とデータソｔｔ自体
’５７．３日、３９をもつ。一方、ローカルファイル３
５は管理テーブル４０と伝票に記入されるデータの。

本体４１、様式データの本体４２、検印データの。

本体４３を持っている。

このようなシステムで遂行される電子伝票処理・の概要
を第１図により説明する。初めて使用され１゜る伝票の
場合は伝票様式、印刷様式、検印データ。

の作成・登録とこれら様式の配布が必要である。。

これらの処理はシステムの管理者の操作によって。

行なわれる。管理者はあるワークステーションへ。

これらのデータを入力する。入力されたデータは口、。

−カルファイル３へ格納されるとともに管理者の指示に
よってホストコンピュータの中央ファイル５に配送され
る。更に、管理者からホストコンピュータへの指示に従
い・中央ファイル５のこれらのデータは他のワークステ
ージダンのローカルフアイル３に配信される。

伝票取り扱い者の操作にもとづいて以下の処理。

が行なわれる。伝票データ登録においては先ず、。

伝票データ名称が指定されると、伝票様式の検索。

が行なわれ、ワークステーションは指定された様５式を
ローカルファイルから読み出す。一方、その。

データ名称をもつデータが中央ファイルに登録さ“れて
いるかどうかを問い合わせる。ホストコンビ。

ユータはこれに基き検索し、あればワークスチー・シコ
ンへ送る。これらが合成されて表示され、こ】０れに従
って伝票データが入力される。伝票データ。

は文字データやイメージデータである。伝票デー・りの
保管を指示すると入力された伝票データはそ。

のワークステーション内に保管される。伝票デー。

りの集信としては、伝票データの集信処理が指示１５さ
れると、ローカルファイル中の当該ワークステ。

−シ理ンかも入力された伝票データはホストコン。

ピユータ側のファイルに登録され他のワークステーショ
ンからの参照が可能となる。印刷処理においては伝票印
刷の指示にもとづきワークステージ厘ンは指定された伝
票の伝票様式をローカルファ。

イルから読み出し、一方、ホストコンピュータへ゛伝票
データと検印データの転送を要求し、これら。

を合成して印刷を行なう。

伝票はある部門が発行し、その部門の記入欄に５伝票デ
ータが入力されると次の関係部門がそれを。

参照しその部門が記入すべき欄に伝票データを入。

力するということが行なわれる。上記の本発明の゛方式
によれば各部門妊よって次第にっけ加えられ。

た伝票データはホストコンピュータシステムにお１゜い
て累積される。そして、ホストコンピュータか。

ら端末へ送信されるがその逆方向には送信されな・い。

逆方向にはその端末において入力された伝票・データの
みである。伝票様式は伝票データとは分・離されて管理
され、初期においてホストコンピュータータにより各端
末へ配信されその後は送受信の処。

理は入らない。端末へは端末において最新の状態。

の伝票を表示できるだけの情報、即ち、全伝票デ。

−タが転送され、ホストコンピュータへはホスト。

コンビーータシステムにおいて最新の状態の伝票、。

・　７　・ データを保持できるだけの情報、即ち、その端末。

で入力された伝票データだけが送信され、伝票は“関係
部門間を回覧されるのではなく、各端末１（お。

いて再現される。

次に算２図のフローチャート及び第４図の各テ５−プル
を用いて詳細に説明する。最初に、伝票様゛式検印デー
タの作成・登録処理である。ここで、。

伝票様式とは伝票データを端末から登録する際に。

端末に表示されている伝票フオームのことである。。

また、検印データとは承認後のデータを用紙上に１０出
力した際に同時に出力される承認印のことであ・る。さ
て、伝票様式と検印データを伝票の発行を・管理する部
署の端末において作成する（ステップ・１００）。なお
、伝票様式には、簡単な計算式を組・み込んでおくこと
ができ、データを入力すれば自１５動的に計算し該当フ
ィールドに表示する機能を備。

える。作成完了後、自端末のファイルに登録する。

（１０１）。登録される様式、検印データは第４図。

ｌｄ＋のローカルファイルの管理テーブルに必要な情。

報、即ち、伝票様式番号とその伝票様式を記憶し、。

・　８　・ ているエリアの先頭アドレスが、または検印コー。

ドとその検印を記憶しているエリアの先頭アドレ。

ス及び登録日付がセットされ、これによってデー“夕実
体と管理テーブルとが結びつけられる（１０２）。。

端末ファイルに登録されると同時に様式、検印デ５−タ
はホストへ転送される（１０３）。ホストでは、。

送られてきた様式、検印データを登録するため管。

環テーブルに必要な情報をセットする。第４図（ａｌ・
Ｋ示すように伝票様式の管理テーブル３４には伝票様式
番号様式の格納エリアの先頭アドレスの他］０に登録部
署名、登録日付が格納される。また検印・データに関し
ては第４図（ｃｌのように検印コード、。

先頭アドレス、登録日付が格納される。こうして。

データ本体と各管理テーブルと結びつける（１０４）。

。 ホストへの登録が完了した旨のメツセージを端末、。

へ返す（１０５）ことで、作成、登録処理が完了す。

る。

次は、様式の配布処理である。様式管理者によ。

リホストに登録されている該当様式を関係先の各。

部署の端末へ配布するよう指示される（１１０）。２゜
この時、転送開始時間を指示することができ、例゛えは
回線利用率の小さい夜間の時間を指定しシス。

テム全体として効率を上げることができろ。その。

指示を受け、ホストでは様式ファイルから指定さ。

れた様式をサーチし、指定された各部署の端末へ５転送
する（１１１）。各部署の端末では、ホストか“ら転送
されてきた様式を受信し、自端末の該当フ。

アイルの管理テーブルに必要な情報をセットし登。

録した様式の先頭アドレスをセラトスることで管。

環テーブルと結びつけ（１１２）ることで配布処理１０
が完了する。

次は、伝票データの登録処理である。まず、利・用者は
端末にてデータ登録に必要な伝票名称を指。

定する（１２０）と、指定された伝票名称に既に他。

部署からのデータがホストに登録されているかど、。

５かをホストに問い合わせる（１２１）。ホストで。

は、それを受け該当伝票名称をサーチし、そこに。

データが登録されているかチエツクする（１２２）。。

ホストは、チエツクした結果のデータ登録の有無。

と、有の場合は登録されているデータを端末へ転、。

送する（１２３）。端末ではそれを受け、送られて。

きたメツセージをチエツクし、既登録のデータが。

あればそのデータも受信する（１２ｄ）。指示され。

た伝票名称に結び付けられている伝票様式を自端。

末の管理テーブルよりサーチ（１２５）Ｌ％その伝５票
様式とホストより送られてきたデータを重ね合。

わせて端末に表示する（１２（Ｓ）。そこで利用者は。

各担当分のデータを入力し登録指示を出す（１２７）。

・システムはその指示を受け、データと様式を分離・し
新しく入力されたデータを自端末の該当管理テ１゜−プ
ル下に登録する（１２Ｂ）ことで、登録処理が・完了す
る。

次は、伝票データのホストへの集信処理である。。

各利用者により自端末に登録されている伝票デー。

りをホストに登録する旨の指示が出される（１！１０温
システムは、端末の該当ファイルから指定された。

データを読み出し、該当データをホストへ転送す。

る（１３１　）。ホストではそれを受け、送られてき。

たデータを該当する伝票名称をもつ管理テーブル。

に必要な情報をセットし、他部署のデータと共に、。

・　１１　・ 登録・管理する（１！＋２）。また、次データ登録部゛
署の端末にデータ登録を促すため、データ登録可゛能の
旨のメツセージを送信する（１３３）。次デー。

夕登録部署の端末はそのメツセージを受け、担当者に知
らせる（１！；４）ことでデータ集信処理は完５了する
。

次は、伝票データの承認処理である。承認担当。

者は、該当伝票のデータが各部署から全て登録さ゛れ、
各々正しいかをチエツクするため、端末より。

伝票データ名称を指示する（１４０）。指定された１０
名称でホストに対し問い合わせを行い（１４１）、・ホ
ストではそれを受けて、該当名称で登録されて・いる全
てのデータを指示のあった端末へ転送する。

（１４２）。端末はそれを受け、データを受信し　。

（１４３）、指定された伝票名称に結び付けられて１５
いる伝票様戒名を自端末のファイルよりサーチし。

サーチした様式とデータとを重ね合わせて端末に。

表示する（１４４）。承認担当者は、表示されたデ。

−タをチーツクし、正しければ承認指示を出す　。

（１４５）。ホストでは、その承認指示を受け、該、。

・１２　・ 当伝票データ名称の管理テーブルに承認情報（日。

付、承認者ＩＤなど）をセットする（１４６）。ま。

た、この承認情報をセットすることで承認担当者。

以外の利用者からのデータの保護が行われる。承。

認処理が完了した旨のメツセージを該轟端末へ転５送（
１，１１７）　ｌ、、担当者にそのメツセージを提供す
。

る（１４８）ことで承認処理が完了する。

次は、印刷処理である。この処理は、上記にて・作成し
た伝票を外部業者に委託する場合などに利・用される。

伝票印刷要求部署は、端末から該当伝１０票データ名称
と共に印刷指示を与える（１５０）。・ホストでは、そ
れを受け、該当伝票名称に結びつ。

けられている全データを抽出（１５１）すると共に。

承認者ＩＤをもとに検印データも抽出（１５２）Ｌ、、
。

端末へ転送する（１５３）。端末ではそれを受け　１５
（１５４）、該当伝票名称に結び付けられている印。

態様式をサーチ（ｉ５５）Ｌ、指定されたプリンタ。

に該尚印刷様式と伝票データ、検印データを出力。

する（１５ｔ５）ことで印刷処理が完了する。

この実施例によれば、様式とデータとを別々に、。

保管しているので、回線の空き時間を利用し、−。

度端末に様式を転送しておけば、あとはデータの。

やりとりだけで済み、伝送効率が高くなる。また、。

ホストにて様式、データ共−括管理できるので管。

理し易く、さらにデータ登録部門においては、ホ５スト
、端末の各ファイルを意識することなく他部。

署の入力データが参照できる。さらに自部門のデ。

−タをホストに登録する処理と平行して自動的に。

次データ登録部門にデータ登録操作を促す旨のメ“ツセ
ージを送信できるので、伝票の滞留を極力お】０さえる
ことができる。

また、伝票データを登録する際、−旦端末側フ・アイル
に保留したあと、ホスト登録指示を出すこ・とによりホ
スト側ファイルに登録する方法では、。

−度の登録処理で端末側、ホスト側の両ファイル、５に
登録することを自動化することにより、データ。

登録者に端末、ホストを意識させず操作性も向上。

させることができる。さらに、様式の登録をも−。

度の操作で端末側、ホスト側の両ファイルに登録。

できるようにすることにより、様式管理者にとつ、。

ても操作性を向上することができる。

また、ホストから出力されるメツセージ（例え。

ば、次データ登録部署に操作を促すメツセージな。

ど）を、既存の電子メールシステムを利用し、当。

該メツセージに高い優先度を持たせることで、確５実に
（相手が参照するまでメツセージは消えないＸ。

迅速にメツセージを伝達することもできる。　　。

上述の実施例は、電子伝票システムがホスト経。

由で運用されるものであったが、本発明は、ホス。

トを経由しない電子伝票処理システム、例えばＬＩＯＡ
Ｎを利用したシステムにも適用できることは言・うまで
もない。

〔発明の効果〕

以上述べたように、本発明によれば、紙による。

従来の伝票処理における運用と同等以上の操作性、５お
よび信頼性が確保でき、さらに、次データ登録。

部署への登録を換起するメツセージを自動的に出。

力するので、滞留を回避できる。

さらに、従来手作業で行っていた転記、集計、。

チエツクなどの単純作業をシステムが代行するこ、。

・１５　・ とて作業の効率化が図られ、本来の知的作業に従。

事する時間が増加できる。

【図面の簡単な説明】

第１図は、本発明の一実施例を示す実現方式の。 概要図、第２図は、本発明の処理手順を示すフロ５−チ
ャート、第３図は、本発明に係る各管理チー。 プルとデータ実体の関連図、第４図は、各々の管゛理テ
ーブルの詳細項目を示すテーブル詳細図、第゛５図は、
本発明に係るシステムの構成を示すフ゛口。 ツク図である。　　　　　　　　　　　　　　　　１０
１・・・ホストシステム、２・・・端末システム、６・
・・口・−カルファイル、４・・・ローカルプリンタ、
５・・・ホ・スト側ファイル 代理人弁理士　小　川　勝　男４ ・１６　・

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 伝票様式と伝票データを記憶する第１の記憶手段をもつ
   ホストコンピュータシステムと、それぞれが伝票様式と
   伝票データを記憶する第２の記憶手段をもつ複数の端末
   システムとを有する電子伝票処理システムであって、前
   記ホストコンピュータシステムは前記端末システムから
   伝票様式を受け取ると指定された他の端末システムに配
   信し、伝票データを受け取ると第１の記憶手段に格納し
   、伝票の参照の要求に応答して第１の記憶手段に記憶さ
   れた伝票データを要求した端末システムに送り、前記端
   末システムはホストコンピュータから送られた伝票様式
   を第２の記憶手段に格納し、伝票の参照の要求が入力さ
   れたことに応じてホストコンピュータへ伝票の参照の要
   求をするとともに第２の記憶手段から伝票様式を読み出
   し、ホストコンピュータシステムから送られた伝票デー
   タと合成して表示し、入力された伝票データをホストコ
   ンピュータシステムへ送ることを特徴とする電子伝票シ
   ステム。